Manual de Protocolo para Distribuir Final

Manual de
Protocolo
y Ceremonial
Elaborado por:
Kirsa Ulett
Bertalía Sánchez
Carla Garita
Jhonny Gómez
Sonia Córdoba
Sonia Astúa
Contenidos
I. Presentación...................................................................4 Acreditaciones.......................................................33
Introducción....................................................................4 Firma de convenios...............................................36
Objetivos.........................................................................4 Inauguración de Sede o Centro Académico.........39
Acerca de este manual...................................................5 Apertura de año académico .................................42
Alcance...........................................................................5 Honras fúnebres de autoridades institucionales ...44
Actos académicos.........................................................46
II. El TEC..............................................................................6 Congresos..............................................................47
Reseña histórica..............................................................6 Seminarios.............................................................49
Misión.............................................................................7 Talleres...................................................................50
Visión..............................................................................7 Foros......................................................................52
Valores............................................................................7 Simposios...............................................................54
Identidad.........................................................................8 Mesa redonda........................................................55
Símbolos y emblemas.....................................................8 Cursos....................................................................57
Organigrama...................................................................9 Actos administrativos....................................................58
Inauguración de nueva infraestructura..................58
III. De Las Precedencias....................................................10 Celebración de fechas especiales..........................60
Concepto......................................................................10 Otros actos............................................................60
Normas de ordenamiento.............................................10 Exposiciones..........................................................61
Precedencia del TEC.....................................................13 Ferias......................................................................61
Precedencia del Estado.................................................14 Festivales, actividades deportivas y culturales.......61
Actos ecuménicos.........................................................62
IV. Tipos de Actos...............................................................16
Actos solemnes.............................................................16 V. Vocativos y Tratamientos..............................................63
Graduaciones........................................................18 Generalidades...............................................................63
Traspaso de poderes de la Rectoría.......................23 Tratamiento de autoridades universitarias....................64
Juramentación de autoridades del Tratamientos para Estado y Gobierno...........................65
Consejo Institucional.............................................24 Tratamientos para dignatarios del extranjero................66
Aniversario del TEC................................................25 Tratamiento para religiosos...........................................66
Visita protocolaria de persona distinguida.............28
Reconocimientos y homenajes..............................30
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de contenidos
VI. Etiqueta.........................................................................67 Desayunos....................................................................75
Concepto......................................................................67 Almuerzos.....................................................................75
Normas generales.........................................................67 Cena de gala.................................................................76
El entorno y ambiente...................................................67 Guía de tareas...............................................................76
Anfitrión........................................................................67 Plazos recomendados previos a un evento..................78
Invitados........................................................................68 Montajes y diagramas para salones..............................79
Distribución de invitados..............................................68 Disposiciones generales para una invitación...............83
Mesas............................................................................69 Otra correspondencia o material protocolar................85
Platos y cubiertos..........................................................70 Tarjetas de condolencias.......................................85
Copas y vasos...............................................................70 Esquela...................................................................86
Cubiertos.......................................................................71 Nota protocolar.....................................................86
Brindis...........................................................................71 ‘Habladores’..........................................................86
Alimentación................................................................72 Tarjeta de mesa......................................................86
Vestimenta....................................................................72 Abordaje con medios de comunicación......................87
Tipos de vestimenta......................................................72 Relación con proveedores............................................87
Generalidades sobre la vestimenta...............................73 Comisión de emergencias............................................87
Seguridad......................................................................88
VII. Generalidades...............................................................74 Sobre revisiones, modificaciones
Actividades sociales......................................................74 y actualizaciones de este manual.................................88
Cocteles........................................................................74
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de contenidos
I. Presentación
Introducción
Justificación
El Tecnológico de Costa Rica es una de las universidades estatales más reconocidas de Costa Rica y Latinoamérica.
En este contexto es imprescindible salvaguardar la imagen institucional dado la gran cantidad de eventos que se
llevan a cabo, y por ende, es necesario contar con un Manual de Protocolo y Ceremonial.
Este documento estandarizará, normará y clasificará los actos y ceremonias del TEC con base en los criterios de
protocolo universitario y etiqueta.
Objetivos
General
Proveer al Tecnológico de Costa Rica (TEC) de una herramienta de comunicación y relaciones públicas con el fin
de estandarizar los procedimientos y normas que regirán las distintas actividades organizadas por la universidad y
sus autoridades.
Específicos
• Unificar y estandarizar todos los procedimientos y actividades susceptibles a un ordenamiento protocolar y

ceremonial para todas las sedes y centros académicos del Tecnológico de Costa Rica.
• Estructurar las distintas actividades del TEC y el uso de sus símbolos para consolidar la identidad e imagen de
la Institución.
• Facilitar a los funcionarios y estudiantes del TEC la logística y desarrollo de los eventos institucionales.
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de contenidos
Acerca de este manual
Este documento se constituye en la guía para la reglamentación y realización de los actos y actividades que lleva a
cabo el Tecnológico de Costa Rica. El mismo fue elaborado y evaluado por una comisión universitaria conformada
por personal de la Rectoría, el Consejo Institucional y de la Oficina de Comunicación y Mercadeo, con asesoría y
consultoría de un profesional en comunicación externo al TEC.
Alcance
Este Manual de Protocolo y Ceremonial deberá ser de conocimiento y acatamiento obligatorio para todos los
funcionarios y estudiantes, Sedes y Centros Académicos del TEC, así como su aplicación en las actividades aquí
señaladas. Cualquier modificación o actualización realizada a este documento será informada por la Oficina de
Comunicación y Mercadeo del TEC mediante los canales que considere pertinentes.
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de contenidos
II. El TEC
Reseña histórica
Durante la gestión del presidente de la República, José Figueres Ferrer, tanto él como el presidente de la Asamblea
Legislativa, Daniel Oduber Quirós, el comité de apoyo y la población cartaginesa apoyaron la creación de una
nueva institución de educación superior. Los cartagineses la escogieron dejando de lado dos opciones: un progra-
ma de desarrollo agropecuario y una carretera a San José.
El 10 de junio de 1971 se celebró en Cartago una fiesta cívica que conmemoraba y que concluía una etapa: la
firma de Ley de Creación del Tecnológico de Costa Rica bajo el consecutivo legislativo 4777. El TEC de Monterrey,
en México, fue el modelo a seguir.
En sus comienzos, el Tecnológico de Costa Rica estuvo instalado en el Edificio Pirie (hoy Casa de la Ciudad), el
cual fue donado por la Municipalidad de Cartago. Dos años después de su creación, en 1973, comenzaron las tres
primeras carreras del TEC, opciones totalmente novedosas en el país: Ingeniería en Construcción, Ingeniería en Pro-
ducción Industrial e Ingeniería en Mantenimiento Industrial. Estas fueron escogidas por las necesidades planteadas
en el país y la influencia del contexto mexicano.
Luego se compraron las casi 100 hectáreas de terreno en las cuales se encuentra actualmente el Campus Central.
En estos terrenos se construyeron los primeros edificios que albergaron a los estudiantes del TEC en esos primeros
días de lecciones.
Al finalizar el año 1982, el TEC pasó de 3 a 16 carreras, de 87 estudiantes a 2218, y de 2 a 24 edificios. El TEC inició
una etapa de cooperación con la Embajada de Alemania. Esto dio inicio a la formación de personal para iniciar la
carrera de Ingeniería Electrónica, una idea futurista para esa época.
El Tecnológico de Costa Rica forma parte del Consejo Nacional de Rectores (CONARE), instancia que coordina la
planificación y el control de calidad de los procesos y proyectos académicos que administran las cuatro universi-
dades estatales del país.
El Tecnológico de Costa Rica sigue creciendo cada año con más carreras, Programas, Sedes, Centros Académicos,
Centros de Transferencia Tecnológica, entre otros; todo ello con el objetivo de seguir contribuyendo al desarrollo
nacional.
Gracias a todos esos aportes, en el año 2012 el TEC fue declarado como Institución Benemérita de la Educación, la
Cultura, la Ciencia y la Tecnológica Costarricense mediante Ley No. 9060, del 5 de octubre de 2012.
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de contenidos
Misión
Contribuir al desarrollo integral del país, mediante formación del recurso humano, la investigación y la extensión;
manteniendo el liderazgo científico, tecnológico y técnico, la excelencia académica y el estricto apego a las nor-
mas éticas, humanísticas y ambientales, desde una perspectiva universitaria estatal de calidad y competitividad a
nivel nacional e internacional.
Visión
El Instituto Tecnológico de Costa Rica seguirá contribuyendo mediante la sólida formación del talento humano, el
desarrollo de la investigación, la extensión, la acción social y la innovación científico-tecnológica pertinente, la ini-
ciativa emprendedora y la estrecha vinculación con los diferentes actores sociales a la edificación de una sociedad
más solidaria e inclusiva; comprometida con la búsqueda de la justicia social, el respeto a los derechos humanos
y del ambiente.
Valores
En el ámbito institucional: En el ámbito individual:

• Compromiso con la democracia • Respeto por la vida
• Libertad de expresión • Libertad
• Igualdad de oportunidades • Ética
• Autonomía institucional • Solidaridad
• Libertad de cátedra • Responsabilidad
• Búsqueda de la excelencia • Honestidad
• Planificación participativa • Sinceridad
• Cultura de trabajo en equipo • Transparencia
• Comunicación efectiva • Respeto por todas las personas
• Evaluación permanente • Cooperación
• Vinculación permanente con la sociedad • Integridad
• Compromiso con la protección del ambiente y • Excelencia
la seguridad de las personas
• Compromiso con el desarrollo humano
• Rendición de cuentas
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de contenidos
Identidad
“La marca más allá de denotar identidad se nos presenta como un intangible, una promesa, una idea, pero sobre
todo, una expectativa que nos entrega siempre un nuevo punto de partida para mejorar y dar sostenibilidad a
nuestro entorno. Es no solo una idea o promesa fruto de la individualidad sino del reflejo de la colectividad”. (Ma-
nual de Identidad Institucional del TEC).
Símbolos y emblemas
La institucionalidad del Tecnológico de Costa Rica descansa también en su identidad gráfica. Para preservar la
imagen de la universidad refiérase al Manual de Identidad Institucional del TEC.
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de contenidos
Organigrama
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
ASAMBLEA
INSTITUCIONAL*
CONGRESO
INSTITUCIONAL
TRIBUNAL
INSTITUCIONAL
ELECTORAL
CONSEJO
INSTITUCIONAL
CONSEJO
ECONÓMICO
SOCIAL
AUDITORÍA SECRETARÍA
INTERNA EJECUTIVA
RECTORÍA CONSEJO
RECTORÍA
OFICINA DE
ASESORÍA
PLANIFICACIÓN CENTRO DE OFICINA DE OFICINA DE
LEGAL
INSTITUCIONAL CÓMPUTO COMUNICACIÓN INGENIERÍA
Y MERCADEO
VIC. VICE. VIDA DIRECCIÓN SEDE DIRECCIÓN DIRECCIÓN

VICERRECTORÍA VICE. DE CENTRO
INVESTIGACIÓN ESTUDIANTIL Y REGIONAL SAN CENTRO
ADMINISTRACIÓN
DOCENCIA Y EXTENSIÓN SERV. ACADÉMICOS CARLOS (17) ACADÉMICO ACADÉMICO
SAN JOSÉ LIMÓN
CONSEJO CONSEJO VIC. CONSEJO VICE. CONSEJO

CONSEJO VIC. CONSEJO VICE.
INVESTIGACIÓN INVESTIGACIÓN VIDA ESTUD. Y ASESOR DE
DOCENCIA ADMINISTRACIÓN
Y EXTENSIÓN Y EXTENSIÓN SERV. ACAD. SEDE
ESCUELA DE ESCUELA DE ING. ESCUELA DE ESCUELA DE ÁREA ESCUELA DE DEPTO. DEPTO. DEPTO. ESCUELA DE
DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE ESCUELA DE ÁREA DOCTORADO
ADMON. DE EN COMPUTACIÓN ING. EN ING. EN PROD. ACADÉMICA CULTURA Y ADMISION Y RECURSOS FINANCIERO CIENCIAS Y
PROYECTOS COOPERACIÓN AGRONOMÍA EN CIENCIAS
EMPRESAS (1) (2) ELECTRÓNICA INDUSTRIAL (3) AGROFORESTAL DEPORTE REGISTRO HUMANOS CONTABLE LETRAS NATURALES PARA
(15)
(14) (16) EL DESARROLLO
ESCUELA DE ESCUELA DE ESCUELA DE ING. EN CENTRO DE DEPTO. DEPTO.

ESCUELA DE ING. SEGURIDAD VINCULACIÓN EDITORIAL DEPTO. SERVICIOS DEPARTAMENTO DE. DEPARTAMENTO
ESCUELA DE ING. EN DISEÑO EDUCACIÓN TRABAJO SERVICIOS DEPTO. VIDA
ELECTROMECÁNICA
CONSTRUCCIÓN
LABORAL E HIGIENE UNIVERSIDAD- TECNOLÓGICA BIBLIOTECARIOS APROVISIONAMIENTO ADMINISTRATIVO
(4 ) INDUSTRIAL TÉCNICA AMBIENTAL (6) EMPRESA SOCIAL Y SALUD GENERALES ESTUD. Y SERV.
(5) ACAD.
ESCUELA DE ESCUELA DE ESCUELA DE ÁREA MAESTRÍA DEPTO

ESCUELA DE ESCUELA DE ESCUELA DE ÁREA DE ING.
ARQUITECTURA CIENCIA E ING. DE BIOLOGÍA GERENCIA ORIENTACIÓN Y
LOS MATERIALES MATEMÁTICA ING. FORESTAL QUÍMICA MECATRÓNICA DEPTO. ADMON.
Y URBANISMO (8) PROYECTOS PSICOLOGÍA
(7) (9) (10) (11) MANTENIMIENTO
ESCUELA DE ESCUELA DE ESCUELA DE CENTRO DE

ESCUELA DE ESCUELA DE ÁREA ING. EN
ING. AGROPEC. CIENCIAS CIENCIAS DEL DESARROLLO
ING. AGRÍCOLA FÍSICA COMPUTADORES
ADMINISTRATIVA SOCIALES LENGUAJE ACADÉMICO
(12) (13)
9. Enseñanza de la Matemática Asistida por Computadora.

1. Administración de Empresas Nocturna (Cartago y San José), Licenciatura en Administración de Empresas (San José)
10. Centro de Investigación en Integración Bosque Industria.
Cursos de Servicio, Maestría en Administración de Empresas y Administración de Empresas (San Carlos).
11. Centro de Investigación en Protección Ambiental, Ingeniería Ambiental (Lic.). Centro de Investigación y
2. Maestría en Computación, Ingeniería en Computación San Carlos y Centro de Investigación en Computación.
Servicios Químicos y Microbiológicos
3. Licenciatura en Ingeniería en Producción Industrial (San Carlos) y Maestría en Sistemas Modernos de Manufactura.
12. Centro de Investigación en Gestión Agroindustrial.
4. Maestría en Administración de la Ingeniería Electromecánica.
13. Gestión del Turismo Sostenible y Maestría en Desarrollo Económico Local.
5. Centro de Investigación en Vivienda y Construcción.
14. Unidad de Cultura, Unidad de Deporte y Cultura y Deporte San José.
6. Maestría en Seguridad Ocupacional e Higiene Ambiental.
15. Programa de Producción Agrícola, Unidad de Posgrado en Agronomía, Planta de Matanza, Ganado de
7. Centro de Investigación y Extensión en Materiales.
carne, Producción Animal, Unidad Agrícola y Unidad de Cultivos.
8. Ingeniería en Biotecnología y Centro de Investigación en Biotecnología.
16. Turismo Rural Sostenible.
17. Centro de Transferencia Tecnológica y Educación Continua.
Volver a la tabla 9
de contenidos
III. De Las Precedencias
Concepto
La precedencia se refiere a la ubicación que en una ceremonia tiene una autoridad o persona en particular, según
su investidura. También determina cómo se debe tratar a esa persona y cómo debe ser presentada ante los asistentes.
En sí, la precedencia tiene diversas maneras para ser establecida: puede ser según la jerarquía, la antigüedad del
cargo, la edad, la dignidad, el orden alfabético, o incluso una combinación de las anteriores.
En síntesis, la precedencia es la supremacía de una jerarquía mayor sobre una menor.
Normas de ordenamiento
Para el caso de la precedencia universitaria, y particularmente para el TEC, se tomarán en cuenta varios criterios, a
saber:
• Toda ceremonia solemne o académica del TEC deberá contar con una presidencia, la cual ocupará un lugar
preponderante en la actividad. En caso de que dicha autoridad no pueda asistir a la ceremonia, tiene la facultad
de nombrar a un representante. Además de esas situaciones, se respetará la precedencia que más adelante se
detalla para el TEC.
• Quien ocupe la presidencia de un evento deberá cederla cuando esté invitado el Presidente de la República de
Costa Rica. En el caso de que dicha personalidad sea representada por otra autoridad, el rector o quien preside
el evento, decidirá si cede la presidencia del acto. La representación del Presidente de la República sería, en
el orden protocolar y ceremonial, uno de sus vicepresidentes o quien haya sido designado para tal fin, lo cual
deberá ser informado de previo al TEC.
• Las autoridades de la universidad y los encargados del protocolo del TEC tendrán la facultad de valorar la
concesión de la presidencia del rector a otra autoridad, si así lo consideran conveniente. Este punto deberá ser
aprobado para su ejecución.
• Con respecto a los discursos en las ceremonias, estos también se harán por medio de precedencia, siendo el
rector el último en tomar la palabra. Las excepciones a este punto son cuando el rector del TEC no preside el
Volver a la tabla 10
de contenidos
acto, específicamente por la presencia del Presidente de la República o porque la presidencia de la ceremonia
fue cedida por el rector. En ambos casos, su discurso será el penúltimo en ser pronunciado.
• Conforme los invitados a una ceremonia vayan confirmando su participación, se deberá ubicar en el orden de
precedencia establecido más adelante.
• Cuando a una ceremonia asistan dos o más personas con la misma investidura, la precedencia estará regida
por la antigüedad de cada cargo, lo cual deberá verificarse con anterioridad. Si pese a eso vuelve a haber coin-
cidencia, se hará de acuerdo con la edad de las personas, siendo el que tenga mayor edad quien ocupe una
precedencia mayor a los otros.
• Cuando a una actividad del TEC acuda algún representante del Estado, la precedencia que se respetará será la
que dicta el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto de la República de Costa Rica, contenida más adelante
en este manual.
• En las invitaciones que el TEC extienda a diferentes personalidades para su asistencia a una ceremonia, se debe-
rá especificar, en casos muy puntuales, si la invitación incluye al cónyuge, pues la presencia de este deberá ser
tomada en cuenta por el organizador de la actividad. En caso afirmativo, la dignidad o autoridad y su cónyuge
se mantendrán unidas en el acto y ocuparán la misma asignación en la precedencia.
• El lugar de honor en todo acto (una mesa, un podio, entre otras) será el centro, el cual deberá ser ocupado por
el rector, o en su defecto el Presidente de la República o autoridad a la que se le haya concedido la presidencia
de la ceremonia.
• Cuando el ingreso a una ceremonia sea por medio de un desfile, se debe procurar que todos los asistentes
(público) estén en sus posiciones. La entrada al recinto y, por consiguiente, el acceso a la mesa principal, será
por orden de precedencia, siendo la autoridad de mayor jerarquía quien ingrese de último. Para llevar a cabo
lo anterior, es necesario que el público esté y permanezca de pie hasta el ingreso y toma de asiento de las au-
toridades.
• Si en una ceremonia hay invitados de varios países, la precedencia se establecerá primeramente sobre el cargo
que ostenten. Cuando haya dos o más personas con una misma autoridad pero de diferente país, el orden se
establecerá por orden alfabético de acuerdo al nombre de los países en idioma español. Esto aplica tanto para
el ingreso (desfile) de autoridades como para el sitio que ocuparán en una mesa directiva o actividad.
• Cuando una ceremonia sea desarrollada por una Escuela, Sede o similares, la máxima autoridad de alguna de
esas áreas académicas tendrán prioridad de precedencia, a excepción de la presencia del rector del TEC o su
representante, caso en el que la autoridad local ocupará la derecha del rector.
de contenidos
• Por regla general, en una mesa principal no se deberá sobrepasar las siete precedencias, a excepción de los
siguientes actos: Sesiones de la Asamblea Institucional Representativa (AIR), sesiones solemnes del Consejo
Institucional, Sesiones del Tribunal Institucional Electoral y Actos de Graduación.
• En el desarrollo de una ceremonia, luego de la presidencia (centro de la mesa directiva), la posición más im-
portante es la de la derecha de quien preside, luego la izquierda y así de manera alternada. Si en un acto solo
hay dos autoridades en la mesa directiva, la derecha se mantendrá como la posición de mayor jerarquía y
precedencia.
• En la medida de lo posible, el número de integrantes de las mesas principales debe ser impar (3-5-7), de esa
manera se resalta la presidencia y centro de la precedencia.
• En la mesa principal nunca deberá haber un asiento vacío. En caso de una ausencia, esta no se reemplazará
con otra persona de manera improvisada. La única forma de hacer un reemplazo antes del inicio de cualquier
ceremonia será que quien participe en la mesa principal se haya excusado de su ausencia al acto y haya nom-
brado un representante, el cual deberá ser informado por una vía oficial (correo institucional y con al menos
un día de anterioridad).
• El maestro de ceremonias tendrá bajo su responsabilidad el no permitir que personas que no están invitadas a
la mesa principal quieran integrarla. Se recomienda ejercer comunicación asertiva pero firme.
• En las mesas principales en que vaya a participar un representante del TEC pero que el acto no sea organizado
por la universidad, se respetará lo determinado por los organizadores.
de contenidos
Precedencia del TEC
Con base en las normas de protocolo y ceremonial, la precedencia para el Tecnológico de Costa Rica es la siguiente:
• Rector y Presidente del Consejo Institucional

