Acta de Constitución.

ACTA DEL PROYECTO

FECHA Nombre de Proyecto Líder del

proyecto
Modelo de Gestión Comercial para la
empresa “Ciencia y tecnología”

Fecha de inicio del Proyecto Fecha de Fin del Proyecto.

25-06-2019 25-12-2019

Objetivo del Proyecto (General y Específicos)

Objetivo General:

Diseñar un modelo de gestión comercial para la empresa “Ciencia y tecnología” basado

en las mejores prácticas para la gestión de proyectos acorde al Project Management
Institute (PMI) en un plazo no mayor a seis meses.

Objetivos Específicos:

 Realizar el diagnóstico de la situación actual para la identificación de brechas.

 Identificar los factores internos y externos de la empresa que interviene en el
proceso de comercialización.
 Evaluar los macro procesos relacionados a la gestión de la comercialización de la
compañía.
 Desarrollar el plan de gestión del proyecto acorde a las mejores prácticas del
Project Management Institute (PNI).

Identificación de la Problemática.

La empresa “Ciencia y Tecnología” se encuentran presente en el mercado desde el año

1999, se dedica a la comercialización de equipos de ensayos no destructivos y brinda
soluciones para el mantenimiento y control de calidad, enfocada al sector petrolero,
petroquímico, aeronáutico, construcción y empresas dedicadas a ofrecer el servicio de
ensayos no destructivos.

La empresa presento una caída en sus ventas anuales del 5% para el año 2015 y un 8%
en el 2016, lo cual afectó negativamente los ingresos y no permitió cumplir el presupuesto
de ventas asignado a la gerencia comercial.
Al revisar los procesos actuales del sistema de comercialización, se encontró que el
sistema no contempla una adecuada gestión de clientes, las proyecciones no siguen
metodologías formales, el tiempo de cierre de venta no está limitado, los gastos de
viáticos y movilización relacionados a las ventas no están claramente identificados para
cada proyecto de venta, tampoco existe una gestión de la información entre las aéreas de
la empresa, el personal de ventas dedica tiempo excesivo para realizar informes,
proyecciones, encuestas, y no existe un tablero de métrica que permita conocer el real
desempeño de los integrantes del área comercial

Justificación del Proyecto.

La empresa requiere mejorar su rendimiento y productividad, al no contar con indicadores

adecuados o históricos, la junta directiva ha visto la necesidad de revisar el modelo de
gestión comercial actual para elaborar un nuevo modelo empleando la gestión de
proyectos como la mejor alternativa ya que dispone de los recursos necesarios para
realizar este proyecto interno.

El beneficio principal que el proyecto entrega a la organización es generar un modelo de

gestión comercial eficiente que responde a las necesidades del mercado, mantiene
alineados sus procesos con los objetivos estratégicos de la empresa, esto se lograría
mejorar la comunicación interna que permita la interacción entre departamentos, además
se delimitan las funciones de cada integrante del área de ventas para mejorar el
rendimiento, también se implementa el uso de indicadores para control de gastos y
planificación adecuada del presupuesto.

Necesidades del negocio.

Mejorar el rendimiento de la gestión de ventas para cumplir el presupuesto asignado al

área comercial a lineados a los objetivos estratégicos de la empresa para alcanzar una
rentabilidad neta mínima del 5% en los próximos dos años a partir de la implementación
del proyecto.

Entregables del proyecto.

Desde el punto de vista de gestión del proyecto los entregables serán:

 Acta del proyecto.

 Planes de gestión (Alcance, Cronograma, Costos, Calidad, Riesgos, Recursos y
Comunicaciones.)
 Documentos del proyecto (Líneas bases de rendimiento, formatos de solicitud de
cambios. Lecciones Aprendidas).
Desde el punto de vista técnico los entregables serán:

 Informe de diagnóstico.
 Diseño de Modelo de Gestión para Gerencia Comercial que incluye:
 Nuevos procesos de: venta, atención al cliente, recepción equipos y garantías.
 Políticas de asignación de recursos.
 Políticas de incentivos.
 Perfil de funciones.
 Documentación y formatos para los nuevos procesos.

Identificación de Grupos de Interés.

Involucrados Directo(s):

Gerencia general, gerencia comercial, departamento comercial, mercadeo, logística.

Involucrados Indirecto(s):

Proveedores, compañías de logística, clientes, soporte técnico.

Riesgo Macros.

 El presupuesto requerido no sea aprobado por la alta gerencia.

 El departamento comercial no colabore acorde a las expectativas del proyecto.
 El proyecto está fuera del presupuesto asignado por la empresa.
 Se estipulen nuevos impuestos a los equipos por parte de la política arancelaria.
 EL nuevo modelo de gestión no sea entregado en el tiempo planificado.

Beneficios Colaterales.

 El nuevo modelo de gestión mejore el ambiente laboral.

 Mayor difusión de ensayos no destructivos en la industria.
 Manejo de herramientas e indicadores en gestión de ventas.
 Mejor asignación de tareas acorde al perfil de cada área.
 Uso de las mejores técnicas recomendadas en gestión de proyectos.
Nivel de Autoridad del Líder del Proyecto.

El gerente de proyecto tiene autoridad sobre la toma de decisiones para análisis de

procesos, y evaluación de propuesta.

EL gerente de proyecto requiere autorización para la implementación del nuevo modelo

de gestión y generación de documentación, tiene autoridad sobre el equipo de trabajo.

RECURSOS. AUTORIDAD.

Equipo de trabajo Alto.

Recursos financieros. Medio.

Materiales y equipos. Medio.

Proveedor. Bajo.

Supuestos.

 Presupuesto aprobado en el período de tiempo requerido para inicial el proyecto.

 Contar con la participación activa del departamento comercial y departamento de
apoyo (Colombia).
 Aprobación de la alta gerencia para realizar los cambios sugeridos.
 Aceptación del nuevo modelo de gestión para la gerencia comercial por parte de
la empresa.
 Mejora de procesos acorde al plan de gestión de proyecto.

Restricciones.

 EL proyecto no contempla la implementación del modelo de gestión para la

gerencia comercial.
 El plazo estimado para su planificación es de 6 meses.
 El modelo de gestión debe estar acorde a los objetivos estratégicos de la
empresa.
 La propuesta debe respetar los lineamientos establecidos por la empresa.
 La información de la empresa debe ser manejada de forma cautelosa.
 Solo se tendrá acceso a los colaboradores de la empresa, previa autorización del
gerente comercial.
 Para el análisis de involucrados solo serán tomados en cuenta el persona directo
(Ecuador) y de apoyo (Colombia), por no contar con la autorización de la empresa
para entablar contacto con los proveedores y clientes.
Firmas de Responsabilidad.

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