Informe Pormenorizado Del Sci A Octubre de 2019

CÓDIGO FO-CM-009
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO

VERSIÓN 01;Junio 2014
DEL CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
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Período evaluado: Del 01 de julio de

Jefe de Control 2019 al 31 de octubre de 2019
OLGA PATRICIA CASTILLO
Interno, o quien
RANGEL
haga sus veces Fecha de elaboración: 01 de
Noviembre de 2019
ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA EN LA ENTIDAD
EN LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD:
Como resultado de las auditorias basadas en riesgos practicados a la entidad se cuentan

con los Planes de Mejora en los procesos de Gestión Administrativa, Movilidad y
Transporte, Gestión Jurídica, Desarrollo Social y Seguridad y Convivencia.
El avance a septiembre de 2019 es del 62,5%.
ACTIVIDA ACTIVIDA
ACTIVIDA
DES POR DES ACTIVIDA AVANCE
DES
HALLA CUMPLIR CUMPLIDA DES NO 3er AVANCE
PROCESO CUMPLIDA
ZGOS TERCER S CUMPLIDA TRIMESTR TOTAL
S AL 100
TRIMESTR PARCIALM S E
%
E ENTE
GESTIÓN
ADMINISTRATI 75 124 47 9 68 38% 42,0%
VA
TRANSPORTE
73 180 125 33 22 69% 72,0%
Y MOVILIDAD
GESTIÓN
JURÍDICA Y
16 24 15 1 8 63% 64,6%
CONTRACTUA
L
DESARROLLO
47 54 35 9 10 65% 72,7%
SOCIAL
CONVIVENCIA
Y SEGURIDAD 23 31 12 15 4 39% 61,3%
CIUDADANA
TOTAL 234 413 234 67 112 54,7% 62,5%
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EN LOS PLANES DE MEJORA INSTITUCIONALES:
Se encuentran vigentes cinco (5) Planes de Mejoramiento Institucionales: dos (2) con la
Contraloría de Cundinamarca (vigencia 2017 y 2018); uno (1) con la Contraloría General de la
Nación (PLANES DE MEJORA INSTITUCIONALES. Plan de Mejora de los Recursos SGP 2014
vía SIREC); uno (1) con el archivo General de la Nación y uno (1) con la Procuraduría General de
la Nación (Predios IEM Secretaria de Educación Municipal que no ha sido evaluado por el ente de
Vigilancia y control).
1. Plan de Mejora C1910580179

Entidad: Contraloría de Cundinamarca
Vigencia: 2017
Fecha de aprobación Contraloría de Cundinamarca: 28 de enero de 2019
Fecha de vencimiento: 28 de enero de 2020.
Estado: en ejecución
Porcentaje de avance del Plan a septiembre de 2019: 91.37%
Método de envió: Físico y magnético a la Contraloría de Cundinamarca
Periodo de reporte: Semestral.
Anexo en 22 folios:
2. Plan de Mejora C19105800918
Entidad: Contraloría de Cundinamarca
Vigencia: 2018
Fecha de aprobación contraloría: 24 de julio de 2019
Fecha de vencimiento: 24 de julio de 2020.
Porcentaje de avance del Plan a septiembre de 2019: 60%
Método de envió: Físico y magnético a la Contraloría de Cundinamarca
Periodo de reporte: Semestral
Anexo: 22 folios
3. Plan de Mejoramiento a los recursos del SGP

Entidad: Contraloría General de la Nación.
Fecha de aprobación CGN: 02 de febrero de 2016.
Fecha de vencimiento: 31 de diciembre de 2019
Porcentaje de avance del Plan a septiembre de 2019: 82%
Método de envió: electrónica al SIRECI Contraloría General de la Nación
4. Plan de Mejoramiento Archivístico AGN
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Entidad: Archivo General de la Nación.

Fecha de aprobación: 5 de octubre de 2017.
Fecha de vencimiento: 30 de diciembre de 2019
Informe de Seguimiento No. 8
Corte 30 de septiembre 2019.
Porcentaje de Avance del Plan: 63%
Método de envió: Físico al AGN y correo electrónico AGN
5. Plan de Mejoramiento IEM

Entidad: Procuraduría General de la Nación
Fecha de aprobación: 15 de septiembre de 2017.
Fecha de vencimiento: 14 de marzo de 2018.
Corte 30 de septiembre 2019.
Porcentaje de Avance del Plan: 77%
Método de envió: NA.
EN EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ADQUISIONES:
El Plan Anual de Adquisiciones, como lo establece el artículo 3 del Decreto 1510 de 2013,
compilado en el Decreto 1082 de 2015, es un instrumento de planeación contractual de la Entidad
que permite identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y
servicios; diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda, que
permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación y busca comunicar información útil
y temprana a los proveedores potenciales, para que éstos participen de las adquisiciones que
hace la entidad. Se convierte en la herramienta administrativa más útil para mostrar conformidad
al principio de Planeación.
El informe presenta el seguimiento realizado al Plan Anual de Adquisiciones (PAA) tercer
trimestre de 2019 publicado en la página del Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP
II y suministrado a esta oficina por las dependencias de la Alcaldía Municipal. Con corte a 30 de
septiembre de 2019 se cumple en un 59% de las actividades programadas en el Plan Anual de
Adquisiciones y un avance de ejecución del 48%, situación que debe ser revisada por la
administración.
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ALCALDÍA DE FUSAGASUGÁ
GRAFICA No. 1
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO POR DEPENDENCIAS
ACTIVIDADES PROGRAMADAS
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
TERCER TRIMESTRE DE 2019
Fuente: Datos Suministrados por las Dependencias.- SECOP II

Elaboración Propia
La grafica No. 1 muestra el porcentaje de contratos ejecutados por las diferentes dependencias
de la Alcaldía Municipal de acuerdo a su Plan Anual de Adquisiciones programado y publicado
en la página del SECOP II para el tercer trimestre de 2019, donde se observa que la Secretaria
de Hacienda, la Secretaria de Gobierno y la Oficina del fondo de solidaridad ejecutaron el 100%
de los contratos programados seguida de la Dirección de Gestión Humana con el 86%,
Secretaria de Cultura 83%, Secretaria de Infraestructura 82%, Oficina TIC con el 75%, Secretaria
de Movilidad y Secretaria de Administrativa con el 67%, Secretaria de Desarrollo Económico y
Competitividad y Oficina de Turismo con el 50%, Secretaria de Salud con el 43%, Secretaria de
Familia e Integración Social con el 40%, Secretaria de Educación 36%, SAAT 33%, y la Secretara
de Planeación que no realizó ninguna contratación.
EN EL CUMPLIMIENTO DEL SIGEP
En cumplimiento al Plan de Acción de la Oficina de Control Interno, rol de relación con entes
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externos de control enmarcado en el artículo 2.2.21.5.3 del Decreto 648 de 20171 enviamos el
informe de la verificación del artículo 2.2.17.10 del Decreto 1083 de 2015 y el Decreto 2842 de
2010 artículo 10 los cuales señalan en el numeral 3 que los contratistas de prestación de
servicios previamente a la celebración del contrato, están obligados a diligenciar el formato único
de hoja de vida. De igual como lo señala el artículo 11 del Decreto 2842 de 2010 será
responsabilidad de cada servidor público o contratista registrar y actualizar la información en su
hoja de vida y declaración de bienes y rentas, según corresponda, la información registrada y su
actualización debe ser verificada por el jefe de recursos humanos o de contratos o quien haga
sus veces.
La verificación consistió en la revisión de 123 contratos de prestación de servicios de la vigencia

2018 seleccionados aleatoriamente de un total de 260 reportados por la Dirección de
Contratación lo cual representa una muestra del 48% aproximadamente y de 174 hojas de vida
de funcionarios de la planta de personal de un total de 346 reportados por la Dirección de Gestión
Humana lo cual representa una muestra del 50% aproximadamente.
En la revisión se pudo constatar que todas las hojas de vida que hicieron parte de la muestra
cuentan con el Formato de Hoja de Vida de la Función Pública, de este total un 80%
aproximadamente registra como fecha de diligenciamiento entre el año 2012 y 2017 y otras no
registran fecha y el 20% restante entre el año 2018 y 2019; del total de la muestra
aproximadamente 14 hojas de vida no registran firman por parte del Director de Gestión Humana.
De igual forma de la muestra seleccionada 19 hojas de vida no contienen la declaración

juramentada de bienes y rentas de la vigencia 2018 y 5 fueron de entregadas
extemporáneamente.
Se sugiere a la Dirección de Gestión Humana realizar actividades de sensibilización periódicas

sobre la importancia de mantener actualizadas las historias laborales.
En la revisión de contratos se pudo constatar que todos los contratos que hicieron parte de la
muestra cuentan con el Formato de Hoja de Vida de la Función Pública de este total un 9%
aproximadamente equivalente a 12 contratos presenta novedades, en cuatro contratos las hojas
de vida no fueron firmadas y/o validadas por el Director de Contratación, en dos contratos las
hojas de vida fueron validadas por el Director de Contratación posterior a la firma del contrato, en
cuatro contratos al comparar la firma del formato único de hoja de vida con la de la declaración
juramentada de bienes y rentas se evidencia que son diferentes, en un contrato la declaración
1
Departamento Administrativo de la Función Pública Decreto No. 648 del 19 de abril de 2017 Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083
de2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Publica.
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juramentada de bienes y rentas no está firmada por el contratista.
EN LA AUSTERIDAD DEL GASTO:
El Articulo 1 del Decreto 0984 de 2012 se indica…”En todo caso, será responsabilidad de los
Secretarios Generales, o quienes hagan sus veces, velar por el estricto cumplimiento de las
disposiciones aquí contenidas…”.
Dentro de la información revisada llama la atención los siguientes aspectos:
1. El Contralor delegado para economía y finanzas publicas de la Contraloría General de la

Republica a través de certificación que publico en su sitio web
https://certificacionley617.contraloria.gov.co/Certificacionley617/, que el Municipio de Fusagasugá
durante la vigencia fiscal de 2018 recaudo Ingresos Corrientes de Libre Destinación por la suma
de $ 47.117.597 miles, que los gastos de funcionamiento de dicho municipio representaron el
42.18% de los Ingresos Corrientes de Libre Destinación. De acuerdo con la certificación publicada
por la Contraloría el Municipio de Fusagasugá, durante la vigencia 2018 cumplió con lo establecido
en los artículos 1 y 2 de la Ley 617 de 2000 y la Resolución Orgánica 5393 de 2002, que establece
que para los Municipios de Segunda Categoría los gastos de funcionamiento no podrán superar
como proporción de sus ICLD el 70%.
2. En el valor consolidado del primer y segundo trimestre de la vigencia 2019 los gastos de
funcionamiento representan un 31.37% de los ingresos corrientes de libre destinación cumpliendo
con lo establecido en los artículos 1 y 2 de la Ley 617 de 2000 y la Resolución Orgánica 5393 de
2002, que establece que para los Municipios de Segunda Categoría los gastos de funcionamiento
no podrán superar como proporción de sus ICLD el 70%.
3. Se evidencia un aumento de los gastos de funcionamiento del primer trimestre al segundo

trimestre de la vigencia 2019 en aproximadamente $ 2.445.382.484 lo que equivale a un
incremento del 50.36%.
4. En el mes de junio se presentó un incremento en el número de funcionarios teniendo en

cuenta que una vez culminadas las etapas del proceso del Concurso Abierto de Méritos para
proveer los empleos vacantes “Proceso de Selección No. 530 de 2017-Cundinamarca”, a la
Administración Municipal le correspondía efectuar los nombramientos en periodo de prueba de los
funcionarios de las respectivas listas de elegibles, en todo caso la planta no excede el número de
cargos aprobados que para la presente vigencia son en total 374.
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5. Se presentó un incremento significativo en el pago por sentencias, laudos y conciliaciones

en el primer semestre de la vigencia 2019 se registra un pago por $ 2.129.953.685 y
para el mismo periodo del año 2018 se registra un pago por $ 105.610.459.
6. Se registra un aumento en el pago total por concepto de viáticos y gastos de viaje en el

consolidado semestral del año 2019 con respecto al mismo periodo del año 2018 en un valor
aproximado de $ 11.854.311 equivalente a un 24.54%.
6. Comparando el valor que se registra en las ejecuciones pasivas reportadas por la