• Tribunal Institucional Electoral (TIE)
• Directorio de la Asamblea Institucional Representativa (AIR)
• Directores de Sedes
• Director de Centros Académicos
• Vicerrectoría de Docencia
• Vicerrectoría de Investigación y Extensión
• Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos
• Vicerrectoría de Administración
• Exrectores del TEC
• Directores de Escuelas o Departamentos (según año de creación u antigüedad)
• Coordinadores de Áreas y Unidades
• Profesores
• Alumnos
• Familiares
de contenidos
Precedencia del Estado
La misma es normada por el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, de acuerdo con el documento “Normas
de Ceremonial del Estado y el Orden de las Precedencias que deba observarse en los actos oficiales.”
La Dirección General de Protocolo y Ceremonial del Estado, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto,
es el ente encargado de fijar las precedencias estatales, por lo que ante alguna duda o aclaración, la primera es la
instancia correspondiente para dirigir las consultas. (Ver documento: Ley de Reestructuración del Poder Ejecutivo).
El orden general de las precedencias será:
I Señor Presidente de la República

II Señores Presidentes de Altos Poderes del Estado (Asamblea Legislativa, Corte Suprema de Justicia y Tribu-
nal Supremo de Elecciones)
III Señores Vicepresidentes de la República
IV Señores Expresidentes de la República
V Señores Cardenales
VI Señor Arzobispo de San José
VII Señores Ministros de Estado Por Cortesía: Expresidentes de la República
VIII Señor Nuncio Apostólico de Su Santidad
IX Señores Embajadores acreditados en Costa Rica
X Señores Diputados
XI Señores Magistrados de la Corte Suprema de Justicia
XII Señores Magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones
XIII Señor Contralor y Subcontralor de la República
XIV Tesorero Nacional y Subtesorero
XV Señores Viceministros de Estado
de contenidos
XVI Señor Procurador y Procurador Adjunto de la República
XVII Señores Defensor y Defensor Adjunto de los Habitantes
XVIII Señores Embajadores Costarricenses en Servicio Activo
XIX Señores Encargados de Negocios acreditados en Costa Rica
XX Señores Obispos de Diócesis
XXI Señores Jefes de Organismos Internacionales
XXII Señores Alcaldes
XXIII Señores Presidentes Ejecutivos de Instituciones Autónomas
XXIV Señores Cónsules de Carrera Extranjeros
XXV Señores Miembros de Gobiernos Municipales
XXVI Rectores de las Universidades
La anterior precedencia deberá ser tomada en cuenta por el TEC, para cuando en alguno de sus actos acuda o esté
representada una de las personas antes mencionadas.
de contenidos
IV. Tipos de Actos
Los actos, ceremonias y actividades del Tecnológico de Costa Rica deberán estar regidos por las normas y criterios
protocolarios de este manual, de acuerdo con la naturaleza de evento. Es vital que quienes se involucren en la or-
ganización de una ceremonia tomen en cuenta los lineamientos aquí expresados.
Para el TEC, los actos se dividirán en: solemnes, académicos y de otras índoles. Cada una de esas separaciones
constituye diferentes consideraciones que no deben pasarse por alto en ningún momento. El éxito de cada actividad
dependerá del seguimiento a las normas.
Carácter Acto
Graduaciones
Posesión de nuevas autoridades universitarias
Aniversario institucional
Visita de persona ilustre
Solemnes Reconocimientos u homenajes
Colocación de placas
Acreditaciones
Firma de convenios
Apertura de sede y centros
Apertura de año académico
Congresos
Seminarios
Talleres
Académicos
Foros y debates
Simposios
Mesa redonda
Cursos
Inauguración de infraestructura
Izado de banderas
Fechas especiales (Navidad, 15 de setiembre, otros)
Exposiciones
Otros Ferias
Festivales
Actividades deportivas y culturales
Actos ecuménicos
Honras fúnebres
Actos solemnes
de contenidos
Este tipo de ceremonias están caracterizadas por acoger los más altos estándares de formalidad. En ellos, la presi-
dencia del acto siempre será ocupada por el rector del TEC, quien a su vez preside el Consejo Institucional.
Precisamente, será el Consejo Institucional el que tenga mayor precedencia en los actos solemnes, siempre y
cuando estén presentes en la actividad. En la mesa directiva también podrán estar los vicerrectores, aunque con la
salvedad de que se mantenga un buen orden de precedencia y el espacio físico así lo permita.
Como regla general, en los actos solemnes siempre deberán estar dispuestos el Pabellón Nacional de Costa Rica o
la bandera de la República (según corresponda) y bandera del Tecnológico de Costa Rica. El Pabellón Nacional
será utilizado solamente cuando esté el Presidente de la República, vicepresidentes y ministros, el Presidente de la
Asamblea Legislativa, el Presidente de la Corte Suprema de Justicia y Presidente del Tribunal Supremo de Eleccio-
nes. La del Estado costarricense (bandera o pabellón) será colocada al costado derecho de la mesa principal o del
podio; a la izquierda se colocará la bandera del TEC, en este caso tomando como referencia la lateralidad desde el
frente del escenario hacia el público. Por norma general, las banderas no deben rozar el piso.
En la mayoría de los actos solemnes también será obligatoria la entonación del Himno Nacional de Costa Rica y del
Tecnológico de Costa Rica, si lo hubiera. Más adelante se explicará en cuáles ceremonias se entornarán los himnos
y deberán tener el orden antes mencionado.
El uso de la toga y el birrete será obligatorio en las ceremonias de entrega de doctorados Honoris Causa y las gra-
duaciones. Queda a discreción de la Rectoría del TEC exigir el traje académico en otras ceremonias y dictar un
código de vestimenta adecuado según la ocasión, para lo cual se deberá informar con antelación a todas las partes
involucradas (estudiantes, administrativos, académicos, y otros).
En aquellos actos organizados por el TEC y en los cuales acudan dignatarios de otros países, los oferentes de la
ceremonia deberán tomar en cuenta tanto el protocolo de la nación extranjera y protocolo interno, lo cual deberá
ser canalizado a través de la Oficina de Comunicación y Mercadeo del TEC y la Dirección de Cooperación Interna-
cional. Estas dos oficinas definirán el apoyo que se requiera de otras instancias internas y externas a la institución
para lograr el óptimo desarrollo de la actividad.
de contenidos
Graduaciones
Sobre el personal
Además de las autoridades universitarias que serán parte de la ceremonia solemne de graduación, los organizado-
res de la misma deberán tomar en cuenta la presencia del siguiente personal para el desarrollo del evento:
• Auxiliares o asistentes: serán las personas que darán soporte en toda la logística de la graduación. Serán apro-
ximadamente diez personas y tendrán funciones que van desde ser edecanes y asistir en la entrega de títulos,
hasta estar pendientes de todos los detalles técnicos del acto y al tanto de los requerimientos y cualquier impre-
visto durante la graduación. La Comisión de Graduaciones determinará el código de vestimenta del personal
que asistirá durante la ceremonia.
• Maestro de ceremonia: será el que guíe el andar de la graduación. Es la persona que permanecerá gran parte
del tiempo en el pódium, por lo que también se requiere que tenga destrezas en comunicación y manejo de
eventos.
• Periodista: las graduaciones deberán tener cobertura por parte de la Oficina de Comunicación y Mercadeo del
TEC, con el fin de divulgar la ceremonia.
• Fotógrafo: la Comisión de Graduaciones evaluará la pertinencia de que un fotógrafo externo asista a la gradua-
ción, siempre y cuando este no interfiera en el desarrollo de la ceremonia, se vista y se comporte acorde a la
ocasión.
• Seguridad: al tratarse de un evento masivo, los organizadores de la graduación deberán coordinar con la Uni-
dad de Seguridad y Vigilancia, para que el acto de graduación se organice en forma ordenada y segura.
• Registro: personal administrativo tendrá a cargo la firma y registro de los graduandos al acto de graduación.
Sobre los recursos y el espacio
De una adecuada planificación y buen uso de los recursos está, en gran medida, parte del éxito de una ceremonia
de graduación. Ninguno de los objetos o materiales descritos aquí es prescindible, pues ha sido considerado para
el cumplimiento de un objetivo establecido dentro de la ceremonia.
Las graduaciones se llevarán a cabo en los dos principales auditorios del TEC. Para las ceremonias en que los gra-
duandos corresponden a las sedes de Cartago y San José, el acto se realizará en el Centro de las Artes, ubicado en la
sede principal del TEC, en la provincia de Cartago. Los graduandos de la Sede Regional San Carlos, en la provincia
de Alajuela tendrán su ceremonia de graduación en el auditorio del Centro de Transferencia Tecnológica y Educa-
de contenidos
ción Continua (CTEC), ubicado en la sede en cuestión. Cualquier otro sitio a lo interno o externo de la institución
en el que se quiera realizar la graduación, será decisión de la Comisión de Graduaciones del TEC.
-- Centro de las Artes: tiene una capacidad para 500 personas, por lo que las ceremonias de graduación serán
de un máximo de 160 graduandos, tomando en cuenta el espacio (asiento) que se deberá asignar para los
dos acompañantes de cada estudiante y personal académico del TEC. Dicha infraestructura también cuenta
con una entrada principal, un lobby y dos ingresos al auditorio por el frente del edificio. También tiene una
casetilla para control de sonido y luces, y las previstas para otros equipos técnicos. Como ha sido la norma,
lo usual es que se programen hasta tres graduaciones por día, con una diferencia no menor a dos horas
entre una ceremonia y otra.
-- Centro de Transferencia y Educación Continua: cuenta con 334 butacas, un cuarto de control técnico para
el sonido. Tiene un solo ingreso a uno de los costados del auditorio, lo cual se debe tomar en cuenta a la
hora de planear el desarrollo de una graduación.
• Mesa principal o directiva: debe tener un tamaño considerable, tomando en cuenta que allí ocuparán asiento
el Rector del TEC, el Director de Sede o Centros, según corresponda; los vicerrectores, el representante del
Consejo Institucional y el representante de la Federación de Estudiantes del Tecnológico (FEITEC). El orden que
cada uno de ellos ocupará en la mesa será de acuerdo al principio de precedencia establecido para el TEC.
• Mantel: será el institucional, color azul oscuro y se usará para la mesa principal; deberá tener la firma del TEC
en blanco, preferiblemente. El mantel podrá casi rozar el piso, por lo que es incorrecto ver grandes trozos del
mantel sobre el piso en sí. Para los actos solemnes solo se permitirá el uso del mantel institucional. Por ningún
motivo el mantel del TEC deberá tener encajes u otro tipo de decorados.
• Mesa auxiliar mediana: está colocada en el fondo del escenario, preferiblemente con mantel negro, y allí se
colocarán los títulos universitarios que serán entregados a los graduandos.
• Mesa auxiliar pequeña: esta será colocada entre la mesa principal y el pódium, preferiblemente más cercano a
este último y tendrá un mantel color negro. Servirá para colocar los títulos que irán entregando las autoridades
universitarias. Su diferencia con la mesa auxiliar mediana es que esta contendrá todos los títulos, por lo que un
auxiliar o asistente del equipo de logística deberá ir colocando grupos de títulos en la mesa auxiliar.
• Pódium: estará colocado al costado derecho del escenario (a la izquierda para el público en las butacas).
• Programa o libreto: será conveniente que cada persona presente en la ceremonia de graduación reciba un
programa sobre lo que será el desarrollo de la actividad. Idealmente, el programa deberá ser un pequeño libro
de contenidos
que contenga: portada, el programa en sí, mensaje de la Rectoría del TEC, listado de graduados con honores,
listado de graduados en general.
• Bandera de Costa Rica: estará al ligeramente atrás y al costado derecho del pódium o de la mesa principal. La
bandera no podrá tocar el suelo.
• Bandera del TEC: estará ligeramente atrás y al costado izquierdo del pódium o de la mesa principal. La bandera
del TEC tampoco podrá tocar el piso.
• Ornamentación y decoración: el telón del fondo del escenario deberá ser de color negro. En cuanto a la deco-
ración de la mesa principal se podrán usar un arreglo floral natural que no exceda la altura de la mesa. También
se podrán colocar pequeños arreglos florales naturales en todo el borde del escenario, pero deberán ser muy
pequeños, para ser colocados de manera uniforme y en línea. No se podrán poner flores o arreglos en general
sobre la mesa principal.
• Himnos: se entonarán el Himno Nacional de Costa Rica y el del TEC, si lo hubiera. Ambos al inicio del acto e
inmediatamente después del ingreso al escenario de las autoridades universitarias.
• Agua: se colorará la copa con el agua en el pódium y en la mesa principal. Un asistente o auxiliar de la cere-
monia deberá estar pendiente de que cada orador tenga una copa de agua.
• Habladores: en la mesa principal se colocarán habladores de impresión doble para identificar a cada una de
las autoridades.
• Sonido e iluminación: los dos auditorios principales del TEC cuentan con equipos de sonido y luces propios,
por lo que será necesario confirmar su buen estado previo a la graduación, idealmente una semana antes.
• Grupo cultural: todo acto de graduación del TEC deberá contar con la participación de un grupo musical o
cultural para el intermedio de la ceremonia. La Comisión de Graduaciones será la que decida y contacte al
grupo elegido.
• El escenario: es el centro de atención para los graduandos y el público en general, por lo que la disposición de
las mesas y sillas deberán hacerse correctamente. El acomodo de los recursos será el siguiente:
-- La mesa principal será colocada en el centro del escenario, dejando un espacio considerable para la
pasarela que harán los graduandos al momento de retirar su título.
-- La mesa auxiliar mediana irá al fondo del escenario y en ella se colocarán los títulos.
de contenidos
-- El pódium y las banderas estarán en el extremo derecho.
-- La mesa auxiliar pequeña estará entre el pódium y la mesa principal.
-- Los instrumentos o espacio para el acto cultural serán ubicados al costado izquierdo de la mesa princi-
pal. Al igual que esta última, debe permitir el espacio para la pasarela de los graduandos al momento
de retirar sus títulos.
• Butacas: Las primeras filas de los asientos serán ocupadas por los decanos o directores de carrera que vayan a
participar en la ceremonia de graduación. Los asientos al centro del auditorio serán reservados para los estu-
diantes. Las butacas restantes en el centro, así como las de los costados, serán reservadas para los familiares o
invitados de los graduandos.
• Traje académico: la Comisión de Graduaciones será la encargada de velar porque la toga y el birrete que usa-
rán los graduandos sean confeccionados y entregados al TEC con al menos dos días de anticipación al acto.
Por otra parte, también deberá coordinar todo lo pertinente al traje académico que usará tanto el rector como
el resto de autoridades que lo acompañen en la mesa principal o bien los directores de Escuela que vayan a
participar en la entrega de los títulos.
Antes de la ceremonia de graduación
Las siguientes son consideraciones que deberán ser tomadas en cuenta de previo al inicio de la ceremonia de gra-
duación:
• Los auxiliares o asistentes del TEC designados para colaborar en la ceremonia de graduación deberán tener
todo para el acto una hora y media antes del arranque de la actividad. Esto incluye títulos en su lugar, escenario
listo, zona de registro lista, sonido y luces confirmadas y con pruebas exitosas, etc.
• Los graduandos y sus invitados deberán estar en el lugar donde se realice la ceremonia de graduación con una
hora de anticipación al acto, como mínimo. Serán los primeros en ocupar sus respectivos asientos.
• Las autoridades académicas deberán estar como mínimo 20 minutos antes de la hora de inicio de la ceremonia.
En ese tiempo deberán permanecer con los asistentes o auxiliares del TEC, quienes les colaborarán para colo-
carse la indumentaria académica respectiva.
• El maestro de ceremonias tomará posición en el podio diez minutos antes de que inicie la ceremonia. Cinco
minutos antes de la hora, solicitará a los graduandos e invitados a que tomen sus lugares, así como el recorda-
torio de mantener en silencio o apagados todos los dispositivos móviles.
de contenidos
• Para la toma de fotografías no se permitirá el acceso de fotógrafos no acreditados para el acto de graduación.
Sin embargo, sí podrán realizar fotografías familiares e invitados de los graduandos, siempre y cuando lo hagan
desde su asiento. En caso de incumplimiento de esta norma, uno de los funcionarios del TEC que esté como
asistente en el acto deberá mediar para evitar el rompimiento del protocolo.
Desarrollo de la ceremonia de graduación
En términos generales, con base en lo siguiente se elaborará el guión y programa para las graduaciones del Tecno-
lógico de Costa Rica.
• Mensajes iniciales sobre el uso de los dispositivos móviles y recordatorio de las salidas de emergencia en caso
de una eventualidad.
• Bienvenida por parte del maestro de ceremonia
• Presentación de las autoridades que integrarán la mesa principal, para lo cual se pondrán de pie en el momento
en que sean nombrados. Dicha presentación se hará por precedencia de mayor a menor jerarquía.
• Himno Nacional de Costa Rica.
• Discurso del representante de los Graduandos.
• Discurso del rector del TEC.
• Acto cultural (no deberá sobre pasar los 15 minutos de duración).
• Acto simbólico de entrega de los graduandos a la sociedad costarricense. Este acto se realizará con una repre-
sentación de los graduados de honor. El Vicerrector de Docencia hace entrega de los graduandos al Rector y
este último a la sociedad.
• Acto de juramentación.
• Entrega de los títulos con el llamado de los respectivos vicerrectores y directores de Escuela para que participen
del acto. Mientras ocurre esto, se entona la Marcha Triunfal Aida, de Giuseppe Verdi.
• Salida de los graduados.
de contenidos
Después de la ceremonia de graduación
Tras la finalización del acto, será necesario lo siguiente:
• Si luego de finalizada la ceremonia de graduación continúa otra, los auxiliares deberán poner todo a punto
siguiendo lo contemplado en este manual.
• De tratarse de la última graduación, los auxiliares deberán permanecer en el auditorio hasta el retiro de las
autoridades universitarias y los graduados.
Traspaso de poderes de la Rectoría
Este es un acto que reviste gran importancia y solemnidad, pues en el confluyen las autoridades que durante un
período determinado lideraron las rutas del desarrollo del Tecnológico de Costa Rica y ahora traspasan a los nuevos
jerarcas esa responsabilidad.
Sobre los recursos y las personas
• Entre las posiciones y funcionarios a designar están: maestro de ceremonia, auxiliares y edecanes, fotógrafo ins-
titucional, personal de apoyo para servicios generales, periodista de la Oficina de Comunicación y Mercadeo
para la cobertura y divulgación del acto ante los medios de comunicación.
• Se deberá concretar, con un mes de anticipación, la nómina protocolar de invitados de honor, especiales y
generales para asistir al acto de traspaso de poderes al nuevo rector.
• Se deberá contemplar la logística para el acto: recursos técnicos necesarios (sonido, micrófonos, podios, deco-
raciones, banderas, entre otros), reservación con bastante antelación de los espacios que se requieran para la
investidura del nuevo rector, entre otros.
• Disposición de la mesa principal (autoridades salientes y entrantes) con su respectiva precedencia. Lo mismo
para los asientos o lugares que ocupen los invitados de honor e integrantes de la comunidad universitaria.
Desarrollo de la actividad
Esta actividad se desarrolla como parte de una sesión solemne del TIE.
• Recibimiento de invitados y autoridades universitarias entrantes y salientes por parte de los edecanes y auxilia-
res que prestarán colaboración en el acto.
de contenidos
• Saludo por parte del maestro de ceremonias.
• Apertura de la sesión solemne.
• Presentación de los miembros de la mesa principal.
• Entonación del Himno Nacional de Costa Rica.
• Discurso por parte del presidente del TIE.
• Palabras del rector saliente.
• Lectura del acta de designación del nuevo rector.
• Juramentación, entrega de credencial y colocación de la banda de acreditación.
• Discurso del rector juramentado.
• Intercambio de presentes.
• Acto cultural.
• Cierre y despedida.
Juramentación de autoridades del Consejo Institucional
Sobre los recursos y las personas
• Entre las posiciones y funcionarios a designar están: maestro de ceremonia, auxiliares y edecanes, fotógrafo ins-
titucional, personal de apoyo para servicios generales, periodista de la Oficina de Comunicación y Mercadeo
para la cobertura y divulgación del acto ante los medios de comunicación.
• Se deberá concretar, con un mes de anticipación, la nómina protocolar de invitados de honor, especiales y
generales para asistir al acto de juramentación.
• Se deberá contemplar la logística para el acto: recursos técnicos necesarios (sonido, micrófonos, podios, deco-
raciones, banderas, entre otros), reservación con bastante antelación de los espacios que se requieran para la
juramentación, entre otros.
de contenidos
• Disposición de la mesa principal con su respectiva precedencia. Lo mismo para los asientos o lugares que ocu-
pen los invitados de honor e integrantes de la comunidad universitaria.
Esta actividad se desarrolla como parte de una sesión solemne del TIE.
• Recibimiento de invitados y autoridades universitarias por parte de los edecanes y auxiliares que prestarán
colaboración en el acto.
• Saludo por parte del maestro de ceremonias.
• Apertura de la sesión solemne.
• Presentación de los miembros de la mesa principal.
• Discurso por parte del presidente del TIE.
• Acto cultural.
• Juramentación de los miembros y entrega de credencial (verificar con Marvin Santos)
• Discurso del rector.
• Cierre de sesión.
Aniversario del TEC
La única efeméride oficial que celebrará el Tecnológico de Costa Rica será el aniversario de su creación: 10 de junio
de 1971). La actividad formal de celebración se realizará en el marco de una sesión solemne de Consejo Institucio-
nal. Esta se realizará cada año con una celebración especial en cada lustro, es decir, en períodos de cinco años y
con tratamiento preferente cuando se trate de una década.
Las celebraciones de los años contemplados entre cada lustro serán conmemorativas, con actividades de baja com-
plejidad en cada una de las sedes, mientras que las que correspondan a décadas (50 aniversario, 60 aniversario, 70
aniversario, etc.) deberán ser más significativas y preparadas.
de contenidos
Cuando se trate de la celebración de un lustro o década el TEC programará diferentes actividades, las cuales debe-
rán ser propuestas por la Comisión de Aniversario.
Sobre las personas
• La Rectoría deberá estar al tanto de las diferentes iniciativas propuestas por la Comisión para la celebración
de los aniversarios, especialmente de los lustros y décadas, ya que la Rectoría cuenta con los recursos para el
desarrollo de las actividades.
• Para cada lustro se conformará una comisión interinstitucional para planear la celebración de los aniversarios.
• La cantidad de personas requeridas para laborar en las celebraciones dependerá del tipo de actividad, lugar y
hora.
• Para la mayoría de los actos, y mucho más en el solemne con el Consejo Universitario, será necesaria la presen-
cia de un maestro de ceremonias o presentador.
• Los invitados podrán ser: toda la comunidad universitaria, autoridades de otras universidades, público en gene-
ral, invitados especiales como exrectores, jerarcas gubernamentales (desde el Presidente de la República hasta
ministros, diputados y alcaldes), entre otros.
• Para el aniversario, el TEC recurrirá a sus diferentes espacios para celebrar tan importante fecha. Esto implica
desde actividades en el Centro de las Artes y otros auditorios, hasta actividades al aire libre en sus jardines y
espacios de recreación. Todo esto deberá ser tomado en cuenta por la comisión que esté a cargo de coordinar
las celebraciones.
• Cada actividad programada tendrá que contemplar aspectos de: seguridad, equipo técnico, personal de apoyo,
programa, si se requerirá alimentación, entre otros.
• Cada acto de celebración deberá contar con todos los distintivos del TEC para sus actividades, tales como man-
teles institucionales, bandera de la universidad, pódiums donde sea necesario, entre otros.
Antes de las celebraciones
• Cada sede nombrará a un representante para que integre la comisión interinstitucional para la coordinación de
las diferentes actividades.
de contenidos
• Cada actividad deberá estar respaldada por un programa y contar con el aval para su desarrollo. Este último lo
dará la comisión interinstitucional que se conforme en cada sede.
• Reservar los espacios con un mes de anticipación a la celebración.
• Coordinar con la Comisión de Seguridad sobre el evento a realizar para que se tomen las previsiones necesa-
rias.
Desarrollo de las celebraciones
• Al igual que otros actos, en este deberá contemplarse todos los recursos necesarios (técnicos y de logística),
de emblemas (banderas y demás), y reservación y ornamentación del espacio físico, esto en caso de que sea
necesario.
• Como ha ocurrido en otras celebraciones de lustros de la institución, algunas actividades para el aniversario del
TEC podrían ser: actividades académicas, protocolarias, culturales, deportivas, ecuménicas, sociales entre otras.
Las actividades que se realicen deberán contar con los permisos y programaciones necesarias, que garanticen
la coordinación con las agendas de las autoridades institucionales y externas.
• Para el caso del acto solemne con el Consejo Institucional, se recomienda desarrollarlo de la siguiente manera:
• Bienvenida.
• Apertura de sesión solemne.
• Palabras del representante de los homenajeados.
• Entrega de reconocimiento de los homenajeados.
• Palabras del señor rector.
• Breve acto musical.
• Develación de placa (si procede).
• Cierre y coctel o refrigerio breve.
de contenidos
Visita protocolaria de persona distinguida
Las visitas al TEC de parte de autoridades ilustres o dignatarios (representantes de los poderes Ejecutivo, Legislativo
y Judicial; cuerpo diplomático y autoridades gubernamentales extranjeras) deberán realizarse con total apego al
protocolo respectivo (interno y externo cuando corresponda). La imagen del Tecnológico de Costa Rica será uno
de los recuerdos que se lleve nuestro visitante, por lo que se debe procurar que su estancia sea siempre placentera
y provechosa.
Tal importancia encierra este acto, que el visitante deberá ser acompañado en todo momento por los funcionarios
del TEC designados desde su arribo a la institución hasta su despedida.
Sobre el personal
• Se deberá garantizar, previo a la visita, que el rector o rectora del Tecnológico de Costa Rica estará presente el
día agendado para la llegada del visitante ilustre.
• Personal de la Rectoría, y en caso necesario la Dirección de Cooperación, el Centro de Vinculación y la Oficina

