“AÑO DEL DIÀLOGO Y LA RECONCILIACIÒN

NACIONAL”

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ALUMNA : DIANA SOLANGE GOMEZ VENEGAS

CODIGO : 2010164477
UDED : TACNA
DOCENTE : RAPHAEL CALIXTO SANTILLAN
CICLO :X
MODUL : 1-2018
ESCUELA : ADMINISTRACIÒN Y NEG.INTERNACIONALES
 Trabajo
Académico

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

INTRODUCCION

“El mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras
necesarias, es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la
planeación, la organización, el mando, la coordinación y el control están siendo
atendidos, o sea, si la empresa está bien administrada”.

UDED2018
 Trabajo
Académico
Preguntas:

Realizar una auditoría administrativa que contenga los siguientes datos:

1ra Fase Trabajo Preliminar

 Legislación aplicable a las actividades examinadas.

 Breve historial, antecedentes y propósitos de las actividades.

2da fase Revisión de la legislación

- Procesos
- Manual de funciones y responsabilidad
- Responsabilidad y limitaciones impuestas a la entidad.

Tercera: Revisión y prueba preliminar de los controles administrativos

- Políticas
- Examen y prueba detallada de los controles administrativos.
- recomendación.

Cuarta Fase: Examen y Prueba Detallada de los Controles Administrativos

Quinta Fase: El Informe de Auditoría Administrativa

 Aspectos Generales
 Introducción
 Antecedentes
 Alcance
 Observaciones.
 Conclusiones.
 Recomendaciones.
 Anexos

UDED2018
 Trabajo
Académico

I. PRIMERA FASE: TRABAJO PRELIMINAR:

 EMPRESA : “FARMA RED ALERT”

 TIPO DE TRABAJO: Auditoría Administrativa

 RUBRO O ÁREA : Recursos Humanos

 PERÍODO : Del 10 de enero al 10 de julio de 2017.

1. ANTECEDENTES

Se efectuará de Conformidad con la Orden de Trabajo No. 001 de Fecha 16 de enero

de 2017

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Con la ejecución de la Auditoría Administrativa del Área de Recursos Humanos de la

Empresa “FARMA RED ALERT”, se pretende alcanzar los siguientes objetivos:

 Verificar si los objetivos propuestos por la Empresa se han cumplido y a su vez

si las actividades del área de Recursos Humanos se han llevado a cabo en
forma eficiente, efectiva y económica.

 Evaluar el Sistema de Control Interno gerencial de la Empresa, determinando

así mismo el grado de confiabilidad que merece la administración en el
ejercicio directo del control sobre los recursos humanos.

 Proporcionar ayuda a nivel gerencial, a través de la formulación de

recomendaciones que permitan tomar las medidas correctivas necesarias,
sobre las deficiencias encontradas.

3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La Auditoría Administrativa a realizarse será del Área de Recursos Humanos de

“FARMA RED ALERT” En el período comprendido entre el 10 de enero al 10 de julio
de 2017

4. ESTRUCTURAORGÁNICA FARMA RED ALERT” S.A.

Se encuentra estructurada de la siguiente manera:

 NIVEL LEGISLATIVO : - Junta General de Accionistas

 NIVEL DIRECTIVO : - Directorio

 NIVEL EJECUTIVO : - Presidencia Administrativa

- Gerencia General

UDED2018
 Trabajo
Académico
 NIVEL ASESOR : - Comisaría

- Auditoría Interna

- Asesoría Jurídica

 NIVEL DE APOYO : - Secretaría

- Contabilidad

- Jefe Administrativo

 NIVEL OPERACIONAL : - Jefe de Ventas

- Vendedores

 NIVEL DE SERVICIOS : - Chóferes

- Guardias

- Jefe de Bodega

- Ayudantes de Bodega

- Conserje

OBJETIVOS DE LA OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Es una Empresa tiene como actividad principal la distribución, representación y

comercialización de productos farmacéuticos. La empresa se encuentra ubicada en la
ciudad de Huancayo. El número de trabajadores es de 50 empleados que cumplen
funciones en la parte administrativa, servicios y ventas. Los principales proveedores
de “FARMA RED ALERT” S.A., son: mifarma, laboratorios arc, inkfarm, etc. “farma red
alert” tiene como objetivos los siguientes:

a) Representación, distribución y comercialización de medicamentos, especialidades

farmacéuticas, dentales químico farmacéuticos.