Secretaria de Hacienda con el valor registrado por la Dirección de Recursos Físicos en
cuanto al pago de servicios de energía y alumbrado público para el segundo trimestre de la
vigencia 2019 se presenta una diferencia de $ 331.453.959 en el pago por este concepto,
razón por la cual la oficina de Control Interno en su labor preventiva de enfoque hacia la
prevención alerta nuevamente a la Dirección de Recursos Físicos sobre las diferencias en
el cruce de información de esta oficina con la registrada en la ejecución pasiva con relación
al pago de servicios públicos de la planta que evidencia las deficiencias en el
establecimiento de los controles y materializa el riesgo de pago de intereses moratorios y
cortes del servicios.
ACCIONES CORRECTIVAS QUE LA ADMINISTRACION DEBE INICIAR DE MANERA

INMEDIATA:
MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL Y DE CORRUPCION:
Para el año 2019, la entidad identifico 8 riesgos para los 18 procesos existentes. Cuatro (4)
riesgos tienen controles y cuatro (4) riesgos no tienen. Los controles definidos no son eficientes,
no cuentan con una periodicidad específica para su realización ni un propósito específico que
indique para que se realiza.
El mapa de riesgos de corrupción de la vigencia 2019, no presenta cambios ni actualización

alguna pese a que en el año 2018 se materializo un riesgo de corrupción denominado “Pedir o
recibir dineros en forma directa o en favor de un tercero”, el líder del proceso donde se materializo
el riesgo efectuó la denuncia respectiva frente a la autoridad competente con privación de la
libertad del funcionario denunciado.
Ante esta situación la Entidad debe de manera inmediata efectuar la respectiva actualización toda
vez que este elemento establece los criterios generales para la identificación y prevención de los
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riesgos de corrupción, permitiendo a su vez la generación de alarmas y la elaboración de

mecanismos orientados a prevenirlos o evitarlos.
ATENCION AL CIUDADANO
Se encuentra implementado y en marcha el Software de Gestión Documental ControlDoc. Del cual

se espera mejore la comunicación escrita con el ciudadano y Usuarios y las estadísticas de
atención. No se ha implementado ni adoptado la Política de Atención al Ciudadano, protocolos de
Atención al Ciudadano, como tampoco la caracterización que defina la atención al ciudadano,
usuarios o grupos de interés atendidos (identificación de proveedores, entradas, actividades,
salidas), manuales ni procedimientos actualizados como tampoco la medición de la percepción del
cliente.
El Plan de Acción de Atención al Ciudadano no se encuentra debidamente diligenciado, no señala

las alternativas de mejora y las acciones señaladas como mejoras a implementar no son
pertinentes para subsanar los aspectos débiles que permitan el avance en esta Política, no se
evidencia una articulación de las acciones planteadas con las actividades de gestión y las
observaciones señaladas en el autodiagnóstico que fue revisado y ajustado por la oficina de
control Interno en el desarrollo de la auditoría basada en riesgos realizada en el mes de abril de
2019 al proceso de gestión administrativa la cual acorde a la evidencia encontrada la ubica en el
nivel 2 de 5 con un cumplimiento del 32.8 sobre 100.
La administración municipal, adelanto en la vigencia2019 el autodiagnóstico de la Gestión de

trámites arrojando una calificación muy baja de 13.7 sobre 100. En el informe de seguimiento al
Plan Anticorrupción efectuado por la oficina de control interno en el mes de abril se solicitó a la
entidad generar el plan de acción frente a las debilidades y falencias en este componente e
incluirlo en el Plan anticorrupción, sin embargo al revisar el documento enviado por la Oficina de
Desarrollo Institucional con respecto al Plan de Acción Política de Tramites no se encuentra
diligenciado por lo que se solicita a esta dependencia corregir de manera inmediata esta
situación.
El Plan de Implementación Transparencia y Acceso a la Información no señala las metas y/o

productos a realizar y los indicadores descritos no son pertinentes no se encuentran bien
formulados, así las cosas como está planteado este plan de acción no subsana los aspectos
débiles para el avance en esta Política, no se describen acciones claras ni articuladas con las
actividades de gestión y las observaciones señaladas en el autodiagnóstico que como se dijo
anteriormente fue revisado y ajustado por la oficina de control Interno en el desarrollo de la
auditoría basada en riesgos realizada en el mes de abril de 2019 al proceso de gestión
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administrativa acorde a la evidencia encontrada el cual arroja el 52,1 sobre 100 ubicándola en
nivel 3.
La entidad, no tiene publicada la totalidad de la Información mínima obligatoria de conformidad con

lo establecido en los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014, en la revisión se encontró que
algunos de los documentos que se detallan en este informe no cumplen en contenido con lo
requerido por las normas descritas y en otros casos que se describen cuentan con vínculos sin
documentos para descargar; denotando falta de control y seguimiento a la calidad de los
contenidos de los documentos que se publican, se encuentra información duplicada a lo largo de
las consultas realizadas.
Es importante para los responsables de las políticas y componentes del Plan efectuar un cruce de
información de los autodiagnósticos, planes de acción, planes de mejora y resultados finales del
ITA con el propósito de que se generen acciones articuladas que permitan avanzar en la
consolidación de las políticas y de los componentes del presente Plan.
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
La entidad genero un plan de acción a partir de los resultados del autodiagnóstico del Plan
Anticorrupción y de atención al ciudadano, en el informe de seguimiento y evaluación del mes de
abril la Oficina de Control Interno solicitó ajustarlo y replantearlo acorde a las situaciones
encontradas en este primer seguimiento y socializarlo nuevamente con los responsables para que
avanzaran en la ejecución de las actividades contenidas en el mismo. El avance de cumplimiento
es del 49,15 ( 67% abril; 31,25% agosto)
En el documento remitido por la Oficina de Desarrollo Institucional a través de correo electrónico

el día 05 de septiembre de 2019 se evidencia que no se efectuó ajuste alguno al Plan ni tampoco
fue replanteado pese al requerimiento efectuado por esta Oficina, por consiguiente las
alternativas de mejora planteadas y las acciones de mejora a implementar no conllevan al avance
en las políticas y componentes del mismo situación que debe ser corregida de manera inmediata
teniendo en cuenta las observaciones presentadas en los respectivos informes de la Oficina de
Control Interno.
GESTION DEL RIESGO: El componente de Gestión de riesgo establece 13 actividades para 5

subcomponentes con plazos febrero, abril, junio, agosto y diciembre de 2019.
Componente 1: Gestión del Riesgo de Corrupción -Mapa de Riesgos de Corrupción
fecha de fecha
Subcomponente Actividades producto Responsable
inicio final
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Publicación de la
Publicar la Política de
Oficina de
Política de administración de
1.1 Desarrollo feb-19 feb-19
Administración riesgos en la
Institucional
de Riesgos página web y la
intranet
Subcomponente /proceso 1
Socializar en Oficina Asesora de
Política de Administración de
campo al 100% Comunicaciones
Riesgos de Corrupción
Socializar la del personal la
Política de Política de
1.2 Oficina de feb-19 ago-19
Administración Administración
Desarrollo
de Riesgos de Riesgos
Institucional
durante la
vigencia
Mapa de riesgos
Revisar los Mapa
institucional por
2.1 de Riesgos por Todos los procesos feb-19 jun-19
proceso vigencia
proceso Actual
2019
Actualizar los
procesos de la Mapa de
2.2 alcaldía procesos Todos los procesos feb-19 ago-19
conforme a actualizado
modernización
Generar los
Subcomponente/proceso 2 riesgos por
Construcción del Mapa de proceso de Mapa de riesgos
Riesgos de Corrupción 2.3 acuerdo a la institucional Todos los procesos feb-19 ago-19
actualización de actualizado
manera
participativa
Generar los
riesgos de
corrupción de Mapa de riesgos
2.4 acuerdo a la por corrupción Todos los procesos feb-19 ago-19
actualización de institucional
manera
participativa
Publicación en la Oficina de
página web e
Desarrollo
intranet de la
Publicar el Mapa Institucional
Alcaldía de
Subcomponente /proceso 3 de Riesgos
3.1 Fusagasugá feb-19 ago-19
Consulta y divulgación institucional
Mapa de Riesgos
Actualizado Oficina Asesora de
institucional por
Comunicaciones
proceso
Actualizado
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Publicación en la Oficina de
página web e Desarrollo
Publicar el Mapa intranet de la Institucional
de Riesgos de Alcaldía de
3.2 feb-19 ago-19
corrupción Fusagasugá
Actualizado Mapa de Riesgos Oficina Asesora de
de corrupción Comunicaciones
Actualizado
Actas de
Realizar 4 mesas Oficina de
seguimiento a los
técnicas de Desarrollo
Mapas de
seguimiento y Institucional
riesgos de
4.1 revisión de los feb-19 ago-19
corrupción
riesgos de
validados por
corrupción Todos los procesos
cada
Subcomponente /proceso 4 anuales
dependencia
Monitoreo o revisión
Mapas de Oficina de
Ajustar y publicar riesgos de Desarrollo
el mapa de corrupción Institucional
4.2 riesgos en caso ajustados y feb-19 ago-19
de evidenciar publicados en la Oficina Asesora de
cambios Página Web e Comunicaciones
Intranet
Publicación del
informe de
Oficina de Control
5.1. evaluación con abr-19 abr-19
Interno
corte al 30 de
abril de 2019
Revisión de las Publicación del
causas, los informe de
Oficina de Control
Subcomponente/proceso 5 5.2. riesgos y su evaluación con ago-19 ago-19
Interno
seguimiento evolución y corte al 31 de
efectividad de los agosto de 2019
controles. Publicación del
informe de
evaluación con Oficina de Control
5.3. dic-19 dic-19
corte al 31 de Interno
diciembre de
2019
ACTIVIDAD 1. Socializar en campo al 100% del personal la Política de Administración de Riesgos

durante la vigencia.
No se presentó evidencia de la socialización en campo al 100% de la Política de Administración

