NOMENCLATURA DESCRIPCION

SIG SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

BS BIENESTAR SOCIAL
ADM ADMINISTRACION
GTC GESTION TOTAL DE CALIDAD
ALMACEN ALMACEN
OT OFICINA TECNICA
PROD PRODUCCION
SSOMA SSOMA
ME MAQUINARIA Y EQUIPO
GI GESTION DE INGENIERIA
GP GESTION DE PROYECTOS
 FORMATO
LISTADO DE REGISTROS DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD, SALUD

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 11/30/2021

CÓDIGO DE LA CARPETA y NOMBRE DE LA CARPETA NOMBRE DE LA SUB

ARCHIVADORES CARPETA

POLÍTICAS DE SST
1 POLÍTICA
POLÍTICA DE MA

4.3.1 BB.SSO.F09 EIA

4.3.2 BB.SSO.FO.10 IPERC
4.3.3 BB.SSO.FO.13MatrRL
4.3.4 BB.MA.FO.13
MatRLMA

2 PLANIFICACIÓN

Objetivos y Metas (reportes

estadísticos de SST y MA

Funciones,
Responsabilidades
 Compromiso Forma y toma
de Conciencia

Condición Preventiva

Comunicación Participación
y Consulta

Documentos del Sistema

(Aprobados)

3 IMPLEMENTACIÓN,
OPERACIÓN Y CONTROL
3 IMPLEMENTACIÓN,
OPERACIÓN Y CONTROL

Control Operacional

Preparación y respuesta a la
emergencia

Salud Ocupacional
 Medio Ambiente

Medición y Desempeño

4 VERIFICACIÓN Y ACCIÓN
CORRECTIVA Investigación de accidentes

Auditorias Internas

Auditorias Externas
5 REVISIÓN DEL SISTEMA Registros Administrativos
 FORMATO
TROS DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

REGISTROS QUE CONTIENE UBICACIÓN RESPONSABLE CONSERVACIÓN

(Físico / Digital)

1. Registro de Publicación Estante de SSOMA Ingeniero de

Prevención de Riesgos Físico / Digital
2. Registro de Difusión por colegio Laborales.

Matriz de identificación de Aspectos Ambientales

Matriz IPERC Base por proceso por cada colegio Ingeniero de
Matriz de Requisitos Legales de seguridad ST. Estante de SSOMA Prevención de Riesgos
Matriz de Requisitos Legales de Medio Ambiente Físico / Digital
por colegio Laborales, gestores de
Medio Ambiente

1.BB.SSO.Objetivos y Metas del Programa de Gestión

21
2.BB.SSO.FO.44 Informe ejecutivo del Programa Ingeniero de
Anual de SST (PASSO) Estante de SSOMA Prevención de Riesgos
Digital
3. Indicadores de SST por colegio Laborales, CBB y sub
4. Reporte Diario de SST contratistas.
5.Reportes Semanales de SST Y MA
6. Reporte Mensual de SST Y MA

1. Funciones y responsabilidades (Reporte mensual

al cliente) Oficina central Jefatura de SSOMA Físico / Digital
1. Programa Anual de Capacitaciones (registros y
exámenes)
2. Inducción General (Registros de asistencia y
examenes)
3. Capacitaciones al Comité y sub comité (registros y
exámenes. Ingeniero de
4. Capacitaciones especificas y acreditaciones Estante de SSOMA Prevención de Riesgos
(registros y exámenes) por colegio Laborales, CBB y sub Físico / Digital
5. Registros de entrega y difusión del reglamento contratistas.
interno SSOMA,
6. Registros de difusión del IPERC por puesto de
trabajo.
7. Registros de Charlas magistrales o Integrales.
8. Registro de Charlas de 10 minutos

Ingeniero de
1. Registros del reportes de Actos y condiciones. Prevención de Riesgos
2. Planes de acción y Campañas de SST y MA Estante de SSOMA Laborales, CBB, y Físico / Digital
por colegio
equipo de Salud
Ocupacional
1. Actas de conformación del CSST.
2. Actas de reuniones de Comités y Sub comités.
3. Inspecciones del Comité y Sub comité. Ingeniero de
4. Procedimiento del Comité Estante de SSOMA Prevención de Riesgos Físico / Digital
5 Matriz de participación y consulta por colegio Laborales, Sub Jefe de
SSOMA

1. Plan de Seguridad y Salud en el trabajo y sus

anexos
2. Plan de MA,
3. Plan de Manejo de Residuos Solidos, Ingeniero de
4. Plan de respuesta a la emergencia, Prevención de Riesgos
5. Plan de trafico, Estante de SSOMA Laborales, CBB, Digital
6. Plan Covid 19, por colegio equipo de Salud
7. Plan de Salud ocupacional, Ocupacional, equipo
8. Plan de estudio de Riesgos Pluviales. de Medio Ambiente

3. Reglamentos
4. Formatos del proyecto.
5. Manual de estándares.
Jefe de SSOMA e
6. Procedimientos (PETs utilizados por procesos) Estante de SSOMA ingenieros de Físico / Digital
7. Manuales. por colegio Prevención de Riesgos
8. Instructivos.
9. Fichas Técnicas.
10 . Hojas MSDS
1.Porgrama Anual de Inspecciones
2. Inspecciones y caminatas programadas en el IBD
por mes por colegio. Ingeniero de
3. Registros de evaluación de ATS al personal. Estante de SSOMA Prevención de Riesgos Físico / Digital
(Clasificarlo por Mes) del sistema. por colegio Laborales del CBB y
4. Gestión de Riesgos Críticos (Papeletas de sub contratistas
notificaciones de Riesgos y registros de plan de
acción.

