SISTEMAS ADMINISTRATIVOS APLICADOS

El control en el proceso administrativo

El control en el proceso administrativo es la etapa clave que permite a las

organizaciones poder mejorar y rectificar, sobre aquellos posibles errores que
se hayan podido generar en las distintas fases de trabajo. En este artículo,
analizamos con más detalle los aspectos en los que se basa el control del
proceso administrativo, y cómo es posible mejorarlo.

Sin la etapa de control dentro de las funciones administrativas de una empresa,

a pesar de que una empresa realice la definición de sus objetivos medibles y
cuantificables, no sería posible realizar pequeñas mejoras que guíen y
condicionen el éxito de la organización.

¿En qué consiste el control del proceso administrativo?

Entendemos por proceso administrativo al conjunto de fases a través de las

cuales una organización o empresa utiliza los recursos para los que dispone.
Recordemos que el control corresponde a la última de las etapas de las que
dispone el proceso administrativo, después de la planificación, la dirección y la
organización.

Durante la etapa de control se persigue evaluar si los objetivos y las medidas

adquiridas durante la fase de administración han sido las adecuadas, o si por el
contrario, es necesario incorporar ciertos cambios que permitan acercar más
sobre los resultados a obtener.

Las funciones del control en el proceso administrativo se pueden definir en

relación a los siguientes puntos:

1. Automatización de la regulación. Hay que tener en cuenta que en ocasiones,

puede ser necesario detectar cualquier irregularidad o actividad errónea, por
parte de los equipos de trabajo subordinados. Ejercer un mínimo de control
sobre estas acciones ayudará a poder revertir el problema a una situación
estratégica.

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2. Objetivo administrativo. El control consiste también en la última fase del
proceso administrativo.

3. Capacidad restrictiva. El control permite actuar como un agente coercitivo

sobre la conducta no deseada entre miembros del equipo. De este modo,
permite delimitar sus funciones y prohibir el libertinaje sin control.

Fases del control

Para poder implementar correctamente los procedimientos de control sobre la

administración de la empresa, es necesario definir con anterioridad las fases en
las que es posible englobar las etapas de trabajo.

1. Definición de criterios de evaluación. Los estándares son aquellos

parámetros que permiten comparar y realizar valoraciones entre los aspectos
reales que acompañan al negocio, y los objetivos empresariales fijados sobre
los que se realiza la comparación. Dentro de esta línea, habría que diferenciar
entre los estándares de calidad, costes, cantidad y tiempo, que sirven para
identificar los atributos más importantes que se involucran en los procesos de
administración del negocio.

2. Medición del desempeño. Esta es la segunda fase tras la definición de los

criterios de evaluación. En este punto, la empresa pretende evaluar y medir los
procesos que se están realizando para poder obtener información de los
sistemas internos de trabajo.

3. Comparación de los valores y mediciones. Una vez que se ha realizado la

valoración anterior, es necesario pasar a verificar si existe algún tipo de desvío
entre el estándar que había sido propuesto en la primera fase y los resultados
obtenidos.

Tipos de control

Una vez que tenemos claro cuáles son las fases del control en el proceso
administrativo, llega el momento de pasar a establecer los tipos existentes.

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1. Control previo. Hace referencia a aquellas actividades dirigidas a valorar y
controlar las operaciones antes de que el proceso como tal comience. Dentro
de este grupo se encuentran las reglas, procedimientos, etc. que se encuentran
planificados para ser ejecutados en la fase siguiente.

2. Control de vigilancia. Esta etapa tiene lugar dentro de la propia fase de

operaciones, y permite que todas las actividades sigan el curso propuesto en la
etapa de control previo.

3. Control sobre resultados. Por último, no hay que olvidar la importancia de

realizar un análisis valorativo sobre los resultados obtenidos para detectar
desviaciones sobre el estándar definido con anterioridad.

Por lo tanto, el control es fundamental dentro del proceso administrativo ya que

nos permite conocer el grado de satisfacción del proceso administrativo y
encontrar mejoras. Esto es imprescindible porque cuando acaba la etapa de
control empieza de nuevo el ciclo del proceso administrativo, y no deberíamos
empezar si existen posibilidades de mejorarlo, algo que no podemos valorar si
no controlamos y evaluamos los resultados.

Control de calidad en las empresas

Uno de los puntos claves para asegurar el éxito y el correcto funcionamiento de

la empresa es asegurarse de realizar un control de calidad de todos los
procesos que conlleva la actividad empresarial, con el objetivo de obtener una
mejora continua de la organización que nos permita sacar la mayor rentabilidad
de nuestro negocio, a la vez que se satisfacen las necesidades de los clientes y
estos posee el mayor grado de satisfacción. El control de calidad es así, una
forma de mantener la competitividad empresarial frente a los demás
competidores que encontramos en el mercado.

Los controles de calidad nos permiten seguir mejorando y perfeccionando en

todos los ámbitos de la organización empresarial. Permiten a la empresa
establecer unos niveles de calidad a los que hay que llegar y con los que se

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presupone que es suficiente para conseguir el rendimiento deseado por la
empresa. Sin embargo, los controles de calidad no solo deben establecerse
unos estándares y conseguirlos, sino que debes seguir estudiando cuáles son
las mejores formas de innovar y conseguir una mayor calidad en los diferentes
procesos empresariales. Seguir viendo cómo varía el mercado, qué es lo que
piden o pueden llegar a pedir los potenciales clientes y estar a la última para
ser los primeros en ofrecer los productos de mayor calidad.

