MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: PÁGINA:

OD-E-AC-11-01 9 2021-07-12 1 de 1

GRADO DE EXPOSICIÓN VALORACION DEL

OPCIÓN DE
PROCESO RIESGO CLASIFICACIÓN IHERENTE (VALORACION DEL CONTROLES EXISTENTES RIESGO CON ACCIONES DE TRATAMIENTO RESPONSABLE
TRATAMIENTO
RIESGO SIN CONTROLES) CONTROLES

PROCEDIMIENTO PD-S-DE-01
Fortalecer la metodología para desarrollar
FORMULACIÓN DEL PDI estrategias para cumplir con las metas del Oficina de Planeación, Rectoría
COMO BASE EN METAS DE plan
PRODUCTO Y METAS DE
BAJA EJECUCIÓN DEL PLAN RESULTADO
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Asumir el Riesgo
DE DESARROLLO Estrategico
INACEPTABLE RESOLUCIÓN 3869 2017 IMPORTANTE
INSTITUCIONAL
"ASIGNACIÓN DE
RESPONSABLES DE LÍNEAS
Acompañamiento en el reporte de informes
DEL PDI" Oficina de Planeación, Rectoría
de avance de acciones del PDI
ACUERDO 29 DE 2020 CSU
CONTINUIDAD DEL PDI

ERRORES EN EL REPORTE DE
LAS ESTADISTICAS
INSTITUCIONALES
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
FALLAS EN LA EJECUCIÓN DE
LOS CRONOGRAMAS DE
TRABAJO DE LAS OBRAS EN
DESARROLLO
PROCEDIMIENTO PD-S-DE-04
Consolidación y recibimiento de información
ENTREGA DE DATOS AL estadistica verificada por las instancias Oficina de Planeación
previas
ZONA DE RIESGO REPORTEADOR DESDE ZONA DE RIESGO
Operativo Reducir el Riesgo
INACEPTABLE RIEGISTRO Y CONTROL MODERADO
VERIFICACIÓN DE DATOS
Recibir la información estadistica desde las
CON PROGRAMAS Oficina de Planeación
respectivas áreas que reportan
ACADÉMICOS
PROCEDIMIENTO PD-S-DE-07
Seguimiento a la ejecución del cronograma
Oficina de Planeación
de trabajo
DEFINICIÓN DE SUPERVISOR,
ZONA DE RIESGO SEGÚN ESTATUTO DE ZONA DE RIESGO
Operativo CONTRATACIÓN Reducir el Riesgo
INACEPTABLE MODERADO
PÓLIZA DE SEGURO POR
INCUMPLIMIENTO Solicitar informes de avance de ejecución de
Oficina de Planeación
ENTREGAS DE INFORMES DE obras
SEGUIMIENTO

Reuniones Semanales de seguimiento de

PROCEDIMIENTO PD-S-DE-01 Oficina de Planeación
las actividades de formulación del PDI

INCUMPLIMIENTO EN EL
CRONOGRAMA DE ZONA DE RIESGO DEFINICIÓN EQUIPO DE ZONA DE RIESGO
Estrategico Evitrar el Riesgo
FORMULACIÓN DEL PLAN DE INACEPTABLE TRABAJO IMPORTANTE
DESARROLLO
Entrega de informes e avance al CSU Oficina de Planeación
ENTRGA DE INFOMES DE
AVANCE AL CSU

PROCEDIMIENTOS
ESTABLECIDOS
MATRIZ PARA LA DETERMINAR LOS REQUISITOS RESPONSABLE DEL
LEGALES APLICABLES POR PROCESO PROCESO
INCUMPLIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS
REQUISITOS LEGALES ZONA DE RIESGO REQUISITOS LEGALES ZONA DE RIESGO
Estrategico AMBIENTALES APLICABLES Evitrar el Riesgo
AMBIENTALES APLICABLES A IMPORTANTE MODERADO
LA UNIVERSIDAD FORMATO MATRIZ PARA LA
EVALUACIÓN DEL CAPACITAR PERSONAL
RESPONSABLE DEL
CUMPLIMIENTO DE ADMINISTRATIVO EN TEMAS DE USO
PROCESO
REQUISITOS LEGALES EFICIENTE DE LOS RECURSOS
AMBIENTALES APLICABLES
INCUMPLIMIIENTO DE LOS
SEGUIMIENTO PERIÓDICO AL
PROGRAMAS DEL PLAN PROGRAMAS FORMULADOS ZONA DE RIESGO RESPONSABLE DEL
Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Evitrar el Riesgo CUMPLIMIENTO DE LAS PROGRAMAS
INSTITUCIONAL DE GESTIÓN EN EL PIGA ACEPTABLE PROCESO
DEL PIGA
AMBIENTAL PIGA.

CONSTRUIR SITIO DE
ALMACENAMIENTO DE RESIDUOS RECTOR Y RESPONSABLE
SÓLIDOS NO PELIGROSOS CON TODOS DEL PROCESO
LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

ADQUIRIR CONTENEDORES Y PUNTOS

RECTOR Y RESPONSABLE
ECOLOGICOS DE RESIDUOS SÓLIDOS
ESTRATEGIAS E DEL PROCESO
NO PELIGROSOS
MANEJO INADECUADO DE INDICADORES FORMULADOS
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
RESIDUOS SÓLIDOS NO Operativo PARA EL MANEJO DE Evitrar el Riesgo
IMPORTANTE MODERADO
GESTIÓN AMBIENTAL PELIGROSO RESIDUOS SÓLIDOS NO
PELIGROSOS CAPACITAR AL PERSONAL
RECTOR Y RESPONSABLE
RESPONSABLE DE LA RECOLECCIÓN
DEL PROCESO
DE LOS RESIDUOS

CAPACITAR ESTUDIANTES,
RECTOR Y RESPONSABLE
ADMINISTRATIVOS DOCENTES EN
DEL PROCESO
TEMAS DE SEPARACIÓN EN LA FUENTE

CONTRATO CON EMPRESA

ESPECIALIZADA EN
RECOLECCIÓN, TRASPORTE
Y MANEJO
FORMATO DE DISPOSICIÓN Y
MANEJO INADECUADO DE
ZONA DE RIESGO ACTAS DE INCINERACIÓN Y ZONA DE RIESGO ELIMINACIÓN DE RESIDUOS RECTOR Y RESPONSABLE
RESIDUOS SÓLIDOS Operativo Evitrar el Riesgo
INACEPTABLE FORMATO DE RECOLECCIÓN MODERADO HOSPITALARIOS Y SIMILARES PARA DEL PROCESO
PELIGROSO
SEGUIMIENTO
CRONOGRAMA
RECOLECCIÓN DE RESIDUOS
PELIGROSOS
FALTA DE ESTARTEGIAS DE
DESINFECCIÓN ANBIENTAL
CONTRA BACTERIAS, VIRUS,
CONTRATO CON EMPRESA ZONA DE RIESGO
ESPORAS, ALGAS, Y Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Evitrar el Riesgo
ESPECIALIZADA ACEPTABLE
FUMIGACIÓN Y CONTROL
INTEGRADO DE PLAGAS Y
VECTORES