b) Abastecer de los productos mencionados anteriormente, al nivel nacional.

c) Importación de dichos productos

d) Contratar personal calificado, mediante un adecuado reclutamiento y selección del

mismo, con el fin de garantizar la eficiencia, efectividad y economía en el
desenvolvimiento de las actividades administrativas y comerciales.

e) Instalación de una planta industrial destinada a la elaboración de medicamentos y

especialidades farmacéuticas, de uso humano y veterinario, cosméticos, el mercado
interno y externo

UDED2018
 Trabajo
Académico

II. SEGUNDA FASE:

Legislación BASE LEGAL: Revisión

La Empresa “FARMA RED ALERT” fue creada mediante Resolución No. 1803, el 12
de agosto de 1993 e inscrita en el Registro Mercantil con el No. 125 de fecha 5 de
octubre del mismo año, fecha en la cual da inicio a sus actividades comerciales.

Rige para su funcionamiento legal la Ley de Compañías, Código de Comercio, Código

de la Salud, Código de Trabajo, Ley de Régimen Tributario Interno, Estatutos y
Reglamento Interno de la Empresa.

POLÍTICAS APLICABLES A LA ENTIDAD:

Se aplican a las actividades que desarrolla la empresa “FARMA RED ALERT”, son las
siguientes:

 Vender al contado

 Vender a crédito dentro de los plazos establecidos, no más de 30 días

 Ventas no menores de s/ 100,00

 Comercialización de los productos en las zonas en las que llega la empresa: a

nivel nacional.

 Seleccionar al personal de acuerdo a la capacidad o profesión de acuerdo con

los requerimientos de la Compañía.

III. TERCERA FASE:

Revisión y prueba preliminar de los controles administrativos problemas identificados

dentro de las novedades que se han podido identificar hasta el momento, tenemos las
siguientes:

 Falta de actualización de Estatutos y Reglamento Interno

 No es eficiente el Sistema de Control de Asistencia de personal implantado en

la empresa

 Inadecuado archivo de documentos del personal

 No se han efectuado Auditorías operativas en la entidad, que demuestren el

grado de cumplimiento y eficiencia de las actividades que realiza el recurso
humano.

 Segregación de cargos y funciones.

UDED2018
 Trabajo
Académico
 No poseen pólizas de seguros para empleados ni para transportes de valores.

 No realizan arqueos de valores y documentos periódicos a los vendedores.

VII. CUARTA FASE:

Examen y prueba detallada de los controles administrativos

ENTREVISTA CARGO:

Gerente OBJETIVO:

Conocer por qué no se dan por escrito las órdenes de trabajo y porque no se aplican
guías para la aplicación del sistema de inducción

1. ¿POR QUÉ LAS ÓRDENES DE TRABAJO NO SE EMITEN POR ESCRITO?

Las órdenes de trabajo se dan en forma directa y verbal, puesto que no constituye
una disposición, lineamiento o política dentro de la Empresa al emitir éstas por escrito.
Así mismo se reúne a los Jefes Departamentales y se les da instrucciones, y luego
ellos las transmiten al personal a su cargo.

2. ¿SE CUMPLEN EN SU TOTALIDAD LAS ÓRDENES EMITIDAS

VERBALMENTE?

No podríamos decir que se cumplen en un 100%, pero si en un 80%

3. ¿ES IMPORTANTE QUE LAS ÓRDENES DE TRABAJO SE EMITAN POR

ESCRITO?

