PROGRAMA

ESPECIALIZACION GERENCIA DE PROYECTOS

ASIGNATURA
GESTIÓN DE PROYECTOS 2
CASO PRACTICO 2

JHOAN SEBASTIAN CORREA OCHOA

NOMBRE ESTUDIANTE

Lucas Adolfo Giraldo Ríos

Docente UNIASTURIAS

Fecha, 14 DE JULIO DE 2021

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CASO PRACTICO 2

Enunciado
Se ha estudiado la Gestión de las Comunicaciones del proyecto, como una
herramienta fundamental para conseguir el involucramiento de los interesados a
través del desarrollo de estrategias adecuadas de comunicación con los mismos.
Para desarrollar una correcta estrategia de comunicaciones es necesario
efectuarse las siguientes consideraciones:
 ¿Quién necesita información?
 ¿Qué información necesita?
 ¿Cuándo necesita la información?
 ¿Cómo será enviada la información, es decir, en qué formato?
 ¿Quién va a distribuir la información?
 ¿Existe alguna restricción legal o tecnológica a tener en
consideración?
Debe quedar muy claro que no todos los interesados deben recibir la misma
información, por tanto, resulta crítico para evitar conflictos dentro del proyecto,
analizar muy bien las necesidades de comunicación de cada interesado y
desarrollar las estrategias adecuadas para cumplir sus expectativas.
El caso práctico de este capítulo consiste en desarrollar una Matriz de
Comunicaciones para un proyecto cualquiera, cada uno de vosotros puede pensar
en los proyectos en los que esté o haya estado involucrado. Como aún queda
mucha materia por estudiar en el Máster, no será posible elaborar una matriz
completa y detallada. Sin embargo, con el conocimiento de la gestión de integración,
alcance, cronograma, costo, calidad y comunicación, la matriz debe incluir la
información principal que debería distribuirse a los principales interesados del
proyecto relacionadas con esas áreas

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 Solución
MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA
FRECUENC ARCHI
QUIEN QUE MEDIO REGISTRO A QUIEN
IA VO
CONTROL
CARTELERA,
CAPACITACI PERSONAL
POLITICA, OBJETIVOS, RIESGOS FICHA DE
ON GR-F-03, ADMINISTRATIV
GERENTE Y/O Y PELIGROS, ASPECTOS E CONSULTA Y REGIST
FICHA DE SEMESTRA O PERSONAL
ASESOR HSEQ IMPACTOS AMBIENTALES. Y SGI COMUNICACIÓ ROS
CONSULTA L OPERATIVO
/INSPECTOR HSE EN N, HSQ
Y DIRECTO Y
GENERAL CAAPCITACIO
COMUNICAC CONTRATISTA
N
ION
MATRIZ DE ASPECTOS AE
IMPACTOS AMBIENTALES, FICHA
DE CAPACITACIO
CINCIENCIA AMBIENTAL, NES,
PANORAMA CARTELERA,
CONTROL PERSONAL
DE RIESGOS, REQUISITOS VIDEOS, REGIST
DE PERMANEN ADMINISTRATIV
LEGALES, VERBAL, ROS
CAPACITACI TE O PERSONAL
DIRECTOR A HSEQ REPONSABILIDADES EN HSE, REUNIONES, HSQ
ON GR-F03 OPERATIVO
/INSPECTOR HSE PROGRAMAS DE GESTION, PLAN FICHA DE
DE CONCIENCIA
EMERGENCIA, REGLAMENTO DE AMBIENTAL
HIGIENE Y SEGURIDAD
INDUSTRIAL
INFORMES HSE, AVANCES DE AL REGIST
ACTA DE
MEJORA, INQUIETUDES DE LOS REUNION REQUERIR ROS GERENTE
REUNION
CLIENTES SE HSQ
CORRE
FORMATOS DE
INQUIETUDES SOBRE AL O
PERSONAL AFILIACIONES,
AFILIACIONES ARP, EPS, AFP, N/A REQUERIR ELECY
ADMINISTRATIVO VERBALMENT
SOPORTES DE PAGO MES A MES SE TRONI
E
CO

