ACTIVIDAD EVALUATIVA -EJE 4

AUTORA

LEIDY MARCELA ARANGO RUIZ

NICOLAS CANTOR GOMEZ

PROFESOR

DIANA MARIA POVEDA NIÑO

GRUPO

014

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL

AREA ANDINA

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

I SEMESTRE
 JUNIO 2020

DESARROLLO

1. Manual de funciones “Administrativo de obras”

Para desarrollar el manual de funciones del cargo a analizar, se tomará el cargo

actual que desempeño, realizando ciertas mejoras al mismo considerando
posibles beneficios para el desarrollo de la actividad.

I. IDENTIFICACIÓN
TITULO DE PUESTO: Administrativo de obra

TITULO DE PUESTO DEL SUPERVISOR: Gerente de obra o proyecto

I. OBJETIVO
Ejecutar las actividades propias de operación, resguardo y mantenibilidad de los
activos de las unidades, ejecutando las maniobras necesarias con el fin de mantener
el buen funcionamiento de las mismas y de esta manera asegurar la confiabilidad de
las operaciones en pro de garantizar la continuidad operacional.

II. FUNCIONES ESPECÍFICAS

 Gestionar ingresos y egresos de los contratos laborales, vacaciones del personal,
bajas temporales, notas de gastos y demás pagos de la obra.
 Apoyar en la gestión de captación y selección de personal para obras y servicios.
 Elaborar contratos de suministros y servicios, recepción de pedidos, comprobación
de albaranes, revisión de facturas o proformas internas.
 Verificación de los contratos con subcontratistas, solicitar y revisar la
documentación laboral de los subcontratistas.
 Registrar y controlar los movimientos de la caja de obra y las cuentas bancarias
asociadas a la obra, realizar estimaciones de flujos de caja de la obra.
 Revisar, contabilizar y pagar las facturas de proveedores y subcontratistas
 Elaborar cierres para el resultado económicos de obra en el mes, en el año y a
origen
 Realizar la contabilidad analítica de la obra, y realizar o supervisar la contabilidad
financiera de la obra.

III. PERFIL DEL CARGO

 Educación formal: Universitaria y/o Técnico de Nivel Superior. Títulos de áreas de
contabilidad y/o administración.
  Conocimientos: El titular del cargo debe poseer conocimientos generales sobre
construcciones de obras civiles, administración de empresas y gestión de personal.
Manejo de Herramientas Computacionales a nivel intermedio (Word, Excel, Power
Point).

IV.COMPETENCIAS TRANSVERSALES
 Compromiso con la Organización. Ser capaz de respetar y asumir a cabalidad,
la visión, misión, valores y objetivos de la Institución. Implica la disposición para
asumir, con responsabilidad los objetivos compromisos declarados por la
organización, haciéndolos propios.
 Orientación a la Eficiencia. Ser capaz de lograr los resultados esperados
haciendo un uso racional de los recursos disponibles. Implica el cuidado de los
recursos de la empresa, materiales y no materiales, buscando minimizar los
errores y desperdicios.
 Trabajo en equipo. Ser capaz de colaborar con otros, compartiendo
conocimientos, esfuerzos y recursos, en pos de objetivos comunes. Implica alinear
los propios esfuerzos y actividades con los objetivos del equipo o grupo de trabajo.
 Orientación al Cliente: Ser capaz de identificar y satisfacer las necesidades y
expectativas de los clientes internos o externos. Implica la disposición a servir a los
clientes, de un modo efectivo, cordial y empático.
 Proactividad. Ser capaz de tomar la iniciativa y anticiparse a las situaciones
diarias en el desempeño de las funciones, percibiendo escenarios críticas o
difíciles, planificándose a mediano y largo plazo, para evitar solo reaccionar.
 Planificación y organización: Ser capaz de anticiparse y determinar eficazmente
las metas y prioridades, estipulando las acciones, los plazos y los recursos
requeridos para alcanzarlas, realizando un seguimiento de los avances de las
etapas contenidas en la planificación.
 Comunicación Efectiva: Ser capaz de escuchar y de expresarse de manera clara
y directa. Implica la disposición a ponerse en el lugar del otro, la habilidad para
transmitir ideas y estados de ánimo, y la habilidad para coordinar acciones.

