Informe de Auditoria SCI

CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
AUDITORÍA INTERNA
Informe de Auditoría Interna
“Análisis del proceso de elaboración y

registro de la planilla”
INF-05 (09-2011)
Setiembre, 2011
Contenido
1. Introducción ................................................................................................................. 2
2. Responsabilidad de la Administración ......................................................................... 3
3. Aspectos relevantes de la Ley General de Control Interno ......................................... 3
4. Procedimientos Aplicados ........................................................................................... 3
5. Limitaciones................................................................................................................. 4
6. Resultados................................................................................................................... 4
7.Conclusión .................................................................................................................. 24
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen
El estudio se realizó de conformidad con el plan de trabajo establecido para el periodo

2011 y presentado al CONARE y a la Contraloría General de la República, el mismo se
ejecutó de conformidad con lo establecido en nuestro reglamento y la Ley General de
Control Interno, dicho estudio abarcó el periodo 2010 y algunos meses de 2011.
1.2 Objetivos
1.2.1 General
Evaluar las actividades de control que se aplican en el proceso de elaboración de

planillas, así como del registro contable de la planilla para el período 2010 y los
primeros cuatro meses del 2011.
1.2.2 Específicos
Obtener conocimiento sobre los procedimientos para la elaboración de planillas y el

registro contable de la misma e identificar las actividades de control que están
aplicando.
Obtener conocimiento sobre la existencia de políticas o lineamientos internos para el

proceso de planillas y su aplicación.
Determinar la integridad de los expedientes de personal, seleccionando una muestra.
Obtener un grado de confianza razonable de que las planillas elaboradas durante el

período 2010, estén debidamente documentadas, aprobadas y registradas.
Obtener un grado de certeza razonable de que el cálculo del salario bruto indicado en
las planillas es correcto de conformidad con el salario base y sus respectivos pluses.
Adquirir conocimiento amplio sobre el proceso de servicios profesionales y evalué el

control que se esta aplicando.
Determinar si el cálculo de las planillas seleccionadas del período 2010, están

registradas adecuadamente y si el pago realizado sobre las mismas esta de
conformidad.
Conocer si la base de datos (archivo maestro) se encuentra actualizado en cuanto a

funcionarios activos, permisos especiales, recargos, incapacidades y otros.
INF-06 (09-2011) “Análisis del proceso de elaboración de la planilla del CONARE” 2

1.3. Alcance
Se evaluó el procedimiento para la elaboración de la planilla en el CONARE y el

procedimiento de registro contable de planilla para el período 2010 y para los primeros
4 meses del período 2011.
2. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN
La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a

los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la
Administración Activa.
La responsabilidad de esta Auditoría consistió en evaluar el procedimiento que se lleva

a cabo para la elaboración de la planilla de la Institución.
3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO
Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno

existente en cualquier Administración debe aplicar sistemáticamente, cinco
componentes funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de Control,
Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento.
Asimismo, establece diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a

continuación:
Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno.

Artículo 12. Deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control
interno.
Artículo 16. Sistemas de información.
Finalmente, se establecen los plazos para dar respuesta a los informes de auditoría y
las causales al respecto, en los siguientes artículos:
Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados.

Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca.
Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General
4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS
4.1 Reunión de Inicio: Se realizó una reunión al inicio del estudio con la Coordinadora
de la UCAF y con la Encargada de administrar el sistema de planillas.

4.2 Entrevistas: Se realizaron entrevistas con los Administradores de los programas
que participan en el proceso de la elaboración de la planilla, con la Jefatura del CETIC,
con la Encargada de realizar los registros contables.
4.3 Pruebas: Se realizaron pruebas de control y de cumplimiento basadas en la

información suministrada por el personal participante en el proceso, la documentación y
correspondencia relacionada con el tema del estudio, y los procedimientos aplicados.
4.4 Matriz de hallazgos: Como resultado del estudio se obtuvieron observaciones

importantes que se presentaron en una matriz de hallazgos, que se remitió a consulta y
está respaldada con los papeles de trabajo respectivos.
5. LIMITACIONES
El Sistema de Planillas no cuenta con una adecuada bitácora, ni pistas de auditoría que
permitan a personal autorizado o de la Auditoría Interna evaluar las modificaciones que
se realizan en el sistema ENLACE
6. RESULTADOS
6.1 Resumen de Hallazgos
No Hallazgo
1 Carencia de normas adaptadas al contexto institucional para el cálculo de
derechos, beneficios, y retenciones de los funcionarios del CONARE.
2 Deficiencias varias operativas determinadas en las prácticas aplicadas
para la elaboración de la planilla.
3 El proceso para la elaboración de la planilla, carece de una adecuada
identificación de riesgos que permita establecer o fortalecer sus controles.
4 Deficiencias de Control – Administrativas en el proceso de la elaboración
de la planilla.
5 Deficiencias de Control en la emisión de la planilla.
6 Carencia de instructivos que guíen a los Administradores en la elaboración
y aplicación de los diferentes movimientos de la planilla.
7 Inadecuado manejo de los expedientes de los funcionarios del CONARE,
tanto físico como digital.
8 Debilidades en la implementación del sistema de planillas, su desarrollo y
seguridad de la información.
9 Errores en el cálculo de salarios.