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de Riesgos al personal de la Administración Municipal durante la vigencia 2019.
Verificada la página web se encontró publicada la Política en el link: http://www.fusagasuga-

cundinamarca.gov.co/NuestraAlcaldia/SaladePrensa/Paginas/Plan-Anticorrupcion-2019.aspx
A través de correo electrónico de fecha 21 de enero de 2019 se envió por parte de la Oficina de
Desarrollo Institucional a los correos electrónicos institucionales de las dependencias los
componentes del Plan Anticorrupción Vigencia 2019 para la revisión y aprobación de las
actividades formuladas.
ACTIVIDAD 2. Revisar los Mapas de Riesgos por Proceso Actual-Mapa de Riesgos Institucional
por proceso vigencia 2019.
En el link http://www.fusagasuga-cundinamarca.gov.co/Transparencia/Paginas/Politicas-
Lineamientos-y-Manuales.aspx se evidencia la publicación del Mapa de Riesgos Institucional 2018
y 2019 sin embargo al compararlos se evidencia que son los mismos riesgos del año 2018 para el
año 2019.
La entidad identifico 8 riesgos para los 18 procesos existentes. De estos 4 tienen controles y 4 no
tienen controles, los controles definidos no son eficientes, no cuentan con una periodicidad
específica para su realización ni un propósito específico que indique para que se realiza, entre
otros aspectos.
Los controles no cuentan con todas las variables para el diseño adecuado del mismo; por ejemplo
el control debe tener una periodicidad específica para su realización (diario, mensual, trimestral,
anual, etc.) y su ejecución debe ser consistente y oportuna para la mitigación del riesgo.
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Por lo que en la periodicidad se debe evaluar si este previene o se detecta de manera oportuna el
riesgo, todos los controles deben tener una periodicidad específica. Si queda a criterio la
periodicidad de la realización del control, tendríamos un problema en el diseño del control.
El control debe tener un propósito que indique para qué se realiza, y que ese propósito conlleve a
prevenir las causas que generan el riesgo (verificar, validar, conciliar, comparar, revisar, cotejar) o
detectar la materialización del riesgo, con el objetivo de llevar acabo los ajustes y correctivos en
el diseño del control o en su ejecución para mitigar la causa de la materialización del riesgo.
La entidad debe integrar al Mapa de Riesgos Institucional, los riesgos de seguridad digital que es
aquella combinación de amenazas y vulnerabilidades en el entorno digital. Puede debilitar el logro
de objetivos económicos y sociales, así como afectar la soberanía nacional, la integridad territorial,
el orden constitucional y los intereses nacionales, incluye aspectos relacionados con el ambiente
físico, digital y las personas.
La Oficina de Desarrollo Institucional presentó un borrador de la matriz de riesgos del proceso

gestión administrativa sin embargo la entidad no cuenta con un mapa de riesgos por proceso y el
mapa de procesos no incluye todas las dependencias de la entidad
Se requiere replantear el mapa de riesgo institucional con base en los riesgos identificados por
procesos en las auditorias basadas en riesgos realizadas por la Oficina de Control Interno y en
las observaciones presentadas en los diferentes informes.
El mapa de riesgos de la vigencia 2019 contiene 7 acciones con 7 indicadores sin periodicidad de
medición, sin embargo la oficina de control interno efectuó la revisión evidenciando lo siguiente:
INDICADOR 1. No. De planes de acción /sistemas de gestión implementados.
No se presentaron planes de acción relacionados con la implementación de sistemas de gestión.
INDICADOR 2: No. De planes de acción trimestrales reportados/No. De procesos *100
La Oficina de Control interno realiza seguimiento y evaluación a los siguientes planes: Planes de
mejoramiento producto de las auditorías internas realizadas a las siguientes dependencias:
Secretaria Administrativa, Defensa Judicial, Familia e Integración Social, Secretaria de Movilidad
y Seguridad y Convivencia. Total Planes 5.
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Planes de Mejoramiento Institucional: Plan de Mejoramiento Institucional Vigencia Auditada 2017

presentado a la Contraloría de Cundinamarca. Plan de Mejoramiento Institucional Vigencia
Auditada 2018 presentado a la Contraloría de Cundinamarca. Plan de Mejoramiento Archivístico
fecha de inicio 30 de octubre de 2017-fecha de finalización 30 de diciembre de 2019 presentado
al Archivo General de la Nación. Plan de Mejoramiento del SGP 2014.
Generación de indicadores: En el link http://www.fusagasuga-

cundinamarca.gov.co/Transparencia/Metasobjetivosindicadoresdegestindesempeo/INFORME%20
INDICADORES%20TRIMESTRE%20II%202019.pdf se evidencia informe de seguimiento al
reporte de indicadores de gestión del primer y segundo trimestre de la vigencia 2019 por parte de
la Oficina de Desarrollo Institucional.
Planes de Acción: En el link http://www.fusagasuga-

cundinamarca.gov.co/Transparencia/PoliticasLineamientosManuales/2019%20PLAN%20DE%20
ACCI%C3%93N.pdf se evidencia publicación del plan de acción de la vigencia 2019 y en general
de los planes que adelanta la administración.
INDICADOR 3. Matriz DOFA
No se presentó evidencia.
INDICADOR 4. Generar una herramienta para el control de la comunicación interna y externa:

La Oficina TIC suscribió contrato de prestación de servicios profesionales No. 2019-0377, objeto
“PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA REALIZAR ACTIVIDADES QUE
PERMITAN PONER EN MARCHA EL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL A CARGO DE
LA OFICINA DE LAS TIC DEL MUNICIPIO DE FUSAGASUGÁ.” Dentro de la ejecución del
contrato se diseñó y se presentó cronograma de actividades para la puesta en operación del
software ControlDoc, el cual fue aprobado por el Comité de Archivo el 26 de Junio de 2019.
Se realizaron aproximadamente sesenta (60) capacitaciones dirigidas a los funcionarios y

contratista de la Administración Municipal sobre el uso y manejo del Software de Gestión
Documental ControlDoc, sensibilizando que esta plataforma permite generar y controlar
digitalmente la información garantizando la trazabilidad y la conservación de la misma desde su
inicio (etapa de proyección) hasta su notificación (firma mecánica principal), mitigando el riesgo
de presentarse perdida de información. En total se capacitaron 24 de 37 convocados del nivel
directivo (secretarios, directores, jefes de oficina), con relación a los funcionarios y contratistas se
capacitaron 217 de 336 convocados.
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Dentro del cronograma se tenía programado iniciar con la puesta en operación del Software
ControlDoc el 02 de septiembre de 2019, pero teniendo en cuenta que para el 28 de agosto no
fue aprobado y socializado con las dependencias y oficinas la siguiente documentación se
cumplio con dicha actividad hasta finales del mes de septiembre.
1. El Manual de operación de la Ventanilla Única de Correspondencia (VUC) aprobado y

socializado en la administración municipal.
2. Resolución que norme la operación de la ventanilla única de correspondencia con el
software de gestión documental.
3. Resolución que norme la operación del módulo web de PQRSDF como canal de
comunicación oficial de la ciudadanía para radicar Peticiones, Quejas, Reclamos,
Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones (PQRSDF) a través de internet.
En atención a la reunión del Comité Institucional de Gestión y Desempeño que se llevó a cabo el
03 de septiembre de 2019, en el que se manifestó que no había sido posible iniciar la puesta en
operación del software por falta de los documentos o actos administrativos en mención, comité en
el que también se solicitó que una próxima reunión debía aprobarse el ajuste al cronograma en su
versión 2. A la fecha se ha cumplido un 65% de las actividades del cronograma.
El personal de la Oficina TIC realizó aportes al Manual de Ventanilla Única de Correspondencia

con relación al software de gestión documental ControlDoc, proceso que se llevó a cabo de
manera colaborativa los días 05 y 06 de septiembre de los corrientes con las funcionarias de la
Secretaría Administrativa, en el que indicó lo siguiente:
 Modificación frente al tema de correspondencia recibida, en cuanto al horario de atención a

la ventanilla única de correspondencia, correspondencia de sobre sellado, trámite traslado
de vehículo a la Secretaría de Movilidad.
 También se realizó ajuste a la correspondencia interna, aclarando que el único medio por el
cual se emite y recibe la correspondencia al interior de la Administración Municipal será a
través del software de gestión documental ControlDoc.
 Con relación a la correspondencia enviada, se indicó que el proceso de notificación sería
responsabilidad de la Secretaría Administrativa, teniendo en cuenta que desde allí se debe
establecer cómo sería el proceso de notificación.
 Adicional a esto se estableció que la correspondencia enviada electrónicamente se hará
únicamente a través de la opción de envío de correos electrónicos mediante el software de
gestión documental ControlDoc.
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 Todos los procedimientos, trámites u otras actividades del Manual de Ventanilla Única de
Correspondencia se relacionaron junto con los Manuales del Software ControlDoc. Los
cuales se encuentran en el Software de Gestión Documental en la sección de manuales.
 Toda comunicación interna hacia la secretaría de educación será realizada en el Software
ControlDoc y se hará el envío a la funcionaria de atención al ciudadano de esa dependencia
con el propósito de que sea radicada a través del módulo SAC de PQRSD de la Secretaría
de Educación. Cuando el documento se produce de la Secretaría de Educación se realizará
la radicación en el módulo de PQRSD de atención al ciudadano de la Alcaldía de
Fusagasugá.
Respecto al documento de la Política de Gestión Documental, fue revisado en mesas de trabajo

en agosto de 2018 en el que se hicieron aportes y si en la actualidad fue modificado estos pueden
obedecer necesidades en temas jurídicos o de procedimiento que por competencia los establece
la Secretaría Administrativa. Estos documentos para que sean aprobados por el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño.
INDICADOR 5. Revisar la pertinencia de los indicadores:
La Oficina de Desarrollo Institucional a través del formato FO-DI-023 denominado REPORTE DE

INDICADORES consolida los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad de todos los
procesos, esta dependencia realiza el seguimiento al cumplimiento de los indicadores. Revisada
la página web de la entidad se encontró publicado en el link http://www.fusagasuga-
cundinamarca.gov.co/Transparencia/Paginas/Informes.aspx el resultado de los indicadores del
segundo trimestre de la vigencia 2019.
INDICADOR 6.Implementación del SGSI, actualización de la infraestructura tecnológica, e

infraestructura tecnológica e infraestructura y recursos físicos.
Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI)
Mediante el Decreto 139 de 2018 se adoptó el Modelo de Seguridad y Privacidad de la

Información (MSPI) de la Alcaldía de Fusagasugá, en cumplimiento de la Política de Gobierno
Digital (Decreto 1008 de 2018).
Aprobados 4 de 6 Formatos
 FO-GT-013 Inventario de activos de información alcaldía municipal de Fusagasugá.

