ASIGNATURA

PROCESOS ADMINISTRATIVOS NRC: 23817

TITULO DEL TRABAJO

ACTIVIDAD #7 - EVALUATIVA PRIMERA PARTE INFORME DE
CONSULTORÍA SOBRE CONTROL

PRESENTADO POR:
JAIR ANDRES VARGAS AVILA ID: 774108
ANYELA VANESA CANO ID: 776109

DOCENTE
LINA MARCELA RINCÓN

COLOMBIA, SANTIAGO DE CALI SEPTIEMBRE 22 2021

 INTRODUCCIÓN

La Gestión es una herramienta que le permite a la entidad de manera sistémica aplicar

conceptos de control administrativo, indicadores de gestión estableciendo estándares para
dirigir y evaluar su desempeño en procesos internos y externos de la empresa en aras de
mejorar su efectividad y desempeño aplicando herramientas de control. El presente
documento evidencia los avances alcanzados en dicho sistema, los cuales se estructuran en
cuatro segmentos: En la parte inicial, se presenta Definición del concepto de control
administrativo y su aplicación en la organización, posteriormente, el segundo segmento
representa un Análisis de los enfoques, elementos del control y su integración con el sistema
de gestión en la organización, la tercera parte hace referencia Uso del tablero de mando y las
distintas herramientas de control administrativo que maneja la organización.
 OBJETIVOS

• Evaluación del funcionamiento del actual del sistema integral de control de la Empresa
VELAROMA, mediante la aplicación de herramientas como conceptos administrativos,
elementos básicos de proceso, mediciones de resultados a través de una encuesta basada
en la visita a las instalaciones de la empresa.

• Observación y verificación documental a cada uno de los diferentes componentes del

sistema a fin de realizar el diagnóstico y establecer puntos de mejora.

• Establecer los riesgos a los que se expone la empresa a través del análisis de los datos
recopilados para determinar las bases de mejoramiento.

• Diseñar una propuesta de mejoramiento mediante la identificación de las debilidades

del sistema para minimizar o eliminar los riesgos a los que se ve expuesta la empresa.
 CONCEPTOS

CONTROL ADMINISTRATIVO Y APLICACIÓN EN LA ORGANIZACION

Proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para
que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes. Así, la
planeación, organización, la dirección, y el control están estrechamente interrelacionados.
Sin planes, sin organización, y sin dirección, el control es imposible, debido a que se realiza
sobre lo planeado y sobre criterios preestablecidos.

ENFOQUES

Son controles que se llevan a cabo en las organizaciones para antes, durante o después de que
un proceso o evento ocurra, estos tipos de control se denominan, control anticipado o
preventivo, control durante o concurrente, y control posterior o retroalimentación.

ELEMENTOS BÁSICOS DEL PROCESO DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Todos los procesos de control en las organizaciones se deben caracterizar por los elementos
básicos que se desarrollan a continuación:

CLARIDAD SOBRE LOS OBJETOS Y ESTRATEGIAS ORGANIZACIONALES

Para las organizaciones es primordial que en un proceso de control administrativo se

comience por tener claros los objetivos y estrategias organizacionales, de forma que el
respectivo control se realice sobre su cumplimiento.
 ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES

Consiste en establecer parámetros o estándares específicos para los factores críticos de éxito,
es decir, de aquellos aspectos o actividades considerados clave o que son determinantes para
el logro de objetivos.

MEDICIÓN DE RESULTADOS
Permiten medir las actividades y en particular, los resultados de las acciones realizadas
considerando aspectos como: que es exactamente lo que se quiere medir y como se medirá,
cada cuanto se mide y cuál es la fuente que proveerá la información a medir.

COMPARACIÓN DE LOS RESULTADOS CON LOS ESTÁNDARES

Consiste en comparar los resultados de medición con los estándares o parámetros

establecidos al momento de fijar los objetivos corporativos y las estrategias para lograrlo.
Cuando los resultados son diferentes de los estándares se requieren ajustes a las acciones que
conducen a los resultados para mejorarlos.

EVALUACIÓN DE RESULTADOS Y TOMA DE ACCIONES

Un aspecto importante en el proceso de control es evaluar los resultados de la actividad de

las organizaciones y comparar los resultados en función de los estándares definidos para el
logro de los objetivos de la organización.

