Manual de Usuario

Eurossad 4.4.40

Eurosoft
Eurossad
 MANUAL DOCUMENTACIÓN GRÁFICA DE PROCESOS

INICIAR EUROSSAD .......................................................................................................................................... - 1 -

CREAR UN NUEVO USUARIO ............................................................................................................................ - 2 -
CONTROL DE INICIO DE SESIÓN EUROSSAD ..................................................................................................... - 3 -
CREACIÓN DE UN NUEVO GRÁFICO ................................................................................................................. - 4 -
PROPIEDADES DEL GRÁFICO ............................................................................................................................ - 6 -
1. GENERALES. .............................................................................................................................. - 6 -
o Modificar referencia
o Modificar Autor
o Modificar Fecha
o Asignar Responsable
o Nueva Versiòn
2. GLOSARIO DE TÉRMINOS. ........................................................................................................... - 9 -
o Definir Nuevo Tèrmino
o Modificar Tèrmino
o Eliminar Tèrmino
3. VERSIONES ANTERIORES.......................................................................................................... - 10 -
4. NOVEDADES ............................................................................................................................ - 11 -
5. DOCUMENTOS VINCULADOS ...................................................................................................... - 12 -
6. PROPIEDADES EXTENDIDAS ...................................................................................................... - 12 -
MANEJO DE FORMAS DE SISTEMA ..................................................................................................................- 14 -
Colocar Relleno ..................................................................................................................................... - 14 -
MANEJO DE FORMAS DE PROCESOS ...............................................................................................................- 16 -
Formato Texto ...................................................................................................................................... - 16 -
MANEJO DE FORMAS DE PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................- 18 -
Definición de Roles. .............................................................................................................................. - 18 -
Acceso rápido a nombre de Rol. ........................................................................................................... - 19 -
Explorar Roles ....................................................................................................................................... - 20 -
 Modificar Rol
 Eliminar Rol
 Acceso rapido a nombre de Rol
Distribuir Roles en Hoja de Trabajo ...................................................................................................... - 21 -
Insertar Comentario ............................................................................................................................. - 21 -
Instrucción Colaborativa ...................................................................................................................... - 23 -
Asignar Instrucción a un Rol ................................................................................................................. - 24 -
Abrir Galería de Iconos ......................................................................................................................... - 25 -
Validar Gráfico. .................................................................................................................................... - 25 -
MANEJO DE FORMAS DE INSTRUCCIONES ......................................................................................................- 26 -
MANEJO DE FORMAS PERSONA......................................................................................................................- 28 -
Ajustar Posición del Actor ..................................................................................................................... - 29 -
Asignar Rol ........................................................................................................................................... - 29 -
Distribuir Roles ..................................................................................................................................... - 31 -
Ajustar Porcentaje ................................................................................................................................ - 32 -
CAPTURAR DE DOCUMENTOS (FORMATOS, DOCUMENTOS Y EXTERNO) .......................................................- 33 -
 VINCULAR .......................................................................................................................................................- 34 -
Vincular Gráfico .................................................................................................................................... - 34 -
Vincular Documento ............................................................................................................................. - 36 -
Abrir Vínculo ......................................................................................................................................... - 37 -
Eliminar Vínculo.................................................................................................................................... - 37 -
GENERAR UN GRÁFICO EN HTML ....................................................................................................................- 38 -
GENERAR UN GRÁFICO EN WORD ..................................................................................................................- 42 -
ABRIR GRÁFICO ..............................................................................................................................................- 43 -
RENOMBRAR GRÁFICO ......................................................................................................................... - 44 -
MOVER GRÁFICO DE CARPETA ............................................................................................................. - 45 -
BORRAR GRÁFICO ...........................................................................................................................................- 46 -
BUSCAR GRÁFICO ...........................................................................................................................................- 46 -
ABRIR DOCUMENTO (FORMATO, DOCUMENTO Y EXTERNO) ......................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
NUEVA VERSIÓN / EDICIÓN .................................................................................................................. - 47 -
PROPIEDADES ....................................................................................................................................... - 48 -
RENOMBRAR DOCUMENTO EXTERNO ................................................................................................. - 49 -
MOVER DOCUMENTO DE CARPETA ..................................................................................................... - 50 -
ACTUALIZAR ORIGEN ............................................................................................................................ - 50 -
BORRAR DOCUMENTO ......................................................................................................................... - 51 -
ABRIR DOCUMENTOS WORD ..........................................................................................................................- 51 -
BORRAR DOCUMENTO WORD ............................................................................................................. - 51 -
ABRIR DOCUMENTOS WEB .............................................................................................................................- 52 -
PERSONALIZAR GALERÍAS ...............................................................................................................................- 53 -
CREAR ESTRUCTURA DE CARPETAS .................................................................................................................- 55 -
Nueva Carpeta para Gráficos ............................................................................................................... - 55 -
Nueva Carpeta para Documentos Externos ......................................................................................... - 56 -
Eliminar Carpeta ................................................................................................................................... - 57 -
Generar Reportes ................................................................................................................................. - 58 -
Generar Respaldos ............................................................................................................................... - 59 -

HABILITAR LA FOLIACIÓN AUTOMÁTICA PARA LA REFERENCIA DE GRÁFICOS Y DOCUMENTOS ...........- 59 -

NUEVO FOLIO DE EUROSSAD ................................................................................................................- 60 -

HABILITAR LA FOLIACIÓN AUTOMÁTICA PARA LA REFERENCIA….………………………………………….-60-
CREAR UN NUEVO FOLIO……………………………………………………………………………………-61-
VISUALIZAR FOLIOS EXISTENTES ....................................................................................................... - 61 -
SELECCIONAR UN FOLIO PARA UN NUEVO GRÁFICO ............................................................................ - 62 -

PROPIEDADES EXTENDIDAS ..................................................................................................................- 63 -

HABILITAR PROPIEDADES EXTENDIDAS .............................................................................................. - 63 -
CREAR NUEVA PROPIEDAD EXTENDIDA .............................................................................................. - 63 -

MENU DE AYUDA ..........................................................................................................................................- 64 -

Prohibida la reproducción o difusión parcial o total por cualquier medio sin autorización de la empresa editora
Eurosoft.
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INICIAR EUROSSAD

La apariencia de la herramienta es similar a la de Microsoft. Por ejemplo, la organización

de la barra de herramientas y la barra de menús es muy similar, aunque no su contenido:

1. Pulse el botón Inicio en la barra de tareas de Windows

Aparecerá el menú Inicio.

2. Seleccione Todos los programas y a continuación elija Eurosoft, posteriormente

Eurossad.

Otra manera de ingresar al programa es pulsar el Icono de Eurossad que está en su

Escritorio.

Aparecerá el Control de Acceso a Eurossad, en donde hay que capturar el Usuario y

Contraseña. Para dar de alta un nuevo usuario y contraseña ver manual de
administrador.

