PROCESOSy PROCEDIMIENTOS2016

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
GESTION 2016
MANUAL PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PRESENTACIÓN
El presente Manual de Procesos y Procedimientos (MPP) de la Unidad de Análisis de Políticas

Sociales y Económicas (UDAPE), es el documento base de la actividades que se ejecutan en la
institución. Este Manual ha sido elaborado en el marco del Sistema de Organización Administrativa
de la Ley 1178, con el objeto de contar con uno de los instrumentos básicos que permita formalizar
la estructura organizacional de esta Institución.
Este MPP, permite evidenciar la red de procesos, operaciones y procedimientos que se ejecutan en
UDAPE, donde se visibilizan las tareas – actividades y los puestos responsables de estas tareas,
tanto en el ámbito técnico como en el administrativo.
Es importante mencionar que el MPP, es un instrumento fundamental para su aplicación en los

programas de inducción o socialización al personal nuevo que se incorpora a UDAPE.
Este Manual está dividido en dos partes, la primera comprendida por el componente institucional,
teórico conceptual, normativo y donde se describe la metodología utilizada para la elaboración del
mismo. En la segunda parte, se desarrollan los procesos y se expone en una secuencia ordenada
las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento y la manera de realizarlo.
Contiene además, las unidades organizacionales y puestos que intervienen, precisando sus
responsabilidades.
i
INDICE GENERAL
SECCIÓN I: ANTECEDENTES Y MARCO CONCEPTUAL ................................................................................1
1. GENERALIDADES ..................................................................................................................................... 1
1.1. Objetivo General .................................................................................................................................... 1
1.2. Objetivos Específicos ............................................................................................................................. 1
1.3. Marco Legal............................................................................................................................................ 1
1.4. Cláusula de Seguridad ........................................................................................................................... 2
1.5. Ámbito de Aplicación .............................................................................................................................. 2
1.6. Difusión .................................................................................................................................................. 2
1.7. Cumplimiento ......................................................................................................................................... 2
1.8. Revisión y Actualización ......................................................................................................................... 2
2. DE LA INSTITUCIÓN ................................................................................................................................. 3
2.1. Finalidad ................................................................................................................................................. 3
2.2. Misión ..................................................................................................................................................... 3
2.3. Visión ..................................................................................................................................................... 3
2.4. Estructura Orgánica de UDAPE ............................................................................................................. 3
3. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................................................. 4

3.1. Proceso y Procedimiento ....................................................................................................................... 4
3.2. Clasificación de Procesos ...................................................................................................................... 4
3.3. Jerarquía de procesos ............................................................................................................................ 5
3.4. Flujograma ............................................................................................................................................. 5
3.5. Simbología ............................................................................................................................................. 5
3.6. Mapeo de Procesos ............................................................................................................................... 6
3.7. Codificación de Procesos ....................................................................................................................... 6
SECCIÓN II: DESCRIPCIÓN DE PROCESOS ...................................................................................................8

4. MAPEO DE PROCESOS ........................................................................................................................... 8
5. CODIFICACIÓN DE PROCESOS .............................................................................................................. 9
6. PROCESOS CLAVE O TECNICOS ........................................................................................................... 9
6.1. Macro proceso: Análisis de Políticas Económicas y Sociales (01) .......................................................... 9
6.1.1. Proceso: Análisis de Proyectos de Norma (PC01) ............................................................................ 11
6.1.1.1. Subproceso: Proyecto de Norma por la Vía Regular (PC01-01) .................................................... 12
6.1.1.1.1. Procedimiento: Trámite de Proyecto de Norma por la Vía Regular (PC01-01-01) ...................... 12
6.1.1.2. Subproceso: Proyecto de Norma por la Vía Rápida (PC01-02) ..................................................... 14
1
6.1.1.2.1. Procedimiento: Trámite de Proyecto de Norma por la Vía Rápida (PC01-02-01) ....................... 14
6.1.1.3. Subproceso: Proyecto de Norma en Consulta (PC01-03) .............................................................. 16
6.1.1.3.1. Procedimiento: Trámite de Proyecto de Norma en Consulta (PC01-03-01) ................................ 16
6.1.2. Proceso: Análisis de Temas de Coyuntura (PC02) ........................................................................... 18
6.1.2.1. Subproceso: Análisis de Acuerdo a Requerimiento (PC02-01) ...................................................... 19
6.1.2.1.1. Procedimiento: Análisis de Acuerdo a Requerimiento (PC02-01-01) .......................................... 19
6.1.3. Proceso: Diseño, Análisis y Evaluación de Políticas, Programas y Proyectos (PC03) ...................... 21
6.1.3.1. Subproceso: Generación de Información Primaria (PC03-01) ....................................................... 22
6.1.3.1.1. Procedimiento: Obtención de Información Primaria (PC03-01-01).............................................. 22
6.1.3.1.2. Procedimiento: Generación de Información Primaria (PC03-01-02) ........................................... 24
6.1.3.2. Subproceso: Diseño de Políticas, Programas o Proyectos (PC03-02) ........................................... 26
6.1.3.2.1. Procedimiento: Diseño de Políticas, Programas o Proyectos (PC03-02-01) ............................... 26
6.1.3.3. Subproceso: Monitoreo y evaluación Políticas, Programas o Proyectos (PC03-03) ...................... 28
6.1.3.3.1. Procedimiento: Monitoreo de Políticas y/o Programas a solicitud (PC03-03-01) ........................ 28
6.1.3.3.2. Procedimiento: Monitoreo de Políticas y/o Programas a solicitud (PC03-03-02) ........................ 30
6.1.3.3.3. Monitoreo y Evaluación de Políticas, Programas o Proyectos (PC03-03-03) .............................. 32
6.1.3.3.4. Procedimiento: Monitoreo y Evaluación de Políticas, Programas (PC03-04-01) ......................... 34
6.1.4. Análisis Económico y Social (PC04) ................................................................................................. 36
6.1.4.1. Subproceso: Definición de Áreas Temáticas (PC04-01) ................................................................ 37
6.1.4.1.1. Procedimiento: Definición de Áreas Temáticas (PC04-01-01) .................................................... 37
6.1.4.2. Subproceso: Investigaciones Económico Sociales (PC04-02) ....................................................... 38
6.1.4.2.1. Procedimiento: Investigaciones Económico Sociales (PC04-02-01) ........................................... 38
6.1.4.2.2. Procedimiento: Investigación Económico Social sujeta a Convenio (PC04-02-02) ..................... 40
6.1.4.3. Subproceso: Selección y Validación de Documentos para su Publicación (PC04-03) ................... 42
6.1.4.3.1. Procedimiento: Selección y Validación de Docs. para su Publicación (PC04-03-01) .................. 42
6.1.5. Proceso: Procesamiento de Información Económico y Social (PC05) .............................................. 44
6.1.5.1. Subproceso: Información Estadística de Carácter Público (PC05-01) ........................................... 45
6.1.5.1.1. Procedimiento: Información Estadística de Carácter Público (PC05-01-01) ............................... 45
6.1.5.2. Subproceso: Información Estadística para el Órgano Ejecutivo (PC05-02) ................................... 47
6.1.5.2.1. Procedimiento: Información Estadística para el Órgano Ejecutivo (PC05-02-01) ....................... 47

6.1.5.3. Subproceso: Reportes de periódicos (PC05-03) ............................................................................ 49
6.1.5.3.1. Procedimiento: Reportes de Periódicos (PC05-03-01) ................................................................ 49
6.1.6. Proceso: Difusión de Documentos e Información (PC06) ................................................................. 51
6.1.6.1. Subproceso: Desarrollo de Herramientas en el Marco de la Política de Difusión (PC06-01) ......... 52
6.1.6.1.1. Procedimiento: Plan de Difusión (PC06-01-01) ........................................................................... 52
6.1.6.2. Subproceso: Diseño de Estrategias de Difusión y Comunicación (PC06-02)................................. 54
6.1.6.2.1. Procedimiento: Ejecución de la Difusión (PC06-02-01) ............................................................... 54
7. PROCESOS DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL ........................................................................ 56

7.1.1. Macro proceso: Evaluación de los resultados y la eficacia de los Sistemas de Administración y de los
Instrumentos de Control Interno incorporados a ellos (02) .......................................................................... 56
7.1.2. Proceso: Auditoria Financiera – Confiabilidad de los Registros de EEFF (UAI01) ............................ 57
7.1.2.1. Subproceso: Planificación (UAI01-01)............................................................................................ 58
7.1.2.1.1. Procedimiento: Memorándum de Planificación, Programas (UAI01-01-01) ................................ 58
7.1.2.2. Subproceso: Ejecución (UAI01-02) ............................................................................................ 61
7.1.2.2.1. Procedimiento: Elaboración de Papeles de Trabajo (UAI01-02-01) ............................................ 61
1.1.1.1. Subproceso: Comunicación de Resultados (UAI01-03) ................................................................. 62
1.1.1.1.1. Procedimiento: Elaboración de Papeles de Trabajo (UAI01-03-01) ............................................ 62
7.1.3. Proceso: Verificación de Cumplimiento del Ordenamiento Jurídico y Administrativo – Auditorias

Especiales (UAI02)...................................................................................................................................... 64
7.1.3.1.1. Procedimiento: Memorándum de Planificación y Programas (UAI02-01-01)............................... 65
7.1.3.2.1. Procedimiento: Obtención de Evidencia competente y suficiente para fundamentar la opinión del
auditor (UAI02-02-01).................................................................................................................................. 67
7.1.3.3.1. Procedimiento: Informe de Evaluación y/o dictamen de respons. civil (UAI02-03-01) ................ 69
7.1.4. Proceso: Verificación de Eficacia, Eficiencia, Economía y Efectividad de las Actividades y

Operaciones – Auditorias Operacionales y SAYCO (UAI03) ...................................................................... 73
7.1.4.1.1. Procedimiento: Memorándum de Planificación (UAI03-01-01) .................................................... 74
7.1.4.2. Subproceso: Ejecución (UAI03-02) ................................................................................................ 76

7.1.4.2.1. Procedimiento: Obtención de Evidencia competente y suficiente para fundamentar la opinión del
auditor (UAI03-01-01).................................................................................................................................. 76
7.1.4.3.1. Procedimiento: Elaboración de Informes, Acta de Validación y remisión de informes a instancias

correspondientes (UAI03-03-01) ................................................................................................................. 78
8. SECUNDARIOS O DE APOYO ................................................................................................................ 80

8.1. PROCESOS DE INFORMÁTICA Y BIBLIOTECA (03) .......................................................................... 80
8.1.1. MACROPROCESO: GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA Y SERVICIOS DE
INFORMACIÓN (03) ................................................................................................................................... 80
8.1.1.1. Subproceso: Administración de Infraestructura Física y Lógica (DIN01-01) ................................. 82
8.1.1.1.1. Procedimiento: Control del Funcionamiento de los Equipos, Equipos Servidores y Activos de
Comunicación (DIN01-01-01) ...................................................................................................................... 82
8.1.1.1.2. Procedimiento: Diseñar Productos Nuevos o Mantener los Existentes y Realizar el

Mantenimiento de Servicios de Acceso a Datos (DIN01-02-01) ................................................................. 84
8.1.1.1.3. Procedimiento: Gestionar la Seguridad de Datos e Información y la Seguridad Perimetral

(DIN01-03-01) 86
8.1.1.2. Subproceso: Captación, Difusión y Préstamo de Documentos (DIN02-01).................................... 89
8.1.1.2.1. Procedimiento: Captación de Documentos Externos (DIN02-01-01) .......................................... 89
8.1.1.2.2. Procedimiento: Captación de Documentos Internos (DIN02-01-02)............................................ 91
8.1.1.2.3. Procedimiento: Captación de Documentos Internos (DIN02-01-03)............................................ 93
8.1.1.2.4. Procedimiento: Control de Préstamos (DIN02-01-04) ................................................................. 94
8.2. MACRO PROCESO: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS (04) ................................................................ 95

8.2.1. PROCESO: SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES (DAF01) .................................. 95
8.2.1.1. Subproceso: Formulación del Programa de Operaciones Anual (DAF01-01) ................................ 97
8.2.1.1.1. Procedimiento: Elaboración del Programa de Operaciones Anual (DAF01-01-01) ..................... 97
8.2.1.2. Subproceso: Seguimiento y Evaluación a la Ejecución del Programa de Operaciones Anual

(DAF01-02) ............................................................................................................................................... 100
8.2.1.2.1. Procedimiento: Elaboración del Programa de Operaciones Anual (DAF01-02-01) ................... 100
8.2.1.2.2. Procedimiento: Presentación de Información de Seguimiento y Evaluación del POA a Instancias

Competentes (DAF01-02-02) .................................................................................................................... 103
8.2.2. PROCESO: SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA (DAF02) ..................................... 104
8.2.2.1. Subproceso: Análisis Organizacional (DAF02-01) ....................................................................... 107
8.2.2.1.1. Procedimiento: Análisis Retrospectivo (DAF02-01-01) ............................................................. 107

8.2.2.1.2. Procedimiento: Análisis Prospectivo (DAF02-01-02) ................................................................. 109
8.2.2.1.3. Procedimiento: Resultado y Formalización de Análisis Organizacional (DAF02-01-03) ........... 111
8.2.2.1.4. Procedimiento: Análisis Coyuntural (DAF02-01-04) .................................................................. 113
8.2.2.2. Subproceso: Diseño o Rediseño Organizacional (DAF02-02)...................................................... 115
8.2.2.2.1. Procedimiento: Identificación y Evaluación de los Usuarios y las Necesidades de Servicio

(DAF02-02-01) 115
8.2.2.2.2. Procedimiento: Identificación y Evaluación de los Productos Prestados (DAF02-02-02) .......... 117
8.2.2.2.3. Procedimiento: Diseño y/o Rediseño de los Procesos (DAF02-02-03) 119
8.2.2.2.4. Procedimiento: Identificación de Áreas Organizacionales, Niveles Jerárquicos, Unidades

Organizacionales y Alcance de Control (DAF02-02-04) ............................................................................ 120
8.2.2.2.5. Procedimiento: Definición de Canales y Medios de Comunicación (DAF02-02-05) .................. 123
8.2.2.2.6. Procedimiento: Determinación de Instancias de Coordinación Interna (DAF02-02-06) ............ 126
8.2.2.2.7. Procedimiento: Definición de Tipos e Instancias de Relación Interinstitucional (DAF02-02-07) 129
8.2.2.2.8. Procedimiento: Formalización y Aprobación de Manuales (DAF02-02-08) ............................... 130
8.2.2.3. Subproceso: Implantación del Diseño Organizacional (DAF02-03).............................................. 132
8.2.2.3.1. Procedimiento: Plan de Implantación (DAF02-03-01) ............................................................... 132
8.2.3. PROCESO: SISTEMA DE PRESUPUESTO (DAF03) .................................................................... 134
8.2.3.1. Subproceso: Formulación Presupuestaria (DAF03-01) ................................................................ 136
8.2.3.1.1. Procedimiento: Formulación Presupuestaria (DAF03-01-01) .................................................... 136
8.2.3.2. Subproceso: Ejecución Presupuestaria (DAF03-02) .................................................................... 138
8.2.3.2.1. Procedimiento: Programación de Ejecución Presupuestaria (DAF03-02-01) ............................ 138
8.2.3.2.2. Procedimiento: Ejecución de Gastos (DAF03-02-02) ................................................................ 140
8.2.3.2.3. Procedimiento: Modificación Presupuestaria (DAF03-02-03) .................................................... 142
8.2.3.3. Subproceso: Seguimiento y Evaluación de la Ejecución Presupuestaria (DAF03-03) ................. 144
8.2.3.3.1. Procedimiento: Informe de Ejecución Presupuestaria (DAF03-03-01) ...................................... 144
8.2.3.3.2. Procedimiento: Seguimiento y Evaluación Presupuestaria (DAF03-03-02)............................... 146
8.2.4. PROCESO: SISTEMA DE TESORERIA (DAF04) ........................................................................... 148
8.2.4.1. Subproceso: Transferencias del Tesoro General de la Nación (TGN) establecida en el

Presupuesto General de la Nación (DAF04-01) ........................................................................................ 150
8.2.4.1.1. Procedimiento: Transferencias del TGN Presupuesto General de la Nación (DAF04-01-01) ... 150
8.2.4.2. Subproceso: Recursos de Donación Tanto Internos Como Externos (DAF04-02) ....................... 152
8.2.4.2.1. Procedimiento: Recursos de Donación Tanto Internos Como Externos (DAF04-02-01) ........... 152
8.2.4.3. Subproceso: Ingresos por Reproducción de Fotocopias Efectuadas por Usuarios de la Biblioteca
de UDAPE y Otros (DAF04-03) ................................................................................................................. 154
8.2.4.3.1. Procedimiento: Ingresos por Reproducción de Fotocopias Efectuadas por Usuarios de la

Biblioteca de UDAPE y Otros (DAF04-03-01) ........................................................................................... 154
8.2.5. PROCESO: SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (DAF05) .................... 156
8.2.5.1. Subproceso: Contratación de Bienes y Servicios (DAF05-01) ..................................................... 160
8.2.5.1.1. Procedimiento: Contratación Menor – De Bs1 hasta Bs 50.000 (DAF05-01-01) ....................... 160
8.2.5.1.2. Procedimiento: ANPE – De Bs50.000 hasta Bs1.000.000 (DAF05-01-02)................................ 164
8.2.5.1.3. Procedimiento: Licitación Pública – De Bs1.000.001 para adelante (DAF05-01-03) ................. 173
8.2.5.1.4. Procedimiento: Contratación por Excepción (DAF05-01-04) ..................................................... 182
8.2.5.1.5. Procedimiento: Contratación por Desastres y/o Emergencias (DAF05-01-05).......................... 184
8.2.5.1.6. Procedimiento: Contratación Directa de bienes con tarifas únicas (DAF05-01-06) ................... 186
8.2.5.1.7. Procedimiento: Contratación Directa de Servicios Públicos: Energía Eléctrica, agua y otros de
naturaleza análoga (DAF05-01-07) ........................................................................................................... 189
8.2.5.1.8. Procedimiento: Contratación Directa de Medios de Comunicación - Televisiva, radial escrita y

otros medios de difusión (DAF05-01-08)................................................................................................... 190
8.2.5.1.9. Procedimiento: Contratación Directa arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de

oficinas (DAF05-01-09) ............................................................................................................................. 193
8.2.5.1.10. Procedimiento: Contratación Directa Adquisición de pasajes aéreos (DAF05-01-10)............. 196
8.2.5.1.11. Procedimiento: Contratación Directa suscripción a medios de comunicación escrita o

electrónicas – Diarios, revistas y publicaciones especializadas (DAF05-01-11) ....................................... 199
8.2.5.1.12. Procedimiento: Contratación Directa repuestos del proveedor, cuando se requiere preservar la
garantía y consiguiente calidad del equipo y/o maquinaria (DAF05-01-12) .............................................. 202
8.2.5.1.13. Procedimiento: Contratación Directa Cursos de Capacitación ofertados por Universidades,

Institutos, Academias y otros (DAF05-01-13)............................................................................................ 205
8.2.5.2. Subproceso: Administración de Almacenes (DAF05-02) ............................................................. 208
8.2.5.2.1. Procedimiento: Recepción e Ingreso de materiales y suministros a almacén(DAF05-02-01) ... 208
8.2.5.2.2. Procedimiento: Recepción e Ingreso de Materiales y Suministros a Almacén mediante Caja

Chica (DAF05-02-02) ................................................................................................................................ 210
8.2.5.2.3. Procedimiento: Salida de Materiales y Suministros del Almacén (DAF05-02-03) ..................... 212
8.2.5.2.4. Procedimiento: Reposición de Materiales y Suministros para Almacén (DAF05-02-04) ........... 216
8.2.5.2.5. Procedimiento: Baja de Materiales y Suministros (DAF05-02-05)............................................. 217
8.2.5.2.6. Procedimiento: Inventarios Físico de Materiales y Suministros de Almacén (DAF05-02-06) .... 219
8.2.5.3. Subproceso: Administración de Activos Fijos Muebles (DAF05-03)............................................. 222
8.2.5.3.1. Procedimiento: Recepción de Activos Fijos (DAF05-03-01) ...................................................... 222
8.2.5.3.2. Procedimiento: Asignación de Activos Fijos (DAF05-03-02) ..................................................... 225
8.2.5.3.3. Procedimiento: Incorporación al Registro de Activos Fijos (DAF05-03-03) ............................... 227
8.2.5.3.4. Procedimiento: Control de Activos Fijos - Inventarios (DAF05-03-04) ...................................... 230
8.2.5.3.5. Procedimiento: Movimiento de Activos Fijos (DAF05-03-05) .................................................... 232
8.2.5.4. Subproceso: Disposición de Bienes (DAF05-04) ......................................................................... 234
8.2.5.4.1. Procedimiento: Baja de Bienes por Disposición Definitiva (DAF05-04-01) ............................... 234
8.2.5.4.2. Procedimiento: Baja por Hurto, Robo o Pérdida Fortuita (DAF05-04-02).................................. 235
8.2.5.4.3. Procedimiento: Baja por Mermas (DAF05-04-03) ..................................................................... 237
8.2.5.4.4. Procedimiento: Baja por Vencimientos, Descomposiciones o Deterioros (DAF05-04-04) ........ 239
8.2.5.4.5. Procedimiento: Baja por Inutilización, Siniestros u Obsolescencia (DAF05-04-05)................... 241

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ANÁLISIS DE POLÍTICAS

SOCIALES Y ECONÓMICAS
SECCIÓN I: ANTECEDENTES Y MARCO CONCEPTUAL

1. GENERALIDADES
1.1. Objetivo General
El objetivo del presente documento es contar con un instrumento técnico-normativo que permita
identificar los procesos institucionales, que en el marco de las atribuciones conferidas a UDAPE
deben realizarse y establecer los procedimientos adecuados que mejoren la eficiencia y eficacia de
cada proceso determinado en el presente documento.
1.2. Objetivos Específicos

 Concentrar en un instrumento técnico, los procesos, operaciones y procedimientos de una
manera organizada, detallada y sistémica para facilitar la ejecución de las tareas orientado a los
resultados esperados.
 Identificar la responsabilidad de las unidades organizacionales en cuanto a la ejecución de sus
funciones dentro de los procesos, operaciones y procedimientos, evitando la duplicidad y
dispersión de funciones.
 Identificar la responsabilidad de los puestos de trabajo en cuanto a la ejecución de sus tareas
dentro de los procesos, operaciones y procedimientos.
 Facilitar el proceso de inducción y/o socialización de personal nuevo o antiguo a nuevas
funciones asignadas.
 Facilitar la revisión de auditorías y en general evaluaciones internas o externas
1.3. Marco Legal

El presente Manual se sustenta en el siguiente marco legal normativo:
 Constitución Política del Estado de 7 de febrero 2009.
 Ley N°1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales.
 Ley N° 2027, de 27 de octubre de 1999, del Estatuto del Funcionario Público.
 Ley N°786 de 9 de marzo de 2016, que aprueba el Plan de Desarrollo Económico y Social,
PDES 2016 – 2020, en el Marco Integral para Vivir Bien.
 Decreto Supremo N° 19758 de 22 de agosto de 1983, creación de UDAPE como entidad
descentralizada, con autonomía de gestión técnica y administrativa, dependiente del ex
Ministerio de Planeamiento y Coordinación.
 Decreto Supremo N° 23318-A de 3 de noviembre de 1992, Reglamento de la Responsabilidad
por la Función Pública.
Página 1
 Decreto Supremo N°24847 de 20 de septiembre de 1997, cierre de la Unidad de Análisis de

Política Social – UDAPSO y ampliación de funciones de UDAPE al área social.
 Decreto Supremo 217055 de 20 de mayo 2005, Norma Básica del Sistema de Organización
Administrativa.
 Decreto Supremo Nº 28631 de fecha 08 de marzo de 2006, Reglamento a la Ley de
Organización del Poder Ejecutivo, establece que UDAPE se encuentra bajo tuición del Ministerio
de Planificación del Desarrollo y que la Secretaría Técnica del Consejo de Política Económica
y Social está a cargo del Ministro de Planificación de Desarrollo, a través de UDAPE.
 Decreto Supremo 29246, de 22 de agosto de 2007, establece que UDAPE formulará el sistema
de monitoreo, seguimiento y evaluación de la Red de Protección y Desarrollo Integral
Comunitario (RPS-DIC), en coordinación con los Ministerios Sectoriales.
 Otras disposiciones relacionadas con la materia.
 Reglamentos y disposiciones internas de la Entidad.
1.4. Cláusula de Seguridad

En caso de existir duda, contradicción, omisión o diferencia en la aplicación del presente Manual, se
deberá acudir a la normativa superior vigente sobre la materia.
1.5. Ámbito de Aplicación

El presente Manual de Procesos y Procedimientos (MPP) se aplica a todas las servidoras y
servidores públicos de UDAPE.
1.6. Difusión
El presente Manual, aprobado mediante Resolución Administrativa, emitida por la Máxima Autoridad
Ejecutiva de UDAPE, entrará en vigencia plena en la fecha de su aprobación oficial y será difundido
por el Departamento Administrativo Financiero (DAF) de la Entidad.
1.7. Cumplimiento
Todas las servidoras o servidores públicos de UDAPE, están obligados al cumplimiento del presente
Manual y a acatar las instrucciones emergentes del mismo, no pudiendo alegar bajo ninguna
circunstancia desconocimiento de sus disposiciones; la omisión o incumplimiento generará
responsabilidad por la función pública.
1.8. Revisión y Actualización

El DAF de UDAPE, en coordinación con las Autoridades Jerárquicas de cada unidad organizacional
y el Departamento Legal, revisarán el presente reglamento y de ser necesario, se modificará y/o
actualizará sobre la base de:
a) El análisis de la experiencia derivada de su aplicación.
Página 2
b) Las necesidades estructurales que se presenten.

c) Los cambios que puedan haber en las nuevas disposiciones legales.
2. DE LA INSTITUCIÓN
2.1. Finalidad
UDAPE es una institución pública descentralizada, con presupuesto propio, autonomía de gestión
técnica y administrativa, bajo tuición del Ministerio de Planificación del Desarrollo, cuya principal
función es realizar amplios análisis sobre alternativas de políticas económicas y sociales, en estricta
sujeción a instrucciones del Órgano Ejecutivo.
2.2. Misión
UDAPE es una institución pública descentralizada, dedicada al análisis e investigación especializada
en temas económicos, sociales y sectoriales, que otorga soporte técnico al Órgano Ejecutivo y
desempeña sus funciones con responsabilidad, imparcialidad y transparencia. Su desafío es la
búsqueda permanente de la excelencia, con personal calificado y comprometido con la institución,
el cual desarrolla sus funciones de manera ética y solidaria, sobre la base de la colaboración y la
confianza.
2.3. Visión
UDAPE es una institución pública del Estado Plurinacional de Bolivia, líder en diseño, análisis,
monitoreo y evaluación de políticas, planes y programas económicos, sociales y sectoriales con
recursos humanos altamente calificados.
2.4. Estructura Orgánica de UDAPE

Para el cumplimiento de las atribuciones y competencias asignadas, UDAPE cuenta con áreas
organizacionales cuyos roles se encuentran claramente definidos.
El Director General Ejecutivo es la máxima instancia, siguiendo en la jerarquía inmediata tres

Subdirecciones, tres Departamentos y una Unidad de Control y Fiscalización, cuyo organigrama
estructural es el siguiente:
DIRECCIÓN
EJECUTIVA
AUDITORÍA
INTERNA
SUBDIRECCIÓN DE SUBDIRECCIÓN DE
SUBDIRECCIÓN DE
POLÍTICA POLÍTICA
POLÍTICA SOCIAL
MACROSECTORIAL MACROECONÓMICA
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO
LEGAL ADMINISTRATIVO
DE INFORMATICA
FINANCIERO
Página 3
3. MARCO CONCEPTUAL
El MPP es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben realizar las
unidades organizacionales para el cumplimiento de sus funciones, precisando su responsabilidad y
forma de participación, en el marco de los objetivos institucionales.
Como parte integrante de un sistema de gestión de procesos, el MPP no es un fin en sí mismo, sino
un instrumento facilitador del mejoramiento continuo de las formas de trabajo institucionales que
buscan el incremento de la eficacia, eficiencia y transparencia.
3.1. Proceso y Procedimiento

Un proceso es un conjunto de actividades que recibe uno o más insumos (personal, finanzas,
instalaciones, equipos técnicos, métodos, etc.) para transformar elementos en resultados de valor o
útiles para el usuario interno o externo.
Un procedimiento es un plan o método de trabajo que establece una sucesión de operaciones

(actividades) relacionadas entre sí para la obtención del resultado esperado.
Para una mejor comprensión de lo indicado, se tiene el siguiente cuadro resumen:
3.2. Clasificación de Procesos

Para conocer y analizar una entidad y producir mejoras en su funcionamiento, es imprescindible
determinar claramente los tipos de procesos que la componen y sus características principales,
diferenciando entre aquellos que contribuyen directamente a cumplir su misión y objetivos y los que
apoyan de forma indirecta en ello. Utilizando este criterio para diferenciar sus características
principales, la clasificación es la siguiente:
a) Procesos Clave o técnicos: Su finalidad es el cumplimiento de los objetivos fundamentales de

la entidad, ejemplo: La Subdirección de Política Social realiza el análisis de Proyectos de Norma
relacionados con el sector salud.
b) Procesos de Apoyo: Su finalidad es dar apoyo operativo para el cumplimiento de los objetivos
de los procesos clave. Generalmente están dirigidos a clientes internos, ejemplo: El
Página 4
Departamento Administrativo Financiero realiza la adquisición de papel, material de escritorio y

tóner para la impresión de informes y/o notas relacionados con Proyectos de Norma.
c) Procesos de Fortalecimiento Institucional: Su finalidad es monitorear los avances y eficiencia
de la organización, ejemplo: La Unidad de Auditoría Interna evalúa el grado de cumplimiento y
eficacia de los Sistemas de Administración y de los Instrumentos de Control Interno de UDAPE.
3.3. Jerarquía de procesos

De acuerdo a los insumos que reciba cada proceso dentro de la institución, se podrá diferenciar
cuales procesos forman parte de uno y los que necesitan de otros para obtener un resultado. En este
sentido es preciso proporcionar la siguiente jerarquía para poder diferenciarlos:
 Macroproceso: Secuencia o grupo de procesos que gestionan y dirigen la organización,

ejemplo: La función de UDAPE es realizar amplios análisis sobre alternativas de políticas
económicas y sociales en estricta sujeción a instrucciones del Órgano Ejecutivo (macroproceso:
Análisis de Políticas Económicas y Sociales).
 Proceso: Conjunto de Subprocesos que gestionan y dirigen la organización, ejemplo: Para
alcanzar el resultado del macroproceso “Análisis de Políticas Económicas y Sociales” se deben
realizar los procesos de: Análisis de Proyectos de Norma, Análisis de Temas de Coyuntura,
Diseño y Análisis de Políticas, Programas y Proyectos, y de Investigaciones Económico –
Sociales.
 Subproceso: Conjunto de actividades que tienen una secuencia lógica que cumple propósitos
claros. Ejemplo: Para obtener un resultado del proceso “Análisis de Proyectos de Norma” se
debe realizar los subprocesos de Proyectos de norma por la vía regular, por la vía rápida y de
consulta.
 Procedimiento: Conjunto de tareas que tienen una secuencia lógica para alcanzar un
resultado, ejemplo: Para obtener un resultado del subproceso de “Proyecto de Norma por la Vía
Regular” se debe realizar el procedimiento relacionado con el “Trámite de Proyecto de Norma
por la Vía Regular”.
3.4. Flujograma
Un flujograma, también denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una línea de pasos
de acciones que implican un proceso determinado, representando gráficamente situaciones, tareas,
movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.
3.5. Simbología
Para la elaboración de los flujogramas del presente MPP, se establece la siguiente simbología:
Página 5
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN
Inicio / Final Indicador de inicio o final de un procedimiento.
Tarea Representa una tarea o actividad.
Pro ceso
pred efi nido Representa una actividad predefinida expresada en otro Diagrama.
Decisió n Representa una actividad de decisión o de conmutación.
Documento
Representa la información escrita en un documento.
Tarea Forma utilizada para representar una tarea o actividad que produce
Documento
un documento escrito.
Archivo
Representa el archivo de información (documento, base de datos, etc.).
Base de
datos Representa el almacenamiento de información en una base de datos.
Conector Conector dentro de página, permite representar en un diagrama de

den tro flujo una entrada o una salida de una parte a otra, dentro en la
pag.
misma página.
Conector a
otra pag. Conector a otra página, forma que permite representar en un
diagrama de flujo la continuidad del flujo en otra página.
3.6. Mapeo de Procesos

Es un diagrama de valor, un inventario gráfico de los procesos de la organización que proporciona
una perspectiva global-local, obligando a “posicionar” cada proceso respecto a la cadena de valor.
Al mismo tiempo, relaciona el propósito de la organización con los procesos que lo gestionan,
utilizándose como herramienta de consenso y aprendizaje.
3.7. Codificación de Procesos

La codificación de los procesos de UDAPE, se realiza en base a los macro procesos identificados y
a los procesos, subprocesos y procedimientos que de él se despliegan.
Página 6
El código de los procesos está conformado por un conjunto de caracteres alfanuméricos con el
objetivo de permitir una identificación clara e inequívoca de cada uno de ellos.
Para ello, los códigos están elaborados sobre la siguiente estructura (ejemplo):
0 PC00 0 0
1 1 1
Código Código Código Código
Macro Proceso Proceso Subproceso Procedimiento
Ejemplo:
1 PC01 1 1
Análisis de Políticas Análisis de Proyectos de Proyectos de Norma por la Trámite de Proyectos de
Económicas y Sociales Norma Vía Rápida Norma por la Vía Rápida
Página 7
SECCIÓN II: DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
4. MAPEO DE PROCESOS
Con base a la finalidad, misión y visión de la institución, indicadas en el numeral 2 del presente
Manual, se identifica lo siguiente:
 Procesos clave o técnicos: Serán ejecutados por la Dirección General Ejecutiva, las
Subdirecciones y Departamentos de UDAPE:
o Análisis de Proyectos de Norma: Relacionado con la viabilidad técnica de proyectos de
Decreto Supremo, Anteproyectos de Ley y/o Proyectos de Ley.
o Análisis de temas Coyunturales: Producción de documentos de trabajo, ayudas memoria,
informes y presentaciones sobre temas solicitados por el Ministerio de Planificación del
Desarrollo y las reuniones del Grupo Macro.
o Diseño y Análisis de Políticas, Programas, Proyectos y de Investigaciones Económicas
Sociales; Relacionados con la generación de información primaria y el diseño, evaluación
y monitoreo de políticas, programas y proyectos.
o Investigaciones Económico Sociales: Producción de documentos de investigaciones
económico – social y desarrollo o actualización de metodologías para la investigación.
o Procesamiento de Información Económico y Social: Relacionado con la consolidación de
bases de datos de carácter público y para el Órgano Ejecutivo.
o Difusión de Documentos e Información: Desarrollar herramientas y estrategias de difusión.
 Procesos de Apoyo: Serán realizados por los Departamentos Administrativo Financiero y de

Informática:
o Procesos de Apoyo Administrativos y Financieros, que comprende lo siguiente conforme a
normativa vigente:
 Sistema de Administración de Bienes y Servicios: Regula la contratación de bienes y
servicios, el manejo y la disposición de los bienes en UDAPE
 Sistema de Organización Administrativa: Optimiza la estructura organizacional de
UDAPE, reorientándola para prestar un mejor servicio a los usuarios internos y externos.
 Sistema de Programación de Operaciones: Estructura sistemáticamente los procesos
para la elaboración, seguimiento y evaluación del Programa de Operaciones Anual
(POA) de UDAPE.
 Sistema de Presupuestos: Establece los procesos para la elaboración, presentación,
ejecución y evaluación y modificación del presupuesto de UDAPE.
 Sistema de Tesorería: Regula los procedimientos a ser aplicados por UDAPE, relativos
a la recaudación, programación y administración de recursos.
o Procesos de Apoyo Informáticos y de Biblioteca, que comprenden lo siguiente:
Página 8
 Gestión y Administración de la Infraestructura Tecnológica, Servicios Informáticos: Por

medio del control del funcionamiento de los equipos desktops, equipos servidores,
activos de comunicación, servicios de desarrollo de productos de software y servicios
de seguridad de datos e información.
 Biblioteca: Captar, seleccionar y clasificar la documentación ingresada, difusión e
intercambio de información (intercambio bibliotecario) y control de préstamos de
documentación de biblioteca.
 Procesos de Fortalecimiento Institucional: Serán llevados a cabo por la Unidad de Auditoría
Interna a través de las siguientes actividades: Evaluar el grado de cumplimiento y eficacia de
los Sistema de Administración y de los Instrumentos de Control Interno incorporados a ellos,
determinar la Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros y analizar los resultados y
eficacia de las operaciones.
De lo anteriormente indicado, tenemos el siguiente cuadro resumen:
PROCESOS FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL
AUDITORIA INTERNA
INSUMOS
PROCESOS CLAVE O TÉCNICOS

ANALISIS DE PROYECTOS ANALISIS DE TEMAS
DE NORMA COYUNTURALES
DISEÑO Y ANALISIS DE INVESTIGACIONES

POLÍTICAS, PROGRAMAS Y
ECONOMICAS - SOCIALES
PROYECTOS
PRODUCTO
PROCESOS DE APOYO
ADMINISTRATIVO FINANCIEROS
S
BIBLIOTECA INFORMÁTICA
5. CODIFICACIÓN DE PROCESOS
Con base al cuadro anterior, se tiene la siguiente codificación de procesos:
Macro proceso
Código Clasificación
N° Nombre
01 Análisis de Políticas Económicas y Sociales PC Clave o Técnico
02 Auditoría Interna DAF Fortalecimiento
03 Informática y Biblioteca DIN Apoyo
04 Administración y Finanzas UAI Apoyo
6. PROCESOS CLAVE O TECNICOS

6.1. Macro proceso: Análisis de Políticas Económicas y Sociales (01)
En el marco de la misión definida para UDAPE, se tiene la siguiente codificación de procesos:
Página 9
Mapeo De Procesos Clave o Técnicos (PC): Análisis de Políticas Económicas y Sociales (01)
CODIGO FLUJO
CODIGO CODIGO CODIGO
MACRO PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO RESULTADO GRAMA
PROC. SUBPRO. PROCED.
PROC. (pág.)
01 Proyecto de norma por la vía Regular 01 Trámite de proyecto de norma por la vía regular Informe Técnico, Presentación 13
Análisis de
PC01 proyectos de 02 Proyecto de norma por la vía rápida 01 Trámite de proyecto de norma por la vía rápida Informe Técnico 15
norma 03 Proyectos de norma en consulta 01 Análisis de proyectos de norma en consulta Informe 17
Análisis de temas
PC02 01 Análisis de acuerdo a requerimiento 01 Análisis de acuerdo a requerimiento Informe, Ayuda memoria, Presentación 20
de coyuntura
01 Obtención de información primaria Base de datos, Boletas de encuesta 23
01 Generación de información primaria
02 Generación de información primaria Base de datos, Boletas de encuesta 25
Diseño de políticas, programas o Informe – estudio y escenario de
02 01 Diseño de políticas, programas o proyectos 27
Diseño y análisis proyectos sostenibilidad
de políticas, Monitoreo de políticas y/o programas a solicitud Diseño de metodologías Sistema de
PC03 01 29
programas y indicadores Informe de seguimiento
proyectos Monitoreo y evaluación de políticas, Monitoreo de políticas y/o programas recurrente Diseño de metodologías Sistema de
03 02 31
programas o proyectos indicadores Informe de seguimiento
Monitoreo y evaluación de políticas, programas Diseño de metodologías Sistema de
03 33
o proyectos indicadores Informe de seguimiento
01 Diagnóstico sectorial, Evaluación de la
04 Análisis económico y social 01 Análisis económico y social 35
economía
01 Definición de áreas temáticas 01 Definición de áreas temáticas Plan de priorización 37
Documentos, Boletines, Revista de
Investigaciones 01 Investigaciones económico sociales 39
Análisis Económico (RAE)
PC04 económico - 02 Investigaciones económico sociales
Investigación económico social sujeta a
sociales 02 Documentos de investigación 41
convenio
Selección y validación de documentos Selección y validación de documentos para su
03 01 Listado de priorización 43
para su publicación publicación
Información estadística de carácter Discos compactos de información
01 01 Información estadística de carácter público 46
Procesamiento público estadística
de información Información estadística para el órgano
PC05 02 01 Información estadística para el órgano ejecutivo Documento 48
económico y ejecutivo
social
03 Reportes periódicos 01 Reportes periódicos Reportes, Base de datos sectorial 50
Desarrollo de Herramientas y productos
Difusión de 01 01 Plan de difusión Documento 53
en el marco de la política de difusión
PC06 documentos e
Diseño de estrategias de difusión y Eventos públicos, Talleres, Remisión de
información 02 01 Ejecución de la difusión 55
comunicación documentos impresos y magnéticos
P á g i n a 10
6.1.1. Proceso: Análisis de Proyectos de Norma (PC01)
FICHA DE PROCESO
CÓDIGO: PC01 DENOMINACIÓN: ANALISIS DE PROYECTOS DE NORMA
OBJETIVO: Analizar la viabilidad técnica de proyectos de Norma (Proyectos de Decreto Supremo,

Anteproyectos de Ley y/o Proyectos de Ley).
ENTRADA: SALIDA:
 Nota del Ministerio de la Presidencia – Otros  Informe Técnico de la Secretaría
Ministerios. Técnica del Consejo de Política
 Solicitud del Ministro(a) Proyectista. Económica y Social
 Proyecto de Decreto Supremo, Anteproyecto o  Presentación en Power Point
Proyecto de Ley
 Exposición de motivos/ Informe Técnico y Legal
/Información complementaria (si corresponde)
RESPONSABLE: TIEMPO ESTIMADO DE EJECUCIÓN:

 Director(a) General Ejecutivo(a) Conforme la operación
 Subdirector(a) de Área / Jefe del Departamento legal
 Técnico Asignado
SUBPROCESO RESULTADO
1. Trámite de Proyecto de Norma Vía Regular: 1. Informe Técnico de la Secretaria

comprende el análisis de la viabilidad técnica de los Técnica del Consejo y Presentación
proyectos de Decreto Supremo o Anteproyectos de en power point.
Ley.
2. Trámite de Proyecto de Norma Vía Rápida: 2. Informe Técnico de Emergencia de la
Comprende el análisis de la viabilidad técnica de los Secretaria Técnica del Consejo.
proyectos de Decreto Supremo o Anteproyectos de
Ley en un periodo corto de tiempo.
3. Análisis de proyectos de norma en consulta. 3. Informe Técnico.
RESPONSABLE TIEMPO ESTIMADO DE JECUCIÓN
 Director(a) General Ejecutivo(a), Subdirector de Área 1. 2 a 4 semanas.

/ Jefe del Departamento legal, Técnico Responsable.
2. 24 horas.
3. Hasta 2 semanas.
P á g i n a 11
6.1.1.1. Subproceso: Proyecto de Norma por la Vía Regular (PC01-01)

6.1.1.1.1. Procedimiento: Trámite de Proyecto de Norma por la Vía Regular (PC01-01-01)
a) Descripción
CODIGO PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO
PC01-01-01 Análisis De Proyecto De Proyecto de Norma por la Trámite de Proyecto de Norma por la Vía
Norma Vía Regular Regular
N° TAREA DETALLE DE TAREA RESPONSABLE RESULTADO

Recepcionar y revisar que el proyecto de norma haya sido Ventanilla Única de Documentación
remitido a través del Ministerio de la Presidencia; mismo que Correspondencia UDAPE revisada y admitida
debe estar acompañado de los informes técnico y legal de
1 respaldo y/o exposición de motivos firmados por el Ministro
cabeza de sector (proyectista); verificar que en adjunto se
encuentre el medio magnético del Proyecto y la información
complementaria requerida.
Enviar el proyecto de norma registrado a la unidad Director(a) General Direccionamiento del
organizacional que corresponda y asignar de acuerdo con la Ejecutivo(a) proyecto de norma a
temática, al técnico responsable. Administrativo I – Depto la unidad que
2 Cuando corresponda, se solicita al Departamento de Legal corresponda
Informática la verificación y análisis de información Subdirectores y/o Jefe
georeferenciada. Legal
Depto. Informática
Remisión de copias del proyecto de norma a las instituciones Responsable de Pronunciamientos de
3 involucradas con fines de consulta. Recepción de los correspondencia UDAPE la Instituciones
pronunciamientos y puesto en conocimiento del proyectista. Dirección General involucradas
En esta etapa, está previsto realizar reuniones de coordinación Ejecutiva Contar con toda la
interinstitucionales (proyectistas e instituciones involucradas), Técnicos Responsables información
con el objeto de revisar, ajustar y consensuar la redacción del necesaria para la
4 proyecto de norma; se elaborará acta de cada reunión donde emisión del informe
se registre los temas tratados y se emitirá el informe de la técnico
Secretaria Técnica del Consejo de Política Económica y Social.
Previa revisión del Subdirector(a) o Jefe(a) del Departamento Subdirectores y/o Jefe V°B° del informe y
Legal, se presenta a la Dirección General Ejecutiva el informe Legal presentación
5 técnico y la presentación en Power Point para su consideración Dirección General Presentación del
y visto bueno y posterior consideración en el Consejo de Ejecutiva proyecto de norma
Política Económica y Social. en el Consejo
Considerando la determinación del Consejo de Política Administrativo I – Depto Norma aprobada

Económica y Social (aprobado, aprobado con observación o Legal Ajuste de Norma
rechazado), si el proyecto de norma es aprobado, la Secretaria Técnico Responsable Rechazo de Norma
Técnica remitirá al Ministerio de la Presidencia el mismo; si es
Registro individual
aprobado con observación se considerará el ajuste del
6 proyecto de norma en una comisión conformada por las Acta de reunión de
instancias involucradas conforme a la instrucción del Consejo. coordinación
Si la decisión del Consejo es de rechazo, se procederá a la
devolución del Proyecto y sus antecedentes al Ministerio
Proyectista, debiéndose archivar una copia de toda la
información.
P á g i n a 12
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PROYECTO DE NORMA POR LA VÍA REGULAR (PR01-01-01)
UNIDAD Ministerio de la Subdirecciones

ORGANIZACIONAL Dirección General
Presidencia / de Política Departamento de Consejo de Política Económico y CARGOS Y/O PUEST OS
Ejecutiva Departamento Legal DE TRABAJO / (tiempo estim ado)
Ministerios de Macroeconómica, Informática Social
UDAPE
Órgano Ejecutivo Macrosectorial y Social
Inicio Documentos
1
RECEPCIÓN DE PROYECTO DE Documentos RESPONSABLE DE

NORMA CORRESPONDENCIA UDAPE
No Información
completa ?
Si
Colocar hoja de DIRECT OR(A) GENERAL

ruta con proveido EJECUTIVO(A)
Revisión y preparación Revisión y preparación
2 nota para el Proyecto nota para el Proyecto ADMINISTRATIVO I – DEPT O.
en consulta en consulta LEGAL
ASIGNACIÓN AL AREA QUE
CORRESPONDA Y AL TECNICO SUBDIRECTORES DE ÁREA
Depto. Legal (a)
RESPONSABLE Registro en B.D. y
Macroeconómico (b)
asignación de ¿Corresponde si Realiza verificación y Y/O JEFE DEPTO. LEGAL
Macrosectorial (c)
número de trámite verificación y Análisis de análisis de inf.
Social (d)
Inf. Georeferenciada? georeferenciada DEPTO. INFORM ÁTICA
Remisión Proyecto en No
Documentos
consulta
3
Recepción
REMISIÓN DE PROYECTO DE pronunciamientos
NORMA EN CONSULTA A LAS
INSTITUCIONES
INVOLUCRADAS, RECEPCIÓN Depto. Legal
DE ESTOS Macroeconómico Elaboración Elaboración RESPONSABLE DE
PRONUNCIAMIENTOS Registro en B.D. respuestas a respuestas a
Macrosectorial CORRESPONDENCIA UDAPE
Y REMISIÓN AL PROYECTISTA Social Proyectista Proyectista
Documentos en
Remisión Carta de
consulta/ DIRECCIÓN GENERAL
respuesta
Replanteo EJECUTIVA
A
Carta a informes
TÉCNICO RESPONSABLE
de respuesta Reuniones de coordinación Reuniones de coordinación
y elaboración informe / y elaboración informe /
4
modificación de informe modificación de informe
REUNIONES DE COORDINACIÓN Depto. Legal
Y EMISIÓN DE INFORME Macroeconómico
Registro en B.D.
Macrosectorial
Social
Versión para consideración

5 del Consejo de Política Presenta el
Económico y Social análisis
REVISIÓN Y V°B° DEL INFORME
Y DE LA PRESENTACIÓN, SE
PRESENTA EL ANÁLISIS EN DIRECT ORA EJECUTIVA
CONSEJO DE POL ÍTICA No si Aprobado Rechazado
ECONÓMICA Y SOCIAL PARA V°B° del informe Aprobación del
SU APROBACIÓN A proyecto?
tecnico y presentación
Aprobado con
observación
Reunión com ision interinstitucional,

6 Resguardo ajustar la versión del proyecto,
Envío al Min. de la ajustar la versión consensuada
Documentos de Info.
Presidencia TÉCNICO RESPONSABLE
ENVÍO AL MINISTERIO DE L A
PRESIDENCIA - COMISIÓN DE ADMINISTRATIVO I – DEPT O.
Registro en acta LEGAL
AJUSTE
individual
Final
Conector Conector
Archivo
Inicio / Final Proceso Documento Tarea Documento dentro a otra
Tarea Decisión Base de datos
predefinido pag. pag.
Form. MP-004
P á g i n a 13
6.1.1.2. Subproceso: Proyecto de Norma por la Vía Rápida (PC01-02)

6.1.1.2.1. Procedimiento: Trámite de Proyecto de Norma por la Vía Rápida (PC01-02-01)
a) Descripción
PC01-02-01 Análisis de Proyecto de Proyecto de Norma Trámite de Proyecto de Norma por la Vía
Norma por la Vía Rápida Rápida
1 Revisar que con nota del Ministerio de la Responsable de Documentación revisada y

Presidencia sea remitido el proyecto de norma Correspondencia admitida remitida a la
con solicitud expresa de tratamiento de vía UDAPE Subdirección que corresponda
rápida, adjuntado los informes técnico y legal de o al Departamento Legal y al
respaldo, mismos que deben estar firmados por Director(a) General técnico responsable
el Ministro cabeza de sector (proyectista), así Ejecutivo(a)
como verificar que en adjunto se encuentre el Subdirectores De
medio magnético del proyecto y la información Área
complementaria requerida.
Jefe Depto. Legal
Asignación al área que corresponda y al técnico
responsable. Técnico(s)
Responsable(s)
Cuando corresponda, se solicita al Departamento de
Informática la verificación y análisis de información Departamento de
georeferenciada, Informática
2 El técnico responsable si es necesario, convoca Técnico(s) Informe de Emergencia

a reunión de coordinación interinstitucional y/o Responsable(s) elaborado
coordina de manera directa y rápida con las
Instituciones involucradas y elabora el informe
de emergencia.
3 El informe de emergencia, se presenta a Director(a) General Informe de emergencia,

consideración de la Dirección General Ejecutiva Ejecutivo(a) Proyecto de norma y
de UDAPE para que realice la revisión antecedentes según
correspondiente y su V°B°, posteriormente se Subdirectores De corresponda, enviados al
remite al Ministerio de la Presidencia. Área Ministerio de la Presidencia
Jefe Depto. Legal
P á g i n a 14
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: TRÁMITE DE PROYECTO DE NORMA POR LA VÍA RÁPIDA (PC01-02-01)
UNIDAD Ministerio de la Subdirección de Política: CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL
Presidencia / Dirección General Ejecutiva Macroeconómica Departamento de PUESTOS
Departamento Legal
Ministerios de Órgano UDAPE Macrosectorial Informática DE TRABAJO /
TARE AS
Ejecutivo Social (tiempo estimado)
Inicio
Documentos
RESPO NS ABLE DE
CORRE SPONDENCIA
Documentos
1 No UDA PE
Información DIRECTOR(A) GENERAL
RECEPCIÓ N DE
PROYE CTO DE NO RMA completa ? Realiza EJECUTIVO(A)
Y ASIG NACIÓ N AL Registro en B.D. y ¿Corresponde Si verificación y SUBDIRECTORES DE
ÁRE A QUE Si
asignación de número verificación y Análisis de análisis de inf.
CORRE SPONDA Y AL ÁREA
de trámite (CONAPE) Inf. Georeferenciada? georeferenciada
TECNICO Colocar hoja JEFE DEP TO. LEG AL
RESPO NS ABLE de ruta con TÉCNICO(S )
proveido No
RESPO NS ABLE(S)
DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA
Depto. Legal
Subdirección
Macroeconómico
Macrosectorial
Social
¿Requiere No ¿Requiere No
reunión coordinación reunión coordinación
interinstitucional? interinstitucional?
2
Si Si
TÉCNICO(S)
COORDINACIÓN Y Convocar y Convocar y RESPO NS ABLE(S)
ELABO RACIÓ N DE Revisar Revisar
INFORME Documento Documento
Versión para
consideración del elaboración elaboración
Gabinete de Ministros informe informe
3 Envío de SUBDIRECTORES DE
documentación ÁREA
REVISIÓN Y V°B° DEL V°B° del informe
al Min. de la
INFORME DE técnico de emergencia Y/O JEFE DEPTO.
EMERGENCIA Y ENVÍO
Presidencia
LEG AL
AL MINISTERIO DE
GABINETE DE DIRECTOR(A) GENERAL
MINISTRO S EJECUTIVO(A)
Final
Archivo Conector Conector

Proceso Documento Tarea Document o Base de
Inicio / Final Tarea Decisión dent ro a otra
predefinido pag. pag. datos
Form. MP-004
P á g i n a 15
6.1.1.3. Subproceso: Proyecto de Norma en Consulta (PC01-03)

6.1.1.3.1. Procedimiento: Trámite de Proyecto de Norma en Consulta (PC01-03-01)
a) Descripción
CODIGO PROCEDIMIENTO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO
PC01-03-01 Análisis de Proyecto de Norma en Análisis de Proyecto de
Proyecto de Consulta Norma en Consulta
Norma

1 Recepción de proyecto de norma en Responsable de Asignación a la
consulta y asignación a la Correspondencia Subdirección
Subdirección correspondiente o UDAPE especializada que
Departamento Legal para la corresponda o
Director(a) General Departamento Legal y
designación del técnico responsable.
Ejecutivo(a) al técnico responsable
Cuando corresponda, se solicita al
Departamento de Informática la Subdirectores De
verificación y análisis de información Área
georeferenciada, Jefe Depto. Legal
Técnico(s)
Responsable(s)
2 Elaboración del informe preliminar y Subdirectores De Informe final

revisión del subdirector de área y/o Área
Jefe del Departamento Legal en
Jefe Depto. Legal
cuanto a la calidad del informe
(contenido y forma), para la emisión Técnico(s)
del informe final. Responsable(s)
3 Revisión de la Dirección General Director(a) General Firma de la carta

Ejecutiva del informe, en caso de que Ejecutivo(a) dirigida al Ministerio
no existan observaciones se remite al de Planificación del
Ministerio de Planificación del Desarrollo adjuntando
Desarrollo, caso contrario retorna al el informe técnico
técnico responsable para su
corrección e inmediata remisión.
P á g i n a 16
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: ANÁLISIS DE PROYECTO DE NORMA EN CONSULTA (PC01-03-01)
UNIDAD Ministerio de Departamento Legal
ORGANIZACI ONAL CARGOS Y/O PUESTOS
Planificación del Dirección General Ejecutiva Subdirección de Política: Macroeconómica Departamento de
DE TRABA JO / (tiempo
desarrollo – otras UDAPE Macrosectorial Informática esti mad o)
Ministerios Social
Inicio Recepción de
requerimiento
RESPO NS ABLE DE
Solicitud de
informe CORRE SPONDENCIA
1 UDA PE
Asignación a la
Asigna a la
RECEPCIÓ N DE Unidad
Subdirección(es) DIRECTOR(A)
PROYE CTO DE NO RMA correspondiente
correspondiente(s) EJECUTIVO(A)
EN CO NS ULTA Y
ASIGNACIÓN A LA
SUBDIRECCIÓN
SUBDIRECTOR(A)
CORRE SPONDIE NTE Y
TÉCNICO
RESPO NS ABLE TECNICO
Subdirección
RESPO NS ABLE
Macroeconómico
Macrosectorial DEPARTAMENTO DE
Realiza
Social ¿Co rresponde Si INFORMÁTICA
Asignar/derivar a verifica ción y análisis
verificación y
Técnico Responsable de inf. análisis de inf.
Geo referenciada? georeferenciada
Elaborar y/o No
2 modificar informe
ELABO RAR INFORME TECNICO

PRELIMINAR Y Revisión Subdirector/ RESPO NS ABLE
REVISIÓN DEL Jefe Depto Legal
SUBDIRECTO R, SUBDIRECTOR(A)
EMISIÓ N DEL INFO RME
FINAL JEFE DEP TO. LEG AL
Cumple la calidad del Si

No
informe en cuanto a
contenido y forma ?
Si
Remite Informe
3
¿existen final y nota de
Envío al observaciones ? respuesta
REVISIÓN DE LA Ministerio DIRECTOR(A)
DIRECCIÓ N EJE CUTIV A GENERAL
Y ENVIO AL MINISTERIO No EJECUTIVO(A)
DE PLANIFICACIÓN DEL
DESARRO LLO Final Firma nota

Proceso Documento Tarea Document
Tarea Doco
Base de
Inicio / Final Tarea Decisión ument o
dent ro a otra
predefinido pag. pag. datos
Form. MP-004
P á g i n a 17
6.1.2. Proceso: Análisis de Temas de Coyuntura (PC02)
FICHA DE PROCESO
CÓDIGO: PC02 DENOMINACIÓN: ANALISIS DE TEMAS DE COYUNTURA
OBJETIVO: Producir documentos de trabajo, ayudas memoria, informes y presentaciones sobre

temas solicitados por el Ministerio de Planificación del Desarrollo y las reuniones del grupo macro.
ENTRADA: SALIDA:
 Formulario de requerimiento de servicios.  Documentos de trabajo.
 Notas de solicitud de análisis de temas de  Ayudas memoria.
coyuntura.  Informes.
 Presentaciones.

