EXCEL

¿Qué es una hoja de cálculo?

Hoja de cálculo. Concepto. Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para
las personas que trabajan con números y que necesitan realizar cálculos con ellos.
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Ella permite trabajar con una gran cantidad de números y lleva incorporada una
serie de funciones capaces de realizar cálculos matemáticos, estadísticos,
técnicos y financieros. La hoja de cálculo es una herramienta muy importante para
la toma de decisiones, sobre todo, porque nos permite ver el efecto que los
cambios en las variables ocasionan en el resultado buscado.

¿Cuáles son las partes de Excel?

1.-Boton de Office: reemplaza el menú Archivo y está situado en la esquina

superior izquierda de estos programas de Microsoft Office. Al hacer clic en

el botón de Microsoft Office , verá los mismos comandos básicos disponibles

en versiones anteriores de Microsoft Office para abrir, guardar e imprimir el archivo

2.-Seleccionar todo: Si la hoja de cálculo contiene datos y la celda activa se

encuentra encima los datos o a la derecha de los mismos, al presionar CTRL+A se
selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona
toda la hoja de cálculo.

3.-Celda: Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una

celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros
datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas
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en otras hojas del libro. Una celda en Excel es la intersección de una fila y una
columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones,
funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o
instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.
En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un
número/letra de fila y un número/letra de columna, y pueden ser identificadas con
un nombre único, por ejemplo B4

4.-Deshacer: Para deshacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la

flecha que aparece junto a Deshacer , seleccione las acciones de la lista que
desea deshacer y, a continuación, haga clic en la lista.
Todas las acciones seleccionadas serán invertidas. Para cancelar una entrada en
una celda o en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior
de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en
celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda
activa.), antes de presionar ENTRAR, presione ESC.

5.-Barra de título: Esta función te permite poder ponerle un título específico a tu

trabajo en la hoja de cálculo, para poder diferenciar que datos tienes archivados
en esa hoja de cálculo.

6.-Barra de Formulas: La barra o paleta de fórmulas es el espacio en el

que aparecen las expresiones que introducimos en cada una de las celdas de
Excel. 
La barra de fórmulas facilita la creación y modificación de fórmulas, al tiempo que
proporciona información acerca de las funciones y sus argumentos. Si pulsa el
botón Modificar fórmulas de la barra de fórmulas o en el botón Pegar función de la
barra de herramientas Estándar, aparecerá la paleta debajo de la barra de
fórmulas. A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de
fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una
descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y
el resultado actual de toda la fórmula.

7.-Barras de Herramientas de Acceso Rápido:  es una barra de herramientas

personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha
que se está mostrando.
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La Barra de herramientas de acceso rápido puede ubicarse en uno de estos dos

lugares:

Esquina superior izquierda junto al botón de Microsoft Office (ubicación

predeterminada)
Below the Ribbon, which is part of the Interfaz de usuario de Microsoft Office
Fluent

8.-Barra de Menús:
ARCHIVO: Manejo de archivos o libros de trabajo de Excel y de otras aplicaciones
compatibles, crea, abre, cierra, guarda e imprime documentos.
EDICION: Operaciones del manejo de la hoja de trabajo; copiar, mover, borrar
información.
VER: Determina qué elementos de Excel serán mostrados en pantalla; barras de
herramientas, menús estado.
INSERTAR: Permite agregar elementos adicionales de Excel y de otras
aplicaciones.
FORMATO: Da presentación al documento; formatos para números, fechas,
alineación de texto.
HERRAMIENTAS: Revisa ortografía, permite utilizar los comandos de macros y
macros automáticas.
DATOS: Manejo de información. Consultas, extracciones, y eliminación de
información, de acuerdo a criterios establecidos.
VENTANA: Manejo de diferentes archivos abiertos mediante el uso de ventanas.
AYUDA: Mensajes de ayuda a las diferentes opciones.
9.-Encabezados de Fila: la fila es el orden de cuadrantes en sentido horizontal,  le
corresponde a los números.