Una vez llenos los campos se da clic en Aceptar y la apariencia de la pantalla será
similar a la mostrada en la siguiente ilustración:

Barra de
Herramientas
Eurossad

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CREAR UN NUEVO USUARIO

Pasos para la crear un nuevo usuario Eurossad.:

1. Dirigirse al menú Archivo y seleccionar Opciones de

configuración

2. A continuación se mostrará la ventana Opciones, haga clic en la opción Usuarios.

3. Seleccione el tipo de Grupo al que pertenecerá el nuevo usuario, Administradores o

Redactores. Es importante que en la empresa sólo exista máximo 2 Administradores para
conservar la integridad de la información.

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4. De clic en el botón Nuevo usuario

Aparecerá la ventana Nuevo Usuario.

5. Capture los datos solicitados en la pantalla y de clic en el botón Aceptar. El campo de

Contraseña permite caracteres.

6. Para cerrar la ventana de administración de usuarios, presione el botón Aceptar.

CONTROL DE INICIO DE SESIÓN EUROSSAD

Para mantener la integridad de la información de los gráficos, formatos, carpetas creadas, etc.,
Eurossad cuenta con un módulo de control de acceso, el cual niega el acceso al sistema sí se ha
iniciado en múltiples equipos con la misma cuenta de usuario.

La siguiente imagen muestra el mensaje de advertencia:

Se muestra de manera clara que el usuario ya inicio sesión desde otro equipo por lo cual no le
permitirá acceder a la herramienta hasta que se cierre en el otro equipo.

NOTA: También puede desplegarse la alerta debido a un mal cierre de Eurossad, lo cual provoca que la sesión no
termine de manera correcta en estos casos es importante llamar al equipo de soporte técnico de Eurosoft.

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CREACIÓN DE UN NUEVO GRÁFICO

Para crear un nuevo gráfico (Sistema, Proceso, Procedimiento, Instrucción, Persona) se deben
seguir los siguientes pasos:

1. Elija Nuevo en el menú Archivo y seleccione el tipo de documento.

Aparecerá el panel de tareas Nuevo gráfico

Explorador de carpetas

Nueva
Carpeta

Datos del
Gráfico

Comentario Los campos: Nombre, Autor, Referencia son obligatorios para poder hacer un
nuevo diagrama de cualquier Nivel.

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2. Seleccione la Carpeta donde se almacenará el nuevo gráfico. Para generar una nueva
Carpeta (Ver pag. 49).

Comentario Es muy importante que al momento de hacer un nuevo Gráfico verifique

que lo va a generar en la carpeta adecuada.

3. Coloque el cursor en Nombre del Gráfico y escriba el nombre.

4. El Nombre del Autor se colocará en automático en función de la cuenta con que se

accedió a la aplicación.

5. Escriba la Referencia o Código correspondiente.

Se escribe un nombre corto basado en un código interno de la empresa para identificar
el gráfico.

6. Pulse el botón Generar gráfico para generar la hoja de trabajo y automáticamente

aparecerán los datos capturados en el encabezado del gráfico.

La hoja del Nivel 1Sistema, Nivel 2Procesos y Persona se presenta en forma

Horizontal y para los gráficos de Nivel 3Procedimiento y Nivel 4Instrucción se
presenta en forma Vertical.

La apariencia de su pantalla será similar a la mostrada en la siguiente ilustración

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PROPIEDADES DEL GRÁFICO

Para ingresar a las Propiedades del gráfico ,dentro de la barra de herramientas Eurosoft de
clic en el icono de Propiedades del gráfico. Aparece la Pantalla de Propiedades del gráfico.

Generales
.
Referencia. Cambio de
Autor. versión/edición
Responsable. Fecha de
Creación
Objetivo.

Alcance
.

1. Generales.

Nombre. Para cambiar el nombre del gráfico (Ver pág. 40).

Modificar Referencia. Cambie la referencia directamente en el campo y de clic en
Aplicar.
Modificar Autor. Cambie el nombre directamente en el campo y de clic en Aplicar.

Modificar Fecha.
a. De clic en la pestaña del campo de Fecha, se desplegara un calendario.
b. Seleccionar el mes y el día
c. De clic en Aplicar.

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Asignar Responsable. Es la persona responsable del gráfico, al capturar el nombre se

almacenará en la Base de Datos para poder utilizarlos posteriormente en otros gráficos.

Nuevo Responsable
a. De clic en el botón de Agregar responsable
aparecerá la siguiente pantalla.
b. Escribe el nombre de la persona Responsable y de
clic en Ok

Editar Responsable
c. Seleccione el nombre que requiere editar.

d. De clic en el botón Editar y aparecerá una pantalla en donde puede editar el

nombre.

Eliminar Responsable
e. Seleccione el nombre que quiere eliminar.
f. De clic en el botón Eliminar y
aparecerá la siguiente pantalla con
el nombre que selecciono.

g. De clic en Si para eliminar al Responsable seleccionado.

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Eurossad 4.4.40

Nueva Versión Cuando el gráfico sufre un cambio importante hay que generar una
nueva versión del gráfico.
a. De clic en el botón + para cambiar el número de versión
b. Aparecerá una pantalla, si se quiere guardar la versión anterior hay que dar clic
en Si de lo contrario hay que dar clic en No.

Los gráficos se almacenan en el apartado de Versiones (Ver Pág.10).

c. Finalmente para reflejar el cambio en el gráfico de clic en Aplicar.

Nueva Edición Cuando el gráfico surge una modificación que no es de mucho impacto
en el documento hay que generar una nueva edición (Ejemplo: ortografía, vínculos, etc.)

a. De clic en el botón + para cambiar el número de edición

b. Aparecerá una pantalla, si se quiere guardar la edición anterior hay que dar clic
en Si de lo contrario hay que dar clic en No.

Los gráficos se almacenan en el apartado de Versiones (Ver Versiones

anteriores).

c. Finalmente para reflejar el cambio en el gráfico de clic en Aplicar.

Objetivo Se coloca el cursor en el campo y se describe el producto que se quiere obtener

y en función de tipo de gráfico aparece: N1: Misión, N2: Propósito, N3:Objetivo, N4:
Especificación.

Alcance se coloca el cursor en el campo y se escribe el Alcance del Gráfico.

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2. Glosario de términos.

En esta sección se almacenan definiciones de terminos a manera de un pequeño diccionario las

cuales pueden ser referenciadas a los gráficos para la definición de conceptos muy puntuales.

Definir Nuevo término

a. De clic en el botón Nuevo, aparecerá la
siguiente pantalla

Escriba en el campo de Término la palabra a definir y en el campo de Definición

escriba la descripción.
b. Una vez escrita la descripción de
clic en Aceptar.

Se colocara el termino en la
columna derecha Términos
disponibles y la descripción
aparecerá en la parte inferior.

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Eurossad 4.4.40

Modificar término
c. Dentro de los Términos disponibles seleccione el término que quiere Modificar.
d. Al dar clic en el botón de Modificar aparecerá una pantalla con el término y su
descripción en donde se puede modificar el contenido, al terminar de clic en
Aceptar.