 Director(a) General Ejecutivo(a). Hasta 2 semanas.
 Subdirector de cada Área.
 Técnico responsable.
1. Análisis de temas de coyuntura.  Documentos de trabajo, registrados en
Biblioteca.
 Ayudas memorias, registrados en
Biblioteca.
 Informes, registrados en Biblioteca.
 Presentaciones, registrados en
Biblioteca.
RESPONSABLE TIEMPO ESTIMADO DE EJECUCIÓN

1. Director(a) General Ejecutivo(a), Subdirector de Hasta 2 semanas
Área, Técnico Responsable
P á g i n a 18
6.1.2.1. Subproceso: Análisis de Acuerdo a Requerimiento (PC02-01)

6.1.2.1.1. Procedimiento: Análisis de Acuerdo a Requerimiento (PC02-01-01)
a) Descripción
PC02-01-01 Análisis de acuerdo a Análisis de acuerdo a Análisis de acuerdo a
Requerimiento Requerimiento Requerimiento
1 A partir de la recepción del formulario de Responsable de Formulario o nota de
requerimientos de servicios o de la nota de Correspondencia análisis de coyuntura
solicitud de análisis de tema de coyuntura, La Director(a) General recepcionada y remitida
Dirección General Ejecutiva, direcciona de Ejecutivo(a) a la Subdirección que
acuerdo al tema, a la Subdirección que corresponde
Subdirectores De
corresponda atender este requerimiento.
Área
Técnico(s)
Responsable(s)
2 Asignado al técnico responsable, debe Director(a) General Recolección de

recolectar la información necesaria para elaborar Ejecutivo(a) información.
los productos, consultando las bases de datos,
Subdirectores De
bibliografía, archivos legales y otros. En caso de
Área
que se trate de temas que involucre a otros
sectores se deberá consultar con los técnicos Técnico(s)
sectorialistas de UDAPE. Responsable(s)
3 Se analiza la información, se verifica si esta es Director(a) General

completa y se procede a validar la misma, en Ejecutivo(a)
caso necesario se coordina con los especialistas
Subdirectores De
de las Entidades Públicas relacionadas al tema
Área
sobre el documento a ser emitido. Cuando
Información completa y
corresponda, se solicita al Departamento de Técnico(s)
validada
Informática la verificación y análisis de información Responsable(s)
georeferenciada y/u otra información adicional.
Departamento de
El documento debe fundamentalmente evaluar Informática
las implicaciones del tema analizado, evaluar los
efectos sobre el sector y la economía, y si el
tema está enmarcado en los lineamientos de la
política de Estado y el Plan de Desarrollo
Económico y Social (PDES).
4 Desarrollar los productos requeridos: Director(a) General
Documentos de trabajo, ayudas memoria, Ejecutivo(a)
Productos elaborados
informes y/o presentaciones en los formatos o
Subdirectores De en enviados a solicitante
plantillas definidas por UDAPE y poner en
Área
consideración de la Dirección General Ejecutiva
para su posterior remisión al Ministerio de Técnico(s)
Planificación del Desarrollo o al Grupo Macro. Responsable(s)
P á g i n a 19
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: DISEÑO DE POLÍTICAS, PROGRAMAS O PROYECTOS (PC02-01-01)
UNIDAD CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL Ministerio de Planificación del Subdirección de Política: Macrosectorial
Dirección General Ejecutiva Departamento de Informática - PUESTOS
Desarrollo – Grupo Macro – Otras Macroeconómica
UDAPE Biblioteca DE TRABAJO /
TARE AS Instituciones Social
(tiempo estimado)
Inicio
RECEPCIÓ N DE
1 CORRE SPONDENCIA
Soli citud de un análi sis Recepción DIRECTOR(A)
de tema d e coyuntura de solictud
Asigna r Técnico GENERAL
FORMALIZACIÓ N DE Responsable
EJECUTIVO(A)
SOLICITUD DE UN
ANÁLISIS DE UN TE MA Requiere inf. Realiza verificación y SUBDIRECTOR(A)
Macroeconómico No
DE CO YUNTURA Macrosectorial
Depto. aná lisis de inf. TECNICO
¿Se cuenta con la Informática
Social Geo referenciada y/u otra
inf. necesaria? RESPO NS ABLE
información ad icio nal
solicita da DEPTO. INFORMÁTICA
Si
Remisi ón a la Institución Firma n ota pa ra Elab oración nota para
correspon diente recolectar info rmació n recolectar info rmació n
TECNICO
2 RESPO NS ABLE
Se recepciona la
RECOLECCIÓN DE Sistematizar la
información solicitad a SUBDIRECTOR(A)
INFORMACIÓN información
Macroeconómico DIRECTOR(A)
Macrosectorial GENERAL
Social EJECUTIVO(A)
TECNICO
Aná lisis dela RESPO NS ABLE
3 información
SUBDIRECTOR(A)
Coordin ación con las In stitu cio nes
ANALISIS DE LA
provee doras d e i nfor ma ció n
INFORMACIÓN Y
COORDINACIÓN CO N
LAS ENTIDADES
PROVE EDORAS DE No Se cuent a
INFORMACIÓN con toda la información DIRECTOR(A)
necesaria ? GENERAL EJECUTIVO
Si
Par a consider aci ón
4 Par a consider aci ón Desarrollar los producto en las plantillas
de Ministro(a) y/o de inf ormes, ayudas memorias,
de la Direcció n TECNICO
Gru po Macro documento de trabajo y present aciones -
DESARRO LLAR LOS Gen eral Ejecutiva RESPO NS ABLE
Revisión por Subdirector
PRODUCTOS Y
REMIS IÓN DE LA
MIS MA AL MINIS TE RIO Archivo SUBDIRECTOR(A)
Si No
DE PLANIFICACIÓN Final Est án bien los Si No Final
PARA EL product os ? ¿Está n b ien los
DESARRO LLO Y/O AL prod uctos ? DIRECTOR(A)
Si para registro en
GRUPO MACRO Biblioteca GENERAL EJECUTIVO
Ar chivo Conector Conector

Inicio / Final Pr oceso Documento Tarea Documento dentro a otra pag.
Tarea Decisión Base de datos
predefinido pag.
Form. MP-004
P á g i n a 20
6.1.3. Proceso: Diseño, Análisis y Evaluación de Políticas, Programas y Proyectos (PC03)
FICHA DE PROCESO
CÓDIGO: PC03 DENOMINACIÓN: DISEÑO Y ANÁLISIS DE POLÍTICAS,
PROGRAMAS Y PROYECTOS
OBJETIVO: Diseñar y analizar políticas, programas y proyectos.
ENTRADA: SALIDA:
 Información del Instituto Nacional de  Información sistematizada.
Estadística (INE), otras Instituciones que  Propuesta y análisis de política, programa o
generan información. proyecto.
 Información primaria generado por UDAPE.  Presentación, fichas, ayudas memorias e in
 Solicitud de un estudio determinado formes de avance.
(Políticas, programas o proyectos).  Documentos – estudios de evaluación
 Información de los sistemas de información  Documento de Evaluación de la Economía
sectorial (SNIS – SIE). (EVA).
 Diagnostico sectorial en impreso y medio
magnético.
 Director(a) General Ejecutivo(a). De 2 semanas a 10 meses.
 Subdirector de cada Área.
 Técnico responsable.
1. Generación de información.  Información sistematizada.
2. Diseño de políticas, programas o  Documento / ayuda memoria de políticas,
proyectos. programas o proyectos, notas metodológicas,
3. Monitoreo y evaluación de políticas, presentación power point, documento con
programas y/o proyectos. propuesta de base de datos (archivo), ayuda
4. Análisis económico y social. memoria.
 Presentación, fichas técnicas, ayudas memorias
e informes de avance.
 Documentos – estudios de evaluación.
 Documento de Evaluación de la economía
(EVA), diagnostico sectorial en impreso y medio
magnético.
1. Director(a) General Ejecutivo(a), 5. De 2 a 6 meses

Subdirector de Área, Técnico 6. Política y programa de 8 a 10 meses,
Responsable proyecto de 6 a 8 meses
2. Director(a) General Ejecutivo(a), 7. De 3 a 8 meses
Subdirector de Área, Técnico 8. Hasta 1 mes
Responsable
3. Director(a) General Ejecutivo(a),
Subdirector de Área, Técnico
Responsable
4. Director(a) Ejecutivo(a), Subdirector de
Área, Técnico Responsable, Jefe Depto.
Administrativo Financiero
P á g i n a 21
6.1.3.1. Subproceso: Generación de Información Primaria (PC03-01)

6.1.3.1.1. Procedimiento: Obtención de Información Primaria (PC03-01-01)
a) Descripción
PC03-01-01 Diseño y Análisis de Políticas, Generación de Obtención de Información
Programas y Proyectos Información Primaria Primaria

1 El técnico responsable de la Subdirección del Director(a) Nota de solicitud de
área correspondiente, de acuerdo a la General información revisado y
programación de sus actividades definidas en el Ejecutivo(a) enviado
Programa de Operaciones Anual (POA), elabora
Subdirectores
nota para solicitar información a la institución
De Área
externa que corresponde, previa revisión por el
Subdirector(a) correspondiente se remite a Técnico(s)
consideración de la Dirección General Ejecutiva Responsable(s)
para su firma y el envío a la entidad externa a
Departamento
UDAPE.
de Informática
Cuando corresponda, se solicitará al
Departamento de Informática la verificación y
análisis de información georeferenciada y/u otra
información adicional
2 Recibida la información solicitada, la Director(a) Obtención de

Subdirección correspondiente verifica que la General información de la
información sea completa, en caso de que Ejecutivo(a) entidad externa
identifique falta de información o alguna
Subdirectores
inconsistencia se coordina con el personal
De Área
técnico de la entidad externa para que se proceda
a la corrección hasta obtener una base de datos Técnico(s)
consistente y actualizada. Asignado(s)
P á g i n a 22
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: OBTENCIÓN DE INFORMACIÓ N PRIMARIA (PC03-01-01)
UNIDAD
ORGANIZACI ONAL
Sub dirección de Políti ca: Macroeconómica
Direcci ón Gen eral Ejecutiva CARGOS Y/O PUESTOS
Instituciones e xterna s a UDAP E Macrosectoria l Departamento de Informática
UDA PE DE TRABA JO
Social
TECNICO
Inicio
RESPO NS ABLE
1
SUBDIRECTOR(A)
Realiza nota d e
Recepción y Par a firma y
solicitud de
FORMALIZACIÓ N DE procesamiento envío
información DIRECTOR(A)
SOLICITUD DE
INFORMACIÓN GENERAL
EJECUTIVO(A)
DEPTO. INFORMÁTICA
Revisió n d e la
Base de datos
información
Recepción de
información
No Requiere inf. Realiza verificación y
2 Depto. aná lisis de inf.
Info rma ció n completa Informática
Geo referenciada y/u otra
y consisten te ? información ad icio nal
DIRECTOR(A)
RECEPCIÓ N DE LA solicita da
Coordin ar con GENERAL
INFORMACIÓN,
person al técnico de Si EJECUTIVO(A)
VERIFICACIÓN,
COORDINACIÓN Y la In stitució n
GENERACIÓ N DE LA Actu alizar/ TECNICO ASIGNADO
BAS E DE DATO S crear B.D.
UDA PE
Final

Inicio / Final Pro ceso Documento a otra Base de
Tarea Decisió n den tro
pred efi nido pag. datos
pag. Form. MP-004
P á g i n a 23
6.1.3.1.2. Procedimiento: Generación de Información Primaria (PC03-01-02)

a) Descripción
PC03-01-02 Diseño y Análisis de Políticas, Generación de Generación de Información
Programas y Proyectos Información Primaria Primaria

1 A partir de la solicitud de un estudio determinado Director(a) General Asignación de un técnico
de parte de un organismo financiador y suscrito el Ejecutivo(a) responsable
convenio correspondiente con la Dirección
Subdirectores De
General Ejecutiva, se deriva a la Subdirección
Área
competente para asignar las tareas a uno o más
técnicos responsables. Técnico(s)
Responsable(s)
2 Determinada la necesidad de generación de Director(a) General Presupuesto elaborado

información primaria que permita realizar el Ejecutivo(a) enviado al organismo
estudio solicitado, se elabora un presupuesto financiador
Subdirectores De
tentativo y la nota para la aprobación del
Área
organismo financiador.
Técnico(s)
Asignado(s)
Departamento de
Informática
3 Se coordina con el organismo financiador y el Técnico(s) Contratar a la empresa

Departamento Administrativo Financiero de Asignado(s) consultora
UDAPE, la contratación de una empresa Jefe Departamento
consultora para el levantamiento de información Administrativo
primaria requerida, asimismo el técnico Financiero
responsable y la Subdirección correspondiente
realizan el trabajo de contraparte técnica para
obtener la información primaria requerida.
4 Realizado el control de calidad, al trabajo Técnico(s) Boletas de encuestas y

encomendado a la empresa consultora, se Asignado(s) base de datos de
obtiene las boletas de las encuestas y la base de información primaria
datos de la información primaria.
P á g i n a 24
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: GENERACIÓ N DE INFO RMACIÓ N PRIMARIA (PC03-01-02)
UNIDAD
ORGANIZACI ONAL CARGOS Y/O
Dirección General Ejecutiva Subdirección Departamento de
Organismos Financiadores PUESTOS
TAREAS UDAPE De Política Macroeconómica, Macrosectorial y Social Informática
DE TRABAJO
1 DIRECTOR(A)
Inicio
GENERAL
FORMALIZACIÓ N DE Asignación de
SOLICITUD DE EJECUTIVO(A)
técnico
INFORMACIÓN, SUBDIRECTOR(A)
Solicitud de un
ASIGNACIÓN DE Recepción de
TÉCNICO estudio TECNICO
determinado solictud
Determinación RESPO NS ABLE
requerimientos
Requiere inf. Realiza verificación y

2 Depto.
Macroeconómico Elab orar aná lisis de inf. TECNICO ASIGNADO
Si Informática
Macrosectoria l presup uesto Se requ iere gene rar Geo referenciada y/u otra
DETERMINACIÓN DE
Social tentativo información primaria ? información ad icio nal
REQUERIMIENTO DE
solicita da SUBDIRECTOR(A)
GENERACIÓ N DE
Apr obación para pro ced er
INFORMACIÓN Par a firma y envío
con las activid ades d e Par a cono cimien to No
PRIMARIA al orga nismo
gen eración de de la Subd irecció n e
información primaria financiado r DIRECTOR(A)
instruir coo rdinación
necesaria GENERAL
EJECUTIVO(A)
Nota de re spu esta a
solicitu d a proban do DEPARTAMENTO DE
el presupu esto INFORMÁTICA
Coordin ar con el org anismo
requ erido financiado r y el Depto.
Administ. Financiero de
UDA PE para la contrata ció n
de una consultora
3
COORDINACI ÓN CON EL TECNICO ASIGNADO

ORGANISMO
FINANCIADOR Y EL Controlar como contrap arte el
DEPARTAMENTO trabajo técnico de la
ADMINISTRATIVO DE
UDAPE PARA LA
consultora /person al p ropio
CONTRATACIÓN DE
CONSULTORÍA PARA EL JEFE DEL DEPTO.
TRABAJO DE ADMINISTRA TIVO
GENERACIÓN DE FINANCIE RO
INFORMACIÓ N PRIMARIA
No Se ha
cumplido el
trabajo ?
Si
4
Base de TECNICO ASIGNADO
OBTENCIÓN DE LAS
BOLETAS DE ENCUESTA Y Datos
LA BAS E DE DATOS
Bole tas Final
Conector
Pro ceso Tarea Archivo Conector Base de
Inicio / Final Tarea Decisió n Documento a otra
pred efi nido Documento den tro datos
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 25
6.1.3.2. Subproceso: Diseño de Políticas, Programas o Proyectos (PC03-02)

6.1.3.2.1. Procedimiento: Diseño de Políticas, Programas o Proyectos (PC03-02-01)
a) Descripción
PC03-02-01 Diseño, Análisis y Evaluación de Diseños de Políticas, Diseños de Políticas,
Políticas, Programas y Proyectos Programas o Proyectos Programas o Proyectos
1 A través del Ministerio de Planificación del Responsable de Asignación del técnico

Desarrollo, se recepciona la solicitud para la Correspondencia responsable
elaboración de un estudio determinado, que Director(a) General
puede ser una política, un programa o un Ejecutivo(a)
proyecto, una vez registrado en correspondencia,
Subdirectores De Área
la Dirección Ejecutiva remite a la Subdirección
que corresponda el tema para que se asigne al Técnico(s)
técnico responsables de elaborar este trabajo. Responsable(s)
2 El técnico responsable, después de revisar la Director(a) General Información

documentación, procede a la recolección de Ejecutivo(a) recolectada y
información de manera formal a través de nota sistematizada
correspondiente y posteriormente sistematiza la
información obtenida. Técnico(s) Asignado(s)
3 Sistematizada la información se procede a su Director(a) General Información analizada

análisis y se coordina con la entidad solicitante Ejecutivo(a) y valor agregado de
para conocer mayores orientaciones sobre el orientaciones sobre el
tema de estudio, a objeto de que sea incorporada tema del estudio
en la propuesta. Técnico(s)
Asignado(s)
4 Elaboración de la propuesta del estudio y remisión Director(a) General Propuesta elaborada y

por conducto regular al Ministerio de Planificación Ejecutivo(a) remitida al Ministerio
del Desarrollo y su correspondiente registro en la de Planificación del
Subdirectores De Área Desarrollo
Biblioteca de UDAPE.
Técnico(s)
Asignado(s)
Biblioteca
P á g i n a 26
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: DISEÑO DE POLÍTICAS, PROGRAMAS O PROYECTOS (PC03-02-01)
UNIDAD
ORGANIZACI ONAL Subdirección de Política: Macroeconómica CARGOS Y/O
Ministerio de Planificación Dirección General Ejecutiva Biblioteca
Macrosectorial PUESTOS
del Desarrollo UDAPE UDAPE
TAREAS Social DE TRABAJO
RECEPCI ÓN DE
Inicio Recepción de CORRESPONDENCIA
1
solictud
Soli citud de un DIRECTOR(A) GE NE RA L

estu dio Asigna r Técnico
EJE CUTIV O(A)
FORMALIZACIÓN DE determina do Responsable
SO LI CI TUD DE UN ESTUDIO
DETERMINADO,
ASIG NACIÓN DE TÉCNI CO
Macroeconómico SUBDIRECTOR(A)
Macrosectorial Revisa r la
Social prop uesta TECNICO RESPONSABLE
Firma n ota pa ra Elab oración proyecto

Remisi ón a l Ministerio de recolectar de nota para recolectar
Plan ificación para qu e información información
2 hag a ll egar a la TECNICO RESPONSABLE

Institución sol icitante
RECOLECCIÓN Y
Se recepciona la
SI STEMATI ZACIÓ N DE información SUBDIRECTOR(A)
INFORMACIÓ N solicita da
Sistematizar la
información DIRECTOR(A) GE NE RA L
EJECUTIVO(A)
Macroeconómico
Macrosectoria l No
Social
Esta Bi en la
Info rma ció n ?
TECNICO RESPONSABLE
Si
3
Aná lisis dela
información SUBDIRECTOR(A)
ANALIS IS DE LA
INFORMACIÓ N Y
COORDINACI ÓN CON LA Coordin ación con el
ENTIDAD SOLICITANTE solicita nte (reun iones
técn ica s) DIRECTOR(A) GE NE RA L
Par a consider aci ón EJECUTIVO(A)
de la Direcció n
Gen eral Ejecutiva
Se cuenta Si Elab orar la 1
No
con tod a la prop uesta -
información revisión por Subd irector TECNICO RESPONSABLE
necesaria ? Archivo
4
Par a consider aci ón Si
Esta bi en la No NO
ELABORAR LA de Ministro(a) SUBDIRECTOR(A)
prop uesta ?
PROP UE STA Y RE MI SIÓN
DE LA MISMA AL Si
MINISTERIO DE Esta bi en la
Si, una copia para
PLANIFICACI ÓN PARA EL registr o Biblioteca
prop uesta ? Final DIRECTOR(A) GE NE RA L
DESARROLLO EJECUTIVO(A)
Final
1
BI BLI OTECA
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 27
6.1.3.3. Subproceso: Monitoreo y evaluación Políticas, Programas o Proyectos (PC03-03)

6.1.3.3.1. Procedimiento: Monitoreo de Políticas y/o Programas a solicitud (PC03-03-01)
a) Descripción
PC03-03-01 Diseño, Análisis y Evaluación Monitoreo y Evaluación de Monitoreo de Políticas y/o
de Políticas, Programas y Políticas, Programas o Programas a solicitud
Proyectos Proyectos
1 A través del Ministerio de Planificación del Recepción de Recepción de

Desarrollo, se recepciona en UDAPE el Correspondencia requerimiento de monitoreo
requerimiento para la realización del monitoreo a Director(a)
una política o programa específico y se remite a General
la Subdirección que corresponda, para la Ejecutivo(a)
asignación de técnico(s) responsable(s).
Subdirector(a)
Por su parte y cuando corresponda, se solicitará
Técnico(s)
al Departamento de Informática insumos y
Responsable(s)
soporte tecnológico.
2 Una vez que se tenga la información completa, Técnico(s) Documentos:

se la procesa, para luego realizar el análisis de la Responsable(s)
 Ayuda memoria
información y la elaboración de los productos
requeridos.  Ficha
 Presentación
 Documento
3 Revisada la propuesta por el Subdirector, se Director(a) Producto final:

remite a consideración de la Dirección General General
 Ayuda memoria
Ejecutiva; en caso de que existan observaciones Ejecutivo(a)
se procede a las modificaciones para  Ficha
Subdirectores de
posteriormente enviar al Ministerio de
Área  Presentación
Planificación del Desarrollo.
Técnico(s)  Documento
Archivo de documento en la Biblioteca de UDAPE
Asignado(s)
Biblioteca
P á g i n a 28
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: MONITOREO DE POLÍTICAS Y/O PROGRAMAS A S OLICITUD (PC03-03-01)
UNIDAD CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL Ministerio de Subdirección De Política: Macroeconómica Departamento de
Dirección General Ejecutiva PUESTOS
Planificación para el Macrosectorial Informática/Biblioteca
UDAPE DE TRABAJO /
TAREAS Desarrollo Social UDAPE
(tiempo estimado)
Inicio RECEPCI ÓN DE
CORRESPONDENCIA
1 Soli citud de la
Recepción de
real ización de Asigna r Técnico
solictud DIRECTOR(A) GE NE RA L
monitoreo Responsable
FORMALIZACIÓN DE EJE CUTIV O(A)
SO LI CI TUD DE
MONITOREO
SUBDIRECTOR(A)
Coordin ación con los Requiere inf.
Macroeconómico Depto. TECNICO(S)
sectore s: ¿Se cuenta con Informática
Macrosectoria l No Pro porciono insumos
Reunio nes información RESPONSABLE(S)
Social y sopor te tecn ológico
Correo s electrónicos actu alizada ?
Vía Tel éfo no
Si
Si
Pro cesamiento de
2 datos (completicid ad -
validación) y an álisis de
PROCESAMIENTO DE la información TECNICO(S)
DATO S Y ANÁLISIS DE LA RESPONSABLE(S)
INFORMACIÓ N
Elab orar:
Ayuda memoria
Fich a
Pre sen tación
Documento
Revisió n p or e l
Sub directo r
Par a consider aci ón
de la Direcció n
Gen eral Ejecutiva TECNICO RESPONSABLE
3 No
¿Se cumple co n e l
SUBDIRECTOR(A)
requ erimiento ?
REVI SIÓN DE PROPUESTA

Y ENVÍO A Si
CONSIDERACIÓN DEL
Si, una copia para DIRECTOR(A) GE NE RA L
MINISTERIO DE registr o Biblioteca 1
PLANIFICACI ÓN PARA EL Par a consider aci ón EJECUTIVO(A)
Si
DESARROLLO de Ministro(a) ¿Esta bi en la
1 Elab orar versión fina l de lo s
prop uesta?
prod uctos y proyecto de
Archivo
nota de respuesta
BI BLI OTECA
No
Final Final

Pro ceso Documento Tarea Base de
Inicio / Final Tarea Decisió n den tro a otra
pred efi nido Documento datos
pag. pag.
Form. MP-004
P á g i n a 29
6.1.3.3.2. Procedimiento: Monitoreo de Políticas y/o Programas a solicitud (PC03-03-02)

a) Descripción
PC03-03-02 Diseño, Análisis y Evaluación Monitoreo y Evaluación Monitoreo de Políticas y/o
de Políticas, Programas y de Políticas, Programas Programas recurrente
Proyectos o Proyectos
1 A partir de las operaciones definidas en el Programa Subdirectores de Asignar tareas a cada

de Operaciones Anual (POA) o de la necesidad de Área técnico sectorialista y al
contar con información que permita realizar algún responsable de la
Técnico(s) compilación
tipo de análisis, cada Subdirector de Área, reúne a
Responsable(s)
su personal y coordina el trabajo a desarrollar
asignando metas a cada técnico responsable, Departamento de
asimismo define la persona a realizar la tarea de Informática
compilación del documento.
2 El o los Técnicos asignados deben coordinar con Técnico(s) Información completa

las Instituciones del sector que les corresponda, Responsable(s)
realizar el monitoreo, recolectar información de
manera directa a través de diferentes medios como
ser reuniones, vía internet (correo electrónico), vía
teléfono, etc.
3 Obtenida la información completa, se procesa la Técnico(s) Documento elaborado

misma, primero realizando validación de Responsable(s)
completicidad y validación del significado de la Responsable de la
información, para luego proceder al análisis de la compilación del
información y a la elaboración y compilación del documento
documento.
4 Revisado el documento por el Subdirector, se Director(a) General Documento validado

remite a consideración de la Dirección General Ejecutivo(a)
Ejecutiva; en caso de que existan observaciones se
Subdirectores de
procede a las modificaciones para posteriormente
Área
enviar al Ministerio cabeza de sector para una
validación y complementación final.
P á g i n a 30
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: MONITOREO DE POLÍTICAS Y/O PROGRAMAS RECURRENTE (PC03-03-02)
UNIDAD CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL Subdirección de Política: Macroeconómica
Sector Macrosectorial
UDAPE DE TRABAJO /
TAREAS Social
(tiempo estimado)
1
Inicio
SUBDIRECT OR(A)
DEFINIR RES PONSABLES
PARA EL TRABAJO DE
MONITOREO A PARTI R DE Reunió n d e
LA PROGRAMACIÓ N DE coordin aci ón en cad a
OPERACIO NES ANUAL O Sub dirección con TECNICO(S) RESPONSABLE(S)
ALGUNA NECESIDAD person al técnico
ESPECIFICA
2
Coordin ación con los
COORDINACI ÓN CON LOS sectore s: Se cuenta con
No TECNICO(S) RESPONSABLE(S)
SECTO RES PARA
Reunio nes información
ACTUALIZAR LA
INFORMACIÓ N Correo s electrónicos actu alizada ?
Vía Tel éfo no
Si
Elab orar:
Ayuda memoria
Pro cesamiento de datos
Fich a
(completicid ad - validación) y
Pre sen tación
aná lisis de la info rma ció n
Documento, un capitulo de TECNICO(S) RESPONSABLE(S)
3 informe de su sector
Compilación del RESPONSABLE DE LA

COMPILACIÓN DEL DOCUMENTO
PROCESAMIENTO DE LA borr ador de
INFORMACIÓ N, documento
COMPILACIÓN DEL
BORRADOR
Si
¿Ajustes ?
No
No
Revisió n p or ¿Cumple co n la
Par a consider aci ón el Subd irector calidad
de la Direcció n definid a ?
Gen eral Ejecutiva
Si
4 Documento
Si No
revisado SUBDIRECT OR(A)
Par a re visión
complementación ¿Esta bi en ?
REVI SIÓN TÉCNICA DEL
SUBDIRECTOR DE ÁREA,
LA DIRECTORA O
DIRECTOR EJECUTIVO(A), Documento Documento
ENVI Ó AL SECTO R PARA revisado por el revisado por el DIRECTOR(A) GENERAL
SU REVISI ÓN Y/O No Final
¿Ajustes ? sector sector EJECUTIVO(A)
COMPLEMENTACI ÓN
Si Instruir rea liza r

correcciones

Pro ceso Documento Tarea Base de
Inicio / Final Tarea Decisió n den tro a otra
pag. pag.
Form. MP-004
P á g i n a 31
6.1.3.3.3. Monitoreo y Evaluación de Políticas, Programas o Proyectos (PC03-03-03)

a) Descripción
PC03-03-03 Diseño, Análisis y Monitoreo y Evaluación de Monitoreo y Evaluación de
Evaluación de Políticas, Políticas, Programas o Políticas, Programas o
Programas y Proyectos Proyectos Proyectos
1 A través del Ministerio de Planificación para el Subdirector(a) Asignación de técnico(s)

Desarrollo u otras Instituciones, se recepciona la o equipo de trabajo
Técnico(s)
solicitud de evaluación de impacto de políticas, Responsable(s)
programas y proyectos; de acuerdo al tema de
competencia se remite a la Subdirección
especializada y se asigna un técnico o un equipo
de trabajo el desarrollo de la para evaluación de
impacto.
2 El o los técnicos asignados o el equipo de trabajo, Técnico(s) Metodología de trabajo

deben definir la metodología de evaluación a Responsable(s)
aplicar y de acuerdo a la diversidad y la
especialización de tareas y actividades,
determinar la necesidad de consultoría externa.
3 Se desarrolla el estudio de evaluación de impacto, Técnico(s) Documento elaborado y

el documento es revisado por parte del equipo de Responsable(s) en proceso de revisión
trabajo o los técnicos asignados y si está en el Responsable de la
marco del objetivo plateado, pasara al compilación del
Subdirector(a) correspondiente, para su revisión. documento
4 El documento se remite a la Dirección General Director(a) General Documento final remitido

Ejecutiva de UDAPE para su revisión, en caso de Ejecutivo(a) a la institución solicitante
existir observaciones se procede a las
Subdirectores de
modificaciones pertinentes y una vez que el
Área
documento cumple con el estándar de calidad
requerido se envía a la Institución Solicitante,
dejando a su consideración el documento y la
pertinencia de su difusión posterior.
Archivo de documento en la Biblioteca de UDAPE.
P á g i n a 32
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE IMPACTO DE POLÍTICAS, PROGRAMAS Y PROYECTOS (PC03-03-03)
UNIDAD Ministerio de
ORGANIZACI ONAL Subdirección de Política: Macroeconómica Departamento CARGOS Y/O
Planificación para el Dirección General Ejecutiva Biblioteca
Macrosectorial Administrativo Financiero PUESTOS
Desarrollo / Convenio / UDAPE UDAPE
TARE AS Social UDAPE DE TRABAJO /
Órgano Ejecutivo
1 SUBDIRE CTOR(A)
FORMALIZACIÓN DE Recepción Asigna r Técnico(s) o
SO LI CI TUD DE Inicio de solictud equ ipo de trab ajo y
EVALUACIÓN DE coordin ar la n ece sid ad de
PO LÍ TICAS, PROG RAMAS Y
apo yo técn ico externo TECNICO(S)
PROY ECTOS,
ASIG NACIÓNA LA Soli citud de
Evalua ción RESP ONSAB LE(S)
SUBDIRECCIÓN QUE
CORRESPONDA Macroeconómico
Macrosectoria l Definir me tod ología
Social de evaluación
TECNICO(S)
RESP ONSAB LE(S)
No ¿Ver sión
consensuada?
2 Si
DEFINIR METODOLOG ÍA Ejecutar ta reas y

DE E VALUACIÓN Y acti vida des
DETERMINAR LA
NECESIDAD DE
CONSULTORÍA EX TE RNA Pro ceso
¿Necesi dad de Si Elab orar té rminos Contrataci ón TECNICO(S)
consultoría externa? de referen cia de RESP ONSAB LE(S)
consultoría
No
Levantamiento de
datos p rimarios o RESP ONSAB LE DE LA
COMPILACIÓN DEL
secundario s
DOCUMENTO
3
Aná lisis de datos y
Elab orar reda cción del documen to
estu dio (Pue de exi stir apoyo
ELABORAR ESTUDIO Y
REVI SIÓN DE L exte rno)
DOCUME NTO POR E L
EQ UI PO Y POR E L
SUBDIRECTOR(A)
Par a consider aci ón No
de la Direcció n Revisió n e n ¿Cuenta co n la
Gen eral Ejecutiva equip o calidad
definid a?
4 1
Si SUBDIRE CTOR(A)
Institución
solicita nte
Revisió n p or e l
Si No Sub directo r
A CONSIDERACIÓN DE LA ¿Esta bi en la Archivo
DIRECCIÓN GENERAL prop uesta?
EJECUTIVA Y SE RE MI TE A No
Si ¿Se cumple co n
LA INSTITUCIÓN Evalua r di fusión DIRECTOR(A) GE NE RA L
SO LI CI TANTE QUE Si, una copia para el requ erimiento?
registr o Biblioteca EJE CUTIV O(A)
CONSIDERARÁ SU
DIFUSIÓN BI BLI OTECA
1 Final
Final
Conector
Tarea Archivo Conector
Tarea Decisió n Documento den tro
pred efi nido pag. datos
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 33
6.1.3.3.4. Procedimiento: Monitoreo y Evaluación de Políticas, Programas o Proyectos (PC03-04-01)

a) Descripción
PC03-04-01 Diseño, Análisis y Evaluación de Análisis Económico y Análisis Económico y
Políticas, Programas y Proyectos Social Social
1 La Dirección General Ejecutiva emite a las Director(a) General Instrucción

subdirecciones de área la instrucción para realizar el Ejecutivo(a) asignada a los
análisis económico y social; las subdirecciones técnicos
Subdirector(a) sectorialistas
organizan el trabajo y asignan la responsabilidad que
corresponda a cada técnico sectorialista. Técnico Asignado responsables
2 Los Subdirectores de Área, y su equipo técnico, deben: Director(a) General Formato y

definir el formato y diseño del contenido del documento Ejecutivo(a) diseño de la
de Evaluación de la Economía (EVA) y/o diagnósticos Evaluación de
Subdirector(a) la Economía
sectoriales; compartir con las otras áreas a objeto de
elaborar un mismo estilo en el documento. Asimismo los Técnico(s) (EVA)
Subdirectores deben establecer la instancia responsable Asignado(s) definido
de compilar los textos y uniformar formatos.
Se debe recopilar información para complementar y
actualizar las bases de datos sectoriales de UDAPE.
3 Con la actualización de la información en las bases de Técnico(s) Base de

datos de UDAPE, los técnicos sectorialistas proceden a Asignado(s) Datos
la elaboración del estudio sobre el análisis económico y sectoriales
social. actualizados
4 Cada subdirección debe compilar y validar el documento Director(a) General Documento

y posteriormente los Subdirectores de manera conjunta Ejecutivo(a) de Evaluación
deben compilar el documento final y realizar la validación de la
Subdirector(a) Economía
interna y/o externa del documento, para poner en
consideración de la Dirección General Ejecutiva. Biblioteca (EVA) y/o
diagnósticos
La validación del documento debe estar orientado a que sectoriales
actores internos o externos efectúen comentarios, se validado y
evidencie que las afirmaciones realizadas no sean aprobado
subjetivas, cuenten con el respaldo estadístico suficiente
y exista coherencia con los sucesos y eventos
relevantes del período analizado; finalmente en los
casos que se cuente con información, desarrollar un
análisis prospectivo del sector en el corto plazo, la
tendencia y los riesgos perceptibles. Archivo de
documento en la Biblioteca de UDAPE
P á g i n a 34
a) Flujograma
PROCEDIMIENTO: ANÁLISIS ECONÓMICO Y SOCIAL (PC03-04-01)
UNIDAD CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL Subdirección de Política: Macroeconómica
Dirección General Ejecutiva Biblioteca PUESTOS
Instituciones externas Macrosectorial
UDAPE UDAPE DE TRABAJO /
TAREAS Social
(tiempo estimado)
1
Inicio DIRECTOR(A) GENERAL
Asigna r in strucció n a cada
INICIAR EL ANÁLISIS técn ico pa ra r ealizar el EJECUTIVO(A)
ECONÓMICO Y SO CI AL aná lisis económico y so cial de
CON LA INSTRUCCIÓ N DE SUBDIRECT OR(A)
Instrucción para real izar su sector
LA DIRECCIÓN EJECUTIVA TECNICO(S) RESPONSABLE(S)
A LAS SUBDIRECCIONES el anál isis eco nómico
DE ÁREA social sectorial
Reunió n d e e quipo:
Recopilación y
actu alización de
Definir formato, diseño y
información
respon sab le d e compila ció n
2 TECNICO(S) ASIGNADO(S)
DEFINIR FORMATO Y EL
Nota de solicitud de Se necesita
DISEÑO DEL CONTENIDO Si
Pro cesar y actualizar Par a firma información SUBDIRECT OR(A)
DE LA E VALUACIÓN DE LA información
ECONÓMIA (EVA) Y información actu alizada de los
RECOPI LAR Y sectore s ?
ACTUALIZAR DIRECTOR(A) GENERAL
INFORMACIÓ N Gen erar Base de No EJECUTIVO(A)
Datos si
correspon de Coordin ar con las
Instituciones vía inte rnet,
teléfono y/o reuni ones
para completar algun a
información requ erida
3 Actu alizar Base Si No

¿Info rma ció n
de Dato s
ACTUALIZAR LA BASE DE completa?
sectoria l
DATO S S ECTORIAL Y
PROCEDER A LA TECNICO(S) ASIGNADO(S)
ELABORACI ÓN DEL
DOCUMENTO POR CADA
Elab orar gráficos Armar texto
TÉCNICO SECTORIALI STA y re portes base
No ¿Cumple co n e l Revisió n d el
Documento (EVA) a está ndar de Sub directo r(a) de
consideración de la calidad? su á rea
MAE
Si
4
Compilación gen eral del 1
Cada Sub directo r(a)
COMPILACIÓN PO R ÁREA, documento a car go d e l os SUBDIRECT OR(A)
compila la
COMPILACION GENERAL, tres Subd irectore s -
VALIDACIÓN Y No Si
documentación
¿Cumple co n e l Vali dación interna y/o
APROBACI ÓN DEL prod ucida en su área Archivo DIRECTOR(A) GENERAL
estánda r de exte rna
DOCUMENTO DE EJECUTIVO(A)
EVALUACIÓN DE LA calidad?
ECONÓMÍA (EVA)
Si, una copia para Si Cumple co n
registr o Biblioteca
validación interna
o exter na ? Final
1
Final
Conector
Tarea Archivo Conector Base de
Inicio / Final Pro ceso Documento a otra
pred efi nido Documento pag. datos
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 35
6.1.4. Análisis Económico y Social (PC04)
FICHA DE PROCESO
CÓDIGO: PC04 DENOMINACIÓN: INVESTIGACIONES ECONÓMICO –
SOCIAL
OBJETIVO: Producir documentos de investigaciones económico – social; asimismo desarrollar o
actualizar metodologías para la investigación
ENTRADA: SALIDA:
 Base de datos sectorial actualizada  Listado priorizado de temas por áreas
 Bibliografía especializada temáticas
 Software de aplicación especializada  Documento de investigación económico –
social
 Documento de nuevas metodologías
 Documento de actualización de metodologías
 Documentos publicados
 Director(a) General Ejecutivo(a) Hasta 8 meses
 Subdirector(a)
 Técnico Responsable
 Jefe(a) Departamento de Informática
 Jefe(a) Departamento Administrativo
Financiero
1. Definición de áreas temáticas 1. Listado priorizado de temas por áreas
2. Investigaciones económicas – sociales temáticas
3. Selección y validación de documentos 2. Documento de investigación económico –
para su publicación social
Documento de nuevas metodologías
Documento de actualización de
metodologías
3. Documentos publicados

1. Director(a) General Ejecutivo(a), 1. Hasta 3 meses
Subdirector de Área, Técnico 2. De 4 a 8 meses
Responsable 3. Hasta 3 meses
Responsable
Responsable, Jefe del Depto. de
Informática, Jefe del Depto.
Administrativo Financiero
P á g i n a 36
6.1.4.1. Subproceso: Definición de Áreas Temáticas (PC04-01)

6.1.4.1.1. Procedimiento: Definición de Áreas Temáticas (PC04-01-01)
a) Descripción
PROCESO SUBPROCESO
CODIGO PROCEDIMIENTO
Investigaciones Definición de Áreas
PC04-01-01 Definición de Áreas Temáticas
Económico Sociales Temáticas
1 Formalización de la instrucción para elaborar el Subdirector(a) Instrucción a cada Técnico

listado priorizado de temas por sectores Responsable
Técnico(s)
Responsable(s)
2 Elaboración del listado, revisión de cada Subdirector(a) Elaboración, revisión y

Subdirector de acuerdo a los lineamientos aprobación del listado
Técnico(s)
definidos para el desarrollo del Estado Boliviano priorizado de temas de
Responsable(s)
y posterior visto bueno de la Dirección investigación por cada
Ejecutiva(a). Director(a) Subdirección
General
Ejecutivo(a)
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: DEFINICIÓN DE ÁREAS TEMÁTICAS (PC04-01-01)
UNIDAD
Dirección General Ejecutiva
UDAPE
TARE AS Social DE TRABAJO /
1
Inicio
SUBDIRECTOR(A)
FORMALIZACIÓ N DE
LA INS TRUCCIÓN
PARA ELABO RAR EL TECNICO
LIS TADO PRIORIZADO Instrucción a cad a
RESPO NS ABLE
DE TEMAS DE técn ico sector ial para
INV ESTIG ACIÓN PO R que ide ntifiqu e temas
SECTORES de investig aci ón
Elab orar listad o

de temas de
cada se ctor
Revisió n d el l istado
por el Sub directo r
2 TECNICO
RESPO NS ABLE
ELABO RACIÓ N Y
REVISIÓN DEL
LIS TADO DE TEMAS DE SUBDIRECTOR(A)
No
INV ESTIG ACIÓN PO R
Son los te mas que
SUBDIRECCIÓN
se r equier e
investig ar ?
DIRECTOR(A)
GENERAL
EJECUTIVO(A)
No Si
Emitir l istado
¿V°B°?
Si
Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 37
6.1.4.2. Subproceso: Investigaciones Económico Sociales (PC04-02)

6.1.4.2.1. Procedimiento: Investigaciones Económico Sociales (PC04-02-01)
a) Desarrollo del Procedimiento
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO

CODIGO
Investigaciones Investigaciones Investigaciones Económico
PC04-02-01
Económico Sociales Económico Sociales Sociales
1 La Dirección General Ejecutiva emite la Director(a) General Instrucción emitida y

Instrucción a cada Subdirección de área Ejecutivo(a) asignada al técnico
para realizar la investigación económico correspondiente
Subdirector(a)
– social. La Subdirección debe designar
a cada técnico sectorialista, Técnico Responsable
responsable de realizar la investigación
económica y social del sector que le
corresponde.
2 De acuerdo al tema de investigación se Técnico Responsable Adquirir, contratar los

debe determinar la necesidad de requerimientos
Jefe Departamento
recursos físicos, humanos, tecnológicos necesarios identificados
Administrativo
y otros que sean necesarios para lograr Financiero
el objetivo.
Jefe Departamento de
Informática
3 Se debe realizar la recopilación de la Director(a) General Documento elaborado

información necesaria, ya sea de Ejecutivo(a)
manera formal (a través de nota de Subdirector(a)
solicitud) o coordinando de manera
directa con las Instituciones que Técnico Responsable
generan esta información;
posteriormente se debe definir la
metodología de trabajo y el
procesamiento y análisis de la
información, para luego realizar la
redacción del documento.
4 El Subdirector debe revisar el Director(a) General Documento revisado

documento elaborado para poner en Ejecutivo(a) técnicamente y con visto
consideración de la Dirección General Subdirector(a) bueno de la Dirección
Ejecutiva. General Ejecutiva.
Biblioteca
Se debe remitir una copia a Biblioteca Documento archivado
para su correspondiente archivo. dentro de la Biblioteca
de UDAPE
P á g i n a 38
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: INVESTIGACIONES ECONÓMICO – SOCIAL (PC04-02-01)
UNIDAD
ORGANIZACI ONAL Subdirección de Política:Macroeconómica CARGOS Y/O
Instituciones e xterna s a Dirección General Ejecutiva Departamento Administrativo Departamento de
UDA PE UDAPE Financiero Informática
1 Inicio DIRECTOR(A) GENERAL

Asigna r a cada té cni co
EJECUTIVO(A)
INSTRUCCI ÓN PARA
respon sab le p ara realizar
SUBDIRECT OR(A)
REALIZAR LA la investig ació n
Instrucción para real izar económico y social d e su TECNICO RESPONSABLE
INVE STIGACIÓN
ECONÓMICO SOCIAL la investig ació n sector
económico so cia l
Determinar
requ erimientos p ara
2
real izar la
investig ación TECNICO RESPONSABLE
DETERMINAR LA
NECES IDAD DE JEFE DEPTO. ADMINISTRATIVO
REQUERIMIE NTO S FINANCIERO
FISI CO S, HUMANOS, ¿Reque rimi entos Si
Elab oración Pro ceso
TECNOLÓGI CO S, ETC. Pro ceso JEFE DEPTO. DE INFORMÁTICA
exte rnos? TDR`s Admini strativo
Info rmá tico
y Contratación
No
Revisió n
No
Bibl iográfica, ¿Info rma ció n
Recopilación de exte rna?
información TECNICO RESPONSABLE
3 Si
Pro cesa, Firma n ota de Elab oración nota

RECOPI LACIÓ N DE
actu aliza y remite solicitu d d e de requ erimiento
información requ erimiento de información SUBDIRECT OR(A)
INFORMACIÓ N,
DEFINICIÓN DE
METODOLOGÍ A Y
REDACI IÓN DEL Definición de Actu alizar base d e
DOCUMENTO metodolog ía datos sectorial DIRECTOR(A) GENERAL
EJECUTIVO(A)
Pro cesamiento y
aná lisis de la
información Revisió n p or e l
Sub directo r
Redacción del
documento
A co nsideración No ¿Cumple
de la Direcció n
con el e stánd ar
4 Gen eral Ejecutiva SUBDIRECT OR(A)
de calidad?
REVI SIÓN DEL Si

DOCUME NTO POR E L
SUBDIRECTOR DE ÁREA Y No Archivo
DIRECTOR(A) GENERAL
A CONSIDERACIÓN DE LA ¿Está bi en?
DIRECCIÓN GE NE RAL EJECUTIVO(A)
EJECUTIVA
Si, una copia para registro BI BLI OTECA
Biblioteca
Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 39
6.1.4.2.2. Procedimiento: Investigación Económico Social sujeta a Convenio (PC04-02-02)

a) Descripción

CODIGO
Investigaciones Investigaciones Investigación Económico
PC04-02-02
Económico Sociales Económico Sociales Sociales sujeta a Convenio
1 Firma del Convenio Interinstitucional e Director(a) General Convenio firmado y

instruir el inicio de la investigación a la Ejecutivo(a) asignado a la
Subdirección que corresponda. La Subdirección que
Subdirector(a)
subdirección asigna al técnico corresponda y técnico
sectorialista. Técnico Responsable sectorialista
2 De acuerdo al tema de investigación, se Técnico Responsable Adquirir, contratar los

debe determinar la necesidad de recursos requerimientos
Jefe Departamento
físicos, humanos, tecnológicos y otros necesarios
Administrativo
que sean necesarios para lograr el identificados
Financiero
objetivo; si es necesario se debe elaborar
los términos de referencia y pasar al Jefe Departamento de
Departamento Administrativo Financiero Informática
para su contratación, en caso de que se
trate de temas tecnológicos
computacionales, se debe instruir la
participación del Departamento de
Informática como contraparte técnica.
3 Se debe realizar la recopilación de la Director(a) General Documento elaborado

información necesaria: De manera formal Ejecutivo(a)
(a través de nota de solicitud) o Subdirector(a)
coordinando de manera directa con las
Instituciones que generan esta Técnico Responsable
información; posteriormente se debe
definir la metodología de trabajo y el
procesamiento y análisis de la
información, para luego realizar la
redacción del documento.
4 El Subdirector debe revisar el documento Director(a) General Documento revisado

elaborado y posteriormente poner en Ejecutivo(a) técnicamente y con
consideración de la Dirección General visto bueno de la
Subdirector(a)
Ejecutiva para el visto bueno respectivo y Dirección General
la decisión de difusión. Se debe remitir Biblioteca Ejecutiva listo para su
una copia a Biblioteca para su difusión. Documento
archivado dentro de la
correspondiente archivo.
Biblioteca de UDAPE
P á g i n a 40
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: INVESTIGACIÓN ECONÓMICO – SOCIAL SUJETA A CONVENIO (PC04-02-02)
UNIDAD
ORGANIZACI ONAL Subdirección de Política:Macroeconómica CARGOS Y/O
Instituciones e xterna s a Dirección General Ejecutiva Departamento Administrativo Departamento de
UDA PE UDAPE Financiero Informática
Inicio Asigna r a cada té cni co

1 DIRECTOR(A) GENERAL
respon sab le p ara EJECUTIVO(A)
FIRMA DE CONVENIO real izar la investi gación
SUBDIRECT OR(A)
INTERINSTITUCIONAL Y Instrucción para real izar y ser co ntr aparte
DESI GNACIÓ N DE INICIAR la investig ació n técn ico Institucional TECNICO RESPONSABLE
LA INVESTIGACIÓN económico so cia l
Determinar
requ erimientos p ara
2
real izar la investi gación
TECNICO RESPONSABLE
DETERMINAR LA
NECES IDAD DE JEFE DEPTO. ADMINISTRATIVO
REQUERIMIE NTO S FINANCIERO
¿Reque rimi entos Si Elab oración
FISI CO S, HUMANOS,
exte rnos? TDR`s Pro ceso
TECNOLÓGI CO S, ETC. Pro ceso JEFE DEPTO. DE INFORMÁTICA
Admini strativo y
Info rmá tico
Contrataci ón
No
Revisió n B ibliogr áfica,

Recopilación de
información TECNICO RESPONSABLE
3
Firma n ota de Elab oración nota
Pro cesa, actu aliza y solicitu d d e de requ erimiento Si ¿Info rma ció n
RECOPI LACIÓ N DE remite info rma ció n requ erimiento de información exte rna? SUBDIRECT OR(A)
INFORMACIÓ N,
DEFINICIÓN DE
METODOLOGÍ A Y No
REDACI IÓN DEL
DOCUMENTO
Definición de Actu alizar base d e DIRECTOR(A) GENERAL
metodolog ía datos sectorial EJECUTIVO(A)
Pro cesamiento y
aná lisis de la Revisió n p or e l
información Sub directo r
A co nsideración
de la Direcció n Redacción del
Gen eral Ejecutiva documento
No ¿Cumple
4 con el e stánd ar d e
SUBDIRECT OR(A)
calidad?
REVI SIÓN DE L Si
DOCUME NTO POR E L
SUBDIRECTOR DE ÁREA Y
A CONSIDERACIÓN DE LA No Archivo DIRECTOR(A) GENERAL
DIRECCIÓN GE NE RAL ¿Está bi en? EJECUTIVO(A)
EJECUTIVA PARA SU
DECISI ÓN DE DIFUSIÓ N BIBLIOT ECA
DEL DOCUME NTO Si, una copia para registro
Biblioteca
Final
Archivo Conector
Pro ceso Tarea Conector Base de
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 41
6.1.4.3. Subproceso: Selección y Validación de Documentos para su Publicación (PC04-03)

6.1.4.3.1. Procedimiento: Selección y Validación de Documentos para su Publicación (PC04-03-01)
a) Descripción
SUBPROCESO PROCEDIMIENTO
PROCESO
CODIGO Selección y Validación de Selección y Validación de
Investigaciones
PC04-03-01 Documentos para su Documentos para su
Económico Sociales
Publicación Publicación
N° TAREA DETALLE DE TAREA RESULTADO RESULTADO
1 Cada Subdirector(a) solicita Subdirector(a) Instrucción concreta para la

requerimiento de autorización de publicación de documentos
Técnico
publicación de documentos a la Máxima Responsable producidos de UDAPE
Autoridad Ejecutiva (MAE) de UDAPE,
con la definición que corresponda al
respecto, a quién o quiénes debe llegar
el documento, cual el momento
oportuno para publicar y definir el medio
de publicación.
2 a) Iniciar el proceso publicación de Director(a) General Documento con formato

acuerdo a definición previa, Ejecutivo(a) elaborado para su
b) Remitir al Departamento de producción
Subdirector(a)
Informática para el diseño y arte.
c) Si se ha definido generar algún Técnico
medio de almacenamiento digital o Responsable
actualizar la página web este
requerimiento debe pasar al
Departamento de Informática,
d) En caso de que la publicación este
definida en medio impreso
(afiches, banners, etc.), se debe
pasar al Departamento
Administrativo Financiero para la
contratación de la empresa que
producirá los documentos
impresos.
3 Revisión de la validación y formato por Director(a) General Producto final elaborado

el Subdirector(a) y posteriormente por la Ejecutivo(a) (página web actualizada,
MAE de UDAPE para la emisión del Subdirector(a) disco compacto o material
producto final. impreso producido)
Técnico
Responsable
P á g i n a 42
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN Y VALIDACIÓN DE DOCUMENTOS PARA SU PUBLICACIÓN (PC04-03-01)
UNIDADES
ORGANIZACI ONALES Subdirección de Política:Macroeconómica
Dirección General Ejecutiva Departamento CARGOS Y/O PUESTOS
Macrosectorial Departamento de Informática
UDAPE Administrativo Financiero DE TRABA JO /
TAREAS Social
Inicio
1 SUBDIRECTOR(A)
Consulta a la MAE sobre la
REQUERIMIENTO DE Recepción de co nsu lta sobre
AUTO RI ZACIÓ N DE pertine ncia de la pub lica ció n
pub lica ció n de do cu men tos TECNICO
VALIDACIÓN Y de documentos p roducidos
prod ucida en UDAPE
PUBLICACI ÓN DE por UDAPE RESPO NS ABLE
DOCUMENTOS,
DEFINICION DE LA MAE
Determina la MA E:
A quien o quie nes d ebe Instrucción para iniciar el Desarrolla r el arte
lleg ar e l do cu men to proceso de publicación y/o diseño
Cuand o se debe pub lica r ?
Definir el med io d e
2
pub lica ció n
INICIAR EL PROCESO
PUBLICACI ÓN DE Si TECNICO
Si
ACUERDO A DEFINICIÓN ¿Por Pa gina web y/o en RESPO NS ABLE
PREVIA, REMITIR AL medio magné tico? Pro ceso de
DEPARTAMENTO DE ¿Se pub lica?
contratació n
INFORMÁTICA P ARA EL
DISEÑO Y ARTE Y pred efi nido SUBDIRECTOR(A)
PO STERIORMENTE POR EL No No
DEPARTAME NTO
ADMINISTRATIVO PARA LA
CONTRATACIÓN DE LA A Si DIRECTOR(A)
EMPRESA QUE PRESTE EL ¿Publicación
GENERAL
SERVICIO Imp resa?
EJECUTIVO(A)
No
Revisió n d e la
validación y formato
del documento
No
(a) (b)
¿V°B° No
Inco rporar a la pagin a Instrucción so bre
Pag ina We b, medio ¿Esta de acuer do web la ejecución de la
3 magné tico (a) al requ erimiento? pub lica ció n TECNICO
Imp reso (b)? Info rma ció n e n
REVI SIÓN P OR medio de RESPO NS ABLE
Si
SUBDIRECTOR(A) DE almacenamie nto
ÁREA Y POSTERI ORMENTE Si
digi tal
VI STO BUENO POR LA MAE SUBDIRECTOR(A)
PARA LA EJECUCIÓ N Pag ina we b A
CORRESPONDI ENTE Y
EMISIÓN DE LOS
actu alizada
Un copia se
PRODUCTOS
Disco magnético
regist ra en
grab ado Biblioteca DIRECTOR(A)
Documento GENERAL
impreso EJECUTIVO(A)
Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 43
6.1.5. Proceso: Procesamiento de Información Económico y Social (PC05)
FICHA DE PROCESO
CÓDIGO: PC05 DENOMINACIÓN: PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN
ECONÓMICO Y SOCIAL
OBJETIVO: Consolidar bases de datos multisectoriales.
ENTRADA: SALIDA:
 Fuentes primarias, en medios digitales e  Bases de datos multisectorial actualizada
impresos  Discos compactos de carácter público
 Fuentes secundarias, en medios digitales  Compendio estadístico (Dossier, gasto social,
e impresos recursos naturales, etc.), Atlas
 Informe, Ayuda memoria
 Reportes estadísticos

 Director(a) General Ejecutivo(a) Hasta 6 meses
 Subdirector(a) de Área
 Jefe del Departamento de Informática
 Técnico Sectorial
1. Información estadística de carácter 1. Compendio estadístico (Dossier, gasto
público social, recursos naturales, etc.), Atlas
2. Información estadística para el órgano 2. Informe, Ayuda memoria
ejecutivo 3. Reportes estadísticos y análisis de datos
3. Reportes estadísticos sectorial
1. Director(a) General Ejecutivo(a), 1. Hasta 6 meses

Subdirector(a) de Área, Técnico 2. Hasta 1 semana
Responsable, Jefe Depto. de 3. Hasta 1 semana
Informática, Asistente(s) Técnicos(s)
Subdirector(a) de Área, Técnico
Responsable
Subdirector(a) de Área, Técnico
Responsable
P á g i n a 44
6.1.5.1. Subproceso: Información Estadística de Carácter Público (PC05-01)

6.1.5.1.1. Procedimiento: Información Estadística de Carácter Público (PC05-01-01)
a) Descripción

CODIGO
Procesar Información Información Estadística Información Estadística de
PC05-01-01
Económico y Social de Carácter Público Carácter Público
1 La Dirección General Ejecutiva emite Director(a) General Instrucción emitida y

la Instrucción para actualizar Ejecutivo(a) asignada a técnico
compendios estadísticos y/o el atlas responsable
Subdirector(a)
de información estadística. El
Subdirector designa al técnico Técnico
responsable de cada subdirección, Responsable
quien elabora la nota de solicitud de
información a entidades externas a
UDAPE
2 La información solicitada mediante Técnico Base de datos sectorial

nota pasa por un proceso de Responsable actualizada y consolidación
consistencia y validación, para Institucional de la
posteriormente actualizar la base de información
datos.
Cada Subdirector revisa la
información generada en su área para
luego realizar una consolidación
institucional de la información.
3 El producto final (dossier – Director(a) General Compendios estadísticos y/o

compendios), pasa por un control de Ejecutivo(a) atlas elaborado con visto
calidad de los subdirectores y Subdirector(a) bueno de Dirección General
posteriormente se procede al diseño Ejecutiva
del arte y del software, luego se envía Departamento de
a consideración de la Dirección Informática
General Ejecutiva.
P á g i n a 45
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: INFORM ACIÓN ESTADISTICA DE CARÁCTER PÚBLICO (PC05-01-01)
UNIDAD
Dirección General Ejecutiva Departamento de Informática
Instituciones e xterna s a UDAP E Macroeconómica PUESTOS
UDAPE
TAREAS Social DE TRABAJO /
Inicio
1
EMITIR I NSTRUCCIÓN DE DIRECTOR(A)

Instrucción para actu alizar
ACTUALIZAR GENERAL
los compe ndios e stadísticos
COMPENDIOS EJECUTIVO(A)
ESTADISTICOS Y/O EL y/o gene rar el a tlas
ATLAS, DESI GNACIÓ N DE Designar técn ico
TÉCNICO RESPONSABLE respon sab le d e la
DE CADA SUBDI RECCIÓ N Y Sub dirección
ELABORACI ÓN DE NOTA SUBDIRECTOR(A)
DE SOLICITUD DE
INFORMACIÓ N A
ENTIDADES E XTERNAS A Elab orar nota de TECNICO
Macroeconómico
UDAPE solicitu d d e
Macrosectoria l RESPO NS ABLE
información
Social
Pro cesa, actu aliza Firma n ota de solicitud

y re mite de requ erimiento de
2 información información Vali dación y
consistencia
SE ENVÍ A NO TA DE
REQUERIMIENTO DE Coordin ar con las
INFORMACIÓ N Y RECIBIDA Info rma ció n e n medi o No
impreso entidad es par a
LA INFORMACIÓ, SE ¿Ser ie
VALIDA Y DETERMI NA LA conseguir
actu alizada?
CONSISTENCI A DE ESTA información
INFORMACIÓ N Y SE Info rma ció n e n medi o de requ erida TECNICO
ACTUALIZA LAS BASES DE almacenamie nto dig ital Si
RESPO NS ABLE
DATO S. SE REVI SA EN
CADA SECTOR LA BASE Actu alizar bases
DE DATOS Y SE
de datos
CONSOLIDA
INSTITUCIONALME NTE Macroeconómico
Macrosectoria l
Social Revisió n
sectoria l
Revisió n Dirección Consolida ción

1 Institucional
Gen eral Ejecutiva
3
SUBDIRECTOR(A)
CONTRO L DE CALIDAD DE No
¿Visto Control de ca lidad
LOS SUBDI RECTO RES AL
DOSSIER, LOS
Bue no? Sub dirección(es)
COMPENDIOS DIRECTOR(A)
INSTITUCIONALES O Si
ATLAS. GENERAL
¿Cumple No
EJECUTIVO(A)
DISE ÑO DEL ARTE Y DE L con el e stánd ar d e 1
SO FTWARE Y SE ENVIA A
Decisió n d e d ifusión
del documento calidad?
CONSIDERACIÓN DE LA DEPARTAMENTO DE
DIRECCIÓN EJECUTIVA INFORMATICA
Si Dise ño de arte /
Final Dise ño de softwa re
Archivo Conector
Pro ceso Tarea Conector Base de
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 46
6.1.5.2. Subproceso: Información Estadística para el Órgano Ejecutivo (PC05-02)

6.1.5.2.1. Procedimiento: Información Estadística para el Órgano Ejecutivo (PC05-02-01)
a) Descripción

CODIGO
Procesar Información Información Estadística Información Estadística para
PC05-02-01
Económico y Social para el Órgano Ejecutivo el Órgano Ejecutivo
1 La Dirección General Ejecutiva en Director(a) General Instrucción emitida y

base a requerimientos externos, emite Ejecutivo(a) asignada a técnico
instrucción de elaborar informe de responsable
Subdirector(a)
información estadística para el órgano
ejecutivo a la Subdirección que Técnico
corresponda, y en esta área se Responsable
designa al técnico responsable.
2 El técnico responsable debe recolectar Subdirector(a) Información recopilada y/o

y/o generar información y generada
Técnico
posteriormente proceder a la Responsable
elaboración del informe para la
revisión técnica de cada Subdirector
de Área.
3 Revisado por el Subdirector, el informe Director(a) General Informe con visto bueno de
pasa a consideración de la Dirección Ejecutivo(a) Dirección General Ejecutiva
General Ejecutiva para su revisión y el Subdirector(a)
visto bueno correspondiente.
Con el visto bueno de la Dirección
General Ejecutiva, se envía una copia
del informe a Biblioteca.
P á g i n a 47
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: INFORM ACIÓN ESTADÍSTICA PARA EL ORGANO EJECUTIVO (PR05-02-01)
UNIDAD
Instituciones e xterna s a Dirección General Ejecutiva Departamento de Informática
UDA PE UDAPE
TAREAS Social DE TRABAJO /
Inicio DIRECTOR(A)
GENERAL
EJECUTIVO(A)
1 Instrucción para elab orar
informe de informaci ón
EMITIR I NSTRUCCIÓN DE esta dística pa ra e l ó rgano
ELABORAR INFO RME DE ejecutivo
INFORMACIÓ N SUBDIRECTOR(A)
ESTADÍSTICA PARA EL
ÓRGANO EJECUTIVO
TECNICO
Designar técn ico RESPO NS ABLE
Macroeconómico
respon sab le d e la
Macrosectoria l
Sub dirección
Social
2
TECNICO
Recolecció n / RESPO NS ABLE
RECOLECTAR Y/O gen eración de
GENERAR INFORMACI ÓN Y información
PROCEDER A LA
ELABORACI ÓN DEL
INFORME PARA LA
REVI SIÓN TÉCNICA DE
CADA SUBDIRECTOR SUBDIRECTOR(A)
Elab orar informe
Revisió n p or e l
Sub directo r
Si No
Info rme ¿Calidad
requ erida?
SUBDIRECTOR(A)
3
No Si, una copia para registro
Biblioteca Archivo
REVI SIÓN DEL INFORME
PO R LA DIRECCIÓ N ¿Visto b ueno? DIRECTOR(A)
GENERAL EJECUTIVA GENERAL
EJECUTIVO(A)
Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 48
6.1.5.3. Subproceso: Reportes de periódicos (PC05-03)

6.1.5.3.1. Procedimiento: Reportes de Periódicos (PC05-03-01)
a) Descripción
PROCESO
CODIGO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO
Procesar Información
PC05-03-01 Reportes de Periódicos Reportes de Periódicos
Económico y Social
1 La Dirección General Ejecutiva en Director(a) General Instrucción emitida y

base a requerimientos internos y/o Ejecutivo(a) asignada a técnico
externos, emite instrucción de elaborar responsable
Subdirector(a)
los reportes estadísticos a la
Subdirección que corresponda, y en Técnico
esta área se designa al técnico Responsable
responsable.
2 El técnico responsable debe recolectar Subdirector(a) Información recopilada y/o

y/o generar información y generada
Técnico
posteriormente proceder a la Responsable
elaboración del reporte estadístico
para la revisión técnica de cada
Subdirector de Área.
3 Una vez que el reporte estadístico ha Director(a) General Reportes estadístico con
sido revisado técnicamente por el Ejecutivo(a) visto bueno de Dirección
Subdirector, pasa a consideración de Subdirector(a) General Ejecutiva
la Dirección Ejecutiva para su revisión
y el visto bueno correspondiente.
Si tiene visto bueno el informe, se
envía una copia a Biblioteca o en
archivo de la subdirección
correspondiente.
P á g i n a 49
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: REPORTES PERIÓDICOS (PC05-03-01)
UNIDAD
Instituciones e xterna s a Dirección General Ejecutiva Departamento de Informática
UDA PE UDAPE
Inicio DIRECTOR(A) GE NE RA L
EJE CUTIV O(A)
1 Instrucción para
elab orar repo rtes Designar técn ico
EMITIR I NSTRUCCIÓN DE
esta dístico s respon sab le d e la SUBDIRE CTOR(A)
ELABORAR RE PORTES
ES TADÍS TICOS Sub dirección
TECNICO RES PONSA BLE
Macroeconómico
Macrosectoria l Recolecció n /
Social gen eración de
2
información
TECNICO RESPONSABLE
RECOLECTAR Y/O
GE NE RAR INFORMACI ÓN Y Elab orar repo rte
PROCEDE R A LA
ELABORACI ÓN DEL
REPO RTE PARA LA
REVI SIÓN TÉ CNICA DE Revisió n p or SUBDIRE CTOR(A)
CADA S UBDIRECTOR el
Sub directo r
Si No
Info rme ¿Calidad
requ erida?
No Si, copia para registr o Biblioteca

3 ¿Visto y/o archivo Subdirección SUBDIRECTOR(A)
bue no?
REVI SIÓN DE L RE PORTE Archivo Archivo

ES TADÍS TICO PO R LA
DIRECCIÓN GENERAL DIRECTOR(A) GENERAL
EJECUTIVA EJE CUTIV O(A)
Final
Conector Conector
Pro ceso Tarea Archivo Base de
Inicio / Final Tarea Decisió n Documento den tro a otra
pag. pag.
Form. MP-004
P á g i n a 50
6.1.6. Proceso: Difusión de Documentos e Información (PC06)
FICHA DE PROCESO
CÓDIGO: PC06 DENOMINACIÓN: DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS E

INFORMACIÓN
OBJETIVO: Desarrollar herramientas y estrategias de difusión.
ENTRADA: SALIDA:
 Documentos finales  Atlas difundido en medios magnéticos, impresos y
 Compendios estadísticos en versiones página web
digitales e impresos  Compendios estadísticos difundidos en medios
 Colección de Atlas magnéticos y de almacenamiento digital,
 Proyectos y trabajos de investigación impresos y página web.
 Proyectos y trabajos de investigación en medio
impreso.
 Director(a) General Ejecutivo(a) Permanente, durante toda la gestión (enero –
 Jefe(a) Departamento de Informática diciembre)
 Técnico(s) Responsable(s)
 Profesional II – Informático
 Comité de Publicación:
 Subdirector(a) de Área
 Representante de la MAE
 Los 3 Subdirectores de Área
 Profesional I – Informático
1. Desarrollo de herramientas y 1. Página web, Sistema de Información

productos en el marco de la política geográfico (SIG) en línea, intranet, discos
de difusión. compactos con contenido técnico y
2. Estrategias de difusión y estadístico, diseño, diagramación y edición de
comunicación. documentación.
2. Presentación del documento final en evento
público (foro, taller, etc.).
Difusión de los documentos impresos o en
medio magnético a Instituciones Públicas,
Académicas, organismo financiadores, etc.
1. Director(a) General Ejecutivo(a), 1. Permanente, durante toda la gestión (enero –

Subdirector(a) de Área, Jefe(a) diciembre).
Departamento de Informática, 2. Permanente, durante toda la gestión (enero –
Profesional I – Informático, diciembre).
Profesional II – Informático.
Subdirector(a) de Área, Jefe(a),
Técnico(s) Responsable(s).
P á g i n a 51
6.1.6.1. Subproceso: Desarrollo de Herramientas y Productos en el Marco de la Política de

Difusión (PC06-01)
6.1.6.1.1. Procedimiento: Plan de Difusión (PC06-01-01)
a) Descripción
SUBPROCESO
PROCESO
CODIGO Desarrollo de Herramientas y PROCEDIMIENTO
Difusión de Documentos
PC06-01-01 Productos en el Marco de la Política Plan de Difusión
e Información
de Difusión
1 El(La) Director(a) General Ejecutivo(a (DGE), Director(a) Instrucción remitida

define la estrategia de difusión y comunicación de General al Departamento de
la información producida por UDAPE y Ejecutivo(a) Informática
posteriormente instruye al Comité Editorial de Comité Editorial
Publicaciones conformado por: Representante de de Publicaciones.
la Máxima Autoridad (Jefe Departamento de
Departamento de
Informática, representante de la Subdirección de
Informática:
Política Macrosectorial, representante de la
Subdirección de Política Macroeconómica y - Jefe
Representante de la Subdirección de Política - Profesional I
Social.
- Profesional II
El Departamento de Informática es encargado del
desarrollo de herramientas y productos de
difusión, entre los que están considerados los
compendios estadísticos, la colección de atlas,
documentos y la actualización de la página web
como medio de difusión.
2 Desarrollo de los productos (compendios Departamento de Productos de

estadísticos, colección de atlas, documentos y la Informática: difusión elaborados
actualización de la página web). - Profesional I
- Profesional II
3 Revisados los productos por el Subdirector de Subdirectores de Productos de

Área, se remite a la Dirección General Ejecutiva Área difusión
para su revisión y visto bueno autorizando su elaborados,
Director(a)
emisión, caso contrario en cualquier etapa de revisados y
General
revisión se debe devolver al técnico que aprobados para su
Ejecutivo(a)
corresponde a través de la Jefatura del difusión
Departamento de Informática.
P á g i n a 52
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE HERRAMIENTAS Y PRODUCTOS EN EL MARCO DE LA POLÍTICA DIFUSIÓN (PC06-01-01)
UNIDAD Subdirección CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL de Polít ica
Departamento de Informática Macroeconómica,
UDAPE Macrosectorial y DE TRABAJO /
TAREAS Social, (tiempo estimado)
1
Inicio
Compendi o(a) DIRECTOR(A) GENERAL

LA MÁXIMA AUTORIDAD Atlas(b) EJECUTIVO(A)
MAE, define la
EJECUTIVA DEFINE LA
estr ate gia de difu sió n y Documento(c) JEFE DEPARTAMENTO DE
ESTRATEG IA DE DIFUSIÓ N Medio de difusión(d) INFORMÁTICA
Y CO MUNICACI ÓN Y comunicación Aná lisis y
PO STERIORMENTE evalua ción de l
INSTRUYE AL DEPTO. DE PROFESIONAL I -
trabajo a INFORMÁTICA
INFORMÁTICA P ARA EL Instrucción de la MA E
desarro llar
DESARROLLO DE para el de sarr ollo de PROFESIONAL II -
HERRAMIENTAS Y herr amientas y INFORMÁTICA
PRODUCTOS DE DI FUSIÓN prod uctos (a) (b) (c) (d)
Dise ño del Dise ño del Actu alización de

Diagramación
software software información y
del Sistema d e
Info rma ció n
Ade cua ció n Revisió n Geo gráfica
Vali dación de
de mapas Técnica (SIG) en página
información
web y/o intranet
2
Gen eración de PROFESIONAL I -
Vali dación de la INFORMÁTICA
prue bas información
DESARROLLO DE LO S PROFESIONAL II -
PRODUCTOS INFORMÁTICA
¿Cumple co n e l No
está ndar de
Revisió n d e
calidad?
prod uctos:
Compendi o
Si Atlas
Documento
Medio de
Dise ño del
difusión
Revisió n d e p roducto s: compendio
Compendi o
Atlas
Documento
3 No
Medio de difusión ¿Cumple SUBDIRECTORES A ÁREA
REVI SIÓN Y V° B° DEL con el e stánd ar
INFORME DE EMERGENCIA de calidad ?
Y ENVÍO AL MINISTERIO DE
DIRECTOR(A) GENERAL
GABINETE DE MINISTROS
EJECUTIVO(A)
Si
Medio i mpreso
No Si Compendio Documento, At las
¿Cumple co n e l Medio magnético – pagina
está ndar de web
calidad? Compendio
At las
Final
Documento
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 53
6.1.6.2. Subproceso: Diseño de Estrategias de Difusión y Comunicación (PC06-02)

6.1.6.2.1. Procedimiento: Ejecución de la Difusión (PC06-02-01)
a) Descripción
PC06-02-01 Difusión de Documentos Diseño de Estrategias de Ejecución de la Difusión
e Información Difusión y Comunicación
1 El Comité Editorial de Publicaciones Director(a) General Plan y cronograma de

ejecuta las estrategias de difusión y Ejecutivo(a) difusión elaborado y
comunicación definidas en la Dirección Comité Editorial aprobado.
General Ejecutiva estableciendo el de Publicaciones.
Documento revisado y
cronograma de actividades de difusión. Subdirectores de aprobado para difusión.
Asimismo en cada Subdirección se Área
asigna al técnico o técnicos para la Representante de
revisión del documento y el trabajo la MAE
operativo. Una vez concluida la revisión Técnico
debe ser enviada a la Dirección General Responsable
Ejecutiva para su correspondiente
aprobación.
2 Envío del documento a imprenta, para su Comité Editorial de Documento transcrito y

transcripción y diseño, emisión de una Publicaciones. diseñado para su
copia en borrador para la revisión por el impresión, ejemplar en
Técnico
Comité de Editorial de Publicaciones. borrador
Responsable
3 Aprobación final del documento por el Comité Editorial de Documento final, impreso
Comité Editorial de Publicaciones y Publicaciones. y/o grabado en medio
remisión a imprenta para la impresión y/o Jefe del magnético, presentado y
grabación del medio magnético enviado a las instancias
correspondiente, posteriormente de Jefe del correspondientes,
recibido el producto final, estos se remite Departamento de posteriormente se registra
al Departamento de Informática para que Informática. una copia en Biblioteca.
se ejecute su difusión y comunicación, lo
cual puede ser a través de foros, talleres,
presentaciones, página web, etc. y el
envío de los documentos a las
Instituciones y/o organismos definidos,
posteriormente se remite una copia para
el registro en biblioteca.
P á g i n a 54
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: DISEÑO DE ESTRATÉGIAS DE DI FUSIÓN Y CO MUNICACI ÓN (PC06-02-01)
UNIDAD CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL Subdirección de Política: Macroeconómica Departamento
Imprenta – otras Dirección General Ejecutiva Departamento PUESTOS
Macrosectorial Administrativo
Instituciones UDAPE de Informática DE TRABAJO /
TAREAS Social Financiero
(tiempo estimado)
Inicio
Asigna ción de
MAE, define la Técnico(s)
estr ate gia de difu sió n y Responsable(s)
comunicación
DIRECTOR(A) GENERAL
1 EJECUTIVO(A)
Revisió n d el d ocu me nto
Designación del por el Comité de SUBDIRECTOR(A) DE
DEFINICIÓN DE LA Comité de Pub lica ció n PO LÍTICA
ESTRATEG IA DE DIFUSIÓ N Pub lica ció n MACROECONÓMICA
Y CO MUNICACI ÓN Y SUBDIRECTOR(A) DE
PO STERIORMENTE PO LÍTICA
DESI GNACIÓ N DEL COMITÉ Si Contrataci ón MACROSECTORIA L
¿Revisió n
DE PUBLICACIÓN de un editor
exte rna? SUBDIRECTOR(A) DE
exte rno
PO LÍTICA SOCIAL
ASIG NACIÓN DEL TÉCNI CO
Macroeconómica No
RESPONSABLE, REVI SIÓN REPRESENTANTE DE LA
DEL DOCUME NTO, DISEÑO Macrosectoria l MAE
Y APRO BACIÓN DEL Social
COMITÉ TECNICO RESPONSABLE
No Si, para diseño Dise ño,
¿Apr obación
elab oración
del comité?
de tablas, etc.
Si
Transcripción,
2 diseño e Documento Final
impresión de 1
borr ador
ENVÍ O A IMPRENTA, PARA
SU TRANSCRI PCIÓN Y COMITÉ DE PUBLICACIÓN
DISEÑO Revisió n d el d ocu me nto po r el TECNICO RESPONSABLE
CORRESPONDI ENTE Y
Comité de Pu blicació n y los
RETORNO A LA COMISI ÓN
DE PUBLICACIÓN técn ico s responsable s
3
Imp resión de los Si No
documentos ¿Apr obación
APROBACI ÓN DEL final?
Gua rdado del COMITÉ DE PUBLICACIÓN
DOCUMENTO POR EL
COMITÉ DE PUBLI CACIÓN documento en
Y ENVÍO A IMPRENTA medio
PARA LA IMPRESI ÓN O magné tico Par a su difusi ón
y comunicación JEFE DEL DEPARTAMENTO
GRABACIÓ N DEL MEDIO
Documento Par a su registro ADMINISTRATIVO
MAG NÉTICO Y a tra vé s de FINANCIERO
PO STERIORMENTE DE impreso en bibl iote ca
talleres, foros,
RECIBIDO EL PRODUCTO, Medio envío d e lo s
SE REMITE AL magné tico Par a su
DEPARTAMENTO DE
documentos e tc. regi stro en
grab ado JEFE DEL DEPARTAMENTO
INFORMÁTICA P ARA EL bibl iote ca DE I NFORMÁTICA
REGI STRO DE UNA COPIA
EN BIBLIOTE CA Y SE
REALIZA LA DIFUS IÓN
Final
CORRESPONDI ENTE
Conector
pag.
pag.
P á g i n a 55
7. PROCESOS DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

7.1.1. Macro proceso: Evaluación de los resultados y la eficacia de los Sistemas de Administración y de los Instrumentos de
Control Interno incorporados a ellos (02)
MAPEO DE PROCESOS
CODIGO FLUJOGRAMA
MACRO PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO RESULTADO PROCED.
PROC. SUBPROC. PROCED.
PROC. (pág.)
MPA Memorándum de Planificación de Auditoría,

Memorándum de Planificación,
01 Planificación 01 Programa General y Programas Específicos 60
Programas Generales y Específicos
Confiabilidad aprobados.
de los
UAI01 Registros y
02 Ejecución 01 Elaboración de Papeles de Trabajo Obtención de evidencia, relevante, pertinente y suficiente 61
Estados
Financiero
Comunicación Elaboración de Informes y Acta de
03 01 Informes de Confiabilidad y de Control Interno 63
de Resultados Validación
Memorándum de Planificación, Memorándum de Planificación de Auditoría (MPA),

01 Planificación 01 66
Programas Programa Específico
Obtención de Evidencia competente y

Auditorías
UAI02 02 Ejecución 01 suficiente para fundamentar la opinión Obtención de evidencia, relevante, pertinente y suficiente 68
Especiales
del auditor
02
Comunicación Informe de Evaluación y/o Dictamen
03 01 Informe de Control Interno e Informe de Auditoría Especial 71
de Resultados de Responsabilidad Civil
Memorándum de Planificación de Auditoría (MPA),

01 Planificación 01 Memorándum de Planificación 75
Programa Específico
Obtención de Evidencia competente y

Auditorías 02 Ejecución 01 suficiente para fundamentar la opinión Obtención de evidencia, relevante, pertinente y suficiente 77
Operacionales del auditor
UAI03
y Evaluación
SAYCO Informe de Confiabilidad y Control Interno, Informe de
Elaboración de Informes, Acta de Evaluación SAYCO y Auditoría Operacional, e informe de
Comunicación
03 01 Validación y remisión de informes a Auditoría Especial remitidos a la MAE, Contraloría General 79
de Resultados
instancias correspondientes. del Estado, Ministerio de Planificación del Desarrollo y
otros.
P á g i n a 56
7.1.2. PROCESO: AUDITORIA FINANCIERA – CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS DE EEFF

(UAI01)
FICHA DE PROCESO
CÓDIGO: UAI01 DENOMINACIÓN: CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS

DE ESTADOS FINANCIEROS
OBJETIVO: Realizar la Auditoría Financiera – Confiabilidad de los Registros de Estados Financieros

de UDAPE.
ENTRADA: SALIDA:
 Relevamiento de Información  Memorándum de Planificación de
 Términos de Referencia Auditoría (MPA), Programas General
 Sistema de Información Financiera y contable y Específicos.
 Relevamiento de Controles  Informe de Control Interno de
 Registro contable y control Auditoría Financiera – Confiabilidad
 Revisiones Analíticas de los Registros y Estados
 Análisis, revisión y Evaluación Financieros.
 Valoración de riesgos inherentes, de control y de
detección.