En cierta manera sí, porque de este modo se podría lograr que las órdenes de trabajo
se cumplan en forma cabal; y así mismo quedará constancia en los archivos de la
empresa, para poder controlar el cumplimiento de las mismas.

4. ¿POR QUE NO SE APLICAN GUÍAS PARA LA APLICACIÓN DEL SISTEMA

DE INDUCCIÓN?

No se aplican estas guías debido a que la contratación se la hace directamente por la

Gerencia General y se acompaña por un trabajador antiguo quien lo adiestra para el
cumplimiento de sus funciones.

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

Luego de contestado el Cuestionario de Control Interno se constató lo siguiente:

 Los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa no se han actualizado

desde su inicio.

 No se ha elaborado un plan de capacitación y entrenamiento para el

UDED2018
 Trabajo
Académico
 personal que labora en FARMA RED ALERT

 Las órdenes de trabajo no son emitidas por escrito sino verbalmente

 No se han realizado exámenes administrativos, que demuestren el

 grado de eficiencia de las actividades que realiza el recurso humano

 No se clasifica en expedientes personales la documentación de los

 Servidores de la empresa

 FARMA RED ALERT no se apega al cumplimiento de los Sistemas de

Administración; se suman en lo que tiene que ver a inducción- capacitación y
evaluación del desempeño basado en competencias

CONCLUSIONES

Analizadas las respuestas obtenidas en el Cuestionario de Control Interno aplicado al

área de recurso humano, se verificó que las respuestas fueron veraces, existiendo
deficiencias en el control, ya que no se está cumpliendo con las actividades que son
de vital importancia para el mejor desarrollo de la empresa

RECOMENDACIONES

El Directorio y Junta General de Accionistas deberá actualizar los Estatutos y

Reglamento Interno para que exista una mejor coordinación de las actividades

V. QUINTA FASE:

El Informe de Auditoría Administrativa

INTRODUCCIÓN:

“FARMA RED ALERT”

Se realizó la Auditoría Administrativa al Área de Recursos Humanos de la Empresa

“FARMA RED ALERT”, por el período comprendido entre el 16 de enero al 16 de julio
del 2017; el mismo que se realizó de acuerdo a las Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas y demás procedimientos considerados necesarios en las
circunstancias, para ayudarles a evaluar el desempeño de Área sujeta a examen. Por
la naturaleza del examen los resultados se encuentran expresados en comentarios,
conclusiones y recomendaciones, siendo de su responsabilidad la toma de las
acciones directivas a fin de mejorar sus procedimientos en la buena conducción de la
empresa.

UDED2018
 Trabajo
Académico
OBJETIVOS DEL EXAMEN:

 Evaluar la eficiencia administrativa del personal que labora en FARMA RED

ALERT

 Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y

reglamentarias en el desarrollo de las actividades.

 Evaluar el Sistema de Control Interno a fin de determinar el grado de eficiencia

administrada, y producir recomendaciones para su mejoramiento

ALCANCE DEL EXAMEN:

La presente Auditoria Administrativa del Área de Recursos Humanos de la Empresa

FARMA RED ALERT cubre el período comprendido entre el 10 de enero al 10 de julio
de 2017

ESTRUCTURAORGÁNICA “FARMA RED ALERT”

Se encuentra estructurada de la siguiente manera:

 Junta General de Accionistas

 Directorio

 Presidente Administrativo

 Gerente General

 Departamento Financiero

 Departamento Administrativo

 Departamento de Ventas

“FARMA RED ALERT” S.A. EVALUACIÓN DEL SISTEMADE CONTROL INTERNO

1. ACTUALIZACIÓN Y REFORMADE ESTATUTOS Y REGLAMENTO INTERNO,

GARANTIZARÁN LA OPTIMIZACIÓN DE LAEMPRESA

CONCLUSIÓN

Los Estatutos y Reglamento Interno de la Compañía no han sido actualizados

desde la fecha de inicio, por falta de observancia del Directorio y Junta General de
Accionistas, inobservando los Principios y Elementos de Administración Aceptados.
Por consiguiente la falta de actualización de los Estatutos y Reglamento Interno de
la Empresa FARMA RED ALERT, en cuanto a delimitación de funciones ha
provocado descoordinación entre funcionarios y empleados.

