Conceptos de Administración de Proyectos Instituto Tecnológico de Culiacán

2. Conceptos de Administración de Proyectos

Como ya se mencionó estos apuntes no contemplan la parte de la Administración, así que se centra en
“proyectos”, por lo tanto se hará mención solamente de los aspectos importantes de este último aspecto.

2.1. Definición de lo que es un proyecto

Un proyecto puede ser definido como sigue: “Un proyecto es un sistema a largo plazo comprendido de una
serie de actividades que deben ser Planeadas, Programadas y Controladas para el éxito del objetivo del
mismo”. Sin embargo podemos encontrar muchas cosas que se ajusten a esta definición por lo tanto también
deberá ajustarse a las siguientes características:

 Un principio y un fin bien definido.- Esto es, el proyecto es un sistema productivo “temporal” dentro
de una organización a diferencia de otros sistemas que tienden a perpetuarse dentro de ella. Tanto el
inicio como la terminación del proyecto están claramente definidos.

Lo anterior no se refiere a las fechas de inicio y de terminación, aunque es necesario conocer alguna
de ellas para utilizar el MSSuperProject, ya que si conocemos ambos valores (inicio y término) no
tenemos mucho que hacer con respecto al proyecto, es decir el método CPM/PERT no tiene mucha
aplicación en este caso. Sin embargo si no conocemos alguno de ellos (de hecho si no conocemos
ninguno) podemos aplicar el método y encontrar el valor deseado –ya sea inicio o término-.

 Único. Esto quiere decir que un proyecto es algo no familiar, en el sentido de que no es algo que se
repetirá continuamente. Cada nuevo proyecto es diferente a las actividades rutinarias de la
organización y diferente a cada nuevo proyecto. Su producto final por lo tanto, es generalmente
único.

 Importante.- Esto, en el sentido de que requiere de una cantidad significativa de recursos disponibles,
o bien que el producto final es muy relevante para los objetivos y estrategias de la organización en
general.

 Complejo.- Esto quiere decir que requiere de múltiples y diversas actividades o acciones individuales
interrelacionadas entre si, que sin embargo están todas ellas encaminadas hacia el logro del objetivo
que persigue el proyecto total.

Algunos ejemplos de sistemas productivos que se pueden considerar son los siguientes:

o Construir una presa

o Construcción de una carretera
o Diseñar e implantar un sistema de información – administración
o Una investigación científica
o Una investigación socioeconómica
o Estudiar una carrera
o Un mantenimiento a gran escala de una planta productiva
o Reemplazar o instalar un equipo computacional

Algunos ejemplos de sistemas productivos que no se pueden considerar son los siguientes:

o La producción de autos en línea

o El proceso de destilación de petróleo
o La operación de un proceso de control de calidad
o El mantenimiento preventivo de una serie de máquinas

Ing Antonio González de la Llave Gállego Administración de Proyectos Cap-Pág. 2-1

Conceptos de Administración de Proyectos Instituto Tecnológico de Culiacán

Es importante recalcar que la consideración de un sistema como “proyecto” se debe de hacer dentro
del marco de los objetivos de la organización. Es decir, por ejemplo, la construcción de una
carretera se considera un proyecto para la compañía que va a realizar la obra, pero para la Secretaría
de Comunicaciones y Transportes es “parte” de un proyecto mayor de comunicación terrestre
nacional.

2.2. Fases de la Administración de Proyectos

Fundamentalmente la Administración de Proyectos incluye las funciones básicas de Planeación,
Programación y Control. Como se explico anteriormente el objetivo del presente documento no es el de
detallar el aspecto administrativo, se hará mención solamente de aspectos relevantes en este punto.

 La fase de Planeación1 consiste en listar las actividades o trabajos que deberán ser hechos para completar
el proyecto. En esta fase también se determinan todos los materiales, equipos y mano de obra y se
estiman los costos y duraciones necesarias para cada uno de los trabajos a realizar. Es importante
enfatizar que el objetivo del proyecto es la primera acción a tomar dentro de esta fase, ya que sin él se
carecería de rumbo para la obtención de la información subsiguiente.