V. CONDICIONES DE TRABAJO
 Ambiente de trabajo: Las condiciones de trabajo son muy variadas, debido a que
requiere acudir a las obras, así como trabajo administrativo.
 Riesgos: De manera general se presentan riesgos físicos, químicos, ergonómicos,
biológicos y los encontrados en áreas administrativas y obras civiles. Dichos riesgos
serán presentados detalladamente en un documento adicional al presente.
 Esfuerzo: Durante la realización de su trabajo requiere cierto grado de
concentración para prestar una adecuada atención en las actividades de aplicación
de técnicas y herramientas para el proceso de planificación y preparación de
normas y procedimientos.
2. Matriz DOFA – Administrativo de Obra

DEBILIDADES
1. Poco conocimiento en gestión
de recursos humanos
(Captación y selección).
FORTALEZAS
1. Conocimiento de las
herramientas de trabajo.
2. Conocimiento de las áreas de
trabajo y requerimientos del
cargo.
3. Habilidades y destrezas del
cargo.
4. Compromiso organizacional y
adaptación a nuevos retos.
5. Trabajo en equipo.
OPORTUNIDADES
1. Mejoras en los sistemas de
trabajo (Adecuación
automatizada o implementación
de nuevos programas para
mejorar la productividad).
2. División de las
responsabilidades por obra o
servicio.
3. Crecimiento profesional por
ascenso o capacitación.
4. Nuevos enfoques
organizacionales.
AMENAZAS
1. Profesionales con mayor
capacitación.
2. Pocos requerimientos de obras
o servicios que ponen en riesgo
la estabilidad de la empresa.

3. Identificación de estrategias, metas, actividades e indicadores.

Debido a que las estrategias organizacionales deben estar orientadas a la mejora

de la productividad, es importante que se defina que la matriz DOFA le ofrece la
oportunidad a la organización de mejorar aquellas falencias y coadyuvar en el
potenciamiento de las fortalezas que tenga. Sin embargo para ello debe conocer
como generar estrategias de esta matriz.

ANALISIS ESTRATEGIA
Al considerar que el personal encargado de la administración
se maneja como un equipo, es posible provechar la división de
F5-O2
responsabilidades en los diferentes frentes de trabajo y así
garantizar la productividad de cada colaborador.
F4-O1 Se tiene un alto compromiso organizacional y adaptación a
 nuevos retos, esto permite que la organización realice mejoras
a los sistemas de trabajo e incluya dentro de sus programas,
algunos que le brinden al colaborador nuevos enfoques o
estrategias de seguimiento a sus actividades o las actividades
del equipo de trabajo.
La organización debe considerar como un elemento
fundamental la necesidad de mantener a su personal
capacitado, mejorando sus competencias integrales y
O3-A1 permitiendo que se creen nuevos retos laborales internamente
en la organización. Para ello debe complementar su programa
de capacitación en pro de ese crecimiento interno y el aumento
de su productividad organizacional.
Al contar la organización con un profesional que está
comprometido en su trabajo, que trabaja en equipo y tiene una
limitación de conocimiento, para evitar incrementar las fallas en
D1-O3 esta área, debe mejorar o desarrollar programas de
capacitación que le permitan potenciar sus habilidades y los
requerimientos del cargo con complementos de la gestión de
recursos humanos.

La selección de los indicadores debe hacerse de acuerdo a la necesidad de la

organización. Como lo menciona la OIT (2016), “se elige indicadores de la
productividad para medir la mejora. Los indicadores deben ser apropiados para el
tipo de empresa y centrarse en las áreas problemáticas o áreas en las que se
debe realizar mejoras” (p.11). Por ello, a continuación se analizan aquellos
elementos mencionados en el análisis realizado a la matriz DOFA para garantizar
la implementación de medidas adecuadas a las necesidades descritas.