UDED2018
 Trabajo
Académico

RECOMENDACIÓN

El Directorio y la Junta General de Accionistas de “FARMA RED ALERT”, debe

actualizar los Estatutos y Reglamento Interno, en lo referente a las funciones
específicas de sus servidores, con la finalidad de mantener un equilibrio en la
Organización y Dirección de la Empresa. En caso de que no se actualicen estos
documentos, se procederá a la elaboración de un Manual Orgánico Funcional, en el
cual se determine con exactitud las obligaciones, atribuciones de cada uno de los
servidores de la Empresa. Además que incluya un Organigrama Funcional.
2. EVALUACIÓN PERMANENTE DE RECURSOS HUMANOS, PERMITE EL
APROVECHAMIENTO ADECUADO DE LOS MISMOS

CONCLUSIÓN

La falta de preocupación de los máximos Directivos en velar por el buen

funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna, no ha permitido que se realicen
exámenes administrativos periódicos de las actividades que desarrolla el personal,
puesto que el funcionamiento de esta Unidad no ha sido en forma continua. Esta
situación, no ha permitido evaluar y conocer el grado de rendimiento del Recurso
Humano en el cumplimiento de las labores encomendadas. Incumpliéndose con lo
que determina el Artículo 13 del Capítulo III del Reglamento Interno “Evaluación” que
señala: “Las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa, serán
permanentemente evaluadas y su rendimiento deberá ser aceptable”

RECOMENDACIÓN

Que la Unidad de Auditoría Interna, encargada de la evaluación y control, realice en

forma periódica exámenes administrativos de las actividades que desarrolla el
Recursos Humano de la Compañía, en base a un plan anual.

3. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL, MEJORAEL RENDIMIENTO DE LOS

MISMOS

CONCLUSIÓN

Uno de los problemas detectados en la Empresa FARMA RED ALERT, fue la falta de
capacitación y entrenamiento al personal, lo que no ha permitido que se adquieran
conocimientos de nuevas técnicas en beneficio de la entidad.

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá que se elabore en forma anual un Cronograma de

Capacitación de Personal, que abarque cursos, seminarios, talleres, conferencias,
etc., de acuerdo a las necesidades de cada una de las áreas de trabajo, debiéndose
también tomar en cuenta los que dictan las instituciones del Estado.

UDED2018
 Trabajo
Académico
4. ADECUADOS ARCHIVOS DE EXPEDIENTES PERSONALES, PERMITEN
UNARÁPIDALOCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

CONCLUSIÓN

Revisados los archivos del personal de la Empresa, se verificó que la documentación

del personal no se encuentra debidamente clasificada en expedientes individuales,
sino que se mantiene en forma general en una sola carpeta.

Asimismo, dicha documentación no ha sufrido cambios en un tiempo considerable, lo

que conlleva a una desactualización de información, datos y biografía del personal,
requisitos mínimos por carpeta.

RECOMENDACIÓN

Sugerir a la Secretaría de la entidad, la implementación de un moderno sistema de

documentación y archivo, procurando clasificar la información en forma lógica,
adecuada y actualizada.

5. ADECUADO SISTEMADE CONTROL DE ASISTENCIADE PERSONAL,

PERMITE UN MAYOR RENDIMIENTO

CONCLUSIÓN

El sistema utilizado por la Empresa para el control de asistencia de personal, es el

Registro de Firmas a la entrada y salida de las dos jornadas de trabajo, siendo la
Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las operaciones que en él se
dan. Es así que este sistema no proporciona en alto grado de confiabilidad en el
control de asistencias, ya que pueden existir irregularidades en el manejo de los
registros, esto puede deberse a afinidad que pueda existir entre el custodio y el resto
del personal. Inobservado lo establecido en el Capítulo VI, Artículo 25 del Reglamento
Interno de la Empresa “Asistencia”, que señala: “Se establecerá un sistema adecuado
que permita el control de la asistencia, permanencia y puntualidad del personal, con el
fin de evaluar el rendimiento de los mismos”.

