ESTRUCTURA DE ARCHIVO PLANO A ENTREGAR EN EMELNORTE

CAMPO EXPLICACIÓN OBSERVACIONES OBLIGATORIO DESCRIPCIÓN –

GLOBALAUDITORS
IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN CÓDIGO DE DOS SI Para todos los bienes se
EMPRESA DE LA EMPRESA CARACTERES QUE aplica el mismo
IDENTIFICAN A LA identificador “EN”
EMPRESA
ESTRUCTURA ESTRUCTURA A DEBE SI Código de acuerdo al
ACTIVOS LA CUAL CORRESPONDERSE “CATÁLOGO DE
PERTENECE EL CON EL ULTIMO ACTIVOS”, se considera
ACTIVO NIVEL DE LA 6 niveles
CLASIFICACIÓN DE
SU FAMILIA DE
ACTIVO O TIPO DE
ACTIVO
CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO ANTERIOR NO ID/CONST.
ALTERNO ALTERNO Código de barras de
identificación de bienes.
BIEN PADRE CÓDIGO DEL NO Código de Grupo de
BIEN PADRE bienes.
NOMBRE DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN SI Descripción de acuerdo al
DEL BIEN ACTUAL DEL BIEN “CATÁLOGO DE
ACTIVOS”, se considera
6 niveles
UBICACIÓN ESTRUCTURA DE ACUERDO AL SI Códigos de acuerdo al
FÍSICA EN LA CATALOGO DE “CATÁLOGO DE
CUAL SE UBICACIONES UBICACIONES”.
ENCUENTRA Adicional crear
EMPLAZADO EL codificación para las
ACTIVO dependencias (pisos) y
áreas específicas.
CUSTODIO CÓDIGO DEL SE SUGIERE LA SI No. Cédula conforme al
CUSTODIO, CEDULA “LISTADO DE
ACORDE AL PERSONAL A JUNIO
CATALOGO DE 2021”
CUSTODIOS

CENTRO DE CENTRO DE CENTRO DE COSTO SI Centro de Costos

COSTO COSTO DEL BIEN AL CUAL AFECTA EL conforme al “LISTADO
BIEN DE PERSONAL A JUNIO
2021”

FECHA FECHA DE FECHA DE ALTA SI Fecha del Egreso tomada

ADQUISICIÓN ADQUISICIÓN O DEL BIEN del sistema SIGEERN
INGRESO DEL
BIEN
CLASE CLASE DEL SI NO SE TIENE SI Rellenar con “AF”
DOCUMENTO DOCUMENTO PONER AF
CON EL CUAL EL
BIEN SE VINCULA
A LA
INSTITUCIÓN

SERIE1 - NUMERO DE SI NO SE TIENE SI Rellenar con “999”

DOCUMENTO SERIE DEL PONER 999
DOCUMENTO EN
CASO DE QUE
ASÍ SE TENGA LA
NUMERACIÓN DE
DOCUMENTOS
SERIE2 - NUMERO DE SI NO SE TIENE SI Rellenar con “999”
DOCUMENTO SERIE DEL PONER 999
DOCUMENTO EN
CASO DE QUE
ASÍ SE TENGA LA
NUMERACIÓN DE
DOCUMENTOS
NUMERO NUMERO DEL SI NO SE TIENE, SE INGRESO N° Conforme al Campo
DOCUMENTO DOCUMENTO SUGIERE PONER BIEN “FECHA ADQUISICIÓN”,
CON EL CUAL EL LOS DÍGITOS DE LA (REGISTRO) ingresar los dígitos de
BIEN SE VINCULA FECHA fecha con el formato
A LA “AAAAMMDD”
INSTITUCIÓN