 FO-GT-014 Matriz de riesgos de seguridad de la información
 FO-GT-015 Declaración de aplicabilidad
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 FO-GT-016 Etiquetado y clasificación de información
Aprobados 2 de 12 Procedimientos:
 PR-GT-003 Procedimiento etiquetado y clasificación de información

 PR-GT-004 Procedimiento de Gestión de medios removibles
El 03 de mayo de 2019 la Oficina TIC emitió Circular Informativa 1040-02.002 enviada por correo
electrónico a todos los funcionarios con el Asunto: Acciones frente a la integración de Planes
Institucionales y Estratégicos en materia de delitos informáticos, donde se recuerda que dentro
del Mapa de Riesgos y el Plan Anticorrupción para la vigencia 2019, se establecieron acciones
preventivas para evitar que se presenten delitos informáticos en la entidad en concordancia con
la normatividad vigente y en especial los señalados en los artículos 269 al 269 J del Código Penal
Colombiano Ley 599 de 2000. En este comunicado también se adjuntó las Circulares de la
Contraloría, los Planes en mención y el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información
(MSPI).
Adquisición de Infraestructura tecnológica 2018
Servicios de hosting para unificar varias plataformas a nivel web (www.vivefusagasuga.com.co

www.fusagasugadigital.gov.co, PIGAP, UNETE al Parche y ControlDoc) y servicios de 411
cuentas de correo electrónico institucional con almacenamiento adicional. Contrato de Prestación
de Servicios No. 2018-0349.
Adquisición de UPS, Gabinete para centro de cableado principal, mantenimiento al Aire

Acondicionados, Disco Duros para NAS existentes y otros para mejorar el Data Center Local de
la Administración Municipal. Contrato de Compraventa No. 2018-0496. Estos equipos y servicios
se adquirieron teniendo en cuenta los riesgos a los que se encontraban expuestos los servidores
y equipos de telecomunicaciones que no tenían respaldo de energía y regulación de la misma
para proteger estos equipos, ya que continuamente se presentan suspensiones de servicio de
energía eléctrica y al reestablecer el servicio la empresa de energía no garantiza su regulación en
el voltaje normal, por lo que se han ocasiona daños en la infraestructura tecnológica del centro de
datos local tales como: aire acondicionado y discos duros de la unidad de almacenamiento de
información NAS Seagate y switch próximo a adquirirse en el 2019.
Adquisición de Infraestructura tecnológica 2019

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 Para el proceso GESTIÓN TIC que lidera la Oficina TIC, se iniciaron acciones con el ánimo
de garantizar la seguridad informática, dando alcance al proceso de selección abreviada de menor
cuantía No. SA-2019-0418 publicado el 26 de agosto de 2019 en la Plataforma SECOP II con el
Objeto: ADQUISICIÓN E INSTALACIÓN DE CABLEADO ESTRUCTURADO, REDES DE VOZ,
DATOS Y ELÉCTRICAS, INCLUÍDO EQUIPOS DE RED Y ALMACENAMIENTO PARA EL
FORTALECIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DEL CENTRO
ADMINISTRATIVO MUNICIPAL DE LA ALCALDÍA DE FUSAGASUGÁ.
Con este proceso se incluye la compra de un Firewall o cortafuegos para evitar que los usuarios
de Internet no autorizados tengan acceso a redes privadas del Centro Administrativo Municipal
que están conectadas a Internet, ya que todos los mensajes que entren o salgan pasan a través
del cortafuegos, que examina cada mensaje y bloquea aquellos que no cumplen los criterios de
seguridad especificados, dando cumplimento a las acciones pertinentes para mitigar los riesgos
del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información (MSPI) de la Alcaldía de Fusagasugá.
Este firewall permitirá una protección necesaria a la red contra virus, malware, intrusos u otros, es
una medida para la seguridad informática. Según el cronograma está en manifestación de interés
y observaciones al pliego definitivo.
se lleva a cabo en la Plataforma SECOP II el proceso de contratación por Selección Abreviada

denominado: SERVICIO DE CUENTAS DE CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL DE LA
ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE FUSAGASUGÁ. Actualmente, según el cronograma está en
manifestación de interés y observaciones al pliego definitivo. Este proceso como servicios
tecnológicos, teniendo en cuenta que se requieren más cuentas de correo electrónico y dado el
cumplimiento de los servicios contratados en el año 2018 que vencen en octubre y noviembre del
año en curso.
se adelanta la adquisición de dos (2) unidades de almacenamiento en RED (NAS) mediante el

proceso de COMPRA DE EQUIPOS TECNOLOGICOS Y LICENCIAMIENTO DE SOFTWARE
PARA SISTEMA OPERATIVO, HERRAMIENTA OFIMÁTICA, ENTRE OTROS PARA LA
ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE FUSAGASUGÁ. Este proceso de selección abreviada se
encuentra radicado desde el 30 de agosto de 2019, fichas técnicas y características que fueron
emitidas el 26 de Julio de 2019 por la Oficina TIC a la Dirección de Recursos Físicos.
INDICADOR 7. Actualización de procesos

El mapa de procesos se encuentra desactualizado conforme a la modernización. Se presentó un
archivo denominado consolidado caracterizaciones que contiene la caracterización de 18
procesos que registran fecha de aprobación 13 de junio de 2014, se encuentra en blanco la
caracterización del proceso control interno disciplinario y recursos físicos.
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Revisada la página web se encontró el link http://www.fusagasuga-

cundinamarca.gov.co/Transparencia/Paginas/Calidad.aspx que contiene el Mapa de Procesos,
sin embargo este no ha sido actualizado conforme a la modernización efectuada por la
Administración en el año 2017.
ACTIVIDAD 3. Mapa de Procesos Actualizado conforme a la Modernización.
El mapa de procesos se encuentra desactualizado conforme a la modernización. Se cuenta con

un archivo denominado consolidado caracterizaciones que contiene la caracterización de 18
procesos que registran fecha de aprobación 13 de junio de 2014, se encuentra en blanco la
caracterización del proceso control interno disciplinario y recursos físicos.
ACTIVIDAD 4. Mapa de Riesgos Institucional Actualizado de manera participativa.
No se cuenta con actualización de manera participativa.
ACTIVIDAD 5.Mapa de Riesgos por Corrupción Institucional de manera participativa.
No se cuenta con actualización de manera participativa.participativa.
ACTIVIDAD 6.Publicación en la página web e intranet de la Alcaldía de Fusagasugá del Mapa de

Riesgos Institucional por Proceso actualizado.
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No se encontró la publicación del Mapa de Riesgos Institucional 2019 por Proceso actualizado en
la página web de la entidad. Se registra publicación de Mapa de Riesgos Institucional 2019. No se
pudo verificar en la intranet toda vez que no se pudo acceder al sitio web.
En el link http://www.fusagasuga-cundinamarca.gov.co/Transparencia/Paginas/Politicas-
Lineamientos-y-Manuales.aspx se evidencia la publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción
2018 y 2019 sin embargo al descargar los archivos para compararlos se evidencia que es el
mismo contenido.
ACTIVIDAD 7.Publicación en la página web e intranet en la Alcaldía de Fusagasugá Mapa de

Riesgos de Corrupción actualizado.
Revisada la página web se registra publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción Institucional
que contiene 4 riesgos de corrupción y estableció 7 actividades y 4 controles.
Se requiere que la administración Municipal replantee los controles en el Mapa de Riesgos de

corrupción toda vez que estos deben monitorearse de manera permanente y no con fechas
extremas y estos deben evitar la ocurrencia del riesgo y no medir estrategias, la Matriz No. 2
relaciona la cantidad de riesgos identificados por proceso, el número de controles y su
materialización que en este periodo es “0”.
El documento publicado en el link http://www.fusagasuga-

cundinamarca.gov.co/Transparencia/PoliticasLineamientosManuales/PLAN%20ANTICORRUPCIO
N%202019.pdf denominado Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano vigencia 2019 versión
1 en su página 4 señala en el diagnóstico del componente gestión del riesgo que en la vigencia
2018 se materializo un riesgo, revisado el link http://www.fusagasuga-
cundinamarca.gov.co/Transparencia/Paginas/Politicas-Lineamientos-y-Manuales.aspx se registra
la publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción 2018 y 2019, sin embargo al compararlos
tienen el mismo contenido, no se presenta cambio alguno pese a la materialización de un riesgo.
La Guía para la Administración del Riesgo y el diseño de controles en entidades públicas del
DAFP describe las acciones a seguir en caso de materialización de riesgos de corrupción, y entre
otras acciones señala la actualización del mapa de riesgos de corrupción.
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De igual forma no se evidencia cambio pese a que en el informe de seguimiento realizado por la
Oficina de Control Interno en el mes de abril se solicitó a la administración municipal incluir
identificación de riesgos de corrupción asociados a la prestación de trámites y servicios en el
mapa de riesgos.
Revisados los controles del mapa de riesgos de corrupción estos no son eficientes y no cuentan
con todas las variables para el diseño adecuado del mismo, es importante que se revisen las
orientaciones establecidas en la Guía para la Administración del Riesgo y el diseño de controles
en entidades públicas establecida por el DAFP.
De las acciones planteadas en el Mapa de Riesgos de Corrupción se identificaron 4 acciones-

indicadores con fechas extremas de seguimiento junio y agosto de 2019 así:
ACCION 1. Implementar al 100% el SECOP II en la Administración Municipal

ACCION 2. Contratación Vía SECOP II
La Administración Municipal a la fecha crea, evalúa y adjudican sus Procesos de Contratación a

través de la plataforma SECOP II a excepción de los procesos de contratación directa que se
realizan a través del SECOP I de acuerdo con las orientaciones entregadas por la Agencia
Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente.
ACCION 3. Implementación del FUID en las dependencias:
De acuerdo con el informe enviado por el archivo municipal a través de correo electrónico el día 10
de septiembre de 2019 se informa lo siguiente:
La entidad no contaba con el formato normalizado por calidad, así que se solicitó la aprobación,
que finalmente quedo con el código FO-GA-014, por lo que se elabora la Circular reglamentaria
N.1102-12.02.001 del 2018, cuyo objeto es la aplicación del FUID normalizado, en los archivos de
gestión. Se elabora cronograma y se realiza socialización en cada una de las dependencias de la
entidad, para dar a conocer el instrumento archivístico y el instructivo de diligenciamiento,
socializando un total de 65 funcionarios. En seguimiento a la capacitación de funcionarios con el
manejo y aplicación del FUID, se realizaron 27 socializaciones del formato.
Se diseña formulario en medio electrónico el cual consta de 5 preguntas sobre el FUID, para
evaluar a los funcionarios, de los cuales se remitieron 183 solicitudes y contestaron 66
funcionarios; analizando los documentos se evidencio que la mayoría contestaron de forma
acertada a las preguntas; al cerrar el plazo de diligenciamiento se remitieron las respuestas a los
correos y se remite informe al Secretario Administrativo.
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En febrero de la presente vigencia, se socializo nuevamente el formato, realizando un taller

práctico donde se realizó el trabajo de diligenciamiento. Igualmente mediante radicado N.7169 del
12/03/2019 se solicita a la dirección de gestión humana y a la secretaria jurídica, que se dé
cumplimiento al Decreto 1080 de 2015, art.2.8.2.2.4, definiendo los procedimientos para garantizar
la entrega de los inventarios documentales por parte de los funcionarios de planta y contratistas
cuando finalicen sus actividades, por lo que la dirección de gestión humana mediante circular
informativa
1110.11.02-003 da a conocer la obligación de realizar las respectivas entregas del cargo bajo acta
de entrega de puesto de trabajo en el formato FO-GH-069 , donde se estipula la entrega de los
inventarios documentales. A la fecha aproximadamente a 40 funcionarios salientes se les reviso el
FUID de la entrega de puestos.
ACCION 4. Implementar la Política de Administración de la Información
De acuerdo con el informe presentado por la Oficina TIC con radicado número 28640 de fecha 09
de septiembre de 2019 señala por el momento no se ha realizado un trabajo articulado con la
Oficina de Desarrollo Institucional frente al tema, pero la Oficina TIC en atención a la Circular
Externa No. 003 de agosto de 2018, remitida por la Oficina de Desarrollo Institucional el 08 de
agosto de los corrientes y de acuerdo a los lineamientos del Despacho envío 14 de agosto de
2019 correo electrónico al Secretario Jurídico con el borrador de una propuesta como Política de
tratamiento de datos personales aplicable a todos los procesos de las Alcaldía de Fusagasugá,
con el fin de ser revisada y ajustada de acuerdo a las directrices normativas o regulatorias para
que pueda ser usada en medio digital e impreso.
El objetivo es mejorar esta propuesta en borrador y generar la primera versión de la política para
que sea llevada a aprobación por parte de la entidad, tal como lo indique la Oficina de Desarrollo
Institucional.
La Oficina TIC cuenta con el Manual de Seguridad de la Información