6.2 Hallazgos
Hallazgo Nº 1:
Carencia de normas adaptadas al contexto institucional para el cálculo de derechos,

beneficios, y retenciones de los funcionarios del CONARE.
Condición
A pesar de que la Institución aplica las mismas disposiciones, reglamentos y convenios

de la Universidad de Costa Rica, en cuanto a materia laboral se refiere; se observó que
estos no se encuentran adaptados a las necesidades, particulares y características del
CONARE. Los cuales en ocasiones no son únicos ya que con la aplicación de criterio
del “máximo beneficio”, son usados en otras ocasiones normativas provenientes de las
demás universidades públicas.
Criterio
De conformidad con las Normas de control interno para el sector público (N-2-
2009-CO-DFOE9)
Norma 4.1 Actividades de Control
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar,

adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control
pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que
contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el
logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de
introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir
para garantizar razonablemente su efectividad.
Causa
La Institución utiliza la documentación normativa que ha emanado la Universidad de

Costa Rica en materia laboral, partiendo de la premisa que su sola adopción es
suficiente para su adecuada aplicación.
Efectos reales o potenciales
1. Que los procedimientos y requisitos que señala la Universidad de Costa Rica no se

adapten a la Institución y por ende no se esté aplicando de manera correcta y
uniforme.
2. Que no se esté aplicando de manera uniforme, criterios que afectan el pago de los
funcionarios, lo que permita presentarse diferencias en el pago de un funcionario a
otro, por el mismo concepto.

Por ejemplo: el pago de incapacidades, vacaciones, salarios, anualidad, horas extras
etc.
Recomendación
A la Dirección de OPES
Girar instrucciones o realizar las coordinaciones pertinentes, para que la dependencia

técnicas respectivas (Sección Administrativa, Asesoría Legal) efectúen los análisis
pertinentes de las disposiciones, convenios y normas de la Universidad de Costa Rica
que aplican en materia laboral al CONARE, particularmente en materia de beneficios y
rubros salariales, y adaptarlas a las particularidades de la Institución. Solicitar las
aprobaciones del CONARE que se requieran y comunicarlas adecuadamente.
Lo anterior, permitirá a Jefaturas y funcionarios conocer e identificar cuáles son los

deberes y derechos, como también los procedimientos que se deben de aplicar a la
hora de otorgarlos o hacer uso de ellos.
Hallazgo Nº2:
Deficiencias varias operativas determinadas en las prácticas aplicadas para la

elaboración de la planilla
Condición
Del análisis del documento que detalla las prácticas seguidas para la elaboración de
planillas se observó lo siguiente:
1. El documento no se ha establecido formalmente y el mismo no presenta firmas de

haber sido aprobado.
2. No se obtuvo evidencia de que el procedimiento se haya comunicado

adecuadamente a las personas participantes en el proceso, ni se encuentra en la
página web del CONARE.
3. El documento no indica la fecha en que se elaboró ni a partir de qué fecha rige.

Además no indica los nombres de las personas que fueron responsables de su
elaboración, revisión y aprobación.
4. El documento indica de forma general las acciones que deben realizar los
Administradores, el Coordinador de la UCAF y la Editora Financiera, sin embargo,
no contempla las actividades detalladas que debe de realizar el área contable y el
área o unidad encargada de realizar el pago de la planilla.
5. El procedimiento no especifica o detalla las actividades o pasos que deben los

Administradores de realizar una vez que emiten en el sistema la Acción de Personal.

6. El procedimiento no indica los roles y responsabilidades de las personas que
participan en el proceso de elaboración de la planilla, así como los derechos de
acceso al sistema de planillas y las actividades de control que se tienen que aplicar
en el mismo.
Criterio
2009-CO-DFOE9)
Norma 4.2 Requisitos de las actividades de Control.
e. Documentación.
Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los

manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en
documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma
ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y
evaluación.
Causa
El procedimiento de la elaboración de la planilla no se elaboró con un enfoque

Institucional considerando a los diferentes participantes en este macroproceso.
1. Que no se esté considerando actividades de importancia dentro del proceso.
2. Que las tareas se realicen inadecuadamente, sin poder establecer responsables.
3. Que se den omisiones y errores no detectados oportunamente y que se cancelen

montos incorrectos en salarios.
4. Que no se apliquen los cálculos de manera uniforme entre los empleados bajo una
situación igual.
Recomendación
A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera, en conjunto con

otras dependencias participantes en el proceso de cálculo y pago de salarios:
Analizar y mejorar el procedimiento que se está aplicando para la elaboración de la

planilla y determinar las actividades, documentos, insumos y plazos, que
intervienen, esto con la finalidad de que se integren y coordine de mejor manera los
esfuerzos de las diferentes dependencias, se sustente apropiadamente los pagos que
se efectúan, se definan con claridad responsables y plazos de ejecución, en general se

documenten las acciones que se realizan, requerimiento que facilite que otros
colaboradores ejecuten con seguridad y exactitud las operaciones necesarias ante la
ausencia del funcionarios que regularmente realizan esas funciones.
En este sentido es importante, la elaboración de “Guías de Trámite”, en aspectos tales

como los cálculos de rubros salariales, retroactivos, aplicación de deducciones, entre
otros.
Esta recomendación es conjunta con la que se brinda en el hallazgo No. 6.
Hallazgo Nº3: El proceso para la elaboración de la planilla, carece de una adecuada

identificación de riesgos que permita establecer o fortalecer sus controles.
Condición
No se obtuvo evidencia que dentro de las etapas previas al diseño del procedimiento
existente para la elaboración de la planilla, se hayan identificado adecuadamente los
riesgos significativos del proceso y que a su vez se establezcan las actividades de
control que permitan administrar o minimizar dichos riesgos.
Criterio
2009-CO-DFOE9
Norma 4.2 Requisitos de las actividades de control
b. Respuesta a riesgos. Las actividades de control deben ser congruentes con los
riesgos que se pretende administrar, lo que conlleva su dinamismo de acuerdo con el
comportamiento de esos riesgos.
Norma 3.1 Valoración del riesgo
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir,

implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración
del riesgo institucional, como componente funcional del SCI. Las autoridades indicadas
deben constituirse en parte activa del proceso que al efecto se instaure.
Las normas existentes promueven se desarrollen “mapas de riesgos” con el detalle

suficiente que permita tener identificados los riesgos que pueden afectar el adecuado
desarrollo de los procesos y por ende el logro de los objetivos institucionales.
Causas
1. La Institución no ha definido detalladamente sus riesgos, lo que ha impactado a los

diferentes niveles y unidades organizativas.

