TABLA DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS, “FUID” Y “TRD”.

APRENDIZ:
PAOLA ANDREA LOZANO MERCHÁN
LUISA FERNANDA MELO CAÑÓN
YURI LILIANA OVIEDO HERNÁNDEZ
JANETH RODRÍGUEZ ARIAS
LUCERO USAQUIN TUTA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN FIN DE SEMANA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
FICHA 2143107, G2
BOGOTÁ, D.C.
2021
TABLA DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS, “FUID” Y “TRD”.

APRENDIZ:
PAOLA ANDREA LOZANO MERCHÁN
LUISA FERNANDA MELO CAÑÓN
YURI LILIANA OVIEDO HERNÁNDEZ
JANETH RODRÍGUEZ ARIAS
LUCERO USAQUIN TUTA

INSTRUCTOR:
CÉSAR RENÉ RAMOS TOCUA
ADMINISTRADOR DE EMPRESAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN FIN DE SEMANA
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
FICHA 2143107, G2
BOGOTÁ, D.C.
2021
 TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 5

1. TABLA DE CLASIFICACIÓN 6

2. FORMATO ÚNICO INVENTARIO DOCUMENTAL “FUID” 7

3. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL “TRD” 8

4. CONCLUSIONES 9

BIBLIOGRAFÍA 10

3
 LISTA DE ILUSTRACIONES

Pág.

Ilustración 1 Tabla de clasificación de los documentos 6

Ilustración 2 Formato Único de Inventario Documental 7

Ilustración 3 Tabla de Retención Documental de Dopatra Accesorios 8

4
 INTRODUCCIÓN

Es necesario dar a conocer al empresario las diferentes tablas que se tienen para
realizar una Gestión Documental en la empresa o PYME, y que a su vez pueda
comprender de una manera más clara y practica todo lo relacionado con el tema.

Esta información será de gran utilidad para aprender a llevar una administración
del archivo y poder organizar la documentación teniendo en cuenta las normas
legales y de la organización de forma que pueda ser implementada en la empresa.
Servirán de guía a la administración y al proceso de Gestión Documental para
proporcionar un servicio eficiente. Va a garantizar el derecho a la información, a
favorecer una adecuada selección documental, a permitir la adecuada
conservación de los documentos de valor histórico, a racionaliza recursos y
espacios. Por otro permite disminuir el volumen documental, y la conservación de
la parte documental de la empresa.

5
 1. TABLA DE CLASIFICACIÓN

Ilustración 1 Tabla de Clasificación de los Documentos

Fuente: Propia

En la siguiente tabla se encuentra la clasificación de documentos que se tomara

como guía al momento d archivar los documentos en la empresa, tomando como
guía el código correspondiente según su serie y área en la que se realizan.

6
 2. FORMATO ÚNICO INVENTARIO DOCUMENTAL “FUID”

Ilustración 2 Formato Único de Inventario Documental

FUENTE: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 42 (31, octubre, 2002).

Por medio de la cual se dictan los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas. Bogotá D. C., 2002

En el formato que se evidencia está relacionado todo el inventario de

documentación que maneja la empresa Dopatra Accesorios, con una fecha de
inicio y final algunos documentos guardados en carpetas o cajas, ya que no
cuenta esta empresa con una gran cantidad de folios a la hora de archivar, pero
algunos documentos son importantes.

7
 3. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL “TRD”

Ilustración 3 Tabla de Retención Documental de Dopatra Accesorios

Fuente: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Repositorio Normativo Archivo

General de la Nación. Acuerdo N°. 004 (30 abril 2019). Por el cual se reglamenta
el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación,
implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series
Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas
de Valoración Documental – TVD. Bogotá 22 de febrero de 2021

La anterior imagen es un pantallazo de un modelo de una Tabla de Retención

Documental diligenciada con base a los datos recolectados de la Tabla de
Clasificación y el Formato Único Inventario Documental de Dopatra Accesorios, en
la cual se puede evidenciar la clasificación por series y subseries, los años de
retención que se le deben asignar y el destino final que se le deben dar a los
documentos de la PYME.

8
 4. CONCLUSIONES

Es muy importante conocer lo que significa la Gestión Documental y lo valiosa que

esta puede llegar a ser para una empresa ya sea pública o privada, donde se debe
tener en cuenta el correcto manejo y conocimiento de las diferentes tablas
siguiendo los lineamientos que así dispone la ley.

Es necesario concientizar a las empresas y en este caso en particular a las mi

PYMES la importancia de implementar este tipo de Gestión Documental para el
buen funcionamiento del archivo y, seguir correctamente las indicaciones para que
sea más fácil de aplicar en la organización.

9
 BIBLIOGRAFÍA

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.

Norma Técnica Colombiana 1486 Documentación. Presentación de tesis,
trabajos de grado y otros trabajos de investigación. 2008.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.

Norma Técnica Colombiana 4490. Referencias documentales para fuentes de
información electrónicas. 1998.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 42 (31, octubre, 2002). Por medio

de la cual se dictan los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas. Bogotá D. C., 2002

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Repositorio Normativo Archivo General de

la Nación. Acuerdo N°. 004 (30 abril 2019). Por el cual se reglamenta el
procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación,
implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series
Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas
de Valoración Documental – TVD. Bogotá 22 de febrero de 2021

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