Eliminar término
e. Dentro de los Términos disponibles seleccione el término que quiere Eliminar.
f. Al dar clic en el botón de Eliminar, aparecerá una pantalla con el nombre del
término que quiere eliminar, de clic en Aceptar.
Si el término esta utilizado en algún gráfico no podrá eliminarse, aparecerá una
pantalla similar a la siguiente ilustración.

3. Versiones
Se almacenan las versiones anteriores del gráfico que se está consultando.

Se cambió el rol de recepcionista por coordinador

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Abrir Gráfico Versión Histórica.

a. Seleccione el gráfico que desea abrir y de clic en Abrir gráfico
Cuando se abre el gráfico es Solo de lectura por lo que no se puede guardar
dentro de la BD de Eurossad.

Eliminar Gráfico Versión Histórica.

b. Seleccione el gráfico que desea eliminar y de clic en Eliminar gráfico. Si se
elimina un Gráfico NO se puede recuperar.

4. Novedades

En este apartado se escriben el motivo de los cambios que se realizan durante la

elaboración de un gráfico y al generar una nueva versión se almacenaran para consultas
posteriores.

Se incluyen las actividades de levantar ticket.

De forma predeterminada al realizar una nueva versión/edición la aplicación le solicitara las

novedades de la versión/edición. En la sección de novedades puede modificarse dicha
leyenda.

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Eurossad 4.4.40

5. Documentos vinculados

En este apartado se visualizan los gráficos y documentos que estén vinculados a un gráfico.
Para garantizar que en la etapa de la consulta del sistema documental se encuentren todos
los gráficos con sus respectivos links en el apartado de Gráficos podemos generar en
Formato Web los gráficos vinculados.
Por otra parte en el apartado de Documentos vamos a poder abrir los formatos y también se
podrán mandar a Imprimir.

6. Propiedades Extendidas

En esta sección podrá generar definiciones de uso global que pueden ayudarle a definir
conceptos generales y cuyo contenido puede ser aplicado de forma general a todos los
gráficos o puede ser utilizado en forma particular a un gráfico en específico.

De forma predeterminada esta sección no se encuentra habilitada para habilitar esta sección:

a. En el menú de Archivo seleccione “Opciones de

Configuración”.

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b. Dentro de la ventana de Opciones seleccione el apartado “General”.

c. Active la opción “Habilitar propiedades extendidas para los gráficos”.

d. De clic en el botón “Aceptar”.

e. La sección de “Propiedades Extendidas” aparecera en las propiedades del

Gráfico.

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Eurossad 4.4.40

MANEJO DE FORMAS DE SISTEMA

En el gráfico de Nivel 1 se definen los principales procesos de la Organización, son

totalmente abstractos y tienen que responder a la Misión de la Organización.

Dentro de las Formas de clic en Formas de Nivel 1.

1. Seleccione la forma Proceso y deslícela a la hoja de trabajo

2. Una vez seleccionada la forma, escriba el nombre del proceso correspondiente.
Coloque el número de Procesos necesarios para definir la Organización.

3. Seleccione la forma Entidad Externa y deslícela a la hoja de trabajo

4. Una vez seleccionada la forma, escriba el nombre de la entidad externa.
Normalmente sólo se colocan dos Entidades Externas y se colocan en los extremos
de los Procesos.

Colocar Relleno

Para colocar el relleno a una forma es muy fácil, a continuación se describen los pasos:

a. Selecciona la forma a Rellenar

b. De clic en la Sección Estilos de Forma del Menú Inicio y seleccione Relleno

c. Si requiere de más opciones de Relleno seleccione la “Opciones de Relleno..”

d. Dentro del apartado de Relleno puede colocar

Color, Trama y Color de trama.
e. Una vez colocado el relleno de clic en Aplicar y
después en Aceptar.

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5. Selecciona la forma Contenedor y enmarque los diferentes tipos de Procesos.

 Procesos Directivos
 Procesos de Realización
 Procesos de Soporte
6. Escriba el nombre del tipo de procesos.

7. Dentro de la Galería de formas seleccione Fondos.

8. Seleccione un fondo que le agrade y desplácelo a la hoja de trabajo.

Si quiere cambiar el fondo por otro, seleccione el nuevo fondo y desplácelo a la hoja
de trabajo.
Si quiere retirar el fondo colocado y dejar la hoja en blanco, dentro de las Formas de
Fondos seleccione el icono que dice Ningún fondo y desplácelo a la hoja de trabajo.

La apariencia de la hoja deberá ser similar a la mostrada en la siguiente ilustración

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MANEJO DE FORMAS DE PROCESOS

En el gráfico de Nivel 2 se analiza el Proceso y se identifican los procedimientos con los

que cumplen el Propósito de dicho Procesos y responden a la pregunta ¿Por qué? o
¿Para qué?

Dentro de las Formas de clic en Formas de Nivel 2.

1. Seleccione la forma Proceso y deslícela al centro de la hoja de trabajo.

2. Seleccione la forma y modifique su tamaño por medio de sus conectores verdes que
se encuentran en el contorno.

3. Escriba el nombre del proceso a analizar.

Alineación Texto
Para darle formato al Texto es muy fácil, a continuación se describen los pasos:

a. Seleccione la forma que desea cambiar el formato del Texto

b. Dentro de Inicio seleccione Párrafo.

c. Describirlo dando clic directamente en la sección de Párrafo.

d. Seleccione la opción “Alinear Arriba”

e. De clic en Aplicar y posteriormente en

Aceptar.
La forma quedara como la siguiente
ilustración.

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4. Coloque Relleno al Proceso (Ver pág. 12).

Automatismo: A partir del N2 se cuenta con el automatismo de conexión, para ello se

debe dejar seleccionada la figura en la hoja de trabajo y posteriormente desplazar la
figura, a la hoja de trabajo, con la que se quiere hacer la conexión.

5. Coloque los Procedimientos del Proceso

6. Escriba el Nombre de los procedimientos
7. Coloque la Flecha conectora, seleccione la Flecha conectora y arrástrela hacia un
procedimiento, coloque el inicio de la flecha en un extremo del procedimiento hasta
que se conecte, es decir cambia a color Rojo, posteriormente arrastre la punta de la
flecha hacia el otro procedimiento hasta que se conecte.

8. Coloque el texto del Paquete, de clic sobre la forma Paquete y escriba el texto
correspondiente.

9. Coloque los procesos y sus respectivas interrelaciones. Debe quedar similar a la

siguiente ilustración.

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MANEJO DE FORMAS DE PROCEDIMIENTOS

En este Gráfico de Nivel 3 se describen los procedimientos de la organización.

Responde a las preguntas “¿Quién hace qué? ¿Qué se hace?”.

Para crear un nuevo gráfico se deben hacer los siguientes pasos:

Dentro de las Formas de clic en Formas de Nivel 3.