MA-GT-002, manual que contempla 10 Políticas específicas en seguridad
de la Información, el cual fue aprobado los días 02 y 06 de marzo de
2018 por el Comité Técnico de Calidad.
ACTIVIDAD 8. Acta de seguimiento a los mapas de riesgos de corrupción validados por cada
dependencia de las 4 mesas técnicas anuales realizadas de seguimiento y revisión.
No se presentó evidencia de realización de las 4 mesas técnicas anuales para el seguimiento y

revisión de los riesgos de corrupción.
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ACTIVIDAD 9. Mapa de Riesgos de corrupción ajustados y publicados en la página web e

intranet.
No se registra publicación del mapa de riesgos de corrupción ajustados en la página web, no se

pudo verificar en la intranet toda vez que no se pudo acceder al sitio web.
ACTIVIDAD 10. Publicación del Informe de Evaluación con corte a 31 de agosto de 2019 en la
página web.
En el informe anterior se solicitó que la administración ajustara los tiempos de publicación de los
informes de Control Interno en el subcomponente 5 toda vez que las fechas de seguimiento y
Publicación establecidos son los siguientes:
Fechas de seguimientos y publicación: La Oficina de Control Interno realizará seguimiento (tres) 3

veces al año, así: Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril. En esa medida, la publicación
deberá surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de mayo. Segundo
seguimiento: Con corte al 31 de agosto. La publicación deberá surtirse dentro de los diez (10)
primeros días hábiles del mes de septiembre. Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre.
La publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de enero.
Sin embargo revisado el subcomponente 5 se evidencia que no se efectuó el ajuste como se

había solicitado en el informe anterior.
RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES
Facilita el acceso a los servicios que brinda la administración pública, y le permite a las entidades
simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, acercando el
ciudadano a los servicios que presta el Estado, mediante la modernización y el aumento de la
eficiencia de sus procedimientos.
La Administración municipal registra en el SUIT 151 trámites

http://www.funcionpublica.gov.co/web/suit/buscadortramites?_com_liferay_iframe_web_portlet_IFr
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.
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Las actividades tienen como fecha extrema el 1 de diciembre de 2019 lo que no permite
establecer su cumplimiento por periodos de corte de seguimiento por parte de la oficina de
Control Interno (abril-agosto).
Comité de Racionalización de Tramites: Revisado el seguimiento a la operatividad de los comités

institucionales este comité no está operando.
Para racionalizar sus trámites, la entidad puede adelantar tres tipos de mejoras:
1. Normativa: que es aquella modificación de normas para simplificar, reducir o eliminar

requisitos, cobros, y tiempos de ejecución de trámites.
2. Administrativa: Este ejercicio se circunscribe a la revisión interna que realiza la entidad para
reducir pasos, optimizar procedimientos, eliminar o simplificar formularios y documentos,
reducir tiempos, establecer nuevos puntos de atención, ampliación de horarios, entre otros.
3. Tecnológica: está asociada al uso de tecnologías de la Información y las Comunicaciones, de

tal manera que un trámite que es presencial pueda ser disponible en línea a través de la web,
de forma total o parcial.
Dentro de estos tipos de acción se asocian diversas tareas que ayudan a lograr el propósito de
racionalizar un trámite como son:
 Simplificación: aplicación de estrategias que conduzcan a hacer más efectivos los trámites
como reducción de costos, documentos, pasos a seguir, requisitos y tiempo de duración del
trámite
 Estandarización: busca establecer trámites equivalentes frente a pretensiones similares
que pueda presentar una persona ante diferentes autoridades.
 Eliminación: suprimir trámites que cuestan tiempo y energía, y que son inútiles para el
Estado y engorrosos para el ciudadano; estos trámites se caracterizan por no tener sustento
jurídico o por carecer de pertinencia administrativa
 Optimización: serie de actividades que permiten aumentar el grado de satisfacción del
usuario, a través de actividades como modernización en las comunicaciones, relaciones entre
entidades, consultas entre áreas o dependencias de la entidad, aumento de puntos de atención
y reducción del tiempo en los puntos de atención, entre otras
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 Automatización: mediante el cual la entidad se apoya en el uso de las Tecnologías de la

Información y la Comunicación -TIC, para apoyar y optimizar los procesos que soportan los
trámites. El mecanismo de la automatización integra diversas herramientas tecnológicas en los
diferentes momentos de los trámites, para facilitar el acceso a la información, reducir los costos
de los trámites y generar menores desplazamientos a los usuarios. Como ejemplo se pueden
resaltar los pagos en línea, los formularios en línea y la recepción de documentos en línea.
La Política de Racionalización de Trámites es un mecanismo con el que se da cumplimiento tanto

a la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información (Ley 1712 de 2014), en lo
relacionado con la publicación y registro de los trámites en el Sistema Único de Información de
Trámites - SUIT y en la publicación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
El Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG establece la Política de Racionalización de

trámites en la tercera dimensión Gestión con valores para el resultado:
Los trámites son los mecanismos a través de los cuales los ciudadanos, usuarios y grupos de
valor acceden a sus derechos y cumplen con sus obligaciones. La política de Racionalización de
Trámites está orientada a simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y
procedimientos administrativos, para facilitar el acceso de los ciudadanos a sus derechos
reduciendo costos, tiempos, documentos, procesos y pasos en su interacción con las entidades
públicas. A continuación, se presenta un esquema de los resultados esperados de la
implementación de esta política y los pasos a llevar a cabo para alcanzarlos.
Criterios diferenciales para la política de Racionalización de Trámites
Los criterios diferenciales para esta política se fundamentan en la gradualidad y buscan generar
capacidad instalada en las entidades de tal forma que cada vez se vayan apropiando de más
responsabilidades y mejores formas de gestión que los motive a avanzar hacia niveles superiores.
Todo ello, encaminado a brindar a los ciudadanos facilidades, mejoras y mecanismos más
expeditos en la realización de los trámites.
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Adicionalmente, en la medida que la política va siendo implementada, las evaluaciones que se

adelanten con la implementación de MIPG podrán dar cuenta del compromiso que ha asumido la
entidad para hacer que su gestión diaria optimice su relación con el ciudadano.
El anexo 3 del MIPG contiene los criterios diferencias de la Política de Racionalización de

Trámites Lineamientos en Nivel Básico, Intermedio y avanzado el cual es útil para la entidad en el
avance de esta Política y su inclusión al componente Racionalización de Tramites del Plan
anticorrupción.
La administración municipal, adelanto en la presente vigencia el autodiagnóstico de la Gestión de

trámites arrojando una calificación muy baja de 13.7 sobre 100. En el informe de seguimiento al
Plan Anticorrupción efectuado por la oficina de control interno en el mes de abril se solicitó a la
entidad generar el plan de acción frente a las debilidades y falencias en este componente e
incluirlo en el Plan anticorrupción, sin embargo al revisar el documento enviado por la Oficina de
Desarrollo Institucional con respecto al Plan de Acción Política de Tramites no se encuentra
diligenciado.
El Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) puso a disposición de la entidades

la Guía metodológica para la racionalización de trámites a través de la Dirección de Participación,
Transparencia y Servicio al Ciudadano (DPTSC), con el fin de fortalecer la política de
racionalización de trámites en las entidades de la administración pública, en sus respectivas
fases. Lo anterior le da cumplimiento a lo establecido en los artículos 17 y 18 de la Ley 489 de
1998, el artículo 1 de la Ley 962 de 2005 y los artículos 39 y 40 del Decreto Ley 019 de 2012.
http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/506911/2017-12-
04_Guia_metodologica_racionalizacion_tramites_ajuste.pdf/b00c472f-8872-4553-bfce-
6c8f97403054.
RENDICION DE CUENTAS es la expresión del control social que comprende acciones de

petición de información, diálogos e incentivos. Busca la adopción de un proceso transversal
permanente de interacción entre servidores públicos —entidades— ciudadanos y los actores
interesados en la gestión de los primeros y sus resultados. Así mismo, busca la transparencia de
la gestión de la Administración Pública para lograr la adopción de los principios de Buen
Gobierno.
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La entidad estableció 4 actividades para 4 subcomponentes, de estas cuatro solo la primera

presenta fecha final de ejecución marzo de 2019, actividad no cumplida, las actividades restantes
planteadas en este componente presentan fecha de terminación diciembre de 2019.
Componente 3: Rendición de cuentas
Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable fecha inicial fecha final
Publicar la totalidad
de la Información
Subcomponente mínima requerida de
Todas las
1 Información de que tratan los
Página web dependencias Oficina
calidad y en 1.1 artículos 9°, 10 y 11 feb-19 mar-19
actualizada Asesora de
lenguaje de la Ley 1712 de
Comunicaciones
comprensible 2014 reglamentada
con el Decreto 103
de 2015.
Subcomponente Realizar dos
2 Audiencias de
Diálogo de doble Rendición de cuentas informe de rendición todas las
2.1 feb-19 dic-19
vía con la anual garantizando la de cuentas dependencias
ciudadanía y sus participación de la
organizaciones comunidad
Subcomponente
3. Incentivos Realizar una emisión
Realizar la difusión Oficina Asesora de
para motivar la cada dos semanas
de los eventos y Comunicaciones,
cultura de la 3.1 de los eventos por feb-19 dic-19
actividades de la todas las
rendición y los canales que se
administración. dependencias
petición de requiera.
cuentas
Subcomponente Aplicar 100
4 Encuestas de Publicación de Secretaria de
Evaluación y Satisfacción en las resultados de Gobierno, Oficina
4.1 feb-19 dic-19
retroalimentación Audiencias de satisfacción en la Asesora de
a la gestión Rendición de página web Comunicaciones
institucional Cuentas
ACTIVIDAD 1.Publicar la totalidad de la Información mínima requerida de que tratan los artículos
9°, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014 reglamentada con el Decreto 103 de 2015.
La actividad con corte marzo de 2019 no fue cumplida, se solicitó en el informe anterior tomar
acciones correctivas de manera inmediata por parte de la Entidad, revisado el link de
Transparencia se encontró que no se encuentra publicada la totalidad de la Información mínima
requerida de que tratan los artículos 9°, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014 reglamentada con el
Decreto 1032 de 2015, tampoco se encontró el informe de solicitudes de acceso a la información
2
Presidencia de la República de Colombia, Decreto 103, enero de 2015 “ por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se
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establecido en el parágrafo 2 del artículo 52 del Decreto 103 de 2015.
ACTIVIDAD 2. Realizar dos audiencias de rendición de cuentas anual garantizando la

participación de la comunidad.
Primera Rendición de Cuentas: La administración Municipal realizo el jueves 28 de marzo de

2019 a las 2:00 PM en el auditorio de la Institución Educativa Municipal Teodoro Aya Villaveces,
Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la Gestión realizada durante el Segundo semestre
del año 2018.
Segunda Rendición de Cuentas: La administración municipal tiene previsto para el día 26 de

septiembre realizar la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de manera virtual de la gestión
realizada durante el primer semestre de la vigencia 2019.
En el link http://www.fusagasuga-cundinamarca.gov.co/Paginas/Rendicion-de-Cuentas.aspx
se podrá consultar el informe de rendición de cuentas del primer semestre de la vigencia 2019.
dictan otras disposiciones.

