AR Management Business Requirements Statement

Automatizacin de proceso de cuentas de contado Cenam y Caribe

Ref. De Doc. Creado por. Fecha

: BRS Automatizacin : Ronald Lopez Blanco : 27-02-2012

de proceso de cuentas de contado Cenam y Cari Caribe

Aprovado por

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Historial de versiones
Revision 1.0 Fecha de publicacin 26/08/2011 Actualizado por Ronald Lopez Comentarios Primer version Estatus Draft

Lista de distribucion
Who
Equipo de Revenue control Angie Vega

Organizacin
AR Management Supervisora AR Management

Accin/Informacin
Review/Approval Review/Approval

Comentario

Revisado por
Version 1.0 Departamento/Funcin AR Management Nombre Ronald Lopez

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CONTENIDO

1.

INTRODUCTION ............................................................................................................ 4 1.1 1.2 1.3 1.4 AMBITO DE APLICACIN .............................................................................................. 4 ANTECEDENTES ........................................................................................................... 4 JUSTIFICACION............................................................................................................. 4 OBJETIVO .................................................................................................................... 4

2. 3. 4.

DESCRIPCION DEL PROCESO ACTUAL ................................................................. 4 DESCRIPCION DEL PROCESO PARA AUTOMATIZAR....................................... 9 REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO ....................................................................... 13 4.1 4.2 4.3 REGLAS DEL NEGOCIO ............................................................................................... 13 INTERFAZ DE USUARIO ............................................................................................... 13 INFORMES DE AUDITORIA .......................................................................................... 13 TIEMPO ...................................................................................................................... 13 LIMITACIONES DEL NEGOCIO ..................................................................................... 13 LIMITACIONES DE TRANSICIN .................................................................................. 13 IMPLEMENTACION DE RESTRICCIONES ....................................................................... 13 DECISIONES TCTICAS ............................................................................................... 13

5.

LIMITACIONES ............................................................................................................ 13 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

6.

OPORTUNIDADES FUTURAS ................................................................................... 13

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1. Introduction
1.1 Ambito de aplicacin Automatizacin del proceso de reconciliacin de cuentas de contado para Cenam y Caribe, con el fin de agilizar y estandarizar dicho proceso, propuesta atravs de macros en Excel en conjunto de una base de datos en Access. Antecedentes Actualmente cada uno de los analistas de Revenue gestiona su proceso de diferentes maneras, descargando las cuentas de contado asignadas a una plantilla de Excel, en la cual se actualizan los datos guardados en la plantilla contra el Aging de SAP, se le da formato manualmente a los datos, se revisan los recibos contra las facturas para extraer todas aquellas coincidencias segn (referencia, nombre de cliente, fecha y montos), todas las coincidencias se trasladan a una plantilla de aplicaciones la cual se enva por kayako para que posteriormente Cash application haga las compensaciones, todas las partidas que no tienen coincidencias son verificadas en los diferentes consolidados de facturacin y cobranza para su anlisis, dicho anlisis es reportado a pas en diferentes formatos (a convenio del analista con el pas asignado) segn la causa del porque este dicha partida aun pendiente. Justificacion Esta implementacin permitir ahorrar tiempo que actualmente se utiliza en revisiones manuales, estandarizacin y documentacin; obteniendo a su vez informacin veraz de la gestin de los analistas de revenue para ser utilizada en KPIs y toma de decisiones. Objetivo Automatizar el proceso de reconciliacin de cuentas de contado y obtener una base de datos de la gestin de los analistas de revenue.

1.2

1.3

1.4

2. Descripcin del proceso actual

1. Extraccin de las cuentas de contado del sistema SAP por medio de la transaccin (FBL5N) segn el layout /rontsd y el gestor 99.

2. La informacin es descargada en un archivo de Excel y copiado en la hoja (SAP) del archivo de reconciliacin, las celdas se convierten a numero (SAP descarga la informacin a un Excel en formato texto).

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3. La informacin descargada a la hoja (SAP) es comparada contra los datos de la hoja (AGING) en la plantilla de reconciliacin del agente por medio de la funcin vlookup. o Los datos #N/A en la hoja (Aging) se borran y las coincidencias se mantienen. o Los datos #N/A en la hoja (SAP) se cortan y se pegan al final de los datos de la hoja (AGING), luego la hoja (SAP) se limpia. 4. A los nuevos datos pegados en la hoja (AGING) se les copia las formulas de morosidad (columna I), demora (Columna K), tipo de cuenta (Columna N), mes (Columna O), se digita el comentario bajo revisin (columna V).
5.

