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TESORERIA: CAPITULO 4
Conciliación Bancaria
Por medio de esta opción podrá conciliar todas las cuentas bancarias que tiene disponible en
cada Empresa. Este proceso está disponible a partir de la versión 12.2 o superior.
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Manual SGTContable - Versión 12 o superior.
Formulario de la Conciliación Bancaria:
Corresponde a los históricos o registros del mes de ambos tipos de datos (Libro y Banco).
Esta información se puede diferenciar porque están separados en 2 recuadros.
Esta información se muestra por Cuenta Bancaria + Período (Mes y Año) a conciliar.
Cambie de cuenta por medio de este botón.
IZQUIERDO DERECHO
LIBRO BANCO
Estos registros se originan de las operaciones en Tesorería en el Sistema, motivo por el cual
no pueden ser manipuladas en este proceso. Si Requiere cambiar un valor a estos registros,
debe hacerlo por los procesos donde se originaron.
Estos registros se originan por medio de la opción de Importar de Excel o Agregar Registros
de Bancos.
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En adelante estaremos usando la Clave del registro en Libros para conciliar con los registros
en (Según Banco) que sean semejantes.
Nótese que los registros (Según Libros) deben tener un Semejante en el lado derecho (Según Banco).
Es por ello que el proceso de Conciliación Bancaria se basa en determinar los semejantes en ambas
bases de datos.
Para comprender bien este proceso primero tenemos que tener en cuenta que la idea
fundamental de un proceso de Conciliación Bancaria manual o automatizado es lograr descartar
todos aquellos registros que coincidan (Contabilidad Vs Banco) hasta lograr identificar
únicamente aquellos registros que no coincidan en ambas tablas.
En adelante llamaremos a los registros de Contabilidad como Registros (Según Libro) y a los
registro del Banco como Registros (Según Banco).
Marcar o Desmarcar con Clic el registro para conciliar o deshacer la conciliación del
mismo:
Al ubicarse con el mouse un registro (Según Libros), con dar Clic ocurren 2 eventos:
a) Se genera un registro en el lado derecho (según banco) marcando la tilde como
conciliada.
b) Si ya fue conciliado, entonces se borra el registro del lado derecho incluso la tilde
donde se deshace la conciliación de este registro.
Clave: Es un número referencial o de registro que nos permite establecer una asociación
referencial con un registro en Banco.
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Los registros en Bancos no tiene Clave propia, toman la clave del registro en Libro que sea
semejante, esto es en parte la forma en como se concilia en este proceso.
Estas operaciones deben ser incluidas en la sección de bancos con las mismas REFERENCIAS
de tal forma que puedan ser conciliadas con las mismas propiedades del registro.
Guardar (Conciliación).
Todo proceso, cambio, modificación o adición de registros que haga en este formulario es
necesario que GUARDE siempre en cada proceso o antes de Salir, de lo contrario no se
mantendrán los cambios realizados.
Salir
Por medio de este botón podrá salir de proceso. No obstante debe tener presente que
siempre debe GUARDAR los cambios antes de SALIR.
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La opción digital (automatizada) es la más recomendada, debido a que por medio de una hoja
de Excel podrá importar los registros (según el Banco) para luego ser conciliados de forma
automática en menor tiempo.
La opción Impresa (manual) se recomienda cuando son pocos registros y no es necesario que
sean importados, ya que el Usuario podrá conciliar manualmente y generar los registros (según
el Banco) en la medida que va marcando los registros en Libros.
A continuación los pasos u opciones que debe realizar para Conciliar una cuenta bancaria.
Importante: Sigua estos pasos pero dependiendo de los escenarios que se presenten algunas
opciones no serán utilizadas.
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Ante de iniciar el proceso nos dimos cuenta que si no indicamos una fecha o punto de
partida, el usuario puede confundirse y cometer errores, incluso también notamos que
cuando existen muchos registros debido al histórico de meses, incluso años, es probable
que el analista de cuentas bancarias no inicie la conciliación desde el primer registro
bancario, sino que opte por empezar por un mes determinado, saltando de esta forma
meses que no considere conciliar. ¿Las razones?, creo que todos los analistas de cuentas
bancarias tendrán muchas razones para iniciar en la fecha que mas le convenga, es por ello
que elegimos ser flexibles en este proceso.
Para definir este período debe ubicarse en Ficheros y entrar en la opción de Cuentas
Bancarias. (ver imagen).
Esta definición se realiza por cada Cuenta Bancaria debido que puede elegir fechas distintas
según su conveniencia.
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b) Cuenta Bancaria a Conciliar.
Elija la Cuenta Bancaria a Conciliar por medio de la pestaña que despliega todas las Cuentas
Bancarias Disponibles para su selección.
Si elije una Cuenta Bancaria que no haya definido el período de inicio, el Sistema le emite
un mensaje de advertencia y no podrá entrar al proceso hasta que no defina este valor.
Recuerde que tiene que iniciar en el Mes y Año de inicio configurado, no puede saltar meses
sin conciliar, ya que el proceso es continuo y acumulativo.
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En la parte superior del formulario bajo el título SALDO ANTERIOR están los campos Según
Libros y Según Banco, estos campos son editables únicamente en el primer mes de
conciliación.
La diferencia entre ambos saldos debe coincidir con las partidas u operaciones
registrados en Banco proveniente de meses períodos anteriores en Libros. Ver
punto H.1
Importante: Ambos saldos Anteriores también pueden estar en cero (0). Ya que podemos
estar trabajando con el primer mes de la cuenta bancaria.
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2. Mas o Menos: (+ ò -)
(1) Obtenido del Estado de Cuenta del Banco. (Saldo Anterior – Julio 2011).
(2) Cheque No 2 - cobrado en Agosto 2011.(*)
(3) Saldo que utilizaremos como Saldo Correcto en Libros. (Saldo Anterior – Julio 2011)
(*) Estas operaciones deben ser registradas manualmente por el Usuario. Ver
punto h1.
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Tal como lo indicamos al inicio de este capítulo: necesitamos los registros del Banco para
compararlos con nuestros libros.
Esta opción es ideal cuando son muchos registros, ya que se evita la labor de registrar
operación por operación.
Si desea conservar los registros para cada cuenta bancaria y de distintas empresas, le
recomendamos que crea una copia aparte con otro nombre, pero deberá tener en cuenta
que los registros que se importan son de este archivo original.
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Puedes incluir registros de periodos distintos, sin embargo recomendamos que lo haga por
periodos por separados si desea tener un control y copias de cada periodo procesado.
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El proceso le indicará que solo se importarán los registros para el mes y año el cual está
ubicado como fecha de trabajo.
Los datos importados se muestran en el lado derecho del formulario llamado OPERACIONES
DEL MES EN BANCO.
Los registros importados no se han conciliados, solo aparecen en el extremo derecho sin
similares que los agrupe.
En caso de volver a replantear el archivo y reprocesar los datos, use el botón de “Deshacer”
y vuelva a ejecutar el proceso.
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Ahora procedemos con ejecutar el proceso automático mediante el cual El Sistema localiza
los registros que sean similares en ambos lados convirtiéndolos en CONCILIADOS.
Antes de aceptar y ejecutar este proceso el Sistema le hace una consulta con un criterio que
debe marcar o desmarcar. Ver imagen.
El mensaje inicial se entiende, pero el criterio al pié del recuadro es importante aclararlo.
Si deja marcado con la tilde y da Clic al botón SI, se revisarán los registros de LIBROS de
meses anteriores pendientes por conciliar y al encontrar un registro en BANCO similar lo
marca como conciliado.
Ahora bien, si Ud. desea hacer la conciliación de estos registros de forma manual, quite la
tilde con volver hacer Clic sobre el CheckBox.
En cualquiera de los escenarios los registros en LIBROS del mes serán comparados y
marcados su similares que se encuentren en la tabla de BANCO.
El proceso solo se realiza a aquellos registros que cumplan con estas reglas:
a) El TIPO de documentos u operación deben coincidir, ejemplo: DEP, CHE, etc.
b) La REFERENCIA o número del documento u operación deben ser EXACTOS.
c) El MONTO. El cual debe ser exacto incluso el signo.
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Cada registro conciliado de Banco hereda el mismo número de Clave que su similar de Libro.
En caso de volver a replantear el archivo y reprocesar los datos, use el botón de “Deshacer” y
vuelva a ejecutar el proceso.
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Por medio de esta opción resolvemos aquellos registros que no fueron conciliados
automáticamente, de tal forma que sean conciliados de acuerdo al criterio del usuario, sin
embargo debe cumplir con las siguientes reglas.
- Sean del mismo Tipo: DEP, CHE, etc.
- Sus montos sean iguales, incluso el signo.
El proceso es muy sencillo, solo tiene que elegir el registro en (Según Banco) e indicarle
la CLAVE del registro (Según Libro) que desee conciliar y de Clic al botón de Agregar.
Una vez indicada la CLAVE al registro de Banco, no se muestra más en este formulario
quedando sólo las partidas o registros que no tienen similar en este período, quedando
pendiente para los siguientes períodos.
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Al igual que el registro anterior, debe agregar el número de la CLAVE del similar en
LIBROS, luego procede con dar Clic al botón de Agregar.
Nótese que en la medida que va conciliando los registros similares van desapareciendo
de este formulario. Solo queda un registro en LIBROS que no tuvo similar en BANCO, y
es un Cheque en Tránsito que será registrado en BANCO el siguiente mes. Ver imagen.
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Por medio de este reporte se determina por cada período cuales son las partidas o registros
no encontrados en Libros o en Bancos.
Antes de emitir este reporte vamos a ver como quedó el formulario principal de la
Conciliación Bancaria luego de haber realizado todos los pasos antes indicados.
Recuerde que en la medida que incluye datos en cada recuadro (LIBRO o BANCO) los saldos
finales y sus diferencias se actualizan.
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Ahora veremos un Filtro de solo los registros que no han sido conciliados en el período
Esta propiedad permite que pueda filtrar registros que no han sido conciliados, permitiendo
ver solo aquellos que faltan por conciliar y no todos los datos en general.
Este método consiste en determinar cual es el saldo correcto de Bancos o Libros, incluso el
saldo final de ambos deben ser iguales.
En este reporte solo se mostrarán los registros o partidas que no se encontraron en cada
Lado. Libro o Banco.
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En la medida que el Usuario va resolviendo estas diferencias, deberá conciliarlas de forma
manual los registros de Bancos por medio de la CLAVE del registro en Libros.
Como pueden observar, el objetivo final de este proceso es determinar el Saldo Final
Correcto. Ambos deben coincidir, de tal forma que las diferencias son correctas.
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h) Agregar Registros
Esta opción solo se utiliza cuando se registran las operaciones pendientes por Conciliar
de LIBROS no registradas en BANCO correspondiente al SALDO ANTERIOR.
Para registrarlo debe usar el botón de Agregar Registros y elegir la opción LIBRO.
Esta opción de Agregar Registros para LIBROS solo está disponible en el Mes y Año de
inicio, por tal motivo en los períodos siguientes estará bloqueada esta opción.
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Para este ejemplo solo registraremos un Cheque por 1.500 de Julio 2011, que será
conciliado en Agosto del 2011.
Para grabar el registro en la tabla de Libros debe dar Clic al botón de Agregar.
Una vez grabado este registro, el monto introducido adopta el signo que le corresponde
según la operación.
Este registro y todos aquellos que incorpore estarán disponibles en la opción de Conciliar
Registros similares automáticamente (ver punto F) de tal forma que serán conciliados
junto a su registro similar en Banco en el mes correspondiente.
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Esta opción es útil cuando se requiere agregar operaciones en Banco de forma manual.
Cuando el Usuario no importa los datos desde Excel, entonces deberá incluir los datos por
medio de esta opción.
También es posible que aun cuando importó los datos de Excel, y por alguna razón falte un
registro, entonces podrá incluirlo por esta vía, evitando así deshacer y volver a importar y
conciliar registros.
Supongamos que no incluimos en la plantilla de Excel una Nota de Débito por gastos de
comisiones bancarias por un monto de 50,00.
Luego se presenta el formulario mediante el cual indica los datos del registro a incluir.
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Incluye los datos que solicita el formulario y de Clic al botón Agregar. Esta operación queda registrada
en la tabla de BANCO pendiente para ser conciliada.
Si consulta ahora las partidas pendientes por conciliar, este es el resultado final.
Como pueden ver en este formulario, solo quedan 2 registros no conciliados en ambas tablas. El de la
izquierda es LIBROS y la derecha es BANCO.
El proceso realmente consiste en que los registros de ambos lados tengan sus similares de tal forma que
los que no coinciden sean los que originan la diferencia entre los Saldos de ambas tablas.
Finalmente diríjase a emitir el Reporte final de la Conciliación Bancaria donde le mostrará el resultado
final en un solo resumen. Ver punto K.
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i) Deshacer (Conciliación).
Este proceso además de actualizar los datos según Libros, también desvincula la
asociación o conciliación entre los registros.
En caso que estés en el primer Mes y Año a Conciliar, y ejecute esta opción, serán
borrados los registros de LIBROS del SALDO ANTERIOR. Debe volver a incluirlos.
No puede Deshacer una conciliación de un período anterior a otro que haya sido
conciliado, viéndolo de otro modo, debe Deshacer o Reversar meses del último hacia
atrás.
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Definiciones: Es importante que conozcamos las terminologías del proceso para entenderlo mejor:
Banco: Es la información que nos proporciona el Banco con la finalidad de compararlos con
nuestros Libros.
Saldo según Banco: Es el Saldo Anterior o Final que nos proporciona el Banco bien sea de forma
impresa o digital.
Conciliar Banco: Es el proceso mediante el cual se asocia un registro del Banco con un registro
del Libro.
Conciliar Libro: Es el proceso mediante el cual se asocia un registro del Libro con un registro del
Banco.
Clave: Es el número interno de control que el Sistema le asigna a los registros de Libros y sirve
como referencia para asociar un registro del Libro con el Banco.
Los registros de Bancos no tienen Clave, es por ello que debe ser asociada (conciliar) en el
proceso llamado Conciliar Banco.
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