1. Seleccione el Rol Interno o Rol Externo según el procedimiento a desarrollar y

colóquelo en la hoja de trabajo. Coloque todos los roles que conforman el
procedimiento.

Automatismo Al colocar los roles en la hoja de trabajo automáticamente se van

Alineando Verticalmente en el orden en el que se coloquen.

2. Escriba el Nombre de los Roles colocados en la hoja de trabajo.

Definición de Roles.

Con Eurossad podemos definir los Roles con la ventaja que se almacenan en una BD,
para su utilización en otros procedimientos y así mantener una congruencia entre los
roles.

Nuevo Rol
a. De doble clic sobre un Rol
b. Escriba el nombre del Rol y su
descripción.
c. De clic en Aceptar

Si el Rol ya está dado de alta aparecerá la siguiente imagen.

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Seleccionar Rol Existente

a. De doble clic sobre un Rol

b. De clic en el botón “Seleccionar

un rol existente” que aparece en la
ventana de Definición del Rol.

c. Seleccione un Rol

d. Den clic en Aceptar

Acceso rápido a nombre de Rol.

Para no deslizarnos del final de la hoja al principio de la misma, presionar Ctrl+clic en un

carril para visualizar el rol de manera rápida.

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Eurossad 4.4.40

Explorar Roles

Para poder explorar los Roles que están dados de alta en el sistema se debe abrir un
Gráfico de Nivel 3 Procedimiento. Con el Explorador de Roles se puede:
a. Visualizar todos los roles que están dados de alta en el sistema.
i) De clic en el icono Administrador de Roles Explorar Roles que está en la
Barra de Herramientas de Eurossad.

b. Modificar Roles.
1. Seleccione el Rol que quiera Modificar
2. De clic en el botón Modificar
3. Realice la modificación
4. De clic en Aceptar.

Automatismo Todos los procedimientos e Instrucciones que contengan el Rol que se

modificó se actualizara automáticamente cuando se vuelva a consultar en Eurossad.

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 Eurossad 4.4.40

c. Eliminar Roles.
1. Seleccione el Rol que quiera Eliminar
2. De clic en el botón Eliminar
Si el Rol está en otro procedimiento
no se podrá borrar y aparecerá una
imagen similar a la siguiente.

Para poder Eliminarlo hay que borrar los Roles

en los procedimientos e Instrucciones que lo
contengan.

Distribuir Roles en Hoja de Trabajo

Si se borra un Rol de la hoja de trabajo para alinear nuevamente los roles en las
columnas de un clic en el icono de Distribuir los Roles en la página que se encuentra
en la Barra de Herramientas de Eurossad.

Iniciar la Diagramación de un Procedimiento

1. Seleccione el icono de Inicio y colóquelo debajo del rol que dispara el procedimiento.
2. Seleccione el icono de Instrucción y colóquelo debajo del inicio y escribe el texto de
la instrucción.
3. Seleccione la Flecha Conectora y conecte el inicio con la Instrucción.

4. Seleccione la Información de la Flecha Conector y escriba el texto correspondiente.

Automatismo Selecciona una instrucción y después coloque otra instrucción de la galería

hacia un punto más bajo, automáticamente aparecerá la Flecha Estándar que las unirá.

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 Eurossad 4.4.40

Insertar Comentario
Para insertar un Comentario se puede hacer de dos formas:

a. Seleccione la Instrucción y de clic en el icono Comentario que está en la barra de

herramientas Eurossad.

b. Otra forma de clic derecho del ratón sobre la

Instrucción y seleccione Comentario.

c. Aparece la Pantalla de Comentarios de forma

Esta ventana contiene

funciones comunes de
procesadores de texto.

El Comentario de una instrucción atribuye a la forma una nota, para hacer una
descripción según se establece en la metodología.

d. De clic sobre la Pantalla y escriba el comentario correspondiente.

e. Pulsa el botón Guardar

Aparecerá en la parte superior derecha de la forma un icono,
para poder ver el comentario sólo hay que colocar el cursor
sobre la forma y automáticamente se despliega el texto.

5. Seleccione el icono de Documento.

Colóquelo a un costado de la Instrucción y escriba el nombre del documento.
6. Una el punto amarillo (diamante) a la Instrucción esto se hace para identificar a que
Instrucción aplica el documento en caso de que se llegue a mover.

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 Eurossad 4.4.40

7. Seleccione el icono Macro Instrucción y colóquelo en la columna correspondiente.

Esta instrucción se utiliza cuando varias instrucciones sucesivas o alternativas recaen

sobre un único y mismo rol, se pueden unir bajo un título más global.

8. Seleccione el Operador “O” y colóquelo debajo de la

Macro Instrucción.
Para cambiar el punto de conexión de clic sobre el botón
derecho del ratón y seleccione Conector abajo.

Instrucción Colaborativa

Para colocar una Instrucción Colaborativa, hay que hacer lo siguiente:

a. Colocar una Instrucción debajo de un rol participante.

b. De clic en el icono Definir colaboración que se encuentra en el menú Eurosoft.

Se despliega una pantalla con los roles que participan en el Procedimiento.

c. De clic sobre el recuadro de los roles involucrados y enseguida de clic en el icono

Aceptar.

Aparecerá una instrucción debajo de los roles seleccionados y estarán unidas por una
flecha horizontal y con sus respectivas responsabilidades.

Escribe que hace exactamente cada uno de los roles involucrados.

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Eurossad 4.4.40

d. Determina la Responsabilidad dando clic derecho sobre la forma y seleccionando la

participación.

Comentario Después de cada Instrucción Colaborativa la flecha conector hacia la

próxima instrucción debe salir siempre de la instrucción responsable.

Asignar Instrucción a un Rol

a. Seleccione la Instrucción que desea cambiar a otro Rol.

b. De clic derecho y seleccione Asignar al

rol

c. Seleccione el Rol de asignación y de Aceptar.

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 Eurossad 4.4.40

Abrir Galería de Iconos

a. Dentro del menú Archivo seleccione Galerías.

Se despliega una ventana la cual contiene diferentes rubros de formas.

b. Seleccione el rubro de formas que desea consultar.

Se colocara la galería seleccionada en la columna de Formas de Eurossad.

Validar Gráfico.
Esta función sirve para validar y mantener el control referencial de los links a Formatos,
Gráficos y Roles.

Se recomienda activarlo cada vez que se termina un gráfico o cuando se abre un gráfico
desde Abrir Vínculo.

Al dar clic en el botón Validar Gráfico aparece una ventana como la siguiente ilustración,
indicando el proceso de Validación.

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MANEJO DE FORMAS DE INSTRUCCIONES

En este Gráfico de Nivel 4 se describen las instrucciones de trabajo.

Responde a la pregunta “¿Cómo se hace?”.

1. De clic en el botón “Preparar Gráfico” que está en la Barra de Herramientas de

Eurosoft.

2. De doble clic en el Rol y dentro de los Roles Existentes

seleccione el Rol correspondiente.
Si no está dado de alta Defina un Nuevo Rol (Ver Pág. 16).

