INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR ITFIP

FACULTAD DE ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA

PROGRAMA TECNOLOGIA EN GESTION CONTABLE Y FINANCIERA
SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE Y FINANCIERA
SEMESTRE V
ESPINAL - EL EFECTIVO
AÑO 2021.
EL EFECTIVO.
 Es un estado en el que se encuentra una moneda de curso legal y que puede ser utilizado para
saldar una deuda pública o privada o cumplir con una obligación financiera.
La forma más común de referirse al efectivo es hablar de dinero.
En términos de empresa, cuando hablamos de efectivo nos referimos al activo circulante más
líquido o bien, a cualquier activo que pueda convertirse en efectivo en menos de un año.  Es
decir, de cuánto dinero puede disponer la empresa en un corto periodo de tiempo.
El flujo de efectivo de la empresa muestra la cantidad de dinero que una empresa tiene, después de
haber registrado correctamente todos los movimientos que afecten directamente a este elemento
del balance.
Efectivo: comprende lo relacionado con los recursos que la empresa mantiene con una
disponibilidad inmediata, tales como caja y saldos en entidades financieras.
Equivalentes al efectivo: comprende las inversiones a corto plazo de gran liquidez, fácilmente
convertibles en importes de efectivo, los cuales se encuentran sujetos a un riesgo poco significativo
de cambios en su valor.
NIC 7 pone una serie de características relacionadas con los equivalentes al efectivo como son las
siguientes
1. Un equivalente al efectivo no se tiene para propósitos de inversión, sino que su propósito es
para cumplir los compromisos de pago a corto plazo;

2. Debe poder ser fácilmente convertible a una cantidad determinada de efectivo;

3. Debe estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios en su valor;

4. En el caso de inversiones, deben tener un vencimiento próximo de al menos tres meses o

menos desde la fecha de adquisición.

5. Las participaciones en el capital de otras entidades (acciones) normalmente no se consideran

equivalentes al efectivo, a menos que sean sustancialmente equivalentes al mismo.

6. Los sobregiros bancarios, forman parte de la gestión del efectivo de la entidad (es decir son
un equivalente al efectivo).

NIC 7, comprende que la gestión del efectivo también tiene que ver con el uso de los
sobrantes del mismo.
En conclusión los equivalentes al efectivo son parte de la gestión del manejo del efectivo,  por parte
de la entidad, más que ser una actividad de operación, financiación o inversión.
De acuerdo a lo anterior el rubro o cuenta efectivo, y equivalentes al efectivo comprende lo siguiente:

1. Saldo de caja

2. Saldos en cuentas con entidades financieras

 3. Saldos en cuentas en entidades cooperativas

4. Saldos en inversiones en títulos de deuda (bonos de empresas, títulos de tesorería del estado, etc.)
que puedan venderse fácilmente en un mercado  y que se tengan solo con fines de utilizar excedentes
de efectivo y no para inversión;

5. Sobregiros bancarios (en este caso restan el efectivo);

6. Crediexpress, cupos de crédito o créditos de tesorería a corto plazo, siempre que se utilicen de la
misma manera que los sobregiros.

7. Dinero invertido a través de carteras colectivas, fondos de inversión, fideicomisos, encargos fiduciarios,
siempre que se mantengan solo con fines de utilizar excedentes de efectivo y no para inversión;

8. Inversiones en acciones de alta versatilidad, las cuales se puedan vender fácilmente, y siempre que se
mantengan solo con fines de utilizar excedentes de efectivo y no para inversión.

¿QUÉ SE ENTIENDE POR EFECTIVO EN UNA EMPRESA?

El efectivo o caja de una empresa lo componen

o Dinero de curso legal que posee

o La cantidad que posea en cuentas corrientes o de ahorro
o Cheques no cobrados.
Las empresas no están obligadas a disponer de una cantidad mínima de efectivo por ley, pero
siempre es recomendable establecer una estrategia con unas cantidades mínimas que permiten a la
empresa afrontar pagos de forma rápida.

La cantidad de efectivo debe reflejarse en el balance de situación tal y como se recoge en el Plan

General Contable que recoge la normativa sobre las cuentas de las empresas.