CÓDIGO:
OD-E-AC-11-01
BAJA AMPLIACIÓN DE
COBERTURA E
Estrategico
INCLUMPLIMIENTO EN
SERVICIOS
BAJA PARTICIPACION EN LAS
ACTIVIDADES PROGRAMADAS
GESTIÓN DE BIENESTAR
INSTITUCIONAL PÉRDIDA Y DAÑO DE
ELEMENTOS DEPORTIVOS
INCUMPLIMIENTO EN EL
APOYO LOGÍSTICO PARA EL
DESARROLLO DE
ACTIVIDADES
INSTITUCIONALES
ACCIDENTES EN
ACTIVIDADES
ALTA PROBABILIDAD DE
EXPOSICION DE CONTAGIO
CON COVID-19
Personal no calificado para el
Cumplimiento
desarrollo de las Funciones
Cumplimiento
Deficiente desempeño laboral
Retrazo en la entrega de las
novedades para la elaboración de
la nómina
GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO
Planeación insuficiente en la
aprobación de la laboror
académica semestralmente para
realizar Actos Administrativos.
Ausencia de control suficiente del
personal bajo la modalidad
trabajo en casa.
Capacitacion deficiente e
insuficiente
Deterioro de clima claboral
Insuficiencia del programa de
Salud Ocupacional
MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
VERSIÓN:
9 2021-07-12
Procedimiento formulación POA
ZONA DE RIESGO ACEPTABLE
Formato informe de actividades
Procedimiento formulación POA
Publicidad de los eventos a
realizar
ZONA DE RIESGO
Operativo
IMPORTANTE
Evaluacion de las actividades
Formato informe de actividades
Inventario de Bienes a cargo del
Operativo ZONA DE RIESGO ACEPTABLE
Instructor
Formatos y procedimientos
Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO
definidos en procesos del SIGC
ZONA DE RIESGO Póliza de seguro estudiantil,
Operativo
IMPORTANTE Riesgos laborales
Protocolos de Bioseguridad
implementados por la institucion.
Encuestas de Sintomas Diarios
ZONA DE RIESGO
Operativo
INACEPTABLE
Seguimiento y control a los
cosas reportados en la encuesta
diaria de sintomas por parte del
personal de la Unidad Basica de
Atencion.
Examenes de Ingreso
ZONA DE RIESGO MODERADO FO-A-TH-01-01
FO-A-TH-01-05
Evaluación del Desempeño
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
Falta sinergia entre comision de
personal con TH y Alta Dirección
Procedimientos documentados
dentro del SIGC
ZONA DE RIESGO Proceso de Nómina
Operativo
IMPORTANTE implementado en Chairá
Reporte de incapacidades por
Chairá
Formato de Labor Académica
Comites de Curriculo
ZONA DE RIESGO
Operativo
IMPORTANTE
Proceso de aprobación de
labores implementado en Chairá
Aprobación desde Consejo
Académico
Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO
ZONA DE RIESGO
Estratégico Plan de Capacitación
IMPORTANTE
Inesistencia de un adecuado
Estratégico ZONA DE RIESGO MODERADO instrumento para la medición del
clima laboral
Dificultades en la ejecucion de
Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO
los recursos
FECHA: PÁGINA:
Actualizacion semestral de la pagina1 web
de de
1
Bienestar Universitario, Oficina
Bienestar en Linea del plan de accion y
de comunicaciones y Dti.
portafolio de servicios.
ZONA DE RIESGO Implementacion programas virtuales Bienestar Universitario, Unidad
Evitrar el Riesgo Bienestar en Casa y Uniamazonia cuida tu Basica de Atencion y Oficina de
ACEPTABLE
salud. SST.
Portafolio de servicios mediante las
tecnologias de la informacion y Bienestar Universitario
comunicación institucional.
Utilizar todos los medios y canales
Coordinadores de las áreas de
informativos institucionales, que permitan
bienestar
conocer el portafolio de servicios.
ZONA DE RIESGO
Evitrar el Riesgo
MODERADO
Jefe de Bienestar , coordinador
Planear las actividades institucionales desde de deportes, cultura, desarrollo
el comité de bienestar humano y representante del
comité de bienestar
ZONA DE RIESGO Jefe de Bienestar, coordinador
Reducir el Riesgo Recuperación de los elementos
ACEPTABLE de deporte
Jefe de Bienestar , coordinador
de deportes y coordinador de
ZONA DE RIESGO Cumplimiento de los procedimientos y la
Compartir el Riesgo cultura y desarrollo humano y
MODERADO planeación adecuada
representante del comité de
bienestar
Posibilitar dentro del ambiente deportivo Coordinador de Deporte,
ZONA DE RIESGO
Evitrar el Riesgo normas para la práctica y desarrollo de Coordinador UBA y Coordinador
MODERADO
actividades. SST.
Utilizar todos los medios y canales
Equipo de trabajo Division de
ZONA DE RIESGO informativos institucionales, que permitan
Evitrar el Riesgo Bienestar Universitario y Oficina
MODERADO conocer los protocolos y encuestas de
de SST.
sintomas diarias para evitar el contagio.
Mayor Exigencia de competencias para el
ZONA DE RIESGO
Reducir el Riesgo aspirante que ingresa por 1a. Vez a la Decanos y Jefe de Personal
ACEPTABLE
institución
.Falta de mecanismos o herramientas para
ZONA DE RIESGO
Reducir el Riesgo evaluar el desempeño de los servidores Jefes de Dependencias
IMPORTANTE
públicos y/o contratistas
Expedir Circular institucional que permita el
ZONA DE RIESGO
Evitrar el Riesgo cumplimiento adecuado de los tiempos para Jefe de División de Servicios
ACEPTABLE
dichos procesos.
Planear adecuadamente la aprobación de la
ZONA DE RIESGO
Reducir el Riesgo labor académica cada semestra desde la Jefes de Programa
IMPORTANTE
plataforma Chairá
ZONA DE RIESGO
Evitrar el Riesgo Permisos laborales Jefes de cada área
MODERADO
Seguimiento al indicador de
ZONA DE RIESGO cumplimiento
Evitrar el Riesgo Jefe Division de Servicios
MODERADO Verificación del Plan de
Capacitaciones
ZONA DE RIESGO Ejecucion del plan de mejoramiento del Jefe División de Servcios
Evitrar el Riesgo
ACEPTABLE clima laboral. Admiistrativos
Seguimiento al indicador de
ZONA DE RIESGO
Evitrar el Riesgo cumplimiento del programa de Salud Jefe Division de Servicios
MODERADO
Ocupacional
 MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
CÓDIGO: VERSIÓN:
OD-E-AC-11-01 9 DECRETO 1083 DE 2015
RESOLUCIÓN 357 de 2008
RESOLUCIÓN 193 DE 2016
DE LA CONTADURÍA
GENERAL DE LA NACIÓN
DECRETO 1027 de 2007
RESOLUCIÓN 7350 de 2013
CONTRALORÍA GENERAL DE
LA REPÚBLICA.
LEY 1474 DE 2011.
CIRCULAR 04 DEL 22
DICIEMBRE DE 2006 DEL
GOBIERNO NACIONAL EN
MATERIA DE CONTROL
PRESENTACIÓN DE INTERNO Y CIRCULAR 017
ZONA DE RIESGO
INFORMES Cumplimiento ZONA DE RIESGO MODERADO DEL 01 JUNIO 2011
EXTEMPORANEAMENTE DIRECCIÓN NACIONAL DE
DERECHOS DE AUTOR.
DIRECTIVA PRESIDENCIAL 02
DE 2002
DECRETO 2052 DE 2014
DECRETO 984 DE 2012
RESOLUCIÓN 6445 DE 2012
DECRETO 124 DE 2016
DECRETO 1081 DE 2015
PROCEDIMIENTOS DEL SIGC
DE LA UNIVERSIDAD DE LA
AMAZONIA PD-E-GC-03,
PD-E-GC-04
LEY 87 DE 1993
PROCEDIMIENTO PD-E-GC-01,
INCUMPLIMIENTOA LA ELABORACIÓN DEL PLAN
ELABORACIÓN Y/O ANUAL DE AUDITORIAS.
ZONA DE RIESGO
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA Operativo ZONA DE RIESGO ACEPTABLE
ACTA NO. 001 DE 13 MARZO
ANUAL DE AUDITORÍAS
INTERNAS 2018 DEL COMITÉ DE
COORDINACIÓN DEL
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO.
PROCEDIMIENTO PD-E-GC-02,
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
ANUAL DE AUDITORÍAS
INTENAS.
SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN
INCUMPLIMIENTO PLAN DE
MEJORAMIENTO SUSCRITO ZONA DE RIESGO PROGRAMA ANUAL DE ZONA DE RIESGO
Operativo
CON LA CONTRALORIA INACEPTABLE AUDITORÍAS
GENERAL DE LA REPUBLICA
RESOLUCIÓN 7350 de 2013
CONTRALORÍA GENERAL DE
LA REPÚBLICA.
ACUERDO 05 DE 2004 DEL
GESTIÓN DEL CONTROL CONSEJO SUPERIOR.
PROCEDIMIENTO PD-E-GC-05
EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA GESTIÒN
DEL RIESGO.
INCUMPLIMIENTO EN LA FORMATO FO-E-GC-02-04
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Operativo FORMATO PARA EL INFORME
IMPORTANTE
A LA GESTIÓN DEL RIESGO DE AUDITORIA INTERNA
DECRETO 1537 DE 2001 Y
RESOLUCIÒN INTERNA 0886
DE 2007
ACUERDO 09 DE 2010 DEL
C.S.U DE LA UNIVERSIDAD
DE LA AMAZONIA
PROCEDIMIENTO PD-E-GC-02,
EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL
DE AUDITORÍAS INTENAS.
CAPACITACIONES AL EQUIPO
AUDITOR
INFORMES DE AUDITORÍA ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
Operativo
INCONSISTENTES IMPORTANTE
REVISIÓN DE LOS INFORMES
POR PARTE DEL AUDITOR
LÍDER
DEFINICIÓN DE CRITERIOS
DE AUDITORÍA
RADICACIÓN DE
DOCUMENTACIÓN
SOLICITADA Y ENTREGADA
INADECUADO MANEJO DE
EXPEDIENTES Y ZONA DE RIESGO CUSTODIA DE INFORMACIÓN ZONA DE RIESGO
Operativo
DOCUMENTOS IMPORTANTE FÍSICA
CONFIDENCIALES
CLAVE DE ACCESO PARA
ARCHIVOS DIGITALES
INCUMPLIMIENTO EN LA
EVALUACIÒN Y SEGUIMIENTO
ZONA DE RIESGO SEGUIMIENTO PROGRAMADO ZONA DE RIESGO
DE LOS PLANES DE Operativo
INACEPTABLE EN AUDITORIAS INTERNAS
MEJORAMIENTO POR
PROCESOS
ACTIVACIÒN DE ONEDRIVE
ZONA DE RIESGO
PERDIDA DE INFORMACIÒN Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO
COPIAS DE SEGURIDAD
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PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS
(INFORMES A PRESENTAR DURANTE LA JEFE DE CONTROL INTERNO
VIGENCIA)
ELABORACIÓN PREVIA DE LOS
INFORMES PARA EL RESPECTIVO
JEFE DE CONTROL INTERNO
Reducir el Riesgo ENVÍO DENTRO DE LAS FECHAS
MODERADO
ESTABLECIDAS.
ENVÍO DE LOS INFORMES DENTRO DEL
JEFE DE CONTROL INTERNO
TÉRMINO ESTABLECIDO.
ELABORAR PROGRAMA ANUAL DE
JEFE DE CONTROL INTERNO
AUDITORÍAS
COMITÉ DE COORDINACION
MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DEL
Reducir el Riesgo SISTEMA DE CONTROL
ACEPTABLE PROGRAMA DE AUDITORÍA
INTERNO
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE
OFICINA ASESORA DE
AUDITORÍAS DENTRO DE LAS FECHAS
CONTROL INTERNO
ESTABLECIDAS
MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DEL
PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO JEFE DE CONTROL INTERNO
CON LA CGR
EVALUACIÓN SEMESTRAL DE OFICINA ASESORA DE
Reducir el Riesgo
IMPORTANTE CUMPLIMIENTO CONTROL INTERNO
ENVÍO DE AVANCES DEL PLAN DE
MEJORAMIENTO POR EL APLICATIVO DE
JEFE DE CONTROL INTERNO
LA CONTRALORIA GENERAL DE LA
REPUBLICA.
REALIZAR EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
A LA GESTIÓN DEL RIESGOS
JEFE DE CONTROL INTERNO
CONFORME AL PROCEDIMIENTO PD-E-
GC-05.
SEGUIMIENTO AL PLAN DE
OFICINA ASESORA DE
Reducir el Riesgo MEJORAMIENTO RESULTANTE DE LA
ACEPTABLE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN
CAPACITACIÓN Y ACTUALIZACIÓN EN VICERRECTORÍA
TEMAS DE GESTIÓN DEL RIESGO ADMINISTRATIVA
CAPACITACIÓN EN TÉCNICAS DE VICERRECTORÍA
AUDITORÍA A LOS AUDITORES ADMINISTRATIVA
EMPLEO DE EVIDENCIA OBJETIVA Y OFICINA ASESORA DE
Reducir el Riesgo
MODERADO SUFICIENTE CONTROL INTERNO
REUNIÓN DE CONTROVERSIA Y CIERRE
OFICINA ASESORA DE
DE AUDITORÍA CON LAS PARTES
CONTROL INTERNO
AUDITADAS
ELEBAORACIÓN, APROBACIÓN Y
OFICINA ASESORA DE
APLICACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA DEL
CONTROL INTERNO
AUDITOR
IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE OFICINA ASESORA DE
Reducir el Riesgo
MODERADO SEGURIDAD PARA LA OFICINA CONTROL INTERNO
OFICINA ASESORA DE
CAMBIO PERIODICO DE CONTRASEÑAS
CONTROL INTERNO
PROGRAMAR LA EVALUACION Y
OFICINA ASESORA DE
SEGUIMIENTO EN EL PROGRAMA
CONTROL INTERNO
ANAUAL DE AUDITORIA.
INCLUIR EN EL PROCEDIMIENDO PD-E-
OFICINA ASESORA DE
Reducir el Riesgo GC-02 LOS TERMINOS DE SEGUIMIENTO
MODERADO CONTROL INTERNO
A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
NOTIFICAR PERIODICAMENTE LA
OFICINA ASESORA DE
EJECUCIÒN DEL SEGUIMIENTO A LOS
CONTROL INTERNO
PLANES DE MEJORAMIENTO
VERIFICACION DE COPIAS DE OFICINA ASESORA DE
SEGURIDAD CONTROL INTERNO
Reducir el Riesgo
ACEPTABLE
IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE
OFICINA ASESORA DE
SEGURIDAD PARA RESGUARDAR
CONTROL INTERNO
INFORMACIÒN FÌSICA
 MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: PÁGINA:

OD-E-AC-11-01
USO INDEBIDO DE LA
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INFORMACIÓN PRIVILEGIADA ZONA DE RIESGO Seguimiento a la documentación ZONA DE RIESGO Jefe del Proceso de cada
Operativo Reducir el Riesgo Verificar Manual de Funciones
DERIVADA DEL EJERCICIO INACEPTABLE entregada a cada dependencia MODERADO dependencia
DEL CARGO.

revisión y control de los

documentos del Archivo historico
DEFICIENCIA EN LA de la universidad. Capacitación para el proceso de
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Jefe del Proceso de Gestión
CONSERVACION DE LA Operativo Reducir el Riesgo digitalización de la información del archivo
INACEPTABLE MODERADO Documental
MEMORIA INSTITUCIONAL Procedimiento para organización central e histórico
del archivo de gestion y
transferencia al archivo central e
historico

Revión permanente de los

archivos de gestión e históricos
por parte del Jefe del proceso de
gestion documental y de Control
interno
INADECUADO MANEJO DE ZONA DE RIESGO
Operativo Procedimiento para visitas de
LOS ARCHIVOS DE GESTION IMPORTANTE
dependencias archivo de gestión
Capacitación semestral a todas las
Jefe del Proceso de Gestión
secretarias de la universidad en la aplicación
Documental
de la ley de archivos.
ZONA DE RIESGO
Reducir el Riesgo
MODERADO

GESTIÓN DOCUMENTAL Procedimiento para el control,

Capacitacion realizada por un profesional en
custodia, y disposicion final de la Jefe del Proceso de Gestión
archivística en manejo y controlen archivos
documentacion en el archivo Documental
de gestion.
central e historico

DAÑO DE DOCUMENTOS POR Mantenimiento a los archivos Verificar mensualmente la realización de la

ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Jefe del Proceso de Gestión
MICROORGANISMOS O Operativo realizando los controles Reducir el Riesgo fumigación en seco para el control de
INACEPTABLE INACEPTABLE Documental
ANIMALES EN GENERAL mediante la fumigación en seco. microorganismos o animales.