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 MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA
FRECUENC ARCHI
QUIEN QUE MEDIO REGISTRO A QUIEN
IA VO
FORMATO
OPORTUNID
ADA ES DE ASESOR HSEQ,
MEJORA PERSONAL
OPORTUNIDADES DE MEJORA,
MM-F-01, ADMINISTRATIV
PERSONAL ACTOS O CONDICIONES AL REGIST
ESCRITO, REPORTE O, REP.
OPERATIVO Y INSEGURAS, SUGERENCIAS, PRESENTA ROS
VERBAL DE COPASO,
ADMINISTRATIVO REPORTE DE INCIDENTES CON RSE HSQ
INCIDENTES GERENTE,
LESION Y SIN LESION
HSE-F-31 O SUPERVISOR
FORMATOS HSE
DEL
CLIENTE
RESULTADOS DE
INVESTIGACION
PERSONAL
DE ACCIDENTES, AL REGIST
ACTA DE OPERATIVO
COPASO OPORTUNIDADES REUNION PRESENTA ROS
REUNION (TRABAJADORE
DE MEJORA, ACTOS O RSE HSQ
S)
CONDICIONES INSEGURAS,
MEJORAS

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 MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA
FRECUENC ARCHI
QUIEN QUE MEDIO REGISTRO A QUIEN
IA VO
REVISION DE POLITICA Y
OBJETIVOS, QUE
SEAN APROPIADOS A LA
GERENTE Y/O
ORGANIZACION
ASESOR
REQUISITOS LEGALES
HSEQ /INSPECTOR ACTA DE
CUMPLIDOS, PERSONAL
HSE, DIRECTORES REUNIONES REUNION,
INSPECCIONES A AREAS DE REGIST ADMINISTRATIV
DE Y/O REVISION SEMESTRA
TRABAJO, ROS O
PROYECTO/ ING. REVISIONES POR L
DESIGNAR UN REPRESENTANTE HSQ PERSONAL
RESIDENTE/SUPE GERENCIALES LA
QUE OPERATIVO
RVISO GERENCIA
MANTENGA EL SISTEMA,
R PROYECTOS
ASIGNACION DE
MANTENIMIENTO
RECURSOS.
APROBACIOND E DOCUMENTOS
REFERENCTES AL SISTEMA
CAPACITACIO
MANTENER MATRIZ DE
NES,
ASPECTOS AE
CARTELERA, GERENTE
IMPACTOS AMBIENTALES,
VIDEOS, PERSONAL
ACTUALIZADA. Y DIVULGADA, CONTROL REGIST
ASESOR HSEQ VERBAL, PERMANEN ADMINISTRATIV
REQUISITOS LEGALES CAPACITACI ROS
/INSPECTOR HSE. REUNIONES, TE O
CUMPLIDOS, ON HSQ
FICHA PERSONAL
REPONSABILIDADES EN HSE
DE OPERATIVO
DIVULGADAS, PROGRAMAS DE
CONCIENCIA
GESTION ACTUALIZADOS,
AMBIENTAL

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 MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA
FRECUENC ARCHI
QUIEN QUE MEDIO REGISTRO A QUIEN
IA VO
POLITICA DIVULGADA EN CADA
UNO DE
LOS PROYECTOS,
INSPECCIONES
GERENCIALES, COMUNICACIÓN
CON
PARTES INTERESADAS,
ASESOR
APLICACIÓN DE
HSEQ
INSTRUCTIVOS Y A.T.S. AL PIE
CONTROL DE AL REGIST PERSONAL
PRSONAL DE LA
CAPACITACIO N/A REQUERIR ROS ADMINISTRATIV
ADMINISTRATIVO LETRA, VERIFICAR QUE ESTEN
N SE HSQ O
DEBIDAMENTE FIRMADOS,
PERSONAL
PARTICIPACION
OPERATIVO
EN LA ELABORACION DE LOS
MISMOS,
AREAS SENALIZADAS.
PARTICIPACION EN
LA INVESTIGACIONDE
INCIDENTES