 La fase de programación2 consiste en detallar los trabajos en el orden del tiempo en que serán ejecutados.
Aquí se calculan las necesidades de materiales y mano de obra necesarias para cada etapa de producción
además de los tiempos esperados de inicio y terminación para cada uno de los trabajos o tareas.

 La fase de Control se inicia con la revisión de la diferencia entre la actuación real y la programada una
vez que el proyecto se ha iniciado, y de hecho puede cambiar el objetivo mismo del proyecto. El análisis
y corrección de esta diferencia forma el aspecto básico del control. La siguiente figura muestra el
mecanismo básico de control para cualquier sistema, ya sea de transformación o de servicios (ver
Ilustración 2-1 Diagrama básico de control).

Comparación
Estandar/Objetivo

Acción
Monitoreo
Correctiva

Entrada Proceso Salida

Ilustración 2-1 Diagrama básico de control

2.3. Definición de actividades

Después de la definición del objetivo, en la fase de planeación, la división del proyecto para la definición de
las actividades es la de mayor importancia. No solamente porque guían el trayecto de todo el proyecto sino
que también explican a terceras personas (que son al final de cuentas quienes las realizarán) exactamente en
que consisten dichas actividades. Las actividades deben definir las acciones que se deben seguir para la
culminación del proyecto, de forma clara y completa, existen algunas consideraciones acerca de la misma
definición; antes que nada se dará un pequeño concepto de lo que se considera actividad:

Actividad: Una actividad es un conjunto de tareas o trabajos que para fines de programación y control se
consideran como una unidad. Aplicando los conceptos de la Teoría General de Sistemas: Una actividad esta

1 Aunque en este documento no se profundiza mucho en esta fase, es la que consume más tiempo en la práctica.
2 Esta es la fase en la que se enfoca básicamente el presente documento.

Ing Antonio González de la Llave Gállego Administración de Proyectos Cap-Pág. 2-2

Conceptos de Administración de Proyectos Instituto Tecnológico de Culiacán

constituida por un conjunto de actividades que tienen alguna relación entre si y contribuyen al logro del
objetivo del sistema total.

Como ejemplo tomaremos la elaboración de una limonada3 que puede ser considerada como parte de un gran
banquete (un sistema mayor o megaproyecto). Una limonada puede ser elaborada como sigue:

Conseguir ingredientes

Dos actividades

Preparar

como se puede observar esta definición sirve para los propósitos del proyecto, sin embargo no refleja la
suficiente definición para cumplir con el objetivo trazado. Es decir, si sabemos que se trata de una limonada
no habrá mucho problema, pero también se ajusta a la preparación de cualquier cosa, se necesita por lo tanto
mayor definición. Si separamos estas dos actividades en sus componentes podríamos obtener lo siguiente:

Conseguir jarra Conseguir azúcar

Agitar Seis actividades

Conseguir limones
Agregar
Agregar limón y azúcar
agua

con esta división obtenemos mayor claridad y sigue siendo el mismo proyecto, solamente que ahora contamos
con seis actividades lo que convierte el proyecto en algo mas complejo (acorde a las características) pero
necesario para la correcta culminación del mismo.

De la misma manera podemos continuar dividiendo las actividades en sus componentes:

Lavar jarra Conseguir azúcar

Ir por
jarra
Ir por Agitar Diez actividades
limones
Agregar
Cortar azúcar
limones Agregar Medir
Agregar limón azúcar
agua

en esta última división obtenemos actividades que nos resultan obvias, y por lo tanto no son necesarias de
especificar, como por ejemplo lavar la jarra (se supone una jarra limpia). Es cierto que obtenemos mayor
claridad en la descripción, tenemos diez actividades, pero a un costo de mayor complejidad del proyecto, e
innecesario. Tenemos entonces como:

3 Dadas las características de un proyecto, este no puede ser considerado como tal. Se utilizará (al igual que muchos ejemplos en este
documento) como ayuda didáctica para aclarar conceptos o métodos.

