Gyg Ges GP 0 F 001

Instructivo Regresar a Menu
El panel de proyectos es una guia de formatos y procedimientos que nos orientan a las pautas minimas
con las que se debe ejecutar un proyecto.
Imagen Descripción
En la planitilla de resumen se pueden encontrar una

descripción breve del proyecto, el ROI, cumpliento de
cronograma, cumplimiento de presupuesto y
cumplimiento de objetivos KPI
en amboslados de la plantilla de resumen encontraras

un menu de los documentos que son necesarios en
cada etapa.
Regresar a Menu En todos los documentos se encuentra un boton en el

lado superior derecho que te regresara al menu.
En los titulos de las columas podras encontrar

comentarios con las instrucciones de como llenar la
información requerida.
código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

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vigente a partir de: OCT 2018 genteygestión
PANEL
Etapa Título del Proyecto
Etapa de
de Inicio
Inicio Reducción de Devoluciones
Proyect Líder del proyecto

Proyect Charter
Charter Carlos Perez
Gestión
Gestión de
de stakeholders
stakeholders Jefe Inmediato
Henry Padilla
Área
Etapa
Etapa de
de Planificación
Planificación Servicio al Cliente
Gestión
Gestión de
de presupuesto
presupuesto Fecha de Iniciación
Gestión 2/15/2016
Gestión de
de comunicación
comunicación
Gestión
Gestión de
de riesgo
riesgo Fecha Límite de Terminación
Gestión
Gestión de
de KPI
KPI 11/25/2016
Gantt
Gantt
Descripción del Proyecto
Actualmente el área de servicio al cliente, gestiona reclamos o devoluciones c

monto anual de 1 millón de dólares equivalente a 154.000 unidades; y este m
devuelto impacta directamente al Revenue de la Compañía, la finalidad del pr
busca minimizar las devoluciones, mejorar la satisfacción del cliente y genera
rentabilidad a la compañía.
ROI PLAN
ROI REAL
$1
$1
$1
$1
$1
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vigente a partir de: OCT 2018 $0
genteygestión
$0
$1
$1
$1
$1
$1
$1
$0
$0
$0
$0
$-
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Ju
Plan Ingre

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PANEL DE PROYECTOS
RESUMEN GANTT
Reducción de Devoluciones
Carlos Perez
PENDIENTES;
PENDIENTES 41
Henry Padilla
Servicio al Cliente COMPLETADAS COMPLETADAS;

-
2/15/2016 - 5 10 15 20 25 30 35 40
Alcance de gantt 0% Comentarios 0
11/25/2016
l Proyecto Seleccione KPI
estiona reclamos o devoluciones con un Resultados de USD Dolares devueltos

lente a 154.000 unidades; y este monto 16.00
e la Compañía, la finalidad del proyecto
la satisfacción del cliente y generar más 12.00
a compañía. 8.00
4.00
-
er
o ro zo ril ay
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ni
o lio to br
e
br
e
br
e
En re ar Ab Ju Ju os m tu
b
F eb M M Ag tie Oc
vie
m
cie
m
S e p
No Di
REAL META
Flujo de efecti vo

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Flujo de efecti vo
Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Plan Ingresos Plan Egresos Real Ingresos Real Egresos

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Instrucciones
Etapa
Etapa de
de Ejecución
Ejecución
Gantt
Gantt
Gestión
Gestión de
de presupuesto
presupuesto
Gestión
Gestión de
de cambios
cambios
Gestión
Gestión de
de KPI
KPI
Etapa
Etapa de
de Seguimiento
Seguimiento
30 35 40 45
Reunión
Reunión Tollgate
Tollgate
0 Reuniones
Reuniones con
con Jefe
Jefe inmediato
inmediato
Etapa
Etapa de
de Cierre
Cierre
Reunión
Reunión de
de cierre
cierre
vueltos
e e e e
br br br br
em ctu m m
O vie cie
No Di