Capación y socializacion de los

ELIMINACIÓN DE formatos del sistema de gestión No realizar eliminaciones documentales sin
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Jefe del Proceso de Gestión
DOCUMENTOS DEL FONDO Operativo documental y prcedimientos Reducir el Riesgo la previa autorización del comité interno de
INACEPTABLE INACEPTABLE Documental
DOCUMENTAL inherentes a la eliminación de archivo mediante actas.
documentos

NO CONVALIDACIÓN DE
Realizar actualizacion de las TRD teniendo
TABLAS DE RETENCIÓN Y ZONA DE RIESGO Aplicar la normatividad ZONA DE RIESGO Jefe del Proceso de Gestión
Operativo Reducir el Riesgo en cuenta la normatividad archivística
VALORACIÓN DOCUMENTAL INACEPTABLE archivística vigente IMPORTANTE Documental
vigente
DE LA ENTIDAD

Digitalización de la informacion
PÉRDIDA DE INFORMACIÓN que reposa en el archivo central.
POR CATÁSTROFE NATURAL ZONA DE RIESGO La estantería sea la adecuada y ZONA DE RIESGO Jefe del Proceso de Gestión
Operativo Reducir el Riesgo Digitalizar los documentos en su totalidad
Y/O PROVOCADA EN EL INACEPTABLE los extintores estén vigentes. IMPORTANTE Documental
ARCHIVO CENTRAL Los documentos no deben estar
sobre el piso

Mantenimiento y revisión al sistemas de

Mesa de Servicios Responsable del Proceso
respaldo (UPS)

ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO

FALLAS DE HARDWARE Operativo Programa de Mantenimiento Reducir el Riesgo Capacitación personal encargado Responsable del Proceso
INACEPTABLE MODERADO

Capacitación a los usuarios y al Dispositivos y elementos necesarios para el

Responsable del Proceso
personal de soporte mantenimiento de infraestructura

Procedimiento de copias de
Capacitación personal encargado Responsable del Proceso
seguridad.

PÉRDIDA DE LA ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Procedimiento para realizar copias de

Tecnológico Reducir el Riesgo Responsable del Proceso
INFORMACIÓN IMPORTANTE MODERADO seguridad

Sencibilización del uso adecuado de

Mesa de Servicios Responsable del Proceso
dispositivos de almacenamiento.

Mesa de Servicio Socializar instrutivos de uso de software. Responsable del Proceso

ZONA DE RIESGO Programas de Mantenimiento y ZONA DE RIESGO

FALLAS DE SOFTWARE Tecnológico Reducir el Riesgo Capacitación personal encargado Responsable del Proceso
IMPORTANTE actualización MODERADO
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Capacitación a los usuarios y al
Adquisición (compra o desarrollo) Responsable del Proceso
personal de soporte

Mesa de Servicio Capacitación personal encargado Responsable del Proceso

FALLAS DE REDES Y ZONA DE RIESGO Programas de mantenimiento y ZONA DE RIESGO

Tecnológico Reducir el Riesgo Documentar el procedimiento Responsable del Proceso
COMUNICACIONES INACEPTABLE actualización MODERADO

Capacitación a los usuarios y al Mejoramiento de la infraestructura

Responsable del Proceso
personal de soporte tecnológica

Documentar el procedimiento Responsable del Proceso

Mesa de Servicio

Capacitación personal encargado Responsable del Proceso

ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
FALLAS DE SEGURIDAD Tecnológico Reducir el Riesgo
INACEPTABLE IMPORTANTE
Uso de software libre Responsable del Proceso
Capacitación al personal del
Dpto. de TI
Adquisición de dispositivos de seguridad Responsable del Proceso

MALA FORMULACIÓN EN LA Socializar procedimientos nuevos con los Responsable del proceso de
Resolución 2373 2009
DOCUMENTACIÓN DE responsables de las funciones. aseguramiento de la calidad
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
NUEVOS DOCUMENTOS DEL Operativo Reducir el Riesgo
IMPORTANTE MODERADO
SISTEMA DE GESTIÓN DE Procemientos PD-E-AC-01 y PD- Realizar investigación normativa a cada Responsable del proceso de
CALIDAD E-AC-02. requerimiento de procedimiento nuevo. aseguramiento de la calidad

Solicitar a cada lider proceso el Plan de Representante de la Alta

Procedimiento PD-E-AC-03 mejoramiento como resultado de las no Dirección y responsable de
NO ACATAMIENTO DE LAS conformidades. aseguramiento de la calidad.
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
ACCIONES RESULTADO DE Cumplimiento Evitrar el Riesgo
INACEPTABLE IMPORTANTE Monitoreo y seguimiento a las acciones
LAS AUDITORIAS DE ICONTEC Plan de Mejoramiento radicado Responsable del proceso de
correctivas establecidas en el Plan de
en ICONTEC aseguramiento de la calidad
Mejoramiento

ASEGURAMIENTO DE LA Representante de la Alta

Realizar informe de revisión por la dirección
CALIDAD Procedimientos PD-E-AC-09 Dirección y responsable de
en forma anual
aseguramiento de la calidad.
NO INFORMACION A LA ALTA
DIRECCION DE LOS ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Representante de la Alta
Estratégico Evitrar el Riesgo Socializar informe con Rector y directivos. Dirección y responsable de
RESULTADOS DE LA INACEPTABLE Seguimiento y revisión desde el IMPORTANTE
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN aseguramiento de la calidad.
proceso de aseguramiento de la
calidad Publicación en página web institucional del Responsable del proceso de
informe. aseguramiento de la calidad

Solicitud de modificación de
Responsable del proceso de
DEFICIENTE ANALISIS EN LA documentos, desde el líder del Aplicar el procedimiento documentado
aseguramiento de la calidad
MODIFICACIÓN DE ZONA DE RIESGO proceso ZONA DE RIESGO
Operativo Reducir el Riesgo
DOCUMENTOS, PUBLICACIÓN IMPORTANTE MODERADO Entregar carpeta electronica actualizada del
Y DIVULGACIÓN Responsable del proceso de
Procemientos PD-E-AC-01 y 02. proceso a cada líder del proceso, siempre
aseguramiento de la calidad
que se haga una modificación.