Ing Antonio González de la Llave Gállego Administración de Proyectos Cap-Pág. 2-3

Conceptos de Administración de Proyectos Instituto Tecnológico de Culiacán

2.3.1. Conclusión

 Las actividades se contienen (o están formadas por) actividades o sub-actividades.

 Es necesario encontrar un punto adecuado de definición tal que no dejemos la
especificación demasiado ambigua (poco entendible) y tampoco demasiado específica
(actividades obvias).

2.4. Estimación de tiempos, costos y recursos

Como parte de la fase de planeación (la que consume mayor tiempo en la práctica) es necesaria la
definición de tiempos, costos, y recursos, para cada actividad (entre otra información). En esta sección
tomarán en cuenta algunas fuentes de información 4 para este propósito. Es necesario recalcar que el orden
presentado no es necesariamente el único, ni que se encontrará aquí toda la información para poder realizar
esta tarea. Solamente se indican algunas de las fuentes que se consideran pertinentes y que será cuestión del
encargado del proyecto de investigar y hacer uso de las que considere oportunas para cada caso.

Fuentes de información

 La persona que realizará el trabajo (o que lo haya realizado)5.

 Estudio de tiempos y movimientos.
 Estándares documentados (de existir) –incluyendo Internet6-.
 Simulación.
 Etc.

Como fuente primordial de información, para todo lo relacionado con cada actividad, está la persona que va a
realizar la tarea7, no hay nadie con la mayor capacidad que ésta para poder dar la mayor cantidad de
información relacionada con su trabajo. Es muy poco probable que un ingeniero civil recién egresado acuda a
un vecino o familiar para preguntarle la duración de la construcción de un muro de ladrillos, pero un albañil
experimentado puede resolver muchas de las dudas que se le presenten. El estudio de tiempos y movimientos
se encarga de determinar estándares de trabajo mediante el análisis de los mismos. Después del estudio de
tiempos y movimientos se llega a un estándar de trabajo (que en muchas ocasiones no incluye información
diferente a habilidades y duraciones), y la simulación, aunque costosa y poco accesible, resulta una fuente de
información muy útil sobre todo para actividades tales como: Destrucción, investigación, diseño, y en general
actividades que no se realicen de manera “cotidiana” o que sea una actividad nunca antes realizada
(normalmente actividades de investigación), pero que sean conformadas por actividades “normales”.

2.5. Relaciones secuenciales

Las relaciones entre las actividades es quizá la información más importante de toda la necesaria, ya que sin
ella no es posible realizar la red del proyecto y en consecuencia no se puede aplicar ningún método basado en
redes para ruta critica.

Al tipo de relaciones que nos interesa se les conoce como relaciones secuenciales y relaciones de precedencia,
pero resulta que son la misma relación.

Una actividad (B) es secuencia de otra (A) cuando ésta (B) se puede realizar “inmediatamente después” de la
otra (A), y una actividad (A) es antecedente de otra (B) cuando la primera (A) debe ser terminada “antes” de
poder comenzar la segunda (B) (ver Ilustración 2-2 Relación básica entre actividades). Dicho de otra manera:

4 No se incluyen todas las que son, ni son todas las que están.
5 Se considera una persona capacitada para la realización de la tarea.
6 Es importante recalcar que se debe tener mucho cuidado al utilizar esta como fuente fiable de información.
7 Tarea, Actividad o Trabajo se consideran sinónimos.

Ing Antonio González de la Llave Gállego Administración de Proyectos Cap-Pág. 2-4

Conceptos de Administración de Proyectos Instituto Tecnológico de Culiacán

un requisito debe ser completado para comenzar todas sus actividades secuenciales, y una actividad
secuencial puede comenzar en cuanto terminen todos sus requisitos.

Se puede hacer la analogía de esta relación con una escalera (no eléctrica). Para la comprensión de esto se
hace la pregunta siguiente: ¿La escalera es para subir o para bajar?, la respuesta depende del lugar donde nos
encontremos con relación a dicha escalera. Si nos encontramos en la parte de abajo de la misma, entonces nos
servirá para subir. En caso contrario, es decir nos encontramos en la parte superior de la escalera, entonces
nos servirá para bajar. Pero resulta ser la misma escalera.