de Comunicación y Mercadeo, serán los encargados de coordinar el desarrollo de la actividad.
• Prever si es necesaria la participación en la actividad de otras autoridades del TEC, tales como vicerrectores o
directores de Escuela.
• Determinar si será necesaria la implementación de recursos técnicos para el buen desarrollo de las actividades
que harán el rector y el visitante.
• El personal de la rectoría, y en caso necesario las oficinas mencionadas anteriormente, deberá definir si en la
agenda del visitante y del rector es tan extensa como para tener que contemplar tiempos de alimentación.
• También se deberá conocer si la programación previa incluye la participación del visitante en alguna actividad
académica del TEC, para lo cual se deberá habilitar la infraestructura adecuada con base en la cantidad de
personas que asistirán al acto.
• Disponer de un recuerdo alusivo a la institución.
• Preparar varias carpetas con información sobre el TEC.
de contenidos
Antes del arribo del visitante
• Con anticipación, el personal de la Rectoría, junto a las oficinas mencionadas anteriormente si es necesario,
deberá coordinar con los encargados o con quien se promovió la llegada al TEC del visitante ilustre, todos los
requerimientos para una buena permanencia en el campus. Esto incluye desde consultar desde su nacionalidad
(para efectos de protocolo) hasta requerimientos especiales en la alimentación o el transporte, por citar dos
ejemplos.
• Determinar la pertinencia de alguna ornamentación especial en los sitios en que estará el visitante.
• Dar aviso a los departamentos que se crea conveniente (como Seguridad, Brigadas de Primeros Auxilios, y
otros) sobre el día, horas y presencia del visitante en el TEC.
Desarrollo de la visita ilustre
• Personal de la Rectoría y de las oficinas mencionadas anteriormente serán los encargados de recibir al visitante
en la entrada principal del TEC. Si el visitante es un extranjero, deberá conocerse de previo el protocolo de su
país de origen.
• Se hace entrega de la información del TEC al visitante y su comitiva.
• Tras la breve bienvenida, el visitante será escoltado y dirigido por el personal del TEC hacia la Rectoría, donde
el rector deberá estar presente para su recibimiento.
• Por protocolo, la Rectoría deberá tener la bandera de Costa Rica. También es recomendable que si el visitante
es extranjero, se tenga el gesto de colocar una bandera de su nacionalidad.
• Ambas banderas serán colocadas junto a dos sillas dispuestas en la rectoría, siendo el asiento de la derecha el
que ocupe el rector; a ese mismo costado se colocará la bandera de Costa Rica. La silla del costado izquierdo
será para el visitante, así como la colocación de la bandera (siempre y cuando sea un extranjero), sino sólo
permanecerá la bandera de Costa Rica en el centro de las dos sillas y ubicada atrás de ambos asientos.
• En la medida de lo posible, tanto el rector como el visitante departirán por algunos minutos en la oficina prin-
cipal de la Rectoría. Allí se podrán tomar algunas fotografías del encuentro e intercambiar algunos recuerdos.
• Recorrido por el campus universitario y visita a lugares de interés.
de contenidos
• Opcional: reunión de trabajo o participación del visitante en alguna actividad académica previamente progra-
mada. No se le pedirá que exprese algunas palabras si previo a la visita no se le ha coordinado. El visitante no
necesariamente deberá tener preparado un discurso.
• Despedida del invitado y acompañamiento a la entrada principal del TEC por parte del personal de la Rectoría
u otros mencionados anteriormente, previa despedida del señor rector.
Reconocimientos y homenajes
Las distinciones son parte de toda organización. En el caso del Tecnológico de Costa Rica, los reconocimientos a
sus estudiantes, profesorado o autoridades se realizarán con base en criterios y momentos que crean pertinentes
tanto el Consejo Institucional, la Rectoría, las Vicerrectorías y Escuelas. Si bien una lista inicial de reconocimientos
podrían ser logros académicos, deportivos o premiaciones, queda a criterio de las autoridades del TEC la inclusión
y desarrollo de la actividad.
Un reconocimiento u homenaje a un funcionario o estudiante destacado lo podrá proponer la instancia respectiva

del TEC.
Por otra parte, el rector deberá estar presente en el acto, o bien la persona que él designe como representante.
Sobre el personal
• Los encargados y responsables de los reconocimientos u homenajes serán los que tendrán también a su cargo
la coordinación de la logística para la entrega del reconocimiento. Esto incluye contemplar de acuerdo al tipo
de acto que se desarrolle, la cantidad de personas que darán asistencia, las cuales deberán ser al menos dos.
Uno de ellos fungirá como presentador de la ceremonia.
• De acuerdo con el reconocimiento y cantidad de público invitado al mismo, la dependencia responsable de

la actividad determinará el inmueble donde lo llevará a cabo. Si se considera que el homenaje amerita el uso
del auditorio del Centro de las Artes, deberá conocerse de antemano que habrá buen aforo. Este centro tiene
capacidad para 500 personas.
• Si el homenaje tiene un carácter más privado, los promotores podrán realizarlo en los siguientes espacios.
-- En el Campus Central en Cartago:
»» Sala de Conferencias de la Biblioteca: con espacio para 192 personas.
de contenidos
»» Auditorio del Centro de Investigación en Computación (CIC): con capacidad para 82 personas.
»» Auditorio de la Sala de Aplicaciones de la Vicerrectoría de Docencia: con aforo para 50 per-
sonas.
»» Sala de Capacitación de Recursos Humanos: con capacidad para 50 personas.
-- En la sede de San Carlos, Alajuela:
»» CTEC: con capacidad para 325 personas.

»» 3 mini auditorios del CTEC: con capacidad para 30 personas cada uno.
»» Sala de conferencias Jacaranda: con capacidad para 70 personas.
»» Salón Bromelia: con espacio para 150 personas.
-- En el Centro Académico de San José:
»» Auditorio de la Casa Cultural Amón: con capacidad para 60 personas.

»» Sala de Reuniones en la Escuela de Arquitectura: con capacidad para 80 personas.
• Contemplar los requerimientos técnicos básicos para el desarrollo de la actividad: sonido (altavoces, micrófo-
nos), iluminación, proyectores y otros.
• Determinar si la actividad requiere la contratación de servicio de alimentación y otros.
• Si la prensa fue invitada, debe tomarse en cuenta un espacio privilegiado y cercano al escenario o a la mesa
principal.
• En el escenario o frente del salón se colocará la mesa principal con el mantel del TEC y los habladores corres-
pondientes, impresos por ambos lados.
• Debe haber un pódium cuando la actividad lo amerite.
• Se dispondrá de la bandera de Costa Rica y la del TEC. Al igual que en las graduaciones, ambos emblemas
estarán detrás del pódium; la bandera de Costa Rica al lado derecho y la del TEC en el costado izquierdo.
• El órgano que homenajeará también será el responsable de determinar el tipo de presente que recibirán los
homenajeados.
• Debe haber copas y botellas de agua sin etiqueta en la mesa principal.
• Tomar en cuenta la ornamentación del escenario o salón.
de contenidos
Antes del acto de reconocimiento u homenaje
• Confeccionar y distribuir las invitaciones para la actividad.
• Si se determinó que se va a invitar a la prensa, la convocatoria se hará con una semana de anticipación, así
como un recordatorio un día antes del evento.
• Verificar un día antes la contratación de la alimentación, recursos técnicos y demás, en caso de ser necesarios.
• En caso de que se requiera la presencia del señor Rector en las actividades, se debe coordinar con la Rectoría
la fecha con un mes de anticipación.
• Confirmar la presencia del señor rector, o en su defecto, a su representante días antes de la actividad.
• El órgano responsable del homenaje avisará al homenajeado, o escogerá a alguno si es que son varios, para dar
un breve discurso durante el acto. Este anuncio se realizará con al menos tres días de anticipación.
Desarrollo del reconocimiento u homenaje
• Si el acto lo amerita las autoridades universitarias y las personas que serán homenajeadas, desfilarán al ser lla-
mados por el maestro de ceremonias.
• Bienvenida por parte del maestro de ceremonias.
• Presentación de los integrantes de la mesa principal, según precedencia.
• Introducción al reconocimiento: semblanza, justificación, entre otros.
• Entrega del reconocimiento.
• El presentador invita a un caluroso aplauso.