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Regresar a Menu
Instrucciónes AQUÍ Total Año

Viaticos PLAN REAL Var
Boletos de transporte $ - $ -
Hospedaje $ - $ -
Alimentación $ - $ -
Transporte $ - $ -
Compra de software $ - $ -
Inversión en equipo $ - $ -
Otros $ - $ -
Otros $ - $ -
Otros $ - $ -
Otros $ - $ -
Total $ - $ -
Instrucciónes AQUÍ Total Año

Ingresos generados por proyecto PLAN REAL Var
Descripción de ingreso 1 $ - $ -
Total $ - $ -
Resumen Total Enero Febrero

Plan Ingresos $ - $ - $ -
Real Ingresos $ - $ - $ -
Variación
Plan Egresos $ - $ - $ -
Real Egresos $ - $ - $ -
Variación
Total Acum Plan $ - $ - $ -
Total Acum Real $ - $ - $ -

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Presupuesto Real
Enero Febrero
PLAN REAL Var PLAN REAL Var
$ - $ - $ - $ -
Enero Febrero
$ - $ - $ - $ -
Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto

$ - $ - $ - $ - $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ -
$ - $ - $ - $ - $ - $ -

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esupuesto Real del proyecto
Marzo Abril
$ - $ - $ - $ -
Marzo Abril
$ - $ - $ - $ -
Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

$ - $ - $ - $ -
$ - $ - $ - $ -
$ - $ - $ - $ -
$ - $ - $ - $ -
$ - $ - $ - $ -
$ - $ - $ - $ -

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Mayo Junio
$ - $ - $ - $ -
Mayo Junio
$ - $ - $ - $ -

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Julio Agosto
$ - $ - $ - $ -
Julio Agosto
$ - $ - $ - $ -

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Septiembre Octubre
$ - $ - $ - $ -
Septiembre Octubre
$ - $ - $ - $ -

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Noviembre Diciembre
$ - $ - $ - $ -
Noviembre Diciembre
$ - $ - $ - $ -

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Project Charter
Título del Proyecto
Reducción de Devoluciones
Líder del proyecto Carlos Perez
Jefe Inmediato Henry Padilla
Área Servicio al Cliente
Fecha de Iniciación 15-Feb
Fecha Límite de Terminación 25-Nov
Actualmente el área de servicio al cliente, gestiona reclamos o devolucione

Descripción del Proyecto monto anual de 1 millón de dólares equivalente a 154.000 unidades; y este
devuelto impacta directamente al Revenue de la Compañía, la finalidad del
busca minimizar las devoluciones, mejorar la satisfacción del cliente y gene
rentabilidad a la compañía.
Alcance del Proyecto El alcance del proyecto va desde la compra de productos hasta la entrega d
en toda la operación de ecuador
Objetivo (s) del Proyecto

a) Reducir las devoluciones en un 10% con base a las devoluciones del 2015.
b) Disminuir la insatisfaccion de nuestros clientes.
c)
d)
KPI Actual Meta

USD Dolares devueltos $ 1.012MM $ 0.911MM
% Ordenes con reclamo zona centro 4.09% 3.50%
% Ordenes con reclamo zona norte 3.09% 2.50%
KPI 4
KPI 5
Al reducir las devoluciones generaran 100.000 USD anuales de beneficios

Resultados para el Negocio compañía directamente al Revenue, generando mayores ingresos. Al aume
satisfacción de los clientes su impacto se verá reflejado directamente e
consecutividad de órdenes.
Integrantes del Equipo Carlos Perez, Henry padilla, Omar chiquin
Apoyo Requerido (terceros) Ventas, Mercadeo, Calidad, Transporte, Control de Inventarios, Sourcing
Incentivos.
Mayor Control
satisfacción de losMonitoring. Callproductos
clientes de los Center, Procesamiento de Orden
comprados y menos ma
Beneficios para stakeholders insatisfacción
Impacto Ambiental, Salud & Seguridad Menor cantidad de unidades que se derraman.