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La política de participación ciudadana y de rendición de cuentas contenida en la tercera dimensión

del Modelo Integrado de Planeación y Gestión establece que la entidad adoptara el enfoque
diferencial
basado en la implementación progresiva de las orientaciones de la política a partir de
requerimientos
que parten de los requisitos mínimos y obligatorios establecidos en la normatividad vigente,
y agrupando las entidades territoriales en tres niveles: incipiente, intermedio y avanzado.
El avance de las entidades estará basado en el autodiagnóstico y los retos que estas se fijen
para avanzar en los niveles de desarrollo para el cumplimiento de estas con el acompañamiento
que ofrezca Función Pública. No obstante, entre una vigencia y otra no se podrá retroceder en
el cumplimiento de requisitos.
La entidad diligencio el autodiagnóstico de la Gestión de la Política de participación ciudadana

con una calificación de 1 sobre 100. No Genero Plan de acción. Se requiere que la entidad,
a partir de este autodiagnóstico genere el plan de Acción e incluya las actividades en el Plan
Anticorrupción y de atención al ciudadano.
A través de correo la oficina de desarrollo institucional envió Plan de Acción de la Política de

Participación Ciudadana, al revisar las mejoras a implementar estas no se encuentran
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incluidas en las actividades del Plan Anticorrupción tal y como se había solicitado en el informe
de evaluación anterior.
La entidad deberá diseñar, mantener y mejorar espacios que garanticen la participación ciudadana
en todo el ciclo de la gestión pública (diagnóstico, formulación, implementación, evaluación
y seguimiento) en el marco de lo dispuesto en artículo 2 de la Ley 1757 de 2015; lo cual exige
que, desde la dimensión de Direccionamiento Estratégico y Planeación, se incluya de manera
explícita la forma como se facilitará y promoverá la participación ciudadana.
Dentro de los espacios de participación se incluyen aquellos que faciliten el ejercicio del control
social y la evaluación ciudadana, a través de procesos permanentes de rendición de cuentas
que se deben garantizar durante todo el ciclo de la gestión pública. A continuación, se presenta
un
esquema en donde se identifican los resultados esperados de la implementación de esta Política
incluyendo algunas orientaciones sobre la Estrategia de Rendición de Cuentas, así como los
pasos
o acciones generales que la entidad puede llevar a cabo para alcanzar dichos resultados:
Elaborar el diagnóstico del estado actual de la participación ciudadana en la entidad

– A partir de los resultados de las evaluaciones (incluyendo la de la oficina de control interno y el
autodiagnóstico de rendición de cuentas), identificar y documentar las debilidades y
fortalezas en la implementación de la política de Participación Ciudadana en la Gestión Pública,
por
cada uno de los ciclos de la gestión
– Validar con las dependencias misionales y de apoyo si los grupos de valor con los que se trabajó
en
la vigencia anterior atienden a la caracterización de ciudadanos, a que alude la dimensión de
Direccionamiento Estratégico y Planeación
– Diagnosticar si los canales que empleó la entidad para promover la participación ciudadana son
los
idóneos de acuerdo con la caracterización de ciudadanos
– En materia de rendición de cuentas, seguir los pasos de autodiagnóstico que indique el
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Manual Único de Rendición de Cuentas

– Socializar con los servidores públicos de la entidad los resultados del diagnóstico de la
participación
ciudadana
Construir la estrategia de Participación ciudadana en la gestión, articulada a la planeación y

gestión
institucional
– Conformar y capacitar un equipo de trabajo que lidere la planeación de la participación

– Identificar en conjunto con las dependencias misionales y de apoyo a la gestión, las actividades
en
las cuales han programado involucrar a sus grupos de valor e identificar cuáles de ellas
corresponden a participación en el ciclo de la gestión y clasificarlas en cada una de las fases
– Identificar si las actividades contemplan involucrar las instancias de participación legalmente
establecidas
– Verificar que todos los grupos de valor estén contemplados en al menos una de las actividades
identificadas. En caso contrario, determine otras actividades en las cuales pueda involucrarlos
– Divulgar la estrategia de Participación por distintos canales; construir un mecanismo para hacer
seguimiento a las observaciones ciudadanas en el proceso de diseño de la estrategia, y divulgar
la versión definitiva de acuerdo con las observaciones recibidas por los grupos de valor
Construir la estrategia de Rendición de Cuentas en el PAAC
– Definir (i) canales y metodologías que se emplearán para desarrollar las actividades de rendición
de
cuentas, (ii) mecanismos de capacitación para los grupos de valor, que incluya la capacitación
para el control social, (iii) recursos, alianzas, convenios y presupuesto asociado a las
actividades que se implementarán, (iv) cronograma de ejecución de las actividades, (v) roles y
responsabilidades de las diferentes dependencias, (vi) etapas y mecanismos de seguimiento a la
implementación y evaluación de la estrategia, (vii) campañas de comunicación (interna y externa)
– Las acciones de participación relacionadas con Rendición de Cuentas, deberán incluirse
en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, acorde con lo señalado en la Ley 1474 de
2011,
las cuales serán definidas atendiendo los lineamientos del Manual Único de Rendición de Cuentas
Ejecutar las estrategias de Participación y Rendición de Cuentas

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Identificar la información que servirá de insumo para los procesos de participación ciudadana, y
socializarla previamente, en especial con los grupos de valor que serán convocados al proceso de
participación, así como las rutas de consulta de la misma
– Convocar las actividades ya definidas habilitando canales, escenarios, mecanismos y medios
presenciales y electrónicos para recoger las recomendaciones u objeciones de los grupos de valor
frente a la gestión de la entidad. Las actividades que se hagan en el ciclo de seguimiento,
evaluación
y control deberán incluir la invitación a las veedurías para la promoción del control social.
– Analizar las recomendaciones u objeciones recibidas en el proceso de participación y efectuar

los
ajustes a que haya lugar. Este proceso aplica para las actividades de rendición de cuentas en el
cual se debe analizar el fortalecimiento del diálogo desarrollado en el proceso
Evaluar las estrategias de Participación y Rendición de Cuentas
– Analizar los resultados obtenidos en la implementación de las estrategias de Participación y

Rendición de Cuentas, para: (i) Identificar el número de actividades en las que se involucró al
ciudadano, (ii) grupos de valor involucrados, (iii) fases del ciclo que fueron sometidas a
participación,
y (iv) resultados de la incidencia de la participación. En Rendición de Cuentas se analizará
adicionalmente la evaluación ciudadana de los resultados de la gestión
– Publicar y divulgar los resultados, consolidarlos y visibilizarlos de forma masiva y mediante el
mecanismo que empleó para convocar a los grupos de valor que participaron. Se deberá hacer
especial énfasis en los resultados de la participación del control social efectuado por la ciudadanía
y las veedurías. Los reportes individuales diligenciados en los formatos internos deberán quedar a
disposición del público
– Documentar las buenas prácticas de la entidad en materia de Participación y Rendición de
Cuentas
Para facilitar la implementación de esta política, Función Pública ofrece una serie de
documentos guía, disponibles en la sección de publicaciones de su página Web
http://www.funcionpublica.gov.co/web/eva/publicaciones:
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 Orientaciones para promover la participación ciudadana en los procesos de

diagnóstico y planeación de la Gestión Pública - Versión 1
 Guía metodológica para la evaluación de la Gestión Pública con enfoque
basado en derechos humanos, dirigida a las veedurías ciudadanas
 Plan Nacional de Formación Control social a la Gestión Pública – Módulos 0 al
11
 ABC de la Ley 1757 de 2015 Estatuto de participación democrática en
Colombia.
El anexo 4 del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG contiene los criterios
diferenciales de la Política de Participación Ciudadana en la Gestión Pública en nivel
básico, intermedio y avanzado.
No se encontró publicación del mecanismo o procedimiento para participar en la formulación de
políticas o en el ejercicio de las facultades de la entidad.

ATENCIÓN AL CIUDADANO : Centra sus esfuerzos en garantizar el acceso de los ciudadanos
a los trámites y servicios de la Administración Pública conforme a los principios de información
completa, clara, consistente, con altos niveles de calidad, oportunidad en el servicio y ajuste a las
Necesidades, realidades y expectativas del ciudadano.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Componente 4: Servicio al Ciudadano
Fecha
Subcomponente Actividades Meta o producto Responsable fecha inicial
final
oficio de
solicitar
Subcomponente solicitud
presupuesto para
1 presupuesto
la adecuación del
Estructura para la ago-
1.1 área de Secretaria Administrativa feb-19
administrativa y adecuación de 19
ventanilla única
Direccionamiento ventanilla única
de
estratégico de
correspondencia
correspondencia
Subcomponente Generar un Brindar atención Secretaría administrativa con
ago-
2 2.1 manual de al usuario en las seguimiento de la Oficina de feb-19
19
atención al instalaciones de Desarrollo Institucional
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Fortalecimiento ciudadano la
de los canales administración
de atención municipal
acto
Asignar
administrativo
responsables de
de responsables Secretaría administrativa con
la gestión de los ago-
2.2 de la gestión de seguimiento de la Oficina de feb-19
diferentes 19
los diferentes Desarrollo Institucional
canales de
canales de
atención
atención
Implementar
protocolos de
Facilitar el
servicio al
acceso de la
ciudadano en
comunidad a los Secretaría administrativa con
todos los canales ago-
2.3 servicios o seguimiento de la Oficina de feb-19
para garantizar la 19
solicitudes de Desarrollo Institucional
calidad y
información
cordialidad en la
telefónicamente
atención al
ciudadano.
Incluir en el Plan
Institucional de
Capacitaciones
temáticas
relacionadas con
Subcomponente el mejoramiento
Capacitaciones
3 del servicio al ago-
3.1 en Servicio al Dirección de Gestión Humana feb-19
ciudadano, 19
Ciudadano
Talento Humano cultura de
servicio,
fortalecimiento
de
competencias,
entre otras
Establecer un
Manual e
Instructivo
Manual e
Interno para la ago-
Subcomponente 4.1 Instructivo Secretaria Administrativa feb-19
gestión de las 19
4 PQR'S
peticiones,
quejas, reclamos
Normativo y
y sugerencias.
procedimental
Elaborar el
informe trimestral ago-
4.2 Informe PQR´S Secretaria Administrativa feb-19
de las PQR'S 19
para identificar
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oportunidades de
mejora en la
prestación de los
servicios.
Establecer
formatos para articular y
recepción de direccionar con
PQR'S en los su respectivo
diferentes control las ago-
4.3 Secretaria Administrativa feb-19
canales de PQR´S a las 19
atención al dependencias o
ciudadano de la jefaturas según
administración su competencia
municipal
generar formato
formato y
y procedimiento
procedimiento
para la ago-
5.1 de medición de oficina de desarrollo institucional feb-19
evaluación de la 19
satisfacción al
satisfacción al
cliente
cliente
socializar el
formato y el
soporte de ago-
Subcomponente 5.2 procedimiento de oficina de desarrollo institucional feb-19
socialización 19
5 la satisfacción al
cliente
Relacionamiento Realizar
con el ciudadano medición de la Aplicación de
percepción de Encuesta de
los usuarios con satisfacción en
respecto a la todos los puntos ago-
5.3 Secretaria Administrativa feb-19
calidad y de atención y 19
oportunidad de elaboración de
los tramites y/o Informe
servicios Semestral
trimestral
La entidad estableció 11 actividades para 5 subcomponentes con fecha extrema agosto de 2019
así:
ACTIVIDAD 1.Solicitar presupuesto para la adecuación del área de ventanilla única de