2. La comunicación entre los funcionarios que participan en el proceso, no es
adecuada, siendo en ocasiones notoria entre la UCAF y la Administración.
3. El procedimiento no está enfocado a nivel institucional.
1. Que exista un acontecimiento relacionado con el pago de salarios que afecte el

cumplimiento de los objetivos institucionales, para el cual no se haya establecido los
mecanismos de control que permitan minimizar ese riesgo.
2. Que se presenten eventos que afecten de manera significativa los recursos de la

Institución.
Recomendación
A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera, en coordinación

con la Sección Administrativa y los Programas.
Determinar cuáles son los factores de riesgo, que podrían materializar afectando la
elaboración de la planilla y otros subprocesos anexos, y analizar si los controles
existentes, para determinar si son los adecuados para administrar los riesgos de este
macroproceso institucional o si se deben diseñar e implementar nuevas acciones de
control.
Hallazgo Nº4: Deficiencias de Control – Administrativas en el proceso de la elaboración

de la planilla.
Condición
1. Con frecuencia en el periodo analizado, las Acciones de Personal ingresadas por la

Administración de OPES al sistema se realizan de manera tardía, sin que existan
mecanismos que permitan determinar, si es por presentación tardía de documentos
por parte de los funcionarios o por retrasos de la persona que debe ingresarlos. Pero
que independientemente del origen del retraso, provoca que se efectúen los pagos
sin que estén los documentos relevantes que sustentan dichos pagos.
2. Se observó que en reiteradas ocasiones en el período 2010 y parte del 2011, el

funcionario encargado de OPES de trasladar las Acciones de Personal físicas y la
documentación soporte de las mismas, lo realizó de manera tardía e inoportuna a la
funcionaria encargada de refrendar y de generar la planilla en la UCAF. Lo que
obligó a proceder al cálculo y pago, sin contar con documentación original de
respaldo.
3. Las acciones de personal físicas que se han emitido por cumplimiento de anualidad,
escalafón e incremento salarial a los funcionarios que pertenecen al Programa
OPES, no se encuentran firmadas, selladas y entregadas a los funcionarios, desde

noviembre del 2009 al 10 de agosto de 2011, fecha en que se efectuó la
constatación física de su elaboración y distribución.
4. Se observó que la persona encargada de refrendar las Acciones de Personal en

UCAF por los conceptos indicados en el párrafo anterior, es la misma que las realiza,
obviándose la acción implícita de revisión que conlleva un refrendo o firma de
revisado. En estos casos el control se vuelve inefectivo y se convierte en un trámite
más que no aporta al control ni a la agilidad del proceso.
5. No está quedando la copia de las Acciones de Personal originales (con las firmas) en
el archivo de los Administradores de Programa o de quien realice esta actividad, ni
en el expediente de los funcionarios, lo que se tiene en algunos casos es una
reimpresión sin firmas de la Acción de Personal que guarda el sistema de planillas.
Esta situación se agrava si se toma en consideración que en algunos casos tampoco
se están entregando el original de las Acciones de Personal a los funcionarios.
6. Se observó que la funcionaria encargada de realizar tareas dentro del proceso de

elaboración de la planilla en el sistema, es la misma que administra el sistema y
tiene acceso a todas las aplicaciones del mismo. Unión de funciones que no es
adecuada desde una perspectiva de sano control interno.
7. Se observa dependencia en algunos funcionarios que participan dentro del proceso

de planilla, ya que hay actividades que solo ellos realizan y las mismas no están
documentadas, dificultando su eventual ejecución por otros funcionarios en caso de
ser necesario.
8. No se obtuvo evidencia de que exista una adecuada y fluida comunicación y

coordinación entre la persona que elabora e introduce los movimientos del personal
de OPES y su contraparte en la UCAF.
9. No se obtuvo evidencia de que se esté realizando una adecuada supervisión en el

proceso de elaboración de la planilla.
Por ejemplo:
No se obtuvo evidencia de que se haya establecido un mecanismo de supervisión

en la etapa inicial del proceso, en el cual se ingresa los datos al sistema, como
también que se esté supervisando que las actividades que deben de realizar los
Administradores se estén ejecutando de forma correcta y en el momento
adecuado.
Además se observó que no se realiza una adecuada revisión o control de calidad

en la parte del registro contable, ya que los asientos que genera el sistema, son
integrados a la contabilidad de manera directa y sin verificación de su exactitud.

Criterio
Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE9)
Citado en el hallazgo No. 1
Norma 2.5.3. Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de

transacciones.
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de

que las funciones incompatibles, se separen y se distribuyan entre los diferentes
puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de
una transacciones y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la
institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la
totalidad de ese conjunto de labores.
Causas
1. No se ha establecido formalmente un procedimiento de confección de planillas en el

cual se haya identificado sus riesgos y los controles necesarios.
2. Los roles y responsabilidades de los funcionarios que intervienen en este proceso

no están claramente definidas, lo que facilita el surgimiento de discrepancias entre
los participantes.
3. Con relación a las Acciones de Personal por anualidad y escalafón que se

encuentran sin firma, no hay definición entre las instancias participantes sobre a
quién le corresponde suscribirlas.
1. Que las actividades no se estén realizando de manera adecuada y oportuna.
2. Que no se estén utilizando los recursos asignados al proceso adecuadamente.
3. Errores y omisiones no detectados y corregidos oportunamente.
4. No contar con la información completa y oportuna, ante un evento por parte de un

funcionario de la Institución.
5. Pagos incorrectos e inoportunos a los funcionarios.
6. Información contable del registro de planilla no confiable.