10.-Hojas de Trabajo: La hoja de trabajo de Excel proporciona 256 columnas y

65536 filas. Las celdas reciben el nombre de la
Columna y la fila correspondiente, por ejemplo, A3 (columna A y fila 2).

11.-Encabezados de Columna: Las columnas son las que corren de arriba a abajo,

y están encabezadas por letras.
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12.-Zoom: sirve para que en la hoja de cálculo se pueda apreciar mejor las letras,
en todo caso si quieres que aumente el zoom de la hoja de cálculo le das click a la
flecha que se muestra en la parte inferior de la hoja de cálculo.

13.-Minimizar, Maximizar y Cerrar de la hoja de cálculo: esta opción sirve para

poder reducir el tamaño, aumentarlo o bien cerrar la ventada pero solo de la hoja
de cálculo. Por ejemplo, si quieres tener la vista de otra hoja de cálculo reduces el
tamaño y puedes apreciar dos hojas.

14.-Vista de la Hoja: Puedes tener una vista de la hoja normal, diseño de página y

vista previa de salto de página. En la vista normal se puede apreciar la hoja de
cálculo como normalmente la conocemos, en el diseño de página te abre otra hoja
donde puedes trabajar con las dos, y en la vista previa de salto de página abre
una hoja gris con las filas y columnas más pequeñas que las normales.

15.-Minimizar, maximizar y cerrar Excel: Para esta función puedes minimizar,

maximizar o cerrar lo que es el programa Excel, si deseas minimizar lo puedes
hacer automáticamente utilizando el recuadro señalado anteriormente o bien,
puedes reducir el tamaño de la ventana conforme gustes.

16.-Barra de Herramientas Estándar: La barra de Herramientas Estándar, permite

llevar a cabo alguno de los comandos que existen en la barra de menú, pero
solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga
clic en el menú Ver, luego ubique la opción Barra de herramientas y haga clic
sobre la opción Estándar. Está compuesta por los siguientes botones:

Botón Función
Nuevo: Este botón permite la creación de un nuevo documento de Excel. Haga clic
sobre él y de inmediato se creara un nuevo documento en blanco.

Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haga clic

sobre este botón y ubique la posición del documento que quiere recuperar.

Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba

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en la ubicación que usted especifique. Si el documento ya había sido grabado

previamente, entonces graba los cambios realizados al documento.

Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con las configuraciones

realizadas en la opción Imprimir del menú Archivo. 

Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldrá impreso. Haga clic
para activar la Vista Preliminar, para terminar presione el Botón Cerrar.

Ortografía y Gramática: Revisa los errores ortográficos y gramaticales del

documento activo.

Cortar: Permite realizar la acción de cortado en un elemento seleccionado. La

misma función del comando Cortar del menú Edición.

Copiar: Permite realizar la acción de copiado en un elemento seleccionado. La

misma función del comando Copiar del menú Edición.

Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un elemento seleccionado. La

misma función del comando Pegar del menú Edición.

Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al

objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a más de un elemento,
haga doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los que desee dar
formato.

Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el hipervínculo que se especifique.

Autosuma: Agrega números automáticamente con la función SUMA. Excel sugiere

el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto,
arrastre el rango que desee y, a continuación, presione la tecla ENTRAR.

Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus formatos y permite definir
valores para argumentos.

Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la

primera letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua, mediante la
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utilización de la columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se

establecieron otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.

Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la

última letra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la
columna que contenga el punto de inserción. Si anteriormente se establecieron
otras opciones de ordenación, éstas permanecerán vigentes.

Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para Gráficos, que le indicará los pasos
necesarios para crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo o modificar un
gráfico existente.

Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados. Los datos deben
contener referencias geográficas, como abreviaturas de países o estados. Para
configurar la ubicación y el tamaño del mapa en la hoja de cálculo, arrastre el
puntero en forma de cruz.

Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas Dibujo.

Barra de herramientas de formato

Provee de las herramientas que permiten aplicar el formato preferido a los

elementos integrantes del documento. Está compuesta por los siguientes botones:

Boton Función

Fuente: Cambia la fuente del texto y de los números seleccionados. En el cuadro

Fuente, seleccione un nombre de fuente

Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del texto y de los números seleccionados.

