República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y

Tecnología

Instituto Universitario Alberto Adriani (IUAA)

2021 Contaduría General (Nocturno)

Los Procesos Contables

Facilitador(a): Participante:

Aguilar Rafael Jeison Montilla CI.27.103.513

Caracas, Julio 2021

 Introducción
El aprovechamiento óptimo de los recursos en donde el proceso contable Implica
el control de tomar nota de cada una de las transacciones que con los bienes
económicos se realicen, hacer grupos que contengan operaciones del mismo
género y determinar el volumen con que llega a realizarse cada tipo de operación.
El proceso contable capta únicamente el efecto financiero de las transacciones
efectuadas con los bienes económicos.
Para esto se necesita un control interno el cual contribuye a la seguridad del
sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los
procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la
empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la
solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del
personal, los métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar
cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales Se ve entonces que,
mediante el examen y objetivos del control interno, registros y evaluación de los
estados financieros se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a la
sociedad. La evaluación del sistema de control interno basado en principios,
reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor técnico son el
fundamento de la realización de una buena auditoría financiera. El presente
informe presenta de manera general los aspectos más importantes que conlleva el
control interno en una organización.
Así como las cuentas anuales las cuales muestran los datos culminantes del
proceso contable del ejercicio y pueden llegar a manos de quien esté interesado
en ello. De ahí que estos documentos deban ser claros y deban expresar la
imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la
empresa a la que se refieran. Para lograr la imagen fiel han debido aplicarse los
principios de contabilidad generales, complementados con las normas particulares
de valoración existentes para los elementos constitutivos del patrimonio y del
resultado de la empresa. Las cuentas anuales son el balance, la cuenta de
«Pérdidas y ganancias» y la memoria, y han de formar una unidad. El balance
plasma el patrimonio o la riqueza de la empresa en una fecha dada; la cuenta de
«Pérdidas y ganancias» expresa la renta generada o el resultado obtenido durante
un ejercicio económico; y, por último, la memoria amplía y detalla, en prosa, la
información contenida en los documentos anteriores. Todo esto lo veremos en el
presente trabajo.
 Índice
 1.0 Registros……………..…………………………………..2
1.1 Importancia de los Registros……………………..2
1.2 Tipos de Cuentas…………….………….................2
1.3 Registro de las Operaciones……………………...4
1.4 Libros Contables…………………………………....4
1.5 Disposiciones Legales……………………………..6
1.6 Maestro de Cuentas…………………………………6
1.7 Maestro de Productos………………………………7
 2.0 Control Interno…………………………………………...7
2.1 Importancia y objetivos …………………………....9
2.2 Tipos de Controles …….…………………..............10
2.3 Métodos de Documentación…………………........10
2.4 Informe de Control Interno…….…………..............11
 3.0 Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar ……………..13
3.1 Ciclo de Producción ………………………………...13
3.2 Facturación y Cuentas por Cobrar ……………….15
3.3 Nómina………………………………………………....15
 4.0 Contabilidad en base a Efectivo………………………..16
4.1 Principales Ajustes de Cierre………………………17
4.2 Elaboración y Plan de Cierre………………………..18

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 1.0 Registros
Los registros contables, también denominados como libros del comercio o libro de
contabilidad, son los documentos físicos de todas las operaciones dentro de una
empresa.
En estos registros se refleja todo movimiento contable del ente económico
(empresa) con el objetivo de proporcionar información financiera del mismo. Allí
intervienen dos cuentas, por un lado, el egreso que cuando aumenta se registra
por el ‘Debe’, y por otro lado el activo que cuando disminuye se registra por el
‘Haber’.

1.1 Importancia de los Registros

Los registros contables son como la memoria de una empresa, a través de ellos se
puede conocer a ciencia cierta el estado de ganancias y pérdidas de cualquier
compañía, ya que sencillamente los números nunca mienten, y aprovecha todos
los beneficios que la tecnología ofrece tanto a la automatización de la facturación
como a unos mejores registros contables.
El llevar y mantener un adecuado registro contable ayudará mucho en el futuro
productivo de cualquier organización, ya que permitirá tomar decisiones en torno a
la operatividad y productividad que pueda llegar a tener.
Y es que a través de ellos se podrá constatar en el momento que se requiera el
estado financiero real por el que pueda estar atravesando la empresa sin importar
que sea época de auditorías o no.

1.2 Tipos de Cuentas

Las cuentas contables son el instrumento por el cual se registran todos y cada uno
de los movimientos de la empresa a nivel económico.
Podemos decir pues, que cualquier movimiento contable que afecte a la empresa
a nivel económico o financiero es posible registrarlo en el cuadro de cuentas.
La utilidad principal de las cuentas contables es ofrecer información detallada de la
empresa a nivel cronológico especificando origen y destino de las partidas
monetarias. Estas partidas podrán ser parte del activo y pasivo o patrimonio neto
simultáneamente gracias al principio de partida doble.