3. Dentro de las Formas de clic en Formas Nivel 4.

Automatismo El Rol y los encabezados se pueden colocar de forma independiente y

se colocan automáticamente en la columna que les corresponde, sólo hay que
seleccionarlos de la galería y deslizarlo hacia la hoja de trabajo.

4. Coloque una instrucción Anterior y escriba el nombre de la instrucción anterior.

5. Coloque un Rol Destino / Procedencia y escriba el nombre del rol que desempeña
la instrucción anterior.
Es para dar referencia de la instrucción de trabajo realizada anterior en procedimiento
donde se desprende la Instrucción actual. Si la Instrucción anterior es el mismo Rol
que la realiza no se coloca Rol Destino/Procedencia.

6. Seleccione el icono de Actividad y deslícela a la hoja de trabajo.

7. Escriba el nombre de la Actividad.
Coloque las dos Actividades siguientes con sus respectivas anotaciones.

Automatismo Igual que en el Nivel 3 se pueden utilizar las funciones de automatización

en lo que se refiere a unir las Actividades.

8. Seleccione el icono de Pregunta de Control y deslícela a la hoja, se colocara

automáticamente en la columna correspondiente.

9. Escriba entre paréntesis la pregunta apropiada que se debe hacer la persona que
este ejecutando la Actividad.

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 Eurossad 4.4.40

10. Seleccione la Línea de control, se distingue por ser de color Azul.

11. Una la Actividad con la Pregunta de Autocontrol

12. Seleccione el icono de Decisión y deslícela a la hoja se colocara automáticamente

en la columna correspondiente.

13. Escriba la decisión.

14. Seleccione la Línea de decisión y une la Pregunta de Autocontrol con la Decisión.

En dado caso que el resultado de la pregunta del Plan de auto-control sea “Si” de
doble sobre la flecha y escriba Sí.

Automatismo Igual que en el Nivel 3 se pueden utilizar las funciones de automatización

en lo que se refiere a unir la Pregunta de Autocontrol y Decisión.

15. Pulse el botón Guardar en la barra de herramientas Estándar para almacenar el

documento.

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Eurossad 4.4.40

MANEJO DE FORMAS PERSONA

En este Gráfico de Persona se definen los Roles en los que participa y los diferentes
procedimientos dentro del sistema así como el tiempo que asigna a cada Rol.

1. Dentro de las Formas de clic en Formas Persona.

Automatismo: En este gráfico todas las formas estan automatizadas por lo que solo hay
que seleccionar la forma y deslizarla a la hoja de trabajo, automáticamente se colocará
en el lugar que le corresponde.

2. Seleccione la forma Puesto y deslícela hacia la hoja de trabajo.

3. De doble clic sobre la forma Puesto, seleccione Nombre de Puesto y escriba el

nombre del puesto.

4. Seleccione la forma de Actor y deslícela hacia la hoja de trabajo.

5. Escriba el nombre completo de la persona.
6. Seleccione la forma Rol y deslícela hacia la hoja de trabajo.
7. Coloque el número de roles que contenga la persona.

Nota: Actualmente se cuenta con la forma persona Mujer y Hombre.

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 Eurossad 4.4.40

Ajustar Posición del Actor

De clic en el botón “Ajustar posición del Actor” que esta sobre la Barra de
Herramientas Eurossad.
Se despliega la ventana para Ajustar la posición central del gráfico.

Funcionalidad:
a. Posición central (origen). Este apartado sirve para mover al Actor de posición
ya sea de forma horizontal Origen X o vertical Origen Y, al ir modificando la
coordenada se puede ver cómo va cambiando la posición.

b. Separación entre. Este apartado sirve para mover los roles y la escala de
tiempo.
i. Actor y Rol. Se define la distancia del Rol respecto al Actor, es decir
alejar o acercar el rol.
ii. Puntos de Conexión. Se define la distancia de la Escala respecto al
Actor, es decir, alejar o acercar la escala.

8. Dentro de Actor y Roles modifique con el punteo superior a un valor de 60.

9. Dentro de Puntos de Conexión modifique con el puntero superior a un valor de 17

Asignar Rol
Contrario a la versión anterior del Eurossad ya pueden definirse roles Internos y Roles
Equipo como lo muestran las siguientes imágenes.

A) Rol Interno.

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Eurossad 4.4.40

B) Rol Equipo.

10. De doble clic sobre un Rol

11. Dentro de la Lista de Roles, seleccione el rol asignado y de clic en Aceptar.

Automatismo: Se colocarán alrededor de cada rol los procedimientos en donde participa

el Rol definido.

El gráfico se vera similar a la siguiente ilustración.

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 Eurossad 4.4.40

Distribuir Roles

Si por alguna circunstancia se tuvieron que borrar o mover los roles de su lugar y desea
acomodarlos nuevamente a su lugar de origen realice lo siguiente.

De clic en el icono Distribuir roles que se encuentra en la Barra de Herramientas

Eurossad.
Automáticamente se colocaran en su lugar de origen.

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 Eurossad 4.4.40

Ajustar Porcentaje

a. Seleccione una regla de porcentaje de participación

b. De clic en el botón Ajustar porcentaje que se encuentra en la Barra de Herramientas
Eurossad.
c. Ajuste el porcentaje deseado por medio de las
flechas y de clic en Aceptar.

Otra forma de cambiar el porcentaje es hacerlo manualmente sobre la regla.

a. Seleccione una regla de porcentaje de participación

b. Seleccione el diamante amarillo y trasladelo hacia arriba o hacia abajo, el porcentaje

cambiará conforme se mueva el diamante.

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 Eurossad 4.4.40

CAPTURAR DE DOCUMENTOS (FORMATOS, DOCUMENTOS Y EXTERNO)

1. En el menú Archivo de clic en Nuevo y en la sección Otros Documentos

Formatos, Documento, Externos, documentos

documentos documentos Externos a la empresa
Que se utilizan para Internos, que se Que se utilizan para
registrar utilizan brindar
información. Para brindar información.(Ejemplo:
información, son sólo Normas, Manuales de
de consulta. maquinaria, Leyes, etc.)

2. De clic en icono dependiendo el tipo de documento que

quiere ingresar al sistema y busque en su explorador el
documento.

3. De doble clic sobre el documento o de clic en el botón

Abrir.

4. Seleccione la Carpeta en donde se

almacenará el Documento Externo,
si no existe la carpeta (Ver pag.49).

5. Llene el campo de Referencia

6. Finalmente de clic en Cargar formato.

Aparecerá una ventana con la leyenda “El documento fue almacenado correctamente”.

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Eurossad 4.4.40

7. De clic en Aceptar.

8. En caso de que ya exista un documento con el mismo

Nombre o Referencia aparecerá una ventana como la
siguiente ilustración.

De clic en el botón Si o No dependiendo de la acción a

seguir.