QUE ES CAJA GENERAL

Dentición: Son los recursos con que cuenta el ente económico en forma inmediata. Estos recursos
están representados en dinero (billetes y monedas de diferentes valores y denominaciones), al igual
que de cheques y transferencias electrónicas a favor del ente económico y de soportes de tarjetas de
crédito y débito. Como medida de control interno, se establece que todos los ingresos en efectivo,
cheques a favor del ente económico, soportes de tarjetas crédito o débito, deben ser registrados en
caja.
La caja general es un libro auxiliar en el que se almacenan todas las transacciones de recibos y
pagos en efectivo, incluidos depósitos y retiros bancarios. Es el almacén principal de información
relacionada con el efectivo de una empresa.
Las empresas dividen la caja general en dos segmentos: el diario de desembolso de efectivo, donde
se registran todos los pagos en efectivo, como gastos operativos y cuentas por pagar, y el diario de
cobros en efectivo, donde se registran todos los ingresos de efectivo, como ventas en efectivo y
cuentas por cobrar.

Una empresa utiliza la caja general para realizar un seguimiento de los diferentes recibos y pagos de
efectivo que se realizan en una empresa.
La información en la caja general se registra periódicamente en el libro mayor. Se compara
rutinariamente con los registros del banco a través de una conciliación bancaria, para garantizar que
la información en el libro sea correcta.
Si no es correcta, se hace una entrada de ajuste para poner la caja general en conformidad con la
información del banco.

Funciones de la caja general

Las actividades económicas de cualquier negocio implican una entrada y salida regular de efectivo y
equivalentes de efectivo. La caja general ayuda al liderazgo de una empresa a determinar cuánto
dinero tiene el negocio en un momento dado.
Con esta información, la empresa puede mostrar su estado de flujo de efectivo a los prestamistas y
así garantizar que está enfrentando efectivamente el reto competitivo.
El flujo de efectivo se enfoca en el dinero que gasta la empresa en las actividades de inversión,
operación y financiamiento.
En las compañías que manejan una gran cantidad de transacciones de débito y crédito en efectivo,
la caja general sustituye a una cuenta de efectivo separada en el libro mayor de la compañía.

Mantener el dinero recibido separado del dinero para pagos

Nunca debe ponerse el dinero recibido en la caja mejor. Causará errores y confusiones en los
registros contables.
Todo el dinero que ingresa a la empresa debe depositarse rápidamente al banco e ingresarse en los
registros antes que se vuelva a pagar. De lo contrario, puede ser confuso al conciliar el saldo de
efectivo.
Dar recibos del dinero recibido
La emisión adecuada de recibos ayuda a proteger a la empresa que alguien se embolse el efectivo
en lugar de depositarlo. Los recibos deben estar pre-numerados con duplicado.

Obtener recibos por el dinero pagado

A veces, puede no ser posible obtener recibos. Por ejemplo, al comprar artículos en un mercado.
En este caso, debe anotarse de inmediato el costo de cada transacción para no olvidar los montos.
Luego, pueden transferirse a un recibo de caja para que un gerente los autorice.

Depositar el efectivo en el banco

Tener dinero en la oficina resulta tentador. Muchas veces un fraude comienza de esta manera.
Se debe depositar el efectivo rápidamente en el banco. Como máximo, en los tres días siguientes a
su recepción.

Procedimiento para recibir efectivo.

Para proteger a las personas que manejan dinero, siempre debería haber dos personas presentes al
abrir cajas de efectivo, sobres y otras fuentes de dinero. Ambas personas deben contar el efectivo y
también firmar el recibo.

Manejo:
La caja general se subdivide generalmente en un diario de recibos de efectivo y un diario de
desembolsos de efectivo cuando hay gran cantidad de transacciones.
En una empresa pequeña, con menos volumen transaccional relacionado con el efectivo, todas las
transacciones en efectivo se registran en una sola caja general.

