EL ARCHIVO

NECESIDADES DE CONSERVAR LA
DOCUMENTACIÓN
• Tres son las razones principales por las que la empresa
debe y tiene que conservar o guardar la documentación:
– Por el propio interés de la organización.
– Por exigencias legales.
– Documentación e información de carácter histórico para la
empresa.
CONCEPTO DE ARCHIVO
 Archivo de documentos: captación, elaboración
de datos y su custodia
• FASES:
– Registro/anotación.
– Clasificación/ordenación.
– Codificación/denominación.
– Tratamiento/manipulación.
– Cálculo/estadística.
– Archivo/custodia.
Clases de archivo
Atendiendo a la edad del
Atendiendo a su titularidad documento
• Archivos públicos: • Activos (de oficina y centrales –
– De la Administración General de Estado.
– De la Administración Autonómica documentos vivos).
– De la Administración Local
• Semiactivos (intermedios –de
• Otros órganos de la baja actividad).
Administración: • Inactivos (archivos históricos –
– De empresas.
– De instituciones religiosas. sin vigencia administrativa).
– De partidos políticos y organizaciones
sindicales.
– De familias.
ORAGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
El grado de autonomía.
El grado de utilización
A Por el grado de utilización

• Activos.
• Semi-activos.
• Inactivos.
B Por el grado de autonomía
Centralizado Descentralizado
SISTEMA DE ARCHIVO

• Convencionales:
– Carpeta
– Carpeta archivador
– Mobiliario
• Por microfilme
• e Informáticos
FUNCIONAMIENTO HABITUAL DEL ARCHIVO Y NORMAS
PRÁCTICAS DE UTILIZACIÓN
• Funcionamiento habitual del archivo
• Normas prácticas de utilización :
– Comprobar que el recorrido y que la toma de datos ha
finalizado.
– No retrasar el archivo de los documentos.
– Detallar o indicar el tiempo de permanencia de los
documentos.
– No interpretar las reglas dictadas para la gestión u
organización del archivo.
– Si los documentos archivados son extraídos del archivador,
dejar en el espacio físico que ocupaba una ficha de referencia.
CASO PRÁCTICO
Trabajas en una organización y tu superior te pide que archives una factura. ¿Qué
pasos o fases darías para ello?

Solución:
1. En primer lugar identificaremos la factura (si se trata de compra o de venta).
2. Nos aseguraremos de que su contabilización está efectuada, bien por la
anotación del departamento correspondiente (compras o ventas) o por otra
señal de referencia.
3. Una vez efectuada la comprobación, iremos al mueble archivador donde se
encuentran las carpetas de ‹‹proveedores›› o ‹‹clientes››, según proceda, y
pondremos la factura en la carpeta del cliente o proveedor que corresponda, que
a su vez estarán ordenadas alfabéticamente y dentro de la carpeta personal se
colocará la factura por orden cronológico.
CONTROL DEL ARCHIVO

Archivo activo Archivo semiactivo  Archivo pasivo

o inactivo
CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DOCUMENTAL

• La Clasificación Alfabética
• La Clasificación Numérica
• El Empleo de Colores
• El Procedimiento de la Cifra Terminal
OTRAS CLASIFICACIONES