VINCULAR

Vincular Gráfico

1. Seleccione la Forma (Proceso, Procedimiento, Instrucción o Actividad) a vincular.

2. De clic con el botón derecho del ratón y
seleccione Vincular o de clic en el icono

Vincular forma que se encuentra

en la Barra de Herramientas Eurosoft.

Se despliega la pantalla Vincular Forma.

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 Eurossad 4.4.40

Seleccione este botón si quiere vincular un Gráfico Eurossad de cualquier Nivel.

Seleccione este botón si quiere vincular un Gráfico de Persona.

Seleccione este botón si quiere vincular una liga a una página Web.

3. Dentro de la ventana Vincular forma de clic en el icono Documentos

Eurossad y busque el gráfico dentro de la carpeta correspondiente.

4. Seleccione el gráfico y de clic en Aceptar.

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Eurossad 4.4.40

5. Para contar con un Control Referencial se recomienda activar el campo de

“Actualizar automáticamente el texto de la forma”.
6. Finalmente de clic en Aceptar.
El texto de la forma vinculada quedara con el nombre del gráfico y subrayada,
representando que hay un vínculo.

Contratación

Vincular Documento

1. Seleccione la Forma Documento a vincular.

2. De clic con el botón derecho del ratón y seleccione Vincular o de clic en el icono
Vincular forma que se encuentra en la Barra de Herramientas Eurosoft.

3. Seleccione el apartado Otros Documentos.

Seleccione este botón si quiere vincular un formato.

Seleccione este botón si quiere vincular un documento interno, se utilizan

para brindar información y son sólo de consulta.

Seleccione este botón si quiere vincular un documento externo a la empresa,

se utilizan para brindar información.

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 Eurossad 4.4.40

4. Dentro de la estructura de
carpetas seleccione el
Documento que desea vincular
y de clic en Aceptar.

5. Dentro de Vincular forma

De clic en Aceptar.

El El texto de la forma vinculada quedara con el Nombre del Documento,

Referencia y subrayada, representando que hay un vínculo.

Abrir Vínculo

1. Seleccione la forma con Vínculo

2. De clic derecho y seleccione Abrir Vínculo

Eliminar Vínculo

1. Seleccione la forma con Vínculo

2. De clic derecho y seleccione Eliminar
Vínculo

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Eurossad 4.4.40

Aparece una venta de advertencia con la leyenda ¿Desea eliminar el vínculo de esta
forma?

3. Para eliminar de clic en Sí.

GENERAR UN GRÁFICO EN HTML

Construidos los gráficos la herramienta tiene la capacidad de generar una publicación

web de los archivos deseados.

1. Abra los gráficos que se van a generar en HTML

2. Oprime el icono Generar página Web que está en la Barra de Herramientas

Eurosoft.

3. Esta función esta también disponible desde el menú de Archivo>Exportar

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 Eurossad 4.4.40

Aparecerá la ventana de Generar página Web del gráfico.

Si el gráfico contiene Documentos Externos vinculados y quiere incluirlos en la

generación Web active el campo “Incluir archivos vinculados”.

Las opciones de generación son:

 Generar página web solo del documento activo.- Se genera solo el archivo
web que está activo.
 Generar en cascada a partir del documento activo.- Se generan todos los
archivos que se encuentran vinculados al archivo desde donde se realiza la
generación.
 Generar página web de diseño/edición.- Es una alternativa de generación en
caso de estar integrados con el portal Euroserver Process Portal.
 Generar presentación web.- Genera una presentación web de los archivos
seleccionados. Los cuales se pueden navegar desde los links o mediante un
índice.

Importante. En la generación en Cascada debe estar abierto sólo el grafico principal

donde están vinculados todos los gráficos y Documentos externos.

4. De clic en Generar página.

Espere a que se genere el documento.

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Eurossad 4.4.40

5. Una vez generado aparece un mensaje que dice “Se creó correctamente la página
¿Desea abrir la página generada?

6. De clic en el botón Si

Al desplegarse la presentación Web hay que

desactivar el candado de seguridad para poder
tener acceso a la información del gráfico.

7. De clic sobre el campo de seguridad y

seleccione la opción “Permitir contenido
bloqueado”.

8. Arrojara la ventana “Advertencia de

seguridad” de clic en Sí.

9. Una vez desactivado el campo de

seguridad se podrá tener acceso a los
vínculos e información del gráfico.

Importante: Todos los documentos generados se almacenan de forma predeterminada

en la dirección:
C:\Eurosoft\Eurossad\Web

bajo una notación que obedece al tipo de documento y un código de la base de datos:

10. Una vez generados todos los gráficos ciérrelos.

11. Abra el Explorador de Windows
12. Busque el archivo donde se va acceder a los gráficos siguiendo la ruta que apareció
anteriormente.

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 Eurossad 4.4.40

13. Dentro de la Carpeta Web busque dentro de los archivos .HTML el código del
documento que desea abrir.

14. Seleccione el documento y dé doble clic.

15. Es posible también abrir el documento desde la ventana de apertura. Desde el menú
de Archivo > Abrir
 Seleccione la pestaña Documentos Web
 Seleccione el archivo que desea abrir
 De clic en el botón “Abrir documento”

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GENERAR UN GRÁFICO EN WORD

1. Abrir el gráfico que desea generar en Word

2. De clic en el icono “Generar documento en formato Word” que está en la barra

de herramientas Eurosoft.

Aparecerá una ventana indicando el progreso de la generación del documento Word.

3. Al finalizar la generación aparecerá la siguiente ventana indicando que Se creó

correctamente el documento, de clic en Si para visualizar el documento.

El documento se divide en tres hojas la primera contiene las propiedades del gráfico la
segunda el Gráfico y en la tercera están los comentarios.

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 Eurossad 4.4.40

4. Guarde el Documento generado en donde guste.

Automatismo: Para que aparezca el Logotipo de su Empresa de manera automática en la

generación Word hay que copiar el Logo en la Plantilla Model.rtf.

ABRIR GRÁFICO
1. Dentro del menú de Archivo de clic en el icono Abrir

2. Aparecerá la ventana Abrir ubique el grafico que desea abrir y de clic en el botón Abrir
gráfico.

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 Eurossad 4.4.40

3. Si el grafico ya ha sido abierto desde el mismo equipo o en otra licencia Eurossad desplegara el
siguiente mensaje.

Dentro del mensaje especifica que está en uso y el Usuario que lo tiene abierto.

NOTA: Si en Gráficos no se guardó o cerro de forma correcta desplegara el mismo mensaje, en estos casos es
importante llamar al equipo de soporte técnico de Eurosoft.

RENOMBRAR GRÁFICO

1. Cierre el gráfico que desea Cambiar el Nombre

2. De clic en Abrir Documento
3. Seleccione el gráfico
4. De Clic en el botón Renombrar gráfico

Si el gráfico está vinculado a otros gráficos aparecerá un

mensaje con la lista de dichos gráficos.

