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DIRECTIVA Nº 04-08-2019-COMGEN-PNP/SECEJE-DIRADM-B
RCG 223-2019-COMGEN/SECEJE-PNP DEL 15ABR2019
“DISPOSICIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS IGUALES O INFERIORES A OCHO (08) UNIDADES IMPOSITIVAS
TRIBUTARIAS (UIT)”
I. OBJETO
II. FINALIDAD
III. ALCANCE
IV. RESPONSABILIDADES
7.1.3. Las áreas que conforman las UE, cuando se constituyan en Áreas
Usuarias, son las responsables de definir y elaborar las
especificaciones técnicas y/o los términos de referencia debiendo
contener la descripción clara, objetiva y precisa de las características
y/o requisitos funcionales, cantidad y condiciones en las que debe
ejecutarse la contratación de bienes o servicios que requieren, de
acuerdo a sus necesidades reales orientadas al cumplimiento de las
funciones de la PNP y definiendo la finalidad pública.
7.1.4. Las Áreas Usuarias son responsables de cautelar que las
especificaciones y/o términos de referencias proporcionen acceso al
proceso de contratación en condiciones de igualdad y que no tengan
por efecto la creación de obstáculos ni direccionamiento que
perjudiquen la competencia en el mismo. Así también, son
responsables de supervisar la ejecución de dichas contrataciones y
de otorgar la conformidad respectiva.
7.2 De la Programación
7.6.3. La orden de compra o servicio debe contar con la firma del jefe
inmediato superior del OEC, el jefe del OEC y el operador logístico
encargado del expediente de contratación. Para la Dirección de
Administración de la PNP, la orden de compra o servicio debe contar
con la firma del jefe del área donde se formula la orden, el jefe del
OEC y el operador logístico encargado del expediente de
contratación.
En ambos supuestos, la orden de compra o servicio debe contener lo
siguiente:
IX. VIGENCIA
X. ANEXOS
ÁREA USUARIA
ACTIVIDAD
META PRESUPUESTARIA
DENOMINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
4. PERFIL TÉCNICO MÍNIMO DEL PROVEEDOR DEL BIEN: (Opcional dependiendo del bien a adquirir)
Años de presencia en el mercado en el rubro del bien a adquirir
Contar con centrales de servicio técnico y/o especialistas técnicos para el mantenimiento o servicio de post
venta del bien
La notificación dirigida a la dirección de correo electrónico señalada por el contratista, se entiende válidamente
efectuada cuando la Entidad reciba respuesta de recepción de la dirección electrónica indicada por el
contratista. Dicha notificación surte efectos el día en que conste haber sido recibida.
Si la Entidad no recibe respuesta en un plazo máximo de dos (02) días hábiles contados desde el día
siguiente de efectuado el acto notificación por correo electrónico, procede a notificar en forma física al
contratista en su domicilio, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto Supremo N° 004-
2019-JUS que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo
General.
___________________________________
V°B° del Responsable del Área Usuaria
ANEXO N° 02
TÉRMINOS DE REFERENCIA (TDR)
ÁREA USUARIA
ACTIVIDAD
META PRESUPUESTARIA
DENOMINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
8. FORMA DE PAGO:
De acuerdo a la naturaleza del servicio, indicar si el pago se realizará al final de la prestación o sí será
realizado en forma periódica de acuerdo a la entrega de los productos.
Se realizará de acuerdo al siguiente detalle:
0.0% (…por ciento) a la conformidad de la 1ra entrega
0.0% (…por ciento) a la conformidad de la 2da entrega
__________________________________
V°B° del Responsable del Área Usuaria
ANEXO N° 03
PEDIDO DE COMPRA
PEDIDO DE COMPRA N°
UNIDAD EJECUTORA :
NRO. IDENTIFICACIÓN :
__________________________ ______________________________
Firma del Solicitante Firma Autorizada
ANEXO N° 04
PEDIDO DE SERVICIO
PEDIDO DE SERVICIO N°
UNIDAD EJECUTORA :
NRO. IDENTIFICACIÓN :
__________________________ ______________________________
Firma del Solicitante Firma Autorizada
ANEXO Nº 5
DECLARACIÓN JURADA SOBRE EL PROVEEDOR
Señores
UNIDAD ADMINISTRACION DE LA UE
Presente.-
El que suscribe, ________________, en mi calidad de (Detallar: si es persona natural o representante legal para el caso de persona
jurídica señalando además la razón social), con DNI N° _________ con RUC N° _______________, DECLARO BAJO JURAMENTO
que la siguiente información de mi representada se sujeta a la verdad (consignar según sea el caso):
DOMICILIO
No estar inmerso en ninguna causal, disposición legal o reglamentaria que me impida contratar con el Estado. Asimismo, manifiesto
tener conocimiento de las siguientes normas:
No tener doble percepción de ingresos del Estado, ni incurrir en ello, durante la ejecución contractual del servicio.