• Discurso de parte de quien recibió el reconocimiento.
• Acto cultural: cuando la actividad lo amerite.
• Palabras del señor rector o su representante.
• Cierra el acto.
de contenidos
Acreditaciones
El Tecnológico de Costa Rica se caracteriza por mantener la excelencia académica, por lo que sus carreras son
respaldadas por la acreditación de organismos nacionales e internacionales. En el caso de Costa Rica, las acredita-
ciones más importantes las confiere el Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior (SINAES). En la
mayoría de los actos en que el SINAES otorga acreditaciones, el protocolo y ceremonial recae en ellos, ya que co-
rresponde a una sesión solemne del consejo del SINAES; en este sentido se debe dar un acompañamiento por parte
de los encargados de protocolo del TEC, con el fin de garantizar que el acto cumplirá con los más altos estándares
protocolarios afines a la universidad. Por otra parte, debido a que en las acreditaciones suelen haber hasta cuatro
discursos, se recomienda que ninguno supere los cinco minutos de duración.
Dato importante: aunque el acto se realice en algún espacio físico del TEC y se tenga la presencia del señor rector,
la presidencia de la actividad la ejercerá el máximo representante del SINAES.
Sobre el personal
El acto de acreditación deberá ser atendido por el siguiente personal
• Auxiliares o asistentes: serán las personas que darán soporte en toda la logística del acto. Este personal es apor-
tado por el TEC, la cual pondrá en disposición al menos cinco personas para que presten servicio. Quien ofrece
la ceremonia también deberá dictar el código de vestimenta.
• Maestro de ceremonia: será el que lleve los hilos de la acreditación y velará porque se cumpla el programa.
• Periodista: será funcionario de la Oficina de Comunicación y Mercadeo del TEC, con el fin de divulgar a futuro
la nueva acreditación entre la comunidad universitaria y el público en general. En caso que el ente acreditador
cuente con un periodista, ambos deben coordinar la cobertura del evento.
• Fotógrafo: al igual que el requerimiento anterior, será algún funcionario de la Oficina de Comunicación y Mer-
cadeo del TEC. En caso que el ente acreditador cuente con un periodista, ambos deben coordinar la cobertura
del evento.
• Seguridad: si el acto se realiza en el TEC, la universidad deberá garantizar que su departamento de Seguridad
tome las previsiones del caso.
• Participantes de la mesa principal: se recomienda que no supere los siete integrantes, pero será necesaria la
participación de la máxima autoridad del ente acreditador, quien presidirá el acto, el rector del TEC, director de
sede (si aplica), director de escuela y un estudiante como representante de la carrera que está siendo acreditada.
En caso de que la acreditación sea otorgada por SINAES, será su consejo quien ocupe la mesa principal.
de contenidos
Este tipo de actos requerirán recursos y esfuerzos similares a las ceremonias de graduación, pues se trata de un acto
de gran realce para el TEC, por lo que, pese a que la actividad será protocolizada por un ente externo, la universidad
deberá velar por lo siguiente:
• Las instalaciones: las acreditaciones se llevarán a cabo en los principales auditorios o espacios de las diferentes
sedes del TEC.
• Mesa principal o directiva: debe tener un tamaño considerable y se coordinará con el ente acreditador la can-
tidad de asientos que se dispondrán en ella.
• Mantel: será el institucional y se usará para la mesa principal. Por ningún motivo el mantel del TEC deberá tener
encajes u otro tipo de decorados.
• Pódium: estará colocado al costado derecho del escenario (a la izquierda para el público en las butacas).
• Bandera de Costa Rica: Estará ligeramente atrás y al costado derecho del pódium. La bandera de Costa Rica
nunca podrá tocar el piso.
• Bandera del TEC: estará ligeramente atrás y al costado izquierdo del pódium. La bandera del TEC tampoco
podrá tocar el piso.
• Bandera del órgano acreditador: se colocará siempre y cuando el ente acreditador la aporte. Ocuparía el lado
derecho de la Bandera de Costa Rica.
• Ornamentación y decoración: el telón del fondo del escenario deberá ser de color negro. También se podrán
colocar pequeños arreglos florales en todo el borde del escenario, pero deberán ser muy pequeños, para ser co-
locados de manera uniforme y en línea o bien un arreglo floral que no exceda la altura de mesa. No se podrán
poner flores o arreglos en general sobre la mesa principal.
• Himno: se entonará el Himno Nacional de Costa Rica al inicio de la ceremonia.
• Agua: se colorarán copas con agua y picheles en la mesa. Cuando en la actividad asistan autoridades externas
se debe consultar si el agua que requieren debe ser embotellada.
• Habladores: en la mesa principal se colocarán habladores para identificar a cada una de las autoridades im-
presos por ambos lados.
de contenidos
• Sonido e iluminación: los dos auditorios principales del TEC tienen equipos de sonido y luces propios. Se harán
pruebas de ambos sistemas un día antes de la ceremonia.
• Grupo cultural: al igual que otros ítems, la presencia en la acreditación de un grupo cultural dependerá del
acreditador.
• El escenario: la mesa principal será colocada en el centro, sin dejar de considerar el espacio para el acto cul-
tural, si lo hubiese, para lo cual también deberá tomarse en cuenta el espacio para instrumentos (en el caso de
un grupo musical) o bien el área suficiente si se trata de un grupo de baile o danza.
Antes del acto de acreditación
• El maestro de ceremonias toma su lugar en el atril quince minutos antes del inicio de la actividad.
• Los integrantes de la mesa principal toman sus asientos según la precedencia. Un auxiliar del evento les mues-
tra sus posiciones.
Desarrollo del acto de acreditación
En términos generales, este debería ser el orden del acto de acreditación:
• Bienvenida por parte del maestro de ceremonia.

• Discurso del director de Escuela de la carrera que será acreditada.
• Discurso del director de sede (en el caso de que sea una regional).
• Acto de acreditación: entrega de la misma del ente acreditador al señor rector; este último al director de sede (si
aplica), quien a su vez la dará al director de Escuela, y este último a un estudiante de la carrera que está siendo
acreditada.
• Acto cultural (no mayor a 15 minutos).
• Discurso de quien preside y representa la máxima autoridad del ente acreditador.
• Entonación del himno de las universidades (Gaudeamus Igitur) en caso de que la acreditación sea otorgada por SINAES.
• Despedida.
de contenidos
Firma de convenios
La labor investigativa, social y académica del TEC, sumada a su amplia experiencia en temas de gran relevancia
nacional e internacional, le abren las puertas para establecer convenios con otras entidades públicas o privadas. Al
tratarse de actos en que la universidad decide hacer un aporte en particular, la participación del señor rector en la
firma de los convenios será una muestra del compromiso que se adquiere. El trámite de gestión de un convenio
deberá coordinarse con la Dirección de Cooperación.
Sobre el personal
• Al menos tres persones del TEC fungirán como auxiliares para atender todo lo pertinente al acto.
• En caso de requerir un maestro de ceremonias será un funcionario de la Oficina de Comunicación y Mercadeo

del TEC.
• Los invitados serán: autoridades universitarias afines al tema relacionado al convenio, representantes de la en-
tidad externa y medios de comunicación.
• Periodista de la Oficina de Comunicación y Mercadeo.
• Fotógrafo.

• Infraestructura: La firma de los convenios son actos que se realizarán en los principales salones el TEC y su
escogencia dependerá tanto de su disponibilidad en agenda como de la cantidad de personas que se espere
asistan a la actividad. Bajo esos criterios, los convenios se firmarán en:
-- En el Campus Central en Cartago:
»» Sala de Rectoría: con capacidad para 10 personas.
»» Sala de Sesiones del Consejo Institucional: con capacidad para 40 personas.
»» Sala de Conferencias de la Biblioteca: con espacio para 192 personas.
»» Auditorio del Centro de Investigación en Computación (CIC): con capacidad para 82 personas.
»» Auditorio de la Sala de Aplicaciones de la Vicerrectoría de Docencia: con aforo para 50 personas.
»» Sala de Capacitación de Recursos Humanos: con capacidad para 50 personas.
de contenidos
-- En la sede de San Carlos, Alajuela:
»» CTEC: con capacidad para 325 personas.
»» 3 mini auditorios del CTEC: con capacidad para 30 personas cada uno.
»» Sala de conferencias Jacaranda: con capacidad para 70 personas.
»» Salón Bromelia: con espacio para 150 personas.
-- En el Centro Académico de San José:
»» Auditorio de la Casa Cultural Amón: con capacidad para 60 personas.
»» Sala de Reuniones en la Escuela de Arquitectura: con capacidad para 80 personas.
En caso de que la firma del convenio sea un acto solemne, se tomarán en cuenta los siguientes requerimientos:
• Mesa principal o directiva: debe tener un tamaño no muy grande, esto debido a que en la concreción del con-
venio solo participarán los firmantes.
• Mantel: será el institucional y se usará para la mesa principal, este nunca debe tocar el piso.
• Pódium: cuando este sea necesario, estará colocado al costado derecho del escenario (a la izquierda para el
público en las butacas o sillas).
• Bandera de Costa Rica: Estará ligeramente atrás y al costado derecho del pódium y no podrá tocar el suelo.
• Bandera o banner de la contraparte del convenio: se colocará siempre y cuando haya disponibilidad. Si es
una bandera, se cambia el orden de las dos anteriores, quedando de la siguiente manera: al centro la bandera
de Costa Rica, a la derecha la del TEC y a la izquierda la de la institución externa. Si se trata de un banner, irá
colocado atrás y al costado izquierdo de la mesa principal, es decir, en el lado opuesto al pódium, para lo cual
también se recomienda colocar un banner del TEC al lado.
• Ornamentación y decoración: en la mesa principal se podrá usar un arreglo floral que no exceda la altura de la
mesa o bien se podrá colocar pequeños arreglos florales en todo el borde del escenario, para ser colocados de
manera uniforme y en línea. No se podrán poner flores o arreglos en general sobre la mesa principal.
de contenidos
• Habladores: en la mesa principal se colocarán habladores para identificar a cada una de las autoridades, im-
• Sonido e iluminación: se deberá garantizar, previo a la ceremonia, que el sistema de sonido funciona correc-
tamente.
• Convenios y bolígrafos: se tendrán los documentos originales necesarios del convenio para la firma, los cuales
deben estar cada uno en una carpeta adecuada para la ocasión. Por ejemplo, si son tres las entidades que fir-
marán un pacto, deberán haber igual cantidad de convenios. Cada entidad se dejará un ejemplar en original.
También se tendrá bolígrafos ejecutivos del TEC para cada persona firmante y pasarán a ser pertenencia de cada
una de las partes.
Alimentación y bebidas: se ofrecerán al final de la actividad un refrigerio acorde.
Desarrollo de la firma del convenio
Cuando la firma del convenio sea solemne se contemplaran los siguientes requerimientos:
• Bienvenida por parte del maestro de ceremonia.
• Breve introducción al tema sobre el cual gira el convenio.
• Lectura de los principales alcances del convenio.
• Discurso del representante de la institución externa. Si se trata de más de uno, también deberá dársele la pala-
bra a todos, aunque con un espacio más reducido para el discurso.
• Discurso del señor rector del TEC enfocado en el beneficio que tendrá el convenio para la institución y la so-
ciedad.
• Firma del convenio. Se deberán tener los documentos originales necesarias del documento, uno para el TEC y
los otros para las demás partes firmantes (se acompaña de sesión fotográfica).
• Cierre.
• El maestro de ceremonia invita a las autoridades y asistentes a departir un refrigerio.
de contenidos
Inauguración de Sede o Centro Académico
La importancia de este acto puede ser vista desde varios ángulos. Por un lado, la apertura de una sede constituye
el punto final de un esfuerzo financiero y de planificación de parte de las autoridades universitarias, pero también
toma gran significado porque el TEC se hace presente en alguna zona del país donde no ha estado, por lo que es
importante involucrar a las comunidades y autoridades locales a la ceremonia.
Para la inauguración y apertura de una sede o centro académico será necesaria una programación muy anticipada
del evento, ya que se contará con la participación de grandes personalidades, incluidos el Presidente de la Repúbli-
ca, el Ministro de Educación, diputados, líderes comunales, medios de comunicación y público en general.
Sobre el personal
• Auxiliares o asistentes: serán como mínimo 10 personas, todas seleccionadas por los encargados de protocolo
de la institución y las autoridades locales del TEC de la nueva sede o centro académico. Entre ellas se distribui-
rán las labores de recepción de invitados, asistencia en el escenario o espacio designado para la inauguración
y otras.
• Maestro de ceremonia: será el que dirija el acto de inauguración. Deberá estar atento a todo lo que suceda
en la sede para evitar imprevistos. Se requiere que esta persona tenga destrezas en comunicación y manejo de
eventos, por lo que su designación recaerá directamente en la Rectoría y la Oficina de Comunicación y Mer-
cadeo. Para las inauguraciones usualmente asisten gran cantidad de personalidades, por lo que el maestro de
ceremonia deberá hacer respetar la precedencia en el acto y, de manera especial, en quienes integren la mesa
principal y tengan a cargo discursos.
• Periodista: será un funcionario de la Oficina de Comunicación y Mercadeo del TEC y tendrá a cargo el registro
de la ceremonia para su posterior divulgación.
• Fotógrafo: será una persona de la Oficina de Comunicación y Mercadeo o bien se contratarán los servicios de
un profesional en este campo.
• Seguridad: debido a que al acto llegarán altas personalidades, se requiere un refuerzo especial de la seguridad
en la nueva sede o centro académico, especialmente si se confirma la presencia del Presidente de la República.
El Departamento de Seguridad del TEC deberá coordinar este aspecto tanto con la Rectoría como con las otras
dependencias, como Casa Presidencial, pues esta última suele dictar los requerimientos de seguridad.
• Autoridades universitarias: esta ceremonia deberá estar en la agenda del señor rector y las vicerrectorías, así
como de los directores de escuela de las carreras que se impartirán en la nueva sede.
de contenidos
• Del lugar: En primera instancia, se deberá determinar si la ceremonia de inauguración se realizará en un espa-
cio al aire libre o dentro de las instalaciones. De esto dependerá la necesidad de contar con toldos, banners,
sillas, etc.
• Auditorio o salón: si la nueva sede cuenta con un auditorio o salón se podrá disponer de ellos para el desarrollo
de la ceremonia.
• Áreas verdes: preferiblemente se escogerá esta zona para la inauguración de la nueva sede, pues los invitados
podrán apreciar las instalaciones desde su exterior. Sin embargo, esta opción requiere más esfuerzo en la or-
ganización, pues hay que considerar las condiciones del tiempo, el espacio en sí y los requerimientos técnicos
necesarios para cumplir a cabalidad con la ceremonia.
• Mesa principal o directiva: Estarán ubicadas en ella un máximo de siete personas, las cuales serán escogidas
por la Rectoría según la pertinencia del acto. Inicialmente, en la mesa estarán presentes: el Presidente de la
República, el Ministro de Educación, el Rector del TEC, un Representante del Consejo Institucional y el Repre-
sentante de la Federación de Estudiantes del TEC y alguna otra persona que se considere relevante en el proceso
de creación. Este protocolo debe ser coordinado con anterioridad con Casa Presidencial si se contara con la
presencia del Presidente de la República. El orden en la mesa será por precedencia, de acuerdo a un capítulo
anterior desarrollado en este manual.
• Mantel: se hará uso del mantel institucional para la mesa principal; deberá tener la firma del TEC en blanco,
preferiblemente. El mantel podrá casi rozar el piso, por lo que es incorrecto ver grandes trozos del mantel sobre
el piso en sí. Para los actos solemnes solo se permitirá el uso del mantel institucional. Por ningún motivo el
mantel del TEC deberá tener encajes u otro tipo de decorados.
• Mesa auxiliar pequeña: esta será colocada detrás de la mesa principal y en ella se colocarán algunos presentes
que desee entregar el señor rector a los integrantes de la mesa principal.
• Pódium: estará colocado al costado derecho del escenario (a la izquierda para el público en las butacas o sillas
plegables, según sea el caso).
• Programa o libreto: deberán estar impresos antes del día de la inauguración y contendrá el guion de lo que
se realizará ese día. Se le deberá entregar un ejemplar a cada asistente, por lo que será necesario conocer con
anterioridad la cantidad estimada de invitados y asistentes al acto.
de contenidos
• Pabellón de Costa Rica: en caso de que a la actividad asista el Presidente de la República se hará uso del Pabe-
llón Nacional, que es la bandera de Costa Rica que tiene en el centro el escudo de la República. El pabellón
estará ligeramente atrás y al costado derecho del pódium. El pabellón nunca podrá tocar el suelo.
• Ornamentación y decoración: esto dependerá del sitio seleccionado para el acto de inauguración. En cuanto
a la decoración de la mesa principal se podrá usar un arreglo floral natural que no exceda la altura de la mesa.
• Himnos: se entonarán el Himno Nacional de Costa Rica y el del TEC, si lo hubiera. Ambos al inicio del acto e
inmediatamente después del saludo inicial.
se debe consultar si el agua que requieren debe ser embotellada. También se colocará una copa con agua en
el pódium, pero un auxiliar del evento deberá intercambiarla cada vez que interviene una personalidad con su
discurso.
• Habladores: en la mesa principal se colocarán habladores para identificar a cada una de las autoridades, im-
• Sonido e iluminación: se deberá coordinar, con una semana de anticipación, todo lo necesario en cuestiones
técnicas de sonido e iluminación del sitio donde se llevará a cabo la inauguración de la sede.
• Grupo cultural: los encargados de protocolo definirán el tipo de intermedio cultural que se realizará.
• Cinta de bandera de Costa Rica y tijeras: se deberá definir con anterioridad donde se realizará el corte de la
cinta. Esta será tricolor y de 3 centímetros de ancho aproximadamente. Se debe disponer de la cantidad de
tijeras según el número de personas que realizarán el corte.
• Placa: los encargados de protocolo definirán el texto y coordinarán la confección de la placa que se develará
el día de la inauguración.
Antes de la inauguración
• Tres asistentes o auxiliares servirán de edecanes, recibirán a los invitados y les ayudarán a ubicarse en sus
asientos.
de contenidos
• Se dividirán funciones entre los edecanes para verificar, una hora antes del evento, que todos los requerimientos
técnicos y recursos necesarios están en regla.
• Todos los miembros de la mesa principal, excepto el señor Presidente de la República, ocuparán sus lugares.
Desarrollo de la inauguración
• Maestro de ceremonias da la bienvenida al acto y solicita ponerse en pie para el ingreso del Presidente de la
República.
• Ingreso del Pabellón Nacional cuando se requiera.
• Presentación de los integrantes de la mesa principal.
• Reseña de la apertura de la Sede o Centro Académico.
• Intermedio cultural.
• Palabras del Presidente de la República.
• Invitación del maestro de ceremonias a dirigirse al lugar donde se ha dispuesto el corte de cinta por el Presiden-
te de la República y el rector del TEC.
• Develación de la placa.
• Recorrido por las instalaciones.
• Cierre.
Apertura de año académico
Este es uno de los momentos más importantes de cada año para el Tecnológico de Costa Rica. Aunque muchas
gestiones y trámites se habrán realizado a lo largo del fin e inicio de año, la apertura del año académico es la bien-
venida a los diferentes campus del TEC de los estudiantes de nuevo ingreso.
La Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos (VIESA) coordinara la apertura del año académico en las
diferentes sedes y centros académicos.
de contenidos
Sobre el personal del acto principal
• Auxiliares o asistentes: al menos ocho personas deberán estar involucradas directamente en el planeamiento
de lo que será el acto de nuevo año académico para coordinar las actividades y espacios que se utilizarán en
la actividad.
• Directores, profesores y alumnos: Cada Escuela organizará actividades específicas para sus respectivos estu-
diantes.
• Maestro de ceremonias: llevará el curso del acto protocolario.