Unidad de Auditoria Interna Según normativa vigente, hasta el 28 de
febrero de cada gestión
1. Planificación. 1. MPA Memorándum de Planificación de

La auditoría debe planificarse de tal forma que los Auditoría, Programa General y
objetivos del examen sean alcanzados Programas Específicos aprobados
eficientemente
2. Ejecución 2. Papeles de Trabajo Elaborados

Obtención de evidencia, relevante, pertinente y
suficiente
3. Comunicación de Resultados 3. Informes de Confiabilidad y de Control

Interno
1. Unidad de Auditoría Interna 1. Según cronograma de actividades

30% para la Planificación
2. 40% para la Ejecución
3. 20% para Elaboración de Informes
4. 10% para la Comunicación de
Resultados el tiempo estimado de la
auditoría.
P á g i n a 57
7.1.2.1. Subproceso: Planificación (UAI01-01)

7.1.2.1.1. Procedimiento: Memorándum de Planificación, Programas Generales y Específicos
(UAI01-01-01)
a) Descripción
UA01-01-01 Confiabilidad de los Registros y Planificación Memorándum de Planificación,
Estados Financieros Programas Generales y
Específicos

La Unidad de Auditoría Interna determina el inicio de la Unidad de Nota Interna de
1 Auditoría de Confiabilidad en el marco de la Ley 1178 y POA Auditoría Interna Solicitud de
de la UAI. DAF información.
Remite Nota Interna al Departamento Administrativo

Financiero, solicitando responder los Cuestionarios de
Control Interno
Conformación de Legajo Permanente y Corriente
La DAF Remite Nota Interna con respuesta a los Departamento Respuesta

2 Cuestionarios de Control Interno solicitados por Auditoría Administrativo Cuestionario de
Interna Financiero Control Interno
Elaboración del Memorándum de Planificación de Unidad de Determinar Base

3 Auditoría (MPA) y Términos de Referencia: Con base a Auditoría Interna de Evaluación de
las Normas de Auditoría Financiera emitidas por la la Auditoría
Contraloría General del Estado, determinación del Objetivo, Financiera.
Objeto Naturaleza, Alcance Oportunidad y Responsables
de la Auditoría,
Evaluación del Sistema de Información Financiera Unidad de Conocimiento de

4 Contable: Registros Contables, Presupuestarios, Sistemas Auditoría Interna la información
y Controles de Información Contable. que tiene el
Departamento
Adm. Financiero
Determinación y Valoración de Riesgos: Identificación de Unidad de Conocimiento de
5 los componentes sujetos a examen a los cuales se asignará Auditoría Interna la Información
factores de riesgo inherente y de control, cuyas tareas
serán: Conocer el sistema de información, contabilidad y
control vigente; Identificación de puntos fuertes y débiles y
seleccionar entre los puntos fuertes de control los controles
clave
P á g i n a 58

UA01-01-01 Confiabilidad de los Registros y Planificación Memorándum de Planificación,
Estados Financieros Programas Generales y
Específicos

Revisiones Analíticas: Comparación de la información Unidad de Análisis e
6 financiera en moneda homogénea de la gestión actual Auditoría Interna Interpretación de
respecto al ejercicio anterior a efecto de analizar vertical y Estados
horizontalmente el origen de las variaciones entre los rubros Financieros
y cuentas de dicha información.
En base a este análisis y resultado de las evaluaciones de
la estructura de Control Interno, se determinaran rubros de
mayor riesgo que serán objeto de mayor énfasis en el
trabajo
Determinación del Enfoque de auditoría luego de la Unidad de Segmentación y

7 evaluación de los riesgos, se determina el enfoque de la Auditoría Interna determinación de
auditoría que requiere la selección de procedimientos para procedimientos
proporcionar un nivel adecuado de satisfacción de auditoría de auditoría
con la menor inversión de recursos
Programas de Trabajo General y Específicos Unidad de Orientados a

8 Auditoría Interna probar los
atributos
establecidos en
el MPA.
P á g i n a 59
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS Y EEFF: MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN, PROGRAMAS GENERALES Y ESPECÍFICOS (UAI01-01-01)
UNIDAD CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL Departamento Administrativo Financiero Otras instituciones (Bancos,
Unidad de Auditoría Interna PUESTOS
proveedores, etc.)
TARE AS DE TRABAJO
1 Inicio
La Unidad de A uditoría Interna det ermina el inicio
de la Auditorí a de Confiabilidad en el marco de la JEFE(A) DEPA RTA ME NTO
ADMINISTRATIVO
Ley 1178 y P OA de la UAI. FINANCIERO
Determina inicio y
Responde/complementa
Remite Nota Interna al Depart amento Administrat ivo elab ora cu estion arios UNIDAD DE A UDITORÍA
Financiero, solicitando responder los Cuestionarios Cuestio nario de Control INTERNA
de Control Interno y
de Control Interno. Inte rno
remite al DAF
2
La DA F Remite Nota I nterna con respuesta a los No Si, de DAF JEFE(A) DEPA RTA ME NTO
Cuestionarios de Control Interno solicit ados por ¿Se requie re soli citar ADMINISTRATIVO
Auditorí a Interna. información adiciona l? FINANCIERO
Pro porciona información

Si, otras instituciones
3 requ erida
El aboración del Memorándum de Pl anificaci ón
de Auditoría (MPA) Térm inos de Referencia
(TdRs): Con base a las Normas de Auditorí a Conformación de
Financiera emitidas por la Contraloría G eneral del Leg ajo Permane nte y
Est ado, determinación del Objetivo, Objeto Corrien te
Naturaleza, Alcance Oport unidad y Responsables
de la Auditoría.
4
Evaluación del Sistema de Información Elab oración TdRs
Financier a Contable: Regist ros Cont ables,
Presupuestarios, Sistemas y Controles de
Información Contable.
Evalua ción de l S istema
5 de Info rma ció n
Determ inación y Val or aci ón de Riesgos:
Financiera
Identificación de los componentes sujetos a
examen a los cuales se asignará fact ores de riesgo
inherente y de cont rol, cuyas t areas serán: Conocer
el sistema de información, contabilidad y control
vigente; Identificación de puntos fuertes y débiles y Determinación y
seleccionar entre los puntos fuertes de control los Valo ración de Rie sg os
controles clave UNIDAD DE A UDITORÍA
6 INTERNA
Revisi ones Analí ticas: Comparación de la

información financiera en moneda homogénea de la
gestión actual respecto al ejercicio anterior a efect o Revisio nes An alíticas
de analizar vert ical y horizontalmente el origen de
las variaciones entre los rubros y cuent as de dicha
información.
En base a este análisis y resultado de las

evaluaciones de la estruct ura de Control Interno, se Determinación del
determinaran rubros de mayor riesgo que serán Enfoqu e d e a uditoría
objeto de mayor énf asis en el trabajo.
7
Determ inación del E nfoque de auditoría luego de
la evaluación de los riesgos, se determina el
enfoque de la auditoría que requiere la selección de Elab oración MP A y
procedimientos para proporcionar un nivel Pro gramas de Traba jo
adecuado de satisfacción de audit oría con la menor Gen eral y Específico
inversión de recursos.
8
Programas de Tr abaj o General y E specíficos. Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 60
7.1.2.2. Subproceso: Ejecución (UAI01-02)

7.1.2.2.1. Procedimiento: Elaboración de Papeles de Trabajo (UAI01-02-01)
a) Descripción
UAI01-02-01 Confiabilidad de los Registros y Ejecución Elaboración de Papeles de
Estados Financieros Trabajo

Ejecutar Plan y Programas de trabajo: Análisis y revisión de Unidad de Elaboración de
1 rubros y cuentas de los estados financieros de acuerdo a la Auditoría Interna Papeles de
segmentación y criterios de selección de la muestra. Trabajo
Obtener y examinar evidencia relativa a las afirmaciones Unidad de Elaboración de

2 de: Existencia u ocurrencia, Integridad, Propiedad o Auditoría Interna Papeles de
exigibilidad, Valuación y Presentación y revelación; Trabajo
Contenidas en los estados financieros para emitir opinión
con base en la misma.
Preparar Planillas con hallazgos (deficiencias y Unidad de Elaboración de

3 excepciones) de confiabilidad. Auditoría Interna planillas de
Preparar Planillas de excepciones y deficiencias de Control Excepciones y/o
Interno. deficiencias.
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS Y EEFF: ELABORACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO (UAI01-02-01)
UNIDAD Departamento Administrativo CARGOS Y/O

ORGANIZACIONAL Otras instituciones (Bancos,
Unidad de Auditoría Interna Financiero PUESTOS
proveedores, etc.)
TAREAS DE TRABAJO
1 Inicio
Ejecutar Plan y Programas de trabajo:

Análisis y revisión de rubros y cuentas Ejecutar Pla n y
de los estados financieros de acuerdo Pro gramas de
Trabajo
a la segmentación y criterios de
selección de la muestra.
2
Obtene r y examinar
Obtener y examinar evidencia relativa eviden cia re lativa a las
a las afirmaciones de: Existencia u afirmaciones contenid as
ocurrencia, Integridad, Propiedad o en los estad os
financieros UNIDAD DE AUDITORÍA
exigibilidad, Valuación, Presentación y INTERNA
revelación;contenidas en los estados
financieros para emitir opinión con
base en la misma.
Pre parar P lanillas con
hall azg os de
3 confiabilid ad,
excepciones y
Preparar Planillas con hallazgos deficiencias d e control
(deficiencias y excepciones) de interno
confiabilidad.
Preparar Planillas de excepciones y

deficiencias de Control Interno Final
Conector
Tarea Archivo Conector Base de
Inicio / Final Pro ceso Documento a otra
Tarea Decisió n den tro datos
pred efi nido Documento pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 61
1.1.1.1. Subproceso: Comunicación de Resultados (UAI01-03)

1.1.1.1.1. Procedimiento: Elaboración de Papeles de Trabajo (UAI01-03-01)
a) Descripción
UAI01-03-01 Confiabilidad de los Registros y Comunicación de Informes, Acta de Validación
Estados Financieros Resultados

Elaborar Informe de Confiabilidad de Registros y Informe de
1 Estados Financieros de la Entidad, Informe de Control Confiabilidad
Interno y conformación del Legajo Resumen de Informe de Control
Auditoria. Interno
 Organizar reunión de validación del informe Informe Validado con

2 con áreas y/o unidades auditadas. áreas y/o unidades
Unidad de
 Efectúa Reunión de Validación. Auditoría Interna
auditadas.
 Emite Acta de Validación.
Emitir Informes de Confiabilidad y de Control Interno Informes remitidos a

3 dirigidos a: instancias
 Dirección General Ejecutiva correspondientes
 Contraloría General del Estado
 Ministerio de Planificación del Desarrollo
 Dirección General de Contabilidad Fiscal
Elaborar Formatos I y II de Aceptación e Áreas y/o Formatos I y II

4 Implementación de Recomendaciones para ser unidades
De Aceptación e
enviados a: auditadas
Implementación de
 La Contraloría General del Estado y a Recomendaciones
 La Unidad de Auditoría Interna
Firmar e Instruir cumplimiento de Recomendaciones Director(a) Notas internas a las

5 de los Informes de Confiabilidad y de Control interno General áreas y/o unidades
Ejecutivo(a) auditadas para el
cumplimiento de
Recomendaciones
Cumplido el Plazo de Implementación de Inicio del Seguimiento

6 recomendaciones, se inicia el Proceso de Seguimiento a la Auditoría de
al cumplimiento de recomendaciones aceptadas. Confiabilidad y Control
Unidad de Interno
Auditoría Interna
Si se cumplieron las recomendaciones de Auditoría se Archivo unidad de
7 cierra y se archiva de Informe y Antecedentes. Auditoria Interna
Si no se cumplieron se reprogramara un segundo
seguimiento.
P á g i n a 62
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS Y EEFF: INFORMES, ACTAS DE VALIDACIÓN (UAI01-03-01)
UNIDAD Otras instituciones CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL
Unidad de Auditoría Interna Áreas y Unidades UDAPE auditadas Dirección General Ejecutiva (Contraloría General del PUESTOS
TAREAS Estado, MPD) DE TRABAJO
1 Inicio
Elab orar Informe de Con fiab ilidad de
Registr os y Estados Financieros de la Elab orar/modifica informe
Entidad, Info rme de Control Inte rno y de confiabilid ad de
Conformación d el Lega jo Resumen de Pre sen tan do cumen tación
Registr o de EEFF de la de r esp aldo a
Aud itor ia. entidad, informe de observacione s efectuad as
control in tern o y leg ajo
Resumen de Auditoría
2
Org anizar reunió n de valida ció n d el in for me No
UNIDAD DE AUDITORÍA
con áreas y/o unida des au dita das, Efectuar INTERNA
Reunió n d e V alidación y emitir Acta de Org aniza reu nión de valida ció n
Vali dación. del info rme co n área s y/o ¿Se va lida el info rme ?
unid ades a uditadas
3 Si
Emitir Info rme s d e Confiabilida d y de
Control Intern o d irigidos a: Emite y remite Informe de
Direcci ón G enera l E jecu tiva UDAP E Confiabilid ad y de Con trol
Contraloría Gene ral del Estado Inte rno a instancias
Ministe rio de Planificaci ón d el Desarr ollo correspon dientes
*Direcci ón G enera l de Contabil idad Fi scal.
4
Elab orar Formatos I y II de A ce pta ción e
Imp lementaci ón de Reco me ndaciones p ara ÁREAS Y/O UNIDADES
AUDITADAS
ser enviad os a: La Con tra loría Gene ral del Elab ora formatos I y II d e
Esta do y a la Unidad de Aud itoría In ter na. Aceptación e Imple me nta ció n
de Recomend aciones y remite
instancias que corre spo ndan
5
Firmar e Instruir cumplimiento de DIRECCIÓN GENERAL
Recomendacione s de los Informes de EJE CUTIV A
Confiabilid ad y de Control i nte rno
Firma e instr uye

Realizan cump limiento de cumplimiento de
recomend acio nes a informes Recomendacione s de los
de contabilida d y co ntro l Info rme s de Confiabili dad y
6 interno Control Intern o
Cumplido el P lazo de Impl eme nta ció n de Inicia Proceso d e Segu imi ento
recomend acio nes, se ini cia el P roceso de al cumplimien to de
Seg uimiento al cumplimiento de recomend acio nes acep tada s
recomend acio nes acep tada s
No UNIDAD DE AUDITORÍA
Reprog rama un nu evo ¿Cu mp lieron las INTERNA
seguimien to recomend acio nes?
7
Si se cu mpl ieron las recomendacion es de

Si
Aud itor ía se cierra y se archiva de Informe y Archiva
Anteceden tes. informe
Final
Si no se cumpliero n se re progra ma ra un
segund o segu imi ento.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 63
7.1.3. PROCESO: VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL ORDENAMIENTO JURÍDICO Y

ADMINISTRATIVO – AUDITORIAS ESPECIALES (UAI02)
FICHA DE PROCESO
CÓDIGO: UAI02 DENOMINACIÓN: AUDITORIAS ESPECIALES
OBJETIVO: Determinar los procesos y procedimientos necesarios para realizar Auditorías Especiales
y expresar opinión independiente sobre el cumplimiento del ordenamiento jurídico administrativo y
otras normas legales.
ENTRADA: SALIDA:
 Registro contable y control Auditoría (MPA), Programa
 Contratos Específico.
 Procesos de Contratación  Informe de Control Interno
 Actividades  Informe de Auditoría Especial
 Operaciones Proyectos
 Presupuestos

 Unidad de Auditoria Interna  Según procedimiento
1. Planificación. 1. MPA Memorándum de Planificación

La auditoría debe planificarse de tal forma que los de Auditoría, Programa Específico
objetivos del examen sean alcanzados
eficientemente
2. Ejecución 2. Papeles de Trabajo Elaborados

Obtención de evidencia, relevante, pertinente y
suficiente
3. Comunicación de Resultados 3. Informes de Control Interno y de

Auditoría Especial
Unidad de Auditoría Interna Según cronograma de actividades.
P á g i n a 64

7.1.3.1.1. Procedimiento: Memorándum de Planificación y Programas (UAI02-01-01)
a) Descripción
UAI02-01-01 Auditorías Especiales Planificación Memorándum de Planificación y
Programas

La Unidad de Auditoría Interna determina el inicio de Unidad de Auditoría Nota Interna de
la Auditoría Especial en el marco de la Ley 1178 y Interna Solicitud de
Norma de Auditoría Especial NE/CE-015. información.
1 Remite Nota Interna a las áreas y/o unidades
auditadas, solicitando información y documentos de
respaldo objeto de la auditoría.
Conformación del Legajo Permanente y Corriente.
2 Áreas y /o unidades auditadas remiten información y Áreas y/o unidades Respuesta solicitud
documentación solicitados por auditoria interna. auditadas de auditoría.
Elaboración del MPA: Términos de Referencia, Determinar Base

determinación del Objetivo, Objeto Metodología y el de Evaluación de la
3
Alcance. Auditoría Especial
Obtener comprensión de las operaciones, actividades, Conocimiento de

unidades organizacionales y programas para las operaciones y/o
establecer la trazabilidad (reconstrucción de la actividades objetos
4 de la auditoría.
historia) de las operaciones y/o actividades
relacionadas con el objeto y objetivo del examen.
Obtener comprensión del Ordenamiento Jurídico Conocimiento de la

Administrativo y otras normas legales aplicables y normativa aplicable
5 obligaciones legales contractuales relativas al objeto
del trabajo. Unidad de Auditoría
Interna
Evaluar los controles así como la deficiencia de los Evaluación de
mismos, relacionados con las operaciones para controles
6 identificar factores de riesgo existentes y sus posibles
efectos en función a los objetivos.
Determinar riesgos de auditoría: Inherente, de Control Determinación del

y de Detección, para determinar el alcance de los alcance de la
7 procedimientos de auditoría y la metodología a auditoría y
aplicarse. metodología a
utilizarse.
8 Programa de Trabajo que defina naturaleza extensión Programas
y oportunidad de los procedimientos a ser aplicados. elaborados
P á g i n a 65
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: AUDITORIAS ESPECIALES: MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMAS (UAI02-01-01)
UNIDAD CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL Otras instituciones (Bancos,
Unidad de Auditoría Interna Áreas y/o unidades auditadas PUESTOS
proveedores, etc.)
TAREAS DE TRABAJO
1
Inicio
AREAS Y/O UNIDADES
La Unidad de Auditoría Interna det ermina el inicio AUDITADAS
de la Auditoría Especial en el marco de la Ley 1178 Determina inicio y
y Norma de Auditoría Especial NE/CE-015. solicita información y Pre para y e nvía UNIDAD DE AUDITORÍA
documentos de documentación INTERNA
Remite Not a Interna a las áreas y/o unidades
auditadas (AA), solicitando inf ormación y respald o a la s á reas solicita da
documentos de respaldo objeto de la auditoría. aud itad as
2 No Si, de AA
¿Se requie re soli citar AREA S Y/O UNIDADES
Áreas y /o unidades auditadas remit en información AUDITADAS
información adiciona l?
y documentación solicit ados por auditoria interna

requ erida
3
El aboración del MPA: Términos de Referencia, Conformación de
determinación del Objetivo, Objeto Metodologí a y el Leg ajo Permane nte y
Alcance.
Corrien te
4
Obtener comprensión de las operaciones,
act ividades, unidades organizacionales y Elab oración TdRs
programas para establecer la trazabilidad
(reconstrucción de la historia) de las operaciones y/
o actividades relacionadas con el objet o y objetivo
del examen.
Esta blece la trazabilid ad de la s
ope raciones y/o a ctividades
5 rela cion adas con el obj etivo del
Obtener comprensión del Ordenamiento Jurídico examen
Administ rativo y otras normas legales aplicables y
obligaciones legales contractuales relat ivas al
objeto del trabajo .
Obtene r co mp rensión d el
Ord enamiento Jurídico UNIDAD DE AUDITORÍA
Admini strativo y otras normas INTERNA
lega les relativas al obje to d e
trabajo
6
Evaluar los controles así como la def iciencia de los
mismos, relacionados con las operaciones para Evalua r co ntro les para ide nti ficar
identificar factores de riesgo exist entes y sus
posibles efectos en función a los objetivos. factore s de riesgo
Determinación riesgos de
aud itor ía
7
Determinar riesgos de audit oría: Inherente, de
Control y de Detección, para determinar el alcance
de los procedimientos de auditoría y la metodologí a Elab oración MP A y
a aplicarse.
Pro gramas de Traba jo
8
Programa de Trabajo que def ina naturaleza
ext ensión y oportunidad de los procedimientos a ser Final
aplicados.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 66

7.1.3.2.1. Procedimiento: Obtención de Evidencia competente y suficiente para fundamentar la
opinión del auditor (UAI02-02-01)
a) Descripción
UAI02-02-01 Auditorías Especiales Ejecución Obtención de Evidencia competente y suficiente
para fundamentar la opinión del auditor
1 Ejecutar Plan y Programas de trabajo: Elaboración de Papeles de

Trabajo
Unidad de
Obtener evidencia competente y suficiente Elaboración de Papeles de
Auditoría Interna
para sustentar los hallazgos y conclusiones Trabajo.
2 de la auditoría. Evidencias útiles y necesarias.
Obtener documentos legalizados por
autoridad competente para fines de una
acción legal.
Acumular evidencia para el establecimiento Indicios de responsabilidad por

de posibles indicios de responsabilidad por la función pública
3 la función pública, que debe contar con el
apoyo legal necesario y suficiente.
Departamento
Obtener Informe Legal que determine la Legal Informe Legal con indicios de
existencia de indicios de responsabilidad por responsabilidad por la función
4 la función pública, previo a la redacción del pública
borrador del informe de auditoría.
Preparar planillas con hallazgos Informe de Control Interno

- Si la auditoría especial establece
Informe con Indicios de
hallazgos de auditoria que no dan lugar a Responsabilidad por la
indicios de Responsabilidad por la Función Pública.
Función Pública, pero que son relevantes
al control interno y los hallazgos están
vigentes a la fecha de conclusión del Unidad de
trabajo de campo, debe emitirse el Informe Auditoría Interna
5
de Control Interno de forma inmediata.
- Si se determina hallazgos con indicios de
Responsabilidad por la Función Pública,
se determina el tipo de responsabilidad.
Responsabilidad Penal, Responsabilidad
Civil o Administrativa.
P á g i n a 67
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: AUDITORIAS ESPECIALES: OBTENCIÓN DE EVIDENCIA COMPETENTE Y SUFICIENTE PARA FUNDAMENTAR LA OPINIÓN DEL AUDITOR (UAI02-02-01)
UNIDAD CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL Dirección General Ejecutiva
Unidad de Auditoría Interna Departamento Legal PUESTOS
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
Inicio
1
Ejecutar Pla n y
Pro gramas de
Ejecutar Plan y Programas de t rabajo:
Trabajo
INTERNA
Elab oración de pape les
2 de trabajo con base a
Obtener evidencia compet ente y suf iciente para hall azg os encontrad os
sust entar los hallazgos y conclusiones de la
auditorí a.
Obtener documentos legalizados por autoridad

competente para fines de una acción legal
Acumula evidencia para
determina r p osi bles
indi cios de
respon sab ilidad po r la
3 función pública
Acumular evidencia para el establecimient o de
posibles indicios de responsabilidad por la f unción
pública, que debe contar con el apoyo legal
necesario y suficiente.
Soli cita apoyo legal
DEPARTAMENTO LEGAL
Elab ora in for me legal
Elab ora informe d e indi can do si e xisten in dicios
4
Obtener Informe Legal que det ermine la existencia aud itor ía especial de re sp onsabilida d por la
de indicios de responsabilidad por la función función pública
pública, previo a la redacción del borrador del
informe de auditorí a.
5 Determina el tipo de
¿Existen indicios de Si
respon sab ilidad
Preparar planillas con hallazgos respon sab ilidad por la
pen al, civil o
función pública?
administrativa
- Si la audit oría especial est ablece hallazgos de
auditoria que no dan lugar a indicios de No
Responsabilidad por la Función Pública, pero que
son relevantes al control interno y los hallazgos UNIDAD DE AUDITORÍA
est án vigentes a la fecha de conclusión del trabajo Elab ora informe d e INTERNA
de campo, debe emitirse el I nforme de Cont rol
Interno de forma inmediata. Control Intern o
- Si se det ermina hallazgos con indicios de

Responsabilidad por la Función Pública , se
determina el t ipo de responsabilidad .
Responsabilidad Penal, Responsabilidad Civil o Final
Administ rativa.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 68

7.1.3.3.1. Procedimiento: Informe de Evaluación y/o dictamen de responsabilidad civil (UAI02-03-01)
a) Descripción
UAI02-03-01 Auditorías Especiales Comunicación de Resultados Informe de Evaluación y/o
dictamen de responsabilidad civil
Elaborar Informe de Control Interno, Informe Informe Auditoría

1 preliminar con Indicios de Responsabilidad Especial
por la Función Pública y Legajo Resumen de
Auditoria.
Si se establece hallazgos de Control Interno, Informe Validado con

se elabora Informe con observaciones de áreas y/o unidades
Control Interno, considerando las NAG 255 auditadas.
2 numerales 01 al 05 referenciado y Unidad de Auditoría
correferenciado a Papeles de Trabajo y se Interna
organiza reunión de validación del informe
con áreas y/o unidades auditadas.
Emitir Informe de Control Interno y remitir a: Informes remitidos a

3 Dirección General Ejecutiva, Contraloría instancias
General del Estado y Ministerio de correspondientes
Planificación del Desarrollo.
Elaborar Formatos I y II de Aceptación e Áreas y/o unidades Formatos I y II

4 Implementación de Recomendaciones para auditadas
De Aceptación e
ser enviados a: La Contraloría General del Implementación de
Estado y a la Unidad de Auditoría Interna. Recomendaciones
Firmar e Instruir cumplimiento de Dirección General Notas interna a las áreas

5 Recomendaciones de los Informes de Ejecutiva y/o unidades auditadas
Control interno. para el cumplimiento de
Recomendaciones
Cumplido el Plazo de Implementación de Inicio del Seguimiento a la
6 recomendaciones, se inicia el Proceso de Auditoría de Confiabilidad
Seguimiento al cumplimiento de y Control Interno
recomendaciones aceptadas.
Unidad de Auditoría
Si se establece hallazgos con Indicios de Interna Solicitud de informe legal
Responsabilidad por la Función Pública, se
7 solicitará: Informe Legal y se elaborará el
Informe Preliminar con Indicios de
Responsabilidad, con legajo de documentos
de prueba.
P á g i n a 69

UAI02-03-01 Auditorías Especiales Comunicación Informe de Evaluación y/o Dictamen de
de Resultados Responsabilidad Civil
8 Elabora el Informe Legal y lo remite a la Jefe del Opinión Legal

Unidad de Auditoría Interna. Departamento Legal
Auditoría Interna compatibiliza el Informe Unidad de Auditoría Carta de Notificación a los

Legal con el Informe preliminar elaborado. Interna involucrados
9 Emite Acta de Compatibilización y Elabora
Carta de Notificación a los involucrados.
Reciben copia del Informe de Notificación, Presuntos Áreas auditadas presentan

presentan aclaraciones de descargo y involucrados aclaraciones
10
documentos de descargo legalizados.
Auditoría Interna evalúa descargos Unidad de Auditoría Analiza si se mantienen

presentados, elabora planilla de Evaluación Interna indicios de Responsabilidad.
de Descargos y analiza emitir los siguientes
informes según correspondan:
 Informe ampliatorio: Si existen

modificaciones por incremento de
importes o se determinan nuevos
11 involucrados.
 Informe complementario: Si se aceptan o
rechazan los descargos. En caso de
ratificarse los hallazgos, se remite, en 4
ejemplares originales o fotocopia
legalizada, el informe complementario,
informe preliminar e informe legal a la
Contraloría General del Estado.
12 Emite Informe de Evaluación y/o Dictamen Contraloría General Informe de Evaluación y/o
de Responsabilidades. del Estado Dictamen de responsabilidad
civil
Instruye inicio de Proceso según Dictamen Dirección General Acciones de Inicio de
de Responsabilidad y memorándum de Ejecutiva Proceso Coactivo Fiscal
13
instrucción.
14 Inicia Proceso según instrucción. Jefe Depto. Legal Instaura Proceso coactivo
15 Archivo de Informes y Antecedentes. Unidad de Auditoría Archivo de la Unidad de

Interna Auditoría Interna
P á g i n a 70
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: AUDITORIAS ESPECIALES: INFORME DE EVALUACIÓN Y/O DICTAMEN DE RESPONSABILIDAD CIVIL (UAI02-03-01) PÁGINA 1/2
UNIDAD Áreas y Unidades UDAPE CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL
Unidad de Auditoría Interna auditadas/ Servidores Públicos Dirección General Ejecutiva Departamento Legal PUESTOS
TAREAS involucrados DE TRABAJO
Inicio
1
Elaborar Informe de Control Int erno, Informe Elab orar/modifica informe

preliminar con I ndicios de Responsabilidad por la de Control Interno, Pre sen tan do cumen tación
Función Pública y Legajo Resumen de Auditoria . informe preliminar con de r esp aldo a
indi cios de observacione s efectuad as
respon sab ilidad y leg ajo
2
Resumen de Auditoría
Si se establece hallazgos de Cont rol Interno , se
No
elabora Informe con observaciones de Control UNIDAD DE AUDITORÍA
Interno, considerando las NAG 255 numerales 01 al INTERNA
05 referenciado y correferenciado a Papeles de Org aniza reu nión de valida ció n
Trabajo y se organiza reunión de validación del del info rme co n área s y/o ¿Se va lida el info rme ?
informe con áreas y/o unidades audit adas.
unid ades a uditadas
3
Emitir Informe de Cont rol Interno y remit ir a : Si

Dirección G eneral Ejecutiva, Contraloría General
del Estado y Ministerio de Planif icación del
Desarrollo. Emite y remite Informe de No Si
Control Intern o a instancias ¿Existen indicios de
En esta etapa, se establecerá la exist encia de correspon dientes RFP?
indicios de Responsabilidad por la Función Pública
(RFP).
4
1
El aborar Formatos I y II de Aceptación e ÁREA S Y/O UNIDADES
Implementación de Recomendaciones para ser AUDITADAS
enviados a: La Contraloría General del Estado y a
la Unidad de Auditorí a I nterna.
Elab ora formatos I y II d e
Aceptación e Imple me nta ció n
5 de Recomend aciones y remite
Firmar e I nstruir cumplimient o de
Recomendaciones de los Inf ormes de Control DIRECCIÓN GENERAL
interno EJECUTIVA
Firma e instr uye

6 recomend acio nes a informes Recomendacione s de los
de control inte rno Info rme s de Control Interno
Cumplido el Plazo de I mplement ación de
recomendaciones, se inicia el Proceso de Inicia Proceso d e Segu imi ento
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones
acept adas.
al cumplimien to de
recomend acio nes acep tada s UNIDAD DE AUDITORÍA
INTERNA
1
7 Archiva
informe
En caso de est ablecerse hallazgos con I ndicios de
Responsabilidad por la Función Pública (IRFP), se
solicitará: Informe Legal y se elaborará el I nforme
Preliminar con Indicios de Responsabilidad, con
legajo de documentos de prueba Elab ora Infor me
Soli cita opinión al 1
8 Leg al
Departamento Legal
Final JEFE DEPARTAMENTO
Elabora el I nforme Legal y lo remite a la Unidad de LEGAL
Auditorí a Interna
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 71
PROCEDIMIENTO: AUDITORIAS ESPECIALES: INFORME DE EVALUACIÓN Y/O DICTAMEN DE RESPONSABILIDAD CIVIL (UAI02-03-01) PÁGINA 2/2
UNIDAD
Áreas y Unidades
Contraloría CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL UDAPE auditadas/ Dirección General
Unidad de Auditoría Interna Departamento Legal General del PUESTOS
Servidores Públicos Ejecutiva
TAREAS Estado DE TRABAJO
involucrados
9
Emite Acta de
Auditorí a Interna compatibiliza el Inf orme Legal con 1 UNIDAD DE AUDITORÍA
el Informe preliminar elaborado. Emite Act a de Compatibilización y INTERNA
Compatibilización y Elabora Carta de Not if icación a notifica involu cra dos
los involucrados.
Pre sen tan aclara cio nes

10
y documentos de
Reciben copia del Informe de Notificación , descargo PRESUNTOS IMPLICADOS
present an aclaraciones de descargo y document os
de descargo legalizados. Elab ora pla nilla d e
Evalua ción de
Descar gos
11
Auditorí a I nterna evalúa descargos present ados,

elabora planilla de Evaluación de Descargos y
analiza emitir los siguient es informes según
correspondan: ¿Se mant ienen No
indicios de
Elab ora Informe
responsabilidad? complementario
* Informe ampliat orio: Si existen modif icaciones por
incremento de importes o se determinan nuevos Si UNIDAD DE AUDITORÍA
involucrados. INTERNA
*Informe complementario: Si se aceptan o rechazan

2
los descargos. En caso de ratificarse los hallazgos,
se remite, en 4 ejemplares originales o fotocopia Elab ora Informe
legalizada, el inf orme complement ario, informe Complementario/ Emite Informe de
preliminar e inf orme legal a la Cont raloría General ampliatorio y remite Evaluación y/o
del Estado.
adju nto Informe Dictamen de
Pre limi nar y Leg al a la Responsabilidades
12 Contraloría Gener al
del Estado CONTRALORIA GENERAL
Emite Inf orme de Evaluación y/o Dictamen de DEL ESTADO
Responsabilidades.
Instruye pr oce so
13
según Dictamen de
Instruye inicio de Proceso según Dictamen de Responsabilid ades DIRECCIÓN GENERAL
Responsabilidades y memorándum de instrucción.
2 EJECUTIVA
Levanta indicios de
14
respon sab ilidad
Inicia Pr oce so JEFE DEPARTAMENTO
Inicia Proceso según instrucción según instrucción LEGAL
Archiva
15 informe
Final UNIDAD DE AUDITORIA
INTERNA
Archivo de Informes y Ant ecedentes.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 72
7.1.4. PROCESO: VERIFICACIÓN DE EFICACIA, EFICIENCIA, ECONOMÍA Y EFECTIVIDAD DE

LAS ACTIVIDADES Y OPERACIONES – AUDITORIAS OPERACIONALES Y SAYCO (UAI03)
FICHA DE PROCESO
CÓDIGO: UAI03 DENOMINACIÓN: AUDITORIAS OPERACIONALES Y

SAYCO
OBJETIVO: Determinar los Procesos y Procedimientos necesarios para realizar Auditorías

Operacionales y expresar opinión independiente sobre la eficacia de los sistemas de administración y
control interno, eficacia, eficiencia, economía de las operaciones y/o de la evaluación de la efectividad.
ENTRADA: SALIDA:
 Relevamiento de Información Auditoría (MPA), Programa
 Registro contable y control Específico.
 Actividades y/u operaciones  Cuestionarios, Papeles de Trabajo,
 Operaciones Proyectos Informe de Evaluación SAYCO,
 Presupuestos Auditoría Operativa y/o de Control
 Evaluación de sistemas de información Interno

 Unidad de Auditoria Interna  Según procedimiento
1. Planificación. 1. MPA Memorándum de Planificación

La auditoría debe planificarse de tal forma que los de Auditoría, Programa Específico
objetivos del examen sean alcanzados
eficientemente
2. Ejecución 2. Papeles de Trabajo

Obtención de evidencia
3. Comunicación de Resultados 3. Informes de Control Interno, de

Evaluación SAYCO y Auditoría
Operacional
Unidad de Auditoría Interna Según cronograma de actividades.
P á g i n a 73

7.1.4.1.1. Procedimiento: Memorándum de Planificación (UAI03-01-01)
a) Descripción
UAI03-01-01 Auditorías Operacionales Planificación Memorándum de Planificación

La Unidad de Auditoría Interna determina el inicio de Nota Interna de
la Auditoría SAYCO u Operacional en el marco de la Solicitud de
Ley 1178 y Norma de Auditoría Operacional NE/CE- información.
013.
1 Remite Nota Interna a las áreas y/o unidades Interna
auditadas, solicitando información y respuesta a
cuestionarios de control interno y documentación de
respaldo objeto de la auditoría.
Conformación del Legajo Permanente y Corriente
Áreas y/o unidades auditadas remiten respuestas a Áreas y/o unidades Respuesta a
2 Cuestionarios de Control Interno, información y auditadas solicitud de
documentación solicitados por auditoria interna. auditoría.
Elaboración del MPA: Términos de Referencia, Determinar Base

3 determinación del Objetivo, Objeto Metodología y el de Evaluación de la
Alcance de la auditoría. Auditoría Especial
Obtener comprensión del Control Interno con relación Conocimiento de

4 a los objetivos del examen, de las operaciones, las operaciones y/o
actividades, unidades organizacionales proyectos y actividades objetos
programas. de la auditoría.
Evaluar los controles así como la deficiencia de los Unidad de Auditoría Evaluación de
5 mismos, relacionados con las operaciones para Interna controles
identificar factores de riesgo existentes y sus posibles
efectos en función a los objetivos.
Determinar riesgos de auditoría: Inherente, de Control Determinación del

6 y de Detección, para determinar el alcance de los alcance de la
procedimientos de auditoría y la metodología a auditoría y
aplicarse. metodología a
utilizarse.
7 Programa de Trabajo que defina naturaleza extensión Programas

y oportunidad de los procedimientos a ser aplicados. elaborados
P á g i n a 74
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS OPERACIONALES Y SAYCO: MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN (UAI03-01-01)
UNIDAD CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL Otras instituciones (Bancos,
Unidad de Auditoría Interna Áreas y/o unidades auditadas PUESTOS
proveedores, etc.)
TAREAS DE TRABAJO
1 Inicio
La Unidad de Auditoría Interna det ermina el inicio
de la Auditoría SAYCO u Operacional en el marco ÁREAS Y/O UNIDADES
de la Ley 1178 y Norma de Audit oría Operacional AUDITADAS
NE/CE-013. Determina inicio d e
Responde/complementa UNIDAD DE AUDITORÍA
Remite Not a Interna a las áreas y/o unidades aud itor ia y remite
auditadas, solicitando inf ormación y respuest a a Cuestio nario de Control INTERNA
cuestio narios de
cuestionarios de control int erno y document ación de Inte rno
respaldo objeto de la auditoría. Control Intern o
2 Si, Ár eas/
No
Áreas y/o unidades audit adas remiten respuest as a ¿Se requie re soli citar Unidades ÁREA S Y/O UNIDADES
Cuestionarios de Control Interno , información y información adiciona l? AUDITADAS
documentación solicitados por auditoria interna.

requ erida
3
El aboración del MPA: Términos de Referencia, Conformación de
determinación del Objetivo, Objeto Metodologí a y el Leg ajo Permane nte y
Alcance de la audit oría. Corrien te
4
Obtener comprensión del Control Interno con Elab oración TdRs
relación a los objet ivos del examen, de las
operaciones, act ividades, unidades
organizacionales proyectos y programas.
Comprensión del
Control Intern o y
ope raciones
5
Evaluar los controles así como la deficiencia de los
mismos, relacionados con las operaciones para
identificar fact ores de riesgo existentes y sus
posibles efectos en función a los objetivos Evalua ción de los
controles i nte rnos
INTERNA
6 Determinar riesgos d e
aud itor ia
Determinar riesgos de audit oría: Inherente, de
Control y de Detección, para determinar el alcance
de los procedimientos de auditoría y la metodologí a
a aplicarse.
Determinación del
Enfoqu e d e a uditoría
7 Elab oración MP A y
Programa de Trabajo que def ina naturaleza Pro gramas de Traba jo
ext ensión y oportunidad de los procedimientos a ser
aplicados.
Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 75
7.1.4.2. Subproceso: Ejecución (UAI03-02)

7.1.4.2.1. Procedimiento: Obtención de Evidencia competente y suficiente para fundamentar la
opinión del auditor (UAI03-01-01)
a) Descripción
UAI03-02-01 Auditorías Operacionales Ejecución Obtención de Evidencia competente y
suficiente para fundamentar la opinión
del auditor
1 Ejecutar Plan y Programas de trabajo: Elaboración de

Elaborar Papeles de Trabajo Papeles de Trabajo
Establecer si la entidad ha definido criterios de Interna Elaboración de
2 medición que le permitan evaluar la gestión. Papeles de
Trabajo.
Obtener evidencia competente y suficiente para Evidencias útiles y
sustentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. necesarias.
Evaluar los indicadores de Eficiencia, eficacia y Áreas y/o Unidades Planillas de

economía, de no existir construir en coordinación con Auditadas cumplimiento de
el área auditada. Unidad de Auditoría objetivos
3
Interna
Acumular evidencia para sustentar el informe de
auditoría.
Elaborar planillas con hallazgos Unidad de Auditoría Informe de Control

Interna Interno y de
Si la auditoría operacional establece hallazgos que Auditoria
4 son relevantes al control interno debe emitirse el Operacional.
Informe de Control Interno y el de Auditoria
Operacional, sobre cumplimiento de objetivos
basados en indicadores de eficiencia, eficacia,
economía y efectividad
P á g i n a 76
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS OPERACIONALES Y SAYCO: OBTENCIÓN DE EVIDENCIA COMPETENTE Y SUFICIENTE PARA FUNDAMENTAR LA OPINIÓN DEL AUDITOR (UAI03-02-01)
UNIDAD CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL
Unidad de Auditoría Interna Áre a y/o Unidad Aud itad a Departamento Legal PUESTOS
TAREAS DE TRABAJO
Inicio
1 Ejecutar Pla n y
Pro grama de tr abajo
y elabora r papel es
Ejecutar Plan y Pro gramas de trabaj o y
elabo rar Papel es de Trabajo de trabajo
Obtene r eviden cia

competente y sufi cien te UNIDAD DE AUDITORÍA
2 INTERNA
para susten tar
Esta blecer si la e ntid ad h a de fin ido criterios hall azg os
de medición qu e l e p ermita n e va luar la
gestión.
¿Área aud itad a tiene No En co ordina ción con

indi cad ores d e eficiencia, UAI construir
eficacia y e co nomía? indi cad ores
Obtene r e vid encia co mp eten te y su ficiente
para suste nta r lo s halla zgo s y conclusiones
de la auditoría Si
Evalua r indicado res de

eficiencia, eficacia y
economía
3
ÁREAS Y/O UNIDADES
Evalua r los indi cad ores de Eficien cia , Acumular eviden cia AUDITADAS
eficacia y e con omía, de n o existir construir para suste nta r el
en coordin aci ón con el área au ditada. UNIDAD DE AUDITORÍA
informe de auditoría INTERNA
Acumular evidencia para sustentar el
informe de auditoría.
Elab ora Pla nilla de

Hallazgos
Emite In forme d e
4 Aud itor ía
¿Existen halla zgo s No Ope racional y/o
Elab orar plan illas con halla zgo s
rele van tes al con trol Info rme de UNIDAD DE AUDITORÍA
interno? Evalua ción INTERNA
Si la aud itor ía operacion al establece
hall azg os que so n rele van tes a l control SAY CO
Si
interno d ebe emitirse el Info rme de Control
Inte rno y el de Auditoria Op eracional.
Emite Informe d e
Control Intern o Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 77

7.1.4.3.1. Procedimiento: Elaboración de Informes, Acta de Validación y remisión de informes a
instancias correspondientes (UAI03-03-01)
a) Descripción
UAI03-03-01 Auditorías Operacionales Comunicación de Elaboración de Informes, Acta de
Resultados Validación y remisión de informes a
instancias correspondientes
1 Elaborar Informe de Control Interno, de Auditoría Informe Auditoría

Operacional y Legajo Resumen de Auditoria. Especial
Si se establece hallazgos de Control Interno, se Informe Validado con

elabora Informe con observaciones de Control Interno, áreas y/o unidades
considerando las NAG 235 numerales 01 al 04 auditadas.
2
referenciado y correferenciado a Papeles de Trabajo y
se organizar reunión de validación del informe con
áreas y/o unidades auditadas. Unidad de
Auditoría Interna
 Efectúa Reunión de Validación.
 Emite Acta de Validación.
3 Emitir Informe de Auditoría Operacional, Evaluación Informes remitidos a

SAYCO y de Control Interno y remitir a: Máxima instancias
Autoridad Ejecutiva, Contraloría General del Estado y correspondientes
Ministerio de Planificación del Desarrollo.
Elaborar Formatos I y II de Aceptación e Áreas y/o Formatos I y II

4 Implementación de Recomendaciones para ser unidades
De Aceptación e
enviados a la Contraloría General del Estado y a la auditadas
Implementación de
Unidad de Auditoría Interna. Recomendaciones
Firmar e Instruir cumplimiento de Recomendaciones Dirección Notas interna a las

de los Informes de Control interno. General áreas y/o unidades
5
Ejecutiva auditadas para el
cumplimiento de
Recomendaciones
Cumplido el Plazo de Implementación de Inicio del Seguimiento

6 recomendaciones, se inicia el Proceso de Seguimiento a la Auditoría de
al cumplimiento de recomendaciones aceptadas. Confiabilidad y Control
Unidad de
Interno
Auditoría Interna
7 Archivo de Informe y Antecedentes. Archivo de la Unidad
de Auditoría Interna
P á g i n a 78
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS OPERACIONALES Y S AY CO : ELABO RACIÓ N DE INFORME S, ACTA DE VALIDACIÓN Y RE MISIÓN DE INFORMES A INS TANCIAS CO RRES PONDIENTES (UAI03-03-01)
UNIDAD Otras instituciones CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL
Unidad de Auditoría Interna Áreas y Unidades UDAPE auditadas Dirección General Ejecutiva (Contraloría General del PUESTOS
TAREAS Estado, MPD) DE TRABAJO
Inicio
1
Elab orar Informe de Control Interno , de
Aud itor ía O peraciona l y L egajo Resumen de Elab orar/modifica informe
Aud itor ia. de Control Interno, de Pre sen tan do cumen tación
Aud itor ía Op eracional y de r esp aldo a
lega jo Resumen de observacione s efectuad as
Aud itor ía
No
2
Si se esta blece h allazgos de Control INTERNA
Inte rno, se el abora In for me con Org aniza reu nión de valida ció n
observacione s de Co ntr ol Interno, del info rme co n área s y/o ¿Se va lida el info rme ?
consideran do la s NA G 235 numera les 01 al unid ades a uditadas
04 referen cia do y corre fere nciado a Pa peles
de Trab ajo y se organi zar reunión de Si
validación d el info rme con á reas y/o Emite y remite Informe de
unid ades auditada s. Efectúa Reu nión de Aud itor ía Opera cio nal,
Vali dación y emite Acta d e V alidación. Evalua ción S AYCO y de
Control Intern o a instancias
correspon dientes
3
Emitir Info rme de Auditoría Op eracional ,
Evalua ción S AYCO y d e Control Inte rno y ÁREAS Y/O UNIDADES
remitir a: Máxima Au tor idad Ejecutiva , AUDITADAS
Elab ora formatos I y II d e
Contraloría Ge neral de l Estado y Ministerio Aceptación e Imple me nta ció n
de Plan ificación del Desarrollo.
de Recomend aciones y remite
4
Elab orar Formatos I y II de A ce pta ción e
Imp lementaci ón de Reco me ndaciones p ara DIRECCIÓN GENERAL
ser enviad os a la Contraloría G eneral del EJE CUTIV A
Esta do y a la Uni dad de Auditoría Intern a.
5 Firma e instr uye

Firmar e Instruir cumplimiento de
recomend acio nes a Informes Recomendacione s de los
Recomendacione s de los Informes de
de Control Intern o Info rme s de Control Interno
Control interno.
Inicia Proceso d e Segu imi ento
al cumplimien to de
6 recomend acio nes acep tada s
Cumplido el P lazo de Impl eme nta ció n de
recomend acio nes, se ini cia el P roceso de
Seg uimiento al cumplimiento de
No UNIDAD DE AUDITORÍA
recomend acio nes acep tada s. Reprog rama un nu evo ¿Cu mp lieron las INTERNA
seguimien to recomend acio nes?
Si
7 Archiva
informe
Archivo de Informe y An tecede nte s. Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 79
8. SECUNDARIOS O DE APOYO
8.1. PROCESOS DE INFORMÁTICA Y BIBLIOTECA (03)
8.1.1. MACROPROCESO: GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN (03)
MAPEO PROCESO
CODIGO FLUJOGRAMA
PROC. (pág.)
Equipos en
Administración
Control del funcionamiento de los equipos, equipos servidores, activos de funcionamiento para el
01 infraestructura 01 83
comunicación. desarrollo de las
física y lógica.
labores institucionales.
Gestión y
Desarrollo y Productos en
administración
mantenimiento Diseñar productos nuevos o mantener los existentes y realizar el funcionamiento y/o
de la 02 01 85
de los productos mantenimiento de servicios de acceso a datos. ajustado a
DIN01 infraestructura
de software. requerimientos.
tecnológica y
servicios
informáticos Los ataques y
violaciones de
Seguridad de
seguridad a los
03 datos e 01 Gestionar la seguridad de datos e información y la seguridad perimetral. 87
recursos (página web,
información
correo electrónico) son
controlados
03
Documentos nuevos
externos ingresados y
01 Captación de documentos externos. 90
registrados en
Biblioteca
Documentos nuevos
Captación,
internos ingresados y
difusión y 02 Captación de documentos internos. 92
DIN02 Biblioteca 01 registrados en
préstamo de
Biblioteca
documentos
Solicitudes atendidas
03 Difusión e intercambio de información 93
permanentemente
Control de unidades
04 Control de Préstamos 94
bibliográficas prestadas
P á g i n a 80
FICHA DE PROCESO
DENOMINACIÓN: GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA
CÓDIGO: DIN01
INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
OBJETIVO: Verificar el funcionamiento de los equipos para el continuo desarrollo de las labores
institucionales.
ENTRADA: SALIDA:
Verificación del funcionamiento de los equipos Infraestructura tecnológica actualizada y en
servidores. funcionamiento.
Pruebas de Software.
Mantenimiento y actualización de software y
hardware de los equipos.
Administración de Infraestructura Física y Lógica. Infraestructura general mantenida y

actualizada.