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Los tipos de cuentas contables se organizan en nueve grandes grupos. Según el
PGC (Plan General de Contabilidad), podemos encontrar los siguientes grupos de
cuentas:
 Grupo 1: Financiación Básica. En este grupo podemos contabilizar
movimientos que relacionen directamente al capital social, las reservas o
las deudas a largo plazo.
 Grupo 2: Activo No Corriente. Agrupa cuentas que abarcan aspectos como
la maquinaria, propiedades intelectuales, patentes e incluso fianzas.
 Grupo 3: Existencias. Trata de controlar los movimientos que tengan que
ver en lo referente a las mercaderías, materias primas o productos
semiterminados.
 Grupo 4: Acreedores y Deudores por Operaciones Comerciales. Consiste
en anotar cualquier movimiento a nivel de proveedores, clientes,
acreedores o impuestos de valor añadido (IVA).
 Grupo 5: Cuentas Financieras. Este grupo lo conforman deudas a corto
plazo o tesorería entre otras cuentas.
 Grupo 6: Compras y Gastos. Este grupo se relaciona con la adquisición de
existencias, su variación, o gastos en impuestos, servicios exteriores, etc.
 Grupo 7: Ventas e Ingresos. Por otra parte, en este se contabilizan
acciones de variación de existencias positivas e ingresos corrientes y no
corrientes.
 Grupo 8: Gastos Imputados al Patrimonio Neto. Aunque son cuentas que
se utilizan poco en el día a día, son necesarias al momento de querer
registrar una variación del patrimonio neto de la empresa.
 Grupo 9: Ingresos Imputados al Patrimonio Neto. Ídem a lo expuesto en el
grupo anterior, sólo que en este caso se realizaría un ajuste contable
positivo.
Como podemos ver los grupos de cuentas lo podemos dividir en tres apartados, el
primero consta de las cuentas comprendidas entre el grupo 1 y 5, que son las
cuentas ordinarias de activo, pasivo y patrimonio neto.
En segundo lugar, nos encontraríamos a las denominadas cuentas de gestión o
cuentas de pérdidas y ganancias, que la componen los grupos 6 y 7.
Por último, nos quedan las cuentas de los grupos 8 y 9 que son las relacionadas
con el estado de cambios en el patrimonio neto. Cabe destacar que en otros
países la organización cambia, pero el funcionamiento de las mismas es muy
parecido.

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 1.3 Registro de las Operaciones
El proceso del registro de las operaciones contables puede dividirse en Tres de las
fases que abarca el ciclo contable:
A. Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en
el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el
de aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en
ejercicios precedentes.
B. Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio económico anual y
tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones
que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa.
C. Conclusión o cierre: consiste en un trabajo de recopilación y síntesis, por el
cual se introducen los libros contables.

1.4 Libros Contables

Los libros contables son aquellos documentos donde se refleja y se plasma toda la
información económica, financiera y contable de una compañía. Es decir, en los
libros contables aparecen todos los datos necesarios para poder entender el
funcionamiento económico-financiero de una compañía.
Estos libros se actualizan periódicamente coincidiendo con el ejercicio contable.
Cuando comienza un nuevo ejercicio, también se crean unos nuevos libros
contables. Por ejemplo, durante el año 2016 la compañía plasma la información en
los libros de dicho año. Al empezar el año 2017, los libros del año 2016 se dan por
finalizados y se crean unos nuevos, que serán los libros del año 2017. En algunos
países el año fiscal no coincide con el año natural
Tradicionalmente en los libros contables la información se plasmaba en papel. Sin
embargo, con el auge de las nuevas tecnologías ya se ha comenzado a aceptar
los libros contables en formato digital o informático.
Los libros contables pueden tener carácter obligatorio o voluntario.
 Libros contables obligatorios
Hay una serie de libros contables que son obligatorios porque así lo establece el
legislador. A pesar de que en cada país se pueden establecer unos u otros, los
más habituales son los siguientes:

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  Libro diario: Se contabilizan todas las operaciones que realiza la empresa.
Visualmente, se configura como una sucesión de asientos contables,
ordenados de forma cronológica.
 Libro de inventario: Incluye el denominado balance de sumas y saldos de
los balances de comprobación. Es decir, se va actualizando de manera
periódica todas las cuentas con saldo de la empresa (activos, pasivos,
patrimonio neto, gasto e ingreso). El último balance de sumas y saldos
debe coincidir con el balance de situación realizado para las cuentas
anuales. Además, en el libro de inventario hay que incluir el balance inicial y
el denominado inventario de existencias, es decir, las unidades físicas que
componen las existencias de la compañía y su valoración (usando alguno
de los métodos de valoración aceptados).
 Cuentas anuales: Son unos informes que reflejan la información
económico-financiera de la compañía. Son 5 documentos: Balance de
situación, cuenta de resultados, estado de cambios en el patrimonio neto,
estado de flujos de efectivo y la memoria. Las cuentas anuales se realizan
una vez al año, es decir, no se van modificando periódicamente, como los
anteriores.
Los libros contables obligatorios tienen que depositarse y legalizarse en el
Registro Mercantil. Además de ello, previamente han tenido que ser aprobadas
por la Junta General de Socios.
 Libros contables voluntarios
Hay otra serie de libros contables sobre los que el legislador no establece su
obligatoriedad. Sin embargo, para el funcionamiento interno de la empresa, estos
libros contables resultan muy útiles y pueden mejorar la eficiencia de la misma.
Sobre los libros contables voluntarios no existe obligación de aprobación por parte
de los socios, ni obligación de depósito y legalización en el Registro Mercantil. Los
más habituales son los siguientes:
 Libro mayor: Representa un resumen de todas las cuentas contables.
Visualmente, se configura en forma de T, anotando todos los movimientos
que afecten al debe y al haber de la cuenta correspondiente. Nos da una
imagen visual muy práctica del saldo que tiene una cuenta en cualquier
momento del ejercicio. El saldo es la diferencia entre él debe y el haber,
siendo saldo deudor cuando él debe es superior al haber y saldo acreedor,
cuando el haber es superior al debe. El libro mayor estaría formado por
todas las T de las cuentas contables (como la que podemos ver a
continuación).
 Otros libros auxiliares: Dentro del resto de libros voluntarios, podemos
encontrarnos con el libro de banco (que refleja los movimientos bancarios),

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 el libro de caja (que refleja los movimientos de cash o de efectivo – pagos y
cobros), el libro de vencimientos (donde se reflejan y ordenan
cronológicamente los vencimientos de las facturas a pagar y a cobrar).

1.5 Disposiciones Legales

La contabilidad pública está sustentada en las siguientes disposiciones
constitucionales, legales y reglamentarias:
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.
 Reglamento N° 1 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, sobre el Sistema Presupuestario.
 Reglamento N° 2 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, sobre el Sistema de Crédito Público.
 Reglamento N° 3 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, sobre el Sistema de Tesorería.
 Reglamento N° 4 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público, sobre el Sistema de Contabilidad.

1.6 Maestro de Cuentas

El plan de cuentas contable es una lista que presenta las cuentas en un orden
sistemático y conveniente para facilitar el registro de los hechos contables. Se
estructura a través de números, letras o números y letras conformando un código
para cada una de las cuentas en uso en un sistema contable. También se
denomina Catalogo de cuentas o Código de cuentas.
En su elaboración se debe considerar diversos aspectos, entre otros:
 Naturaleza jurídica: Si se trata de una firma unipersonal o una sociedad.
 Objeto social de la empresa: Comercial, industrial, servicios, agrícola,
construcción.
 Tamaño: Micro, pequeña, mediana o grande
Un plan de cuentas debe ser:
 Sencillo, para facilitar su memorización.
 Flexible, para permitir la inclusión de nuevas cuentas
 Estructurado de tal manera que oriente la elaboración de los estados
financieros.

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Debe evitarse la utilización de cuentas genéricas, sobre todo en el nivel de
auxiliares, no es recomendable denominaciones indefinidas, tales como: Otras,
Misceláneas, Las demás, Varios, etc. Estas tienden a convertirse en “vertederos”
que recogen saldos y cantidades de diverso origen que posteriormente es
prácticamente imposible ubicar y clasificar.
Los más usuales son los conformados con solo números y sobre estos es que
vamos a desarrollar el presente texto. Cada cuenta es codificada, mediante un
número y nombre único e irrepetible en todo el plan.
Los dígitos o números individuales o en parejas, tríos o en cualquier cantidad
conforman niveles, aperturas o quiebres que representan un concepto.
El plan de cuentas orienta sobre los parámetros de su formulación y presenta las
instrucciones necesarias para la correcta apertura de nuevas cuentas y la
utilización de las que forman parte del sistema contable, por lo que generalmente
viene con un “manual de cuentas”, en el que se describe la naturaleza de cada
una, cuando se carga, cuando se abona, cuál es su saldo normal y sus funciones.

1.7 Maestro de Productos

El maestro de Productos es la opción para poder crear, editar y describir
detalladamente los productos en nuestro sistema.
Se hace las siguientes recomendaciones generales para su correcto uso:
 Módulos ► Gestión ERP ► Configuraciones y maestros ► Productos o
escribimos “productos” desde el buscador.
 A continuación, encontrará la lista de maestro de productos para tener una
mejor búsqueda puede usar el buscador de familia de productos que se
encuentra en la parte superior del listado.
 Su listado de maestro de productos está señalado de dos colores que
define el color celeste los datos de compra y así mismo el color rosado los
datos de venta.

