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Hernández Isabel GEDI EA4

Administracion Finaciera (Universidad Virtual del Estado de Guanajuato)

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CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Desarrollo

Un sistema de información es el enfoque de las fases para planificar, basado en una investigación
para poder diseñar las propuesta preminar que permita utilizar un ciclo de actividades. El ciclo de
vida de un sistema de información requiere una planificación donde se realiza una investigación
preliminar, el análisis del sistema de los requerimientos de que vamos hacer?, diseño del sistema
nos indicara como lo vamos hacer? , el desarrollo del sistema, realizar las pruebas, la integración y
ejecución del sistema, siguiento con la operación y mantenimiento supervisando el proceso para
iniciar nuevamente.

El seguimiento para un sistema de información basa en la empresa RyC Alimentos empresa

mexicana que enfrenta el reto de redefinir sus procesos y alinearlos a una solución tecnológica que
los soporte, buscando con esto lograr el entregar a las áreas usuarias de sus servicios una mejor y
más expedita atención a sus solicitudes. En la actualidad, RyC Alimentos al igual que muchas
empresas que buscan crecer la organización y sus operaciones de manera bien planificada y
rentable, enfrentan los siguientes retos, principalmente.

Por lo que el objetivo es analizar el sisteman de información del S&OP de los módulos de
Producción de Procesos (PP-PI), Manejos de Materiales (MM) y Costos (CO), alineando los
procesos actuales a las mejores prácticas, para cubrir los principales procesos de negocio de RYC
ALIMENTOS incluyendo sus células actuales.

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Paso 1. Determinación e Identificación de problema, oportunidades y objetivos: Actualmente todos

los procesos de planificación son llevados por fuera del sistema SAP, haciendo uso de base de
datos externas cargadas en archivos de Excel lo que conlleva gasto de horas para la obtención de
la información, planificación de la producción y programación de las ordenes de producción, el
objetivo es llevar la información en SAP.

Paso 2: Determinar los requerimientos de información se toman en cuenta la áreas involucradas

como planración, producción, ventas, para realizar el estudio de datos serevisa la gestión de la
demanda se detona de la reunión planeación con la información prevista por el área de almacén, la
planificación Largo Plazo actualmente llevan el área de planeación ejecuta los procesos de
planificación de largo plazo 12 meses en archivo en Excel donde indican el Forecast definido para
el año próximo y sobre eso llevan una referencia de la producción a largo plazo. El proceso de
planificación de mediano plazo se realiza a través de una reunión mensual donde definen la versión
de fabricación a utilizar durante el mes y esta información es enviada a las áreas involucradas de
abasto y producción.

Paso 3. Análisis de las necesidades del sistema:Se analizan las necesidades propias del sistema con
la planificación a corto plazo es el proceso que efectúa cada semana después de la reunión de
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planeación donde se ajustan los valores planificados en el proceso de mediano plazo, de igual
manera estos valores pueden llegar ajustarse diariamente, esta información se genera y controla en
archivos de Excel que son enviados a las áreas involucrados por el área de planeación. La siguiente
imagen muestra la ejecución de la planificación semanal de ahumados fert de RyC donde se indican
las cantidades a producción durante una semana.

La planificación de necesidades para el abasto de materiales para la producción es realizada entre

compras y planeación, compras recibe reporte de las cantidades a producir en el mes y compras
explosiona los componentes de cada uno para su fabricación. La información para el abasto es
elaborada en archivos de Excel fuera del sistema SAP.

Paso 4. Diseño del sistema recomendado:Se usa la información recolectada con anterioridad y se
elabora el diseño lógico de sistemas de información, esta etapa también incluye el diseño de los
archivos o la base de datos que almacenará aquellos datos requeridos por quien toma las
decisiones en la organización. En el proyecto para RyC Alimentos se está considerado implementar
los modelos MTO (Make to order) y MTS (Make to Stock).

Estos procesos corresponden de forma directa con las necesidades del negocio de RyC Alimentos y
se entienden en la siguiente figura.

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Procesos MTO y MTS

5.- Desarrollo y documentación del software:Dentro de las técnicas estructuradas para el diseño y
documentación del software.

En el siguiente diagrama se muestra los pasos generales a seguir en relación a la planificación de la

producción en RYC ALIMENTOS.

Diagrama flujo de Planificación de la producción

La planificación de la producción puede tener diferentes aspectos dependiendo del volumen de los
materiales, estructura organizacional de la empresa, alcance de los procesos y particularidad de los
mismos.

La planificación de la producción inicia desde la definición de un plan anual de ventas, el cual puede
ser desde un pronóstico de ventas más las ventas ya confirmadas y posteriormente los ajustes por las

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diferentes ventas puntuales.