Jefe, Profesional I y II del Departamento de Continuo.
Informática.
P á g i n a 81
8.1.1.1. Subproceso: Administración de Infraestructura Física y Lógica (DIN01-01)

8.1.1.1.1. Procedimiento: Control del Funcionamiento de los Equipos, Equipos Servidores y
Activos de Comunicación (DIN01-01-01)
a) Descripción
DIN01-01-01 Gestión y Administración Administración de la Control del Funcionamiento de los
de la Infraestructura Infraestructura Física y Equipos, Equipos Servidores y
Tecnológica Lógica Activos de Comunicación

El personal del Departamento de Informática es el Detección de
encargado de verificar el funcionamiento de los problemas y errores de
1 equipos servidores y servicios al inicio de cada funcionamiento en la
jornada laboral. Asimismo, atiende las solicitudes de infraestructura física.
soporte técnico y/o apoyo informático vía telefónica o Asistencia remota o
verbalmente de cualquier falla o error del equipo telefónica a la solicitud
asignado. del usuario.
Analiza y realiza pruebas de software para proceder Equipos en

con la corrección que puede variar desde funcionamiento para el
Departamento de
configuraciones simples hasta la reinstalación Informática: desarrollo de las
completa del software base de la plantilla UDAPE. labores institucionales.
2 Pruebas y evaluación de hardware de los equipos, si - Jefe
los equipos pasan las pruebas se procede con el - Profesional I y
mantenimiento preventivo y/o correctivo, caso II
contrario, el equipo es considerado para la baja
anual.
Mantenimiento y actualización de software y Infraestructura general

hardware de los equipos de acuerdo a la mantenida y
programación de mantenimiento perfectivo del actualizada
3 Departamento de Informática. Incluye todo el parque
computacional y activos de comunicación.
P á g i n a 82
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: CONTROL DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS, EQUIPOS SERVIDORES Y ACTIVOS DE COMUNICACIÓN (DIN01-01-01)
UNIDAD CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL
Dirección Ejecutiva PUESTOS
Unidades Organizacionales Departamento de Informática
UDAPE DE TRABAJO /
TARE AS
(tiempo estimado)
Inicio
1
El per son al del
Departamento de
Info rmá tica es el
encarg ado de ver ificar el
funcionamien to de los
equ ipos servido res y DETECCIÓN DE
servicio s a l inicio de ca da ERRORES Y FALLAS
jorn ada l aboral. REQUERIMIE NTO REQUERIMIE NTO

Asimismo, atiende las SE RV ICIO SE RV ICIO
solicitu des de soporte TECNICO TECNICO
técn ico y/o a poyo
informático vía telefónica
o ve rbalmente de
cualqu ier fa lla o erro r del
equ ipo asi gnado. TI PO PROB LE MA
REQUIERE PROVEEDOR
2 DE SERVICIO HARDWARE SOFTWARE DATA CENTER
Aná lisis y prue bas de EXTERNO
software para pr oce der
con la corre cción q ue SE REALIZA
pue de varias desde ¿RE QUIE RE SE REALIZA EVALUACION DEPARTAMENTO DE
1
configuracion es simples E VA LUA CIO N? EVALUACIÓN INFORMÁTICA:
hasta la reinsta lación
completa del so ftware Si - JEFE
Si
base de la p lantilla ¿LA GA RANTÍ A CONFIGURACION
E STA V IG ENTE ? Y CORRECCION
UDA PE. Pru ebas y CORRECCION CORRECCION
DE ERRORES - PROF ESIONAL I Y II
DE FALLAS DE ERRORES
evalua ción de ha rdware
No
de los equ ipos, si los
equ ipos pasan las SE REALIZA EL
REQUERIMIENTO No No
prue bas se pro ced e con AL DAF ¿HARDWA RE ¿S OFTWA R E No
TI EN E FA LLAS ?
el mantenimiento TI ENE FA LLAS ?
¿DAT A CENTE R
preven tivo y/o correcti vo, TI ENE FA LLAS ?
HABILITACIÓN
caso contrari o, el equ ipo DE SERVICIO
Si Si
es considerad o para la EXTERNO

Si
baja an ual
Mantenimiento y
actu alización de so ftware
y hardware de los
equ ipos d e a cu erdo a la OPTIMIZACION DE
prog ramación de CARACTERISTICAS Y/O
MANTENIMIENTO PERF ECTIVO
mantenimiento perfectivo
del Dep artame nto de
Info rmá tica. Incl uye todo
el par que computa cio nal
y activos de EQUIPO
Final CONSIDERADO 1
comunicación PARA BAJA ANUAL
Conector Conector
Tarea Archivo
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 83
8.1.1.1.2. Procedimiento: Diseñar Productos Nuevos o Mantener los Existentes y Realizar el

Mantenimiento de Servicios de Acceso a Datos (DIN01-02-01)
a) Descripción
DIN01-02-01 Gestión y Desarrollo y Diseñar Productos Nuevos o Mantener
Administración de la Mantenimiento de los los Existentes y Realizar el
Infraestructura Productos de Software Mantenimiento de Servicios de Acceso
Tecnológica a Datos

Ingeniería de requerimientos de nuevos desarrollos Requerimientos
1 de sistemas y mantenimiento correctivo o perfectivo iniciales y definición de
de los sistemas existentes, que pueden surgir a requerimientos
través de una solicitud de una unidad organizacional
o por la detección de necesidades del Departamento
de Informática. Departamento de
Informática:
Diseño conceptual y especificación lógica del nuevo - Jefe Especificación del
2 sistema y/o la incorporación de ajustes al sistema sistema y/o ajustes
- Profesional I y
existente. aprobados y validados
II
Desarrollo, implementación y pruebas del sistema o Sistema en

mantenimiento de sistemas funcionamiento y/o
3
ajustado a
requerimientos
P á g i n a 84
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: DISEÑAR PRODUCTOS NUEVOS O MANTENER LOS EXISTENTES Y REALIZAR EL MANTENIMIENTO DE SERVICIOS DE ACCESO A DATOS (DIN01-02-01)
UNIDAD CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL
PUESTOS
Unidades Organizacionales Departamento de Informática
DE TRABAJO /
TARE AS
(tiempo estimado)
Inicio
1 Solicitud de servicio Detección de
de desarrollo y/o necesidades de
Ingenie ría de
mantenimiento sistemas
requ erimientos de nue vos
desarro llos de sistemas y Recolección de
mantenimiento cor rectivo Información
o perfectivo de los
sistemas e xistentes, que
pue den surgi r a través de
una soli citud de u na
unid ad o rganizacional o Definición de Definición de
por la d ete cción de Mantenimiento Desarrollo
necesidad es del
Departamento de No
Info rmá tica.
¿Validación
requerimiento?
Si
2
Diseño/Rediseño Diseño/Rediseño
Dise ño co nce ptu al y de los ajustes al conceptual y lógico de
especifica ción lógica del sistema existente nuevo sistema
No
nue vo sistema y/o l a Jef e de departamento de
informática
incorpo ración de a justes Prof esional I informát ica
al sistema exi stente. ¿Validación diseño? Administ rativo II informát ica
Si
Desarrollo e Desarrollo e
3 implementación de implementación
ajustes del nuevo
sistema
Desarrollo,
implementación y
prue bas del sistema o
mantenimiento de
sistemas No
¿Product o O K? Ajustes al product o
Si
Final
Conector Conector
Tarea Archivo
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 85
8.1.1.1.3. Procedimiento: Gestionar la Seguridad de Datos e Información y la Seguridad

Perimetral (DIN01-03-01)
a) Descripción
DIN01-03-01 Gestión y Seguridad de Datos e Gestionar la Seguridad de Datos e
Administración de la Información Información y la Seguridad Perimetral
Infraestructura
Tecnológica

1 La ejecución de las tareas de seguridad de datos e Los equipos asignados
información comprende tres niveles: seguridad a los usuarios y los
perimetral, seguridad de los datos e información y servidores funcionan
gestión de copias de respaldo de datos, de tal correctamente.
manera que se mantenga la confidencialidad,
disponibilidad e integridad de los datos resultantes
las actividades laborales de UDAPE.
2 La realización de las tareas de control de seguridad Los ataques y

perimetral se llevan adelante con el control de violaciones de
ataques externos y la administración del firewall para seguridad a los
filtro de puertos, verificación de direcciones, recursos (página web,
elaboración listas negras y grises, y finalmente correo electrónico) son
actualizar el plan de respuestas a incidentes. Departamento de controlados
Informática:
3 - Jefe Los ataques y
violaciones de
Para realizar Gestionar el antivirus como respuesta a Profesional I y II
seguridad de datos de
incidentes de ataque de virus, se realizan las
los usuarios internos y
siguientes tareas: acción inmediata para detener o
la información de los
minimizar el incidente, investigación del incidente y
equipos servidores
restauración de los recursos afectados.
(equipos DATA
CENTER) son
controlados
4 Gestión de copias de respaldo (backup’s) de Información delicada

información de los usuarios. Si bien se priorizaron almacenada en el
usuarios responsables de recolección de equipo servidor de
información, esta tarea se extiende hacia todos los backup’s
usuarios.
P á g i n a 86
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: GESTIONAR LA SEGUIRDAD DE DATOS E INFORMACIÓN Y LA SEGURIDAD PERIMETRAL (DIN01-03-01)

UNIDAD
ORGANIZACI ONAL
CARGOS Y/O
Dirección Ejecutiva UNIDADES ORGANIZACIO NA LES
Departamento de Informática
PUESTOS
UDAPE DE UDAP E DE TRABAJO /
TARE AS
(tiempo estimado)
Inicio
1
Verificar el est ado de
seguridad de dat os e
Jefe de departamento de informática
información a nivel de
GE STION GE STIÓN Y CONTROL DE Pr ofesional I informática
seguridad SE GURI DA D Pr ofesional II informática
perimet ral,seguridad de dat os ANTIV IRUS Y RESP ALDO S DE
ACTIV IDADES PE RI ME TRA L
e información y INFORMACIÓN (BA CK UP)
de copias de respaldo RELACIONADAS
VE RI FICACIÓN DEL
VE RI FICACION DE
ES TADO DE LOS EQUIP OS
LO S S ERVICIOS DE
AS IGNADOS A LOS
DATOS
USUARIOS Y SERVI DO RE S
ADMINISTRACIO N
DE I NCIDENTES Y
SE GURI DA D
2 CONTRO L DE ADMINISTRACIO N
Act ividades de seguridad ATA QUES FIREWALL Y Jefe de departamento de informática
EQ UI POS FISICOS Pr ofesional I informática
perimet ral y control de EX TERNO S
Pr ofesional II informática
seguridad datos
¿REQUIE RE Si
ACTUALIZACION Y
CONTRO L?
No
Si
1 ¿REQUIE RE
ACTUALIZACION?
No
RESP ALDO
3 Jefe de departamento de informática

EQ UI POS SE RV IDORES Pr ofesional I informática
Gestión de copias de USUARIOS Pr ofesional II informática
respaldo Administrativo II informática
Base de
datos
1
Final
Conector Conector
Tarea Archivo
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 87
FICHA DE PROCESO
DENOMINACIÓN: BIBLIOTECA
CÓDIGO: DIN02
OBJETIVO: Proveer los servicios bibliográficos que sean necesarios.
ENTRADA: SALIDA:
Unidades bibliográficas de origen interno y externo. c) Inventario actualizado de las unidades
bibliográficas.
d) Base de datos para consultas con todo el
contenido analítico del inventario.
e) Base de datos de documentos internos
actualizada.
f) Número de usuarios que acceden a los
servicios de biblioteca.
Captación, Difusión y Préstamo de Documentos. Documentos ingresados y registrados en la

Biblioteca de UDAPE y control de unidades
bibliográficas prestadas
Profesional II y Administrativo II Biblioteca. Continuo.
P á g i n a 88
8.1.1.2. Subproceso: Captación, Difusión y Préstamo de Documentos (DIN02-01)

8.1.1.2.1. Procedimiento: Captación de Documentos Externos (DIN02-01-01)
a) Descripción
DIN02-01-01 Biblioteca Captación, Difusión y Préstamo Captación de Documentos
de Documentos Externos

Documentos nuevos
Captar, seleccionar y clasificar la documentación
1 externos ingresados a
ingresada a Biblioteca.
Biblioteca
Asignación de un
número correlativo y
Registrar las unidades bibliográficas en la Base de
2 sellar en la parte de
Datos EXCEL.
atrás el número de
registro del documento
Clasificar, catalogar y procesar la documentación

registrada, introduciendo todos los documentos en la Base de Datos
3
Base de Datos ABCD utilizando el Macro Thesaurus, actualizada
Biblioteca
Tabla Cutter, Países ISO y el Microthesaurus.
- Profesional II
Archivar los documentos en la ubicación física Material bibliográfico en
4 - Auxiliar
correspondiente. estantería
Administrativo II
Dar servicios de referencias y búsquedas Solicitudes de
5
bibliográficas dentro y fuera de la institución. referencias atendidas
Base de Datos
6 Control de calidad de unidades bibliográficas.
corregida y depurada
Actualizar catálogo para los descriptores de Leyes y Catálogo en constante

7
Decretos. actualización
Gestionar el servicio de fumigación y aspiración, para

Conservación de las
8 la prevención y conservación de las unidades
unidades bibliográficas
bibliográficas.
P á g i n a 89
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: CAPTACIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS (DIN02-01-01)
UNIDAD CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL
ENTIDADES PÚBLICAS Y/O PUESTOS
BIBLIOTECA
PRIVADAS DE TRABAJO /
TARE AS
(tiempo estimado)
1
Inicio
Captar, selecci onar y
clasificar la
documentación ing resa da Capta, selecci ona y
Remite
a Biblio teca. clasifica la
documentación
documentación ingre sa da
2
Registr ar las un idades
bibl iográficas e n la Base
de Dato s EXCEL. Registr a la s unid ades
bibl iográficas en la
3 Base de Dato s EXCEL
Clasificar, cata logar y
procesar la
documentación
Clasificar, cata logar y
regi strada, introdu cien do
procesar la
todos los documentos en
documentación
la Base de Datos AB CD
regi strada e
utilizando el Macro
introdu cida en la
Thesaurus, Tabla Cutte r,
base de datos AB CD
Países IS O y el
Microth esa urus.
4 Archivar
Archivar los do cumen tos documentación
en la ubi cación física
BIBLIOTECA
correspon diente. - PROFESIONAL II
- AUXILIAR
5 ADMINISTRA TIVO II
Dar servicios de
referen cia s y b úsq uedas
bibl iográficas dentro y
fuera de la institución. Dar ser vicios de
referen cia s y búsque das
bibl iográficas
6
Control d e c alidad de
uni dades biblio gráficas.
Realizar un co ntr ol d e
calidad de las unida des
bibl iográficas
7
Actu alizar catálog o p ara
los de scriptores d e Le yes Actu alizar catálog o p ara los
y Decretos. descriptores d e L eye s y
Decreto s
8
Gestionar per iódicamente
Gestionar peri ódicamente el servi cio de fumigación y
el se rvi cio de fumi gación aspirad o
y a spi ración, para la
preven ción y
conservación de las Final
unid ades b ibliogr áficas.
Conector Conector
Tarea Archivo
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 90
8.1.1.2.2. Procedimiento: Captación de Documentos Internos (DIN02-01-02)

a) Descripción

Documentos nuevos
Captar, seleccionar y clasificar la documentación
1 internos ingresados a
ingresada a Biblioteca.
Biblioteca
Asignación de un
número y colocar el
número
Registrar las unidades bibliográficas en el cuaderno
2 correspondiente en el
de registro.
documento interno
(DTA, DTE, DTM, AM y
Biblioteca DT)
Introducir en la Base de Datos ACCESS los - Profesional II Base de Datos

3
documentos internos. - Auxiliar actualizada
Administrativo II
Ubicación del material
4 Archivar los documentos en la ubicación física. bibliográfico en la
gaveta correspondiente
Base de Datos
5 Control de calidad de unidades bibliográficas.
corregida y depurada
Gestionar el servicio de fumigación y aspiración, para

Conservación de las
6 la prevención y conservación de las unidades
unidades bibliográficas
bibliográficas.
P á g i n a 91
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: CAPTACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS (DIN02-01-02)
UNIDAD CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL
UNIDADES PUESTOS
BIBLIOTECA
ORGANIZACIONALES UDAPE DE TRABAJO /
TARE AS
(tiempo estimado)
1
Inicio
Captar, selecci onar y
clasificar la
documentación ing resa da Capta, selecci ona y
Remite
a Biblio teca. clasifica la
documentación
documentación ingre sa da
2
Registr ar las un idades
bibl iográficas en el
cuader no de r egistro .
Registr ar l as unid ades
bibl iográficas en el
cuader no de r egistro
3
Intro ducir en la B ase de
Datos ACCESS los
documentos i nter nos. Intro ducir e n l a B ase
de Datos ACCESS los
BIBLIOTECA
documentos Internos - PROFESIONAL II
- AUXILIAR
ADMINISTRA TIVO II
4 Archivar
Archivar los do cumen tos documentación
en la ubicación física .
5
Control de calidad de
unid ades b ibliogr áficas.
Realizar un co ntr ol d e
calidad de las unida des
6 bibl iográficas
Gestionar el servicio de
fumigación y aspiración,
para la pre ven ció n y Gestionar per iódicamente
conservación de las el servi cio de fumigación y
unid ades b ibliogr áficas. aspirad o
Final
Conector Conector
Tarea Archivo
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 92
8.1.1.2.3. Procedimiento: Captación de Documentos Internos (DIN02-01-03)

a) Descripción

1 Mantener relaciones de intercambio bibliotecario. Convenios renovados.
Dar información por correo electrónico y teléfono de Solicitudes atendidas

2
las unidades bibliográficas de la Biblioteca. permanentemente.
Biblioteca
- Profesional II Para conocimiento de
Elaborar detalle de los documentos nuevos la Dirección Ejecutiva y
3 Auxiliar
ingresados a Biblioteca cada mes (12). del Departamento
Administrativo II
Administrativo.
Seleccionar documentos nuevos para información Unidades bibliográficas

4
de los técnicos de la Unidad. colocadas en el panel.
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: DIFUSION E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN (DIN02-01-03)
UNIDAD
UNIDAD ORGANIZACIONAL
BIBLIOTECA PUESTOS
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
Inicio
1
Mantener relacione s de Mantener relacione s de
intercambio biblio tecario.. intercambio biblio tecario
2 Dar información por corr eo

Dar información p or electrónico y telé fon o de las
correo electrónico y unid ades bibliog ráficas de la
teléfono d e las uni dades Bibl iote ca
bibl iográficas de la
Bibl iote ca.
BIBLIOTECA
- PROFESIONAL II
- AUXILIAR
Elab orar detalle de lo s ADMINISTRA TIVO II
3
documentos nue vo s
Elab orar de tall e de los
ingr esa dos a Biblioteca cada
documentos nuevos
mes
ingr esa dos a B iblioteca
cada mes (12).
Sele cciona r documentos

nue vos p ara in formación
4 de los técn ico s de la
Sele cciona r documentos Unidad
nue vos par a informaci ón
de los técnicos de la
Unidad.
Final
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 93
8.1.1.2.4. Procedimiento: Control de Préstamos (DIN02-01-04)

a) Descripción
DIN02-01-04 Biblioteca Captación, Difusión y Préstamo Control de Préstamos
de Documentos

Llenado de papeletas de préstamo con nombre, Biblioteca
Control de unidades
1 fecha, título del documento, autor, ubicación física y
- Profesional II bibliográficas prestadas
fecha de devolución.
- Auxiliar
Introducir en la Base de Datos PRESTA los Administrativo II
2 Base de Datos al día
documentos prestados.
Recordatorio a los
3 Realizar el seguimiento de documentos prestados. usuarios responsables
del préstamo
Unidad Bibliográfica y/o

4 Control y Archivo de las papeletas de préstamo. documento restablecido
en estantería
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE PRÉSTAMOS (DIN02-01-04)
UNIDAD
UNIDAD ORGANIZACIONAL
BIBLIOTECA PUESTOS
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
1 Inicio
Llen ado de pa peletas de
préstamo con nombre,
fech a, título del Llen ado de pa peletas de
documento, autor, préstamo
ubicación física y fecha
de devolución.
2 Intro ducir e n l a B ase

Intro ducir en la Ba se de de Dato s PRESTA los
Datos PRESTA los documentos p restad os
documentos p restad os.
BIBLIOTECA
- PROFESIONAL II
- AUXILIAR
ADMINISTRA TIVO II
3 Realizar e l seguimiento d e los
Realizar el seg uimiento documentos p restad os
de documentos
prestados.
Realizar el control y
archivo de las pap eletas
de préstamo
4
Control y Archivo d e las
pap eletas de pré stamo..
Final
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 94
8.2. MACRO PROCESO: ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS (04)

8.2.1. PROCESO: SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE OPERACIONES (DAF01)
MAPEO PROCESO: Sistema de Programación de Operaciones (SPO)
CODIGO FLUJOGRAMA
PROC. (pág.)
Formulación del Programa de Programa de Operaciones Anual (POA)

Elaboración del
Operaciones Anual (POA)
Programa de 01
01 99
Operaciones
Anual (POA)
Sistema de Seguimiento de la ejecución del Identificación y evaluación de usuarios y servicios
01
Programación Programa de Operaciones Anual 102
04 DAF01 Seguimiento y
de Operaciones
Evaluación a la Presentación de información de Áreas organizacionales, niveles jerárquicos , unidades
(SPO)
Ejecución del
02 seguimiento y evaluación del POA a organizacionales y alcance de control identificado y
Programa de
02 instancias competentes (Órgano definido
Operaciones 103
Anual (POA) Rector y otras instancias que lo
requieran)
P á g i n a 95
FICHA DE PROCESO
DENOMINACIÓN: SISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE
CÓDIGO: DAF01
OPERACIONES
OBJETIVO: Estructurar sistemáticamente los procesos de elaboración, seguimiento y evaluación del
Programa de Operaciones Anual (POA) de UDAPE.
ENTRADA: SALIDA:
Disposiciones legales de creación de UDAPE y Programa de Operaciones Anual (POA)
otras reglamentarias formulado.
Resolución Suprema N° 225557 Normas Básicas Informe del seguimiento y evaluación a la
del Sistema de Programación de Operaciones ejecución del Programa de Operaciones Anual
(SOA) de 01.12.2005 (POA)
Reglamento Específico del Sistema de
Programación de Operaciones
Plan Estratégico Institucional (PEI)
Manual de Organización y Funciones (MOF)

Director(a) General Ejecutivo(a) 2 meses calendario o 40 días hábiles
(elaboración POA)
Subdirectores y Jefes de Departamento
3 semanas o 15 días hábiles (Informe de
Unidad de Auditoría Interna
seguimiento)
Jefe(a) del Departamento Administrativo Financiero
1. Elaboración del Programa de Operaciones 1. Programa de Operaciones Anual (POA)

Anual (POA). elaborado
2. Seguimiento y Evaluación a la Ejecución del 2. Informe de seguimiento y evaluación a la
Programa de Operaciones Anual (POA) ejecución del POA
1. Director(a) General Ejecutivo(a), 1. 2 meses calendario o 40 días hábiles.
Subdirectores(as), Jefes(as) de Departamento
y Unidad, y Jefe(a) del Departamento
Administrativo Financiero (DAF).
2. Director(a) Ejecutivo(a), Subdirectores(as), 2. Quince (15) días hábiles.
Jefes del Departamento Administrativo
Financiero.
P á g i n a 96
8.2.1.1. Subproceso: Formulación del Programa de Operaciones Anual (DAF01-01)

8.2.1.1.1. Procedimiento: Elaboración del Programa de Operaciones Anual (DAF01-01-01)
a) Descripción
DAF01-01-01 Sistema de Programación de Formulación del Programa de Elaboración del Programa
Operaciones (SPO) Operaciones Anual (POA) de Operaciones Anual
(POA)

La Dirección General Ejecutiva de UDAPE instruye al Director(a) General Instrucción de
Departamento Administrativo Financiero (DAF) la Ejecutivo(a) formulación de
1 formulación del Programa de Operaciones Anual (POA) de POA realizada.
DAF
UDAPE.
El DAF elabora nota interna para hacer conocer a las Jefe del DAF Conocimiento
2 Unidades Organizacionales (UO) el cronograma de del cronograma
formulación del POA y la realización de los talleres para por todas las
consensuar el POA. UO.
Información
El responsable de cada unidad organizacional deberá Responsables de
preparada
3 preparar la información de acuerdo con el esquema Subdirecciones y conforme a
solicitado. Departamento/
Unidades esquema
otorgado
De acuerdo al cronograma aprobado, en el/los taller(es)
Responsables de Acta de
organizado(s) por el Departamento Administrativo
Subdirecciones y acuerdos
Financiero se consensuarán con los responsables de cada Departamento/ consensuados
unidad organizacional de UDAPE los siguientes puntos: Unidades en los talleres
 Análisis del Marco Legal y Estratégico (base de para la
creación, misión y visión, lineamiento estratégicos) y elaboración del
el Análisis de la Situación Interna. POA.
 Análisis de la Situación Externa (legales, económicas,
social, tecnológicas y estratégicas).
 Definición de los Objetivos de Gestión Institucionales,
4 los Objetivos de Gestión Específicos y las
Operaciones para el logro de dichos objetivos.
 Elaboración de los Indicadores de Gestión,
acompañados de sus correspondientes Fuentes de
Verificación.
 Elaboración de los Presupuestos de Recursos, de
Gastos, por Área Funcional y su articulación con el
POA.
Para cada taller planificado según cronograma, se elabora
y firma un Acta con todos los acuerdos consensuados.
Concluidos los talleres y consensuadas las actividades Dirección General Anteproyecto

5 correspondientes al POA institucional, el DAF elabora el Ejecutiva de Presupuesto
Anteproyecto de Presupuestos, el cual es enviado a la DAF Institucional.
Dirección General Ejecutiva para su revisión.
P á g i n a 97

DAF01-01-01 Sistema de Programación de Formulación del Programa de Elaboración del Programa
Operaciones (SPO) Operaciones Anual (POA) de Operaciones Anual
(POA)

Si no existen observaciones al Anteproyecto de Director(a) General Resolución
Presupuesto Institucional, el/la Director(a) General Ejecutivo(a) Administrativa
6 Ejecutivo(a) instruye al Departamento Legal la elaboración que aprueba el
Departamento
del Informe Legal y Resolución Administrativa para la Anteproyecto
Legal
aprobación del Anteproyecto de Presupuesto Institucional. de Presupuesto
Institucional.
El DAF formula el POA y Presupuesto aprobado en el Director(a) General Anteproyecto
Sistema de Gestión Pública (SIGEP). Ejecutivo(a) de Presupuesto
enviado al
7 La Dirección General Ejecutiva, a través del DAF, remite el DAF
Ministerio de
Anteproyecto de Presupuesto Institucional al Ministerio de
Planificación
Planificación del Desarrollo para que por conducto regular
del Desarrollo.
se remita al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La Dirección General Ejecutiva, a través del DAF, instruye Director(a) Gral. POA elaborado
a todos los responsables de las unidades organizacionales Ejecutiva por unidad
8 la elaboración del POA por área. organizacional
DAF
Unidades Organi.
P á g i n a 98
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA (DAF01-01-01)
UNIDAD
ORGANIZACI ONAL Departamento Administrativo CARGOS Y/O
Dirección General Ejecutiva Responsables de Unidades
Financiero Departamento Legal PUESTOS
UDAPE Organizacionales
TAREAS DE TRABAJO
1 Inicio
La Dirección General Ejecutiva de UDAPE instruye al DIRECTOR(A) GENERAL
EJECUTIVO(A)
Departamento Administrativo Financiero (DAF) la
formulación del Programa de O peraciones Anual Instruye al DAF DAF
(PO A) de UDAPE. formulación del POA Elabora nota int erna a las UO
de UDAPE haciendo conocer esquema de
trabajo y cronograma de
2 formulación del POA y talleres
El DAF elabora nota interna para hacer conocer a las de consenso
Unidades Organizacionales (UO) el cronograma de Prepara inf ormación de JEFE DEL DAF
formulación del POA y la realización de los talleres acuerdo a esquema
para consensuar el POA. proporcionado por la
DAF
3
El responsable de cada unidad organizacional deberá RESPONSABLES DE
Reunión(es) Taller(es), de SUBDIRECCIONES Y
preparar la inf ormación de acuerdo al esquema DEPARTAMENTO/ UNIDADES
acuerdo a cronograma
proporcionado por el DAF.
aprobado, para
consensuar POA
4
De acuerdo al cronograma aprobado, en el/los
taller(es) organizado(s) por el Departamento Elabora Acta(a) de Firman Acta(s) de
Administ rativo Financiero se consensuarán con los Reunión(es) con acuerdos Reunión(es) con acuerdos RESPONSABLES DE
responsables de cada unidad organizacional de alcanzados alcanzados SUBDIRECCIONES Y
UDAPE: El Análisis de Situación I nterno y Externo, DEPARTAMENTO/ UNIDADES
los objetivos de Gestión Inst it ucional, Objetivos de
Gestión Específ icos, elaboración de Indicadores de
Gestión, determinación de Operaciones, recursos
Elabora/corrige
humanos, bienes y servicios.
Anteproyect o de
Presupuestos y remite
Si para revisión DGE
5
Concluidos los talleres y consensuadas las
DIRECCIÓN GENERAL
act ividades correspondientes al PO A institucional, el EJECUTIVA
¿Existen
DAF elabora el Anteproyecto de Presupuestos, el
observaciones? DAF
cual es enviado a la Dirección G eneral Ejecut iva para
su revisión. Solicita elaboración de
Elabora Inf orme Legal
No Resolución Administrativa
y Resolución
para la aprobación
Administ rativa
Anteproyect o de
6
Presupuestos
Si no existen observaciones al Anteproyecto de
Presupuesto I nstitucional, el/la Direct or(a) General DIRECTOR(A) GENERAL
Ejecutivo(a) instruye al Departamento Legal la EJECUTIVO(A)
elaboración del Informe Legal y Resolución Formula POA y DEPARTAMENTO LEGAL
Administ rativa para la aprobación del Anteproyecto de Aprueba Ant eproyecto de Presupuesto aprobado en
Presupuesto Institucional. Presupuestos mediant e el SIGEP y elabora nota
Resolución Administrativa de envío del Anteproyecto
7 de Presupuesto
El DAF formula el POA y Presupuesto aprobado en el Institucional al MPD
Sistema de Gestión Pública (SI GEP).
La Dirección G eneral Ejecutiva, a través del DAF, DIRECTOR(A) GENERAL
EJECUTIVO(A)
remite el Anteproyecto de Presupuesto Inst it ucional al Firma nota con
Remite Anteproyecto DAF
Ministerio de Planificación del Desarrollo para que por Anteproyect o de
de Presupuesto
conducto regular se remita al Ministerio de Economía Presupuesto
Institucional al MPD
y Finanzas Públicas.
8 Elabora nota de inst rucción DIRECTOR(A) GRAL. EJECUTIVA

Firma nota de a responsables de las UO
La Dirección G eneral Ejecutiva, a través del DAF, instrucción
Final de elaboración POA por
instruye a t odos los responsables de las unidades DAF
organizacionales la elaboración del POA por área.. unidad.
UNIDADES ORGANIZACIONALES
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 99
8.2.1.2. Subproceso: Seguimiento y Evaluación a la Ejecución del Programa de Operaciones

Anual (DAF01-02)
8.2.1.2.1. Procedimiento: Elaboración del Programa de Operaciones Anual (DAF01-02-01)
a) Descripción
DAF01-02-01 Sistema de Programación de Seguimiento y Evaluación a Seguimiento, Evaluación de
Operaciones (SPO) la Ejecución del POA Resultados y Ajuste a la
Ejecución del POA

1 Los Responsables de las Unidades Organizacionales Responsables de Seguimiento a las
deben verificar periódicamente que las operaciones se las Unidades operaciones
estén ejecutando de acuerdo con lo programado, Organizacionales asignadas a cada
analizando los resultados de cada una de las operaciones, Unidad
los bienes y/o servicios producidos y el tiempo invertido. Organizacional
2 La Dirección General Ejecutiva, a través del Departamento Departamento Nota interna

Administrativo Financiero, durante la primera semana del Administrativo realizar el
mes siguiente a un semestre, hará llegar una nota interna a Financiero seguimiento y
los Responsables de las Unidades Organizacionales
Responsables de evaluación
solicitándoles un informe de seguimiento y evaluación de
las Unidades difundida
las operaciones aprobadas en el POA con los respaldos
Organizacionales
documentales que sean necesarios.
3 Cada Unidad Organizacional, deberá elaborar el informe Unidades Control de la

sobre el seguimiento y evaluación de su POA, considerando Organizacionales ejecución del POA
los criterios de eficacia y eficiencia que se hayan planteado, por unidad
cruzando información con la ejecución presupuestaria. organizacional
En caso de que corresponda un ajuste al POA, el
responsable de la Unidad Organizacional deberá elevar un
informe al/la Directora(a) General Ejecutivo(a) con las
justificaciones y respaldos correspondientes. Los ajustes al
POA de UDAPE podrán realizarse por las siguientes
razones:
 Cuando se incrementen o modifiquen objetivos o
competencias asignadas, y cuenten con su respetivo
financiamiento y aprobación.
 Cuando por factores ajenos a UDAPE, exista una
variación en el logro de los Objetivos de Gestión
Institucional y Objetivos de Gestión Específicos,
operaciones previstas.
El informe de seguimiento y las solicitudes de modificación
al POA, debe contener los resultados logrados, las
evaluaciones y sugerencias de medidas correctivas.
P á g i n a 100
DAF01-02-01 Sistema de Programación de Seguimiento y Evaluación a Seguimiento, Evaluación de

Operaciones (SPO) la Ejecución del POA Resultados y Ajuste a la
Ejecución del POA

4 Los informes de ajustes al POA deben remitirse a la Director(a) Aprobación del
Dirección General Ejecutiva, para su evaluación y si General Informe
corresponde, La MAE remitirá todos estos informes Ejecutivo(a)
aprobados al Departamento Administrativo Financiero,
unidad responsable de modificar y ajustar el POA
Institucional, basado en dichos informes para la emisión del
informe respectivo de ajuste al POA.
5 El DAF emite el informe de ajuste y remite al Departamento DAF Informe técnico

Legal para la emisión de la Resolución Administrativa de de ajuste al POA
aprobación. elaborado
Departamento
Una vez emitida la Resolución Administrativa, se remite a la Legal
Dirección General Ejecutiva para su suscripción.
6 La Dirección General Ejecutiva aprueba la modificación Director(a) POA institucional

suscribiendo la Resolución Administrativa. General ajustado
Ejecutivo(a) aprobado
P á g i n a 101
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN DE RESULTADOS Y AJUSTE A LA EJECUCIÓN DEL POA (DAF01-02-01)

Financiero Responsables de Unidades Organizacionales Departamento Legal PUESTOS
UDAPE
TARE AS DE TRABAJO
1
Los Responsables de las Unidades Organizacionales Inicio
deben verificar periódicament e que las operaciones
RESPONSABLES DE LAS
se estén ejecutando de acuerdo con lo programado,
Ver ificar que las UNIDADES ORGANIZACIONALES
analizando los resultados de cada una de las
operaciones, los bienes y/o servicios producidos y el ope raciones se esten
tiempo invertido. ejecutando de
acuerd o a POA
apro bado
2
La Dirección General Ejecutiva, a través del
Instruye al DAF solicitar DEPARTAMENTO
Departamento Administ rativo Financiero (DAF),
informe de seguimiento y ADMINISTRATIVO FINANCIERO
durant e la primera semana del mes siguiente a un
evaluación de las
semestre, hará llegar una nota interna a los
operaciones aprobadas en RESPONSABLES DE LAS
Responsables de las Unidades Organizacionales
el P OA UNIDADES ORGANIZACIONALES
solicitándoles un informe de seguimiento y evaluación
de las operaciones aprobadas en el P OA con los
respaldos documentales que sean necesarios.
Elabora not a int erna de
solicitud de informe de
3
Cada Unidad O rganizacional, deberá elaborar el seguimient o al POA
informe sobre el seguimiento y evaluación de su POA,
considerando los criterios de ef icacia y eficiencia que
se hayan planteado, cruzando inf ormación con la
ejecución presupuest aria . Elab ora Informe de
En caso de que corresponda un ajuste al P OA, el Firma nota de solicitud de
informe de seguimient o al
Seg uimiento y
responsable de la Unidad O rganizacional deberá
elevar un informe al/la Directora(a) General PO A Evalua ción de l P OA
Ejecutivo(a) con las justificaciones y respaldos
correspondientes. Los ajustes al POA de UDAPE
podrán realizarse por las siguientes razones:
UNIDADES ORGANIZACIONALES
 Cuando se incrementen o modifiquen objetivos o
competencias asignadas, y cuent en con su respetivo
financiamiento y aprobación. Elab ora In forme de
Si
 Cuando por factores ajenos a UDAP E, exista una ¿Requiere un
ajuste a l P OA
variación en el logro de los Objetivos de Gestión ajuste al PO A?
Institucional y Objetivos de G estión Específicos ,
operaciones previstas.
No
El informe de seguimiento y las solicitudes de
modif icación al P OA, debe contener los resultados
logrados, las evaluaciones y sugerencias de medidas
correctivas. Remite documentación para
revisión y aprobación de la
4 Dirección General E jecutiva
Los informes de ajustes al POA deben remitirse a la Revisa y aprueba I nforme

Dirección General Ejecutiva, para su evaluación y si de S eguimiento y
corresponde, La MAE remitirá todos estos informes Evaluación del POA de
aprobados al Departamento Administrativo cada Unidad
Financiero, unidad responsable de modificar y ajustar Organizacional
el POA Institucional, basado en dichos informes. para DIRECTOR(A) GENERAL
la emisión del inf orme respectivo de ajuste al POA EJECUTIVO(A)
Consolida, modifica y
Elab ora Reso luci ón
5
ajusta el POA
Remite informes aprobados Admini strativa de
El DAF emite el inf orme de ajust e y remite al a la DAF
institucion al por medio
apro bación
Departamento Legal para la emisión de la Resolución de un informe de ajuste
Administ rativa de aprobación.
Una vez emitida la Resolución A dministrativa, se
remite a la Dirección General Ejecutiva para su
suscripción.
Firma Resolución
6 JEFE DEPARTAMENTO
Administ rativa con ADMINISTRATIVO FINANCIERO
La Dirección General Ejecutiva aprueba la Final
modif icación suscribiendo la Resolución aprobación de
Administ rativa. modif icación
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 102
8.2.1.2.2. Procedimiento: Presentación de Información de Seguimiento y Evaluación del POA a

Instancias Competentes (DAF01-02-02)
a) Descripción
DAF01-02-02 Sistema de Programación de Seguimiento y Presentación de Información de
Operaciones (SPO) Evaluación a la Seguimiento y Evaluación del POA
Ejecución del POA a instancias Competentes

El Departamento Administrativo Financiero (DAF) DAF Documento
consolidará semestralmente en un documento, la consolidado.
1 información sobre el proceso de seguimiento y evaluación
a la ejecución del POA de cada Unidad Organizacional.
Emitirá informe técnico sobre los resultados del proceso DAF Informe técnico
2 de seguimiento y evaluación a la ejecución del POA, de elaborado.
las Unidades Organizacionales correspondientes.
Remitirá Informe Consolidado al/a la Director(a) General Dirección Informe
Ejecutivo(a), adjuntando la información de verificación, de General Consolidado para la
3 análisis, de medidas correctivas además de ejecución Ejecutiva Dirección General
acumulada correspondiente. DAF Ejecutiva.
Una vez aprobado por el (la) Director (a) General Dirección Informe aprobado
Ejecutivo(a), de acuerdo a los formatos establecidos se General y remitido al
4 remitirá a instancias que así lo requieran. Ejecutiva Órgano Rector y
DAF otras instancias
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL POA A INSTANCIAS COMPETENTES (DAF01-02-02)
UNIDAD
Dirección General Ejecutiva Departamento Administrativo
Departamento Administrativo Financiero PUESTOS
UDAPE Financiero
TARE AS DE TRABAJO
1 Inicio
El Departamento
Administ rativo Financiero
(DAF) consolidará Consolida
semestralmente en un semestralmen te
documento, la información
documento de
sobre el proceso de
seguimient o y evaluación a la información so bre
ejecución del PO A de cada seguimien to y eva luación
Unidad Organizacional. a la ejecución del POA
DEPA RTA ME NTO

2 ADMINISTRATIV O
Emitirá informe técnico sobre FINANCIERO
Emite informe técnico sobre
los resultados del proceso de resultados del pro ceso de
seguimient o y evaluación a la
seguimien to y evalu ació n de
ejecución del POA, de las
Unidades Organizacionales la ejecución del POA
correspondientes.
3
Remitirá Informe Consolidado
al/a la Director(a) General
Ejecutivo(a), adjuntando la
información de verificación, de Remite/corrige Informe
análisis, de medidas Revisa Info rme
correctivas además de
Consolida do a Dire cción
Ejecución PO A
ejecución acumulada Gen eral Ejecutiva
correspondiente.
DIRECCIÓN GE NE RAL
EJE CUTIV A
4
Una vez aprobado por el (la) No
¿Ap ru eb a I nfo rme? DEPA RTA ME NTO
Director (a) General ADMINISTRATIV O
Ejecutivo(a), de acuerdo a los Remite a FINANCIERO
format os establecidos se
instancias que así
remitirá a instancias que así lo Si Final
requieran. lo requ ieran
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 103
8.2.2. PROCESO: SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA (DAF02)

MAPEO PROCESO: Sistema de Organización Administrativa (SOA)
CODIGO FLUJOGRAMA
PROC. (pág.)
01 Análisis Retrospectivo Calidad de los bienes y servicios proporcionados

(costo/beneficio)
Efectividad de los procesos aplicados con relación al
grado de satisfacción del usuario
Consistencia de las operaciones ejecutadas con 108
procesos y procedimientos definidos
Formalización de los canales de comunicación
Información generada con oportunidad, claridad y
confiabilidad
02 Análisis Prospectivo Estrategia para alcanzar el PEI en el marco del PND
En el marco del presupuesto de recursos y gastos
Análisis programados 110
01
Organizacional Alcance multidimensional (tendencia globales, regionales
y locales)
03 Resultado y formalización de análisis Adecuar, fusionar, suprimir o crear áreas y unidades
organizacional organizacionales
Reubicarlas en la misma estructura
Sistema de
Redefinir canales y medios de comunicación 112
Organización
04 DAF02 Redefinir instancias de coordinación interna y relación
Administrativa
(SOA) interinstitucional
Rediseñar procesos
04 Análisis coyuntural Ajustar la estructura organizacional para responder a
cambios del entorno que afecten al ejercicio de la gestión 114
Identificación y evaluación de los Identificación y evaluación de usuarios y servicios

01 usuarios y las necesidades de 116
servicio
02 Identificación y evaluación de los Objetivos institucionales priorizados de acuerdo al Plan
productos y servicios prestados Estratégico Institucional (PEI) 118
Diseño o
03 Diseño y/o rediseño de los procesos, Resultados e indicadores diseñados o rediseñados
02 rediseño 119
resultados e indicadores
organizacional
04 Identificación de áreas Unidades y conformación de áreas organizacionales,
organizacionales, niveles jerárquicos establecimiento de los niveles jerárquicos de la
, unidades organizacionales y institución, clasificación de unidades organizacionales y 122
alcance de control determinar el alcance de control definidos.
P á g i n a 104
CODIGO FLUJOGRAMA
PROC. (pág.)
05 Definición de canales y medios de Canales y medios de comunicación definidos

comunicación 125
06 Determinación de instancias de Creación de consejos, comités o comisiones

coordinación interna 128
Diseño o
07 definición y formalización de tipos e Tipos e instancias de relación interinstitucional
02 rediseño
Sistema de instancias de relación
organizacional 129
Organización interinstitucional
04 DAF02
Administrativa
(SOA) 08 Formalización y aprobación de Manuales aprobados
manuales 131
01
Implantación Plan de implantación Plan aprobado
03 del Diseño 133
Organizacional
P á g i n a 105
FICHA DE PROCESO
CÓDIGO: DAF02 DENOMINACIÓN: SISTEMA DE ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA (SOA)
OBJETIVO: Optimizar la estructura organizacional de UDAPE, reorientándola para prestar un mejor
servicio a los usuarios, de forma que acompañe eficazmente los cambios que se producen en el
plano económico, político, social y tecnológico.
ENTRADA: SALIDA:
Disposiciones legales de creación de UDAPE y otras Estructura organizacional de UDAPE
reglamentarias. evaluada, diseñada/rediseñada e
Resolución Suprema N° 217055 Normas Básicas del implementada en relación al logro de los
Sistema de Organización Administrativa (SOA). objetivos preestablecidos en el Programa
Plan Nacional de Desarrollo. Anual de Operaciones (POA) y Plan
Plan Estratégico Institucional. Estratégico Institucional (PEI).
El Programa de Operaciones Anual de la gestión pasada
y/o actual.
Seguimiento y evaluación del Programa de Operaciones
Anual.
El Manual de Organización y Funciones (MOF).
Análisis Organizacional.
Diseño o rediseño organizacional.
Implantación del Diseño Organizacional.

Director(a) General Ejecutivo(a) Continuo
Jefe(a) del Departamento Administrativo Financiero
Subdirectores y Jefes de Departamento
1. Análisis Organizacional. 1. Informe de análisis organizacional

y propuesta de ajuste.
2. Diseño o rediseño organizacional. 2. Manual de Procesos y
Procedimientos del Sistema de
Organización Administrativa
3. Implantación del Diseño Organizacional. 3. Estructura organizacional
implantada
1. Director(a) Ejecutivo(a), Jefe del Departamento 1. Un mes.

Administrativo Financiero, Subdirectores y Jefes
de Departamento. 2. Un mes.
2. Director(a) Ejecutivo(a), Jefe del Departamento
Administrativo Financiero, Subdirectores y Jefe 3. Continuo.
de Departamento.
3. Director(a) Ejecutivo(a), Jefe del Departamento
Administrativo Financiero.
P á g i n a 106
8.2.2.1. Subproceso: Análisis Organizacional (DAF02-01)

8.2.2.1.1. Procedimiento: Análisis Retrospectivo (DAF02-01-01)
a) Descripción
DAF02-01-01 Sistema de Organización Análisis Análisis Retrospectivo
Administrativa (SOA) Organizacional

El (la) Director(a) General Ejecutivo(a) a través del Jefe DAF Circular de
Departamento Administrativo Financiero (DAF), elabora instrucción con
Director(a)
1 una circular adjuntando el formulario para que cada unidad formato para
General
organizacional realice el Análisis Organizacional realizar el
Ejecutivo(a)
retrospectivo, de su unidad en un tiempo determinado. Análisis
Organizacional.
Cada unidad en el formulario respectivo debe identificar la Calidad de los

calidad de los servicios proporcionados por su unidad y por servicios
UDAPE, respecto a las necesidades de los destinatarios. identificados
2
respecto a
necesidades de
destinatarios.
Verifica la efectividad de los procesos a medirse en relación Efectividad de los

3 con el grado de satisfacción alcanzado de los usuarios y su procesos
orientación a los objetivos institucionales. verificados.
Verifica la consistencia de las operaciones desarrolladas Consistencia de

con procesos y procedimientos determinados. las operaciones
4 Subdirectores y
Jefes de aplicadas
Departamentos verificadas.
Verifica la formalización de los canales de comunicación. Formalización de

canales de
5
comunicación
verificados
Verifica la oportunidad, claridad y confiabilidad de la La información

información generada. generada
verificada en
6 cuanto a la
oportunidad
claridad y
confiabilidad
El DAF consolida la información de UDAPE y emite el Jefe DAF Documento e

informe consolidado del análisis realizado, mismo que es informe de
7 Director(a)
remitido al Director(a) General Ejecutivo(a) para su análisis
General
Ejecutivo(a)
P á g i n a 107
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: ANÁLISIS RESTROSPECTIVO (DAF02-01-01)
UNIDAD
Dirección General Ejecutiva Departamento Administrativo Financiero
Subdirecciones y Departamentos PUESTOS
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
1
DIRECTOR(A) GENERAL
El (la) Directo r(a) Gen eral EJECUTIVO(A)
Inicio
Ejecutivo(a) a tr avé s del
Departamento Administra tivo JEFE DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Financiero (DAF), elab ora un a FINANCIERO
circular adjun tan do el for mu lario
para que cada un idad Elab ora una circular adj untando
orga nizaci onal re alice el Aná lisi s el formulario de An álisis
Org anizacional retr osp ectivo, de Org anizacional retrospectivo
su unid ad en un tiempo para qu e cada un idad
determina do. orga nizaci onal lo realice
2 Cada unida d or ganizacional
iden tifica la ca lidad de l os
Cada unidad en e l fo rmulario servicio s prop orcionado s por
respectivo debe iden tificar la su unid ad y por UDAP E,
calidad de lo s servicio s respecto a la s necesidad es
prop orcionado s por su un idad y de los d estina tari os.
por UDAP E, respecto a las
necesidad es de los d estina tari os.
3
Ver ifica la efectividad de lo s Ver ifica la efectividad de los
procesos a me dirse en relación procesos SUBDIRECTORES Y JEFES
con el grad o de satisfa cción DE DEPARTAMENTO
alcanzado de lo s usuario s y su
orie nta ción a los objetivo s
institucion ales.
Ver ifica la consisten cia de
4 las operacion es
Ver ifica la con sistencia d e la s
ope raciones desarro lladas con
procesos y proced imie nto s
determina dos.
5 Ver ifica la formalización de

Ver ifica la for ma liza ción d e lo s los can ales de
canale s de comunicación
comunicación.Ver ifica la
formalización de los canale s de
comunicación.
6
Ver ifica la oportunid ad, claridad y Ver ifica la oportunid ad,
confiabilid ad de la información claridad y confiabilid ad de
gen erada. la información gener ada
Apr ueba Informe
consolidad o de Análisis Consolida la in formación, emite
JEFE(A) DEPARTAMENTO
Org anizacional el informe del aná lisi s real izad o y ADMINISTRATIV O
7 FINANCIERO
retrospecti vo remite a la Dirección Ge neral
El DAF consolida la información
Ejecutiva p ara su ap robación DIRECTOR(A) GENERAL
de UDAPE y emite el informe
EJECUTIVO(A)
consolidad o de l an álisis
real izad o, mismo q ue es remiti do
al Director(a) Gen eral
Ejecutivo(a) para su aprob aci ón Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 108
8.2.2.1.2. Procedimiento: Análisis Prospectivo (DAF02-01-02)

a) Descripción
DAF02-01-02 Sistema de Organización Análisis Análisis Prospectivo

El análisis prospectivo se realizará una vez que se tengan Jefe DAF Instrucción para
definidos y aprobados los objetivos del POA para la realizar el
siguiente gestión. análisis
prospectivo
1 El (la) Director(a) General Ejecutivo(a) a través del
Departamento Administrativo Financiero (DAF), elabora Director(a)
una circular adjuntando el formulario para que cada unidad General
organizacional realice el Análisis Organizacional Ejecutivo(a)
Prospectivo de su unidad en un tiempo determinado.
Cada unidad realiza un análisis estratégico, que refleje los Análisis

2 alcances los o los Planes Nacionales de Desarrollo y el Plan estratégico
Estratégico Institucional (PEI). realizado
Analiza si en el futuro los cambios necesarios están Análisis respecto

enmarcados en el Presupuesto de Recursos y Gastos a presupuesto te
3 Subdirectores y
programados de UDAPE. Jefes de recursos
Departamentos realizado
Realiza un análisis de la estructura organizacional de su Análisis

área para el cumplimiento de los objetivos, sugiriendo si es multisectorial
4
necesario el ajuste de la estructura organizacional para la realizado
siguiente gestión.
El DAF consolida la información de UDAPE y emite el Jefe DAF Documento e

informe consolidado del análisis realizado, mismo que es informe de
5 Director(a)
remitido al Director(a) General Ejecutivo(a) para su análisis
General
Ejecutivo(a)
P á g i n a 109
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: ANÁLISIS PROSPECTIVO (DAF02-01-02)
UNIDAD
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
1
El aná lisis prospectivo se reali zará u na Inicio
vez qu e se tengan d efin idos y apro bados
los o bjetivo s del POA para la sig uiente
gestión. DIRECTOR(A) GENERAL
EJECUTIVO(A)
El (la) Directo r(a) Gen eral Ejecutivo(a) a Elab ora una circular adj untando
través del Departamento Ad mi nistrativo JEFE DEPARTAMENTO
el formulario de An álisis ADMINISTRATIVO
Financiero (DAF), elab ora u na circular Org anizacional Pro spe ctivo para FINANCIERO
adju nta ndo el formula rio p ara que ca da que cada un idad org anizacional
unid ad o rganizaciona l rea lice el Análi sis lo realice
Org anizacional Prospectivo de su unid ad
en un tiempo determinado.
Cada unida d or ganizacional
2 real iza un an álisis
estr até gico, que refleje los
Cada unidad realiza un aná lisis alcances los o los Plan es
estr até gico, que refleje los a lca nce s los o Nacionale s d e Desarrollo y
los Pla nes Na cio nales de Desarro llo y el el Plan Estratégi co
Plan Estratégico Institucion al (PEI). Institucional (PEI)
Ana liza si en el fu turo los

3 cambios necesarios están
Ana liza si en el fu turo los cambios enmarcad os en el Pre su puesto
necesarios está n enmarcados en el de Recursos y Gastos
Pre sup uesto d e Re cur sos y Gastos prog ramados de UDAPE
prog ramados de UDAPE . SUBDIRECTORES Y JEFES
DE DEPARTAMENTO
Realiza un an álisis de la e structu ra

4 orga nizaci onal d e su área para el
Realiza un an álisis de l a estructura cumplimiento de los o bjetivo s,
orga nizaci onal d e su áre a para el sugirien do si es necesario el ajuste
cumplimiento de los objetivo s, sugirien do de la e structu ra organ izacion al
si es necesa rio el aju ste de la estructura para la siguie nte gestión
orga nizaci onal para la siguiente gestión.
5
Apr ueba Informe
El DAF con soli da la informaci ón de Consolida la in formación, emite
consolidad o de Análisis JEFE(A) DEPARTAMENTO
UDA PE y emite el i nfor me consolida do del el informe del aná lisi s real izad o y ADMINISTRATIV O
Org anizacional
aná lisis realizado , mismo qu e e s remitido remite a la Dirección Ge neral FINANCIERO
Pro spe ctivo
al Directo r(a) Gen eral Ejecutivo(a) para su Ejecutiva p ara su ap robación DIRECTOR(A) GENERAL
apro bación. EJECUTIVO(A)
Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 110
8.2.2.1.3. Procedimiento: Resultado y Formalización de Análisis Organizacional (DAF02-01-03)

a) Descripción
DAF02-01-03 Sistema de Organización Análisis Resultado y Formalización de
Administrativa (SOA) Organizacional Análisis Organizacional

Cuando sea necesario y en un taller Institucional con la Nueva estructura
participación de los Responsables de cada unidad organizacional
1 organizacional se debe proceder a adecuar, fusionar, orientada al
suprimir y/o crear áreas y unidades organizacionales, si cumplimiento de
corresponde en función de lograr los objetivos propuestos. los objetivos
En el mismo taller Institucional, se debe considerar la Estructura

2 reubicación de unidades dentro de la misma estructura organizacional
organizacional. funcional
Otra de las tareas que corresponde al taller, es el redefinir Estructura

canales y medios de comunicación interna. organizacional
Subdirectores y con adecuados
3
Jefes de canales de
Departamento comunicación
interna
Asimismo como parte del taller se debe redefinir instancias Niveles de

de coordinación interna y de relación interinstitucional. coordinación
4 interna y relación
interinstitucional
adecuados
El rediseño procesos, el cual comprende optimizar las Procesos

operaciones y procedimientos del proceso se debe realizar mejorados
5
en el taller Institucional para logra el resultado final de este
procedimiento.
El Departamento Administrativo Financiero es el Jefe(a) Documento de

responsable de tomar nota de todas las modificaciones que Departamento diagnóstico
6 Administrativo institucional
permitan formalizar el análisis organizacional a través de la
elaboración del documento de diagnóstico Institucional. Financiero elaborado
Pasar consideración y aprobación de la Dirección General Director(a) Documento

7 Ejecutiva. General aprobado
Ejecutivo(a)
P á g i n a 111
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: RESULTADO Y FORMALIZACIÓN DE ANÁLISIS ORGANIZACIONAL (DAF02-01-03)
UNIDAD
Dirección Ejecutiva Departamento Administrativo Financiero
UDAPE
TARE AS DE TRABAJO
1
Inicio
Cuand o se a necesario y en un talle r
Institucional con la partici pación de los
Responsables de cada unidad
orga nizaci onal se d ebe p roceder a
ade cua r, fusi onar, suprimir y/o crear Modificar l a
área s y un idades org anizacionale s, si estr uctura
correspon de en fun ció n de lograr los orga nizaci onal
obje tivos p ropuestos.
2
En el mismo ta ller Institucion al, se d ebe
considerar la r eubicación de un idades Reubicar
den tro de la misma estructura unid ades
orga nizaci onal. orga nizaci onales
3 SUBDIRE CTORE S Y JEFES

Otra de las tareas que correspon de al DE DEP ARTAMENTO
taller, es el redefinir canale s y medi os de Modificar l os
comunicación interna. canale s y medi os
de comunicación
4
Asimismo como parte del ta ller se de be
rede fin ir instancias de coordi nación
interna y d e re lación inte rinstitucional . Modificar instancia
de coo rdinación y
interna y e xterna
5
El red ise ño procesos, el cual comprend e
optimizar l as ope raci ones y
proced imie nto s del proceso se de be
real izar e n e l talle r Instituciona l p ara Rediseñar
logr a e l r esu ltad o fina l d e e ste procesos
proced imie nto.
6
El Depa rtamen to A dministra tivo
Financiero e s el re spo nsa ble de tomar
nota de todas las modifica cio nes q ue
permitan formalizar el anál isis Elab orar documento
de diagn óstico JEFE(A) DEPARTAMENTO
orga nizaci onal a tra vés de la elabo ración ADMINISTRATIV O
del d ocu me nto de d iagnóstico institucion al FINANCIERO
Institucional. El DAF es la r esp onsable
de el aborar e l documento de diagn óstico Considera r y aprob ar
institucion al documento de
diag nóstico
institucion al
7
DIRECTOR(A) GE NE RA L
Pasar consider aci ón y a probación d e la EJE CUTIV O(A)
Direcci ón G enera l Ejecutiva.
Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 112
8.2.2.1.4. Procedimiento: Análisis Coyuntural (DAF02-01-04)

a) Descripción
DAF02-01-04 Sistema de Organización Análisis Análisis Coyuntural

De manera excepcional y a solicitud expresa de la Dirección Dirección Instrucción para
General Ejecutiva se deberá realizar el análisis coyuntural General realizar el taller
a través de instruir al Departamento Administrativo Ejecutiva de análisis
Financiero (DAF) a convocar a un taller Institucional con la coyuntural
participación de los responsables de las unidades
1
organizacionales de UDAPE, con el objetivo realizar el
análisis coyuntural y la propuesta de ajustes a la estructura
organizacional, debido a cambios del entorno que afecten
el ejercicio de la gestión o al cumplimiento de los objetivos
de UDAPE.
El DAF, deberá convocar y ejecutar el taller de análisis Jefe Taller de análisis

coyuntura con todos los responsables de las unidades Departamento coyuntural
organizacionales de UDAPE. Administrativo convocado y
2 Financiero ejecutado
Subdirectores y
Jefes de
Departamento
Las conclusiones y recomendaciones que se emiten en el Jefe Informe de

taller deben ser consolidadas y elaborada en un informe de Departamento análisis y
análisis con una propuesta de ajuste a la estructura Administrativo propuesta de
3
organizacional. Financiero ajuste de
estructura
organizacional
Remitir a consideración de la Dirección General Ejecutiva Dirección Revisión y

4 para su aprobación el informe de análisis y la propuesta de General aprobación
ajuste de la estructura organizacional. Ejecutiva
El DAF toma conocimiento de la instrucción de la Dirección Jefe Estructura

5 General Ejecutiva y cumple la instrucción de ajustar la Departamento organizacional
estructura organizacional. Administrativo ajustada
Financiero
P á g i n a 113
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: ANÁLISIS COYUNTURAL (DAF02-01-04)
UNIDAD
Dirección General Ejecutiva Departamento Administrativo Financiero Subdirecciones y
PUESTOS
UDAPE Departamentos
TAREAS DE TRABAJO
1
De maner a excepcional y a solicitud expresa Inicio
de la Dirección Gene ral Ejecutiva se debe rá
real izar el análi sis coyu ntu ral a través de
instruir al Depa rtamen to A dministrativo Instrucción para DIRECCIÓN GENERAL
Financiero (DAF) a convocar a un tal ler convocar a taller de EJECUTIVA
Institucional con la participación de los aná lisis co yun tur al
respon sab les de las uni dades
orga nizaci onales de UDAPE , con el o bjetivo
real izar e l a nálisis coyuntural y la p ropuesta de
ajustes a la e structu ra org anizacional, deb ido
a cambio s del e nto rno q ue afecte n el ejercicio
de la gestión o al cumplimiento d e los
obje tivos d e UDAPE.
JEFE DEPARTAMENTO
Convocato ria a taller
ADMINISTRATIVO
2 de aná lisis co yun tura l Ejecución del FINANCIERO
de UDA PE taller
SUBDIRECTORES Y JEFES
El DAF, deb erá co nvo car y e jecu tar el taller de
DE DEPARTAMENTO
aná lisis co yun tur a con todos lo s responsabl es
de las u nidad es orga nizaci onales de UDAP E.
3
Las conclusione s y r eco me ndaciones q ue se Consolida ción y
JEFE DEPARTAMENTO
emiten e n el talle r deb en ser con so lidadas y elab oración de informe ADMINISTRATIVO
elab orada en un info rme de an álisis con u na mas pr opuesta d e aj uste FINANCIERO
prop uesta de aju ste a la estructura
orga nizaci onal.
Info rme de aná lisi s y

4
prop uesta de ajuste
Remitir a co nsideración d e la Dirección
apro bado y con DIRECCIÓN GENERAL
Gen eral E jecutiva p ara su a probación el EJECUTIVA
instrucción de modificar
informe de aná lisi s y l a propue sta de ajuste de
la estru ctura orga nizacio nal.
Cumple la
instrucción y aj usta
5 estr uctura
orga nizaci onal
JEFE DEPARTAMENTO
El DAF toma co nocimi ento d e l a in strucción de
ADMINISTRATIVO
la Dirección Gene ral Ejecutiva y cumple la FINANCIERO
instrucción de aju star la estructura
orga nizaci onal. Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 114
8.2.2.2. Subproceso: Diseño o Rediseño Organizacional (DAF02-02)

8.2.2.2.1. Procedimiento: Identificación y Evaluación de los Usuarios y las Necesidades de
Servicio (DAF02-02-01)
a) Descripción
DAF02-02-01 Sistema de Organización Diseño o Rediseño Identificación y Evaluación de los
Administrativa (SOA) Organizacional Usuarios y las Necesidades de Servicio

La MAE instruye el inicio del diseño y/o rediseño Director(a) Instrucción
1 institucional al Departamento Administrativo Financiero General
(DAF). Ejecutivo(a)
La MAE a través del DAF elabora circular para la Jefe Circular

identificación y evaluación de los usuarios y las Departamento
necesidades de servicio a todas las unidades sustantivas, Administrativo
2 de apoyo y administrativas de la organización en el Financiero
formulario correspondiente.
Director(a)
General
Ejecutivo(a)
Las subdirecciones y departamentos, recibe y dan Usuarios internos

cumplimiento a la circular, identificando a sus usuarios y externos y
3 internos y externos y los servicios prestados. servicios
prestados
identificados
Las subdirecciones y departamentos, evalúan la calidad y Calidad y

la cantidad de servicios prestados en función a la demanda Subdirectores y cantidad de
4 de los usuarios y su contribución a los objetivos estratégicos Jefes de servicios
y de gestión de UDAPE y los cataloga. Departamentos evaluados
Las subdirecciones y departamentos, elaboran informe y si Informe y

corresponde elaborar una propuesta para mejorar los propuesta
5 productos y servicios.
El DAF, recibe los informes y lo consolida. Jefe Informes

Departamento consolidados
6
Administrativo
Financiero
P á g i n a 115
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS USUARIOS Y LAS NECESIDADES DE SERVICIO (DAF02-02-01)
UNIDAD
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
1
La MAE instruye el in icio Inicio
del diseño y/o rediseño
DIRECTOR(A) GENERAL
institucion al al
EJECUTIVO(A)
Departamento Instrucción al DAF
Admini strativo Financiero sobre i nici o de
(DAF). diseño y/o redi señ o
institucion al
2
La MA E a través del DAF
elab ora circular pa ra la
iden tificación y
Circular a tod as las
evalua ción de los
unid ades
usuario s y las
orga nizaci onales JEFE(A) DEPARTAMENTO
necesidad es de servicio a
ADMINISTRATIVO
todas las un idades
sustantivas, de a poyo y
administrativa s de la
orga nizaci ón en el
formulario
correspon diente.
3 Identifican a sus
Las subdir eccione s y usuario s internos y
dep arta me nto s, recibe y exte rnos y los servici os
dan cumplimiento a la prestados
circular, iden tificando a
sus u sua rios in ter nos y
exte rnos y lo s se rvicios
prestados.
4
Las subdir eccione s y
dep arta me nto s, evalúa n
la calidad y la ca ntid ad de Evalua r la cantidad y
servicio s p restad os en calidad d e ser vicios co n
función a la demanda de rela ción a la de ma nda d e
SUBI DRECTORES Y JEFES
los u sua rios y su los usu arios y el POA y DE DEPARTAMENTO
contribución a los PEI
obje tivos estr atég ico s y
de g estión de UDAPE y
los catalog a.
5
Elab orar in for me y si
Las subdir eccione s y correspon de la
dep arta me nto s, elab oran prop uesta
informe y si correspon de
elab oran una propue sta
de cre ar n uevos se rvicios
o re dise ñar los
existen tes.
Reciben y
6 consolida la
Final JEFE(A) DEPARTAMENTO
información
El DAF, recibe los ADMINISTRATIVO
informes y lo con soli da.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 116
8.2.2.2.2. Procedimiento: Identificación y Evaluación de los Productos y Servicios Prestados

(DAF02-02-02)
a) Descripción
Administrativa (SOA) Organizacional Productos y Servicios Prestados

La MAE instruye el inicio del diseño y/o rediseño Director(a) Instrucción
1 institucional al Departamento Administrativo Financiero General
(DAF). Ejecutivo(a)
La MAE a través del DAF elabora circular para la Jefe DAF Circular
identificación y evaluación de los productos y servicios
Director(a)
prestados a todas las unidades sustantivas, de apoyo y
2 General
administrativas de la organización en el formulario
Ejecutivo(a)
correspondiente.
Las unidades organizacionales sustantivas (Subdirecciones Productos y

y departamentos), reciben y dan cumplimiento a la circular, servicios
3 identificando los productos y servicios prestados. evaluados
Las subdirecciones y departamentos, identifican los Calidad y

productos y servicios, evalúan estos productos y servicios Subdirectores y cantidad de
4 con relación a la demanda existente de los usuarios. Jefes de servicios
Departamentos evaluados
Las subdirecciones y departamentos, elaboran el formulario Informe y

y si corresponde elaborar una propuesta de crear nuevos propuesta
5 servicios o rediseñar los existentes.
El DAF, recibe los informes y lo consolida. Jefe DAF Informes

6
consolidados
P á g i n a 117
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS (DAF02-02-02)
UNIDAD
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
1
La MAE instruye el in icio Inicio
del diseño y/o rediseño
DIRECTOR(A) GENERAL
institucion al al
EJECUTIVO(A)
Departamento
Admini strativo Financiero Instrucción
(DAF).
2
La MA E a través del DAF
elab ora circular pa ra la
iden tificación y
Circular a tod as las JEFE(A) DEPARTAMENTO
evalua ción de los ADMINISTRATIVO
prod uctos y se rvicios unid ades
FINANCIERO
prestados a todas las orga nizaci onales
unid ades sustan tivas, de DIRECTOR(A) GENERAL
apo yo y administrati vas EJECUTIVO(A)
de la organi zación e n el
formulario
correspon diente.
3
Las un idades
orga nizaci onales Identifican prod uctos y
sustantivas servicio s
(Sub direcciones y
dep arta me nto s), reciben
y dan cumplimien to a la
circular, iden tificando los
prod uctos y se rvicios
prestados.
4
dep arta me nto s, SUBI DRECTORES Y JEFES
iden tifican los productos y Evalua r la calid ad de los
DE DEPARTAMENTO
servicio s, evalúa n estos prod uctos y servicio s
prod uctos y servicio s con
rela ción a la de man da
existen te de los u sua rios.
5
dep arta me nto s, elab oran Elab orar in forme y si
el formulari o y si correspon de pr opuesta
correspon de ela borar u na para mejorar los
prop uesta de cr ear prod uctos y servi cios
nue vos servicios o
redi señ ar los existen tes.
6 Reciben y JEFE(A) DEPARTAMENTO

consolida la ADMINISTRATIVO
Final
El DAF, recibe los información FINANCIERO
informes y lo con soli da.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 118
8.2.2.2.3. Procedimiento: Diseño y/o Rediseño de los Procesos, Resultados e Indicadores

(DAF02-02-03)
a) Descripción
DAF02-02-03 Sistema de Organización Diseño o Rediseño Diseño y/o Rediseño de los Procesos,
Administrativa (SOA) Organizacional Resultados e Indicadores

El DAF en coordinación con las unidades organizacionales Identificación de
de UDAPE consolida a través de la emisión de un informe los usuarios, los
la identificación de los usuarios tanto internos como Jefe DAF servicios
externos, los servicios prestados y la calidad de los prestados y la
1 servicios proporcionados por la Unidad de Análisis de Subdirectores y calidad de los
Políticas Sociales y Económicas. Jefes de servicios
Departamentos proporcionados
por la Unidad de
Análisis de
Políticas Sociales
y Económicas
Una vez aprobado por la MAE, el DAF actualiza el Manual Manual de

de Procesos y Procedimientos con el diseño y/o rediseño procesos y
Jefe DAF
2 de los procesos realizados en las unidades procedimientos
organizacionales, sus resultados e indicadores. MAE formalizado
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: DISEÑO Y/O REDISEÑO DE LOS PROCESOS, RESULTADOS E INDICADORES (DAF02-02-03)
UNIDAD
Financiero Subdirecciones y Departamentos PUESTOS
UDAPE
TARE AS DE TRABAJO
1
Inicio
El DAF en co ordina ción
con l as unida des
orga nizaci onales de Catálogo de
UDA PE con so lida a usuario s
través de la emisió n de
un informe la
iden tificación de los
usuario s tanto i nte rnos
como externos, los SUBDIRE CTORE S Y JEFE S
servicio s p restad os y la DE DEP ARTAMENTOS
calidad de los servicios
prop orcionado s por la
Unidad de Análisis de Dise ñar o rediseñar
Política s Sociales y procesos, resultados
Económicas Cada unidad e indicado res
orga nizaci onal de
UDA PE elabor ará el
catá logo de usuarios ,
necesidad es d e se rvicios ,
servicio s presta dos y su
evalua ción .
2 Consolida r y
formalizar el Manual
Una vez aprob ado po r la de Procesos y
MAE, el DAF actuali za el Pro ced imie nto s
Manua l d e Procesos y JEFE(A) DEPA RTA ME NTO
Pro ced imie nto s con el ADMINISTRATIV O
diseño y/o r ediseño de
los procesos realizados
en la s un idades Inicio
orga nizaci onales, sus
resultados e i ndicadore s.
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 119
8.2.2.2.4. Procedimiento: Identificación de Áreas Organizacionales, Niveles Jerárquicos,

Unidades Organizacionales y Alcance de Control (DAF02-02-04)
a) Descripción
DAF02-02-04 Sistema de Organización Diseño o Rediseño Identificación de Áreas Organizacionales,
Administrativa (SOA) Organizacional Niveles Jerárquicos, Unidades
Organizacionales y Alcance de Control

El Departamento Administrativo Financiero, con la Información
información consolidada de todas las unidades consolidada
organizacionales de la evaluación POA y PEI, los informes
1 de evaluación y propuestas de los usuarios, las
necesidades de servicios, la evaluación de los productos y
servicios prestados, el diseño y/o rediseño de procesos
resultados e indicadores debe diseñar la estructura
organizacional.
Establecer, ajustar o crear unidades organizacionales en el Conformación de

marco de la agrupación de unidades organizacionales que áreas
2 organizacionales
guarden relación entre sí, dará lugar a la conformación de
áreas organizacionales.
Definir los niveles jerárquicos de los puestos de trabajo de Niveles

acuerdo a la siguiente clasificación (RE-SOA): jerárquicos de
puestos definidos
NIVEL SUPERIOR: Es el responsable de establecer
objetivos, políticas y estrategias de UDAPE.
Departamento
3 NIVEL EJECUTIVO: Es responsable de aplicar las políticas Administrativo
y tomar decisiones para el funcionamiento de la Institución, Financiero
de acuerdo a los lineamientos definidos en el nivel superior.
NIVEL OPERATIVO: Es el responsable de ejecutar las
actividades de la Institución.
Clasificar las unidades organizacionales de UDAPE de Unidades

acuerdo a su contribución al logro de los objetivos organizacionales
estratégicos y de gestión (RE-SOA). clasificadas
SUSTANTIVAS: Cuyas funciones contribuyen
directamente al cumplimiento de los objetivos de la
Institución.
4 ADMINISTRATIVAS: Cuyas funciones contribuyen
indirectamente al cumplimiento de los objetivos de la
Institución y prestan servicios en las unidades sustantivas
para su funcionamiento.
DE ASESORAMIENTO: Cumplen funciones de carácter
consultivo y no ejercen autoridad lineal sobre las demás
unidades.
P á g i n a 120

