UNIVERSIDAD BOLIVIANA DE INFORMATICA

Carrera: Ingeniería de sistemas

Materia: Análisis de sistemas II
Nombres: Shirley Milagros Morales Chavarría
José Carlos Mollinedo Mollisaca
LA PAZ, BOLIVIA - 2020
 SISTEMA DE ADMINISTRACION FARMACEUTICA (MEMIFARM)
1. Descripción del Sistema

El sistema deberá pedir principalmente autentificación para la utilización del sistema; se

crean roles y usuarios dentro del sistema, según a su rol estos podrán añadir productos,
actualizar los mismos, generar informes sobre productos faltantes y/o vencidos, y generar
reportes de ingresos (ventas).
En la adición de productos nos referimos a la acción de añadir un producto al inventario.
En la actualización de productos nos referimos a la acción de incrementar (reabastecer) o
decrementar (vender, o retirar en el caso de productos vencidos) los productos registrados
en el inventario.
Los informes se realizan cuando existen productos faltantes o productos vencidos, pidiendo
el reabastecimiento del mismo o en el caso de los vencidos la sustitución de los mismos.
Los reportes de ingresos y salidas se realizan cuando se efectúa la venta de algún producto
o la adquirió de más mercancía para el reabastecimiento del inventario, esto con el fin de
poder controlar la cantidad de dinero que ingresa en la farmacia y la cantidad de dinero
invertida en mercancía tanto así para saber cuántos productos se vendieron y quien fue el
responsable de dicha venta

2. Definición del problema

La farmacia SAN GUILLERMO, no cuenta con una herramienta que le permita facilitar un
control actualizado y confiable de su inventario tampoco de los ingresos y salidas que su
negocio genera, ya que el mismo toma mucho tiempo y suele originar que no se conozca
con exactitud la cantidad de producto existente en el inventario lo que provoca que existan
fallas al hacer un control al contabilizar las ganancias generadas por la farmacia. El control
del inventario se realiza bajo un listado que se modifica manualmente cada jornada al
terminar el horario de atención, posteriormente se procede al conteo de los ingresos
generados a partir de la modificación del listado. Todo el proceso se realiza de manera
manual generando demoras y errores que generan problemas para la farmacia.

3. Alcance del Sistema

El Sistema a ser propuesto, estará orientado a efectuar un control en el inventario de la

farmacia de todos los productos existentes y también efectuar un control con respecto a los
ingresos y salidas de la Farmacia (historial de ventas, inversiones). Otros sistemas o
procesos, no son considerados en este proyecto.
 4. Requerimientos del Sistema
a. Requerimientos Funcionales
i. Listado de Requerimientos
De acuerdo a la recopilación de información para el desarrollo e implementación del sistema los
requerimientos identificados fueron los siguientes:

o Módulo de creación de roles

o Módulo de creación de usuarios
o Módulo de control de inventario
o Registro de ventas
o Registro de Proveedores

ii. Detalle de Requerimientos

1) Creación de Roles
MEMIFARM
RF- Especificación de Requerimientos Funcionales
CODIGO NOMBRE FECHA GRADO
NECESIDAD
RF 4.1 Creación de roles 20/03/2020 Esencial
Descripción El sistema debe crear o suprimir los roles de usuarios
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Nombre y Formulario de Rol creado o Base de Cada usuario tendrá
descripción del ingreso de suprimido datos un único rol
rol datos
Proceso El sistema deberá crear diferentes tipos de roles que administraran el
sistema, cada uno tendrá distintos accesos y restricciones
Efecto No Aplica
Colateral

2) Creación de Usuarios
MEMIFARM
RF- Especificación de Requerimientos Funcionales
CODIGO NOMBRE FECHA GRADO
NECESIDAD
RF 4.2 Creación de usuarios 20/03/2020 Esencial
Descripción El sistema creara o eliminara a los usuarios que administraran el
sistema
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Datos Planilla de Rol creado o Base de No olvidar ningún
personales del trabajadores suprimido datos dato al momento del
usuario Registrados en registro
la empresa
Proceso El administrador del sistema podrá crear usuarios con distintos roles,
 campo de trabajo y sus datos personales, deberá también asignarle una
cuenta inicial al usuario para que acceda al sistema con sus respectivas
restricciones
Efecto En caso de que sea denegada la creación del usuario este deberá
Colateral verificar los datos que no registró correctamente

3) Módulo de Control de Inventario

Este módulo está divido en 3 funciones específicas. Adición o retiro de productos,
actualización de productos, generación de informes sobre productos faltantes y/o vencidos.
- Adición de Productos
MEMIFARM
RF- Especificación de Requerimientos Funcionales
CODIGO NOMBRE FECHA GRADO
NECESIDAD
RF 4.3.1 Adición de Productos 20/03/202 Esencial
0
Descripción El sistema creara los registros de un nuevo producto en el inventario
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Datos Kardex Registro del Base de No olvidar ningún
detallados del Farmacéutico producto datos dato al momento del
producto creado en el registro
inventario
Proceso El administrador del sistema podrá añadir productos al inventario de la
farmacia, deberá detallar las características del producto (el nombre, la
dosis y sobre todo la fecha de vencimiento) así mismo deberá
especificar la cantidad de producto con la que está ingresando en el
inventario
Efecto En caso de que sea denegada la adición del producto este deberá
Colateral verificar los datos que no registró correctamente