7. La ausencia de entrega de acciones de personal a los funcionarios de OPES en los
últimos quince meses deja en indefensión a los funcionarios por no contar con los
documentos correspondientes a su relación laboral.
8. Dilución de la responsabilidad entre los funcionarios que participan en el proceso de

pagos, desde los Programas y la UCAF.
Recomendación
A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera, con la

coordinación y cooperación de la Sección Administrativa y Programas para la
mejoras en que corresponda.
Establecer actividades de control que permitan brindar razonabilidad de que las

actividades se están ejecutando de manera correcta, además que den certeza de que el
objetivo se está alcanzando de manera eficiente y eficaz. Particularmente es
importante:
- Establecer acciones que eliminen o reduzcan los ingresos tardíos de Acciones de

Personal al Sistema Enlace.
- Se tomen acciones que erradiquen los retrasos o ausencia de envío de las Acciones
de Personal originales y firmadas a la UCAF, para la ejecución y aprobación final de
los pagos salariales. Se deberán tomar acciones en un plazo perentorio para corregir
cualquier retraso existente.
- Redistribuir en la medida de lo posible las funciones en la UCAF, para que la persona

que confecciona una Acción de Personal, no sea la misma que la revisa y refrenda.
De igual forma, se realizar los cambios pertinentes para que la persona con la
responsabilidad y autoridad de fungir como Administrador del Sistema, recaiga en
una sola persona, que no tenga dentro de sus funciones alimentar de información el
Sistema. En términos de control interno es importante una clara delimitación de las
responsabilidades de cada puesto de trabajo.
- Establecer, preferiblemente con el acompañamiento técnico de la Unidad de Archivo

Institucional, el lugar de archivo, la forma y los puestos responsables de guardar las
copias originales de las Acciones de Personal que tienen las firmas de aprobación
respectivas. Esta acción de mejora, es complementaria a la recomendación que se
efectúa en el punto No. 7, referente a los expedientes laborales oficiales.
Otras mejoras a este proceso se integran dentro de las acciones propuestas en las
recomendaciones No. 2 y 3.

Hallazgo Nº 5: Deficiencias de Control en la emisión la de planilla.
Condición
Debilidades en la emisión de la planilla
El asiento de registro de la planilla en la contabilidad no está debidamente revisado ni

documentado. Ya que si bien lo emite de manera automática el sistema, se asume
como correcto y no es verificado.
La información para el pago de la planilla (detalle del monto por funcionario) no está
debidamente firmada como aprobada por la Coordinadora de la UCAF, y la
Administración de OPES realiza el pago sin tener la evidencia o constancia de esta
autorización.
No se obtuvo evidencia de que se emitan resúmenes de las planillas y que estas estén
quedando de manera física con la firma de las personas encargadas de elaborarla y
aprobar la misma; ya que se observó que solamente están quedando en su versión
electrónica dentro el sistema de planillas, sin embargo, ahí no consta de manera
adecuada la autorización final.
En este sentido, es conveniente resaltar que de acuerdo a nuestra apreciación del

sistema Enlace, este carece de un módulo de bitácoras completo y suficiente.
Criterio
Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE9)
Norma 2.5.3. Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de

transacciones.
Citada en el hallazgo No. 4
Causas
1. No se ha establecido formalmente un procedimiento en el cual se haya identificado

sus riesgos y sus controles.
2. Los roles y responsabilidades de los participantes de este proceso no están

claramente definidas.

Efecto real o potencial
1. Errores y omisiones no detectados y corregidos oportunamente en los registros

contables.
2. Información contable del registro de planilla no confiable.
3. No contar con la información completa y oportuna, ante un evento de reclamo por

parte de un funcionario a la institución.
Recomendación
A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera.
- Establecer un revisión o validación de los datos totales de cada planilla que previo a
su registro en la contabilidad, ya sea esta si esta se efectúa de manera quincenal o
mensual. Se pretende que cualquier error generado en la emisión de planilla, en sus
cifras totales, sea detectado y no se traslade a la contabilidad institucional, minimizando
la necesidad de posteriores revisiones y ajustes.
- Diseñar un reporte físico que emita el sistema que contenga los datos finales de
salario bruto y neto de cada funcionario, así como las cifras totales de la planilla
quincenal o mensual, según corresponda, con los espacios apropiados para la firma por
parte de los funcionarios que elaboraron y aprobaron la planilla en su fase final. Lo
anterior, en tanto, se fortalece el módulo de bitácoras o se logra implementar alguna
modalidad bajo la tecnología de firma digital.
Dicho reporte, deberá acompañar el asiento contable periódico del gasto por salarios y
también servir de soporte a las transferencias electrónicas que realiza la Sección
Administrativa a cada funcionario.
Hallazgo Nº6: Carencia de Instructivos que guíen a los Administradores en la

elaboración y aplicación de los diferentes movimientos de la planilla.
Condición
Se observó que hay una serie de actividades, normativas y requisitos que las personas
que se encuentran dentro del proceso de la elaboración de la planilla deben conocer y
aplicar, de las cuales no se obtuvo evidencia que estas se encuentran de forma escrita.
No hay un documento donde indique el cómo, cuándo y quién debe de realizar las
actividades del proceso de la planilla y establezca, de forma clara responsables, así
como las fechas en que las mismas deben de realizare y presentarse.