2.0 Control Interno

Las organizaciones se enfrentan a una serie de riesgos que pueden poner en
juego el cumplimiento de sus objetivos estratégicos, e incluso generan un gran
impacto negativo frente a sus distintos grupos de interés. A través del Control
Interno se puede establecer un esquema estructurado, que permita ayudar a la
alta gerencia a mantenerlos enfocados en la búsqueda de sus objetivos operativos

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y financieros, mientras la compañía opera razonablemente, minimizando las
sorpresas.
El Control Interno es un proceso que debe ser ejecutado por el directorio, la
gerencia y el personal, es decir, por toda la compañía. Está diseñado
principalmente para proveer una seguridad razonable acerca de los objetivos
operacionales de reporte y de cumplimiento de la entidad.
Uno de los principales modelos de referencia es el Marco COSO, el cual genera
una definición común de Control Interno y brinda un modelo estructurado que
ayuda a las empresas a encaminarse hacia una implementación efectiva de
Control Interno.
Este modelo de control interno está dividido en cinco componentes, 17 principios y
87 puntos de foco:
 Ambiente de Control. Engloba el gobierno del sistema y donde se
encuentran los lineamientos, normas, procesos y estructuras que
proporcionan la base para llevar a cabo el control interno en la
organización. A través de este componente, el directorio y la gerencia
establecen el tono con respecto a la importancia del control interno.
 Evaluación de riesgos. Es el componente donde se define un proceso
dinámico e iterativo para identificar y analizar los riesgos para el logro de
objetivos de la entidad, formando una base para determinar cómo se deben
administrar y tratar sus los riesgos. En este componente, se deben
considerar los posibles cambios en el entorno externo o dentro de su
modelo de negocio que pueda impedir su capacidad para alcanzar sus
objetivos.
 Actividades de control. Son las acciones establecidas por las políticas y
procedimientos para ayudar a asegurar que las directivas de mitigación de
los riesgos para el logro de los objetivos se llevan a cabo. Las actividades
de control son ejecutadas en todos los niveles de la entidad y en todos los
procesos de negocio y en el entorno de la tecnología, enmarcados en el
alcance del sistema de control.
 Información y comunicación. Este componente tiene como protagonista a la
información, la cual es necesaria para que la entidad ejecute las
responsabilidades de control interno en apoyo del logro de sus objetivos. La
comunicación se produce tanto a nivel interno como externo y proporciona
a la organización de la información necesaria para llevar a cabo día a día
los controles.
 Actividades de monitoreo. Este componente permite monitorear, a través de
evaluaciones continuas, independientes y periódicas, el cumplimiento y
correcto funcionamiento de los componentes y principios de este modelo de

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 gestión. Los resultados deben ser evaluados y las deficiencias
comunicadas de manera oportuna a la alta gerencia para poder ser
gestionados.

2.1 Importancia y objetivos

Importancia:
 Establecer protocolos y procedimientos. Al crear controles internos, se
consigue mayor orden y cohesión dentro de la empresa, ya que todos
saben qué se debe hacer y cómo.
 Evitar fraudes y robos. El CERT-PY es el Centro de Respuestas ante
Incidentes Cibernéticos. Según ellos, el 60% de las empresas tuvo al
menos un incidente de seguridad informática relacionado con fraude
financiero. Por otra parte, el 47% saben que debe mejorar la protección de
sus transacciones financieras.
 Mitigar riesgos. El control interno incluye todos los procesos en los que
pueda haber algún tipo de riesgo, ya sea respecto de los activos, utilización
de recursos, información, cumplimiento o gobernanza de la empresa.
 Documentar procesos. Es un componente crucial del sistema de control
interno porque proporciona evidencia de las distintas transacciones y sirve
para rastrear los desvíos.
 Segregar funciones. También forma parte de la importancia del sistema de
control interno. Previene malas prácticas y conflictos de intereses. Consiste
en dividir las tareas entre los empleados para evitar la concentración de la
ejecución y control en un mismo empleado.
 Mejorar la productividad. Un sistema de control interno permite optimizar
recursos y lograr una gestión financiera y administrativa más eficiente,
mejorando la productividad. Contribuye a una toma de decisiones más
acertada.
 Mejorar el prestigio de la empresa. Contar con un sistema de control interno
posiciona a la empresa como cumplidora de leyes y regulaciones. Esto
permite obtener mejores calificaciones financieras. Así, ayuda a la atracción
de mejores inversores. También aumenta la retención de talentos.

