PROYECTO: FORTALECER LAS MICROEMPRESAS

DE BOGOTÁ EN LAS GESTIONES

ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ORGANIZAR DOCUMENTOS

DÍAZ ANGARITA
ALEJANDRO
MANZANARES DAZA
LINDA SOLANYI
VANEGAS SILVA LUIZA
FERNANDA VARGAS
FERNÁNDEZ MÓNICA
ALEXANDRA

FICHA 2144956

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CENTRO

DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

BOGOTÁ D.C.,

SEPTIEMBRE 202
 2

Contenido
1. Introducción .................................................................................................................... 7
2. Objetivos ......................................................................................................................... 8
2.1. Objetivo General .......................................................................................................... 8
2.2. Objetivos específicos ................................................................................................... 8
3.Misión .............................................................................................................................. 9
4. Visión ............................................................................................................................ 10
5. Política de calidad ......................................................................................................... 11
6. Organigrama actual ....................................................................................................... 12
7. Conceptos y definiciones .............................................................................................. 13
7.1. Agrupación documental ............................................................................................. 13
7.2. Archivística ................................................................................................................ 13
7.3. Archivo ...................................................................................................................... 13
7.4. Comunicación oficial ................................................................................................. 13
7.5. Correspondencia ........................................................................................................ 13
7.6. Documento ................................................................................................................. 13
7.7. Fondo acumulado ....................................................................................................... 14
7.8. Fondo documental ...................................................................................................... 14
7.10. Serie documental ................................................................................................... 14
7.11. Subserie documental ............................................................................................. 14
7.12. Unidad documental compleja ................................................................................ 14
7.13. Unidad documental simple .................................................................................... 15
8. Listado y funciones de dependencias ............................................................................ 16
8.1. Codificación ............................................................................................................... 16
9. Definición del programa de gestión documental .......................................................... 21
10. Importancia del programa de gestión documental ...................................................... 22
11. Ventajas y desventajas del programa de gestión documental para la organización ... 23
11.1. Ventajas.................................................................................................................... 23
11.1.1. Acceso inmediato. ............................................................................................................................. 23
11.1.2. Control total. ..................................................................................................................................... 23
11.1.3. Impacto ambiental............................................................................................................................. 23
11.1.4. Seguridad y fiabilidad. ...................................................................................................................... 24
11.2. Desventajas .............................................................................................................. 24
11.2.1. Factor económico. ............................................................................................................................ 24
11.2.2. Riesgos legales. ................................................................................................................................. 24
11.2.3. Acceso no autorizado. ....................................................................................................................... 25
11.2.4. Servidor de respaldo. ........................................................................................................................ 25
12. Principios fundamentales de la gestión documental ................................................... 26
12.1. Principio de procedencia en la gestión documental ................................................. 26
12.2. Principio de orden natural en la gestión documental ............................................... 26
13. Unidad de correspondencia ......................................................................................... 27
13.1. Funciones de la unidad de correspondencia............................................................. 27
13.2. Importancia de la unidad de correspondencia .......................................................... 27
13.3. Ciclo vital de los documentos .................................................................................. 28
 3

13.3.1. El archivo de gestión......................................................................................................................... 29