Criterio
2009-CO-DFOE9)
Norma 4.2 Requisitos de las actividades de Control.
Causa
1. A nivel Institucional no se ha definido el proyecto de restructuración parcial de la

UCAF y la Administración de OPES, definiéndolas actividades y responsabilidades
de estas dependencias, lo anterior establece incertidumbre sobre los procesos y
cómo se deben ejecutar.
2. El procedimiento que se lleva a cabo para la elaboración de la planilla no se ha

establecido formalmente, producto de un análisis y diseño del mismo con un
enfoque integral institucional de las diferentes instancias que intervienen.
1. Que no se realice las actividades de confección de planilla con exactitud,

uniformidad, eficiencia y adecuado sustento.
2. Que no se tenga claro las responsabilidades y actividades que se deben de realizar

en el proceso.
3. Omisión de actividades claves del proceso y no ser detectadas y corregidas

oportunamente.
4. Atrasos en la elaboración de planilla por falta de documentación.
5. Discrepancias e indisposiciones entre el personal que participa en el proceso

institucional de planillas, al no conocer cuáles son sus potestades y deberes.
Recomendación
A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera con la

colaboración de los Administradores de Programas y otros participantes
relevantes en el proceso de planillas.
Diseñar instructivos que guíe a cada uno de los Administradores y otros participantes
como ejecutar las actividades más relevantes y frecuentes que le corresponde dentro
del proceso de la planilla, el mismo debe indicar cómo y cuándo debe de realizarlas.

Además en caso de que se requiera la participación de otra persona o funcionario en el
proceso de la elaboración de la nómina, este documento le permita conocer cuáles son
las actividades que debe de llevar a cabo, y de que manera hacerlas, permitiendo no
tener dependencia en un único funcionario.
Esta recomendación es conjunta con la que se brinda en el hallazgo No. 2.
Hallazgo Nº7: Inadecuado manejo de los expedientes de los funcionarios del CONARE,
tanto en su versión física como digital.
Condición
1. Se observó que los expedientes de los funcionarios del CONARE, se encuentran

desactualizados, y los mismos no contemplan documentación desde el período
2009, tanto de forma física como electrónica. En ese año, se acordó que la UCAF
iba a llevar un expediente electrónico, pero a ese proyecto no se le dio continuidad,
resultando que tanto el expediente digital como físico de los empleados no
contengan documentos de los últimos años y mucha documentación este pendiente
de su archivo.
2. Otros programas como PEN y SINAES, tienen sus propios expedientes para el
personal, pero no tienen la connotación de oficiales.
3. No se cuenta actualmente con un expediente íntegro de las personas que entraron a

laborar a la Institución en el período 2010.
4. A partir del 2010, la información que se ha generado de los funcionarios se está

quedando en las Administraciones de los Programas y esta no se traslada, por lo
que la documentación se encuentra en diferentes lugares.
Criterio
2009-CO-DFOE9)
Norma 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las
medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y
otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y
conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la
información pública, según corresponda.
CONARE, Normas Archivísticas, Producción Documental

CNR-OPES-OA-AC-PO-01

7. Expedientes de personal
Debe haber un expediente por cada funcionario que labore en la institución, bajo la
planilla de CONARE. Dentro de este expediente deben estar los documentos que den
fe expresa de todo movimiento de personal, así como todo acto que afecte la situación
legal del funcionario del CONARE. En la medida de lo posible deben estar los
documentos originales. Dicho expediente será elaborado y custodiado por Recursos
Humanos.
1- Su ordenación será cronológica, subclasificado dentro de cada expediente por:

a. Acciones de personal.
b. Correspondencia.
c. Vacaciones e incapacidades.
d. Varios.
Causas
1. No hay una clara definición de los roles y responsabilidades de las unidades que
participan en el proceso de planillas, a saber UCAF y Sección Administrativa, y en
general de los recursos humanos.
2. Falta de directrices sobre el archivo y custodia de información laboral

individualizada.
1. Que no se cuente con información relevante de los funcionarios, ante un reclamo del
trabajador, para la determinación de derechos, la elaboración de constancias de tiempo
servido o como medio de prueba ante conflictos laborales.
2. Dispersión de información laboral personal.
Recomendación
A la Dirección de OPES en conjunto con las dependencias que manejan

documentación laboral del personal.
Definir la dependencia que le corresponde llevar un expediente oficial de los

funcionarios de la Institución, que sean los encargados de actualizar y custodiar la
información.
Dicha dependencia, deberá elaborar y someter a la aprobación respectiva un

procedimiento que contemple los mecanismos para trasladar toda la información que se
emita de un funcionario a esta dependencia, para que se archive en el expediente y no
haya información o documentación del mismo en diferentes lugares, con lo anterior se
busca contar con información actualizada y completa de los funcionarios de la
Institución.

Adicionalmente, se requiere se establezca un proyecto para que en un plazo perentorio,
se actualice y complete los expedientes laborales.
Hallazgo Nº8: Debilidades en la Implementación, desarrollo y seguridad de la

información en el sistema de planillas.
Condición
Debilidades en la adquisición del sistema de planillas.
Se analizó el proceso de adquisición del sistema utilizado para el proceso de planilla y

se identificaron las siguientes debilidades:
a. El sistema que se utiliza actualmente para el cálculo de la planilla institucional se

adquirió en marzo 2009, sin embargo, no se obtuvo evidencia de que se solicitara
una evaluación o el acompañamiento técnico por parte del Centro de Tecnologías
de Información y Comunicaciones durante el proceso de selección y adquisición del
sistema Enlace Planillas, asistencia técnica que validara si las características del
mismo cumplían con los requerimientos de la Institución en cuanto a funcionalidad y
seguridad de la información, valoración que a la fecha de este estudio no se ha
realizado
b. No se obtuvo evidencia de que se estableciera un plan para el proceso de

implementación del sistema, así como una lista de los requerimientos desde el punto
de vista de seguridad, control, auditoría y uso diario.
Debilidades en las modificaciones del sistema
c. Se observó que las modificaciones realizadas al módulo de planillas, no se deja

evidencia de la documentación correspondiente de dichas modificaciones, que
explique los cambios efectuados, lo cual no permite determinar quién realizó la
modificación, en qué momento, qué fue lo ajustado, por qué motivo y si el resultado
obtenido fue exitoso, en este sentido, solamente constan los pagos realizados a la
empresa Análisis MBC S.A., proveedora del sistema Enlace.
d. No se lleva un expediente de las adaptaciones o ajustes que se le han realizado al

sistema, con la documentación correspondiente, ni tampoco se adjuntan las
bitácoras que permitan verificar dichos movimientos, ya que el sistema está
desarrollado para el uso en la empresa privada y como es comprensible se ha
tenido que adaptar a los requerimientos de la Institución.
Debilidades en la seguridad
e. No se obtuvo evidencia de que el sistema cuente con “pistas de auditoría”, para dar
seguimiento a transacciones o modificaciones.

