CAPÍTULO I

EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Los constantes cambios tecnológicos que influyen en las empresas,
organizaciones y en especial las Instituciones públicas en cuanto a sus
responsabilidades administrativas, las obliga a desarrollar estrategias y
acciones que conlleven a sus directivos a realizar una gestión financiera
exitosa, llevando de esta forma a realizar tareas en la planificación,
organización, ejecución y evaluación de sus objetivos, adecuándose al
entorno y las normativas legales en vigencia.
Desde este punto de vista, las instituciones públicas juegan un papel
importante en los sistemas nacionales de innovación y en los actuales
momentos se encuentran inmersas en diferentes procesos de
transformación, para convertirse en organismos más competitivos, dinámicos
y transparentes. Empero, existen estudios, que les atribuyen falta de
competitividad, eficiencia y pertinencia en lo que respecta a su gestión
financiera.
En lo que respecta a la Gestión Financiera, Morris & Brandon (2004),
infieren que es una de las tradicionales áreas funcionales de la gestión,
hallada en cualquier organización, competiéndole los análisis, decisiones y
acciones relacionadas con los medios financieros necesarios para la
actividad de una entidad.
Tomando en cuenta la anterior aseveración, se demuestra lo importante y
medular de las actividades financieras en una entidad sin importar que la
misma sea pública o privada. En otras palabras, en las entidades públicas,
debido a su importancia, Moore (2014), indica que debe existir una buena
ejecución que rija la gestión financiera, la cual debe estar acompañada, a su
vez, de un efectivo control interno que garantice que las actividades
económicas se realicen en términos de eficiencia, eficacia y economía.
 En tal sentido, siendo el objetivo principal del Fondo Estadal de
Prevención del Delito y Seguridad “FONPREDSE”, el de fortalecer los
organismos de seguridad ciudadana del estado Lara, mediante la inversión
oportuna en los planes programas y proyectos que le permitan a dichas
instituciones alcanzar las metas establecidas en beneficio de la colectividad
larense en cuanto a la convivencia ciudadana, contribuyendo de esta forma
con la disminución del índice delictivo en el estado Lara a través de la
prevención del delito y así mismo crecer como institución a nivel Estadal,
Nacional e Internacional, centrado en un modelo de una administración
eficiente y eficaz de los recursos recaudados, para lo cual, debe cancelar
valores por la adquisición de productos y servicios a proveedores, además
de ser agente de retención y posterior pago de valores de terceros.
Sin embargo, este fondo, ha presentado varias deficiencias en los
procesos de pago, motivado a que su gestión financiera obedece solo a
ingresos propios, generados por la recaudación de recursos, a través de las
multas aplicadas a los ciudadanos que contravienen la Ley de Prevención del
delito, seguridad, Convivencia y Paz Ciudadana. Cabe destacar que
anteriormente, no existían sistemas automatizados en los que se realizaran
los pagos, pues la información se procesaba manualmente, generando
demoras considerables en los pagos, generando molestias en los
proveedores, quienes se quejaban por la lentitud que existía, debido a que
tenían que esperar días o semanas, para que se procediera al trámite de sus
pagos, generándoles perdidas relacionadas con la pérdida constante y
sostenida del poder adquisitivo de la moneda.
Al respecto y ante las exigencias, el fondo, fue creciendo
tecnológicamente diseñando un sistema automatizado de pago. Empero, los
procedimientos respecto al pago a proveedores y fondos a terceros, no son
realizados adecuadamente, debido a las fluctuaciones en los ingresos, los
cuales se han visto afectados por la pandemia. Sin embargo, la misma Ley
de Prevención, Seguridad, Convivencia y Paz Ciudadana del Estado Lara,
prevé en su artículo 85, el pago de tasas en Criptomonedas.
Artículo 85: “A los efectos previstos para el pago de las multas
que se originen por el cumplimiento de la presente Ley, el infractor
o infractora podrá emplear moneda de curso legal en el país, o
cualquier otra aprobada y aceptada legalmente, pudiendo
adecuarse a las nuevas formas de pago digital, como la
Criptomoneda permitida conforme a las disposiciones contenidas
en los instrumentos jurídicos que regulan la materia”.

En base a lo anterior, para evitar el atraso en las cuentas por pagar,

podría tomarse en consideración su cancelación por medio de estos
instrumentos digitales.
Aunado a lo anterior el área financiera debe cumplir de forma más
eficiente con los procesos para el pago, para lo cual debe realizarse una
revisión exhaustiva a los procesos y procedimientos que se realizan
actualmente para el pago a proveedores y fondos de terceros.
Sobre la base de los señalamientos expuestos, es importante que se
diseñen estrategias para que el cumplimiento de obligaciones con terceras
personas, ejecutándose con un proceso adecuado, cuya finalidad es
desperdiciar el menor tiempo posible y generar una imagen de calidad en los
proveedores con quienes tiene compromisos. Sobre este particular,
Chiavenato (2010), indica: “las estrategias son cursos de acción general o
alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y
esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas”
(p.123).