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Regresar a Menu
gestiona reclamos o devoluciones con un

valente a 154.000 unidades; y este monto
de la Compañía, la finalidad del proyecto
r la satisfacción del cliente y generar más
la compañía.
a de productos hasta la entrega del pedido
ción de ecuador
Sueño
$ 0.850MM
3.00%
2.00%
0.000 USD anuales de beneficios para la

rando mayores ingresos. Al aumentar la
o se verá reflejado directamente en la
d de órdenes.
padilla, Omar chiquin
Control de Inventarios, Sourcing BCFT e
Center, Procesamiento
roductos de Ordenes.
comprados y menos malestar de
acción
dades que se derraman.

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Seleccione visualización Presiona aqui si has añadido una nueva fila
PLAN
Fase Actividad Responsable Inicio
Validación de inicio
(reunión mandatoria)
Inicio
Descripción de actividad
Planificación
Ejecución
Seguimiento

página 17 de 77
Seguimiento
Cierre
Validación de cierre
(reunión mandatoria)
Comentarios Generales

página 18 de 77
CRONOGRAMA Regresar a Menu
fila Planificación Ejecución Seguimiento
REAL SEGUIMIENTO
Fin Inicio Fin Status

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página 20 de 77
Regresar a Menu
Seguimiento Enero EneroReal

Enero Enero Enero
Fuera de plan Plan
FebreroFebreroFebreroFebrero
SEGUIMIENTO Enero Febrero
Comentarios 1 2 3 4 5 5 6 7 8
1. Validación de project charter
2. Validación del Gantt
3. Validación de presupuesto general
4. Validación de riesgos
5. Validación del analisis de proceso(situación actual y
situación deseada)

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2. Validación de presupuesto general
4. Validación de soporte de cumplimiento de objetivos
0 0 0 ### 0 0 0
1 1 1 1 1 1 1
1 1
1 1

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mayo mayo mayo mayo mayo junio junio junio
Febrero marzo marzo marzo marzo marzo abril abril abril abril abril
Febrero Marzo Abril Mayo Junio
9 9 10 11 12 13 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 22 23 24

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### 0 0 0 ### 0 0 0 ### 0 0 0 ### 0 0
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1 1
1 1
1 1

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junio junio julio julio julio julio julio agosto agosto agosto agosto agosto
septiembre
septiembre
septiembre
septiembre
septiembre
octubreoctubre
Junio Julio Agosto Septiembre Octubre

25 26 26 27 28 29 30 30 31 32 33 34 34 35 36 37 38 19 40

página 25 de 77
0 ### 0 0 0 ### 0 0 0 ### 0 0 0 ### 0
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1
1 1 1 1

página 26 de 77
TOTAL TAREAS
octubreoctubreoctubre
noviembre
noviembre
noviembre
noviembre
noviembre
diciembre
diciembre
diciembre 12 diciembre COMPLETADAS
Octubre Noviembre Diciembre PENDIENTES
41 42 43 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

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0 0 ### 0 0 0 ### 0 40 0 #DIV/0!
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1
1 1

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página 29 de 77
0 4 1
41
- -
41
-10
0
10.00

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1
total año
1er trimestre
2do trimestre
3er trimestre
4to trimestre

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Instrucciónes AQUÍ
USD Dolares devueltos Enero Febrero Marzo
META 10.00 - -
REAL 15.00 - -
% Ordenes con reclamo zona centro Enero Febrero Marzo
META - - -
REAL - - -
% Ordenes con reclamo zona norte Enero Febrero Marzo
META - - -
REAL - - -
KPI 4 Enero Febrero Marzo
META - - -
REAL - - -
KPI 5 Enero Febrero Marzo
META - - -
REAL - - -