- Actualización de Productos
MEMIFARM
RF- Especificación de Requerimientos Funcionales
CODIGO NOMBRE FECHA GRADO
NECESIDAD
RF 4.3.2 Actualización de Productos 20/03/2020 Esencial
Descripción El sistema actualizara los registros de los producto existentes en el
 inventario
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Registros del Datos del Registro del Base de Cada usuario podrá
inventario inventario producto o datos actualizar la cantidad
productos del producto existente
actualizados en en el inventario, pero
el inventario solo el administrador
podrá dar de baja los
productos
Proceso El usuario registrado en el sistema podrá actualizar los registros de los
productos existentes en el inventario de la farmacia(ventas,
reabastecimientos).
Efecto En caso de que sea denegada la actualización del producto este deberá
Colateral verificar los datos que no registró correctamente.

- Generación de Informes sobre Productos faltantes y/o vencidos

MEMIFARM
RF- Especificación de Requerimientos Funcionales
CODIGO NOMBRE FECHA GRADO
NECESIDAD
RF 4.3.3 Generar informes sobre Productos 20/03/2020 Esencial
faltantes y/o vencidos
Descripción El sistema controlara e informara sobre la escases de algún producto o
el vencimiento de alguno
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Registros del Datos del Mensaje de Base de
inventario inventario alerta sobre la datos
escases y/o
vencimiento de
algún producto
para su posterior
reabastecimiento
o sustitución del
mismo

Proceso El sistema se encargará de controlar la cantidad existente de los

productos en el inventario y a su vez las fechas de caducidad de los
mismos para evitar su posterior venta al público precautelando la salud
de los mismos. El Sistema generará alertas para informar la escases de
Producto y/o el vencimiento de algo

Efecto No Aplica
Colateral
 4) Registro de Ventas
MEMIFARM
RF- Especificación de Requerimientos Funcionales
CODIGO NOMBRE FECHA GRADO
NECESIDAD
RF 4.4 Registro de Ventas 20/03/2020 Esencial
Descripción El sistema controlara e informara sobre las ventas registradas en tiempo
real (fecha y hora, datos del usuario que realiza la venta).
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Registros del Datos del Informe con las Base de El acceso a estos
inventario inventario ventas datos reportes será
realizadas a únicamente visible al
detalle y en administrador del
tiempo real sistema
para su
posterior
revisión

Proceso El sistema se encargará de registrar la salida de un producto (venta),

esta acción se realizará por los usuarios de la farmacia, los datos de
estos reportes contendrán información importante para la farmacia
como ser, fecha de salida, cantidad retirada, precio unitario del
producto, precio total de la cantidad retirada y sobre todo los datos del
usuario que realizo el retiro (venta).

Efecto En caso de que sea denegada la actualización del producto este deberá
Colateral verificar los datos que no registró correctamente.

5) Registro de Proveedores
MEMIFARM
RF- Especificación de Requerimientos Funcionales
CODIGO NOMBRE FECHA GRADO
NECESIDAD
RF 4.5 Registro de Proveedores 20/03/202 Esencial
0
Descripción El sistema registrara los datos de contacto de los proveedores y
también el pedido de productos realizados a los mismos.
Entradas Fuente Salida Destino Restricciones
Datos del Información de Registro de Base de No olvidar ningún
proveedor contacto de los proveedor datos dato al momento del
proveedores registro
Proceso El administrador del sistema podrá registrar los datos de contacto de
los proveedores de los producto para su posterior reabastecimiento así
como también podrá registrar el día que llegaron los productos
 Efecto En caso de que sea denegada el registro del proveedor, se deberá
Colateral verificar los datos sean validos

b. Requerimientos no funcionales
- Que sea una aplicación de Escritorio
- Que sea un Motor de Datos especifico
- Que los tiempos de respuesta sean bajos
- Que sea fácil de usar

5. Diseño del Sistema

a. Diagramas de Requerimientos
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
b. Diagramas de Casos de Uso

ESPECIFICACION DE LOS ACTORES DEL SISTEMA

ADMINISTRADOR, se encarga de controlar los reportes, administrar los

usuarios.

FARMACEUTICO, se encarga de generar ventas y entregar los pedidos.

ENCARGADO DEL ALMACEN, se encarga de controlar todo lo relacionado

al almacén, controlar la fecha de vencimiento de los fármacos, controlar el
stock, controlar los nuevos productos que se almacenaran.

CLIENTE, busca y adquiere productos.