MARCA MARCA DEL DE ACUERDO AL SI Conforme al “CATÁLOGO

ACTIVO, ACORDE CATALOGO DE DE MARCAS”, en caso
AL CATALOGO DE MARCAS de requerir nuevas
MARCAS marcas, se creará a partir
del último código
entregado siguiendo la
secuencia numérica.
MODELO MODELO SI NO APLICA SI Se tomará en el proceso
PONER NA de levantamiento. Para los
bienes que no poseen
este campo se rellena con
“NA”
NUMERO SERIE NUMERO DE SI NO APLICA SI Se tomará en el proceso
SERIE PONER NA de levantamiento. Para los
bienes que no poseen
este campo se rellena con
“NA”
COLOR COLOR, ACORDE DE ACURDO AL SI Conforme al “CATÁLOGO
AL CATÁLOGO DE CATALOGO DE DE COLORES”, en caso
COLORES COLOR de requerir nuevas
marcas, se creará a partir
del último código
entregado siguiendo la
secuencia numérica.
Para los bienes con 2 ó
más colores, solo se
considera el más
representativo.
FECHA FECHA DE INICIO LLENAR FECHA DE NO SE Se tomará la información
DEPRECIACIÓN DE DEPRECIACIÓN , UTILIZA proporcionada en el
DEPRECIACIÓN MES CUMPLIDO archivo “2. REPORTE
TOTAL DE ACTIVOS”
Columna “FECHA DE
ALTA”
VALOR VALOR DEL BIEN VALOR DEL BIEN SI Se tomará la información
proporcionada en el
archivo “2. REPORTE
TOTAL DE ACTIVOS”
Columna “VALOR EN
LIBROS”
UNIDADES UNIDADES CANTIDAD , POR SI Por default poner 1,
DEFAULT PONER 1 Para los bienes
relacionados con
instalaciones eléctricas,
podrá ser diferente de 1,
considerando la
naturaleza del bien.
IVA INDICADOR DE SI PONER S O N SI Rellenar con “S”
LLEVA IVA O NO SEGÚN SEA EL
CASO
ACTIVIDAD ACTIVIDAD, PROGRAMA O PLAN SI Se tomará el código
 PROGRAMA O proporcionado en el
PROYECTO, archivo “2. REPORTE
ACORDE AL TOTAL DE ACTIVOS”
CATÁLOGO Columna “Programa o
ESTABLECIDO Plan (19)”

ESTADO ESTADO DEL DE ACUERDO AL SI Se tomará en el proceso

CONSERVACIÓN BIEN, ACORDE AL CATALOGO de levantamiento de
CATÁLOGO DE acuerdo al criterio del
ESTADO. verificador y custodio.

MATERIAL MATERIAL DEL MATERIAL DEL SI Conforme al “CATÁLOGO

BIEN, ACORDE AL BIEN, ACORDE AL DE MARCAS”, en caso
CATÁLOGO DE CATÁLOGO DE de requerir nuevas
MATERIALES MATERIALES marcas, se creará a partir
del último código
entregado siguiendo la
secuencia numérica.
OBSERVACIONES OBSERVACIONES TEXTO CON NO Se tomará en el proceso
ADICIONALES OBSERVACIONES, de levantamiento de
DEL BIEN HASTA 252 acuerdo al criterio del
CARACTERES verificador y custodio.

LATITUD (Y) COORDENADAS DEBE NO Se tomará en el proceso

DE UBICACIÓN CORRESPONDER A de levantamiento.
DEL BIEN UNAS * Para los bienes que no
LONGITUD (X) COORDENADAS NO sean seleccionados en la
VALIDAS muestra se debe
considerar coordenadas
referenciales
ID LIBRO IDENTIFICACIÓN PONER 1 SI "D1" Activos Propiedad,
DE LIBRO DE Planta y Equipo.
DEPRECIACIÓN, "D2" Bienes de Control