En el cuadro Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los tamaños del cuadro
Tamaño de fuente dependen de la fuente seleccionada y de la impresora activa.

Negrita: Pone el texto y los números seleccionados en formato negrita. Si la

selección ya está en negrita, haga clic para quitar este formato.
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Cursiva: Pone el texto y los números seleccionados en formato cursiva. Si la

selección ya está en cursiva, haga clic en para quitar este formato.

Subrayado: Subraya el texto y los números seleccionados. Si la selección ya está

subrayada, haga clic en para quitar este formato.

Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números u objetos entre líneas

seleccionados a la izquierda con el borde derecho discontinuo. 

Centrar: Centra el texto, números u objetos entre líneas seleccionados.

Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u objetos entre líneas seleccionados
a la derecha con el borde izquierdo discontinuo.

Combinar y centrar: Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para

crear una única celda. La celda resultante contiene sólo los datos situados en la
parte superior izquierda de la selección, centrados en la celda. La referencia de
celda de una celda combinada es la celda situada en la parte superior izquierda
del rango original seleccionado. 

Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma

decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la

coma decimal en las celdas seleccionadas.

Disminuir Sangría: Disminuye la sangría izquierda

Aumentar Sangría: Aumenta la sangría izquierda

Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el borde que rodea al texto,
párrafos, celdas, imágenes u otros objetos seleccionados.

Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto
seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e
imágenes.
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Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color en el que haya

hecho clic.

17.-Barras de Desplazamiento: Con ellas puedes mover lo que es la hoja de

cálculo en Excel. Ya sea hacia arriba o hacia abajo de igual forma de izquierda a
derecha y viceversa.

18.-Ayuda: Esta opción te facilita mucho, ya que si tienes alguna duda y no sabes

cómo solucionar un problema esta opción es muy útil porque te abre otra ventana
en la que te puede ayudar a aclarar tus dudas.

19.-Barra de Estado: La Barra de Estado está bastante escondida al fondo de la

ventana.  Se ve muy vacía la mayor parte del tiempo. Su función es de mantenerlo
informado sobre qué es lo que está sucediendo - y cuál es el estado. 
La parte izquierda de los mensajes se refiere a que es lo que está sucediendo. Los
indicadores de Modo, muestran las características especiales que han sido
activadas. 

¿Cómo se inserta una formula?

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Crear una fórmula simple

Puede crear una fórmula sencilla para sumar, restar, multiplicar o dividir los
valores de la hoja de cálculo. Las fórmulas sencillas siempre comienzan con un
signo igual (=), seguido de constantes que son valores numéricos y operadores de
cálculo, como el signo más (+), el signo menos (-), el asterisco (*) o la barra
diagonal (/).

Por ejemplo, si introduce la fórmula =5+2*3, Excel multiplica los dos últimos
números y suma el primer número al resultado. Siguiendo el orden estándar de las
operaciones matemáticas, la multiplicación se realiza antes que la suma.

1. En la hoja de cálculo, haga clic en la celda en que desea introducir la

fórmula.

2. Escriba el = (signo igual), seguido de las constantes y los operadores que

desea utilizar en el cálculo.

Puede introducir en una fórmula tantas constantes y tantos operadores

como necesite, hasta un máximo de 8.192 caracteres.

Sugerencia: En lugar de escribir constantes en la fórmula, puede

seleccionar las celdas que contienen los valores que desea usar e introducir
los operadores entre selección y selección de celdas.

3. Presione Entrar.

 Para agregar valores rápidamente, puede usar Autosuma en lugar de

introducir la fórmula manualmente (pestaña Inicio, grupo Edición).

 También puede usar funciones (como la función SUMA) para calcular

valores en la hoja de cálculo. Para obtener más información, vea
Información general sobre las fórmulas.

 Para ir un paso más allá, puede usar referencias de celdas y nombres en

lugar de los valores en una fórmula simple. Para más información, vea Usar
referencias de celdas en fórmulas y Definir y usar nombres en fórmulas.