Planificación estratégica

En el siguiente nivel se encuentra la construcción del plan de operaciones y ventas en base a grupo
de productos y las áreas que se involucran son marketing, ventas, producción y finanzas.

En el nivel del programa maestro de producción ya se identifica de forma más segregada los
productos y las cantidades a producir en el tiempo.

En el último nivel de la planificación entran en juego las listas de materiales (BOM’s) las cuales
identifican todos los materiales necesarios para la producción y su tiempo de entrega.

El control de actividades de la producción es parte del proceso productivo en si en donde se lleva la

gestión de las ordenes de producción.

En el escenario RyC Alimentos de la planificación, el proceso de planificación a mediano plazo inicia

desde el área comercial, indicando el pronóstico de ventas en un periodo de tiempo (normalmente es
de 6 meses a un año) el cual se puede ir ajustando en el tiempo.

Para RyC Alimentos este dato se obtendrá de las estadísticas de venta ya generadas con sus datos
históricos de consumo.

Como no se tiene considerado SOP, pasamos de la transferencia de los pronósticos a la gestión de la

demanda, aquí es donde se desagregan los valores en periodos más cortos a los requerimientos del
área comercial.

Posteriormente se identifican los requerimientos independientes, los cuales son todos aquellos
requerimientos que no vienen directos de los pronósticos de venta, en su caso son necesidades
puntuales del mercado y transferidas a la producción.

Estos requerimientos también son incluidos en la gestión de la demanda a fin de tener un panorama

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completo de todas las necesidades a cubrir.

Posteriormente se realiza el análisis de la información para poder realizar los ajustes necesarios, a
continuación, se ejecuta el proceso de planificación a mediano plazo o MPS (Master Production
Scheduling), se analiza la información obtenida de la ejecución y de acuerdo a criterios establecidos
se procede a ejecutar la planificación a corto plazo o MRP, la cual detonara el proceso de
abastecimientos para los materiales faltantes.

6.- Pruebas y mantenimiento del sistema:Todo sistema de información debe probarse antes de ser
utilizado, ya que el costo es menor si se detectan los problemas antes de que entre en
funcionamiento, se requiere realizar pruebas dónde será fabricado el producto: Si será comprado,
Maquilado o en Planta. Si el producto es comprado se solicita simplemente al proveedor, realizando
una Orden de Compra informando vía email si se enviará directamente o entregado en el almacén.
Si el producto es maquilado se deberá comprobar disponibilidad de producción con el maquilador.

En caso de ser fabricado en planta se deberá realizar un cálculo de capacidad para verificar si es
posible fabricar las cantidades solicitadas durante la semana a evaluarse. En caso de no ser posible
fabricar la cantidad se evaluará si se pospone la fabricación una semana o se reducen las cantidades
solicitadas.

Una vez consensadas las cantidades y ajustadas a la capacidad se realiza la Generación de los
Requerimientos de Materiales mediante la explosión de los materiales con el MRP. Dicha explosión
se envía a las Áreas de Planeación y Compras de Materiales para su respectivo análisis y solicitud de
Órdenes de Compra para cumplir con las cantidades y fechas solicitadas. En esta etapa queda
definidas las fabricaciones y compras en el corto plazo para posteriormente pasar al Programa
Maestro de Producción y definir un rango de fechas para fabricarse.

7.-Implantación y evaluación del sistema:Esta es la última etapa del desarrollo del sistema, esto
incluye el adiestramiento que el usuario requerirá. Uno de los criterios fundamentales que debe
satisfacerse, es que el futuro usuario utilice el sistema desarrollado.

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Objetivo de Negocio Requerimiento Clave Beneficio KPI del caso Propietario

de negocio. esperado de negocio del valor.
(financiero)

Proveer de visibilidad a Plan de producción Producción Plan de Gerentes de

mediano plazo que nos trimestral con mensual, con Producción VS Producción
permita dar seguimiento y revisión semanal y revisión semanal Real
reaccionar ante un horizonte de 1
desviaciones. mes

Contar con visibilidad de Capacidad por centro Reducir el Plan de Gerentes de

los centros de trabajo que de trabajo impacto en Producción VS producción
incluya los tiempos de productividad Real
mantenimiento a nivel
semana.