DAF02-02-04 Sistema de Organización Diseño o Rediseño Identificación de Áreas
Administrativa (SOA) Organizacional Organizacionales, Niveles Jerárquicos,
Unidades Organizacionales y Alcance
de Control

Determinar el número de unidades organizacionales bajo Alcance de
dependencia de cada unidad organizacional jerárquica, control
5
dentro de los parámetros que recomienda el alcance de determinado
control.
Elaborar propuesta de estructura organizacional. Propuesta

preliminar de
6 Departamento
estructura
Administrativo
organizacional
Financiero
Enviar a la MAE para su conocimiento, consideración, Revisión,
7 aprobación o devolución con observaciones. observación y
aprobación
Modificar y proseguir con el proceso diseño o rediseño de Estructura

8
la estructura organizacional. organizacional
P á g i n a 121
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS ORGANIZACIONALES, NIVELES JERÁRQUICOS, UNIDADES ORGANIZACIONALES Y ALCANCE DE CONTROL (DAF02-02-04)
UNIDAD
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
1
Inicio
El Departamento
Administ rativo Financiero, con
la inf ormación consolidada de
la evaluación POA y PEI, los Info rma ció n
informes de evaluación y
propuestas debe diseñar la
est ructura organizacional.
2
Conformación de
Est ablecer, ajustar o crear área s
unidades organizacionales en
orga nizaci onales
el marco de la agrupación de
unidades organizacionales
que guarden relación entre sí,
dará lugar a la conformación
de áreas organizacionales.
Definición de los
3
niveles jer árquicos
Definir los niveles jerárquicos de los p uesto s
de los puestos de trabajo de
acuerdo a la clasificación del
RE-SO A.
4
Clasificación de las
Clasificar las unidades unid ades
organizacionales de UDAPE orga nizaci onales
de acuerdo a su contribución
al logro de los objetivos DEPARTAMENTO
est ratégicos y de gestión (RE- ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
SO A).
5 Definición d el
ámbito de co ntr ol
Determinar el número de de las unid ades
unidades organizacionales orga nizaci onales
bajo dependencia de cada
unidad organizacional
jerárquica, dent ro de los
parámetros que recomienda Elab orar
Elab orar
el alcance de control.
prop uesta de prop uesta de
6 estr uctura estr uctura
orga nizaci onal orga nizaci onal
Elaborar propuesta de
est ructura organizacional.
Enviar a la MAE para su

conocimient o, consideración, Si
aprobación o devolución con ¿Observaciones?
observaciones.
8 No
Modif icar y proseguir con el

Apr obación
proceso diseño o rediseño de Final
la estructura organizacional. inicial
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 122
8.2.2.2.5. Procedimiento: Definición de Canales y Medios de Comunicación (DAF02-02-05)

a) Descripción
DAF02-02-05 Sistema de Organización Diseño o Rediseño Definición de Canales y Medios de
Administrativa (SOA) Organizacional Comunicación

Definir relaciones de autoridad lineal y funcional. Tipos de
1 autoridad
definidos
Especificar características de la información que se genera, Características

la cual debe ser útil y adecuada para todos los usuarios y de la información
2 para el proceso de toma de decisiones. identificadas
Definir la periodicidad el medio, oral y/o escrito, en caso de Periodicidad y

ser escrito, deberá determinarse claramente el contenido y medio de
3 la forma (narrativa, estadística o gráfica) de la información comunicación
a transmitir. definido
Definir el tipo de información a transmitir: Tipo de

información
DESCENDENTE: cuando la información fluye de los niveles
definida
superiores de la estructura organizacional siguiendo el
orden de jerarquía y el conducto regular. Departamento
Administrativo
Este tipo de comunicación deberá necesariamente
Financiero
efectuarse por escrito en forma de Instructivos, circulares,
memorándums, cartas, notas internas, hojas de rutas y
otros instrumentos que deben establecerse previamente.
ASCENDENTE: cuando la comunicación fluye de los
niveles inferiores de la estructura organizacional para los
superiores, respetando el orden jerárquico y siguiendo el
4
conducto regular.
Esta información debe ser transmitida a través de Informes,
cartas notas internas y otros.
CRUZADA: se da entre una unidad organizacional y otra de
nivel jerárquica menor, igual o superior, es decir, el mensaje
no sigue el canal descendente y/o ascendente, si no que
emplea una comunicación directa a fin de lograr rapidez y
comprensión en la información que se desea transmitir, por
lo que es importante determinar qué tipo de información
será en forma cruzada.
P á g i n a 123

DAF02-02-05 Sistema de Organización Diseño o Rediseño Definición de Canales y Medios de
Administrativa (SOA) Organizacional Comunicación

Definir la regularidad de la información que se trasmite: Información
definida en
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: cuando se establezca
cuanto a su
que todo documento o asunto es confidencial y que será regularidad
supervisado directamente por la autoridad ejecutiva de
mayor jerarquía, manteniendo un control directo del mismo.
5
INFORMACIÓN RUTINARIA: es la información que fluye
por toda la institución y se refiere a la generada por Departamento
procedimientos que se desarrollan en el cumplimiento de Administrativo
tareas inherentes a cada área o unidad organizacional. Financiero
Elaborar un informe sobre la definición de canales y medios Informe

de verificación para su remisión a la Dirección General elaborado y
6 Ejecutiva. remitido a la MAE
La Dirección General Ejecutiva revisa y aprueba el informe Dirección Informe

7 elaborado. General aprobado
Ejecutiva
P á g i n a 124
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: DEFINICIÓN DE CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN (DAF02-02-05)
UNIDAD
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
1
Inicio
Definir relacion es de
autorid ad line al y
funcional. Definición de relacion es
2 de autorida d l ineal y
funcional
Especifica r
caracte rísticas de la
información q ue se
gen era, la cual debe ser
útil y adecuad a p ara
todos l os usuari os y p ara Definición de
el proceso de toma de caracte rísticas de la
decisiones. información
Definir la per iodicidad el

medio, oral y/o escrito, en Definición de la
caso d e ser escr ito, peri odicidad y el medio
deb erá determinarse de comunicación
claramente e l co nte nido y
la fo rma (narr ativa,
DEPARTAMENTO
esta dística o gráfica) de ADMINISTRATIVO
la información a FINANCIERO
transmitir.
4
Definir el tipo de
Definir el tipo de información a tra nsmitir
información a transmitir,
descenden te, ascendente
y/o cr uza da.
5
Definición de la
Definir la r egulari dad de regu larida d de la
la in formación que se información que se
trasmite: Info rma ció n quie re tran smitir
confidencial, información
rutinari a.
6
Elab orar un informe so bre

Apr obar informe Elab orar informe
la definición de ca nales y
medios de verificación
para su r emisió n a la
Direcci ón Gen eral
Ejecutiva.
7
Final
La Dirección Gen eral DIRECTOR(A) GENERAL
Ejecutiva revisa y EJECUTIVO(A)
apru eba el informe
elab orado.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 125
8.2.2.2.6. Procedimiento: Determinación de Instancias de Coordinación Interna (DAF02-02-06)

a) Descripción
DAF02-02-06 Sistema de Organización Diseño o Rediseño Determinación de Instancias de
Administrativa (SOA) Organizacional Coordinación Interna

En taller Institucional con la participación de los responsable Instancia de
de las unidades organizacionales, se debe determinar las coordinación
instancias de coordinación, de acuerdo al análisis realizado, interna definida
disposiciones legales de creación y otra inherentes a la
organización de UDAPE, se podrá sugerir la creación de
instancias de coordinación interna que pueden ser:
COMITÉS: cuya función será la de establecer acciones y

procesos y procedimientos de trabajo enmarcados en los
objetivos institucionales; podrán ser informativos, de
1
asesoramiento, o de resolución de problemas. Tendrán la
potestad de recomendar soluciones y estarán conformados
por personal de nivel ejecutivo y operativo. Estos comités
podrán ser permanentes o temporales.
COMISIONES: que se conformarán con el propósito de

cumplir una misión específica a cuyo término se disolverán.
Estos podrán estar conformados por personal de diferentes Subdirectores y
niveles de la estructura de UDAPE y pueden ser de carácter Jefes de
técnico o administrativo. Departamento
La propuesta de una instancia de coordinación interna debe Funciones

2 definir las funciones específicas que debe desempeñar. específicas
definidas
Definir la unidad organizacional encargada de esa instancia Unidad

de coordinación interna. organizacional
responsable de la
3
instancia de
coordinación
interna definida
Definir el carácter temporal o permanente de la instancia de Carácter

coordinación interna. temporal o
permanente de la
4
instancia de
coordinación
interna definida
P á g i n a 126

DAF02-02-06 Sistema de Organización Diseño o Rediseño Determinación de Instancias de
Administrativa (SOA) Organizacional Coordinación Interna

Definir la periodicidad de las sesiones de la instancia de Periodicidad de
coordinación interna. las sesiones de la
5 instancia de
coordinación
Subdirectores y interna definida
Jefes de
Definir la documentación de evidencia de la toma de Departamento Documentación
decisiones de la instancia de coordinación interna. de evidencia de
6 la instancia de
coordinación
interna definida
El Departamento Administrativo Financiero debe consolidar Jefe Elaboración de la

todo lo acordado en el taller y elaborar la propuesta de Departamento propuesta de
creación de la instancia de coordinación y remitir a la Administrativo creación de la
Máxima Autoridad Ejecutiva de UDAPE para su Financiero instancia de
consideración, esta instruye la elaboración de la Resolución coordinación y su
Director(a)
7 Administrativa de creación al Departamento Legal y luego aprobación a
General
través de
de la firma de esta Resolución Administrativa, instruye al Ejecutivo(a)
Resolución
Departamento Administrativo Financiero la ejecución de
Jefe Administrativa
creación de la instancia de coordinación. Departamento
Legal
P á g i n a 127
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: DETERMINACIÓN DE INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA (DAF02-02-06)
UNIDAD
Dirección Ejecutiva
Financiero Subdirecciones y Departamentos Departamento Legal PUESTOS
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
1
En taller interno con la Inicio
participación de Subdirectores
y Jefes, previo análisis
realizado, disposiciones
legales de creación y ot ra De acu erdo al aná lisi s de
inherentes a la organización la org anización, se podrá
de UDAPE, se podrá sugerir sugerir insta ncias de
la creación de instancias de coordin aci ón inte rna
coordinación int erna los
cuales pueden ser Comités y /
o Comisiones. Definición de la s
2 funciones esp ecífica s
La propuesta de una instancia que de be desempeñar
de coordinación interna debe
definir las funciones
especí ficas que debe Definición de la u nidad
desempeñar.
orga nizaci onal
encarg ada SUBDIRECTORES Y JEFES
3 DE DEPARTAMENTOS
Definir la unidad
organizacional encargada de
esa instancia de coordinación
interna. Definición del car ácter
temporal o permane nte
4
Definir el carácter temporal o
permanente de la inst ancia de
coordinación interna.
Definición de la
5 peri odicidad de las
Definir la periodicidad de las sesiones
sesiones de la instancia de
coordinación interna.
6
Definir la documentación de Definición de l ti po de
evidencia de la toma de documentación a utili zar
decisiones de la instancia de para evid enciar sus
coordinación interna. decisiones
7
Consolida ción de l
El Departament o Instruye al Departamento Legal
Administ rativo Financiero trabajo en ta ller y
la elabo ración de l a Resolución
debe consolidar la elab oración de
Admini strativa de ap robación
información y elaborar la prop uesta
propuesta de creación de la JEFA DEPARTAMENTO
instancia de coordinación y ADMINISTRATIV O
remitir a la Máxima Autoridad FINANCIERO
Ejecutiva de UDAPE para su
DIRECTOR(A) GENERAL
consideración, est a instruye la EJECUTIVO(A)
elaboración de la Resolución
Administ rativa de creación al Par a la firma d e JEFE DEPARTAMENTO
Elab ora la Resolución LEGAL
Departamento Legal y luego la Reso lución Elab ora la Resolu ció n
de la firma de est a Resolución Admini strativa de
Admini strativa Admini strativa de
Administ rativa, instruye al creación
Instruye el creación
Departamento Administ rativo
Financiero la ejecución de cumplimiento d e la
creación de la instancia de Resolución Final
coordinación. Admini strativa
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 128
8.2.2.2.7. Procedimiento: Definición y Formalización de Tipos e Instancias de Relación

Interinstitucional (DAF02-02-07)
a) Descripción
Administrativa (SOA) Organizacional Productos y Servicios Prestados
Definir y establecer las relaciones interinstitucionales de Relaciones
1 UDAPE en el ámbito de sus competencias y funciones. interinstitucionales
Subdirectores y definidas
Funcionales: UDAPE ejerce autoridad funcional en Jefes de Relaciones
materia de su competencia. Departamentos interinstitucionales
2
funcionales
definidas
Elaborar y remitir documento a la Dirección General Director(a) Aprobación
3 Ejecutiva, sobre la definición y formalización de tipos e General
instancias de relación interinstitucional. Ejecutivo(a)
Instrucción de la Dirección General Ejecutiva al Jefe Cumplimiento de
Departamento Administrativo Financiero para que se Departamento instructiva
4 incorpore el documento aprobado en la estructura Administrativo
organizacional y los manuales de organización de Financiero
UDAPE.
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: DEFINICIÓN Y FORMALIZACIÓN DE TIPOS E INSTANCIAS DE RELACIÓN INTERINSTITUCIONAL (DAF02-02-07)
UNIDAD
ORGAN IZACIONAL CARGOS Y/O
Dirección General Departamento Administrativo Subdirectores y Jefes de
PUESTOS
Ejecutiva Financiero Departamentos
TAREAS DE TRABAJO
1
Inicio
Definir y estable cer las
rela cion es
interinstitu cion ales de
Definir y esta blecer
UDA PE e n el á mb ito de
las r elaciones
sus compe ten cia s y
interinstitu cion ales de
funciones.
UDA PE
2
Funcionale s: UDA PE
ejer ce autoridad fun cio nal SUBDIRECTORES Y JEFES DE
Funcionale s: UDA PE DEPARTAMENTOS
en mate ria de su
competencia. ejer ce autoridad
3 funcional en materia de
Elab orar y remitir su competencia
documento a la Dirección
Gen eral Ejecutiva, sobre
la definición y
Elab orar
formalización de tipos e
documento
instancias de re lación
interinstitu cion al.
4 Documento para
Instrucción de la su revisió n y
Direcci ón Gen eral apro bación
Ejecutiva al
Departamento Instrucción al
DIRECTOR(A) GENER AL
Admini strativo Fina nci ero Departamento d e EJECUTIVO(A)
para qu e se i nco rpore el Admini stración
JEFE DEPARTAMENTO
documento ap robado en ADMINISTRATIVO FINANCIERO
la estructura
orga nizaci onal y los
manua les de Final
orga nizaci ón de UDAPE .
Conect
Conect Base
Proceso Ar ch or a
Inicio / Final Decisión Documento Tarea or de
Tarea predef inido ot ra
Documento dent ro datos
pag.
pag. Form.
MP-004
P á g i n a 129
8.2.2.2.8. Procedimiento: Formalización y Aprobación de Manuales (DAF02-02-08)

a) Descripción
DAF02-02-08 Sistema de Organización Diseño o Rediseño Formalización y Aprobación de
Administrativa (SOA) Organizacional Manuales

El Departamento Administrativo Financiero (DAF) debe Manual de
elaborar el Manual de Organización y Funciones de Organización y
acuerdo a lo expresado en el RE-SOA, el cual debe Funciones
contener información sobre información sobre las
1 disposiciones legales que regulan la estructura, los
objetivos institucionales, el organigrama, el nivel jerárquico
y relación de dependencia de las unidades y áreas Jefe
organizacionales, funciones inherentes a cada una de las Departamento
ellas, las relaciones de coordinación interna y externa. Administrativo
Financiero
El DAF debe elaborar el Manual de Procesos y Manual de
Procedimientos de acuerdo a lo expresado en el RE-SOA, Procesos y
en el cual debe describir la denominación y objetivo del Procedimientos
2
proceso, las normas de operación, la descripción del
proceso y sus procedimientos, los diagramas de flujo, los
formularios.
El Manual de Organización y Funciones y el Manual de Director(a) Instruye al

Procesos y Procedimientos se remiten a consideración de General Departamento
la Dirección General Ejecutiva (DGE), quien instruye al Ejecutivo(a) Legal la
3 Departamento Legal (DEL), la elaboración de la Resolución elaboración de la
Administrativa correspondiente de aprobación. Resoluciones
Administrativas
de aprobación
El DEL , elabora la Resolución Administrativa de aprobación Jefe Resoluciones

del “Manual de Organización y Funciones” y del “Manual de Departamento Administrativas
Procesos y Procedimientos” y remite a la DGE para la firma Legal elaboradas y
4
respectiva. enviadas a la
DGE para su
firma
La MAE firma Resoluciones Administrativas e instruye su Jefe Manuales

aplicación y difusión al Departamento de Administración. Departamento aprobados y con
Administrativo instrucción de
5 Financiero difusión y
aplicación
Director(a)
General
Ejecutivo(a)
P á g i n a 130
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: FORMALIZACIÓN Y APROBACIÓN DE MANUALES (DAF02-02-08)
UNIDAD
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
1 Inicio
El Dep artamento
Admini strativo Financiero
(DAF) deb e elabor ar el
Manua l d e Organ iza ción Elab orar el
y Funcion es de acuerd o a Manu al de
lo expresado e n el RE- Org anización y JEFE DEPARTAMENTO
SOA. Funciones ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
2
El DAF deb e e labora r e l

Manua l d e Procesos y Elab orar el ma nual
Pro ced imie nto s (MPP) de de Pro cesos y
acuerd o a lo e xp resa do Pro ced imie nto s
en el RE-SOA.
3
El Ma nual de
Org anización y Funciones
y el Manua l de Pro ce sos
y Pr oce dimientos se
remiten a con side ración
de l a Direcci ón Gen eral Instruye la e labora ción de DIRECTOR(A) GENERAL
Ejecutiva (DGE), quie n las Resoluciones EJECUTIVO(A)
instruye al Departamento Admini strativa s de
Leg al (DEL), la apro bación
elab oración de la
Resolución A dministra tiva
correspon diente de
apro bación.
El DEL, elab ora la

Resolución A dministra tiva Elab oración de
Firma Resolucion es Resoluciones
de apro bación del JEFE DEPARTAMENTO
“Manua l de Org anización Admini strativa s de
LEGAL
y Funciones” y del apro bación de Manuale s
“Manua l de Procesos y
Pro ced imie nto s” y remite
a la DGE para la firma
respectiva.
5 Instruye su
apli cación y d ifusión Cumple la instrucción DIRECTORA G ENERAL
La DGE firma de la DGE EJECUTIVA
Resoluciones JEFE DEPARTAMENTO
Admini strativa s e in struye ADMINISTRATIV O
FINANCIERO
su apli cación y d ifu sión al
DAF. Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 131
8.2.2.3. Subproceso: Implantación del Diseño Organizacional (DAF02-03)

8.2.2.3.1. Procedimiento: Plan de Implantación (DAF02-03-01)
a) Descripción
DAF02-02-03 Sistema de Organización Implantación del Plan de Implantación
Administrativa (SOA) Diseño Organizacional

Establecer los resultados que se espera alcanzar en la Objetivos y
1 implantación de la estructura organizacional adoptada, estrategias de
incluyendo la descripción de las actividades que se implantación
desarrollarán para alcanzar dichos objetivos. definidos
Cronograma: Se deberá determinar las fechas y los plazos Cronograma

2 definido
en que se llevarán a cabo las actividades de implantación.
Recursos: Se deberá definir los recursos humanos, Recursos
materiales y financieros que se estimen necesarios para humanos,
3 Jefe materiales y
implantar el plan. Departamento financieros
Administrativo estimados
Financiero (DAF)
Responsables de la implantación: Se establecerán los Responsables de
4 responsables de implantación de cada unidad de la implementación
institución. identificados
Programa de difusión: Se tiene que diseñar programas de Programa de

difusión y orientación mediante manuales, guías o difusión
5 instructivos, a fin de internalizar, adiestrar y/o capacitar a elaborado
funcionarios involucrados, sobre los cambio que se van a
introducir en la estructura organizacional de UDAPE.
Plan elaborado, puesta a consideración de la Dirección Plan de
General Ejecutiva (DGE) de UDAPE, quien instruye la Implantación
elaboración de la Resolución Administrativa (RA) de Dirección elaborado e
6 aprobación al Departamento Legal (DEL). General instrucción para
Ejecutiva la elaboración de
la RA de
aprobación
El DEL elabora la RA de aprobación y remite a la DGE para RA de
su firma. aprobación del
Jefe Plan de
7 Departamento Implantación,
Legal elaborada y
firmada por la
DGE
Seguimiento, deberá realizarse acciones de seguimiento Monitoreo y
8 para realizar los ajustes necesarios en la estructura que DGE y DAF seguimiento
está implantada y funcionando.
P á g i n a 132
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: PLAN DE IMPLEMENTACIÓN (DAF02-03-01)
UNIDAD
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
1
Definir objetivos y estrate gias d e Inicio
implantación: Se de berá esta blecer
los re su ltad os que se esper a
alcanzar en la implan tación d e l a
Definir ob jetivos y
estr uctura organizaciona l
estr ate gias de
ado pta da, incluyendo la
implementación
descripción de las actividad es qu e
se d esa rrollará n pa ra a lca nza r
dichos objetivos.
2 Definir
Cronog rama: Se de berá cronog rama
determina r la s fechas y los plazos
en qu e se lle vará n a ca bo las
acti vida des de impla nta ción . JEFE DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
3 FINANCIERO
Definir los Recursos
Recursos: Se de berá de fini r los
Humanos, materiales
recursos h umanos, materiales y
y financier os
financieros que se estimen
necesarios p ara imp lantar el p lan.
4 Identificar a lo s
Responsables d e la impla nta ció n: respon sab les de la
se e stablecerá n lo s responsabl es implementación
de i mp lantaci ón de cad a unida d de
(institución).
5
Elab orar el
Se tiene que diseña r progr amas d e
prog rama de
difusión y orientación medi ante
difusión
manua les, guías o instructivos.
6
Plan elabo rado, pue sta a
consideración de la Direcci ón Se presenta e l Plan de
Imp lementaci ón a l a DGE, DIRECTOR(A) GENERAL
Gen eral E jecutiva de UDAP E, EJECUTIVO(A)
quie n i nstruye la elabo ración de la quie n in struye la elab oración
Resolución Admin istrativa de de la s R. Admini strativa s de
apro bación al depar tamento Lega l. apro bación
El De partamento L egal elabor a la Firma Elab oración de JEFE DEPARTAMENTO

resolución Admini strativa de Resoluciones Resolución LEGAL
apro bación y remite a la MA E para Admini strativa de
su firma. apro bación
8
Imp lementar el Plan d e
Instruye su DIRECTORA G ENERAL
Seg uimiento, deb erá realizarse Imp lantaci ón del Diseñ o EJECUTIVA
apli cación e
acciones de seguimiento para Org anizacional y se
implementación JEFE DEPARTAMENTO
real izar los a justes necesarios en real iza mo nito reo y ADMINISTRATIV O
la estructur a que e stá implantada y seguimien to FINANCIERO
funcionand o. Final
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 133
8.2.3. PROCESO: SISTEMA DE PRESUPUESTO (DAF03)

MAPEO PROCESO: SISTEMA DE PRESUPUESTO (SP)
CODIGO FLUJOGRAMA
PROC. (pág.)
Formulación Presupuestaria Presupuesto formulado

Formulación 01
01 137
Presupuestaria
Programación de Ejecución Programación ejecutada
01
Presupuestaria 139
Ejecución 02 Ejecución de Gasto Ejecución del gasto

02 141
Sistema de Presupuestaria
Programación
04 DAF03 Modificación Presupuestaria Presupuesto modificado
de Operaciones 03
143
(SPO)
Informe de Ejecución Presupuestaria Ejecución presupuestaría
01
Seguimiento y 145
Evaluación de
03
la Ejecución
Seguimiento y Evaluación Informe de ejecución presupuestaria
Presupuestaria 02
Presupuestaria 147
P á g i n a 134
FICHA DE PROCESO
DENOMINACIÓN: SISTEMA DE PRESUPUESTOS
CÓDIGO: DAF03
OBJETIVO: Establecer los procesos para la elaboración, presentación, ejecución, evaluación y

modificación del presupuesto institucional.
ENTRADA: SALIDA:
 Norma Básica del Sistema de Presupuestos,  Presupuesto formulado.
Resolución Suprema N°225558.
 Programación de la ejecución
 Reglamento Específico del Sistema de presupuestaría.
Presupuesto.
 Ejecución del gasto.
 Manual de Procedimientos del Sistema de
Presupuestos.  Informe de la ejecución presupuestaría.
 Ley N° 2042.
1. Formulación presupuestaría. 1. Presupuesto formulado.

2. Programación de la ejecución presupuestaria. 2. Aprobación del flujo de caja.
3. Ejecución del gasto. 3. Documentación del gasto revisado.
4. Informe de la ejecución de la ejecución 4. Informe de ejecución.
presupuestaria.
Director(a) General Ejecutivo(a).  Formulación e informe de ejecución
presupuestaria: 20 días hábiles.
Subdirectores(as) y Jefes(as) de Departamento.
 Ejecución presupuestaria: Permanente.
Jefe(a) del Departamento Administrativo Financiero.
Profesional I, Encargado de Presupuestos.
P á g i n a 135
8.2.3.1. Subproceso: Formulación Presupuestaria (DAF03-01)

8.2.3.1.1. Procedimiento: Formulación Presupuestaria (DAF03-01-01)
a) Descripción
DAF03-01-01 Sistema de Presupuestos Formulación Presupuestaria Formulación Presupuestaria

Recibe directrices, clasificadores, techo Director(a) Instruir la elaboración
presupuestario y remite e instruye elaboración del General del Anteproyecto de
1
Anteproyecto de Presupuesto Institucional al Ejecutivo(a) Presupuesto
Departamento Administrativo Financiero.
Efectúa la estimación del Presupuesto de recursos Estimación del
identificando la fuente de financiamiento, el presupuesto de
organismo financiador y la entidad de transferencia, Departamento recursos
2 considerando: Administrativo
 La asignación por Transferencias Financiero
 Saldos disponibles de Caja y Bancos
 Donaciones
 Otros recursos
Definirán la estructura programática que permita Subdirectores, Estructura programática
alcanzar los resultados previstos en el POA, Jefes de definida
3 debiendo considerar lo dispuesto en las Directrices Departamento y
presupuestarias. Unidad de
Auditoria Interna
Aprueba Estructuras Programáticas. Director(a) Gral. Aprobación
4
Ejecutivo(a)
Elaborarán el Presupuesto de Gasto, en función de Presupuesto de gasto
los requerimientos monetarios del Programa Subdirectores y elaborado
Operativo Anual, de acuerdo con los limites Jefes de
financieros definidos y conforme a las directrices y Departamento
5
clasificadores presupuestarios, identificando la
partida de gasto, fuente de financiamiento,
organismo financiador, y otros información requerida
por el órgano Rector.
Prepara documentación, memorias de cálculo, Departamento Remite anteproyecto de
estimaciones y otros documentos, y remite el Administrativo presupuesto a
6
Anteproyecto de Presupuesto a la Dirección General Financiero Dirección Ejecutiva
Ejecutiva.
Revisa, aprueba el Anteproyecto de Presupuesto y Aprobación del
remite al Departamento Legal para la emisión de la Director(a) Anteproyecto de
7
Resolución administrativa. General Presupuesto
Ejecutivo(a)
Elabora la Resolución Administrativa de Aprobación. Departamento Resolución
8 Legal Administrativa de
Aprobación elaborada
Firma la Resolución Administrativa, remite al Nota de remisión
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas Director(a) adjuntando POA y
9 impreso, con la documentación de respaldo General Anteproyecto de
requerida por el Órgano Rector como ser el Ejecutiva(o) Presupuesto
Programa de Operaciones Anual (POA) y vía SIGEP.
P á g i n a 136
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARÍA (DAF03-01-01)
UNIDAD Departamento Responsables de Subdirecciones, CARGOS Y/O

Administrativo Financiero Departamentos y Unidad de Auditoría Departamento Legal PUESTOS
UDAPE
TAREAS Interna DE TRABAJO
1 Inicio
La Direcció n Gen eral Ejecutiva, recibe
dire ctrices, clasificado res, tech o p resupuestario DIRECTOR(A) GENERAL
y remite e instr uye elabo ración del Anteproyecto Instrucción para EJECUTIVO(A)
de P resupuesto In stitucio nal al Dep arta me nto la fo rmulación
Admini strativo Finan cier o (DAF). del pre sup uesto
2 Recibe instr ucción y

El DAF, efectúa la estimación del Presupu esto efectúa la estimación del DEPARTAMENTO
de recursos identifica ndo la fuente de presup uesto de recursos ADMINISTRATIVO
financiamiento, el organ ismo financiado r y la FINANCIERO
entidad de transferencia.
3
Los S ubdire ctores, Jefe s de Departamento y
Unidad de Auditoría Interna, definirá n la Definen la estru ctura
estr uctura pr ogramática que permita alcanzar los SUBDIRECTORES, JEFE S
prog ramática DE DEPARTAMENTO Y
resultados pre vistos e n el PO A, deb iendo UNIDAD DE AUDITORIA
considerar lo d isp uesto en la s Dir ectrices INTERNA
Recepción de
Presupu estaria s.
estr uctura pro gramática
4 y ap robación
La Dirección Gen eral Ejecutiva, apru eba las
Estr uctura s Prog ramáticas. DIRECTOR(A) GRAL.
EJECUTIVO(A)
5
Elab orarán el Presupue sto d e Gasto, en fun ció n
de los requer imi ento s d el Pro grama Op erativo
Anu al, respetand o l os limites finan cier os
conforme a las d irectrices y clasificad ores Elab oración del SUBDIRECTORES Y JEFES
presup uestari os, iden tificando las partidas de presup uesto de gasto DE DEPARTAMENTO
gasto, fuente de financiamien to, orga nismo
financiado r y o tra in for mación r equerid a por el
Órg ano Re ctor.
6
El DAF prep ara documentación, memoria s de Consolida la información
DEPARTAMENTO
cálculo, esti macion es y otros y remite el para la elabo raci ón del ADMINISTRATIVO
Antepro ye cto de Presupu esto a la Dirección Antepro ye cto de FINANCIERO
Gen eral Ejecutiva. Pre sup uesto
7
La Dirección Gen eral Ejecutiva, revisa, apru eba Revisió n y
apro bación d el DIRECTOR(A) GENERAL
el An tepr oye cto de Pre sup uesto y remite a l EJECUTIVO(A)
Departamento Lega l pa ra la emisió n d e la Antepro ye cto de
Resolución Administrati va. Pre sup uesto
8
DEPARTAMENTO LEGAL
El De partamento leg al e labora la Resolu ción Firma la Elab ora r eso luci ón
Admini strativa de Ap robación. Resolución Admini strativa de
Admini strativa de Apr obación.
9
apro bación
Firma la Reso luci ón Administr ativa, remite al
Ministe rio de Econo mía y Finanzas P úblicas
impreso, con la documentación de respaldo DIRECTOR(A) GENERAL
EJECUTIVA(O)
requ erida p or el Órg ano Recto r co mo ser e l
Pro grama d e Op eraciones Anual (POA) y vía Final
SIGEP.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 137
8.2.3.2. Subproceso: Ejecución Presupuestaria (DAF03-02)

8.2.3.2.1. Procedimiento: Programación de Ejecución Presupuestaria (DAF03-02-01)
a) Descripción
DAF03-02-01 Sistema de Presupuestos Ejecución Presupuestaria Programación de Ejecución
Presupuestaria

Remisión del
Director(a) presupuesto aprobado
1 Recibe, analiza y remite al Departamento General al Departamento
Administrativo Financiero el Presupuesto aprobado. Ejecutivo(a) Administrativo
Financiero
El Departamento Programa Anual de
Administrativo Contrataciones
2 Elabora el Programa Anual de Contrataciones
Financiero, elaborado
(PAC).
Departamento Estacionalidad del

3 Elabora la Estacionalidad del Gasto. Administrativo gasto elaborada
Financiero
Departamento Plan Anual de Caja
4 Elabora el Plan Anual de Caja. Administrativo elaborado
Financiero
Departamento Plan Anual de Caja
5 Aprueba el Plan Anual de Caja y lo envía a través Administrativo aprobado y enviado
del SIGEP. Financiero
Ministerio de Plan Anual de Caja
Recepciona a través del SIGEP el Plan Anual de Economía y recepcionado y
6
Caja y lo aprueba. Finanzas aprobado
Públicas
Ministerio de
Economía y Cuota de compromiso
7 Asigna Cuota de Compromiso de acuerdo a la
Finanzas asignada
programación del Plan Anual de Caja.
Públicas
P á g i n a 138
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARÍA (DAF34-02-01)
UNIDAD
ORGANIZACI ONAL Departamento Responsables CARGOS Y/O
Administrativo Financiero Subdirecciones y Departamento Legal PUESTOS
UDAPE
TAREAS Departamentos DE TRABAJO
1 Inicio
La Dir ección Gen eral Recibe y remite el

DIRECTOR(A) GENERAL
Ejecutiva, recibe, ana liza presup uesto EJECUTIVO(A)
y remite al Departamento apro bado a
Admini strativo Financiero Admini stración
el Presupu esto apro bado.
2
Elab oración del
PAC
El Departamento
Admini strativo Financiero,
elab ora el Pro grama
Anu al d e Contrataciones
(PAC).
Esta cio nalida d del
3 gasto
El Departamento
DEPARTAMENTO
elab ora la E stacionalid ad ADMINISTRATIVO
del Gasto. FINANCIERO
Elab ora el P lan
Anu al d e Caja DIRECCIÓN GENERAL
4 EJECUTIVA
El Departamento
Admini strativo elab ora el
Plan An ual de Ca ja. Asigna ción de cuota
de compromiso
5
Apr ueba el P lan
Apr ueba e l Plan Anual de
Anu al de Caja y lo
Caja y lo en vía a tra vés
envía a través del
del SIGEP.
SIGEP
6
Recepciona a
través d el SIGEP el
El Ministe rio de
Plan An ual d e Caja
Economía y Finan zas
y lo apr ueba
Púb lica s Recepciona a
través d el SIGEP el P lan
Anu al de Ca ja y lo
apru eba. Asigna Cuota de MINISTERIO DE ECONOMÍ A
Y FI NANZAS PÚBLICAS
Compromiso De
acuerd o a la
7
Pro gramación del
Plan An ual de Ca ja
Asigna Cu ota de
Compromiso d e a cue rdo
a la Pro gramación del
Final
Plan An ual de Ca ja.

Inicio / Final Pro ceso Documento Tarea a otra Base de
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 139
8.2.3.2.2. Procedimiento: Ejecución de Gastos (DAF03-02-02)

a) Descripción
DAF03-02-02 Sistema de Presupuestos Ejecución Presupuestaria Ejecución de Gasto

Director(a)
General
Solicitan la adquisición de Bienes y Servicios para la Ejecutivo(a), Solicitud de
1
ejecución del POA y para la aplicación de recursos. Subdirectores y requerimiento
Jefes de
Departamento
Departamento Certificación
2 Administrativo presupuestaria y
Verifica existencia de presupuesto y disponibilidad
Financiero disponibilidad de
según Flujo de Caja.
recursos
Director(a)
3 Revisa, analiza y aprueba la Solicitud de Bienes y General Revisión y aprobación
Servicios. Ejecutivo(a)
Departamento Realiza el proceso de
4 Efectúa el proceso de contratación de Bienes y Administrativo contratación
Servicios en el marco del SAP y SABS. Financiero
Departamento Verificación y
Registra, verifica y aprueba la ejecución física del Administrativo aprobación de la
5 presupuesto según momentos presupuestarios en el Financiero ejecución física del
SIGEP. presupuesto
Revisión de
Revisa la documentación de respaldo, firma física y Director(a) documentación de
6 electrónicamente (en SIGEP). Devuelve la General respaldo y firma física y
documentación para archivo. Ejecutivo(a) electrónicamente
Departamento Revisión, foliación y
7 Administrativo archivo de
Revisa documentación devuelta, folia y archiva.
Financiero documentación
P á g i n a 140
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN DE GASTO (DAF03-02-02)
UNIDAD
ORGANIZACI ONAL Departamento Representantes CARGOS Y/O
Administrativo Financiero Subdirecciones y Departamento Legal PUESTOS
UDAPE
TAREAS Departamentos DE TRABAJO
1
Inicio
Directo r(a) Gen eral
Soli citan
Ejecutivo(a), DIRECTOR(A) GENERAL
adq uisició n de
Sub directo res y Jefes de EJECUTIVO(A),
Bien es y
Departamento, solicita n la SUBDIRECTORES Y JEFES
Ser vicios DE DEPARTAMENTO
adq uisició n de Bienes y
Ser vicios p ara la
ejecución de l P OA y pa ra
la aplicación de recursos.
Ver ifica la
2
existen cia de
El Departamento
presup uesto y
dispon ibilidad
verifica existencia de DEPARTAMENTO
presup uesto y ADMINISTRATIVO
dispon ibilidad seg ún Flujo FINANCIERO
de Caja
3 Revisió n, aná lisis y

La Dirección Gen eral apro bación de
Ejecutiva, revisa, ana liza solicitu d d e Bienes y
y aprue ba la S olicitud de Ser vicios DIRECTOR(A) GENERAL
Bien es y S ervicio s. EJECUTIVO(A)
4
El Departamento
Pro cesamiento de
efectúa e l proceso de
la contr ata ció n
contratació n d e B ienes y
Ser vicios e n e l marco del
SAP y SA BS.
5
El Departamento Ver ificación y DEPARTAMENTO
Admini strativo Financiero, apro bación de la ADMINISTRATIVO
regi stra ver ifica y ejecución física d el FINANCIERO
apru eba la ejecución presup uesto
física de l presupue sto
según momen tos
presup uestari os en el
SIGEP.
6 Revisió n de
El Director Gen eral documentación, firma
Ejecutivo, revisa la física y electró nicamente
documentación de
respald o, firma física y DIRECTOR(A) GENERAL
electrónicamente (en EJECUTIVO(A)
SIGEP). Devuelve la Revisió n de
documentación p ara documentación,
archivo. foliación y ar chivo
7 de los mismos
El Departamento DEPARTAMENTO
Admini strativo Financiero, ADMINISTRATIV O
revisa documentación Final FINANCIERO
devuel ta, folia y archiva.

pag.
Form. MP-004
P á g i n a 141
8.2.3.2.3. Procedimiento: Modificación Presupuestaria (DAF03-02-03)

a) Descripción
DAF03-02-03 Sistema de Presupuestos Ejecución Presupuestaria Modificación Presupuestaria

Director(a) General
Suscriben convenios (nuevos presupuestos de Ejecutivo(a),
1 recursos y gastos) o elaboran requerimiento de Subdirectores y Convenio firmado
bienes y servicios no presupuestados. Jefes de
Departamento
Recibe convenios firmados (nuevos presupuestos de Departamento
recursos y gastos) o requerimiento y analiza la Administrativo
factibilidad de la realización de ajustes al Financiero
Informe Técnico
2 presupuesto aprobado. Elabora informe técnico que
elaborado
fundamente la modificación solicitada, el detalle
respectivo, memorias de cálculo y documentos de
respaldo.
Elabora el Informe Legal correspondiente, el cual Departamento Legal
establece que el trámite interpuesto no contraviene
ninguna norma legal vigente y que se ajusta al Informe Legal
3
Decreto Supremo que aprueba el Reglamento de elaborado
Modificaciones Presupuestarias y otras normas
vigentes.
Director(a) General Informe Técnico y
4 Revisa y aprueba Informe Técnico e Informe Legal.
Ejecutivo(a) Legal aprobado
Departamento Legal Resolución
Elabora Resolución Administrativa de aprobación de
5 Administrativa
la Modificación Presupuestaria requerida.
elaborada
Aprueba la Modificación Presupuestaria mediante la Director(a) General Resolución
6 firma de la Resolución Administrativa Ejecutivo(a) Administrativa
correspondiente. firmada
Registro y
Según el tipo y alcance de la modificación
Departamento aprobación en el
presupuestaria, se registra y aprueba en SIGEP o
Administrativo SIGEP o se envía al
7 se envía al Ministerio de Economía y Finanzas
Financiero Ministerio de
Públicas para su aprobación y/o registro de otras
Economía y
instancias.
Finanzas
Departamento
Archiva la, Modificación Presupuestaria y toda la Documentación
8 Administrativo
documentación de respaldo. archivada
Financiero
Director(a) General
Analizan si la modificación presupuestaria afecta a Ejecutivo(a), Ajuste a POA
9 objetivos y operaciones del POA, si así fuere se Subdirectores y Institucional si
debe efectuar el ajuste al POA institucional. Jefes de corresponde
Departamento
P á g i n a 142
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA (DAF03-02-03)
UNIDAD Departamento CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL Dirección General Ejecutiva Responsables de las
Administrativo Financiero Departamento Legal PUESTOS
UDAPE Unidades Organizacionales
TAREAS DE TRABAJO
1
Inicio
El/la Directo r(a) Gen eral Ejecutivo(a), DIRECTOR(A) GE NE RA L
Sub directo res y Jefes de Depar tamento, firman Firma de convenios EJE CUTIV O(A),
convenios (nue vos presup uestos de recursos y SUBDIRE CTORE S Y JEFES
(Nuevos DE DEP ARTAMENTO
gastos) o elab oran reque rimiento de b ienes y presup uestos de
servicio s no presupu estado s. recursos y gastos )
2
El Departamento Administrativo Financiero, Ana liza los ajuste s al DEPARTAMENTO
recibe conven ios firmado s (nue vos pre sup uestos presup uesto apr obado ADMINISTRA TIVO
de recursos y gasto s) o requeri mie nto y anal iza y e labora e l in for me FINANCIE RO
la factibilidad de l a real ización de a justes al técn ico correspon diente
presup uesto apro bado. Elab ora informe técnico
que funda men te la modifica ció n solicitada.
3 Elab oración del DEPARTAMENTO
LEG AL
informe legal
El Dep arta me nto Legal, elab ora el Informe L egal
correspon diente.
Revisió n y
4 apro bación d el
informe té cn ico y
La Dirección Gen eral Ejecutiva, revisa y a prueb a lega l EJECUTIV O(A)
Info rme Técnico e Informe Legal.
Elab oración de la
5 Resolución
El Departamento Legal, elab ora Re sol ució n Admini strativa
DEPA RTA ME NTO LE GAL
Admini strativa de apro bación de la Mo dificación
Pre sup uestar ia re querid a.
6
El Directo r E jecutivo, Apr ueba la Modificació n Firma l a
Pre sup uestar ia medi ante la firma de la Resolución DIRECTOR(A) GENERAL
Admini strativa EJE CUTIV O(A)
Resolución Administrati va correspond iente.
Registr a y apru eba
7
en e l SIG EP o se
El Depa rta me nto Administr ativo Financiero,
envía al Minister io de
regi stra y ap rueba la modificación presupue staria DEPA RTA ME NTO
Economía y
en SIGEP o e nvía a l Ministeri o de E con omía y ADMINISTRATIVO
Finanzas P úblicas FINANCIERO
Finanzas Públicas para su apro bación y/o
regi stro de otr as instancias.
Ana liza r si la
Archivo de la
modificació n
8 documentación de la
presup uestari a afecta a
El Departamento Administrativo Financiero, modificació n DEPA RTA ME NTO
obje tivos y opera cion es ADMINISTRATIVO
archiva la, Modificació n Pr esu puesta ria y toda la presup uestari a
del PO A FINANCIERO
documentación de respaldo .
9 Si Elab ora solicitud

¿Afecta al
El/la Directo r(a) Ejecutivo(a), Sub directo res, de mo dificación DIRECTOR(A) GENERAL
POA ?
Jefe s de Depar tamento y Dep to. Admini strativo, POA EJE CUTIV O(A),
ana liza n si la modifica ción presupu estari a afecta SUBDIRE CTORE S Y JEFES
No DE DEPARTAMENTO
a ob jetivos y operacion es d el POA , si así fuere
Final
se d ebe efectuar el ajuste a l P OA institu cio nal.

pag.
Form. MP-004
P á g i n a 143
8.2.3.3. Subproceso: Seguimiento y Evaluación de la Ejecución Presupuestaria (DAF03-03)

8.2.3.3.1. Procedimiento: Informe de Ejecución Presupuestaria (DAF03-03-01)
a) Descripción
DAF03-03-01 Sistema de Presupuestos Seguimiento y Evaluación de Informe de Ejecución
la Ejecución Presupuestaria Presupuestaria

Emite mediante el SIGEP el reporte de la ejecución
1 físico financiero del presupuesto a nivel de rubros, Reporte de la ejecución
partidas, fuentes de financiamiento y organismo físico financiero
financiador hasta el 10 de cada mes. Así como los
mayores por Objeto del Gasto.
Elabora el “Cuadro de Control Presupuestario” por
partida estableciendo los flujos mensuales
ejecutados, el presupuestos programado y
2 estableciendo los flujos mensuales proyectados
Cuadro de control
(Estacionalidad del Gasto), hasta el 10 de cada mes.
Departamento presupuestario, informe
Administrativo de la ejecución del
Elabora el informe sobre la Ejecución del
Financiero presupuesto
Presupuesto y las modificaciones presupuestarias
mensualmente estableciendo si existe o no
desviaciones y determinando las causas,
recomendando medidas correctivas de posibles
desviaciones.
Remitir con nota los
reportes de ejecución
3 Remitirá con una nota a la Dirección Ejecutiva los presupuestaria
reportes de ejecución presupuestaria mensual y la mensual y la
evaluación. evaluación
correspondiente
Remisión del informe
Director(a) de ejecución
4 General presupuestaria al
Revisa, analiza y evalúa.
Ejecutivo(a) Ministerio de Economía
y Finanzas
Departamento Medidas correctivas si
Administrativo corresponde y se
5 Ejecuta medias correctivas (si corresponde) y
Financiero archiva la
procede al archivo de la documentación.
documentación
P á g i n a 144
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA (DAF03-03-01)
UNIDAD
ORGAN IZACIONAL
Departamento CARGOS Y/O
Dirección General Ejecutiva Subdirecciones y
Administrativo Financiero Departamento Legal PUESTOS
UDAPE Departamentos
TAREAS DE TRABAJO
Inicio
El Depar tamento Admini strativo Financiero, DEPARTAMENTO

Emite medi ante el SIGEP el r eporte de la ADMINISTRATIVO
Emisión de l repor te FINANCIERO:
ejecución físico fin anciero del pr esu puesto a - JEFE(A)
nivel de ru bros, partida s, fuentes de de ej ecu ción físico - PROFESIONAL I
financiamiento y org anismo fin anciador h asta e l financiero
10 de cada mes. Así como los mayore s por
Obj eto del Ga sto.
2
El DAF Elab ora el “ Cu adro de Co ntro l
Pre sup uestar io” p or partida establ ecie ndo los
flujos mensual es ejecutados, el presupue stos Cuadro de con tro l
prog ramado y estab leci endo los flujos presup uestari o e i nfo rme
de eje cución de l DEPARTAMENTO
mensuales proyectad os (Esta cio nalida d de l ADMINISTRATIVO
Gasto), hasta e l 10 de cada me s. Asimismo, presup uesto FINANCIERO:
eLab ora el informe sobre la Ejecución del - JEFE(A)
- PROFESIONAL I
Pre sup uesto y las modificaci ones
presup uestari as mensua lme nte e stable cie ndo si
existe o no desvia cio nes y determinando las
causas, recomend ando medida s co rrectivas de
posible s desviaci ones
Apr ueba info rme y
remite la
documentación a la
3 Direcci ón Gen eral
Ejecutiva JEFE(A) DEPARTAMENTO
El DAF remitirá co n u na nota a l a Dire cción ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Gen eral Ejecutiva los r eportes de ejecución
presup uestari a mensua l y l a e valu aci ón.
4 Revisa, analisa y
evalúa DIRECTOR(A) GENER AL
EJECUTIVO(A)
La Dire cción Gen eral Ejecutiva, revisa, ana liza y
evalua ción.
No
¿Aprue ba Realiza cor rección
informe? del informe
5 DEPARTAMENTO
Si
ADMINISTRATIVO
El DAF, ejecuta medias correctivas (si FINANCIERO:
archivo de la - JEFE(A)
correspon de) y procede al a rchi vo de la documentación - PROFESIONAL I
documentación.
Final

pag.
Form. MP-004
P á g i n a 145
8.2.3.3.2. Procedimiento: Seguimiento y Evaluación Presupuestaria (DAF03-03-02)

a) Descripción
DAF03-03-02 Sistema de Presupuestos Seguimiento y Evaluación de Seguimiento y Evaluación
la Ejecución Presupuestaria Presupuestaria

Deben realizar el análisis semestral, anual y/o a Director(a)
solicitud de otras instancias de fiscalización la General
1 Ejecutivo(a) y Análisis
información física y financiera del Presupuesto,
Departamento presupuestario
comparando los resultados obtenidos con los
establecidos en el POA y las asignaciones Administrativo
presupuestarias semestralmente. Financiero
Departamento Informe de
Elabora el informe semestral, anual y/o a solicitud Administrativo seguimiento y
2 de otras instancias de fiscalización con evaluación y Financiero evaluación
recomendaciones. presupuestaria
Procederá a aprobar el informe y tomar las

acciones administrativas para el cumplimiento de
3 Aprobación de
objetivos de gestión o en otro caso para determinar
informe
las responsabilidades y sanciones por
incumplimiento de metas y objetivos cuando
Director(a)
corresponda.
General
Remisión una copia
Presentará el informe y cuadros de ejecución al Ejecutivo(a)
de la documentación
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas y las
al Ministerio de
acciones administrativas o en otro caso determinará
4 Economía y Finanzas
responsabilidades y sanciones por incumplimiento de
y otra al
metas y objetivos cuando corresponda.
Departamento
Administrativo
Remite documentación al Departamento
Financiero
Jefe
5 Archivo de la
Departamento
Instruirá el archivo de la documentación. Administrativo documentación
Financiero
P á g i n a 146
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: INFORME DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA (DAF03-03-01)
UNIDAD CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL Dirección General Ejecutiva Departamento Subdirecciones y
Departamento Legal PUESTOS
UDAPE Administrativo Financiero Departamentos
TAREAS DE TRABAJO
1 Inicio
El Director Gen eral Ejecutivo y la Jefe del

Departamento Admini strativo Financiero, deb en Aná lisis semestral, anu al y/ DIRECTOR(A) GE NE RA L
EJE CUTIV O(A)
real izar el anál isis semestral, anu al y/o a o a sol icitud d e otras
solicitu d de otras i nstancias de fiscalización la instancias de fiscal ización DEPA RTA ME NTO
de la información física y ADMINISTRATIV O
información física y financiera del P resupuesto, FINANCIERO
comparan do los r esu ltad os o bte nidos co n los financiera de l
esta blecidos en el PO A y las asigna cion es Pre sup uestosobre la
presup uestari as semestralmen te. información física
financiera del pre sup uesto
2 Elab oración del

informe de
El Departamento Admini strativo Financiero evalua ción DEPA RTA ME NTO
ADMINISTRATIVO
elab ora e l informe semestra l, anu al y/o a FINANCIERO
solicitu d d e o tras instan cia s de fiscalización co n
evalua ción y r eco me ndaciones.
3
El/l Directo r Gen eral Ejecutivo, Pro ced erá a Revisió n d el i nfor me
apro bar el in for me y tomar las acci ones para ap robación y
administrativa s para el cumplimiento de obje tivos toma d e d ecision es
de gestión o e n o tro caso p ara determinar las
respon sab ilidade s y san cion es po r
incumplimiento de metas y objetivos cuand o
correspon da.
EJECUTIVO(A)
4
El/la Director(a) Gen eral Ejecutivo (a) presentará
el info rme y cuadro s de e jecu ció n al Ministeri o Remisi ón d el info rme y
de Econ omía y Fin anzas P úblicas y las accio nes cuadro s de ejecución al
administrativa s o en otr o caso determinar á Ministe rio de Eco nomía y
respon sab ilidade s y sancion es po r Finanzas y una copia
incumplimiento de metas y objetivos cuand o remite a A dmi nistración
correspon da.
Remite d ocu me nta ción al Dep artamento

Admini strativo Financiero.
Instruye el archivo d e
5 la documentación
JEFE DEPA RTA ME NTO
ADMINISTRATIV O
El Jefe Admini strativo Financiero instruirá el FINANCIERO
archivo de la documenta ció n.
Final

pag.
Form. MP-004
P á g i n a 147
8.2.4. PROCESO: SISTEMA DE TESORERIA (DAF04)

MAPEO PROCESO: SISTEMA DE TESORERIA (ST)
CODIGO FLUJOGRAMA
CODIGO CODIGO
MACRO PROCESO SUBPROCESO CODIGO PROCED. PROCEDIMIENTO RESULTADO PROCED.
PROC. SUBPROC.
PROC. (pág.)
Transferencias del Tesoro

01 Transferencias de recursos,
General de la Nación (TGN) Transferencias del Tesoro General de la cuotas de compromisos
01 establecida en el Nación (TGN) establecida en el Presupuesto mensuales 151
Presupuesto General de la General de la Nación
Nación
Sistema de
04 DAF04 Recursos de donación tanto 01 Recursos de donación tanto internos como Recepción y registro de
Tesorería (ST) 02 153
internos como externos externos recursos de donación
Ingresos por reproducción de
01 Ingresos por reproducción de fotocopias Control de ingresos por
fotocopias efectuadas por
03 efectuadas por usuarios de la Biblioteca de concepto de fotocopias 155
usuarios de la Biblioteca de UDAPE y otros
UDAPE y otros
P á g i n a 148
FICHA DE PROCESO
CÓDIGO: DAF04 DENOMINACIÓN: SISTEMA DE TESORERIA
OBJETIVO: Describir a través de Operaciones y Procedimientos los procesos de tesorería en cuanto

a la transferencias de recursos, programación de la ejecución presupuestaria e ingresos por
reproducción de fotocopias.
ENTRADA: SALIDA:
 Resolución Suprema N° 218041  Transferir, recepcionar, registrar y controlar
pagos e ingresos públicos.
 Reglamento Específico del Sistema de
Tesorería
 Manual de Procedimientos de Tesorería.
1. Transferencias del Tesoro general de la Nación 1. Transferencias de recursos, cuotas de
(TGN) establecida en el Presupuesto General compromisos mensuales.
de la Nación.
2. Recursos de donación tanto internos como 2. Recepción y registro de recursos de
externos. donación.
3. Ingresos por reproducción de fotocopias 3. Control de ingresos por concepto de
efectuadas por usuarios de la Biblioteca de fotocopias.
UDAPE y otros
 Director(a) General Ejecutivo(a)  Continuo.
 Jefe(a) del Departamento Administrativo
Financiero
 Profesional I
P á g i n a 149
8.2.4.1. Subproceso: Transferencias del Tesoro General de la Nación (TGN) establecida en el

Presupuesto General de la Nación (DAF04-01)
8.2.4.1.1. Procedimiento: Transferencias del TGN establecida en el Presupuesto General de la
Nación (DAF04-01-01)
a) Descripción
DAF04-01-01 Sistema de Transferencias del TGN establecida Transferencias del TGN establecida
Tesorería en el Presupuesto General de la en el Presupuesto General de la
Nación Nación

Recibe el presupuesto aprobado y remite al Dirección Recepción y remisión
1 Departamento Administrativo Financiero. General del Presupuesto
Ejecutiva aprobado
Departamento
Identifica los niveles de recursos y gastos por rubro y Comparación entre
Administrativo
2 partida, por fuente y organismo financiador aprobado Presupuesto aprobado
Financiero y Anteproyecto de
comparando con el anteproyecto presentado.
presupuesto
En función del Programa Anual de Contrataciones

Departamento
elabora la Estacionalidad del Gasto y el Plan Anual Estacionalidad del
Administrativo
3 de Caja en el SIGEP. Gasto, Plan Anual de
Financiero
Caja
El Departamento Administrativo Financiero aprueba
el Plan Anual de Caja y lo envía a través del SIGEP.
Ministerio de
Analiza la solicitud y procede a la asignación de la Economía y Plan Anual de Caja
4 cuota de compromiso (mensualmente), de acuerdo a Finanzas remitida por el SIGEP
lo programado en el Plan Anual de Caja. Públicas
Plan Anual de Caja
Departamento aprobado, Cuota de
Procesa pagos y liquidación de obligaciones con
Administrativo Compromiso asignada
cargo al presupuesto TGN en SIGEP, la Dirección
5 Financiero y documentación de
Ejecutiva aprueba los pagos y el Ministerio de
sustento según
Economía y Finanzas Públicas prioriza y ejecuta los
establece el SABS, el
pagos.
SAP y el SP
Departamento
6 Imprime Reporte de Pagos y elabora conciliación Administrativo Reporte de Pago
hasta el 10 del mes siguiente. Financiero
P á g i n a 150
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIAS DEL TESORO GENERAL DE LA NACIÓN (TGN) ESTABLECIDA EN EL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIÓN (DAF04-01-01)
UNIDAD
Ministerio de Economía y Dirección General Ejecutiva Departamento Subdirecciones y
Departamento Legal PUESTOS
Finanzas Públicas UDAPE Administrativo Financiero Departamentos
TARE AS DE TRABAJO
Inicio
1
DIRECCIÓ N GENERAL
La Direcci ón Gen eral Ejecutiva, recibe el EJECUTIVA
Recepciona
presup uesto apr obado y remite al Pre sup uesto
Departamento Administrativo Financiero. Institucional
apro bado
2
Comparación entre
el presupu esto
El Dep artame nto Administrativo Financiero,
apro bado y el
iden tifica los n ivel es de re cur sos y g astos
antepro ye cto
por ru bro y pa rtida , por fuente y or ganismo
presen tad o
financiado r apro bado compar ando con el
antepro ye cto presentado. DEPARTAMENTO
ADMINISTRA TIVO
3 FINANCIE RO
Elab oración/
corrección de la
El Dep artame nto Administrativo Financiero, esta cio nalidad de l
En fun ción del P rograma A nual de gasto, ingr eso de
Contrataci ones e labora la Estacio nalida d d el
solicitu d d e cuota al
Gasto y el Plan Anual d e Caja en e l SIGEP.
Aprue ba e l Pla n Anu al d e Caja y lo en vía a SIGEP
través del SIGEP.
4 Si No
El Min isterio de Eco nomía y Finanzas ¿Se aprueba?
Púb lica s, ana liza la solicitu d y procede a la MINISTERIO DE
ECONOMÍA Y
asigna ción d e la cuota de compromiso FINANZAS PÚBLICA S
(mensualmente), de acuerdo a lo
prog ramado en el Plan Anu al d e Caja.
Asigna ción
de cuota
5
El Dep arta me nto Administrati vo Financiero, DIRECCIÓ N GENERAL

procesa pa gos y li quidación d e oblig aci ones EJECUTIVA
con ca rgo al presupu esto TGN en SIG EP, la Prio riza y Apr ueba los Pro cesa los DEPARTAMENTO
Direcci ón Gen eral Ejecutiva apr ueba l os ejecuta el pago pag os pag os ADMINISTRA TIVO
pag os y el Min isterio de Economía y FINANCIE RO
Finanzas Públicas prior iza y ejecuta los
pag os.
Imp rime re porte d e
pag os y el abora
conciliación
6
DEPARTAMENTO
El Depa rta me nto Administra tivo Financiero, ADMINISTRA TIVO
imprime Repo rte de Pag os y el abora FINANCIE RO
conciliación hasta el 10 del mes siguie nte. Final

pag.
Form. MP-004
P á g i n a 151
8.2.4.2. Subproceso: Recursos de Donación Tanto Internos Como Externos (DAF04-02)

8.2.4.2.1. Procedimiento: Recursos de Donación Tanto Internos Como Externos (DAF04-02-01)
a) Descripción
DAF05-04-01 Sistema de Recursos de Donación Tanto Recursos de Donación Tanto
Tesorería Internos Como Externos Internos Como Externos

Departamento Comparación entre
Identifica los niveles de recursos y gastos por rubro y Administrativo Presupuesto aprobado
1 partida, por fuente y organismo financiador aprobado Financiero y Anteproyecto de
comparando con el anteproyecto presentado. presupuesto
Departamento
En función a la Estacionalidad del Gasto aprobada, Solicitud de
Administrativo
solicita mediante nota oficial al Organismo Presupuesto Aprobado
2 Financiero
Financiador el desembolso de recursos cumpliendo y estacionalidad del
procedimientos de cada organismo y remite a la Gasto
Dirección Ejecutiva para su aprobación.
Dirección
3 General Solicitud aprobada
Revisa y aprueba solicitud de desembolsos.
Ejecutiva
Organismo
Analiza la solicitud y procede al depósito del efectivo Solicitud de
4 Financiador
solicitado en la Cuenta Fiscal o Cuenta Única Del desembolso
Tesoro establecida para su administración.
En base al desembolso efectuado y a la
Estacionalidad del Gasto procesa pagos con cargo al
presupuesto aprobado.
Departamento Efectivo en Cta. Fiscal
Por la CUT emite comprobante C31 original en
Administrativo o CUT, Estacionalidad
SIGEP a beneficiario final y procede al pago
Financiero del Gasto y
mediante transferencia directa (deposito en cuenta).
documentación de
5 sustento de acuerdo a
Si es mediante Cuenta Corriente Fiscal, emite C31 en
procedimientos
regularización (SIGEP) y gira cheque a nombre del
establecidos en
proveedor o beneficiario.
Convenios
Si es mediante Cuenta Corriente Fiscal, emite C31 en
regularización (SIGEP) y gira cheque a nombre del
proveedor o beneficiario.
Departamento
Elabora el Estado o Rendición de Cuentas por
Administrativo
6 Organismo Financiador y remite según establecen Extracto Bancario
Financiero
los Convenios al Organismo Financiador. Emite
conciliación bancaria.
P á g i n a 152
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: RECURSOS DE DONACIÓN TANTO INTERNOS COMO EXTERNOS (DAF04-02-01)
UNIDAD
ORGANIZACI ONAL Departamento CARGOS Y/O
Dirección Ejecutiva Subdirecciones y
Organismo Financiador Administrativo Departamento Legal PUESTOS
UDAPE Departamentos
TAREAS DE TRABAJO
1
Inicio
El Departamento A dministra tivo
Financiero, iden tifica los niveles d e
recursos y gastos por ru bro y pa rtid a, por Comparación entre el
fuente y o rganismo financiado r aproba do presup uesto apro bado
comparan do con el antepr oye cto y el antepr oye cto
presen tad o. presen tad o
DEPARTAMENTO
2 ADMINISTRATIV O
FINANCIERO
El Depa rta me nto Administra tivo
Financiero, en función a la Estacionalid ad Elab ora nota de
del G asto ap robad a, solicita med iante solicitu d a l Or ganismo
nota oficia l a l Or ganismo Fina nciador el Financiado r
desembolso d e recursos cumplie ndo
proced imie nto s de ca da orga nismo y
remite a la Dir ección Ejecutiva para su
apro bación. Revisió n y aprob ació n
de solicitu d de
desembolsos
3
DIRECCIÓN GENERAL
La Di rección Gen eral Ejecutiva, revisa y EJECUTIVA
apru eba solicitud de de sembo lsos .
Deposita e n la cuenta
4 fiscal o cue nta ún ica de l
Tesoro
El O rganismo Financiado r, ana liza la
solicitu d y pro ce de a l dep ósito del
ORGANISMO FINANCIADOR
efectivo solicitado en la Cuenta Fisca l o
Cuenta Ún ica Del Tesoro esta blecida
para su administración.
Ejecución de pag os
5
El Depa rta me nto Administra tivo

Financiero, en b ase al desembolso
efectua do y a la Estaci onalida d del Ga sto
procesa pago s con ca rgo al presupue sto
apro bado. Elab oración del esta do de
rend ició n d e cuen tas por DEPARTAMENTO
6 orga nismo financiad or ADMINISTRATIVO FINANCIERO
El Depa rta men to Administra tivo

Financiero, elab ora el Esta do o Re ndición
de Cuentas p or Organ ismo Financiado r y Emisión de la
remite según esta blecen l os Convenios conciliación bancaria
al Organ ismo Fin anciador. Emite
conciliación bancaria.

pag.
Form. MP-004
P á g i n a 153
8.2.4.3. Subproceso: Ingresos por Reproducción de Fotocopias Efectuadas por Usuarios de la

Biblioteca de UDAPE y Otros (DAF04-03)
8.2.4.3.1. Procedimiento: Ingresos por Reproducción de Fotocopias Efectuadas por Usuarios de
la Biblioteca de UDAPE y Otros (DAF04-03-01)
a) Descripción
DAF04-03-01 Sistema de Ingresos por Reproducción de Ingresos por Reproducción de
Tesorería Fotocopias Efectuadas por Usuarios Fotocopias Efectuadas por Usuarios
de la Biblioteca de UDAPE y Otros de la Biblioteca de UDAPE y Otros