RECOMENDACIÓN

Los Directivos de la Compañía procederán a implantar un Sistema moderno de

Asistencia, puesto que es un método confiable y eficaz para el control de asistencia,
permanencia y puntualidad en el trabajo. Asimismo, como instrumentos de ayuda para
el control de asistencia se implantarán las Hojas de Movilización, utilizadas para las
salidas del personal, en horas laborables, ya sea por asuntos personales o e oficina,
las mismas que estarán bajo la custodia de la Secretaria.

UDED2018
 Trabajo
Académico
6. PREPARACIÓN O DESIGNACIÓN DE UNAPROFESIONAL ENCARGADA DE
RECURSOS HUMANOS, PERMITE LASOLVENCIAY EFICACIA EN ESTE
DEPARTAMENTO

CONCLUSIÓN

En mi trabajo se establece que si bien existe una persona encargada del control de
Recursos Humanos, no es una especialista, pues solo se ha manejado por la
experiencia, esto puede ocasionar a la larga un profundo problema en lo que refiere al
manejo del personal.

RECOMENDACIÓN

Los Directivos de la Compañía procederán a contratar o encargar el control a una

persona especializada en el área o Capacitar a la persona que actualmente es
responsable.

7. PÓLIZAS DE SEGUROS PARALA CUSTODIADE QUIENES MANEJAN

VALORES, PERMITE LAPROTECCIÓN Y BUEN RECAUDO DE LOS
EMPLEADOS Y FLUJO DE DINERO DE LAEMPRESA.

CONCLUSIÓN

Ente los problemas que observé en la empresa puedo decir que los encargados de
realizar depósitos y transporte de mercaderías no tienen pólizas de seguros, factor
que representa un riesgo para la compañía.

RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá la contratación de una empresa de seguros para proteger,

fortalecer, el transporte de valores, mercaderías y la vida de los custodios.

8. EL CONTROL PERIÓDICO DE DOCUMENTOS, PRODUCTOS A LOS

VENDEDORES PERMITE PROTECCIÓN Y EFICACIADE ESTOS ACTIVOS
DE LA EMPRESA.

CONCLUSIÓN

Observé que no existe un arqueo periódico de valores, documentos y mercaderías

que manejan los Vendedores, pues los llevan de forma desordenada sin la utilización
de una buena metodología

UDED2018
 Trabajo
Académico
RECOMENDACIÓN

El Directorio dispondrá que se realicen arqueos de documentos, productos y valores

en forma esporádica y de esta manera evitar la pérdida o jineteo de los mismos,
logrando así una eficiente entrega – recepción de lo mencionado

CONCLUSIONES

La auditoría administrativa tiene como finalidad trascendente sacar a la luz

irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados, e indicar a
la vez posibles soluciones para mejorar sus operaciones.

Su misión es ayudar a la dirección a lograr una administración eficaz Su intención es

examinar y valorar los métodos, así como el desempeño en todas las áreas. Los
factores de evaluación abarcan desde el panorama económico en que actúa la
empresa, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de las políticas y
procedimientos, la exactitud y confiabilidad de los controles, los métodos protectores
adecuados, las causas de las variaciones, la adecuada utilización de personal, equipo
y materiales y los sistemas de funcionamientos satisfactorios. Por consiguiente,
siendo el análisis un elemento primordial para separar las partes de un todo, se
deberá de considerar todos los factores, hasta conocer con profundidad los elementos
de que está compuesto; para verificar la viabilidad de los diversos procesos
especializados. Una de los principales auxiliares en que se basa la auditoria
administrativa es la investigación científica, por lo cual el auditor administrativo se
apoya en la lógica siguiendo los pasos del razonamiento "inductivo y deductivo" que
aconseja la decisión a tomar.

UDED2018