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Objetivos:
La puntualidad y la fiabilidad de la información es otra preocupación fundamental
dirigida por medio de controles internos. Los controles internos son técnicas
empleadas por los directivos para asegurar que los objetivos del control
específicos son constantemente cumplidos. Los controles se pueden implementar
para proteger cualquier cosa de valor para el rendimiento económico de la
empresa o sostenibilidad continua. Los objetivos comunes de los sistemas de
control interno incluyen la corrección de transacciones, la fiabilidad de la
información, el cumplimiento de la normativa, la seguridad y la eficiencia.
2.2 Tipos de Controles

Existen los siguientes tipos de control:

 Control previo o pre control. Al ser previos a la acción, aseguran que ésta
responda a los recursos (humanos, materiales y financieros) planificados.
Esto pasa por identificar los gastos financieros presupuestados, anticipar
las actividades por realizar y prever lo que costará llevarlas a cabo.
 Control directivo o de dirección. Se les conoce como controles de avance o
controles cibernéticos, y supervisan el recorrido de los procesos
organizacionales antes de que acaben, para tener tiempo de tomar medidas
o forzar un cambio de ruta. Estos controles sólo dan resultado si se posee
una retroalimentación adecuada.
 Control a corriente. Este control se lleva a cabo a lo largo del proceso
empresarial, es decir, a la par que están transcurriendo, de la mano de
directivos o del propio personal operario.
 Control posterior. Se llevan a cabo una vez finalizada la acción productiva y
se dan de manera retrospectiva, evaluando todo el recorrido y extrayendo
las conclusiones pertinentes de lo que salió bien y lo que no tanto. Luego se
recoge un informe que sirve para futuras gestiones y para recompensar o
alentar a los trabajadores.

2.3 Métodos de Documentación

Existen los siguientes métodos para la documentar el conocimiento del Control

Interno por parte del auditor, los cuales no son exclusivos y pueden ser utilizados
en forma combinada para una mejor efectividad.

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  MÉTODO DESCRIPTIVO: Consiste en la narración de los procedimientos
relacionados con el control interno, los cuales pueden dividirse por
actividades que pueden ser por departamentos, empleados y cargos o por
registros contables. Una descripción adecuada de un sistema de
contabilidad y de los procesos de control relacionados incluye por lo menos
cuatro características:
 Origen de cada documento y registro en el sistema.
 Cómo se efectúa el procesamiento.
 Disposición de cada documento y registro en el sistema.
 Indicación de los procedimientos de control pertinentes a la
evaluación de los riesgos de control.
 MÉTODO GRÁFICO: Consiste en la preparación de diagramas de flujo de
los procedimientos ejecutados en cada uno de los departamentos
involucrados en una operación. Un diagrama de flujo de control interno
consiste en una representación simbólica y por medio de flujo secuencial de
los documentos de la entidad auditada. El diagrama de flujo debe
representar todas las operaciones, movimientos, demoras y procedimientos
de archivo concernientes al proceso descrito. Este método debe incluir las
mismas cuatro características del método gráfico enunciadas
anteriormente.
 MÉTODO DE CUESTIONARIOS: Básicamente consiste en un listado de
preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las debilidades y
fortalezas del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a
cada una de las áreas en las cuales el auditor dividió los rubros a examinar.
Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de
los puntos donde pueden existir deficiencias para así formular la pregunta
clave que permita la evaluación del sistema en vigencia en la empresa.
Generalmente el cuestionario se diseña para que las respuestas negativas
indiquen una deficiencia de control interno. Algunas de las preguntas
pueden ser de tipo general y aplicables a cualquier empresa, pero la
mayoría deben ser específicas para cada organización en particular y se
deben relacionar con su objeto social.

2.4 Informe de Control Interno

Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les
corresponde desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es
imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben

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manejar para orientar sus acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor
logro de los objetivos.
La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo
que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las
responsabilidades individuales.
La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema
para posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones.
Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos
provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de
decisiones.
Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar
datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas
veces como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto.
No obstante, resulta importante mantener un esquema de información acorde con
las necesidades institucionales que, en un contexto de cambios constantes,
evolucionan rápidamente. Por lo tanto, deben adaptarse, distinguiendo entre
indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades
estratégicas, a través de la evolución desde sistemas exclusivamente financieros a
otros integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y control de las
mismas.
Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para
tomar decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran
trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad,
actualidad, exactitud y accesibilidad.
La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben
conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y
control. Cada función ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los
aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del sistema de
control interno.
Asimismo, el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades
con el trabajo de los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de qué
manera deben comunicar la información relevante que generen.
Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una comunicación
eficaz. Esto es, en el más amplio sentido, incluyendo una circulación
multidireccional de la información: ascendente, descendente y transversal.

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La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar
por parte de los directivos resultan vitales.
Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz
comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria, y en
ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan
importantes como los manuales de políticas, memorias, difusión institucional,
canales formales e informales, resulta la actitud que asume la dirección en el trato
con sus subordinados. Una entidad con una historia basada en la integridad y una
sólida cultura de control no tendrá dificultades de comunicación. Una acción vale
más que mil palabras.

3.0 Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar

La adquisición de mercaderías y servicios incluye partidas como la adquisición de

materias primas, equipos, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento, e
investigación y desarrollo.
El siclo de adquisiciones y pagos incluyen dos clases distintas de transacciones:
 Adquisiciones de mercancías y servicios.
 Desembolsos de efectivo para estas adquisiciones.