En este mismo orden de ideas, la implementación de estrategias
permitirá, crear mecanismos internos para garantizar la eficacia, la eficiencia
y la economía en la gestión financiera, agregando valor al servicio,
mejorando la eficiencia y agilidad en los pagos, siendo esto viable con una
estructura diseñada para mantener un control integral de los procesos
financieros.
Derivadas de estos planteamientos teóricos la Universidad Nacional
Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ), no
escapa de esta realidad, institución que forma parte de las 30 universidades
experimentales venezolanas, con diversos grados de autonomía, que
depende en mayor medida de las disposiciones del Ejecutivo Nacional y del
Consejo Nacional de Universidades (CNU). Así se plantea esta investigación
específicamente en el área de servicios administrativos, departamento de
Administración unidad de ordenación de pago; objeto de este estudio. Donde
se observa como problemática la desactualización de estrategias dirigidas a
optimizar la gestión administrativa en el proceso ordenación de pagos a
proveedores.
Esta situación problemática es causada según algunas conversaciones
informales realizadas a los empleados, con sustento en informes de los
organismos centrales (año 2015) se evidencia una serie de situaciones
recurrentes como; quejas referentes al retraso de las órdenes de pago, no se
siguen las instrucciones del formato, errores y omisiones de firmas, sellos,
autorización, imputación presupuestaria. Además, en las dependencias
involucradas en el proceso de elaboración se producen fallas y retardos, en
las están: montos incorrectos, mala codificación, falta de soporte entre otros.
En consecuencia retrasan el procesamiento, es decir, las órdenes de pago
no tienen debida entrada o salida de cada unidad y por tanto, no se realiza la
tramitación a tiempo oportuno, creando grandes dificultades y demoran los
procesos de pago de compras, servicios, caja chica, reintegros, anticipos,
viáticos y pasajes, incumplimiento con los proveedores, molestias entre el
personal, entre otros. Por consiguiente, afectan la imagen corporativa
institucional, la trasparencia y la rendición de cuenta ante la Oficina de
Planificación del Sector Universitario (OPSU).
La argumentación presentada con base a las debilidades que se observan,
dieron origen a la posibilidad de proponer estrategias dirigidas a optimizar la
gestión administrativa en el proceso ordenación de pagos a proveedores en
el área de servicios administrativos, departamento de Administración unidad
de ordenación de pago de la Universidad Nacional Experimental de los
Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ), Barinas Estado Barinas,
año 2018. En función de los planteamientos se formulan las siguientes
interrogantes: ¿Cuáles son las estrategias que se pueden utilizar para la
optimización de la gestión administrativa en el proceso ordenación de pagos
a proveedores en el área de servicios administrativos, departamento de
Administración unidad de ordenación de pago de la Universidad Nacional
Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ),
Barinas Estado Barinas, año 2018? ¿Cuál es la factibilidad técnica,
económica y social de la propuesta de la aplicación de estrategias dirigidas a
la optimización en la gestión administrativa del proceso ordenación de pagos
a proveedores en el área de servicios administrativos? ¿Sera posible la
implementación de estrategias dirigidas a la optimizar en la gestión
administrativa del proceso ordenación de pagos a proveedores en el área de
servicios administrativos?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Proponer estrategias dirigidas a la optimización en la gestión administrativa
del proceso ordenación de pagos a proveedores Caso de Estudio: área de
servicios administrativos, departamento de Administración unidad de
ordenación de pago de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos
Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ), Barinas Estado Barinas, año
2018.
Objetivos Específicos
Diagnosticar las estrategias que se pueden utilizar para la optimización de la
gestión administrativa en el proceso ordenación de pagos a proveedores en
el área de servicios administrativos, departamento de Administración unidad
de ordenación de pago de la Universidad Nacional Experimental de los
Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ), Barinas Estado Barinas,
año 2018
Determinar la factibilidad Institucional, técnica, financiera de la aplicación de
estrategias dirigidas a la optimización en la gestión administrativa del
proceso ordenación de pagos a proveedores en el área de servicios
administrativos
Diseñar estrategias dirigidas a la optimización en la gestión administrativa del
proceso ordenación de pagos a proveedores en el área de servicios
Administrativos.
PROBLEMA
 Problema general
¿Qué procedimientos se han establecido para el pago a proveedores y
fondos
a terceros en el GAD Municipal de Atacames?
xvii
 Problemas específicos
¿Están determinados los procesos que se deben seguir para el pago a
proveedores y fondos a terceros?
¿Cuál es el tiempo promedio utilizado por el departamento financiero para la
realización de un pago?
¿Cuál es el protocolo documental que deben cumplir los trámites de pago a
proveedores y fondos de terceros?
JUSTIFICACIÓN
La importancia del presente proyecto investigativo radica en que el
levantamiento de procesos permitirá contar con una adecuada definición de
procedimientos para el pago de proveedores y fondos a terceros con quienes
debe cumplir obligaciones económicas el GAD Municipal de Atacames.