• Ubicación: En el caso de la sede de Cartago, la actividad principal se desarrollará en el campo ferial del Centro
de las Artes, el cual tiene las previstas para conexiones eléctricas y demás detalles. Las sedes podrán desarro-
llar sus actividades de apertura de año en los espacios más pertinentes, sean estos al aire libre o dentro de las
instalaciones.
• Toldos: si la inauguración se realiza al aire libre, será necesaria la implementación de toldos para prever tanto
un día muy soleado como uno lluvioso.
• Folletos: cada escuela deberá hacerse cargo de la información que deseen compartir con los estudiantes. Ade-
más, la VIESA será la encargada de ofrecer la información institucional compilada a los estudiantes.
• Sonido: se deberá contar con el recurso de audio y video (de ser necesario) para el acto oficial.
• Bandera de Costa Rica y bandera del TEC: para su uso durante la ceremonia.
• Mesa principal: Se ubicarán en la mesa principal las autoridades institucionales para la apertura de nuevo año
lectivo.
• Pódium: será ocupado por el maestro de ceremonias y quienes tengan que dar discursos.
• Grupo cultural: el intermedio cultural será coordinado por la VIESA y la Escuela de Cultura y Deporte.
• Himno: Se entonará el Himno Nacional de Costa Rica.
de contenidos
• Maestro de ceremonias da la bienvenida.
• Palabras del presidente de la Federación de Estudiantes del TEC.
• Acto cultural.
• Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos hace entrega simbólica de los estudiantes a la
Vicerrectoría de Docencia.
• Palabras del rector del TEC.
• Invitación a los estudiantes a dirigirse a sus respectivas escuelas.
• Cierre.
Honras fúnebres de autoridades institucionales
Para el Tecnológico de Costa Rica, el fallecimiento de una autoridad académica o institucional conllevará a realizar
un acto en honra fúnebre. De presentarse esta situación deberá actuarse con celeridad ante el conocimiento de la
noticia.
Por otra parte, el TEC acogerá los duelos nacionales, para lo cual respetará lo determinado por lo que decrete el
Presidente de la República.
Fallecimiento de autoridad universitaria
El siguiente será el protocolo en caso de fallecimiento del rector del TEC, alguno de los integrantes del Consejo Ins-
titucional, Vicerrectores, Directores de Sede y Centros Académicos y Exrectores. La pauta a seguir para estos casos
será la siguiente:
• Declaración de duelo universitario por parte del Consejo Institucional. Se emitirá una resolución sobre el de-
creto del duelo institucional. El Consejo Institucional deberá valorar la pertinencia de ofrecer un espacio de la
universidad para realizar una capilla ardiente, según la relevancia o cargo de la persona fallecida.
• Durante el tiempo que se declare el duelo institucional no se podrán celebrar festejos de ningún tipo. Los que
estén programados deberán volver a agendarse.
de contenidos
• Las banderas del TEC estarán a media asta durante la duración del duelo decretado por el Consejo Institucional.
• Se debe brindar las condolencias de manera presencial con la familia de la alta autoridad fallecida. Esto lo hará
el rector o bien la autoridad de mayor jerarquía que esté presente en el TEC.
• Se debe ofrecer a la familia un espacio para la realización de la capilla ardiente en el TEC en horas laborales.
En el caso de la sede central, esta se realizará en el vestíbulo del Centro de las Artes. Para el caso de las sedes y
centros académicos, el director será quien determine el lugar más apropiado para ese acto de despedida.
• La capilla ardiente deberá contar con la bandera del TEC, la cual será colocada al costado izquierdo del féretro.
Al costado derecho se colocará la bandera de Costa Rica. También se deberá colocar una ofrenda floral de parte
de la institución y demás ornamentación necesaria.
• Los encargados de protocolo coordinarán los horarios de las guardias de honor con el personal que esté pre-
sente en la capilla ardiente. Idealmente, la primera guardia la hará el rector, vicerrectores, directores de sede y
centros académicos. Seguidamente lo harán directores, profesores y administrativos. Previo a esto, se deberán
organizar los turnos de acompañamiento y, dependiendo de la cantidad de guardianes, se dispondrán dos o tres
personas a los costados el féretro.
• Palabras de despedida de parte de las autoridades del TEC. Idealmente deberá ser del rector, siempre y cuando
haya conocido y tenido relación con el fallecido. De no ser así, el discurso breve lo hará la autoridad universi-
taria inmediata al fallecido.
• A los familiares del fallecido se le entregará una copia de la resolución de la declaratoria de duelo institucional.
• Se guardará un minuto de silencio en los actos que se realicen durante la declaratoria de duelo.
• La Oficina de Comunicación y Mercadeo del TEC deberá informar a toda la organización el fallecimiento de
la persona. Se deberá dar aviso por medio de una esquela de la muerte de la autoridad, a medios de comuni-
cación y otras instancias.
Fallecimiento de un funcionario o académico del TEC
• La jefatura inmediata de la persona que falleció comunicará a la vicerrectoría correspondiente y a la Rectoría

el hecho acontecido, para que esta autorice lo que corresponda.
• Dicha jefatura se comunicará con la familia del fallecido para expresar la condolencia institucional.
de contenidos
• La jefatura del funcionario o académico fallecido coordinará, junto con la Oficina de Comunicación del TEC,
el anuncio que se hará del hecho acontecido, esto por la vía del correo electrónico institucional.
• La bandera del TEC estará a media asta durante dos días después del fallecimiento.
Fallecimiento de un estudiante del TEC
• La Escuela a la que pertenecía el estudiante comunicará a la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Asuntos Acadé-
micos y a la Rectoría el fallecimiento del alumno.
• Dicha Escuela se comunicará con la familia del fallecido para expresar la condolencia institucional.
• La Escuela comunicará por la vía del correo electrónico el fallecimiento del alumno, utilizando un mensaje
breve o esquela digital.
• En caso de la muerte de una autoridad, un funcionario, estudiante y un familiar del funcionario en primer
grado de consanguinidad, tanto el Consejo Institucional y la Rectoría, deberán enviar en físico y en digital la
condolencia al doliente.
• La Escuela o instancia que desee expresar sus condolencias debe hacerlo mediante correo electrónico directa-
mente al doliente.
Actos académicos
En este tipo de actividades no será obligatoria la presencia del rector del TEC o de su representante, pero sí será
necesario garantizar la participación de altos funcionarios de la universidad, tales como vicerrectores o directores
de escuelas. De hecho, será de carácter obligatorio la presencia de los responsables del área, departamento o direc-
ción que funge como anfitriona de la actividad.
Si bien los actos académicos no contienen la solemnidad que otras ceremonias, eso no significa que el protocolo y
desarrollo de cada uno de ellos, esté exento de la buena planificación y coordinación, características de las activi-
dades que debe desarrollar el Tecnológico de Costa Rica.
En los actos académicos no será necesaria la entonación del Himno Nacional de Costa Rica, a excepción de que
el evento tenga la participación de personalidades diplomáticas y la organización amerite la necesidad de entonar
los himnos de las naciones representadas. De aplicarse esto último, el primer himno en entonarse será el de Costa
Rica, seguido del himno de las otras naciones.
de contenidos
Congresos
Consiste en la realización de varias conferencias que giran sobre una temática en particular. A la actividad son invi-
tados especialistas en el tema, quienes exponen sus ideas en un orden determinado, según lo establezca la organi-
zación. En los congresos se suelen presentar avances en temas específicos, investigaciones o tesis, las cuales serán
expuestas al público presente para su consideración y con regularidad abarcan más de dos días de exposiciones
y trabajos grupales. Los expositores y demás detalles del congreso son definidos por una comisión organizadora.
Al final del congreso se entregará un certificado de participación. Por otra parte, los congresos suelen tener una
extensión en el tiempo, por lo que pueden ser anuales, bianuales, etc.
Sobre la organización
Un congreso es una de las actividades académicas que más demandan planeamiento y esfuerzo para llevarlo a
cabo. Su organización comienza desde meses antes de su fecha de realización, pues se deben tomar en cuentan
factores como la confirmación de panelistas, la temática en sí y la divulgación de la actividad para buscar la mayor
cantidad de público posible. Para organizar un congreso será necesario:
• Conformar una comisión multidisciplinaria (administrativa y académica) en el TEC, que será la que tenga a
cargo la organización y puesta en marcha de todo lo relacionado al congreso.
• Dicha comisión deberá definir el tema central del congreso, sus objetivos y el público al que estará dirigido.
• Los organizadores también deberán presentar un presupuesto que contemple todo lo necesario para la acti-
vidad. Dicho presupuesto deberá ser aprobado por las altas autoridades universitarias, quienes facilitarán la
gestión del dinero para la buena marcha de la organización.
• La comisión deberá reunirse periódicamente para ver los avances que cada integrante de la misma tuvo a su
cargo. Para tal efecto, deberá plantear un calendario de reuniones que arrancará desde su conformación como
grupo a cargo del congreso hasta la realización y culminación del mismo.
• En las primeras sesiones, la comisión deberá ir perfilando los nombres de los conferencistas y la justificación
de su eventual invitación. De acuerdo con la duración del congreso, así deberá ser dividida la temática y par-
ticipación de cada expositor.
• Paralelo a las conferencias principales, la comisión deberá definir cuáles serán las actividades que acompaña-
rán la actividad. Entre ellas pueden estar la presentación de proyectos, libros o exposiciones relacionadas al
tema. Estas actividades deben realizarse en el marco del congreso.
• La comisión deberá determinar la periodicidad del congreso.
de contenidos
• La organización deberá determinar si el congreso lo organiza solamente el TEC o hay espacio para el patrocinio
de otras entidades públicas o privadas. De esto dependerá en gran medida el presupuesto y planeamiento de
la actividad.
• El staff o personal que trabajará en el congreso será definido por la comisión organizadora. La cantidad reque-
rida de colaboradores la determinará ese mismo grupo con base en criterios de cantidad de invitados y tareas
por desempeñar.
Del desarrollo del congreso y recursos
• Un congreso se planeará con no menos de seis meses de anticipación a la fecha programada para su ejecución.
• En un plazo no superior a un mes desde la conformación de la comisión organizadora del evento, deberán estar
definidos los conferencistas, esto con el fin de extender invitaciones formales que permitan agendar fechas y
preparar materiales y exposiciones.
• Inmediatamente conocidas las fechas del Congreso, el TEC deberá reservar su auditorio o salón escogido por la
comisión para la realización de las conferencias.
• Desde lo técnico la comisión deberá garantizar que se cuente con todos los recursos necesarios para el buen
desarrollo el congreso. Esto incluye: mesas principales, luces, sonido, conexión a Internet, tiempos de alimenta-
ción, seguridad, seguros colectivos, plan de emergencias y todos los recursos de imagen del TEC que se requie-
ran (banderas, manteles, folders, bolígrafos, banners, proyectores, ornamentación, entre otros).
Lineamientos generales para el desarrollo del congreso
• Cuando un congreso institucional requiera ser declarado de interés institucional debe seguir los procedimientos
establecidos
• Recepción de los expositores, al menos una hora antes del inicio del congreso.
• Recepción contra lista de los participantes del congreso.
• El maestro de ceremonia realiza la apertura del congreso con una introducción del tema general y un repaso a
los temas específicos que se tratarán. También es oportuno agradecer las colaboraciones para el desarrollo de
la actividad.
• Idealmente, el rector del TEC o vicerrector relacionado directamente con el congreso pronuncia algunas pala-
bras de bienvenida. Esta intervención no debe superar los cinco minutos de duración.
de contenidos
• El maestro de ceremonias presenta al primer expositor, quien tendrá 40 minutos, máximo, para su participación.
• Se deben contemplar los diferentes tiempos de alimentación, tomando siempre en cuenta el horario y progra-
mación de las conferencias.
• Entre la participación de cada conferencista se podrá realizar un pequeño foro, para lo cual debe designarse a
un moderador. Al cierre de cada jornada se hará un breve resumen de las ponencias.
• Al final del congreso se entregará un certificado de participación firmado por el coordinador general de la
actividad.
Seminarios
Se trata de una actividad en la que uno o varios académicos realizan exposiciones sobre un tema en particular.
Tras la conclusión del seminario, se realiza un documento final sobre lo acontecido en las sesiones. Los seminarios
podrán incluir breves sesiones prácticas. Al finalizar el seminario se entregará un certificado de participación a los
asistentes, incluida la cantidad de horas de duración.
• Se establecerá una comisión académica del TEC para definir el tema que tratará el seminario.
• Los organizadores deberán coordinar todo lo referente a la logística del seminario: recursos técnicos como so-
nido, público al que estará dirigido así como su invitación y selección, difusión de la actividad a lo interno del
TEC (se valorará si se requiere divulgación externa), selección del salón y su reservación con el administrador
correspondiente, refrigerios, y material de apoyo para las expositores.
• Definición de los especialistas que intervendrán en el seminario. Su selección se hará tomando en cuenta sus
conocimientos, títulos académicos, campo de trabajo y desempeño ante el público, pues se requerirá que sea
proactivo. Tras la escogencia, se extenderá invitación formal para integrar el panel de expertos.
• Reunión previa con los seleccionados para definir los temas específicos para cada uno, así como para la coor-
dinación del orden ideal de las presentaciones.
• En dicha reunión también se deberá establecer cuáles actividades prácticas se realizarán entre cada una de las
exposiciones. Para ello también se deberán tomar en cuenta otros espacios requeridos.
• El organizador deberá definir un presentador para el seminario.
de contenidos
Disposición del salón
• Para este tipo de actividades es preferible el uso de un salón o auditorio pequeño, esto con el fin de que los
expositores tengan más interacción con los participantes al seminario.
• No es necesaria la colocación de una mesa principal, pues los expositores estarán frente al público planteando
sus ideas y la atención deberá estar sobre ellos.
• Se deberá disponer de un pódium a la derecha del escenario o salón, especialmente si el especialista hará su
presentación desde esa posición.
• Se colocará una pequeña mesa con una copa con agua. Allí también deberá colocarse el material que el exper-
to haya aportado para alguna actividad que desarrolle dentro de su intervención.
• Bienvenida por parte del presentador.
• Introducción de parte del presentador sobre las razones para desarrollar el semanario.
• Invitación al primer expositor a comenzar su participación.
• Tras el final de cada intervención se desarrolla la actividad correspondiente a la misma.
• Cada jornada del seminario mantendrá una estructura similar hasta su finalización.
• Palabras de la máxima autoridad universitaria acordada para cerrar el seminario.
• Entrega de certificados de participación.
• Despedida.
Talleres
Son actos en que el objetivo principal es la capacitación de los asistentes. La exposición del tema la dictará un espe-
cialista en la materia, quien también deberá desarrollar actividades grupales y participativas. El propósito del taller
es atender situaciones vigentes y ofrecer puntos de vista para el abordaje de dichas situaciones. Al final del taller se
entregará un certificado de participación, incluida la cantidad de horas de duración.
de contenidos
• Los organizadores deberán definir los objetivos del taller.
• Determinar el público meta y quiénes son los mejores expositores de acuerdo al tema.
• El taller deberá tener una estructura definida por la misma temática. Si se trata de un solo expositor tendrá la
posibilidad de organizar sus presentaciones y actividades. Si se trata de dos o más, estos deberán ponerse de
acuerdo en las actividades que realizarán, los temas a abordar y los materiales que se requerirán.
• De acuerdo con la cantidad de participantes, el taller podrá realizarse en un salón del TEC con las condiciones
técnicas y de espacio para su desarrollo, siempre tomando en cuenta que habrá espacio y recursos para las
sesiones prácticas.
Disposición del escenario o espacio
• Preferiblemente se usará una disposición de mesas que formen una ‘U’ de cara al proyector y espacio desde
donde se ubicará el expositor.
• Cada espacio de los participantes deberá tener un hablador impreso por ambos lados con nombre y grado
académico (área de estudio, empresa a la que pertenece, entre otros) del participante.
• La organización deberá encargarse de todos los requerimientos técnicos que soliciten, de previo al taller, los
expositores.
Desarrollo del taller
• Bienvenida y presentación breve sobre la razón del taller.

• Breve introducción al tema y la forma de trabajo que se desarrollará durante la actividad.
• Presentación del expositor, así como un currículum que valide su designación como tal.
• Exposición.
• Sesión de trabajo práctica, según lo haya determinado el expositor.
• Los tres puntos anteriores se repetirán en caso de que sean más de dos expositores.
• También se deberán tomar en cuenta los tiempos de alimentación.
• Presentador despide la actividad.
• Entrega de certificados a los participantes, firmado por el o los expositores y el responsable organizador del taller.
de contenidos
Foros
Este consiste en la presentación que hacen varios especialistas sobre un tema en particular, usualmente en un even-
to público y al que asisten personas con diversidad de criterios sobre el tema a tratar. Cada uno de los participantes
contará con un tiempo determinado para su intervención. El acto es presidido por un moderador y al final de las
exposiciones, él hará un resumen de cada disertación; es común abrir un espacio para consultas de los asistentes.
En la mayoría de los casos, se tratan temas de la actualidad nacional o académica.
• La Escuela u órgano del TEC interesado en realizar el foro deberá definir el tema y presentarlo a la vicerrectoría
correspondiente.
• La escogencia de los especialistas o autoridades afines al tema deberán ser seleccionados por la organización,
la cual deberá extender la invitación formal a los expositores con al menos tres semanas de anticipación. Se
recomienda un máximo de cuatro especialistas.
• La logística de la actividad deberá incluir: cantidad estimada de asistentes y con base en eso determinar el es-
pacio físico del TEC que mejores condiciones tenga para el desarrollo del evento. También se deberá tomar en
cuenta los requerimientos técnicos como luces y sonido.
• La organización deberá disponer de al menos cuatro asistentes o auxiliares, los cuales serán los responsables
de recibir a los invitados, colaborar con los expositores, asistir al público en la fase de preguntas y velar por el
buen desarrollo del evento.
• También se deberá nombrar un moderador de parte del TEC, quien llevará el orden del foro.
• Previo al foro, los organizadores deberán gestionar desde su área de trabajo y con asistencia de la Oficina de
Comunicación y Mercadeo, la divulgación de la actividad, para lo cual se recomiendan afiches, boletín digital
y redes sociales, si aplica.
• Se deberá establecer una persona encargada (con sus respectivos contactos como correo electrónico y teléfono)
para hacer las reservaciones, esto con el fin de evitar eventos que sobrepasen la cantidad de asistentes permiti-
da, según el espacio físico escogido.
• Determinar si se ofrece un refrigerio al final del foro.
de contenidos
Disposición del escenario
• El auditorio o salón escogido deberá contar con una mesa principal en el centro del escenario, en la cual esta-
rán sentados los expositores. En el centro (presidiendo el evento) se sentará el moderador.
• La mesa deberá tener el mantel institucional.
• El pódium estará al costado derecho de la mesa principal.
• Al costado derecho del pódium, ligeramente atrás, se colocará la bandera del TEC.
• La mesa principal no deberá obstaculizar la visibilidad hacia alguna pantalla o proyector que vayan a utilizar los
expositores. En caso de que se utilice este recurso deberá tomarse en cuenta si el proyector tiene un lugar fijo
o es portable. Para esa última opción, el proyector deberá estar al lado opuesto del pódium. Si el proyector es
fijo, por ejemplo al centro del escenario, la mesa principal se colocará al costado izquierdo, es decir, al costado
opuesto del pódium.
• Sobre la mesa se colocarán copas de agua para cada expositor. También se deberán colocar habladores impre-
sos por ambos lados.
• Para determinar la ubicación de cada expositor en la mesa, se respetará la precedencia establecida en este
manual.
• El moderador se mantendrá en el pódium y lo abandonará cuando deba dar paso a cada especialista para su
intervención.
Sobre el desarrollo del foro
• Bienvenida por parte del moderador.
• Presentación de los expositores por parte del moderador. Si entre los expositores está el rector del TEC, este será
el primero en ser presentado.
• El moderador hace una introducción al tema.
• Cada expositor tendrá un máximo de 10 minutos para presentar plantear sus ideas.
• El moderador hace un resumen de los planteamientos de cada expositor y luego invita al público a hacer sus
preguntas. Esta dinámica se extenderá por 15 minutos.
de contenidos
• Último resumen de parte del moderador, esta vez referido a las nuevas intervenciones de los especialistas.
• Despedida.
• Refrigerio (opcional).
Simposios
Contrario a otras actividades similares, en los simposios, los especialistas que toman la palabra no defienden posi-
ciones, sino que expresan su punto de vista sobre un tema, de manera que al final del evento los asistentes logren
tener un panorama más amplio y detallado de la cuestión. Lo ideal es que cada expositor sea especialista en un
campo en particular.
• Definir el tema sobre el que girará la actividad.
• Los organizadores también deberán coordinar todo lo referente a la logística del evento: recursos económicos
y técnicos (sonido, luces -si fuera necesario-, pequeña ornamentación o decoración del escenario), cantidad
esperada de asistentes, difusión de la actividad a lo interno del TEC -se valorará si se requiere divulgación exter-
na-, selección del auditorio y su reservación, refrigerio -si lo amerita-, habladores, entre otros.
• Definición de los especialistas con base en su tema de dominio. Su selección está definida por la visión parti-
cular del tema a tratar, de manera que cada uno logre aportar un punto de vista diferente pero complementario
al resto de las intervenciones.
• Reunión previa con los especialistas para definir los temas específicos para cada uno, así como para la coordi-
nación del orden ideal de las presentaciones.

