CODIGO: P-VE-SI-01

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

OBJETIVO
Establecer las actividades necesarias para la elaboración, revisión, aprobación y actualización de los documentos y registros del SIG, asegurando su identificación, almacenamiento,
preservación, custodia, protección, confidencialidad, recuperación, retención y disposición de la información en la empresa.
ALCANCE
Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos y registros relacionados con el Sistema Integrado de Gestión, SIG, incluyendo, el control para los documentos
externos a la empresa que se relacionen con dicho Sistema.
CONSIDERACIONES GENERALES
1. Para la elaboración o modificación de documentos
La solicitud de elaboración o modificación de documentos puede ser realizada por los Lideres de proceso a través de correo electrónico al Representante del Sistema/Coordinador y
Administrador de Documentacion del SIG. La solicitud de documentacion minimo debe especificar:
* Nombre del documento.
* Descripción del cambio o nuevo documento (cuando aplique por complejidad, se convocara una reunion)
Los autorizados para la elaboración, modificación, revisión y aprobación de los documentos se establecen en la piramide de documentacion. Ver Anexo 1.
El control de la documentacion del SIG es a traves de la Lista Maestra de Documentos Código: F-VE-SI-01 y la misma es actualizada por cada Lider de Proceso quien la enviara al
Representante del Sistema/Coordinador y Administrador de Documentacion del SIG T&C para mantener el consolidado. (Ver Instructivo de Elaboracion de Listas Maestras Código: D-VE-SI-
17)
La evidencia de su elaboración, revisión y aprobación de la documentacion del SIG T&C queda registrada en el formulario de "Lista de Aprobacion y Distribucion de Documentos"
La documentacion del SIG se mantiene a traves del original fisico resguardado por el Representante del Sistema/Coordinador y Administrador de Documentacion del SIG y el electronico
distribuido a todos los Lideres de Proceso.
La distribucion de las copias controladas en fisico se realiza en aquellos procesos donde no existan equipos electronicos.
La documentacion del SIG contempla tanto documentos internos como los exigidos por los clientes, entre ellos, plan especifico SIAHO, procedimiento de trabajo seguro, control del proyecto,
entre otros.
Los documentos externos son controlados en la "Lista Maestra de Documentos Externos" (Ver Instructivo de Elaboracion de Listas Maestras Código: D-VE-SI-17)
Los registros que evidencian que el SIG se cumple, son controlados a traves de la Lista Maestra de Registros, incluyendo los internos y externos.
Los registros se distribuiran de manera electronica con celdas bloqueadas para evitar su modificacion.
El Sistema Documental de T&C Services homologado se identifica a traves de la siguiente codificacion "X-YY-ZZ-00" donde:

X = Identidicacion del documento.

YY = Pais.
ZZ = Proceso.
00 = Numero del documento.

Las descripciones de cargo se identificaran adicionalmente con el siguiente codigo correlativo: "X-YY-ZZ-QQ-00" donde:

X = Identidicacion del documento.

YY = Pais.
ZZ = Proceso.
QQ= Cargo
00 = Numero del documento.

Nota: La codificacion de la documentacion y registros de proyecto se realizara colocando las siglas "PY" antes de las siglas del proceso al cual pertenece.

(Ver Anexo 2)
Para los Proyectos la codificacion que se utiliza puede ser:

- La indicada por el cliente.

- La especificada por la naturaleza del contrato.
2. Control de cambios de los documentos
Todos los cambios realizados a los documentos quedan registrados en el cuadro de "Control de Cambio y Actualizaciones" ubicado al final de cada documento, en el que se detalla la
versión cambiada, descripción del cambio realizado, quien lo elaboró, revisó y aprobó y fecha de la modificación.
Todos los documentos del SIG, se resguardan a traves de documentos en PDF para evitar su modificacion. El Representante del Sistema/Coordinador y Administrador del SIG realizan backup
diario de la base de datos del SIG.
Se mantendra la documentacion obsoleta cuando los lideres de proceso manifiesten mantener dicha documentacion para su consulta. De lo contrario, no existira documentacion obsoleta del
SIG.
La responsabilidad de los registros físicos, editados en cualquier medio como papel, fotografías u otro, es de los líderes de proceso que los diligencian y archivan. Estos se controlan en el
"Lista Maestra de Registros". (Ver Instructivo de Elaboracion de Listas Maestras Código: D-VE-SI-17)
Para garantizar la legibilidad y transparencia de la informacion contenida en los registros establecidos en el SIG T&C, se establecen los siguientes controles:
*Se prohibe el uso de lapiz corrector, en vista de que los registros deben estar libres de tachaduras y enmiendas.
*Si se genera un error durante el llenado manual de los formularios, se aceptara que la palabra este inhabilitada con una linea central y se seguira escribiendo el texto normalmente. Tal como
se muestra a continuacion. Permitido: Error / NO permitido: / Error / Error
La responsabilidad de los registros de medio digital, que son elaborados y mantenidos en computador, es de los líderes de los procesos que los diligencian. Estos archivos se deben conservar
en la red de información (servidor) y se les realiza backup semanalmente.
Cuando los registros han cumplido su tiempo de retención y requieren destrucción, se realiza acta de destrucción por parte del Lider de proceso y el Representante del Sistema/Coordinador y
Administrador de Documentacion del SIG.
3. Estructura de la documentación
3.1 Identificacion de la documentación
Todos los documentos del SIG son identificados por el codigo y el nombre.
Todo manual, instructivo, plan, programa y cualquier otro documento contentivo del SIG cumplen con los requisitos de encabezado, pie de pagina y Control de cambios y actualizaciones. El
cuerpo de cada documento es de libre registro. Se realizan de acuerdo a las necesidades del proceso.
3.2 Encabezado de los documentos y Registros
3.2.1. En la parte superior izquierda se encuentra el logo de.
3.2.2. En el lado derecho se encuentra el Codigo y Nombre del Documento.
3.2.3. En la parte inferior del logo y nombre se ubica una linea verde para dividir el encabezado del texto del documento.