Sean dos actividades A y B:

A B

Ilustración 2-2 Relación básica entre actividades

la imagen muestra la relación entre las actividades A y B, indica que la actividad A es antecedente de la
actividad B, así como también indica que la actividad B es secuencia de la actividad A. Dicha relación esta
indicada mediante una sola flecha8.

Por otro lado tenemos por ejemplo una actividad que consiste en la preparación del terreno para una casa, y
otra actividad que consiste en la instalación de un tinaco (suponiendo que el proyecto consiste en la
construcción de una casa habitación). La primera actividad “tiene” que ser realizada antes de la segunda. Sin
embargo estas dos actividades que pertenecen al mismo proyecto no tienen relación secuencial (o de
precedencia) entre si, ¿porqué?. A pesar de que la instalación de un tinaco resulta ser de las últimas
actividades en la construcción de una casa, y la preparación del terreno una de las primeras; entre ellas existe
un número determinado de actividades que deben ser completadas también. Por lo tanto no cumplen la
condición de “inmediatas” (anteriores o posteriores).

1 2 3 ... n

la actividad 1 se encuentra “antes” de la actividad n, sin embargo existen varias actividades entre ellas, por lo
tanto no se considera que esas dos actividades tengan una relación del tipo que nos interesa.

De la imagen anterior también podemos darnos cuenta de que las actividades no tienen solamente una
actividad relacionada, es decir una actividad puede tener varias actividades como antecedente (como la
actividad “1”), así como varias actividades como secuencia (la actividad “n”).

Un aspecto importante en la determinación de las relaciones de las actividades es la manera de obtenerlas. A

pesar de que una persona bien capacitada y con experiencia en determinada actividad conoce perfectamente
las necesidades para realizar su trabajo (antecedente), no resulta ser tan cierto para los trabajos posteriores
(secuencia) de su actividad. Por ejemplo, un tornero experimentado procesa piezas metálicas según un
diagrama de medidas y formas sabe muy bien qué necesita para realizar dicha pieza; sin embargo, ¿será capaz
de decirnos para qué sirve la pieza?, en muchos casos no será así. Un electricista nos puede guiar en cuanto a
necesidades de una instalación para un enchufe eléctrico, ¿sabrá esta persona qué se va a conectar ahí?, muy
probablemente no, y posiblemente ni siquiera pregunte.

Podemos sacar en conclusión que en la determinación de las relaciones de las actividades será
mejor dirigirnos hacia el enfoque de “antecedentes”, ya que con toda seguridad podremos obtener
toda la información necesaria y, siendo ésta la misma, podremos convertir un antecedente en una
secuencia y viceversa.

8 En realidad esa figura muestra una pequeña red.

Ing Antonio González de la Llave Gállego Administración de Proyectos Cap-Pág. 2-5

Conceptos de Administración de Proyectos Instituto Tecnológico de Culiacán

2.6. Representación mediante gráfica de Gantt.

Una de los primeros intentos en Administración de Proyectos es la conocida como gráfica de Gantt.
Desarrollada por Henry L. Gantt a principios de siglo 20, resulta ser una manera muy conveniente de
representar un proyecto en su totalidad. Esta herramienta tiene sus ventajas y desventajas, entre otras:

Ventajas

 Como medio de control muestra el estado actual del proyecto en cada una de sus actividades y permite
comparar con el estado deseado o propuesto.
 Muestra la magnitud de los retrasos existentes.
 Es sencilla de obtener y cualquiera la puede entender.
 Permite la apreciación visual de todo el proyecto.

Desventajas

 No determina por si sola el mejor programa para el proyecto.

 No muestra explícitamente la relación entre las actividades.
 Es difícil reducir o compactar un programa.
 No muestra las actividades que fijan la duración del proyecto.