No tener impedimento alguno para recibir mis honorarios mediante depósito en cuenta bancaria.
No ser padre, madre, hijo, hija, hermano, ni hermana del titular de la Entidad, ni del funcionario designado por éste, ni tener algún
parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad, con el funcionario que goce de la facultad para el
proceso de contratación, ni del funcionario responsable del área usuaria, al momento de la contratación.
No cuento con parentesco en el segundo grado de afinidad y cuarto grado de consanguinidad en la Unidad Ejecutora __________
con el servidor público que goce de la facultad para el proceso de contratación, ni del funcionario responsable del área usuaria, al
momento de la contratación.
No estoy incurso en las prohibiciones e incompatibilidades establecidas en la Ley N° 27588, Ley que establece prohibiciones e
incompatibilidades de funcionarios y servidores públicos; así como, de las personas que presten servicios al Estado bajo cualquier
modalidad contractual
De confidencialidad
Asumo el compromiso de confidencialidad de la información y de ceder la propiedad intelectual, por lo que toda información,
documentación y otros, a la que tenga acceso, como a la que produzca no serán divulgadas, cediendo los derechos intelectuales y
propiedad a la PNP.
Finalmente, manifiesto someterme a la normatividad vigente y a las responsabilidades civiles y/o penales que se pudieran derivar en
caso que alguno de los datos consignados sean falsos, siendo posible de cualquier fiscalización posterior que la UE ______________
considere pertinente.
Declaración que formulo a los ___ días del mes de ____________ de 201__
___________________________________________
NOMBRE DE LA PERSONA NATURAL O JURÍDICA
DNI N°
RUC N°
ANEXO N° 06
L O G O T IP O D E L A E M P R E S A
FECHA:
SEÑORES:
POLICIA NACIONAL DEL PERÚ
ADMINISTRACIÓN DE LA UE DE LA PNP
DIRECCION
CIUDAD.-
EL QUE SUCRIBE: ________________________________________, IDENTIFICADO CON DNI N° ________________ , REPRESENTANTE LEGAL DE _______________________, CON RUC N°
________________, DOMICILIADO EN ___________________________________, DECLARO BAJO JURAMENTO, QUE NUESTRA REPRESENTADA CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS MÍNIMAS.
ASIMISMO NO SE ENCUENTRA INHABILITADO PARA CONTRATAR CON EL ESTADO, por tal motivo adjunto nuestra cotización de acuerdo al siguiente detalle:
RUC
CONTACTO
DATOS EMPRESA
TELÉFONO
DIRECCIÓN
N° CCI
1 1 0.00
DÍAS CALENDARIOS
MESES
2 1 36 30 0.00
3 1 0.00
0.00
EL PRECIO INCLUYE TODOS LOS TRIBUTOS, SEGUROS, TRANSPORTE, INSPECCIONES, PRUEBAS Y, DE SER EL CASO, LOS COSTOS LABORALES RESPECTIVOS CONFORME A LA
LEGISLACIÓN VIGENTE, ASÍ COMO CUALQUIER OTRO CONCEPTO QUE LE SEA APLICABLE Y QUE PUEDA INCIDIR SOBRE EL VALOR DE LOS BIENES A CONTRATAR.
LUGAR DE ENTREGA
FECHA:
SEÑORES:
POLICIA NACIONAL DEL PERÚ
ADMINISTRACION DE LA UE DE LA PNP
DIRECCIÓN
CIUDAD.-
ASIMISMO NO SE ENCUENTRA INHABILITADO PARA CONTRATAR CON EL ESTADO, por tal motivo adjunto nuestra
cotización de acuerdo al siguiente detalle:
RUC
CONTACTO
ITEM N°
TELÉFONO
CANTIDAD
UNIDAD
EL PRECIO INCLUYE TODOS LOS TRIBUTOS, SEGUROS, TRANSPORTE, INSPECCIONES, PRUEBAS Y, DE SER EL CASO, LOS
COSTOS LABORALES RESPECTIVOS CONFORME A LA LEGISLACIÓN VIGENTE, ASÍ COMO CUALQUIER OTRO CONCEPTO
QUE LE SEA APLICABLE Y QUE PUEDA INCIDIR SOBRE EL VALOR DE LOS BIENES Y SERVICIOS A CONTRATAR.