RETROALIMENTACIÓN

Realizadas la evaluación de resultados y la toma de decisiones a implementar se comunica la

evaluación a las personas involucradas. Se les comenta las decisiones que igualmente se
ajustan ante las observaciones de dichas personas y se reinicia el proceso de control.
 INDICADORES

Los indicadores de gestión reflejan datos veraces y fiables, ya que el análisis de la situación,
de otra manera, no será correcto. Por otra parte, si los indicadores son ambiguos, la
interpretación será complicada.
Lo que permite un indicador de gestión es determinar si un proyecto o una organización están
siendo exitosos o si están cumpliendo con los objetivos. El líder de la organización es quien
suele establecer los indicadores de gestión, que son utilizados de manera frecuente para
evaluar desempeño y resultados.

CLASIFICACIÓN INDICADORES

La variedad de formas de clasificar los indicadores de gestión del desempeño de las

organizaciones, a continuación, se presenta una de las más usuales.

GESTIÓN CORPORATIVA

Permiten evaluar el desempeño total o global de las organizaciones.

GESTION DE UNIDAD ESTRATEGICA CORPORATIVA

Permiten evaluar el desempeño de las diferentes unidades de negocio en aquellas

organizaciones que realizan su actividad con diferenciación de unidad de negocio.

GESTION ACTIVIDAD DE AREAS FUNCIONALES

Son indicadores diseñados para medir y evaluar el desempeño de las áreas funcionales de la
organización. Entre los principales de la actividad funcional se suelen mencionar los
siguientes:
• Indicadores financieros
• Indicadores de marketing
• Indicadores de producción y operaciones
• Indicadores de gestión humana
• Indicadores de investigación y desarrollo
 PRINCIPALES TIPOS DE INDICADORES

GESTIÓN ESPECIFICA

Son los indicadores destinados a evaluar el desempeño de actividades específicas en el

desempeño de la organización, una dependencia o una tarea.

GESTIÓN DE PRESUPUESTO
Son los indicadores relacionados con la ejecución del presupuesto en función del
direccionamiento estratégico de las organizaciones para un determinado periodo de tiempo.

EFICIENCIA

Son los indicadores para evaluar la optimización de los recursos en un determinado periodo
de tiempo por parte de la organización.

PRODUCTIVIDAD

Son los indicadores que evalúan la relación entre los recursos requeridos para realizar una
actividad y los resultados obtenidos por la respectiva actividad.

COMPETITIVIDAD

Son los indicadores que evalúan la capacidad de la organización para mantenerse en el

mercado y res preferida por el mercado relacionado con la competencia y las dinámicas del
entorno.
ACTIVIDAD

Son los indicadores que permiten medir las diferentes actividades que debe realizar una
organización para el desarrollo de su misión organizacional.

HERRAMIENTAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Hay gran variedad de herramientas para realizar control en sus diferentes actividades y
funciones, entre las principales se encuentran las que se desarrolla a continuación.

PRESUPUESTOS:

Es la herramienta de control administrativo más común en las organizaciones y consigue en

el proceso de establecer límites al manejo de los recursos. Las empresas suelen tener
presupuestos de ingresos, efectivo, de capital entre otros.

ESTADOS FINANCIEROS:

Expresa el estado de sus activos y movimientos de ingresos y costos en determinados

periodos, los hay mensuales, anuales o según las políticas de la compañía manejan su
periodicidad.

ANÁLISIS FINANCIERO:

Les permite a los directivos evaluar el desempeño de la empresa según la información

revelada en los estados financieros con sus respectivos indicadores orientando al liderazgo
de la organización a la toma de decisiones futuras sobre periodos actuales o futuros.
VALOR AGREGADO (EVA)

Es una herramienta financiera para medir el rendimiento corporativo a partir de lo que la

empresa realiza con sus activos, se calcula restando la utilidad operativa después de
impuestos menos el costo de capital total anual.

VALOR DEL MERCADO AGREGADO (MVA)

Determina el cálculo que hace el mercado de valores del valor de los proyectos de inversión
pasados y futuros de la empresa.