La gráfica de Gantt es básicamente una gráfica de barras que muestra las actividades y su relación cronológica
(es decir en el tiempo). Las actividades se grafican en un eje vertical y el tiempo en un eje horizontal, se
puede seguir la siguiente metodología9:

1. Listar en una columna las actividades que se quieren programar.

2. Determinar el tiempo disponible e indicarlo en el eje horizontal.
3. Calcular el tiempo necesario para realizar cada una de las actividades.
4. Señalar estos tiempos en la gráfica respetando la relación de las actividades y tratando de terminarlas en
el menor tiempo posible.

Por ejemplo:
Actividad Antecedente Duración
A - 4
B A 7
C A 8
D A 6
E C 9
F D, E 12
G B, C 15
H F, G 8

Tabla 2-1 Matriz de información

La tabla anterior (ver Tabla 2-1 Matriz de información) se conoce como matriz de información, aunque
limitada en este punto, contiene la información necesaria para la tarea que nos ocupa.

Algunas anotaciones antes de comenzar:

La columna de Actividades esta constituida por letras en mayúsculas (en todo este documento se seguirá esta
modismo), esto es para simplificar las cosas. No es necesario escribir toda la definición de cada actividad, se
le asigna una letra (que pudiera ser un número, letra, clave, etc.) a cada actividad para los cálculos solamente.
Ya que se utilizará una letra como sustituto de definición no es necesaria la relación de las letras. Es decir la
“A” no necesariamente sigue de la “B” y así sucesivamente (es válido “saltarse” letras).

9 Es necesario conocer ya sea la precedencia o la secuencia de las actividades.

Ing Antonio González de la Llave Gállego Administración de Proyectos Cap-Pág. 2-6

Conceptos de Administración de Proyectos Instituto Tecnológico de Culiacán

La columna de Duración indica la cantidad de tiempo que se lleva en la elaboración de la actividad, es

necesario tener presente que se debe ser consistente en las unidades utilizadas. Es decir, si una actividad
consume 4 días en completarse entonces otra actividad que tenga un 9 también indicara días, y no semanas o
meses.

La única condición para graficar las actividades es que los requisitos de la actividad que queramos graficar ya
se encuentren en la gráfica. Se inicia graficando las actividades iniciales (no tienen requisito), en este caso
solamente una: la actividad A. Todas comenzando en el tiempo 0 (“actividades iniciales”) y la longitud de la
barra indica la duración de la actividad10.

A
B
C
D
E
F
G
H
5 10 15 20 25 30 35 40

Podemos continuar con cualquier otra actividad, siempre y cuando su requisito ya se encuentre en la gráfica.
Nosotros continuaremos en el orden en que se encuentran en la matriz de información. Las actividades B, C y
después D, que ya tienen su requisito, la actividad A.

A
B
C
D
E
F
G
H
5 10 15 20 25 30 35 40

Después la actividad E a continuación de C.

La gráfica de Gantt para el proyecto anterior sería:

A
B
C
D
E
F
G
H
5 10 15 20 25 30 35 40

Después F enseguida de D y E (sus requisitos).

10 Para todas las actividades.

Ing Antonio González de la Llave Gállego Administración de Proyectos Cap-Pág. 2-7

Conceptos de Administración de Proyectos Instituto Tecnológico de Culiacán

A
B
C
D
E
F
G
H
5 10 15 20 25 30 35 40

Luego G cuando hayan terminado B y C.

A
B
C
D
E
F
G
H
5 10 15 20 25 30 35 40

Y, por último, la actividad H, en cuanto terminen F y G.

A
B
C
D
E
F
G
H
5 10 15 20 25 30 35 40

Gráfica 2-1 Gráfica de Gantt

De lo anterior se observa que el proyecto tendrá una duración de 41 unidades de tiempo (comenzando en su
tiempo mas temprano de inicio11) y se conocen los tiempos en que las actividades comenzarían y terminarían
siguiendo la información (en base a sus relaciones) obtenida en la fase de planeación.

2.7. Problemas y ejercicios

11 El cálculo de estos tiempos se tratarán mas adelante.

Ing Antonio González de la Llave Gállego Administración de Proyectos Cap-Pág. 2-8

Conceptos de Administración de Proyectos Instituto Tecnológico de Culiacán

Ing Antonio González de la Llave Gállego Administración de Proyectos Cap-Pág. 2-1