ESPECIFICACION DE LOS CASOS DE USO
Caso de uso 1: Inicio de Sesión
Actores: Administrador – farmacéutico – encargado del almacén
Tipo: Primario
Descripción: Los usuarios se identifican para ingresar al sistema y cumplir
con sus roles

Caso de uso 2: Registrar Proveedor

Actores: Administrador
Tipo: Primario
Descripción: El administrador guarda en el sistema datos de los proveedores
de los proveedores de los productos existentes del almacen

Caso de uso 3: Asignar Usuarios

Actores: Administrador
Tipo: Primario
Descripción: El administrador concede distintos tipos de roles a los usuarios
del sistema ya sea para generar ventas o para controlar el almacén, así
también puede retirar los roles asignados

Caso de uso 4: Visualizar Reportes

Actores: Administrador
Tipo: Primario
Descripción: El administrador supervisa el registro de las ventas realizadas
así como también los movimientos del almacen.

Caso de uso 5: Cerrar Sesión

Actores: Administrador – farmacéutico – encargado del almacen
Tipo: Primario
Descripción: Los usuarios cierran su sesión en el sistema para concluir con su
jornada laboral

Caso de uso 6: Realizar Pedido

Actores: Cliente - farmacéutico
Tipo: Primario
Descripción: El cliente solicita producto(s) y el farmacéutico indica si se
encuentra disponible atreves del sistema, si se encuentra disponible se realiza
el pedido

Caso de uso 7: Facturar

Actores: Cliente - farmacéutico
Tipo: Primario
Descripción: El farmacéutico genera una venta a partir de una facturación en
la cual se detalla: el producto, la cantidad, el precio unitario, el total, la fecha
de la venta, los datos del usuario, los datos del cliente, estos se guardan en un
registro de ventas y a su vez el farmacéutico imprime una orden detallada de
la misma para entregársela al cliente.

Caso de uso 8: Controlar Vencimientos

Actores: Encargado del almacen
Tipo: Primario
Descripción: El encargado supervisa la fecha de vencimiento para comprobar
el estado de los productos para su posterior venta

Caso de uso 9: Controlar Stock

Actores: Encargado del almacen
Tipo: Primario
Descripción: El encargado supervisa la cantidad de producto en el almacen,
así como también la existencia de los mismos

Caso de uso 10: Controlar Nuevos Registros

Actores: Encargado del almacen
Tipo: Primario
Descripción: El encargado controla la cantidad de producto que se está
adicionando, así como también si el producto es nuevo o si el producto no
está caduco al momento de introducirlo al almacen
c. Diagramas de Actividades
REALIZAR VENTAS Y FACTURACION

FUNCIONES DEL ENCARGADO DEL ALMACEN

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

REGISTRO DEL PROVEEDOR

 d. Diagramas de Clases

6. Interfaz de Sistema
a. Interfaz de Acceso al Sistema

b. Interfaz de Menús
Diseño simple y entendible para cualquier tipo de usuario en específico, algo colorido.
MENU DE ADMINISTRADOR

Nota el menú “ARCHIVO” no solo se encuentra presente en el menú de administrador si

no en todos los roles

MENU DE USUARIO FARMACEUTICO

MENU DE USUARIO ENCARGADO DE ALMACEN

c. Diseño de Pantalla

Pantalla Principal del Usuario Farmacéutico

PANTALLA DE PRODUCTOS, iniciada por defecto para una rápida búsqueda

de los productos solicitados
PANTALLA VENTAS, para realizar el pedido de las ventas, la factura se
imprime instantáneamente después de guardar el pedido.

PANTALLA PRINCIPAL DEL USUARIO ENCARGADO DE

ALMACEN
Pantalla de búsqueda rápida para buscar los datos de los productos. Un panel
para buscarlos, revisar los caducos, y adicionar nuevos productos o incrementar
simplemente.

PANTALLA DE CADUCOS, en esta pantalla se filtra la información de los

productos caducos (nombre y proveedor) y la fecha en la cual caducador
 PANTALLA DE MODIFICACIONES, con la cual puede agregar productos, retirar
caducos y agregar nuevos productos.
PANTALLAS DE ADMINISTRADOR

PANTALLA DE EMPLEADOS, se filtra la información de todos los empleados y el rol

que desempeñan, puede agregar modificar e incluso eliminar.

PANTALLA DE ADICIONAR EMPLEADOS, el administrador les pide los datos a los

nuevos usuarios para registrarlos.
PANTALLA DE PROVEEDORES, se filtra la información de los proveedores al igual que
de los empleados.

PANTALLA DE ADICION DE PROVEEDORES, registra datos de proveedores nuevos.

 d. Diseño de Reportes

VISUALIZADOR DE REPORTES, selecciona el tipo de reporte que desea ver (almacen,

ventas) y los filtra por fechas.

REPORTE DE PRODUCTOS VENDIDOS, cuenta con una opción de imprimir para

tenerlo en formato físico.
REPORTE DEL ALMACEN, de igual manera cuenta con una opción de impresión para
tenerlo en formato físico.
7. Conclusiones
Al realizar este proyecto se busca mejorar la gestión a nivel comercial de la farmacia SAN
GUILLERMO, que consiga tener un control de sus ventas como de los usuarios, se busca
agilizar y mejorar los procesos con la información almacenada y sobre todo que tengan
mejor conocimiento de sus ingresos.