3.1 Ciclo de Producción

El proceso productivo es el conjunto de tareas y procedimientos requeridos que

realiza una empresa para efectuar la elaboración de bienes y servicios.
También puede entenderse como una serie de operaciones y procesos necesarios
que se realizan de forma planificada y sucesiva para lograr la elaboración de
productos.
El proceso productivo es realizado por las empresas, las cuáles se valen de
información y tecnología que es utilizada por las personas para la fabricación de
los productos.

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Además, las empresas desarrollan sus procesos productivos con la finalidad de
poder satisfacer la demanda del mercado, que requiere los satisfactores para
cubrir necesidades de consumo.
El proceso productivo sigue una serie de etapas, las más importantes son:
A. Adquisición de materias primas: Por consiguiente, en esta primera etapa del
proceso productivo la empresa reúne todas las materias primas que serán
imprescindibles para la fabricación de los productos que ofrecerá al
mercado.
Por otro lado, las empresas buscan en esta fase obtener la mayor cantidad
de materias primas al menor costo posible, puesto que de esto dependerá
si al final puede obtener utilidades o pérdidas empresariales. Todo,
suponiendo que todas las materias primas tienen una calidad homogénea.
Luego, en esta etapa la empresa contacta con sus proveedores y escogerá
aquellos que les proporciones los mejores precios y la mejor calidad de los
insumos.
De la misma forma deberán considerarse los costos del transporte y el
almacenaje de los recursos requeridos.
Finalmente, para completar esta fase, es preciso determinar el objetivo de
producción, porque de ello dependerá las cantidades correctas de materias
primas solicitadas y el equipo necesario para desarrollar eficientemente el
proceso productivo.
B. Producción: Ahora, en esta segunda fase se realiza concretamente la
transformación de las materias primas e insumos para ser convertidos en
productos.
En efecto, es básicamente el proceso de fabricación de los bienes y
servicios, por esa razón es indispensable mantener controles estrictos para
dar cumplimiento a los estándares de calidad exigidos.
Por lo tanto, del cumplimiento de los requerimientos de calidad, dependerá
que los clientes queden o no satisfechos con los productos.
Si los productos entregados al mercado logran satisfacer las exigencias del
mercado, la empresa podrá obtener beneficios y utilidades.
Mientras que, si los productos no cumplen con estas exigencias,
provocarán grandes problemas a las empresas, desde reclamaciones hasta
la pérdida de clientes; y consecuentemente una baja en las ventas y las
utilidades de la empresa.
Por eso, esta etapa del proceso productivo es un punto clave para poder
hacer correcciones o mejoras dentro de la actividad productiva.
C. Adaptación de producto: Después, se efectúa el proceso de adaptación y
adecuación del producto en función del cliente, esta fase del proceso se

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 orienta directamente al proceso de la comercialización de los bienes y
servicios.
Claro que es importante tomar en cuenta la logística de almacenamiento,
transporte y los elementos intangibles de los servicios en función de la
demanda que se presenta dentro del mercado.
En consecuencia, en este paso se puede evaluar si se han cumplido con
las metas establecidas por la empresa y de igual forma proceder a realizar
las correcciones necesarias, en el caso que se hayan cometido algún de
tipo de errores.
Por último, la empresa establecerá los precios con los que serán
comercializados los productos elaborados, teniendo en cuenta los costos
incurridos durante todo el proceso y considerando un margen utilitario.

3.2 Facturación y Cuentas por Cobrar

El ciclo de facturación y cuentas por cobrar, también conocido como de ingresos y

cobros, es fundamental para la Empresa, porque de éste dependen sus ingresos.
En la mayoría de las entidades medimos el crecimiento o tamaño a través de las
cifras de ingresos.
Clasificación de las cuentas por cobrar:
Las cuentas por cobrar se clasifican en los estados financieros de acuerdo con su
origen, en los siguientes rubros:
• Cuentas por cobrar comerciales: producto de los ingresos por los bienes y
servicios correspondientes a las operaciones principales de la Empresa.
• Cuentas por cobrar relacionadas: producto de las transacciones realizadas con
familiares y Compañías relacionadas.
• Cuentas por cobrar a empleados: provienen de préstamos anticipos u otras
entregas realizadas a los empleados y que serán devueltos por éstos en un plazo
determinado.
• Otras cuentas por cobrar: son el producto de operaciones que no son las que
normalmente realiza la Empresa.

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Los registros auxiliares de cuentas por cobrar son una herramienta muy útil para el
análisis de las cifras correspondientes a los cobros realizados a clientes. En las
cuentas por cobrar, es muy importante mantener un registro de la antigüedad de
las mismas, esto permitirá un mayor control de las cuentas.