CONTABILIDAD DE CAJA.
Mucho se habla de la contabilidad de caja o por el sistema de caja, ¿pero qué es en sí la
contabilidad de caja?
La contabilidad de caja, conocida también como contabilidad por el sistema de caja, consiste en
reconocer los ingresos cuando efectivamente son recibidos, y los gastos cuando efectivamente son
pagados, desembolsados.
De allí viene el nombre de contabilidad de caja, puesto que los valores sólo son reconocidos cuando
entran o salen de la caja.
El mejor ejemplo para explicar este sistema de contabilidad, es cuando se hace una venta a crédito.
En este caso, se hace la venta pero por ser a crédito no ingresa nada a caja, por tanto no se
reconoce ninguna venta o ingreso.
Si la venta a crédito se realiza el 10 de MAzo, en esa fecha no se reconoce ni registra nada. Si el
pago lo hacen un mes después, será en ABRIL en que se reconozca o registre el ingreso de la
venta.
Igual sucede con los gastos.
Estos sólo se reconocen en el momento en que salga el dinero de la caja, en que sucede
afectivamente la erogación. (GASTO)
En la contabilidad de caja nada se registra o reconoce hasta tanto no haya pasado por caja, hasta
tanto no ingrese o salga de la caja.
En la contabilidad por el sistema de caja, como se puede observar, sólo se reconocen hechos
consumados; no se contabilizan derechos, como en el caso de la venta a plazos, que aunque se ha
adquirido el derecho a cobrar un valor y ese derecho está respaldado por un título valor [factura], no
se reconoce hasta tanto ese derecho se haga efectivo, es decir hasta que el cliente pague la factura.

EL ARQUEO DE CAJA.

 Es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el objeto de
comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta
corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve
también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no
previstas por el cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con
respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en
una cuenta denominada diferencias de caja. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan
los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
diferencias de caja se deberá cancelar contra la de pérdidas y ganancias.

Este mecanismo de arqueo de caja identificará todas las transacciones efectivas llevadas a cabo
durante un día, con el objetivo de controlar que se haya contabilizado todo el dinero recibido,
arrojando un saldo la cuenta de caja exactamente igual que el dinero efectivo que tenemos en ese
momento.
Este procedimiento nos muestra la eficacia que tienen los controles internos sobre los movimientos
de los fondos líquidos, además de demostrar si el encargado de caja es una persona honesta y
responsable.

Cómo cuadrar una caja

Veamos como cuadrar caja a partir de la siguiente:
Habrá que tener en cuenta las siguientes variables, veámosla una a una:
Suma de las ventas diarias.
Cantidad de efectivo a la hora del cierre.
Cantidad de efectivo a la hora de la apertura.
Pagos realizados mediante cualquier modalidad.
Salida de dinero por causa extraordinaria de la empresa.
Descuentos.
Ventas a crédito.
Al final de la jornada el empresario o trabajador deberá realizar el cuadre de caja diario, de manera
que verifique que el dinero existente en la caja más lo pagos realizados con tarjeta de crédito,
coincide con los tickets de venta emitidos durante ese día.
 

AL REALIZAR EL ARQUEO DE CAJA SE PUEDEN PRESENTAR LOS SIGUIENTES CASOS:

● 1. El dinero que hay en caja coincida exactamente con el saldo de la cuenta caja (Efectivo según
arqueo = saldo según libros).
● 2. El dinero resultante en el arqueo sea menor que el saldo en caja (Efectivo según arqueo <
saldo según libros) presunto faltante.
● 3. El dinero resultante en el arqueo sea mayor que el saldo en caja (Efectivo según arqueo >
saldo según libros) presunto sobrante.
En empresas pequeñas el arqueo lo realiza el cajero, propietario o administrador, en las empresas
medianas y grandes el arqueo lo realiza un Auditor interno o Revisor Fiscal.
Los arqueos se realizan periódicamente, y pueden ser todos los días, semanalmente,
intempestivamente.
El recuento físico es registrado en un formato de arqueo de caja.
Cuando en el arqueo resultan faltantes como en el caso anterior estos pueden deberse a:
● 1. Pagos que realizó el cajero y no se registraron. Ejemplo: Se envió al mensajero
con documentación de la empresa, el cajero le entregó $5.000 para dicho Gasto. El mensajero
aún no ha entregado el recibo y el cajero olvidó que había hecho ese pago. El registro quedaría
de la siguiente manera.

●
$5,000
SERVICIOS

513540 CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS

1105 CAJA $5,000

110505 GENERAL
2. Las sumas pagadas de más o retiradas por el cajero, en este caso ya es responsabilidad del
cajero el faltante producido, ya que pago de más algún gasto o retiró de manera arbitraría el dinero
de caja, en este caso el registro quedaría de la siguiente manera:

1365 CUENTAS X COBRAR A TRABAJADORES $5,000

136530 RESPONSABILIDADES.

1105 CAJA $5,000

110505 GENERAL

Si el empleado paga de su propio bolsillo se reversa el anterior registro.