En la referencia (Columna A) se copian los tipos de factura IBS (eje:

RTH007056) y se ingresan en la transaccin SAP (Z_GUIAS_SD_2) para la extraccin de los nmeros de guas relacionados a esas facturas.

6. La informacin es descargada en un archivo de Excel, por medio de la funcin vlookup es comparada segn la referencia (Columna A) de la hoja (AGING), la cual se sustituye por los nmeros de guas. 7. En la (columna W) se realiza la formula (=A3&"*") para agregarle a los datos de la referencia (Columna A) un * al final de cada dato (ejm: 3875627954*) y
se ingresa a la transaccin (FBL5N) de SAP para extraer todas las partidas, relacionadas a esas referencias.

8. La informacin es descargada en un archivo de Excel, se realiza la funcin de subtotal en base a la referencia en el archivo descargado de SAP. 9. Las partidas agrupadas por referencias son revisadas segn las siguientes variantes en el archivo descargado de SAP: o Si existe una factura (X3, X4, X6 o X7) abierta que tiene coincidencia con un recibo (DZ) abierto, segn (misma referencia y mismo monto) se copian: (referencia, texto.cab, No de Doc. SAP y monto) a la plantilla de aplicaciones (esto incluye todas las coincidencias que estn en un rango de diferencia de 5 USD segn tolerancia SAP).

o Si existe una factura (X3, X4, X6 o X7) abierta que tiene coincidencia con un recibo (DZ) abierto pero tienen diferencia y existe una nota de crdito (X1) abierto con misma referencia y mismo monto a la factura, se copian: (referencia, texto.cab, No de Doc. SAP y monto) a la plantilla de aplicaciones tanto de la nota de crdito como de la factura y al recibo abierto se le agrega el comentario (Pago duplicado) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V).