13.3.2. El archivo central.............................................................................................................................. 29
13.3.3. El archivo histórico. .......................................................................................................................... 29
14. Procesos del programa de gestión documental ........................................................... 30
14.1. Producción ............................................................................................................... 30
14.2. Recepción ................................................................................................................. 31
14.2.1. Radicado de documentos. ................................................................................................................. 32
14.3. Distribución.............................................................................................................. 32
14.3.1. Distribución de documentos recibidos. ............................................................................................. 32
14.3.2. Distribución de documentos internos................................................................................................ 32
14.3.3. Distribución de documentos enviados. ............................................................................................. 33
14.4. Trámite ..................................................................................................................... 33
14.4.1. Recepción de solicitud o trámite. ...................................................................................................... 33
14.5. Organización ............................................................................................................ 34
14.5.1. Ordenación documental. ................................................................................................................... 34
14.5.2. Descripción documental. .................................................................................................................. 35
14.6. Consulta ................................................................................................................... 35
14.6.1. Formulación de la consulta. ............................................................................................................. 36
14.6.2. Estrategia de búsqueda. .................................................................................................................... 36
14.6.3. Respuesta de consulta. ...................................................................................................................... 36
14.7. Conservación............................................................................................................ 36
14.8. Disposición final ...................................................................................................... 37
14.8.1. Conservación total. ........................................................................................................................... 38
14.8.2. Eliminación de documentos. ............................................................................................................. 38
14.8.3. Selección documental........................................................................................................................ 38
14.8.4. Otros medios de conservación. ......................................................................................................... 39
15. Producción documental ............................................................................................... 40
15.1. Definición ................................................................................................................ 40
15.2. Documentos producidos.......................................................................................... 40
15.2.1. Acta ................................................................................................................................................... 40
15.2.2. Carta. ................................................................................................................................................ 41
15.2.3. Certificado. ....................................................................................................................................... 43
15.2.4. Circular. ............................................................................................................................................ 44
15.2.5. Constancia. ....................................................................................................................................... 45
15.2.6. Informe. ............................................................................................................................................. 46
15.2.7. Memorando. ...................................................................................................................................... 47
15.2.7. Resumen ejecutivo. ............................................................................................................................ 48
16. Recepción documental ................................................................................................ 49
16.1. Canales de recepción............................................................................................... 49
16.1.1. Fax. ................................................................................................................................................... 49
16.1.2. Mensajería. ....................................................................................................................................... 49
16.1.3. Correo tradicional. ........................................................................................................................... 49
16.1.4. Página web........................................................................................................................................ 50
16.1.5. Correo electrónico. ........................................................................................................................... 50
16.2. Radicación............................................................................................................... 50
16.3. Registro de documentos .......................................................................................... 50
16.4. Distribución documental. ........................................................................................ 50
16.4.1. Distribución de documentos internos................................................................................................ 51
16.4.2. Distribución de documentos externos ............................................................................................... 51
 4

16.4.3. Distribución de documentos enviados. ............................................................................................. 51

17. Trámite de documentos .............................................................................................. 53
17.1. Series y subseries documentales .............................................................................. 53
17.2. Recepción de solicitud o trámite .............................................................................. 54
18. Organización de documentos ..................................................................................... 55
18.1. Clasificación documental ......................................................................................... 55
18.2. Ordenación documental ........................................................................................... 56
18.2.1. Orden Alfabético ............................................................................................................................... 56
19.3. Orden de razones sociales ........................................................................................ 62
19.3.1. Primera regla. ................................................................................................................................... 63
19.3.2. Segunda regla ................................................................................................................................... 64
19.3.3. Tercera regla .................................................................................................................................... 65
19.3.4. Cuarta regla ...................................................................................................................................... 65
19.4. Orden geográfico ..................................................................................................... 65
19.5. Orden por asunto ...................................................................................................... 67
19.6. Orden cronológico ................................................................................................... 67
19.6.1. Métodos. .......................................................................................................................................... 68
20. Consulta ...................................................................................................................... 73
20.1. Actividades .............................................................................................................. 73
20.1.1. Formulación de la consulta. ............................................................................................................. 73
21. Conservación documental ........................................................................................... 75
21.1. Actividades para la conservación de documentos ................................................... 75
21.2. Factores de riesgo de conservación de documentos ................................................ 75
21.2.1. Factores internos .............................................................................................................................. 76
21.2.2. Factores externos .............................................................................................................................. 76
21.3. Disposición final .................................................................................................................................. 76
21.3.1. Conservación total ............................................................................................................................ 77
21.3.2. Eliminación de documentos .............................................................................................................. 77
21.3.3. Selección documental. Aplicación del método elegido..................................................................... 78
21.4. Digitalización ........................................................................................................... 78
21.5. Elementos de oficina de archivo .............................................................................. 78
21.5.1. Archivadores ..................................................................................................................................... 78
21.5.2. Estantes ............................................................................................................................................. 80
21.5.3. Cajas de archivo ............................................................................................................................... 81
21.5.4. Carpetas ............................................................................................................................................ 82
21.5.5. Folder AZ .......................................................................................................................................... 83
21.5.6. Rótulos o membretes ......................................................................................................................... 83
21.5.7. Guías ................................................................................................................................................. 84
21.5.8. Legajos .............................................................................................................................................. 85
...................................................................................................................................................................... 85
21.5.9. Sellos ................................................................................................................................................. 85
22. Recomendaciones ....................................................................................................... 87
23. Conclusión .................................................................................................................. 89
24. Referencias .................................................................................................................. 90
 5