3.3 Nómina
La nómina es un recibo en el que la empresa acredita el pago de las diferentes
cantidades de dinero que conforman el sueldo de un trabajador.
Es decir, la nómina es el documento que certifica que la compañía ha cumplido
con abonar la remuneración a sus empleados.
Dicho certificado debe incluir los pagos extra y los descuentos que correspondan
de acuerdo a la ley. Esto último se refiere, por ejemplo, a aquellas transferencias
que van a un fondo (público o privado en algunos países) para la futura jubilación.
El modelo más generalizado de nómina está constituido por tres grandes bloques:
encabezamiento, devengos y deducciones. Vamos a explicar cada uno de ellos.
4.0 Contabilidad en base a Efectivo

La base contable de efectivo reconoce las transacciones y hechos sólo cuando el

efectivo (incluyendo el equivalente al efectivo) es recibido o pagado por la entidad.
Los estados financieros elaborados según la base contable de efectivo
proporcionan a los lectores información acerca de los orígenes de los incrementos
de efectivo durante el periodo, el destino al que el efectivo fue aplicado y los
saldos de efectivo en la fecha de los estados financieros. El objeto de medición en
los estados financieros es el saldo de efectivo y los cambios que se producen en
él. Las notas a los estados financieros deben proporcionar información adicional
acerca de pasivos, tales como pagos y préstamos, y algunos activos no
monetarios, como cuentas por cobrar, inversiones y propiedad, planta y equipo.

Equivalentes de efectivo
Los equivalentes de efectivo se mantienen para cumplir los compromisos de
efectivo a corto plazo antes que para inversiones u otros destinos. Una inversión
para ser considerada como equivalente de efectivo debe ser fácilmente convertible
en una cantidad de efectivo conocida y estar sujeta a un riesgo insignificante de
cambio de valor. Consecuentemente, una inversión, normalmente, puede ser
considerada como el equivalente de efectivo sólo cuando tiene un vencimiento

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corto de tres meses o menos desde la fecha de adquisición. Las inversiones en
acciones son excluidas del equivalente de efectivo a menos que sean,
substancialmente, equivalentes de efectivo.
Los préstamos bancarios representan generalmente incrementos en las entradas
de efectivo. Sin embargo, en algunas jurisdicciones, los sobregiros bancarios que
son reembolsables forman una parte integrante de la gestión de efectivo de la
entidad. En estas circunstancias, los descubiertos bancarios son incluidos como
un componente de efectivo. Una característica de dichos acuerdos bancarios es
que el saldo del banco frecuentemente fluctúa de positivo a sobregiro.
Los flujos de efectivo excluyen los movimientos entre partidas (o rubro) que
constituyen efectivo porque estos componentes son parte de la gestión del
efectivo de una entidad más que incrementos o decrementos en el efectivo que se
controla. La gestión del efectivo incluye la inversión del exceso de efectivo
disponible en equivalentes de efectivo.

Efectivo controlado por la Entidad que informa

El efectivo es controlado por una entidad cuando ésta puede usarlo para lograr
sus propios objetivos u otras ventajas del efectivo y excluir o regular el acceso de
otros a esa ventaja. El efectivo recaudado, o asignado o recibido mediante
subvención, por una entidad la cual puede usarlo para financiar sus objetivos
operativos, adquirir activos de capital o reembolsar sus deudas es controlado por
la entidad.
Las cantidades depositadas en las cuentas bancarias de una entidad son
controladas por la entidad. En algunos casos, el efectivo que una entidad
gubernamental:
(a) cobra por cuenta por cuenta de su gobierno (u otra entidad) es depositada en
su propia cuenta bancaria antes de transferirlo al ingreso ordinario/recurso
consolidado u otra cuenta general gubernamental; y
(b) transfiere a terceras partes en nombre de su gobierno es inicialmente
depositado en su cuenta bancaria propia antes de transferirlo al receptor
autorizado.
En estos casos, la entidad controlará el efectivo durante, únicamente, el periodo
en que el efectivo se encuentre en su cuenta bancaria antes de transferirlo al

17
ingreso ordinario/recurso consolidado o a otras cuentas bancarias controladas por
los gobiernos, o por terceras partes.