Tener visibilidad de las Método de Reducir los Gerente de

necesidades de planificación de faltantes y tener planeacion
produccion y su mediano y corto inventario optimo
aprovisionamiento plazo de MP y
materiales de
produccion

Generación automatica de Datos maestros de Seguridad de que Gerente de

necesidades de la planificación en el se solicite lo planeacion
produccion maestro de necesario
materiales y
ejecución de MRP

Cubrir las necesidades Establecer el Reducir los Gerente de

puntuales de los usuarios Proceso de negocio faltantes y tener planeacion
end to end (P2P) inventario optimo
de consumibley
servicios

Visibilidad de capacidad Ejecutar planificación Poder analizar las Gerente de

de produccion de requerimientos de capacidades de produccion y
capacidades produccion planeacion

El nombre del entrevistado: Maria Elena Rossete

El cargo del entrevistado: Gerente de Planeación

El listado de los requerimientos para la necesidad detectada: Actualmente todos los procesos de
planificación son llevados por fuera del sistema SAP, haciendo uso de base de datos externas
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cargadas en archivos de Excel lo que conlleva gasto de horas para la obtención de la información,
planificación de la producción y programación de las ordenes de producción.

Los requerimiento son la planificación de materiales, aprovisionamiento para compras y producción,

la optimización del nivel de servicio y la reducción al mínimo de los costes y el bloqueo de capital.

Reportes sobre lo que se requiere para este sistema:

Reporte de abasto, Reporte de plan de producción, OVERRIDE y Plan de fabricación.

Quiénes tendrán acceso a este sistema y sus reportes: Cadena de suministro, ventas, Marketing,
producción y logística.

Ejemplo de acciones para empresa de autoservicos

¿Qué pasaría si en el ejemplo de una empresa de autoservicio no se invita al almacenista a las

reuniones de levantamiento de requerimientos?, ¿y si no acudiera al menos en una ocasión el
Gerente de Almacén?

En este caso si el almancenista no acude a la reunión pero su gerente si, el le podra dar las
indicaciones del procedimiento, sin embargo si no acuede el gerente del almacén si representa un
riesgo para la operación, donde los almacenista no tendran las útlimas directrices.

¿Por qué es importante tener definido un proceso antes de programar un sistema informático?

La importancia de un proceso definido nos garantiza que el sistema informatico funcionara y evitar
que el ciclo se atore en alguna de la etapas.

¿Qué pasaría si una vez levantado el requerimiento se comienza a construir el sistema sin
presentar al menos un prototipo?, ¿hay implicaciones económicas?

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Si no arriegamos a construir un sistema sin un prototipo implicaria fracasar en la ejecución e

implicando costos muy elevados ya que ajecución representaria atrasos en el proceso productivos
de ventas, logístico el cual lo veras reflejado en menos ingresos, Fill Rate y clientes insatisfechos.

¿Qué pasaría si las minutas de las reuniones no se firman o los acuerdos cambian una vez
construido el sistema?

Es de suma importacia firmar las minutas en la reuniones ya que si no se firmar es un facil evadir
responsabilidades de los acuerdos tomados y si los acuerdo cambian una vez construidos el
sistema es muy facil culpar a otras áreas y cuando suceden estos cambios después de la minuta se
deben de reunir para analizarlos, debatir y firmar los nuevos acuerdos.

Conclusiones

El ciclo de vida de un sistema información es vital para una empresa donde el objetivo
principal es hacer crecer el negocio, obteniendo la mayor rentabilidad para los socios,
mejorando el nivel de FILL RATE y la satisfacción de los clientes donde el ciclo es desde la
fase de planificación con una investigación enfocada en diseñar propuestas que generen valor
con pruebas preliminares que permita una correcta ejecución en el proceso para poder operar
y dar el mantenimiento para iniciar nuevamente el proceso.

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Para analizar la información de la empresa RYC Alimentos del ciclo de plan de producción una
de las dificultades es que toda la información es manejada en archivos de Excel que retrasa el
proceso para llegar la información a otros departamentos, por ejemplo, el plan de producción
se genera desde el departamento de planeación, pero, para llegar a producción las maquinas
pasan tiempo muerto que con el ciclo del sistema de información en SAP permite tener la
información en tiempo real.

RYC Alimentos cuenta con la necesidad de implementar mejores practicas para mejorar la
eficiencia de producción para obtener mejores márgenes y cumplir con objetivos de la
organización, ya que la falta de integración de los procesos y falta de sensibilidad al negocio,
nos hace caminar hacia diferentes objetivos, enfrentándose a procesos complejos y se tiene la
necesidad de contar con un sistema flexible que puedan acceder de manera sencilla y
rentable.

Referencias

 Oz, E (2007). Administración de los sistemas de información. México: Cengage Learning

Editores S.A. de C.V.

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 Laudon, K. & Laudon, J. (2012). Sistemas de información gerencial. México: Pearson

Education.

 Arjonilla, J. & Medina, A. (2013). La gestión de los sistemas de información en las

empresas. España: Ediciones Pirámides.

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