correspondencia:
No se presentó evidencia.
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ACTIVIDAD 2.Generar un manual de atención al ciudadano.
Se presentó documento borrador del Manual de la Ventanilla Única de Correspondencia,

documento de 67 páginas cuyo objetivo es:
Formalizar el procedimiento y lineamientos para la producción, recepción, control, administración

y conservación de los documentos oficiales (RECIBIDAS, INTERNAS Y ENVIADAS) que se
radiquen o se produzcan en la ALCALDÍA DE FUSAGASUGÁ.
Describir las actividades y mecanismos necesarios para la recepción, registro y atención oportuna
de las Peticiones, Quejas, reclamos, Sugerencias y denuncias, presentadas a la Administración
Municipal de Fusagasugá.
A la fecha no ha sido aprobado ni socializado el Manual de la Ventanilla Única de

Correspondencia.
ACTIVIDAD 3. Asignar responsables de la gestión de los diferentes canales de atención:
En la página web de la Entidad se encuentra el link http://www.fusagasuga-

cundinamarca.gov.co/NuestraAlcaldia/Paginas/Directorio-de-la-Alcaldia.aspx que tiene publicado
el Decreto No. 117 del 01 de marzo de 2018 “Por medio del cual se adoptan los canales de
atención oficiales para la radicación de peticiones, quejas y reclamos, sugerencias de la Alcaldía
de Fusagasugá”.
A través de correo electrónico de fecha 09 de septiembre la Secretaria Administrativa informa

que la Alcaldía de Fusagasugá, reglamentó el trámite interno de las
peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias, mediante el
Decreto No. 472 del 22 de agosto de 2019, el cual incluye en el
Capítulo II, las responsabilidades y responsables en materia de
PQRSD. (El acto administrativo se encuentra pendiente de revisión y
firmas correspondientes).
Sin embargo a la fecha la Administración no cuenta con acto administrativo a través del cual se
designen los responsables de la gestión de los diferentes canales de atención.
ACTIVIDAD 4. Implementar protocolos de servicio al ciudadano en todos los canales para

garantizar la calidad y cordialidad en la atención al ciudadano.
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No se presentó evidencia de la implementación de protocolos de servicio al ciudadano.
ACTIVIDAD 5. Incluir en el Plan Institucional de Capacitaciones temáticas relacionadas con el

mejoramiento del servicio al ciudadano, cultura del servicio. Fortalecimiento de competencias entre
otras.
La Dirección de Gestión Humana a través de correo electrónico presentan un avance de las

actividades de capacitación así:
Todas las actividades incluidas dentro del Plan de Capacitación, están enfocadas hacia el
mejoramiento de la prestación del servicio al ciudadano, la cultura del servicio y el fortalecimiento
de las competencias laborales de los servidores públicos, es por eso que la Administración
Municipal durante la presente vigencia ha desarrollado las siguientes capacitaciones:
FUNCIONARIOS No. DE COBERTURA
CONTENIDOS TEMÁTICOS
INSCRITOS ASISTENTES %
SECOP II : IMPLEMENTACIÓN Y
CAPACITACIÓN A
120 469 390,8333333
FUNCIONARIOS Y
CONTRATISTAS
CLAVES PARA ELABORACIÓN
1 1 100
DEL PLAN DE ACCIÓN
RÉGIMEN DISCIPLINARIO DE
LOS SERVIDORES PÚBLICOS 1 1 100
LEY 734 DE 2002
CONTRATACIÓN ESTATAL 4 4 100
MODELO ESTANDAR DE
CONTROL INTERNO
ADMINISTRACION DE
1 1 100
RIESGOS, MAPA DE RIESGOS,
CONTROLES, INDICADORES,
EVALUACION Y SEGUIMIENTO
GESTION DOCUMENTAL,
MANEJO DE ARCHIVOS Y 144 144 100
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS.
GESTION DOCUMENTAL, 5 5 100

MANEJO DE ARCHIVOS Y
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CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS.
MIPG 7 7 100
POLITICAS PUBLICAS 4 2 50
PROYECTOS 16 11 68,75
GESTION DOCUMENTAL,
MANEJO DE ARCHIVOS Y 41 59 144
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS.
ATENCIÓN AL CLIENTE
41 49 120
(atención al ciudadano)
ETIQUETA Y PROTOCOLO
41 57 139
EMPRESARIAL
LEY 100 DE 1993:
NORMATIVIDAD VIGENTE EN 7 12 171
PROCESOS PENSIONALES
PROYECTOS METODOLOGIA
23 23 100
MGA
VENTANILLA UNICA DE
CORRESPONDENCIA
27 27 100
SOFTWARE DE GESTION
DOCUMENTAL Control Doc
CREATIVIDAD E INNOVACIÓN 5 6 120
NORMAS TRIBUTARIAS,
FINANCIERAS Y CONTABLE:
12 12 100
COSTOS, PRESUPUESTO,
CONTABILIDAD
ORDENAMIENTO TERRITORIAL 10 12 120
ACTIVIDAD 6. Establecer un Manual e Instructivo Interno para la gestión de las peticiones, quejas,
reclamos y sugerencias.
En la vigencia 2018 la Administración Municipal adoptó los siguientes Decretos Municipales para
fortalecer el proceso de tramitación interno de PQRs así:
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 Decreto Municipal No. 126 del 08 de marzo de 2018 “Por medio del cual se adopta el
reglamento para la tramitación interna de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
sobre las materias de competencias de la Alcaldía de Fusagasugá”
 Decreto Municipal No. 134 del 15 de marzo de 2018 “Por medio del cual se adopta el
procedimiento interno para el tratamiento de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
PQRS de la Alcaldía de Fusagasugá”
A través de correo electrónico de fecha 09 de septiembre la Secretaria Administrativa manifiesta

que se encuentra proyectando una modificación al Decreto 126 del 08 de marzo de 2018, el cual
adoptó el reglamento para la tramitación interna de las PQRS, el propósito es incorporar en el
acto administrativo, las DENUNCIAS, así como modificar los canales de atención al ciudadano
para la recepción de PQRS acorde a los requerimientos del Sistema de Gestión Documental
Electrónico de Archivos SGDEA CONTROLDOC como herramienta institucional para radicar,
producir, tramitar, archivar y hacer seguimiento a la documentación oficial de la Alcaldía de
Fusagasugá.
No se presentó Manual e Instructivo Interno para la gestión de las peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias.
ACTIVIDAD 7. Elaborar el informe trimestral de PQRs para identificar oportunidades de mejora en

la prestación de los servicios.
La Secretaria Administrativa presento informe trimestral de PQRs con radicado número 14103 de
fecha 13 de mayo de 2019 y el radicado 26244 del 20 de agosto de 2019 correspondiente al
primer y segundo trimestre de la vigencia 2019 respectivamente.
En los informes de seguimiento la oficina de control interno se ha pronunciado de manera

reiterativa respecto a la calidad de la información sin que se evidencie mejora en la producción y
análisis estadísticos. No se registra cual es la petición más recurrente por la ciudadanía y los
informes no permiten que a través de las estadísticas se puedan generar estrategias para la
mejora al no medir la satisfacción de la totalidad de los canales de atención que tiene la
administración municipal.
Los datos aportados en los informes de la Secretaria Administrativa carecen de análisis y se

presentan extemporáneamente. La estadística registrada es poco confiable por las diferencias en
los datos aportados.
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Se insta a la Secretaria Administrativa para que tome las acciones correctivas de manera
inmediata que conlleven a una correcta clasificación de los PQRs que permitan su adecuado
tratamiento y cumplimiento a los estándares de accesibilidad en la adecuada atención al
ciudadano, cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1166 de 2016 en lo que respecta a las
peticiones verbales, artículo 14 de la Ley 16183 de 2013, los artículos 47 y 48 de la Ley 3614 de
1997, reglamentada por el Decreto Nacional 734 de 2012, Reglamentada parcialmente por el
Decreto Nacional 1538 de 2005 y Adicionada por la Ley 1287 de 2009.
ACTIVIDAD 8. Establecer los formatos para la recepción de PQRs en los diferentes canales de
atención al ciudadano de la administración Municipal.
Se evidencia un débil proceso documentado e implementado para la Atención al Cliente y

Usuarios. No se ha implementado ni adoptado la Política de Atención al Ciudadano, protocolos de
salidas), manuales ni procedimientos actualizados.
Se encontraron los siguientes formatos para la tramitación de PQR:
- FO-GA.011 de Recepción de PQR canal de atención telefónica.