OTRAS CONDICIONES
OBSERVACIONES.- (Indicar cualquier otro comentario y/o mejora)
GARANTÍA ……………..
FORMA DE PAGO CONFORME A LEY
MONEDA DE LA FUENTE SOLES
PRECIO UNITARIO EN LA MONEDA CONSIGNADA EN LA FUENTE SOLES
TIPO DE CAMBIO QUE SE USA NO APLICA
Lima, ___________________
Señores
UNIDAD DE ADMINISTRACION DE LA UNIDAD EJECUTORA
Presente.-
Por medio de la presente, comunico a Ud., que el número del Código de Cuenta
Interbancario (CCI) es el siguiente:
XXX-XXX-XXXXXXXXXXXXXXXX (modelo)
________________________________________
(20 DIGITOS)
Asimismo, dejo constancia que el comprobante de pago a ser emitido por mi persona, una
vez cumplida o atendida la correspondiente orden de compra o de servicio, quedará
cancelada para todos sus efectos mediante la sola acreditación del importe del referido
comprobante de pago a favor de la cuenta en la entidad bancaria a que se refiere el primer
párrafo de la presente.
Atentamente,
___________________________________________
NOMBRE DE LA PERSONA NATURAL O JURÍDICA
DNI N°
RUC N°
ANEXO N° 09
Lima, ___________________
Señores
UNIDAD DE ADMINISTRACION DE LA UNIDAD EJECUTORA
Presente.-
Por medio de la presente, comunico a Ud., que el número de cuenta para Detracción en
nuevos soles, es la siguiente:
0000-XXXXXX (modelo)
________________________________________
(10 DIGITOS)
Atentamente,
___________________________________________
NOMBRE DE LA PERSONA NATURAL O JURÍDICA
DNI N°
RUC N°
ANEXO Nº 10
ACTA DE CONFORMIDAD PARA SERVICIOS
Por el presente, el que suscribe da CONFORMIDAD al servicio que a continuación se detalla, el mismo que ha sido realizado a
satisfacción, cumpliendo con los términos contractuales acordados, en señal de lo cual se firma la presente. En tal sentido
autorizo proceder con el pago correspondiente.
CONTRATO
(solo de corresponder)
N° VIGENCIA
ORDEN DE SERVICIO
PROVEEDOR:
MONTO TOTAL:
AREA USUARIA
CIUDAD Y FECHA
Por el presente, el que suscribe da CONFORMIDAD a los bienes que a continuación se detalla, el mismo que ha sido realizado
a satisfacción, cumpliendo con los términos contractuales acordados, en señal de lo cual se firma la presente. En tal sentido
autorizo proceder con el pago correspondiente.
CONTRATO
(solo de corresponder)
N° VIGENCIA
ORDEN DE COMPRA
PROVEEDOR:
MONTO TOTAL:
AREA USUARIA
CIUDAD Y FECHA
N° DOCUMENTO
2 Notificación de la orden, se precisa que los medios a emplear son correo electrónico con la confirmación de
la recepción de la orden caso contrario, deberá consignar en la orden el nombre y apellido de la persona que
lo recoge, su número de DNI, la fecha que lo recibe, así como la firma respectiva.
3 Reporte de ejecución de contrato original debidamente suscrito por el especialista a cargo, cuando se trate
de prestaciones con ejecución periódica (ANEXO N° 13).
4 Comprobante de pago (Para bienes y servicios varios: Factura; para servicios de terceros: Recibo de
Honorarios).
5 Guía de remisión (solo para bienes: conteniendo la fecha de recepción, firma y sello del responsable de
almacén, en caso, la SUNAT no autorice su emisión se consignará en la factura); o copia del informe de
actividades realizadas (solo servicios por terceros); o copia del cargo de entrega del producto y del mismo,
de ser el caso (otros servicios varios), según corresponda.
6 Conformidad otorgada por el área usuaria y cuando corresponda, también por el área técnica pertinente
(Oficina de Imagen, OFITIC, Infraestructura y transporte); o de ser el caso, copia del documento observando
los bienes y/o servicios, y de ser el caso, el cálculo de penalidad.
7 Copia de los cargos del documento dirigido a la Oficina de Contabilidad y al Proveedor, informando la
aplicación de la penalidad, de corresponder.
12 Constancia de inscripción del Registro Nacional de Proveedores (en caso que el monto de la prestación sea
mayor a 1 UIT).
13 Cotizaciones.
16 Hoja de trámite con el cual la Dirección de Administración o la que haga sus veces en la UE autoriza el
trámite, la atención o brinda su aprobación.