La utilidad práctica está determinada por cuanto, se podrán delinear
estrategias que permitan disminuir los periodos de tiempo utilizados por los
funcionarios en la ejecución de este tipo de pagos, dando la posibilidad a que
los mismos, puedan realizar otras actividades en beneficio de la gestión
municipal.
Los impactos del proyecto investigativo, son entre otros:
 Permitirá la institución municipal ser competitiva y eficiente.
 Se establecerán las herramientas adecuadas para mejorar el control
interno en los procesos financieros ejecutados.
 Se podrá atender en términos de eficiencia y calidad a los clientes
externos de la institución municipal.
xviii
Los beneficiarios del presente proyecto investigativo son por una parte los
proveedores y propietarios de los fondos de terceros, quienes, al solicitar los
pagos de sus recursos, podrán percibir calidad y eficiencia de parte de la
entidad en el cumplimiento de sus obligaciones. Del mismo modo, será
beneficiada la institución, que fortalecerá su gestión económica y tendrá la
posibilidad de mejorar el control interno sobre estos importantes procesos
administrativos financieros.
La factibilidad del proyecto está determinada por aspectos tales como:
 Se cuenta con los recursos, espacio y tiempo suficiente para el diseño
de procesos de pago a proveedores y fondos a terceros.
 Se tiene la colaboración y apoyo de parte de los funcionarios
encargados del manejo financiero del GAD municipal de Atacames para
la realización del estudio.
 Existen las herramientas, técnicas, financieras y de control interno para
elaborar adecuadamente el diseño de procesos.
OBJETIVOS
 Objetivo general
Diseñar los procesos para el pago a proveedores y fondos de terceros en el
GAD Municipal de Atacames, que promueva la eficiencia en la ejecución de
las
mencionadas actividades financieras.
 Objetivos específicos
 Describir los procesos que se ejecutan en el departamento financiero de
la entidad para el pago a proveedores y fondos de terceros.
 Analizar los periodos de tiempo utilizados por el departamento financiero
para la ejecución de los pagos y la atención a los usuarios.
xix
 Definir el protocolo documental que deben cumplir los trámites para el
pago a proveedores y fondos de terceros.

Justificación de la Investigación
La presente investigación tiene como relevancia el estudio de la gestión
administrativa en los procesos de ordenación de pago tanto en lo interno,
como del entorno y servirá para valorar, evaluar y analizar variables en
factores tanto pasados, presentes, así como tendencias de la gestión que se
esté dando en ese momento, en este sentido, las institución de educación
universitaria debe considerar los procesos a fin de determinar cuál es el
rendimiento está acorde con los objetivos de la misma.
Desde el aporte teórico, se considera la gestión de gran importancia, debido
a que dentro de la estructura organizativa de las instituciones universitarias
especialmente la Universidad Nacional Experimental de Los Llanos
Occidentales Ezequiel Zamora se debe desarrollar la capacidad gerencial
para la búsqueda del equilibrio entre la organización y su entorno.
Por consiguiente la propuesta será diseñada, recomendada y a la vez
considerada como una herramienta importante para el logro de los objetivos,
la utilización eficiente de los recursos; para obtener la optimización de los
proceso de pago a proveedores
Desde el punto de vista práctico, el estudio proporcionara un beneficio a sus
empleados administrativos por qué; realizaran con una mayor rapidez los
procesos administrativos de pagos cuando sean requeridos, mientras que
para los usuarios externos podrán contar con sus pagos oportunos o
respuestas satisfactorias y a tiempo. Al mismo tiempo, brindar un ambiente
laboral en que los integrantes del proceso puedan desempeñar al máximo
sus capacidades y una imagen de la institución fortalecida
En su aporte metodológico, proporciona un aporte significativo para otras
investigaciones relacionadas con el tema objeto de estudio, otorgándose así
el privilegio de ser una fuente de gran utilidad para otros trabajos, que puede
servir de guía y antecedente. será un aporte a la Línea de Investigación en la
que se enmarca este estudio es de Gerencia Empresarial y Social,
correspondiente a las líneas de investigación del Plan General de
Investigación de la UNELLEZ-Barinas año 2012.
Alcances y Delimitaciones
Este trabajo tiene como ámbito de acción Proponer estrategias dirigidas a
optimizar la gestión administrativa en el proceso ordenación de pagos a
proveedores en el área de servicios administrativos, departamento de
Administración unidad de ordenación de pago de la Universidad Nacional
Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ),
Barinas Estado Barinas, año 2018; con la finalidad de aportar las estrategias,
metas y acciones necesarias que contribuyan al fortalecimiento de la
institución universitaria en el pago a sus proveedores. De esta manera
mejorar la praxis, puesto que conlleva a la reflexión a las autoridades,
administradores y empleados quienes constantemente ameritan actualizar
conocimientos sobre el empleo de métodos y técnicas en la actualización de
la gestión administrativa.
Por consiguiente, tiene como delimitación en el área de servicios
administrativos, departamento de Administración unidad de ordenación de
pago; específicamente en la elaboración y proceso interdepartamental de las
pagos a proveedores. Ubicado en la UNELLEZ Barinas, Avenida 23 de Enero
sector Punto Fresco en el año 2018.