- FO-GA (No aprobado) Recepción de PQR atención buzón de sugerencias.
- FO-GA-012 Recepción de PQR, canal de atención verbal.
-FO-GA-015 Queja disciplinaria, la cual se recibe en la ventanilla única de correspondencia.
ACTIVIDAD 9. Generar formato y procedimiento para la evaluación de la satisfacción del cliente.
Se cuenta con el formato FO-GA-002.V2 de herramienta para medición de la satisfacción al

ciudadano. No se presentó formato actualizado y/o nuevo formato ni procedimiento para la
evaluación de la satisfacción del cliente.
ACTIVIDAD 10. Socializar el formato y el procedimiento de la satisfacción del cliente.
No se presentó evidencia de la socialización del formato ni del procedimiento de la satisfacción

del cliente.
ACTIVIDAD 11. Realizar medición de la percepción de los usuarios con respecto a la calidad y
oportunidad de los trámites y/o servicios trimestral.
12
Congreso de Colombia, Ley 1618 del 27 de febrero de 2013 ¨Por medio de la cual se establecen las disposiciones para garantizar el pleno ejercicio de los derechos de las personas con
discapacidad”
4
Congreso de Colombia, Ley 361 del 7 de febrero de 1997, “Por la cual se establecen mecanismos de integración social de la personas con limitación y se
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De acuerdo con los informes de PQRS presentados por la Secretaria Administrativa se atendieron
en el segundo trimestre 11.576 PQRS y con respecto a la totalidad de 104 encuestas realizadas,
se evidencia una muestra de 0,89 % de medición, lo cual es insuficiente para tener en cuenta, no
es una muestra representativa.
De las 23 dependencias que deben presentar encuestas de satisfacción al ciudadano solo

presentaron 6 lo cual representa un 26% del total, lo cual no es una cifra significativa para medir
resultados que permitan hacer un análisis de satisfacción al ciudadano y tomar medidas de
mejora frente al resultado.
POLITICA DE SERVICIO AL CIUDADANO
La entidad desde la segunda perspectiva de la dimensión de Gestión con Valores para el

Resultado, desarrolla la política de Servicio al ciudadano
La política de servicio al ciudadano tiene como propósito facilitar el acceso de los ciudadanos a
sus derechos, mediante los servicios de la entidad, en todas sus sedes y a través de los distintos
canales. El servicio al ciudadano se enmarca en los principios de información completa y clara, de
igualdad, moralidad, economía, celeridad, imparcialidad, eficiencia, transparencia, consistencia,
calidad y oportunidad, teniendo presente las necesidades, realidades y expectativas del
ciudadano.
Lo anterior permite a la entidad entender la gestión del servicio al ciudadano no como una tarea
exclusiva de las dependencias que interactúan directamente con los ciudadanos o de quienes
atienden sus peticiones, quejas o reclamos, sino como una labor integral que requiere de: (i) total
articulación entre sus dependencias, (ii) compromiso expreso de la alta dirección y (iii) la gestión
de los recursos necesarios para el desarrollo de las diferentes iniciativas, todo en búsqueda de
garantizar el ejercicio de los derechos de los ciudadanos y su acceso real y efectivo a la oferta del
Estado.
Los criterios diferenciales para esta política consisten en graduar los requisitos exigidos a las
entidades territoriales para su implementación. Con esto, se pretende establecer unos elementos
y requisitos mínimos, de modo tal que las entidades puedan implementarla según sus
capacidades, y puedan ir avanzando paulatinamente hacia un mayor grado de cualificación y
optimización, más allá de los mínimos legales establecidos en los artículos 7, 8 y 9 de la Ley 1437
de 2011 (CPACA) y del artículo 73 al artículo 76 de la ley 1474 de 2011 (Estatuto anticorrupción),
entre otros.
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Se evidencia un débil proceso documentado e implementado para la Atención al Cliente y

Usuarios. No se ha implementado ni adoptado la Política de Atención al Ciudadano, protocolos de
salidas), manuales ni procedimientos actualizados.
Se encontraron los siguientes formatos para la tramitación de PQR:
- FO-GA.011 de Recepción de PQR canal de atención telefónica.

- FO-GA (No aprobado) Recepción de PQR atención buzón de sugerencias.
- FO-GA-012 Recepción de PQR, canal de atención verbal.
- FO-GA-015 Queja disciplinaria, la cual se recibe en la ventanilla única de correspondencia.
La carta de trato digno a la ciudadanía la cual se encuentra publicada en el link:

http://fusagasuga-cundinamarca.gov.co/Transparencia/Paginas/Transparencia-y-Acceso-a-
Informacion-Publica.aspx y se encuentra publicada en la entrada de la recepción del CAM.
En la entrada del CAM primer piso se evidencia un listado de la localización física de las oficinas
y dependencias que conforman el Centro Administrativo Municipal como las que se encuentran
fuera de él.
No se evidencia en un lugar visible los horarios de atención al público, teléfonos de contacto,

líneas gratuitas y fax, listados de trámites y servicios, correo electrónico de contacto de la entidad
etc.
Indicadores de Medición y Seguimiento
No se evidenció medición de indicadores ni análisis de los mismos, que mida el nivel de

satisfacción de los ciudadanos y la calidad de la atención, como tampoco el nivel de cumplimiento
en las respuestas dadas a las PQRs, No se evidenció un plan de acción que permita mejorar el
nivel de satisfacción de los usuarios.
Controles en la prestación del servicio.
En la atención al usuario se tiene un Técnico Operativo grado 2, el cual su propósito principal

enmarcado en su manual de funciones es el de aplicar conocimientos técnicos para la
organización y adecuada atención a la Ciudadanía, de conformidad con los canales de atención
establecidos y la normatividad vigente, y un Profesional Universitario Grado 5 quien es la persona
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encargada de prestar apoyo en el proceso de consolidación de los informes de PQR, y Atención

al Ciudadano. Sin embargo la funcionaria de ventanilla de Atención al Ciudadano argumenta que
el personal no es suficiente pues se necesita más apoyo sobre todo para realizar un seguimiento
más continuo a las PQR toda vez que como en la actualidad no existe un software documental
hay que desplazarse por cada una de las dependencias quedando la ventanilla de atención al
ciudadano, el chat y el correo institucional sin atender.
Ubicación, Señalización e Identificación
En el año 2018 se realizó identificación exterior de las dependencias al interior del CAM, pero no
se evidencio una señalización adecuada que identifique cada punto de atención como: Ventanilla
Única de Correspondencia, Ventanilla de Atención al ciudadano, PQRS, trámites, solicitud de
información etc.
Mecanismos de Atención Preferencial
No se evidencian los mecanismos de atención preferencial como puertas de ingreso, sillas según
lo dispuesto en el Artículo 13 del Decreto 019 de 2012:
Atención especial a infantes, mujeres gestantes, personas en situación de discapacidad, adultos

mayores y veteranos de la fuerza pública. “Todas las entidades del Estado o particulares que
cumplan funciones administrativas, para efectos de sus actividades de atención al público,
establecerán mecanismos de atención preferencial a infantes, personas con algún tipo de
discapacidad, mujeres gestantes, adulto mayor y veterano de la Fuerza Pública”.
No se evidenciaron adecuaciones pertinentes para personas con discapacidad para el acceso

como rampas, baños públicos, señalización inclusiva de alto relieve, braile, ranuras y texturas en
el piso para facilitar la orientación a personas con discapacidad visual según lo establecido en el
Artículo 14 de la Ley 1618 de 20135 y la Norma Técnica Colombiana 60476
Igualmente no se han realizado actividades de refuerzo de conocimiento en las temáticas de

inclusión social que aporten a la materialización de la política de servicio al ciudadano.
5
Congreso de la República de Colombia, Ley 1618, de 2013, por medio de la cual se establecen las disposiciones para garantizar el pleno ejercicio
de los derechos de las personas con discapacidad. Artículo 14: “Implementar las medidas apropiadas para identificar y elimin ar los obstáculos y
para asegurar la accesibilidad universal de todas las personas con discapacidad al ambiente construido, transporte, información y comunicación,
incluyendo las tecnologías de información y comunicación y otros servicios, asegurando las condiciones para que las personas con discapacidad
puedan vivir independientemente.”
6
Norma Técnica Colombiana 6047: establece los criterios y requisitos generales de accesibilidad y señalización al medio físico requeridos en los
espacios de acceso al ciudadano, en especial, a aquellos puntos presenciales destinados a brindar atención al ciudadano, en construcciones
nuevas y adecuaciones .
CÓDIGO FO-CM-009

DEL CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
PÁGINA 44 de 45
Mediante Contrato de compraventa No. 2018-0523 de adquirió un sistema de control de acceso

peatonal para el ingreso y Salida de funcionarios, visitantes y sistema CCTV al Centro
Administrativo Municipal de la Alcaldía de Fusagasugá, pero a la fecha no se encuentra en
funcionamiento.
Software Documental
Se realizó contrato No. 2017-0400 con la Imprenta Nacional de Colombia por valor de
$704.120.342 cuyo objeto es “Solución Integral (Hardware y Software) de Gestión Documental
para la Alcaldía del Municipio de Fusagasugá. Se encuentra en funcionamiento desde finales de
septiembre de 2019.
La entidad no ha publicado el seguimiento a los PQR de la entidad emitido por la secretaria

General que establece el artículo 52 de la Ley de transparencia 1712 de 2014, en la que las
solicitudes de acceso a información, de conformidad con lo establecido en el literal h) del artículo
11 de la misma Ley, deberán registrarse y publicarse en un informe que contenga todas las
solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta que discrimine:
(1) El número de solicitudes recibidas.

(2) El número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución.
(3) El tiempo de respuesta a cada solicitud.
(4) El número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.
Frente a este componente se requiere que la administración municipal establezca estrategias que
mejore los siguientes aspectos los cuales han sido reiterativos en los informes de seguimiento
que esta oficina realiza a los PQR de la entidad:
ACCESIBILIDAD A LAS INSTALACIONES:
Presenta vital importancia toda vez que el 86.8% de los ciudadanos que debe realizar trámites,
solicitar información, hacer reclamaciones, renovaciones o actualización de documentos, lo hace a
través de las sedes presenciales7 y el 48 de los ciudadanos obtienen información sobre alguno de
dichos procesos acercándose a los puntos de atención8
7
Departamento de Planeación Nacional DPN , encuesta de percepción de los ciudadanos frente a la calidad y accesibilidad de los tramites y
servicios ofrecidos por la administración pública nacional. Bogotá, Diciembre de 2012
8
https://www.servicioalciudadano.gov. co/LinkClick.aspx?fileticket=_bz0nfuRIh0%3d&tabid=40 &language=es-CO
CÓDIGO FO-CM-009

DEL CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
PÁGINA 45 de 45
Por su parte, el 80% de las personas mayores de 59 años considera como mejor opcion acercarse
a los puntos presenciales de las entidades para realizar sus tramites y servicios y cada 6.3 de
cada 100 ciudadanos se encuentra en condicion de discapacidad. 9
La Ley 1346 de julio 31 de 200910, ratificó la “Convención sobre los Derechos de las Personas con
Discapacidad”, adoptada por la Asamblea General de las Naciones Unidas, mediante la cual se
garantiza la protección a los derechos de esta población
OLGA PATRICIA CASTILLO RANGEL

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
9
https://www.servicioalciudadano.gov. co/LinkClick.aspx?fileticket=_bz0nfuRIh0%3d&tabid=40&language=es -CO
10
http://www.un.org/spanish/di sabilities/convention/ convention.html

Informe Pormenorizado Del Sci A Octubre de 2019

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CÓDIGO FO-CM-009

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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO

Entidad: Archivo General de la Nación.

5. Plan de Mejoramiento IEM

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de Riesgos al personal de la Administración Municipal durante la vigencia 2019.

Verificada la página web se encontró publicada la Política en el link: http://www.fusagasuga-

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO

La Oficina de Desarrollo Institucional presentó un borrador de la matriz de riesgos del proceso

INDICADOR 1. No. De planes de acción /sistemas de gestión implementados.

No se presentaron planes de acción relacionados con la implementación de sistemas de gestión.

INDICADOR 2: No. De planes de acción trimestrales reportados/No. De procesos *100

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO

Planes de Mejoramiento Institucional: Plan de Mejoramiento Institucional Vigencia Auditada 2017

Generación de indicadores: En el link http://www.fusagasuga-

Planes de Acción: En el link http://www.fusagasuga-