METAS ACTIVIDADES INDICADORES

Dividir las Planificar las obras a
actividades de realizar y designar un
campo para el administrador encargado de
administrativo de cada una de ellas o de un
obra grupo de obras.
Implementación Instalar programas de
de programas de apoyo para seguimiento de
apoyo a la gestión la gestión en los diferentes
de los ordenadores asignados por
colaboradores la organización.
Realizar capacitación sobre
Se pueden implementar
indicadores de productividad
o eficacia (Actividades
cerradas/Actividades
planificadas; Número de
casos realizados/Número
total de casos designados)
Número de programas
instalados/Número de
puestos de trabajo en la
organización.
Número de colaboradores
 el uso de los nuevos con inducción /Número total
programas instalados. de puestos de trabajo

Realizar seguimiento al uso Número de colaboradores

de los nuevos programas que usan el programa /
instalados. Número de colaboradores
con inducción
Capacitar al Realizar procesos de Número de colaboradores
personal según capacitación orientados a capacitados / Número de
las competencias satisfacer las necesidades colaboradores con
requeridas de crecimiento y mejora necesidad de formación
continua
Número de competencias
atendidas / Número de
competencias requeridas por
trabajador

4. Alternativas de mejoramiento del puesto analizado.

Como lo menciona la OIT (2016), existen 5 maneras de mejorar la productividad

de los puestos de trabajo, estas gestiones son las siguientes:

- “Los salarios y otros incentivos financieros.

- La estabilidad laboral y un lugar de trabajo seguro.
- Los equipos y el trabajo en equipo.
- La evaluación del desempeño y la retribución.
- Capacitación y desarrollo.” (p.40-45)

Con base a las premisas anteriores y las actividades desarrolladas en el punto 3,

es recomendable que la organización complemente el puesto analizado
considerando las mejoras en el lugar de trabajo con elementos que coadyuven a
desarrollar sus funciones con menos limitaciones, propiciando el trabajo en equipo
y garantizando una relación laboral que se base en evaluaciones de desempeño y
retribuciones no solo económicas sino laborales como el ascenso, o rotación de
cargos (en los casos que sea requerido), garantizando para ello el desarrollo
profesional mediante la capacitación y el desarrollo de sus competencias
integrales y generales.
5. Alternativas de herramientas para la implementación.

La página del BBVA (2017) menciona una lista de 10 aplicaciones (pagas y libres)
que pueden mejorar la productividad laboral, estas aplicaciones permiten de
diferentes maneras presentar maneras de hacer seguimiento a las actividades
desarrolladas, ya sea individualmente o en equipo, de igual manera algunas otras
apoyan en la reducción de los tiempos para la ejecución de tareas que coadyuvan
a esas actividades.

Estas aplicaciones son las siguientes:

- Wunderlist: Es una aplicación que permite mejorar las tareas tanto

profesionales como personales mediante la confección de listas de tareas.
- Expensify: Una aplicación ideal para quienes tienen que llevar un registro
de los gastos efectuados en desplazamientos de trabajo.
- Podio: Una herramienta ideal para el trabajo en equipo. Está considerada
por muchos como una red social con un sistema de gestión tareas
integrado.
- CamScanner: Una herramienta que escanea todo tipo de documentos.
Desde textos a fotografías impresas, sin importar la posición del papel ni la
inclinación a la que se encuentre.
- Trello: Una herramienta para organizar los proyectos y tareas que goza de
una gran popularidad y reconocimiento entre usuarios y prescriptores. Las
tareas se ordenan horizontalmente en lo que llaman ‘cards’, que se
arrastran y recolocan de manera muy sencilla.
- Google Now: El asistente personal de Google está disponible para los
usuarios tanto de Android como de iOS. Es una herramienta que funciona
a través de la voz del usuario y que sirve entre otras cosas para hacer
búsquedas en internet, localizar comercios en una ciudad, conocer el
pronóstico del tiempo en los próximos 10 días, publicar en redes sociales,
 programar alarmas y eventos y realizar tareas tales como llamadas de
teléfono, leer correos electrónicos o escribir textos de mensajería
instantánea.
- Siri: Una herramienta similar a la anterior pero sólo disponible para el
mercado iOS. Permite realizar llamadas a través de la voz, enviar
mensajes, programar citas, abrir aplicaciones y juegos, fijar recordatorios y
conocer la previsión del tiempo.
- WPS Office: Aplicación gratuita, aunque también tiene versión Premium,
de office que cuenta con procesador de texto, hoja de cálculo, presentador
de diapositivas y gestor PDF.
- Buffer: Se trata de una aplicación muy útil para aquellos profesionales que
hacen uso de las redes sociales. Permite programar los mensajes de
LinkedIn, Facebook , Twitter e Instagram, entre otras, para que se
publiquen cuando más convenga.
- IFTTT: Tras esta extraña combinación de letras se esconde una útil
aplicación que hace lo que prometen sus siglas IFTTT (If this, then that), “si
ocurre esto, entonces, eso”. O dicho de otra manera, realiza acciones
inmediatas programadas si ocurre previamente otra acción determinada.