• El escenario deberá contar con una mesa principal en la que todos los especialistas estarán sentados cómoda-
mente para esperar su turno en el programa de exposiciones.
• Al costado derecho del escenario, se colocará la mesa principal.
• Al extremo izquierdo se ubicará el moderador, en una mesa auxiliar aparte y de tamaño pequeño, donde per-
manecerá el moderador cuando no esté presentando en el pódium.
• En el centro del escenario se ubicará el pódium, el cual será ocupado por los especialistas en cada intervención.
de contenidos
• Bienvenida por parte del moderador.
• Introducción de parte del moderador sobre el tema general del simposio y las temáticas que se abordarán du-
rante la actividad.
• La presentación de cada tema será acompañada por la identificación, saludo y presentación de cada uno de los
especialistas, para lo cual también deberá mencionarse una breve reseña de su especialización.
• Primer expositor pasa al pódium para iniciar su intervención. (La organización deberá haber coordinado que
todos los requerimientos técnicos solicitados por el especialista estén a su disposición).
• Al término de la primera exposición se dará espacio para las siguientes. Cada una deberá tener un tiempo de
duración entre 10 y 15 minutos, dependiendo de la cantidad de expositores que tendrá el simposio.
• El moderador toma lugar en el pódium para brindar un resumen sobre lo expuesto.
• Espacio para preguntas directas desde el público, dirigidas todas a dudas o consultas generales sobre cada uno
de los temas expuestos.
• Despedida y cierre.
• Refrigerio opcional (el vino solo se puede ofrecer si la actividad se realiza fuera de la Institución).
Mesa redonda
Este tipo de actividad está más enfocada al debate respetuoso de ideas por parte de un grupo pequeño de espe-
cialistas frente a un público. Al igual que el foro, en la conversación mediará un moderador, el cual intervendrá
para encaminar la discusión y podrá hacer algunas consultas a los expositores, esto luego de que cada uno de
ellos haya expuesto su punto de vista sobre el tema puesto sobre la mesa.
De la organización
• Definir el tema sobre el que girará la actividad.
• Los organizadores también deberán coordinar todo lo referente a la logística del evento: recursos económicos,
técnicos (sonido, luces -si fuera necesario-, pequeña ornamentación o decoración del escenario), cantidad es-
perada de asistentes, difusión de la actividad a lo interno del TEC -se valorará si se requiere divulgación externa-,
selección del auditorio y su reservación, refrigerio -si lo amerita-, habladores, entre otros.
de contenidos
• Definición de los especialistas. Girarles la invitación de manera oficial, con papelería del TEC, en la que se
ofrecen detalles importantes sobre la consideración de su selección y datos básicos sobre la actividad.
• Reunión previa con los especialistas para definir tiempos de intervenciones y demás.
• El escenario deberá contar con una mesa principal en la que todos los especialistas (máximo cuatro) estén sen-
tados cómodamente y de ser posible, cada uno con un micrófono a su disposición.
• La mesa principal deberá tener un mantel institucional. En el escenario solamente deberá estar la bandera del
TEC, la cual será colocada a la derecha detrás del pódium (si lo hubiese) o ligeramente atrás al costado derecho
de la mesa.
• Los organizadores deberán definir un moderador, quien deberá llevar la conducción del evento, conceder la
palabra a los especialistas y velar por el cumplimiento del tiempo. También deberá tener una gran capacidad
de análisis para su intervención final.
• Una mesa principal en el centro del escenario o salón, la cual deberá tener el mantel institucional del TEC.
• No se tendrá pódium, por lo que el moderador será quien presida la mesa. A ambos costados de él estarán los
especialistas.
• Se colocarán copas de agua.
Desarrollo del evento
• Bienvenida por parte de moderador luego de que los especialistas hayan ocupado sus lugares en la mesa.
• Presentación de cada uno de los especialistas, así como un breve currículum que respalde su incorporación en
la mesa.
• Breve introducción al tema de parte del moderador.
• Intervención de cada expositor por un máximo de 10 minutos. El orden lo habrá definido la organización en la
reunión previa a la mesa redonda.
• Al finalizar cada intervención, el moderador cederá nuevamente la palabra a cada uno para que interactúen
entre ellos sobre el tema que les atañe. Esta dinámica deberá tomar diez minutos como máximo.
de contenidos
• El moderador hará un resumen de lo dicho por cada especialista, buscando resaltar las ideas más importantes
de cada intervención.
• El moderador cederá nuevamente la palabra a cada especialista, por un espacio de dos minutos, para que am-
plíe o refuerce alguna de sus ideas.
• Se abre un espacio de preguntas por parte del público para solicitarle a los especialistas referirse a algún tema
abordado con anterioridad, sin que eso depare en una discusión entre las partes.
• Despedida y cierre de la actividad.
Cursos
Se trata de una actividad pedagógica de extensión al programa académico habitual. Varios académicos expondrán
temas específicos sobre una materia en particular. Los cursos tiene la finalidad de incrementar el conocimiento
de sus asistentes sobre un tema que ya conocen. Los expositores serán especialistas y el curso tendrá un período
determinado de duración.
• La escuela o departamento a cargo de promover el curso deberá definir los objetivos del mismo, con el fin de
avocarse a buscar los especialistas idóneos que lo impartirán. Asimismo, se deben contemplar todos los recur-
sos económicos necesarios.
• Se deberá establecer todo el plan de logística para el curso: espacio físico en el que se realizará, materiales
necesarios, tiempo de duración, horario y aprobaciones por parte de las autoridades correspondientes.
• Se deberá establecer la estructura del curso, lo cual también incluirá un programa que sirva de guía tanto a la
organización como a los expositores y participantes.
• La organización abrirá un espacio prudencial para la inscripción de los participantes a la actividad.
• Los organizadores deberán reservar el auditorio o salón para el curso de acuerdo con el horario y plazos defi-
nidos con anterioridad al inicio de la actividad.
Disposición de escenario
• No se colocará una mesa en el centro para permitir que el especialista pueda recorrer el escenario, especial-
mente si su exposición la apoya en una proyección.
de contenidos
• Deberá colocarse una pequeña mesa auxiliar con una copa de agua.
• Atender cualquier otro recurso que soliciten los especialistas y que deba estar en el escenario.
Desarrollo del curso
• Una hora antes de la inauguración del curso deberá estar listo todo lo referente al mismo: salón con las con-
diciones óptimas, proyectores y recursos técnicos listos, cantidad de asientos acorde con el número de partici-
pantes inscritos.
• Para el inicio de cada sesión del curso deberá estar presente un funcionario del TEC que haya estado a cargo de
la organización de la actividad, esto con el fin de velar por el cumplimiento del evento.
• Para los cursos se recomienda el uso de auditorios o salones de tamaño mediano del TEC, del Centro de Inves-
tigaciones en Computación (CIC) o la Sala de Conferencias de la Biblioteca, en la Sede Central. Para las otras
sedes serán las autoridades locales las que definirán el espacio físico para el desarrollo del curso.
• Al final de las sesiones se otorgará un certificado de participación, si así lo considera la organización.
Actos administrativos
Inauguración de nueva infraestructura
Este apartado se refiere a la inauguración de nuevas instalaciones en sedes ya existentes del TEC, lo cual es diferente
al acto solemne de inauguración de una nueva sede universitaria.
Aunque este apartado se encuentra clasificado como un acto administrativo, la inauguración de un nuevo espacio
físico atañe no solo a los funcionarios administrativos, sino también al entorno académico (directores, profesorado
y alumnos).
• El planeamiento de la actividad estará a cargo del departamento o escuela que se verá beneficiada de manera
directa con la nueva infraestructura.
• Se deberá contemplar la elaboración de una placa para ser colocada y develada en la entrada del edificio y
que deberá tener la siguiente información: Logo del TEC, nombre del edificio, dedicatoria (opcional), personas
de contenidos
que conforman las respectivas autoridades al momento de la inauguración del nuevo edificio y fecha de la
inauguración.
• Establecer todo lo pertinente al acto: quiénes integrarán la mesa principal (recordando que si asiste el rector
del TEC sin lugar a dudas presidirá el acto, a menos que también esté el Presidente de la República), si el acto
se realizará al aire libre o dentro del nuevo recinto, cantidad de invitados, recursos técnicos necesarios y un
refrigerio (obligatorio para este tipo de actos).
• Se deberá realizar el acomodo de los invitados, internos y externos del TEC, según precedencia.
• Si el acto de inauguración se realiza en las afueras del edificio se deberá contar con toldos y sillas forradas –
cuando la ocasión lo amerite-, siguiendo el diagrama de acomodo del sitio que más se adapte al espacio físico
y al acto en sí. (Ver capítulo de Generalidades).
• Los organizadores deberán disponer del personal o auxiliares suficientes para cubrir todas las labores para el día
de la inauguración. Esto incluye al menos dos edecanes, fotógrafo, maestro de ceremonia y otros.
• Para el corte de cinta, se deberá contar con cuatro tijeras.
• Se deberá contar con un registro a la entrada del nuevo recinto para que los visitantes lo firmen y sean testigos
de honor del acto.
Disposición del espacio
• Por tratarse del primer día en que el edificio estará abierto al público, se deberá ornamentar y decorar el espacio
físico para el recibimiento y estadía de los invitados.
• Se tendrá una mesa principal (con su debida precedencia, habladores impresos por ambos lados, copas de
agua y arreglo floral).
• Un pódium para el maestro de ceremonias y los oradores. Se colocará al costado derecho de la mesa principal.
• La bandera del TEC será colocada al costado derecho, y atrás, del pódium. Se deberá colocar el Pabellón Nacio-
nal si al acto asiste el Presidente de la República, lo que también conllevaría cambiar la posición de la bandera
del TEC y pasaría al costado izquierdo del pódium.
• Contemplar un espacio para medios de comunicación (siempre y cuando esta disposición tenga aplicación).
de contenidos
Desarrollo de la inauguración
• Bienvenida por parte del maestro de ceremonias.
• Entonación del Himno Nacional (siempre y cuando esté presente el mandatario de la República o un represen-
tante suyo).
• Breve reseña del edificio, enfocada más hacia el beneficio que traerá al TEC.
• Intervención del arquitecto para dar detalles del edificio.
• Discurso del rector del TEC o su representante.
• Corte de cinta y develación de placa.
• Recorrido.
• Cierre e invitación a refrigerio, desayuno, almuerzo, cena, brindis, coctel según corresponda.
Celebración de fechas especiales
• Cada Facultad o Escuela podrá celebrar efemérides propias de su área de trabajo y conocimiento, entre las que
se encuentran conmemoración de días internacionales, entre otros.
• Dichas celebraciones deberán ser comunicadas a la autoridad competente.
• Los organizadores de la celebración deberán velar por el cuido de que las instalaciones que vayan a utilizar.
• Ninguna celebración deberá reñir con la misión, visión y valores del TEC.
Otros actos
En este tipo de actividades no suele haber orden de precedencia ni fórmulas concretas sobre su realización, pues
en muchos casos más bien se apela a la innovación y creatividad de los organizadores. No obstante, los siguientes
eventos deberán guiarse por preceptos como la buena planificación (en tiempo y recursos), el respeto a las normas
protocolares y de etiqueta (cuando así se requiera) y un compromiso por no contrariar la misión, visión y valores
del Tecnológico de Costa Rica.
de contenidos
Al igual que en otro tipo de actividades, los organizadores tendrán la responsabilidad de informar sobre la intención
y desarrollo de un evento a su órgano superior inmediato, con el propósito no solo de obtener el visto bueno para
la actividad, sino también lograr el mayor apoyo en logística y recursos posibles.
Una característica de este tipo de actividades es que son abiertas al público, por lo que se recomienda realizarlas
en espacios abiertos como áreas verdes o parqueos.
Exposiciones
Consisten en actividades donde se presenta a la comunidad universitaria y público en general colecciones de todo
tipo (arte, diseño, innovación tecnológica y otros). Para la realización de una exposición será necesaria la con-
formación de una comisión que defina: objetivo de la actividad, expositores invitados, tiempo de duración de la
exposición, entre otros.
Ferias
Tienen mucha similitud con las exposiciones, con la diferencia que lo que se presenta en una feria muchas veces
podría ser adquirido por el público. Un ejemplo claro son las ferias de libros, donde no solo hay exposiciones (pre-
sentaciones) relacionadas al tema, sino que hay casas editoriales ofreciendo servicios y textos de todo tipo. Para la
realización de una feria, el ente organizador deberá tener el visto bueno de las autoridades universitarias, reservar
los espacios requeridos, contactar a los participantes, establecer las normas que se aplicarán (lo permitido y lo no
permitido) y su duración. Como en todo esto, la feria no podrá trasgredir la misión, visión y valores del TEC.
Festivales, actividades deportivas y culturales
Se trata de eventos en donde se concentra diversidad de actividades y no necesariamente de total afinidad. En los
festivales confluyen actores sociales de diferentes sectores: música, arte, literatura, deporte, academia y hasta la
comunidad. Se caracterizan por tener actividades simultáneas en diferentes puntos del campus universitario. Para la
realización de un festival se recomienda la asesoría de un productor experto en la materia, el cual deberá colaborar
desde la definición de las temáticas del festival, hasta en logística requerida para el evento.
Todo festival deberá contar con el visto bueno de las autoridades universitarias, garantías de seguridad para los asis-
tentes, sin dejar de lado el establecer los compromisos para el cuido de los espacios universitarios que se utilizarán.
de contenidos
Actos ecuménicos
Se refiere a actividades donde está de por medio la celebración de una festividad de carácter religioso. Por consi-
guiente, este tipo de actos deberán estar basados en la tolerancia y el respeto a las diferentes creencias religiosas.
Para el desarrollo de este tipo de actos siempre deberá seguirse el protocolo religioso, por lo que los organizadores
deberán contactar a las autoridades pertinentes para asegurarse de que todo lo que se realice estará acorde a cada
creencia religiosa.
Entre los actos ecuménicos que se podrían presentar en el TEC están la misa, cultos, ritos u oraciones para celebrar
efemérides religiosas.
Por otra parte, el TEC, al contar con instalaciones para albergar a gran cantidad de público, muchas veces tendrá
en su campus actividades ecuménicas que no necesariamente son organizadas por la universidad. En todo caso,
al igual que otras actividades, se deberá garantizar la tolerancia entre el público y el respeto a la misión, visión y
valores de la universidad.
de contenidos
V. Vocativos y Tratamientos
Generalidades
Los vocativos son la forma en que nos dirigimos a una autoridad durante un acto público o por medio de corres-
pondencia. Estos están vinculados con la precedencia de esas autoridades, por lo que el tratamiento (usualmente a
manera de saludo o mención) deberá ser utilizado con total certeza.
Para lograr el buen uso de los vocativos, todos los actos del TEC deberán estar regidos, en este apartado, por las
siguientes pautas:
• En cualquier acto del TEC, el uso de vocativos será limitado a un máximo de seis autoridades. Si en una activi-
dad hay más de ese número de autoridades presentes, los oradores se dirigirán a las primeras seis según dicte el
protocolo, mientras que para el resto de autoridades se nombrarán como una colectividad.
• Esas primeras seis autoridades serán mencionadas y tratadas según la precedencia. El resto de autoridades serán
mencionados con los calificativos de ‘señor’ y ‘señora’ o con el respectivo título.
• Ningún orador podrá dirigirse a una autoridad con la denominación ‘don’ y ‘doña’.
• El maestro de ceremonias o presentador de una actividad no deberá utilizar vocativos, pues estos son de uso
exclusivo para los oradores. En su defecto, el maestro de ceremonias solamente podrá hacer saludos o men-
ciones generales (Ej.: Bienvenidos, señoras y señores / Reciban una cordial bienvenida, estimados invitados…)
• Cuando una autoridad ostenta más de un cargo, debe dirigirse a ella con el título de mayor rango, y únicamente
se hará mención del mismo y no de las otras investiduras. Cuando el señor Rector participa en actividades del
Consejo Institucional será nombrado como Presidente de este órgano y Rector.
• En los vocativos no cabe la improvisación, por lo que no se debe dirigir con un tratamiento hacia una autoridad
si no se tiene la certeza del uso correcto del mismo.
• En la emisión de correspondencia, primero se mencionará el título de la autoridad y luego su cargo.
• En los actos fúnebres no se mencionan vocativos.
de contenidos
Durante una ceremonia o actividad, la mención de los vocativos será de acuerdo a si es una presentación de la
autoridad (el saludo durante un acto), un tratamiento personal (interacción cara a cara), o uno epistolar (tratamiento
en algún tipo de documentación). A continuación, estos serán los tratamientos utilizados en los actos que desarrolle
el Tecnológico de Costa Rica:
Tratamiento de autoridades universitarias
Autoridad Para referirse a ella Tratamiento personal Tratamiento epistolar

Sr. /Sra. Miembros del
Miembros Consejo Señores miembros del Miembros del Consejo Consejo o Institucional
Institucional Consejo Institucional Institucional o respectivo título
académico.
Sr. /Sra. rector(a)
Rectores Señor(a) rector(a) Rector(a) o respectivo título
académico.
Sr. /Sra. vicerrector(a)
Vicerrectores Señor(a) vicerrector(a) Vicerrector(a) o respectivo título
académico.
Sr. /Sra. director(a) de
Señor(a) director(a) de
Directores de sede Director(a) sede o respectivo título
sede
académico.
Sr. /Sra. decano(a)
Decanos Señor(a) decano(a) Decano(a) o respectivo título
académico.
Sr. /Sra. profesor(a)
Profesores Señor(a) profesor(a) Profesor o respectivo título
académico.
Estudiantes Estimado(a) estudiante Estudiante Sr. / Srta. estudiante
de contenidos
Tratamientos para Estado y Gobierno