Cuando en el arqueo resultan sobrantes estos pueden deberse a las siguientes situaciones:
● 1. Ingresos recibidos por el cajero y que no han sido contabilizados, Ejemplo:
Suponemos que el ingreso no contabilizado corresponde a un pago hecho por un cliente $235.000 y
no abonado a su cuenta, entonces el registro quedaría de la siguiente manera:

1105 CAJA $235.000

110505 GENERAL

1305 CLIENTES. $235.000

130505 NACIONALES. CHARGUTERIA LA ESQUINA

.ARQUEO DE CAJA
 
 

RPR Y COMERCIANTES SAS

  NIT 890678890
Dirección calle 2 # 5 -80
Teléfono 376543298
Nombre del Responsable NIDIA BARRERO
Fecha y hora de Aplicación Septiembre 13 DE 2021
Saldo en Libros $2,767,900
INGRESOS
FACTURAS VENTAS DECONTADO.
DEL AL Cantida Valor total
 d
67543 67573 30 $3,567,900
Otros ingresos
DETALLE         Valor
  $0
GASTOS
Vales Cantidad 4 $350,000
 
comprobantes de egreso o pagos   3    
DEL AL Cantidad Valor Total
2567 2572 5 $450,000
TOTAL CAJA $
           
EFECTIVO
BILLETES DE NOMINACION CANTIDAD TOTAL
DE 100.000 4     400000
DE 50.000 3     150000
DE 20.000 6     120000
DE 10.000 0     0
DE 5.000 5     25000
DE 2.000 5     10000
DE 1.000 2     2000
TOTAL BILLETES       707000
MONEDAS        
DE 1000 1     1000
DE 500 6     3000
DE 200 0     0
DE 100 5     500
DE 50 10     500
TOTAL MONEDAS       5000
CHEQUES N° BANCO     VALOR
 
N° 54321 COLOMBIA 1   1345000
 
N° 23456 BBVA 1   705000
N°        
N°        
N°        
N°        
TOTAL CHEQUES       2 2050000
           
TOTAL ARQUEO         $2,762,000
SOBRANTE         0
FALTANTE         5900
           

CAJERO PEPITO PEREZ

AUDITOR
Al realizar un arqueo suelen suceder dos casos:
FALTANTES
Que pueden ser por:
1. Pagos no contabilizados
2. Sumas que el cajero pago de demás o se auto presto o simplemente retiro dinero.
SOBRANTES.
1. Ingresos que no contabilizo.
2. Sumas cobradas de demás.
3. Error al dar el cambio.
Como contabilizar los casos
Si son faltantes los más comunes que encontramos:
Se realizó el arqueo y el FALTANTE, fue cargado al cajero, pues no se argumentó él porque

CODIGO CUENTA DEBE HABER

1365 Cuentas por cobrar a 5.900

trabajadores.
Responsabilidades
136530

1105 CAJA 5.900

110505 Caja general

Otro caso sería que dentro de las políticas de la empresa los FALTANTES que estén dentro de un
valor establecido por la empresa, se llevan a la cuenta llamada diversos.

CODIGO CUENTA DEBE HABER

5195- DIVERSOS. 5.900

519595

1105 Caja general 5.900

110505
AL cajero se le olvido pagar un flete, ocurrió el caso tenía mucho por hacer y se le olvido registro
pero se acordó y se puede solucionar quedara así:

CODIGO CUENTA DEBE HABER

5135-50 FLETES Y ACARREOS 5.900

1105 Caja general 5.900

SOBRANTES

Un Ingreso no contabilizado cuando el sobrante es muy significativo( a veces ocurre cuando el cajero
se quiere auto prestar) hay que contabilizarlo así

CODIGO CUENTA DEBE HABER

1105 CAJA GENERAL 5.900

1305 CLIENTES. 5.900

130505 Clientes Nacionales

Cuando el cajero cobra demás un valor o da mal el cambio.

CODIGO CUENTA DEBE HABER

1105 CAJA GENERAL 5.900

4295 INGRESOS DIVERSO. 5.900

Sobrantes de Caja.
429553

QUE ES LA CAJA MENOR.

La caja menor es un fondo en efectivo que se crea en las empresas para manejar pequeños
desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.
Existen multitud de pagos pequeños que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede
entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un
fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma aquellas compras o pagos
menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas
$1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.
Para el manejo de fondo de caja menor ser requiere la implementación de cierta políticas, como por
ejemplo,  que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados
pagos sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

En cierta forma el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es
preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe nombrarse una persona de
entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

Constitución del fondo de caja menor

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la
CONTABILIZACIÓN SERÁ:
Para la constitución del fondo de caja menor.
CODIGO CUENTA DEBE HABER

1105 CAJA GENERAL. 250.000

110510 CAJAS MENORES

1110 BANCOS 250.000

111005 MONEDA NACIONAL.

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el
dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los
gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su
monto inicial.
La contabilización del reembolso será:

REEMBOLSO DE CAJA MENOR.

