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GESTIÓN DE PROVEEDORES

La gestión de proveedores es la encargada de generar un clima adecuado entre la empresa y los

proveedores.

El proceso de compra del consumidor industrial comprende las siguientes fases: Detección de las
necesidades, búsqueda de proveedores, evaluación de proveedores, proceso de compra y
evaluación postcompra

1.1. BUSQUEDA DE PROVEEDORES

Para la Búsqueda de Proveedores es necesario determinar las fuentes de información, que nos
proporciona datos relevantes sobre los posibles suministradores. Dichas fuentes pueden ser:

 Información Interna: a la primera a la que se suele acudir ya que se trata de información

que ya tiene la empresa.
 Información externa: aquella que proviene de fuera del entorno de la empresa (Internet,
Agentes comerciales, Ferias, Cámaras de Comercio, etc.)

2. SOLICITUD DE INFORMACIÓN

Una vez realizada la búsqueda de proveedores, las empresas realizan un primer contacto con el fin
de obtener información. Durante este proceso de solicitud de ofertas e información se generan una
serie de documentos: petición de ofertas, carta de oferta, tarifa de precios y el catálogo.

2.1. PETICIÓN DE OFERTAS

Finalizada la búsqueda de proveedores, las empresas tienen un primer contacto con las posibles
empresas suministradoras, pudiéndose efectuar de diferentes maneras:

- Telefónica.
- Presencial: por medio de una visita a la misma empresa suministradora.
- Escrita: mediante la redacción de una carta comercial de solicitud de ofertas; la cual se
puede enviar bien por correo convencional o correo electrónico.

2.2. COMUNICACIÓN ESCRITA Y ORAL

La comunicación escrita presenta las siguientes ventajas frente a la oral:

- Permite bien pensar las palabras que se van a utilizar.

- Es posible la rectificación antes de ser enviada.
- Todo queda reflejado, luego tiene mayor permanencia en el tiempo.
- Hace posible llevar un registro de toda la información generada.

La principal desventaja de la comunicación escrita es que no existe retroalimentación inmediata.

 2.3. INFORMACIÓN QUE SE VA A SOLICITAR

La información que se suele solicitar debe ser relevante para la empresa y basada en:

- Condiciones económicas: Precio, descuentos, gastos de transportes y seguro, forma de pago

y recargos por demora o aplazamiento.
- Condiciones técnicas: características técnicas, garantías, formación, repuestos y
mantenimiento, instalaciones y montaje.
- Condiciones postventa: plazo de entrega, devoluciones, atención al cliente y tiempo de
respuesta ante incidencias.

2.4. LA TARIFA DE PRECIOS

Es el documento que debe facilitar el proveedor para reflejar todos los precios de los productos que
la empresa tiene en el mercado y, en ocasiones, las modalidades de pago, así como los posibles
descuentos comerciales, por rappels o por pronto pago.

La tarifa de precios debe indicar la cantidad mínima que se puede vender, el precio de manera
unitaria e indicar la fecha o el periodo de vigencia de los precios para evitar posibles confusiones.

La tarifa de precios se suele hacer llegar al cliente mediante correo ordinario o a través de la página
web.

2.5. EL CATÁLOGO

Es una publicación o dosier en el que aparecerán todos los productos de la empresa. Es un elemento
promocional, por lo que se debe prestar especial cuidado a su diseño e imagen, ya que es una
prolongación de la empresa.

El catálogo suele tener formato papel y formato electrónico, y está formado por:

 Portada: sirve como carta de presentación, debe ser atractiva y coherente con la imagen de la
empresa.
 Contenido: páginas interiores donde se recogen todos los productos de la empresa, debe ser
coherente entre las familias y las subfamilias de la cartera de productos.
 Contraportada: última pagina donde aparecen los datos de la empres y las formas de ponerse en
contacto con esta.

3. SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Los criterios de selección pueden ser tantos como la empresa estime oportunos y, en cada caso,
pueden ser totalmente distintos o priorizarse en diferente orden. Los más empleados, de manera
habitual, son el precio, la forma de pago, los plazos de entrega, la calidad y los servicios postventa.
 3.1. EL PRECIO

El precio está formado por precio del producto+ gastos generados en su adquisición + impuestos no
deducibles.

Es habitual que en las operaciones comerciales aparezca la figura de los descuentos. Estos son
cantidades que restan, por lo que supone una reducción del precio del producto. Los principales
tipos de descuento son:

 Descuentos comerciales: suelen ser para promocionar un producto o dar salida a productos
de baja rotación.
 Rappels: son descuentos por volumen de venta.
 Descuentos por pronto pago: se aplican cuando se efectúan pagos al contado o por
adelantado.

3.2. LA FORMA DE PAGO

Es el tiempo que transcurre desde que se formaliza la compra hasta que se realiza el desembolso del
importe. Se toma como referencia la fecha de la factura.

3.3. LOS PLAZOS DE ENTREGA

Hace referencia al tiempo que transcurre desde el momento que se materializa el pedido hasta que
la mercancía llega al almacén: a menor plazo de entrega, más atractiva será la propuesta.

3.4. LA CALIDAD

Es el conjunto de cualidades físicas o técnicas que ofrece un producto o servicio. Existen diferentes
tipos de normas, tanto a nivel internacional (ISO) como nacional (AENOR), que otorgan a las
empresas proveedoras unas condiciones de calidad certificadas de manera oficial, haciéndolas más
fiables que las que no las poseen.

3.5. LOS SERVICIOS POSTVENTA

Donde se valoran aspectos como: la garantía, instalación, mantenimiento, reclamaciones (servicio de

atención al cliente) y devoluciones.

4. NECOGIACIÓN CON LOS PROVEEDORES

La negociación es una práctica habitual en las operaciones de compraventa. Durante esta fase se
ajusta el precio y se establecen acuerdos sobre descuentos, embalajes, plazos de pago, etc.…

4.1. LA PREPARACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN

Antes de iniciar la negociación llevamos a cabo una serie de acciones:

a) Recopilar información sobre las características de la empresa proveedora y la competencia.

b) Analizar los puntos fuertes y débiles. Identificar las fortalezas del proveedor, es decir, el
interés por el contrato y el tiempo para alcanzar un acuerdo. Las fortalezas de los
compraderos están condicionadas por la cantidad de ofertas recibidas, la información y la
cantidad a comprar.
c) Definir los objetivos a alcanzar: mejores precios, plazos de pagos ampliados, etc.… Deben
plasmarse por escrito y deben ser objetivos concretos.
 d) Determinar la estrategia a seguir:
 Estrategia coercitiva: se basa en obtener el mayor beneficio propio a costa de las
pérdidas de la parte contraria.
 Estrategia competitiva: es la que adoptaremos cuando, pese a tener objetivos
diferentes a los de nuestro oponente, nos interesa coordinar con él nuestros
intereses.
 Estrategia de conciliación: se trata de llegar al acuerdo que más beneficia a ambos.
 Estrategia de colusión: se adopta esta estrategia cuando se pretende cooperar con
el oponente con la finalidad de perjudicar a un tercero.

4.2. ETAPAS DEL PROCESO DE NEGOCIACIÓN

Una vez terminado el proceso de preparación empieza lo que denominamos sesión de negociación: