Historia de Naucalpan

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y

ARCHIVONOMÍA
LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO-9001:2000 EN SU
PARTE CORRESPONDIENTE AL CONTROL DE REGISTROS
Y DOCUMENTOS, EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
DEL SISTEMA DIF EN NAUCALPAN DE JUÁREZ
I N F O R M E
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA
P R E S E N T A :
C I R I L A R A M Í R E Z S E G U R A
ASESOR: Lic. Doroteo Salomón Hernández Guzmán
MÉXICO, D. F. 2004
AGRADECIMIENTOS
A Dios:
Por haberme permitido llegar a este momento.
A mis padres:
Por confiar en mí y el haberme brindado todo su apoyo,

amor y comprensión para seguir adelante.
A mi esposo:
Por apoyarme en todo momento.
A mi asesor:
Por enriquecer este trabajo con su experiencia y
conocimientos transmitidos.
A quienes contribuyeron con sus observaciones para la conclusión de este trabajo:
Lic. Hortensia Tercero Vega

Lic. Joel Jiménez González
Lic. Javier Escalona Ríos
Lic. Rafael Malagon Becerril
LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO-9001:2000 EN SU PARTE
CORRESPONDIENTE AL CONTROL DE REGISTROS Y DOCUMENTOS EN EL
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL SISTEMA DIF EN NAUCALPAN DE JUÁREZ
INDICE
Pág.
Prólogo vi
Introducción vii
CAPITULO I
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL SISTEMA

MUNICIPAL DIF EN NAUCALPAN DE JUÁREZ ESTADO DE MÉXICO
1.1. Marco Histórico 1

1.1.1. Historia de Naucalpan 1
1.1.2. Historia del DIF en Naucalpan 5
1.2. Marco Legal 10
1.3. Organización del Archivo de Concentración del Sistema Municipal DIF 34

1.3.1. Organigrama del Sistema DIF 36
1.3.1.1. Funciones del personal directivo que influyen en las
actividades del archivo. 36
1.3.1.1.1. Presidencia 37
1.3.1.1.2. Dirección General 37
1.3.1.1.3. Subdirección de Administración 37
1.3.1.1.4. Responsable de Archivo 38
1.3.2. Clasificación del Archivo 39
1.3.2.1. Métodos Directos 40
1.3.2.2. Métodos Indirectos 40
1.3.3. Inventario como instrumento de consulta 40
i
Pág.
1.4. Condiciones prevalecientes en el Archivo al momento de la realización de
actividades
1.4.1. Recursos Humanos 41
1.4.1.1. Funciones del personal del Archivo de Concentración 42
1.4.2. Recursos Materiales 43
1.4.2.1. Local 44
1.4.2.2. Mobiliario y equipo 44
1.4.3. Recursos Financieros 45
1.4.4. Recursos Técnicos 46
1.4.5. Organización de la documentación 46
1.4.6. Medidas de seguridad 47
CAPITULO II
ANÁLISIS DE LA NORMA ISO 9001:2000 PARA SU IMPLEMENTACIÓN EN EL

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
2.1. Definiciones
2.1.1. Archivo 49
2.1.2. Archivo de Concentración 50
2.2. Tipología documental 51

2.2.1.Valores primarios 52
2.2.1.1. Administrativo 52
2.2.1.2. Legal 53
2.2.1.3. Fiscal 54
2.2.2. Valores secundarios 55
2.2.2.1. Evidencial 55
2.2.2.2. Testimonial 56
2.2.2.3. Informativo 57
2.3. Depuración 57
ii
Pág.
2.3.1. Selección documental preliminar 58
2.3.2. Selección documental final 59
2.3.3. Baja documental 59
2.4. Instrumentos de Descripción 60
2.4.1. Guía 60
2.4.2. Inventario 60
2.4.3. Catálogo 61
2.5. Auditoria 62
2.5.1. Interna 62
2.5.1.1. Auditor Interno 63
2.5.1.2. Auditores capacitados (integrantes del sistema) 63
2.5.2. Externa 64
2.6. Calidad 64
2.7. Sistema de Gestión de Calidad 65

2.7.1. Norma ISO 9001:2000 (en la parte relativa a control de registros y
documentos) 65
2.8. Certificación de un Sistema de Calidad 67
2.9. Política de Calidad 67
2.10. Objetivos de Calidad 67
2.11. Indicador de desempeño 68
2.12. Manual de Calidad 68
2.13. Manual de Procedimientos 69
iii
Pág.
2.14. Instrucción Técnica 69
2.15. Registros (formatos) 70
2.16. Mejora Continua 70
2.17. Satisfacción del Cliente 71
CAPITULO III
IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO-9001:2000 EN EL ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN DEL SISTEMA MUNICIPAL DEL DESARROLLO INTEGRAL
DE LA FAMILIA DE NAUCALPAN DE JUÁREZ, ESTADO DE MÉXICO
3.1. Diagnóstico de Calidad del Archivo de Concentración del Sistema DIF

Naucalpan para la implementación de la norma ISO 9001:2000 72
3.2. Necesidad de implementar la norma ISO 9001:2000 73
3.3. Identificación de procesos en el Archivo de Concentración 74
3.4. Implantación del Sistema de Calidad 74

3.4.1. Manual de Calidad 75
3.4.2. Manual de procedimientos 110
3.4.2.1. Control de documentos 110
3.4.2.2. Control de registros 118
3.4.2.3. Control de producto no conforme 127
3.4.2.4. Acciones correctivas 129
3.4.2.5. Acciones preventivas 131
3.4.2.6. Procedimiento del Archivo de Concentración 132
3.4.2.7. Diagramas de flujo 142
iv
Pág.
3.5. Seguimiento de Sistema de Calidad 155
3.6. Revisión Gerencial 156

3.6.1. Auditoria de calidad en el Archivo de Concentración 157
3.6.1.1. Auditoria interna 158
3.6.1.2. Auditoria externa 159
3.6.1.2.1. Organismos Certificadores 160
3.6.1.2.2. Metodología 161
3.6.2. Indicadores de Medición de Procesos 161
3.6.3. Satisfacción del cliente 162
3.6.4. Mejora continua 162
3.7. Resultado del Sistema Implementado 162
Conclusiones 163
Glosario de Terminología 165
Bibliografía 174
Anexos 178
v
PRÓLOGO
La información documental es primordial en el contexto de la historia universal; a partir de la

invención del papel, se le ha dado auge a la escritura por la que su papel ha sido importante en el
desarrollo económico, social, cultural y político; de las diferentes civilizaciones que han sido
desarrolladas a través del tiempo.
México no ha sido la excepción ya que en su desarrollo integral ha venido evolucionando en la

conservación, uso, reproducción y custodia en todo el aspecto histórico y actual.
En los tiempos modernos, en la interpretación de los hechos del pasado se ha llegado a la

conclusión de que no solamente el papel nos revela hechos importantes, sino también elementos
como: la piedra, papiro, piel, las cintas magnéticas, etc., son tanto o más importantes que el
papel; pero actualmente por el enorme crecimiento de las estructuras públicas y privadas se ha
hecho necesario el manejo y control de los documentos.
Todo documento representativo requiere de valoración, registro, control, uso, conservación y

resguardo para la posteridad; razón por lo que en los años recientes la archivonomía ha tenido
auge, dada la demanda de especialistas en la organización y manejo de archivos.
Ante este panorama tan alentador en el presente, la archivonomía en México tiene para el futuro
un gran campo de acción dentro de los organismos privados y principalmente el sector público;
en sus niveles federal, estatal y municipal.
Como en este caso, el trabajo de investigación esta enfocado al tercer nivel gubernamental que es
el municipal en lo general y concretamente en el archivo de concentración del Sistema DIF del
Municipio de Naucalpan de Juárez, dependiente del Gobierno del Estado Libre y Soberano de
México, como lo establece en su Constitución Política, que data del año de 1917, promulgada por
el Gobernador Agustín Millán.
vi
INTRODUCCIÓN
La experiencia del ser humano y el conocimiento adquirido en su vida escolar, laboral,

profesional y social; es la base fundamental para elegir los diversos caminos que estos ámbitos
nos ofrecen, de ahí que al haber elegido el camino de la ciencia de la Archivonomía ha sido
satisfactorio comprobar que el campo tiene bondades para desarrollarlas en el bien de nuestros
centros de trabajo, de la sociedad, de nuestro país y finalmente en beneficio de nuestra profesión.
El haber realizado el presente proyecto enfocado al control, manejo y conservación de los

archivos tiene como objetivo, independiente de la obtención del añorado título profesional, el que
sirva como una herramienta para las generaciones presentes y futuras en la especialidad de la
Archivonomía, para que con este granito de arena se pueda extender el aspecto de servir
profesionalmente encausando nuestros conocimientos a lograr las metas institucionales e
individuales.
En nuestro andar profesional encontramos en la senda un organismo dedicado al servicio de las

comunidades en estado vulnerable, cuya preocupación es otorgar apoyo económico, psicológico,
nutricional, médico, legal y recreativo a la población adulta, adolescente e infantil. Este
organismo actualmente se denomina Desarrollo Integral de la Familia (DIF), perteneciente al
Municipio de Naucalpan de Juárez, subsidiado por el Gobierno del Estado de México y por
diversas empresas de la iniciativa privada.
La estructura orgánica y funcional tanto administrativa como sustantiva por sus fases
operacionales generan una multitud heterogénea de documentos que por su complejidad
requieren de un manejo sistematizado desde el punto de vista científico, para mantener un estricto
control de sus actividades.
En este lugar se halló la semilla para sembrar la inquietud de implementar los conocimientos
adquiridos en la rama de Archivonomía, consistentes en concentrar y organizar los documentos y
expedientes que fueron producidos por el Sistema DIF, pero más allá de esto se llevó a cabo la
vii
meta ambiciosa de crear los procedimientos basados en la norma ISO-9001:2000, en cuanto a los
servicios que proporciona el DIF y con ellos se obtuvo el Certificado de Calidad.
El área de archivo de concentración tuvo una actuación relevante en el desarrollo de los

procedimientos “control de registros” y “control de documentos” que por su objetividad e
importancia sirvieron de inspiración y sólida base para llevar a feliz término el proyecto de
investigación plasmado en el Informe denominado “La implementación de la Norma ISO-
9001:2000 en su parte correspondiente al Control de Registros y Documentos, en el archivo de
concentración del Sistema DIF en Naucalpan de Juárez.” Subdividido en tres capítulos a saber.
Lo descrito en el capítulo I.- Organización del Archivo de Concentración del Sistema Municipal
DIF en Naucalpan de Juárez Estado de México; capítulo II.- Análisis de la Norma ISO-
9001:2000 para su implementación en el Archivo de Concentración; capítulo III.-
Implementación de la Norma ISO-9001:2000 en el Archivo de Concentración del Sistema
Municipal del Desarrollo Integral de la Familia en Naucalpan de Juárez, Estado de México.
Los capítulos mencionados contienen información relativa al análisis del archivo y sus
componentes en el Sistema DIF, Marco histórico referente al Municipio y antecedentes de los
inicios del DIF, Marco legal aplicable a los documentos existentes en el Estado de México y por
ende en el Municipio de Naucalpan, la aplicación de la Norma ISO-9001:2000 en el archivo y el
funcionamiento; se espera que el engranaje contenido en el presente informe sea útil para
aquellas personas interesadas en su lectura y consulta en la biblioteca de la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía.
viii
CAPITULO I
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL SISTEMA

MUNICIPAL DIF EN NAUCALPAN DE JUÁREZ, ESTADO DE MÉXICO
1.1 MARCO HISTÓRICO
La riqueza cultural, social, política y económica del Estado de México, en general y del
Municipio de Naucalpan en particular; históricamente se encuentra plasmada en documentos que
han realizado grandes escritores nativos de la entidad, entre los que destacan José Fernández de
Lizardi, el pensador mexicano; los hermanos Miramon, quienes contribuyeron a la difusión
histórica del municipio; Ricardo Poeri, cronista del Municipio de Naucalpan y recolector de la
trascendencia histórica de los hechos relevantes en Naucalpan, sin estos personajes importantes
que contribuyeron a formar la historia del Municipio, no existiría la historia en Naucalpan de
Juárez, Estado de México.
1.1.1 HISTORIA DE NAUCALPAN
Uno de los lugares más importantes y ricos en cultura del Estado de México es el Municipio de
Naucalpan, que anteriormente fue llamado cuenca del Anáhuac, “...que se remonta a la llegada de
un grupo nómada denominado Tlatilca a los márgenes del Río Hondo, en el año 1700 a 600
A.C.”1 En la que había vida humana desde hace aproximadamente 20,000 años; “…en el período
preclásico (1400 a 1300 a. de C.), un grupo Olmeca llegó a la zona y contribuyó
significativamente al enriquecimiento de la cultura Tlatilca (ubicada en los cuartos, Totolinga y
Naucalpan).”2
El significado náhuatl del vocablo “Naucalpan” está formado por tres palabras:
1
Naucalpan Nuestro Valor Común en Historia del Municipio, Naucalpan de Juárez Estado de México, (folleto) Unidad de Comunicación Social,
2003-2006.
2
RUIZ DE CHÁVEZ, Mario: Naucalpan de Juárez, Organo de difusión del H. Ayuntamiento Constitucional de Naucalpan de Juárez, Estado de
México, 1993, p. 31.
1
Nau, contracción gramatical de nahui, quiere decir “cuatro”; cal deriva de calli, que quiere decir
“casa” y no “barrio”, y pan, se debe interpretar, en este caso, como “en” o como “lugar”: “en las
cuatro casas” o “lugar de las cuatro casas, éstas son: Tlatilco (donde hay cosas ocultas),
Totoltepec (lugar de aves), Huitzilacasco (entre cañas espinozas) y Totolinga (donde están las
gallinas)”.3
Los glifos que integran esta escritura ideográfica prehispánica son:
Numeral nahui, cuatro

Calli, casa
Tierra
Tépetl, lugar o sitio
Los hallazgos arqueológicos rescatados dentro del Municipio de Naucalpan correspondientes a la

cultura “…Tlatilca revelan alcances sociales anterior a la Teotihuacana, la Tolteca, la
Chichimeca (1000 y 1200 de nuestra era), los Mexicas (en el siglo XVI, son quienes le dan el
nombre de Naucalpan a la zona) y, desde luego, a la Azteca…”4 lo cual representan indicios de
que hubo diversas culturas importantes en este lugar.
En 1428, el territorio naucalpense perteneció al imperio Tepaneca de Atzcapotzalco, pero derrotado

éste por la Triple Alianza, y desposeído de todos sus dominios, los monarcas de la Gran
Tenochtitlán los cedieron al Señorío de Tlacopan, que en 1521, a la caída de la Gran Tenochtitlán el
Señorío de Tlacopan fue nulificado por el dominio español y Naucalpan siguió correspondiendo a
Tlacopan (hoy Tacuba).5
En 1574 fue construida la iglesia de San Bartolomé (actualmente San Bartolo donde se
encuentran las pinturas realizadas por don Alfonso de Villasana, sufriendo algunas
modificaciones en 1962), los sifones y el Acueducto de los Remedios; en 1629, se inició la
construcción de las torres con su cúpula y crucero; y pasaron así tres siglos de calma aparente,
detrás de la cual se ocultaban serias contradicciones que estallaron a principios del siglo XIX, en
3
http://www.edomex.gob.mx 12/02/04.
4
Idem.
5
Idem.
2
que empezó a gestarse en el país el movimiento socio-político que lo llevó a conquistar su
independencia de la corona española.6
En la época de la revolución, los campesinos Naucalpenses no quedaron fuera del movimiento

armado de 1910. Los de la Sierra de San Francisco Chimalpa se unieron al ejército maderista y
los insurrectos maderistas de San Bartolo Naucalpan a las fuerzas zapatistas. El 2 de marzo de
1824 se erige el Estado de México, con ello se convoca a elecciones para crear los primeros
ayuntamientos, para el 26 de enero de 1826 se nombra como Municipio de Naucalpan y en 1874,
el congreso de la entidad concede al pueblo de San Bartolo Naucalpan el título de “Villa de
Juárez”, la cual adquiere la categoría de ciudad en 1957 y se funda Ciudad Satélite, para el 19 de
marzo de 1976, la Legislatura del Estado de México decreta que el Municipio de Naucalpan se
denominará “Naucalpan de Juárez”.7
Respecto a desarrollo industrial en Naucalpan “...llegó en 1869 con las fábricas de Hilados de
Río Hondo, Hilazas la Abeja y el molino de Trigo”; la información escrita en Naucalpan aparece
en “….1821 con el Diario Militar de los hermanos Joaquín y Bernardo Miramón que editaban en
una imprenta portátil, que participaba en la redacción de ese periódico José Joaquín Fernández de
Lizardi, El Pensador Mexicano.”8
Durante La Reforma, a mediados del siglo XIX, Naucalpan pertenecía como Juzgado de Paz al
distrito y partido de Tlalnepantla, junto con Huixquilucan, Montealto y Montebajo, aunque desde
el principio de la Independencia fue una población dependiente de Tlalnepantla, pero tuvo
Ayuntamiento propio, al que obedecían pequeños poblados como Tecamachalco.9
Pese a que casi todo el territorio Municipal se encuentra urbanizado, aún podemos admirar parte
de su pasado histórico: el “…cerro de Moctezuma, Villa Alpina, la pirámide del Conde y
Tlatilco”; entre la cerámica: la “…máscara biforme de Tlatilco, las “Mujeres Bonitas”, las figuras
6
RUÍZ DE CHÁVEZ, Mario,. Obr. cit., p. 54.
7
Naucalpan Nuestro Valor Común, Obr. cit.
8
http://www.edomex.com.mx 12/02/04.
9
Idem
3
masculinas; en la zona centro de la Malinche el adoratorio Mexica, el Tláloc y Chalchiuhtlicue
del Museo de Naucalpan”10.
Entre los monumentos coloniales y religiosos: “...los Caracoles, el Acueducto, el puente de Santa
Cruz, los arcos de entrada al santuario de Los Remedios, y el arco doble del santuario, la cruz
atrial de Naucalpan (siglo XVI, localizada en los jardines del actual DIF), el santuario de Los
Remedios (ya muy reformada; sin restos de la construcción original y actualmente llamada
“Basílica de los Remedios”), la parroquia de San Luis Tlatilco, etc.”11 de la arquitectura civil
destacan: “...el toreo de Cuatro Caminos y las cinco Torres de Satélite”. También podemos
mencionar el “Ejido de Oro, posteriormente Parque Metropolitano, cambia al nombre de Parque
Naucalli, considerado uno de los principales pulmones de la zona”.12
Entre los grandes personajes que destacan en el Municipio de Naucalpan son: “Cuauhtémoc,
Hernán Cortés, Miguel Hidalgo y Costilla, José María Morelos y Pavón, Belisario Domínguez,
Benito Juárez, Adolfo López Mateos”13, entre otros.
Esto nos permite conocer los grados de avance de esta civilización y los detalles de su vida diaria,
organización y evolución paulatina y comprender que la gradual extinción de su expresión social
se debió a la enorme influencia que en toda la región ejercieron las nuevas culturas (Olmeca,
Chichimeca, Tolteca, Teotihuacana y Mexica).
Los españoles para la conquista de Tenochtitlan, contaron con una serie de situaciones que les
fueron favorables, una de ellas fue la feroz dominación ejercida por los Mexicas o Aztecas sobre
todas las etnias que cubrían su vasto imperio, y que hizo que, llegado el momento, apoyaran a
Cortés como también los caballos, la pólvora, las naves y el manejo de sus velas, las espadas de
acero y las armaduras de los españoles que causaron gran impresión entre los indígenas.14
10
MORENO RUÍZ, Alfredo: Obras del Municipio de Naucalpan de Juárez, Estado de México 1976, p.10.
11
RUÍZ DE CHÁVEZ, Mario,. Obr. cit.., p. 54.
12
13
http://www.edomex.com.mx 12/02/04.
14
4
En Naucalpan como en otros municipios hubo escenas importantes que ocurrieron, como el que
sucedió en el año “…1520 Hernán Cortés sale huyendo de Tenochtitlán y junto a un ahuehuete
(actualmente conocido como árbol de la "Noche Triste”) el conquistador lloró al darse cuenta de
sus grandes pérdidas en hombres, armamentos y el botín en oro y joyas; derrotados éstos por
Cuitláhuac y el ejército mexica”. Otra escena relacionada con la primera es que “…durante la
huída de Hernán Cortés y sus aliados, a su paso por Naucalpan, abandonaron la imagen de una
virgen en la oquedad de un maguey en el cerro de Otacompulco (hoy cerro de los Remedios) la
que fue rescatada por el soldado español Juan Rodríguez de Villafuerte en los sucesos de la
“Noche Triste” en 1520 (posteriormente puesta en la Iglesia de los Remedios).”15
Las principales causas del crecimiento de Naucalpan fueron:
En el Distrito Federal, ante la apremiante saturación poblacional que lo acosaba, se decretó una
ley que prohibía la creación de nuevos fraccionamientos dentro de sus limites geográficos y el
gobierno del estado de México dictó, en la década de los cuarenta, una ley promoviendo la
industrialización del estado y concediendo exenciones de impuestos y otras facilidades a las
industrias que se establecieran en su territorio.16
Como vemos, que se han rescatado algunos indicios del pasado que se encuentran en Naucalpan,
los que se mencionaron en los párrafos anteriores, así como de las construcciones religiosas y los
personajes importantes que han hecho del Municipio un lugar importante, que nos regala su
historia.
1.1.2 HISTORIA DEL DIF EN NAUCALPAN
En México, desde su fundación se realizan acciones en apoyo a la salud física, mental, educación
y desarrollo de los niños, a través de la Historia Social, se ha visto que importantes sectores de la
población han sido marginados durante generaciones de los beneficios de la salud, alimentación,
educación, vivienda y trabajo, sin embargo, “...al arribo de los españoles la atención médica en
15
Idem
16
RUIZ DE CHÁVEZ, Mario, Obr. cit., p. 76.
5
Mesoamérica tenía tal desenvolvimiento que fue motivo de sorpresa para los europeos. En los
códices se hace evidente la importancia y capacidad médica que tenían los diferentes grupos
indígenas, siendo notables los cuidados que se prodigaban a los niños y las indicaciones para
impartirles preceptos de higiene preventiva, alimentación y medicamentos.”17
Durante la Colonia fueron pocas las fundaciones benéficas a favor de los niños. En el siglo XVI
Vasco de Quiroga estableció una Casa de Cuna; Fray Bernardino Álvarez, un asilo y una escuela
para niños; y el Doctor Pedro López, otra Casa de Cuna que siguió funcionando hasta el siglo
XVII, a partir de la mitad del siglo XVIII se fundaron nuevos hospicios, asilos, la Casa de los
Niños Expósitos en la Ciudad de México. Durante los primeros cincuenta años de vida
independiente de México, hubo proyectos para mejorar la protección a la niñez y más adelante
fue notable la obra de la Emperatriz Carlota, quién fundó al Hospital de la Maternidad e
infancia.18
A mediados del siglo XIX, Juárez dispone la creación de la Dirección de fondos de la

Beneficencia Pública, dependiente del Ministerio de Gobernación, se creaba un servicio público
para atender desde los puntos de vista médico, educativo, moral y económico, en ese mismo siglo
se funda la Casa Amiga de la Obrera, para resolver el problema social que significaba el
abandono de los hijos. A pesar de las reformas y mejoras realizadas, los logros alcanzados no
fueron suficientes.19
En el Estado de México la preocupación del sector público por proteger y asistir en forma
institucionalizada a la mujer, al niño y a la familia, se vio canalizada en el último cuarto del siglo
XIX, al crearse un organismo mixto denominado Patronato de beneficencia.
“... el 5 de abril de 1904 el general José Vicente Villada inauguró oficialmente la Estancia Infantil
Gota de Leche, brindando atención médica gratuita y suministrando medicamentos necesarios.
Esta institución benefactora fue sostenida durante muchos años por la iniciativa privada.”20
17
Alcaldes Defensores de los niños, Centro Nacional de Desarrollo Municipal, Guía Técnica No. 27, Centro Nacional de Desarrollo Municipal de
la Secretaría de Gobernación. México D.F., 1995, p. 13.
18
Idem.
19
Ibid, p. 14
20
http://www.difnacional.gob.mx 27/02/04.
6
“Carmen Cardoso de Villada, esposa del general José Vicente Villada, fue la primera mujer que
se hizo cargo de la beneficencia pública...”21
“En 1905, se inaugura el Hospicio de los Niños y en 1922 se crea el Centro de Higiene
atendiendo a la propuesta del Congreso Nacional del Niño.” “Entre 1928 y 1930 con los
auspicios del Presidente, Emilio Portes Gil, se instituye el Comité Nacional de Protección a la
Infancia”22 con el propósito de ampliar los programas de alimentación y atención en caso de
orfandad, abandono y mendicidad.
En el año de “...1929, se tiene como programa Gota de leche la cual cubría la función de
proporcionar alimento a niñas y niños de la periferia de la ciudad de México.”23
En 1937 se crea el Departamento de Asistencia Social Infantil; no es sino hasta mediados del
siglo XX, cuando se alcanza el equilibrio para la atención de servicios asistenciales del Gobierno
y de la Iniciativa Privada.24
Posteriormente, “...en los años cuarenta, el gobierno mexicano creó una subsecretaría
especializada en la asistencia pública, la cual compartía con la de Salubridad, las funciones de
atención a los grupos sociales con mayores desventajas.”25
En 1942, por disposición del general Manuel Ávila Camacho, entonces Presidente de la
República, el apoyo que se brindaba a la Gota de Leche se transformó en desayunos escolares y
se crearon los comités respectivos.
La atención al menor, a la mujer y a la familia en el Estado de México quedó formalmente

establecida en 1954, cuando la Legislatura local, a iniciativa del gobernador Salvador Sánchez
Colín, promulgó el decreto por el cual se aprobó el Código de Protección a la Infancia por el
21
http://www.edomex.gob.mx 29/02/04
22
http://www.elbalero.gob.mx 29/02/04
23
http://www.difnacional.gob.mx 27/02/04
24
Alcaldes Defensores de los niños, Obr. cit., p.14
25
7
Estado de México, primer acontecimiento jurídico en su tipo a nivel nacional y el segundo en
América Latina.26
A partir del 1º de febrero de 1961, por decreto del Presidente Adolfo López Mateos se crea el
Instituto Nacional de Protección a la Infancia (INPI), como organismo público descentralizado
cuyo objetivo inicial fue el de prestar servicios asistenciales y la ministración de desayunos, y en
diciembre de 1975, cambio su denominación por Instituto Mexicano Para la Infancia y la Familia
(IMPI), y así, se complementó su asistencia en el desarrollo de la familia, por otro lado en 1968,
es creado por Decreto Presidencial, el Instituto Mexicano de Asistencia a la Niñez (IMAN), con
el fin primordial de contribuir a resolver los problemas originados por el abandono, la
explotación de menores, desvalidos, discapacitados o con ciertas enfermedades.27
Por un tiempo conviven el IMAN y el Instituto Mexicano para la Infancia y la Familia (IMPI). La
confluencia de estas dos instituciones dio origen, en 1977, al actual Sistema Nacional para el
Desarrollo Integral de la Familia (DIF), que reunió los esfuerzos gubernamentales enfocados a
atender problemas de las familias de las niñas y los niños, pero que a lo largo del tiempo amplió
su espacio de acción ante la problemática, cada vez más compleja, que plantea el campo de la
asistencia social establecido en los tres niveles de gobierno.28
A nivel municipal las acciones son elementos importantes, ya que en éstos tienen la característica
de relacionarse estrecha y directamente con la población, claro con la participación y apoyo de
los sectores público, privado y la comunidad en general, en la que se cumple un papel
trascendental fortaleciendo el nexo entre la información, el análisis y la acción.
En Naucalpan de Juárez, Estado de México el Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la

Familia (DIF), se funda como Instituto Nacional de Protección a la Infancia (INPI) entre 196229 y
196330, (con la Sra. Virtudes Yánez de Becerril esposa del Presidente Municipal en Naucalpan de
26
Informe de actividades anuales: en El Financiero, México, junio 1994, p. 31.
27
Alcaldes Defensores de los niños, Obr. cit., p.15.
28
29
Reseña del DIF..., en Compro y vendo en Tecamachalco, Estado de México, mayo 1996, p. 26.
30
Informe de actividades anuales: en El Financiero, México, junio 1994, p. 31.
8
Juárez∗), el que cubría el objetivo primario de procurar la nutrición básica de la niñez, educción
preescolar, Menor en Circunstancias Especialmente Difíciles (M.E.C.E.D.), Desarrollo Integral
del Adolescente (DIA), atención psicológica, servicio médico y dental; en general con diversos
programas que procuran la atención integral a la población Naucalpense que se encuentra en
estado de vulnerabilidad.
Bajo las directrices de la subdirección de apoyo a Sistemas Municipales y a través de sus

coordinaciones regionales, se operan actualmente los Sistemas Municipales de Asistencia Social,
coordinados por el DIFEM y que están orientados a proporcionar la atención y mejoramiento
nutricional, promover el desarrollo familiar comunitario, asistencia a la población en desamparo
y asistencia a minusválidos.
El actual Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia es un Organismo Público

Descentralizado con personalidad Jurídica propia, destinado a atender a toda aquella población
que por alguna razón no cuenta con los servicios básicos de asistencia social; es un proyecto que
surge en 1977 al fusionarse el Instituto Mexicano para la Infancia y la Familia (IMPI) y el
Instituto Mexicano para la Asistencia a la Niñez (IMAN).
El Sistema DIF, está integrado por un organismo central, el DIF nacional, que de acuerdo a la
Ley sobre el Sistema Nacional de Asistencia Social debe coordinar las actividades en la materia,
así como por 32 sistemas estatales DIF y los 125 Sistemas Municipales DIF que actualmente
existen.
El Marco Jurídico que regula sus actividades está basado en los siguientes ordenamientos: la
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Constitución Política del Estado Libre
y Soberano de México, Ley General de Salud, Ley Estatal de Salud, Ley Orgánica Municipal del
Estado de México, Ley de Asistencia Social, Ley que crea a los Organismos Públicos
Descentralizados de Asistencia Municipal Denominados “Sistemas Municipales para el
∗
En las placas del DIF aparece como primera presidenta la Sra. Virtudes Yánez de Becerril esposa del Presidente Municipal que gobernó en la
administración 1958-1969, lo que no se sabe es si en el Ayuntamiento se proporcionaba el servicio que actualmente le corresponde al DIF, ya que
en ese año aún no era constituido como tal. (En las actas de Cabildo de ese año no se menciona alguna actividad relativa a dicho servicio).
9
Desarrollo Integral de Familia”, los Planes de Desarrollo Nacional, Estatal y Municipal, además
del citado convenio de fusión de 1985 que da lugar al DIF y finalmente el Bando Municipal.
Dentro de la gama de actividades que ha efectuado el Sistema Municipal DIF Naucalpan desde su
inicio a la actualidad podemos mencionar algunas: inauguración de centros, crecimiento de la
estructura y en diversos programas como: Club de la Calle, Centros Integrales, Clínicas de Salud,
Bibliotecas interactivas, remodelaciones de los inmuebles que constituyen el Sistema, creación
del Archivo de Concentración, etc., que da como resultado el mejoramiento de los servicios que
se le proporciona a la comunidad Naucalpense, así ofrecer los servicios a mayor número de
personas con mejores programas.
Aunado a esto en el año 2003, el Sistema Municipal del DIF en Naucalpan toma el reto de
participar en la Certificación con la Norma de Calidad ISO-9001:2000, que establecerá los
procedimientos necesarios para llevar a cabo el mejoramiento de los servicios que se proporciona
a la comunidad Naucalpense.
1.2 MARCO LEGAL
En toda institución es imprescindible contar con un Marco Legal, que nos permita normar las
actividades que se realizan en el Archivo, por lo que se debe tomar en cuenta la Constitución,
Leyes, Códigos, Reglamentos, Dictámenes, etc., aplicables en este caso al Municipio de
Naucalpan, Estado de México, en referencia a las funciones, organización, estructura, etc., por el
que se crea el Archivo del Sistema Municipal DIF en Naucalpan.
Anteriormente en el Estado de México se contaba con un decreto que mencionaba que la

“...modernización de los archivos en el Estado de México se inició en el gobierno de Isidro
Fabela, quien publicó el 15 de septiembre de 1945 el decreto 103 de la XXXVI Legislatura del
Estado, prohibiendo su venta o destrucción.” 31
31
REYES Pastrana, Jorge: Los archivos de trámite en la legislación federal y el Estado de México, en Normatividad archivística, México,
Archivo General de la Nación 1996, pp. 22-23.
10
Se deroga “El 24 de marzo de 1986 (...), al expedirse la Ley de Documentos Administrativos e
Históricos del Estado de México. Este ordenamiento tiene por objeto normar y regular la
administración de documentos administrativos e históricos de los poderes del estado, municipios
y organismos auxiliares...” 32
La normatividad en el Estado de México en materia de archivos de trámite se desprende de la ley

de documentos administrativos e históricos, la cual a partir de su expedición en 1986, ha dado
origen a distintos ordenamientos, como son las normas administrativas para la asignación y uso
de bienes y servicios de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos públicos del
poder ejecutivo, de 1996; el programa Estatal para la modernización de la administración de
documentos 1990-1993, y el programa general de modernización y mejoramiento integral de la
administración pública en 1995-1999.33
Como vemos en el Estado de México la situación del Marco Legal es un tema importante en
cuanto a la selección, ordenación, descripción, clasificación, expurgo de la documentación,
además que en el Municipio de Naucalpan se ha dado énfasis en cuanto a responsabilidades,
transparencia y el tiempo de resguardo, así nos encontramos con el siguiente Fundamento Legal.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS
ARTICULO 6o.- La manifestación de las ideas no será objeto de ninguna inquisición judicial o
administrativa, sino en el caso de que ataque a la moral, los derechos de tercero, provoque algún
delito o perturbe el orden público; el derecho a la información será garantizado por el Estado.
ARTICULO 7o.- Es inviolable la libertad de escribir y publicar escritos sobre cualquiera

materia. Ninguna ley ni autoridad puede establecer la previa censura ni exigir fianza a los autores
o impresores, ni coartar la libertad de imprenta, que no tiene más límites que el respeto a la vida
privada, a la moral y a la paz pública. En ningún caso podrá secuestrarse la imprenta como
instrumento del delito.
ARTICULO 8o.- Los funcionarios y empleados públicos respetarán el ejercicio del derecho de
petición, siempre que ésta se formule por escrito, de manera pacifica y respetuosa; pero en
materia política sólo podrán hacer uso de ese derecho los ciudadanos de la República.
32
Ibid, p. 23.
33
Ibid, p. 24.
11
A toda petición deberá recaer un acuerdo escrito de la autoridad a quien se haya dirigido, la cual
tiene obligación de hacerlo conocer en breve término al peticionario.
ARTICULO 16. Nadie puede ser molestado en su persona, familia, domicilio, papeles o
posesiones, sino en virtud de mandamiento escrito de la autoridad competente, que funde y
motive la causa legal del procedimiento.34
En la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en los artículos 6, 7, 8 y 16 se

garantiza la libertad de expresión, publicación, el derecho a la información y el respeto a los
documentos, como ciudadanos se dará a conocer la información de manera clara y por escrito, a
nivel nacional todos los ciudadanos tenemos este derecho.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MÉXICO
Artículo 5.- En el Estado de México todos los individuos son iguales y tienen las libertades,
derechos y garantías que la Constitución Federal, esta Constitución y las leyes del Estado
establecen.
El derecho a la información será garantizado por el Estado. La ley establecerá las previsiones que
permitan asegurar la protección, el respeto y la difusión de este derecho.
Los poderes públicos y los órganos autónomos transparentarán sus acciones, garantizarán el
acceso a la información pública y protegerán los datos personales en los términos que señale la
ley reglamentaria.
Esta Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México en su artículo 5, señala que
todos somos iguales con derechos y obligaciones, y concede el acceso a la información pública,
asegurando la protección, el respeto y la difusión en el Estado de México.
LEY DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS

DEL ESTADO DE MÉXICO Y DE SUS MUNICIPIOS
Artículo 4.- Todo documento que realicen los servidores públicos, deberán depositarse en los
Archivos de trámite correspondientes, en la forma y términos prevenidos por esta Ley, y demás
disposiciones administrativas que se dicten al respecto.
34
http://edomex.gob.mx 13/05/04
12
Artículo 8.- Los documentos de contenido administrativo de importancia, serán conservados por
20 años, y si el documento se vincula con las funciones de 2 ó más sujetos públicos, deberá
transmitirse la información correspondiente, para el efecto, del proceso o vaciado en otros
documentos.
Ningún documento podrá ser destruido, a menos, que, por escrito, lo determine la instancia
facultada para ese efecto, en términos de la presente Ley.
Artículo 21.- El titular de cada Organismo Auxiliar designará el personal responsable de sus
archivos, el cual procederá a lo siguiente:
a) Establecer una identificación, clasificación y catalogación de documentos a fin de que se

proporcione el servicio de consulta con la debida oportunidad y eficacia.
b) Establecer nexos operativos con el Archivo General del Poder Ejecutivo y el Archivo
Histórico del Estado, para efectos de clasificación, catalogación y depuración de documentos.
c) Procurar la utilización de técnicas especializadas en archivonomía, reproducción y
conservación de documentos cuando éstos contengan materias de interés administrativo general,
histórico, institucional, o bien, para efectos de seguridad, sustitución de documentos o facilidad
de consulta.
Artículo 37.- Queda fuera del comercio y por ende, prohibida la enajenación a cualquier título,
de los documentos administrativos e históricos que obren en los archivos y unidades auxiliares
del Sistema Estatal de Documentación señalados en esta Ley. Los particulares que donen o a
quienes se les expropien dichos documentos, podrán obtener copia certificada exenta de pago.
Artículo 38.- Ningún servidor público o particular, puede adaptar, modificar, alterar o hacer
señalamientos, en los documentos administrativos e históricos, fuera de las disposiciones legales
o administrativas que se dicten.
Artículo 39.- Quienes enajenen y sustraigan documentos administrativos o históricos, sin

autorización por escrito de las autoridades facultadas para ello, se les sancionará de acuerdo con
esta Ley, independientemente de ser denunciadas ante las autoridades competentes.
Artículo 40.- Aquellas personas que en su manejo o consulta mutilen, destruyan o extravíen un
documento administrativo o histórico, de igual manera se harán acreedores a las sanciones de Ley
y serán denunciadas a las autoridades competentes.
Artículo 41.- Los servidores públicos o empleados de los Organismos Auxiliares que
contravengan este ordenamiento y demás disposiciones legales o administrativas,
independientemente de la aplicación de la Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos del
Estado y Municipios, se harán acreedores, según la gravedad de la falta cometida, a las siguientes
sanciones:
a) Amonestación.
b) Suspensión temporal del empleo.
13
c) Cese del empleo.35
Como vemos en la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México nos
marca que los documentos de carácter público deberán ser depositados en los respectivos
archivos, el plazo de la documentación administrativa de importancia será de 20 años
(expedientes de funcionarios), y la otra parte importante es la responsabilidad que recae en los
servidores públicos o usuarios de los documentos en caso de incurrir en: sustracción,
ocultamiento, modificación, alteración, mutilación, destrucción, etc. Además de realizar las
funciones archivísticas que emanen de la persona responsable del archivo.
LEY FEDERAL SOBRE MONUMENTOS Y ZONAS ARQUEOLOGICOS,

ARTISTICOS E HISTÓRICOS
Artículo 36.- Por determinación de esta Ley son monumentos históricos:
I. Los inmuebles construidos en los siglos XVI al XIX, destinados a templos y sus anexos;
arzobispados, obispados y casas curiales; seminarios, conventos o cualesquiera otros
dedicados a la administración, divulgación, enseñanza o práctica de un culto religioso; así
como a la educación y a la enseñanza, a fines asistenciales o benéficos; al servicio y
ornato públicos y al uso de las autoridades civiles y militares. Los muebles que se
encuentren o se hayan encontrado en dichos inmuebles y las obras civiles relevantes de
carácter privado realizadas de los siglos XVI al XIX inclusive.
II. Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y
archivos de la Federación, de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales.
III. Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los
libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los siglos XVI al
XIX que por su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados
en el país.36
Esta Ley es de gran importancia ya que en ella se menciona que los archivos son de carácter
histórico, así como los expedientes y las piezas arqueológicas, cabe mencionar que en los jardines
del DIF, nos encontramos con una pieza de carácter histórico como lo es la Cruz Atrial construida
en el siglo XVI.
35
Idem.
36
Idem.
14
LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION
PUBLICA DEL ESTADO DE MEXICO
Artículo 1.- La presente Ley es reglamentaria de los párrafos segundo y tercero del artículo 5º de
la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México y tiene por objeto, tutelar y
garantizar, a toda persona, el ejercicio del derecho de acceso a la información pública y proteger
los datos personales que se encuentren en posesión de los Sujetos Obligados.
Artículo 3.- La información pública generada, administrada o en posesión de los Sujetos

Obligados en ejercicio de sus atribuciones, será accesible de manera permanente a cualquier
persona, privilegiando el principio de máxima publicidad de la información. Los Sujetos
Obligados deben poner en práctica, políticas y programas de acceso a la información que se
apeguen a criterios de publicidad, veracidad, oportunidad, precisión y suficiencia en beneficio de
los solicitantes.
Artículo 4.- Toda persona tiene el derecho de acceso a la información pública, sin más
limitaciones que las establecidas en la presente Ley.
En materia política, solo podrán ejercer este derecho los mexicanos.
Artículo 6.- El acceso a la información pública será permanente y gratuito. La expedición de

documentos, grabaciones y reproducciones se sujetará, en su caso, al pago de los derechos,
productos y aprovechamientos establecidos en la legislación correspondiente.
Artículo 7.- Son sujetos obligados:
IV. Los Ayuntamientos y las dependencias y entidades de la administración pública municipal;
Artículo 10.- En la Administración y Custodia de los archivos de información pública, los sujetos
obligados, los servidores públicos habilitados y los servidores públicos en general, se ajustaran a
lo establecido por la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México.
Artículo 11.- Los Sujetos Obligados sólo proporcionarán la información que generen en el
ejercicio de sus atribuciones.
Artículo 12.- Los Sujetos Obligados deberán tener disponible en medio impreso o electrónico, de
manera permanente y actualizada, por lo menos, la información siguiente:
I. Leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, convenios, manuales de organización y

procedimientos y demás disposiciones en los que se establezca su marco jurídico de actuación;
II. Directorio de servidores públicos de mandos medios y superiores, con referencia a su
nombramiento oficial, puesto funcional, categoría, sueldo, y otras remuneraciones mensuales
fijas, viáticos y gastos de representación;
III. Los programas anuales de obras y, en su caso, la información relativa a los procesos de
licitación y contratación del área de su responsabilidad;
15
IV. La que contenga los sistemas, procesos, oficinas, ubicación, costos y responsables de atender
las solicitudes de acceso a la información, así como el registro de las solicitudes recibidas y
atendidas;
V. Nombre, dirección, teléfono y horarios de atención al público de los responsables de las
Unidades de Información;
VI. La contenida en los acuerdos y actas de las reuniones oficiales, de cualquier órgano
colegiado de los Sujetos Obligados;
VII. Presupuesto asignado y los informes sobre su ejecución, en los términos que establece el
Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado;
VIII. Padrones de beneficiarios de los programas desarrollados por el Estado y los municipios,
así como información disponible sobre el diseño, montos, acceso y ejecución de los programas
de subsidio, siempre y cuando la publicación de estos datos no produzca discriminación. Esta
disposición sólo será aplicable en aquellos programas que por su naturaleza y características
permitan la integración de los padrones de referencia;
IX. La situación financiera de los municipios, Poder Legislativo y sus órganos, Poder Judicial y
Consejo de la Judicatura, Tribunales Administrativos, Órganos Autónomos, así como de la deuda
pública municipal, conforme a las disposiciones legales aplicables;
X. La que proporcionen los partidos políticos a la autoridad electoral, a la que sólo tendrán
acceso los mexicanos;
XI. Los procesos de licitación y contratación para la adquisición de bienes, arrendamientos y
prestación de servicios que hayan celebrado en el área de su responsabilidad con personas físicas
o morales de derecho privado;
XII. Convenios que suscriban con otros entes de los sectores público, social y privado;
XIII. Mecanismos de participación ciudadana en los procesos de elaboración, implementación y
evaluación de políticas públicas y toma de decisiones;
XIV. Planeación, programación y contenidos de la información que difundan a través de los
diversos medios escritos y electrónicos;
XV. Agenda de reuniones públicas a las que convoquen los Sujetos Obligados;
XVI. Índices, catálogos de información pública y bases de datos personales disponibles;
XVII. Expedientes concluidos relativos a la expedición de autorizaciones, permisos, licencias,
certificaciones y concesiones;
XVIII. Los informes de las auditorias realizadas por los órganos de control interno, la Secretaría
de la Contraloría, los órganos de control interno de los Poderes Legislativo y Judicial, las
contralorías de los órganos autónomos, la Contaduría General de Glosa del Estado, las
contralorías municipales y despachos externos, las aclaraciones que correspondan; y, en su
oportunidad, las resoluciones de las responsabilidades de las mismas cuando estas hayan causado
Estado; y
XIX. Programas de trabajo e informes anuales de actividades.
Artículo 18.- Los Sujetos Obligados pondrán a disposición de las personas interesadas los medios
necesarios, a su alcance, para que éstas puedan obtener la información, de manera directa y
sencilla. Las unidades de información deberán proporcionar apoyo a los usuarios que lo requieran
y dar asistencia respecto de los trámites y servicios que presten.
Artículo 32.- Los Sujetos Obligados contarán con un área responsable para la atención de las
solicitudes de información, a la que se le denominará Unidad de Información.
16
Artículo 33.- Los Sujetos Obligados designarán a un responsable para atender la Unidad de
Información, quien fungirá como enlace entre éstos y los solicitantes. Dicha Unidad será la
encargada de tramitar internamente la solicitud de información y tendrá la responsabilidad de
verificar en cada caso que la misma no sea confidencial o reservada.
Las Unidades de Información no podrán proporcionar a particulares los nombres de los

solicitantes y el contenido de la información que se genera como resultado del procedimiento
para el acceso a la información pública y corrección de datos personales.
Artículo 34.- El responsable de la Unidad de Información deberá tener el perfil adecuado para el
cumplimiento de las obligaciones que se derivan de la presente Ley.
Artículo 35.- Las Unidades de Información tendrán las siguientes funciones:
I. Recabar, difundir y actualizar la información pública de oficio a la que se refiere esta Ley;
II. Entregar, en su caso, a los particulares la información solicitada;
III. Auxiliar a los particulares en la elaboración de solicitudes y, en su caso, orientarlos sobre el
lugar donde les pueden proporcionar la información que solicitan;
IV. Efectuar las notificaciones a los particulares;
V. Proponer al Comité los procedimientos internos que contribuyan a la mayor eficiencia en la
atención de las solicitudes de acceso a la información;
VI. Proponer a quien preside el Comité de Información, los servidores públicos habilitados en
cada unidad administrativa;
VII. Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información, sus resultados y costos;
VIII. Presentar ante el Comité, el proyecto de clasificación de información;
IX. Las demás necesarias para facilitar el acceso a la información; y
X. Las demás que disponga esta Ley y las disposiciones reglamentarias.
Artículo 37.- Cada Unidad de Información deberá elaborar un catálogo de información o de

expedientes clasificados que será del conocimiento público.
Artículo 40.- Los Servidores Públicos Habilitados tendrán las siguientes funciones:
I. Localizar la información que le solicite la Unidad de Información;

II. Proporcionar la información que obre en los archivos y que le sea solicitada por la Unidad de
Información;
Artículo 41.- Los Sujetos Obligados sólo proporcionarán la información pública que se les
requiera y que obre en sus archivos. No estarán obligados a procesarla, resumirla, efectuar
cálculos o practicar investigaciones.
Artículo 42.- Cualquier persona, podrá ejercer el derecho de acceso a la información pública. Este
derecho podrá ejercerse de manera directa; cuando se trate de consultas verbales y mediante la
presentación de una solicitud por escrito, o en los formatos proporcionados por el Instituto a
través de la Unidad de Información respectiva. Cuando se realice una consulta verbal deberá ser
resuelta por la Unidad de Información en el momento, de no ser posible se invitará al particular a
17
iniciar el procedimiento de acceso; las consultas verbales no podrán ser recurribles conforme lo
establece la presente ley.
Artículo 82.- Para los efectos de esta ley son causas de responsabilidad administrativa de los
servidores públicos de los sujetos obligados:
I. Cualquier acto u omisión que provoque la suspensión o deficiencia en la atención de las

solicitudes de información;
II. Alterar la información solicitada;
III. Actuar con dolo o mala fe en la clasificación o desclasificación de la información;
IV. Entregar información clasificada como reservada.
V. Entregar información clasificada como confidencial fuera de los casos previstos por esta ley;
VI. Vender, sustraer o publicitar la información clasificada;
VII. Hacer caso omiso de los requerimientos y resoluciones del Instituto o del órgano
equivalente, en su caso;
VIII. En general dejar de cumplir con las disposiciones de esta ley.
Artículo 83.- Los servidores públicos de los sujetos obligados que incurran en las
responsabilidades administrativas establecidas en el artículo anterior, serán sancionados
conforme a las prescripciones de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del
Estado de México y Municipios.
Artículo 84.- La atención extemporánea de las solicitudes de información no exime a los

servidores públicos de la responsabilidad administrativa en que hubiese incurrido en términos de
este capítulo.
Artículo 85.- En los casos en que el Instituto o el órgano equivalente, en su caso, determine que
por negligencia no se hubiese atendido alguna solicitud en los términos de esta ley, requerirá a la
Unidad de Información correspondiente para que proporcione la información sin costo alguno
para el solicitante, dentro del plazo de diez días hábiles a partir del requerimiento.37
En la presente ley de Acceso a la Información observamos lo siguiente: el Estado garantiza el

derecho al acceso a la información pública así como la protección de los datos personales, se
tendrá acceso de forma permanente y gratuita con la debida veracidad, oportunidad, precisión y
suficiencia, siempre y cuando se paguen los derechos para la obtención de la información
solicitada (grabaciones, reproducciones, etc.); pero en materia política solo pueden tener acceso
los ciudadanos mexicanos, la aplicación de la Ley de documentos administrativos e históricos del
Estado de México, nos indica sobre los documentos que deberán encontrarse disponibles en
medio impreso o electrónico de manera permanente y actualizada además de poner a disposición
y al alcance de las personas interesadas, marca que se deberá contar con un área de atención que
37
Idem.
18
deberá cumplir con los requerimientos que se establecen en las normas y políticas de la
institución, especifica la forma de solicitud de la información y finalmente las sanciones
aplicables descritas en la Ley de Responsabilidades.
LEY DEL TRABAJO DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

DEL ESTADO Y MUNICIPIOS
Artículo 93. Son causas de rescisión de la relación laboral, sin responsabilidad para las
instituciones públicas:
VI. Causar daños intencionalmente a edificios, obras, equipo, maquinaria, instrumentos, materias
primas y demás objetos relacionados con el trabajo, o por sustraerlos en beneficio propio;
VIII. Revelar los asuntos confidenciales o reservados así calificados por la institución pública o
dependencia donde labore, de los cuales tuviese conocimiento con motivo de su trabajo;
Artículo 98. Son obligaciones de las instituciones públicas:
XV. Integrar los expedientes de los servidores públicos y proporcionar las constancias que éstos
soliciten para el trámite de los asuntos de su interés en los términos que señalen los
ordenamientos respectivos.
Artículo 206. En caso de extravío o desaparición del expediente o de alguna constancia, el

secretario, previo informe del archivista, certificará la existencia anterior y la falta posterior del
expediente o de las actuaciones. El Tribunal, a petición de parte o de oficio, lo hará del
conocimiento de las partes, procederá a practicar las investigaciones del caso y a tramitar de
inmediato la reposición de los autos en forma incidental.38
En el artículo 93 de la ley de trabajo de los servidores públicos del Estado y Municipios, se

establece que son causas de rescisión laboral el causar daños a los edificios, se entiende esta
como causar algún daño a inmueble del archivo como por ejemplo incendios, inundaciones
provocadas, etc., o revelar asuntos confidenciales que sean de interés público y pertenezcan al
área de archivo. En el artículo 98 menciona que la obligación de la institución es integrar los
expedientes de los servidores públicos que en ella se encuentren laborando. Finalmente en el
articulo 206, menciona que en el caso de extravío o desaparición de algún expediente, será
certificada su perdida previa investigación.
38
Idem.
19
LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE MÉXICO
Artículo 91.- Son atribuciones del secretario del ayuntamiento las siguientes:
Fracción IV. Llevar y conservar los libros de actas de cabildo, obteniendo las firmas de los
asistentes a las sesiones;
Fracción VI. Tener a su cargo el archivo general del ayuntamiento.39
En este caso la ley Orgánica Municipal del Estado de México no aplica al archivo del Sistema
DIF, pero es importante conocer que el cargo del archivo es del secretario del ayuntamiento y
darle la función necesaria en cuanto al control, uso y conservación de los documentos que se
tenga en su poder. Es importante mencionarlo ya que al término del periodo precaucional en el
Archivo del Sistema DIF, como segunda transferencia corresponde trasladar los documentos al
Archivo del Municipio.
LEY DE BIENES DEL ESTADO DE MÉXICO Y SUS MUNICIPIOS
Artículo 14.- Los bienes del dominio público, se clasifican en:
II. Bienes destinados a un servicio público.
También se consideran bienes del dominio público, las pinturas, murales, esculturas y cualquier
obra artística incorporada o adherida permanentemente a los inmuebles del Estado, de los
municipios o de sus organismos auxiliares, cuya conservación sea de interés general; los muebles
de propiedad estatal o municipal que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como
documentos y expedientes de las oficinas, manuscritos, incunables, ediciones, libros,
documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así
como las colecciones de estos bienes, colecciones, científicas o técnicas, de armas, numismáticas
y filatélicas, archivos, fonograbaciones, películas, videos; archivos fotográficos, cintas
magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes o sonido y las piezas artísticas o
históricas de los museos.
Artículo 68.- Los poderes Legislativo y Judicial, así como las dependencias, organismos
auxiliares o entidades de la administración pública estatal o municipal que utilicen, administren o
tengan a su cuidado los bienes a que se refiere esta ley, formularán los inventarios respectivos y
los mantendrán actualizados, remitiendo la información al registro que corresponda.40
39
Idem.
40
Idem.
20
En esta Ley de Bienes del Estado de México y sus Municipios en el artículo 14, se menciona a
los documentos, expedientes y archivo que se encuentren dentro del inmueble y que no sean
substituibles son bienes de dominio público, como consecuencia debemos formular los
inventarios respectivos y mantenerlos actualizados (artículo 68). Este es un artículo importante ya
que como lo menciona se deben realizar los inventarios respectivos de los bienes de dominio
público, donde se incluyen los documentos, sin indicar los puntos que deberá contener el
inventario.
LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

DEL ESTADO Y MUNICIPIOS
Artículo 42.- Para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que
deban ser observadas en la prestación del servicio público, independientemente de las
obligaciones específicas que correspondan al empleo, cargo o comisión, todo servidor público,
sin perjuicio de sus derechos y deberes laborales, tendrá las siguientes obligaciones de carácter
general:
IV. Utilizar los recursos que tenga asignados para el desempeño de su empleo, cargo o comisión,
las facultades que le sean atribuidas o la información reservada a que tenga acceso por su función
exclusivamente para los fines a que estén afectos;
V. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o
comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la
sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de aquellas;
XXVII. Proporcionar, en su caso, en tiempo y forma ante las dependencias competentes, la
documentación comprobatoria de la aplicación de recursos económicos federales, estatales o
municipales, asignados a través de los programas respectivos.41
La responsabilidad de todo servidor público en relación de los documentos e información que

tenga a su cargo es de salvaguardar con honradez, lealtad, imparcialidad, legalidad y eficiencia,
impidiendo el uso, la sustracción, ocultamiento o inutilización indebidas, además de proporcionar
en tiempo y forma la documentación solicitada. Descrito en el artículo 42 en las fracciones IV, V
y XXVII, que marca esta Ley.
41
Idem.
21
CÓDIGO ADMINISTRATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO
Artículo 13.75.- Las dependencias, entidades, tribunales administrativos y ayuntamientos

conservarán, en sus archivos en forma ordenada la documentación comprobatoria de los actos,
procedimientos y contratos materia de este Libro, cuando menos por el lapso de cinco años,
contado a partir de la fecha de su celebración.42
Al hablar del código administrativo del Estado de México, se menciona que se encuentra dividido
en libros y los artículos que contempla son fraccionados, en este artículo 13.75 dicta que la
conservación de los de la documentación administrativa tendrá un periodo precaucional de por lo
menos 5 años.
CÓDIGO PENAL DEL ESTADO DE MÉXICO
El Código Penal marca las delitos que considera como graves y las penas que se impondrán a las
personas que hagan un mal uso de los documentos que se resguardan en los archivo Estatales y
Municipales.
“Artículo 9.- Se califican como delitos graves...” “...el delito de falsificación de documentos
previsto en el artículo 170 fracción II; el que se refiere a la falsificación y utilización
indebida de títulos al portador, documentos de crédito público y documentos relativos al
crédito señalado en el artículo 174;...”43
Artículo 108.- Comete el mismo delito el que residiendo en territorio ocupado por el gobierno
bajo la protección y garantía de éste, proporcione voluntariamente a los rebeldes, hombres para el
servicio de las armas, municiones, dinero, víveres, medios de transporte o de comunicación, o
impida que las fuerzas de seguridad pública del gobierno reciban esos auxilios, se le impondrán
de dos a quince años de prisión y de treinta a doscientos días multa.
La prisión será de uno a tres años, si residieren en territorio ocupado por los rebeldes.
A los servidores públicos del Estado y municipios, de organismos auxiliares estatales o

municipales y fideicomisos públicos, que teniendo por razón de su cargo documentos de interés
estratégico, los proporcionen a los rebeldes, se les impondrán de dos a quince años de prisión y
de cincuenta a quinientos días multa.
42
Idem.
43
Idem.
22
Artículo 167.- A quien falsifique documentos públicos o privados, se le impondrán de seis meses
a cinco años de prisión y de treinta a trescientos cincuenta días multa.
La penalidad será de dos a siete años de prisión y de cien a setecientos días multa, si el
documento es una credencial o medio de identificación de los autorizados oficialmente para los
miembros del Ministerio Público o de las corporaciones policiacas, así como de los integrantes
del Poder Judicial.
Al que para eludir responsabilidades fiscales o administrativas de cualquier índole, proporcione a

la autoridad documentos, informes o declaraciones falsas que ocasionen perjuicio directo o
indirecto al fisco estatal o municipal, se le impondrán de seis meses a siete años de prisión.
Si quien realiza la falsificación es un servidor público, la pena de que se trate aumentará hasta en
una mitad más y se inhabilitara por veinte años para desempeñar empleo, cargo o comisión
públicos.
Artículo 168.- El delito de falsificación de documentos se comete por alguno de los medios
siguientes:
I. Estampando una firma o rúbrica falsa, aunque sea imaginaria, o alterando una verdadera;
II. Aprovechando indebidamente una firma o rúbrica en blanco ajena, extendiendo una
obligación o liberación o cualquier otro documento que pueda comprometer los bienes, la honra,
la persona o la reputación de otra, o causar un perjuicio a la sociedad, al Estado, al municipio o a
un tercero;
III. Alterando el contexto de un documento verdadero, después de concluido y firmado, si esto
cambiare su sentido sobre alguna circunstancia o punto substancial, ya sea que se haga
añadiendo, enmendando o borrando, en todo o en parte, una o más palabras, cifras o cláusulas o
variando la puntuación;
IV. Variando la fecha o cualquier otra circunstancia relativa al tiempo de la ejecución del acto
que se exprese en el documento;
V. Atribuyéndose el que extienda el documento o atribuyendo a la persona en cuyo nombre lo
hace, un nombre o una investidura, calidad o circunstancia que no tenga y que sea necesaria para
la validez del acto;
VI. Redactando un documento en términos que cambien el convenio celebrado, en otra diversa,
en que varíen las declaraciones o disposiciones del otorgante, las obligaciones que se propuso
contraer a los derechos que debió adquirir;
VII. Añadiendo o alterando cláusulas o declaraciones o asentando como ciertos hechos falsos,
como confesados los que no están, si el documento en que se asientan se extendiere para hacerlos
constar como prueba de ellos;
VIII. Expidiendo un testimonio supuesto de documentos que no existen; dándolo de otro
existente que carece de requisitos legales suponiendo falsamente que los tiene; o de otro que no
carece de ellos, pero agregando o suprimiendo en la copia algo que importe una variación
sustancial;
IX. Alterando un perito traductor o paleógrafo el contenido de un documento, al traducirlo o
descifrarlo; y
X. Reproduciendo credenciales, medios de identificación, o formas oficiales, sin autorización y si
éstas fueran empleadas para cometer un ilícito.
23
Artículo 169.- Para que el delito de falsificación de documentos sea penado, se necesita que
concurra cualquiera de los requisitos siguientes:
I. Que el falsario se proponga sacar algún provecho para sí o para otro;
II. Que resulte o pueda resultar perjuicio a la sociedad, al Estado, municipio o a un particular, ya
sea en los bienes de éste o en su persona, en su honra o reputación; y
III. Que el falsario haga la falsificación sin consentimiento de la persona a quien resulte o pueda
resultar perjuicio o sin el de aquella en cuyo nombre se hizo el documento.
Artículo 173.- Al que dolosamente haga uso de un objeto o documento falso o alterado,
pretendiendo que produzca efectos legales, se le impondrá prisión de uno a cuatro años y de
treinta a doscientos cincuenta días multa.
Se impondrá la misma pena al que dolosamente haga uso de un documento verdadero expedido a
favor de otro como si fuera expedido para sí.
Se impondrán de dos a seis años de prisión y de treinta a trescientos cincuenta días multa, si los
objetos o documentos fueren oficiales.
Artículo 174.- Se impondrán de cuatro a diez años de prisión y de ciento cincuenta a quinientos
días de salario mínimo de multa al que:
I. Produzca, imprima, enajene aún gratuitamente, distribuya, altere o falsifique tarjetas, títulos o
documentos para el pago de bienes y servicios o para disposición de efectivo, sin consentimiento
de quien esté facultado para ello;
II. Adquiera, utilice, posea o detente indebidamente, tarjetas, títulos o documentos para el pago
de bienes y servicios, a sabiendas de que son alterados o falsificados;
III. Adquiera, utilice, posea o detente indebidamente, tarjetas, títulos o documentos auténticos
para el pago de bienes y servicios, sin consentimiento de quien esté facultado para ello;
IV. Altere los medios de identificación electrónica de tarjetas, títulos o documentos para el pago
de bienes y servicios; y
V. Acceda indebidamente a los equipos electromagnéticos de las instituciones emisoras de
tarjetas, títulos o documentos para el pago de bienes y servicios o para disposición de efectivo.
Las mismas penas se impondrán a quien utilice indebidamente información confidencial o

reservada de la institución o persona que legalmente esté facultada para emitir tarjetas, títulos o
documentos utilizados para el pago de bienes y servicios.
Si el sujeto activo es empleado o dependiente del ofendido, las penas aumentarán en una mitad.
En el caso de que se actualicen otros delitos con motivo de las conductas a que se refiere este
artículo se aplicarán las reglas del concurso.
Artículo 181.- Cometen delito:
IV. Los abogados que teniendo a su cargo la custodia de documentos, los extraviaren por
negligencia inexcusable.
A los responsables de este delito se les impondrán de uno a tres años de prisión y de cincuenta a
setecientos días multa, además de seis meses a dos años de suspensión del derecho de ejercer la
actividad profesional y privación definitiva en caso de reincidencia.
24
Artículo 290.- Son circunstancias que agravan la penalidad en el delito de robo y se sancionarán
además de las penas señaladas en el artículo anterior con las siguientes:
XII. Cuando el robo recaiga en expedientes o documentos de protocolo, oficina o archivos

públicos o en documentos que contengan obligación, liberación o transmisión de deberes que
obren en expediente judicial, se impondrán de uno a cinco años de prisión. Si el delito lo comete
el servidor público de la dependencia en que se encuentre el expediente o documento, se le
impondrán además destitución definitiva e inhabilitación por veinte años para desempeñar otro
empleo, cargo o comisión públicos; y
Artículo 311.- Cuando el delito se cometa por medio de inundación, incendio o explosión, a las
penas señaladas en el artículo anterior se agregarán:
II. De dos a siete años de prisión y de cincuenta a ciento setenta y cinco días multa, cuando se
ocasione a bienes de valor científico, artístico o cultural; y
III. De tres a ocho años de prisión y de setenta y cinco a doscientos días multa, cuando se
ocasione a bienes muebles o inmuebles, o documentos afectos a él, de manera que interrumpa el
servicio público.44
Como se ve, estos artículos contenidos en el Código Penal, son de gran importancia ya que
muchos de los que usan los documentos desconocen las penas y los delitos en los que incurren
por desconocimiento de las Leyes, en la que menciona ciertos delitos como el de falsificación,
robo, sustracción, alteración, perdida, provocación de inundación, incendio o explosión.. Esto
quiere decir que cada vez más se le pone énfasis al uso de los documentos que realmente son de
gran importancia para la institución generadora.
CÓDIGO FINANCIERO DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS
Artículo 345.- Las dependencias, entidades públicas y unidades administrativas deberán

conservar la documentación contable del año en curso y la de ejercicios anteriores cuyas
cuentas públicas hayan sido aprobadas por la Legislatura, la remitirán en un plazo que no
excederá de seis meses al Archivo Contable Gubernamental.
El plazo señalado en el párrafo anterior, empezará a contar a partir de la publicación en el

Periódico Oficial, de la aprobación de la cuenta pública.
44
Idem.
25
Artículo 346.- La documentación contable original que ampare inversiones en activo fijo, deberá
conservarse en el Archivo Contable Gubernamental, hasta que se den de baja los activos que
respaldan.
Artículo 361.- Son infracciones y sanciones aplicables a los contribuyentes:
VI. Destruir o inutilizar los registros contables cuando no haya transcurrido el plazo durante el
cual conforme a la ley los deban conservar; y se sancionará con una multa de cinco hasta veinte
días de salario mínimo general del área geográfica que corresponda.
VIII. No presentar o no proporcionar, o hacerlo extemporáneamente, los avisos, declaraciones,
solicitudes, datos, informes, copias, libros o documentos que exija este ordenamiento; no
comprobarlos, o no aclararlos, cuando las autoridades fiscales lo soliciten; y se sancionará con
una multa de diez a veinte días de salario mínimo general vigente del área geográfica que
corresponda.
IX. Presentar los avisos, declaraciones, solicitudes, datos, informes, copias, libros y documentos
a que se refiere la fracción anterior, incompletos o con errores que traigan consigo la evasión de
una contribución; y se sancionará con una multa de diez hasta cincuenta días de salario mínimo
general del área geográfica que corresponda, siempre que no pueda precisarse el monto de la
contribución omitida. De lo contrario, la multa será hasta de un tanto del importe de dicha
contribución.
X. Presentar los avisos, declaraciones, solicitudes, datos, informes, copias, libros y documentos a
que se refieren las dos fracciones anteriores, alteradas o falsificadas; y se aplicará la sanción
prevista en la fracción anterior.
XIII. Resistirse por cualquier medio a las visitas de verificación; no proporcionar los datos,
informes, libros, documentos, registros y en general los elementos necesarios para la práctica de
la visita; y se sancionará con una multa de veinte hasta cien días de salario mínimo general del
área geográfica que corresponda.
XIV. No conservar los registros contables y documentos que le sean dejados en calidad de
depositario, por los visitadores al estarse practicando visitas de verificación; y se aplicará la
sanción prevista en la fracción anterior.45
La importancia de los documentos fiscales y contable es alta por el tipo de información que
contienen, ya que sirve de evidencia en relación a los ingresos y egresos del sistema,
presupuestos asignados y las partidas para cada subdirección, además de contener los originales
de todos los movimientos que realiza el Sistema, por ello la importancia de hablar de este Código
Financiero en sus artículos 345, 346 y 361, donde se dictan los plazos de conservación para
ciertos tipos de documentos y dónde deberán ser resguardados después de concluir el tramite.
45
Idem.
26
REGLAMENTO SOBRE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
PÚBLICA DEL MUNICIPIO DE NAUCALPAN DE JUÁREZ, ESTADO DE MÉXICO.
ARTICULO 4.- En la interpretación de este reglamento deberá favorecerse el principio de

transparencia, resguardo y divulgación de la información bajo responsabilidad de los servidores
públicos.
ARTICULO 5.- Con excepción de la información reservada o confidencial prevista en este

mismo reglamento, los sujetos obligados deberán poner a disposición del publico y actualizar, en
los términos y formas señaladas, la siguiente información:
I. Estructura orgánica municipal;

II. Las facultades y funciones de las dependencias y unidades administrativas de la
administración pública municipal;
III. El directorio de servidores públicos, de acuerdo a la estructura administrativa, incluyendo
ubicación, teléfono, días y horario de atención al público;
IV. Las responsabilidades de los servidores públicos, fotografía, formación profesional y
síntesis de experiencia laboral;
V. El tabulador de salarios, incluyendo el sistema de compensación, según lo establezcan las
disposiciones correspondientes;
VI. El domicilio de la oficina de la unidad municipal de información municipal encargada de
recibir oficialmente y coordinar las respuestas a las peticiones de información, además de
entregar los formatos y dirección electrónica para orientación sobre los requisitos a
cumplir por cada petición;
VII. Las metas, objetivos y logros de cada una de las dependencias y entidades que integran la
administración publica municipal, así como de los programas que administren;
VIII. Los servicios ofrecidos por el municipio, así como los costos de los mismos, incluyendo
las instancias ante las cuales se debe acudir para quejas y tramites, con requisitos,
formatos y tiempos de respuesta;
IX. La información sobre el presupuesto asignado, así como los informes sobre su ejercicio de
gasto mensual, desglosado según catalogo aprobado de programas y acciones de
gobierno;
X. El origen y aplicación de los recursos financieros, debiendo actualizarse trimestralmente,
cuando menos;
XI. El listado de bienes muebles e inmuebles propiedad del municipio, mas significativos,
incluyendo los sistemas informáticos y de comunicación;
XII. Auditorias en curso y los resultados de las realizadas;
XIII. Esquemas de asignación y ejercicio de fondos de aportaciones para la infraestructura
social municipal, señalando obras y comunidades beneficiadas;
XIV. El diseño, ejecución, montos asignados y criterios de acceso a los programas de subsidio,
así como los padrones de beneficiarios de los programas sociales, incluyendo aquellos que
son administrativos por el Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia y el
organismo publico descentralizado para la prestación del servicio público de agua potable,
alcantarillado y saneamiento;
27
XV. Las concesiones, permisos o autorizaciones otorgados, especificando los titulares de
aquellos;
XVI. Las contrataciones, adquisiciones, arrendamientos y servicios que se hayan celebrado en
términos de la legislación aplicable;
XVII. El marco normativo actualizado, aplicable a la administración publica municipal;
XVIII. Los informes oficiales de ley, con la estructura y alcance aprobados por cabildo;
XIX. Los programas de participación ciudadana, especificando los mecanismos, requisitos y
beneficios de los mismos;
XX. Informe semestral sobre el estado que guarda la administración de la tesorería y finanzas;
XXI. Los convenios de coordinación realizados con otros ayuntamientos, gobierno estatal,
federal y organismos no gubernamentales, señalando el objetivo y términos de los
mismos;
XXII. La información relativa a las actividades culturales, deportivas y recreativas a realizar;
XXIII. La localización geográfica de las centrales de abasto, mercados, rastros y panteones;
XXIV. La información actualizada en materia de protección civil;
XXV. Los acuerdos tomados por sesión de cabildo; y
XXVI. Un índice temático que contenga un listado de los expedientes generados que están en
situación de confidencialidad por las unidades administrativas, especificando: la unidad
administrativa que lo genero, fecha de elaboración, si esta o no reservado y en caso de
estarlo, fundamento y plazo de reserva.
La información a que se refiere este artículo deberá publicarse de tal forma que sea fácil de
entender y acceder, asimismo deberá ser veraz, confiable y verificable mediante fuentes de
información acreditadas, así como procedimientos de compilación, comparación, medición y
estadísticos más actualizados.
ARTICULO 6.- La información señalada en el artículo anterior deberá estar a disposición del
público en general, a través de medios de comunicación impresos y/o electrónicos.
ARTICULO 18.- Los costos por obtener la información se sujetaran a lo dispuesto por el Código
Financiero del Estado de México.
En caso de que la información sea enviada por correo electrónico, el acceso a la información será
gratuito.
ARTICULO 23.- Las dependencias y entidades sólo estarán obligadas a entregar documentos
que se encuentren en sus archivos. La obligación de entregar información se dará por cubierta
cuando se pongan a disposición del solicitante, para consulta, los documentos en el sitio en donde
se encuentren, o bien mediante la expedición de copias simples, certificadas o cualquier otro
medio simple que sea posible.
En caso de que la información solicitada ya esté disponible en medios electrónicos o impresos de

cualquier tipo, se le hará saber por escrito la fuente, el lugar y la forma en que puede consultar,
reproducir o adquirir dicha información.
En caso de que la información solicitada esté clasificada como reservada o confidencial se deberá
comunicar por escrito, fundamentando y motivando las causas de dicha clasificación.
28
ARTICULO 30.- Serán causa de Responsabilidad Administrativa de los servidores públicos por
incumplimiento de las obligaciones establecidas en el reglamento las siguientes:
I. Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o atentar, total o parcialmente y de

manera indebida, la información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan
acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión;
II. Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la sustanciación de las solicitudes de acceso a la
información o en la difusión de la información a la que están obligados conforme a este
reglamento;
III. Denegar intencionalmente información no clasificada como reservada o no considerada
como confidencial, en términos de lo establecido en la ley de transparencia administrativa
y acceso a la información gubernamental y el presente reglamento;
IV. Clasificar como reservada, con dolo, información que no cumple con las características
señaladas en este reglamento. dicha sanción procederá cuando exista una resolución al
respecto por parte del cabildo;
V. Entregar información considerada como reservada o confidencial en términos de lo
establecido en el presente reglamento y demás disposiciones legales;
VI. Entregar intencionalmente información incompleta requerida en una solicitud; y
VII. No proporcionar deliberadamente información solicitada por los poderes de la unión, del
estado o municipales, siempre y cuando cuente con la información solicitada.46
Este Reglamento de Acceso a la Información de Naucalpan en general indica y establece los

lineamientos en materia de transparencia resguardo y divulgación, no tomando en cuenta la
documentación clasificada como reservada o confidencial, además de que estos documentos
deberán encontrarse accesibles a la comunidad en general, también trata el punto de que sólo los
documentos que obren en el archivo serán prestados atendiendo a lo establecido en esta Ley,
finalmente menciona como puntos importantes las responsabilidades de los servidores públicos y
los delitos que pueden cometer en el incumplimiento de las obligaciones.
DICTAMEN 1618, DE LA COMISIÓN DICTAMINADORA DE DEPURACIÓN

DE DOCUMENTOS DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE MÉXICO.
PRIMERO: Se establecen las normas, políticas y procedimientos para la selección de

documentos preliminar y final, de los acervos de trámite concluido existentes en las unidades
administrativas de los Poderes del Estado y municipios, con el propósito de propiciar la adecuada
administración del patrimonio documental mexiquense.
46
Idem.
29
TERCERO: El presente dictamen establece la metodología bajo la cual se llevarán a cabo los
procesos de selección documental preliminar y final, de los acervos documentales de trámite
concluido existentes en los archivos de los Poderes del Estado y municipios.
CUARTO: Las disposiciones establecidas en este dictamen son de observancia obligatoria para
todas y cada una de las unidades administrativas de los Poderes del Estado y municipios, en lo
concerniente a la selección preliminar y final de sus acervos documentales de trámite concluido.
QUINTO: Los documentos de trámite concluido existentes en los archivos de gestión o

concentración de los Poderes del Estado y municipios deben conservarse o eliminarse, según
proceda, de acuerdo con lo estipulado en este dictamen y en la normatividad establecida por la
Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.
SEXTO: El proceso de selección documental preliminar sólo se empleará, conforme a lo

señalado en el presente dictamen, en los documentos de trámite concluido existentes en los
archivos de gestión, como paso previo a su transferencia a un archivo de concentración, y bajo
ninguna circunstancia se autorizará su aplicación en los documentos cuyo trámite aún no haya
terminado. Su utilización en los archivos de concentración se efectuará siempre y cuando ésta no
se hubiera hecho en los archivos de gestión.
SÉPTIMO: El proceso de selección documental final se aplicará exclusivamente a los

documentos de trámite concluido existentes en los archivos de concentración, una vez que haya
terminado su tiempo de conservación precaucional y de conformidad con lo señalado en el
presente dictamen y en los Catálogos de Disposición Documental. En el caso de los archivos
históricos, sólo se permitirá la realización del proceso de selección final en aquellos expedientes
que no lo recibieron en el archivo de concentración y cuyos documentos hayan sido generados
con posterioridad a 1940.
OCTAVO: Serán las unidades administrativas quienes realicen, con sus propios recursos, los
procesos de selección documental preliminar o final conforme a lo señalado en el presente
dictamen.
DÉCIMO: Los documentos que hayan sido extraídos de los expedientes, como de los procesos
de selección preliminar y final aplicados, no podrán eliminarse sin la aprobación de la Comisión
Dictaminadora de Depuración de Documentos, que es la única instancia facultada por Ley para
otorgar los permisos al respecto.
DÉCIMO CUARTO: Para la realización de la selección documental preliminar de los

expedientes de trámite concluido, las unidades administrativas de los Poderes del Estado y
municipios observarán el siguiente procedimiento:
a) Se deberán mantener los expedientes íntegros un año, contado a partir de la fecha de

conclusión del trámite para el que fueron creados, antes de aplicar el proceso de selección
documental preliminar.
b) Se conservarán todos los documentos originales y copias al carbón, fotostáticas, de
microfilme o de cualquier otra índole, generados por la unidad administrativa y que obren
30
en los expedientes, sin importar si éstos son manuscritos, mecanoescritos o informáticos,
excepto aquellos que se encuentran duplicados.
c) Si en el expediente no existe el documento original y sólo se localizan de él copias al
carbón, fotostáticas, de microfilme o de cualquier otra clase, se preferirá para su
conservación aquélla que contenga la firma autógrafa del titular de la unidad
administrativa que lo generó.
d) Cuando en los expedientes existan dos o más copias al carbón, fotostáticas, de microfilme
o de cualquier otra naturaleza del mismo documento, sólo se deberá conservar un
ejemplar en el expediente, procurando que éste sea el más legible y mejor conservado.
e) Se separarán de los expedientes todos aquellos documentos cancelados o carentes de la
firma autógrafa o facsimilar del servidor público que los generó, no importando que éstos
sean originales o copias exceptuando de ello a los manuales, proyectos, estudios,
programas, investigaciones, informes de actividades, presupuestos, planos, estadísticas y
en general cualquier documento no convencional.
f) Se extraerán todos los borradores de escritos localizados en los expedientes, sin importar
su presentación o contenido, en virtud de que éstos no son hechos para cumplir un trámite,
sino sólo para preparar el texto, la diagramación y demás características de un documento.
g) Deberán ser separados del expediente las “tarjetas informativas”, “tarjetas de
recordatorios”, “tarjetas de recados” y en general aquellos tipos documentales informales,
cuya finalidad es la de recordar o dar a conocer actividades o sucesos temporales.
h) Se extraerán aquellos documentos cuyo propósito sea el de notificar algún acontecimiento
luctuoso, festivo o cívico, como por ejemplo: esquelas, tarjetas navideñas, felicitaciones,
invitaciones, etc., conservando de éstas últimas un ejemplar de las emitidas con motivo de
la realización de eventos realizados por la institución generadora de la documentación.
i) Se separarán de los expedientes aquellos documentos que tienen un uso temporal
definido, tales como solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de llamadas
telefónicas, tarjetas de presentación y controles de envío de fax, entre otros.
j) Las formas valoradas que se encuentran en blanco y sean ya obsoletas por concluir su
temporalidad administrativa, deberán ser extraídas de los expedientes donde se localicen,
y para su eliminación física se recabará la autorización del Órgano de Control interno de
la Dependencia o Ayuntamiento al que pertenezca la unidad administrativa que esté
realizando el proceso de selección documental, el cual levantará un acta administrativa
interna que avale su destrucción.
k) Los formatos en blanco que por algún motivo hayan quedado obsoletos, podrán extraerse
de los expedientes donde se localicen, ya que técnicamente no son considerados como
documentos al carecer de información.
l) Las publicaciones oficiales, los estudios inéditos, los documentos bibliohemerográficos,
audiovisuales, gráficos, no convencionales o de cualquier otra naturaleza, que se localicen
en el acervo documental sometido al proceso de selección preliminar y que no formen
parte de los asuntos contenidos en los expedientes, deberán ser separados, organizados,
identificados e inventariados, para proceder a su transferencia a la unidad documental que
corresponda. En el caso de existir duplicados de las publicaciones oficiales y de
documentos bibliográficos o cuyos contenidos ya hubieran quedado obsoletos, deberán
ser donados a bibliotecas o instituciones culturales del Estado, conservando dos
ejemplares de cada uno de ellos en el acervo motivo del proceso de selección, a efecto de
enviarlos al archivo de concentración, en donde se conservarán permanentemente.
31
DÉCIMO QUINTO: Para la aplicación del proceso de selección documental final de los
expedientes de asuntos concluidos, los archivos de concentración de los Poderes del Estado y
municipios observarán lo señalado en los dictámenes emitidos por la Comisión Dictaminadora de
Depuración de Documentos, en los Catálogos de Disposición Documental y en el siguiente
procedimiento.
a) La selección documental final sólo se podrá aplicar en los archivos de concentración y, en

su caso, en los archivos históricos.
b) Los archivos de concentración respetarán, invariablemente, los plazos de conservación
precaucional fijados por los archivos de gestión al transferir sus expedientes, los cuales
deberán estar estipulados en el inventario de remisión correspondiente, Dicho término no
excederá de cinco años, excepto cuando se trate de documentos con valor jurídico,
contable o fiscal, para los cuales se tomarán en cuenta los períodos de conservación o
prescripción que se establezcan en la legislación vigente. Los archivos de gestión no
podrán fijar un plazo de conservación indefinido o permanente a los expedientes
transferidos a los archivos de concentración; ésta es una facultad exclusiva, por Ley, de la
Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.
c) Bajo ninguna circunstancia podrá someterse la documentación existente en los archivos
de concentración al proceso de selección documental final, antes de que hubieran fenecido
los plazos de conservación precaucional fijados por la unidad administrativa que generó la
documentación.
d) Es obligación del titular o responsable del archivo de concentración, elaborar y actualizar
periódicamente el calendario de caducidades, con el propósito de llevar un control
eficiente de las fechas de vencimiento de los plazos de conservación del acervo
documental.
e) Concluido el período de conservación precaucional, el titular o responsable del archivo de
concentración deberá notificar al titular de la unidad administrativa a la que pertenece el
archivo de gestión, sobre la realización del proceso de selección de los expedientes
transferidos. Las unidades administrativas que hayan trasladado sus expedientes a los
archivos de concentración, podrán objetar la aplicación del proceso de selección cuando
no se respeten los plazos de conservación estipulados en el inventario de remisión, o en
aquellos casos en donde con o sin pleno conocimiento de los valores secundarios que
posea la documentación, por parte del personal de archivo de concentración, se pretenda
proceder a su eliminación. Cualquier controversia surgida entre los archivos de gestión y
los archivos de concentración, en materia de selección documental, será notificada a la
Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, quien resolverá lo conducente.
f) En el caso de existir dentro del archivo de concentración expedientes carentes de
inventario y por consiguiente de señalamiento del tiempo de conservación precaucional,
el titular o responsable del archivo deberá solicitar el apoyo de la Comisión
Dictaminadora de Depuración de Documentos, para que ésta determine la factibilidad de
realización del proceso de selección documental final.
g) Los proyectos, estudios, manuales, programas, investigaciones, presupuestos, planos,
estadísticas, y en general cualquier documento elaborado como resultado del análisis de
documentos primarios, se conservarán sin importar su presentación, y sólo cuando éstos
hayan sido editados podrán eliminarse los originales, duplicados y copias que de ellos se
tengan.
32
h) Se extraerán de los expedientes las copias al carbón, fotostáticas, de microfilme o de
cualquier otra índole, excepto las generadas por la unidad administrativa a la cual
pertenecen los documentos sometidos al proceso de selección final, con las que se
integran minutarios o sirven como acuse de recibo.
i) La aplicación del proceso de selección documental final a los expedientes del personal al
servicio del Estado o de los municipios, quedará restringido a los pertenecientes a los
fallecidos, jubilados o que hayan sido dados de baja definitiva de su empleo y sin
posibilidad de reingresar al sector público.
j) Los documentos que integran los expedientes clínicos de los trabajadores al servicio del
Estado y de los municipios, sólo podrán someterse al proceso de selección documental
final cuando los servidores públicos hayan sido separados en forma definitiva de su
empleo o fallecido.
k) La aplicación de los criterios establecidos en los dictámenes de valoración y en los
Catálogos de Disposición Documental emitidos por la Comisión Dictaminadora de
Depuración de Documentos, queda restringida a los expedientes de trámite concluido
existentes en los archivos de concentración, y sólo de manera especial, cuando la propia
Comisión Dictaminadora así lo juzgue conveniente, se podrá utilizar en los archivos de
gestión.
l) Los tipos documentales que ya han sido valorados y dictaminados por la Comisión, pero
que por reformas administrativas hayan sufrido alguna modificación en lo referente a su
formato y no en cuanto a su finalidad, no requerirán de la elaboración de un nuevo
dictamen.
m) Cuando en el acervo existan tipos documentales que hubieran sido valorados y
dictaminados, pero que por reformas a la legislación se amplíe o disminuya el tiempo de
prescripción de la acción que les dio origen, la unidad administrativa interesada deberá
solicitar a la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos la modificación del
dictamen correspondiente.
n) Los documentos que por descuido o negligencia del titular o responsable del archivo se
encuentren en malas condiciones físicas, no podrán ser eliminados hasta en tanto la
Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos determine lo conducente.
o) Al realizar el proceso de selección documental final, sólo se deberán extraer de los
expedientes aquellos tipos documentales cuyo dictamen de valoración así lo determine,
dejando en el expediente aquellos que hayan sido dictaminados como conservables por el
valor de su información, para su posterior transferencia al archivo histórico.
p) Si al momento de realizar el proceso de selección final se localizan en los expedientes
tipos documentales que no han sido valorados y dictaminados por la Comisión
Dictaminadora de Depuración de Documentos, éstos deberán permanecer en el expediente
en tanto se hace la solicitud a la Comisión para su valoración y la emisión del dictamen
respectivo.
q) Concluido el proceso de selección documental final, el titular o responsable del archivo de
concentración solicitará por escrito a la Comisión Dictaminadora de Depuración de
Documentos la revisión técnica de éste, con el propósito de que autorice la eliminación de
aquellos documentos dados de baja, anexando para tal efecto un inventario y/o relación en
donde se especifiquen los siguientes datos: nombre de cada uno de los tipos
documentales; dictamen aplicado; período (años extremos) de cada tipo documental; y
cantidad de cada uno. Asimismo, deberá remitir un ejemplar de cada tipo documental
considerado como destruible.
33
r) La unidad administrativa integrará un expediente en donde obre el acta de autorización de
eliminación de documentos emitida por la Comisión Dictaminadora de Depuración de
Documentos, así como un ejemplar de cada uno de los documentos eliminados, el cual
deberá de conservarse permanentemente en la propia unidad administrativa.
DÉCIMO SÉPTIMO: La eliminación de los documentos, una vez autorizada por la Comisión
Dictaminadora de Depuración de Documentos, se hará a través del proceso de trituración, y al
material resultado de dicho proceso las unidades administrativas de los Poderes del Estado y
municipios podrán darle el destino que estimen más conveniente.47
Como vemos, el Dictamen 1618 nos determina las normas, políticas y procedimientos para la
selección de documentos preliminar y final (expurgo y depuración), tanto de los acervos de
trámite concluido existentes en las unidades administrativas como del archivo de concentración
donde se debe aplicar la depuración concerniente a los Poderes del Estado y municipios.
Coadyuvando con esto a la acumulación de una posible acumulación excesiva de la
documentación que no tiene función importante para la institución.
1.3 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL SISTEMA

MUNICIPAL DIF NAUCALPAN
El Archivo “Muerto” como se le denominaba en sus inicios, se organizaba en cada área, hasta
llegar a la saturación del lugar, cuando esto sucedía solicitaban apoyo a la Subdirección de
Administración (responsable de este archivo), quien solamente con prestar la llave se llevaba a
cabo la transferencia de documentos al archivo de concentración (actualmente llamado así) sin
inventario, oficio u otro instrumento de control; acomodándolos en lugares desocupados sin
importar el orden que se requería. No había nada que identificará la documentación o el área a la
cual pertenecían. Al buscar un documento era necesario mover varias cajas, revisando
expedientes y carpetas, verificando que fueran del área correspondiente, sin obtener la
información requerida.
La organización del archivo del Sistema Municipal DIF, Naucalpan se planea para obtener
resultados favorables en cuanto al servicio que proporciona, que se relaciona con los recursos
47
Gaceta del Gobierno (Periódico Oficial del Gobierno, Constitucional del Estado de México), No. 76 del 15/10/98.
34
necesarios como el personal adecuado, las instalaciones necesarias, el mobiliario apropiado para
la guarda de la documentación que se genera, los programas para la recuperación de la
información y la forma de organización en los documentos, realizando por parte de las áreas y el
archivo la selección documental preliminar y la selección documental final, evitando con esto la
llamada explosión documental en el sistema DIF Naucalpan, llegando a conservar lo realmente
importante para la institución.
El archivo debe cumplir determinadas funciones que involucran aspectos físicos y humanos, sin
los cuales es imposible que cualquier institución realice el trabajo de organizar, identificar,
inventariar, expedientar, valorar, depurar, etc., que sin éstas actividades no cumpliría con su
razón de ser.
La reestructuración de la administración del archivo debe promover, la elevación de la eficiencia

en los servicios que presta, por medio de una coordinación entre las oficinas que se sirven de él,
del mayor aprovechamiento de las aptitudes y actitudes, tiempo y energía de los archivistas y de
la distribución racional de las cargas de trabajo informativo.
Para llevar a cabo dicha ordenación debemos contar con el organigrama funcional de la
institución en forma especifica, la que nos va a dar la pauta para determinar los fondos secciones
y series que conforman el Archivo de Concentración del Sistema DIF en Naucalpan de Juárez,
Estado de México.
Figura No. 1
“La organización que tienen los archivos”.
35
1.3.1 ORGANIGRAMA DEL SISTEMA
Toda institución pública determina su estructura de acuerdo a las funciones para las que fue
creada y estas a su vez se conocen en un Organigrama funcional que da el lugar a cada área que
se crea dentro del Sistema.
En el Sistema Municipal DIF, se cuentan con dos organigramas: el general y el de área, en el

general sólo se localizan: la Presidencia, Dirección General, Subdirecciones y departamentos que
dependen de la Dirección General y el de área da a conocer los departamentos y áreas auxiliares
que se desprenden de las Subdirecciones correspondientes.
Como sabemos, debemos estar al tanto de la evolución de éstos, porque para la organización de
los documentos, nos desempeñamos de acuerdo a los organigramas y un cambio repercute en la
ubicación y organización.
Ver anexos 1 y 2 (organigramas general y de área).
1.3.1.1 FUNCIONES DEL PERSONAL DIRECTIVO QUE INFLUYEN EN LAS

ACTIVIDADES DEL ARCHIVO
Las funciones que se realizan dentro del archivo de concentración del Sistema Municipal DIF,
representan actividades para los responsables de esta área que son quienes informan los
resultados obtenidos en la administración correspondiente.
Para la realización de estas actividades se requiere que desde el alto nivel jerárquico hasta el
auxiliar del archivo, apoyen de diferente forma, con la aprobación del proyecto, aceptación de
presupuesto, recursos humanos, recursos materiales (insumos), recursos técnicos y tecnológicos.
36
1.3.1.1.1 PRESIDENCIA
Las funciones que desempeña relacionadas con los archivos son:
1. Aceptación del proyecto para la organización del archivo con que cuenta la institución.
2. Uso de manuales.
3. Aprobar para que se proporcionen los recursos necesarios que solicita el archivo de
acuerdo a las actividades que desarrolla.
4. Además de ser responsable del crecimiento en cuanto a la estructura de la institución,
determinado en la Junta de Gobierno máxima instancia en cuanto a la toma de decisiones,
para el Sistema DIF en Naucalpan, tomando el puesto de la Presidencia ante dicho
órgano.
1.3.1.1.2 DIRECCIÓN GENERAL
Es un punto clave, ya que determina:
1. El recurso financiero junto con la Subdirección de Administración, que se destina a las

áreas correspondientes.
2. Supervisa la aplicación de los recursos financieros.
3. Es el directamente responsable de firmar los acuerdos ante la Junta de Gobierno para que
el funcionamiento del área sea el adecuado.
4. Se encarga de aprobar la capacitación para el personal de la institución.
1.3.1.1.3 SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
La Subdirección de Administración además de ser el área responsable de determinar la persona

Encargada del archivo, tiene las siguientes funciones.
37
1. Directamente reporta a la dirección general en cuanto a movimientos realizados en el
archivo en cuestión de personal, mobiliario, financiero y trámites que deba realizar para el
desarrollo de las actividades del área ante las instancia correspondiente, con la que se
tiene una relación muy estrecha en cuanto al funcionamiento y entrega de actividades del
archivo de concentración ya que funcionalmente es la instancia encargada de llevar el
control de los recursos para la asignación al archivo.
2. Es el encargado de recibir los proyectos que elabora directamente el responsable del
archivo, informa a las áreas sobre las actividades de este.
3. Aprobar las actividades que se realicen.
4. Firmar las autorizaciones de los documentos susceptibles de baja documental o en su caso
la conservación de dicha documentación.
5. Informar a las áreas las fechas de apertura y cierre de recepción documental.
6. Supervisar que las actividades dentro del programa sean llevadas a cabo.
1.3.1.1.4 RESPONSABLE DEL ARCHIVO
El responsable del archivo es quien, directamente con el subdirector de administración, programa

las actividades que se realizarán en el futuro dentro del archivo de concentración.
1. Es el responsable de prestar el servicio en cuanto a la documentación a todos los usuarios

dentro de la institución, como el de recibir la documentación que se transfiere en el
archivo y controlar las salidas de los documentos mediante el vale de préstamo
documental.
2. Proporcionar asesoría necesaria en el manejo y control de la documentación.
3. Tramitar las bajas documentales.
4. Valorar la documentación mediante el criterio archivístico, basándose en los catálogos de
disposición documental.
5. Planear las actividades anuales en cuanto a los servicios que debe proporcionar el archivo
a los usuarios de la institución.
38
6. Establecer las normas, políticas, lineamientos, métodos, técnicas, y el procedimiento de
trabajo.
1.3.2 CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO
La clasificación del archivo se divide atendiendo al tipo de documentación; públicos, que

corresponden a las instituciones gubernamentales ya sean federales, estatales, municipales y
privados, los que están al servicio exclusivo de las personas o instituciones a las que pertenecen y
su consulta está limitada a sus propietarios.
En cuanto a la organización de los archivos se han clasificado en centralizados y

descentralizados; el centralizado consiste en una unidad de información que proporciona servicio
a todas las oficinas de una institución a través del manejo de un archivo único y el
descentralizado es aquél que se localiza y proporciona el servicio que corresponde, en cada una
de las dependencias de una misma institución; como consecuencia se crean y operan tantos
archivos como número de oficinas se necesiten para apoyar el funcionamiento.
Retomando esta clasificación podemos decir que los archivos, por el acervo que contienen y la
consulta de los expedientes, los identificamos dentro del ciclo vital de los documentos y los
dividen en tres tipos; el primero es el archivo de trámite, en donde la documentación está en
constante movimiento en el desarrollo de tramites necesarios para la institución que los genera; la
segunda etapa lo compone el archivo de concentración, donde el uso de los documentos es
esporádico y requiere de un periodo precaucional por que el trámite para la institución ya
concluyó y el tercero es el archivo histórico, donde no tienen ya movimiento administrativo para
la institución y en esta etapa la documentación requiere de medidas de control y conservación
más apropiados..
En el Sistema DIF en Naucalpan de Juárez, se habla de un archivo público Municipal

descentralizado en el que se utilizan los métodos directos e indirectos para la ordenación,
consulta y préstamo de la documentación que se resguarda.
39
1.3.2.1 MÉTODOS DIRECTOS
Los métodos directos se denominan así por que la consulta de los documentos no requiere de
algún instrumento y directamente puede encontrarse por la identificación en la pestaña de los
expedientes, como ejemplo: el orden alfabético, por asuntos o materias.
El uso de estos métodos en el Sistema DIF en Naucalpan se ha realizado desde que se localizan
los primeros documentos rescatados durante la organización del archivo, por lo que en fase de
identificación se ha respetado el principio de procedencia y de orden original.
1.3.2.2 MÉTODOS INDIRECTOS
Estos métodos requieren de algún instrumento de consulta ya sean listas, catálogos, guías,
inventarios, registros, etc., donde se tomarán en cuenta los títulos de los expedientes con su
respectiva fórmula clasificadora, como ejemplo tenemos que la documentación la consultaremos
por el número, la fecha, el color, la fórmula clasificadora, el año, etc. Guiándonos siempre de
algún instrumento creado para tal fin.
Estos métodos han sido más complicados para ser aplicados en el Sistema DIF ya que el personal
encargado de llevar el archivo no realiza algunos de los instrumentos de consulta, pero
actualmente se utilizan inventarios por la forma numérica que presentan los expedientes, la
ubicación topográfica y el método cromático aplicado a cada Subdirección.
1.3.3 INVENTARIO COMO INSTRUMENTO DE CONSULTA
Dentro del archivo del Sistema DIF, la única área que manejaba inventario era la Subdirección de
Tesorería, la cual estaba identificada mediante una clave que estaba formada por las iniciales de
la subdirección y el numero consecutivo del expediente, pero debido a la falta de organización las
cajas se encontraban tiradas en el suelo húmedo, inundado, el mobiliario soportaba algunas cajas
40
y en otros casos se encontraban encima de tarimas que las libraban por unos milímetros para que
el agua las alcanzara.
Esta forma de archivar los expedientes no fue la adecuada la cual tuvo como consecuencia el
aumento de la información que se generaba en esta área, creando descontrol y caos para realizar
consultas al acervo.
En las otras áreas que dejaban la documentación en el reducido espacio del archivo se detecto que
nadie se hacia responsable de esa información por no pertenecer a la administración que hasta en
ese momento se encontraba en funciones. Las cajas mal identificadas y en otros casos sin
identificación, por esta situación se determina que es necesario como tarea primordial inventariar
toda la información en un formato homogéneo.
Como se sabe el inventario es una parte fundamental en la realización de los registros de los
expedientes que se resguardan dentro del archivo pues en este se describen los documentos así
como la clasificación que se les asigna en el momento de su archivación.
1.4 CONDICIONES PREVALECIENTES EN EL ARCHIVO AL MOMENTO DE LA

REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
1.4.1 RECURSOS HUMANOS
Generalmente los archivos carecen del personal adecuado para desarrollar las actividades
inherentes al control de la documentación; esta falta del recurso lleva al archivo a que exista un
desorden total en documentos y expedientes resguardados en el área destinada para este fin, de
ahí que la localización de éstos, sea prácticamente imposible y como consecuencia el personal
que tiene a su cargo documentos en las áreas correspondientes, toman la decisión de no enviarlos
al archivo por el temor a no encontrar en un futuro esa documentación, necesaria para realizar las
funciones propias de su área.
41
En la mayoría de las instituciones las personas encargadas del archivo tienen una formación
empírica, sin conocimientos técnicos sobre las actividades archivísticas y en más de un caso han
sido impuestas. De ahí la necesidad de capacitarlos para superar las actitudes negativas y los
vicios de trabajo que existen en estos repositorios documentales.
La falta de personal capacitado para el desarrollo de las actividades archivísticas incide en el

servicio que proporciona el sistema, que no es el personal idóneo para llevar el control del
archivo, ya que el encargado era directamente el responsable de la subdirección de
administración y a su vez quien fungía como supervisor de que no se prestara la documentación a
las personas ajenas al área, pero sin contar con un registro en cuanto al servicio por sus múltiples
ocupaciones.
Este recurso es uno de los más importantes para el desarrollo de las actividades que se requieren
en los archivos, el no contar con el personal profesional o capacitado, el resultado de las
actividades puede ser contraproducente. Así como también es necesario contar con el mobiliario
y el equipo suficiente para el mejoramiento de los servicios.
1.4.1.1 FUNCIONES DEL PERSONAL DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Una de las áreas importantes en todas las instituciones es el archivo, ya que en ella se resguarda
la memoria de la institución, es en este lugar donde se recupera su historia, crecimiento y
desarrollo así como la organización desde el origen y la esencia por la que se crea.
La función del personal que se encontraba a cargo del archivo, era la Subdirección de
Administración quien a su vez entregaba las llaves del lugar donde se encontraban los
documentos, cuando era requerida cierta información del área generadora, no tomando en cuenta
que era requisito indispensable el control de las entradas y salidas de los expedientes solicitados
que ahí se resguardaban.
42
Por tal motivo las funciones que se desarrollaron son:
• Resguardo de la documentación.
• Proporcionar un espacio dentro del archivo para cada subdirección y sus áreas
correspondientes.
• Identificación de las cajas de las áreas.
• En algunos casos realizar el inventario de forma general del contenido de cada una de las
cajas.
• Prestar los documentos cuando estos fueran solicitados mediante oficio.
• Someter a la junta de gobierno los documentos que concluyeron el tiempo de resguardo
(para la institución todos los documentos en general con excepción de los libros contables
eran destruidos al termino de la administración con lista de inventario documental de
glosa indicando el periodo y el asunto).
1.4.2 RECURSOS MATERIALES
Una vez planteada la problemática del archivo en cuanto al personal pasemos a determinar los
materiales a utilizar como son los insumos (guantes, cubrebocas, batas, local, mobiliario y
equipo), es el Subdirector de Administración, el responsable directo de autorizar su adquisición
con cargo al presupuesto del archivo.
No se tiene el cuidado del uso de guantes, cubrebocas o batas, cuando era solicitado algún
documento el responsable del cuidado del archivo enviaba a otra persona para la búsqueda de esa
información.
Contando con todos estos recursos se obtiene un buen servicio, presentación, lugar de trabajo
agradable y cuidado tanto personal como en los documentos.
43
1.4.2.1 LOCAL
El local constituye uno de los elementos esenciales para disponer y resguardar la información. Se
debe prescindir de lugares húmedos, faltos de iluminación, sin ventilación, encerrados,
demasiado abiertos o de forma irregular, evitará la destrucción de la documentación por
cualquiera de los agentes físicos, químicos y biológicos que acechan permanentemente a los
archivos. Además de la limpieza y aseo diarios de los locales así como la revisión y
mantenimiento de las redes de abastecimiento de agua, eléctricas e iluminación, instalaciones de
aire acondicionado y extracción de polvo, equipo contra incendio, etc., favorecerá la
conservación de los documentos.
El colocar el archivo en el estacionamiento o sótano de un edificio tiene el riesgo de que en caso

de inundación, la destrucción de los documentos queda asegurada. En el caso contrario, si se
coloca en los pisos superiores puede producir un derrumbe por exceso de peso sobre la estructura
del edificio. La planeación del local y la distribución racional del mobiliario harán accesible la
localización y consulta de los documentos del archivo y evitará perdida de tiempo en las
investigaciones.
1.4.2.2 MOBILIARIO Y EQUIPO
Para la guarda, conservación y eficiente manejo de la documentación, es necesario contar con los
muebles especiales que llenen satisfactoriamente los fines para los que están destinados. La
selección del equipo y suministros envuelve un considerable grado de conocimientos. El requisito
primario de todo equipo de archivo es el que se acomode a los materiales.
El mobiliario y equipo es un punto importante ya que con estos, la organización, servicio e

identificación de los documentos es más eficaz, rápida y acertada.
Del mobiliario y equipo: El DIF contaba con mobiliario obsoleto; anaqueles de metal y madera
de baja calidad, escritorios y sillas viejos y obsoletos, sin contar con papelería, las cajas de
44
archivo eran de variedades y tamaños como las de huevo, cajas de archivo muerto, etc., en
relación a la guarda de documentos se encontraban en fólderes con grosores inmensos, en
carpetas, empastados y sin pastas (hojas sueltas).
Figura 2
“Mobiliario y local del archivo.”
1.4.3 RECURSOS FINANCIEROS
Los recursos financieros que le son destinados al archivo dependen directamente de la

Subdirección de Administración con la junta de gobierno se encargan de destinarle a ésta área la
partida presupuestal de acuerdo a los materiales requeridos en sus actividades.
De este recurso depende que el archivo tenga funcionalidad y servicio en tiempo y forma. De ello
depende desde el sueldo del empleado hasta los recursos que pueda producir el archivo.
45
1.4.4 RECURSOS TÉCNICOS
En el archivo se utilizan los Manuales de Procedimientos, normas, políticas, organigramas, el

scanner, digitalización solo en el área de Tesorería, ya que es quien maneja el presupuesto del
DIF, en general los que permiten que los documentos que se encuentren en el área se utilicen de
forma indirecta, es decir, que haciendo uso de alguno de estos medios se pueda proporcionar la
información requerida por los usuarios sin deteriorar el soporte en que se tiene la información.
Siempre y cuando sea usado en todo el Sistema DIF.
En el sistema municipal DIF en Naucalpan al no contar con los recursos necesarios para el
funcionamiento mucho menos se tenía en cuenta tener una base de datos o un programa especial
para el uso de los documentos para el mejoramiento de la organización y recuperación
documental.
1.4.5 ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
El elemento principal del archivo para la organización, sigue un determinado método de

agrupación que constituye la historia de las gestiones y tramitaciones de uno o varios asuntos
ordenados en carpetas, denominadas expedientes. El valor de los archivos radica en la naturaleza
intrínseca de sus documentos y de la sistematización, trascendencia y conservación que de ellos
se hace.
Para organizar el archivo en un inicio se intentó asignarle un lugar pequeño a cada subdirección
de acuerdo al manejo que este tuviera, pero al no planear a futuro que se van acumulando los
documentos de acuerdo a las actividades y organización de las áreas, se llega al estancamiento de
todos los lugares correspondientes a esa documentación.
Es importante mencionar que por falta de un responsable en el archivo se han llegado a extraviar
documentos importantes que pudieran ser históricos como los informes de las ex presidentas,
46
obras que se han realizado durante la estancia de las administraciones pasadas, incluso hasta la
creación del mismo DIF, ya que la documentación de sus inicios no se encuentra en ningún lugar.
Figura No.3
“Organización actual del archivo.”
1.4.6 MEDIDAS DE SEGURIDAD
El archivo del Sistema Municipal DIF en Naucalpan, no contaba con alguna medida de
seguridad, para los documentos y las personas; se podían encontrar desde roedores cucarachas
hormigas; hasta el mismo personal que dejaba basura dentro de las cajas que contienen
documentos, los cuales se consideraba “basura”.
Además de considerar el archivo como un “almacén”por lo que se llego a encontrar: galones de

pintura, medicamentos caducados, carpetas inservibles, material y equipos de cómputo obsoletos,
etc.
En los archivos se debe contar con equipo de seguridad como: extintores, detectores de humo,
alarma contra incendios, extractores de aire, fumigación mensual, limpieza general constante,
iluminación adecuada, etc.
47
Como consecuencia se tiene la destrucción de documentos desconociendo el contenido de ellos,
los que en el inmueble se encontraban sufrieron inundaciones, infestación de roedores, perdida de
información, mal uso, etc.
Figura 4
“Documentos destruidos por inundaciones y plagas nocivas.”
48
CAPITULO II
ANALISIS DE LA NORMA ISO 9001:2000 PARA SU IMPLEMENTACIÓN EN EL

ARCHIVO DE CONCENTRCIÓN
2.1 DEFINICIONES
2.1.1 ARCHIVO
El archivo ha sido la herramienta del estudio de diferentes culturas como la griega, romana, etc,
siendo que por esta situación hay una gran variedad de definiciones. Para definir al archivo
tomamos en cuenta la conceptualización de varios autores como lo vemos a continuación.
Para Schellenberg, “Son aquellos registros de cualquier institución pública o privada que hayan
sido considerados ameritar su preservación permanente con fines de investigación o para
referencia y que han sido depositados o escogidos para guardarse en una institución
archivística.”48
Vicenta Cortés, lo conceptualiza “como el conjunto de documentos acumulados en un proceso

natural por una persona o institución, pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos
de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y
custodian para servir de referencia, como testimonio e información, por las personas responsables
de tales asuntos y sus sucesores.”49
El archivo para Antonia Heredia es “…uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha,
su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir
como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos
o para servir de fuente de historia.”50
48
SCELLEMBERG, Theodore: Archivos Modernos: principios y técnicas, México, Archivo General de la Nación, 1999, p. 43.
49
CORTÉS ALONSO, Vicenta: Manual de archivos Municipales, Madrid 1989, p. 31
50
HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivìstica general; teoría y práctica, Sevilla, España, 1989, p. 59.
49
Así podemos seguir definiéndolo de acuerdo a diferentes autores pero en este momento nos
encontramos en la posibilidad de determinar que al archivo lo entendemos como un conjunto de
documentos debidamente organizados y clasificados conforme a un mismo asunto o materia de
acuerdo a sus características intrínsecas, los cuales sirven para la toma de decisiones de la
institución que las genera, sin importar el soporte que contiene la información.∗
Ahora bien etimológicamente el “…archivo proviene del griego por intermedio del latín. Lo más
probable, es que derive de la raíz griega archeión, que significa la sede o el palacio del
magistrado, la curia, donde reside el árchon, o sea, la persona que manda. Tanto el “archon”
como el “archeion” necesitaban que se guardasen los documentos y libros relacionados con sus
actividades y funciones. En el latín la palabra griega toma la forma de arcivum, archivum,
archivium, pasando posteriormente a muchas lenguas europeas. Los romanos usaban también
otros términos sinónimos, que se relacionaban con el arte de escribir o con el material
escriptorial, o con el mueble o lugar donde se guardaban: grapharium, chartarium, tabularium,
sacrarium, sanctuarium, scrinium, etc”51
Por consiguiente, Aurelio Tanodi entiende al Archivo como “…las secciones de entidades y las
instituciones que reúnen, conservan, ordenan, describen, administran y utilizan eventualmente los
documentos.”52
2.1.2 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
El Archivo de Concentración también se le conoce como archivo semiactivo, archivo intermedio,

etc., para la institución, en este caso del Sistema DIF en Naucalpan lo llaman como “Archivo
muerto”, que es un concepto erróneo, este tipo de archivo no existe en el ámbito archivístico.
A pesar de existir un órgano de difusión (el Periódico oficial del gobierno constitucional del
estado de México denominado: “gaceta del gobierno”), la cual es difundida dentro del Estado de
∗
Definición personal.
51
TANODI, Aurelio: Manual de Archivología Hispanoamericana; Teorías y Principios. Córdoba, 1961 pp.1-2
52
Ibid. p.
50
México, la gran parte de los archivos de las instituciones no conocen el funcionamiento, la
importancia y necesidad de conservarlos, ni mucho menos conocen la instancia encargada de
dictaminar el proceso de valoración, expurgo y depuración.
La Gaceta del Gobierno conceptualiza al archivo de concentración como “Al grupo de

expedientes de asuntos concluidos y cuya consulta es esporádica, los cuales han sido transferidos
por un archivo de gestión para su conservación precaucional mientras vence su vida
administrativa.”53
Para Benjamín Cortés, “Son archivos semipasivos que dan servicio a todas las áreas de una
institución recibiendo (...) la documentación correspondiente, proporcionándoles servicio de
préstamo y consulta. Deben ser las unidades donde se ejerza la depuración (...) cumpliendo con
las normas establecidas.”54
En el archivo de concentración se contienen los documentos que tienen un uso esporádico, el

trámite de su gestión ha concluido, donde se realiza la depuración y se valora para su
transferencia secundaria.
2.2 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
En la Gaceta del Gobierno, se le denomina tipología documental “al documento con un soporte
material y con unos mismos caracteres externos, producto de actuaciones únicas o secuenciales
normalmente reguladas por una norma de procedimiento, derivado del ejercicio de una función y
realizadas por un determinado órgano administrativo o persona con competencia para ello.”55
El tipo documental “...se refiere a las especies de documentos. Hay muchos tipos dentro de las
diversas clases (textuales, cartográficas, audio-visuales) de documentos.”56
53
Gaceta del Gobierno no. 76, órgano de difusión del Estado de México, 1998. p. 2
54
CORTÉS LOZANO, Benjamín: Normas para el registro de acervos en los archivos de concentración en Normatividad archivística, México,
Archivo General de la Nación 1996, pp. 60-61.
55
Gaceta del Gobierno… obr. cit., p. 2
56
SCHELEMBERG, Theodore: Técnicas descriptivas de archivo, tr. George S. Ulibarri, Córdova 1961, p. 21.
51
De lo anterior se define que: Tipología documental es la descripción física del documento, de
acuerdo a las características extrínsecas. ∗
2.2.1 VALORES PRIMARIOS
Toda la documentación generada o la que ingresa a la institución por su naturaleza contienen

valores primarios como los que podemos mencionar más adelante.
Cruz Mundet dice que “Son aquellos que poseen los documentos para el organismo de origen y
que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente de gestión.”57
El valor primario para Olga Amaya es que “Busca establecer ciertos parámetros de utilidad
institucional de la documentación. Existen tres elementos para determinar la necesidad
institucional de retener por determinado tiempo sus registros: administrativa, legal y fiscal.”58
2.2.1.1 ADMINISTRATIVO
El valor administrativo lo tienen la mayoría de los documentos por el trámite que realizan,
simplemente en la realización de un trámite administrativo, de acuerdo a esto se establece el
tiempo de guarda de la documentación que en el Estado de México establece que para estos tipo
de documentos sea de “1 a 5 años”.∗
Olga Amaya observa que el valor administrativo de los documentos “... establece cuánto tiempo
deben conservarse en el archivo de una unidad administrativa los expedientes de una serie
documental, de acuerdo al uso o consulta que las áreas tramitadoras pueden hacer de los mismos
en las gestiones que se les encomiendan, como antecedentes o referencia inmediata dentro de sus
∗
Definición personal
57
CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de Archivística, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, ed. Pirámide, Madrid España, 1996, p. 214
58
AMAYA MARQUEZ, Olga: Los sistemas de clasificación y la valoración dentro de la administración de documentos, p. 35.
∗
Lo determina el Catálogo de Disposición documental, realizado por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, del Poder
Ejecutivo del Estado de México.
52
actividades. Ciertamente, todos los documentos fueron producidos o recibidos para responder a
una necesidad; derivada de una función o atribución específica: mientras dure tal necesidad, el
documento debe permanecer en el archivo de la unidad que puede requerirlo, para el trámite en
curso, en cualquier momento. La vigencia administrativa puede entenderse entonces, como el
plazo que requiere la institución productora para dar trámite al asunto al que se refiere el
documento.”59
Como ejemplos podemos decir que en el Sistema Municipal DIF en Naucalpan se cuenta con
documentos administrativos como solicitudes, inventario de almacén, listados de nómina,
incidencias, tarjetas acuses de recibo de documentos, bitácoras, solicitudes, orden de día, etc.
Ejemplo: Orden del día, donde los Catálogos de Disposición Documental emitidos por la
Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos del Poder Ejecutivo del Estado de
México, en el número de cédula 634 con número de dictamen 1385, dice que este tipo
documental localizados en los expedientes son de tipo administrativo, el que debe conservarse en
el archivo de trámite 1 año, en el archivo de concentración 2 años, por el tipo de valor que tiene
no pasa al archivo histórico.
Ver anexo número 3(documento con valor administrativo: orden del día).
2.2.1.2 LEGAL
Para la vigencia legal el plazo de conservación lo establece la legislación ante los tribunales
competentes, como ejemplo podemos decir que en este tipo de documentos encontramos los
pagares, escrituras, leyes, acuerdos, etc.
Olga Amaya dice que la vigencia legal “... corresponde al plazo que la legislación establece y
deben guardarse los expedientes de determinada serie documental por su calidad probatoria o
testimonial, acreditable ante tribunales competentes, en respaldo de los derechos legales de la
propia institución productora o de los ciudadanos que efectúan trámites ante ella. Se considera la
59
Ibid, p. 124.
53
vigencia legal cuando existe una disposición jurídica que, implícita o explícitamente, determina
un plazo de conservación documental.”60
Como ejemplo tenemos que la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de
México, ha tenido vigencia desde 1986 a la actualidad, en el momento que se emite una Ley
relacionada con esta, queda sin efectos legales la anterior.
2.2.1.3 FISCAL
Esta valoración es el plazo que le corresponde a cierta documentación y debe guardarse de

conformidad con disposiciones fiscales, por su utilidad contable, de comprobación o justificación
presupuestal como ejemplo tenemos los impuestos, estados financieros, ventas, cuadros
comparativos, etc.
Dentro de este valor fiscal podemos encontrar el valor contable por ejemplo: estados
comparativos, facturas, hojas de trabajo, etc.
Este tipo de documentos nos encontramos en todas las instituciones, ya que por algún motivo se
realizan pagos o ventas, en el caso del Sistema DIF Naucalpan, existen Estados financieros,
pagos a empleados (recibos de nómina), recibos deducibles, recibos de pagos por algún servicio
que proporciona la institución, etc.
Ver anexo número 4 (documento con valor contable: recibo de pago del solicitante del servicio
médico).
60
Ibid., p. 125.
54
2.2.2 VALORES SECUNDARIOS
Ante la preocupante necesidad de guardar lo realmente importante para la historia institucional

hay documentación que adquiere valores secundarios de acuerdo al contenido informativo, claro
esta, no toda la documentación pasa a formar parte de esta valoración.
Para Cruz Mundet la valoración secundaria son los “Derivados de su importancia para la
investigación.”61
Para Olga Amaya “esta valoración busca sobre todo la utilidad social de la información que
contienen los documentos, como puede observarse se trata de una utilidad diferente a la
institucional: los documentos en efecto, se conservan para fines distintos de aquellos para los que
fueron concebidos. Aparece, algo así como una segunda naturaleza del documento: de registro
oficial, limitado a un propósito institucional, a fuente de información abierta a la consulta social.
En este sentido son tres los elementos de análisis de la valoración secundaria a saber: evidencial,
testimonial e informativo.”62
Es un punto importante en el Estado de México, que para no conservar toda la documentación se

debe valorar cada año cuando se encuentra ya en el archivo de concentración, en el Sistema DIF
Naucalpan, existe un rezago de información de 25 años que no se ha aplicado la valoración, se
desconoce el contenido exacto de la documentación con que cuenta esta institución.
2.2.2.1 EVIDENCIAL
Este tipo de documentación “... revela el origen, organización y desarrollo de la institución.”63

Como ejemplo: los informes, estadísticas, programas, etc.
Como bien sabemos, este tipo de información pasa al archivo histórico, por el tipo de documento
y el contenido de información puesto que es de importancia para la institución.
61
CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual… obr. cit., p. 215.
62
AMAYA MARQUEZ, Olga: Los sistemas… obr. cit., p. 36.
63
Ibid. p. 128
55
El DIF de Naucalpan, contiene un considerable número de este tipo documental, que fue creada
cada trienio a partir de 1979, se tiene informes de las Presidentas que están a cargo del Sistema
en la administración correspondiente.
Podemos considerar que los informes son de carácter administrativo y evidencial, se deben
conservar en un lapso indefinido, con las condiciones de conservación adecuadas en el archivo
respectivo.
Ver anexo número 5 (documento de informe de la Presidenta del Sistema DIF en Naucalpan
en 1979, primer documento que se localiza en el archivo de concentración del Sistema).
2.2.2.2 TESTIMONIAL
Este valor es considerado en “...aquellos que reflejan los orígenes y la evolución histórica del
organismo productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas,
normas de actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes. Son indispensables
para la entidad creadora y para la investigación.”64
Como ejemplo tenemos las políticas, reglamentos, decretos, leyes, etc.
El Sistema DIF, cuenta con un Reglamento General que aplica a todas las áreas, donde tenemos
que cada apartado menciona la subdirección y los artículos que se aplican. Actualmente este
reglamento se encuentra en revisión para las modificaciones necesarias.
Esto se menciona para que veamos que el Sistema también tiene este tipo de documentos con
valor testimoial ya que actualmente el Reglamento anterior aún no pasa a formar parte del
archivo de concentración.
64
Ibid p. 128
56
2.2.2.3 INFORMATIVO
El valor informativo son lo que “... revelan fenómenos particulares y de las instituciones”65
Por ejemplo: expedientes de funcionarios, correspondencia relevante, etc.
La institución cuenta con una gran diversidad de expedientes de los funcionarios que laboraron
en la institución como ejemplo se puede mencionar los expedientes de las Presidentas, Directoras
Generales y subdirectores de las diferentes administraciones. En el caso de la correspondencia
relevante también se localizan oficios como ejemplo el que se realiza en el año de 1996, firmado
por el coordinador de asesores, que en el primer inciso dice que para la eliminación de archivos
muertos, debe ser aprobado por la Junta de Gobierno y su acta respectiva en presencia de la
Contraloría Interna del H. Ayuntamiento.
Ver anexo número 6 (documento del oficio en el cual podemos observar que mediante la junta
de gobierno, se aprueba que los archivos contenidos en las áreas para su baja, solo cuando se
realice el oficio correspondiente y los documentos cumplan con lo estipulado).
2.3 DEPURACIÓN
La depuración es la consecuencia de la valoración documental, ya que en esta etapa podemos

observar que el haber valorado la documentación y seleccionado lo realmente importante para la
institución, separaremos aquellos documentos que por su valor no es trascendente, en el caso del
Sistema DIF Naucalpan, la selección documental preliminar (expurgo) es realizada por cada área
responsable de la documentación (archivos de trámite) y la selección documental final
(depuración), el encargado de la actividad es el archivo de concentración dentro de su respectiva
área, apoyándose en los Catálogos de Disposición Documental, proporcionados por la Comisión
Dictaminadora de Depuración de Documentos del Poder Ejecutivo del Estado de México.
65
Ibid. p. 127.
57
La Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, dependiente del Poder Ejecutivo del
Estado de México es la máxima instancia, encargada de proporcionar a los archivos Municipales
y organizaciones auxiliares, asesoría y capacitación en cuanto al desarrollo de la organización,
depuración, expurgo, valoración, etc., en todo lo relacionado a los archivos del Estado de México
y sus Municipios, así como los organismos auxiliares.
2.3.1 SELECCIÓN DOCUMENTAL PRELIMINAR
Como se ha dicho anteriormente la realiza el archivo de trámite, es decir el archivo de cada área
correspondiente.
Vicenta Cortés, define al expurgo como “... la operación por la que se seleccionan los
documentos, a fin de que sólo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e
información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a los archivos históricos para su
conservación perpétua en ellos, como piezas valiosas del patrimonio documental.”66
Para la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos la Selección Documental

Preliminar es “…la técnica que permite identificar, separar y eliminar los documentos duplicados
y/o de nulo valor administrativo, de los expedientes de trámite concluido existentes en los
archivos de gestión, antes de realizar su transferencia a un archivo de concentración.”67
En el dictamen 1618 emitido por esta Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos,

se especifica los documentos susceptibles a dar de baja.
66
CORTÉS ALONSO, Vicenta: Manual…obr. cit., p. 42.
67
Gaceta del Gobierno, obr. cit., p. 2.
58
2.3.2 SELECCIÓN DOCUMENTAL FINAL
Se le llama así “… a la técnica que permite identificar y separar dentro de un conjunto de

documentos, los que deben conservarse por el valor de su información de aquellos que deben
eliminarse por su irrelevancia, una vez concluido su tiempo de conservación precaucional.”68
Esta etapa la realiza el Archivo de Concentración dentro del área destinada para este fin,
fundamentados en los Catálogos de Disposición Documental y los dictámenes emitidos por la
Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos del Poder Ejecutivo del Estado de
México, además de ser supervisados por dicha Comisión y notificando mediante oficio a las áreas
generadoras de los documentos que son posibles de pasar a la selección documental final.
Hay documentos susceptibles de baja, para esto se debe realizar con estricto cuidado y por áreas,
posteriormente informarles mediante oficio anexando relación, tipo documental, número de
dictamen y el total de cada uno de ellos.
Este proceso también es mencionado en el dictamen 1618, emitido por la Comisión

Dictaminadora de Depuración de Documentos del Poder Ejecutivo del Estado de México.
2.3.3 BAJA DOCUMENTAL
Para la realización de la baja y eliminación de los documentos la Comisión Dictaminadora de

Depuración de Documentos, realiza un dictamen, donde especifica los tipos documentales que
serán depurados, previa revisión aleatoria, donde se anexan los inventarios de los documentos a
darse de baja y se entrega el formato “Relación de tipos documentales seleccionados para
eliminación.”
Ver anexo número 7 (documento del dictamen de baja documental, emitido por la Comisión
Dictaminadora de Depuración de Documentos)
68
Ibid. p. 2
59
2.4 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
Los instrumentos de descripción, son aquellos que transmiten información y las partes más
importantes de un documento, analizado con anterioridad para realizar la descripción, ya que
estos instrumentos van a permitir consultar a simple vista y en forma general lo que el usuario
requiera para su uso.
En el Sistema DIF en Naucalpan se ha desarrollado por el momento un instrumento de consulta,

el inventario documental que se aplica a los documentos que las áreas generan y en aquellos que
se encontraban en el archivo.
2.4.1 GUÍA
Para Cruz Mundet “Proporcionan información sobre todos o parte de los fondos de uno o más
archivos, describen globalmente las grandes agrupaciones documentales, esbozan la historia de
los organismos productores y facilitan información auxiliar acerca del archivo o archivos y los
servicios disponibles.”69
Dentro del Sistema DIF, no aplica este concepto ya que no se han desarrollado todos los
instrumentos de descripción.
2.4.2 INVENTARIO
El inventario es importante ya que “... los documentos son el reflejo de las actividades de una
persona física o moral, de esta manera el inventario permite identificar estas actividades y los
documentos que generan, analizan la situación, diagnostican los problemas, establecen un
69
CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual… obr.cit., p. 273.
60
programa realista de tratamiento, conciben con mayor rapidez ciertos elementos tales como el
calendario de conservación y el sistema de clasificación.”70
Carol Counture dice que “El inventario es el instrumento que más se extiende en la descripción
de un fondo de archivos, ya que su unidad de descripción es la pieza”71
Schelemberg por su parte menciona que “el inventario es un asiento que se hace de las series de
documentos dentro de un grupo documental o de una colección de papeles privados.”72
La finalidad del inventario consiste en “...conocer qué es lo que se tiene y como esta
organizado…” además de “… informar con precisión acerca de su contenido y localización” 73
Para el uso de este instrumento de consulta, cuya finalidad es saber con lo que cuenta el archivo
de concentración del Sistema DIF, se ha elaborado un formato de inventario General que nos
proporcione la formula o clave clasificadora, el año del expediente, la descripción del documento,
el periodo del expediente, el total de legajos,∗ el número de fojas que contiene cada expediente, el
valor o los valores documentales, la ubicación topográfica, la fecha de alta y baja en el archivo de
concentración, el tiempo de resguardo en el archivo de concentración y finalmente un área de
observaciones.
Ver anexo número 8 (formato de inventario documental utilizado en el Sistema Municipal DIF
en Naucalpan).
2.4.3 CATÁLOGO
Para Cruz Mundet es el que “...describe exhaustivamente, así en sus caracteres internos como en
los externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las unidades archivísticas
(expedientes), seleccionadas según criterios subjetivos...”74
70
COUNTURE CAROL Y JEAN IVES: Los archivos en el siglo XX, trad. Por Nora Settels Sandahl, México, Archivo General de la Nación,
1982. p. 65.
71
Ibid. p. 250
72
SCHELEMBERG, Theodore: técnicas… obr. cit., p. 4.
73
CRUZ MUNDET, José Ramón: Manua… obr. cit., p. 277.
∗
Cuando hablamos de legajos, quiere decir que un expediente puede estar formado por varios legajos que tratan de un mismo asunto.
74
Ibid., p. 282.
61
Schelemberg dice que “... debe usarse como término genérico que abarca todos los tipos de
escritos que describen documentos. Las unidades documentales que se describen en los catálogos
pueden ser grupos documentales, colecciones de papeles privados, series o piezas aisladas.”75
2.5 AUDITORÍA
La auditoría en términos de la aplicación de la norma ISO 9001:2000 se entiende como el

“Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los
criterios de auditoria.”76
En el Sistema DIF en Naucalpan se realizan 3 tipos de auditoría la primera por el auditor interno,
la segunda por algunos integrantes del sistema (capacitados) y finalmente por una empresa
externa.
La auditoría que aplica el auditor interno es lo relacionado con los indicadores de medición de
procesos y en algunas ocasiones, para el área del archivo es de cómo llevar el procedimiento.
2.5.1 INTERNA
La auditoría interna “... se realizan por, o en nombre de, la propia organización para fines internos
y puede constituir la base para la auto declaración de conformidad de una organización.”77
Esta auditoría es aplicada a todas las áreas, en la que se hace una revisión para comprobar que sea
llevado correctamente el Procedimiento del Sistema de Calidad de la institución.
75
SCHELEMBERG, Theodore: Técnicas… obr. cit., p. 3-4.
76
Sistemas de Gestión de la Calidad: fundamentos y vocabulario en Norma Mexicana IMNC, Instituto Mexicano de Normalización y
Certificación A.C.2001. P. 24.
77
Idem.
62
Como se mencionó anteriormente la auditoria interna, se realiza para los fines internos del
Sistema y lo realiza el personal de Gestión de Calidad. La que se toma en cuenta para verificar
los defectos que aún tienen en el área y puedan ser corregidos para la auditoría externa.
2.5.1.1 AUDITOR INTERNO
Persona encargada de supervisar que las actividades realizadas dentro del sistema sean llevadas a
cabo como lo menciona el procedimiento de área.
Supervisa en el archivo que las bajas documentales sean realizadas correctamente, el uso del
presupuesto sea el adecuado y bajo los criterios establecidos para el efecto.
2.5.1.2 AUDITORES CAPACITADOS (INTEGRANTES DEL SISTEMA)
Supervisan que los indicadores de medición de procesos de cada área, sean cumplidos en el
porcentaje indicado.
Así como el verificar que a las observaciones (en caso de haberlas), se les de el seguimiento
correspondiente y corregir los errores que en el área se observan.
Por ejemplo: si en el archivo no se cumple con las actividades indicadas en el manual o en los
indicadores de medición de procesos (prestamos, transferencias, consultas, asesorías, etc.), en
tiempo y forma, se levanta acción correctiva preventiva por parte de los auditores capacitados y
se le da seguimiento hasta la solución del problema generado en el área.
63
2.5.2 EXTERNA
Aplicado a la norma ISO 9001:2000, esa la que “... se llevan a cabo por organizaciones
independientes externas. Tales organizaciones proporcionan la certificación o el registro de
conformidad con requisitos como los de las normas NMX-CC-9001-IMNC y NMX-SAA-001-
1998-IMNC.”78
Los auditores visitan la institución (trimestral o semestralmente) y comprueban si las actividades

que se realizan en la institución corresponden con lo que se describe en el Procedimiento del
Sistema de Calidad. Así como el seguimiento de las auditorías internas y las observaciones
levantadas por el auditor (si las hay).
Para afrontar las auditorías internas y externas que se presenten llegado el momento, asimismo
tener el control de lo que se va a auditar, en el caso del DIF en Naucalpan es básicamente la
revisión de los indicadores de medición, cumplir con el procedimiento y como se presta el
servicio al usuario cuando solicita los documentos, asesorías, transferencias u otra actividad
relacionada con las actividades por las que se crea el archivo de concentración.
2.6 CALIDAD
Es el “Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.”79
La calidad “... es cumplir sistemáticamente con los requerimientos, para satisfacer las
necesidades y expectativas de nuestros clientes o usuarios.”80
Para el Sistema es importante proporcionar el servicio con calidad en todas las actividades que
realiza, tomando en cuenta la política de calidad, los objetivos y las actividades que en cada área
corresponden, todo esto con el fin de obtener resultados satisfactorios en cuanto a las actividades
78
Ibid. p. 25.
79
Ibid., p. 12.
80
ALVEAR SEVILLA, Celina: Calidad total: Conceptos y herramientas prácticas, CONALEP, ed. Limusa, México 1999, p. 17
64
que proporciona la institución, que para ella es de gran importancia que sea de manera eficaz,
oportuna, en tiempo y forma.
2.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
El Sistema de Gestión de Calidad “...es aquella parte del sistema de gestión de la organización
enfocada en el logro de resultados, en relación con los objetivos de la calidad, para satisfacer las
necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas, según corresponda.”81
Se entiende como el conjunto de reglas y forma de trabajo que deben seguirse en una institución
cumpliendo con la filosofía y estrategias que se han definido, así lograr que se proporcione el
servicio adecuado para el que fue creado el Sistema DIF, quienes proporcionan servicios de
carácter social.
No olvidando que siempre se deben aplicar los objetivos establecidos, la política de calidad, el
procedimiento realizado por cada área y darle el cumplimiento a los indicadores de medición de
procesos, ya que en la institución el usuario es la parte más importante y es a quien se le
proporciona el servicio y este debe ser en los tiempos establecidos.
2.7.1 NORMA ISO 9001: 2000 (EN LA PARTE RELATIVA A CONTROL DE REGISTRO
Y DOCUMENTOS)
“El control de documentos se refiere a las precauciones que se deberán tomar para asegurar que
los documentos importantes se mantienen actualizados y se circulan entre las personas que los
necesitan, y que no se utiliza ningún documento obsoleto.”82
Por otro lado “... el control de registros es otro de los seis casos en los que ISO 9001 prescribe un
procedimiento documentado. Mantener registros sobre los aspectos de calidad es importante por
81
Sistemas de gestión de la calidad: fundamentos… Obr. cit., p. 11.
82
SEAVER, Matt: Implementación de la ISO 9000:2000 ed panorama, México 2001. p.57.
65
varias razones, en particular la liberación de productos, mejora, auditorias y defensa legal. Los
registros permiten una evaluación genérica del producto antes de su liberación. (…), por lo
general, impacta en la calidad del resultado del producto final; por lo tanto, es lógico que sea
necesaria cierta evaluación del proceso para la valoración genérica de la calidad del producto.83
Este control de registros es para todas las áreas en general, pero cuando el registro que se
encuentra en ese momento en uso termina la vigencia para el que fue creado se relaciona en el
inventario documental y se transfiere al archivo de concentración, al realizar esta actividad los
documentos de control de registros y documentos quedan obsoletos.
Este caso es un punto importante en el trabajo, ya que el uso de formatos es para mantener en
excelentes condiciones de conservación el producto, aplicados en los documentos que se
localizan en las áreas (archivo de trámite), y los que se encuentran en el archivo de
concentración, igualmente mantener un orden lógico en la documentación para cualquier servicio
dentro de las funciones del archivo, asimismo tener controlado mediante procedimiento los
formatos utilizados en el archivo como lo son el inventario documental, el vale de préstamo de
documentos, la solicitud de servicio, etc.
Esto tiene como consecuencia que el archivo de concentración del DIF en Naucalpan, cuente con
las condiciones necesarias en cuanto a los recursos humanos, materiales, técnicos y tecnológicos.
Otro punto es que, como en algunos archivos, se tome en cuenta las actividades archivísticas para
el desarrollo y funcionamiento de todos los recursos necesarios.
Las áreas del Sistema DIF, deben llevar un control de los documentos y registros generados y
recibidos en el área de adscripción, mediante las listas de control de calidad, además de tener el
cuidado que se requiere en los documentos que formarán parte del Patrimonio Documental de la
Institución.
De esta manera todas las áreas llevarán el control de los registros y los documentos que se
generan para facilitar la consulta, identificación y la transferencia al archivo de concentración.
83
Ibid., p.p.63-64.
66
2.8 CERTIFICACIÓN DE UN SISTEMA DE CALIDAD
Es el Procedimiento mediante el cual una tercera instancia emite una declaración por escrito del
cumplimiento de conformidad con requerimientos específicos de un producto, proceso o servicio.
Para que el Sistema cuente con la certificación, se llevará a cabo una revisión del procedimiento
con las actividades físicas plasmadas en los formatos antes elaborados de cada área.
En el caso del archivo de concentración se realiza una cédula de datos mediante el cual se
plasman los servicios proporcionados al usuario, los que corresponden a los indicadores de
medición, donde se percibe el cumplimiento de las actividades.
Ver anexo número 9 (formato: cédula de datos que proporciona información de las actividades
que se llevan a cabo en el archivo de concentración, correspondientes a los indicadores de
medición).
2.9 POLÍTICA DE CALIDAD
Menciona las “intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal
como se expresan formalmente por la alta dirección.”84
Como podemos observar la política de calidad se realiza para toda la institución, que corresponda
a los objetivos planteados por la alta dirección y de acuerdo a la actividad. (Descrito en el manual
de calidad).
2.10 OBJETIVOS DE CALIDAD
Se puede definir como “algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.”85
84
Sistemas de gestión de la calidad: fundamentos… obr. cit. p. 13.
85
Idem.
67
En este caso se realiza una junta con los encargados de las subdirecciones y determinan los
objetivos, para el término de su administración, cada año se revisa y se va determinando el
avance.
2.11 INDICADOR DE DESEMPEÑO
Existen muchos parámetros con los cuales el indicador puede medir el desempeño obtenido
durante un periodo determinado. Esta medición es para dar un indicio de las actividades que se
desarrollan dentro de la institución en general. Cada uno puede medir un aspecto y por sí solos no
serían un índice suficiente en su totalidad, sino más bien una elección prudente de tales
mediciones es la que puede dar una buena imagen de la salud global del Sistema.
El indicador de desempeño se aplica a todo el personal del Sistema, desde los de nivel más bajo
hasta la Presidencia, esta es una forma de representar la competencia, habilidades, actitudes y
cumplimiento a las actividades del personal que se encuentra en el área.
El personal del archivo, se le aplica el indicador de desempeño mediante la evaluación que la

realiza el Responsable de esta área, de acuerdo con las actitudes, aptitudes, en general el
desarrollo de las actividades que se proporcionan.
2.12 MANUAL DE CALIDAD
Es el “documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización.”86
Así el manual de calidad “... es una perspectiva general del sistema completo de la calidad e
incluye una breve descripción de los distintos elementos del sistema. Por lo general sigue de
manera estricta las líneas de la norma ISO 9001.”87
86
Idem.
87
SEAVER, Matt: Implementación… obr. cit.,. p.56.
68
El Manual de Calidad es la base en general de la organización, en él se describen las funciones
importantes de cada una de las áreas que componen el Sistema, está compuesto por
Procedimientos generales, específicos y en algunos de los casos las fichas técnicas, es decir, los
procedimientos generales son aquellos que debe realizar toda la institución, los específicos
aplican a cada una de las áreas y las fichas técnicas se desarrollan para explicar cada actividad
metódica a realizar.
2.13 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos “documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área,
departamento, dirección, gerencia u organización”.88
Es decir, el manual de procedimientos consiste en describir paso a paso las actividades del área,
así normalizar las operaciones y ofrecer, en este caso, un buen servicio a los usuarios que lo
solicitan. Este manual se compone de los diagramas de flujo, el procedimiento detallado, las
políticas y normas, etc.
El procedimiento es detallar “...una actividad o un proceso.”89
El procedimiento al igual que el manual, comprende de varios programas. El archivo de

concentración cuenta con el procedimiento relativo a las actividades y funciones que le
corresponden, además de programas, proyecto de depuración, exposiciones, difusión,
evaluaciones de personal, etc.
2.14 INSTRUCCIÓN TÉCNICA
Son las “... descripciones por escrito del modo de realizar una tarea.”90
88
ALVAREZ Torres, Martín: Manual para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, ed. Panorama, p. 24.
89
Sistemas de gestión de la calidad: fundamentos… p. 18.
69
Es la explicación técnica de alguna tarea especifica, por ejemplo como se debe realizar la
transferencia de los documentos al archivo de concentración.
2.15 REGISTROS (FORMATOS)
Son los “que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.”91
En este caso es la entrega del resultado de las actividades realizadas en el área, como ejemplo
tenemos las graficas indicadas en el análisis de datos, éstas dan el resultado del servicio
proporcionado, que corresponden a los formatos elaborados para la prestación del servicio y son
representados en el vale de préstamo, la solicitud de servicio y el inventario documental.
2.16 MEJORA CONTINUA
Se le llama a la “actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.”92
Dentro de los indicadores de medición existe un porcentaje de efectividad, la mejora es cumplir

al máximo dicha actividad que se le proporciona al usuario e ir mejorando en cuestión al servicio
proporcionado.
Por ejemplo: un documento solicitado por el usuario, en el indicador de medición de procesos

dice que se proporcionará en 10 minutos a partir de la petición, la mejora continua será que el
documento sea prestado en el menor tiempo posible. Cada vez proporcionando mejor los
servicios que el archivo desarrolla como: las transferencias, asesorías, préstamos, capacitación al
personal para realizar las tareas archivísticas.
90
SEAVER, Matt: Implementación… obr. cit., p.116
91
Sistemas de gestión de la calidad: fundamentos… p. 23.
92
Idem.
70
2.17 SATISFACCION DEL CLIENTE
Es la “percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.”93
Con este formato el área solicitante evalúa las actividades que son proporcionadas por el archivo,
en este caso son considerados varios aspectos como la atención al público, el préstamo de
documentos, y el tiempo de búsqueda de los expedientes solicitados; sobre estos aspectos se
califica al personal del archivo.
En el formato de satisfacción del cliente interno el área usuaria, evalúa el servicio que el archivo
de concentración proporciona, en este caso son considerados varios aspectos como: la atención, el
préstamo y el tiempo; sobre estos puntos se califica al personal del archivo.
Ver anexo número 10 (formato de satisfacción del cliente interno)
93
Idem.
71
CAPÍTULO III
IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO-9001:2000 EN EL ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN DEL SISTEMA MUNICIPAL DEL DESARROLLO INTEGRAL DE
LA FAMILIA DE NAUCALPAN DE JUÁREZ, ESTADO DE MÉXICO
3.1 DIAGNÓSTICO DE CALIDAD DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL

SISTEMA DIF NAUCALPAN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO
9001:2000
Para determinar la factibilidad de la implementación de la Norma ISO 9001:2000, se realizo un

diagnóstico, para determinar si es necesario tener un Archivo de Trámite, Concentración o
Histórico; de ser así se aplicarán normas, políticas, lineamientos en cuanto al manejo del que se
trate.
El Sistema Municipal del Desarrollo Integral de la Familia en Naucalpàn de Juárez, Estado de

México, es creado por el DIF Nacional, para atender a todas aquellas familias en estado de
vulnerabilidad.
Ubicado en: Vía Adolfo López Mateos No. 1 Col. Centro en Naucalpan de Juárez, Estado de
México.
Al percibirse la gran necesidad de contar con un archivo donde se presten todos los servicios
necesarios relativos a la recuperación de la información, prestamos, consultas, transferencias
ordenadas y aplicación de métodos y técnicas de archivonomía, se crea la necesidad de contar
con personal, local, mobiliario y el equipo necesario para el crecimiento del organigrama con el
que se cuenta dentro del Sistema DIF, así nace el área de archivo de concentración.
Debido a esto es indispensable que se realicen todos los procesos necesarios como la elaboración
de manuales, programas, planes, estrategias y demás instrumentos de trabajo para la aplicación de
esta Norma.
72
Para la aplicación de la Norma ISO 9001:2000, en el Sistema DIF Naucalpan, se requiere de
personal capacitado para el archivo, local exclusivo para la guarda de documentos, medidas de
seguridad, aplicación correcta del procedimiento para las transferencias, valoración, resguardo,
recepción, clasificación, expurgo, depuración, baja documental, etc.
3.2 NECESIDAD DE IMPLEMENTAR LA NORMA ISO 9001:2000
La necesidad nace desde que se crea el archivo ya que es necesario que funcione con los
elementos y recursos necesarios para la implementación de la Norma, que gracias a ella se
obtienen dichos recursos como los humanos, materiales, técnicos y tecnológicos para llevar a
cabo la organización y funcionamiento de esta área en cualquiera de sus tres etapas, de Trámite,
Concentración o Histórico.
En relación al recurso humano es necesario que se considere personal capacitado que realice las
tareas archivísticas, pero en caso de la falta de ello se ha capacitado constantemente a todo el
personal del Sistema DIF, en relación a la forma de archivar sus documentos y la realización de
sus inventarios para la correcta transferencia documental al Archivo de Concentración.
Se fundamenta entonces la necesidad de contar con un local destinado para la guarda documental
que contemple las medidas de seguridad necesarias como los extractores de aire, detectores de
humo, alarma contra incendios, nivel de humedad, temperatura adecuada, mobiliario adecuado,
extintores, limpieza, fumigaciones, etc., para la conservación de los documentos desde su fase
activa hasta su destino final.
Si en los archivos se implementara la Norma ISO 9001:2000, mejoraría en todos los aspectos
como son los humanos, materiales, financieros, técnicos y tecnológicos. Además de tomar en
cuenta a los archivos como un repositorio documental y no una “bodega”.
73
El personal encargado del archivo será el profesional que realice los procedimientos necesarios
para la documentación que se genera en la institución y a su vez los auxiliares serán quienes
lleven a cabo el trabajo técnico, debiendo ser capacitados constantemente para optimizar su labor.
3.3 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Los procesos que se identifican en el Archivo de Concentración son:
Inventariar la documentación
Realizar la primera transferencia
Recepción
Registro en base de datos
Clasificación
Valoración
Expurgo
Depuración
Baja documental
Conservación
Destrucción
Préstamo de documentos
Preservación documental
3.4 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD
Se requiere el uso de:
Organigrama
Indicadores de medición de procesos para el archivo
Procedimiento
74
Acciones correctivas
Acciones preventivas
Objetivos de calidad
Descripción de puestos
Formato de vale de préstamo de documentos
Formato de solicitud de servicio
Formato de inventario documental
Procedimiento del archivo de concentración
Control de registros de calidad
Control de documentos
3.4.1 MANUAL DE CALIDAD
Hoja de control del manual:
Manual de Calidad
Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia
En Naucalpan
DIF-MC-01
Esta copia ha sido asignada a:
__________________________________________
Copia controlada No ______
ADVERTENCIA IMPORTANTE
Esta es una copia de un documento propiedad del Sistema Municipal DIF Naucalpan,
cuyo uso autorizado se restringe tal como se indica en la carta de transmisión con la que
ha sido proporcionada. A los poseedores de copias no controladas se les previene que no
se les mantendrá con la última revisión aprobada, por lo que su uso queda bajo su propia
responsabilidad.
Misión, Visión y Política de Calidad del Sistema Municipal DIF
75
Misión
El Sistema Municipal DIF Naucalpan es un organismo público descentralizado de asistencia
permanente a la población más desprotegida, promoviendo el bienestar social y desarrollo de la
comunidad, fomentando la educación, coordinando las actividades de asistencia social de
instituciones públicas y privadas en el municipio, creando instituciones y establecimientos en
beneficio de menores, senescentes y discapacitados sin recursos, prestando servicios jurídicos y
promoviendo el desarrollo integral de las familias para construir un Naucalpan cada vez mejor.
Visión
Ser un organismo público de excelencia que sea el pilar de apoyo para la sociedad naucalpense
más desprotegida, brindando servicios con calidad y calidez humana para desarrollarla de forma
integral y fortalecer nuestro mayor valor: la familia.
Política de calidad
“En el Sistema Municipal DIF Naucalpan tenemos el compromiso de brindar servicios
eficaces de salud, desarrollo social, educación, discapacidad, asistencia social y jurídica, con
personal competente y sensible atendiendo las necesidades de los más deprotegidos de una
manera integral para lograr su desarrollo humano y social, basándose en un proceso de
mejora continua.”
__________________________
C. Rosa María Labra Delgadillo
DIRECTORA GENERAL
Revisión3
Enero 12 del 2004
Esta política de calidad es congruente con los objetivos del Sistema Municipal DIF de Naucalpan
Estado de México y las necesidades de la comunidad y es conocida por todo el personal de la
organización, mediante su constante difusión, a través de la entrega de impresiones personales y
por cuadros que contienen la política de calidad, los cuales son colocados en los lugares más
visibles de la organización incluyendo los centros de atención periféricos. Así mismo, esta
76
política de calidad es evaluada semestralmente mediante un breve examen aplicado a todo el
personal de la organización, para asegurar que es entendida y puedan aplicarla en su trabajo
diario.
Aprobación del manual
Este Manual contiene los criterios de Calidad que habrán de implantarse en todas las actividades
que sean realizadas por el Sistema Municipal DIF, cumpliendo los requerimientos de la
comunidad y siempre apegados a la normatividad.
Así mismo, la fecha en que se apruebe el presente Manual de Calidad, adopta el carácter de
mandatario y su observancia aplica para todos los niveles del personal que formamos el Sistema
Municipal DIF en Naucalpan.
Preparado por:
_________________________
Javier Maya Mendoza
COORDINADOR DE GESTIÓN DE CALIDAD
Revisado por:
Salvador O. Ávila Zúñiga Martha Olivia Pérez Arias Maritza Velásquez Constante
TESORERO SUBDIRECTORA DE A. EDUCATIVA SUBDIRECTORA DE ASUNTOS JURÍDICOS
Amalia Peláez Álvarez María del Carmen Pérez Vázquez

SUBDIRECTORA DE A. A LA DISCAPACIDAD SUBDIRECTORA DE DESARROLLO SOCIAL
María del Carmen Carrillo V. Felipe Flores Rivera

SUBDIRECTORA DE SERVICIO MÉDICO-DENTAL SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
Aprobado por:
Rosa María Labra Delgadillo Javier Maya Mendoza

DIRECTORA GENERAL COORDINADOR DE GESTIÓN DE CALIDAD
77
Introducción
El municipio de Naucalpan en los últimos años ha presentado un desarrollo y crecimiento

acelerado, el cual nos demanda servicios de asistencia social en proporción a éste, el Sistema
Municipal DIF consciente de esto, tiene a bien implementar un sistema de calidad vanguardista y
de clase mundial, que de como resultado una administración involucrada y comprometida con la
ciudadanía, en la prestación de servicios de calidad que respondan a sus demandas.
Esta implementación permite a la organización, consolidar una estructura organizacional acorde a

las necesidades del servicio, contando con una base administrativa comprometida con la
optimización de los recursos y la búsqueda del desarrollo humano del personal del sistema,
contando así con personal competente y con vocación de servicio que nos permita realizar
nuestras acciones enfocadas a lograr el bienestar y desarrollo integral de las familias de nuestra
comunidad.
Contenido del manual
Este manual establece los lineamientos del sistema de gestión de calidad del Sistema Municipal
DIF Naucalpan . Este sistema de gestión de calidad cumple con los requisitos de la Norma ISO
9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000), Sistema de Gestión de Calidad – Requisitos.
Distribución del manual
El Representante de la Dirección, es responsable de mantener actualizado este Manual. Así

mismo es responsable de su distribución controlada de acuerdo a la siguiente lista:
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No. ÁREA No. COPIA
0 ORGANISMO CERTIFICADOR 0
1 PRESIDENCIA DEL SISTEMA DIF 1
2 DIRECCIÓN GENERAL DEL SISTEMA DIF 2
3 JEFATURA DE SERVICIO SOCIAL 2.1
4 SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA EDUCATIVA 4
5 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 5
6 SUBDIRECCIÓN DE ATENCIÓN A LA DISCAPACIDAD 6
7 SUBDIRECCIÓN MÉDICO-DENTAL 7
8 SUBDIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS 8
9 SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO SOCIAL 9
10 TESORERÍA 10
11 VOCALIA EJECUTIVA DE UPAS 11
12 JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL 12
La copia controlada 0 (cero) del Manual de Calidad, es entregada por el Representante de la

Dirección al Organismo Certificador.
Control del manual
Para que tenga validez el Manual de Calidad del Sistema Municipal DIF debe estar aprobado por
Presidencia y Dirección General del Sistema. El Representante de la Dirección tiene la Autoridad
para distribuir copias no controladas del mismo, identificando cada una de las hojas del ejemplar
con la leyenda: "Solo para información".
El Manual o cualquier Sección del mismo, se revisará y reeditará cuando sufran cambios que
modifiquen la actividad en alguna instrucción específica ó requisitos anteriormente establecidos,
nuevas reglamentaciones, revisiones a la norma de referencia y revisiones de la política de calidad,
todo esto, con la finalidad de adaptarlo a estas modificaciones y/o mejoras. Toda modificación
debe seguir los lineamientos descritos en el procedimiento DIF-GC-01 “Elaboración de
Documentos”.
79
El Representante de la Dirección es el encargado de la custodia del original de la última revisión
de este manual de calidad, así como de mantener una copia de la revisión inmediata anterior. Esta
última debe estar identificada con la leyenda "OBSOLETO".
Ubicación de instalaciones
La oficina central del Sistema Municipal DIF Naucalpan está ubicada en:
VIA ADOLFO LOPEZ MATEOS No.1

COL. NAUCALPAN CENTRO
C.P. 53000
TEL. 53-63-33-61 FAX. 53-63-33-61 EXT. 104
DIRECCIÓN EN INTERNET: http://www.dif-naucalpan.gob.mx
Servicios
El Sistema Municipal DIF proporciona servicios en materia jurídica, de salud, desarrollo social,
educación, discapacidad y asistencia social, a la comunidad Naucalpense. Estos servicios se
prestan mediante una serie de actividades coordinadas por la organización y que a continuación
se enlistan algunas de ellas:
En Materia Jurídica
1. Asesoría Jurídica
2. Procuraduría de la Defensa del Menor y la Familia
9 Adopciones, reintegraciones, canalizaciones
3. Atención en Albergue Temporal Infantil “Namiqui Pilli”
4. Atención en Clínica del Maltrato
En Materia de Salud
1. Atención Médica
2. Atención Odontológica
3. Unidad Móvil Médica-Dental
Atención a la Discapacidad
1. Consultas de Especialidades Médicas
2. Rehabilitación
3. Capacitación e Integración Social y Laboral
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En Materia Educativa
1. Atención Pedagógica y Médica-Nutricional en Estancias Infantiles
2. Atención Pedagógica en Centros de Desarrollo Infantil (CDI)
3. Atención en Centros de Desarrollo Comunitario (CDC)
4. Atención en Bibliotecas Interactivas y Ludoteca
5. Educación Abierta
En Materia de Asistencia y Desarrollo Social.

1. Atención Psicológica Integral
2. Prevención al Alcoholismo y la farmacodependencia
3. Integración Familiar
4. Atención a la Tercera Edad
5. Atención al Menor en Situación Extraordinaria (MESE)
6. Atención Integral a la Mujer
7. Atención Integral al Adolescente
8. Atención Integral a la Madre Adolescente
9. Jornadas Asistenciales
10. Servicios Nutricionales (Desayunador Comunitario, Nutrifam, Hortadif y Refrigerios
Vespertinos)
11. Distribución y Abasto de Productos Nutricionales
12. Servicio Social
Asistencia Social.
1. Servicios Funerarios
2. Campañas de Acopio
3. Talleres de Formación y Prevención
4. Apoyo en Especie
5. Realización de Eventos
6. Control de donativos
Objetivo, campo de aplicación y alcance.

Generalidades
La aplicación del Sistema de Gestión de Calidad en el Sistema Municipal DIF, tiene como
objetivo el demostrar su capacidad para proporcionar en forma coherente servicios que satisfagan
los requisitos del cliente y normatividad aplicable. Aspirando a aumentar la satisfacción del
cliente a través de la aplicación eficaz del Sistema de Gestión de Calidad, incluidos los procesos
para la mejora continúa del mismo.
81
Aplicación
De todas las cláusulas y subcláusulas de la norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 (ISO 9001:2000)

la cláusula 7.3 Diseño y Desarrollo, no aplica al Sistema de Gestión de Calidad del Sistema
Municipal DIF Naucalpan, por lo que se excluye del mismo.
Esta cláusula no aplica por la naturaleza de los servicios proporcionados por la organización, es
decir en los servicios que presta esta institución no requiere de procesos que tenga relación con la
cláusula mencionada, por lo que su aplicación es nula.
Alcance
“Asistencia educativa, atención a la discapacidad, desarrollo social, asistencia social, atención

médica-dental y asistencia jurídica”.
Referencias normativas
Aplican al sistema de gestión de calidad del Sistema Municipal DIF: Norma ISO 9000:2000
(NMX-CC-9000-IMNC-2000), Sistema de Gestión de Calidad – Fundamentos y Vocabulario,
ISO 9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000), Sistema de Gestión de Calidad- Requisitos, ISO
10011-1:1990 (NMX-CC-007/1-SCFI-1993), Directrices para la auditoría de los sistemas de
calidad. Parte 1: Auditorías.
Términos y definiciones
Los términos y definiciones contenidos en la Norma ISO 9000:2000 (NMX-CC-9000-IMNC-

2000), Sistema de Gestión de Calidad – Fundamentos y vocabulario, aplican al sistema de gestión
de calidad del Sistema Municipal DIF y las definiciones contenidas en cada uno de los
procedimientos del sistema de gestión de calidad de la organización.
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Lista de abreviaturas, terminología, definiciones y equivalencias
Conformidad Cumplimiento de un requisito.
Defecto Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
Eficacia Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.
Eficiencia Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
MC Manual de Calidad.
No conformidad Incumplimiento de un requisito en los servicios que presta la organización.
Organización Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de

responsabilidades, autoridades y relaciones.
Servicio Resultado de las actividades que forman parte de un proceso.
Servicio
no conforme Servicios que no cumplen con los requisitos especificados.
Reproceso Acción tomada sobre un servicio no conforme para que cumpla con los
requisitos.
Sistema de gestión de calidad

Requisitos generales
El Sistema Municipal DIF establece, documenta, implementa y mantiene un Sistema de Gestión

de la Calidad y mejora continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de la Norma ISO
9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000).
Para lo cual:
a) Identifica los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de Calidad y su aplicación.
b) Determina la secuencia e interacción de estos procesos, que se observa en el diagrama de

proceso de la siguiente página y en la matriz de interacción de procesos;
c) Determina los criterios y métodos necesarios para asegurar que tanto la operación como el
control de estos procesos son eficaces (plan de calidad de cada proceso),
83
d) Se asegura de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la
operación y el seguimiento de estos procesos, (procedimiento DIF-TS-02 “Asignación de
Recursos” y procedimientos de la Subdirección Administrativa);
e) Realiza el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos (procedimientos del

área de Gestión de Calidad: DIF-GC-04 “Objetivos de Calidad”, DIF-GC-05 “Planeación
De la calidad”, DIF-GC-06 “Acciones Correctivas”, DIF-GC-07 “Acciones Preventivas”,
DIF-GC-08 “Auditorías Internas”, DIF-GC-10 “Seguimiento y Medición de los
Procesos”, DIF-GC-11 “Satisfacción del Cliente”, DIF-GC-12 “Atención a Quejas”, DIF-
GC-15 “Identificación y Trazabilidad”, DIF-GC-17 “Control del Servicio no Conforme” y
DIF-DG-01 “Revisión de la Dirección” ); e
f) Implementa las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora
continua de estos procesos (procedimientos DIF-GC-06 “Acciones Correctivas”, DIF-GC-
07 “Acciones Preventivas” y DIF-GC-14 “Medición de la Mejora Continua”).
El Sistema Municipal DIF considera como servicio subcontratado el apoyo solicitado a

dependencias del H. Ayuntamiento de Naucalpan en la realización de eventos. Las dependencias
que apoyan al sistema DIF son: Protección Civil, Dirección de General de Seguridad Pública y
Tránsito Municipal, OAPAS, Servicios Generales, Servicios Públicos y Comunicación Social.
Una vez prestado el servicio, el Jefe de Comunicación Social del Sistema Municipal DIF envía
oficio a estas dependencias agradeciendo su apoyo o si es el caso, reporta las anomalías
presentadas a las dependencias correspondientes.
Diagrama de Proceso
SISTEMA MUNICIPAL DIF NAUCALPAN
Actividades de apoyo
Se indican en la matriz de interacción de proceso
Entradas Salidas
Se indican en el Se indican en el
plan de calidad (PI) Proceso relacionado plan de calidad
de cada proceso con la comunidad de cada proceso
Cliente
cliente (servicio intencionado) Cliente
Se indican en la matriz de
procesos
(PA) Procesos de apoyo

Se indican en la matriz de interacción de procesos
84
PROCEDIMIENTOS QUE RESPALDAN EL DIAGRAMA DE PROCESO
DEL SISTEMA MUNICIPAL DIF
Entradas
1. Requisitos del servicio y del cliente

Referencia: Plan de calidad de cada proceso
2. Normatividad
Referencias: Ley que crea los organismos públicos descentralizados de asistencia social de carácter municipal,
denominados sistemas municipales para el desarrollo integral de la familia, ley de asistencia social, programas,
leyes, códigos, reglamentos de carácter municipal, estatal y federal como son: Ley general de salud, ley de
educación, ley de los derechos de las personas adultas, código civil del Estado de México, norma oficial
mexicana NOM-173-SSA-1-1997 para la atención integral a personas con discapacidad, etc.
3. Recursos (humanos, financieros, materiales, equipo, instalaciones, transporte, etc).

Referencias: DIF-TS-02 “Asignación de Recursos”, DIF-SA-01 “Reclutamiento, Selección y Control de
Personal”, DIF-SA-03 “Adquisiciones”, DIF-SA-04 “Control de Almacén”, DIF-SA-08 “Obra Civil” y DIF-SA-
09 “Control y Conservación del Parque Vehicular”.
Procesos Relacionados con la Comunidad

En Materia Jurídica
1. Asesoría jurídica
Referencias: DIF-SJ-01 “Control y Atención de Usuarios” y DIF-SJ-02 “Asesoría Jurídica”.
2. Procuraduría de la defensa del menor y la familia

9 Adopción, reintegración, canalización.
Referencia: DIF-SJ-03 “Procuraduría de la Defensa del Menor y la Familia”.
3. Atención en albergue temporal infantil “Namiqui Pilli”

Referencias: DIF-SJ-04 “Atención Psicológica en Albergue”, DIF-SJ-05 “Atención Médica-Nutricional en
Albergue” y DIF-SJ-06 “Atención Pedagógica en Albergue”.
4. Atención en clínica del maltrato

Referencia: DIF-SJ-07 “Atención en Clínica del Maltrato”.
En Materia de Salud
1. Atención médica
Referencia: DIF-SM-01 “Atención Médica”.
2. Atención odontológica
Referencia: DIF-SM-02 “Atención Odontológica”
85
3. Unidad móvil médica-dental
Referencia: DIF-SM-03 “Unidad Móvil”.
Atención a la discapacidad
1. Consultas de especialidades médicas

Referencia: DIF-AD-05 “Consulta de Especialidades Médicas”.
2. Rehabilitación
Referencias: DIF-AD-01 “Valoración de Pacientes”, DIF-AD-02 “Trabajo Social”, DIF-AD-03 “Terapia
Psicológica Individual a Pacientes y Padres de Familia”, DIF-AD-04 “Escuela Para Padres”, DIF-AD-06
“Terapia física”, DIF-AD-07 “Estimulación Temprana”, DIF-AD-08 “Terapia Ocupacional”, DIF-AD-09
“Terapia Psicopedagógica”,DIF-AD-10 “Terapia de Audición y Lenguaje”, DIF-AD-11 “Terapia Ocupacional
(actividades de la vida diaria)”, DIF-AD-13 ”Prevención a la Discapacidad”, DIF-AD-14 “Traslado de
Pacientes” y DIF-AD-15 “Promoción Deportiva”.
3. Capacitación e integración social y laboral

Referencia: DIF-AD-12 “Capacitación e Integración Social y Laboral”.
En Materia Educativa
1. Atención en estancias infantiles

Referencias: DIF-SE-01 “Ingreso a Estancias Infantiles”, DIF-SE-02 “Atención Psicopedagógica en Estancias
Infantiles” y DIF-SE-03 “Atención Médico-Nutricional en Estancias Infantiles”.
2. Atención en centros de desarrollo infantil (CDI)

Referencia: DIF-SE-06 “Atención Psicopedagógica en Centros de Desarrollo Infantil (CDI)”.
3. Atención en centros de desarrollo comunitario (CDC)

Referencia: DIF-SE-07 “Atención en Centros de Desarrollo Comunitario (CDC)”.
4. Atención en bibliotecas interactivas y ludoteca

Referencias: DIF-SE-04 “Ludoteca” y DIF-SE-05 “Bibliotecas Interactivas”.
5. Educación abierta
Referencia: DIF-SE-08 “Educación Abierta”.
En Materia de Asistencia y Desarrollo Social.
1. Atención psicológica integral

Referencia: DIF-SD-01 “Atención Psicológica Integral”.
2. Prevención al alcoholismo y la farmacodependencia

Referencia: DIF-SD-02 “Prevención al Alcoholismo y la Farmacodependencia”.
3. Integración familiar
Referencia: DIF-SD-03 “Integración Familiar”.
86
4. Atención a la tercera edad
Referencias: DIF-SD-04 “Atención a la Tercera Edad” y DIF-SD-05 “Atención en Centro Gerontológico”.
5. Atención al menor en situación extraordinaria (MESE)

Referencia: DIF-SD-06 “Menor en Situación Extraordinaria”.
6. Atención integral a la mujer

Referencia: DIF-SD-07 “Atención Integral a la Mujer”.
7. Atención integral al adolescente

Referencias: DIF-SD-08 “Atención Integral al Adolescente”.
8. Atención integral a la madre adolescente

Referencias: DIF-SD-09 “Atención Integral a la Madre Adolescente”.
9. Jornadas asistenciales
Referencia: DIF-SD-11 “Jornadas asistenciales”.
10. Servicios nutricionales

Referencias: DIF-SD-12 “Desayunador Escolar Comunitario, DIF-SD-13 “Programa de Asistencia
Alimentaría a Familias (PASAF)”, DIF-SD-14 “Hortadif” y DIF-SD-15 “Refrigerios Vespertinos”.
11. Distribución y abasto de productos nutricionales

Referencia: DIF-SD-10 “Distribución y Abasto”.
Asistencia social.
1. Servicios funerarios
Referencia: DIF-SA-10 “Servicios Funerarios”.
2. Campañas de acopio
Referencias: DIF-SS-02 “Campañas de Acopio”.
3. Talleres de formación y prevención

Referencia: DIF-SS-03 “Talleres de Formación y Prevención”.
4. Apoyo en especie
Referencia: DIF-AS-01 “Apoyo en Especie”.
5. Realización de eventos
Referencia: DIF-CS-02 “Realización de Eventos”.
Actividades de Apoyo
Procesos de Seguimiento.
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1. Revisión de la dirección
Referencia: DIF-GC-04 “Objetivos de Calidad”.
2. Objetivos de calidad
Referencia: DIF-GC-04 “Objetivos de Calidad”.
3. Planeación de la calidad
Referencia: DIF-GC-05 “Planeación de la Calidad”.
4. Acciones correctivas y preventivas

Referencias: DIF-GC-06 “Acciones Correctivas”, DIF-GC-07 “Acciones Preventivas” y DIF-GC-ANEXO-01
“Herramientas de Calidad”.
5. Auditorías internas
Referencias: DIF-GC-08 “Auditorías Internas” y DIF-GC-09 “Certificación de Auditores Internos”.
6. Seguimiento y medición de procesos

Referencia: DIF-GC-10 “Seguimiento y Medición de los Procesos”.
7. Satisfacción del cliente

Referencia: DIF-GC-11 “Satisfacción del Cliente”.
8. Atención de quejas
Referencia: DIF-GC-12 “Atención a Quejas”.
9. Mejora continua
Referencia: DIF-GC-14 “Medición de la Mejora Continua”.
10. Identificación y trazabilidad

Referencia: DIF-GC-15 “Identificación y Trazabilidad”.
11. Control de servicio no conforme

Referencia: DIF-GC-17 “Control de Servicio no Conforme”.
Procesos de Control de documentos
1. Control de documentos y registros

Referencias: DIF-GC-01”Elaboración de Documentos”, DIF-GC-02 “Control de Documentos”, DIF-GC-03
“Control de Registros” y DIF-SA-13 “Archivo de Concentración”.
Procesos de apoyo
1. Reclutamiento y selección de personal

Referencias: DIF-SA-01 “Reclutamiento, Selección y Control de Personal” y DIF-SA-ANEXO-01 “Descripción
de Puestos”.
2. Capacitación de personal
88
Referencia: DIF-SA-02 “Capacitación de Personal”.
3. Adquisiciones
Referencia: DIF-SA-03 “Adquisiciones” y DIF-SA-12 “Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores”.
4. Control de almacén
Referencia: DIF-SA-04 “Control de Almacenes” y DIF-SA-11 “Levantamiento de Inventarios”.
5. Soporte técnico y mantto. al equipo de computo

Referencias: DIF-SA-05 “Soporte Técnico y Mantenimiento al Equipo de Cómputo”.
6. Control de patrimonio
Referencia: DIF-SA-06 “Control de Patrimonio”.
7. Mantenimiento de instalaciones y equipo

Referencias: DIF-SA-07 “Mantenimiento de Instalaciones y Equipo” y DIF-SA-08 “Obra Civil”.
8. Control y mantto. del parque vehicular

Referencia: DIF-SA-09 “Conservación y Control del Parque Vehícular”.
9. Control de equipo médico, dental y rehabilitación

Referencia: DIF-GC-13 “Control de Equipo Médico, Dental y de Rehabilitación”.
10. Manejo de alimentos

Referencia: DIF-GC-17 “Manejo de Alimentos”.
11. Recaudación de ingresos

Referencias: DIF-TS-01 “Recaudación de Ingresos
12. Asignación de recursos

Referencia: DIF-TS-02 “Asignación de Recursos”
13. Control de egresos.

Referencia: DIF-TS-03 “Control de egresos”.
14. Servicio social

Referencia: DIF-SS-01 “Servicio Social”.
15. Control de donativos

Referencia: DIF-AS-01 “Control de Donativos”.
16. Imagen institucional

Referencia: DIF-CS-01 “Imagen Institucional”.
Salidas
Es el resultado de cada uno de los procesos relacionados con la comunidad. El Sistema de

Calidad del Sistema Municipal DIF esta diseñado para que estas salidas, sean satisfactorias para
89
la comunidad, por medio de un eficaz desarrollo de sus procesos y administración eficiente de los
recursos, logrando con esto, el cumplimiento de los programas del organismo, acciones de
gobierno, metas y objetivos.
Requisitos de la documentación
Generalidades
La documentación del sistema de gestión de calidad del Sistema Municipal DIF incluye:
a) Declaración documentada de una política de la calidad y de objetivos de la calidad en

todas las áreas de la organización;
b) El presente manual de calidad;
c) Los procedimientos de las diferentes áreas de la organización (incluyendo los requeridos

por la norma ISO 9001:2000 (NMX-CC-9001-IMNC-2000);
d) Los documentos necesarios para la organización que aseguran la eficaz planificación,

operación y control de procesos como pueden ser (leyes, códigos ó normas municipales,
estatales y federales, gacetas del gobierno, reglamentos internos, etc.); y
e) Los registros requeridos que evidencien el cumplimiento con el sistema de calidad

(formatos, memorandums, oficios, etc.), los cuales pueden estar en cualquier formato o
tipo de medio.
Manual de calidad
El presente manual de calidad incluye:
a) El alcance del sistema de gestión de calidad incluyendo los detalles y la justificación de

cualquier exclusión;
b) La referencia de los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión

de calidad; y
c) La descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de calidad

(diagrama de proceso y matriz de interrelación de procesos).
90
Control de los documentos
El Sistema Municipal DIF controla los documentos requeridos por el sistema de gestión de
calidad de acuerdo a lo siguiente:
Se cuenta con el procedimiento DIF-GC-02 “Control de Documentos” el cual describe la manera

de:
a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión;
b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente;
c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los

documentos;
d) Cerciorarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran

disponibles en los puntos de uso;
e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;
f) Confirmarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su

distribución; y
g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación

adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
Control de los registros
El Sistema Municipal DIF establece y mantiene los registros para proporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del Sistema de Gestión de
Calidad. Los registros permanecen legibles, fácilmente identificables y recuperables. La
organización cuenta con los procedimientos DIF-GC-03 “Control de Registros de Calidad” y
DIF-SA-13 “Archivo de Concentración” para definir los controles necesarios para la
identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la
disposición de los registros.
91
Responsabilidad de la Dirección
Compromiso de la dirección
La Dirección General del Sistema Municipal DIF, proporciona evidencia de su compromiso con
el desarrollo y la implementación del sistema de gestión de la calidad, así como la mejora
continua de su eficacia:
a) Comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente

como los legales y reglamentarios;
b) Estableciendo la política de calidad;
c) Estableciendo y dando seguimiento a los objetivos de calidad de la organización

(procedimiento DIF-GC-04 “Objetivos de Calidad”);
d) Llevando a cabo las revisiones por parte de la Dirección General de acuerdo a los
lineamientos descritos en el procedimiento DIF-DG-01 “Revisión de la Dirección; y
e) Proporcionando los recursos necesarios para el buen desempeño del sistema de gestión de
calidad, (DIF-TS-02 “Asignación de Presupuesto”, DIF-SA-03 “Adquisiciones”, DIF-SA-05
“Soporte Técnico y Mantenimiento del equipo de Computo”, DIF-SA-07 “Mantenimiento de
Instalaciones y Equipo”, DIF-SA-09 “Control y Conservación del Parque Vehicular” y DIF-
GC-13 “Control de Equipo Médico, Dental y Rehabilitación”).
Enfoque al cliente
La Dirección General se asegura de que los requerimientos de los servicios demandados por la
comunidad queden determinados y cumplidos con el propósito de aumentar la satisfacción de
ésta. Esto se logra mediante la implementación de varios mecanismos que forman parte del
sistema de gestión de calidad y que a continuación se describen:
a) Procedimientos documentados en las diferentes áreas de la organización;
b) Monitoreo constante de los servicios a través de la medición de los procesos y la medición

de la satisfacción del cliente (procedimientos DIF-GC-10 “Seguimiento y Medición de los
Procesos”, DIF-GC-11 “Satisfacción del cliente” respectivamente).
c) Atención a quejas de la comunidad sobre los servicios proporcionados (procedimiento

DIF-GC-12 “Atención a Quejas”).
92
Política de calidad
La Dirección General se asegura que la política de la calidad de la organización:
a) Sea adecuada a los servicios que proporciona el Sistema Municipal DIF a la comunidad;
b) Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos de la sociedad y de mejorar

continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad;
c) Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad;
d) Es comunicada por diferentes medios a toda la organización (cuadros, impresiones

personales, protectores de pantalla, etc.) y entendida a través de la lectura y evaluación
semestral mediante un examen escrito a todo el personal de la organización; y
e) Es revisada anualmente por la Dirección General para su continua adecuación.
Planificación
Objetivos de Calidad
La Dirección General se asegura de que los objetivos de calidad, incluyendo aquellos necesarios
para cumplir con los requisitos para los servicios proporcionados, se establecen en las funciones y
niveles pertinentes dentro de todas las áreas de la organización. Estos objetivos son establecidos
en forma anual y monitoreados trimestralmente por el área de Gestión de Calidad con apoyo de la
Dirección General para determinar su avance e implementar las acciones pertinentes que
conlleven a su cumplimiento en el periodo establecido.
Los objetivos de la calidad establecidos son medibles (cuantificables y/ó por atributos) y
coherentes con la política de calidad de la organización.
Referencia: Procedimiento DIF-GC-04 “Objetivos de Calidad”.
Planificación del sistema de gestión de la calidad
La Dirección General se asegura de que:
93
a) La planificación del sistema de gestión de Calidad se realiza con el fin de cumplir con los
requisitos citados en el punto 4.1, así como los objetivos de calidad de la organización; y
b) Se mantiene la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se planifican e

implementan cambios en éste.
Referencia: Procedimiento DIF-GC-05 “Planeación de Calidad”.
Responsabilidad, autoridad y comunicación

Responsabilidad y autoridad
La Dirección General se asegura de que las responsabilidades y autoridades están definidas y son
comunicadas dentro del Sistema Municipal DIF, mediante una organización bien estructurada y
la descripción de los puestos de la organización.
Las responsabilidades y autoridades son descritas en el documento de descripción de puestos

DIF-SA-ANEXO-01 “Descripción de Puestos”. Las áreas cuentan con su organigrama y
descripción de puestos correspondientes.
La estructura organizacional se muestra a continuación.
Área de Gestión de Calidad de Presidencia
PRESIDENCIA
MUNICIPAL
COORDINADOR
DE GESTIÓN DE
CALIDAD
DE PRESIDENCIA
COORD. GESTIÓN COORD. GESTIÓN DE

CALIDAD CALIDAD
DIF DE ORGANISMOS
94
Representante de la dirección
Dentro del proceso de calidad del Sistema Municipal DIF, se ha detectado la necesidad de contar
con un sistema de aseguramiento de la calidad con reconocimiento oficial, nacional e internacional,
por lo que, para continuar con la mejora continua de los servicios que ofrece, se hace imprescindible
la implantación de la norma ISO 9001:2000 (NMX-CC-IMNC-2000) para regular las actividades de
la organización.
Por lo anterior, la Dirección General a determinado que el Coordinador de Gestión Calidad sea el
representante de la Dirección General del Sistema Municipal DIF, para que actúe de manera
independiente y con autoridad suficiente para:
a) Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el

sistema de gestión de calidad;
b) Informar a la Dirección General sobre el desempeño del sistema de gestión de calidad y de

cualquier necesidad de mejora;
c) Actuar como auditor líder del sistema de calidad; y
d) Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia, de los requisitos, por parte de la

comunidad en todos los niveles de la organización.
e) Actuar como el enlace entre la organización y el organismo certificador en los aspectos

relacionados con las auditorías de calidad; y
f) Ser el representante de la Dirección con partes externas sobre asuntos relacionados con el
sistema de gestión de la calidad.
Atentamente:
Rosa María Labra Delgadillo

DIRECTORA GENERAL
95
Comunicación interna
El Sistema Municipal DIF se asegura que se establecen los procesos de comunicación interna
apropiados dentro de todos niveles de la organización, por medio de reuniones formales e
informales, el uso de minutas, circulares, notas informativas, vía telefónica, tablero de
comunicación interna, etc.
Gestión de recursos
Provisión de recursos
El Sistema Municipal DIF determina y proporciona los recursos necesarios para:
a) Implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su

eficacia; y
b) Aumentar la satisfacción de la comunidad mediante el cumplimiento de sus
requerimientos.
La determinación y asignación de los recursos necesarios para que las áreas de la organización
puedan desempeñar sus procesos y poder cumplir con el sistema de calidad y los requerimientos
de la comunidad se describen en los procedimientos: DIF-TS-02 “Asignación de Recursos” y
DIF-SA-03 “Adquisiciones”.
Recursos Humanos
Generalidades
El personal que realiza trabajos que afectan a la calidad de los servicios que presta el Sistema
Municipal DIF es competente ya que cumplen los requerimientos de educación, habilidad y
experiencia apropiados, descritos en la descripción de puesto correspondiente (documento DIF-
SA-ANEXO-01 “Descripción de Puestos”).
96
Competencia, toma de conciencia y capacitación.
El Sistema Municipal DIF:
a) Determina la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la
calidad de los servicios prestados a la comunidad, mediante el cumplimiento de la
descripción de cada uno de los puestos de la organización y un proceso de reclutamiento y
selección de personal que permite a la organización contar con gente competente en cada
una de sus áreas;
b) Proporciona al personal del Sistema Municipal DIF capacitación para mantener o

desarrollar su competencia;
c) La capacitación que cubre las necesidades del personal generalmente se le proporciona en

el área de trabajo durante la realización de sus actividades, no es registrada y queda bajo
la responsabilidad del jefe inmediato. En casos que las necesidades de capacitación
requieran de algo más formal, ésta es proporcionada por medio de cursos internos o
externos;
d) Para cumplir con una capacitación formal, el área de personal anualmente coordina la
detección de necesidades de capacitación, enviando a las áreas el formato DNC, una vez
recibida la información, determina en conjunto con las áreas sobre qué cursos son
necesarios para realizar el trabajo y se pueden impartir para mejorar o mantener la
competencia y cuales se desechan, en base a esto se elabora el programa anual de
capacitación y se somete a aprobación de la Dirección General, una vez aprobado, el área
de personal da seguimiento al programa. En caso de requerirse, se brinda capacitación
fuera de programa, para ello se siguen los lineamientos establecidos en el procedimiento
DIF-SA-02 “Capacitación de Personal”;
e) Evalúa en forma periódica la eficacia de la capacitación, para ello al mes de brindada al

empleado, este es evaluado por su jefe inmediato para determinar la eficacia de ésta y
tomar las medidas necesarias;
f) Además de lo anterior, semestralmente se evalúa el desempeño del personal,

determinando la competencia del empleado, el sistema establece que para considerar
competente al empleado, este debe alcanzar en su evaluación un puntaje mínimo de 70, en
caso contrario el jefe inmediato determina la capacitación que requiere el evaluado para
lograr su competencia. La evaluación forma parte del expediente del empleado;
g) El personal de nuevo ingreso (incluyendo prestadores de servicio social) es evaluado por

su jefe inmediato al mes de su ingreso;
h) Se asegura de que su personal es consciente de la pertinencia de sus actividades y de

cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad mediante pláticas no formales en
97
las diferentes áreas de la organización y preguntas alusivas en las auditorías internas de
calidad; y
i) Mantiene los registros apropiados de la educación, capacitación, habilidades y experiencia

del personal, a través de su Departamento de Personal.
Referencias: Procedimientos DIF-SA-01 “Reclutamiento, Selección y Control de Personal” y DIF-SA-02

“Capacitación de Personal”.
Infraestructura
El Sistema Municipal DIF determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para la
conformidad con los requisitos de los servicios que presta a la comunidad. La infraestructura
incluye:
a) Instalaciones y espacios de trabajo adecuados;
b) Equipo para los procesos operativos y administrativos como son el equipo médico y
dental, equipo de rehabilitación, equipo de computo, etc.; y
c) Servicios de apoyo tales como transporte (unidades móviles médico-dental, carrozas,

camionetas para traslado de pacientes, camionetas para distribución de productos
nutricionales, cargueras, microbús, etc.) y conmutador.
Referencias: Procedimientos DIF-SA-05 “Soporte Técnico y Mantenimiento al Equipo de Cómputo”, DIF-SA-07

“Mantenimiento de Instalaciones y Equipo”, DIF-SA-08 “Obra Civil”, DIF-SA-09 “Control y Conservación el
Parque Vehicular y DIF-GC-13 “Control y Mantenimiento del Equipo Médico, Dental y de Rehabilitación”.
Ambiente de trabajo
El Sistema Municipal DIF determina y gestiona un ambiente de trabajo necesario para lograr la
conformidad con los requisitos de los servicios que exige la comunidad, proporcionando
instalaciones dignas y el equipo de trabajo necesario al personal de la organización.
Los responsables de área promueven la comunicación interna, el trabajo en equipo y el respeto

entre su personal; a través de reuniones formales e informales, así mismo la organización
promueve la convivencia entre el personal al organizar convivios de fin de año, celebración de
cumpleaños, día del maestro, día del médico, día del abogado, etc.
98
La contribución del personal para fomentar un buen ambiente de trabajo es evaluada a través de
la evaluación de competencia del empleado, en función de su actitud de servicio, el trabajo en
equipo y sus relaciones interpersonales.
Realización de los servicios.
Planificación de la realización del servicio
El Sistema Municipal DIF planifica y desarrolla los procesos necesarios para ofrecer servicios en
materia jurídica, de salud, desarrollo social, educación, discapacidad y asistencia social con
eficacia y calidez. la planificación de la realización de estos servicios es coherente con los
requisitos de los procesos del sistema de gestión de calidad.
Durante la planificación de la realización del servicio, el Sistema DIF determina cuando sea
apropiado, lo siguiente:
a) Los objetivos de calidad de cada área de la organización y los requisitos de los servicios
mencionados apegándose siempre a la normatividad; lo anterior se indica en el plan de
calidad de los procesos relacionados con la comunidad;
b) La necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos requeridos

para la prestación de los servicios que ofrece la organización;
c) Las actividades requeridas de verificación, seguimiento y monitoreo específicas para los

servicios que presta la organización así como los criterios para la aceptación de los
mismos, lo cual se indica en el plan de calidad de los procesos relacionados con el cliente;
y
d) Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de
realización y de los servicios resultantes, cumplen los requisitos propios del servicio y de
los usuarios.
En la planeación de un nuevo programa (creación interna), el área debe determinar:
• Los requerimientos que exige la comunidad, ya sea por observación directa en la propia
comunidad o por petición de la misma;
• La normatividad vigente;
• Estudio de la población y zona a quien va dirigido;
99
• Recursos (humanos, financieros, equipo, instalaciones, materiales, etc.), con los que se
cuenta para realizar el nuevo programa ;
• La información proveniente de programas similares;
Se establece el proyecto del programa el cual es revisado por la Dirección General y aprobado
por la Junta de Gobierno.
Una vez aprobado el programa se establece el plan de calidad del programa (proceso) en el cual
quedan plasmados los requisitos del servicio, requisitos del cliente, la normatividad aplicable, los
recursos requeridos, las etapas de monitoreo o verificación, los criterios de aceptación, los
responsables del monitoreo, las etapas del análisis de datos, las salidas del proceso y el indicador
de proceso.
Referencias: Procedimientos. DIF-DG-02 “Creación de nuevos programas” y DIF-DG-03”Planeación de la

Calidad”.
Servicios relacionados con la comunidad

Determinación de los requisitos relacionados con los servicios
El Sistema Municipal DIF determina:
a) Los requisitos de la sociedad sobre los servicios que proporciona mediante los siguientes
medios del sistema de gestión de calidad:
• Atención directa de la Dirección General y de las Subdirecciones a la ciudadanía.

• Atención de quejas recibidas en la Presidencia de Naucalpan, en el DIF Estatal, y en
la propia organización.
• Encuestas.
• Los requerimientos que exige la comunidad, ya sea por observación directa en la
propia comunidad o por petición de la misma.
• La normatividad vigente.
• Estudio de la población y zona a quien va dirigido.
b) Los requisitos no establecidos por la comunidad pero inherentes a los servicios que presta la
organización;
c) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables a los servicios que proporciona el Sistema
Municipal DIF, entre los que se encuentran los siguientes: Ley que crea los organismos
públicos descentralizados de asistencia social de carácter municipal denominados sistemas
municipales para el desarrollo integral de la familia, ley de asistencia social, programas,
leyes, códigos, reglamentos de carácter municipal, estatal y federal como son: Ley general de
100
salud, ley de educación, ley de los derechos de las personas adultas, código civil del Estado
de México, norma oficial mexicana NOM-173-SSA-1-1997 para la atención integral a
personas con discapacidad, etc.
Revisión de los requisitos relacionados con los servicios
El Sistema Municipal DIF revisa los requisitos relacionados con el servicio en forma
independiente, ya que no es posible su revisión con la comunidad por no tratarse de una
transacción comercial en la cual se revisa un contrato entre comprador y vendedor. Los servicios
que ofrece el DIF son parte de las acciones que el gobierno municipal de Naucalpan ofrece a sus
habitantes. Sin embargo, existe el compromiso por parte de la organización, de cumplir y hacer
cumplir los programas establecidos por el DIF del Estado de México, la normatividad de los
servicios que ofrece; leyes y reglamentos municipales, estatales y federales vigentes que le
apliquen a la organización y atender y dar solución a las quejas que los usuarios tienen sobre los
servicio que ofrece el DIF.
En la planeación de un nuevo programa de creación interna, surgidos de la necesidad observada

directamente en la comunidad o por petición de la misma, la organización:
a) Revisa los requisitos para proporcionar el servicio (normatividad);

b) Resolver las diferencias entre los requisitos y lo viable; y
c) Revisa la capacidad y viabilidad de que la organización preste el servicio (si cuenta con el
personal necesario, equipo, instalaciones, presupuesto; etc.).
Se mantienen registros de los resultados de esta revisión, a través de la evidencia de la

normatividad aplicable al programa y los recursos asignados.
Se modifican los documentos pertinentes en caso de que el programa sufra algún cambio a
petición de la comunidad a quien va dirigida o por el mismo Sistema Municipal DIF. Así mismo,
la organización se asegura que estos cambios se notifican a las áreas involucradas en el programa.
Referencia: DIF-DG-02 “Creación de Nuevos Programas”.
101
Comunicación con la Comunidad
Los canales de comunicación que utiliza el Sistema Municipal DIF con la Comunidad
naucalpense son entre otros, los siguientes:
a) Información sobre los servicios que presta la organización y de los logros obtenidos por la
prestación de los mismos en beneficio de la comunidad. Esto, a través de mantas, trípticos,
volantes, mamparas colocadas en los centros de atención periféricos, etc. El material de
difusión tiene vigencia durante la administración, a menos que se especifique en estos la
caducidad; sobre todo en lo que se indican tarifas del servicio.
b) Encuestas de salida aplicadas a los usuarios en las áreas de servicio.
c) Buzones de sugerencias colocados en las áreas de servicio y en los centros de atención

periféricos.
d) Atención a quejas por servicios erróneos que haya prestado la organización.
Referencias: DIF-GC-11 “Satisfacción del Cliente”, DIF-GC-12 “Atención a Quejas (servicio no conforme) y
DIF-CS-01 “Imagen Institucional”.
Diseño y desarrollo
Se determina que esta cláusula no aplica al sistema de gestión de calidad del Sistema Municipal
DIF, ya que los programas son diseñados por el DIF del Estado de México (DIFEM) y
establecidos a los Sistemas Municipales DIF.
Compras
Proceso de compras
El Sistema Municipal DIF adquiere sus productos o servicios por medio del área administrativa/
Departamento de Adquisiciones, de la siguiente manera:
El área de adquisiciones adquiere los recursos requeridos por las áreas a través de un
requerimiento de compra firmado por el responsable del área solicitante, en este requerimiento se
indica a detalle las características del producto/servicio a adquirir, para lo cual dependiendo del
monto de este, el área de adquisiciones determina el mecanismo a seguir ya sea por adjudicación
directa ó por licitación, de acuerdo a lo siguiente:
102
a) Adjudicación directa, para adquisiciones con un costo de $ 0.01 a $ 250,000.00 sin IVA.
b) Licitación Restringida, para adquisiciones con un costo de $ 250,000.01 a $ 1,000,000.00 sin

IVA.
c) Licitación Pública, para adquisiciones con costo de $ 1,000,000.01 en adelante.
El Sistema Municipal DIF selecciona a los proveedores en función de su capacidad para

suministrar productos o servicios de acuerdo a los criterios establecidos en los procedimientos
DIF-SA-03 “Adquisiciones”, DIF-SA-05 “Soporte Técnico y Mantenimiento al Equipo de
Computo”, DIF-SA-07 “Mantenimiento de Instalaciones y Equipo” y DIF-SA-09 “Control y
Conservación del Parque Vehicular”. La selección final del proveedor para adjudicación directa
recae en el responsable del área solicitante y si es necesario se someterá a visto bueno del comité
de adquisiciones.
La selección del proveedor en el caso de licitaciones se lleva acabo a través de un dictamen de

adjudicación realizado por el comité de adquisiciones, en base a los criterios de evaluación
establecidos (evaluación legal, financiera, técnica y económica).
El Sistema Municipal DIF evalúa a sus proveedores principalmente, a aquellos que proporcionan
productos ó servicios que repercuten directamente en la calidad de los servicios proporcionados
por la organización.
La evaluación se lleva acabo desde la primera entrega, después de tres evaluaciones realizadas al
proveedor se determina su nivel de confiabilidad, si el proveedor alcanza un nivel mínimo del
75% se incluye en el padrón o lista de proveedores aprobados, en caso contrario se mantiene en
lista de proveedores potenciales continuando con su desarrollo y evaluación constante, los
proveedores que forman parte del padrón de proveedores aprobados son reevaluados
semestralmente.
Referencia: DIF-SA-03 “Adquisiciones”, DIF-SA-05 “Soporte Técnico y Mantenimiento al Equipo de

Computo”, DIF-SA-07 “Mantenimiento de Instalaciones y Equipo”, DIF-SA-09 “Control y Conservación del
Parque Vehicular”, y DIF-SA-12 “Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores”.
103
Información de las compras
Los datos sobre las adquisiciones de productos ó servicios están contenidos en las Requisiciones
de compra y en el Pedido (Orden de Compra). Para el caso de licitación, en las bases de las
licitaciones se establecen los requisitos, en los contratos elaborados una vez declarado el fallo y
en los pedidos elaborados para entregas parciales.
Los documentos de compra y bases de licitación, son revisados y aprobados por las áreas
respectivas antes de su petición o apertura de la licitación.
Verificación de los productos comprados
La verificación del cumplimiento de los productos comprados con los requisitos solicitados, es
responsabilidad en primera instancia del área que los solicito y en segunda por el propio usuario,
por lo tanto durante la recepción del mismo el usuario verifica que estos cumplan con lo
especificado en el requerimiento y su funcionamiento; se firma de conformidad la factura
correspondiente, en caso contrario se rechaza el producto dando, el área de adquisiciones, el
seguimiento con el proveedor. En el caso que el producto presente problemas durante su uso
después de la recepción, es notificado al área de adquisiciones a través de oficio para que este le
de seguimiento con el proveedor haciendo valer la garantía y servicios ofrecidos.
Para productos que entran directamente en el almacén, como son los productos que integran las
despensas, desayunos y refrigerios escolares, son inspeccionados durante su recibo por personal
del área, en base a lo establecido en el pedido y a los criterios de aceptación establecidos en el
procedimiento DIF-SA-04 “Control de Almacén”. Para los productos recibidos en el almacén
como papelería, refacciones, consumibles, etc, se verifica que cumplan con lo especificado en el
pedido a través de la inspección visual para asegurar que no estén dañados o maltratados.
Cuando se requiere que los productos adquiridos por el Sistema Municipal DIF sean verificados
en las instalaciones de los proveedores, el solicitante y el responsable del área de adquisiciones
acudirán a esta y verificarán la calidad de los productos.
Referencia: DIF-SA-03 “Adquisiciones”, DIF-SA-04 “Control de Almacén”
104
Prestación del servicio
Control de la prestación del servicio
La organización planifica y lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas.
Las condiciones controladas para llevar a cabo la prestación de los servicios que proporciona el
Sistema Municipal DIF incluyen:
a) La disponibilidad de información que describa las características de los servicios que

presta la organización, indicados en el plan de calidad y procedimientos documentados ;
b) La disponibilidad de procedimientos de trabajo en las áreas dónde se presta el servicio;
c) El uso del equipo apropiado durante la prestación del servicio (equipo de computo, equipo
médico, dental, de rehabilitación, etc.).
d) La implementación de actividades de seguimiento y medición; para ello trimestralmente

se verifica el cumplimiento de los indicadores de medición de proceso, así mismo, la
aplicación de encuestas para determinar la satisfacción de la comunidad sobre los
servicios suministrados. El equipo de medición utilizado es calibrado y verificado
periódicamente para asegurar la validez de los resultados arrojados por estos durante la
prestación del servicio.
e) La liberación del servicio una vez cubiertos los requisitos del servicio y los propios de la
comunidad.
Validación de los procesos y de la prestación del servicio
La organización valida aquellos procesos de la prestación del servicio donde su resultado no

puede verificarse mediante actividades de seguimiento y medición; como es el caso del servicio
médico dental en el que raramente se puede inspeccionar el resultado del proceso; ya que este se
realiza en la interfase DIF-paciente y las deficiencias se hacen aparentes una vez prestado el
servicio.
El Sistema Municipal DIF demuestra la capacidad de estos procesos para alcanzar los resultados
planificados y establece la disposición para estos procesos incluyendo:
a) Los criterios definidos para la revisión y aprobación de los procesos (indicados en el plan
de calidad);
105
b) La aprobación de equipos y la calificación del personal;
c) El uso de métodos y procedimientos específicos;
d) Los requisitos de los registros; y
e) La revalidación de los procesos (procedimientos, equipo, competencia de personal).
Identificación y trazabilidad
El Sistema Municipal DIF identifica sus servicios principalmente a través de los expedientes (de
pacientes, alumnos, grupos, programas, compras, etc.) y demás registros derivados de los
procedimientos establecidos. Ante un servicio erróneo por parte del Sistema Municipal DIF, el
área involucrada realiza la trazabilidad del proceso correspondiente al mal servicio, con la
finalidad de identificar en que parte del proceso se cometió la desviación e implementar las
acciones necesarias que corrijan y eviten la repetición de la misma.
La verificación de la trazabilidad consiste en solicitar a los responsables del proceso implicado

los registros indicados en el procedimiento correspondiente y hacer el análisis de estos
determinando de esta manera si al actividad se realizó o no correctamente.
Durante las etapas apropiadas del proceso de un servicio (ver plan calidad para cada proceso) los
responsables del monitoreo describen el estado que guarda el servicio, en los documentos
correspondientes, el tipo de descripción es redactado de acuerdo al tipo de servicio y términos
técnicos que se manejen en estas área.
Independientemente de la trazabilidad que se realiza como consecuencia de un servicio erróneo,

la Coordinación de Calidad realiza cada catorce días un ejercicio de trazabilidad, a las áreas que
el determine o que requieren ser más vigiladas, con la finalidad de determinar si se esta
realizando correctamente el proceso.
Referencia: procedimiento DIF-GC-15 “Identificación y Trazabilidad”.
106
Propiedad del cliente
El Sistema Municipal DIF requiere en algunas áreas (como son: área educativa, atención
psicológica, área jurídica, de atención a la discapacidad, etc.) para poder prestar el servicio, de
documentos personales propiedad del cliente, como son copias de actas de nacimiento y
comprobante de domicilio u originales de comprobante de ingresos, estudios de laboratorio y
gabinete, etc. Para ello mientras estén siendo utilizados por la organización se identifican (a
través del expediente del usuario) y se protegen para evitar su daño o extravío. Cualquier
documento propiedad del cliente que se dañe o extravíe, le es notificado de inmediato,
indicándole la razón del daño o extravío y se le solicita nuevamente los documentos si se requiere
(cubriendo en su caso los gastos, el responsable del daño o extravío).
En las estancias infantiles y centros de desarrollo infantil (CDI) se considera como propiedad del
cliente los niños que quedan bajo su resguardo, por lo que es responsabilidad de los encargados
de estos centros, proteger y salvaguardar a los pequeños durante su permanencia en dichos
lugares, cualquier anomalía presentada por el niño durante su estancia es registrada en sus
respectivos expedientes (médicos y/ó administrativos) y notificada al padre de familia asumiendo
estos centros la responsabilidad que les aplique.
Referencia: procedimientos específicos de estas áreas.
Preservación del servicio
El Sistema Municipal DIF para proporcionar el servicio de distribución de productos

nutricionales (despensas, desayunos y refrigerios escolares) requiere del almacenamiento,
protección y preservación de los mismos antes de ser proporcionados al cliente, para ello
trimestralmente se realiza una auditoría al almacén para evaluar las condiciones de las
instalaciones, los contenedores, el acomodo y rotación de los productos, fecha de caducidad,
condiciones sanitarias, etc.
En el caso de ataúdes y accesorios de velación estos son protegidos para evitar su daño o
deterioro, los ataúdes son manipulados adecuadamente y almacenados en anaqueles o racks para
107
preservar su calidad. El almacén se mantiene en buen estado para evitar humedad y creación de
fauna nociva.
En las áreas de ludotecas y bibliotecas se protege el acervo bibliográfico, ludográfico y

videográfico de polvo, humedad, rayos del sol, etc. Así mismo, se instruye al usuario sobre el
manejo del material evitando el maltrato y se mantiene el control para evitar perdidas. En el área
de archivo de concentración en DIF central, los documentos resguardados son protegidos para
evitar su daño o deterioro, para esto, el área cuenta con extractores de aire y extintores. De igual
forma, el área mantiene el control del inventario y préstamo de documentos.
Por otra parte, las áreas de DIF son fumigadas periódicamente para evitar la creación de fauna
nociva.
Referencia: DIF-SA-04 “Control de Almacén”, DIF-SA-10 “Servicios Funerarios”, DIF-SA-

13 “Archivo de Concentración”.
Medición, análisis y mejora
Generalidades
El Sistema Municipal DIF ha planificado e implementado los procesos de seguimiento, medición,
análisis y mejora necesarios para:
a) Demostrar la conformidad de los servicios que presta;

b) Asegurar la conformidad del sistema de gestión de calidad; y
c) Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad.
Esto comprende la aplicación de los métodos estadísticos utilizados para el análisis y solución de
los problemas.
108
Seguimiento y medición
Satisfacción de la comunidad
Los métodos utilizados por el Sistema Municipal DIF para obtener la información relativa a la
percepción de la comunidad respecto a los servicios que presta, son entre otros los siguientes:
a) A través de las opiniones, sugerencias o quejas directas recibidas por los responsables del
programa, las Subdirecciones, Dirección y Presidencia.
b) A través de las opiniones, sugerencias o quejas colocadas en los buzones de sugerencias los
cuales se encuentran en las áreas de servicio y centros de atención periféricos.
c) A través de encuestas aplicadas a los usuarios sobre el servicio brindado. En estas encuestas
se pide la opinión del usuario sobre el servicio y trato brindado, otorgándole el usuario una
calificación.
d) Con las cartas de agradecimiento por parte de los ciudadanos dirigidos a la Dirección
General y Presidencia, como reconocimiento a su apoyo.
La información obtenida es analizada por el área correspondiente, tomando en cuenta las quejas
de la ciudadanía, ya que estas van de la mano con la satisfacción del cliente.
En el caso de que la percepción de la comunidad (usuario) sea negativa, ésta será analizada por el
área afectada, con la finalidad de determinar acciones que conlleven a la solución del problema.
Referencia: DIF-GC-11 “Satisfacción del Cliente”, DIF-GC-12 “Atención a Quejas”, DIF-GC-06 “Acciones
Correctivas” y DIF-GC-07 “Acciones Preventivas”.
109
3.4.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Los manuales de procedimiento son realizados por cada una de las áreas de acuerdo a las
funciones que tienen, estos procedimientos son revisados por la Directora del Sistema DIF, el
representante de la dirección y cada uno de los subdirectores de área para ser aprobado y darle
seguimiento.
El representante de la Dirección es el encargado de registrar el procedimiento mediante un

número que corresponde a la subdirección y departamento acompañado por un número de
revisión, el cual se normaliza de acuerdo a los procedimientos establecidos por las diferentes
áreas.
3.4.2.1 CONTROL DE DOCUMENTOS
REFERENCIAS
1.1 Manual de Calidad DIF-MC-01.

1.2 Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 Punto 4.2.3
1.3 Los registros resultantes del presente procedimiento son controlados de acuerdo a lo
descrito en el procedimiento DIF-GC-03 “Control de Registros de Calidad”.
1.4 Las condiciones negativas o desviaciones que se presenten durante el desarrollo del
proceso descrito en el presente procedimiento, deben ser tratadas de acuerdo a lo descrito
en los procedimientos DIF-GC-06 “Acciones Correctivas” y DIF-GC-07 “Acciones
Preventivas” respectivamente.
1.5 El presente procedimiento es evaluado de acuerdo a lo descrito en el procedimientos DIF-
GC-08 “Auditorías Internas” y DIF-DG-01 “Revisión de la Dirección”.
1.6 El presente procedimiento forma parte del plan de calidad del Sistema DIF (ver
procedimiento DIF-GC-05 "Planeación de Calidad").
OBJETIVO
Establecer los criterios generales para asegurar que los documentos que describen y registran
las actividades que afectan la calidad del servicio, sean utilizados bajo condiciones controladas
y de esta manera prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
110
DEFINICIONES
Documento.- Cualquier tipo de información soportada en registros, especificaciones,

procedimiento documentado, informe, norma, etc. El medio de soporte puede ser papel, disco
magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
Fotocopia.- Documento o registros generados en papel.
Copia electrónica.- Documentos generados en medios electrónicos y que pueden ser

transmitidos por medio de un sistema de red electrónica, discos magnéticos, ZIPS, Discos
Compactos (CDS), etcétera.
DIF.- Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia.
DIFEM.- Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de México.
FORMATOS
Hoja de Transmisión de Documentos Controlados (DIF-GC-02-02).
Lista Maestra de Documentos Controlados (DIF-GC-03).
Matriz de Distribución de Documentos Controlados (DIF-GC-04).
Lista de Firmas Autorizadas para la Aprobación de Documentos Controlados
(DIF-GC-05).
Revisión de Documentos Controlados (DIF-GC-06).
Hoja de Cancelación de Documentos Controlados (DIF-GC-07).
Lista de Documentos Controlados de Origen Externo (DIF-GC-08).
Asignación de Número de Copia (DIF-GC-02-09).
ALCANCE
Los criterios aquí descritos se aplican en el control, distribución y utilización de los
documentos que describen y registran las actividades relacionadas con la calidad del servicio
que presta el sistema DIF de Naucalpan.
RESPONSABILIDADES
Las distintas áreas, grupos y personas que realicen actividades relacionadas con la calidad del
servicio que presta la organización, son responsables de utilizar únicamente documentos
controlados en su última revisión.
Es responsabilidad de la Dirección General, la Coordinación de Gestión de Calidad, las

Direcciones, Subdirecciones y Jefaturas correspondientes cumplir con los lineamientos
descritos en el presente procedimiento.
111
DESARROLLO
Los documentos que forman parte del sistema de calidad del sistema DIF son los siguientes:
Documentos Controlados, son los documentos de origen internos-externos que

describen, registran y controlan las actividades relacionadas con la calidad del servicio
prestado por el sistema DIF. Estos documentos son la base documental del sistema de
calidad de la organización, los cuales se listan a continuación:
a) Manual de Calidad (internos).

b) Procedimientos, anexos e instructivos de trabajo (internos).
c) Formatos internos del sistema de calidad (internos).
d) Registros de Calidad como son oficios, formatos utilizados, facturas,
contratos, licitaciones, etc. que evidencian el cumplimiento de una actividad
(internos).
e) Formatos de origen externo utilizados por el DIF en el desarrollo de sus
actividades (externos).
f) Normas, Leyes, Bandos Municipales, Gacetas, Reglamentos, Guías de la
SEP, etc. (externos).
Documentos retenidos para preservación de conocimientos, son aquellos que son

conservados para usarlos en un tiempo futuro, ya que estos podrían ayudar en la solución
de problemas que tengan relación con el contenido de estos mismos (acciones
preventivas y correctivas, expedientes médicos, expedientes legales, etc).
Documentos Generales, son aquellos que no evidencian en forma directa la realización

de una actividad relacionada a un proceso del sistema DIF. Algunos de estos
documentos son oficios, memorandums, cartas, etc. Estos documentos no requieren de
una revisión periódica ni de adecuaciones futuras, por lo que su control se ajusta a las
políticas de cada área.
Los formatos de origen externo que el Sistema DIF utiliza para evidenciar sus actividades se
muestran en el procedimiento correspondiente, pero estos sólo como ejemplo ya que sufren
constantes cambios, los cuales quedan fuera del alcance del sistema DIF.
Los documentos controlados de origen externo como son leyes, códigos, normas, guía de la
SEP, etc., siguen los mismos lineamientos de un documento controlado de origen interno, con
excepción de los documentos que son propiedad del empleado y que son prestados por el
mismo para la realización de sus actividades y aquellos que tienen un estatus legal, ya que a
estos no se les puede poner ninguno de los sellos con los que cuenta el sistema de calidad del
sistema DIF.
Lista Maestra de Documentos Controlados
La Coordinación de Gestión de Calidad elabora la “Lista Maestra de Documentos

Controlados” anotando los documentos controlados del sistema de calidad. En esta lista
112
de igual manera se indica la clave, título del documento, su revisión actual, fecha de
edición y estado que guarda cada documento controlado.
La Coordinación de Gestión de Calidad mantiene actualizadas las listas maestras de

documentos controlados. Esto se hace con el fin de conocer en forma inmediata la
revisión actual de cada documento controlado del sistema de calidad (exceptuando los
de origen externo, en los cuales es responsabilidad de cada área llevar su control).
Los documentos controlados de origen externo del presente procedimiento son
controlados en las diferentes áreas de la organización que los utilicen. Cada área cuenta
con una lista actualizada de estos documentos aplicables a su área en particular y tienen
la obligación de verificar constantemente la edición actual de estos documentos y
actualizar esta lista en caso de ser necesario. Así mismo, es responsabilidad de cada área
conseguir las ediciones actualizadas de estos documentos.
Matriz de Distribución de Documentos Controlados
La Coordinación de Gestión de Calidad elabora la “Matriz de Distribución de

Documentos Controlados” con base en la distribución indicada en los procedimientos.
Esta matriz sólo aplica para documentos controlados de origen interno como son el
manual de calidad, procedimientos, anexos, formatos, etc., del sistema de calidad.
La Matriz de Distribución de Documentos Controlados se actualiza cuando sea

necesario, ya sea que se genere un nuevo documento, se anexe una nueva área o se
cancele un área.
La Matriz de Distribución de Documentos Controlados nos da una visión amplia de las

áreas de aplicación de cada uno de los documentos controlados.
Transmisión de Documentos Generales
Los originales, fotocopias y copias electrónicas de los documentos generales, son

transmitidos por el originador y/o responsable del área correspondiente del documento a
las otras áreas involucradas por medio de oficios, circulares, cartas o cualquier otro
medio semejante. El área receptora del documento debe siempre firmar el
correspondiente acuse de recibo, lo cual puede ser hecho a mano indicando la palabra
“RECIBI”, fecha, el nombre de la persona que recibe y firma, o por medio de un sello de
acuse, el cual además de los datos ya mencionados, puede especificar el nombre del área
que recibe.
Una vez recibido los documentos, el área receptora los distribuye a las personas
correspondientes dentro de su área, para luego ser colocados en el lugar correspondiente
al documento.
Transmisión de Documentos Controlados
Para el manual de calidad, procedimientos, anexos, instructivos de trabajo, formatos

internos y externos, la Coordinación de Gestión de Calidad, una vez emitido y aprobado
113
el documento, recopila las firmas correspondientes de autorización y distribuye los
documentos, por medio de la Hoja de Transmisión de Documentos a las personas
asignadas.
Cuando se transmiten Normas, Leyes, Bandos Municipales, Gacetas, Reglamentos,

Guías de la SEP, etc., el área responsable de éstas, las debe transmitir de igual forma por
medio de la Hoja de Transmisión de Documentos Controlados.
Los registros de calidad (oficios, facturas, contratos, licitaciones, etc), que evidencian la
realización de las actividades del sistema de calidad se transmiten por medio de oficios,
memorandums, etc.
En caso de ser un documento controlado con nueva revisión, el área transmisora retira
las ediciones anteriores, para luego proceder a destruirlas. Para una transmisión
electrónica, de igual manera, el área transmisora verifica que se borre de la computadora
del destinatario, la versión anterior del documento transmitido (la destrucción de
documentos controlados obsoletos no aplica a registros de calidad).
En el caso que el responsable de un área por la razón que sea, quiera conservar una copia
de un documento controlado obsoleto, esta copia debe ser identificada con el sello de
“obsoleto” y evitar de esta manera el uso no intencionado del documento. En este caso,
es obligación del responsable del área cuidar que no se use el documento obsoleto
durante la realización de las actividades correspondientes. Para copias electrónicas el
responsable del área tiene la obligación de hacer buen uso de estas y poner los controles
necesarios para el caso.
Como un control de los documentos controlados transmitidos electrónicamente, en el

espacio correspondiente a OBSERVACIONES DURANTE LA TRANSMISIÓN, se
anota que la distribución es por medios electrónicos, el tamaño que tiene el documento,
su fecha y hora de la versión que sé esta entregando, además de que el documento sólo
esta disponible en formato sólo para lectura. Así mismo, en el control de estas
transmisiones, siempre existe un documento original en papel (controlado por el área
transmisora), ya que sobre este se realizan las aprobaciones, modificaciones, controles,
colocación de sellos, etc.
Solamente se transmiten documentos controlados debidamente aprobados con las fechas

y firmas del personal autorizado, conforme al registro de firmas autorizadas para la
aprobación de documentos controlados.
Para manual de calidad, procedimientos, anexos, instrucciones de trabajo y formatos la

transmisión de éstos se realiza conforme a la tabla de distribución indicada en cada
procedimiento y la “Matriz de Distribución de Documentos Controlados”. Para el resto
de documentos controlados estos se transmiten a las áreas involucradas en estos
documentos.
114
El número de copia asignado a cada documento controlado distribuido, se basa en la
asignación de número de copias del presente procedimiento.
La transmisión de más de una copia controlada dentro de una misma área, se realiza
asignándole un número de copia, el cual se basa en el número asignado al área más un
número consecutivo de copia adicional separado por un punto.
Ejemplo: De acuerdo a la asignación de copias controladas del procedimiento

DIF-SA-02 "Capacitación de Personal” éste debe ser entregado dentro del área
Administrativa al Subdirector y a la Jefatura de Personal, por lo que cada uno
tendrá su copia controlada. A la Subdirección Administrativa le corresponde la
copia controlada número 5 y a la Jefatura de Personal siguiendo con los
linemientos descritos en este punto, se le asigana la copia controlada número 5.3.
Todas las fotocopias de documentos controlados que son transmitidas llevan el sello de
“DOCUMENTO CONTROLADO”. En el caso de que la entrega se realice en archivo
electrónico este mismo formato evidencia el número de copia para cada área y que este
documento fue transmitido al área asignada.
La Coordinación de Gestión de Calidad y los responsables de cada área tienen la

obligación de vigilar que no se usen documentos obsoletos. Estas vigilancias se hacen
por medio de auditorías internas y vigilancias no programadas. En el caso de encontrar
desviaciones en la aplicación del presente procedimiento se implementan las acciones
correctivas pertinentes y se registran de acuerdo a lo indicado en el procedimiento DIF-
GC-08 “Auditorías Internas”, DIF–GC-06 “Acciones Correctivas” y DIF-GC-07
“Acciones Preventivas”.
La transmisión de documentos a ciudadanos y proveedores se realiza en forma oficial

mediante cartas, oficios o circulares.
Revisión y actualización de documentos controlados.
La revisión de documentos controlados del sistema de gestión de calidad del sistema

DIF, aplica sólo a documentos de origen interno como son el manual de calidad,
procedimientos, anexos, instructivos de trabajo, formatos, etc. Estos documentos sufren
cambios cuando exista:
a) Un cambio o modificación en el equipo.

b) Un cambio o modificación en el proceso.
c) Un cambio o modificación en la estructura de la organización.
d) Una mejora en los procesos y/o equipo.
e) Un cambio como resultado de una acción preventiva o correctiva.
f) Desaparición de algún proceso y/o equipo.
115
Cuando los documentos controlados sufren un cambio mínimo como puede ser una
frase, cambio de logo de la organización, cambio de título, cambio de tipo de letra o
cambios que no cumplen con lo estipulado, no es necesario cambiar la revisión del
documento.
Cuando existe alguna de las situaciones mencionadas, el responsable del área del
documento, le envía al área de Gestión de Calidad los cambios que sufre el documento a
lápiz o tinta (azul o negra) en la copia controlada de su área, sobre las mismas líneas de
los párrafos que se están cambiando.
En el caso de que el documento tenga demasiados cambios y no sea práctico hacerlo

sobre los párrafos del documento, estos se pueden enviar en un formato libre, en el cual
se indique el punto y los cambios a realizar en el documento.
Con esta información el área de Gestión de Calidad realiza las modificaciones

solicitadas al documento y terminadas éstas, le regresa al área en cuestión el documento
corregido para que verifique que los cambios solicitados fueron realizados.
Una vez verificado y aceptado lo anterior, el área de Gestión de Calidad los reedita con
el número de revisión actual, se aprueban y se transmiten según la lista de distribución
del procedimiento y la Matriz de Distribución de Documentos Controlados. Durante la
transmisión, en caso de ser necesario, se explica a las áreas los cambios realizados en el
documento transmitido.
El original o una copia controlada que contenga los cambios realizados, se le coloca el
sello de “OBSOLETO” y se guarda en el archivo de documentos obsoletos. Si los
cambio fueron enviados en una hoja a parte, esta hoja se adiciona al procedimiento
obsoleto.
Sumado al punto anterior, el área de Gestión de Calidad llena el formato “Revisión de

Documentos Controlados”, dónde se indica el motivo del cambio y en caso de que los
cambios no sean muy extensos, se índica en la columna de “CAMBIO REALIZADO”el
detalle de los mismos. Por el contrario, si estos cambios son muchos, en la columna de
“CAMBIO REALIZADO” de este formato, se indica alguna nota que explique en forma
general los cambios que el documento ha sufrido.
Si por alguna razón, un documento controlado que ha sido revisado y modificado se

tarda un tiempo considerable en la reedición de la nueva revisión y los cambios
realizados no afectan el desarrollo de los procesos y/o la calidad del servicio prestado, el
área debe utilizar la revisión anterior, es decir la que no contiene los nuevos cambios,
hasta que se le haga entrega el documento con revisión nueva.
Si por el contrario, los cambios son importantes en el desarrollo del proceso y la calidad
de los servicios prestados, estos se pueden aplicar antes de que el procedimiento nuevo
se edite, siempre y cuando el original y las copias controladas asignadas contengan los
cambios a lápiz o tinta (azul o negra) sobre el documento, la fecha, firma del responsable
de las área al cual corresponde el procedimiento y la firma del área de Gestión de
116
Calidad.
Además de lo anterior, es responsabilidad de cada área plasmar a lápiz o pluma los

cambios realizados en las copias controladas asignadas a su área y capacitar a personal
para que estos cambios se cumplan.
En caso de copia electrónica los cambios se evidencian en el documento original.
En el caso que el documento controlado revisado sea un formato y los cambios

realizados a éste no afecten al proceso y procedimiento correspondiente, el cambio de
revisión sólo se hace en el formato, conservando el procedimiento su revisión actual. Es
decir, el procedimiento puede tener una revisión diferente a los formatos que sean parte
del mismo.
Los cambios a los documentos controlados que integran el sistema de calidad, son
revisados y aprobados por las mismas áreas involucradas que revisaron y aprobaron el
original (a menos que se especifique otra cosa o los responsables ya no se encuentren en
el área correspondiente) y apegados a los lineamientos marcados en el procedimiento
DIF-GC-01 “Elaboración de Documentos”.
Para la aprobación y revisión de un cambio, los encargados de la revisión tienen acceso

a la información de respaldo pertinente que fundamente su revisión y aprobación.
Un documento controlado revisado y modificado debe incluir su estado actual de

revisión en los espacios destinados para ello (ver procedimiento DIF-GC-01
“Elaboración de Documentos).
Los documentos controlados de origen externo no se revisan en el sistema DIF, ya

que esto queda fuera del alcance de la organización.
Cancelación de documentos controlados de origen interno.
La cancelación de documentos controlados del sistema de gestión de calidad del sistema

DIF aplica a documentos de origen interno como son el manual de calidad,
procedimientos, anexos, instructivos de trabajo, formatos, etc. La cancelación de estos
documentos se realiza de acuerdo a lo siguiente:
Cuando ya no esté incluido dentro de la estructura del sistema de calidad.
Cuando el procedimiento o las funciones y responsabilidades de un departamento se

transfieran a otra área o departamento.
La cancelación de documentos controlados se documentan en el formato “Hoja de

Cancelación de Documentos Controlados”.
El formato de hoja de cancelación de documentos controlados es preparado por la

Coordinación de Gestión de Calidad, por lo que una vez realizada la cancelación
117
respectiva, la coordinación debe verificar que estén destruidas todas las copias del
documento.
Se mantiene un archivo conteniendo las revisiones anteriores de los documentos

controlados (generalmente el original). Estos documentos son identificados como
“obsoletos” en el caso de que sean sustituidas por nuevas ediciones ó de “cancelado”,
en el caso de que sean dados de baja.
A consideración de la Coordinación de Gestión de Calidad, se puede tener una copia

electrónica de estos documentos. El tiempo de conservación de estos archivos se
especifican en el procedimiento DIF-GC-03 “Control de Registro de Calidad”.
Los documentos controlados de origen externo no se pueden cancelar en el sistema

DIF, ya que esto queda fuera del alcance de la organización.
El Sello de “Solo para Capacitación”, se coloca en documentos controlados de origen interno

que sean copiados para fines de capacitación. El área de Gestión de Calidad, no tiene la
obligación de actualizar los documentos en las áreas que se les proporciona una copia no
controlada, cuando estos documentos son revisados y reeditados con una nueva revisión.
El Sello de “Solo para Información”, se coloca en documentos controlados de origen interno

que sean copiados para fines de información. El área de Gestión de Calidad, no tiene la
obligación de actualizar los documentos en las áreas que se les proporciona una copia no
controlada, cuando estos documentos son revisados y reeditados con una nueva revisión.
Los documentos controlados de origen interno (manual de calidad, procedimientos, anexos,

instructivos, formatos, etc.) entran en vigor el día que se transmiten a las diferentes áreas. La
transmisión no debe exceder de 10 días hábiles después de la fecha de aprobación.
El manual de calidad, procedimientos, anexos, instrucciones de trabajo y formatos del sistema

de calidad, están en los lugares donde son efectuadas las actividades correspondientes a estos
documentos, a través de una fotocopia y/o archivo electrónico en su última revisión. El
personal involucrado tiene acceso total a estos documentos.
3.4.2.2 CONTROL DE REGISTROS

REFERENCIAS
Manual de Calidad DIF-MC-01.
Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000.
El control del presente procedimiento se hace siguiendo los lineamientos descritos en el
procedimiento DIF-GC-02 “Control de Documentos”.
Los registros resultantes del presente procedimiento son controlados de acuerdo a lo descrito
en el procedimiento DIF-GC-03 “Control de Registros de Calidad”.
El presente procedimiento es evaluado de acuerdo a lo descrito en el procedimiento DIF-GC-
08 “Auditorías Internas”.
118
El presente procedimiento forma parte del plan de calidad del Sistema DIF (ver procedimiento
DIF-GC-05 "Planeación de Calidad".
OBJETIVO
Describir las responsabilidades y métodos a seguir en el desarrollo y aprobación de los
documentos que describen y registran las actividades relacionadas con la calidad de los
servicios prestados por el Sistema Municipal DIF.
DEFINICIONES
Procedimientos.- Forma especificada para llevar a cabo una actividad ó un proceso. Los
procedimientos pueden estar documentados o no. Cuando un procedimiento está
documentado, se utiliza con frecuencia el término “procedimiento escrito” o
“procedimiento documentado”.
Un procedimiento escrito ó documentado generalmente contiene, dentro de los

propósitos y alcances de una actividad, qué debe hacerse y por quién; cuándo, dónde y
cómo debe ser hecha, que materiales, equipo y documentos deben ser utilizados; y cómo
ésta debe ser controlada y registrada.
Documento.- Cualquier tipo de información soportada en registros, especificaciones,
procedimiento documentado, informe, norma, etc. El medio de soporte puede ser papel, disco
magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de éstos.
DIF.- Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia.
DIFEM.- Sistema para el Desarrollo Integral de la familia el Estado de México.
FORMATOS
Portada de Procedimientos.
Hoja de Desarrollo de Procedimientos.
Sello de Revisión de Formatos.
ALCANCE
Los lineamientos aquí descritos son utilizados en el desarrollo de todos los documentos que
describen y registran las actividades relacionadas con la calidad del servicio que presta el
sistema DIF Naucalpan. Es importante aclarar, que hay áreas de la institución que cuentan con
manuales propios del área, instructivos, reglamentos municipales y estatales, leyes, etcétera,
los cuales no son alterados para cumplir con los lineamientos descritos en este procedimiento,
sino que son integrados al sistema de calidad de la organización.
RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de la Dirección General, la Coordinación de Gestión de Calidad, las
Direcciones, Subdirecciones y Jefaturas correspondientes cumplir con los lineamientos
descritos en el presente procedimiento.
119
DESARROLLO
Elaboración de procedimientos.
Cada una de las Direcciones, Subdirecciones y Jefaturas de la Organización, designa a

las personas responsables de la coordinación de los procedimientos de su área.
Las personas asignadas, tienen la función de proporcionar al área de Gestión de Calidad,

la información necesaria para la elaboración de los procedimientos del área, los cuales
deben ser suficientes para cubrir los requisitos de la norma NMC-CC-9001-IMNC-2000.
Con la información proporcionada por cada área, el Coordinador de Gestión de Calidad

elabora y transmite a las disciplinas involucradas un borrador de los procedimientos y
formatos, para que estas lo revisen e indiquen sus comentarios sobre el mismo
documento. En el borrador se indica el “Contenido del Procedimiento”.
El responsable del procedimiento incorpora los comentarios que él considere pertinentes,

después de esto, lo envía a la Coordinación de Gestión de Calidad para que ésta incluya
estos comentarios en el procedimiento, prepare el documento original, haga su
aprobación final respectiva y lo envíe a las áreas involucradas para su aprobación final
correspondiente.
Una vez que el procedimiento fue aprobado, se edita y se transmite a todas las áreas
involucradas.
Todos los procedimientos del proceso de calidad, son elaborados sobre los formatos:
“Portada de procedimientos” y “Hoja de Desarrollo de Procedimientos”.
En la hoja de portada de procedimientos, la cual también puede utilizarse como portada

para cualquier otro documento, aparecen los siguientes puntos:
a) DOCUMENTO: Se indica el tipo de documento (manual de calidad,

procedimiento, anexo, instructivo de trabajo, etc.).
b) ÁREA: Se identifica la dirección, subdirección, coordinación o jefatura a la

cual pertenece el documento.
c) CLAVE: Se indica la clave del procedimiento.
d) TÍTULO: En este espacio se indica el título del documento.
e) REVISIÓN: Se indica el número de revisión al cual a sido sometido el

procedimiento. La primera edición de los procedimientos que formen parte
del Sistema de Calidad creado bajo los lineamientos de la Norma NMX-CC-
9001-IMNC-2000 comienza con la revisión 1 para que en posteriores
revisiones aumente en orden consecutivo.
120
f) ELABORADO POR: Tiene una línea, debajo de la cual debe ir el nombre de
la persona que elaboró el procedimiento y por arriba de la línea su firma
correspondiente.
g) APROBACIONES: En este apartado se indican las áreas facultadas para

aprobar un procedimiento, que es en primer lugar el área generadora y si es
necesario el un área diferente a la originadora del procedimiento la cual se
vea fuertemente afectada por el mismo, seguido por la Coordinación de
Gestión de Calidad del sistema DIF y por último la Dirección General del
Sistema DIF. La Coordinación de Gestión de Presidencia aprueba todos los
procedimientos del área de gestión de calidad (procedimientos del Sistema
de Calidad).
h) FECHA: Se refiere a la fecha de aprobación del procedimiento, que es

cuando se haya completado el ciclo de aprobación.
Todos los procedimientos del proceso de calidad deben tener el siguiente orden en sus
páginas iniciales:
a) Página 1: Portada del procedimiento.

b) Página 2: Índice o contenido del documento.
c) Página 3 en adelante: Desarrollo del procedimiento.
La hoja de desarrollo de procedimientos contiene la siguiente información:
a) EL TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO: Es el nombre con el cual se le conoce

al procedimiento.
b) LA CLAVE DEL PROCEDIMIENTO: Es el clave que se asigna a cada

procedimiento para identificar su área organizacional de origen de acuerdo a
lo siguiente:
DIF-XX-XX
Siglas del Sistema Municipal Para el Desarrollo

Integral de la Familia.
Dos letras que identifican el área de aplicación.
Número consecutivo del procedimiento.
Ejemplo: Clave del procedimiento: DIF-GC-01
121
Donde:
DIF Siglas de Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia.

GC Es la clave para el área de la Coordinación de Gestión de Calidad.
01 Número consecutivo del procedimiento.
Las letras iniciales correspondientes a las áreas específicas de trabajo son las
siguientes:
DIF-MC MANUAL DE CALIDAD.

DIF-PS PRESIDENCIA DEL SISTEMA.
DIF-DG DIRECCIÓN GENERAL
DIF-GC COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD.
DIF-SA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA.
DIF-SE SUBDIRECCIÓN DE ASISTENCIA EDUCATIVA.
DIF-SJ SUBDIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS.
DIF-SM SUBDIRECCIÓN DE SERVICIO MÉDICO-DENTAL.
DIF-SD SUBDIRECCIÓN DE DESARROLLO SOCIAL.
DIF-AD SUBDIRECCIÓN DE ATENCIÓN A LA DISCAPACIDAD.
DIF-CS COMUNICACIÓN SOCIAL.
DIF-SS PROMOCIÓN Y SERVICIO SOCIAL.
DIF-TS TESORERÍA.
DIF-AS UNIDAD DE PROMOCIÓN PARA LA ASISTENCIA SOCIAL
(UPAS).
c) REVISIÓN: Se indica el número de revisión al cual a sido sometido el

procedimiento. La primera edición de los procedimientos que formen parte
del Sistema de Calidad creado bajo los lineamientos de la Norma NMX-CC-
9001-IMNC-2000 comienza con la revisión 1 para que en posteriores
revisiones aumente en orden consecutivo.
d) PAGINACIÓN: Es el número que índica el orden de las páginas

considerando el total de páginas que contiene el procedimiento sin contar los
anexos que generalmente muestran los formatos.
e) ÁREA DE TRABAJO: Es espacio designado dentro del formato para redactar

el texto del documento.
f) FECHA: Es la fecha en la cual se termino de elaborar el procedimiento.
Formato de fecha.
El formato de fecha que debe llevar los procedimientos del Sistema de Gestión
de Calidad se escribirá de acuerdo al formato internacional de fechas,
comenzando con el día, seguido de las tres primeras letras del mes y finalizando
122
con los dos últimos dígitos del año, separados por una diagonal.
XX/XXX/XX
Número correspondiente al día.
Tres primeras letras del mes.
Últimos dos dígitos del año.
Ejemplo: 05/Ene/04
Para cualquier otro documento, las personas relacionadas con el documento usan
el formato que más convenga a sus necesidades.
Elaboración de Formatos.
Los formatos son elaborados por cada área de la organización (con el apoyo de la
Coordinación de Gestión de Calidad en caso de ser necesario).
Los formatos son elaborados para evidenciar los resultados de los procesos que
describen los procedimientos a los cuales pertenecen.
Una vez que los formatos son elaborados, estos son revisados por las áreas involucradas
y el área de Gestión de Calidad. En caso de no haber errores, son aprobados y repartidos
según la lista de distribución del procedimiento del cual forman parte. Así mismo, se
coloca el sello de revisión en los formatos que sirven de muestra y los cuales se colocan
en los anexos de cada procedimiento.
El sello de revisión de formatos se utiliza como control de los formatos del Sistema de
Gestión de Calidad. Es decir, es independiente del control de procedimientos (referencia
procedimiento DIF-GC-02 “Control de Documentos”). La información que incluye el
sello de revisión de formatos es el siguiente:
a) Número y Nombre del Anexo: Son los que corresponden a los referenciados
en el punto 4 de cada procedimiento y en la descripción del mismo
procedimiento.
b) Procedimiento: Se indica la clave del procedimiento al cual pertenece el

formato. En el sello (revisión 1) se indica la clave del procedimiento entre
paréntesis debajo o a lado del nombre del anexo. Cuando un formato cambie
de revisión y/o sea dado de alta dentro del sistema, siempre se debe utilizar el
sello de revisión actual.
c) Revisión: Se indica el número de revisión al cual a sido sometido el formato.

La primera edición de los formatos que pertenezcan a procedimientos que
formen parte del Sistema de Calidad creado bajo los lineamientos de la
123
Norma NMX-CC-9001-IMNC-2000 comienza con la revisión 1 para que en
posteriores revisiones aumente en orden consecutivo.
d) Área que Elaboró el Formato: No siempre es el área a la cual pertenece el

procedimiento, ya que puede ser un área relacionada al mismo o el área de
Gestión de Calidad. En el caso de formatos de origen externo el área que lo
aplica y controla.
e) Firma del Responsable del Área: El responsable del área, antes de aprobar el
formato, tiene la obligación de verificar el nombre, clave y el número de
revisión que sean los correctos. Al firmar el responsable del área dónde aplica
el formato, este aprueba el uso del formato para evidenciar resultados del
proceso que describe el procedimiento.
f) Firma del Coordinador de Gestión de Calidad: El responsable del área de

Gestión de Calidad, valida la utilización del formato mediante la revisión la
información, nombre, clave y revisión. Ningún formato puede ser utilizado si
el responsable del área de Gestión de Calidad no firma en este espacio.
g) Fecha de edición: Es la fecha en la cual de edita el formato.
Este sello sólo se coloca en los formatos que sirven de muestra y que se colocan en los
anexos de los procedimientos (en alguna parte visible que no oculte información
importante o en la parte trasera), los formatos de uso y que se reparten a las áreas
involucradas no llevan este sello.
En los formatos donde el sello fue colocado en la parte posterior debido a que en su
parte frontal tienen demasiada información, durante su fotocopiado y la distribución
controlada, no se requiere que estos lleven el sello de control, haciendo de esta manera
más fácil su fotocopiado y distribución.
El control de los formatos mencionados en el punto anterior y en general todos los

formatos del sistema de calidad se lleva por medio del formato original, el cual debe
incluir este sello. Por otra parte, el área de Gestión de Calidad y las áreas
correspondientes a los mismos tienen la obligación de vigilar que durante los procesos
solo se usen los formatos que se muestran en los anexos de cada procedimiento. Una
anomalía a este respecto se considera una no conformidad mayor y requiere de acciones
correctivas inmediatas que solucionen el problema.
Si el sello es colocado en formatos que no cuentan con clave y número de revisión, la

clave del procedimiento indicada en el sello sirve para identificar a cual procedimiento
pertenecen, ya que estos formatos no están codificados pero son los utilizados para las
actividades de los procesos a los cuales pertenecen.
La codificación de los formatos que son parte de un procedimiento, será la siguiente, que
esta conformada por la clave del procedimiento al que pertenecen, seguido del número
del anexo en el cual se muestra el formato. Ejemplo:
124
DIF-GC-01-03
Donde:
DIF-GC-01 Clave del procedimiento del cual forman parte.

03 Número del anexo donde se muestra el formato.
Es decir, es el formato que se muestra en el anexo 3 del procedimiento DIF-GC-

01.
El sistema de calidad cuenta con formatos no codificados, los cuales fueron realizados
antes del inicio de la implementación del sistema de calidad o son enviados por el
DIFEM u organismos del Gobierno del Estado de México. y de los cuales no se cuenta
con copia electrónica ya que fueron realizados a mano o mandados a hacer de imprenta.
Este tipo de formatos se les identifica y controla por su nombre.
Para los formatos que no sean parte de un procedimiento o documentos de apoyo no se

codifican pero son parte del sistema de calidad de la organización, controlándose por su
nombre.
Los formatos del Sistema de Gestión de Calidad generados, deben contener un mínimo
requerido de información básica, con la finalidad de garantizar su correcta utilización.
La información básica que deben contener estos documentos es la siguiente:
a) Logotipo del DIF.

b) Nombre del Formato.
c) Datos básicos de identificación tales como: fecha, revisión, nombre y firma
de las personas involucradas.
d) Codificación.
e) Datos de proceso a registrar, identificados con un encabezado.
Cuando un formato esta en aplicación, se debe cuidar que los espacios no utilizados
durante su uso, sean invalidados mediante los siguientes mecanismos:
a) Doble raya diagonal: Para invalidar espacios grandes.

b) NA: Para indicar que la información requerida no aplica.
c) NR: Para indicar que la información no es requerida o no fue solicitada.
En el llenado de formatos se recomienda por sentido común y presentación que se utilice

tinta azul o negra únicamente (de preferencia utilizar un color por formato), evitando
tachar la información que por error se haya indicado. Si el formato es impreso en papel
de reciclo, debe cancelarse el reverso o lado inservible, aplicando lo indicado en el
inciso “a” del punto anterior.
125
Elaboración de documentos de apoyo.
Estos documentos son aquellos que no describen una actividad en particular pero que
sirven de apoyo en la realización de los procesos del sistema de calidad.
Se identifican por medio de las siglas de la organización y clave del área, el tipo de
documento (instructivo o anexo) y su correspondiente número consecutivo.
Ejemplo:
DIF-GC-ANEXO-01,-----Documento de apoyo de área de Gestión de Calidad.
Donde:
DIF, Siglas del Sistema Municipal Para el Desarrollo Integral de la

Familia.
GC, Clave del área de la Coordinación de Gestión de Calidad
ANEXO, Tipo de documento.
01, Número consecutivo.
Los formatos que pertenecen a estos documentos se codifican de acuerdo a la

clave anterior seguido de un número del anexo al cual forman parte.
Ejemplo:
DIF-GC-ANEXO-01-01
Donde:
DIF-GC-ANEXO-01, Clave del documento.
01, Número del anexo donde se muestra el formato.
Anexos de los Procedimientos.
Los anexos de cada procedimiento son utilizados para mostrar los formatos que
evidencian las actividades del proceso que describe y la información relevante de los
temas que se tratan en él.
Cuando un anexo muestre información, se utiliza el formato de Hoja de desarrollo de

procedimientos. Los anexos tienen su propia paginación y revisión y son identificados
mediante la clave del procedimiento y la indicación del anexo correspondiente, Así
mismo, en la parte del título se indica el número de Anexo del que se trata.
126
Ejemplo: Anexo 1 “Contenido de Procedimientos” y en la parte lateral del
formato DIF-GC-01-01.
En los anexos que muestren formatos se incluye en tamaño normal. Este formato debe
incluir su sello de revisión. Este tipo de anexos no lleva paginación por obvias razones.
Los documentos de origen externo son identificados de acuerdo a su origen (destinatario) ya

sea de un ciudadano o proveedor. El cuidado de los mismos recae en el área responsable del
documento dentro del sistema DIF. El cuidado del documento consiste en el mantenimiento de
su legibilidad y estado físico (sin roturas, manchas, ralladuras, etcétera).
Los documentos externos como reglamentos estatales, reglamentos internos y cualquier otro
semejante, no reciben codificación alguna y sólo se controlan por su nombre y su clave de
identificación (sí cuentan con ella).
Todos los procedimientos (internos-externos), documentos de apoyo y formatos, se

distribuyen en forma controlada, conforme al procedimiento DIF-GC-02 “Control de
Documentos”.
Para cuidar la legibilidad de los documentos del sistema de calidad (documentos controlados
ver procedimiento DIF-GC-02), los procedimientos, documentos de apoyo y formatos, son
agrupados en forma de manuales y/o en un archivo electrónico especial para este tipo de
documentos.
Los manuales se agrupan en carpetas, las cuales tienen el logotipo de la organización, el

nombre del área al cual pertenecen y de ser posible cuentan con un índice para facilitar la
localización de los documentos. Las carpetas se colocan en lugares donde de realizan las
actividades descritas en los procedimientos y están en lugares libres de humedad, polvo, calor,
fuego, lluvia, roedores, etcétera.
En el caso de tratarse de copias electrónicas, las copias son colocadas en las computadoras
pertenecientes a cada área, dentro de una carpeta especial con nombre “Procedimientos”
directo al disco duro “C”, para su fácil uso y localización.
3.4.2.3 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME
El control del servicio no conforme en el sistema municipal DIF aplica en las diferentes etapas
del desarrollo de los procesos y evitando de esta manera, su uso o entrega no intencional.
Aclarando que hay procesos en los cuales se puede detectar el servicio no conforme antes de
127
entregarlo a la comunidad, mientras que en la gran mayoría de los procesos de la organización,
esto no es posible.
La organización trata a productos no conformes mediante una o más de las siguientes maneras:
a) Tomando acciones para eliminar la no conformidad del servicio antes de la prestación del
mismo, durante su desarrollo y en los servicio donde sea posible, después de que este haya
sido prestado a la comunidad; y
b) Liberación de un servicio no conforme, siempre se realiza por el responsable del área del
servicio en cuestión y por el mismo cliente. Esto particularmente aplica en servicios como la
entrega de despensas, desayunos, donaciones, venta de productos varios, servicios funerarios,
etc, en los cuales, si la comunidad lo decide, puede hacer uso del servicio si es que este lo
autoriza, como por ejemplo, la compra de una despensa en la cual falte un producto, o un
producto en donación que no tenga buena presentación pero que funcionalmente sea
correcto, un servicio funerario con ciertas deficiencias que el usuario acepta a un menor
costo o en donación, etc.
Por el tipo de servicios que presta el sistema DIF, no pueden ser usados para una aplicación
diferente a la aplicación originalmente prevista.
Cuando un área corrige un servicio no conforme, este es verificado por el área en cuestión, y de
está manera verificar que el servicio es correcto.
Sumado a lo anterior, en las etapas en donde sea posible, la organización mantiene registros de la
naturaleza de las no conformidades, quejas y de cualquier acción tomada posteriormente,
incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.
Referencias: Procedimientos DIF-GC-12 “Atención a Quejas” y DIF-GC-17 “Control del Servicio no Conforme”.
128
Análisis de datos
El Sistema Municipal DIF determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la
idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de calidad y para evaluar dónde puede realizarse la
mejora continua de la eficacia del sistema de gestión de calidad. Esto incluye los datos del
resultado de revisión de objetivos de calidad, del seguimiento y medición de los procesos que
afectan la calidad de los servicios que presta la organización (indicadores de medición), de los
resultados de la revisión de la dirección y auditorias realizadas, quejas presentadas, así como de
cualesquiera otras fuentes pertinentes.
El análisis de los datos proporciona información sobre:
a) El grado de satisfacción de la comunidad respecto a los servicios que presta la organización;
b) Requisitos del cliente y conformidad con las leyes vigentes;
c) Las características y tendencias de los procesos y de los servicios prestados, incluyendo las
oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas; y
d) El desempeño de proveedores.
3.4.2.4 ACCIONES CORRECTIVAS
El Sistema Municipal DIF toma acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto
de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no
conformidades encontradas en los servicios que presta la organización.
Se cuenta con el procedimiento DIF-GC-06 “Acciones Correctivas” para definir los requisitos
para:
a) Revisar las no conformidades en las cuales se incluyen las quejas de la sociedad;

b) Determinar las causas de las no conformidades;
c) Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no
vuelvan a ocurrir;
d) Determinar e implementar las acciones necesarias para corregir cualquier tipo de no
conformidad;
e) Registrar los resultados de las acciones tomadas; y
f) Revisar las acciones correctivas tomadas.
129
Las no conformidades en las cuales se requiere la implementación de acciones correctivas son:
a) No conformidades que se presentan de forma muy recurrente en procedimientos de las

diferentes áreas de la organización.
b) No Conformidades que se presentan de forma muy recurrente en procedimientos del sistema de
gestión de calidad como pueden ser:
• Falta de procedimientos en las áreas.

• Uso de documentos obsoletos.
• Incumplimiento con los procesos del sistema de calidad.
• Falta de respuesta a las no-conformidades detectadas.
• Falta de respuesta a las anomalías detectadas durante la Revisión de la Dirección.
c) No dar respuestas en forma recurrente a las quejas del cliente (procedimientos DIF-GC-11 y
12), siempre y cuando estas sean:
• Quejas y peticiones aplicables a la organización.

• Quejas apegadas al contexto de los servicios que presta la DIF.
• Quejas que durante su atención no violen las leyes y códigos aplicables al producto y
organización.
d) Insatisfacción del cliente (procedimientos DIF-GC-11 y 12), siempre y cuando su insatisfacción

provenga de un mal servicio proporcionado y no de requerimientos del cliente fuera de lugar.
e) Incumplimiento con los indicadores de medición de procesos (procedimiento DIF-GC-10) y
objetivos de calidad al final del periodo estipulado (procedimiento DIF-GC-04).
La dirección General, Subdirectores, Coordinadores y Jefes de Departamento, en relación a las

acciones correctivas, son responsables de:
a) Manejo efectivo de las quejas de la comunidad;

b) Investigar las causas de no conformidades, relacionadas con el servicio, proceso y sistema de
gestión de calidad y hacer un análisis de los resultados obtenidos de esta investigación;
c) Determinar las acciones correctivas necesarias para eliminar las causas de las no
conformidades; y
d) Aplicar los controles que aseguren que las acciones correctivas se llevan a cabo y que estas
sean efectivas, manteniendo evidencia de ello.
Referencia: Procedimiento DIF-GC-06 “Acciones Correctivas”.
130
3.4.2.5 ACCIONES PREVENTIVAS
El Sistema Municipal DIF determina acciones para eliminar las causas de no conformidades
potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas tomadas por la organización
son apropiadas a los posibles efectos de los problemas potenciales que pueden surgir durante la
prestación de los servicios.
La organización cuenta con el procedimiento DIF-GC-07 “Acciones Preventivas” para definir los
requisitos para:
a) Determinar las no conformidades potenciales y sus causas de los servicios que presta la
organización;
b) Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades;
c) Determinar e implementar las acciones preventivas necesarias;
d) Registrar los resultados de las acciones tomadas; y
e) Revisar las acciones previstas tomadas.
Las acciones preventivas pueden surgir a partir del análisis de fuentes de información tales como:
a) Información que determine condiciones negativas durante las reuniones de trabajo de la

Dirección General con las áreas.
b) Condiciones negativas surgidas durante los procesos de las diferentes áreas.
c) Condiciones negativas surgidas durante la revisión de los objetivos de calidad e indicadores
de medición de procesos (DIF-GC-04 y DIF-GC-10 respectivamente).
d) Condiciones negativas surgidas durante una auditoría interna o externa (DIF-GC-08).
e) Condiciones negativas surgidas de la revisión de las quejas del cliente.
f) No conformidades detectadas en otras áreas originan acciones preventivas en todas las áreas
de la organización, con la finalidad de evitar que éstas se presenten en otras áreas.
g) Otras.
La dirección General, los Subdirectores, Jefes de Departamento y Coordinadores, con relación a

las acciones preventivas, son responsables de:
a) El uso de fuentes adecuadas de información, para detectar, analizar y eliminar las causas
potenciales de no conformidades.
b) Aplicar los pasos necesarios para tratar con cualquier problema que requiera acción
preventiva;
c) Iniciar las acciones preventivas y aplicar los controles que aseguren que son efectivas;
d) Asegurarse que la información relevante de las acciones tomadas forme parte de la Revisión
de la Dirección General.
Referencia: Procedimiento DIF-GC-07 “Acciones Preventivas”.
131
Ver anexo número 11 (formato de reporte de acciones correctivas y preventivas).
3.4.2.6 PROCEDIMIENTO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

REFERENCIAS
Manual de Calidad DIF-MC-01.

Norma NMX-CC-9001:2000
Procedimiento DIF-GC-02 “Control de Documentos”.
Procedimiento DIF-GC-03 “Control de Registros”.
Las condiciones negativas o desviaciones que se presenten durante el desarrollo del proceso
descrito en el presente procedimiento, deben ser tratadas de acuerdo a lo descrito en los
procedimientos “Acciones Correctivas” y “Acciones Preventivas”.
El presente procedimiento es evaluado de acuerdo a lo descrito en los procedimientos
“Auditorias internas” y ”Revisión de la Dirección”.
El presente procedimiento forma parte del plan de calidad de la organización.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 6, 7, 8 y 16.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México, Artículo 5.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México, Artículo 1, 3,
4, 6, 7, 10, 11, 12, 18, 32, 33, 34, 35, 37, 40, 41, 42, 83, 84 y 85.
Ley Federal sobre Monumentos y zonas Arqueológicos, Artísticos e históricos, Art. 36.
Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México, Artículo 4, 8, 21,37,
38, 39, 40, 41.
Ley del trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, Artículo 93, Fracción
XVII, Artículo 98, Fracción XV y 206.
Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios, Artículo 14, Fracción II y Artículo
68.
Ley Orgánica Municipal del Estado de México, Artículo 68.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y sus Municipios,
Artículo 42, Fracción V y XXVII.
Código Administrativo del Estado de México, Artículo 13.75.
Código Penal del Estado de México, Artículo 9, 108, 167, 168, 169, 173, 174, 181, Fracción
IV, 290, Fracción XII, y 311, Fracción II y III.
Código Financiero del Estado de México y Municipios, Artículo 345, 346 y 361.
Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Municipio de Naucalpan
de Juárez, Estado de México, Artículo 4, 5, 6, 18, 23 y 30.
Dictamen 1618 emitido por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos del
Estado de México, fecha 15/Oct/1998, no. 76.
OBJETIVO
Establecer las normas y lineamientos para llevar el control del archivo de concentración.
132
DEFINICIONES
Archivo.- Conjunto de documentos debidamente organizados y clasificados conforme a un

mismo asunto ó materia, sin importar el soporte que contenga la información.
Archivo de Concentración.- Lugar que conserva precaucionalmente documentación de

asuntos ya concluidos o que ya no requieren tratamiento frecuente.
Archivo de Trámite.- Lugar donde se conserva la documentación de uso constante.
Archivación.- Actividad que consiste en guardar organizadamente documentos o expedientes.
Batería.- Se le determina así a la unión de dos o más anaqueles.
Calendario de Caducidades.- Lista de expedientes o de tipos documentales en la cual se

indica el periodo semiactivo de estos; es decir, el tiempo que han de ser conservados en el
Documento.- Es un conjunto formado por un soporte de información y datos registrados sobre

o en ese soporte y su significado sirve para la consulta, estudio o comprobación.
Expediente.- Pieza documental constituida por un documento en conjunto, cuyas unidades se

acumulan naturalmente a lo largo de la tramitación de un asunto.
Legajo.- conjunto de documentos referentes a un mismo asunto que generalmente forman

expedientes.
Recepción.- Es la operación que consiste en recibir piezas o documentos de diversas fuentes,

en una unidad de archivo.
Selección documental preliminar (Expurgo).- A la técnica que permite identificar, separar y

eliminar los documentos duplicados y/o de nulo valor administrativo, de los expedientes de
trámite concluido existentes en los archivos de gestión, antes de realizar su transferencia al
Selección documental final (Depuración).- A la técnica que permite identificar y separar

dentro de un conjunto de documentos, los que deben conservarse por el valor de su
información de aquellos que deben eliminarse por su irrelevancia, una vez concluido su tiempo
de conservación precaucional.
Transferencia.- Es la operación de trasladar a los archivos de concentración los expedientes

cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica, o bien por necesidades de
espacio.
Junta de Gobierno. Órgano integrado por: Presidenta del Sistema Municipal DIF, quién funge
como Presidente de la Junta, Director(a) General quién funge como secretaria, Tesorero del
133
Sistema Municipal DIF, quién funge como Tesoreso, representante de Desarrollo Social del H.
Ayuntamiento quién funge como vocal y Decimoprimera Regidora del H. Ayuntamiento quien
funge también como vocal.
FORMATOS
Anexo 8 Inventario Documental.

Anexo 12 Vale de Préstamo de Documentos.
Anexo 13 Relación de Tipos Documentales Seleccionados.
Anexo 14 Solicitud de Servicio
ALCANCE
Los lineamientos establecidos en el presente procedimiento aplican a la Subdirección

Administrativa en su área de Archivo de Concentración, para el adecuado control de los
documentos.
RESPONSABILIDADES
De los Auditores de Contraloría Interna del H. Ayuntamiento.
Fungir como observadores en la forma y destrucción de los documentos dados de baja en

forma definitiva.
De la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos del Estado de México.
Dictaminar la baja documental.

Proporcionar asesoría técnica en cuestión de baja y depuración documental, así como
proporcionar los catálogos de disposición documental.
Verificar que la baja se lleve a cabo conforme los lineamientos establecidos.
Firmar el acuerdo de baja documental.
De los responsables de las diferentes áreas.
Identificar los documentos que se van a transferir al archivo de concentración

Realizar la selección documental preliminar (expurgo) de sus documentos previa
transferencia al archivo de concentración.
Enviar al archivo de concentración la documentación que ya no esté en trámite en sus
respectivos archivos.
Entregar la documentación de su área, al archivo de concentración debidamente
inventariada, anexando la información en disquete de 3 ½, solicitud de servicio e
impresión del inventario documental a transferir.
134
Solicitar la documentación requerida por medio de un vale de préstamo, firmado por el
titular del área.
Entregar la documentación en préstamo, en la fecha establecida en el vale.
Firmar el acta administrativa de baja documental cuando corresponda.
Firmar el inventario documental concluido.
DESARROLLO
El proceso para el control del archivo de concentración es como sigue:
Recepción, clasificación y almacenamiento de documentos.
La Subdirección de Administración enviará a las áreas una circular notificando la

fecha a partir de la cual se efectuará la recepción de documentos en el archivo de
concentración. Lo anterior con la finalidad de que las áreas preparen su inventario
documental, solicitud de servicio y un disquete de 3 ½ anexando copia del
inventario documental.
La documentación que se reciba en el Archivo de Concentración será aquella que

haya concluido su trámite Administrativo. Las áreas antes de realizar su
transferencia al Archivo de concentración deben llevar a cabo el proceso de
selección documental preliminar, conforme lo establece el dictamen número 1618,
de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos del Estado de
México.
Las áreas podrán requerir al archivo de concentración: asesoría en cuanto a

organización de documentos, llenado de inventario o de los documentos
susceptibles a transferir al archivo de concentración; curso, transferencia u otra
actividad relacionado con el archivo. Estas actividades se solicitarán, mediante
formato de “solicitud de servicio”.
La documentación se envía al archivo de concentración con su respectivo formato

de solicitud de servicio para transferencia, inventario documental firmado por el
responsable de área y una copia del inventario en diskette de 3 ½. La
documentación debe estar organizada como sigue:
Organización de la documentación.
a) La documentación se organizarán en expedientes con fólderes ó

pastas (no se deberán enviar en carpetas).
b) Los expedientes serán ordenados cronológicamente y después
alfabéticamente, por asuntos o materias.
c) Los documentos deberán estar sin grapas, clips, post-it, hojas
sueltas, en blanco y recados.
135
d) El expediente no deberá contener documentos duplicados o sin
firma autógrafa.
e) Cada documento contenido en un expediente o legajo, deberá estar
foliado a lápiz en la parte superior derecha de cada hoja, iniciando
desde el documento más antiguo hasta el más reciente.
f) Los expedientes con sus respectivos legajos que sean susceptibles a
transferir al archivo deberán estar sujetos con broches, postes (del
tamaño del expediente), o en su caso deberán estar cosidos.
g) Cada legajo debe ser conforme su trámite administrativo lo
establece sin exceder de 7 cms. de grosor y deberán remitirse en
cajas de archivo, indicando en éstas el área y número de caja
correspondiente.
h) Se elaborará un inventario documental por cada caja, no importando
que en la caja contengan varios años.
Contenido del inventario documental a ser llenado por el área que

transfiere el documento, solicitando el formato al archivo de concentración.
a) Área: que envía la documentación, en el caso de ser un departamento

anotar el nombre del departamento y la subdirección a la que
pertenece.
b) No. consecutivo: de expedientes contenidos en cada caja
c) Año (s): del expediente, se anotará sólo el año al que corresponda la
documentación que integra el expediente.
d) Nombre ó descripción: de cada expediente enviado al archivo, ésta
debe ser lo más completa posible.
e) Periodo del expediente: las fechas extremas del expediente (ejemplo:
enero-diciembre 2003)
f) Total de legajos: que contiene el expediente, se anotará el número de
legajos que formen un expediente, éstos deben ser los que traten de
un mismo asunto, se deberá anotar el número de legajo en la parte
inferior izquierda, (ejemplo:1/3, 2/3,3/3).
g) Número de fojas: Total de hojas que integran cada expediente, si
estos son varios legajos, anotar el total y en el área de observaciones
se anotará el número de hojas de cada legajo en forma consecutiva
separado por una coma. (ejemplo: 1/50, 2/20, 3/100). Cada legajo
iniciará con un número 1.
h) Observaciones: en caso comentarios se anotará en esta área.
El Personal del archivo y el responsable de realizar la transferencia, proceden a la

revisión del contenido de cada caja, contra el inventario documental entregado por
las áreas. Si la información esta completa procede a clasificar la documentación y
complementar el inventario documental indicando:
a) Número de caja: que debe ser el consecutivo según corresponda .
136
b) La fórmula o clave clasificadora:
DIF/XX/XX/X/XXX/XX
Dependencia o Institución
Área
Departamento
Área auxiliar
No. consecutivo de cada exp.
Dos últimos dígitos del año.
Ejemplo: DIF/SA/SG/V/001/03. Lo cual significa, que es el primer

expediente del año 2003, que pertenece al área auxiliar velatorio
dependiente del Departamento de Servicios Generales, adscrito a la
Subdirección Administrativa del Sistema Municipal DIF Naucalpan.
c) El valor documental: del expediente en cuestión, tomando en cuenta la

información de que trata sean administrativos, contables, fiscales,
legales, testimoniales, evidenciales o informativos.
d) La ubicación topográfica: En la cual permanecerá físicamente la

información.
Ejemplo: S3 B17 A52 E1 C-01
Sección 3
Batería 17
Anaquel 52
Entrepaño 1
Caja 01
e) Fecha de alta: Es la fecha que ingresa la documentación al archivo de

concentración.
f) Fecha de baja: Es la fecha hasta la cual la información esta disponible

al área que lo originó, a partir de ésta fecha el archivo inicia la
depuración de acuerdo al catálogo de disposición documental para
determinar su revaloración.
g) Tiempo de resguardo: Es el tiempo que la información debe

permanecer intacta en el Archivo de Concentración para su consulta. El
tiempo de resguardo para documentos de tipo administrativo es de 5
años, según lo establecido por la Ley de Documentos Administrativos e
Históricos del Estado de México; para documentos de tipo legal, el
tiempo de resguardo establecido por el sistema es de 8 años y para
documentos contables y fiscales el tiempo de resguardo establecido es
de 10 años según se determina en el Código Fiscal de la Federación.
137
h) Observaciones: Cualquier comentario necesario sobre la información
resguardada.
El personal de archivo procede a identificar las cajas (etiquetando la caja con un

recuadro blanco unificado para todas las áreas), en la cual queda resguardada la
información, en cual indica: La Subdirección a la que pertenece, el Departamento,
año, inicio y final de la formula clasificadora de los expedientes contenidos en la
caja y finalmente el número consecutivo de la caja enviada al archivo por las
respectivas áreas. Colocado en la parte frontal de cada caja.
Utilizando el sistema cromático, se agrega un triangulo de color en la parte

inferior derecha, que indica a que subdirección y departamento corresponde la
información.
Una vez organizado, se coloca la caja en la ubicación topográfica correspondiente

dentro del archivo.
Finalmente se imprimen 2 originales del inventario documental complementado

por el archivo, quedándose un inventario en el archivo y el segundo se le entrega
al responsable del área, este inventario estará avalado con la firma del responsable
del área y por el responsable del archivo de concentración, contando además con
la firma de la persona que elabora el inventario.
Préstamo de Documentos
Cuando las áreas requieran del préstamo de expedientes del archivo de

concentración, lo deberán solicitar por medio de un vale de préstamo, autorizado
por el titular del área a quien pertenecen los documentos. El vale se entregará en
original y copia, el original se queda en el registro del archivo y la copia para el
solicitante.
Los documentos solo se prestarán al personal del área al cual corresponden, en

caso de ser solicitados por otras áreas, éstas deben presentar oficio de autorización
firmado por el titular del área al cual pertenecen, indicando los documentos a ser
prestados.
En el lugar del expediente sustraído, se colocará una carpeta supletoria.
El préstamo de los documentos será como máximo de 10 días hábiles, a partir de

la fecha en que se entrega el vale de préstamo al área de archivo.
En caso de ser solicitado el expediente por más días, se debe notificar al personal
del archivo y anotarlo en el área de observaciones, en caso de ser solicitado por
más de un mes el responsable de área deberá enviar un oficio al responsable del
archivo indicando la razón de la retención.
138
Cuando sea devuelto el expediente solicitado, el personal de archivo deberá
indicar de “devolución” el original y la copia del vale de préstamo, el original se
queda en el archivo y la copia se le entrega al área solicitante.
El expediente devuelto será ubicado en su lugar correspondiente, sustrayendo la

carpeta supletoria.
Preservación de documentos.
Los documentos resguardados deberán ser protegidos de posibles daños por causa
de insectos, roedores, humedad, temperaturas extremas, etc. Para ello se tomarán
las siguientes medidas:
a) Los documentos no deberán ser expuestos a la luz solar.

b) El área deberá ser fumigada mensualmente.
c) Se mantendrán en el área extintores, los cuales estarán visibles al
personal del área, ubicados de tal forma que se tenga fácil acceso a
ellos.
d) Se mantendrán extractores de aire y detectores de humo
e) Se contará con alarma contra incendios.
En caso de presentarse daños a los expedientes (debido a rupturas, humedad,

quemaduras, etc.) se levanta acta fincando la responsabilidad correspondiente, y
se mantienen en el archivo hasta que la Comisión Dictaminadora de Depuración
de Documentos del Estado de México determine lo conducente.
En caso de perdida ó extravío de un expediente dentro del archivo ó por el

personal del área al cual corresponde, se deberá levantar acta administrativa para
fincar las responsabilidades correspondientes.
Anualmente el personal de archivo realizará un inventario para verificar que la

información registrada en la base de datos corresponda con lo físico.
Depuración Documental
La Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México señala

que la selección documental preliminar y final de documentos, estará determinada
por las necesidades administrativas de cada oficina pública y por valores primarios
(administrativo, Legal, fiscal y contable) y secundarios (testimonial, evidencial e
informativo) que contengan los propios documentos.
Ningún documento podrá ser destruido, a menos que por escrito, lo determine la
Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos del Estado de México.
139
Selección Documental Preliminar
Las áreas antes de transferir al Archivo de Concentración la información deben

hacer una selección preeliminar de los documentos, es decir, si un documento
tiene original y copias se envía original al archivo separando la copia, en el caso
que no exista original se considera como tal la copia mejor conservada ó legible,
se separan de los expedientes todos aquellos documentos cancelados ó carentes de
firma autógrafa no importando si son original o copia (exceptuando de ello los
manuales, proyectos estudios, programas, investigaciones, informes de
actividades, presupuestos, planos, y estadísticas).
Se extraerán todos los borradores escritos localizados en los expedientes, sin

importar su presentación o contenido, deberán ser separados del expediente las
tarjetas informativas, tarjetas de recordatorio, tarjetas de acontecimientos y tarjetas
de recados.
Todos los documentos seleccionados deberán ser relacionados en el formato de

“Relación de Tipos Documentales Seleccionados para Eliminación” y serán
transferidos al Archivo de Concentración para su resguardo hasta que la Comisión
Dictaminadora de Depuración de Documentos del Estado de México determine su
destrucción.
Los documentos en blanco obsoletos podrán extraerse del área donde se localicen
y para su eliminación física, solo se recabara la autorización del órgano de control
interno de la dependencia levantando acta administrativa interna que avale su
destrucción.
Selección documental final.
Para la aplicación del proceso de selección documental final de los expedientes de

asuntos concluidos (periodo de conservación precaucional) en el archivo de
concentración, (5 años documentos administrativos, 8 años legales y 10 años
documentos contables y fiscales) se observara lo señalado en los dictámenes
emitidos por la comisión dictaminadora de depuración de documentos del Estado
de México los cuales se encuentran en los catálogos de disposición documental.
El responsable del archivo mantendrá actualizado el calendario de caducidades de

los documentos resguardados.
Concluido el período de resguardo, el responsable del Archivo de Concentración

deberá notificar al titular del área al cual pertenece la información, de la
realización del proceso de selección de sus expedientes, las áreas podrán objetar
la aplicación del proceso de selección cuando no se respeten los plazos de
conservación estipulados en el inventario documental.
Al realizar el proceso de selección final solo se deben extraer de los expedientes

aquellos tipos documentales cuyo dictamen de valoración así lo determine,
140
dejando en el expediente aquellos que hayan sido dictaminados como
conservables por el valor de su información.
Si al momento de realizar el proceso de selección documental final se localizan en

los expedientes tipos documentales que no han sido valorados y dictaminados por
la Comisión Dictaminadora en los catálogos, estos deberán permanecer en el
expediente hasta que la Comisión determine su valoración.
Concluido el proceso de selección documental final, el responsable del Archivo de

Concentración deberá llenar el formato de “Relación de Tipos Documentales
Seleccionados para Eliminación” relacionando los documentos a ser destruidos,
anexando a este el inventario documental de dichos documentos, el responsable
del Archivo de Concentración solicitara a la Subdirección Administrativa que
realice los trámites correspondientes ante la Comisión Dictaminadora de
Depuración de Documentos del Estado de México para su eliminación.
Baja Documental.
La Subdirección Administrativa solicitará mediante oficio a la Comisión

Dictaminadora de Depuración Documental del Estado de México, la baja de
documentos que hayan sido depurados, anexando el formato ”Relación de Tipos
Documentales Seleccionados para Eliminación” y el inventario documental.
La Comisión Dictaminadora de Depuración Documental, enviará a un representante

al archivo para verificar que la documentación a dar de baja cumpla con los
requisitos señalados en los catálogos de disposición documental.
Una vez aprobada la eliminación de documentos por la Comisión Dictaminadora,

esta verificará que la eliminación se lleve a cabo como se estipula en el acuerdo a
través del proceso de trituración y al material resultado de dicho proceso la
Dependencia podrá darle el destino que estime más conveniente.
3.4.2.7 DIAGRAMAS DE FLUJO
Los diagramas de flujo son una parte importante dentro de nuestro manual de procedimientos, ya
que es la representación gráfica de las actividades a realizar, de forma entendible y sintetizada.
En este caso el diagrama de flujo representa las actividades especificas del archivo de
concentración del Sistema Municipal DIF en Naucalpan.
141
DIAGRAMA I. IDENTIFICACIÓN, SELECCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A TRANFERIR EN EL
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.
1. Al inicio de cada año, la Subdirección de Administración enviará a
INICIO A todas las áreas una circular notificando las fechas de recepción de
documentos en el Archivo de Concentración (A.C.).
2. El área tramitadora solicitará asesoría al personal del A.C., de

La Subdir. de Admón. envía selección documental preliminar, organización, llenado de inventario
circular a las áreas,
notificando fecha de
y transferencia.
recepción.
circular
3. La documentación que se transfiera al A.C., será aquella que haya
concluido el trámite administrativo.
De ser necesario el área
tramitadora solicita asesoría
al Archivo de Concentración
(A.C.)
4. Una vez identificados los documentos a transferir, el área
tramitadora deberá realizar la selección documental preliminar. (ver
proceso de selección documental preliminar).
Identificar los doc. que han

concluido el trámite
admitivo., para la
5. Posterior a la Selección documental Preliminar, se organizan los
transferencia al A.C. expedientes de acuerdo a lo siguiente:
Documentos
a) La documentación se organizará en expedientes.

Se aplica la selección Selección
documental preliminar. documental b) Los expedientes se organizarán cronológicamente y después
preliminar
alfabéticamente, por asuntos o materias.
c) Los documentos deberán estar sin grapas, clips, post-it, hojas
Se organizan en expedientes en blanco y recados.
d) El expediente no contendrá duplicados o documentos sin
A
firma autógrafa.
Los expedientes se
organizan cronológicamente,
alfabéticamente por asuntos
o materias.
142
1
1
e) Todos los documentos contenidos en el expediente serán
foliados a lápiz.
Se quitan clips, grapas, hojas
blancas, etc.
f) Los documentos contenidos en el expediente serán sujetados
con broche o postes.
Los documentos se foliarán a
lapiz, sujetados con broches y
ordenados g) Cada legajo debe ser conforme lo establece su tramite
administrativo, sin exceder de 5 cms. de grosor.
Los expedientes no excederán

de 5 cms. de grosor y deberán h) El inventario documental es elaborado por cada caja, no
remitirse en cajas de archivo
importando que en ésta contengan varios años.
6. Después de haber aplicado el proceso de selección documental

Se captura la preliminar, el responsable de la transferencia documental, registra en
información
el inventario documental lo siguiente:
Registro de la información en a) Área.

el formato de “Inventario Inventario
Documental
Documental” b) No. Consecutivo.
c) Año del expediente.
Se almacena la d) Nombre o descripción del documento.

información
e) Fechas extremas del expediente.
f) Total de legajos.
Se imprimen los
inventarios
g) Número de fojas.
h) Observaciones.
Solicita la transferencia al
archivo de concentración 7. El área tramitadora solicita la transferencia al archivo de
concentración, de los documentos cuyo trámite ha concluido.
B
143
DIAGRAMA II. RECEPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS.
1. Se procede a entregar físicamente en el área del A.C.; los
INICIO B documentos en la respectiva caja de archivo, la solicitud de servicio,
el inventario documental impreso y el diskette de 3 1/2 con la
información contenida en el inventario.
El área tramitadora solicita la 2. El personal del A.C. y el responsable de la transferencia cotejarán

transferencia al A.C. Inventario
preparando inventario, diskette documental Solicitud el contenido del inventario con los documentos físicamente
y solicitud de servicio de
servicio entregados al A.C.
3. Si la información esta completa, el personal del A.C. procede a

El A.C. recibe documentos con clasificar la documentación y complementar el inventario
lo solicitado anteriormente documental, indicando:
a) Número de caja.
b) Fórmula clasificadora.
El A.C. junto con un
representante del área
tramitadora, revisan que todo
c) Valor documental.
sea entregado en orden
d) Ubicación topográfica.
e) fecha de alta.
f) Fecha de baja.
No Información Si g) Tiempo de resguardo.
completa
h) Observaciones.
Se acepta los documentos

4. Una vez clasificada la información se etiquetan las cajas,
A señalando: la Subdirección a la que pertenece, el departamento, año
de que tratan los documentos, inicio y final de la fórmula
clasificadora y número consecutivo de la caja.
Se clasifica la información
5. El A.C. utiliza también el sistema cromático, que consiste en

agregar un triangulo de color en la parte inferior derecha de cada caja,
2 que a simple vista se detecte la subdirección y el departamento al que
corresponde la información.
144
2
6. Al termino de la clasificación e identificación, se ubica

Se complementa el inventario
documental
topográficamente en el lugar designado dentro del A.C.
Inventario
documental
7. Se captura la información contenida en el inventario

Se etiquetan las cajas
documental en la Base de Datos correspondiente.
Se utiliza el sistema cromático 8. Se almacena la información, que servirá como consulta,

recuperación rápida e impresión de la información.
Se ubica la caja físicamente

9. Se imprimen 2 inventarios en originales, recabando las
firmas de los involucrados, entregando un juego al área
tramitadora y el otro permanece en el A.C. para consultas
Se captura la
información del futuras.
Inventario en
Base de Datos
Se almacena la
información
Se imprimen los
inventarios
Se envía el inventario documental

al área tramitadora y el otro
permanece en el A.C.
145
DIAGRAMA III. SERVICIO DE PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS
1. El área tramitadora solicita cuando sea necesario, los expedientes
INICIO C para su consulta siguiendo las normas establecidas en el
procedimiento como: la solicitud de expedientes mediante vale de
préstamo, sólo se prestará documentación al área que pertenecen los
documentos, el préstamo será solo de 10 días hábiles, se prestarán los
El área tramitadora solicita documentos localizados en los inventarios.
expedientes al A.C. para su
consulta.
2. Cuando las áreas requieran del préstamo de expedientes al A.C., lo
solicitarán mediante el vale respectivo, con la firma autorizada del
titular del área. (El A.C. será quien proporcione el formato de vale).
El A.C. proporciona al área, el
formato de vale de préstamo Vale de
para su llenado préstamo 3. El formato de “vale de préstamo de documentos”, se entrega al
A.C. quien coteja en la Base de datos o Inventario documental la
existencia del expediente.
Se llena el
formato de
“vale de 4. Si el documento existe, el personal del archivo sustrae el
préstamo” expediente, colocando en el lugar vacío la carpeta supletoria. Si el
por el área documento no existe en los registros, se regresa el vale al solicitante.
solicitante
5. El personal del A.C. entrega el (los) expediente(s) al personal

El A.C. verifica que el
solicitante, mencionando que el préstamo de los documentos será
documento solicitado exista en Catálogo Base como máximo de 10 días hábiles, a partir de la fecha que es
el archivo, revisando el catálogo
y la B.D.
de entregado el vale al archivo.
datos
6. El área solicitante hace uso y/o consulta del documento.
3 7. Cuando el expediente solicitado sea por más de 10 días hábiles, al

termino de la fecha de préstamo se debe notificar al archivo y se
anotará en el área de observaciones del vale de préstamo, o bien si es
solicitado por más de un mes o tiempo indefinido el responsable del
área solicitante, deberá enviar un oficio al personal del A.C.
indicando el motivo de la retención.
146
3
8. Al termino del uso del expediente el personal del área

solicitante regresa el expediente al A.C. quien presenta además
No Si
Existe el la copia del vale de préstamo y el expediente solicitado, el
expediente
personal del A.C. indica en el vale (original y copia) fecha y
sello de “Recibido”.
Se regresa el vale y no hay El personal del A.C. busca el
préstamo de documentos expediente y lo sustrae, dejando
en el lugar la carpeta supletoria
9. El expediente devuelto se reubica en el lugar
correspondiente, sustrayendo la carpeta supletoria.
FIN El A.C. entrega el expediente al
área solicitante
10. Cuando el área solicitante requiera la devolución definitiva
de los documentos, la Subdirección correspondiente hará la
El área solicitante hace uso y
solicitud mediante oficio, indicando el motivo por el cual se
consulta del expediente están solicitando.
11. El A.C. prepara la lista de salida de documentos y en los

No Si el préstamo es inventarios se anota la baja de los documentos solicitados.
mayor a 10 días
12. Se actualiza el inventario documental y se recaban las

Si firmas de conformidad.
B El área solicitante, se lo notifica

al personal del archivo y lo
anota en el vale de préstamo
No Si el préstamo Si
es mayor a un
mes
El A.C. solicita oficio al área

solicitante, para respaldar el
vale de préstamo.
147
4
El área solicitante envía oficio al

A.C. el que respalda al vale de oficio
préstamo
1
El área solicitante hace la

devolución del expediente al Expedientes
A.C. y vale
de préstamo
El A.C. sella de “Recibido” en

el vale de préstamo original y
copia Vale de
préstamo
El personal del A. C. Coloca el

expediente en el lugar
correspondiente y sustrae la Expediente
carpeta supletoria.
148
DIAGRAMA IV. PRESERVACIÓN, EXPURGO Y DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS.
1. Los documentos que se resguardan en el A.C. se deben proteger de
INICIO D los daños físicos, químicos, biológicos y humanos.
2. En el caso de no haber daños en los expedientes, aplica la selección

documental final y se prepara la documentación, para la segunda
Los documentos se deben transferencia documental al archivo histórico.
proteger de posibles daños
físicos, químicos, biológicos
y humanos. 3. Si hay daños en los expedientes, el A.C. elabora el acta
administrativa y se da aviso a la Subdirección de administración.
4. La Subdirección de Administración notifica a todas las áreas

No Hay daños en Si involucradas y da aviso a la Comisión Dictaminadora de Depuración
los exp. de Documentos (CODIDEDO) del Poder Ejecutivo del Estado de
México, sobre los documentos a dar de baja.
Se preparan los documentos El A.C. elabora el acta
para realizar la 2da. administrativa
Transferencia documental al 5. Si la CODIDEDO no autoriza que la documentación sea dada de
archivo histórico.
baja, los documentos se resguardan en el A.C. y se espera a que se
cumpla el plazo establecido en los Catálogos de disposición
El A.C. solicita a la Subdir. documental.
de Admón.., notifique a la
FIN Comisión Dictaminadora de
Depuración de Documentos
(CODIDEDO), sobre los 6. Si la CODIDEDO acepta que los documentos corresponden a los
documentos a dar de baja. dictámenes para la baja de documentación, la Subdirección de
Administración espera oficio de respuesta con el acuerdo firmado.
La Subdir. de admón.. 7. Llega respuesta de la CODIDEDO y se espera se tramite la

notifica a todas las áreas eliminación de documentos oficiales.
involucradas y da aviso a la
CODIDEDO sobre los
documentos a dar de baja
8. Anualmente el A.C. realiza auditoria de expedientes y de ser
necesario se actualizan los inventarios.
149
5
9. Para la selección documental preliminar se debe seguir con los

No Si
lineamientos establecidos en la CODIDEDO, de acuerdo al dictamen
Autorizan doctos
para baja 1618.
Los documentos se Espera oficio de aceptación 10. Las áreas, previa transferencia de los documentos, deben realizar
resguardan en el A.C. hasta de la CODIDEDO, con el la selección documental preliminar, como sigue:
que se someta a depuración y dictamen correspondiente.
espera fecha de baja.
a) Se deberán mantener los expedientes íntegros un
año dentro del área tramitadora, contado a partir
Espera trámite de
eliminación de la fecha de conclusión del trámite para el que
FIN
fueron creados, antes de aplicar el proceso de
selección documental preliminar.
Se realiza auditoria y de ser
necesario se actualizan los b) Se conservarán todos los documentos originales y
inventarios. copias generados por la institución, excepto
aquellos que se encuentren duplicados.
El área administrativa aplica la c) Si en el expediente no existe el original, se

selección documental preliminar preferirá el documento mejor conservado y aquélla
de acuerdo al dictamen 1618.
que contenga la firma autógrafa del titular que lo
genero.
Se mantendrán los expedientes un d) Sólo se deberá conservar un ejemplar del documento,

año en el área, se conservará sólo
un ejemplar del documento, se procurando que sea el más legible y mejor conservado.
extraerán todos aquellos
documentos sin firma, borradores,
tarjetas informativas, recados, e) Se separarán de los expedientes todos aquellos documentos
recordatorios, notificaciones de
acontecimientos sea luctuoso,
cancelados o carentes de la firma autógrafa, no importando
festivo o cívico, navideñas, que estos sean originales o copias (exceptuando los
felicitaciones, invitaciones y
controles de envío de fax,.
manuales, proyectos, estudios, programas, investigaciones,
informes de actividades, presupuestos, planos y estadísticas).
f) Se extraerán todos los borradores de escritos localizados en

6
los expedientes, sin importar su presentación o contenido.
150
6 g) Deberán ser separadas del expediente las “tarjetas
informativas”, “tarjetas de recordatorios” “tarjetas de
recados” y en general aquellos tipos documentales
informales, cuya finalidad es dar a conocer sucesos
Los formatos en blanco que hayan temporales.
quedado obsoletos, se extraerán de
los expedientes donde se localicen
ya que técnicamente no son h) Se extraerán aquellos documentos cuyo propósito sea el de
considerados como documentos. notificar algún acontecimiento luctuoso, festivo o cívico,
como ejemplo: esquelas, tarjetas navideñas, felicitaciones,
invitaciones, etc.
Las publicaciones oficiales no se
considerán documentos, por lo que i) Se separarán de los expedientes aquellos documentos que
serán enviados a bibliotecas o tienen un uso temporal definido, tales como solicitudes de
hemerotecas.
audiencia, recados telefónicos, registros de llamadas
telefónicas, tarjetas de presentación y controles de envío de
fax.
Los documentos antes
mencionados se enlistarán y se j) Los formatos en blanco que por algún motivo hayan quedado
enviarán al A.C. para su posterior
destrucción. obsoletos, podrán extraerse de los expedientes donde se
localicen, ya que técnicamente no son considerados como
documentos al carecer de información.
Las formas valoradas que sean k) Las publicaciones oficiales, los estudios inéditos, los
obsoletas se extraerán de los
documentos donde se localicen y documentos bibliomerográficos, audiovisuales, gráficos, no
se levantará acta administrativa convencionales o de cualquier otra naturaleza que se
que avale su destrucción.
Acta localicen dentro del acervo documental, que se someta a la
administrativa
selección documental preliminar, se relacionarán por
separado y serán enviados a bibliotecas o instituciones
La Selección Documental Final culturales del Estado, (siempre y cuando sean colecciones
la deberá realizar el A.C. en base a completas).
los catálogos de disposición
documental y a la legislación
vigente.
151
7
11. Estos documentos se enlistarán y se transferirán al archivo de

concentración, para su resguardo hasta que la CODIDEDO,
El periodo de conservación para determine su destrucción.
documentos administrativos es
de 5 años, legales 8 años y
contables 10 años.
12. Las formas valoradas que se encuentran en blanco y sean ya
obsoletas por concluir su temporalidad administrativa, deberán ser
extraídas de los expedientes donde se localicen, y para su eliminación
El responsable del A.C.
se recabará la autorización del órgano de control interno de la
mantendrá actualizado el Calendario dependencia, el cual levantará un acta administrativa interna que
calendario de caducidades. de avale su destrucción.
caducidades
13. La selección documental final le deberá realizar el A.C. sobre la

Concluido el periodo de
base de los catálogos de disposición documental emitidos por la
precaución se debe notificar a circular CODIDEDO y a la legislación vigente.
las áreas mediante circular de los
doc., susceptibles a baja.
14. El periodo de conservación en el A.C. para la documentación

administrativa es de 5 años, la documentación contable 10 años y
legales 8 años.
No Se aplica el Si
proceso de 15. El responsable del A.C. mantendrá actualizado el calendario de
selección final caducidades de los documentos resguardados.
Las áreas que lo objetan deberán De no recibir objeción o
fundamentar la causa. respuesta los documentos se
somenten a selección 16. Concluido el periodo de resguardo el responsable del A.C. deberá
documental final.
notificar mediante circular a las áreas responsables de la
documentación susceptible a dar de baja.
Causa No
justificada Para aplicar la selección 17. Si las áreas objetan el proceso de selección documental final,
documental final se tomarán en
cuenta los dictámenes de deberán fundamentar la causa de la objeción.
valoración que determinen los
catálogos.
Si
18. Si no se recibe respuesta o en el caso de que la respuesta sea
positiva se dará por hecho la selección documental final.
3
8
152
8
19. Para realizar el proceso de selección documental final, se

extraerán todos aquellos tipos documentales cuyo dictamen de
No Información Si valoración así lo determine, dejando en el expediente aquellos
3 dictaminada calificados como conservables por el valor de su información.
Se resguarda en el A.C. para su Se llena formato de relación de

transferencia al archivo histórico tipos documentales para Relación 20. Si en los expedientes se localiza información que no han sido
eliminación de documentos de tipos dictaminados por la CODIDEDO, deberán permanecer en el
documentales
expediente hasta que ésta determine la valoración.
FIN La Subdir. de admón., envia oficio,
relación de tipos documentales y de
oficio
21. En caso de requerir la baja de algún tipo documental, se solicita a
ser necesario el inventario
documental para la eliminación de Relación la CODIDEDO que valore y dictamine el tipo documental solicitado.
documentos, solicitando envie un de tipos
representante de la CODIDEDO, documentales Inventario
para su verificación. documental
22. Si la respuesta es aceptada se incluye el tipo documental para la
baja de los documentos.
La CODIDEDO envía
23. Si la respuesta es negativa, el tipo documental se conserva
representante para verificar que definitivamente.
los documentos seleccionados
sean los que le correspondan a
los catálogos.
24. Concluido el proceso de selección documental final, el personal
del A.C. deberá llenar el formato de Relación de tipos documentales
seleccionados para eliminación, detallando la cantidad, la
El representante de la CODIDEDO,
hace las observaciones necesarias
descripción, el número de dictamen y el periodo.
sobre los tipos documentales a
eliminar.
25. El encargado del A.C. solicita por escrito al Subdirector de

Administración, que se realice el trámite respectivo ante la
CODIDEDO, sobre la baja de los documentos que han cumplido el
La CODIDEDO, envia oficio
de respuesta junto con acuerdo plazo de conservación en el A.C.
autorizado
26. Para realizar la baja documental, la Subdirección de

En presencia de: representante Administración solicita un representante de la CODIDEDO, que
de la CODIDEDO, glosa y uno verifique los documentos susceptibles a eliminar.
de la institución se lleva a cabo
la eliminación de documentos.
FIN
153
27. La subdirección de Administración, envía oficio de petición a la
CODIDEDO, anexando inventario documental y relación de tipos
documentales seleccionados para eliminación.
28. La CODIDEDO envía representante a la institución, quien

verificará que los documentos relacionados para eliminación, sean los
que correspondan a los catálogos de disposición documental y al
dictamen 1618.
29. El representante de la CODIDEDO, realiza las observaciones

necesarias de los tipos documentales y los dictámenes
correspondientes registrados en el formato de relación de tipos
documentales.
30. Envía la CODIDEDO respuesta junto con acuerdo autorizado,

para preparar la eliminación de documentos oficiales, a su vez solicita
que en presencia de un representante de la CODIDEDO, se realice la
eliminación de los documentos solicitados.
31. En presencia de un representante de la CODIDEDO, uno de la

institución y uno de Glosa (opcional), se lleva a cabo la destrucción
de documentos oficiales como se estipula en el acuerdo.
154
3.5 SEGUIMIENTO DE SISTEMA DE CALIDAD
La organización aplica métodos de seguimiento y medición de sus procesos por medio de

auditorías internas, evaluaciones rutinarias y semestrales de la Dirección General, medición y
evaluación trimestral de los objetivos de calidad e indicadores de proceso. Estos métodos
demuestran la capacidad de la organización para alcanzar los resultados planificados, en el caso
de no alcanzarse los resultados esperados en alguna de las áreas de la organización, estos
métodos contemplan la implementación de acciones correctivas, según sea conveniente, para
asegurarse de la conformidad del servicio.
La organización tiene establecido indicadores de medición de sus procesos que determinen la

eficacia de estos, para ello trimestralmente la Dirección General en coordinación con el área de
gestión de calidad revisan y registran los resultados de los indicadores de medición.
La revisión consiste en la presentación de evidencias que sustenten el cumplimiento de los

mismos, en caso de incumplimiento, el responsable del área en cuestión determina las acciones a
seguir para asegurar la conformidad del procesos y/o servicio.
Referencia: DIF-GC-10 “Seguimiento y Medición de los procesos”.
Seguimiento y medición de los servicios
La organización mide y hace un seguimiento de las características de los servicios que

proporciona para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esto se realiza mediante el
monitoreo en las supervisión constante en las etapas apropiadas del proceso de realización de los
servicio de acuerdo al plan de calidad incluyendo la normatividad, leyes y reglamentos de
carácter municipal, estatal y federal, aplicables a los servicios que presta el Sistema Municipal
DIF, como son: Ley que crea los organismos públicos descentralizados de asistencia social; de
carácter municipal denominados sistema de desarrollo integral de la familia, ley de asistencia
social, ley general de salud, bando municipal de Naucalpan de Juárez, entre otros.
155
Se mantienen registros de conformidad con los criterios de aceptación del servicio (formatos y
documentos que evidencian el cumplimiento de los procedimientos mencionados). Los registros
indican las personas que intervinieron en la prestación del servicio y las personas que firman de
conformidad o disconformidad con el resultado del servicio prestado.
En los servicios que presta el Sistema Municipal DIF, en la mayoría de estos, la aceptación final
viene del usuario al término de la prestación del servicio. Así mismo, esta aceptación puede venir
por medio de cartas de felicitación de los usuarios a la organización por los servicios prestados.
Referencia: DIF-GC-05 “Planeación de la calidad” y DIF-GC-11 “Satisfacción del Cliente”.
3.6 REVISIÓN GERENCIAL
La Dirección General revisa semestralmente el sistema de gestión de calidad del Sistema

Municipal DIF de acuerdo a lo descrito en el procedimiento DIF-DG-01 “Revisión de la
Dirección”, con la finalidad de asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continua. La
revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios
en el sistema de gestión de calidad, incluyendo la política de calidad y los objetivos de calidad
cuando esto sea necesario.
Referencia: Procedimiento DIF-DG-01 “Revisión de la Dirección”.
Información para la revisión
La información que la Dirección General evalúa durante la revisión es:
a) Resultados de las auditorías internas ó externas realizadas;
b) Resultados del cumplimiento de los indicadores de medición de proceso;
c) Quejas y reclamaciones de la comunidad;
d) Estado de las acciones correctivas y preventivas tomadas;
e) Avance de los objetivos de calidad establecidos en las diferentes áreas de la organización;
156
f) Acciones de seguimiento de revisiones previas por la Dirección;
g) Adecuación de la política de calidad de la organización;
h) Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad;
i) Recomendaciones para la mejora;
j) Grado de satisfacción del usuario de los servicios que presta la organización;
k) Mejora de los procesos; y
l) Desempeño de los procesos y conformidad de los servicios prestados.
Resultados de la revisión
Los resultados de la revisión de la Dirección General, incluyen todas las decisiones y acciones
relacionadas con:
a) La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos;
b) La mejora de los servicios prestados en relación a lo requerido por la comunidad; y
c) Las necesidades de recursos.
3.6.1 AUDITORIA DE CALIDAD EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
La realiza el Coordinador de Gestión de Calidad, quien revisa que el procedimiento del área
correspondiente sea llevado a cabo de forma metódica, siendo el personal eficaz en las labores
que desempeña, revisando además la existencia de:
a) Programas anuales.
b) Programas mensuales.
c) Estadísticas.
d) Evaluación de desempeño.
e) Indicadores de medición de procesos.
f) Medidas de seguridad.
157
g) Formatos llenados completos.
h) Registros de calidad.
i) Evaluación del cliente interno.
j) Lista de registros de calidad
k) Lista de registros generales.
l) Organigrama actualizado
m) Lista de documentos de origen externo.
n) Acomodo de la documentación.
o) Clasificación de la documentación.
p) Captura de la documentación.
q) Prestamos de documentos.
r) Integración de la documentación.
s) Servicios prestados por el área de archivo.
3.6.1.1 AUDITORIA INTERNA
Auditoría interna
El Sistema Municipal DIF realiza semestralmente auditorías internas de calidad, para verificar
que las actividades del sistema de gestión de calidad y los resultados correspondientes:
a) Son conformes con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma ISO
9001:2000 (NMX-CC-IMNC-2000) y con los requisitos del sistema de gestión de la
calidad establecidos por la organización; y
b) Se han implementado y se mantienen de manera eficaz.
La organización cuenta con un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la

importancia de los procesos y las cargas de trabajo de las áreas a auditar; así como los resultados
de auditorías previas. La realización de auditorías internas se hacen siguiendo los lineamientos
del procedimiento DIF-GC-08 “Auditorías Internas”, en el cual se definen los criterios de la
auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología.
158
En la selección de auditores y la realización de las auditorías la organización se asegura la
objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Las auditorías internas de calidad son
realizadas por personal calificado, independiente del puesto del responsable de ejecutarla y de la
actividad a auditar, éstas también pueden ser realizadas por organismos o personas externas que
cumplan con los conocimientos y experiencia necesaria y que a solicitud de la organización
puedan desempeñar las auditorías internas del sistema de calidad siguiendo los lineamientos
descritos en el procedimiento DIF-GC-08 u otro documento de origen externo que cumpla con lo
descrito en dicho procedimiento.
Así mismo el procedimiento DIF-GC-08 define las responsabilidades y requisitos para la

planificación y la realización de auditorías, la forma en que se informan los resultados y la forma
en que se mantienen los registros.
El Director General, los Subdirectores, Jefes de Departamento y Coordinadores son responsables

de la implantación sin demora injustificada de las acciones correctivas establecidas para subsanar
las no conformidades detectadas y sus causas.
Las actividades de seguimiento a las auditorías sirven para verificar y registrar la implantación y
efectividad de las acciones correctivas.
Los resultados de las auditorías son parte de la revisión de las evaluaciones que establece el
sistema de gestión de calidad.
Referencias: Procedimientos DIF-GC-08 “Auditorias Internas” y DIF-GC-09 “certificación de Auditores

Internos”.
3.6.1.2 AUDITORIA EXTERNA
La auditoria externa es realizada por el organismo certificador, quien a su vez supervisa los
siguientes puntos:
159
• Programas anuales.
• Programas mensuales.
• Estadísticas.
• Evaluación de desempeño.
• Indicadores de medición de procesos.
• Medidas de seguridad.
• Formatos llenados completos.
• Registros de calidad.
• Evaluación del cliente interno.
• Lista de registros de calidad
• Lista de registros generales.
• Organigrama actualizado
• Lista de documentos de origen externo.
• Acomodo de la documentación.
• Clasificación de la documentación.
• Captura de la documentación.
• Prestamos de documentos.
• Integración de la documentación.
• Servicios prestados por el área de archivo.
3.6.1.2.1 ORGANISMOS CERTIFICADORES
Son aquellas empresas que se dedican a las certificaciones, quienes para poder emitir estos
certificados deben obtener un permiso de funcionamiento, esto se logra declarando que operen
bajo el conjunto de reglas y regulaciones. Los que verifican que la institución cumpla con los
requisitos que pide la norma como fundamentales.
160
3.6.1.2.2 METODOLOGÍA
Todo organismo certificador tiene una metodología para dar al final de la auditoria el certificado
de calidad, en este caso “Bureau Veritas” realizó lo siguiente:
Preevaluó el Sistema y sus procedimientos de las áreas que lo componen.

Seguimiento de la evaluación.
Determinación de los procedimientos faltantes.
Que el Sistema cuente con los requisitos generales.
Requisitos de la documentación.
Manual de calidad.
Tener el control de la documentación.
Auditorias internas.
Auditorias externas.
Finalmente la evaluación de poder ser certificados.
3.6.2 INDICADORES DE MEDICIÓN DE PROCESOS
Los indicadores de medición de procesos en el archivo de concentración son los siguientes:
1. CLASIFICAR EN 48 HORAS LA DOCUMENTACIÓN ENTREGADA POR LAS

DIFERENTES ÁREAS AL ARCHIVO, A PARTIR DE QUE SE RECIBE EN EL ÁREA
2. REGISTRAR EN BASE DE DATOS LA INFORMACIÓN INGRESADA AL
ARCHIVO MÁXIMO EN 24 HORAS A PARTIR DE LA CLASIFICACIÓN
3. PROPORCIONAR LA DOCUMENTACIÓN EN PRÉSTAMO, SOLICITADA POR
LAS ÁREAS EN 10 MINUTOS, A PARTIR DE SU PETICIÓN.
4. INCORPORAR LA DOCUMENTACIÓN EXTRAÍDA DEL ARCHIVO A MÁS
TARDAR EN 24 HORAS A PARTIR DE QUE ES ENTREGADA POR EL ÁREA
Ver anexo número 15 (formato de indicador de medición de procesos)
161
3.6.3 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Mensualmente se realiza una evaluación por todas las subdirecciones del Sistema DIF, los cuales
evalúan al archivo de concentración en relación a los servicios proporcionados.
Ver anexo número 16 (formato de evaluación de satisfacción del cliente interno con datos
llenado por las áreas)
3.6.4 MEJORA CONTINUA
La organización busca mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad

mediante el uso de la política de calidad, el cumplimiento con los objetivos de la calidad, los
resultados de las auditorías internas, el análisis de datos arrojados por el sistema, las acciones
correctivas y preventivas implementadas, el cumplimiento a los indicadores de medición de
procesos y las revisiones realizadas por la Dirección General.
Trimestralmente el Coordinador de Gestión de Calidad mide la mejora continua al calcular el

porcentaje de avance de los puntos mencionados anteriormente.
Referencia: Procedimiento DIF-GC-14 “Medición de la Mejora Continua”
3.7 RESULTADO DEL SISTEMA IMPLEMENTADO
La obtención del Certificado de calidad, extendido por “Bureau Veritas Mexicana” (BVQI
Mexicana S.A de C.V.), el cual debe ser renovado cada 3 años. Este Certificado es expedido a la
Institución deL Sistema Municipal DIF en Naucalpan de Juárez, quien en la parte de control de
registros y Control de documentos hacen participe al Archivo.
Ver anexo número 17 (certificado de calidad proporcionado por la empresa certificadora).
162
CONCLUSIONES
La importancia del archivo, se manifiesta con el trabajo que cada uno de nosotros aporta en los
organismos públicos o privados, y esto ayudó al presente proyecto, los conocimiento adquiridos
en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, junto con la rama de ingeniería
(aplicación de la norma ISO-9001 versión 2000), vemos que como ésta, en cualquier otra rama se
puede obtener resultados muy favorables, en este caso el papel que juega el archivo dentro de la
institución es importante, que sin documentos no hay testimonio para el presente y futuro.
La implementación de la norma nos lleva a que la instancia productora de documentación

proporcione los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos; necesarios para
desarrollar las actividades archivísticas y darle la importancia merecida.
La instrumentación de los procedimientos para la organización de los archivos se debe realizar de

forma metodológica y sistemática para lograr los objetivos planteados, claro planeando las
actividades que se desarrollarán en los tiempos y el momento adecuado, contando con los
recursos necesarios.
Una vez establecidos con éxito los archivos, es indispensable e impostergable darle seguimiento a
los procedimientos establecidos para su control dándole una mejora continua y creando
proyectos que le sean interesantes no sólo para la institución sino también para el personal
externo, se tiene planeado la organización de difusión del archivo, mostrando documentos de
importancia, recopilados de varios archivos.
También es imprescindible el normalizar y crear los instrumentos de consulta necesarios de

acuerdo a la Norma Internacional de Descripción Archivística, en este momento funciona el
inventario documental pero en el programa se establece la creación de la guía, el catálogo, y los
demás instrumentos marcados en la Norma ISAD G.
163
El proceso de expurgo y depuración (selección documental preliminar y selección documental
final), se efectuará conforme a los valores primarios y secundarios según proceda y será por serie
documental omitiendo que se realice por tipos documentales, ya que esto crea que el expediente
ya no se encuentre completo.
Actualmente el archivo cuenta con personal capacitado para realizar las funciones archivísticas,
espacio para la guarda de los documentos, mobiliario para el acomodo físico de la
documentación, partida presupuestal asignado por la administración mediante el cual se requieren
los insumos necesarios para la organización del archivo, además de la elaboración de un Manual
de Procedimientos para lograr mediante normas precisas, reducir la deficiencia en cuanto al
funcionamiento; así conservar un centro activo de información, en el cual los documentos que se
soliciten, se localicen en el menor tiempo posible.
Como se observa en el proyecto, el Estado de México le ha dado una gran importancia a los
archivos ya que cuenta con un Marco Legal extenso, donde contempla todos los puntos
necesarios, además de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, quien es la
encargada de proporcionar todo tipo de asesorías en la rama de la archivonomía, finalmente se
cuenta con los dictámenes y los catálogos de disposición documental, donde precisamente marca
los tiempos que se debe conservar los documentos por tipo documental.
164
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA
"A"
ACERVO: Conjunto de libros, publicaciones periódicas, documentos, etc., que constituyen una
biblioteca.
ACTA: Resolución por escrito que contiene las deliberaciones y acuerdos de una de las sesiones
de cualquier junta o cuerpo.
ACUERDO: Resolución tomada por unanimidad o por mayoría de juntas, parecer, dictamen.
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS: Es una metodología integral para planear, dirigir y

controlar la producción, circulación y conservación, uso y selección de documentos de cualquier
institución.
ANAQUEL: Cada uno de los entrepaños que forman un estante, muebles que sirven para
conservar documentación concluida su trámite, o de muy escasa consulta.
ARCHIVADOR: Mueble destinado para guardar expedientes, hay de diversos tipos:

Su estructura está formada por una cubierta exterior y cajones que entran dentro de esa cubierta.
Hay archivadores de madera, pero deben preferirse los metálicos que ofrecen mayor protección
contra el fuego, la humedad, los roedores e insectos y una mayor durabilidad resultando, por otra
parte m s económicos.
ARCHIVAR: Operación que consiste en guardar documentos en sus respectivos expedientes y

estos en los archivos siguiendo un modelo. En los archivos de expediente en trámite la guarda de
estos dentro de los muebles archivadores se efectúa de adentro hacia atrás, de arriba hacia abajo y
de izquierda a derecha, siguiendo la colocación de los citados muebles.
ARCHIVERO: Mueble de diversas formas, tamaños y materiales que se utilizan para la guarda y
seguridad de los documentos y expedientes que integran un archivo; existen gavetas, cajones,
guardas visibles, cajas, etc.
ARCHIVISTICA: Ciencia que trata de los archivos, de las colecciones manuscritas y documentos
que ahí se conservan.
ARCHIVO: Conjunto de documentos que se encuentran debidamente organizados y clasificados

conforme a un mismo asunto o materia y que se separan por sus diferencias, sirven para la toma
de decisiones de la institución que las genera, sin importar el soporte que contenga la
información.
- Es uno o más conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquél orden para servir como testimonio e
información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o para servir
como fuentes de historia.
165
ARCHIVO CRONOLOGICO: Es el método de ordenación que se implanta para recordar
trámites que deban efectuarse en determinadas fechas, si se toma para satisfacer necesidades
derivadas al factor tiempo; en las actividades de correspondencia y archivo se toman para dos
finalidades:
Recordatorio de fechas y para formar el catálogo de caducidades.
Se puede instalar utilizando tarjetas con guías para los meses del año y subguías para los guías
del año.
ARCHIVO DE CONCENTRACION: Son los que se conservan la documentación de asunto,

concluidos o que ya no requieren trámite frecuente o piezas de archivo.
- Son los que se integran con expedientes depurados de los archivos de transferencia y de los que
habrá de seleccionarse el material que pasar a formar parte del acervo del archivo histórico y
aquel que deba ser eliminado o dado de baja.
ARCHIVO DE TRÁMITE: Los que conservan expedientes que por su propia naturaleza
requieren de una consulta constante.
- Aquellos que conservan expedientes de asunto en movimiento y cuya consulta es necesaria para
la toma de decisiones.
ARCHIVO HISTORICO: Son los formados con documentos procedentes de las fuentes
obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público que por su contenido
o naturaleza se consideran de esencial trascendencia.
- Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que
por decisión del correspondiente Comité‚ de Archivos, debe observarse permanentemente, dado
el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
ARCHIVO MUNICIPAL: Es aquél que reúne los documentos producidos por los ayuntamientos
o instituciones que les han precedido en sus funciones.
ARCHIVONOMIA: El vocablo archivo deriva del griego arche, archeion, y del latín archivun
que significa depósito, principio, origen traducido al español se guardan documentos públicos o
particulares. Del latín archivun y del griego nomos (ley). Ley de los archivos neologismo de
archivonomía.
- Ciencia que nos enseña como conservar, organizar y administrar correctamente los documentos.
ARCHIVO PRIVADO: Los que se forman en instituciones privadas, los que pertenecen a
personas o familias.
- Es el conformado por documentos privados.
ARCHIVO PUBLICO: Es lo mismo que el archivo oficial se le conoce también como archivo de
propiedad pública, que permite consulta, que permite consulta, lectura o vista al público en
general.
- Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la
prestación de un servicio publico por entidades privadas, así como los archivos privados
declarados de interés público.
166
"B"
BAJA DE EXPEDIENTES: Operación consistente en eliminar de un archivo los expedientes de

asuntos terminados o de escasa consulta.
BATERIA: Grupo de anaqueles o muebles archivadores que unidos entre sí en cierto orden, se
utilizan para archivar.
"C"
CALENDARIO DE VENCIMIENTOS: Una vez terminado el trámite de documentos y

expedientes, previa autorización y conformidad, después de analizar su vigencia posible se
envían al archivo central, con una relación de su contenido en el cual se indica el plazo de
conservación.
CATALOGO: Conjunto de tarjetas, listados u otro medio idóneo en el cual se anotan todos los
datos íntegros y exactos que contienen documentos y expedientes de un archivo y que sirve de
indicador para la rápida y fácil localización de estos.
- Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos,
tomando en cuenta un criterio determinado.
CICLO VITAL: Es el principio fundamental de la administración de documentos. Es el

procedimiento que tiene los documentos desde el momento que son producidos hasta el momento
de su destrucción y de su conservación permanente, est formado por tres fases que son: activa,
semiactiva e inactiva.
- Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la
oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración en un archivo permanente.
CLASIFICACION: Es la operación que consiste en agrupar estableciendo clases y claves, bajo

los cuales, los documentos deben clasificarse al elaborarse aún cuando las clasificaciones, de
acuerdo con el sistema establecido bajo la forma de índice, se señalar inmediatamente la
referencia que debe darse el documento tratándose de correspondencia de entrada, los
documentos para distribución, se clasifican por dependencias destinatarias.
- Es agrupar documentos relativos a un mismo asunto, tema o materia, representándola por
medio de símbolos, de acuerdo con el sistema establecido.
- Toda labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco
preestablecido. Pueden ser:
Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo.
Clasificación de piezas en el interior de un fondo.
Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.
CLAVE: Signo convencional que sintetiza una idea cualquiera, utilizado también para evitar que
transcienda el contenido o significado de este.
Signos empleados para expresar sintetizadamente ciertas palabras o asuntos, o porque no debe
trascender por su significado.
167
CONCENTRACION DE EXPEDIENTES: Remisión que se hace al archivo, central, de
expedientes, de asuntos terminados, en perfecto orden, cosidos y amparados en nuestro
inventario.
- Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser
preventiva o de intervención directa.
CONSERVACIÖN: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte,

la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y, por otra, la
restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de medidas tomadas para salvaguarda

en vista de su consulta.
CONSERVACIÓN PERMANENTE: Situación derivada de la fase de valoración que afecta a

aquellos documentos cuyos valores determinan que no pueden ser eliminados.
CORRESPONDENCIA: Es el conjunto de documentos por medio de las cuales se comunican

entre sí las personas e instituciones en el desarrollo de sus actividades.
CRONOLÓGICO: M‚todo de identificación de documentos mediante la división del tiempo.
CUADRO CLASIFICADOR: Conjunto de elementos (símbolos, números, letras, signos

ortográficos) que sirven para identificar adecuadamente los asuntos que se manejan en un
archivo. Actualmente se le denomina sistema de clasificación.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo

documental y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series,
fechas extremas, etc.).
CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Es la acción de guardar con cuidado y vigilancia de la

documentación ya sea por dependencia privada o pública, pero esto no quiere decir que sean de
su propiedad, es decir, obra en su poder por tiempo indefinido.
"D"
DEPURACION DE ARCHIVOS: Revisión sistemática de los documentos, para eliminar

aquellos cuyo plazo de conservación ha concluido.
DESGLOSAR: Sacar documentos de los expedientes.
DICTAMEN: Documento en que se emite una opinión o resolución sobre determinado asunto o
materia.
DIF: Desarrollo Integral de la Familia.
DIFEM: Desarrollo Integral de la Familia en el Estado de México.
168
DOCUMENTO. Todo elemento escrito, gráfico, etc., que sirve como testimonio de un hecho.
Es cualquier soporte que nos proporciona una información.
- Conjunto formado por un soporte de información y los datos registrados sobre o en ese soporte
y su significado que sirve para la consulta, estudio o comprobación.
DOCUMENTO OFICIAL: El cual es de oficio, o sea, que tiene autenticidad y emana de la

autoridad derivada del estado.
DOCUMENTO PRIVADO: El otorgado por personas particulares con o sin testigos sin
intervención de escribano, o notario incluyéndose en esta categoría la correspondencia epistolar.
"E"
ELIMINACION DE DOCUMENTOS: Consiste en apartar para dar de baja, con las debidas
formalidades, los expedientes de asuntos terminados cuyo plazo de permanencia ya prescribió.
ENTREPAÑO: Parte de un mueble que sirve para colocar documentación.
EXPEDIENTACION: Es la operación que consiste en agrupar la documentación que trata de un

mismo asunto siguiendo un orden determinado.
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos ordenados que tratan de un mismo asunto.
"F"
FASE ACTIVA: Es aquella que comprende el periodo durante el cual la documentación es

indispensable para el desarrollo de la actividad o de la función de la cual se deriva.
FASE INACTIVA: Dicha fase comienza en el momento que la institución productora considera
que la documentación ya no tiene vigencia primaria, es decir, que su valor primario institucional
ha terminado.
FASE SEMIACTIVA: La fase semiactiva comienza, al término del asunto administrativo, por el
cual fue creada la documentación, sin embargo el punto a destacar de esta documentación es que
conserva valores administrativo, legal y fiscal, durante un plazo llamado precaucional, para fines
de consulta y de referencia.
FOJA: Papel de forma rectangular y de diversidad de tamaños y espesor, que consta de dos caras
o páginas, o sea, el anverso y el reverso.
FOLIAR: acción de numerar progresivamente expedientes o documentos.
FOLIO: Palabra que significa hoja de un cuaderno o libro, pero que en nuestra rea significa
cualquier documento.
169
FONDO DOCUMENTAL: Es el conjunto total de la documentación organizada, elaborada o
recibida por una entidad publicada sea, pública o privada en el desarrollo de sus funciones.
FORMULA CLASIFICADORA: Está constituida por la reunión de tres elementos básicos

divididos uno de otros por líneas diagonales, clasificador de asuntos y número identificador, se
encuentra en una ficha cátalo gráfica que contiene una serie de datos ya sean números, letras o
por combinación.
FONDO DE ARCHIVOS: Conjunto de documentos, dibujos e impresos, recibidos y formulados

oficialmente para una administración o por uno de sus funcionarios.
“G "
GAVETA: Cajón de un mueble archivador.
GESTION DE DOCUMENTOS: Es la esfera de la gestión administrativa general que se ocupa

de la eficiencia y la economía de los archivos en la creación, preservación y uso, y la depuración
de documentos, es decir, en todo su ciclo de vida.
GLOSA O ARCHIVACION: Consiste en ordenar, previa verificación, los documentos que

forman un expediente.
GUIA: Material de apoyo provisto de una pestaña saliente, que sirve para dividir expedientes o
tarjetas.
"I"
IMPI: Instituto Mexicano de Protección a la Infancia.
INPI: Instituto Nacional de Protección a la Infancia y la Familia.
INSTRUCTIVO: Conjunto de normas que sirven para orientar sobre la ejecución de un trabajo
determinado.
INVENTARIO: Registro que sirve para identificar la cantidad de los expedientes que existen en
un archivo.
ISO: International Standard Organization.
"L"
LEGAJO: Parte de un expediente que se divide cuando es muy voluminoso que no debe medir
m s de cinco centímetros de espesor, para su fácil y cómodo manejo. Los legajos que forman un
expediente deben numerarse en forma progresiva.
170
"M"
METODO DIRECTO: Son aquellos en las que la búsqueda de expedientes se hace directamente,
sin que se requieren de medios auxiliares de localización, los m s usuales son: alfabético,
geográfico, por asuntos y cronológico.
METODO INDIRECTO: Son los que se requieren para la búsqueda de expedientes, el empleo de
algún medio auxiliar como: catálogos, índices, listados, etc.
MINUTARIO: Colección de minutas que constituye un registro de la correspondencia de salida.
"N"
NUMERO IDENTIFICADOR: Indica el orden progresivo que se asigna al expediente, dentro de

los de su misma clasificación, en el archivo.
"O"
OFICIO: Comunicación escrita que utilizan las instituciones gubernamentales, para el trámite de
sus asuntos.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS: Arreglo de archivo con base en las claves, campos,

subcampos, que parecen en los registros del archivo.
"P"
PATRIMONIO ARCHIVISTICO: Conjunto de archivos conservados en el país y que forman

parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo,

histórico y cultural.
PLAN NACIONAL DE DESARROLLO: Instrumento fundamental que habría de orientar los

esfuerzos de gobierno y sociedad. El Plan Nacional de Desarrollo, convoca a la recuperación
económica y se apoya en tres líneas fundamentales de política económica: estabilización continua
de la economía, ampliación de los recursos disponibles para la inversión productiva y
modernización de los sectores obrero, campesino y empresarial con el gobierno Federal, dentro
del pacto para la estabilidad y el crecimiento económico.
PLAZO DE CONSERVACION: Disposición legal o administrativa que fija el tiempo que deben
guardarse los documentos.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio según el cual cada documento debe ser colocado en
el fondo de archivos del cual procede y, en este fondo en su lugar de origen.
171
"R"
RECEPCION DIRECTA: Se entiende el recibo, en la ventanilla, de documentos que entregan

gestores y mensajeros, o bien, los propios interesados.
RECEPCION INDIRECTA: recepción de documentos por las vías de comunicación legalmente

establecida.
"S"
SELECCION DOCUMENTAL: Operación que consiste en decidir acerca de la adquisición de

documentos por concepto de compra de canje o donación, se apoya en la consulta de
bibliografías y catálogos a fin de actualizar e incrementar en forma balanceada la colección de
un archivo.
"T"
TIPO DOCUMENTAL: Hace referencia a la especie documental que releva tanto el contenido
como la estructura física del documento. Puede ser entre otros tipos documentales, actas,
contratos y facturas.
TRANSFERENCIA: Es la operación de trasladar a los archivos de concentración los expedientes

cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica, o bien por necesidades de espacio.
TRANSFERENCIA PRIMARIA: Es la operación de trasladar de los archivos de concentración

de los expedientes cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádico, o bien por
necesidades de espacio.
TRANSFERENCIA SECUNDARIA: Es el conjunto de procedimientos, por los cuales la

documentación pasa de la unidad de archivo de concentración, a la unidad de archivo histórico
con una previa selección documental.
"V"
VALE O CEDULA DE PRESTAMO: Constituye un control del préstamo de un documento o

expediente.
VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la administración que lo

originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR EVIDENCIAL: Es el que refleja el origen, organización y funcionamiento de la

institución. Por ejemplo: informes, programas, manuales, etc.
172
VALOR FISCAL: Aquel que tienen los documentos para efectos tributarios o que son
importantes para el fisco.
VALOR LEGAL: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de prueba ante la ley.
VALOR TESTIMONIAL: Es el que refleja la evolución y los cambios m s importantes, desde el

punto de vista legal que sufre la institución. Por ejemplo: reglamentos, políticas, etc.
173
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ISO 9000:2000. Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. México D.F.
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Instituto Mexicano de Normalización y Certificación A.C. México D.F. 2001. 38 p.
• Tamayo Tamayo, Mario. Metodología formal de la investigación científica. Ed. Limusa
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Ed. Mc. Graw Hill Latinoamericana, 1984.
INTERNET Fecha de consulta.

http://www.edomex.gob.mx. 13/05/04
http://www.elbalero.com.mx 27/02/04
177
178
ANEXO 1
179
ANEXO 2
180
ANEXO 3
ACUERDO
ORDEN DEL DÍA
1. SEGUIMIENTO DEL ACUERDO ANTERIOR:
• VER QUE PASO CON DONATIVOS PARA EL “CLUB DE LA CALLE”

• GIRA DE LA DRA. GABY (ITINERARIO)
2. COMENTAR QUE LA LIC. OLGA SOTO DE CHUAYFFET, TIENE INTENCIÓN DE

REALIZAR GIRAS, SONDE NO NECESARIAMENTE VENGA A INAUGURAR
OBRAS, SINO A CONOCER EL MANEJO DE PROGRAMAS. SOLICITAN
SUGERENCIAS.
3. COMENTAR QUE NINGÚN SUPERVISOR NI DIRECTOR DEL DIFEM, ESTA

AUTORIZADO A SOLICITAR GIRAS O VISITAS, SI NO ESTA INFORMADO EL
COORDINADOR REGIONAL.
4. INFORMAR LO RELATIVO AL I.S.P.T.
5. ENCARGO EL C. PRESIDENTE MUNICIPAL, ATENCIÓN ESPECIAL PARA LOS

DISTRITOS VII, XIII Y XIX.
6. ANALIZAR POSIBILIDAD DE OBTENER APOYOS DE INSTITUCIONES DE

SALUD DEL ESTADO, PARA AYUDAR A ESTOS DISTRITOS.
7. ASUNTOS GENERALES
181
ANEXO 4
182
ANEXO 5
183
ANEXO 6 1/2
184
ANEXO 6 2/2
185
ANEXO 7 1/4
186
ANEXO 7 2/4
187
ANEXO 7 3/4
188
ANEXO 7 4/4
189
ANEXO 8
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
INVENTARIO DOCUMENTAL
CAJA:
ÁREA: DEPARTAMENTO: ÁREA AUXILIAR:
No. Año del Fechas Total No. de Ubicación Fecha de Tiempo de

Fórmula Clasificadora Nombre o Descripción del Documento Valor Documental Observaciones
Cons. exp. Extremas de Leg. Fojas Topográfica Resguardo
Alta Baja
FECHA DE TRANSFERENCIA AL ARCHIVO: FECHA DE CLASIFICACIÓN EN EL ARCHIVO:
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

RESPONSABLE DE ÁREA RESPONSABLE DE ARCHIVO ELABORÓ EL INVENTARIO
190
ANEXO 9 1/4
ANÁLISIS DE DATOS DEL MES DE MAYO
INDICADOR DE MEDICIÓN No.1 Y 2, CLASIFICAR Y CAPTURAR LA DOCUMENTACIÓN

FECHA Y HORA FECHA Y
CAJAS TÉRMINO DE TIEMPO DE TOTAL DE CAJAS TOTAL DE TOTAL DE TERMINO DE TIEMPO DE
ÁREA DE HORA DE OBSERVACIONES
RECIBIDAS CLASIFICACIÓN CLASIFICACIÓN CLASIFICADAS EXPEDIENTES LEGAJOS CAPTURA INGRESO
RECEPCIÓN CAPTURA
27/05/04 28/05/04 C1-98 C1-98 NO SE CUENTA CON
PERSONAL 3 15:00 12:00 21:00 HRS 3 C2-69 C2-69 BASE DE DATOS
C3-33 C3-33
PROMEDIO PROMEDIO
TOTAL 3 21 HRS 200 200
191
ANEXO 9 2/4
INDICADOR DE MEDICIÓN No. 3 Y 4 PRÉSTAMO E INTEGRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

No. DE EXPEDIENTES DÍA Y HORA DE HORA DE TIEMPO DE FECHA Y HORA FECHA Y HORA TIEMPO DE DÍAS RETENIDOS
ÁREA OBSERVACIONES
VALE SOLICITADOS SOLICITUD ENTREGA RESPUESTA DE DEVOLUCIÓN DE INTEGRACIÓN INTEGRACIÓN EN EL ÁREA
12/05/04 SE SOLICITA POR MÁS

PERSONAL 14 3 12:30 12:35 5 MIN TIEMPO
13/05/04 13/05/04
ADMINISTRACIÓN 15 1 09:45 09:50 5 MIN 10:45 13:00 2.15 HRS 1
20/05/04 20/05/04
MÉDICOS 16 1 11:20 11:22 2 MIN 12:00 13:00 1 HR 1
21/05/04 21/05/04
MÉDICOS 17 1 13:25 13:30 5 MIN 14:15 15:00 45 MIN 1
25/05/04 26/05/04
PERSONAL 18 1 11:45 11:50 5 MIN 10:55 11:00 5 MIN 1
VALES EXPEDIENTES PROMEDIO PROMEDIO DÍAS

TOTAL 5 7 4.4 MIN 4.I MIN 1
192
ANEXO 9 3/4
SERVICIOS SOLICITADOS
NO. DE HORA DE
ÁREA SOLICITANTE TIPO DE SERVICIO HORA DE INICIO TIEMPO DE SERVICIO OBSERVACIONES
SERVICIO TERMINO
03/05/04
13 TESORERÍA ASESORÍA 14:15 15:15 1 HR
12/05/04
14 TESORERÍA TRANSFERENCIA 11:00 12:00 1 HR
27/05/04
15 PERSONAL TRANSFERENCIA 15:00 17:00 2 HRS
PROMEDIO
TOTAL 3 1.20 HRS
193
ANEXO 9 4/4
SOLICITANTE TRANSFERENCIA PRESTAMO DE DOCUMENTOS SERVICIOS

NO DE CAJAS EN TOTAL DE VALES EXPEDIENTES EXPEDIENTES SERVICIOS TIPO DE SERVICIO
ÁREA OBSERVACIONES
RECEPCIÓN EXPEDIENTES SOLICITADOS SOLICITADOS DEVUELTOS SOLICITADOS SOLICITADO
PERSONAL 3 15 2 4 1 1 1
ADMINISTRACIÓN 1 1 1
MÉDICOS 2 2 2
TESORERÍA 2 2
4 3 200 5 7 4 3 3
16
200 NO DE CAJAS EN
14
RECEPCIÓN
12
TOTAL DE EXPEDIENTES
10
8 VALES SOLICITADOS
6
4 EXPEDIENTES
2 SOLICITADOS
0 EXPEDIENTES DEVUELTOS
AL
SERVICIOS SOLICITADOS
N
SO
R
PE
TIPO DE SERVICIO
SOLICITADO
194
ANEXO 10
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE INTERNO
Evaluación correspondiente al mes de ___________________

Fecha:_____ de ___________ de _________.
Área que evalúa: ______________________________
MARQUE CON UNA X EL ÁREA SUJETA A EVALUCIÓN
SERVICIOS GENERALES (MANTENIMIENTO) ( )

SERVICIOS GENERALES (CONTROL VEHÍCULAR) ( )
CONTROL DE PATRIMONIO ( )
ADQUISICIONES ( )
ALMACÉN ( )
SISTEMAS DE CÓMPUTO ( )
DEPARTAMENTO DE PERSONAL ( )
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ( )
COMUNICACIÓN SOCIAL ( )
SERVICIO SOCIAL ( )
JURÍDICO ( )
TESORERÍA ( )
1.- ¿Cómo considera la atención recibida por el área?

a) Excelente
b) Buena
c) Regular
d) Pésima
2.- El tiempo de atención a sus requerimientos o solicitudes es:

a) Muy rápido
b) Normal
c) Lento
d) Muy lento
3.- Considera que el personal del área es:

a) Muy competente
b) Competente
c) Poco competente
d) Nada competente
4.- Del 0 al 10 ¿Cómo calificaría el servicio de esta área? (se considera al 0 como la calificación mínima y el 10 como máxima)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
5.- Le invitamos a que plasme su opinión, queja o sugerencia sobre el servicio que le brinda el área.
Nombre y firma
REV.1 DIF-SE-11-01
195
ANEXO 11
ANEXO 1
REPORTE DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
No Conformidad Condición Negativa Fecha
NCM ncm Área afectada:

No. De reporte: Clausula/elemento(s) (ISO)
Derivado de:
Revisión del Proceso Revisión de la Dirección Auditoría externa
Auditoría Interna Queja del cliente Revisión de Objetivos de Calidad
Revisión de Indicadores de Medición
1. Definición de la No Conformidad/Condición Negativa
2. Acción(es) Inmediata(s)
3. Determinación de la Causa Raíz
4. Accion(es) Correctiva(s)/Preventiva(s)
Responsable de implementación: Fecha compromiso de cumplimiento Auditor o revisor de la acción (nombre y firma)
5. Verificación y Seguimiento (eliminación de No Conformidad/Condición Negativa)
Fecha de cierre Nombre y firma del auditor o revisor
196
ANEXO 12
VALE
VALE DE
DE PRÉSTAMO
PRÉSTAMO DE
DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS
SUBDIRECCIÓN: DEPARTAMENTO: NO. DE VALE:
FECHA DE PRÉSTAMO: FECHA DE DEVOLUCIÓN:
HORA SOLICITUD / PRÉSTAMO: HORA DEVOLUCIÓN / INGRESO:
CLAVE O NÚMERO DE EXPEDIENTE:
NOMBRE O DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO:
OBSERVACIONES:
NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

( Solicitante ) ( Autoriza ) ( Entrega )
Rev. 2 DIF-SA-13-02
197
ANEXO 13
198
ANEXO 14
SOLICITUD DE SERVICIO
Fecha de Solicitud : Folio :
Fecha de Servicio : Hora Inicio: Hora Término:
Áre a Solicita nte :
c Asesoría
d
e
f
g
c Transferencia
d
e
f
g
c Curso
d
e
f
g
c Otro
d
e
f
g
Obse rva cione s :
Firma Firma Firma

(Solicitante) (Prestador de Servicio) (Autoriza)
199
ANEXO 15
INDICADORES DE MEDICIÓN DE PROCESOS
ÁREA SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN/ARCHIVO FECHA DE REVISIÓN:
RESPONSABLE DE ÁREA: C.P. FELIPE FLORES RIVERA FIRMA
CRITERIO
ITEM PROCESO INDICADOR DE MEDICIÓN DE CUMPLE OBSERVACIONES
ACEPTACIÓN SI NO
CLASIFICAR EN 48 HORAS LA DOCUMENTACIÓN ENTREGADA
CONTROL DE ARCHIVO DE
1 POR LAS DIFERENTES ÁREAS AL ARCHIVO, A PARTIR DE 85%
CONCENTRACIÓN QUE SE RECIBE EN EL ÁREA
REGISTRAR EN BASE DE DATOS LA INFORMACIÓN

INGRESADA AL ARCHIVO MÁXIMO EN 36 HORAS A PARTIR DE 100%
LA CLASIFICACIÓN
PRPORCIONAR LA DOCUMENTACIÓN EN PRÉSTAMO,

SOLICITADA POR LAS ÁREAS EN 10 MINUTOS, A PARTIR DE 90%
SU PETICIÓN.
INCORPORAR LA DOCUMENTACIÓN EXTRAÍDA DEL ARCHIVO

A MÁS TARDAR EN 24 HORAS A PARTIR DE QUE ES 90%
ENTREGADA POR EL ÁREA SOLICITANTE.
REVISÓ: JAVIER MAYA MENDOZA FIRMA:
Rev. 1 DIF-GC-10-01
200
ANEXO 16
201
ANEXO 17
202

Historia de Naucalpan

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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y

LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO-9001:2000 EN SU

PARTE CORRESPONDIENTE AL CONTROL DE REGISTROS

Y DOCUMENTOS, EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

DEL SISTEMA DIF EN NAUCALPAN DE JUÁREZ

ASESOR: Lic. Doroteo Salomón Hernández Guzmán

Por haberme permitido llegar a este momento.

Por confiar en mí y el haberme brindado todo su apoyo,

Por apoyarme en todo momento.

Por enriquecer este trabajo con su experiencia y

A quienes contribuyeron con sus observaciones para la conclusión de este trabajo:

Lic. Hortensia Tercero Vega

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL SISTEMA

1.1. Marco Histórico 1

1.2. Marco Legal 10

1.3. Organización del Archivo de Concentración del Sistema Municipal DIF 34

ANÁLISIS DE LA NORMA ISO 9001:2000 PARA SU IMPLEMENTACIÓN EN EL

2.2. Tipología documental 51

2.7. Sistema de Gestión de Calidad 65

2.8. Certificación de un Sistema de Calidad 67

2.9. Política de Calidad 67

2.10. Objetivos de Calidad 67

2.11. Indicador de desempeño 68

2.12. Manual de Calidad 68

2.13. Manual de Procedimientos 69

2.14. Instrucción Técnica 69

2.15. Registros (formatos) 70

2.16. Mejora Continua 70

2.17. Satisfacción del Cliente 71

IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO-9001:2000 EN EL ARCHIVO DE

3.1. Diagnóstico de Calidad del Archivo de Concentración del Sistema DIF

3.2. Necesidad de implementar la norma ISO 9001:2000 73

3.3. Identificación de procesos en el Archivo de Concentración 74

3.4. Implantación del Sistema de Calidad 74

3.5. Seguimiento de Sistema de Calidad 155

3.6. Revisión Gerencial 156

3.7. Resultado del Sistema Implementado 162

La información documental es primordial en el contexto de la historia universal; a partir de la

México no ha sido la excepción ya que en su desarrollo integral ha venido evolucionando en la

En los tiempos modernos, en la interpretación de los hechos del pasado se ha llegado a la

Todo documento representativo requiere de valoración, registro, control, uso, conservación y

La experiencia del ser humano y el conocimiento adquirido en su vida escolar, laboral,

El haber realizado el presente proyecto enfocado al control, manejo y conservación de los

En nuestro andar profesional encontramos en la senda un organismo dedicado al servicio de las

El área de archivo de concentración tuvo una actuación relevante en el desarrollo de los

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL SISTEMA

1.1 MARCO HISTÓRICO

1.1.1 HISTORIA DE NAUCALPAN

Los glifos que integran esta escritura ideográfica prehispánica son:

Numeral nahui, cuatro

Tépetl, lugar o sitio

Los hallazgos arqueológicos rescatados dentro del Municipio de Naucalpan correspondientes a la

En 1428, el territorio naucalpense perteneció al imperio Tepaneca de Atzcapotzalco, pero derrotado

En la época de la revolución, los campesinos Naucalpenses no quedaron fuera del movimiento

Las principales causas del crecimiento de Naucalpan fueron:

1.1.2 HISTORIA DEL DIF EN NAUCALPAN

A mediados del siglo XIX, Juárez dispone la creación de la Dirección de fondos de la

La atención al menor, a la mujer y a la familia en el Estado de México quedó formalmente

En Naucalpan de Juárez, Estado de México el Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la

Bajo las directrices de la subdirección de apoyo a Sistemas Municipales y a través de sus

El actual Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia es un Organismo Público