Código: 002-FR - 011

GESTIÓN DE LA CALIDAD
Fecha: 08 de Julio de 2014
Versión: 1
FORMATO INFORME DE
Aprobado por: Comité de
AUDITORIA
Calidad

1. INFORMACION GENERAL

FECHA DE DILIGENCIAMIENTO: 20-06-2014

SEDES AUDITADAS :
CRITERIOS DE AUDITORIAS:
FECHA DE LA AUDITORIA:
REPRESENTANTE POR LA
DIRECCION:
AUDITORES:
Edificio Grupo Area
Todos los Documentos que se encuentren
descritos en las caracterizaciones de Procesos
que soportan los Procesos Gerenciales,
Misionales y de Soporte de la empresa JS
CONTADORES SAS.
27 de Mayo y 17, 19 de Junio de 2014
Karime Martinez
Oswaldo Hernadez Gomez
Cindy Gonzales Polo

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
Verificar el grado de conformidad de todos los procesos del Sistema de Gestión de
Calidad de la empresa JS CONTADORES SAS, de acuerdo a los requisitos de la NTC-
ISO 9001:2008

3. CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR:

El equipo auditor realizo todas las actividades de revisión de la información

documental, basado el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa JS
CONTADORES SAS.

El equipo auditor se basó en una lista de verificación elaborada de forma específica

para la auditoria y congruente con el objetivo establecido para la misma, la
metodología utilizada fue entrevista y revisión de documentos. En el proceso de
desarrollo se informó a los auditados, los hallazgos encontrados, con el fin de que
fueran aclarados y en su caso aceptados.

Los responsables de la implementación de las acciones derivadas del incumplimiento

de las metas, deberán establecer las acciones necesarias con el fin de cumplir con
todo lo establecido.

3.1 HALLAZGOS

GESTION DE LA DIRECCION

 No se evidencia una explicación clara de la relación que tiene la política de

calidad con las actividades del proceso de Gestión por la Dirección
incumpliendo con lo establecido en el numeral 5.3 punto D, de la norma ISO
9001:2008.
 No se evidencia conocimiento sobre el objetivo del proceso de gestión por la
dirección, incumpliendo lo establecido en la caracterización de proceso.
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 Se evidencia que no existe claridad de cuáles son las actividades que realiza en
el proceso de gestión de la dirección, incumpliendo lo establecido en la
caracterización de proceso.
 Se evidencia que en la caracterización de proceso se tiene establecido la
actividad de creación de nuevos servicios pero no existe registros por parte del
proceso para llevar a cabo esta actividad, incumpliendo lo establecido en la
caracterización del proceso.
 No se tiene el acta de aprobación de la política de calidad y objetivos de calidad
de la organización incumpliendo el numeral 5.3 y 5.4.1 de la norma ISO
9001:2008.
 No se evidencia la disponibilidad de los recursos necesarios para el desarrollo
del sistema de gestión de calidad incumpliendo lo establecido en el numeral 5.1
en el punto D de la norma ISO 9001:2008.
 Se evidencia que no existe la aprobación de constitución del comité de calidad
de la organización incumpliendo el numeral 5.5.3 de la norma ISO 9001:2008.
 Se evidencia que no existe aprobación del organigrama de la empresa
incumpliendo el numeral 5.5.1 de la norma ISO 9001:2008.

GESTION DE LA CALIDAD

 Se evidencia que no se cuenta con el mecanismo para desarrollar el

diagnóstico del SGC incumpliendo lo establecido en la caracterización del
proceso.
 Se evidencia que no se tiene claro los criterios y los métodos necesarios para
asegurarse de que tanto la operación como el control de este proceso sean
eficaces incumpliendo lo establecido en el numeral 4.1 de la norma ISO
9001:2008.
 No se evidencia conocimiento de cómo se planifica el control de documentos y
el control de registros incumpliendo lo establecido en el procedimiento de
control de documento y control de registro.
 El acta de reuniones de comité de calidad presenta enmendadura y esta
tachado con lapicero incumpliendo con lo establecido en el numeral 4.2.4 de la
norma ISO 9001:2008.
 Se evidencia el procedimiento de compras impreso con versión anterior
considerándose como documento obsoleto incumpliendo así lo establecido en
el numeral 4.2.3 punto D.
 No se evidencia el backup del sistema de gestión de calidad para el mes de
marzo y junio incumpliendo lo establecido en el procedimiento de control de
documento.

GESTION CONTABLE

 No se evidencia claridad sobre los métodos para la planificación de las

asesorías contables incumpliendo lo establecido en el numeral 7.1 de la norma
ISO 9001:2008.
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 No se evidencia aprobación de los requisitos relacionado con el servicio de