CÓDIGO:
OD-E-AC-11-01
Incumplimiento en la aplicación
de la norma para procesos de
contratación de bienes y servicios
para atender las diferentes sedes
GESTIÓN DE BIENES Y Daño o pérdida de bienes de la
SERVICIOS Universidad de la Amazonia
Fallas de los vehículos del
Parque Automotor de la
Institución
Inseguridad en los campus
universitarios
Deficiencia en la gestión
administrativa y ejecución de los
recursos financieros para
procesos contractuales
MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
VERSIÓN:
9 Revisar que el Formato de
Identificación de la necesidad y
análisis de alternativas esté
diligenciado en su totalidad
Elaborar Estudios de Mercado
de acuerdo a lo establecido en el
Manual de Contratación y sus
respectivos soportes
Designación de Comités
Estructuradores (si se requiere)
Estructuración integral de las
invitaciones (jurídica, financiera y
técnica) de acuerdo a lo
establecido para cada modalidad
de selección
Proyección de invitaciones de
acuerdo a lo establecido para
cada modalidad de selección
Proyección de adendas a las
invitaciones
Evaluación de las propuestas en
los procesos de selección de
mínima cuantía
Evaluación preliminar y definitiva
ZONA DE RIESGO
Operativo de las propuestas en los
INACEPTABLE
procesos de contratación simple
y compleja
Verificación de requisitos para
suscribir los contratos en la
modalidad de selección directa
Revisión de los requisitos para
suscribir los contratos y órdenes
contractuales resultantes de las
invitaciones realizadas
Revisión de pólizas en el
sistema de las aseguradoras
Aprobación de pólizas
Chequeo de los requisitos en los
formatos establecidos de
acuerdo a la modalidad de
selección
Capacitaciones para el personal
de Contratación
Capacitaciones para los
funcionarios de la Institución en
los ajustes realizados y
establecidos en el Manual de
Contratación
Controlar el ingreso de bienes a
la Institución
Realizar los registros de los
movimientos de bienes
(reintegros, traslados entre
dependencias, salidas para
ZONA DE RIESGO
Operativo reparación, bajas)
INACEPTABLE
Identificación de bienes
mediante placas o códigos de
barras
Controlar la ejecución de
inventarios de bienes por
dependencias
Ejecutar el plan de
mantenimiento preventivo y
correctivo
Realizar la revisión técnico -
mecánica en los centros
autorizados
Realizar la revisión antes de la
primera salida diaria
ZONA DE RIESGO Contratar el suministro de
Operativo
INACEPTABLE repuestos
Contratar el suministro de
grasas, aceites y lubricantes
Contratar el suministro de llantas
Diligenciar cualquier cambio,
mantenimiento, alineación o
reparación en la hoja de vida del
vehículo
Garantizar el servicio de
vigilancia privada
Monitoreo de cámaras de
seguridad
Exigencia del carné insititucial a
los estudiantes, docentes y
administrativos
ZONA DE RIESGO
Operativo
INACEPTABLE
Elaboración e Implementación
de carné de visitantes
Restricción de vendedores
ambulantes dentro de la
Institución
Prohibición de venta y consumo
de sustancias psicoactivas,
alcohol y mercancías ilegales
Acompañamiento y seguimiento
del proceso Precontractual -
Contractual - Poscontractual
ZONA DE RIESGO
Corrupción
INACEPTABLE
Cumplimiento del Plan de
Compras de la respectiva
vigencia fiscal
FECHA: PÁGINA:
2021-07-12 1 de 1
Revisar que el Formato de Identificación de
Funcionario designado por el
la necesidad y análisis de alternativas esté
Líder del Proceso
diligenciado en su totalidad
Elaborar Estudios de Mercado de acuerdo a
Funcionario designado por el
lo establecido en el Manual de Contratación
Líder del Proceso
y sus respectivos soportes
Designación de Comités Estructuradores (si
Abogado del Proceso
se requiere)
Estructuración integral de las invitaciones
(jurídica, financiera y técnica) de acuerdo a
Comité Estructurador
lo establecido para cada modalidad de
selección
Proyección de invitaciones de acuerdo a lo
establecido para cada modalidad de Abogado del Proceso
selección
Proyección de adendas a las invitaciones Abogado del Proceso
Evaluación de las propuestas en los Funcionario Evaluador o Comité
procesos de selección de mínima cuantía Evaluador
ZONA DE RIESGO Evaluación preliminar y definitiva de las
Evitrar el Riesgo Funcionario Evaluador o Comité
MODERADO propuestas en los procesos de contratación
Evaluador
simple y compleja
Verificación de requisitos para suscribir los
contratos en la modalidad de selección Abogado del Proceso
directa
Revisión de los requisitos para suscribir los
contratos y órdenes contractuales Abogado del Proceso
resultantes de las invitaciones realizadas
Revisión de pólizas en el sistema de las
Abogado del Proceso
aseguradoras
Aprobación de pólizas Líder del Proceso
Chequeo de los requisitos en los formatos
establecidos de acuerdo a la modalidad de Abogado del Proceso
selección
Capacitaciones para el personal de
Líder del Proceso
Contratación
Capacitaciones para los funcionarios de la
Institución en los ajustes realizados y Líder del Proceso
establecidos en el Manual de Contratación
Controlar el ingreso de bienes a la Institución Jefe Sección de Almacén
Realizar los registros de los movimientos de
bienes (reintegros, traslados entre
Jefe Sección de Almacén
dependencias, salidas para reparación,
ZONA DE RIESGO bajas)
Evitrar el Riesgo
MODERADO
Identificación de bienes mediante placas o
Jefe Sección de Almacén
códigos de barras
Controlar la ejecución de inventarios de
Jefe Sección de Almacén
bienes por dependencias
Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo
Jefe Sección de Supervisión
y correctivo
Realizar la revisión técnico - mecánica en los
Jefe Sección de Supervisión
centros autorizados
Realizar la revisión antes de la primera salida
Jefe Sección de Supervisión
diaria
ZONA DE RIESGO
Evitrar el Riesgo Contratar el suministro de repuestos Líder del Proceso
MODERADO
Contratar el suministro de grasas, aceites y
Líder del Proceso
lubricantes
Contratar el suministro de llantas Líder del Proceso
Diligenciar cualquier cambio, mantenimiento,
alineación o reparación en la hoja de vida del Jefe Sección de Supervisión
vehículo
Garantizar el servicio de vigilancia privada Supervisor de Vigilancia
Vigilancia -
Monitoreo de cámaras de seguridad Departamento de Tecnologías
de la Información (DTI)
Exigencia del carné insititucial a los Funcionario designado por el
estudiantes, docentes y administrativos Líder del Proceso
ZONA DE RIESGO
Evitrar el Riesgo
MODERADO
Elaboración e Implementación de carné de
Líder del Proceso
visitantes
Restricción de vendedores ambulantes
Líder del Proceso
dentro de la Institución
Prohibición de venta y consumo de
sustancias psicoactivas, alcohol y Líder del Proceso
mercancías ilegales
Acompañamiento y seguimiento del proceso
Lider del Proceso
Precontractual - Contractual - Poscontractual
ZONA DE RIESGO
Evitrar el Riesgo
MODERADO
Cumplimiento del Plan de Compras de la
Lider del Proceso
respectiva vigencia fiscal