• Clasificación Geográfica
• Clasificación Temática
• Clasificación Decimal
• Clasificación Cronológica
CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DE LA
DOCUMENTACIÓN
• La Dirección General de la empresa será la que
establezca los controles y filtros de acceso.
• El control de acceso, aumentara y disminuirá a
medida que su contenido sea más o menos
relevante.
LOS FICHEROS
Rotativos
Simples
PURGA O DESTRUCCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Máquina para destruir Máquina para destruir gran volumen de
documentos (HSM). documentos con cinta trasportadora
(HSM).
EL ARCHIVO DIGITAL
Ventajas
• Ahorro de espacio.
• Agilidad en la gestión.
• Reproducción fiable
• Inmediata recuperación.
• Preservación del documento (como
histórico)
• Seguridad jerarquizada mediante claves
de acceso a los diferentes usuarios.
• Agilización de trámites y de la actividad
de la empresa.
• Recuperación del documento, del medio
original por el que fue registrado.
Desventajas
• Que durante el proceso de separación y
regrabación, puede ser fácilmente
manipulado, y poco fiable la autenticidad de
las copias.
• El rápido desfase de los soportes magnéticos
y ópticos, que necesitan de transporte a otros
soportes más actuales, que garanticen su
conservación y posterior utilización. Es una
desventaja: la autenticidad, frente a los
métodos tradicionales que son: preservación,
organización y acceso.
• Por eso se requieren métodos de control que
garanticen la integridad física y lógica. Copias
de seguridad y almacenes diferentes de los
depósitos.
A Reproducción y cotejo de la información de archivo
documental a digital.
• Hace más óptimo el almacenamiento y recuperación de
documentos.
• Establece mayor agilidad en la búsqueda de los mismos.
• Comparte distintas aplicaciones para los documentos, si estas son
requeridas, evitando la duplicidad de los mismos.
• Dispone de acceso a la información desde un punto único.
• Controla el estado la ubicación de cada uno de los documentos.
• Facilita la labor archivística y la clasificación de los documentos.
• Aumenta la integridad y la seguridad de los documentos accediendo
a ellos a través de su forma digital.
• Otorga un mínimo de error para la información que no ha sido
estructurada.
B Forma de digitalizar los archivos convencionales.
Medios electrónicos.
Manualmente
• Escáner de mano
• Escáneres planos
• Escáner con alimentador de
hojas
• Escáneres de tambor
• Escáneres para microfilm
• Escáneres de transparencias
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, BÚSQUEDA, CONSULTA,
RECUPERACIÓN, ACTUALIZACIÓN CONSERVACIÓN Y
CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN ARCHIVADA

• Habitación que albergue el archivo requisitos:

– Debe de estar custodiada por sistemas de seguridad y
puertas ignifugas, de las que sólo posean llave los
administradores.
– Debe ser estanca, sin materiales inflamables.
– Debe ventilarse una vez a la semana.
– Se debe preservar el orden y la limpieza.
– Se prohíbe, fumar, comer y beber.
FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DE LOS SO Y DE
ARCHIVO
• Cómo Organizan la información.
• Trabajar con carpetas y la papelera.
TÉCNICAS DE PROTECCIÓN DE ACCESOS PÚBLICOS Y
PRIVADOS EN ARCHIVOS CONVENCIONALES E
INFORMÁTICOS
• Las medidas de Seguridad que una empresa ha de adoptar
son las siguientes:
– Guardar duplicados en lugares separados. Los cajones, escritorios y
taquillas deben estar provistos de llave.
– Utilizar cajas de seguridad.
– Utilizar cajas de seguridad en bancos para escrituras, contratos,
fórmulas, etc.
– Guardar los documentos en almacenes especiales con garantías
antiincendios u otros siniestros.
– Establecer claves que bloqueen el acceso a la memoria del
ordenador.
– Destruir la documentación obsoleta en filamentos o en forma de
pulpa.
TÉCNICAS DE PROTECCIÓN DE ACCESOS PÚBLICOS Y
PRIVADOS EN ARCHIVOS CONVENCIONALES E
INFORMÁTICOS
• Las medidas de Control en el Acceso a los Datos:
– Que se acceda a los datos a través de Formularios.
– Los datos importantes requerirán contraseña de acceso,
estos accesos tendrán diferentes privilegios, según el
usuario que lo realice.
– Utilización de tarjetas electrónicas.
– Huella dactilar.
– Escáner de retina…
NORMATIVA VIGENTE DE PROTECCIÓN DE DATOS Y
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
• Toda la Ley de Protección de datos se basa en los siguientes
preceptos básicos:
– Desarrollo del Artículo 18.4 de la Constitución: “La ley limitará el uso de la
informática para garantizar el honor, la intimidad personal y familiar de los
ciudadanos y el pleno ejercicio de los derechos”.
https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1999-23750
– Garantizar al tiempo y al espacio como salvaguarda de la privacidad
personal.
http://www.lopd-proteccion-datos.com/ley-proteccion-datos.php
– Garantizar que la informática no redunde en perjuicio para las personas, ya
que objetivamente la potencialidad puede interferir de forma muy
acusada.
http://www.lopdprotec.com/formacion/test/PROTECCION%20DE%20DATOS%
20EN%20LA%20EMPRESA.pdf
COPIAS DE SEGURIDAD

• Windows permite realizar Backup desde el Panel de

control, sistema de seguridad, copias de seguridad
y restauración.
PÁGINA WEB

• http://www.ofimaquinas.com