2.13. Sistema de Información Contable.

Un Sistema de Información se define como conjunto de elementos que interactúan

entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en
cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema de información pueda operar y
el recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las
personas que utilizan el sistema. (Peralta, 2008)

Otros autores definen un Sistema de Información como como un conjunto de

componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y
distribuyen información para apoyar los procesos de toma de decisiones y de control en una
organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los
sistemas de información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores del
conocimiento a analizar problemas, visualizar temas complejos y crear nuevos productos.
(Laudon & Laudon, 2012, p.15)

Un sistema de información tiene 3 actividades:

La entrada, captura o recolecta los datos en crudo desde el interior de la organización

o a través de su entorno externo. El procesamiento convierte esta entrada en bruto en un
formato significativo. La salida transfiere la información procesada a las personas que harán
uso de ella, o a las actividades para las que se utilizará. Los sistemas de información también
requieren retroalimentación: la salida que se devuelve a los miembros apropiados de la
organización para ayudarles a evaluar o corregir la etapa de entrada. (Laudon & Laudon,
2012, p.15)

Tal y como expresaban Pascual & Díez (1995) los sistemas de información
automatizada son herramientas idóneas para tratar los datos y facilitar la gestión empresarial
y la toma de decisiones. Es por esto por lo que, las empresas implantan estos sistemas
automatizados en las diferentes áreas de esta con el fin de aumentar su productividad y
racionalizar los procesos. La información contable suministrada por un sistema aumenta la
eficiencia operativa y mejora la toma de decisiones, por lo que su objetivo se plantea como
sigue:
 El objetivo fundamental de la contabilidad de una empresa es suministrar información
sobre la misma a un amplio conjunto de posibles usuarios o destinatarios de dicha
información para ayudarles a tomar decisiones. Para cumplir con esta finalidad, el sistema
contable genera unos documentos conocidos como estados financieros o estados contables.
Estos documentos, elaborados conforme a unas reglas predefinidas, proporcionan
información sobre la situación económico-financiera de una empresa y sobre los distintos
flujos que han modificado dicha situación a lo largo del tiempo”. (Ortega, 2006)

2.14. Control Interno

2.14.1. Definición de Control Interno

El control interno se define como “El plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que adoptan la administración de una entidad para ayudar al logro del
objetivo administrativo de asegurar, en cuanto sea posible, la conducción ordenada y eficiente
de su negocio, incluyendo la adherencia a las políticas administrativas, la salvaguarda de los
activos, la prevención y detección de fraudes y errores, la corrección de los registros
contables y preparación oportuna de la información financiera contable.” (Blanco, 1988)

Según la NIA-ES-315 (2013) el control interno se define como “el proceso diseñado,
implementado y mantenido por los responsables del gobierno de la entidad, la dirección y
otro personal, con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable sobre la consecución
de los objetivos de la entidad relativos a la fiabilidad de la información financiera, la eficacia
y eficiencia de las operaciones, así́ como sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y
reglamentarias aplicables”.

Los mecanismos de control interno son los encargados de mantener la integridad

institucional ya que rigen los procedimientos y políticas institucionales. En el marco de
COSO (2013) se introdujeron 17 principios de control que presentan elementos asociados a
los componentes de control interno de manera que estos operen de manera conjunta y así
lograr que la empresa identifique sus puntos de enfoque para el diseño y de implementación
de controles relevantes, estos requieren de un análisis y van de acuerdo con la actividad
mercantil de cada empresa.
2.14.2. Objetivos del Control Interno

De acuerdo con el programa de preparación económica para cuadros, del Dr. José
Carlos Del Toro Ríos, Antonio Fonteboa Vizcaíno, Dra. Elvira Trabas y Carlos Manuel
Santos Cid (2005), los objetivos del control interno son los siguientes:

- Confiabilidad de la Información
- Eficiencia y Eficacia en las operaciones
- Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas
- Control de los recursos de todo tipo que se encuentran a disposición de
la entidad

Blanca Jeaneth Salas Quiroz (2011) explica que el Control Interno tiene tres focos
fundamentales dentro de sus objetivos:

- Operaciones, relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los

recursos de la entidad.
- Información Financiera, relacionada con la preparación de estados
financieros públicos confiables.
- Cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de la entidad con las
leyes y regulaciones aplicables

2.14.3. Componentes del Control Interno

‘’El control interno consta de 5 componentes relacionados entre sí. Estos se derivan
del estilo de dirección del negocio y están integrados en el proceso de gestión.’’ (Coopers &
Lybrand, p. 20, 1997). Los componentes del Control Interno se verán desarrollados en los
acápites subsiguientes.
2.14.3. Entorno de control

El entorno de control aporta el ambiente en que las personas desarrollan sus

actividades y cumplen con sus responsabilidades de control. Sirve como base de los otros
componentes. Dentro de este entorno, los directivos evalúan los riesgos relacionados con el
cumplimiento de determinados objetivos. Las actividades de control se establecen para
ayudar a asegurar que se pongan en práctica las directrices de la dirección para hacer frente a
los riesgos. Mientras tanto, la información relevante se capta y se comunica por toda la
organización. Todo este proceso es supervisado y modificado según las circunstancias. (p.
21)

2.14.3.2. Evaluación y gestión de riesgos

La entidad debe reconocer y abordar los riesgos con lo que se enfrenta. Ha de fijar
objetivos, integrados en las actividades de ventas, producción, comercialización, finanzas,
etc., para que la organización funcione de forma coordinada. Igualmente, debe establecer
mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes. (p.20)

2.14.3.3. Actividades de control

Deben establecerse y ejecutarse políticas y procedimientos que ayuden a conseguir

una seguridad razonable de que se llevan a cabo de forma eficaz las acciones consideradas
necesarias para afrontar los riesgos que existen respecto a la consecución de los objetivos de
la entidad. (p.20)

2.14.3.4. Información y comunicación

Las mencionadas actividades están rodeadas de sistemas de información y

comunicación. Estos permiten que el personal de la entidad capte e intercambie la
información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. (p.22)
2.14.3.5. Supervisión, monitoreo o seguimiento de resultados

Todo el proceso ha de ser supervisado, introduciéndose las modificaciones pertinentes

cuando se estime oportuno. De esta forma, el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar
de acuerdo a las circunstancias. (p.22)

2.15. Clasificación del Control Interno

Los controles de la organización se pueden clasificar de acuerdo con quien los realice,
sea un agente interno o externo, según la oportunidad de realización, según su alcance,
función y lo que busque como objetivo.

2.15.1. Control Interno según su relación con lo controlado.

Este mecanismo de control interno cubre desde las funciones hasta los factores
externos que intervienen en la alteración de algún elemento dentro o fuera de la empresa y
que guarde relación con ella. Los Controles Internos de acuerdo a su relación con lo
controlado se clasifican en:
a) Control Interno: Se efectúa desde las funciones propias de la organización para
constatar el correcto cumplimiento de las normas internas.
b) Control Externo: Se realiza por agentes externos a la organización para el correcto
cumplimiento de los controles o normas que trabajan en conjunto con esta o tienen
algún tipo de influencia dentro de sus funciones o tareas.
c) Control Directo: Estos controles se diseñan de acuerdo al proceso o producto que
se busca controlar por parte de la organización.
d) Control Indirecto: Este tipo de control Interno está caracterizado por no estar
directamente relacionado con el nivel, proceso o producto, sino que de manera
indirecta se relaciona con los demás niveles que influyen en los anteriormente
mencionados.
2.15.2. Control Interno según la oportunidad de la realización.

Este control interno se caracteriza por el momento en el que se realiza dentro de la

empresa, y sus clasificaciones son:

a) Control Previo: se realiza antes de que exista un acto que surta efecto dentro de la
empresa.
b) Control Perceptivo/ Concurrente: Es el control que se realiza al momento que se
ejecuta un acto administrativo.
c) Control Posterior: Es el control realizado después de realizada la actividad
contando, así como una auditoría.