18 Especificaciones técnicas o Términos de Referencia en original, visadas por el área usuaria y cuando
corresponda, también por el área técnica pertinente (Oficina de Imagen, OFITIC, Infraestructura y
Transporte).
19 Original del Pedido de Compra o Pedido de Servicio (SIGA) debidamente suscrito por el área usuaria, según
corresponda.
ANEXO N° 13
CONTROL DE EJECUCIÓN PERIÓDICA DE LOS CONTRATOS DE SUMINISTROS Y/O
SERVICIOS
PROVEEDOR:
DESCRIPCIÓN:
ORDEN DE SERVICIO/COMPRA
N°: FECHA:
INICIO DE LA PRESTACIÓN
VIGENCIA:
TOTAL
V°B° ESPECIALISTA
ANEXO Nº 14
Para efectos de la presente directiva, el personal de los Órganos Encargados de la Contratación (OEC) de las
Unidades Ejecutoras de la PNP, deberán tener en cuenta las siguientes definiciones:
1. Área Usuaria: Órgano o unidad orgánica cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada
contratación, o que dada su especialidad, competencia o funciones, canaliza los requerimientos
formulados por otras dependencias; que colabora y participa en la planificación de las contrataciones; y,
realiza la verificación técnica de las contrataciones efectuadas a su requerimiento, previas a su
conformidad.
2. Área Técnica: Órgano o unidad orgánica de la entidad especializada en el bien o servicio que es
materia de la contratación. En algunos casos, el área técnica puede ser también área usuaria, puesto
que debido a su especialidad y función canaliza los requerimientos formulados por otras áreas,
consolidándolas para su futura programación y/o atención. Tiene por función elaborar las
especificaciones técnicas o términos de referencias.
3. Bienes: Son objetos requeridos por el área usuaria para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento
de sus funciones y fines.
4. Certificación de Crédito Presupuestario: Acto de administración que tiene como finalidad garantizar
que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de afectación para comprometer un gasto
con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, el cual es registrado en
Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF - SP).
5. Compromiso: Acto a través del cual se acuerda, luego del cumplimiento de los trámites legalmente
establecidos, la realización de gastos previamente aprobados por un importe determinado o
determinable, que afectan total o parcialmente los créditos presupuestarios, en el marco de los
presupuestos aprobados y las modificaciones presupuestarias realizadas. El compromiso se efectúa en
forma posterior a la generación de la obligación nacida de acuerdo a Ley, contrato o convenio, el cual es
registrado en el SIAF - SP.
6. Cotización: Documento emitido por un potencial proveedor, donde fija el precio de la prestación del
bien, servicio o consultoría que se encontraría a su cargo en caso de que su oferta resulte la ganadora.
7. Contratación: Es la acción que deben realizar todas las Unidades Ejecutoras de la PNP para proveerse
de bienes, servicios en general y consultoría, asumiendo el pago del precio o de la retribución
correspondiente con fondos públicos, y demás obligaciones derivadas de la condición de contratante.
8. Especificaciones Técnicas: Descripción de las características técnicas y/o requisitos funcionales del
bien a ser contratado. Incluye las cantidades, calidades y las condiciones bajo las que deben ejecutarse
las obligaciones.
10. Expediente de Contratación: Es el conjunto de documentos donde constan todas las actuaciones del
proceso de contratación pública, desde la decisión de adquirir o contratar, hasta la culminación del
contrato.
11. Expediente de Pago: Forma parte del expediente de contratación, contiene todos los documentos
generados a partir de la emisión de la orden de compra, servicio y/o contrato, hasta el pago.
12. Prestación: Es la conducta prometida por el obligado, sin importar su naturaleza, alcance y concreción.
Para efectos de la presente directiva puede ser la realización de la consultoría o del servicio o la entrega
del bien.
13. Proveedor: Persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, presta servicios en general,
consultoría en general o de obra.
14. Requerimiento: Solicitud del bien, servicio en general o consultoría, formulada por el área usuaria,
conteniendo las especificaciones técnicas o los términos de referencia, respectivamente. Puede incluir
además los requisitos de calificación que se considere necesario.
15. Servicio: Actividad o labor que se requiere para el desarrollo de las actividades de las áreas usuarias a
fin de dar cumplimiento a sus funciones y fines. Pueden clasificarse en: servicios en general, consultoría
en general y consultoría de obra.
16. Términos de Referencia: Descripción de las características técnicas y las condiciones en que se
ejecuta la contratación de servicios en general, consultoría en general y consultoría de obra. En el caso
de consultorías, se incluirá los objetivos, metas o resultados y las actividades a desarrollar, como la
información básica que la entidad deba suministrar.