Importancia del control de calidad para las empresas

En ocasiones, los emprendedores y pymes no son conscientes de la

importancia que posee el control de calidad dentro de las organizaciones
empresariales. La calidad es el factor que va a hacer que nuestros producto se
encuentren por encima de los de la competencia y que el cliente acabe
eligiendo nuestra marca al final de su proceso de decisión de compra.

Aunque podemos decidir cuáles son los estándares de calidad que instauramos
en nuestra empresa, debemos saber que los niveles de calidad los establece el
cliente a partir de sus necesidades. Si nuestros productos no satisfacen las
necesidades del cliente, significará que no poseen la calidad suficiente para las
características de ese consumidor. Debemos entender que el término calidad
hace referencia a un producto o proceso bueno, mejor que el resto.

Los clientes a través de sus demandas establecen criterios de calidad con el

objetivo de que las empresas los cumplan. Estos criterios de calidad no se
refieren solamente al producto en sí. También se pueden establecer
estándares de calidad que hagan referencia al servicios postventa, las materías
primas, los recursos humanos, los envíos a domicilio o cualquiera de los
procesos que se producen en la empresa.

Por todo esto es necesario utilizar al cliente como guía que nos marca la
calidad mínima que debemos marcar en nuestra empresa. Solo así podremos
satisfacer sus necesidades y ser su primera opción. También es posible que
nos adelantemos a sus demandas a través de la innovación y ofrezcamos
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solución a algunos problemas que se habían planteado. Esto puede hacerse a
través de la creación de necesidades o tratando de hacer la vida más cómoda
al cliente. Se trata de trabajar por la mejora continua de los procesos de la
empresa para conseguir posicionarnos como una empresa de calidad.

¿Qué es el control de calidad?

Puede asegurarse la calidad a través de medidas de control de carácter interno

o externo. Las primeras son las que tienen su origen y se producen en el seno
de la empresa. Y, las segundas, las que resultan de la acreditación en normas
y estándares de calidad de carácter internacional. Pero, antes de nada, es
frecuente plantearse qué es el control de calidad y la importancia que tiene el
control de calidad en las empresas para seguir siendo competitivos y
productivos.

¿En qué consiste el control de calidad?

La definición de control de calidad, y por derivación, de control de calidad de

una empresa, nos dice que te trata del conjunto de herramientas, acciones o
mecanismos que tienen como objeto la identificación de posibles errores en los
distintos procesos de la empresa, y la eliminación del producto o servicio en
que se detectan.

Es más complicado de lo que parece, por cuanto implica diversas etapas y

diversos tipos de estándares. Entre las primeras, distinguimos planificación,
control y mejora. Entre los segundos, estándares relativos a la seguridad
técnica, al crecimiento de producción y a las ventas o a la rentabilidad.

Además, el control de calidad debe estar presente en cada una de las etapas
del ciclo de vida del producto o servicio.

¿Por qué es necesario el control de calidad?

Pero, ¿por qué es importante el control de calidad? Pues, precisamente porque

permite corregir los errores detectados. El proceso en realidad busca recoger y

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analizar cantidad de datos que serán útiles para realizar las fortunas
correcciones. Además, al establecerse unos estándares o mínimos, todo
aquello que no cumpla con las características predefinidas, será eliminado.

Los controles de calidad, como cualquier sistema de gestión, funcionan en

base al muestreo. Suelen requerir la participación de expertos, ya formen parte
de la organización de la empresa o se contraten externamente. Y, constituyen
una fuente para la mejora de los procesos empresariales y para ofrecer nuevos
productos o servicios sobre la base de la información recolectada.

Dentro de la empresa, la importancia del control de calidad viene determinada

por la reducción en los costes que lleva consigo la reducción de artículos o
servicios defectuosos. Costes que se traducen en personal, tiempo y
materiales.

Por otro lado, dicha reducción de costes empresariales, permite establecer

precios más competitivos.

Da credibilidad a la marca en el mercado. Lo que favorece la fidelidad, el

incremento de los clientes y la permanencia.

Características del control de calidad

Se mencionan, a continuación, algunas de las características más importantes

del control de calidad, cualquiera que sea el sistema adoptado.

El establecimiento de un sistema de control de calidad no es algo obligatorio,

sino que se trata de una decisión empresarial.

Permite garantizar unos estándares mínimos, y una homogeneización de los

productos. Por tanto, se orienta a la satisfacción del cliente.

Establece un marco para mejorar los procesos de la empresa, que, además,

tiene como beneficio asegurar la conformidad con la normativa vigente.

Ha de ajustarse a la empresa o tipo de empresa de que se trate.

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Permite la autoevaluación de los procesos de la empresa, así como la
valoración exterior, en su caso. Y, en definitiva, mejorar la gestión de riesgos.

Puede ser objeto de certificación o no, según el sistema de control de calidad

adoptado.

Se orientará a los resultados, a los clientes, y, caso de existir, a los inversores.

A modo de conclusión, puede señalarse que plantearse qué es el control de

calidad en una pequeña o mediana empresa e introducir sistemas de control,
va a repercutir en un profundo cambio de mentalidad. Un cambio cultural que
afectará no solamente a los productos y servicios ofrecidos, sino también al
personal de la empresa. A sus actitudes, métodos, búsqueda de la mejora, e
incluso, a los procesos de selección.

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