Presidente de la Señor Presidente de la Señor(a) Presidente de la
Señor(a) Presidente(a)
República República República de…
Vicepresidente de la Señor(a) Vicepresidente(a)
Señor(a) Vicepresidente(a) Sr. / Sra.
República de la República
Presidente de la Señor(a) Presidente de la
Señor(a) Señor(a) Presidente(a)
Asamblea Legislativa Asamblea Legislativa
Presidente de la Corte Señor(a) Presidente de la
Señor(a) Señor(a) Presidente(a)
Suprema de Justicia Corte Suprema de Justicia
Ministros Sr.(a) Ministro(a) Ministro(a) Sr. / Sra.
Diputados Sr.(a) Diputado(a) Diputado(a) Sr. / Sra.
Magistrados / jueces y Sr.(a) Magistrado(o) / Sr.(a) Magistrado(a) / Juez(a) /
Sr. / Sra.
fiscales Juez(a) / Sr.(a) fiscal(a) Fiscal(a)
Señor(a) Alcalde /
Alcaldes Alcalde / Alcaldesa Sr. / Sra.
Alcaldesa
Señor(a) Presidente(a)
Presidentes Ejecutivos Señor(a) Presidente(a) Sr. / Sra.
Ejecutivo(a) de…
Autoridades o (Se tratará según el
(Se tratará según el cargo.
representantes cargo. Por ejemplo:
Por ejemplo: Señor Sr. / Sra.
de instituciones Señor Defensor de los
Defensor)
gubernamentales Habitantes)
de contenidos
Tratamientos para dignatarios del extranjero

Su Majestad el Rey / la
Reyes Su Majestad S. M. el Rey / la Reina
Reina de…
Su Alteza Real el Príncipe /
Príncipes Su Alteza S.A.R.
la Princesa de…
Su Excelencia el Sr.
Jefes de Estado (no
Presidente de la República Señor Presidente S. E.
monarquía)
de…
Señor(a) Ministro(a) de Señor(a) Ministro(a) de
Ministro de Estado Ministro(a)
Estado Estado
Embajadores Su Excelencia Señor Embajador Su Excelentísimo Señor
Gobernadores Señor(a) Gobernador(a) Señor(a) o Gobernador(a) Señor(a) Gobernador(a)
Representantes de
Honorable Señor(a) Señor(a) Honorable Señor(a)
organismos internacionales
Tratamiento para religiosos

Papa Su Santidad el Papa Su Santidad S. S.
Su Eminencia /
Cardenales Eminencia / Reverendísimo Monseñor
S. E.
Su Eminencia /
Arzobispos y obispos Eminencia Reverendísimo Monseñor
S. E.
Sacerdotes Presbítero Señor cura / Padre Pbro. (a) Padre
Superiores de órdenes Sor / Madre / Hermano(a)
Reverendo(a) Revdo.(a) Padre / Madre
religiosas (según corresponda)
Dalai Lama (Budismo) Su Santidad Su Santidad S. S.
de contenidos
VI. Etiqueta
Concepto
La etiqueta tiene que ver con el comportamiento que se espera de cada individuo en el desarrollo de una actividad
protocolaria o, en casos menos reglamentados, en la convivencia de las personas en diferentes entornos. Por el
contrario, el protocolo tiene que ver más con normas institucionales para el desarrollo de ceremonias, como es el
caso de esta manual.
Aunque la etiqueta dicta las normas de comportamiento, los individuos deben procurar la naturalidad en sus ac-
ciones, por lo que las buenas maneras deberán ser un hábito, más que una imposición. En este apartado se darán
algunos lineamientos básicos y generales de etiqueta que son esperables para las actividades y ceremonias que
realice el Tecnológico de Costa Rica, siendo que esta temática es tan diversa como profunda.
NORMAS GENERALES
El entorno y ambiente
• Tanto los funcionarios del TEC que estén a cargo de la organización de una ceremonia, como aquellos que
estén participando de ella e invitados, deberán mantener un comportamiento acorde a la actividad.
• No convertir la etiqueta como una acción o actitud impuesta, sino asumirla con naturalidad, aunque con cono-
cimiento de causa de sus generalidades, esto para evitar situaciones de apuro o contrarias a la etiqueta misma.
Anfitrión
• En primera instancia, en cualquier evento que realice el TEC, como un todo, será el anfitrión del evento. Sin
embargo, las responsabilidades de atención hacia los invitados recaen sobre los organizadores directos de la
actividad.
• El anfitrión es quien tiene a su cargo la atención de los invitados (no importa si se trata de cena, una actividad
académica u otro), por lo que deberá estar al tanto de los requerimientos y necesidades de sus invitados.
de contenidos
• Un buen anfitrión está siempre al tanto de sus invitados, lo que le permite adelantarse a las situaciones. En
cualquier actividad del TEC se debe tener en cuenta este rol y actuar siempre con diligencia.
Invitados
• Si bien este manual instruye sobre la etiqueta que se aplicará en las actividades del TEC, también es necesario
que los funcionarios u organizadores de las ceremonias del Tecnológico asuman comportamientos dignos de
un invitado, especialmente por un asunto de empatía. Esto también aplicará para cuando autoridades del TEC
funjan como invitados de un evento externo a la institución y no necesariamente como anfitriones, recordando
que sin importar el lugar y el momento, se representa a una institución. Por consiguiente, se deberá:
-- Estar siempre vestido según lo amerite la ocasión (ferias, seminarios, simposios, cena de gala, honras fúne-
bres u otros).
-- Estar siempre 15 minutos antes de la hora señalada.
-- Ser natural en su comportamiento.
-- Exhibir buenos modales (brindar saludos cordiales, ser amable y atento, entre otros).
-- Evitar discusiones (tanto si se es parte de la organización o se está representando al TEC en una actividad).
Distribución de invitados
• Lo primero que se debe tener en cuenta en el acomodo de los invitados o participantes en un evento del TEC
será su precedencia. Como se explica en apartados anteriores, para actos como ceremonias de graduación ya
hay una disposición para el escenario y asientos para el público, pero en otras actividades, como cenas, bailes
y demás, no solo deberá tomarse en cuenta la precedencia, sino también aspectos como si los invitados van en
pareja, rangos y hasta aspectos de la Ley 7.600 de Igualdad de Oportunidades.
• De previo a la distribución de los invitados en asientos según la actividad, se deberán establecer las posiciones
que ocuparán los anfitriones, quienes siempre tendrán la máxima precedencia y presencia preponderante en
mesas y escenarios.
de contenidos
Mesas
• En actividades en que el TEC sea el organizador del evento y haya cenas o similares, la mesa principal siempre
será ocupada por el rector o su representante.
• La máxima autoridad del TEC ocupará la cabecera de la mesa, de seguido por los invitados con mayor prece-
dencia a su derecha e izquierda. Estos son los estilos de mesa más usuales:
Mesa inglesa Mesa francesa

1
3 5 26 23
7 9 22 19
18 15
11 13
14 11
15 17
10 7
19 21 6 3
23 24 2 1
22 20 4 5
18 16 8 9
12 13
14 12
16 17
10 8
20 21
6 4 24 25
• En mesas circulares el invitado de mayor precedencia estará sentado frente al anfitrión (en muchos de los casos,
frente al rector del TEC).
• En las mesas no se colocarán ‘habladores’.
• Se colocará un centro de mesa de tipo floral o piezas de vidrio o metal que estén a tono con la decoración
del lugar. Cualquiera que sea la opción escogida, el centro de mesa no debe obstaculizar la visibilidad de los
comensales.
• Los manteles deberán tener un largo considerable y que tapen los apoyos o patas de la mesa, pero sin que
toquen el piso.
• Las sillas deberán tener forros de gala.
de contenidos
• Antes del ingreso de los anfitriones e invitados a una cena, la mesa deberá estar totalmente lista, con la dispo-
sición de platos y utensilios según lo dicta la etiqueta.
• El anfitrión u organizador del evento deberá dejar el espacio suficiente entre silla y silla para que los invitados
puedan estar en la mesa con total comodidad.
• Entre mesa y mesa deberá haber una separación considerable que permita dos cosas: que los invitados puedan
correr sus sillas a gusto, ya sea para salir o ingresar a la mesa; y que haya un espacio suficiente para el transitar
de los invitados, especialmente si, en el caso de un desayuno, almuerzo o cena, se utiliza un bufet.
Platos y cubiertos
• Solo se colocará un plato grande en cada posición del invitado. Esto aplica solo para mesas en donde se de-
gustará algún tipo de alimentación, no así en mesas de actividades académicas. En este último caso, la mesa
también se podrá utilizar para la alimentación (como suele pasar en charlas, sesiones de trabajo, entre otros),
pero se deberá contar con un servicio de catering para asistir a los invitados.
• En cada posición de mesa se podrá colocar, además de un plato principal, dos secundarios y de menor tamaño,
los cuales se podrán utilizar para ensaladas, pan u otro alimento. Cada uno de estos platos irá a la derecha e
izquierda, y hacia el centro de la mesa, desde el plato principal.
• Los platos utilizados se retiran por el lado izquierdo y con la mano izquierda.
• El ingreso de platos a la mesa se hará por la derecha de cada invitado y con la mano derecha.
• Las sopas se servirán en un plato hondo, siempre colocados sobre un plato liso. Además, ambos se retiran en
conjunto.
• Los platos, particularmente el de la sopa, no deberán inclinarse. Siempre deberán permanecer totalmente apo-
yados sobre la mesa.
Copas y vasos
• El tipo de copa dependerá de la bebida que se sirva, aunque las principales serán para vino y champán, en
especial si hay un brindis.
• También se deberá colocar una copa para agua, que estará colocada más hacia la izquierda que el resto.
• En cuanto a vasos, se colocará uno para refrescos gaseosos o naturales.
de contenidos
Cubiertos
• Se colocarán todos los necesarios para los alimentos que se servirán.
• El orden de colocación en la mesa y su uso será desde los extremos hacia el interior del plato.
• Los tenedores se colocarán a la izquierda del plato, mientras que los cuchillos al extremo derecho.
• Si bien la norma dicta que el tenedor se utilizará con la mano izquierda y el cuchillo en la derecha, queda a
discreción de cada comensal hacer caso omiso de esta recomendación, especialmente si se carece de destreza
manual.
• Sobre la mesa se colocará únicamente la cuchara de la sopa, si es que aplica. En caso de no haber sopa, se
colocará la cuchara pequeña para el postre, en la parte superior del plato principal.
• Cuando se use una cuchara, no se deberá sorber el líquido (regularmente sopa o crema).
• Tampoco se deberán morder los cubiertos, tanto por modal como para evitar sonidos durante la ingesta de los
alimentos.
• El cuchillo nunca será utilizado para llevar comida a la boca. Sus únicas funciones serán para cortar alimentos
y distribuir los mismos.
Brindis
• Siempre se realizará antes de la cena, entendiendo esta como el momento preciso del consumo de alimentos.
• El anfitrión –para efectos de este manual, el rector del TEC o quien presida el evento– deberá esperar a que
todos los asistentes tengan su copa en mano y las bebidas estén servidas para iniciar con el brindis.
• El anfitrión dirigirá el brindis. Lo primero que hará será solicitar la atención de los asistentes; podrá hacerlo con
unos golpes suaves con un cubierto a su copa. Su intervención no deberá durar más de un minuto; esto podrá
hacerlo desde su posición en mesa o bien desde un pódium, dependiendo del tamaño del salón y de si hay
recursos técnicos.
• Tras el breve discurso, el anfitrión invitará a los presentes a brindar con un “salud”.
• Los asistentes no contestan verbalmente (no responderán “salud”), sino que levantarán sutilmente su copa.
• Tampoco se deberá topar copa con copa, esto para evitar incidentes.
de contenidos
Alimentación
• Como parte de la atención que un anfitrión debe mantener con invitados, está prever todos las situaciones re-
lacionadas a la alimentación, lo cual incluye: disponer de varios menús para tratar de abarcar el gusto de todos
los invitados, tener en cuenta grupos de personas intolerantes al gluten, vegetarianos y veganos, y alérgicos,
por citar algunos. Para proceder de buena manera con la alimentación es fundamental el trabajo previo de
planificación de un evento.
Vestimenta
Es importante cuidar la manera en cómo vestimos, pues el atuendo está directamente relacionado con la imagen
que proyectamos de lo que es el Tecnológico de Costa Rica. El seguimiento de las normas de vestimenta para los
actos y ceremonias que realice la universidad favorecerá no solo la buena imagen de la institución, pues también
nos permitirá organizar y llevar a cabo actividades con altos estándares de formalismo, algo digno de todo lo que
procura nuestra institución.
Si bien la etiqueta en el vestir es un campo de análisis muy amplio, acá se mencionarán los lineamientos más sig-
nificativos para las ceremonias y actividades del TEC.
Para evitar confusiones respecto a los atuendos, los organizadores de una ceremonia o actividad deberán tomar
en cuenta para invitaciones la mención al código de vestimenta esperado. Para las actividades de la universidad
predominarán la sencillez y la sobriedad.
Tipos de vestimenta
Para efectos de este manual y las actividades del TEC se tendrá la siguiente división de la vestimenta:
- Traje académico: Es el establecido por la propia universidad y está conformado especialmente por la toga y el
birrete. La autoridad correspondiente informará oportunamente cualquier cambio en el traje aca-
démico.
- Traje de etiqueta: Incluye atuendos como el esmoquin, el frac o traje de gala en el caso de los hombres; para las
mujeres será el uso del vestido largo de gala.
- Traje formal o normal: En el caso de los hombres, el traje se refiere especialmente a pantalón, saco y corbata;
para las mujeres se entenderá como vestidos formales con un largo hasta la rodilla, no de gala.
de contenidos
- Ropa casual: Está compuesta por pantalones en tonos café claros, tipo dockers, y camisas tipo polo o de manga
larga o corta, pero no necesariamente lisa. En las mujeres aplica un atuendo similar, aunque con
el agregado de enaguas no más arriba de la rodilla. Este tipo de atuendo está acorde para activi-
dades como seminarios, congresos, sesiones de trabajo y para giras entre sedes, siempre y cuando
estas últimas sean de carácter informal y no se trate de la asistencia a una ceremonia solemne.
- Ropa informal: incluye jeans, pantalones cortos, camisas más sencillas que las formales, camisetas y tenis. Apli-
ca para eventos como ferias, festivales y actividades deportivas, así como para actividades y giras
que ameriten atuendos más relajados.
Generalidades sobre la vestimenta
• El atuendo ceremonial para las altas autoridades del TEC y los actos en sí solo podrá ser modificado por criterios
del Consejo Institucional y la Rectoría.
• Aunque en varias ceremonias solemnes es obligatorio el uso del traje académico, también se deberá utilizar,
preferiblemente, un traje formal. Esto aplica de manera especial para ceremonias de graduación, de manera
que se evitará que tanto autoridades universitarias como graduandos acudan a las ceremonias con ropa casual
o informal.
• Los estudiantes que están en condición de graduandos deberán procurar el uso de traje formal para la ceremo-
nia en que recibirá su título.
• El calzado a utilizar para todos los actos solemnes y de formalidad que realice el TEC será de aspecto formal y
color oscuro (negro o café), según la combinación escogida por cada persona.
• Los organizadores de un evento deberán informar a los invitados sobre la vestimenta deseada, siempre y cuan-
do haya una intención de resguardar las normas. Omitir este aspecto podría prestarse para confusiones.
• La vestimenta siempre estará vinculada a tres aspectos: al clima (época seca o lluviosa), al tiempo (hora del
evento) y al espacio (lugar donde se desarrollará la actividad).
• Como regla general, la vestimenta en los actos que organice el TEC deberá ser sencilla y sobria, manteniendo
la elegancia de acuerdo con la ocasión.
Bibliografía recomendada: La etiqueta y el protocolo en los negocios; autora: Jenny Scott.
de contenidos
VII. Generalidades
El éxito de una actividad tendrá mayor garantía para el organizador cuando este logre no dejar ningún detalle de
lado. Más allá del protocolo y ceremonial de cada evento descrito en páginas anteriores, hay asuntos meramente
de organización o logística que contribuirán a lograr los resultados deseados en cada actividad que se organice bajo
el amparo del TEC.
Actividades sociales
La mayoría de los actos que se realicen en el Tecnológico de Costa Rica están estrechamente ligados a eventos so-
ciales o bien estos últimos constituyen, por sí solos, un espacio para el desarrollo institucional o académico y hasta
un momento para establecer o reforzar relaciones laborales o profesionales. Es por eso que los eventos sociales
trascienden del campo netamente solemne o académico, pero a la larga forman parte de la convivencia de los indi-
viduos (autoridades universitarias, funcionarios de la universidad, estudiantes y demás) y, por lo tanto, deben tener
el mismo grado de planificación y compromiso por parte de los organizadores de un evento en particular. Estos son
los eventos más tradicionales:
Cocteles
Son apropiados para inauguraciones o clausura de eventos, o bien como preámbulo de una cena o actividad
de gran magnitud. En ellos suele ofrecerse bocadillos y bebidas (para el caso el TEC no aplican las bebidas con
alcohol), pero están desarrollados para que quien ofrece el coctel logre dos propósitos: romper el hielo entre sus
invitados, relajar el ambiente previo a un evento extenso o luego de él y, sobretodo, lograr un espacio para dirigir
unas palabras o hacer una presentación corta sobre un tema en particular. Entre las ventajas que ofrecen los cocteles
están su bajo presupuesto, la relación directa con invitados y control de la actividad en sí. Como regla general, los
cocteles no tienen una duración mayor a una hora.
Consideraciones para cocteles:
-- Seleccione un tipo de salón del TEC que permita la movilización de los invitados. Por consiguiente, no se de-
berá tratar de un auditorio o salón con sillas fijas.
-- En esa misma selección del salón se deberá tomar en cuenta la cantidad de personas invitadas, esto con el fin
de que el salón no sea ni muy pequeño que cause hacinamiento, ni muy grande que se vea vacío.
de contenidos
-- La mesa o mesas de servicio no deberán estar cerca de la entrada al salón.
-- Se podrá contar con servicio de meseros para la distribución de bebidas (refill) u ofrecimiento de bocadillos.
-- Contemplar unos seis bocadillos por invitado.
Desayunos
Sin importar si se trata de un evento de alimentación servida o tipo bufet, los desayunos dan la ventaja de que puede
ser agendados dentro de horas labores. Al igual que los cocteles, los desayunos tienen un costo mucho menor que
otros eventos, pero su implementación es ideal para presentaciones breves, reuniones de equipos de trabajo (aca-
démicos, investigadores, etc.) o anuncios para grupos específicos. Estos eventos no deberían superar las dos horas.
Consideraciones para desayunos:
-- Determinar de previo al evento el tipo de desayuno a ofrecer: el continental (frutas, café, jugos y tostadas, por
ende menos costoso) o bien uno estilo bufet típico costarricense.
-- Para desayunos se recomienda el estilo bufet.
-- Colocar una estación de bebidas: té, café, agua, jugos naturales y otros.
Almuerzos
Su costo es más elevado que los anteriores, pues se debe disponer de mayor cantidad y variedad de alimentos. Los
almuerzos pueden implementarse como un espacio para reuniones formales, especialmente de aquellas que tienen
cierta periodicidad, o bien para celebraciones de grupos cerrados. Algunas desventajas es que suelen ser de tiempo
limitado y se debe ser más selectivo con los alimentos en sí.
Consideraciones para almuerzos:
-- Los almuerzos no deberán exceder el máximo de una hora y media de duración.
-- Se recomienda un estilo bufet más que un servicio en mesa.
de contenidos
Cena de gala
Es la opción más costosa entre los eventos sociales, ya que requieren mayor organización para asegurar que los in-
vitados asistirán al evento, especialmente porque las cenas ocurren fuera del horario laboral. Son eventos de mayor
solemnidad y gala, por lo que los invitados también deberán hacer uso de una vestimenta de mayor formalidad.
Incluso, en algunos casos las cenas están acompañadas de participación de grupos musicales que amenizan el
evento. En cualquiera de los casos, el presupuesto podría ser mayor a los otros eventos mencionados anteriormente
debido a que también se suele ofrecer bebidas como vino o champán. Las cenas son eventos sociales perfectos para
grandes celebraciones (acreditaciones, firmas de convenios, logros institucionales, entre otros).
Consideraciones para cenas de gala:
-- Se deberá determinar si la cena será de etiqueta o de traje formal. Esto hay que informarlo con anticipación a
los invitados.
-- Poner especial atención a la selección de la comida, bebidas y licores. Debe haber variedad para evitar descor-
tesías. Se deberá prever alguna indicación especial de parte de algún invitado (alergias u otras intolerancias).
-- Habrá una mesa principal, en donde se sentará el anfitrión (junto con su acompañante, si aplica) y junto a él
los invitados de honor de mayor precedencia.
-- Antes de la cena se deberá tener confirmación de todas las contrataciones necesarias (catering, sonido, música
y otros).
-- Se deberá establecer un horario de inicio y final de la cena.
-- Establecer un control minucioso de la asistencia.
Guía de tareas
En la organización de eventos el manejo de los plazos es una de las labores más importantes, pues determinará
en gran medida el éxito de la gestión. Idealmente, cualquier evento de mediana o gran complejidad deberá tener
no menos de seis meses de anticipación la coordinación del mismo, pero también es conocido el surgimiento de
eventos en la marcha del año académico, por lo que nunca habría sido posible preverlo. Independientemente de
ese factor tan importante, los organizadores de un evento por parte del TEC deberán tomar en cuenta los siguientes
aspectos.
• Planificación: es el primer paso para la organización de un evento. El comité a cargo deberá determinar las
reglas (como si los invitados al evento podrán llegar acompañados o no, si se permitirá la presencia de la prensa
de contenidos
y otros), las políticas (principios que orientarán el evento) y procedimientos (secuencia cronológica y funcional
de cada paso a seguir para el desarrollo del evento). Ninguno de los puntos anteriores serán sujeto de discusión
por parte de invitados o participantes de una actividad.
• Objetivos: cada actividad que realice el TEC deberá contar con objetivos explícitos y aprobados por la autori-
dad respectiva de quienes fungen como organizadores del evento.
• Programa: es la columna vertebral de las actividades, pues en él se plasman los objetivos, acciones y plazos
para cumplir todo lo referido a una actividad.
• Personal de apoyo: tiene que ver con la designación de los funcionarios que tendrán a cargo alguna tarea en
pro del evento.
• Presupuesto: toda actividad deberá contar con un presupuesto justificado y aprobado por la dependencia co-
rrespondiente.
• Cuotas de registro: algunas actividades podrán requerir el pago de una cuota para su asistencia, especialmente
en congresos o seminarios. Esto deberá definirse en la primera etapa de planificación de un evento.
• Contratación de servicios: todos los necesarios para llevar a cabo un evento, tales como iluminación, alimen-
tación, sonido, seguridad, ornamentación, impresiones de afiches, confección de camisas alusivas, entre otros.
• Hospedaje: aunque no es lo usual, se deberá tomar en cuenta si alguna actividad del TEC tendrá invitados del
extranjero (especialmente conferencistas o expositores), para lo cual se deberá organizar su estadía en el país.
• Transporte: dentro de la programación de una actividad se deberá tener presente si habrán traslados de un sitio
a otro, lo que implicaría disponer de vehículos institucionales.
• Recepción: todo evento deberá tener un espacio para la recepción de invitados.
• Registro: al igual que el punto anterior, cualquier evento deberá contar con un sistema de registro, manual o
electrónico, en el que se consignen nombres y formas de contactos. Esto implica también la confección de
gafetes, siempre y cuando la actividad lo amerite (especialmente congresos, talleres, seminarios y similares).
• Servicios generales: incluir en la planificación la participación en el evento de unidades de Seguridad, Mante-

