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Dentro del proceso de sistemas de gestión la escuela tomó en cuenta:

1. La elaboración de un sistema hecho a la medida que se adaptó a las necesidades de la

institución.
2. El sistema se encuentra en una nube y es accesible desde cualquier sitio con internet lo que
es una ventaja para todos sus usuarios y al mismo tiempo contempla el almacenamiento, así como
la búsqueda de expedientes y documentos.

3. El sistema cuenta con un sistema de respaldo lo que es necesario.

4. Las modificaciones de los datos capturados deben ser aprobadas por el encargado de
Recursos Humanos en la Dirección General para corregir errores.

5. Sabemos que la información es utilizada por diferentes usuarios por lo que suponemos que
se ha dado de alta a usuarios que tienen diferentes niveles de acceso.

6. De igual forma, suponemos que existe una emisión de alertas cuando se van a transferir
expedientes de un archivo a otro pues se nos ha hecho saber que la Dirección General revisa
ciertos movimientos como las “altas” y con base en la documentación se valida o rechaza.

7. Esta información a su vez, va generando reportes por lo que el sistema cumple con esta parte
de la gestión.

8. La escuela tomó en cuenta el uso de una nube privada, de la cual se espera que cumpla con
ciertos estándares de calidad como el espejo con el que cuenta que estaría respaldando la
desaparición del prestador de servicios para evitar la pérdida de toda la información almacenada.

Sin embargo, consideramos que la escuela no tomó en cuenta los siguientes aspectos:

El proceso de digitalización es muy lento al tener que ser escaneado cada documento por el
encargado de Recursos Humanos.

No se nos dice si los reportes que genera el sistema cumplen con todo lo necesario, ni se
menciona la descripción que contiene cada expediente.

En este caso también ignoramos si los trabajadores deben elaborar una solicitud para consultar
sus expedientes o si pueden acceder a ellos mediante algún portal.
En conclusión, creemos que, aunque es indispensable tomar en cuenta las necesidades de una
organización para la creación de un sistema de gestión propio, no siempre se puede contar con el
presupuesto para la creación del mismo, así como la contratación de personal calificado, que
cuente con el perfil y los conocimientos necesarios y el pago de la licencia de un software acorde a
las características y necesidades del archivo.