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Regresar a Menu
Gestión de KPI
Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre
- - - - - -
- - - - - -
- - - - - -
- - - - - -
- - - - - -
- - - - - -
- - - - - -
- - - - - -
- - - - - -
- - - - - -

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egresar a Menu
Octubre Noviembre Diciembre

- - -
- - -
- - -
- - -
- - -
- - -
- - -
- - -
- - -
- - -

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Gestión
Persona que solicita el
Cambio Motivo
cambio

página 35 de 77
* Mentalidad - Características
(R) Resistente - Se aprecia que está contra el cambio. Justifica "Porqué no" hará lo que se le pide.
(N) Neutral - Se ve que no se resiste pero no apoya. No se considera una barrera. Es apático, desinteresado y si
(A) Aceptación - Se aprecia su deseo para involucrarse con el cambio. Hace lo que se necesita--a menudo más.
(S) De Apoyo - Positivo hacia el cambio y reconoce su necesidad. Dispuesto a predicar positivismo hacia el cam
(C) Comprometido - De apoyo activo hacia el cambio. Provee recursos tangibles y está notoriamente involucra

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Gestión de Cambios
El cambio provoca un cambio de
Fecha en que se comunica el cambio
meta (SI/NO)

página 37 de 77
" hará lo que se le pide.
arrera. Es apático, desinteresado y sin energía.
ce lo que se necesita--a menudo más.
to a predicar positivismo hacia el cambio.
ngibles y está notoriamente involucrado.

página 38 de 77
Regresar a Menu
Analisis de soporte Persona que valida el cambio

página 39 de 77
página 40 de 77
Reunión o comunicación Temas a tratar Resultado de reunión
1. Validación de project charter

3. Validación de presupuesto
Minuta de reunión y
general
Validación de inicio Formatos firmados ó
(reunión mandatoria) correo de validación de
5. Validación del analisis de
formatos
proceso(situación actual y situación
deseada)

2. Validación de presupuesto
Minuta de reunión y
general
Validación de cierre Formatos firmados ó
(reunión mandatoria) correo de validación de
4. Validación de soporte de
formatos
cumplimiento de objetivos
1. Presupuesto
Información mensual enviada a Correo de envio de
2. Gantt
jefe inmediato información
3. Control de cambios
1. Presupuesto
Información bimensual enviada Correo de envio de
2. Gantt
a stakeholders información
1. Presupuesto
Información bimensual enviada Correo de envio de
2. Gantt
a G&G información

página 41 de 77
página 42 de 77
Gestión de Comunicación
Stakeholders
Fecha(s)
involucrados

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página 44 de 77
Regresar a Menu
omunicación
Invitados Lugar

página 45 de 77
página 46 de 77
quitar esto y agregarlo al gantt
Observaciones

página 47 de 77
página 48 de 77
o al gantt

página 49 de 77
Riesgo Efecto en el proyecto Severidad
ejecución fuera de
Retrasos 4
tiempo
poca mejora en las

Poco apoyo por parte del area de
devoluciones que se dan 7
entrega
por culpa de esta area

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página 51 de 77
Gestión de Riesgos
Causa Ocurrencia Detección Criticiidad
falta de compromiso del

7 7 196
equipo
directrices poco confusas 4 5 140

página 52 de 77
0

página 53 de 77
Regresar a Menu
Control Responsable del control
Revisión del cronograma

semanalmente
Henry padilla
seguimiento quincenal con el

equipo de entrega
Carlos Perez

página 54 de 77
página 55 de 77
1 2 3 4 5 6 7 8 9

página 56 de 77
10

página 57 de 77
Ge
Impacto en el Brecha de Apoyo
Stakeholders proyecto Mentalidad Actual
(alto/medio/bajo) (ver tabla abajo)
Henry Padilla Alto Neutral
Humberto Suarez Medio Neutral