CODIGO: X-YY-ZZ-00

NOMBRE DEL DOCUMENTO

3.2.4. En el pie de pagina, se encuentra la identificación del documento así:

Fecha de Vigencia: Fecha desde la cual el documento entra en vigencia.
Version: Numero correlativo de modificacion realizada al documento.
Página: correspondiente del total de páginas del documento.
Control de impresion de los documentos (a excepción de los registros): se colocara en el pie de pagina, la leyenda "SIN VIGENCIA AL IMPRIMIR"
Pie de Página:

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
3.3 Registro de control de cambios.
Todos los documentos sin excepción tienen el cuadro de actualización de cambios en su parte final. Está compuesto por 6 partes así:
Versión: Versión que se modificó.
Breve descripción: descripción del cambio que se realizó.
Elaboró: Cargo que elaboró el documento.
Revisó: Cargo que revisó el documento.
Aprobó: Cargo que aprobó el documento.
Fecha del cambio: Fecha en la que se modificó el documento. Tal como se muestra en el siguiente cuadro:
CONTROL DE CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES
Versión modificada Breve descripción del cambio Elaboró Revisó Aprobó Fecha del cambio

3.4 Estructura de los procedimientos

Los procedimientos constan de 2 partes:
Parte 1: En esta se especifica el objetivo y alcance del procedimiento. Igualmente se encuentran las consideraciones necesarias a tener en cuenta para aplicar el procedimiento.

Parte 2: En esta se documenta el procedimiento a través una tabla que describa la secuencia de actividades.
La secuencia de actividades contempla: flujograma, descripcion de los pasos, fotografias, entre otros.
Registro: Evidencias que demuestran el desarrollo de las actividades.
Documentos referencia del SIG: otros documentos del Sistema que se tienen en cuenta para desarrollar el procedimiento.
Responsable: Persona que ejecuta la actividad.
REGISTROS DOCUMENTO REFERENCIA DEL SIG T&C RESPONSABLE
SECUENCIA DE ACTIVIDADES REGISTROS GENERADOS DURANTE EL DESARROLLO OTROS DOCUMENTOS DEL SIG T&C O EXTERNOS QUE APOYAN EL
RESPONSABLE DE EJECUTAR LA ACTIVIDAD
DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

REGISTROS DOCUMENTO REFERENCIA DEL SIG RESPONSABLE

SECUENCIA DE ACTIVIDADES REGISTROS GENERADOS DURANTE EL DESARROLLO OTROS DOCUMENTOS DEL SIG T&C O EXTERNOS QUE APOYAN EL
RESPONSABLE DE EJECUTAR LA ACTIVIDAD
DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

INICIO

Solicitud por correo electrónico / nuevos o

Enviar las solicitudes de elaboración o modificacion.
modificación documentos.
Lideres de Proceso
Adjunto (Documento nuevo o

Recibir, revisar y analizar las solicitudes Respuesta de la solicitud por correo electrónico. Representante del SIG / Coordinador y Administrador
(conservacion, preservacion, almacenamiento y de Documentacion del SIG

Generar las observaciones de acuerdo a las Observaciones enviadas por correo electrónico. Representante del SIG / Coordinador y Administrador
consideraciones del documento. de Documentacion del SIG

Realizar las correcciones segun las

observaciones generadas. Lideres de Proceso

Entregar el documento corregido para su Adjunto (Documento corregido)

aprobacion Lideres de Proceso

¿Son aprobados? Líderes de proceso

NO

SI

Ingresar el documento en la Lista Maestra de Lista Maestra de Documentos y/o Lista Maestra
de Registros Actualizada Líderes de proceso
Documentos y/o Registros

Divulgar documento aprobado a los Control de Asistencia a Formaciones Líderes de proceso

involucrados

¿Es puesto en
practica el
SI

NO

Generar un Reporte de Accion Reporte de Accion Representante del SIG / Coordinador y Administrador
de Documentacion del SIG

Implementar Procedimiento de Acciones Líderes de proceso / Auditor Interno

Preventivas y Correctivas

FIN

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