4.1 Principales Ajustes de Cierre

Si bien las campanadas marcan el inicio del sprint final, muchas tareas contables
de fin de ejercicio ya se pueden ir realizando antes de que nos comamos las uvas,
ya que, una vez en enero, se nos puede acumular la carga de trabajo.
Los ajustes contables más habituales son:
1. Reclasificación de las deudas del largo plazo al corto plazo, a no ser que
mes a mes realicemos la reclasificación de las deudas con el pago de las
cuotas de los préstamos.
2. Variación de existencias para corregir el resultado del ejercicio en función
de las mercaderías consumidas, para ello tenemos que tener claro que el
resultado de la empresa es la suma de los ingresos menos los gastos, pero
que los gastos no son las compras, sino los consumos. Debemos pues
restar de las compras realizadas las existencias no consumidas, utilizando
para ello la cuenta (61) o la (71) de variación de existencias, o por el
contrario puede suceder que en el ejercicio consumiéramos más
existencias que las que hemos comprando debiendo por lo tanto reflejar
dicho beneficio también mediante esta cuenta.
3. Dotaciones de amortizaciones del inmovilizado material e inmaterial para
reflejar el desgaste de los activos y registrar el gasto correspondiente.
4. Dotar todo tipo de provisiones es algo que se debe reflejar en la
contabilidad para que de esta manera queden registradas las contingencias
previstas por depreciación de activos, riesgos, etc.
5. La personificación de determinados ingresos y gastos, como por ejemplo
los seguros, donde se ajusta el gasto a la parte correspondiente al año que
se cierra. Con la personificación de ingresos y gastos estamos realizando
una distribución real en la cuenta de resultados de los ingresos y gastos
que tenemos en un ejercicio pero que alcanzan a uno o varios años.
6. La realización del asiento del impuesto de sociedades una vez realizados
todos los ajustes anteriores.
7. Asiento de regularización de ingresos y gastos y de cierre de ejercicio. Una
vez contabilizadas todas las operaciones del ejercicio se anulan todas las
cuentas de ingresos y gastos obteniendo una única cuenta que recoge el
beneficio (saldo acreedor) o pérdida (saldo deudor), para acto seguido
realizar el asiento de cierre saldando todas las cuentas abiertas, cargando

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 las cuentas que tengan un saldo deudor, mientras que se abonarán las que
tengan saldo acreedor. Si no hubiéramos realizado los ajustes contables
enumerados anteriormente el resultado de la compañía saldría
distorsionado y no reflejaría la imagen fiel.
Y, una vez cerrada la contabilidad, ya solo nos quedará por delante la
presentación de los libros contables y de las cuentas anuales.

4.2 Elaboración y Plan de Cierre

Se debe de comprobar que la contabilidad de la empresa esté ajustada. Es decir,

que los datos cuadren. Lo más recomendable para realizar este paso es contar
con un programa de Contabilidad que nos ayude en el proceso.
Tras realizar esta comprobación, ya podemos comenzar con el cierre de año
contable. Te lo explicamos paso a paso:
1. Balance de comprobación de sumas y saldos: verificar que los datos
contables se corresponden con aquello que hemos definido en el Libro
Diario.
2. Revisión del cuadro de cuentas del Plan General Contable: para finalizar el
cierre contable de la empresa se debe comprobar que no haya ningún error
en ninguna de las cuentas.
3. Existencias: se debe realizar un recuento de todas las unidades que no se
han vendido.
4. Deudas y créditos: hay que considerar las deudas que pertenecen al año
contable en curso como aquellos créditos que están pendientes de cobro.
5. Ajustes por periodificación: ajustar los gastos e ingresos que se tendrán en
cuenta para realizar el cierre contable actual. Tanto gastos como ingresos
anticipados, formarán parte del ejercicio contable al que se refieran.
6. Cuenta de pérdidas y ganancias: esta es la diferencia entre los ingresos y
gastos totales del año.
7. Amortizaciones e inmovilizado material de la empresa: hay que tener en
cuenta el valor de las amortizaciones y del inmovilizado material de la
empresa.
8. Libros contables: hay que cerrar los libros de inventarios y las cuentas
anuales que comentábamos al principio de este post.
9. Asientos contables para el cierre: se deben realizar los asientos de
regularización, de cierre y de apertura.

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  Asiento de regularización: refleja la diferencia entre ingresos y
gastos. El resultado puede ser positivo -acreedor- o negativo
-pérdida-.
 Asiento de cierre: supone el final definitivo del ejercicio contable.
 Asiento de apertura: hay que crearle para iniciar el nuevo año
contable. Este asiento es obligatorio para que queden registradas las
cuentas del año anterior.

Conclusión
Pudimos ver que el control interno tiene que proporcionar análisis, valoraciones,
consejos e información, contribuyendo a propiciar los cambios en la estructura de
la organización y en los métodos de gestión, en un ambiente abierto. Cambios que
no tienen por qué venir del exterior, pues un liderazgo en continua tensión
adaptativa y aprendiendo debe ser algo endógeno a la estructura de la
organización. El control interno constituye una herramienta útil para la gestión,
pero no la sustituye. Los controladores internos deben ser incorporados, no
añadidos en una empresa: si una Compañía se centra en las operaciones
existentes e incorpora controles en las actividades operativas básicas,
normalmente puede evitar procedimientos y costes innecesarios al igual que
incorporar controles en las estructuras operativas suele generar nuevos controles,
lo que hace más ágiles a las entidades

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A su vez vimos que el proceso contable permite incluir en la contabilidad un
panorama completo del negocio: no es solamente el movimiento de valores
tangibles lo que se registra; inventarios, cuentas por cobrar o por pagar, por
ejemplo, sino también todos los elementos abstractos que contribuyen a
establecer, por diferencia, el total de gastos y beneficios del ente, haciendo posible
conocer sus montos sin necesidad de formular un balance general.

Bibliografía

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contable-de-las-empresas/

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