VIDA ÚTIL VIDA ÚTIL DEL DEL 2012 SE SI En meses – Conforme al

BIEN EN MESES LLENA , 2013 NO SE grupo de activo se
LLENA DEJAR EN considera la información
BLANCO proporcionada por la
Empresa en el archivo
“AÑOS DE VIDA ÚTIL
DEPRECIACIÓN”
% VALOR PORCENTAJE NO SE DEBE SI Para Activos Propiedad,
RESIDUAL DEL VALOR LLENAR planta y Equipo considerar
RESIDUAL – “10%”.
Para bienes de control, En
Blanco
MÉTODO DE IDENTIFICA EL NO SE LLENA SI Para Activos Propiedad,
DEPRECIACIÓN MÉTODO A planta y Equipo considerar
APLICAR PARA LA – “7”.
DEPRECIACIÓN Para bienes de control, En
Blanco

LIMITE DEPRECIAR NO SE LLENA SI Para Activos Propiedad,

AMORTIZACIÓN HASTA QUE planta y Equipo considerar
NETO SEA CERO – “1”.
O HASTA QUE Para bienes de control, En
NETO SEA IGUAL Blanco
A RESIDUAL
TIPO IMPORTE MENSUAL PONER M= SI Para Activos Propiedad,
MENSUAL planta y Equipo considerar
– “M”.
Para bienes de control, En
Blanco
DEPRECIACIÓN DEPRECIACIÓN si no se tiene poner 0 SI Para Activos Propiedad,
ACUMULADA ACUMULADA DEL planta y Equipo se tomará
BIEN el código proporcionado
 en el archivo “Sumatoria
desde enero-16 hasta
diciembre-20”
Para bienes de control, En
Blanco
FECHA DE FECHA EN LA debe ir en formato SI Para Activos Propiedad,
DEPRECIACIÓN CUAL SE OBTUVO año mes, si no se planta y Equipo considerar
ACUMULADA LA tiene poner 0 – "2020-12"
DEPRECIACIÓN Para bienes de control, En
Blanco

TEXTO CAMPO PARA DETALLE DEL BIEN SI

ADICIONAL 1 USO DE “NÚMERO DE PLACA”
INFORMACIÓN
DEL BIEN - TIPO Se tomará en el proceso
TEXTO de levantamiento.

TEXTO CAMPO PARA OBSERVACIONES SI

ADICIONAL 2 USO DE “NÚMERO DE CHASIS”
INFORMACIÓN
DEL BIEN - TIPO Se tomará en el proceso
TEXTO de levantamiento.

TEXTO CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 3 USO DE TIPO DE ACTIVO LO “NÚMERO DE MOTOR”
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO Se tomará en el proceso
TEXTO de levantamiento.

TEXTO CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 4 USO DE TIPO DE ACTIVO LO “TIPO DE VEHÍCULO”
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO Se tomará en el proceso
TEXTO de levantamiento.

TEXTO CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 5 USO DE TIPO DE ACTIVO LO “TIPO DE
INFORMACIÓN REQUIERE COMBUSTIBLE”
DEL BIEN - TIPO
TEXTO Se tomará en el proceso
de levantamiento.

TABLA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 1 USO DE TIPO DE ACTIVO LO Código conforme al anexo
INFORMACIÓN REQUIERE “COMPAÑÍA”
DEL BIEN - TIPO
TABLA 0 - DISTRIBUCIÓN
1 - GENERACIÓN
2 - ADMINISTRACIÓN
TABLA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO Se tomará el código
ADICIONAL 2 USO DE TIPO DE ACTIVO LO proporcionado en el
INFORMACIÓN REQUIERE archivo “2. REPORTE
DEL BIEN - TIPO TOTAL DE ACTIVOS”
TABLA Columna “F. de Financi
(02)”

TABLA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO En los casos que aplica de

ADICIONAL 3 USO DE TIPO DE ACTIVO LO acuerdo al tipo de activo.
INFORMACIÓN REQUIERE Se tomará el código
DEL BIEN - TIPO proporcionado en el
TABLA archivo “2. REPORTE
TOTAL DE ACTIVOS”
Columnas “AUX. 18 - 65
-66 - 67
TABLA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO
ADICIONAL 4 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
 INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
TABLA