Biblioteca
1 Procede a sacar fotocopias de documentos
dependiente del Documentos
solicitados por los usuarios, verificando contador
Departamento de reproducidos
automático y estableciendo el número de fotocopias
Informática
reproducidas.
Usuarios de
2 Proceden a la cancelación en efectivo por Fotocopias pagadas
Biblioteca
reproducción de fotocopias.
Semanalmente (cada viernes) emite el Reporte de Reporte semanal de
Biblioteca
3 Fotocopias Reproducidas, estableciendo la fecha, Nº control y entrega del
de fotocopias, costo unitario, costo total contador efectivo al
anterior, contador actual y fotocopias anuladas y Departamento de
entrega con el efectivo al Departamento Administración
Departamento
4 Recibe el efectivo y Reporte Semanal de Fotocopias
Administrativo Depósito bancario
y procede al depósito bancario dentro las siguientes
Financiero
48 horas.
Departamento
5 Emite el comprobante de ingreso manual y registra el Administrativo Comprobante C-21
comprobante C21 en el SIGEP. Financiero
Departamento
De conformidad con el flujo de caja procesa pagos, Documentación de
Administrativo
con cargo al presupuesto aprobado emitiendo sustento según
6 Financiero
comprobantes manuales, C31 en regularización establece el SABS, el
(SIGEP) y gira cheque a nombre del proveedor o SAP y el SP
beneficiario.
Departamento
7 Elabora Conciliación Bancaria y Estado de Cuentas Administrativo Extracto bancario
estableciendo el saldo en efectivo. Financiero
P á g i n a 154
b) Flujograma
PROCEDIMIENTO: INGRESOS POR REPRODUCCIÓN DE FOTOCOPIAS EFECTUADAS POR USUARIOS DE LA BIBLIOTECA DE UDAPE Y OTROS (DAF04-03-01)
UNIDAD
ORGANIZACI ONAL Departamento CARGOS Y/O
Organismo Dirección Ejecutiva Departamento de Informática -
Administrativo PUESTOS
Financiador UDAPE Biblioteca
TAREAS DE TRABAJO
1 Inicio
La B iblioteca dep endien te del Depar tamento d e
Info rmá tica, proced e a sacar fotocopias d e
documentos sol icitado s por los usuarios ,
A so lici tud de usuario s,
verifica ndo contado r automático y estableciend o
se p rocede a sacar las
el número de foto cop ias re producida s.
foto cop ias req uerida s
2
BIBLIOTECA
DEPENDIE NTE DEL
Los usuario s de la B iblioteca, proced en a la DEPARTAMENTO DE
cancelación en efecti vo po r r eprodu cción de Los usu arios pagan por el INFORMÁTICA
foto cop ias. servicio
La Bib lioteca, Seman almente (cada viernes)

emite el Rep orte de Fo tocopia s Rep roducidas , y
entrega con el efe ctivo al Dep arta me nto
Emisión d el rep orte de
Admini strativo Financiero.
foto cop ias y entrega del
dine ro l DAF
4
El De partamento A dministrativo Financiero, Recepción del dinero de

recibe e l efe ctivo y Repo rte S emanal de foto cop ias y r ealizar el
Foto co pias y procede al depósito bancario dep ósi to bancario
den tro las sig uientes 48 hora s.
5
Emisión del comp roban te
de ingr eso manu al y
El De partamento A dministrativo Financiero,
regi stra el compr obante
emite el comprob ante de i ngreso manu al y
C21 en el SIGEP
regi stra el compr obante C21 en el SIGEP.
DEPARTAMENTO
6 ADMINISTRA TIVO
FINANCIE RO
Ejecución de pag os
El Dep artamento Administrativo Financiero, de
conformidad co n el flujo de caja procesa pagos,
con carg o al presupue sto a probad o emitiendo
comproba ntes manua les, C31 en re gularización
(SIGEP) y gira cheque a n ombre d el pro vee dor
o bene ficiario. Realiza conciliación
ban car ia y e stado de
cuentas ob ten iendo el
saldo en efectivo
7
El De partamento A dministrativo Financiero,

elab ora Conciliación Ba nca ria y Estado de
Cuentas esta bleciendo el saldo en efectivo. Final

pag.
Form. MP-004
P á g i n a 155
8.2.5. PROCESO: SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (DAF05)

MAPEO PROCESO: Sistema de Administración de Bienes y Servicios (SABS)
CODIGO FLUJOGRAMA
PROC. (pág.)
01 Contratación menor Contratación realizada 162
02 Apoyo Nacional a la producción y empleo - ANPE Contratación realizada 169
03 Licitación Pública Contratación realizada 178
04 Contratación por excepción Contratación realizada 183
05 Contratación por desastres y/o emergencia Contratación realizada 185
Bienes con tarifas únicas y reguladas por el Estado – gasolina, diesel,

06 Contratación realizada 188
gas licuado y otros
Contratación Directa de Servicios Públicos: Energía Eléctrica, agua y

Sistema de otros de naturaleza análoga
Administración Contratación de
04 DAF05 de Bienes y 01 Bienes y Medios de Comunicación – televisiva, radial escrita u otros medios de
Servicios Servicios difusión
(SABS)
09 Arrendamiento de inmuebles para funcionamiento de oficinas Contratación realizada 195
Adquisición de Pasajes aéreos de aerolíneas en rutas nacionales;

10 siempre y cuando el costo de los pasajes se sujete a tarifas únicas y Contratación realizada 198
reguladas por la instancia competente
Suscripción a medios de comunicación escrita o electrónica – diarios,

11 Suscripción realizada 201
revistas y publicaciones especializadas
Repuestos del proveedor, cuando se requiere preservar la garantía y

consiguiente calidad del equipo
Cursos de capacitación ofertados por universidades, institutos,

13 academias y otros (daf01-01-12) Contratación realizada 207
P á g i n a 156
CODIGO FLUJOGRAMA
PROC. (pág.)
Material
01 Recepción e Ingreso de materiales y Suministros a Almacén ingresado a 209
Almacén
Material
Recepción e Ingreso de materiales y Suministros a Almacén mediante Caja
02 ingresado a 211
Chica
Almacén
Salida de
Materiales y
03 Salida de Materiales y Suministros del Almacén 214
Suministros del
Administración Almacén
02
de Almacenes Mantener puntos
mínimos de
04 Reposición de materiales y suministros para stock de Almacenes 216
reposición del
Almacén
Materiales y
Sistema de 05 Baja de Materiales y Suministros suministros dados 218
Administración de baja
02 DAF05 de Bienes y
Servicios Inventariación de
(SABS) 06 Toma de Inventarios Físico de Materiales y Suministros de Almacén materiales y 221
suministros
Activos revisados
01 Recepción de Activos Fijos técnica y 224
legalmente
Activos asignados
02 Asignación de Activos Fijos a servidor@s de 226
UDAPE
Administración
03 de Activos Fijos Actualización de
03 Incorporación al registro de Activos Fijos 229
Muebles la base de datos
Inventariación
04 Control de Activos Fijos (Inventarios) periódica de 231
Activos Fijos
Movilidad de
05 Movimiento de Activos Fijos 233
Activos Fijos
P á g i n a 157
CODIGO FLUJOGRAMA
PROC. (pág.)
Bienes dados de
01 Baja de Bienes por Disposición Definitiva baja 234
definitivamente
Bienes dados de
baja por razones
02 Baja por Hurto, Robo o Pérdida Fortuita 236
de Hurto, Robo
o Pérdida Fortuita
Bienes dados de
Sistema de 03 Baja por Mermas 238
baja por Mermas
Administración
Disposición de
02 DAF05 de Bienes y 04
Servicios Bienes Bienes dados de
(SABS) baja por
vencimientos,
04 Baja por Vencimientos, Descomposiciones, Alteraciones o Deterioros 240
descomposiciones
, alteraciones o
deterioros
Bienes dados de
baja por
05 Baja por Inutilización, Siniestro u Obsolescencia inutilización, 242
siniestro u
obsolescencia
P á g i n a 158
FICHA DE PROCESO
CÓDIGO: DAF01 DENOMINACIÓN: SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS (SABS)
OBJETIVO: Regular de forma interrelacionada con los Sistemas establecidos en la Ley N°1178, la
contratación de bienes y servicios, el manejo y la disposición de los bienes en UDAPE.
ENTRADA: SALIDA:
 Requerimiento escrito de contratación  Contratación ejecutada – orden de
 Planificación Operativa Anual (POA) compra o contrato
 Plan Anual de Contrataciones (PAC)  Manejo de Bienes el cual comprende
 Certificación presupuestaria la administración de activos fijos,
 Autorización de inicio de Proceso materiales y suministros de almacenes
 Requerimiento de material o suministro  Documento del proceso de baja
 Orden de compra
 Nota de Remisión
 Factura
 Documentación de respaldo para un disposición
definitiva de bienes
Director(a) General Ejecutivo(a) Conforme dure el proceso
Responsable de la Unidad solicitante
Jefe del Depto. Administrativo Financiero
Profesional I Depto. Administrativo Financiero
Responsable del Proceso de Contratación
Técnico Asignado (Administrativo I, Administrativo II)
1. Contratación de Bienes y Servicios. 1. Adjudicar la contratación de Bienes y
Servicios.
2. Administración de Almacenes. 2. Administrar de manera efectiva el
almacén de materiales y suministros
de UDAPE.
3. Administración de Activos Fijos y Muebles. 3. Administrar de manera efectiva los
activos fijos de UDAPE.
4. Disposición de Bienes 4. Eliminar el bien del inventario de la
Institución.
1. Director(a) General Ejecutivo(a)(MAE), Subdirector 1. Según normativa vigente.

o Jefe de la Unidad Solicitante, Jefe del DAF,
Responsable del Proceso de Contratación,
Administrativo I DAF, Administrativo II DAF
2. Director(a) Ejecutivo(a), Subdirector(a) o Jefe de la 2. Permanente durante la gestión.
Unidad Solicitante, Jefe del
Departamento Administrativo Financiero,
Administrativo I
3. Director(a) Ejecutivo(a), Subdirector(a) o Jefe de la 3. Permanente durante la gestión.
Unidad Solicitante, Jefe del Departamento
Administrativo Financiero, Administrativo I.
4. Director(a) Ejecutivo(a), Subdirector(a) o Jefe de la 4. 10 días hábiles
Unidad Solicitante, Jefe del
Departamento Administrativo, Profesional I,
Administrativo I
P á g i n a 159
8.2.5.1. Subproceso: Contratación de Bienes y Servicios (DAF05-01)

8.2.5.1.1. Procedimiento: Contratación Menor – De Bs1 hasta Bs 50.000 (DAF05-01-01)
a) Descripción
DAF05-01-01 Sistema de Contratación de Bienes y Contratación Menor (de Bs1 a
Administración de Bienes Servicios Bs50.000)
y Servicios (SABS)

La Unidad Solicitante elabora las Especificaciones Unidad Formulario de
Técnicas o Términos de Referencia según corresponda, Solicitante requerimiento
estima el precio referencial en base a Proforma y/o debidamente
1 propuesta del bien o servicio requerido en original o copia firmado
enviada vía fax o correo electrónico, elabora la solicitud
para la contratación de bienes y servicios, solicita al
Departamento Administrativo Financiero (DAF) la
certificación presupuestaria,
El Administrativo I del DAF revisa la documentación Administrativo I Autorización de

remitida por la Unidad Solicitante verificando el formulario DAF inicio el proceso
2
de requerimiento y la documentación de respaldo y
Profesional I DAF de contratación
profesional I emite la certificación presupuestaria.
Jefe del DAF
El Jefe del DAF si no existe observación, aprueba el
formulario y solicita la aprobación del/la Director(a) Director(a)
General Ejecutivo(a) en el formulario de solicitud. General
Ejecutivo(a)
Una vez aprobado, el Administrativo I del DAF remite al
Responsable del Proceso de Contratación Menor (RPA) RPA
para que autorice el inicio del proceso.
El RPA verifica si la contratación está inscrita en el POA,
en el PAC cuando corresponda y si cuenta con la
certificación presupuestaria correspondiente y autoriza el
inicio de proceso de contratación.
Inicio del proceso
El Administrativo I del DAF recepciona la documentación, Administrativo I
verifica firmas y respaldos, si está aprobado, inicia el DAF de contratación.
3
proceso basado en las condiciones para el proceso de
contratación menor Artículo 54.- de las NB-SABS y genera
la solicitud de cotización.
De lo contrario, complementa, subsana o archiva la
documentación.
Cotizaciones
El Administrativo II del DAF remite la solicitud de cotización Administrativo II
realizadas
por lo menos a un proponente, recepciona la(s) del DAF
4
cotización(es) entregadas por el(los) proponente(s),
verificando el cumplimiento de las especificaciones Administrativo I
técnicas y las entrega al Administrativo I del DAF. DAF
P á g i n a 160

DAF05-01-01 Sistema de Contratación de Bienes y Contratación Menor (de Bs1 a
Administración de Bienes Servicios Bs50.000)
y Servicios (SABS)

El Responsable de Evaluación (Administrativo I del DAF) o Administrativo I Informe de
la Comisión de Evaluación verifica la documentación y DAF o Comisión Evaluación de
elabora un Cuadro Comparativo (cuando corresponda) de Calificación cumplimiento de
comprobando que los bienes y servicios contratados Especificaciones
reúnan condiciones de calidad para cumplir con efectividad, Técnicas o
5 los fines para los que fueron requeridos aplicando criterios Términos de
de economía para la obtención de los mejores precios del Referencia y
mercado y mediante informe recomienda la adjudicación a recomendación
la propuesta más conveniente. de adjudicación
Genera la Nota de Adjudicación y remite al RPA para firma.
El Responsable del Proceso de Contratación Menor o RPA RPA Nota de

verifica la(s) cotización(es) y el Cuadro Comparativo, Adjudicación
aprueba adjudicando o rechaza el informe de evaluación. Administrativo I
DAF
En caso de aprobar el informe emite la nota de adjudicación
6 dando un plazo de 5 días para la presentación de
documentos legales que correspondan para elaboración
del contrato/orden de compra.
Administrativo I del DAF recepciona los documentos, si la Administrativo I Orden de

contratación se formalizarse mediante Orden de Compra u DAF Compra o
Orden de Servicio (para bienes o servicios de entrega Contrato
inmediata), elabora este documento y remite al Departamento
Departamento Legal para su revisión y V°B°. Legal
7
Cuando el proceso se formalice mediante contrato, remite Director(a)
toda la documentación al Departamento Legal para su General
elaboración. Ejecutivo(a)
El Director(a) General Ejecutivo(a) suscribirá la Orden de Director(a) Orden de compra

Compra o el Contrato, designará al Responsable o a los General o contrato
integrantes de la Comisión de Recepción, pudiendo delegar Ejecutivo(a) firmado entre
8 esta función al RPA o a la Autoridad Responsable de la partes para la
Unidad Solicitante. Administrativo I provisión de
DAF bienes o
Administrativo I del DAF notifica al proponente. servicios
El Responsable o la Comisión de Recepción, efectúa la Responsable de Bienes o
recepción de los bienes y servicios adjudicados verificando
Recepción o Servicios
el cumplimiento de las especificaciones técnicas o términos
Comisión de recepcionados
de referencia solicitados. Recepción. conforme a
9 especificaciones
Elabora y firma Acta de Recepción e Informe de
Conformidad o Disconformidad para bienes, obras y técnicas o
servicios generales. En servicios de consultoría emite términos de
únicamente el Informe de Conformidad o Disconformidad. referencia,
Bienes
P á g i n a 161
b) Flujograma
CONTRATACIÓN MENOR (DAF05-01-01) PÁGINA 1/2
UNIDAD CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL Unidad solicitante Dirección Departamento Administrativo Financiero/ Personas o empresas
Departamento PUESTOS
(Subdirecciones, Ejecutiva Comisión de Calificación RPA proveedoras de bienes
Legal DE TRABAJO /
TAREAS Departamentos) UDAPE y servicios
(tiempo estimado)
1
La Unidad Solicit ante elabora Inicio
las Especificaciones Técnicas
(ET) o Términos de
Referencia (TdRs) según
Elab ora/revisa
corresponda, est ima el precio
referencial en base a requeri mie nto y ET/
Prof orma y/o propuesta del TdRs
bien o servicio requerido en Si REPO NSABLE DE LA
original o copia enviada vía UNIDAD SOLICITANTE
fax o correo electrónico,
¿Existe algun a
elabora la solicitud para la
contratación de bienes y observación?
servicios, solicita al
Departamento Administrat ivo No
Financiero (DAF) la
certificación presupuestaria. Emite certifica ció n
2 presup uestari a y
El Administrativo I del DAF apru eba fo rmulario
revisa la document ación
remitida por la Unidad
Solicitante verificando el Se recepciona el
formulario de requerimiento y Remite formulari o y
la documentación de Apr ueba requ erimiento y Ver ifica
solicita al RPA que este in scrito en el
respaldo y profesional I emite formulario
autorización de inicio POA y PAC
la certificación
presupuest aria. El Jefe del de proceso DIRECTOR(A) GENERAL
EJECUTIVO(A)
DAF si no existe observación,
aprueba el f ormulario y JEFE, ADMINISTRATIVO I Y
solicita la aprobación del/la PROFESIONAL I
Director(a) General No DEPARTAMENTO
Sub san a Si ¿Observaciones ¿Se autoriza el
Ejecutivo(a). ADMINISTRATIVO
observacione s son sub sa nables? inicio del proceso? FINANCIERO
Una vez aprobado, el
Administ rativo I del DAF RPA
remite al Responsable del No
Proceso de Contrat ación Si
Menor (RPA) para que
autorice el inicio del proceso . Archivo
El RPA verif ica si la
contratación est á inscrit a en el
PO A, en el PAC y autoriza el
inicio de proceso de Inicia p roceso de
contratación. Contrataci ón y gene ra
3 solicitu d d e cotiza cio n
El Administrativo I del DAF Final
Elab ora propu esta de ADMINISTRATIVO I
recepciona la documentación, DEPARTAMENTO
coti zación y re mi te al
verifica firmas y respaldos, si Soli cita coti zación ADMINISTRATIVO
est á aprobado, inicia el Departamento
FINANCIERO
proceso y genera la solicitud
de bien es o servi cios Admini strativo de
de cotización. De lo cont rario, UDA PE EMPRESAS
complement a, subsana o PROVEEDORAS DE BIENES
archiva la document ación. Y SERVI CI OS
4 Pro puesta s de
El Administrat ivo I I del DAF coti zación
remite la solicitud de
cot ización por lo menos a un
proponente, recepciona la(s) ADMINISTRATIVO I Y II
cot ización(es) de DEPARTAMENTO
proponente(s), verificando el
Ver ifica
ADMINISTRATIVO
cumplimient o de las cumplimiento de 1 FINANCIERO
especificaciones técnicas y ET
las entrega al Administrat ivo I
del DAF.
Conector
Pro ceso Archivo Conector Base de
Inicio / Final Tarea Decisió n Documento Tarea a otra
pred efi nido den tro datos
Documento pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 162
CONTRATACIÓN MENOR (DAF05-01-01) PÁGINA 2/2

ORGAN IZACIONAL
Unidad solicitante Dirección Personas o empresas
Financiero/Comisión de PUESTOS
(Subdirecciones, Ejecutiva RPA Departamento Legal proveedoras de bienes
Recepción DE TRABAJO /
TAREAS Departamentos) UDAPE y servicios
(tiempo estimado)
5
El Responsable de Evaluación
Elab ora informe de Recepciona informe y
(Administ rativo I del DAF) o la 1 ADMINISTRATIVO I
Comisión de Evaluación verifica la evalua ción verifica la(s) cot ización(es) DEPARTAMENTO
documentación y elabora un Cuadro ADMINISTRATIVO
Comparativo (cuando corresponda) y FINANCIERO/COMISIÓ N DE
mediante informe recomienda la CALIFICACIÓN
adjudicación a la propuesta más
convenient e.
Evalúa nu eva me nte No
6 ¿Se apru eba informe y
El Responsable del Proceso de
coti zacion es y subsana
recomend ació n?
Contratación Menor o RPA verifica observacione s
la(s) cot ización(es) y el Cuadro RPA
Comparativo, aprueba o rechaza el Si
informe de evaluación. ADMINISTRATIVO I
En caso de aprobar el informe se DEPARTAMENTO
emite la nota de adjudicación dando Elab ora nota de Firma n ota de ADMINISTRATIVO
un plazo de 5 dí as para la adju dicaci ón adju dicaci ón FINANCIERO
present ación de document os legales
que correspondan para elaboración
del contrato/orden de compra Pre para/subsana
7 documentación lega l
Administ rativo I del DAF recepciona solicita da y la envía en DIRECTOR(A) GENERAL
los documentos, si la contratación se foto cop ia EJECUTIVO(A)
formalizarse mediante Orden de
Compra u Orden de Servicio, elabora DEPARTAMENTO LEGAL
est e documento y remite al ¿Existe una 2da Si, sustancial Si
Si ¿Existe algun a ADMINITRATIVO I
Departamento Legal para su revisión coti zación evalua da
y V°B°. observación? DEPARTAMENTO
como más baja? ADMINISTRATIVO
Cuando el proceso se formalice
mediante contrato, remite toda la FINANCIERO
No
documentación al Departamento Legal No
para su elaboración.
Final
Elab ora Orde n de No ¿Re quiere

8 Compra
contrato?
El Director(a) General Ejecut ivo(a)
suscribirá la Orden de Compra o el ADMINISTRATIVO I
Contrato, designará al Responsable o Si DEPARTAMENTO
a los integrantes de la Comisión de ADMINISTRATIVO
Recepción, pudiendo delegar est a FINANCIERO
Elab ora co ntr ato
función al RPA o a la Autoridad
Responsable de la Unidad Solicitant e. DIRECTOR(A) GENERAL
EJECUTIVO(A)
Administ rativo I del DAF not if ica al
proponente.
Firma l a O rden Recepciona
de Compra/ Notifica al Ord en Compr a y
Contrato prop onente prep ara entrega
bien es/servicio
9
El Responsable o la Comisión de
Recepción, ef ectúa la recepción de
los bienes y servicios adjudicados, Designa Ver ifica biene s/servicio
elabora y firma Acta de Recepción e Responsable o entrega do y emite acta/ RESPONSABLE DE
Informe de Conformidad o RECEPCI ÓN O COMISI ÓN
Comisi ón d e informe de re cep ció n/ DE RECEPCIÓN.
Disconf ormidad para bienes, obras y
servicios generales. En servicios de Recepción apro bación definitiva
consultorí a emite únicamente el
Informe de Conformidad o
Disconf ormidad Fina l
Conector
Documento pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 163
8.2.5.1.2. Procedimiento: Apoyo Nacional a la Producción – De Bs50.000 hasta Bs1.000.000

(DAF05-01-02)
a) Descripción
DAF05-01-02 Sistema de Administración de Contratación de Contratación ANPE (de Bs50.000
Bienes y Servicios (SABS) Bienes y Servicios a Bs1.000.000)

La Unidad Solicitante elabora las Especificaciones Técnicas Unidad Formulario de
1 o Términos de Referencia, define el método de selección y Solicitante requerimiento
adjudicación, estima el precio referencial en base a una debidamente
cotización, define el método de selección y adjudicación a firmado.
ser utilizado, elabora el formulario de solicitud para la
contratación de bienes y servicios en sincronía con las
fechas programadas y establecidas en el PAC y solicita la
correspondiente certificación presupuestaria al
Departamento Administrativo Financiero (DAF).
El Administrativo I del DAF revisa la documentación Administrativo I Asignación

2 remitida por la Unidad Solicitante verificando el formulario DAF número proceso
de requerimiento y la documentación de respaldo y de contratación y
Unidad
profesional I emite la certificación presupuestaria. Documento Base
Solicitante
El Jefe del DAF si no existe observación, aprueba el de Contratación
RPA elaborado.
formulario y solicita la aprobación del/la Director(a)
General Ejecutivo(a) en el formulario de solicitud.
El Administrativo I del DAF verificará la documentación
presentada, asigna numeración correlativa, elabora el
Documento Base de Contratación (DBC) con base a los
modelos publicados en el SICOES, el cronograma y la
convocatoria en coordinación con el Unidad Solicitante y
remite al Responsable del Proceso de Contratación de
Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA) para su
aprobación y autorización de inicio de proceso.
El RPA verifica si la contratación está inscrita en el POA,
en el PAC cuando corresponda y si cuenta con la
certificación presupuestaria correspondiente, aprueba el
DBC y autoriza el inicio de proceso de contratación.
El Administrativo I del DAF, recepciona la documentación, Administrativo I Inicio de proceso

3 verifica la autorización del proceso y lo inicia publicando la DAF autorizado y DBC
convocatoria en el SICOES, mesa de partes y RPA aprobado y
opcionalmente otros medios de comunicación alternativos e publicado.
invitaciones por escrito a potenciales proponentes para
presentar propuestas. En caso de encontrar observaciones,
complementa, subsana o archiva la documentación.
P á g i n a 164


El DAF de acuerdo al cronograma definido para el proceso,
Consultas
establecerá el desarrollo de las actividades administrativas escritas
como inspección, consultas escritas y reunión de aclaración atendidas y acta
previas a la presentación de propuestas: Administrativo I
de reunión de
i. Las consultas escritas formuladas por los potenciales DAF aclaración en
proponentes sobre el contenido del DBC serán RPA cumplimiento a lo
dirigidas al RPA, quien derivará Administrativo I del indicado en el
4 DAF y a la unidad solicitante para su atención, Cabe DBC
indicar que dichas consultas podrán ser respondidas
en la reunión de aclaración o inspección previa (si
corresponde).
ii. La inspección previa y/o la Reunión de Aclaración

estarán a cargo del DAF en coordinación con la
Unidad Solicitante, serán de carácter público y podrán
participar los potenciales proponentes y cualquier otra
persona interesada en la contratación.
iii. Se levantará registro de los asistentes a la inspección

previa y la reunión de aclaración.
iv. El acta de la reunión será firmada por el personal de

UDAPE y por los asistentes a la misma, debiendo
entregar una copia del acta a los asistentes que así lo
requieran.
El RPA designará mediante Memorándum, al Responsable RPA Designación del

5 de Evaluación (RE) o la Comisión de Calificación (CC); en RE o la CC
Administrativo I
caso de existir excusas rechazará o aceptará las que sean DAF
presentadas.
El Departamento Administrativo Financiero (Administrativo

AdministrativoI Registro de las
I) llevará el registro o libro de actas de las propuestas
DAF propuestas
recibidas, consignando el nombre del proponente, fecha de presentadas
recepción, documentación adjunta (si es sobre especificar Responsable de
6 dentro del libro de
si está cerrado o abierto), firma o sello del proponente. El Evaluación o
actas.
Responsable de Evaluación (RE) o los integrantes de la Comisión de
Comisión de Calificación (CC) podrán supervisar la Calificación
recepción de Propuestas.
El RE o la CC realizarán la apertura pública de propuestas, Administrativo I Acta de Apertura

dando lectura de precios ofertados en el lugar, fecha y hora DAF de Propuestas
7 establecidos en la convocatoria. La evaluación procederá RE o CC
aun cuando se hubiese recibido una sola cotización o
propuesta.
P á g i n a 165

El RE o la CC en sesión reservada y en acto continuo Responsable de Informe de
evaluarán las cotizaciones o propuestas presentadas de Evaluación o Evaluación de
acuerdo con el Método de Selección y Adjudicación definido Comisión de Propuestas
en el DBC. Calificación elaborado
Cuando corresponda, convoca a todos los proponentes
8 para la aclaración sobre el contenido de una o más
cotizaciones o propuestas, sin que ellos modifiquen la
propuesta técnica o económica.
Elabora el Informe de Evaluación y Recomendación de
Adjudicación o Declaratoria Desierta para su remisión al
RPA
El RPA aprobará o solicitará la complementación o RPA Informe de

sustentación del Informe de Evaluación, que incluye la Evaluación de
Administrativo I
recomendación de Adjudicación o Declaración Desierta. Propuestas
DAF
Una vez recibida la complementación o sustentación del aprobado y
Informe de Evaluación y Recomendación, si el RPA Departamento documento de
decidiera bajo su exclusiva responsabilidad, apartarse de la Legal adjudicación o
declaratoria
recomendación, deberá elaborar un informe fundamentado Dirección General
desierta
dirigido al(la) Director(a) General Ejecutivo(a) y a la Ejecutiva
9 elaborada y
Contraloría General del Estado. firmada
En caso de montos de Bs50.001 a Bs200.000.- la
adjudicación o declaratoria desierta podrá ser mediante
emisión de Nota de Adjudicación.
Para montos entre Bs200.001 a Bs1.000.000.- el RPA
solicitará al Departamento Legal la elaboración de
Resolución Administrativa de Adjudicación o declaratoria
Desierta correspondiente.
El RPA a través del DAF deberá notificar la adjudicación o RPA documento de

declaratoria desierta a todos los proponentes vía correo adjudicación o
Administrativo I
electrónico, y/o fax y a través del SICOES, de manera declaratoria
Departamento
obligatoria para contrataciones por encima de Bs50.001. desierta
Administrativo
notificado y
Para montos superiores a Bs200.000, una vez publicada la Financiero publicado
Resolución se debe esperar 3 días para la Aplicación del
10 Régimen de Recurso Administrativo de Impugnación para
emitir la nota de adjudicación.
P á g i n a 166
DAF05-01-02 Sistema de Administración Contratación de Bienes Contratación ANPE (de Bs50.000

de Bienes y Servicios (SABS) y Servicios a Bs1.000.000)

a) Para la elaboración de contrato el proponente adjudicado Proponente documentación
deberá presentar la documentación solicitada en el DBC en Adjudicado del proponente
original o fotocopia legalizada dentro del plazo máximo de no tiene
Responsable de
4 días. observaciones
Evaluación o
b) para la
Comisión de
Si el proponente adjudicado no cumple con la presentación elaboración de
Calificación
de los documentos requeridos se ejecutará su Garantía de contrato
Seriedad de Propuesta, si ésta fue requerida en el DBC, y Departamento
se procederá a la evaluación y, cuando corresponda, a la Administrativo
adjudicación de la siguiente propuesta mejor evaluada, Financiero
siempre que la misma no exceda el precio referencial, y así Departamento
sucesivamente. En este caso el RPA podrá autorizar la Legal
modificación del cronograma de plazos a partir de la fecha
RPA
de emisión de la Resolución de Adjudicación.
11
Una vez recibida la documentación por el proponente
adjudicado el DAF:
i. Remitirá a la EE o la CC y el Departamento Legal para
la revisión y verificación de los documentos
presentados por el adjudicado.
ii. El Departamento Legal elaborará el contrato respectivo
y lo firmará o visará en forma previa a su suscripción
como responsable de su elaboración. En caso de
bienes con entrega inmediata, la Orden de Compra
será elaborada por el DAF.
iii. Las garantías de cumplimiento de contrato y si
corresponde la de correcta inversión de anticipo u otras
adicionales serán entregadas en forma inmediata a él
o la Jefe del DAF para su administración, custodia y
mantenimiento de vigencia.
El (La) Director(a) General Ejecutivo(a), recibe toda la Director(a) General Contrato

documentación, revisa y firma el contrato/orden de compra, Ejecutivo(a) firmado entre
el mismo que deberá también ser suscrito por el Representante partes y
representante legal o por el adjudicado según corresponda. legal proponente designación
adjudicado Responsable
12 Designará al Responsable de Recepción o Comisión de de Recepción o
Recepción. Para la contratación de servicios generales y Administrativo I Comisión de
Departamento
consultorías designara al Fiscal de Servicio o Contraparte Recepción
Administrativo
para que den la conformidad a los productos entregados. Financiero

DAF05-01-02
P á g i n a 167
Sistema de Administración Contratación de Bienes Contratación ANPE (de Bs50.000


El Responsable de Recepción o Comisión de Recepción,
Responsable de Recepción de
efectuará la recepción de los bienes y servicios y dará su
Recepción o Bienes y/o
conformidad verificando el cumplimento de las Comisión de servicios
especificaciones técnicas y/o términos de referencia, Recepción
elaborando y formando el Acta de Recepción o emitiendo el
13 Fiscal de servicio o
Informe de Conformidad y cuando corresponda elaborará el
Informe de Disconformidad. contraparte
El Fiscal de servicio o contraparte darán la conformidad por

el servicio recibido.
El Administrativo I del DAF en el caso de bienes realizarán

Administrativo I Ingreso de
el ingreso del bien dando de alta en los registros de activos
14 Departamento bienes a
fijos o almacenes y posteriormente hará la entrega a la Administrativo almacenes
Unidad Solicitante. Financiero
P á g i n a 168
b) Flujograma
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIÓN Y EMPLEO - ANPE (DAF05-01-02) PÁGINA 1/4
UNIDAD Responsable o Personas o CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL Unidad solicitante Dirección General
Departamento Comisi ón d e Departamento empresas PUESTOS
(Subdirecciones, Ejecutiva RPA
Administrativo Financiero Califica ció n/ Legal proveedoras de DE TRABAJO /
TAREAS Departamentos) UDAPE Recepción bienes y servicios (tiempo estimado)
1 Inicio UNIDAD S OLICITANTE
La unidad solicitante elabora
su requerimiento y las revisión y emisión de la
DEPARTAMENTO
especificaciones técnicas o Elab ora/revisa certificación
ADMINISTRA TIVO
términos de referencia y
requ erimiento y ET presup uestari a previa
solicita certificación FINANCIE RO
o TdRs revisión reque rimiento, ET
presupuest aria al o Td Rs
Departamento Administrat ivo DIRECCIÓ N GENERAL
Financiero (DAF). EJECUTIVA
Autoriza
2 formulario de
El Administrativo I del DAF requ erimiento
asigna numeración
correlat iva, elabora el
Asigna nú mer o
correla tivo, elab ora el Recepción de ADMINISTRA TIVO I
Documento Base de
DBC, el cronogr ama y la documentación DEPARTAMENTO
Contratación (DBC), el
cronograma y la convocatoria convocato ria ADMINISTRA TIVO
en coordinación con el FINANCIE RO
Unidad Solicit ante y remite al Ver ificar que la
Responsable del Proceso de UNIDAD S OLICITANTE
solicitu d d e
Contratación de Apoyo
Nacional a la Producción y contratació n e ste RPA
Empleo (RPA) para su en el POA y P AC, 2
aprobación y autorización de certificación
inicio de proceso. presup uestari a
3
El RPA verifica que la solicitud
de la contratación se Sub san ar tod as No, par a No, par a Archivo
subsanar ¿autoriza el inicio archivo
encuentre en PO A y PAC, la las observacio nes
del proceso?
certificación presupuest aria, si encontrad as
no existen observaciones,
autoriza el inicio de proceso, Si
aprueba el DBC y su
publicación, de lo contrario Pub lica el DBC e n e l Final ADMINISTRA TIVO I
rechaza. Remite la SICOES, mesa d e p arte s DEPARTAMENTO
documentación al DAF. y op cio nalmente otro s ADMINISTRA TIVO
medios de co mun ica ció n FINANCIE RO
El Administ rativo I del DAF,
alterna tivos
inicia el proceso publicando RPA
la convocat oria en el
SI CO ES, mesa de partes y
opcionalment e otros medios
de comunicación alternativos
(prensa e invitaciones). De lo
contrario, complement a, Insp ección pr evia y/o
subsana o archiva la reun ión de aclaración, Consultas Consultas
documentación. levantando re gistro de escritas escritas
las reunion es
4
El Departament o Registr o d e la s
Administ rativo Financiero de consultas que se ADMINISTRA TIVO I
acuerdo al cronograma Emisi ón de notas de suceden en la DEPARTAMENTO
definido para el proceso, inspección previo y/o
resp uesta a los ADMINISTRA TIVO
est ablecerá el desarrollo de reun ión de aclaración y
las actividades administrativas potenc iales pro ponentes FINANCIE RO
por otros med ios
como inspección, consultas
escritas y reunión de RPA
aclaración previas a la
present ación de propuestas.
1
Conector Conector
Pro ceso Archivo Base de
Documento pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 169
UNIDAD Unidad Personas o CARGOS Y/O
Responsable o
ORGANIZACI ONAL Dirección General Departamento
solicitante Comisi ón d e Departamento empresas PUESTOS
Ejecutiva Administrativo RPA Califica ció n/
(Subdirecciones, Legal proveedoras DE TRABAJO /
TAREAS UDAPE Financiero Recepción
Departamentos) de BB y SS (tiempo estimado)
5
El RPA designará mediante 1
Memorándum al Responsable RPA
de Evaluación (RE) o la ADMINISTRATIVO I
Comisión de Calificación (CC) DEPARTAMENTO
dent ro de los 2 (dos) dí as Emisión ADMINISTRATIVO FINANCIERO
previos a la presentación de memoránd ums
propuestas.
design ació n del
6 RE o CC
El Administrativo I del
Departamento Administrativo ADMINISTRATIVO I
Financiero (DAF) llevará el DEPARTAMENTO
regist ro o libro de act as de Libr o d e a ctas de ADMINISTRATIVO FINANCIERO
las propuest as recibidas, El las propue stas
recibida s RESPONSABLE DE
responsable de Evaluación o
EVALUACIÓN O COMISIÓN DE
los int egrantes de la CALIFICACIÓN
Comisión de Calificación
podrán supervisar la
recepción de Propuestas
Ape rtur a p ública
7 de prop uestas
ADMINISTRATIVO I
El RE o la CC realizarán la DEPARTAMENTO
apertura pública de ADMINISTRATIVO FINANCIERO
propuestas. La evaluación
procederá aun cuando se Acta s de aper tura Evalua ción de RESPONSABLE DE EVAL UACIÓN
hubiese recibido una sola O COMISIÓN DE CALIFICACIÓN
de prop uestas prop uesta s
cot ización o propuest a
Soli cita
8
El RE o CC en sesión Complementaciones
reservada, evaluará(n) las No Elab ora/revisa
cot izaciones o propuest as Info rme de RESPONSABLE DE EVALUACIÓN
present adas y elaborará el informe fundament ado evalua ción O COMISIÓN DE CALIFICACIÓN
dirigido a Direct or Si ¿RPA decide
Informe de Evaluación Si
Ejecutivo y Contraloría apartarse de la
recomendando al RPA la
General del Estado recomendación de
adjudicación o Declaración
evaluación?
Desierta del proceso.
Apr ueba informe y
remite Con tra loría No
9 Gen eral del Esta do
El RPA aprobará o solicitará
la complementación o 4 ¿Aprueba informe
sust entación del Informe de con recomendación?
Evaluación. si el RPA
decidiera bajo su exclusiva Fin
responsabilidad, apartarse de Si
la recomendación, deberá RPA
elaborar un informe
fundamentado dirigido al(la) Emisión de notas Si, monto menor Si, monto mayor ADMINISTRATIVO I
Bs50.001 Bs50.001 Elabora Rresolución DEPARTAMENTO
Director(a) General de declara tor ia ¿Se declara
Administrat iva ADMINISTRATIVO FINANCIERO
Ejecutivo(a) y a la Contraloría desierta desierto?
General del Estado DEPARTAMENTO LEGAL
En caso de adjudicar o
No
declarar desierto el proceso: DIRECCIÓN GENERAL
- Montos de Bs50.001 a EJECUTIVA
Bs200.000.- DAF emite not a.
Emisión de nota No ¿Adjudicación Si Elabora Rresolución
- Montos entre Bs200.001 a
de adju dicació n de BB o SS mayor a Administrat iva
Bs1.000.000.- RPA solicit ará
Bs50.001?
al Depart amento Legal la
elaboración de Resolución
Administ rativa.
3
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 170
UNIDAD
ORGAN IZACIONAL Responsable Personas o CARGOS Y/O
Unidad solicitante Dirección General
Departamento o Comi sión de Departamento empresas PUESTOS
(Subdirecciones, Ejecutiva RPA Califica ció n/
Administrativo Financiero Legal proveedoras de DE TRABAJO /
10
El RPA Solicita a la DAF 3
notificar la adjudicación o
declaratoria desierta a t odos Notificación de
RPA
los proponentes en el plazo adju dicaci ón o
máximo de dos días a part ir Notifica proponentes declara tor ia
de la emisión de la nota o desierta a lo s ADMINISTRATIVO I
resolución según prop onentes DEPARTAMENTO
corresponda, y a través de ADMINISTRATIVO
SI CO ES, de manera FINANCIERO
Espera 3 días para
obligat oria para
cualqu ier impugn aci ón,
contrataciones por encima de
Bs50.001. solo cuando el monto Fin
es mayor a Bs. 200.000
Soli cita a la empr esa

adju dicada p resentar
den tro de los 4 días,
11 documentación le gal para
Para la elaboración de elab oración contr ato
contrato el proponente
Adju dicado
adjudicado deberá present ar prep ara
la documentación solicitada documentación PROPONENTE
en el DBC en original o solicita da en ADJUDICADO
fotocopia legalizada dent ro foto cop ia
del plazo máximo de 4
RESPONSABLE DE
dí as.Si el proponente ¿Adjudicado
Si EVALUACI ÓN O COMISI ÓN
adjudicado no cumple con la cumple con la ent rega
DE CALIFICACIÓ N
present ación de los de documentos
documentos requeridos se solicitados?
ejecutará su Garantía de DEPARTAMENTO
Seriedad de Propuest a, si ADMINISTRATIVO
No
ést a f ue requerida en el DBC, FINANCIERO
y se procederá a la
Evalúa la
evaluación y, cuando Se informa RPA y se
corresponda, a la próxima DEPARTAMENTO LEGAL
continúa con el proceso
adjudicación de la siguiente prop uesta y
y san cion es conforme a RPA
propuesta mejor evaluada, emite
siempre que la misma no
normativa vig ente
informe
exceda el precio ref erencial,
y así sucesivamente
No ¿Sobrepasa el
precio referencial?
12 Si
El (La) Director(a) General Se solicita en treg a d e 4
Ejecutivo(a), recibe t oda la garan tía de cumpl imie nto , Revisió n le gal de DIRECTOR(A) GENERAL
documentación, revisa y firma correcta in ver sión (si la documentación EJECUTIVO(A)
Fin
el contrato/orden de compra. correspon de) presen tad a y
Luego designará al elab oración del REPRESENTANTE LEGAL
Responsable de Recepción Documentació n, contrato PROPONENTE
(RR) o Comisión de Contrato u Or den de ADJUDICADO
Recepción (CR), para la
Compra para la firma
contratación de servicios ADMINISTRATIVO I
generales y consultorí as de la MAE Contrato DEPARTAMENTO
designara al Fiscal de elab orado ADMINISTRATIVO
Servicio (FS) o Contraparte Designa RR o CR FINANCIERO
5
para que den la conformidad

o FS
a los productos ent regados.
Conector Conector
Documento pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 171
UNIDAD Personas o CARGOS Y/O
ORGAN IZACIONAL Unidad solicitante Dirección General Responsable o
Departamento Departamento empresas PUESTOS
(Subdirecciones, Ejecutiva RPA Comisi ón d e
Administrativo Financiero Califica ció n/Recepción
Legal proveedoras de DE TRABAJO /
TAREAS Departamentos) UDAPE
bienes y servicios (tiempo estimado)
13
El Responsable de Recepción 5
o Comisión de Recepción, Realiza la
ef ectuará la recepción de los entrega de l bi en
bienes y servicios y dará su
conformidad verif icando el o se rvicio
cumplimento de las concluido
especificaciones t écnicas y/o
términos de ref erencia, Elab ora y entrega RESP ONSAB LE DE
elaborando y formando el memoránd ums de Recepción de RECEPCI ÓN O COMISI ÓN
Act a de Recepción o design ació n bien es y/o se rvicios DE RECEPCIÓN
emitiendo el Inf orme de
Conformidad y cuando FISCAL DE SERVI CI O O
corresponda elaborará el CONTRAPARTE
Informe de Disconformidad.
No
El Fiscal de servicio o Ingreso a
Almacén en caso ¿Es un servicio
contraparte darán la
conformidad por el servicio de bien es de consultoría?
recibido.
Si
14
Soli cita
El Departamento Elab ora informe d e
documentos p ara
Administ rativo Financiero conformidad
el pago
(Administ rativo I) en el caso
de bienes realizarán el correspon diente ADMINISTRATIVO I
ingreso del bien dando de DEPARTAMENTO
alta en los registros de ADMINISTRATIVO
act ivos fijos o almacenes y Fina l FINANCIERO
posteriormente hará la
entrega a la Unidad
Solicitante. En servicios de Recepción del
consultorí a únicamente emite servicio y e mi sión
informe de conformidad
de conformidad
Conector
Pro ceso Documento Tarea Archivo Conector Base de
Inicio / Final Tarea Decisió n a otra
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 172
8.2.5.1.3. Procedimiento: Licitación Pública – De Bs1.000.001 para adelante (DAF05-01-03)

a) Descripción
DAF05-01-03 Sistema de Administración Contratación de Bienes Licitación Pública (de Bs1.000.001
de Bienes y Servicios (SABS) y Servicios para adelante)

La Unidad Solicitante elabora las Especificaciones Técnicas Unidad Formulario de
1 o Términos de Referencia, estima el precio referencial, Solicitante Solicitud de
define el método de selección y adjudicación, elabora la contratación con
solicitud para la contratación de bienes y servicios en las los documentos
fechas programadas y establecidas en el Programa Anual de respaldo
de Contrataciones (PAC) y solicita certificación respectivos.
presupuestaria para la contratación al Departamento
Administrativo Financiero (DAF).
El DAF, revisa la documentación remitida por la Unidad Administrativo I Proceso de

2 Solicitante y emite certificación presupuestaria, DAF contratación
El DAF (Administrativo I) asigna numeración correlativa, Profesional I DAF registrado y
elabora el Documento Base de Contratación (DBC), el Documento Base
cronograma y la convocatoria en coordinación con el Unidad de Contratación
Unidad Solicitante y remite al Responsable del Proceso de Solicitante elaborado.
Contratación de Licitación Pública (RPC) para su RPC
aprobación y autorización de inicio de proceso.
El RPC verifica que la solicitud de la contratación se RPC Inicio de proceso

3 encuentre en la Programación Operativa Anual (POA) y en Administrativo I autorizado y DBC
el PAC, verifica la certificación presupuestaria, si no existen DAF aprobado y
observaciones autoriza el inicio de proceso, aprueba el publicado.
DBC mediante Resolución y su publicación, de lo contrario
rechaza. Remite la documentación al Departamento
El Administrativo I del DAF, recepciona la documentación,

verifica las firmas correspondientes, si está autorizado,
inicia el proceso: publicará la convocatoria en el SICOES,
mesa de partes y opcionalmente otros medios de
comunicación alternativos e invitaciones por escrito a
potenciales proponentes para presentar propuestas.
De lo contrario, complementa, subsana o archiva la
documentación

P á g i n a 173
DAF05-01-03 Sistema de Administración Contratación de Bienes Licitación Pública (de Bs1.000.001

de Bienes y Servicios (SABS) y Servicios para adelante)

Consultas
El Departamento Administrativo Financiero (DAF) de
escritas
acuerdo al cronograma definido para el proceso, atendidas, acta
establecerá el desarrollo de las actividades administrativas de reunión de
como inspección, consultas escritas y reunión de aclaración Administrativo I
aclaración
previas a la presentación de propuestas: DAF
firmada en
i. Las consultas escritas formuladas por los potenciales Unidad cumplimiento a lo
proponentes sobre el contenido del DBC serán Solicitante indicado en el
4 dirigidas al RPC, quien derivará al DAF DBC
(Administrativo I) y a la unidad solicitante para su RPC
atención, de acuerdo al inciso g) de los Artículos 35 y
36.- de las NB-SABS. Cabe indicar que dichas
consultas podrán ser respondidas en la reunión de
aclaración o inspección previa (si corresponde).
ii. La inspección previa y/o la Reunión de Aclaración
estarán a cargo del DAF en coordinación con la
Unidad Solicitante, serán de carácter público y podrán
participar los potenciales proponentes y cualquier otra
persona interesada en la contratación.
iii. Se levantará registro de los asistentes a la inspección
previa y la reunión de aclaración.
iv. El acta de la reunión será firmada por el personal de
UDAPE y por los asistentes a la misma, debiendo
entregar una copia del acta a los asistentes que así lo
requieran.
De existir enmiendas al DBC, se realizarán lo siguiente: Administrativo I DBC actualizado

i. La Unidad Solicitante, en cumplimiento al inciso h) del DAF y aprobado con la
Artículo 35.- de las NB-SABS, preparará cuando Unidad incorporación
corresponda, enmiendas a los términos de referencia Solicitante correspondiente
o especificaciones técnicas y remitirá al de enmiendas a
Departamento Administrativo Financiero para que en RPC las
cumplimiento al inciso h) del Artículo 36.- de las NB- especificaciones
SABS, incorpore en el DBC las enmiendas realizadas. técnicas o
ii. El Departamento Administrativo Financiero términos de
5 (Administrativo I) incorporará en el DBC, cuando referencia
corresponda, las enmiendas a las especificaciones
técnicas o términos de referencia, siempre que estas
enmiendas no modifiquen la estructura y el contenido
del Modelo del DBC elaborado por el órgano rector. El
DBC, así como las enmiendas realizadas, es remitido
al RPC para su aprobación.
iii. El RPC mediante Resolución Expresa aprueba el
DBC con las enmiendas realizadas y remite al DAF
instruyendo la continuación del proceso.

DAF05-01-03
P á g i n a 174

El DAF (Administrativo I), publica en el SICOES y en la Administrativo I Publicación del
Mesa de Partes el DBC y las enmiendas o aclaraciones DAF DBC con las
6
realizadas y procede a la notificación a los potenciales enmiendas o
proponentes. aclaraciones
efectuadas
El RPC designará mediante Memorándum, a la Comisión RPC Designación del
de Calificación dentro de los 3 (tres) días previos a la Administrativo I Responsable de
7 presentación de propuestas y en caso de existir excusas DAF Evaluación o la
rechazará o aceptará las que sean presentadas . Comisión de
Calificación
El DAF llevará el registro o libro de actas de las propuestas Administrativo I Registro de las
recibidas, consignando el nombre del proponente, fecha de DAF propuestas
8 recepción, documentación adjunta (si es sobre especificar Comisión de presentadas
si está cerrado o abierto), firma o sello del proponente. Los Calificación dentro del libro de
integrantes de la Comisión de Calificación podrán actas.
supervisar la recepción de Propuestas.
La Comisión de Calificación en el lugar, fecha y hora Comisión de Acta de Apertura
establecidos en la convocatoria realizará la apertura pública Calificación de Propuestas
de propuestas dando lectura de precios ofertados y
verificando documentación presentada aplicando la
9 metodología presentó/no presentó. La evaluación
procederá aun cuando se hubiese recibido una sola
cotización o propuesta. Se elaborará el Acta de Apertura de
Propuestas suscrita por todos los miembros de la comisión
de calificación y los asistentes a dicho acto.
La Comisión de Calificación en sesión reservada y en acto Comisión de Informe de
continuo evaluará las propuestas técnicas y económicas Calificación Evaluación y
presentadas, cuando corresponda convocará a todos los Recomendación
10 proponentes para la aclaración sobre el contenido de una o elaborado
más propuestas, sin que ello modifique la propuesta técnica
económica. Finalmente, Elaborará el Informe de Evaluación
y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta
para aprobación del RPC.
El RPC aprobará el Informe de Evaluación y RPC Informe de
Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta Evaluación de
emitido por la Comisión de Calificación y sus Departamento Propuestas
recomendaciones, mediante Resolución expresa elaborada Legal aprobado y
por el Departamento Legal documento de
En caso de no aprobar el informe deberá solicitar la Comisión de adjudicación o
11
Calificación declaratoria
complementación o sustentación del mismo a la Comisión
desierta
de Calificación. Si una vez recibida la complementación o
Dirección elaborada y
sustentación del Informe decidiera bajo su exclusiva General firmada
responsabilidad apartase de la recomendación, deberá Ejecutiva
elaborar un informe fundamentado dirigido a la MAE y a la
Contraloría General del Estado.
DAF05-01-03
P á g i n a 175


El RPC a través del DAF notificará la adjudicación o RPC documento de
declaratoria desierta a todos los proponentes en el plazo adjudicación o
Administrativo I
máximo de dos días a partir de la emisión de la resolución, DAF declaratoria
vía correo electrónico, y/o fax y a través del SICOES. desierta
12
notificado y
Una vez publicada la Resolución se debe esperar 3 días publicado
para la Aplicación del Régimen de Recurso Administrativo
de Impugnación (Art.90 al 104 de la NB SABS) para emitir
la adjudicación correspondiente.
c) Para la elaboración de contrato el DAF solicitará al Administrativo I documentación

proponente adjudicado la documentación solicitada en el DAF del proponente
DBC en original o fotocopia legalizada dentro del plazo no tiene
Proponente
máximo de 10 días para licitación pública nacional y 15 días observaciones
Adjudicado
para licitación pública internacional. para la
d) Comisión de elaboración de
Si el proponente adjudicado no cumple con la presentación Calificación contrato
de los documentos requeridos se ejecutará su Garantía de
Departamento
Seriedad de Propuesta, si ésta fue requerida en el DBC, y Legal
se procederá a la evaluación y, cuando corresponda, a la
adjudicación de la siguiente propuesta mejor evaluada, RPC
siempre que la misma no exceda el precio referencial, y así
sucesivamente. En este caso el RPC podrá autorizar la
modificación del cronograma de plazos a partir de la fecha
de emisión de la Resolución de Adjudicación.
13 Una vez presentada la documentación por el proponente

adjudicado se remite al Departamento Legal y a la Comisión
de Calificación para su revisión:
i. La Comisión de Calificación efectuará la verificación
técnica de los documentos presentados por el
adjudicado.
ii. El Departamento Legal revisará la legalidad de la
documentación presentada, toda la documentación del
proceso, elaborará el contrato respectivo y firmará o
visará el contrato en forma previa a su suscripción
como responsable de su elaboración.
iii. Las garantías de cumplimiento de contrato y si
corresponde la de correcta inversión de anticipo u otras
adicionales serán entregadas en forma inmediata al
Jefe del Departamento Administrativo Financiero para
su administración, custodia y mantenimiento de
vigencia.

DAF05-01-03
P á g i n a 176


El (La) Director(a) General Ejecutivo(a), recibe toda la Director(a) General Contrato
documentación, revisa y firma el contrato, el mismo que Ejecutivo(a) firmado entre
deberá también ser suscrito por el representante legal del Representante partes y
proponente adjudicado. legal proponente designación
adjudicado Responsable
14 Designará al Responsable de Recepción o Comisión de de Recepción o
Recepción. Administrativo I Comisión de
DAF
Recepción
Para la contratación de servicios generales y consultorías
designara al Fiscal de Servicio o Contraparte para que den
la conformidad a los productos entregados.
El Responsable de Recepción o Comisión de Recepción,
Responsable de Recepción de
efectuará la recepción de los bienes y servicios adjudicados
Recepción o Bienes y/o
y dará su conformidad verificando el cumplimento de las Comisión de servicios
especificaciones técnicas y/o términos de referencia, Recepción
elaborando y firmando el Acta de Recepción e Informe de
Conformidad o Disconformidad.
15
En servicios de consultoría emite únicamente el Informe de
Envía copia del Acta de Recepción e Informe de

Conformidad o Disconformidad para bienes al responsable
de Almacenes o Activos Fijos cuando corresponda.
El DAF (Administrativo I) en el caso de bienes realizarán el

Administrativo I Ingreso de
ingreso del bien dando de alta en los registros de activos
16 DAF bienes a
fijos o almacenes y posteriormente hará la entrega a la
almacenes
Unidad Solicitante.
El DAF con toda la documentación de respaldo procederá

Administrativo I
al trámite de pago.
DAF
El Director General ejecutivo procede a la firma del
17 comprobante de pago Profesional I DAF
Jefe DAF
Director General
Ejecutivo
P á g i n a 177
b) Flujograma
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: LICITACIÓN PUBLICA (DAF05-01-03) PÁGINA 1/4
UNIDAD Responsable o Personas o CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL Unidad solicitante Dirección General
Departamento Comisi ón d e Departamento empresas PUESTOS
(Subdirecciones, Ejecutiva RPC
Administrativo Financiero Califica ció n/ Legal proveedoras de DE TRABAJO /
TARE AS Departamentos) UDAPE Recepción bienes y servicios (tiempo estimado)
1 Inicio UNIDAD S OLICITANTE
La unidad solicitante elabora
su requerimiento y las revisión y emisión de la
DEPARTAMENTO
especificaciones técnicas o Elab ora/revisa certificación
ADMINISTRA TIVO
términos de referencia y
requ erimiento y ET presup uestari a previa
solicita certificación FINANCIE RO
o TdRs revisión reque rimiento, ET
presupuest aria al o Td Rs
Departamento Administrat ivo DIRECCIÓ N GENERAL
Financiero (DAF). EJECUTIVA
Autoriza
2
formulario de
El Administrativo I del DAF requ erimiento
asigna numeración Asigna nú mer o
correlat iva, elabora el correla tivo, elab ora el Recepción de ADMINISTRA TIVO I
Documento B ase de DBC, el cronogr ama y la documentación DEPARTAMENTO
Contratación (DBC), el ADMINISTRA TIVO
cronograma y la convocatoria
convocato ria
FINANCIE RO
en coordinación con el
Unidad S olicit ante y remite al Ver ificar que la UNIDAD S OLICITANTE
Responsable del Proceso de solicitu d d e
Contratación de Licitación contratació n e ste RPC
Pública (RPC) para su en el POA y P AC, 2
aprobación y autorización de
certificación
inicio de proceso.
presup uestari a
3
El RPC verifica que la solicit ud
de la contratación se Sub san ar tod as No, par a No, par a Archivo
encuentre en PO A y P AC, la subsanar ¿autoriza el inicio archivo
las observacio nes
certificación presupuest aria, si del proceso?
no existen observaciones, encontrad as
autoriza el inicio de proceso, Si
aprueba el DBC mediante
resolución y su publicación, Pub lica el DBC e n e l ADMINISTRA TIVO I
Final
de lo cont rario rechaza. DEPARTAMENTO
SICOES, mesa d e p arte s
Remite la documentación al
y op cio nalmente otro s ADMINISTRA TIVO
DAF.
medios de co mun ica ció n FINANCIE RO
El Administ rativo I del DAF, alterna tivos
inicia el proceso publicando RPC
la convocat oria en el
SI CO ES, mesa de partes y
opcionalment e otros medios
de comunicación alternativos
(prensa e invitaciones). De lo
Insp ección pr evia y/o
contrario, complement a, Consultas Consultas
subsana o archiva la reun ión de aclaración,
levantando re gistro de escritas escritas
documentación.
las reunion es
4
El Departament o Registr o d e la s
Administ rativo Financiero de consultas que se ADMINISTRA TIVO I
acuerdo al cronograma Emisi ón de notas de suceden en la DEPARTAMENTO
definido para el proceso, inspección previo y/o
resp uesta a los ADMINISTRA TIVO
est ablecerá el desarrollo de reun ión de aclaración y
las actividades administrativas potenc iales pro ponentes FINANCIE RO
por otros med ios
como inspección, consultas
escritas y reunión de RPC
aclaración previas a la
present ación de propuestas. 1
Conector Conector
Documento pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 178

UNIDAD Unidad Personas o CARGOS Y/O
Responsable o
ORGANIZACI ONAL Dirección General Departamento
solicitante Comisi ón d e Departamento empresas PUESTOS
Ejecutiva Administrativo RPC Califica ció n/
(Subdirecciones, Legal proveedoras DE TRABAJO /
TAREAS UDAPE Financiero Recepción
Departamentos) de BB y SS (tiempo estimado)
5 ADMINISTRATIVO I
En caso de existir enmiendas, 1 DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO FINANCIERO
unidad solicitante ajusta ET o Define RE o CC
TdRs, DAF ajust a el DBC y UNIDAD SOLICITANTE
RPC aprueba estas
enmiendas con Resolución. Si No RPC
Ajusta ET o
¿Se deben realizar
6 TdRs y remite enmiendas al DBC? 1 ADMINISTRATIVO I
DAF publica en SICOES y DAF DEPARTAMENTO
mesa de partes DBC ADMINISTRATIVO FINANCIERO
ajustado. Revisa DBC ajustado
Elab ora
7 Ajusta DBC y sol icita elab oración
Resolución
El RPA designará mediante de Resolución
RPC
Memorándum al Responsable
de Evaluación (RE) o la ADMINISTRATIVO I
Comisión de Calificación (CC) Notifica DEPARTAMENTO
dent ro de los 2 (dos) dí as Pub lica SICOES y ADMINISTRATIVO FINANCIERO
empresas que
previos a la presentación de mesa de partes
solicita ron
propuestas. DBC aj ustado
aclaracion es
8
El Administrativo I del
Departamento Administrativo Emisión 1 ADMINISTRATIVO I
Financiero (DAF) llevará el memoránd ums DEPARTAMENTO
regist ro o libro de act as de Firma ADMINISTRATIVO FINANCIERO
las propuest as recibidas, El
design ació n del Resolución
RE o CC RESPONSABLE DE
responsable de Evaluación o EVALUACIÓN O COMISIÓN DE
los int egrantes de la CALIFICACIÓN
Comisión de Calificación
podrán supervisar la Inte resados
Libr o d e a ctas de
recepción de Propuestas presen tan
las propue stas
9 prop uesta s
recibida s
El RE o la CC realizarán la conforme a ADMINISTRATIVO I
apertura pública de DEPARTAMENTO
DBC ADMINISTRATIVO FINANCIERO
propuestas. La evaluación
procederá aun cuando se RESPONSABLE DE EVAL UACIÓN
hubiese recibido una sola
Ape rtur a p ública
O COMISIÓN DE CALIFICACIÓN
cot ización o propuest a de prop uestas
10
El RE o CC en sesión
reservada, evaluará(n) las Acta s de aper tura Evalua ción de
cot izaciones o propuest as de prop uestas prop uesta s RESPONSABLE DE EVALUACIÓN
present adas y elaborará el
O COMISIÓN DE CALIFICACIÓN
Informe de Evaluación Soli cita
recomendando al RPA la
Complementaciones
adjudicación o Declaración
Desierta del proceso. No Elab ora/revisa
11 Info rme de
informe fundament ado evalua ción
El RPC aprobará o solicitará Si ¿RPC decide
la complementación o dirigido a Direct
Si or
Ejecutivo y Contraloría apartarse de la
sust entación del Informe de
General del Estado recomendación de
Evaluación. si el RPC
decidiera bajo su exclusiva evaluación? RPC
responsabilidad, apartarse de Apr ueba informe y
la recomendación, deberá ADMINISTRATIVO I
elaborar un informe remite Con tra loría No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO FINANCIERO
fundamentado dirigido al(la) Gen eral del Esta do
Director(a) General DEPARTAMENTO LEGAL
Ejecutivo(a) y a la Contraloría 4 ¿Aprueba informe
General del Estado con recomendación? DIRECCIÓN GENERAL
En caso de adjudicar o EJECUTIVA
declarar desiert o el proceso, Fin
el RPC solicitará al
Departamento Legal la Si 2
elaboración de Resolución
Administ rativa.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 179

UNIDAD
ORGAN IZACIONAL Responsable Personas o CARGOS Y/O
Unidad solicitante Dirección General
Departamento o Comi sión de Departamento empresas PUESTOS
(Subdirecciones, Ejecutiva RPC Califica ció n/
Administrativo Financiero Legal proveedoras de DE TRABAJO /
12
El RPC Solicita a la DAF 3
notificar la adjudicación o
declaratoria desierta a t odos
los proponentes en el plazo Elabora Resolución
máximo de dos días a part ir Administrativa De
de la emisión de la nota o Notifica proponentes Firma Resolución adjudicación/ RPC
resolución según declaratoria desierta
corresponda, y a través de
SI CO ES, de manera ADMINISTRATIV O I
obligat oria. DEPARTAMENTO
Una vez publicada la Espera 3 días para ADMINISTRATIVO
Resolución se debe esperar 3 cualqu ier impugn aci ón FINANCIERO
dí as para la Aplicación del
Régimen de Recurso
Administ rativo de Soli cita a la empre sa Adju dicado
Impugnación (Art.90 al 104 de adju dicada pre se nta r
la NB SABS) para emitir la prep ara
No den tro de los 4 días,
adjudicación correspondient e ¿Se declara documentación
desierto el proceso? documentación legal solicita da DBC
13
para ela boración en foto cop ia
Para la elaboración de contrato
Archivo Si
contrato el proponente
Fin
adjudicado deberá present ar
la documentación solicitada
en el DBC en original o
fotocopia legalizada dent ro PROPONENTE
del plazo máximo de 10 dí as ¿Adjudicado ADJUDICADO
Si
para licitación pública cumple con la ent rega
nacional y 15 dí as para de documentos
solicitados? RESPONSABLE DE
licit ación pública
EVALUACI ÓN O COMISI ÓN
internacional. Si el
DE CALIFICACIÓ N
proponente adjudicado no No
cumple con la present ación
de los documentos Se informa RPA y se Evalúa la DEPARTAMENTO
requeridos se ejecut ará su continúa con el proceso próxima ADMINISTRATIVO
Garantí a de Seriedad de FINANCIERO
Propuesta, si ésta f ue y san cion es conforme a prop uesta y
requerida en el DBC, y se normativa vigente (si emite
procederá a la evaluación y, correspon de) informe DEPARTAMENTO LEGAL
cuando corresponda, a la
RPC
adjudicación de la siguiente
propuesta mejor evaluada,
siempre que la misma no
exceda el precio ref erencial, No ¿Sobrepasa el
y así sucesivamentef erencial, precio referencial?
y así sucesivamente
14 Se solicita en treg a d e Si
El (La) Director(a) General garan tía de cumpl imie nto , 4
Ejecutivo(a), recibe t oda la
Revisió n le gal de DIRECTOR(A) GENERAL
correcta in ver sión a la la documentación EJECUTIVO(A)
documentación, revisa y firma Fin
el contrato/orden de compra. empresa adju dica da (si presen tad a y
Luego designará al correspon de) elab oración del REPRESENTANTE LEGAL
Responsable de Recepción Documentació n, contrato PROPONENTE
(RR) o Comisión de Contrato u Or den de ADJUDICADO
Recepción (CR), para la
Compra para la firma
contratación de servicios ADMINISTRATIVO I
generales y consultorí as de la MAE Contrato DEPARTAMENTO
designara al Fiscal de elab orado ADMINISTRATIVO
Servicio (FS) o Contraparte Designa RR o CR FINANCIERO
5
para que den la conformidad

o FS
a los productos ent regados.