CÓDIGO:
OD-E-AC-11-01
NO PUBLICAR LA
INFORMACIÓN REQUERIDA
PARA TRÁMITES Y SERVICIOS
E INFORMACIÓN GENERAL.
MANEJO INADECUADO DE LA
INFORMACIÓN EN LOS
DIFERENTES CANALES DE
COMUNICACIÓN DE LA
UNIVERSIDAD
INCURRIR EN LA RUTINA DE
GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN LOS MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
COMERCIALES
NO UTILIZAR
ADECUADAMENTE LAS
FRANJAS DE LA EMISORA
PÉRDIDA DE TRANSMISIÓN DE
LA EMISORA POR FALLAS EN Tecnológico
LOS EQUIPOS
ABANDONO DE LA LABOR
ACADÉMICA POR RENUNCIA,
Operativo
INCAPACIDAD O MUERTE DEL
DOCENTE
MODIFICACIÓN O
AFECTACIÓN DEL Operativo
CALENDARIO ACÁDEMICO
FALSEDAD EN LOS
DOCUMENTOS DE ADMISIÓN Y Cumplimiento
MATRÍCULA
DOCENCIA
INCUMPLIMIENTO DE
LABORES ACADEMICAS POR Cumplimiento
PARTE DE LOS DOCENTES
FALLAS O ERRORES EN EL
REGISTRO DE Operativo
CALIFICACIONES
CELEBRAR CONVENIOS SIN
LOS SOPORTES LEGALES,
Cumplimiento
SIN QUE CURSE EL TRAMITE
CORRESPONDIENTE
LA NO EJECUCION DE LAS
METAS PROPUESTAS EN EL Operativo
PLAN OPERATIVO ANUAL
EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN
SOCIAL
FALTA DE EJECUCION Y
SEGUIMIENTO Y LIQUIDACIÓN Estratégico
DE CONVENIOS
DESARTICULACION ENTRE
LAS DEPENDENCIAS
ACADEMICAS EN EL APOYO A
Estratégico
LOS PROGRAMAS DE
EXTENSION Y PROYECCION
SOCIAL
NO REPORTE DE MOVILIDAD
ACADEMICA (DOCENTES Y
ESTUDIANTES) POR PARTE DE Operativo
CADA PROGRAMA
ACADEMICO A LA OARI
MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
VERSIÓN:
9 2021-07-12
Operativo Procedimientos y formatos
ZONA DE RIESGO ACEPTABLE
establecidos
Autocontrol
Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO
Procedimientos y formatos
establecidos
Seguimiento al uso del lenguaje
apropiado para la audiencia
ZONA DE RIESGO
Operativo
IMPORTANTE
Planeación y aplicación de la
programación y contenidos
Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Parrilla de programación
Accionamiento manual de la
planta por el equipo de vigilantes
de la Universidad
ZONA DE RIESGO Equipos de respaldo para
INACEPTABLE transmisión de programación
Transmisión alterna por internet
Planeación de la labor
académica
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
Banco de hojas de vida con
perfiles de docentes elegibles
Procedimientos documentados
en el SIGC
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
Planes de contingencia desde
Consejo Académico
Revisión de documentos de
matrícula por una comisión
especializada para este tema
Verificación de documentos en
bases de datos institucionales
ZONA DE RIESGO
INACEPTABLE
Solicitud de documentos
certificados por entidades de
control
Evaluación por parte del Comité
de currículo y Consejo de
Facultad de la labor desarrollada
por los docentes
Formalización del Acuerdo
Pedagógico entre estudiantes y
Docentes
ZONA DE RIESGO
IMPORTANTE
Aprobación de la labor
académica del docente por las
respectivas instancias
Seguimiento de la labor
académica desde Programa y
Facultad donde el Docente esta
adscrito
Sistema de información con
roles y accesos establecidos y
administrados por contraseñas
personales
Corrección de calificaciones
basadas en solicitudes firmadas
ZONA DE RIESGO
por parte del docente titular y
IMPORTANTE
revisadas por la vicerrectoría
académica
Revisión de las calificaciones
mediante el vortal por parte de
los estudiantes
Revisión Juridica Previa a la firma
del Convenio
Procedimiento de acuerdo a la
ZONA DE RIESGO MODERADO normatividad
No tramitar convenio sin la
documentacion legal completa
Informe Semestral de Actividades
ZONA DE RIESGO ACEPTABLE Procedimiento documentado
Informe mensual de actividades
Notificacion de diligenciamiento de
ZONA DE RIESGO
formatos de seguimiento a
IMPORTANTE convenios
Seguimiento y Monitoreo
ZONA DE RIESGO MODERADO
Plan de Desarrollo
ZONA DE RIESGO
Solicitud de reportes de movilidad
IMPORTANTE
FECHA: PÁGINA:
1 de 1
Emitir circular a todas las dependencias para
que informen los eventos y actividades Responsable del proceso
institucionales.
ZONA DE RIESGO Reducir el Riesgo
IMPORTANTE
Mensajes de sensibilización sobre el
Responsable del proceso
compromiso de suministrar información
Autocontrol en el tratamiento y difusión de la
ZONA DE RIESGO Información. Cumplimiento de las funciones
Reducir el Riesgo Responsable del proceso
IMPORTANTE propias del cargo, consignadas en el
contrato laboral
Fortalecer el control al uso del lenguaje y al
Responsable del proceso
uso de la marca institucional
ZONA DE RIESGO
Reducir el Riesgo
MODERADO Monitoreo constante a los procesos de
realización de contenidos, programación y Responsable del proceso
pertinencia de la información institucional
ZONA DE RIESGO Tener en cuenta contenidos para determinar
Reducir el Riesgo Responsable del proceso
MODERADO horario apropiado para audiencia.
ZONA DE RIESGO Gestionar la adquisición de UPS para
Reducir el Riesgo Responsable del proceso
MODERADO transmisores y equipos de respaldo.
ZONA DE RIESGO Mantener actualzados los bancos de hoja de
Asumir el Riesgo Facultades Académicas
MODERADO vida por facultades académicas
ZONA DE RIESGO
Reducir el Riesgo Divulgación a Comunidad académica Consejo Academico
IMPORTANTE
Establecer el procedimiento de liquidación.
Desarrollar específicamente el N° 4.6 del
Jefe de Financiera-Oficina de
proceso de matrícula estudiante, un
Planeación
instructivo del como liquidaciones debe
realizar la liquidación del estudiante
Establecer mecanismo de verificación de los
documentos, como las pruebas de saber 11,
Jefe de Financiera-Oficina de
que corresponda a cada aspirante. Con este
Planeación-Control Interno-DTI
ZONA DE RIESGO resultado se evitaría el riesgo en el proceso
Evitrar el Riesgo de selección.
IMPORTANTE
Establecer mecanismo de verificación de los
ingreso base de liquidación que corresponda
a la realidad económica del estudiante Jefe de Financiera-Oficina de
(convenios institucionales). Con este Planeación-Control Interno
resultado se construiría el riesgo sobre el
proceso de liquidación
Módulo de auditoria para la verificación al
DTI
proceso de liquidación por el DTI.
Monitoreo y seguimiento a la labor Programas academicos
ZONA DE RIESGO
Reducir el Riesgo
IMPORTANTE
Reportar el incumplimiento Programas academicos
Capacitacion docente en el manejo de
DTI
plataforma
ZONA DE RIESGO
Evitrar el Riesgo
MODERADO
Seguimiento reporte notas Programas academicos
Estricto seguimiento a la Lista de verificación de
Asesor de Convenios OARI
Soportes
Circular sobre requisitos documentos soportes de Jefe Oficina de Relaciones
convenios Interinstitucionales
ZONA DE RIESGO
Reducir el Riesgo
ACEPTABLE Digitalizacion del Proceso de tramite de
convenios mediante un modulo a traves del Asesor de Convenios OARI
Sistema Misional Chaira
Verificacion de docuemntacion legal antes de
Asesor de Convenios OARI
iniciar el tramite del convenio
ZONA DE RIESGO Lider del proceso y funcionarios
Reducir el Riesgo Autoevaluacion Semestral del Plan Operativo
ACEPTABLE dependencias ascritas al proceso.
Jefe Oficina de Relaciones
Informe trimestral de convenios sin movimiento.
Interinstitucionales
ZONA DE RIESGO Solicitud trimestral de informe de ejecución a los Jefe Oficina de Relaciones
Reducir el Riesgo
IMPORTANTE coordinadores de los convenios Interinstitucionales
Liquidacion de Convenios vencidos Asesora Juridica OARI
Socialización de las necesidades ante las Lider del proceso y funcionarios
dependencias académicas. dependencias ascritas al proceso.
ZONA DE RIESGO Solicitud de informe de Programas de extension Lider del proceso, funcionarios
Reducir el Riesgo
MODERADO a realizarse durante el año dependencias ascritas al proceso.
Creacion de un portafolio de programas de Lider del proceso y funcionarios
extension y proyeccion social dependencias ascritas al proceso.
ZONA DE RIESGO Solicitud semestral de reporte de movilidad Jefe Oficina de Relaciones
Reducir el Riesgo entrante y saliente a cada programa academico Interinstitucionales
MODERADO
 MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: PÁGINA:

OD-E-AC-11-01 9Resolución No. 0114 del 23 2021-07-12 *Controlar la fecha en que se recibe1pordela 1
INOPORTUNIDAD EN enero del 2017 Institución la petición, requerimiento y/o
RESPUESTAS A DERECHOS tutela y los plazos previstos para dar Oficina Asesora Jurídica y
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
DE PETICIÓN, Cumplimiento Formato PD-E-AC-07 Evitrar el Riesgo respuesta y notificar. Secretaría General, cada asesor
IMPORTANTE ACEPTABLE
REQUERIMIENTOS Y/O *Elaboración de informes de gestión jurídico
TUTELAS trimestral ( estado-resultado y logros
Reparto de tutelas
obtenidos)
Estudio y revisión de la *Socialización con el Grupo asesores
normatividad aplicable al caso jurídicos de acuerdo con la complejidad y
EQUÍVOCA EMISIÓN DE Operativo objeto de consulta. ZONA DE RIESGO Evitrar el Riesgo naturaleza de la consulta para emisión de
ZONA DE RIESGO MODERADO Oficina Asesora Jurídica
CONCEPTOS JURÍDICOS Aprobación y aval del concepto ACEPTABLE conceptos a nivel Institucional.
por parte del jefe o de la *Cursos de actualización normativa y/o
dependencia u oficina. capacitaciones
Comunicación con los
Secretaría General -Oficina
funcionarios o dependencias Comunicación entre las dependencias
Jurídica- demás dependencias
CONTRADICCIÓN EN LAS involucradas en la respuesta a involucradas en dar respuesta.
RESPUESTAS A LAS involucradas.
ZONA DE RIESGO peticiones. ZONA DE RIESGO
PETICIONES CUANDO SON Operativo Evitrar el Riesgo
IMPORTANTE Consolidación de una única ACEPTABLE
PRESENTADAS EN VARIAS respuesta que conteste de fondo Secretaría General -Oficina
DEPENDENCIAS Emisión de una sola respuesta que conteste
la solicitud planteada. Jurídica- demás dependencias
de fondo lo peticionado.
involucradas.
Revisión de correo institucional
Aplicación de la Ley General de
Actualización de la tabla de retención
Archivo y de las directrices Oficina Asesora Jurídica -Comité
documental prevista para la Oficina Asesora
planteadas por el Archivo de Archivo.
Jurídica y la Secretaría General.
General de la Nación.
Tabla de Retención Documental
INADECUADO SISTEMA DE contratación profesional en archivistica para Rectoría -Vicerrectoría
ZONA DE RIESGO Oficina Asesora Jurídica y ZONA DE RIESGO
ARCHIVO Y APLICACIÓN DE Operativo Reducir el Riesgo liderar los procesos de gestión documental administrativa
INACEPTABLE Secretaría General. IMPORTANTE
LA GESTIÓN DOCUMENTAL
contratacion de personal
especilizado en archivistica Rectoría -Vicerrectoría
Capacitación en normas archivísticas
Administrativa
capacitación manejo de archivos

Formato comunicación y/o

Aplicación de los formatos previstos en el Oficina Asesora Jurídica,
citación notificación personal No.
SIGC para la notificación. Secretaría General
FO-S-GJ-02-01
INDEBIDA NOTIFICACIÓN Y/O Envío oportuno de las decisiones
PUBLICACIÓN DE LAS ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Cumplimiento de los términos y
GESTIÓN JURÍDICA Operativo que se deben publicar al Evitrar el Riesgo Oficina Asesora Jurídica,
DECISIONES IMPORTANTE MODERADO procedimientos legales para la notificación
SECRETARÍA GENERAL administrador de la página web Secretaría General
ADMINISTRATIVAS y/o publicación.
institucional para la divulgación.

Remisión oportuna de los actos

Notificación electrónica
Acuerdo superior No. 27 de
2007
contratacion de personal con
dedicación exclusiva al tema
disciplinario
PRESCIPCIÓN PROCESOS ZONA DE RIESGO Suspención de términos por
Operativo
DISCIPLINARIOS INACEPTABLE Emergencia Sanitaria COVID-
19 - Resolución No.1375 de
2020
Elaboración tabla en excel para
el control de términos, estado y
alerta de prescripción de
procesos disciplinarios
Oficina Asesora Jurídica,
administrativos que deban publicarse a la
Secretaría General
web master de la Universidad.
Revisión de procesos disciplinarios y
Secretaría General -Profesional
elaboración de diagnóstico sobre el estado
designado
de cada uno
suspensión de términos de procesos
Rectoría-Oficina Jurídica
disciplinarios- pandemia COVID-19
ZONA DE RIESGO Elaborar inventarios de losprocesos
Reducir el Riesgo
IMPORTANTE disciplinarios en curso y sus respectivas Secretaría General -Profesional
alertas de procesos con términos de designado
prescripción.
Prestar Apoyo a las diferentes oficinas para
Secretaría General -Profesional
adelantar las investigaciones preliminares
designado
respectivas.

Control de libro radicador de Reparto de correspondencia y asignación de Secretaría General -Apoyo

documentos tareas Técnico administrativo
VENCIMIENTO DE TÉRMINOS
POR DEMORAS EN EL ZONA DE RIESGO Secretaría General-
Operativo ZONA DE RIESGO ACEPTABLE Asumir el Riesgo revisión correo insticional profesionales y auxiliares
PROCESO DE RADICACIÓN Y ACEPTABLE
REPARTO DE DOCUMENTOS abscritos a la Secretaria
Revisión de correo institucional
Socialización con el Grupo de trabajo
respecto el estado de la correspondencia
recibida y asignada a cada asesor juridico

Comunicación de cumplimietno Socialización con el Grupo Jurídico sobre el

de fallos de tutela al juzgado estado de los fallos de tutela y la acciones Secretaria General
respectivo desplegadas para su cumplimietno efectivo

SANCIONES POR Reporte de información sobre el estado de

ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
INCUMPLIMIENTO DE FALLOS Cumplimiento Evitrar el Riesgo tutelas, en la matriz subida al Drive del Cada profesional- abogado(a)
IMPORTANTE Notificación del fallo tutela a la ACEPTABLE
JUDICIALES Correo de la Secretaria General
depencia encargada del proceso
administrativo para el caso
particular.
seguimiento y control de los fallos de tutela Secretaria General

NO SE ESTAN REALIZANDO Informar los compromisos,

LAS REUNIONES MENSUALES
DEL COMITÉ PARITARIO DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
NO SE ESTAN REALIZANDO
GESTIÓN SEGURIDAD Y SALUD LAS REUNIONES
EN EL TRABAJO TRIMESTRALES DEL COMITÉ
DE CONVIVENCIA LABORAL
Resolución 2013 de 1986 responsabilidades y obligaciones de los Presidenta del comité paritario
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO integrantes del Comité
Operativo Asumir el Riesgo de seguridad y salud en el
INACEPTABLE IMPORTANTE
realizar informe mensual de las reuniones trabajo
Procemientos PD-A-ST-09
realizadas
Informar los compromisos,
Resolución 1356 de 2012 responsabilidades y obligaciones de los
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO integrantes del Comité Presidenta del comité paritario
Operativo Asumir el Riesgo
IMPORTANTE IMPORTANTE de Convivencia Laboral
realizar informe trimestral de las reuniones
Procemientos PD-A-ST-08
realizadas

POCA PARTICIPACIÓN DE LOS Generar estrategias para incentivar el Jefes de area.