nimiento, Conserjería y Transportes del TEC entre otros, relacionadas al mantenimiento y aseo de los recintos,
pues se requerirá su colaboración en el antes, durante y después del evento.
de contenidos
• Montajes y otros: la comisión o unidad organizadora de un evento deberá responsabilizarse de toda la logística
de un evento, incluyendo montajes especiales, ornamentación y decoración, y otros.
• Supervisión y control: se deberán determinar las acciones que se realizarán para garantizar el cumplimiento de
todas las fases y requisitos de un evento.
• Análisis y evaluación: luego de un evento, el comité organizador deberá analizar y evaluar lo acontecido;
destacar aciertos, oportunidades de mejora, enseñanzas en general, cumplimiento de objetivos, análisis del
presupuesto y otros.
Plazos recomendados previos a un evento

El proceso de planificación y ejecución de tareas deberá ajustarse a las siguientes recomendaciones y su cumpli-
miento será responsabilidad del organizador:
Plazos recomendados para ANTES de la

Tarea
fecha del evento
Definición de comisiones, objetivos y responsables para ceremonias
6 meses mínimo
solemnes
Definición de comisiones, objetivos y responsables para actos
3 meses mínimo
académicos e institucionales
Definición del lugar del evento 2 meses mínimo
Programas de trabajo listos y definitivos 1,5 meses mínimo
Compromiso formal con expertos extranjeros (expositores,
3 mes mínimo
conferencias, seminaristas)
Compromiso formal con nacionales o extranjeros (expositores,
1 mes mínimo
conferencias, seminaristas)
Listado definitivo de invitados para evento de asistencia restringida
1 mes mínimo
(protocolar)
Listado definitivo de invitados para evento de asistencia abierta 2 semanas mínimo
Contratación de servicios (siempre y cuando no medie licitación,
Entre 1 mes y dos semanas
sino contratación directa)
de contenidos
3 semanas mínimo para actos solemnes;
Envío de las invitaciones 10 días mínimo para actos académicos o
institucionales
Confirmación de asistencia de invitados 1 semana mínimo
Revisión de aspectos finales del evento 1 semana mínimo
Montaje general y ensayos (dependerá de disponibilidad del
2 días mínimo
espacio a utilizar)
Revisión final de todo lo referido al evento 4 horas mínimo
Disposición ya lista de todos los elementos del evento De 2 a 1 hora mínimas
Montajes y diagramas para salones
La colocación en un salón de las sillas y mesas para una actividad particular siempre será un elemento importante
a considerar por los organizadores, los cuales deberán conocer de previo qué tipo de montaje se hará para cada
actividad. De acuerdo con esto último, también variará la colocación de proyectores, el pódium, micrófonos y de-
más sistemas de sonido, mesa principal y otros. También será importante tomar en cuenta la disponibilidad, tipo de
sillas y mesas, como el tamaño de recinto donde se llevará a cabo el evento. Estas son los diagramas más utilizados
para la disposición de mesas y sillas:
de contenidos
de contenidos
de contenidos
de contenidos
Correspondencia y material protocolar
La correspondencia protocolar es la que en gran medida marca el punto de partida de la formalidad de una cere-
monia o evento. Es la intención de un área o institución de contar con la presencia de autoridades o representantes
de entidades según la relación directa o indirecta que, por su cargo, tiene con el evento.
En cuanto al material protocolar, este sirve de guía para que los invitados y los propios organizadores de una acti-
vidad tengan certeza sobre posiciones en mesa o desarrollo de un evento, este último para el caso de los libretos.
Para cualquier elaboración de material institucional que quiera ser incluido como parte del protocolo (lapiceros,
camisetas y similares para seminarios, por ejemplo), se deberá consultar lo que dicte el Manual de Identidad Insti-
tucional del TEC.
Disposiciones generales para una invitación
• Las invitaciones para ceremonias solemnes deberán ser revisadas por la Oficina de Comunicación y Merca-
deo del TEC para el visto bueno a la redacción o plantear sugerencias a la misma.
• Para actos solemnes, las invitaciones en general serán enviadas a sus destinatarios con tres semanas de antici-
pación. La única excepción en que la invitación será remitida con un mes de anticipación será para cuando
se dé la participación de los presidentes de los Supremos Poderes de la República (Presidente de la República,
Presidente de la Asamblea Legislativa y Presidente de la Corte Suprema de Justicia).
• Luego del envío de las invitaciones, una persona designada por la organización del evento deberá confirmar
la recepción de la tarjeta a más tardar a los dos días siguientes del envío, siempre y cuando se tenga certeza de
que el mensajero o servicio que se utilizó para la entrega cumplió con esa tarea.
• Si una autoridad del TEC es invitada a una actividad, sin importar en qué calidad lo haga, deberá confirmar o
descartar su participación a los contactos correspondientes. No se debe cometer la descortesía de ignorar este
detalle.
Diseño para invitaciones a actos solemnes
• Todas las invitaciones se realizaran con el manejo de la marca institucional, tal y como lo establece el Manual
de Identidad Institucional. Los colores para actos solemnes son la gama de azules, negros, grises y blancos.
• Toda invitación para un acto solemne contendrá la firma del Tecnológico de Costa Rica.
de contenidos
• Debido a que en los actos solemnes se garantiza la presencia del Rector, quien fungirá como presidente o
anfitrión, debajo de la firma de la invitación irá el siguiente texto, también centrado y cada uno en una línea
aparte: El Rector/Nombre del Rector/Tiene el agrado de invitar/ A: Nombre del invitado / A: Nombre del evento.
• De seguido, pero alineado a la izquierda y manteniendo cierto espacio con el texto central, irán los datos en
líneas aparte: Fecha/Hora/Lugar/ S.R.C –siglas de Se Ruega Confirmación–: (email y teléfono)/Traje.
• La invitación no lleva firma ni sellos.
• El sobre que contendrá la invitación deberá ser dirigido con el vocativo y tratamiento correspondiente.
Diseño para invitaciones a actos académicos e institucionales
• Todas las invitaciones se realizaran con el manejo de la marca institucional, tal y como lo establece el Manual
de Identidad Institucional. Los colores para actos solemnes son la gama de azules, negros, grises y blancos.
• Toda invitación para un acto académico o institucional llevará la firma del TEC.
• En la invitación irá el siguiente texto, también centrado y cada uno en una línea aparte: La Vicerrectoría de…
o en su defecto el área que ofrezca la invitación/Tiene el agrado de invitarle a:/Nombre del evento/(Opcional)
Motivo del evento.
de contenidos
• De seguido, pero alineado a la izquierda y manteniendo cierto espacio con el texto central, irán los datos en
líneas aparte: Fecha/Hora/Lugar/S.R.C –siglas de Se Ruega Confirmación–: (email y teléfono)/Traje.
• La invitación no tendrá firma ni sellos.
Otra correspondencia o material protocolar
Tarjetas de condolencias
• La tarjeta deberá tener nombre y apellido del remitente y su cargo.
• Seguidamente escribirá un saludo atento a nombre de la persona que recibirá la tarjeta y le manifiesta sus con-
dolencias por el fallecimiento de su (familiar o persona con quien estaba relacionada), seguido del nombre del
mismo.
• Se agrega la ciudad y el año.
de contenidos
Esquela
• Su diseño y contenido está estipulado en el Manual de Identidad Institucional del TEC.
Nota protocolar
• Su uso está destinado más hacia felicitaciones o apoyo a gestiones de órganos internos y externos al TEC.
• También podrá utilizarse para la celebración de efemérides y aniversarios.
• La nota contendrá: Nombre y apellido del remitente y cargo, seguido de un saludo cordial hacia (nombre y
apellido de persona quien se dirige la nota), y una expresión cordial de felicitaciones por (logro alcanzado,
aniversario, etc.). Al final se colocará mes y año.
• Se podrá utilizar hojas con membrete del TEC, según lo establecido en el Manual de Identidad Institucional del TEC.
‘Habladores’
• Es aquel que nos permite identificar a una autoridad que se encuentra en una mesa principal o directiva.
• Su tamaño es similar al corte a la mitad, por el largo, de una hoja tamaño carta. Lo preferible es utilizar una
cartulina no satinada para evitar reflejos de la luz y que impida su lectura. Además, siempre deberá ser de color
blanco y material de buena calidad.
• El hablador tendrá: la firma del TEC, nombre de la persona (en el mayor tamaño posible), y su cargo o institu-
ción que presenta. Cada elemento del hablador irá en el orden antes mencionado y de arriba hacia abajo en el
hablador e impresa por ambos lados.
Tarjeta de mesa
• Permite que los invitados y autoridades que asisten a un evento y deben tomar asiento, encontrar este con más
facilidad. Su uso se limitará a cuando cada invitado debe ocupar un lugar ya establecido.
• Su tamaño es similar a la de una invitación y solo se usará un papel o cartulina de buena calidad, en color
blanco.
• Al igual que el hablador, la tarjeta de mesa llevará la firma del TEC, nombre de la persona (en el mayor tamaño
posible), y su cargo. Cada uno acomodado en ese orden y de arriba hacia abajo.
de contenidos
Abordaje con medios de comunicación
La divulgación del conocimiento, quehacer y novedades en el TEC, así como la atención hacia los medios de co-
municación desde de la universidad, está a cargo de la Oficina de Comunicación y Mercadeo, la cual cuenta con
un equipo de profesionales en diversas áreas de la comunicación y con la capacidad para responder a todas las
necesidades de apoyo y colaboración requeridas en las ceremonias y actividades que realice la institución.
Su función como área especializada en la comunicación es vital para el buen andar de las actividades que se desa-
rrollen en el TEC; por consiguiente, la Oficina de Comunicación y Mercadeo deberá ser informada en buen tiempo
de los eventos que se vayan a realizar. En muchas ocasiones, dicha Oficina tendrá responsabilidades directas en los
eventos, especialmente en la divulgación de los mismos.
En ese sentido, para la divulgación de actividades como congresos, seminarios y otros, que suelen ser de interés de
los medios de comunicación, se desarrollarán conferencias de prensa, las cuales serán dirigidas por el personal de
la Oficina de Comunicación y Mercadeo.
Relación con proveedores
Es usual que en diferentes ceremonias y actividades que realice el TEC sea necesario la contratación de terceros para
obtener servicios como alimentación y recursos técnicos, por citar dos ejemplos. La recomendación general para
quien organice actos de y en el TEC es estar pendiente del cumplimiento de los plazos y condiciones establecidas
con un tercero.
También se deberá tomar en cuenta si las contrataciones que se hagan serán por la vía directa, invitación o licita-
ción pública, lo cual tendrá que ser de gran consideración por los organizadores de la actividad.
Comisión de emergencias
Los organizadores de una ceremonia o actividad deberán informar a la Comisión de Emergencias y Seguridad
Laboral del TEC, o su similar, sobre la realización de la actividad, de manera que puedan recibir recomendaciones
sobre cómo proceder en situaciones apremiantes o ante eventos naturales (sismo, tormenta, etc.) y provocados por
el ser humano (fallas en infraestructura y otros). La consulta a la comisión de emergencias será de carácter obliga-
torio, así como sus recomendaciones. Incluso, para eventos de gran magnitud se deberá contar con presencia de
personal de auxilio.
de contenidos
Seguridad
Quien organice una ceremonia, sin importan si es solemne, académico o institucional, deberá informar sobre el
evento al Departamento de Seguridad del TEC, o su similar, con el fin de que brinden recomendaciones de seguri-
dad y logística que serán tomadas en cuenta en la planificación de los eventos.
Incluso, para actos en donde asisten mandatarios o personalidades distinguidas, el involucramiento del personal de
Seguridad será fundamental para el desarrollo óptimo y adecuado del evento.
De igual manera, el brindar información a Seguridad sobre las actividades a desarrollar permite también evitar
inconvenientes con visitantes externos al TEC.
Sobre revisiones, modificaciones y actualizaciones de este manual
Para efectos del protocolo y ceremonial del TEC, la Oficina de Comunicación y Mercadeo será la encargada, jun-
to con la Rectoría, de informar sobre eventuales revisiones y cambios en este manual.
de contenidos

Manual de Protocolo para Distribuir Final

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Manual de

• Unificar y estandarizar todos los procedimientos y actividades susceptibles a un ordenamiento protocolar y

En el ámbito institucional: En el ámbito individual:

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

VIC. VICE. VIDA DIRECCIÓN SEDE DIRECCIÓN DIRECCIÓN

CONSEJO CONSEJO VIC. CONSEJO VICE. CONSEJO

ESCUELA DE ESCUELA DE ESCUELA DE ING. EN CENTRO DE DEPTO. DEPTO.

ESCUELA DE ESCUELA DE ESCUELA DE ÁREA MAESTRÍA DEPTO

ESCUELA DE ESCUELA DE ESCUELA DE CENTRO DE

9. Enseñanza de la Matemática Asistida por Computadora.

En síntesis, la precedencia es la supremacía de una jerarquía mayor sobre una menor.

• Rector y Presidente del Consejo Institucional

El orden general de las precedencias será:

I Señor Presidente de la República

III Señores Vicepresidentes de la República

IV Señores Expresidentes de la República

VI Señor Arzobispo de San José

VII Señores Ministros de Estado Por Cortesía: Expresidentes de la República

VIII Señor Nuncio Apostólico de Su Santidad

IX Señores Embajadores acreditados en Costa Rica

XI Señores Magistrados de la Corte Suprema de Justicia

XII Señores Magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones

XIII Señor Contralor y Subcontralor de la República

XIV Tesorero Nacional y Subtesorero

XV Señores Viceministros de Estado

XVII Señores Defensor y Defensor Adjunto de los Habitantes

XVIII Señores Embajadores Costarricenses en Servicio Activo

XIX Señores Encargados de Negocios acreditados en Costa Rica

XX Señores Obispos de Diócesis

XXI Señores Jefes de Organismos Internacionales

XXII Señores Alcaldes

XXIII Señores Presidentes Ejecutivos de Instituciones Autónomas

XXIV Señores Cónsules de Carrera Extranjeros

XXV Señores Miembros de Gobiernos Municipales

XXVI Rectores de las Universidades

Sobre los recursos y el espacio

-- La mesa auxiliar pequeña estará entre el pódium y la mesa principal.

Antes de la ceremonia de graduación

Desarrollo de la ceremonia de graduación

• Bienvenida por parte del maestro de ceremonia

• Himno Nacional de Costa Rica.

• Discurso del representante de los Graduandos.

• Discurso del rector del TEC.

• Acto cultural (no deberá sobre pasar los 15 minutos de duración).

• Salida de los graduados.

Tras la finalización del acto, será necesario lo siguiente:

Traspaso de poderes de la Rectoría

Sobre los recursos y las personas

• Apertura de la sesión solemne.

• Presentación de los miembros de la mesa principal.

• Entonación del Himno Nacional de Costa Rica.

• Discurso por parte del presidente del TIE.

• Palabras del rector saliente.

• Lectura del acta de designación del nuevo rector.

• Juramentación, entrega de credencial y colocación de la banda de acreditación.

• Discurso del rector juramentado.

Juramentación de autoridades del Consejo Institucional

Sobre los recursos y las personas

• Saludo por parte del maestro de ceremonias.

• Apertura de la sesión solemne.

• Presentación de los miembros de la mesa principal.

• Entonación del Himno Nacional de Costa Rica.

• Discurso por parte del presidente del TIE.