Inicio / Final Tarea Decisió n Documento Tarea
Documento
pag.
Fo rm. MP-004
P á g i n a 180

UNIDAD Personas o CARGOS Y/O
ORGAN IZACIONAL Unidad solicitante Dirección General Responsable o
Departamento Departamento empresas PUESTOS
(Subdirecciones, Ejecutiva RPC Comisi ón d e
Administrativo Financiero Califica ció n/Recepción
Legal proveedoras de DE TRABAJO /
TAREAS Departamentos) UDAPE
bienes y servicios (tiempo estimado)
15
El Responsable de Recepción 5
Realiza la
o Comisión de Recepción,
ef ectuará la recepción de los entrega de l bi en
bienes y servicios y dará su o se rvicio
conformidad verif icando el concluido
cumplimento de las
especificaciones t écnicas y/o Elab ora y entrega RESP ONSAB LE DE
términos de ref erencia, memoránd ums de Recepción de RECEPCI ÓN O COMISI ÓN
elaborando y formando el DE RECEPCIÓN
Act a de Recepción o
design ació n bien es y/o se rvicios
emitiendo el Inf orme de FISCAL DE SERVI CI O O
Conformidad y cuando CONTRAPARTE
corresponda elaborará el
Informe de Disconformidad.
El Fiscal de servicio o
contraparte darán la No
Ingreso a
conformidad por el servicio ¿Es un servicio
recibido Almacén en caso
de bien es de consultoría?
Si
16 Soli cita
Elab ora informe d e
documentos p ara
El Departamento conformidad
el pago
Administ rativo Financiero
(Administ rativo I) en el caso correspon diente ADMINISTRATIVO I
de bienes realizarán el DEPARTAMENTO
ingreso del bien dando de ADMINISTRATIVO
alta en los registros de Fina l FINANCIERO
act ivos fijos o almacenes y
posteriormente hará la
entrega a la Unidad Recepción del
Solicitante servicio y e mi sión
de conformidad
Pro ceso Documento Tarea Archivo Conector Base de

Inicio / Final Tarea Decisió n
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 181
8.2.5.1.4. Procedimiento: Contratación por Excepción (DAF05-01-04)

a) Descripción
DAF05-01-04 Sistema de Administración Contratación de Bienes Contratación por Excepción
de Bienes y Servicios (SABS) y Servicios

Cuando se presente alguna de las causales detalladas en Director(a) Informes técnico
el artículo 65 de las NB SABS, el (la) Director(a) General General y legal aprobados
Ejecutivo(a) como Máxima Autoridad Ejecutiva solicitará a Ejecutivo(a)
para la emisión
1 los Jefes de Área informes técnico y legal correspondientes Subdirectores o de la Resolución
para autorizar la contratación por excepción mediante Jefes de
Departamento, expresa.
Resolución expresa.
Departamento
El Departamento Legal elabora la Resolución Legal
Administrativa de autorización.
Aprobada la Resolución de autorización de contratación por Director(a) Resolución de

2 excepción, el (la) Director(a) General Ejecutivo(a) instruye General autorización de
al Departamento Administrativo Financiero la contratación Ejecutivo(a) contratación por
por excepción. Para el efecto, se le remite la documentación Administrativo I excepción
DAF firmada
y respaldos correspondientes.
El Departamento Administrativo Financiero revisa la Administrativo I Documentos

documentación administrativa y remite al Departamento DAF legales sin
3 observaciones
Legal para la elaboración del contrato. Departamento
Legal para elaboración
de contrato.
El (la) Director(a) General Ejecutivo(a) firma el contrato y el Director(a) Contrato firmado

Departamento Legal remite una copia al Departamento General entre partes para
Administrativo Financiero para la ejecución del mismo. Ejecutivo(a) provisión de
4 bienes y
Departamento
Otra copia de esta información se remite a la Contraloría Legal servicios/
ejecución de los
General del Estado y se registra en el SICOES.
Administrativo I servicios de
DAF consultoría.
P á g i n a 182
b) Flujograma
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: POR EXCEPCIÓN (DAF05-01-04)
UNIDAD Personas o Contraloría CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL Departamento Administrativo
Subdirecciones, Dirección General Ejecutiva empresas General del PUESTOS
Financiero Departamento Legal
Departamentos UDAPE proveedoras de Estado (CGE) - DE TRABAJO /
TARE AS
bienes y servicios SICOES (tiempo estimado)
1 Inicio
Cuand o se presente
algu na de la s causales
detalla das en e l a rtículo Elab ora/corrige Instruye a la(s) Áre a(s)
65 de las NB SAB S, el informes técnico Org anizacional(es) Identifica algu na de las cau sale s
DIRECTOR(A) GENERAL
(la) Directo r(a) Gen eral y le gal que correspon diente(s) la detalla das en el ar tícu lo 65 de EJE CUTIV O(A)
Ejecutivo(a) como justifiqu en la emisión/corrección de las NB SABS e info rma a la
Máxima Au torid ad contratació n p or informes técnico y legal Direcci ón G enera l E jecu tiva
excepción SUBDIRE CTORE S O JEFES
Ejecutiva solicitar á a los de respald o DE DEPARTAMENTO,
Jefe s de Área in formes
No DEPA RTA ME NTO LE GAL
técn ico y le gal
correspon dientes p ara
autorizar la contratació n ¿Se aprue ba
por excepción me diante informe(s)?
Resolución expresa.
2 Si
Apr obada la Resolu ción
de au tori zación de In stru ye el aborar
Elab ora Reso luci ón
contratació n po r Resoluc ión expresa
Admini strativa (RA)
excepción, el (la) para l a contratación
Directo r(a) Gen eral por excepc ión
Ejecutivo(a) instruye a l DIRECTOR(A) GENERAL
EJE CUTIV O(A)
Departamento
Admini strativo Financiero ADMINISTRATIV O I DA F
la co ntr ata ción po r
Firma RA e Instruye De acue rdo a Resolución
excepción. Par a el
real izar el pro ceso se procede con el
efecto, se le re mite la
de contratació n proced imie nto de
documentación y
contratació n
respald os
correspon dientes.
3
El DAF revisa la
documentación
administrativa y re mite al
Departamento Le gal pa ra Pre para
Soli cita informaci ón legal
la elabo ración d el documentación ADMINISTRATIVO I DAF
sufi cien te par a el aborar
contrato lega l
Contrato DEPA RTA ME NTO LE GAL
4 Revisió n d e
El (la) Directo r(a) Gen eral documentos lega les y
Ejecutivo(a) firma el elab oración de Fina l
contrato y el contrato
Departamento Leg al
remite una co pia al
Departamento Info rma ció n
Admini strativo Fina ncie ro Remite un a copia presen tad a a
Firma d e contrato DIRECTOR(A) GENERAL
para la ejecución d el de contrato CGE y reg istrada EJECUTIVO(A)
mismo. en SICOES
Otra cop ia de esta DEPARTAMENTO LEGAL
información se re mite a la
Contraloría Gene ral d el ADMINISTRATIV O I DA F
Par a su
Esta do y se registra en el
ejecución
SICOES.
Conector
Pr oceso Archivo Conector
In icio / Final Tarea Decisió n Doc umento Tarea a otra Base de
pr ed efi nido den tro
Doc umento pag. datos
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 183
8.2.5.1.5. Procedimiento: Contratación por Desastres y/o Emergencias (DAF05-01-05)

a) Descripción
DAF05-01-05 Sistema de Administración Contratación de Bienes Contratación por Desastres y/o
de Bienes y Servicios (SABS) y Servicios Emergencias

El (la) Director(a) General Ejecutivo(a) como Máxima
Director(a) Resolución de
Autoridad Ejecutiva instruye al Departamento General Declaratoria de
Administrativo. Financiero (DAF) a través de una resolución Ejecutivo(a) Desastre y/o
la contratación por desastre y/o emergencias. Emergencia
1 Departamento
Legal
Se remite la documentación correspondiente al
Departamento Administrativo.
El DAF revisa la documentación administrativa y remite al

Administrativo I Documentos
Departamento Legal para la elaboración del contrato. DAF legales sin
observaciones
2 Departamento
para elaboración
Legal
de contrato.
Contrato
elaborado
El (la) Director(a) General Ejecutivo(a) firma el contrato y el Director(a) Contrato firmado

Departamento Legal remite una copia al Departamento General entre partes para
Administrativo Financiero para la ejecución del mismo. Ejecutivo(a) provisión de
3 bienes y
Departamento
Otra copia de esta información se remite a la Contraloría Legal servicios.
General del Estado y se registra en el SICOES.
Administrativo I
DAF
P á g i n a 184
b) Flujograma
CONTRATACIÓN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS (DAF05-01-05)
UNIDAD CARGOS Y/O
Contraloría
ORGANIZACI ONAL Departamento Empresa
Ministerio de Planificación Dirección Ejecutiva General del PUESTOS
Administrativo Financiero Departamento Legal proveedora de
del Desarrollo UDAPE Estado (CGE) - DE TRABAJO /
TARE AS bienes y servicios
SICOES (tiempo estimado)
Inicio
1
El (la) Directo r(a) Gen eral
Ejecutivo(a) como
Máxima Au torid ad Soli cita e labora ció n de
Resolución Administrativa Elab ora
Ejecutiva instruye al
autorizand o la Co ntra tación Resolución
Departamento
por De sastre y/o Admini strativa
Admini strativo. Financiero DIRECTOR(A) GENERAL
(DAF) a tr avé s de una emerge ncia
EJE CUTIV O(A)
resolución la contratación
por desastre y/o
emerge ncias.
Se remite la Firma Resolución

documentación Admini strativa y l a re mite
correspon diente al para su cu mp limi ento
Departamento
Admini strativo. De acuerd o a
Resolución se p rocede
con el p roce dimiento
de contratació n
2
Apr obada la Resolu ción
Pre para
de El DAF re visa la Soli cita informaci ón legal
documentación ADMINISTRATIV O I DA F
documentación sufi cien te par a el aborar
lega l
administrativa y remite a l Contrato
Departamento Le gal para
la elabor ació n de l
contrato.
Revisió n d e
documentos lega les y
elab oración de
contrato
3
Final
El (la) Directo r(a) Gen eral
Ejecutivo(a) firma el
contrato y el
Departamento Leg al Info rma ció n
remite una co pia al Remite un a copia presen tad a a DIRECTOR(A) GE NE RA L
Firma d e contrato EJE CUTIV O(A)
Departamento de contrato CGE y reg istrada
Admini strativo Fina ncie ro en SICOES
para la ejecución d el DEPA RTA ME NTO LE GAL
mismo.
ADMINISTRATIV O I DA F
Otra cop ia de esta Par a su

información se re mite a la ejecución
Contraloría Gene ral d el
Esta do y se registra en el
SICOES.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 185
8.2.5.1.6. Procedimiento: Contratación Directa de bienes con tarifas únicas y reguladas por el
Estado (DAF05-01-06)
a) Descripción
DAF05-01-06 Sistema de Administración Contratación de Contratación directa de bienes con
de Bienes y Servicios (SABS) Bienes y Servicios tarifas únicas y reguladas por el
Estado

La Unidad Solicitante remite el requerimiento de Unidad Formulario de
Contratación dirigida al RPA o RPC, adjuntando precio Solicitante requerimiento
referencial en base a Proforma y/o propuesta del bien o aprobado con
Administrativo I
servicio requerido en original o copia enviada vía fax o certificación
1 DAF
correo electrónico y especificaciones técnicas. presupuestaria.
Solicita al Departamento Administrativo Financiero -DAF la Profesional I
certificación presupuestaria DAF
El DAF, revisa documentación. Emite la Certificación RPA o RPC
Presupuestaria y remite la documentación al RPA o RPC,
para autorización de inicio del proceso.
2 El RPC o RPA verifica que la contratación esté inscrita en RPA o RPC Autorización de
el POA, en el PAC cuando corresponda y si cuenta con inicio del proceso
certificación presupuestaria y procede a la autorización del de contratación.
El DAF sobre la base de la recomendación de contratación Administrativo I Informe de

3 enviada por la Unidad Solicitante evalúa los aspectos DAF evaluación y
técnicos y administrativos de la contratación emite informe recomendación
y elabora la nota de adjudicación. de adjudicación.
El RPA o RCP aprueba informe, procede a adjudicar e RPA o RPC Nota de

instruye al DAF solicitar al proveedor adjudicado la adjudicación
Administrativo I
presentación de documentación necesaria para la DAF aprobada
4 formalización de la contratación.
El DAF en caso de formalizarse el proceso de contratación
mediante Orden de Compra o Servicio, elabora este
documento. Recibida la documentación remite al
Departamento Legal para su revisión.
El Departamento Legal revisa la legalidad de la
Departamento Orden de
documentación presentada por el proveedor adjudicado.
Legal compra/Contrato
Cuando el proceso se formalice mediante contrato, elabora, elaborado
firma o visa el mismo como constancia de su elaboración y Director(a)
5 remite al Director(a) General Ejecutivo(a) para su General
suscripción. Ejecutivo(a
El (La) Director(a) General Ejecutivo(a) suscribe la Orden
de Compra o Servicio/contrato y designa al Responsable
de Recepción o Comisión de Recepción.
P á g i n a 186
DAF05-01-06 Sistema de Administración Contratación de Contratación directa de bienes con

de Bienes y Servicios (SABS) Bienes y Servicios tarifas únicas y reguladas por el
Estado

El DAF registra el proceso en el SICOES una vez suscrita Administrativo I Información
la orden de compra o servicios para montos mayores a Bs DAF registrada y
20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS). recepción de
6 bienes o
Presenta información a la Contraloría General del Estado, servicios
de acuerdo con su normativa.
Procede con la recepción de los bienes, para su
administración conforme lo solicitado.
El Responsable de Recepción o Comisión de Recepción Responsable de Bienes recibidos

7 efectúas la recepción de vales, adjunta la factura y emite Recepción o
informe o acta de conformidad. Comisión de
Recepción
P á g i n a 187
b) Flujograma
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: DIRECTA BIENES CON TARIFAS ÚNICAS Y REGULADAS POR EL ESTADO – GASOLINA, DIESEL, GAS LICUADO Y OTROS (DAF05-01-06)
UNIDAD Dirección CARGOS Y/O
Unidad solicitante/ Departamento Personas o empresas
ORGANIZACI ONAL General RPA PUESTOS
Responsable(s) Administrativo Financiero Departamento Legal proveedoras de bienes y
Ejecutiva RPC DE TRABAJO /
TAREAS de Recepción servicios
UDAPE (tiempo estimado)
1 Inicio
La Unidad Solicitant e remite el requerimiento
de Contrat ación dirigida al RP A o RP C,
adjuntando precio referencial en base a Recepciona el UNIDAD SOLICITANTE
Prof orma y/o propuesta del bien o servicio Elab ora/revisa
requerido en original o copia. Revisa ap rueba y requ erimiento y las ADMINISTRATIV O I DA F
requ erimiento y especifica cion es PROFESIONAL I DAF
Solicita al DA F la certificación presupuestaria. emite Certifica ció n
El DA F, revisa documentación, emit e la especifica cion es técn ica s para su RPA O RPC
Pre sup uestar ia
Certificación Presupuestaria y remite la técn ica s revisión
documentación al RPA o RPC, para
autorización de inicio del proceso.
2
El RP C o RPA verifica que la contrat ación No
est é inscrita en el PO A, en el P AC cuando ¿Autoriza el in icio
corresponda y si cuenta con certificación de proceso? RPA O RPC
presupuest aria y procede a la autorización del
3 Si
El DAF sobre la base de la recomendación de Sob re b ase d e
contratación enviada por la US evalúa los recomend ació n US,
aspect os técnicos y administ rativos de la ADMINISTRATIV O I DA F
elab ora/ajusta i nfo rme
contratación emite informe y elabora la nota
de adjudicación.
de evaluación y
recomend ació n
4
No
El RPA o RCP aprueba informe, procede a ¿Aprue ba
adjudicar e instruye al DA F solicitar al informe?
proveedor adjudicado la presentación de
documentación necesaria para la RPA O RPC
Si Pre para y
formalización de la cont ratación. El DAF en
caso de formalizarse el proceso de Emite Nota de presen ta
documentación ADMINISTRATIV O I DA F
contratación mediante Orden de Compra o Adju dicaci ón
Servicio, elabora este documento. Recibida la lega l
documentación remite al Depart amento Legal
para su revisión.
5
El Departament o Legal revisa la legalidad de
la documentación presentada por el
proveedor adjudicado .
Elab ora co ntr ato pre via
Cuando el proceso se formalice mediante Revisa revisión de la
DEPARTAMENTO LEGAL
contrato, elabora, firma o visa el mismo como Si documentación
constancia de su elaboración y remite al
documentación ¿Correspon de
presen tad a contrato? administrativa y l egal y
Director(a) General Ejecut ivo(a) para su DIRECTOR(A) GENERAL
suscripción. gestiona la su scripción
EJE CUTIV O(A)
El (La) Director(a) General E jecutivo(a) No del mismo
suscribe la Orden de Compra o Servicio/
contrato y designa al Responsable de Emite O rden
Recepción o Comisión de Recepción. Firma de Compra
6 contrato/
El DAF registra el proceso en el S ICOES una Ord en de
vez suscrita la orden de compra o servicios Compra
para mont os mayores a Bs 20.000.- (VE INTE
MIL 00/100 BO LIVIANOS). Pre sen ta la
Registr a e n e l ADMINISTRATIV O I DA F
Present a información a la Contraloría G eneral información a la
del Estado, de acuerdo con su normativa. SICOES si el monto
Contraloría Gene ral
Procede con la recepción de los bienes, para es mayor a Bs20.000
Final del Estado
su administración conf orme lo solicitado .
7
El Responsable de Recepción o Comisión de Recepciona de RESP ONSAB LE DE
Recepción ef ectúas la recepción de vales, vales y emite acta RECEP CI ÓN O COMISI ÓN
adjunta la fact ura y emit e informe o acta de de conformidad DE RECEPCIÓN
conformidad.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 188
8.2.5.1.7. Procedimiento: Contratación Directa de Servicios Públicos: Energía Eléctrica, agua y

otros de naturaleza análoga (DAF05-01-07)
a) Descripción
DAF05-01-07 Sistema de Administración Contratación de Contratación directa de Servicios
de Bienes y Servicios Bienes y Públicos: Energía Eléctrica, agua y otros
(SABS) Servicios de naturaleza análoga

El Departamento Administrativo Financiero-DAF Administrativo I DAF Certificación
1 recepciona y revisa las facturas por servicios, Profesional I DAF Presupuestaria.
emite la Certificación Presupuestaria, remite la RPA
documentación al RPA.
RPA verifica que la contratación esté inscrita en el RPA Solicitud de pago
2 POA, en el PAC cuando corresponda y si cuenta al DAF.
con certificación presupuestaria.
Solicita el pago al DAF.
El Departamento Administrativo Financiero, Administrativo I DAF Pago realizado.
procede al pago correspondiente. Profesional I DAF
3 Jefe DAF
Director(a) General
Ejecutivo(a)
b) Flujograma
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: CONTRATACIÓN DIRECTA DE SERVICIOS PÚBLICOS: ENERGÍA ELÉCTRICA, AGUA Y OTROS DE NATURALEZA
ANÁLOGA(DAF05-01-07)
UNIDAD
Departamento Administrativo Financiero RPA PUESTOS
UDAPE
TAREAS DE TRABAJO
1 Inicio
El Departamento
recepciona y revisa la s ADMINISTRATIVO I DAF
Admini strativo Finan cie ro-
DAF recepciona y revisa factura s p or servicios, emite
las fa cturas por servicio s, la Certificación PROFESIONAL I DAF
emite la Ce rtificaci ón Pre sup uestar ia, remite la
RPA
Pre sup uestar ia, remite la documentación al RP A
documentación al RP A.
RPA ver ifica que la verifica que la contratación esté

contratació n esté in scrita inscrita en el PO A, en el P AC
en el POA, en el PAC cuando co rresponda y si cuen ta
RPA
cuando cor responda y si con cer tificaci ón presupuestaria
cuenta con ce rtificaci ón
presup uestari a.
Soli cita el pago al DA F. Soli cita el pago al

DAF
Elab ora y apr ueba

Autoriza el pago
el comp roban te de ADMINISTRATIVO I DAF
correspon diente
pag o e n e l SIGEP
3 PROFESIONAL I DAF
El Departamento
Admini strativo Fi nanciero,
JEFE DAF
proced e al pa go
correspon diente.
DIRECTOR(A) GENERAL
Final EJECUTIVO(A)
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 189
8.2.5.1.8. Procedimiento: Contratación Directa de Medios de Comunicación - Televisiva, radial

escrita y otros medios de difusión (DAF05-01-08)
a) Descripción
DAF05-01-08 Sistema de Administración Contratación de Bienes Contratación directa de medios
de Bienes y Servicios (SABS) y Servicios de comunicación

La Unidad Solicitante remite el requerimiento de Unidad Formulario de
Contratación dirigida al RPA o RPC con las Solicitante requerimiento
especificaciones técnicas, precio referencial estimado en aprobado con
base a Proforma y/o propuesta del servicio requerido en certificación
Administrativo I
original o copia enviada vía fax o correo electrónico y el presupuestaria.
1 DAF
material a ser publicado o difundido. Profesional I DAF
Solicita al Departamento Administrativo Financiero -DAF la
RPA o RPC
certificación presupuestaria
El DAF, revisa documentación. Emite la Certificación
El RPC o RPA verifica que la contratación esté inscrita en RPA o RPC Autorización de
2 el POA, en el PAC cuando corresponda y si cuenta con inicio del proceso
enviada por la Unidad Solicitante evalúa los aspectos DAF evaluación y
3
técnicos y administrativos de la contratación emite informe Nota de
y elabora la nota de adjudicación. adjudicación.
instruye al DAF solicitar al proveedor adjudicado la Administrativo I adjudicación
formalización de la contratación.
4 El DAF en caso de formalizarse el proceso de contratación
documento.
Recibida la documentación remite al Departamento Legal
para su revisión.
El Departamento Legal revisa la legalidad de la Departamento Documentación
documentación presentada por el proveedor adjudicado. Legal revisada por
Cuando el proceso se formalice mediante contrato, elabora, Depto. Legal
firma o visa el mismo como constancia de su elaboración y
remite al Director(a) General Ejecutivo(a) para su Orden de
5
suscripción. Compra o
El (La) Director(a) General Ejecutivo(a) suscribe la Orden Director(a)
Servicio/contrato
General
de Compra o Servicio/contrato y designa al Responsable suscrito
Ejecutivo(a

P á g i n a 190
DAF05-01-08 Sistema de Administración Contratación de Bienes Contratación directa de medios

de Bienes y Servicios (SABS) y Servicios de comunicación

la orden de compra o servicios para montos mayores a Bs DAF registrada
6 20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS).
Presenta información a la Contraloría General del Estado,
El Responsable de Recepción o Comisión de Recepción Responsable de Servicio recibido
realiza el monitoreo de la publicación o difusión contratada Recepción o
7 y emite el Acta de Recepción e Informe de Conformidad o Comisión de
Disconformidad a la que adjunta el recorte de la publicación Recepción
en el caso de publicaciones.
P á g i n a 191
b) Flujograma
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: DIRECTA MEDIOS DE COMUNICACIÓN – TELEVISIVA, RADIAL, ESCRITA Y OTROS MEDIOS DE DIFUSIÓN (DAF05-01-08)
ORGANIZACI ONAL Unidad solicitante/ Dirección General Personas o empresas
Administrativo RPA PUESTOS
Responsable(s) de Ejecutiva Departamento Legal proveedoras de bienes
Financiero RPC DE TRABAJO /
TAREAS Recepción UDAPE y servicios
(tiempo estimado)
1
Inicio
La Unidad Solicitant e remite el
requerimiento de Contratación dirigida al
RPA o RPC con las especificaciones
técnicas, precio referencial estimado en UNIDAD SOLICITANTE
base a P roforma y/o propuesta del servicio Elab ora y re mite Se recepciona el ADMINISTRATIV O I DA F
requerido en original o copia y el material a requ erimiento al DAF y Revisa ap rueba y requ erimiento y las PROFE SIONAL I DA F
ser publicado o difundido. adju nta pr ecio re fere nci al emite Certifica ció n especifica cion es RPA O RPC
Solicita al Departamento Administrativo técn ica s para su
Financiero -DAF la certificación y material a se r p ublicado Pre sup uestar ia
presupuest aria. El DAF, revisa o difundido revisión
documentación. Emite la Cert if icación
Presupuestaria y remite la documentación
al RP A o RPC, para autorización de inicio
del proceso. No
¿Autoriza el in icio RPA O RPC
2
El RPC o RPA verif ica que la contratación de proceso?
est é inscrita en el PO A, en el PAC cuando
corresponda y si cuenta con certificación
presupuest aria y procede a la autorización Si
del inicio de proceso de contratación .
3 ADMINISTRATIV O I DA F
Sob re l a b ase de
El DAF sobre la base de la recomendación recomend ació n
de contrat ación enviada por la Unidad efectua da por la US,
Solicitante evalúa los aspectos t écnicos y
administrativos de la cont ratación emite
elab ora/ajusta i nfo rme
informe y elabora la not a de adjudicación . de evaluación y
4 recomend ació n
El RP A o RCP aprueba informe, procede a RPA O RPC
adjudicar e inst ruye al DAF solicitar al No
¿Aprue ba
proveedor adjudicado la present ación de
documentación necesaria para la informe? ADMINISTRATIV O I DA F
El DAF en caso de formalizarse el proceso Si
de contratación mediante Orden de Pre para y
Compra o S ervicio, elabora est e Emite Adjud icación,
presen ta
documento. Ord en de
Recibida la document ación remite al documentación
Pub lica ció n de
Departamento Legal para su revisión. lega l
difusión
5
El Depart amento Legal revisa la legalidad
de la documentación presentada por el
proveedor adjudicado . Elab ora co ntr ato pre via
Cuando el proceso se f ormalice mediante revisión de la DIRECTOR(A) GE NE RA L
Revisa
contrato, elabora, firma o visa el mismo Si documentación EJE CUTIV O(A)
como constancia de su elaboración y documentación ¿Correspon de
remite al Director(a) General Ejecutivo(a) presen tad a contrato? administrativa y l egal y
para su suscripción. gestiona la su scripción
El (La) Director(a) General Ejecutivo(a) No del mismo
contrato y designa al Responsable de Emite O rden
6 contrato/
El DA F regist ra el proceso en el S ICOES Ord en de ADMINISTRATIVO I DAF
una vez suscrit a la orden de compra o Final
servicios para mont os mayores a Bs Compra
20.000.- (VEINTE MIL 00/100 Pre sen ta la
BO LIV IANOS). Present a inf ormación a la Registr a e n e l
información a la
Contraloría G eneral del Estado, de
Monitoreo de la SICOES si el monto
acuerdo con su normativa. Contraloría Gene ral
pub lica ció n o es mayor a Bs20.000
del Estado
7
difusión y emisión de RESP ONSAB LE DE
El Responsable de Recepción o Comisión
de Recepción realiza el monitoreo de la certificación de RECEP CI ÓN O COMISI ÓN
publicación o difusión cont ratada y emite conformidad DE RECEPCIÓN
el Acta de Recepción e Informe de
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 192
8.2.5.1.9. Procedimiento: Contratación Directa arrendamiento de inmuebles para funcionamiento

de oficinas (DAF05-01-09)
a) Descripción
DAF05-01-09 Sistema de Administración Contratación de Bienes arrendamiento de inmuebles para
de Bienes y Servicios (SABS) y Servicios funcionamiento de oficinas

La Unidad Solicitante envía la solicitud de Contratación con Unidad Formulario de
las especificaciones técnicas requeridas (características y Solicitante requerimiento
superficie requeridas), Informe de justificación de necesidad aprobado con
RPA o RPC
de contratación de arrendamiento de oficinas u otros certificación
ambientes, adjuntando el certificado del SENAPE de no Administrativo I presupuestaria
1 existencia de inmuebles, precio referencial, estimado en DAF
base a Proforma y/o propuesta del servicio requerido en Profesional I DAF
original o copia enviada vía fax o correo electrónico y solicita
al Departamento Administrativo Financiero-DAF la
certificación presupuestaria

3 enviada por la Unidad Solicitante evalúa los aspectos DAF evaluación y
técnicos y administrativos de la contratación emite informe Nota de
y elabora la nota de adjudicación. adjudicación.

instruye al DAF solicitar al proveedor adjudicado la adjudicación
4 Administrativo I
formalización de la contratación. Recibida la documentación
remite al Departamento Legal para su revisión.

Director(a)
firma o visa el mismo como constancia de su elaboración y General
5 remite al Director(a) General Ejecutivo(a) para su Ejecutivo(a
suscripción. Orden de
Compra o
Servicio/contrato
suscrito
DAF05-01-09
P á g i n a 193
Sistema de Administración Contratación de Bienes arrendamiento de inmuebles para


El Responsable de Recepción o Comisión de Recepción Responsable de Recepción del

procede mediante acta con la recepción del inmueble Recepción o inmueble
7 arrendado Comisión de
El DAF mensualmente elabora y firma el Acta o Informe de Recepción
Conformidad. Conformidad
Administrativo II
mensual
DAF
P á g i n a 194
b) Flujograma
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: DIRECTA ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES PARA FUNCIONAMIENTO DE OFICINAS (DAF05-01-09)
ORGANIZACI ONAL Unidad solicitante Dirección General Personas o empresas
(Subdirecciones, Ejecutiva Departamento Legal proveedoras de bienes y
TAREAS Departamentos) UDAPE servicios
(tiempo estimado)
1 Inicio
La Unidad Solicitante envía la solicitud de
Contratación con las especificaciones
técnicas requeridas (características y Se recepciona el
superficie requeridas), Informe de Elab ora y re mite
justificación de necesidad de cont ratación Revisa ap rueba y requ erimiento y las
requ erimiento al DAF y especifica cion es
de arrendamiento de oficinas u otros emite Certifica ció n UNIDAD SOLICITANTE
ambientes, adjuntando el cert if icado del Especifica cion es técn ica s para su
Pre sup uestar ia ADMINISTRATIV O I DA F
SE NA PE de no exist encia de inmuebles, técn ica s revisión PROFE SIONAL I DA F
precio referencial, est imado en base a
Prof orma y/o propuesta del servicio RPA O RPC
requerido en original o copia y solicita al
Departamento Administrativo Financiero-
DAF la certificación presupuestaria. El
No
DAF, revisa document ación. Emite la
Certificación Presupuest aria y remite la ¿Autoriza el in icio
documentación al RPA o RPC, para de proceso?
autorización de inicio del proceso.
2 Si
El RPC o RPA verifica que la cont ratación RPA O RPC
est é inscrita en el POA, en el PAC cuando
corresponda y si cuenta con certificación Sob re l a b ase de
presupuest aria y procede a la autorización recomend ació n
efectua da por la US,
3 elab ora/ajusta i nfo rme
El DAF sobre la base de la recomendación de evaluación y
de contratación enviada por la Unidad recomend ació n ADMINISTRATIV O I DA F
Solicitante evalúa los aspectos técnicos y
administrativos de la cont ratación emit e No
informe y elabora la not a de adjudicación . ¿Aprue ba
informe?
4
El RPA o RCP aprueba informe, procede a
Si
adjudicar e inst ruye al DA F solicitar al RPA O RPC
Pre para y
documentación necesaria para la presen ta
formalización de la cont ratación. Recibida Emite A djudicación documentación ADMINISTRATIV O I DA F
la documentación remit e al Departament o lega l
Legal para su revisión.
5
El Departamento Legal revisa la legalidad
de la documentación presentada por el Elab ora co ntr ato pre via
proveedor adjudicado. Cuando el proceso DEPA RTA ME NTO LE GAL
se formalice mediante contrato, elabora, Revisa revisión de la
firma o visa el mismo como constancia de Si documentación
su elaboración y remite al Director(a) presen tad a contrato? administrativa y l egal y DIRECTOR(A) GE NE RA L
General Ejecutivo(a) para su suscripción. gestiona la su scripción EJE CUTIV O(A)
El (La) Director(a) General Ejecutivo(a)
No del mismo
Emite O rden
contrato y designa al Responsable de
6
contrato/
El DAF registra el proceso en el SI CO ES Ord en de
una vez suscrita la orden de compra o Compra Pre sen ta la
Registr a e n e l
servicios para montos mayores a Bs información a la ADMINISTRATIV O I DA F
20.000.- (VE INTE MI L 00/100 SICOES si el monto
BO LIVIANOS). Present a información a la es mayor a Bs20.000
Contraloría General del Estado, de acuerdo
del Estado
con su normat iva.
7
El Responsable de Recepción o Comisión Elab ora acta de Mensualmente RESP ONSAB LE DE
de Recepción procede mediante acta con recepción del elab ora y firma acta RECEP CI ÓN O COMISI ÓN
Final
la recepción del inmueble arrendado DE RECEPCIÓN
El DAF mensualmente elabora y firma el
inmueb le a rrenda do de conformidad
Act a o Informe de Conformidad.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 195
8.2.5.1.10. Procedimiento: Contratación Directa Adquisición de pasajes aéreos (DAF05-01-10)

a) Descripción
DAF05-01-10 Sistema de Administración Contratación de Bienes Contratación Directa Adquisición
de Bienes y Servicios (SABS) y Servicios de pasajes aéreos

La Unidad Solicitante efectúa su requerimiento de Unidad Formulario de
adquisición de pasajes aéreos en rutas nacionales con las Solicitante requerimiento
Especificaciones Técnicas requeridas, estima el precio aprobado con
RPA o RPC
referencial en base a Proforma y/o propuesta del servicio certificación
1 Administrativo I presupuestaria
requerido en original o copia enviada vía fax o correo
electrónico y solicita al Departamento Administrativo DAF
Financiero-DAF la certificación presupuestaria. Profesional I DAF

3 técnicos y administrativos de la contratación emite informe Nota de
y elabora la nota de adjudicación. adjudicación
elaborada.

instruye al DAF solicitar a la línea aérea adjudicada la adjudicación
Administrativo I
documento.

para su revisión.

Depto. Legal
5 Director(a)
El (la) Director(a) General Ejecutivo(a) suscribe la Orden de General Orden de
Compra o Servicio/contrato y designa al Responsable de Ejecutivo(a Compra o
Recepción o Comisión de Recepción. Servicio/contrato
suscrito
P á g i n a 196


El DAF remite a la Línea Aérea la Orden de Compra u Administrativo I Pasajes emitidos
Orden de Servicio para la adquisición y emisión de pasajes DAF e Información
aéreos en rutas nacionales. registrada.
6 Registra el proceso en el SICOES una vez suscrita la orden

de compra o servicios para montos mayores a Bs 20.000.-
(VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS).

El Responsable de Recepción o Comisión de Recepción Responsable de Recepción

procede a la recepción de pasajes y entrega a los Recepción o pasaje y
7
beneficiarios mediante acta. Comisión de entregas a los
Recepción beneficiarios de
pasajes
P á g i n a 197
b) Flujograma
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: DIRECTA ADQUISICIÓN DE PASAJES AEREOS DE AEROLINEAS NACIONALES (DAF05-01-10)
(tiempo estimado)
1 Inicio
La Unidad Solicitante efectúa su
requerimiento de adquisición de pasajes
aéreos en rutas nacionales con las Se recepciona el
Especificaciones Técnicas requeridas, Elab ora y re mite requ erimiento y las
Revisa ap rueba y
precio referencial, est imado en base a requ erimiento al DAF y
Prof orma y/o propuesta del servicio emite Certifica ció n especifica cion es UNIDAD SOLICITANTE
Especifica cion es técn ica s para su
requerido en original o copia y solicita al Pre sup uestar ia ADMINISTRATIVO I DAF
Departamento Administrativo Financiero- técn ica s revisión PROFE SIONAL I DA F
DAF la certificación presupuestaria. El RPA O RPC
DAF, revisa document ación. Emite la
Certificación Presupuest aria y remite la
documentación al RPA o RPC, para
autorización de inicio del proceso. No
¿Autoriza el in icio
2 de proceso?
El RPC o RPA verifica que la cont ratación
est é inscrita en el POA, en el PAC cuando
del inicio de proceso de contratación . RPA O RPC
Sob re l a b ase de
3
El DAF sobre la base de la recomendación
recomend ació n
de contratación enviada por la Unidad efectua da por la US,
Solicitante evalúa los aspectos técnicos y elab ora/ajusta i nfo rme
administrativos de la cont ratación emit e de evaluación y
informe y elabora la not a de adjudicación . recomend ació n ADMINISTRATIVO I DAF
4
No
El RPA o RCP aprueba informe, procede a ¿Aprue ba
adjudicar e inst ruye al DAF solicitar al informe?
documentación necesaria para la
Si
formalización de la cont ratación. Recibida RPA O RPC
Pre para y
la documentación remit e al Departament o
Legal para su revisión. presen ta
Emite A djudicación documentación ADMINISTRATIVO I DAF
5 lega l
de El Depart amento Legal revisa la
legalidad de la document ación presentada
por el proveedor adjudicado. El (la)
Director(a) General Ejecutivo(a) suscribe la Elab ora co ntr ato pre via
Orden de Compra o Servicio/contrato y DEPA RTA ME NTO LE GAL
designa al Responsable de Recepción o Revisa revisión de la
Comisión de Recepción de Recepción o Si documentación
Comisión de Recepción. administrativa y l egal y DIRECTOR(A) GENERAL
presen tad a contrato?
gestiona la su scripción EJECUTIVO(A)
6 del mismo
El DAF remite a la Línea Aérea la Orden de No
Emite O rden
Compra u O rden de Servicio para la
adquisición y emisión de pasajes aéreos en Firma de Compra
rutas nacionales. contrato/
Regist ra el proceso en el SICOES una vez
suscrita la orden de compra o servicios
Ord en de
Compra Pre sen ta la
para mont os mayores a Bs 20.000.- Registr a e n e l
(VEINTE MIL 00/100 BO LIVIANOS). Final información a la ADMINISTRATIVO I DAF
SICOES si el monto
Present a información a la Cont raloría Contraloría Gene ral
General del Est ado, de acuerdo con su es mayor a Bs20.000
del Estado
normativa.
Recepción d e pasaje s
7
y entrega a RESP ONSAB LE DE
El Responsable de Recepción o Comisión
de Recepción procede a la recepción de ben eficiari os RECEPCI ÓN O COMISI ÓN
pasajes y ent rega a los beneficiarios median te acta DE RECEPCIÓN
mediante acta.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 198
8.2.5.1.11. Procedimiento: Contratación Directa suscripción a medios de comunicación escrita o

electrónicas – Diarios, revistas y publicaciones especializadas (DAF05-01-11)
a) Descripción
DAF05-01-11 Sistema de Administración Contratación de Bienes Contratación Directa Adquisición
de Bienes y Servicios (SABS) y Servicios de pasajes aéreos

La Unidad Solicitante elabora la solicitud de suscripción de Unidad Formulario de
medios escritos o electrónica – diarios, revistas o Solicitante requerimiento
publicaciones especializadas con Especificaciones Administrativo I aprobado con
Técnicas (número de ejemplares y periodo de suscripción, DAF certificación
etc.), estima el precio referencial en base a Proforma y/o RPA o RPC presupuestaria
1 propuesta del servicio requerido en original o copia enviada Profesional I DAF
vía fax o correo electrónico. Solicita al Departamento
Administrativo Financiero-DAF la certificación
presupuestaria.
elaborada.
documento.
para su revisión.
Cuando el proceso se formalice mediante contrato, elabora, Director(a) Depto. Legal
firma o visa el mismo como constancia de su elaboración y General Orden de
remite al Director(a) General Ejecutivo(a) para su Ejecutivo(a Compra o
5 Servicio/contrato
suscripción.
suscrito

P á g i n a 199


El Responsable de Recepción o Comisión de Recepción Responsable de Recepción de

procede a la recepción de los diarios o revistas, o las Recepción o bienes
7 publicaciones especializadas en las fechas establecidas y Comisión de
emite y suscribe la conformidad. Recepción
P á g i n a 200
b) Flujograma
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: DIRECTA SUSCRIPCIÓN A MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA O ELECTRÓNICA (DAF05-01-11)
(tiempo estimado)
1 Inicio
La Unidad S olicitante elabora y envía al
Departamento Administrativo Financiero
(DAF) la solicitud de suscripción de medios
escritos o electrónica – diarios, revistas o
Se recepciona el
Elab ora y re mite requ erimiento y las
publicaciones especializadas con Revisa ap rueba y UNIDAD SOLICITANTE
Especificaciones Técnicas (número de requ erimiento al DAF y especifica cion es
emite Certifica ció n ADMINISTRATIV O I DA F
ejemplares y periodo de suscripción, et c.), Especifica cion es técn ica s para su
est ima el precio ref erencial en base a Pre sup uestar ia PROFE SIONAL I DA F
técn ica s revisión RPA O RPC
Prof orma y/o propuesta del servicio
requerido en original o copia. El DAF revisa
documentación, emit e la Cert if icación
Presupuestaria y remite la documentación
al RPA o RPC para autorización de inicio
del proceso. No
2 de proceso?
est é inscrita en el POA, en el PAC cuando RPA O RPC
Sob re l a b ase de
3
El DA F sobre la base de la recomendación
recomend ació n
Solicitante evalúa los aspectos técnicos y elab ora/ajusta i nfo rme ADMINISTRATIV O I DA F
informe y elabora la not a de adjudicación . recomend ació n
4
No
El RP A o RCP aprueba informe, procede a ¿Aprue ba
adjudicar e inst ruye al DA F solicitar al informe? RPA O RPC
Si
formalización de la cont ratación. Recibida ADMINISTRATIVO I DAF
Pre para y
Emite A djudicación documentación
5 lega l
de E l Depart amento Legal revisa la DEPA RTA ME NTO LE GAL
Director(a) General Ejecutivo(a) suscribe la Elab ora co ntr ato pre via DIRECTOR(A) GE NE RA L
Orden de Compra o Servicio/contrato y
Revisa revisión de la EJE CUTIV O(A)
designa al Responsable de Recepción o
Comisión de Recepción. administrativa y l egal y
6 gestiona la su scripción
El DA F remite a la Línea Aérea la Orden de No del mismo
Compra u O rden de Servicio para la Emite O rden
rutas nacionales.
Regist ra el proceso en el SICOE S una vez contrato/
suscrita la orden de compra o servicios Ord en de
para mont os mayores a Bs 20.000.- Compra Pre sen ta la
(VE INTE MIL 00/100 BO LIV IANOS).
Registr a e n e l
Final información a la
Present a información a la Cont raloría SICOES si el monto
normativa. del Estado
7
El Responsable de Recepción o Comisión Recepción de diario s
o revistas y e mite RESP ONSAB LE DE
de Recepción procede a la recepción de
RECEP CI ÓN O COMISI ÓN
los diarios o revistas, o las publicaciones conformidad
especializadas en las fechas establecidas y DE RECE PCIÓN
emite y suscribe la conf ormidad.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 201
8.2.5.1.12. Procedimiento: Contratación Directa repuestos del proveedor, cuando se requiere

preservar la garantía y consiguiente calidad del equipo y/o maquinaria (DAF05-01-12)
a) Descripción
DAF05-01-12 Sistema de Administración Contratación de Bienes Contratación Directa repuestos
de Bienes y Servicios (SABS) y Servicios del proveedor

Efectúa su requerimiento de adquisición de repuestos de la
Unidad Requerimiento
empresa a la cual se le adjudicó el equipo y/o maquinaria
Solicitante elaborado.
que necesita mantenimiento correctivo con el fin de
preservar la garantía y calidad del equipo, adjuntando Administrativo I
1 justificación técnica de la solicitud, y estima el precio DAF
referencial en base a Proforma y/o propuesta del servicio RPA o RPC
requerido en original o copia enviada vía fax o correo
Profesional I DAF
electrónico. Solicita al Departamento Administrativo
Financiero-DAF la certificación presupuestaria.

elaborada.
El RPA o RCP aprueba informe, procede a adjudicar e
RPA o RPC Nota de
instruye al DAF solicitar al proveedor adjudicado la
adjudicación
presentación de documentación necesaria para la Administrativo I
aprobada
4 formalización de la contratación. Recibida la documentación DAF
remite al Departamento Legal para su revisión.
El DAF en caso de formalizarse el proceso de contratación
documento.
Director(a)
5 remite al Director(a) General Ejecutivo(a) para su Ejecutivo(a Compra o
suscripción. Servicio/contrato
El (La) Director(a) General Ejecutivo(a) suscribe la Orden suscrito
de Recepción o Comisión de Recepción
P á g i n a 202
DAF05-01-12 Sistema de Administración Contratación de Bienes Contratación Directa repuestos

de Bienes y Servicios (SABS) y Servicios del proveedor


7 procede a la recepción de los repuestos adjudicados y Recepción o repuestos
emite y suscribe la conformidad. Comisión de
Recepción
P á g i n a 203
b) Flujograma
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: DIRECTA REPUESTOS DEL PROVEEDOR, CUANDO SE REQUIERE PRESERVAR LA GARANTÍA Y CONSIGUIENTE CALILDAD DEL EQUIPO (DAF05-01-12)
(tiempo estimado)
1
Inicio
La Unidad S olicitante elabora y envía al
Departamento Administrativo Financiero
(DAF) la solicit ud de requerimient o de
adquisición de repuestos de la empresa a Se recepciona el
la cual se le adjudicó el equipo y /o Revisa ap rueba y UNIDAD SOLICITANTE
maquinaria que necesit a mantenimient o requ erimiento al DAF y especifica cion es
correctivo con el fin de preservar la Especifica cion es técn ica s para su
garant ía y calidad del equipo, adjuntando Pre sup uestar ia PROFE SIONAL I DA F
justificación técnica de la solicitud, y
est ima el precio ref erencial en base a
Prof orma y/o propuesta del servicio
requerido en original o copia. El DA F revisa
documentación, emit e la Cert if icación
Presupuestaria y remite la documentación No
al RPA o RPC. ¿Autoriza el in icio
2 de proceso?
corresponda y si cuenta con certificación Si
presupuest aria y procede a la autorización
Sob re l a b ase de
3
recomend ació n
4
No
Si
Pre para y
5 lega l
rutas nacionales.
Registr a e n e l
Recepción de
7
El Responsable de Recepción o Comisión repu estos RESP ONSAB LE DE
de Recepción procede a la recepción de adju dicados y e mite RECEP CI ÓN O COMISI ÓN
los repuest os adjudicados y emite y conformidad DE RECE PCIÓN
suscribe la conf ormidad.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 204
8.2.5.1.13. Procedimiento: Contratación Directa Cursos de Capacitación ofertados por

Universidades, Institutos, Academias y otros (DAF05-01-13)
a) Descripción
DAF05-01-13 Sistema de Administración Contratación de Contratación Directa Cursos de
de Bienes y Servicios Bienes y Capacitación ofertados por Universidades,
(SABS) Servicios Institutos, Academias y otros

Efectúa su requerimiento adjuntando las especificaciones Unidad Requerimiento
técnicas o términos de referencias, según corresponda y Solicitante elaborado.
estima el precio referencial en base a Proforma y/o Administrativo I
propuesta del servicio requerido en original o copia enviada DAF
1 vía fax o correo electrónico. Solicita al Departamento RPA o RPC
Administrativo Financiero-DAF la certificación Profesional I DAF
presupuestaria.
elaborada.
documento.
para su revisión.
Cuando el proceso se formalice mediante contrato, elabora, Director(a) Depto. Legal
remite al Director(a) General Ejecutivo(a) para su Ejecutivo(a Compra o
5 suscripción. Servicio/contrato
suscrito
de Recepción o Comisión de Recepción
P á g i n a 205

DAF05-01-13 Sistema de Administración Contratación de Contratación Directa Cursos de
de Bienes y Servicios Bienes y Capacitación ofertados por Universidades,
(SABS) Servicios Institutos, Academias y otros


7 efectúa la recepción de los servicios adjudicado. Elabora y Recepción o repuestos
suscribe la conformidad o Disconformidad. Comisión de
Recepción
P á g i n a 206
b) Flujograma
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN: DIRECTA CURSOS DE CAPACITACIÓN OFERTADOS POR UNIVERSIDADES, INSTITUTOS, ACADEMIAS Y OTROS (DAF05-01-13)
(tiempo estimado)
Inicio
1
La Unidad S olicitante elabora y envía al Se recepciona el
Departamento Administrativo Financiero Revisa ap rueba y UNIDAD SOLICITANTE
(DAF) la solicitud de requerimiento requ erimiento al DAF y especifica cion es
adjuntando especif icaciones técnicas o Especifica cion es técn ica s para su
términos de referencia, el precio referencial Pre sup uestar ia PROFE SIONAL I DA F
en base a Proforma requerido en original o
copia. El DAF revisa document ación, emit e
la Certificación Presupuestaria y remit e la
documentación al RPA o RPC.
No
2 de proceso?
corresponda y si cuenta con certificación Si
presupuest aria y procede a la autorización
Sob re l a b ase de
3
recomend ació n
4
No
Si
Pre para y
5 lega l
rutas nacionales.
Registr a e n e l
7 Recepción de lo s
El Responsable de Recepción o Comisión RESP ONSAB LE DE
servicio s y e mite
de Recepción efectúa la recepción de los RECEP CI ÓN O COMISI ÓN
servicios adjudicado. Elabora y suscribe la conformidad DE RECE PCIÓN
conformidad o Disconf ormidad.
Conector
pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 207
8.2.5.2. Subproceso: Administración de Almacenes (DAF05-02)

8.2.5.2.1. Procedimiento: Recepción e Ingreso de materiales y suministros a almacén(DAF05-02-01)
a) Descripción
DAF05-02-01 Sistema de Administración Administración de Recepción e Ingreso de materiales y
de Bienes y Servicios (SABS) Almacenes suministros a almacén

Recibe la documentación del proceso de contratación, los Administrativo I Materiales y
materiales y suministros adquiridos, y verifica: DAF Encargado suministros
1  Que la cantidad, importe y descripción de los materiales y de Almacenes verificados
suministros cumplan con las características descritas en la y/o Comisión de ingresados a
Orden de Compra, Cotización, Requerimiento y Factura. Recepción almacén con
inform3 o acta de
 Verifica fechas de vencimiento de los materiales
recepción.
adquiridos (cuando sea pertinente)
 Controla que los materiales y suministros sean nuevo
 Controla el cumplimiento del plazo de entrega,
procedencia, marca y unidad.
 Comprueba su funcionamiento (cuando corresponda).
Los materiales y suministros que no cumplen con
el requerimiento solicitado, son devueltos al proveedor,
solicitando su reposición o sustitución.
Se emite el informe/acta de recepción.
Registra toda la información en el Sistema de Almacenes Administrativo I Registro de la
de UDAPE de acuerdo a los documentos y el catálogo de DAF Encargado información en la
2 ítems y genera el “comprobante de Ingreso de Material de Almacenes base de datos.
adjuntando copia de la factura o documento equivalente.
Cuando se requiera modificar el Catalogo de Ítems por
incorporación de nuevos ítems previamente deberá contar
con el visto bueno del Jefe del DAF
Cuando se trate de materiales y suministros de nueva
incorporación a los Almacenes se comunica al Jefe del DAF
sobre el nuevo producto habiendo considerado:
Identificación, Codificación y Clasificación.
Verifica su pertinencia y da su visto bueno. Jefe DAF Visto Bueno a
3
modificación.
Incluye el nuevo ítem en el Sistema de Control de Administrativo I Ingreso a
Almacenes de UDAPE y Catalogó de Ítems. DAF Encargado almacén del
4 Imprime en doble ejemplar y firma la nota de “Ingreso de de Almacenes material o
Materiales” y elabora la Autorización de Pago adjuntado suministro de
uno de los ejemplares. manera
La segunda copia archiva en forma cronológica y ordenada y
clasificada.
correlativa con una copia de la factura.
Ubica en los Almacenes los materiales y suministros en los
lugares establecidos, verificando el código asignado,
clasificación y catalogación de estos, a fin de facilitar su
ubicación, control y entrega posterior de los mismos.
P á g i n a 208
b) Flujograma
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES: RECEPCIÓN E INGRESO DE MATERIALES Y SUMINISTROS A ALMACEN (DAF05-02-01)
UNIDAD Dirección General CARGOS Y/O

ORGANIZACI ONAL Departamento Administrativo Financiero
Ejecutiva Personas o empresas proveedoras de bienes y servicios PUESTOS
TAREAS UDAPE DE TRABAJO
1 Inicio
Recibe la documentación del p roceso de Entrega/sustituye
contratació n, los materiale s y suministros Documentació n
bien es so licitado s
adq uiridos, y verifica: del pro ceso
conforme a O rden
Que la cantidad, importe y descripción de los
materiales y su mi nistros cumplan con l as de Compra
caracte rísticas d escritas en l a Orde n de Se verifica y controla
Compra, Cotización, Reque rimi ento y Factura.
las cara cterísticas
Ver ifica fechas d e vencimiento d e los
materiales adquir idos (cuando sea pertinen te) descrita s en la Orde n ADMINISTRATIVO I DAF
Controla q ue los materiales y suministros de compra ENCARGADO DE
sean nuevo ALMACENES Y/O
COMISIÓ N DE RECEPCI ÓN
Controla el cumplimiento del plazo de entrega ,
Se devuelve
proced encia, marca y unida d. ¿Cumple las
Comprueb a su fun cion amiento (cuando
No solicita ndo su
características
correspon da). requeridas? repo sición o
Los material es y su min istros qu e no sustitución
cumplen con el re querimien to solicita do, son Si
devuel tos al pro vee dor, solicita ndo su
repo sición o sustitución.
Se elab ora
Se emite e l in forme/acta de re cep ción .
informe o a cta de
2 recepción
Registr a toda l a i nfo rma ció n e n el Sistema de
Almacene s de UDAPE de acuerd o a los
documentos y el catá logo de ítems y ge nera el Se registra y
“comproba nte de In greso de Material act ualiza información
en el Sistema de
adju nta ndo copia de la factu ra o d ocu me nto
Almacenes con la
equ iva lente.
comunicación
Cuand o se r equier a modificar el Catalogo de ADMINISTRATIVO I DAF
correspondiente al
Ítems por incorpora ción de n uevos ítems Jef e Dpto. Adm. Fin.
ENCARGADO DE
previamen te de berá contar co n el visto bueno ALMACENES
del Jefe de l DAF
Cuand o se tra te de materiales y ¿Re quiere modificar No
suministro s de nu eva i nco rporación a l os Catalogo de ítems?
Almacene s se comunica a l Jefe del DAF sobre
el n uevo prod ucto h abiend o considerad o:
Visto B ueno de Si
Identificación, Codificació n y Cl asificación
Jefe(a)
Admini strativo
3
Ver ifica su pe rtin encia y da su visto buen o. JEFE DAF
Inco rporación
del nue vo ítem
4 al Sistemas y
Incl uye el nuevo ítem en el Si stema de Con trol
Catálogo de
de Almacenes de UDAP E y Ca tal ogó de Ítems.
Imp rime en do ble eje mp lar y fir ma la nota de Ítems
“Ingreso de Ma ter iales” y elabor a la
Autorización de Pa go adjuntado un o de los
Se e labora nota
ejempla res.
La segund a cop ia a rch iva en forma cr onológ ica de ing reso en ADMINISTRATIVO I DAF
y corre lativa con una co pia de la factu ra. dob le e jemplar ENCARGADO DE
Ubica en los Almace nes los materiale s y ALMACENES
suministro s en los lugare s establecido s, Archiva
Elab ora ot ro
verifica ndo el códig o asignado, clasificación y
autorización de ejemplar
cata logación de esto s, a fin de facilitar su Final
pag o y adjun ta un
ubicación, control y entrega po sterior de los
ejempla r
mismos.
Conector Conector
Documento pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 209
8.2.5.2.2. Procedimiento: Recepción e Ingreso de Materiales y Suministros a Almacén mediante

Caja Chica (DAF05-02-02)
a) Descripción
DAF05-02-02 Sistema de Administración de Administración de Recepción e Ingreso de Materiales y
Bienes y Servicios (SABS) Almacenes suministros a almacén Caja Chica

1 Realiza la revisión de la existencia de materiales, si no Administrativo I Solicitud de
existe procede a certificar la inexistencia y remite la solicitud DAF Encargado compra aprobado
al Responsable de Caja Chica para su compra. de Almacenes
2 Responsable Caja Chica entrega al Responsable de Responsable de Material

Almacenes el material y la factura y/o recibo de caja chica Caja Chica comprado y
del material adquirido previa firma de recepción. entregado con
Administrativo I documentación
DAF Encargado de respaldo de la
de Almacenes compra
Registra el ingreso asegurándose que exista cumplimiento Administrativo I Registro de la
de las características entre: Formulario de requerimiento, DAF Encargado información en la
Factura y/o Recibo de Caja Chica. de Almacenes base de datos
Asimismo verifica la correspondencia de firmas de los
documentos.
3
Registra la Nota de “Ingresos de Materiales” y toda la
información en el Sistema de Control de Almacenes de
UDAPE
Valida e Imprime todos los documentos.
Firma los documentos y archiva.
4 Incluye el nuevo ítem en el Sistema de Control de Almacenes Administrativo I Materiales y
de UDAPE y Catalogó de Ítems. DAF Encargado suministros
Imprime en doble ejemplar y firma la nota de “Ingreso de de Almacenes ubicados,
verificados y
Materiales” y elabora la Autorización de Pago adjuntado uno
clasificados
de los ejemplares.
La segunda copia archiva en forma cronológica y
correlativa con una copia de la factura.
Ubica en los Almacenes los materiales y suministros en los
lugares establecidos, Verificando el código asignado,
clasificación y catalogación de estos, a fin de facilitar su
ubicación, control y entrega posterior de los mismos.
P á g i n a 210
b) Flujograma
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES: RECEPCIÓN E INGRESO DE MATERIALES Y SUMINISTROS A ALMACEN MEDIANTE CAJA CHICA (DAF05-02-02)
UNIDAD
Unidad solicitante Dirección General Departamento Administrativo Personas o empresas CARGOS Y/O
ORGANIZACI ONAL
(Subdirecciones, Ejecutiva Financiero Responsable de Caja Chica proveedoras de PUESTOS
TAREAS Departamentos) UDAPE bienes y servicios DE TRABAJO
1 Inicio
Realiza la re visión de la existe nci a de
materiales, si no existe pro ced e a ce rtificar Revisió n d e
existen cia del ADMINISTRATIVO I DAF
la inexistencia y remite la solicitud al ENCARGADO DE
Responsable de Caja Chica p ara su material y/o ALMACENES
compra. suministro en
almacen
Se entrega el
2 material y/o Si
Responsable Caj a Chica entrega al ¿Existe?
suministro
Responsable de Almacenes el materia l y la solicita do RESPONSABLE DE CAJA
No
factura y/o recibo de caja chica del materia l CHICA
adq uirido previa firma d e re cep ció n. ADMINISTRATIVO I DAF
Se certifica la
ENCARGADO DE
inexiste ncia de l ALMACENES
3
material y/o su min istro
Registr a e l i ngreso asegurá ndose que
exista cumplimie nto de las característica s Entrega de material y
entre: Formulario de req uerimiento, Factura factura o recibo de
y/o Recibo de Caja Chica. Asimismo caja ch ica
verifica la correspond encia de firmas de lo s
documentos.
Registr a la No ta de “ Ing resos de Materia les”
y toda la información en el Sistema de
Se registra y
Control de Al macen es de UDAPE , valid a e act ualiza
Imp rime todos los do cumen tos . información en el
Firma los d ocu me nto s y archiva , registra e l Sistema de ADMINISTRATIVO I DAF
ingr eso asegu rándose que exista Almacenes previa ENCARGADO DE
cumplimiento de las caracte rística s e ntr e: verificación ALMACENES
Formulario d e reque rimiento, Factura y/o características y
firmas
Recibo de Ca ja Chica.
Asimismo verifica la correspo ndencia de
firmas de los d ocumento s. Se devuelve
¿Re quiere
Registr a la No ta de “ Ing resos de Materia les” No solicita ndo su
modificar Catalog o
y toda la información en el Sistema de repo sición o
de ítems?
Almacene s de UDAP E sustitución
Vali da e Imprime tod os los documentos. Si
Firma l os documentos y archiva
Visto B ueno Incorporación

4 del nuevo í tem
de Jefe(a)
Incluye el nuevo ítem en el Sistema de al Sistemas y
Admini strativo Catálogo de
Control de Almacenes de UDAPE y Catalogó
Ítems
de Ítems.
Imprime en doble ejemplar y firma la nota de

“Ingreso de Materiales” y elabora la
Autorización de Pago adjuntado uno de los Se elab ora
ADMINISTRATIVO I DAF
ejemplares. nota de ENCARGADO DE
ingr eso ALMACENES
La segunda copia archiva en forma
cronoló gica y co rrelativa con una copia de la
factura.
Se verifica y controla
Ubica en los Almace nes los materiales y las cara cterísticas
sumin istros en los lugare s esta blecidos, descrita s en la Orde n
de compra
entrega posterior de los mismos. Final

pag.
Form. MP-004
P á g i n a 211
8.2.5.2.3. Procedimiento: Salida de Materiales y Suministros del Almacén (DAF05-02-03)

a) Descripción
DAF05-02-03 Sistema de Administración Administración de Salida de Materiales y
de Bienes y Servicios (SABS) Almacenes Suministros del Almacén

De acuerdo al Catálogo de Ítems los días lunes o Unidad Formulario de
excepto casos necesarios otro día, el servidor público Solicitante control de salida
elabora el “Formulario de Salida de Almacenes”, de almacenes
detallando en forma clara y precisa todos los materiales y llenado y firmado.
1 suministros que requiera, especificando la cantidad, unidad
de medida y código.
Firma como solicitante en el formulario y remite el formulario
al Jefe de Unidad para su aprobación, y en el caso del DAF al
Profesional I DAF.
El Jefe de Unidad recibe el “Formulario de Control de Salida Jefe de Unidad,

Formulario de
de Almacenes”, verifica su debido llenado, firma autorizando (En el caso del DAF
control de salida
Profesional I del
el pedido. y deriva al DAF para su recepción DAF) de almacenes
2 Administrativo I DAF recibe el pedido y firma colocando Administrativo I verificado y
fecha y hora como constancia de recepción y entrega al DAF Encargado autorizado.
Jefe del DAF. de Almacenes
El Jefe del DAF recibe y verifica que las cantidades Jefe DAF Formulario de
solicitadas se enmarquen dentro lo razonable, dando control de salida
visto bueno a la salida de los Materiales y Suministros de almacenes
en el “Formulario de Control de Salida de Almacenes”. con V°B° del DAF
3
En situaciones especiales solicitará reportes al
Responsable del Almacén, previo a su aprobación.
Suscribe y remite al Responsable del Almacén.
El Encargado de Almacenes recibe y verifica que el Administrativo I Materiales y

formulario esté debidamente llenado y con V°B° del Jefe del DAF Encargado suministros
DAF de Almacenes entregados y
Acta de Entrega
Procede a la entrega física del material solicitado.
elaborada.
Registra la salida con las cantidades autorizadas en el
4 sistema de Almacenes de UDAPE e imprime la respectiva
“Acta de Entrega de Materiales” firma y remite a la unidad
solicitante.
P á g i n a 212

DAF05-02-03 Sistema de Administración Administración de Salida de Materiales y
de Bienes y Servicios (SABS) Almacenes Suministros del Almacén

La Unidad Solicitante recibe y verifica la cantidad y el Unidad Acta de entrega
estado de los Materiales y Suministros. Solicitante de materiales
firmado como
Si no existe observación, firma dando su conformidad Administrativo I
signo de
en la “Acta de Entrega de Materiales” DAF Encargado
5 conformidad.
de Almacenes
Devuelve el formulario debidamente suscrito al
Responsable del Almacén.
Recibe el “Acta de Entrega de Materiales” firmada por la

Unidad Solicitante y remite al Jefe del DAF
Verificando que el “Acta de Entrega de Materiales” este Jefe del DAF “Acta de Entrega
firmada, da su visto bueno y devuelve al Responsable del de Materiales”
6 Administrativo I
Almacén. firmado
DAF Encargado
de Almacenes
Recibe y Archiva en forma cronológica y correlativa el
Administrativo I Formularios de
original del “Formulario de Control de Salida de
DAF Encargado Pedido de
Almacenes” y “Acta de Entrega de Materiales”.
de Almacenes Material y Actas
7 de Entrega
Remite mensualmente la carpeta al Profesional I del DAF
archivados
para su verificación y control, adjuntando el informe y el
“Reporte de Movimientos” de almacenes.
P á g i n a 213
b) Flujograma
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES: SALIDA DE MATERIALES Y SUMINISTROS DEL ALMACEN (DAF05-02-03) PÁGINA 1/2

ORGANIZACI ONAL Unidad solicitante (Subdirecciones, Representante Unidad Dirección General
Financiero PUESTOS
Departamentos) Solicitante Ejecutiva
TARE AS DE TRABAJO
1 Inicio
Formulario
,
detallando en forma clara y pre cisa to dos los
UNIDAD SOLICITANTE
cantidad,
unidad de medida y código.
Firma como solicitante en el formulario y remite el formulario Formulario

al Jefe de Unidad para su aprobación, y en el caso del DAF
al Profesional I DAF
2
El Jefe de Unidad recibe el “Formu lario de Co ntrol de Ver ifica el JEFE DE UNIDAD,
Salida de Alma cenes”, verifica su debido llenado, firma requ erimiento (EN E L CAS O DEL DAF
autorizando el pedido. y deriva al DAF para su recepción PROFE SIONAL I DE L DAF)
Admini strativo I DAF re cib e el pedido y fi rma colo can do ADMINISTRATIV O I DA F

fech a y hora como con stancia de recepción y entrega al No ENCARGA DO DE
¿Es razonable
Jefe de l DAF. la solicitud? ALMA CENES
Si
3
Formulario
El Jefe del DAF r
JEFE DAF
Formulario
Registr a salida de
materiales
4 autorizado s en el
El En car gado de A lmace nes r Sistema de
el Jefe Almacene s ADMINISTRATIV O I DA F
del DAF. Procede a la entrega física del material solicitado. ENCARGADO DE
R ALMA CENES
Conector
Documento pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 214
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES: SALIDA DE MATERIALES Y SUMINISTROS DEL ALMACEN (DAF05-02-03) PÁGINA 2/2
UNIDAD
Unidad solicitante (Subdirecciones, Departamento Administrativo Financiero Dirección General
Representante Unidad Solicitante PUESTOS
Departamentos) Ejecutiva
TAREAS DE TRABAJO
1
5
Ver ifica el Elab ora Acta y

material entrega material
recibido
UNIDAD SOLICITANTE
ENCARGADO DE
ALMACENES
Firma e l “A cta Archivo
de Entrega ”
Carpeta de la
administración almacenes
“Acta d e E ntre ga”
y re porte d e movimientos
6
JEFE DEL DAF
ENCARGADO DE
ALMACENES
Ver ifica el acta y da

visto buen o
Firma l a
documentación y
remite a A lma cen es
ENCARGADO DE
ALMACENES
Final
Conector
Documento pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 215
8.2.5.2.4. Procedimiento: Reposición de Materiales y Suministros para Stock de Almacenes (DAF05-