TABLA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 5 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
TABLA

FECHA CAMPO PARA SE LLENA SI EN SI

ADICIONAL 1 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
FECHA

FECHA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 2 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
FECHA

FECHA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 3 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
FECHA

FECHA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 4 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
FECHA

FECHA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 5 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
FECHA

FECHA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 6 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
FECHA
FECHA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO
ADICIONAL 7 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
FECHA

FECHA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 8 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
FECHA

FECHA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 9 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
FECHA

FECHA CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 10 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
FECHA

NUMÉRICO CAMPO PARA VALOR DE SI

ADICIONAL 1 USO DE DETERIORO “VALOR DETERIORO”
INFORMACIÓN
DEL BIEN - TIPO Se tomará el código
NUMÉRICO proporcionado en el
archivo “2. REPORTE
TOTAL DE ACTIVOS”
Columna “Valor
Deterioro”

NUMÉRICO CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 2 USO DE TIPO DE ACTIVO LO “CÓDIGO DE BODEGA”
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO Tomado del sistema
NUMÉRICO SIGEERN

NUMÉRICO CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO Código de Empleado

ADICIONAL 3 USO DE TIPO DE ACTIVO LO conforme al “LISTADO
INFORMACIÓN REQUIERE DE PERSONAL A JUNIO
DEL BIEN - TIPO 2021”.
NUMÉRICO

NUMÉRICO CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO “CILINDRAJE”

ADICIONAL 4 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE Se tomará en el proceso
DEL BIEN - TIPO de levantamiento.
NUMÉRICO
NUMÉRICO CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO
ADICIONAL 5 USO DE TIPO DE ACTIVO LO “NUMERO DE
INFORMACIÓN REQUIERE PROYECTO”
DEL BIEN - TIPO
NUMÉRICO Se tomará el código
proporcionado en el
archivo “2. REPORTE
TOTAL DE ACTIVOS”
Columna “Dependencia -
Proyec”

NUMÉRICO CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 6 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
NUMÉRICO

NUMÉRICO CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 7 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
NUMÉRICO

NUMÉRICO CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 8 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
NUMÉRICO

NUMÉRICO CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 9 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
NUMÉRICO

NUMÉRICO CAMPO PARA SE LLENA SI EN NO

ADICIONAL 10 USO DE TIPO DE ACTIVO LO
INFORMACIÓN REQUIERE
DEL BIEN - TIPO
NUMÉRICO

ID REVALUÓ IDENTIFICACIÓN PONER CÓDIGO DE SI Valoración

DEL REVALUÓ REVALUÓ

FECHA REVALUÓ FECHA DEL SI Valoración

REVALUÓ
FECHA FECHA DE INICIO SI Valoración
DEPRECIACIÓN DE
DEPRECIACIÓN

VALOR VALOR DEL SI Valoración

REVALUÓ
VIDA ÚTIL VIDA ÚTIL DEL SI Valoración
REVALUÓ EN
MESES

% VALOR PORCENTAJE SI Valoración

RESIDUAL DEL VALOR
RESIDUAL
MÉTODO DE IDENTIFICA EL SI Valoración
DEPRECIACIÓN MÉTODO A
APLICAR PARA LA
DEPRECIACIÓN
LIMITE DEPRECIAR SI Valoración
AMORTIZACIÓN HASTA QUE
NETO SEA CERO
O HASTA QUE
NETO SEA IGUAL
A RESIDUAL
TIPO IMPORTE MENSUAL SI Valoración

DEPRECIACIÓN DEPRECIACIÓN SI Valoración

ACUMULADA ACUMULADA DEL
REVALUÓ

FECHA DE FECHA EN LA SI Valoración

DEPRECIACIÓN CUAL SE OBTUVO
ACUMULADA LA
DEPRECIACIÓN