BRIGADISTAS EN LAS PD-A-ST-11 sentido de pertenencia y apropiación como Integrantes del grupo de
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO brigadita brigadistas
ACTIVIDADES DE Operativo Asumir el Riesgo
IMPORTANTE IMPORTANTE Jefes de area.
CAPACITACIÓN FORMULADAS
FO-A-ST-02-01 promover los programas de PyP Integrantes del grupo de
EN PLAN DE CAPACITACIÓN
brigadistas
 MAPA DE RIESGOS UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: PÁGINA:

OD-E-AC-11-01 9 2021-07-12 1 de 1
Controlar la fecha en que se recibe por la
Secretaría General -Oficina
Institución la petición, requerimiento y/o
INOPORTUNIDAD EN Asesora Jurídica, cada asesor
tutela y los plazos previstos para dar
RESPUESTAS A DERECHOS jurídico
Resolución No. 0114 DE 2017 ZONA DE RIESGO respuesta y notificar.
DE PETICIÓN, Cumplimiento ZONA DE RIESGO MODERADO Evitrar el Riesgo
del 23 de enero de 2017 MODERADO
REQUERIMIENTOS Y/O Plantear directrices ante las diferentes
TUTELAS dependencias en relación al trámite Secretaría General -Oficina
inmediato que deben dar cuando no son Asesora Jurídica
competentes para dar respuesta.

Revisión continua de la normatividad Secretaría General -Oficina

vigente. Asesora Jurídica

Socialización con el Grupo asesores

EQUÍVOCA EMISIÓN DE ZONA DE RIESGO Estudio y revisión de la normatividad ZONA DE RIESGO jurídicos de acuerdo con la complejidad y Secretaría General -Oficina
Cumplimiento Evitrar el Riesgo
CONCEPTOS JURÍDICOS IMPORTANTE aplicable al caso objeto de consulta MODERADO naturaleza de la consulta para emisión de Asesora Jurídica
conceptos a nivel Institucional.

Capacitación sobre asuntos jurídicos de Rectoría -Vicerrectoría

relevancia para la gestión. Administrativa.

Seguimiento y vigilancia continua sobre los

procesos judiciales en que es parte la
Apoderado en cada proceso
Universidad a través de la página web de la
DEMANDAS NO judicial y supervisor
Control y seguimiento a los reportes Rama Judicial o con consulta presencial de
PRESENTADAS Y/O NO ZONA DE RIESGO presentados por los apoderados ZONA DE RIESGO los expedientes.
Cumplimiento Evitrar el Riesgo
CONTESTADAS IMPORTANTE externos, Formato No. FO-S-GJ-09- MODERADO
OPORTUNAMENTE 01 Verificación de los informes suministrados
por el Abogado Externo y acciones Supervisor del abogado externo
correctivas.

APLICACIÓN DE NORMAS O Secretaría General -Oficina

ZONA DE RIESGO Actualización del normograma del ZONA DE RIESGO Actualización continua en la normatividad
REGLAMENTACIÓN NO Cumplimiento proceso.
Evitrar el Riesgo Asesora Jurídica, cada asesor
IMPORTANTE MODERADO vigente.
VIGENTES jurídico

Comunicación con los funcionarios Secretaría General -Oficina

Comunicación entre las dependencias
o dependencias involucradas en la Jurídica- demás dependencias
respuesta a peticiones.
involucradas en dar respuesta.
involucradas.

CONTRADICCIÓN EN LAS
RESPUESTAS A LAS Secretaría General -Oficina
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO Emisión de una sola respuesta que conteste
PETICIONES CUANDO SON Operativo Evitrar el Riesgo Jurídica- demás dependencias
INACEPTABLE MODERADO de fondo lo peticionado.
PRESENTADAS EN VARIAS involucradas.
Emisión de una sola respuesta que
DEPENDENCIAS
conteste de fondo la solicitud
planteada Oficina de Correspondencia -
GESTIÓN JURÍDICA Sistematización de la recepción de las
Oficina de Atención al Usuario -
OFICINA ASESORA JURÍDICA peticiones para conocer en la dependencia
Departamento de Tecnologías
en la que se encuentra la competencia.
de la Información.

Control y seguimiento a los reportes

presentados por los apoderados Control y verificación de los términos Apoderado en cada proceso
NO PRESENTACIÓN DE externos, Formato No. FO-S-GJ-09- otorgados para interponer recursos judicial.
RECURSOS CUANDO 01
ZONA DE RIESGO
PROCEDEN EN PROCESOS Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO Evitrar el Riesgo
MODERADO
JUDICIALES O ACTUACIONES Seguimiento a las actuaciones
ADMINISTRATIVAS Verificación de los informes suministrados
dentro de los procesos judiciales
por el Abogado Externo y acciones Supervisor del abogado externo.
por parte del contratista abogado
externo. correctivas.

Aplicación de la Ley General de

Actualización de la tabla de retención Oficina Asesora Jurídica -
Archivo y de las directrices
documental prevista para la Oficina Asesora Secretaría General -Comité de
planteadas por el Archivo General
de la Nación. Jurídica y la Secretaría General. Archivo.
INADECUADO SISTEMA DE ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
Operativo Evitrar el Riesgo
ARCHIVO IMPORTANTE MODERADO
Tabla de Retención Documental
Rectoría -Vicerrectoría
Oficina Asesora Jurídica y Capacitación en normas sobre archivo.
Secretaría General.
Administrativa- Secretaria

Formato comunicación y/o citación

Aplicación de los formatos previstos en el Oficina Asesora Jurídica -
notificación personal No. FO-E-AC-
07-05
SIGC para la notificación. Secretaría General

INDEBIDA NOTIFICACIÓN Y/O

PUBLICACIÓN DE LAS ZONA DE RIESGO Cumplimiento de los términos y
Operativo ZONA DE RIESGO ACEPTABLE Evitrar el Riesgo Oficina Asesora Jurídica -
DECISIONES MODERADO procedimientos legales para la notificación
Secretaría General
ADMINISTRATIVAS
Envío oportuno de las decisiones y/o publicación.
que se deben publicar al
administrador de la página web
institucional para la divulgación. Remisión oportuna de los actos
Secretaría General -Oficina
administrativos que deban publicarse a la
Asesora Jurídica
web master de la Universidad.

NO CONVOCAR A REUNIONES Hacer una revisión semanal para verificar

Consecutivos con fecha en medio ZONA DE RIESGO Secretaría General y Oficina
DE SESIÒN ORDINARIA DE Cumplimiento ZONA DE RIESGO MODERADO digital. Evitrar el Riesgo cuantas veces se ha convocado y realizado
ACEPTABLE Asesora Jurídica
LAS INSTANCIAS A CARGO. las reuniones

NO ADJUNTAR LOS ARCHIVOS

Verificar el envío de citaciones y adjuntos y
QUE CORRESPONDEN AL Revisión una vez se envía la citación ZONA DE RIESGO Secretaría General y Oficina
Operativo ZONA DE RIESGO MODERADO por medio electrónico Evitrar el Riesgo archivar los respectivos soportes de la sesión
ORDEN DEL DÌA PARA LAS ACEPTABLE Asesora Jurídica
en la misma serie documental.
REUNIONES.

NO SUSCRIBIR LAS ACTAS En cada sesión y/o en el término establecido

CORRESPONDIENTES A LAS ZONA DE RIESGO Formato acta de reunión código: FO- ZONA DE RIESGO en el respectivo reglamento de la Instancia, Secretaría General y Oficina
Cumplimiento Evitrar el Riesgo
SESIONES DE CADA REUNIÓN IMPORTANTE E- AC-05-03, versión 1. MODERADO llevar a consideración las actas para que Asesora Jurídica
CONVOCADA Y REALIZADA. sean aprobadas.