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o Si existe una factura (X3, X4, X6 o X7) abierta que tiene coincidencia con un recibo (DZ) abierto pero tienen diferencia y existe una nota de crdito (X1) abierto con misma referencia y el monto es por la diferencia dando como saldo cero, se copian: (referencia, texto.cab, No de Doc. SAP y monto) a la plantilla de aplicaciones del recibo, factura y nota de crdito. o Si existe una factura (X3, X4, X6 o X7) abierta que tiene coincidencia con un recibo (DZ) abierto, con misma referencia pero con diferente monto dando como un saldo a favor, a los documentos abiertos se le agrega el comentario (Discrepancia entre la factura y el pago-saldo a favor) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V). en el caso que sea el saldo en contra (siendo el monto de la factura mayor que el monto del recibo), a los documentos abiertos se le agrega el comentario (Discrepancia entre la factura y el pago-saldo en contra) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V). o Si existe una factura (X3, X4, X6 o X7) abierta que tiene coincidencia con un recibo (DZ) compensado o vs, segn (misma referencia y mismo monto), al documento abierto se le agrega el comentario (Compensacin incorrecta) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V). o Si existen dos o ms facturas (X3, X4, X6 o X7) abiertas que tienen coincidencia con un recibo (DZ) abierto, segn (misma referencia y mismo monto), se copia una de las facturas y el recibo (referencia, texto.cab, No de Doc. SAP y monto) a la plantilla de aplicaciones, y a la(s) otra(s) factura(s) abierta(s) se le agrega el comentario (Factura duplicada) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V). en el caso que la duplicidad sea del recibo y no de la factura se sigue el mismo procedimiento variando el comentario a (Recibo duplicado). o Si existen dos o ms facturas (X3, X4, X6 o X7) abiertas que tienen coincidencia con un recibo (DZ) abierto, pero una de las facturas tiene el mismo monto del recibo y la otra factura no, se copia la factura y el recibo con el mismo monto (referencia, texto.cab, No de Doc. SAP y monto) a la plantilla de aplicaciones, y a la(s) otra(s) factura(s) abierta(s) se le agrega el comentario (Referencia incorrecta) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V), en el caso que existan dos recibos o mas pero uno de ellos tiene el mismo monto que la factura y los otros no se sigue el mismo procedimiento. o Si existe una factura (X3, X4, X6 o X7) abierta que tienen coincidencia con dos o ms recibos (DZ) abiertos, segn misma referencia pero los recibos con diferentes montos, dando como saldo cero, copian: (referencia, texto.cab, No de Doc. SAP y monto) a la plantilla de aplicaciones (esto incluye todas las coincidencias que estn en un rango de diferencia de 5 USD segn tolerancia SAP).
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o Si existe una factura (X3, X4, X6 o X7) abierta pero no tiene ningn recibo relacionado por referencia y monto se le agrega el comentario (Factura pendiente de pago) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V), en el caso que se encuentre el recibo abierto sin factura relacionada se le agrega el comentario (Recibo pendiente de factura) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V). 10. En la plantilla de reconciliacin hoja (Aging) se ordenan los datos por referencia y se da una verificacin de posibles aplicaciones (facturas y recibos) segn el monto, el nombre del cliente y la fecha del documento (esto porque en la referencia se ingresan constantemente guas mal digitadas), las coincidencias encontradas (por nombre de cliente, monto (la diferencia puede ser menor o igual a 5 USD) y fecha) se copian: (referencia, texto.cab, No de Doc. SAP y monto) a la plantilla de aplicaciones. 11. Se ordenan los datos segn el monto (Columna M) de menor a mayor para hacer una separacin de los recibos (montos negativos) y facturas (montos positivos). 12. Validacin de recibos pendientes: o Se verifican contra el reporte de DVRA segn referencia (Columna A) por medio de la funcin vlookup, a las coincidencias se le agrega el comentario (Pendiente de transmisin de DVRA) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V). o Se verifican contra el reporte (INBOUND RATED BUT NOT INVOICED) descargado del IBS segn referencia (Columna A), a las coincidencias se le agrega el comentario (Pendiente de facturar) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V). o Se verifican contra el reporte (OUTBOUND RATED BUT NOT INVOICED) descargado del IBS segn referencia (Columna A), a las coincidencias se le agrega el comentario (Pendiente de facturar) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V). o Se verifican contra el reporte de errores de SCL (.txt) segn referencia (Columna A), a las coincidencias se le agrega el comentario (Ingresado con error en SCL) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V). o Se verifican contra el reporte de checkpoints Track segn referencia (Columna A), para identificar las guas mal digitadas o que del todo no existen, a las coincidencias con el comentario (Invalid Airwaybill Number) se le agrega el comentario (AWB no se muestra en SAM) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V), a las coincidencias con el comentario (No information
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available) son verificadas contra el sistema Gema (Sistema web), si la gua no existe en Gema se le agrega el comentario (AWB no se muestra en SAM), si la gua existe se verifica si es importacin o exportacin, si es importacin se verifica si es pago de flete (se verifica en IBS) o de impuestos (se verifica con el pas) y si es exportacin se verifica en IBS. 13. Validacin de facturas pendientes: o Se verifican contra el reporte de checkpoints Track segn referencia (Columna A), para identificar las guas entregadas, guas con checkpoint desactualizado, entre otros. Si son guas entregadas, se agrega el ultimo checkpoint (BR, OK, TP) en la hoja (Aging > Columna P), la fecha del ultimo checkpoint en la (columna R), y el comentario (AWB entregada, pago pendiente) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V). Si son guas desactualizadas, se agrega el ultimo checkpoint en la hoja (Aging > Columna P), la fecha en la (columna R) y el comentario (Checkpoint pendiente de actualizar) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V). Si son guas con checkpoints (HP, UD, OH, HO, HI, NA, RD) y las fechas del ltimo checkpoint son de hoy o de dos das anteriores, se le agrega el comentario (Pendiente en undels) en la plantilla de reconciliacin, hoja (AGING), en observacin (Columna V). 14. Todas las facturas y recibos pendientes se envan al pas va correo electrnico segn el tipo de causa, especificando en el cuerpo del correo el detalle de lo que se est enviando, el requerimiento para solucionar esos casos y recomendaciones para solucionar el problema de raz. 15. Las respuestas enviadas por el pas son revisadas contra el Aging acumulado para identificar si alguna de las partidas ya fueron compensadas anteriormente y solucionar las que an quedan pendientes.

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3. Descripcin del proceso para automatizar

Estructura general de la ubicacin de los archivos que se utilizaran para la automatizacin.

Extraccin de las cuentas de contado del sistema SAP por medio de la transaccin (FBL5N) segn el layout /rontsd y el gestor 99, por medio de un Job en SAP.