TABLERO DE MANDO

También conocido como BALANCE SCORECARD (BSC) consiste en un método para

medir el desempeño de las organizaciones en términos de su visión y estrategia, permite
monitorear las organizaciones con indicadores adicionales a los puramente financieros, ya
que ofrece la posibilidad de medir la forma en que las unidades de negocio crean valor para
sus clientes presentes y futuros.
 INFORME DEL PLAN DE MEJORA Y RECOMENDACIONES PARA
OPTIMIZAR EL SISTEMA DE CONSULTORÍA DE GESTIÓN INTEGRAL DE
EVALUACIÓN DE CONTROL
EMPRESA VELAROMA

PRESENTACIÓN:

VELAROMA, es una empresa dedicada a la producción y comercialización de velas

decorativas y aromatizadas, desde el año 2004 en la ciudad de Santiago de Cali.
Nuestro objetivo principal es satisfacer las exigencias y necesidades de todas las personas y
empresas que buscan un toque de elegancia e innovación para la decoración por medio de las
velas.
Nuestro proceso de producción es de forma manual y los insumos utilizados son
seleccionados de entre los mejores, lo cual, combinado con experiencia y personal calificado
asegura productos de excelente calidad en diseño, colores, aromas y una combustión limpia
para el medio ambiente.
Continuamente trabajamos en el desarrollo de nuevos diseños buscando siempre la
satisfacción de nuestros clientes, quienes pueden personalizar las velas de acuerdo a sus
necesidades

ANÁLISIS:

Se realizó una visita a La empresa VELAROMA radicada en la ciudad de Cali (Carrera 62

bis No. 9 – 81) con el objetivo de identificar los diferentes procesos y funcionamiento de la
empresa. Gracias a la autorización del área administrativa quien brindo la información
referente a los ciclos administrativos y funcionamiento general. La empresa actualmente no
cuenta con un sistema integrado de gestión, políticas de gestión y sistemas administrativos
estandarizados, se socializa con la gerente administrativa, el control administrativo, como
hoy se conoce es un proceso sistemático con el cual se miden las actividades que desarrolla
la organización para que estas coincidan con los objetivos de la empresa, teniendo una
planeación, organización, dirección y control, se explica el impacto positivo para la empresa
implementar estos procesos ya que de esta forma el crecimiento empresarial actual seria
cuantificable y medible. Sin estos es muy difícil tener control y manejar las diferentes áreas
de la empresa por la ampliación de demanda en el mercado.
En el recorrido que se hizo en las instalaciones de la empresa se indago sobre los controles
administrativos, su enfoque, elementos de control para lo cual actualmente no se está
llevando a cabo, explico la encargada del área administrativa que en años anteriores no
habían contemplado conceptos como contabilidad, finanzas, orden en los inventarios,
registro de operaciones, y gestión administrativa. Pero debido a la ampliación de áreas de
trabajo, construcciones y reformas fiscales se han visto en la necesidad de ir ajustando los
procesos administrativos y financieros para darle un mejor rumbo a la empresa, se analiza
los enfoques actuales de la organización. Actualmente se maneja un control en el área de
personal con afiliaciones al sistema general de seguridad social, uso de elementos de
protección para el personal y capacitación frecuente por parte de alta gerencia sobre el uso
de la maquinaria, mantenimientos y registro en un acta los registros de las fechas en las que
se hacen estas actividades; se evidencio aplican control preventivo y concurrente con el
personal operativo.
 PLAN DE MEJORAS Y RECOMENDACIONES PARA OPTIMIZAR EL SISTEMA
DE CONTROL

Se socializa con el encargado en el área administrativa la siguiente gráfica y los beneficios

de implementar un tercer control en sus operaciones. Finalizando el recorrido por las
instalaciones con el encargado del área administrativa se indago si tenían un tablero de mando
contemplando que tienen enfoques de control en los procesos, la respuesta fue negativa por
parte del encargado del área administrativa, se socializa el funcionamiento del tablero, Sus
ventajas en la implementación de procesos por lo que se decide hacer una propuesta de
implementar un sistema de evaluación de gestión en el cual como estudiantes pondríamos en
práctica lo aprendido en la asignatura y la empresa se vería favorecida en la mejora de sus
procesos internos y externos. Se implementaría:

• Indicadores de gestión de control

• Implementación tablero de control
• Capacitación sobre el uso de las distintas herramientas de control administrativo
• Seguimiento y plan de mejoramiento de los procesos implementados y sus indicadores