Ejemplos

Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y péguelos en la celda A1 de una

hoja de cálculo nueva de Excel. Para que las fórmulas muestren los resultados,
selecciónelas, presione F2 y luego ENTRAR. Si lo necesita, puede ajustar el
ancho de las columnas para ver todos los datos.

Datos
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2
5
Fórmula Descripción Resultado
'=A2+A Suma los valores en las celdas A1 y A2 =A2+A3
3
'=A2-A3 Resta el valor de la celda A2 del valor de A1 =A2-A3
'=A2/A3 Divide el valor de la celda A1 entre el valor de A2 =A2/A3
'=A2*A3 Multiplica el valor de la celda A1 por el valor de A2 =A2*A3
'=A2^A Eleva el valor de la celda A1 al valor exponencial =A2^A3
3 especificado en A2
Fórmula Descripción Resultado
'=5+2 Suma 5 más 2 =5+2
'=5-2 Resta 2 de 5 =5-2
'=5/2 Divide 5 entre 2 =5/2
'=5*2 Multiplica 5 por 2 =5*2
'=5^2 Eleva 5 al cuadrado =5^2
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¿Qué operadores se utilizan en Excel?

Operadores de cálculo y prioridad en Excel

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos
de un formula, como suma, resta, multiplicación o división. Existe un orden
predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden
usando paréntesis.

Tipos de operadores

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación,

concatenación de texto y referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o

multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los
siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3
Resta 3–1
– (signo menos)
Negación –1
* (asterisco) Multiplicación 3*3
/ (barra oblicua) División 3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se

comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico:
VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1
> (signo mayor que) Mayor que A1>B1
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Operador de comparación Significado Ejemplo

< (signo menor que) Menor que A1<B1
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin
de generar un solo elemento de texto.

Operador de
Significado Ejemplo
texto
& ("y" Conecta o concatena dos valores para generar
("Viento"&"norte")
comercial) un valor de texto continuo

Operadores de referencia

Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de
Significado Ejemplo
referencia
Operador de rango, que genera una
: (dos puntos) referencia a todas las celdas entre dos B5:B15
referencias, éstas incluidas.
; (punto y Operador de unión, que combina varias
SUMA(B5:B15;D5:D15)
coma) referencias en una sola
Operador de intersección, que genera
(espacio) una referencia a las celdas comunes a las B7:D7 C6:C8
dos referencias

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor

devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el
orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.

Orden de cálculo

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel
siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los
caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los
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elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de

cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico
de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las

operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula
contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene
un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de
izquierda a derecha.

Operador Descripción
: (dos puntos)

(un solo espacio) Operadores de referencia

; (punto y coma)
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
=
<>
<= Comparación
>=
<>

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la

fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un
resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La
fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y

2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3
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En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula

indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la
suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
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Editar formatos en Excel

Puede aplicar formato a las celdas y a los datos dentro de las celdas. Una forma
de pensar en esto es las celdas son el marco de una imagen y la imagen dentro
del marco es los datos. Dar formato a las celdas o el marco, puede incluir agregar
bordes, rellenar las celdas con color de sombreado o cambiar el tamaño y el estilo
de la celda.

Excel tiene un conjunto de estilos de celda predefinidos que puede usar. Estos

estilos le permiten realizar varios cambios de formato en las celdas a la vez. Por
ejemplo, puede agregar un color de relleno y cambiar el color del texto al mismo
tiempo.

1. Seleccione las celdas que desea dar formato.

2. Haga clic en Inicio > Estilos de celday, a continuación, elija el estilo que

desee.

Si no le gusta cualquiera de los estilos predefinidos o desea aplicar un tipo

específico de formato, como un color específico a las celdas, puede hacerlo
haciendo clic en las celdas que desea dar formato y elija las opciones de
formato. Por ejemplo, para agregar bordes y un color de relleno, haga lo siguiente:

1. Seleccione las celdas que desea dar formato y haga clic en.
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2. Para agregar bordes a las celdas, haga clic en la flecha abajo situada junto
al botón de borde y elija los bordes que desee.

1. Para rellenar las celdas con color, haga clic en la flecha abajo situada junto
al botón Color de relleno y elija el color de relleno que desee.