02-04)
a) Descripción
DAF05-02-04 Sistema de Administración Administración de Reposición de Materiales y
de Bienes y Servicios (SABS) Almacenes Suministros para Stock de
Almacenes

El responsable de Almacenes, mensualmente elabora el
Departamento Programación de
Requerimiento, especificando claramente los Materiales
Administrativo reposición de
y Suministros requeridos para contar con el stock Financiero: compra de
mínimo de Almacenes; colocando el precio referencial de materiales y/o
1 Administrativo I
compra y las prioridades del requerimiento. suministros
Profesional I realizada.
Remite el requerimiento al Profesional I Contador para
su programación.
b) Flujograma
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES: REPOSICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS PARA STOCK DE ALMACENES (DAF01-02-04)

UNIDAD
ORGANIZACIONAL Unidad solicitante CARGOS Y/O
Dirección Ejecutiva Departamento Administrativo
(Subdirecciones, PUESTOS
UDAPE
TAREAS Departamentos) DE TRABAJO
1 Inicio
Mensualmente elabora el
Requerimiento
de materiales
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
Programación
Almacenes; Presupuestaria ADMINISTRATIVO I
(RESPONSABLE DE ALMACENES)
colocando el precio
referencial de compra y las PROFESIONAL I
prioridades del Final
requerimiento.
Conect
Conect Base
Proceso Arch or a
Inicio / Final Decisión Documento Tarea or de
Tarea predefinido otra
Documento dentro datos
pag.
pag. Form.
MP-004
P á g i n a 216
8.2.5.2.5. Procedimiento: Baja de Materiales y Suministros (DAF05-02-05)

a) Descripción
DAF05-02-05 Sistema de Administración Administración de Baja de Materiales y Suministros
de Bienes y Servicios (SABS) Almacenes

Elabora informe debidamente justificado dirigido al Jefe Administrativo I Informe técnico
del Depto. Administrativo Financiero con Vº Bº de su DAF Encargado para realizar la
inmediato superior, del o los productos que se de Almacenes baja de
encuentren con vencimiento, descomposición, materiales y/o
1 suministros
deterioro, inutilización u obsolescencia, señalando la
descripción del bien, cantidad, valor y causas por las
que el o los bienes de consumo llegaron a dicho estado
de situación.
Recibirá la solicitud formal que deberá adjuntar la Jefe DAF Informe con V°B°
documentación necesaria para el efecto, revisará los remitido a la MAE
antecedentes y justificativos y si considera pertinentes
2 los argumentos y justificaciones contenidas en el
informe de solicitud de baja, el cual con Vº Bº lo remite
a la Máxima Autoridad Ejecutiva para la autorización
respectiva para iniciar el proceso de baja.
Máxima Solicitud
La MAE autoriza la solicitud de baja.
Autoridad autorizada
3 El DAF designa a la Comisión de Valuación conformado
Ejecutiva Memorándum
por personal técnicamente capacitado.
Jefe DAF de designación
La Comisión de Valuación coordina y realiza las Dirección Resolución
siguientes actividades: General firmada
c) Evalúa los materiales y suministros a ser dados de Ejecutiva autorizando la
baja. baja
4 d) Analiza las causales por las cuales serán dados de
baja.
e) Emite informe dirigido a la Máxima Autoridad
Ejecutiva recomendando si es viable o no la baja de
dichos materiales y suministros.
El Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe yInstrucción de
Instruye al Profesional I – Contador el registro contable Profesional I DAFbaja de
5 en el SIGMA dando de baja los materiales y suministros. materiales y
suministros del
registro contable
SIGMA
El profesional I – Contador realiza el registro contable Profesional I DAF Baja de
en el SIGMA. materiales y
6 suministros del
registro contable
SIGMA
El Responsable de Almacenes procede al retiro físico Administrativo I Materiales y/o
7 de los materiales y suministros. DAF suministros
retirados del
depósito
P á g i n a 217
b) Flujograma
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES: BAJA DE MATERIALES Y SUMINISTROS (DAF05-02-05)
UNIDAD
Dirección General Ejecutiva Financiero Departamento Legal PUESTOS
TARE AS (DAF) DE TRABAJO
1 Inicio
Aná lisis mate riales y ADMINISTRATIV O I DA F

ENCARGA DO DE
suministro s que ALMA CENES
serán dad os de baja
.
Info rme y
2 recomend acio nes
Inf orme c on recom endaciones de
para
bajas la es y/o
de mat erial baja de
s um inis tros
materiales y
suministro s
JEFE DAF
Jefe DAF ver ifica

Soli citud de
y d a visto bu eno
crite rio legal
informe
Resolución y tod a la JEFE DAF

documentación para Elab ora
la baja de materiale s informe lega l y
y/o su min istros resolución
4
Apr obación de DIRECCIÓN GE NE RAL

baja median te la Designa Comisió n EJE CUTIV A
firma de la de Valu ación
resolución
5
Instruya la ba ja
del SIGMA de los JEFE Y P RO FESIO NA L I
DAF
materiales y
suministro s
6
Comproba nte PROFESIONAL I DAF
contable
Pro ced e a l
7 retiro físico
Final
Conector
Documento pag.
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 218
8.2.5.2.6. Procedimiento: Inventarios Físico de Materiales y Suministros de Almacén (DAF05-02-06)

a) Descripción
DAF05-02-06 Sistema de Administración Administración de Toma de Inventarios Físico de
de Bienes y Servicios (SABS) Almacenes Materiales y Suministros de Almacén

Departamento Administrativo Financiero comunica mediante Departamento Circular de fecha
1 Circular, las fechas en las que se encontrará cerrado los Administrativo de cierre de
Almacenes para el levantamiento del Inventario físico. Financiero Almacenes
difundido
Departamento Administrativo Financiero, designa la Comisión Designación de la

“Comisión Responsable del Levantamiento de Inventarios Responsable del Comisión
de Materiales y Suministros”, que estará compuesta por Levantamiento Responsable del
Administrativo I y Profesional I – Contador del Departamento de Inventarios de Inventario
2 Administrativo Financiero. Materiales y
Suministros
Se procede a cursar invitación al Auditor Interno a objeto
que participe en calidad de observador para inventarios
planificados
Comisión Responsable del Inventario, prepara Hoja de Comisión Formato de

“Recuento Físico de Materiales y Suministros”, de acuerdo Responsable del recuento físico de
al formato de los saldos según sistema, recuento físico y Levantamiento materiales y
3
la diferencia de Inventarios de suministros
Materiales y
Suministros
Comisión Responsable del Inventario, procede al conteo Comisión Conteo y

físico de los materiales y suministros realizando las Responsable del verificación física
siguientes tareas: Levantamiento de materiales y
de Inventarios de suministros
 Controlan las características coincidan con la Materiales y
descripción del artículo en registros. Suministros
 Verifican que el código y la descripción del artículo
coincidan con los registros de almacenes.
 Cuentan los materiales de cada ítem en detalle.
4  Toman notas de los materiales que hayan vencido o
se encuentran en mal estado por diferentes razones, para
recomendar su baja.
 Controlan y toman nota de otros aspectos que
considere necesario.
Llena la Hoja de Recuento Físico de Materiales y
Suministros, de acuerdo a las cantidades recontadas,
determinando faltantes y sobrantes si es que existiera.
P á g i n a 219
DAF05-02-06 Sistema de Administración Administración de Toma de Inventarios Físico de

de Bienes y Servicios (SABS) Almacenes Materiales y Suministros de Almacén

Comisión Responsable del Inventario y Responsable de Comisión Informe del
Almacenes, elaboran y suscriben el informe sobre el Responsable del inventario
trabajo desarrollado y sus resultados, remitiéndolo con toda Levantamiento realizado
la documentación de sustento al Jefe del Departamento de Inventarios de
Administrativo Financiero. Materiales y
Suministros
5 Firman los documentos de respaldo del inventario levantado.
Jefe
 Acta de Recuento Físico de Almacenes. Departamento
Administrativo
 Recuento Físico de Materiales y Suministros. Financiero
 Estado del Inventario
 Informe
Jefe del Departamento Administrativo Financiero, recibe los Jefe Informe aprobado
resultados del inventario físico, de existir materiales Departamento para revisión de
sobrantes y faltantes sin aclaración, solicita su aclaración al Administrativo la Dirección
6 Financiero General Ejecutiva
Responsable de Almacenes de las diferencias.
Procede a instruir su registro y contabilización.
Remite el informe a la Dirección General Ejecutiva.
Aprobado el informe por la Dirección General Ejecutiva,
Dirección Contabilizar los
el Profesional I del Departamento Administrativo
General faltantes bajo
Financiero recibe instrucción y procede a:
Ejecutiva responsabilidad
7  Contabilizar contra cuentas por cobrar al Encargado de del Encargado de
Profesional I
Almacenes en caso de existir faltantes. Almacenes
Depto.
 Registrar los reingresos en caso de sobrantes. Administrativo Reingresar los
Financiero sobrantes
Responsable de Almacenes, recibe instrucción y procede a Administrativo I Ajuste al Sistema

8 efectuar los ajustes en el Sistema de Control de Almacenes Depto. de Control de
de UDAPE. Administrativo Almacenes
Financiero
P á g i n a 220
b) Flujograma
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES: TOMA DE INVENTARIOS FÍSICO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE ALMACÉN (DAF05-02-06)
UNIDAD
Dirección General Ejecutiva Auditoria
Financiero Comisión Responsable de Inventarios PUESTOS
UDAPE Interna
TARE AS DE TRABAJO
1
Comunica mediante Circular ADMINISTRATIVO I
Inicio (ENCARGADO DE ALMACENES)
las fechas en las que se
cerrara los Almacenes para el JEFE DEPARTAMENT O
levantamiento del Inventario ADMINISTRATIVO
Circular de
físico.
comunicación de
2
cierre de
Designa la “Comisión
Almacene s COMISIÓN RESPONSABLE DEL
Responsable del LEVANTAMIENTO DE
Levantamiento de Inventarios INVENTARIOS DE MATERIALES
de Materiales y Suministros”. Y SUMINISTROS
Invitación al Audit or Interno a
Designación del
objeto que participe en calidad AUDITOR INTERNO
de observador para Comisi ón
inventarios planificados Responsable de
Inve nta rios
3
Designación d el
Comisi ón COMISIÓN RESPONSBALE DEL
Responsable de INVENTARIO
Inve nta rios
Pre paran el
4 formulario N° 5 ¿Acepta invitación a No
Proceden al conteo físico de los “Recuento físico de realización de
materiales y suministr os inventariación?
realizando las tareas de controlar
Materiales y
que las Sumini stros”
Ejecutan Si COMISIÓN RESPONSABLE DEL
INVENTARIO
registr os. inventariación
Final
vencido o se encuentr an en
mal estado por diferentes Registr an en el
razones, para recomendar su baja. formulario
5
Elaboran y suscr ibe n el infor me COMISIÓN RESPONSABLE DEL
sobre el tr abajo desar rolla do y Elab oran y INVENTARIO
sus r esu ltados , re mitiéndolo suscrib en el
con toda la documenta ción de JEFE DEPARTAMENT O
informe so bre la ADMINISTRATIVO
sustento al Jefe del Departamento
Administrativo. inventariación
6 Elab oran/ajustan
Recibe los resultados del el informe sob re l a
inventar io físico, de existir JEFE DEPARTAMENT O
observaciones solicita su Inve nta riación ADMINISTRATIVO
aclar ación al Responsab le de
ADMINISTRATIVO I
Almacenes.
(ENCARGADO DE ALMACENES)
Procede a instr uir su registro y
contabilización.
Apr ueba in for me
Remite el informe a la Dir ección
Si No Realiza
Ejecutiva. con la instr ucción ¿Aprueba aclaración a
correspon diente informe?
7 observacione s
Recibe instrucció n y Conta biliza
los fa ltantes de mat eriales y /o
PROF ESIONAL I
sumin istros , bajo r espo nsabilidad Registr o (RESPONSABLE CONTABILIDAD)
del Responsable de Almacenes . contable
Registra el re ingr eso en caso de
sobrante s.
8 Ajustes en el
Recibe instrucción y procede a Sistema de Final ADMINISTRATIVO I
ef ectuar los ajustes en el Almacene s (ENCARGADO DE ALMACENES)
Sistema de Almacenes de
UDAPE.
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 221
8.2.5.3. Subproceso: Administración de Activos Fijos Muebles (DAF05-03)

8.2.5.3.1. Procedimiento: Recepción de Activos Fijos (DAF05-03-01)
a) Descripción
DAF05-03-01 Sistema de Administración Administración de Recepción de Activos Fijos
de Bienes y Servicios (SABS) Activos Fijos Muebles

Recepción Temporal: Administrativo I Acta de
Departamento Recepción
La recepción temporal será efectiva a partir de la Temporal
Administrativo
suscripción de la Nota de Remisión, que deberá estar Financiero
1 acompañada por un Acta de Recepción Temporal, cuyo
tiempo de verificación será establecida por la Unidad
Administrativa, haciendo conocer este plazo al proveedor.
Este plazo no deberá exceder de (3) tres días hábiles,
tiempo en el cual los bienes serán sometidos a prueba y se
verificara el cumplimiento de las especificaciones técnicas,
cantidad y calidad.
La recepción deberá aplicarse en las adquisiciones de

equipos que requieran un cierto tiempo para su verificación
y las respectivas pruebas técnicas y de funcionalidad.
Recepción Definitiva: Responsable de Documento de

Recepción o la recepción
2 Cuando el Responsable de Recepción o la Comisión de definitiva de
Comisión de
Recepción hayan concluido con la verificación respectiva y Recepción bienes
exprese su conformidad con los bienes entregados por el
proveedor, elaborara en dos ejemplares el documento de
recepción definitiva de bienes.
Si los bienes recibidos temporalmente no cumplieran con

las especificaciones técnicas u otros aspectos técnicos, el
Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción
procederán a la devolución de los mismos, hasta que el
proveedor cumpla conforme a lo ofertado y solicitado.
En el caso de los muebles y enseres se efectuara una

recepción definitiva, previa verificación del cumplimiento de
las especificaciones técnicas, cantidad y calidad.
Identificación: Administrativo I Asignación de la

Departamento denominación o
Consiste en la denominación básica asignada a cada bien descripción
Administrativo
y su descripción de acuerdo a sus características propias, Financiero básica a cada
3 físicas, de dimensión y funcionamiento y otros aspectos que bien
permitan su discriminación respecto a otros bienes
similares o de otras marcas, siendo las mismas
enunciativas.
P á g i n a 222
DAF05-03-01 Sistema de Administración Administración de Recepción de Activos Fijos


La codificación consiste en asignar un símbolo a cada rubro Administrativo I Asignar código
de bienes, que permita: Departamento de identificación
4 Administrativo a cada bien
a) La identificación, ubicación y el destino del bien; Financiero
b) La discriminación de un bien a otro;
c) Diferencien una unidad de las partes que la
componen;
d) Faciliten el recuento físico.
Para controlar la distribución de los activos, UDAPE
adoptara sistemas de identificación interna de los activos y
de codificación de acuerdo a la estructura diseñada por la
Entidad, aplicando el siguiente formato:
Código alfanumérico que consta de dos grupos separados

por un guión (-). El primer grupo es un conjunto de tres
letras que describen la fuente de financiamiento, conforme
se observa en el siguiente ejemplo:
PNU-EC020001
Fuente de financiamiento
El segundo grupo de dígitos corresponde a tres variables

importantes para la identificación del tipo de bien, de
acuerdo al siguiente ejemplo:
PNU-EC020001
Grupo Contable
PNU-EC020001
Tipo de bien (Activo Fijo)
PNU-EC020001
Número de Correlativo
La codificación de los activos debe ser efectuada una vez

recibido oficialmente el bien, antes del registro de
incorporación en la base de datos del sistema y antes de la
asignación.
P á g i n a 223
b) Flujograma
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS: RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS (DAF05-03-01)
UNIDAD
Dirección General Ejecutiva Responsable de Recepción/Comisión de Persona o empresa proveedora de
Financiero PUESTOS
UDAPE Recepción bienes o servicios
TARE AS DE TRABAJO
La recepción temporal es Inicio

ef ectiva a part ir de la
suscripción de la Not a de
Remisión, que deberá estar
acompañada por un Acta de
Recepción Temporal, cuyo
tiempo de verificación será
Recepción RESPONSABLE DE LA
est ablecida por la Unidad
temporal RECEP CI ÓN O LA
Administ rativa, haciendo
COMISIÓ N DE RECEP CI ÓN
conocer este plazo al
proveedor. Est e plazo no Se devuelve l os
deberá exceder de (3) tres acti vos pa ra que se
dí as hábiles, tiempo en el cual
los bienes serán sometidos a
subsanen l as
prueba y se verificará el observacione s
cumplimient o de las encontrad as
especificaciones t écnicas, Ver ificación de los
cantidad y calidad.. acti vos para
real izar una
2 recepción definitiva
Concluido la verificación por e l
Respo nsable de Recepción o la
Comisión de Re ce pción y una
vez expre sado su co nformidad
a los bines recepcionados , se
de be elaborar el documento ¿Cumple las No
de re cepció n de finitiva de especificaciones
bienes. definidas?
RESP ONSAB LE DE
RECEPCI ÓN O LA
Si los biene s recibidos Si COMISIÓ N DE RECEP CI ÓN
temporalmente no cumpliera n
con las especificacio nes
técnicas u otros a spectos
técnicos, el Responsable de
Recepción o la Comisió n de Se elab ora el
Recepción procederá n a la documento de
de volución de lo s mismos,
recepción
ha sta que el proveedor
cumpla conforme a lo definitiva
ofertado y solicita do.
3
Consiste en la de nomina ción
bá sica asignada a cada bien y Asigna ción de
su descripción de a cuerdo a
den ominación y/o
sus característica s propias, ADMINISTRATIVO I
física s, de dimensión y descripción del DEPA RTA ME NTO
funcionamiento y otros acti vo fijos ADMINISTRATIV O
aspectos que pe rmitan su FINANCIERO
discriminación respe cto a
otros bienes similares o de
otras marcas, sie ndo las
mismas enunciativas Asigna r códig os
a los activo s fijos
4
La co dificación de lo s activos ADMINISTRATIVO I
fij os se lo re aliza a partir del DEPA RTA ME NTO
sistema de identifica ción ADMINISTRATIVO
Final
interno estructurada y FINANCIERO
diseña da po r la Entida d.
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 224
8.2.5.3.2. Procedimiento: Asignación de Activos Fijos (DAF05-03-02)

a) Descripción
DAF05-03-02 Sistema de Administración Administración de Asignación de Activos Fijos

La Unidad o Encargado de Activos Fijos, procederá a la Jefe Entrega bajo
entrega de los activos a los servidores públicos de UDAPE Departamento inventario de un
para su uso, custodia y responsabilidad, cuando exista una Administrativo activo fijo a una
1 orden expresa debidamente documentada y autorizada por Financiero servidora o
la Jefatura del Departamento Administrativo Financiero. servidor público
La asignación de activos fijos y material fungible será

efectuada mediante Acta de Custodia, cuyo documento
oficial será la constancia de la entrega de los bienes, el cual Administrativo I
se suscribirá al momento de la vinculación laboral con la (encargado de
Entidad, donde se describirá en detalle los bienes activos fijos)
asignados.
Cuando se disponga bajas (por retiros) de servidores Responsable de Acta de

2 públicos que tengan bajo su responsabilidad activos fijos y Recepción o devolución del
material fungible, deberá hacerse conocer al Departamento Comisión de activo fijo a la
Administrativo Financiero para que la misma instruya a la Recepción Entidad
Unidad o Encargado de Activos Fijos, la inventariación,
verificación y recepción de los activos fijos.
La devolución de activos fijos y material fungible será
efectuada mediante Acta de Devolución, el cual se
suscribirá al momento de la conclusión de la relación
laboral.
La reasignación de activos fijos existentes de una Unidad a Administrativo I Acta de custodia

otra, se realizara cada fin de semestre; solamente en caso (Encargado De por reasignación
necesario y autorizado por la Máxima Autoridad Ejecutiva Activos Fijos) de activos fijos
3 de la Entidad podrá reasignarse en cualquier momento.
Esta reasignación será efectuada mediante Acta de
Custodia
P á g i n a 225
b) Flujograma
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS: ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS (DAF05-03-02)
UNIDAD
Dirección General Ejecutiva Departamento Administrativo Financiero Responsable de Recepción/ Persona o empresa proveedora de
PUESTOS
UDAPE Comisión de Recepción bienes o servicios
TARE AS DE TRABAJO
1
La Unidad o Encargado de Inicio
Act ivos Fijos, procederá a la
entrega de los activos a los
servidores públicos de Asigna ción de activo
UDAPE para su uso, cust odia
fijo autorizado p or
y responsabilidad, cuando
exista una orden expresa Admini stración
debidamente documentada y
JEFE DEPARTAMENTO
autorizada por la Jefatura del ADMINISTRATIV O
Departamento Administrat ivo
Financiero.
ADMINISTRATIV O I
La asignación de activos fijos Asigna ción de activo (ENCARGA DO DE ACTIV OS
y material f ungible será FIJOS)
fijo y elab oración d el
ef ectuada mediante Acta de
acta de en tre ga
Custodia, cuyo documento
of icial será la constancia de la correspon diente
entrega de los bienes, el cual
se suscribirá al momento de la
vinculación laboral con la
Entidad, donde se describirá
en detalle los bienes
asignados.
¿Desvinculación No
2 de la persona que
Cuando se disponga bajas trabaja en UDA PE?
(por retiros) de servidores
públicos que tengan bajo su
responsabilidad activos fijos y Si
material f ungible, deberá
hacerse conocer al Inve nta riación,
Departamento Administrativo
verifica ción y re cep ció n
para que la misma instruya a
de los activo s fijo s de l a RESP ONSAB LE DE
la Unidad o E ncargado de RECEP CI ÓN
Act ivos Fijos, la person a d esvinculad a
inventariación, verificación y COMISIÓ N DE RECEP CI ÓN
recepción de los activos fijos.
La devolución de activos fijos Acta de

y material fungible será
devolu ción
ef ectuada mediant e Act a de
Devolución, el cual se
suscribirá al momento de la
conclusión de la relación
laboral.
¿Reasignación de No
Act ivos Fijos?
3
La reasignación de act ivos
fijos existent es de una Unidad Si
a ot ra, se realizara cada fin de
semestre; solamente en caso Instruye que se
necesario y autorizado por la hag a Si No
¿Es urgente? ADMINISTRATIV O I
Máxima Autoridad E jecut iva inmedia tamen te (ENCARGADO DE ACTIVOS
de la Entidad podrá FIJOS)
reasignarse en cualquier Reasignación de
momento. acti vos fijos y la
emisión de la acta de
Est a reasignación será
ef ectuada mediante Acta de
custodi a
Custodia.
Final
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 226
8.2.5.3.3. Procedimiento: Incorporación al Registro de Activos Fijos (DAF05-03-03)

a) Descripción
DAF05-03-03 Sistema de Administración Administración de Incorporación al Registro de
de Bienes y Servicios (SABS) Activos Fijos Muebles Activos Fijos

La Unidad o Encargado de Activos Fijos deberá realizar el Departamento Registro de
registro del ingreso (alta) en la base de datos del sistema Administrativo incorporaciones
de control de activos fijos de la Entidad, adjuntando la Financiero: realizado
1 siguiente documentación de respaldo:
Administrativo I
i. Documento de recepción oficial del bien, emitido por
Profesional I
la Entidad.
ii. Documento de compra, que podrá ser orden de
compra o contrato; documento de convenio de
donación o transferencia;
iii. Nota de remisión y factura.
Asimismo, la Unidad o Encargado de Activos Fijos deberá
registrar en el S.I.A.F. las incorporaciones de activos fijos,
emitiendo los reportes actualizados al cierre de cada
gestión a la Contaduría General del Estado.
La Nota de Ingreso generado por la Unidad o Encargado de
activos fijos y la documentación de respaldo del bien, debe
ser remitida al Profesional I del Departamento
Administrativo Financiero para su respectivo registro
contable.
La Unidad o Encargado de activos fijos de UDAPE, deberá Administrativo I Registro

crear y mantener un registro actualizado de todos y cada actualizado de
2 Departamento
uno de los activos de propiedad, a cargo ó en custodia de los activos fijos
Administrativo
la Entidad, contemplando los siguientes campos de registro:
Financiero
i. Número Correlativo: asignación de numeración en
secuencia cronológica de ingreso.
ii. Fuente de financiamiento: recursos mediante los cuales
fueron adquiridos los activos:
 Recursos del Tesoro General de la Nación (TGN).
 Recursos propios.
 Recursos de donación.
iii. Unidad de Medida.
Es la expresión de cada componente que constituye un
activo fijo, cuyos símbolos serán los siguientes:
 Eq. haciendo referencia a equipo.
 Pza. haciendo referencia a pieza.
P á g i n a 227
 Fun. haciendo referencia a fungible.

iv. Descripción: es el detalle de las características
específicas de cada activo, el mismo debe contener una
breve descripción adicional de los accesorios que no
estén clasificados como activo fijo, las medidas
expresadas en metros y si corresponde los números de
serie en el caso de los equipos.
v. Fecha de Ingreso: la fecha de ingreso será registrada
con la misma fecha de suscripción del Acta de
Recepción Definitiva.
vi. Estado: el estado hace referencia a las condiciones de
uso en las que se encuentre cada activo fijo, las mismas
son las siguientes:
 Bueno, en funcionamiento.
 Regular, aun en funcionamiento previo
mantenimiento.
 Malo, sin funcionamiento.
vii. Tipo de Bien: es el sub grupo al que pertenece cada
unidad de activo fijo.
viii. Servidor Responsable: es el registro de la persona que
tiene bajo su custodia el activo fijo.
ix. Cargo que Desempeña: es el cargo que desempeña la
persona que tiene bajo su custodia el activo.
x. Área Funcional (Ubicación): es la Subdirección o
Departamento en la que se encuentra ubicado el activo
fijo.
xi. Costo Actualizado: es el importe del costo actualizado
calculado para la última re expresión de valores que se
presentó para elaboración de Estados Financieros.
xii. Depreciación Acumulada: es el importe de la
depreciación acumulada calculado para la última re
expresión de valores que se presentó para elaboración
de Estados Financieros.
xiii. Valor Residual: es el importe correspondiente a la
diferencia entre el costo actualizado y la depreciación
acumulada.
P á g i n a 228
b) Flujograma
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS: INCORPORACIÓN AL REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS (DAF05-03-03)
UNIDAD
PUESTOS
TARE AS DE TRABAJO
1
La Unidad o Encargado de
Inicio
Act ivos Fijos deberá realizar el
regist ro del ingreso (alta) en la
base de datos del sistema de
act ivos fijos de la Ent idad,
adjuntando la siguiente
documentación de respaldo:
i. Documento de recepción Documento d e

of icial del bien, emitido por la
acti vos fijo s
Entidad.
ii. Documento de compra, que

podrá ser orden de compra o
contrato; documento de
convenio de donación o
transferencia; Registr o e n e l
S.I.A.F.
iii. Nota de remisión y factura.
Asimismo, la Unidad o
Encargado de Act ivos Fijos
deberá regist rar en el S.I.A.F.
las incorporaciones de act ivos
fijos, emitiendo los reportes Emisión de
act ualizados al cierre de cada repo rte s ADMINISTRATIVO I
gestión a la Contaduría actu alizados (ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS)
General del Estado.
PROFESIONAL I
La Nota de Ingreso generado (RESPONSABLE CONTABLE)
por la Unidad o Encargado de
act ivos fijos y la
documentación de respaldo
del bien, debe ser remit ida al JEFE DEPARTAMENTO
Prof esional I del Par a re gistro ADMINISTRATIVO
Departamento Administrat ivo contable
para su respectivo registro
contable.
2
act ivos fijos de UDAPE,
deberá crear y mantener un Crear y mantene r un
regist ro act ualizado de todos y regi stro actua liza do de
cada uno de los activos de todos y ca da uno de los
propiedad, a cargo ó en acti vos de la E nti dad
cust odia de la Ent idad,
contemplando los siguientes
campos de registro:
Número Correlativo, Fuente

de f inanciamiento, unidad de Final
Medida, descripción, fecha de
ingreso, Est ado, tipo de bien,
servidor responsable, cargo
que Desempeña, área
Funcional (Ubicación), cost o
act ualizado, depreciación
acumulada, valor residual.
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 229
8.2.5.3.4. Procedimiento: Control de Activos Fijos - Inventarios (DAF05-03-04)

a) Descripción
DAF05-03-04 Sistema de Administración Administración de Control de Activos Fijos
de Bienes y Servicios (SABS) Activos Fijos Muebles (Inventarios)

La Unidad o Encargado de Activos Fijos deberá coordinar Departamento Planificación de
con las Subdirecciones y Departamentos el levantamiento Administrativo la realización del
físico y valorado de inventarios de activos fijos en forma Financiero: inventario físico y
semestral y a requerimiento, utilizando para ello las Actas valorado
Administrativo I aprobada.
de Custodia.
Profesional I
Para la realización del inventario físico y valorado, la Unidad
o Encargado de Activos Fijos, previamente deberá
presentar a la Jefatura del Departamento Administrativo
Financiero la planificación del inventario que contemple el
cronograma de trabajo, los recursos, la logística y los
materiales requeridos para el efecto.
Una vez aprobada la planificación del inventario por parte
de la Jefatura del Departamento Administrativo Financiero,
1 se dará inicio al inventario de activos fijos según
cronograma.
Para realizar el recuento físico de los Activos Fijos de la
Entidad, se deberá:
i. Comunicar a los servidores públicos de la Entidad
con (2) días hábiles de anticipación, quienes
deberán colaborar en esta actividad.
ii. Asimismo se deberá comunicar a la Unidad de
Auditoría Interna con (2) días hábiles de
anticipación, para que pueda participar durante el
inventario en calidad de observador.
Los resultados de los recuentos físicos serán comparados Resultado de

con los registros contables y el inventario general de activos recuento físico
fijos, para efectuar los ajustes que correspondan, cuando comparado con
2 sean debidamente justificados y las aclaraciones en el caso registros
de faltantes. contables e
inventario
general de
activos fijos
3 El producto final de este trabajo será el inventario final físico Inventario final
valorado. físico valorado
P á g i n a 230
b) Flujograma
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS: CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - INVENTARIO (DAF05-03-04)
UNIDAD
PUESTOS
TARE AS DE TRABAJO
1
Inicio
Act ivos Fijos deberá coordinar
con las Subdirecciones y
Departamentos el
levantamiento físico y
valorado de inventarios de Pre sen tar plan de
act ivos f ijos en f orma inventariación
semestral y a requerimiento,
ut ilizando para ello las Actas
de Cust odia.
Para la realización del
inventario físico y valorado, la
De acuerdo al p lan De acuer do al plan
Unidad o Encargado de
Act ivos Fijos, previament e coordin ar con los coordin ar co n los
deberá presentar a la Jef atura Responsables de Responsables de
del Departamento cada unid ad cada u nidad
Administ rativo la planificación orga nizaci onal orga nizaci onal
del inventario que contemple
el cronograma de t rabajo, los
recursos, la logí stica y los
materiales requeridos para el
ADMINISTRATIV O I
ef ecto. (ENCARGA DO DE ACTIV OS
Para realizar el recuento fí sico No FIJOS)
de los Activos Fijos de la ¿Se apru eba el
Entidad, se deberá: plan?
i. Comunicar a los servidores
públicos de la E ntidad con (2) JEFE DEPA RTA ME NTO
dí as hábiles de ant icipación, Si
ADMINISTRATIVO
quienes deberán colaborar en FINANCIERO
est a actividad. Se comunica a la
ii. Asimismo se deberá Unidad de au dito ria
RESP ONSAB LE S DE CA DA
comunicar a la Unidad de Inte rna y ser vido r@s UNIDAD ORGANIZA CI ONAL
Auditorí a Interna con (2) dí as Púb lico s
hábiles de anticipación, para
que pueda participar durante AUDITORIA INTERNA
el inventario en calidad de
observador. SE RV IDOR@S PÚBLI CO S
Comparación de los
regi stros de
2
inventariación,
Los resultados de los ajustes y justi ficación
recuent os físicos serán de los faltantes
comparados con los registros
contables y el invent ario
general de activos f ijos, para
ef ectuar los ajustes que Info rme
correspondan, cuando sean
debidamente just if icados y las
aclaraciones en el caso de
falt antes.
Inve nta rio final Inventario
físico valor ado y final
actu alizado en
3 el sistema
El producto final de este

trabajo será el invent ario final Final
físico valorado.
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 231
8.2.5.3.5. Procedimiento: Movimiento de Activos Fijos (DAF05-03-05)

a) Descripción
DAF05-03-05 Sistema de Administración Administración de Movimiento de Activos Fijos

Todo movimiento de activos fijos debe estar registrado en Servidor@S movimiento de
la base de datos correspondiente y deben ser autorizados Públicos activos fijos
expresamente mediante el Formulario de Movimiento de registrados en
Responsables base de datos y
activos fijos, por los servidores responsables del tema.
De Cada Unidad autorizados
i. Jefe del Departamento Administrativo Financiero, debe Organizacional mediante
autorizar los movimientos de activos fijos que tengan Formulario de
relevancia significativa en la ejecución del trabajo de los Jefe Movimiento de
servidores públicos de UDAPE, el cual estará en función a Departamento Activos Fijos
los siguientes casos: De Informática
 Las solicitudes de equipos de computación serán evaluadas Departamento

por la jefatura del Departamento de Informática, Administrativo
considerando la disponibilidad de los equipos, cuyo informe Financiero:
1
deberá ser elevado a la Máxima Autoridad Ejecutiva para
su consideración y VºBº correspondiente. En caso de Jefe
aprobarse esta solicitud se procederá con la formalización Administrativo I
de los movimientos de activos.
(Encargado De
 Las solicitudes de equipos de oficina, muebles y enseres y Activos Fijos)
otros, serán evaluadas por el Departamento Administrativo
Financiero, considerando la disponibilidad, la necesidad y
la funcionalidad. En caso de aprobarse la solicitud se
procederá con la formalización de los movimientos de
activos fijos.
i. La Unidad o Encargado de activos fijos, debe participar Administrativo I Ejecución del

2 operativamente en todos los movimientos de activos fijos Departamento movimiento del
que cuenten con la autorización respectiva, caso contrario Administrativo activo fijo
no se procederá con ningún movimiento. Financiero
P á g i n a 232
b) Flujograma
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS: MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS (DAF05-03-05)
UNIDAD
Subdirecciones y Departamentos Departamento de Informática PUESTOS
UDAPE
TARE AS DE TRABAJO
1
Todo movimiento de act ivos
fijos debe estar registrado en Inicio
la base de datos
correspondiente y deben ser
autorizados expresamente Formulario de
mediante el Formulario de movimi ento d e
Movimiento de activos f ijos,
acti vos fijo s
por los servidores Autorización del
responsables del tema. formulario de
movimi ento de
Jef e del Departamento
Administ rativo, debe aut orizar acti vos fijo s
los movimientos de act ivos
fijos que tengan relevancia
signif icativa en la ejecución
del trabajo de los servidores
Evalúa técnicame nte
públicos de UDAPE, el cual
est ará en función a los ¿Es u n e quipo de Si la con ven iencia de l SERVIDOR@S PÚBLI CO S
Info rme se movimi ento y emite
siguient es casos: comunicación o A
informática p ara un in forme al
A computaci ón?
Las solicitudes de equipos de visto b ueno d e la respecto
computación serán evaluadas MAE RESP ONSAB LE S DE CA DA
por la jefatura del No UNIDAD ORGANIZACI ONAL
Departamento de Informática,
considerando la disponibilidad
de los equipos, cuyo informe
deberá ser elevado a la
Evalúa el área JEFE DEPA RTA ME NTO
Máxima Autoridad E jecut iva
para su consideración y VºBº administrativa ADMINISTRATIVO
correspondiente. En caso de
aprobarse est a solicitud se
procederá con la
formalización de los ADMINISTRATIV O I
movimientos de activos. (ENCARGADO DE ACTIVOS
FIJOS)
Las solicitudes de equipos de ¿Correspon de No
of icina, muebles y enseres y real izar el
ot ros, serán evaluadas por el JEFE BDEP ARTAMENTO
movimi ento? DE I NFORMÁTICA
Departamento A dministrativo,
considerando la
disponibilidad, la necesidad y Si
la funcionalidad. En caso de
aprobarse la solicitud se
procederá con la
formalización de los
movimientos de activos f ijos. Ejecuta el
movimi ento
act ivos fijos, debe participar Final
operat ivament e en todos los
movimientos de activos fijos
que cuenten con la
autorización respectiva, caso
contrario no se procederá con
ningún movimient o.
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 233
8.2.5.4. Subproceso: Disposición de Bienes (DAF05-04)

8.2.5.4.1. Procedimiento: Baja de Bienes por Disposición Definitiva (DAF05-04-01)
a) Descripción
DAF05-04-01 Sistema de Administración de Disposición de Baja de Bienes por Disposición
Bienes y Servicios (SABS) Bienes Definitiva

En un plazo no mayor a diez (10) días hábiles después de Departamento Baja contable y
haber concluido el proceso de disposición definitiva de Administrativo baja física
bienes, establecido en las NB-SABS, el Jefe del Financiero: realizada.
Departamento Administrativo Financiero de UDAPE enviará Jefe
1
un ejemplar de toda la documentación de respaldo al
Profesional I Contador para la baja contable respectiva, Profesional I –
asimismo instruirá a la Unidad o Encargado de Activos Fijos Contador
la actualización de los registros de información física de los
Administrativo I
activos fijos. (Encargado de
Almacenes)
El Departamento Administrativo Financiero, deberá remitir Departamento Baja en
al SENAPE la documentación de respaldo del proceso de Administrativo conocimiento del
2 baja, comunicando la desactivación de estos bienes e Financiero SENAPE y la
informará a la Contraloría General del Estado (CGE), sobre CGE
la disposición de bienes dados de baja.
b) Flujograma
DISPOSICIÓN DE BIENES: BAJA DE BIENES POR DISPOSICIÓN DEFINITIVA (DAF05-04-01)
UNIDAD
SENAPE/Contraloría General Departamento Administrativo
del Estado Financiero
TAREAS DE TRABAJO
1 Inicio
En un pla zo no mayor a
diez (10) días háb iles
despué s de hab er DEPARTAMENTO
concluido el pro ceso de ADMINISTRATIVO
disposición definitiva de FINANCIERO
bien es, esta blecido e n las Pro ceso de
JEFE ADMINISTRATIVO(A)
NB-SAB S, el Jefe del disposición
Departamento definitiva d e
Admini strativo de UDAP E bien es
enviará un ejemplar de PROFESIONAL I
(CONTADOR)
toda l a documentación de
respald o a l Pro fesion al I
Contador p ara la ba ja
contable respectiva, ADMINISTRATIVO I
asimismo in struirá a la (ENCARGADO DE ACTIVOS
Baja contable FIJOS)
Unidad o En car gado de
Acti vos Fijos la
actu alización de los
regi stros de informaci ón
física d e lo s activos fijos .
Firma no ta de
2 Documentos de Baja física y
atención adju nta ndo
El Departamento respald o d el actu alización en el
documentación del
Admini strativo, deb erá proceso de baja Sistema de
proceso de baja
remitir al SENAPE la Acti vos Físico s
documentación de
respald o del proceso de JEFE ADMINISTRATIVO(A)
baja, comunicando la
desacti vación d e estos MAE
bien es e informará a la Final
Contraloría Gene ral d el
Esta do, sobre la
disposición de b ienes
dad os de baja.
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 234
8.2.5.4.2. Procedimiento: Baja por Hurto, Robo o Pérdida Fortuita (DAF05-04-02)

a) Descripción
DAF05-04-02 Sistema de Administración de Disposición de Baja por Hurto, Robo o Pérdida
Bienes y Servicios (SABS) Bienes Fortuita

a. El responsable de la custodia y/o uso del bien informará en Responsable de Comunicación
el acto o a la brevedad posible del hecho, al Jefe del custodia del bien interna sobre el
1 Departamento Administrativo Financiero, de forma escrita, hecho
Departamento
detallando todo lo acontecido.
Administrativo
Financiero
a. En base a los informes de los responsables del bien, el Jefe Jefe Acta de
del Departamento Administrativo Financiero (DAF) Departamento verificación
2 elaborará un acta de verificación consignando el bien, Administrativo elaborada
cantidad, valor y otra información que se considere Financiero
importante.
a. El Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Dirección Presentación de

conocido el hecho y con autorización de la Máxima General la denuncia ante
Autoridad Ejecutiva, presentará denuncia ante los Ejecutiva los organismos
organismos públicos pertinentes e iniciará un proceso de públicos
Jefe
3 investigación interna, complementaria o coadyuvante al pertinentes para
Departamento
realizado por el organismo público pertinente; en tanto se que se realice el
Administrativo
realizara el cargo contable al responsable de la custodia y/o proceso de
Financiero
uso del bien hasta conocer el informe sobre indicios de investigación
responsabilidad o liberación de la misma.
b. Al concluir la investigación se levantará el acta Departamento Acta de

4 correspondiente, que será el documento justificativo para la Administrativo conclusión de
baja del bien de los registros de la entidad. Financiero investigación
c. El Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Dirección Decisión tomada

informará de los mismos a la Máxima Autoridad Ejecutiva General por la MAE
5 para que tome la decisión correspondiente. Ejecutiva
Jefe DAF
d. En caso de no existir indicios de responsabilidad, la Máxima Dirección Resolución

Autoridad Ejecutiva emitirá la resolución administrativa General Administrativa
autorizando la baja del bien, cuya ejecución estará a cargo Ejecutiva autorizando la
del Profesional I Contador y la Unidad o Encargado de baja del bien o
Departamento
Activos Fijos, liberando al responsable de la custodia del Instruir las
Administrativo
6 bien, del cargo contable realizado, caso contrario enviara acciones legales
Financiero
instruirá al Departamento Legal que inicie las acciones y procesos
legales y procesos que corresponda. Departamento correspondientes
Legal contra
responsable de
custodia
P á g i n a 235
b) Flujograma
DISPOSICIÓN DE BIENES: BAJA POR HURTO, ROBO O PÉRDIDA FORTUITA (DAF05-04-02)
UNIDAD
Dirección General Ejecutiva Departamento Administrativo Subdirecciones y
Organismos Públicos Departamento Legal PUESTOS
UDAPE Financiero Departamentos
TARE AS DE TRABAJO
1
El responsable de la custodia Inicio
y/o uso del bien informará en
el acto o a la brevedad posible
SE RV IDOR(A) PÚBLICO
del hecho, al Jefe del
Departamento Administrat ivo Info rme de l
(DAF), de forma escrit a, hurto, robo o
detallando todo lo acontecido.
pérd ida fo rtuita
2
En base a los informes de los Soli cita autorización d e
Elaborar acta de
responsables del bien el Jefe la MAE para pr ese nta r verificación con dat os del JEFE DEPARTAMENTO
del DAF elaborará una acta den uncia an te los bien, cantidad, valor y ADMINISTRATIV O
de verificación consignando el orga nismo p úblicos ot ra información FINANCIERO
bien, cantidad, valor y otra pertine nte s necesaria
información que se considere
importante.
3
El Jef e del DAF, conocido el Elaborar acta de verificación
hecho y con autorización de la
Info rme de la
con datos del bien, cantidad, investig ación
Máxima Autoridad Ejecutiva, valor y ot ra información
present ara denuncia ante los necesaria
real izad a
organismos públicos JEFE DEPA RTA ME NTO
pertinentes e iniciará un ADMINISTRATIV O
proceso de invest igación FINANCIERO
interna, complement aria o
coadyuvante al realizado por MAE
el organismo público Elaborar acta
pertinente; en tanto se correspondiente como que PE RS ONAL DEL
realizara el cargo cont able al justifique la baja del bien ORGANI SMO PERTI NENTE
responsable de la cust odia y/o de los registros de la
uso del bien hasta conocer el Entidad
informe sobre indicios de Info rme detallado p ara que
responsabilidad o liberación la MAE inicie la s accio nes
de la misma. lega les y procesos
4 correspon dientes
Al concluir la invest igación se
levantará el acta JEFE DEPA RTA ME NTO
correspondiente, que será el ADMINISTRATIV O
documento just if icativo para la FINANCIERO
baja del bien de los regist ros Inicia las accio nes
Si lega les y p roceso s
de la ent idad. ¿Existen ind icio s de
5 respon sab ilidad correspon dientes
Si existen los suf icientes
interna?
indicios de responsabilidad el JEFE DEPARTAMENTO
Jef e del Departamento ADMINISTRATIV O
No
Administ rativo, informará de FINANCIERO
los mismos a la Máxima
Autoridad Ejecutiva para que MAE
inicie las acciones legales y
procesos correspondient es. Resolución
6 Admini strativa Baja contable
En caso de no existir indicios autorizand o la baja
JEFE ADMINISTRATIV O(A)
de responsabilidad, la Máxima del bie n
Autoridad E jecutiva emitirá la
resolución administrat iva
PROFE SIONAL I
autorizando la baja del bien, Baja física y
(CONTADOR)
cuya ejecución estará a cargo actu alización en
del P rofesional I Cont ador y la el Siste ma de
Unidad o Encargado de Acti vos Físico s ADMINISTRATIV O I
Act ivos Fijos, liberando al
(ENCARGA DO DE ACTIV OS
responsable de la cust odia del
FIJOS)
bien, del cargo contable Final
realizado.
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 236
8.2.5.4.3. Procedimiento: Baja por Mermas (DAF05-04-03)

a) Descripción
DAF05-04-03 Sistema de Administración de Disposición de Baja por Mermas
Bienes y Servicios (SABS) Bienes

La Unidad o Encargado de Activos Fijos, una vez Administrativo I Informe sobre
1 identificada y constatada la causal, informará al Jefe del (Encargado De baja por mermas
Departamento Administrativo Financiero, en forma escrita y Activos Fijos) elaborado
detallada.
El Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe Acta de

realizará la inspección y la verificación de lo señalado en el Departamento Inspección y
informe recibido elaborando un acta de verificación Administrativo verificación
consignando el bien, cantidad, valor y otra información que Financiero elaborada
2 se considere importante o designara personal Personal
especializado, para realizar una inspección y verificación, y Designado o
si el caso lo amerita se contratarán los servicios de una Empresa
consultoría, quienes recomendarán el destino final que Especializada
debe darse a los bienes.
Constatada la veracidad de la causal, el Jefe del Servidor(a) Actualización

Departamento Administrativo Financiero instruirá al Público contable y de la
Profesional I Contador y a la Unidad o Encargado de Activos base de datos del
Departamento
Fijos los ajustes contables correspondientes, como también sistema de
Administrativo
la actualización de la base de datos del sistema de control control de activos
Financiero
de activos fijos, emitiendo la nota de cargo correspondiente fijos
3 Jefe
al servidor público responsable, si corresponde.
Profesional I
(Contabilidad)
Administrativo I
(Encargado De
Activos Fijos)
P á g i n a 237
b) Flujograma
DISPOSICIÓN DE BIENES: BAJA POR MERMAS (DAF05-04-03)
UNIDAD
UDAPE
TARE AS DE TRABAJO
1
Inicio
La Un idad o Encarga do
de A ctivos Fijo s, una vez ADMINISTRATIVO I
iden tificada y constata da (ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS)
la ca usa l, informará al
Jefe del Departamento In forme s obre
Admini strativo, en forma estado de los
escrita y d eta llada. bienes d et ectados
2
Insp ección y
El Jefe de l Depa rta me nto verifica ción
Admini strativo, real izar á
la in spe cción y la
verifica ción de lo
señala do en el in for me
recibido ela borand o un Designar a personal o una
acta de verifi cación empresa consultora
consignan do el bi en, especializada quienes
cantidad, valor y otr a recomendarán las acciones
a seguir
información que se
considere importante o PER SONAL DESIGNADO O EMPRESA
design ara personal ESPECIALIZADA
especializado, para
real izar un a inspe cción y
verifica ción , y si el ca so lo
amerita se con tra tará n los Baja contable
servicio s de una
consultoría, quie nes
recomend arán el d estino
final que debe da rse a los
bien es. Baja físic a y
actu al ización en el
Sist ema de Activos
3
Físic os
Consta tad a la veracidad
de la causal, el Jefe d el
Departamento Ent regar n ota de
Admini strativo in struirá al ¿Emitir n ota Si car go al
Pro fesiona l I Conta dor y a de cargo? servidor(a) púb lico
la Unidad o En ca rgado de PROFESIONAL I (CONTABILIDAD)
Acti vos Fijos lo s ajustes No
contables ADMINISTRATIVO I
correspon dientes, como (ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS)
también la actuali zación

de la base de da tos del Final SER VIDOR(A) PÚBLICO
sistema de a ctivos fijos,
emitiendo la no ta de
cargo correspond iente al
servidor púb lico
respon sab le, si
correspon de.
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 238
8.2.5.4.4. Procedimiento: Baja por Vencimientos, Descomposiciones, Alteraciones o Deterioros

(DAF05-04-04)
a) Descripción
DAF05-04-04 Sistema de Administración de Disposición de Baja por Vencimientos,
Bienes y Servicios (SABS) Bienes Descomposiciones, Alteraciones
o Deterioros

La Unidad o Encargado de Activos Fijos, una vez Administrativo I Informe escrito y
1 identificada y constatada la causal, informará al Jefe del (encargado de detallado
Departamento Administrativo Financiero, en forma escrita y Activos Fijos)
detallada.
El Jefe del Departamento Administrativo Financiero, Jefe Inspección,

realizará la inspección y la verificación de lo señalado en el Departamento verificación y
informe recibido elaborando un acta de verificación Administrativo recomendación
consignando el bien, cantidad, valor y otra información que Financiero sobre el informe
2 se considere importante o designara personal detallado
Personal
especializado, para realizar una inspección y verificación, y designado o
si el caso lo amerita se contratarán los servicios de una empresa
consultoría, quienes recomendarán el destino final que especializada
debe darse a los bienes.
Constatada la veracidad de la causal, el Jefe del Servidor Público Instrucción al

Departamento Administrativo Financiero instruirá al Profesional I
Departamento
Profesional I Contador y a la Unidad o Encargado de Activos (Contador) y al
Administrativo
Fijos los ajustes contables correspondientes, como también Administrativo I
Financiero
la actualización de la base de datos del sistema de control (Encargado de
3
de activos fijos, emitiendo la nota de cargo correspondiente Jefe activos Fijos)
emitir la nota de
al servidor público responsable, si corresponde. Profesional I -
cargo si
Contabilidad
corresponde
Administrativo I
Cuando ocurran vencimientos, descomposiciones, Notario de Fe Destrucción o

alteraciones o deterioros de alimentos, medicamentos y/o Publica incineración de
reactivos de laboratorio, el Jefe del Departamento los bienes en
Departamento
Administrativo Financiero, instruirá y verificará la presencia del
Administrativo
destrucción y/o incineración de los mismos. Dicho acto legal Notario de Fe
Financiero
debe dar constancia un Notario de Fe Pública. Pública
4 Jefe
Profesional I -
Contabilidad
Administrativo I
(encargado de
Activos Fijos)
P á g i n a 239
b) Flujograma
DISPOSICIÓN DE BIENES: BAJA POR VENCIMIENTOS, DESCOMPOSICIONES, ALTERACIONES O DETERIOROS (DAF05-04-04)
UNIDAD
UDAPE
TARE AS DE TRABAJO
1
In icio
La Unidad o Encargado de ADMINISTRATIVO I
Act ivos Fijos, una vez (ENCARGA DO DE ACTIV OS
identificada y constatada la FIJOS)
causal, informará al Jef e del In forme sob re
Departamento Administrativo, estado de los
en forma escrita y detallada. bienes d et ectados
2
El Jefe del Departament o

Administ rativo, realizará la
inspección y la verificación de In specc ión y
lo señalado en el informe verificac ión JEFE DEPA RTA ME NTO
recibido elaborando un act a
ADMINISTRATIV O
de verif icación consignando el
FINANCIERO)
bien, cantidad, valor y ot ra
información que se considere
importante o designara
personal especializado, para
PE RS ONAL DESIG NA DO O
realizar una inspección y Designar a personal o una EMPRES A E SPE CI ALI ZADA
verificación, y si el caso lo empresa consultora
amerita se contratarán los especializada quienes
servicios de una consultoría, recomendarán las
quienes recomendarán el acciones a seguir
destino final que debe darse a
los bienes.
3 JEFE DEPA RTA ME NTO

ADMINISTRATIV O
Constat ada la veracidad de la FINANCIERO
causal, el Jef e del Baja cont ab le
Departamento A dministrativo
instruirá al Profesional I PROFE SIONAL I
Contador y a la Unidad o (CONTABI LIDAD)
Encargado de A ctivos Fijos
los ajustes cont ables Baja física y
correspondientes, como actu al ización en el ADMINISTRATIV O I
(ENCARGADO DE ACTIVOS
también la actualización de la Sist ema de Ac tivos FIJOS)
base de datos del sistema de Físic os
act ivos f ijos, emitiendo la nota
de cargo correspondiente al SE RV IDOR(A) PÚBLICO
servidor público responsable,
si corresponde.
Ent regar nota de
Si
¿Emitir n ota car go al
4 de cargo? servidor(a)
JEFE ADMINISTRATIV O(A)
púb lico
Cuando ocurran
vencimientos, No
descomposiciones, PROFESIONAL I
alteraciones o deterioros de (CONTABI LIDAD)
alimentos, medicament os y/o Acto legal con p resenci a
reactivos de laboratorio, el de Notar io de Fe Públic a
Jef e del Departamento ADMINISTRATIV O I
de dest rucc ión y/o (ENCARGA DO DE ACTIV OS
Administ rativo, instruirá y
verificará la dest rucción y/o inc ineraci ón de los FIJOS)
incineración de los mismos. bienes
Dicho act o legal debe dar NOTARIO DE FE PÚBLI CA
constancia un Notario de Fe
Pública.
Final
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 240
8.2.5.4.5. Procedimiento: Baja por Inutilización, Siniestros u Obsolescencia (DAF05-04-05)

a) Descripción
DAF05-04-05 Sistema de Administración de Disposición de Baja por Inutilización, Siniestros
Bienes y Servicios (SABS) Bienes u Obsolescencia

El servidor público responsable del bien, con la autorización Servidor(a) Informe escrito
de su jefe inmediato superior, informará sobre la Público(a)
inutilización, siniestro u obsolescencia del o los bienes a su Jefe Inmediato
1 cargo y solicitará la baja respectiva al Jefe del Superior
Departamento Administrativo Financiero (DAF) en forma
escrita y detallada. Jefe Depto.
Administrativo
Financiero (DAF)
El Jefe del Departamento Administrativo Financiero Jefe DAF Conformación

conformará una comisión, que deberá constatar la de comisión
2 Comisión de Baja
inutilización, siniestro u obsolescencia del o los bienes y
recomendará su baja si corresponde.
La Máxima Autoridad Ejecutiva en base al informe de la Director(a) Solicita opinión

comisión, solicitará la opinión legal y autorizará, si General legal para la toma
corresponde, mediante la emisión de una Resolución Ejecutivo(a) de decisiones
3
Administrativa expresa, el retiro del bien del lugar original y Jefe Depto. Legal
su remisión a un depósito de UDAPE, para su posterior
baja.
Según corresponda técnica y financieramente se dispondrá Jefe De acuerdo a

del bien, donándolo, rematándolo como chatarra o Departamento Resolución
4 Administrativo Administrativa se
simplemente considerarlo como desperdicio (basura) y
desecharlo como tal. Financiero dispone el bien
En caso de baja por inutilización u obsolescencia deberá DAF: Recuperación de

considerar la recuperación de las partes, accesorios y partes,
5 - Jefe
componentes que sean útiles para la entidad y/o signifique accesorios y
un retorno económico. - Administrativo I componentes
En los casos de donación y remate se procederá de DAF: Donar o rematar

acuerdo a los procedimientos establecidos en los Artículos de acuerdo al
- Jefe
182 y 201 del Decreto Supremo Nº 0181 Normas Básicas D.S. 0181
del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, Administrativo I Levantar acta
6 Subsistema de Manejo y Disposición de Bienes. que evidencie
En caso de desecharlo como basura, se levantará un acta desechar el bien
que firmará el Jefe del Departamento Administrativo
Financiero y la Unidad o Encargado de Activos Fijos
P á g i n a 241
b) Flujograma
DISPOSICIÓN DE BIENES: BAJA POR INUTILIZACIÓN, SINIESTRO U OBSOLESCENCIA (DAF05-04-05)
UNIDAD
Dirección General Ejecutiva Departamento Administrativo Subdirecciones y
Organismos Públicos Departamento Legal PUESTOS
UDAPE Financiero (DAF) Departamentos
TARE AS DE TRABAJO
1
El servidor público Inicio
responsable del bien, con la SER VIDOR(A) PÚBLICO
autorización de su jefe
JEFE INMEDIATO SUPERIOR
inmediato superior, informará Info rme sob re el
sobre la inutilización, siniest ro Conformación JEFE(A) DEPARTAMENTO
esta do de los
u obsolescencia de(los) de Comisió n ADMINISTRATIVO
bien(es) a su cargo y solicitará bien es
la baja respectiva al Jefe del
DAF.
2
El Jefe del DAF conformará JEFE(A) DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
una comisión, que deberá
constatar la inutilización, Info rme de
siniest ro u obsolescencia del S olic ita opinión l egal
COMISIÓN DE BAJA
Comisi ón
o los bienes y recomendará
su baja si corresponde.
3
La Máxima Autoridad
Ejecutiva en base al informe
de la comisión, solicitará la Inf orme de Comis ión E laborac ión de
opinión legal
opinión legal y autorizará, si
MAE
corresponde, mediante la
emisión de una Resolución JEFE DEL DEPAR TAM ENTO LEGAL
Administ rativa expresa, el
retiro del bien del lugar
original y su remisión a un
depósito de UDAP E, para su
posterior baja.
4
Según corresponda técnica y
financieramente se dispondrá
JEFE(A) DEPARTAMENTO
del bien, donándolo, ADMINISTRATIVO
rematándolo como chatarra o
simplemente considerarlo Resol ución
como desperdicio (basura) y A dminis trat iv a
defi nirá el dest ino de
desecharlo como tal. los bienes
5
En caso de baja por
inutilización u obsolescencia
deberá considerar la Recuperar part es, JEFE ADMINISTRATIVO(A)
Si ac ces orios y
recuperación de las partes, Inut iliz ac ión u c omponentes que
ADMINISTRATIVO I
obs olesc enc ia ? s ean úti les para la
accesorios y component es E ntidad y/o s ignif ique (ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS)
que sean út iles para la un ret orno económ ic o
entidad y/o signif ique un No
retorno económico.
6
En los casos de donación y Si S e ejec uta de ac uerdo
Donaci ón remat e ?
remate se procederá de al D.S. N° 0181.
acuerdo a los procedimient os

est ablecidos en los Artículos No
182 y 201 del Decreto JEFE(A) DEPARTAMENTO
Supremo Nº 0181 Normas A ct o legal c on ADMINISTRATIVO
presenc ia de Notario
Básicas del Sistema de de F e P úblic a
Administ ración de Bienes y des echar el bien
Servicios, Subsistema de
Manejo y Disposición de ADMINISTRATIVO I
Bienes. (ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS)
En caso de desecharlo como A ct a de cons tanc ia
basura, se levantará un acta

que firmará el Jefe del
Departamento Administrativo
y la Unidad o E ncargado de Final
Act ivos Fijos
Conector Conector
pag.
Form. MP-004
P á g i n a 242

PROCESOSy PROCEDIMIENTOS2016

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MANUAL DE PROCESOS Y

El presente Manual de Procesos y Procedimientos (MPP) de la Unidad de Análisis de Políticas

Es importante mencionar que el MPP, es un instrumento fundamental para su aplicación en los

1.2. Objetivos Específicos ............................................................................................................................. 1

1.3. Marco Legal............................................................................................................................................ 1

1.4. Cláusula de Seguridad ........................................................................................................................... 2

1.5. Ámbito de Aplicación .............................................................................................................................. 2

1.6. Difusión .................................................................................................................................................. 2

1.7. Cumplimiento ......................................................................................................................................... 2

1.8. Revisión y Actualización ......................................................................................................................... 2

2.2. Misión ..................................................................................................................................................... 3

2.3. Visión ..................................................................................................................................................... 3

2.4. Estructura Orgánica de UDAPE ............................................................................................................. 3

3. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................................................. 4

3.2. Clasificación de Procesos ...................................................................................................................... 4

3.3. Jerarquía de procesos ............................................................................................................................ 5

3.4. Flujograma ............................................................................................................................................. 5

3.5. Simbología ............................................................................................................................................. 5

3.6. Mapeo de Procesos ............................................................................................................................... 6

3.7. Codificación de Procesos ....................................................................................................................... 6

SECCIÓN II: DESCRIPCIÓN DE PROCESOS ...................................................................................................8

6.1.1.1. Subproceso: Proyecto de Norma por la Vía Regular (PC01-01) .................................................... 12

6.1.1.2. Subproceso: Proyecto de Norma por la Vía Rápida (PC01-02) ..................................................... 14

6.1.1.3. Subproceso: Proyecto de Norma en Consulta (PC01-03) .............................................................. 16

6.1.1.3.1. Procedimiento: Trámite de Proyecto de Norma en Consulta (PC01-03-01) ................................ 16

6.1.2. Proceso: Análisis de Temas de Coyuntura (PC02) ........................................................................... 18

6.1.2.1. Subproceso: Análisis de Acuerdo a Requerimiento (PC02-01) ...................................................... 19

6.1.2.1.1. Procedimiento: Análisis de Acuerdo a Requerimiento (PC02-01-01) .......................................... 19

6.1.3.1. Subproceso: Generación de Información Primaria (PC03-01) ....................................................... 22

6.1.3.1.1. Procedimiento: Obtención de Información Primaria (PC03-01-01).............................................. 22

6.1.3.1.2. Procedimiento: Generación de Información Primaria (PC03-01-02) ........................................... 24

6.1.3.2. Subproceso: Diseño de Políticas, Programas o Proyectos (PC03-02) ........................................... 26

6.1.3.2.1. Procedimiento: Diseño de Políticas, Programas o Proyectos (PC03-02-01) ............................... 26

6.1.3.3. Subproceso: Monitoreo y evaluación Políticas, Programas o Proyectos (PC03-03) ...................... 28

6.1.3.3.1. Procedimiento: Monitoreo de Políticas y/o Programas a solicitud (PC03-03-01) ........................ 28

6.1.3.3.2. Procedimiento: Monitoreo de Políticas y/o Programas a solicitud (PC03-03-02) ........................ 30

6.1.3.3.3. Monitoreo y Evaluación de Políticas, Programas o Proyectos (PC03-03-03) .............................. 32

6.1.3.3.4. Procedimiento: Monitoreo y Evaluación de Políticas, Programas (PC03-04-01) ......................... 34

6.1.4. Análisis Económico y Social (PC04) ................................................................................................. 36

6.1.4.1. Subproceso: Definición de Áreas Temáticas (PC04-01) ................................................................ 37

6.1.4.1.1. Procedimiento: Definición de Áreas Temáticas (PC04-01-01) .................................................... 37

6.1.4.2. Subproceso: Investigaciones Económico Sociales (PC04-02) ....................................................... 38

6.1.4.2.1. Procedimiento: Investigaciones Económico Sociales (PC04-02-01) ........................................... 38

6.1.4.2.2. Procedimiento: Investigación Económico Social sujeta a Convenio (PC04-02-02) ..................... 40

6.1.4.3. Subproceso: Selección y Validación de Documentos para su Publicación (PC04-03) ................... 42

6.1.4.3.1. Procedimiento: Selección y Validación de Docs. para su Publicación (PC04-03-01) .................. 42

6.1.5. Proceso: Procesamiento de Información Económico y Social (PC05) .............................................. 44

6.1.5.1. Subproceso: Información Estadística de Carácter Público (PC05-01) ........................................... 45

6.1.5.1.1. Procedimiento: Información Estadística de Carácter Público (PC05-01-01) ............................... 45

6.1.5.2. Subproceso: Información Estadística para el Órgano Ejecutivo (PC05-02) ................................... 47

6.1.5.2.1. Procedimiento: Información Estadística para el Órgano Ejecutivo (PC05-02-01) ....................... 47

6.1.5.3. Subproceso: Reportes de periódicos (PC05-03) ............................................................................ 49

6.1.5.3.1. Procedimiento: Reportes de Periódicos (PC05-03-01) ................................................................ 49

6.1.6. Proceso: Difusión de Documentos e Información (PC06) ................................................................. 51

6.1.6.1. Subproceso: Desarrollo de Herramientas en el Marco de la Política de Difusión (PC06-01) ......... 52

6.1.6.1.1. Procedimiento: Plan de Difusión (PC06-01-01) ........................................................................... 52

6.1.6.2. Subproceso: Diseño de Estrategias de Difusión y Comunicación (PC06-02)................................. 54

6.1.6.2.1. Procedimiento: Ejecución de la Difusión (PC06-02-01) ............................................................... 54

7. PROCESOS DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL ........................................................................ 56

7.1.2.1. Subproceso: Planificación (UAI01-01)............................................................................................ 58

7.1.2.1.1. Procedimiento: Memorándum de Planificación, Programas (UAI01-01-01) ................................ 58

7.1.2.2. Subproceso: Ejecución (UAI01-02) ............................................................................................ 61

7.1.2.2.1. Procedimiento: Elaboración de Papeles de Trabajo (UAI01-02-01) ............................................ 61