OPORTUNIDADES DE MEJORA, AL REGIST

PERSONAL ESCRITO,
REPORTE DE FORMATO REQUERIR ROS ASESOR HSEQ
OPERATIVO VERBAL
ACTOS O SE HSQ

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 MATRIZ DE COMUNICACIÓN EXTERNA
ENTE EXTERNO/ PARTE
QUE COMUNICAR REGISTRO/COMO RESPONSABLE
INTERESADA
ASPECTOS AMBIENTALES
SIGNIFICATIVOS (ESTOS ASPECTOS
CARTAS, ACTA DE
CUANDO EL CLIENTE LO REQUIERA),
REUNION,
PROGRAMA SALUD GERENTE/
SE COMUNICA EN
CLIENTE OCUPACIONAL, PANORAMA DE RIESGOS SUPERVISOR/ASES
CARTELERA,
POLITICA, PLANES DE OR HSEQ
REUNIONES O
ACCION Y CIERRE DE OPORTUNIDADES
POR COMUNICADO
DE MEJORA., POLITICA
DE HSEQ, PLAN HSE
PLANES DE ACCION Y CIERRE DE
OPORTUNIDADES DE
MEJORA. SOLICITUD DE PERMISOS POR ACTA DE REUNION,
CUALQUIER INDOLE EN CARTAS
LAS REGIONES DONDE SE REALIZARAN CORRESPONDENCIA
COMUNIDAD/VECINOS/JUNTA LOS TRABAJOS Y DE EMITIDA, SE GERENTE/SUPERVI
ACCION COMUNAL SERVICIOS, SOLICITUD DE PAZ Y SALVOS COMUNICA EN SOR
DE CUALQUIER CARTELERA,
INDOLE EN LA REGION ( DEL PERSONAL, REUNIONES O POR
INFRAESTRUCTURA, COMUNICADO
USO DE SERVICIOS, PAGOS PACTADOS
ETC).
DATOS Y DOCUMENTACION DEL
AFILIACIONES,
PERSONAL, NECESIDADES DE
ACTAS DE
CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO,
ENTIDADES DE SALUD, VISITA, REPORTES
IMPLEMENTACION DE
PENSION, DE
PROGRAMAS DE PREVENCION, ASESOR HSEQ
ARL (AFILIACIONES, VISITAS, ACCIDENTE,
AUDIOMETRIAS,
ASESORIAS) REPORTE DE
ESPIROMETRIAS, JORNADAS DE
ACCIDENTE
VACUNACION ETC.REPORTE
LABORAL
DE ACCIDENTE LABORAL

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 MATRIZ DE COMUNICACIÓN EXTERNA
ENTE EXTERNO/ PARTE
QUE COMUNICAR REGISTRO/COMO RESPONSABLE
INTERESADA
ENTIDADES PUBLICAS
SOLICITUDES Y EMISIONES DE
(MINISTERIO PROTECCION
DOCUMENTACION CORRESPONDENCIA SUPERVISOR/
SOCIAL, MINISTERIO MEDIO
CONCERNIENTE A PERMISOS DE EMITIDA GR-F-06 ASESOR HSEQ
AMBIENTE, CAR,
SEGURIDAD Y AMBIENTALES
HOSPITALES)
SOLICITUDES DE PERMISOS DE USO DE
ALCALDIA, EMPRESAS DE COMUNICADO
AGUA Y LUZ,
SERVICIO CORRESPONDENCIA SUPERVISOR
SOLICITUD DE SERVICIOS EN LAS
PUBLICOS EMITIDA
DIFERENTES REGIONES
POLITICA, FICHA DE CONCIENCIA
CARTELERA,
PROVEEDORES Y/O AMBIENTAL, FICHA DE
PUBLICACIONES ASESOR HSE
CONTRATISTAS COMUNICACIÓN Y DIVULGACION,
(VERBAL)
POSIBLES RIESGOS
POLITICA HSEQ, FICHA DE CONCIENCIA
VISITANTES
AMBIENTAL, FICHA DE CARTELERA,
(PROVEEDORES,
COMUNICACIÓN Y DIVULGACION, PUBLICACIONES ASESOR HSE
ASESORES) QUE ESTEN
RIESGOS, PLAN DE (VERBAL), MEDEVAC
MINIMO 1 HORA EN EL ÁREA.
EMERGENCIA, ASPECTOS AMBIENTALES.

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Conclusiones
 la comunicación es una herramienta fundamental para lograr alinear a todos
los involucrados con el logro de los objetivos, y como vimos en el material
de apoyo, la misma debe planificarse, ya que estos procesos “proporcionan
un puente entre las personas y la información que son necesarios para que
el proyecto tenga éxito”.
 Al planificar las comunicaciones es de vital importancia tener en
consideración factores ambientales como el entorno cultural o político.
 La gestión de las comunicaciones no se refiere sólo a las comunicaciones
del proyecto si no, además, a la gestión de interesados. Involucrar
adecuadamente a los interesados se logra con estrategias de comunicación
con ellos.

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Bibliografía

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA. (2018). Gestion de las

comunicaciones.

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