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* Mentalidad - Características
(R) Resistente - Se aprecia que está contra el cambio. Justifica "Porqué no" hará lo que se le pide.
(N) Neutral - Se ve que no se resiste pero no apoya. No se considera una barrera. Es apático, desinteresado y si
(A) Aceptación - Se aprecia su deseo para involucrarse con el cambio. Hace lo que se necesita--a menudo más.
(S) De Apoyo - Positivo hacia el cambio y reconoce su necesidad. Dispuesto a predicar positivismo hacia el cam
(C) Comprometido - De apoyo activo hacia el cambio. Provee recursos tangibles y está notoriamente involucra

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Gestión de Stake Holders
Brecha de Apoyo
Apoyo Requerido Preocupaciones / Resistencia
(ver tabla abajo)
su preocupación es que el
Comprometido proyecto no se cumpla en el
tiempo estipulado
su preocupación es que las

De apoyo
devoluciones sigan aumentando

página 60 de 77
no" hará lo que se le pide.
a barrera. Es apático, desinteresado y sin energía.
Hace lo que se necesita--a menudo más.
uesto a predicar positivismo hacia el cambio.
s tangibles y está notoriamente involucrado.

página 61 de 77
e Stake Holders
Regresar a Menu
Quién puede influir sobre

Intereses / Ganancias con el proyecto
stakeholder(s)
Aumento del revenue Guillermo Garcia (Director)
Reducción en el costo de entrega Guillermo Garcia (Director)

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página 63 de 77
Regresar a Menu
Acción para reducir la brecha de apoyo
Informar semanalmente sobre el cumplimiento

del cronograma
Reuniones mensuales para definir acciones

de las devoluciones que se dan por problemas
de entrega

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Minuta de Reunión
País: GUATEMALA
Presentes:
Ausentes
No. Tema Comentario/Acción

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2
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17
18
19
20
Observaciones:

página 66 de 77
Fecha de reunion:
No. De Minuta
Lugar de reunion
Responsable Fecha Máxima

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Minuta elaborada por:
Regresar a Menu
Revisada por:
Comentarios seguimiento Avance a la siguiente reunion

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Completado
(S/N)

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Minuta de Reunión
País: GUATEMALA
Presentes:
Ausentes

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19
20
Observaciones:

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Fecha de reunion:
No. De Minuta
Lugar de reunion

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Regresar a Menu
Revisada por:

página 72 de 77
Completado
(S/N)

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Minuta de Reunión
País: GUATEMALA
Presentes:
Ausentes

1
2
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18
19
20
Observaciones:

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Fecha de reunion:
No. De Minuta
Lugar de reunion

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Regresar a Menu
Revisada por:

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Completado
(S/N)

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Gyg Ges GP 0 F 001

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Proyect Líder del proyecto

Descripción del Proyecto

Actualmente el área de servicio al cliente, gestiona reclamos o devoluciones c

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Servicio al Cliente COMPLETADAS COMPLETADAS;

Alcance de gantt 0% Comentarios 0

l Proyecto Seleccione KPI

estiona reclamos o devoluciones con un Resultados de USD Dolares devueltos

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Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Plan Ingresos Plan Egresos Real Ingresos Real Egresos

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Instrucciónes AQUÍ Total Año

Instrucciónes AQUÍ Total Año

Resumen Total Enero Febrero

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Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto

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Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

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código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

Actualmente el área de servicio al cliente, gestiona reclamos o devolucione

Objetivo (s) del Proyecto

KPI Actual Meta

Al reducir las devoluciones generaran 100.000 USD anuales de beneficios

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gestiona reclamos o devoluciones con un

0.000 USD anuales de beneficios para la

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fila Planificación Ejecución Seguimiento

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

Seguimiento Enero EneroReal

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Junio Julio Agosto Septiembre Octubre

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

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Octubre Noviembre Diciembre PENDIENTES

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

Octubre Noviembre Diciembre

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1

código: gyg-ges-gp-0-f-001 versión 1