Para ese mismo año, la página española Raiola Networks, menciona también
otros programas que pueden facilitar la gestión de la productividad empresarial,
reseñando a diferencia de la anterior las siguientes:

- KanbanFlow: Se trata de otra herramienta basada en un sistema de

tableros, listas y tarjetas (método Kanban). Al igual que Trello es muy
intuitiva y sencilla de usar.
- Wunderlist: Sistema basado en el famoso método de organización GTD
(Get Things Done). Tiene un sistema de listas (lo que aparece a la
izquierda) y donde podemos ir asignando tareas. También te permite
compartirlas con otras personas, asignar prioridades e imprimir las listas.
También con versión gratuita y app móvil.
 - Asana: Una herramienta completísima en la que el equipo puede organizar
el trabajo en distintos proyectos. Se purden organizar de 2 formas distintas:
Lista y Columnas con tarjetas (al estilo Trello). En cada proyecto hay
calendario, chat, posibilidad de adjuntar archivos, asignar tareas.

6. Elijan el plan y la herramienta que se van a implementar.

Se recomienda el uso de aplicaciones como un plan de mejora del puesto

considerando que esta aplicación no solo facilita el desempeño, sino que también
permitirá hacer seguimiento a la gestión. Así mismo, con base a los programas
mencionados en el apartado 5 se recomienda el uso de la aplicación ASANA.

7. Justifiquen la implementación de la herramienta y el plan de

mejoramiento desde el puesto de trabajo.

En los apartados anteriores se observa que es importante que se genere un plan

que complemente la gestión del cargo analizado. Uno de estos enfoques se basa
en garantizar que el trabajo se realice en equipo y que se distribuyan nuevas
responsabilidades a los diferentes colaboradores para evitar la carga de trabajo en
una sola persona.

La aplicación mencionada presenta un compendio de aportes que permite

organizar el trabajo de diferentes proyectos y la asignación de tareas y archivos a
cada uno. De esta manera se garantiza ese seguimiento oportuno y permite a
cada colaborador tener de manera organizada los requerimientos y nuevas tareas
asignadas. Lo más importante es que se puede tener en su celular y así garantizar
la verificación oportuna de las nuevas tareas y avances, no solo del supervisor
sino también del colaborador.
 REFERENCIAS

BBVA. (2017). Las mejores aplicaciones para aumentar la productividad laboral.

Recuperado de: https://www.bbva.com/es/mejores-aplicaciones-aumentar-
productividad-laboral/

Díaz C. (2017). 26 herramientas de productividad para ganarle la batalla al tiempo

y convertirte en todo un superhéroe de la eficacia. Recuperado de:
https://raiolanetworks.es/blog/herramientas-de-productividad/

OIT. (2016). El Recurso Humano y la Productividad. Recuperado de:

https://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/---ed_emp/---emp_ent/---
ifp_seed/documents/instructionalmaterial/wcms_553925.pdf