El archivo descargado de SAP (cuentas sap.xlsx), se colocar en la siguiente ubicacin.

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En el archivo de Excel (adm.xlsx), hoja (Men), por medio de un botn de formulario se ejecutar una macro que copie los datos del archivo (cuentas sap.xlsx) y lo ingrese en la base de datos (cuentasAR.accdb) segn el siguiente procedimiento. o Eliminar las lneas de la tabla del Aging acumulado de la base de datos (cuentasAR.accdb) que tengan como estatus (Item compensado). o Recorrer la tabla del Aging acumulado de la base de datos (cuentasAR.accdb), haciendo una validacin contra los datos del archivo (cuentas sap.xlsx) segn N0. De Doc., a las coincidencias se le pondr en el estatus (Item existente) y si no existe coincidencia se le pondr en el status (Item Comp.) . o Recorrer los datos del archivo (cuentas sap.xlsx) haciendo una validacin contra los datos de la tabla Aging acumulado de la base de datos (cuentasAR.accdb), se tomaran las lneas que no tengan coincidencias y se ingresaran en la base de datos y se le pondr en el status (Item nuevo) .

En el archivo de Excel (adm.xlsx), hoja (Men), por medio de objetos de formulario y macro se necesitan las siguientes opciones: o Mantenimiento de la informacin guardada en una tabla de la base de datos (cuentasAR.accdb) de usuarios. o Mantenimiento de la informacin guardada en una tabla de la base de datos (cuentasAR.accdb) de pases. o Mantenimiento de la informacin guardada en una tabla de la base de datos (cuentasAR.accdb) de contactos. o Mantenimiento de la informacin guardada en una tabla de la base de datos (cuentasAR.accdb) de bitcora. o Las ubicaciones de los diferentes archivos en alguna celda de dicha hoja. En el archivo de Excel (adm.xlsx), hoja (KPIs), por medio de objetos de formulario, macro, se necesitan grficos y tablas pivot abiertas para realizar diferentes combinaciones de estadsticas. o En esta hoja tambin se necesita que se obtenga un clculo de DSO y Over 60, calculo para KPIs, por medio de macro.

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En el archivo de Excel (reconciliacion.xlsx), hoja (Principal), por medio de objetos de formulario y macro se necesitan las siguientes opciones: o Extraer la informacin de la base de datos (cuentasAR.accdb) a la hoja (Aging), segn el pas a reconciliar, y los estatus (item existente y item nuevo). o Realizar la extraccin de aplicaciones, para esto se tendr en cuenta los puntos 5 al 9 de Descripcin del proceso actual, la informacin se enviar a la plantilla de aplicaciones y se guardar en la siguiente direccin (el nombre del archivo ser: pas_APRC_TT_# ticket_fecha) y a su vez actualizara la base datos (cuentasAR.accdb) tabla (Aging acumulado) indicando el ticket enviado y un comentario (ticket automtico).

o Realizar las validaciones de recibos y facturas pendientes (punto 12 y 13 de Descripcin del proceso actual), los archivos de validacin estarn en la siguiente direccin.

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o Confeccionar los reportes de pendientes al pas segn el formato establecido (punto 14 de Descripcin del proceso actual), los archivos de pendientes se guardarn en la siguiente direccin (el nombre del archivo ser: pas_Cuenta_codigo de comentario_fecha) y a su vez actualizara la base datos (cuentasAR.accdb) tabla (Aging acumulado), indicando el cdigo del comentario y la fecha en que se report.

o Al final de la reconciliacin se necesita un botn para actualizar la base de datos con las observaciones que se ingresaron en la plantilla de reconciliacin.

Observaciones Pueden existir variaciones en el momento del diseo que no se encuentren contempladas en este documento pero que no requieran un cambio drstico.

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Solicitantes Ronald Lopez SSC AR Management Angie Vega SSC supervisora AR Management

4. Requerimientos del Negocio

4.1 4.2 Reglas del negocio Interfaz de usuario Aplicacion de excel 2007 y Access Informes de auditoria

4.3

5. Limitaciones
5.1 Tiempo Se desconoce en este momento Limitaciones del negocio Se desconoce en este momento Limitaciones de transicin Se desconoce en este momento Implementacion de restricciones

5.2

5.3

5.4

5.5

Decisiones tcticas Se definen en el diseo.

6. Oportunidades futuras

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