CODIGO CUENTA DEBE HABER

5195 DIVERSOS 250.000

5195-10-30-40 Útiles de aseo,
representación,fotocpias, combustibles

1110 BANCOS 250.000

111005 MONEDA NACIONAL

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de
crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se
considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial
tratamiento se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas,
puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una
gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos
deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el
antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.
Este inconveniente hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que
permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan

EJEMPLO
En el almacén El Ensueño, se tiene un fondo fijo para caja menor por valor de $250.000. Durante el
mes de OCTUBRE se efectuaron los siguientes gastos pagados con dinero de caja menor:

Octubre 5: Papelería el comercio. C.C. 19.582.639. Ganchos para cosedora. $2.500.

Octubre 12: Rapicopias. Nit. 860.258.741-9. Fotocopias $16.293 más IVA $ 2.607.
Octubre 16: Restaurante Mi Ranchito. Nit. 860.254.216-8. Almuerzos personal de administración.
$63.900 (base $ 55.086 IVA $8.814).

Octubre 20: Servientrega. Nit. 860.503.254-7. Envío de encomiendas. $25.800.

Octubre 25: Supermercado Carulla S. A. Nit. 860.753.951-2. Compra elementos de aseo. $13.500.

Octubre 28: Mensajero. C.C. 79.582.456. Transportes urbanos durante el mes de septiembre
$120.000.

Nota: Dependiendo del requerimiento en la empresa, algunos contadores asumen el IVA como
mayor valor del gasto, contabilizado en la cuenta 5115__IVA descontable, e igualmente existe la
política de llevarlo como IVA descontable menor valor del IVA a pagar en la cuenta 240802. En todo
caso siempre débito.
Recuerde: Si en la factura el IVA no viene discriminado, por ningún motivo Ud puede separarla e
incorporarla a la contabilidad de forma manual.

ALMACEN EL ENSUEÑO REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Nit 830.302.142-2 No. 01
FONDO FIJO $ 250.000
MENOS EFECTIVO -$ 5.400
Pagos actuados:
DEL 1AL 30 DE MARZO de 2021.

Valor del reembolso $244.600

Vales:0
CC. O NIT VALOR CODIGO CUENTA
PAGADO A: CONCEPTO
PAPELERIA EL 19’582.639 Ganchos cosedera 2.500 519530
COMERCIO

RAPICOPIAS Fac.

Iv

RESTAURANTE 860258741 55.086

Almuerzos personal 519560
RANCHITO
Admón.
Iva

SERVIENTREGA 25.800 513540

860254216 Envió documentos

SUPERMERCADO 860753951 13.500

Compra útiles de 519525
CARULLA
aseo

860503254 120.000 519545

MENSAJERO Pago transporte
urbano

RAPICOPIAS Fac. Fotocopias 2.607

860570777 511570
iva

TERPEL 890712367 Combustible 25.107 519535

ELABORADO POR REVISADO APROBADO SECCION O DEPTO

Son: doscientos cuarenta y cuatro mil seiscientos pesos m/cte... $244.600

Después de revisado y aprobado, se pasa a tesorería en donde gira el cheque para efectuar el
reintegro o reembolso de caja menor.

Contabilización del reembolso

Código Cuentas Débito Crédito
519530 GASTOS DIVERSOS. Papelería 2.500 244.600
519530 Papelería y Fotocopias 16.293
511570 Papelería y Fotocopias - iva 2.607
519560 Restaurante 55.086
511570 Restaurante - Iva 8.814
513540 SERVICIOS. Correo 25.800
519525 Elementos aseo 13.500
519545 Taxis y buses 120.000

COSTOS Y GTOS X PAGAR.

233595 Otros 244.600

Pago del Reembolso COMPROBANTE DE EGRESO.

CÓDIGO
CUENTAS DEBITO CREDITO

2335 COSTOS Y GTOS X 244.600

PAGAR. OTROS
233595

1110 BANCO 244.600

11100501 BANCO BBVA.