f. No se pudo observar si el sistema permite mantener un histórico de los cambios que
se realizan de los datos y de los diferentes tipos de actividades que se realizan en el
mismo, permitiendo mostrar lo siguiente:
Qué se cambió, quién lo realizó y cuándo, de modo que con esa información que se
genera, se pueda determinar cómo un dato o elemento que tiene el sistema, obtuvo
su valor actual.
g. Se observó que la persona encargada de la empresa MBC S.A., de dar soporte al

sistema de planillas, tiene un usuario activo dentro del mismo, siendo lo
recomendado, que las mejoras técnicas se hagan sobre una versión paralela,
diferente a la que está en “producción”, y posteriormente se efectúe la migración
respectiva.
h. Existe un acceso como “usuario de administrador activo”, que según la funcionaria

encargada de elaborar la planilla, utilizan la Coordinadora y ella, compartiendo de
esta manera funciones y responsabilidades.
Criterio
De conformidad con lo que establecen las Normas técnicas para la gestión y el

control de las Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE) emitidas por la
Contraloría General de la República en lo siguiente:
Norma 3.1 Consideraciones generales de la implementación de TI.
La organización debe implementar y mantener las TI requeridas en concordancia con

su marco estratégico, planificación, modelo de arquitectura de información e
infraestructura tecnológica. Para esa implementación y mantenimiento debe considerar
los incisos:
e. Analizar alternativas de solución de acuerdo con criterios técnicos, económicos,

operativos y jurídicos, y lineamientos previamente establecidos.
f. Contar con una definición clara, completa y oportuna de los requerimientos, como
parte de los cuales debe incorporar aspectos de control, seguridad y auditoría bajo un
contexto de costo beneficio.
Norma 3.2 Implementación de software
La organización debe implementar el software que satisfaga los requerimientos de sus

usuarios y soporte efectivamente sus procesos, para lo cual debe:
e. Definir los criterios para determinar la procedencia de cambios y accesos de

emergencia al software y datos, y los procedimientos de autorización, registro,
supervisión y evaluación técnica, operativa y administrativa de los resultados de esos
cambios y accesos.

f. Controlar las distintas versiones de los programas que se generen como parte de su
mantenimiento.
Norma1.4 Gestión de la seguridad de la información.
La organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad y

disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso, divulgación o
modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales. Para ello
debe documentar e implementar una política de seguridad de la información y los
procedimientos correspondientes, asignar los recursos necesarios para lograr los
niveles de seguridad requeridos y considerar lo que establece la presente normativa en
relación con los siguientes aspectos:
 La implementación de un marco de seguridad de la información.

 La seguridad en las operaciones y comunicaciones.
 El control de acceso.
1.4.5. Control de acceso

La organización debe proteger la información de accesos no autorizados.
Para dicho propósito debe:
a. Establecer un conjunto de políticas, reglas y procedimientos relacionados con el

acceso a la información, al software de base y de aplicación, a las bases de datos y
a las terminales y otros recursos de comunicación.
b. Clasificar los recursos de TI en forma explícita, formal y uniforme de acuerdo con
términos de sensibilidad.
c. Definir la propiedad, custodia y responsabilidad sobre los recursos de TI.
d. Establecer procedimientos para la definición de perfiles, roles y niveles de privilegio,
y para la identificación y autenticación para el acceso a la información, tanto para
usuarios como para recursos de TI.
e. Asignar los derechos de acceso a los usuarios de los recursos de TI, de
conformidad con las políticas de la organización bajo el principio de necesidad de
saber o menor privilegio. Los propietarios de la información son responsables de
definir quiénes tienen acceso a la información y con qué limitaciones o
restricciones.
f. Implementar el uso y control de medios de autenticación (identificación de usuario,
contraseñas y otros medios) que permitan identificar y responsabilizar a quienes
utilizan los recursos de TI. Ello debe acompañarse de un procedimiento que
contemple la requisición, aprobación, establecimiento, suspensión y desactivación
de tales medios de autenticación, así como para su revisión y actualización
periódica y atención de usos irregulares.
a. Establecer controles de acceso a la información impresa, visible en pantallas o
almacenada en medios físicos y proteger adecuadamente dichos medios.
b. Establecer los mecanismos necesarios (pistas de auditoría) que permitan un
adecuado y periódico seguimiento al acceso a las TI.

c. Manejar de manera restringida y controlada la información sobre la seguridad de las
TI.
Como sana práctica, se cita la Norma Internacional Cobit 4.1, que señala:
AI6 Administrar Cambios
Todos los cambios, incluyendo el mantenimiento de emergencia y parches,

relacionados con la infraestructura y las aplicaciones dentro del ambiente de
producción, deben administrarse formalmente y controladamente. Los cambios
(incluyendo procedimientos, procesos, sistema y parámetros del servicio) se deben
registrar, evaluar y autorizar previo a la implantación y revisar contra los resultados
planeados después de la implantación. Esto garantiza la reducción de riesgos que
impactan negativamente la estabilidad o integridad del ambiente de producción.
Causas
 El Sistema Enlace se adquirió mediante un traspaso de la FunCeNAT al CONARE, el