asesoría contable incumpliendo lo establecido en el numeral 7.21 de la norma
ISO 9001:2008.
 Se evidencia la prestación de servicios contables a empresas sin contratos
como Logicosta, transporte Alonso Restrepo, construcciones visa, city sotheing
incumpliendo con lo establecido en el numeral 7.2.1 punto (A).
 Se evidencia desconocimiento en el alcance de las asesorías contables
incumpliendo lo establecido en el procedimiento de asesoría contables.
 Se evidencia que el formato de evaluación diagnostica 003-FR-001 aparece en
el listado maestro de documento en versión 3 con fecha de 17 de marzo y al
revisar la prueba diagnóstica realizada a la empresa Logicosta y viza aparece
versión 3 con fecha de aprobación de 24 de enero de 2014 incumpliendo lo
establecido en el numeral 4.2.3 punto C.
 Se evidencia que no se está llevando a cabo las visitas de revisión de la
información contable a la empresa transportar incumpliendo lo establecido en el
procedimiento de visitas contables.
 Se evidencia que no se tiene el acta de visita del mes de abril de la empresa
Oxicar incumpliendo lo establecido en el procedimiento de visitas contables.
 Se evidencia que se está utilizando el formato de control de visitas a las
empresa obsoleto, se revisó el acta de visita de la empresa Aire Max; se
evidencia la utilización del formato con fecha de aprobación 06-12-2013 y el
actualizado tiene aprobación el 17 de marzo de 2012, incumpliendo lo
establecido en la norma ISO 9001:2008 punto G.
 Se evidencia que no se le envió la solicitud de información contable a la
empresa JE equipos en el mes de febrero, incumpliendo lo establecido en el
procedimiento de asesoría contable.
 Se evidencia que la empresa JE equipos no ha enviado los documentos
contables de los meses marzo, abril y mayo incumpliendo lo establecido en el
procedimiento de asesoría contable.
 No se evidencia la validación de los estados financieros realizados a la empresa
inversiones baesco incumpliendo lo establecido en el procedimiento de asesoría
contable.

GESTION DE RIE

 Se evidencia que se está utilizando el formato de evaluación diagnostica de

RIE sin estar aprobado incumpliendo lo establecido el numeral 4.2.3 punto B de
la norma ISO 9001:2008
 No se evidencia aprobación de los requisitos relacionado con el servicio de RIE
incumpliendo lo establecido en el numeral 7.21 de la norma ISO 9001:2008.
 Se evidencia que los requisitos para prestar el servicio de RIE (propuesta) no
están revisados incumpliendo con lo establecido en el numeral 7.2.2 de la
norma ISO 9001:2008.
 No tiene claro cuáles son los mecanismos de comunicación con el cliente
incumpliendo con lo establecido en el numeral 7.2.3 de la norma ISO
9001:2008.
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 No se verifico ni valido la propuesta RIE de la empresa NOARCO incumpliendo

lo establecido en el numeral 7.5.2 de la norma ISO 9001:2008.

TALENTO HUMANO

 No se evidencia el perfil del cargo de coordinadora de calidad incumpliendo con

lo establecido en el procedimiento de selección y contratación de personal.
 No se evidencia el plan de formación anual para los empleados incumpliendo
con lo establecido en el numeral 6.2.2 de la norma ISO 9001:2008.
 No se evidencia mecanismo de evaluación de la eficacia de la capacitación
detectada a partir de la necesidad de formación en el procedimiento dice que
"esta deberá realizarse mediante encuestas o evaluación parcial.
 Se evidencia que el manual de perfiles no tiene fecha de aprobación,
incumpliendo con lo establecido en el numeral 5.5.1 de la norma ISO
9001:2008.
A
3.2 OBSERVACIONES

 Revisar el procedimiento de revisión por la Dirección cambiar la parte en donde

dice que se debe realizar semanalmente ya que incumple el procedimiento
inmediatamente
 Mirar el numeral de la norma 5.5.2 para explicar los mecanismos de cómo se
debe hacer y cuáles son las responsabilidades del representante por la
dirección.
 Es importante que a la hora de que le pregunten los objetivos y las actividades
de planificación irse a caracterización de los procesos y cuando le pregunten
como lo hace irse a procedimientos
 Armar un folder de solo RIE en donde maneja cada cliente con los requisitos
establecidos en el procedimiento
 Revisar procedimiento de gestión de RIE en donde pide 1. Certificación de
Existencia y Representación Legal emitido por la Cámara de Comercio, con una
expedición NO mayor de un mes o Cámara de Comercio. (definir con que
nombre manejar) puesto que el listado maestro de registro aparece otro
nombre.
 No se evidencia los registros de las encuestas enviados a los clientes para
medir su satisfacción.
 Colocar la ruta magnética de evaluación diagnostica de RIE y petición (no se
evidencia)
 No se tienen claro los mecanismos de almacenamiento de documentos y los
registros si son físicos o magnéticos favor revisar lo establecido en el listado
maestro de documentos y registro.

A 3.3 ASPECTOS POR RESALTAR

 Se evidencia el compromiso por parte de los líderes de los procesos y su grupo

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de colaboradores, en cuanto a la planeación, seguimiento y control adecuado

al sistema de gestión de calidad.
 Se cuenta con el apoyo de la dirección para el desarrollo del sistema de gestión
de calidad.
 Se evidencia conocimiento de la importancia de la política de calidad con todos
los empleados.
 Se cuenta con una plataforma virtual que soporta el desarrollo y documentación
del sistema de gestión de calidad
 Se cuenta con buen ambiente de trabajo apropiado para las labores contables,
financieras y tributarias.
 Se cuenta con una buena infraestructura apropiado para las labores contables,
financieras y tributarias.

AUDITOR