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 Eurossad 4.4.40

5. Si realmente quiere cambiar el nombre de clic en Sí.

6. Escribe el nuevo nombre en el campo y de clic ok.

7. Abra el gráfico con el Nuevo Nombre para actualizar el

gráfico.

MOVER GRÁFICO DE CARPETA

1. Cierre el gráfico que desea cambiar de Carpeta

2. De clic en Abrir Documento

3. Seleccione el gráfico

4. De clic en el botón Mover gráfico a...

Si el gráfico esta vinculado a otros gráficos aparecerá un mensaje con la lista de dichos gráficos

5. Si realmente quiere cambiar de Carpeta de clic en Sí.

6. Aparecerá la ventana donde hay que seleccionar la

carpeta donde desea mover el gráfico y de clic en el
botón Mover.

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Borrar Gráfico
1. Cierre el gráfico que desea Borrar

2. De clic en Abrir Documento

3. Seleccione el gráfico
4. De clic en el botón Borrar gráfico

5. Si realmente quiere Borrar el gráfico de clic en Sí.

Si el gráfico que quiere Borrar esta vinculado a otros gráficos

aparecerá un mensaje con la lista de dichos gráficos y No se
podrá Borrar.

6. De clic en Aceptar.

Para poder Borrar el gráfico se tiene que Eliminar los vínculos de los gráficos en los que tiene
referencia.

Buscar Gráfico

1. De clic en el icono Abrir Documento

que se encuentra en el Menú de Archivo.

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 Eurossad 4.4.40

2. En la parte inferior se encuentran los campos para realizar la búsqueda, hay dos tipos de
búsqueda:

a. Búsqueda por carpetas: Dentro del campo “Tipo de gráfico” selecciona la

categoría del gráfico que quiere buscar y Dentro del Campo “Nombre del gráfico”
escriba el título del Gráfico que quiere buscar.

b. Búsqueda Global: Hay que seleccionar el campo Búsqueda global desaparecerá la

ventana de las carpetas para hacer la búsqueda global.

Automatismo: En ambos casos conforme se escriba el nombre del archivo que se quiere
encontrar en la lista aparecerán los archivos similares con el nombre.

ABRIR DOCUMENTO
1. Dentro del menú de Archivo de clic en el icono Abrir

2. Aparecerá la ventana
Abrir ubique la categoría
de documento que desea
abrir.

3. Selecciones el archivo.

4. De clic en el boton “Abrir

formato”.

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Eurossad 4.4.40

NUEVA VERSIÓN / EDICIÓN

1. Seleccione el Documento

2. De clic en el botón Nueva Versión/Edición

3. Posteriormente aparecerá la ventana

4. “Seleccionar archivo de la nueva

versión/edición” busque el documento en
su PC y selecciónelo.

5. Finalmente de clic en Abrir.

PROPIEDADES DOCUMENTO

1. Seleccione el Documento
2. De clic en el botón Propiedades
3. En el apartado de Generales podrá:
a. Modificar la Referencia y
b. Capturar las Notas de Versión.

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 Eurossad 4.4.40

4. En el apartado de Versiones podrá consultar

el historial de las versiones del documento y
en caso que requiera podrá abrir el
documento para observar los cambios.

RENOMBRAR DOCUMENTO

1. De clic en Abrir Documento

2. Seleccione el Documento

3. De Clic en el botón Renombrar

Si el documento está vinculado a otros gráficos aparecerá un

mensaje con la lista de dichos gráficos.

Si realmente quiere cambiar el nombre de clic en Si

4. Escribe el nuevo nombre en el campo y de clic ok.

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 Eurossad 4.4.40

MOVER DOCUMENTO DE CARPETA

1. De clic en Abrir Documento

2. Seleccione el Documento

3. De clic en el botón Mover

Si el gráfico está vinculado a otros gráficos aparecerá un mensaje con la lista de dichos gráficos

4. Si realmente quiere cambiar de Carpeta de clic en Sí.

5. Seleccione la nueva Carpeta de almacenamiento.
6. De clic en el botón Mover.

ACTUALIZAR ORIGEN
Esta función se utiliza cuando se requiere hacer una actualización (cambio) del Documento que NO
amerita un cambio de Versión o Edición.

1. Desde la ventana de apertura Seleccione el

Documento
2. De clic en el botón Actualizar Origen
3. Posteriormente aparecerá la ventana “Seleccionar
archivo de la nueva versión/edición” busque el
documento en su PC y selecciónelo.
4. Finalmente de clic en Abrir.

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 Eurossad 4.4.40

BORRAR DOCUMENTO

1. De clic en Abrir
2. Seleccione el tipo de Documento
3. De clic en el botón Borrar
4. Si realmente quiere Borrar el Documento de
clic en Sí.

Si el Documento que quiere Borrar está vinculado a un gráfico aparecerá un mensaje con la lista de
los gráficos y No se podrá Borrar.

ABRIR DOCUMENTOS WORD

1. En el menú archivo de clic en

Abrir Documento

2. De clic en apartado Documento Word.

3. Seleccione el Documento Word que quiere

visualizar.

4. De clic en el botón Abrir Documento.

BORRAR DOCUMENTO WORD

1. De clic en Abrir Documento

2. De clic en apartado Documento Word.

3. Seleccione el Documento Word que quiere borrar.

4. De clic en el botón Borrar Documento.

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Eurossad 4.4.40

ABRIR DOCUMENTOS WEB

1. De clic en Abrir Documento

2. De clic en apartado Documento Web.

3. Seleccione el Documento Web que

quiere visualizar.

4. De clic en el botón Abrir Documento.

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 Eurossad 4.4.40

PERSONALIZAR GALERÍAS

Esta sección tiene como objeto explicar cómo se pueden definir formas particulares (logotipos,
Clip-art en función de la actividad o de la cultura de la empresa).

1. Dentro del menú Insertar de clic en Imágenes

2. Seleccione la imagen desde su explorador y de doble clic sobre la imagen o de clic

en el botón abrir.

3. Coloque la forma (Logotipo, clip-art, etc.) sobre la hoja y ajuste el tamaño.

4. A continuación desplace la forma a la galería, Mis Formas

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Eurossad 4.4.40

5. Aparecerá una ventana con la leyenda “La galería de símbolos es de sólo lectura….”
Dar clic en Sí.

6. Cambie el nombre de la figura dando un clic sobre el texto.

De un clic sobre el
nombre Master y
enseguida escribe el
nombre deseado.

7. De clic en el icono de Guardar que está del lado derecho

Una vez que se tienen todas las figuras en la nueva Galería se hace lo siguiente

8. De clic en asterisco rojo y seleccione Modificar galería de símbolos

El asterisco va a desaparecer y la galería esta lista para usarse posteriormente en

cualquier tipo de gráfico.

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CREAR ESTRUCTURA DE CARPETAS

La estructura de carpetas nos permite organizar la clasificación y el orden de los elementos del
referencial documental Eurossad.

Esta clasificación es puramente lógica, se trata solamente de una vista particular de la información
que figura en la base Eurossad. NO existe ninguna correspondencia entre dicha clasificación lógica y
el almacenaje físico de dicha información.