cual, en primera instancia, se utilizó para registrar la contabilidad institucional y
posteriormente se implementó el módulo de planillas, ambos como soluciones
temporales.
 No se ha incluido dentro de los trabajos realizados por el CETIC una evaluación del
sistema utilizado, por considerarse la herramienta como una solución temporal.
 Las modificaciones del sistema se realizaron sin la participación conjunta del usuario
y el personal del CETIC, por lo que no se contó con la parte técnica que indicara las
pautas mínimas de control para cada modificación.
1. No poder determinar las responsabilidades por las modificaciones realizadas.
2. Que se realicen modificaciones no autorizadas al sistema o que se desconozca en

que consistió la misma, a efecto de poder revertirla si fuese necesario.
3. Desconocimiento sobre si una modificación cumplió con las expectativas y si se

realizó de la mejor manera.
4. Que el software adquirido no cumpla con la estrategia de TI establecida y lo

requerido por la Institución, en cuanto a uso diario, seguridad, control y auditoría.
5. Que no se identifique y minimice el riesgo de que el software adquirido incumpla con

los objetivos establecidos.
6. No tener certeza de la seguridad de la información contenida en el sistema, así como

de la integridad de los datos.

7. Pérdida de información que no sea recuperable de forma oportuna.
Recomendación
a. Solicitar al CETIC su participación activa en los procesos de mantenimiento de

Sistema Enlace, de forma que funja como contraparte técnica a la empresa
desarrolladora. Aunado a lo anterior, pedir a ese Centro Técnico una evaluación
técnica del sistema de planillas, que sirva como base, junto con los requerimientos
a nivel de usuario, para la toma de decisiones sobre las futuras mejoras del mismo
en su operatividad y seguridad.
b. Brindar un papel activo al CETIC en los futuros procesos de adquisición de

software, para que con su criterio técnico establezca los requerimientos necesarios
para el manejo óptimo de la información, así como para establecer la metodología
de análisis y pruebas, que permitan una seguridad razonable de la funcionalidad del
sistema que se adquiera.
c. Establecer una práctica en la que se documenten las modificaciones realizadas al

sistema, determinando un mínimo de información que debe quedar de cada una, y
los resultados obtenidos.
d. Reasignar la clave de acceso de Usuario Administrador a una sola persona, así

como eliminar la existente para el Técnico de la empresa desarrolladora del
software, lo anterior, con la finalidad de delimitar claramente las responsabilidades
sobre el manejo del sistema. De considerarse necesario, mantener la asignación
actual, se deberán establecer los controles alternativos adecuados.
Hallazgo Nº9: Errores en el cálculo de salarios
Condición
Se analizó una muestra de 19 funcionarios, en la cual se determinó, que existieron
algunos errores en el cálculo de los salarios brutos, mismos que han sido identificados y
corregidos por los responsables de la planilla, sin embargo, se determinaron en el mes
de mayo 2010, otros casos que no fueron identificados y por ende se encuentran
pendientes de corrección:
Rebeca Arguedas Rodríguez: presenta una diferencia a su favor por concepto de

anualidad por la suma de ¢7435.45.
Tatiana López Gianoli: presenta una diferencia a su favor por concepto de escalafón
y por ende de anualidad, dado que el escalafón se toma en cuenta para calcular la
anualidad, por un monto de ¢1.671,16. En febrero 2010 no se le pagó monto por
escalafón y en ese mismo mes se le pagó ¢2.474,75 menos en la anualidad.

Criterio
2009-CO-DFOE9)
Norma 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones.

Normas 4.5.1 Supervisión constante
Normas 5.6.1 Confidencialidad
Causas
1. Ausencia de instructivos o “guías de trámite”, que permitan a las personas que

ingresan, calculan y revisan operaciones de cálculo de salarios, actuar con pericia y
seguridad en estas labores.
2. Deficiencias en los controles y supervisión en el cálculo de la planilla.
3. Cabe la posibilidad que existan errores lógicos o de programación en el sistema,

pero los mismos no se han validado por esta Auditoría o la Administración.
1. Deterioro de la imagen y confianza por parte de los empleados hacia la Unidad

encargada del pago de la planilla.
2. Reprocesos de pagos, que aumentan el volumen de trabajo y la presión sobre

quienes ejecutan estas labores, ya que se debe detectar o validar el error, corregirlo
y efectuar el nuevo pago o cobro.
3. Perjuicios monetarios que afectan directamente a los funcionarios y eventualmente

a entidades que perciben fondos por deducciones.
4. Recuperación tardía de los dineros pagados de más a los funcionarios.
Recomendación
a. Establecer mejoras en el proceso de cálculo y revisión de la planilla, de manera que

se pueda detectar, antes de hacer efectivo el pago, errores en las operaciones
realizadas. En este sentido, se pueden ir recopilando datos sobre las causas más
frecuentes de errores, a efecto, de que oriente las áreas o actividades que requieren
ajustes. Esta recomendación es complementaria a las indicadas en los hallazgos 2,
4 y 6.

b. Valorar la pertinencia de realizar periódicamente una revisión general del cálculo de
los salarios, para corregir otros casos, como los detectados en el presente estudio.
CONCLUSIÓN
El CONARE a partir de octubre del 2009, ha venido realizando varios cambios en la

Institución, entre ellos, en lo referente a la elaboración de la planilla se incorporó a otros
funcionarios en el proceso, sin embargo, el procedimiento que se realiza, carece de la
definición de una serie de actividades de control y de responsabilidades, como se
indicaron en el hallazgo No 5 y es necesario realizar una revisión minuciosa de
procedimiento, dejando por escrito cada una de las etapas y actividades que se
realizan; estableciendo puntos adecuados supervisión y responsables del cumplimento
y ejecución en cada una de esas etapas.
En la Institución se está aplicando las disposiciones, reglamentos y convenios

colectivos que en materia laboral ha emitido la Universidad de Costa Rica, sin que se
hayan adaptado a las necesidades y particularidades de la Institución, generando
incertidumbre en cuanto a su forma de otorgamiento y pago, entre los empleados, los
funcionarios con responsabilidad de cálculo y jefaturas.
Desde noviembre del 2009, los funcionarios de la Institución que laboran en el