2.15.3. Control Interno según su alcance.

Este control se caracteriza porque elige un objetivo en específico sobre el cual la

administración decide trabajar o prestar una atención especial, se clasifica en:

a) Control Interno sobre las personas: Este control interno está diseñado para ser
aplicado a las personas de la organización, en presencia de las mismas, y para su
beneficio.

b) Control Interno sobre los procesos: Este tipo de Control Interno está diseñado para
los procesos que son parte de la administración, y están directamente relacionados
con los objetivos, metas y decisiones empresariales por parte de la administración.

c) Control Interno sobre la gestión: Este Control Interno se aplica a la administración

de los recursos empresariales y obtención de objetivos, con el fin de hacer
medibles las metas y logros por parte de la administración.
2.15.4. Control Interno por funciones.

Este tipo de control interno va dirigido y está diseñado de acuerdo a las funciones,
cargos o especializaciones que estén en funcionamiento dentro de la organización, para lograr
que la empresa tenga pleno conocimiento de que sus funciones están siendo realizadas de
manera correcta. Su clasificación es la siguiente:

a) Control Administrativo: Se aplica a todas las operaciones de la empresa.

b) Control Financiero: Se aplica a todas las operaciones que involucran directa o
indirectamente recursos financieros por parte de la empresa.
c) Control Técnico: Este tipo de control es aplicado a las actividades técnicas que
están relacionadas al giro del negocio.
d) Control Jurídico: Aplica a los aspectos jurídicos que afectan a la gestión.

2.15.5. Otras clasificaciones del Control Interno.

Estas clasificaciones no se encuentran relacionadas directamente con ninguna de las

anteriores y van de acuerdo con las medidas, objetivos y función. Las otras clasificaciones del
Control Interno son:
a) Control Preventivo: Este tipo de control se realiza directamente en las maquinarias
antes de que se vean en total deterioro o daño total.
b) Control Detective: Este tipo de control busca detectar a tiempo cualquier error, se
realiza sobre todo en sistemas computarizados para medir la cantidad de datos
procesados y no procesados, así como su correcto procesamiento y otras funciones
que determinen algún tipo de daño futuro a las operaciones de la empresa.
c) Control Correctivo: Este control es aplicado de manera correctiva para lograr
corregir, como su nombre indica, algún daño o medida que no haya ayudado
dentro del desempeño de la empresa.
2.16. Limitaciones del Control Interno.

Ningún sistema de control interno puede garantizar su cumplimiento de sus objetivos

ampliamente, de acuerdo con esto, el control interno brinda una seguridad razonable en
función de:
- Costo Beneficio
- Respuesta
- El factor de error humano El control no puede superar el valor de lo que se quiere
controlar.
- La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.

Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias,

existe la posibilidad que el sistema no sepa, así como la posibilidad de conclusiones que
pueda evadir los controles. Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay
sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.

2.17. Control Interno en la Contabilidad y Control Interno Administrativo.

2.17.1. Control Interno en la Contabilidad

El control interno aplicado en la contabilidad permite que la infraestructura contable

de la organización no se entorpezca a raíz de no poder lograr de manera consecutiva los
objetivos propuestos por la administración. Cuando este tipo de controles son aplicados a la
organización permiten otorgar un grado alto de confiabilidad sobre la información contable
recibida por parte de terceros por vía de la empresa.

El control Interno Contable comprende según Mantilla (2005) el plan de la

organización, como los procedimientos y registros relacionados con la salvaguarda de activos
y confiabilidad de la información plasmada en los estados financieros.

2.1.3.1. Control Interno Administrativo

Teniendo en consideración la conceptualización que el informe COSO expone acerca

del Control Interno y el uso cada vez más generalizado de la dirección estratégica, el control
administrativo se puede definir como todas las acciones coordinadas e integradas que son
ejecutadas por las personas (desde el consejo directivo hasta cualquier otro miembro de la
organización), en cada nivel de la entidad para otorgar un grado razonable de confianza en la
consecución de los objetivos de la administración.

Otra definición similar:

“Es el plan de la organización y los procedimientos y registros relacionados con los

procesos de decisión que se refieren a la autorización de las transacciones por parte de la
administración. Tales autorizaciones han sido definidas como una función administrativa
asociada directamente con la responsabilidad por el logro de los objetivos de la organización
y como un punto de partida para el establecimiento del control contable de las transacciones”.
(Mantilla, p. 7, 2005)