5. Registros de ATS de las sub contratistas y

contratista
6. Registro de Permisos de trabajo de Alto riesgo
(PETAR de las sub contratistas) Trabajos en altura, Ingeniero de
caliente, excavaciones y zanjas, espacios confinados, Estante de SSOMA Prevención de Riesgos
etc. Físico / Digital
7. Solicitud de Permisos de Horarios extendidos por colegio Laborales del CBB y
sub contratistas
8. Registro de Check lista de retroexcavadora, mini
cargador, volquetes, excavadoras, motoniveladoras,
etc.
9. Registro de Check list de andamios colgantes.

1. Directorios de emergencias por colegios

2. solicitud voluntaria de conformación de la brigada Ingeniero de
de emergencia,
3. Acta de constitución de la brigada de emergencia. Estante de SSOMA Prevención de Riesgos
3. Registro de Inspección de implementación e por colegio Laborales del CBB, y Físico / Digital
equipo de Salud
inspecciones de estaciones de emergencia. Ocupacional
4. Registros de Mapas de Riesgos por procesos.
5. . Informe y registro de simulacros,

1. Informes de monitorios ocupacionales y registros

de monitorios ocupacionales,
2. Certificados de calibración de equipos de
medición.
EMO´s
3. Capacitaciones en Salud Ocupacional.
4. Reportes Semanales de Salud Ocupacional según Medico Ocupacional y
el Plan de Salud. Estante de SSOMA equipo de Salud Físico / Digital
por colegio
5. Plan de Prevención del Covid 19. Ocupacional
6. Registros de enfermedades Ocupacionales
7. Documentos de clínica SO
8. Registro de entrega de equipos de protección
personal EPP's para prevención del COVID 19 a los
trabajadores.
9. Informe ejecutivo del PLan de Salud Ocupacional.
1. Informes de monitorios ambientales y registros de
monitorios ambientales.
2. certificados de calibración de equipos de
medición,
3. informes mensuales de la EPSRS,
4. manifiestos, Estante de SSOMA Ingeniero de
5. Certificados de disposición final. por colegio Prevención de Riesgos Digital
Laborales del CBB
6. Certificados de saneamiento
7. Informe ejecutivo de Medio Ambiente de acuerdo
al plan de Medio Ambiente.
Estudio de Impacto Ambiental (formato de acciones
anexo II.5 sector educación)

1Lista de Equipos de Medición (Medidor de gases,

anemómetro, luxómetro etc.)
2.Progama de Mantenimiento Preventivo ( equipos - Ingeniero de
sub contratistas) Estante de SSOMA
3.Evaluación del Desempeño de SST (Programas del por colegio Prevención de Riesgos Físico / Digital
Laborales del CBB
Indicadores Básicos de Desempeño por Mes por cada
colegio)

1. Flash Report del evento no deseado.

2. Reporte e investigación del evento no deseado
3. Evidencias (papel, partes, posición, persona)
4. Evidencias del cumplimiento del plan de acción
generado en la investigación y los controles
Ingeniero de
operacionales implementados (Correctivos y Prevención de Riesgos
Preventivos), Laborales del CBB, y
5. Informe de médico tratante externo, seguro Estante de SSOMA
complementario de trabajo de riesgo, por colegio equipo de Salud Digital
Ocupacional, Jefatura
consentimiento de participación en el procedimiento de SSOMA, Gestores
de reubicación y rehabilitación en el trabajo, de Medio Ambiente.
consentimiento de finalización del procedimiento de
reubicación y rehabilitación en el trabajo, informe de
reubicación y rehabilitación en el trabajo, descansos
médicos, recetas y/o indicaciones médicas e informe
de acompañamiento de bienestar social.

1.Programa Anual de Auditorias. Ingeniero de

2. Registros de Auditorias internas Estante de SSOMA Prevención de Riesgos Digital
3. Registros de lista de Chequeo de Recursos por por colegio
mes. Laborales del CBB

Ingeniero de
1. Registros de auditorias y plan de acción enviadas a Estante de SSOMA Prevención de Riesgos Físico
la SUNAFIL por colegio Laborales del CBB y
Sub Jefe de SSOMA
1. registros de entrega de EPP básico y Especifico Ingeniero de
2. Letreros, logos de SST y MA.
3. Paneles semanales de obra, periódicos murales Estante de SSOMA Prevención de Riesgos Físico
4. Relatoría al cierre de obra por colegio Laborales del CBB y
Sub Jefe de SSOMA
5. Fototeca
 CÓDIGO: BB.SIG.FO.23
REVISIÓN: 00
FECHA: 16/01/2021

TIEMPO DE CONSERVACIÓN
ACTIVO INACTIVO

Durante la etapa Según capacidad

del proyecto de la nube

Durante la etapa 10 años

del proyecto

Durante la etapa
10 años
del proyecto

Durante la etapa
del proyecto
Durante la etapa
del proyecto 20 años

Durante la etapa 5 años

del proyecto

Durante la etapa 5 años

del proyecto

Durante la etapa Según capacidad

del proyecto de la nube

Durante la etapa 5 años

del proyecto
Durante la etapa 5 años
del proyecto

Durante la etapa 5 años

del proyecto

Durante la etapa
del proyecto solo en la nube

Durante la etapa 20 años

del proyecto
Durante la etapa
del proyecto 5 años

Durante la etapa
del proyecto No aplica

Durante la etapa
del proyecto 10 años

Durante la etapa No aplica

del proyecto

Durante la etapa 5 años

del proyecto
Durante la etapa No aplica
del proyecto