Programa OPES, no han recibido la Acción de Personal por concepto de cumplimiento
de anualidad, escalafón e incremento salarial o inclusive de nombramiento, por lo tanto,
no cuentan con un documento que muestre las variaciones que ha presentado su
salario o su situación laboral, generando una imagen de informalidad.
Los expedientes de los funcionarios no están actualizados aproximadamente desde

noviembre del 2009, por lo que la Institución no cuenta con legajos de documentación
actualizada y precisa de sus colaboradores, dificultando la realización de actividades
que requieren de esta información, así como la fiscalización.
La información que se genera del sistema de planillas, no es totalmente confiable ya

que se dan errores en los cálculos, dado que se ejecutan actividades que son
automatizadas con otras que se deben calcular de manera manual, generando que los
mismos no sean detectados y corregidos de manera oportuna. Además el sistema no
cuenta con la seguridad de la información que se requiere ni cuenta un módulo de
bitácoras completo y suficiente, aunado a que los respaldos de información no son
realizados por el CETIC.
El sistema informático que calcula la planilla no se adquirió producto de un análisis

detallado de los requerimientos institucionales y con el apoyo técnico del ahora Centro
de Tecnologías de Información y Comunicaciones de la Institución, ni cuenta con el
acompañamiento especializado permanente de esa dependencia, que sirva de
contrapeso en la relación con la empresa desarrolladora que lo proveyó en aspectos
como el mantenimiento correctivo del sistema.

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CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

Informe de Auditoría Interna

“Análisis del proceso de elaboración y

2. Responsabilidad de la Administración ......................................................................... 3

3. Aspectos relevantes de la Ley General de Control Interno ......................................... 3

4. Procedimientos Aplicados ........................................................................................... 3

El estudio se realizó de conformidad con el plan de trabajo establecido para el periodo

Evaluar las actividades de control que se aplican en el proceso de elaboración de

Obtener conocimiento sobre los procedimientos para la elaboración de planillas y el

Obtener conocimiento sobre la existencia de políticas o lineamientos internos para el

Determinar la integridad de los expedientes de personal, seleccionando una muestra.

Obtener un grado de confianza razonable de que las planillas elaboradas durante el

Adquirir conocimiento amplio sobre el proceso de servicios profesionales y evalué el

Determinar si el cálculo de las planillas seleccionadas del período 2010, están

Conocer si la base de datos (archivo maestro) se encuentra actualizado en cuanto a

INF-06 (09-2011) “Análisis del proceso de elaboración de la planilla del CONARE” 2

Se evaluó el procedimiento para la elaboración de la planilla en el CONARE y el

La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a

La responsabilidad de esta Auditoría consistió en evaluar el procedimiento que se lleva

3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO

Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno

Asimismo, establece diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a

Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno.

Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados.

INF-06 (09-2011) “Análisis del proceso de elaboración de la planilla del CONARE” 3

4.3 Pruebas: Se realizaron pruebas de control y de cumplimiento basadas en la

4.4 Matriz de hallazgos: Como resultado del estudio se obtuvieron observaciones

6.1 Resumen de Hallazgos

INF-06 (09-2011) “Análisis del proceso de elaboración de la planilla del CONARE” 4

Carencia de normas adaptadas al contexto institucional para el cálculo de derechos,

A pesar de que la Institución aplica las mismas disposiciones, reglamentos y convenios

Norma 4.1 Actividades de Control

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar,

La Institución utiliza la documentación normativa que ha emanado la Universidad de

Efectos reales o potenciales

1. Que los procedimientos y requisitos que señala la Universidad de Costa Rica no se

INF-06 (09-2011) “Análisis del proceso de elaboración de la planilla del CONARE” 5

Girar instrucciones o realizar las coordinaciones pertinentes, para que la dependencia

Lo anterior, permitirá a Jefaturas y funcionarios conocer e identificar cuáles son los

Deficiencias varias operativas determinadas en las prácticas aplicadas para la

1. El documento no se ha establecido formalmente y el mismo no presenta firmas de

2. No se obtuvo evidencia de que el procedimiento se haya comunicado

3. El documento no indica la fecha en que se elaboró ni a partir de qué fecha rige.

5. El procedimiento no especifica o detalla las actividades o pasos que deben los

INF-06 (09-2011) “Análisis del proceso de elaboración de la planilla del CONARE” 6

Norma 4.2 Requisitos de las actividades de Control.

Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los

El procedimiento de la elaboración de la planilla no se elaboró con un enfoque

Efectos reales o potenciales

1. Que no se esté considerando actividades de importancia dentro del proceso.

2. Que las tareas se realicen inadecuadamente, sin poder establecer responsables.

3. Que se den omisiones y errores no detectados oportunamente y que se cancelen

A la Unidad de Coordinación del Área Administrativa Financiera, en conjunto con

Analizar y mejorar el procedimiento que se está aplicando para la elaboración de la

INF-06 (09-2011) “Análisis del proceso de elaboración de la planilla del CONARE” 7

En este sentido es importante, la elaboración de “Guías de Trámite”, en aspectos tales

Esta recomendación es conjunta con la que se brinda en el hallazgo No. 6.

Hallazgo Nº3: El proceso para la elaboración de la planilla, carece de una adecuada

Norma 4.2 Requisitos de las actividades de control

Norma 3.1 Valoración del riesgo

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir,

Las normas existentes promueven se desarrollen “mapas de riesgos” con el detalle

1. La Institución no ha definido detalladamente sus riesgos, lo que ha impactado a los

INF-06 (09-2011) “Análisis del proceso de elaboración de la planilla del CONARE” 8