Nueva Carpeta para Gráficos

1. De clic en Abrir que se encuentra en el menú Abrir.

Crear Nueva
Carpeta.

2. De clic en el botón Crear Nueva Carpeta

3. Escriba el nombre de la Carpeta

4. De clic en el boton Ok.

De esta forma podemos crear la estructura para almacenar dentro de Eurossad los gráficos
generados. La misma mecánica se usa para crear la estructura dentro de las otras categorías de
documentos.

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 Eurossad 4.4.40

Nueva Carpeta para Documentos Externos

1. De clic en Abrir que se encuentra en el menú Archivo.

2. De clic en el botón Crear Nueva Carpeta

3. Escriba el nombre de la Carpeta y de clic en Ok.

De esta forma podemos crear una estructura para los Documentos Externos diferente a la estructura
de los Gráficos Eurossad.

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 Eurossad 4.4.40

Eliminar Carpeta

1. De clic en Abrir que se encuentra en el menú Archivo.

Eliminar
Carpeta.

2. Seleccione la carpeta a Eliminar y de clic en el botón Eliminar.

Saldrá una ventana preguntando si está seguro de que desea eliminar la carpeta.

3. De clic en el botón Sí.

Si la carpeta que quiere Eliminar contiene gráficos no se podrá eliminar Eurossad arrojara una
ventana similar a la siguiente ilustración.

NOTA: Solo el usuario que haya creado la carpeta podrá modificar y eliminar la misma.

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Eurossad 4.4.40

Generar Reportes

1. De clic en Archivo/Herramientas/ Reportes que se encuentra en el menú de Archivo.

2. Aparecerá la ventana de “Reportes” en donde encontrara diferentes tipos de Reportes

seleccione las opciones deseadas y de clic en Generar reporte.

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 Eurossad 4.4.40

Generar Respaldos

1. De clic en Archivo/Herramientas/ Respaldos que se encuentra en la Barra de

Herramientas.

2. Aparecerá la ventana de “Respaldos” en donde

encontrara las diferentes carpetas que se guardaran
de clic en Respaldar.

3. Elegimos al ruta en donde se guardara el respaldo.

4. Clic en respaldar y aparece la ventana que nos indica que fue exitoso el respaldo

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 Eurossad 4.4.40

NUEVO FOLIO DE EUROSSAD

La nomenclatura de los folios automáticos eurossad se compone de la siguiente forma:

Formato de Folio

Prefijo Tipo – Prefijo Base – Prefijo Proceso – No. Base

Donde el “Prefijo Tipo” y el “No. Base” son campos obligatorios.

Un ejemplo de un folio automático sería:

Prefijo Base No. Base

S - KIN - SIS - 1
Prefijo Tipo Prefijo Proceso
El orden de estos elementos se considera de Izquierda a derecha siendo el campo “Prefijo Tipo” el
orden número 1.

Nota: Cada campo permite un máximo de 10 caracteres.

Habilitar la foliación automática para la referencia de gráficos y documentos

La foliación automática facilita el control de las referencias en gráficos y documentos, ya que los folios
generados son únicos. Para habilitar esta función se deben realizar los siguientes pasos:

1. En el menú Archivo escoja Opciones de configuración y seleccione la opción General.

2. Seleccione la opción Habilitar foliación

automática para la referencia de
gráficos y documentos como se
muestra en la siguiente imagen.

3. Haga clic en el botón Aceptar

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 Eurossad 4.4.40

CREAR UN NUEVO FOLIO POR TIPO DE GRÁFICO:

1. En el menú Archivo escoja Opciones de

configuración y seleccione la opción Folios.

2. Presione el botón Nuevo folio.

3. Seleccione el Tipo de documento al que

pertenecerá el nuevo folio.

4. Indique en que número iniciará el folio en

el campo Comienza en.

5. Seleccione el Orden en que aparecerán

los prefijos.

Nota: El prefijo Tipo y Comienza en son obligatorios, el prefijo Base y Proceso

son opcionales, en caso de no aplicar hay que desactivar dichos campos.

Visualizar folios existentes

Para visualizar los folios existentes en la base de

datos siga los siguientes pasos:

1. Elija Opciones en el menú Herramientas

y seleccione la opción Folios.

2. Despliegue la lista Tipo de documento,

al seleccionar el tipo de documento se
mostrará el listado de folios que
corresponden al tipo de gráfico selecto.

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 Eurossad 4.4.40

Seleccionar un folio para un nuevo gráfico

Una vez creados los folios podemos utilizarlos cada que se cree un gráfico nuevo, para seleccionar
un folio para un nuevo gráfico siga los siguientes pasos:

1. Elija Nuevo en el menú Archivo y

seleccione el tipo de documento.

2. Dentro de la columna izquierda de clic en

el icono dependiendo el tipo de Gráfico
que desea realizar: Sistema, Procesos,
Procedimiento, Instrucción o Persona.

3. Después de capturar el Nombre de

gráfico, dé clic en el icono .

A continuación se mostrará la ventana

Seleccionar folio para la referencia

4. Seleccione, en caso de tener distintos nombres de folios, el nombre de folio de la lista de

nombres que corresponden al tipo de gráfico por crear.

5. De clic en el botón Aceptar; A continuación se mostrará el folio correspondiente en el recuadro

de Referencia.

S-KIN-SIS-1

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 Eurossad 4.4.40

PROPIEDADES EXTENDIDAS

Las propiedades extendidas de un gráfico o documento son etiquetas que permiten definir su
contenido y su uso puede ser global en el nombre de la etiqueta y particular en la definición.

Habilitar propiedades extendidas

Para habilitar la funcionalidad de las

propiedades extendidas siga los siguientes
pasos.

1. Diríjase al menú Archivo y de clic en

Opciones de configuración.

2. En la ventana de opciones elija la

pestaña Generales

3. Seleccione la opción Habilitar

propiedades extendidas para los
gráficos.

4. De clic en aceptar.

Crear nueva propiedad extendida

1. De clic en el icono de Propiedades del gráfico

dentro de la barra de herramientas

Eurosoft.

2. Seleccione la pestaña Propiedades

extendidas.

3. De clic en el botón Nueva propiedad.

Aparecerá la ventana Definiendo nueva propiedad

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 Eurossad 4.4.40

4. Capturé el nombre y contenido de la nueva propiedad.

5. Utilicé la barra de formato, para modificar el

tipo de fuente párrafo del contenido.

6. De clic en el botón Aceptar.

Nota: Las propiedades extendidas se mostrarán dentro del documento Word del gráfico.

Menú de Ayuda

1. De clic en Archivo/Ayuda que se encuentra en la Barra de Herramientas.

2. Desplegara un menú HTML en donde podrá consultar las funciones principales del eurossad.

Prohibida la reproducción o difusión parcial o total por cualquier medio sin autorización de la empresa editora
Eurosoft.

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