Tabla de Tablas

Tabla 1.Ejemplo ordenación series documentales ..................................................................................... 18

Tabla 2. Cuadro de clasificación documental ............................................................................................ 19
Tabla 3. Marco normativo producción documental ................................................................................... 40
Tabla 4. Recepción documental ................................................................................................................. 49
Tabla 5.Distribución de las comunicaciones oficiales ............................................................................... 51
Tabla 6. Consulta ....................................................................................................................................... 73
Tabla 7.Conservación documental ............................................................................................................. 75
Tabla 8. Disposición final .......................................................................................................................... 77
 6

Tabla de Figuras

Figura 1.Organigrama actual ............................................................................................................................... 12

Figura 2.Ejemplo Codificación ............................................................................................................................ 17
Figura 3. Ejemplo codificación Microempresa Industrias Agro Elías S.A.S....................................................... 20
Figura 4. Ciclo vital del documento ..................................................................................................................... 28
Figura 5. Acta ...................................................................................................................................................... 41
Figura 6.Carta ...................................................................................................................................................... 42
Figura 7. Certificado ............................................................................................................................................ 43
Figura 8.Circular .................................................................................................................................................. 44
Figura 9. Constancia ............................................................................................................................................ 45
Figura 10. Informe ............................................................................................................................................... 46
Figura 11.Memorando ......................................................................................................................................... 47
Figura 12. Resumen ejecutivo.............................................................................................................................. 48
Figura 13. Ejemplo primera regla ........................................................................................................................ 56
Figura 14.Comparación letra por letra ................................................................................................................. 57
Figura 15. Primera Unidad Segunda Unidad ....................................................................................................... 57
Figura 16. Palabras de orden................................................................................................................................ 58
Figura 17. Ejemplo .............................................................................................................................................. 58
Figura 18. Segunda regla ..................................................................................................................................... 59
Figura 19.Tercera regla ........................................................................................................................................ 59
Figura 20. Ordenación ......................................................................................................................................... 61
Figura 21. Quinta regla ........................................................................................................................................ 61
Figura 22.Sexta regla ........................................................................................................................................... 62
Figura 23. Razones o firmas sociales ................................................................................................................... 63
Figura 24.Ejemplo de razones o firmas ............................................................................................................... 64
Figura 25. Segunda regla de razones o firmas sociales........................................................................................ 64
Figura 26.Tercera regla Numero consecutivo ...................................................................................................... 65
Figura 27. Orden geográfico ................................................................................................................................ 66
Figura 28. Transferencia documental .................................................................................................................. 70
Figura 29. Formato de retención documental ..................................................................................................... 71
Figura 30. Formato de valoración documental .................................................................................................... 72
Figura 31. Archivador vertical ............................................................................................................................. 78
Figura 32. Archivador horizontal ......................................................................................................................... 79
Figura 33. Archivador mecánico.......................................................................................................................... 79
Figura 34.Archivador rodante .............................................................................................................................. 80
Figura 35..Estantes............................................................................................................................................... 80
Figura 36. Cajas de documentos activos .............................................................................................................. 81
Figura 37. Cajas de documentos inactivos ........................................................................................................... 82
Figura 38. Colgantes ............................................................................................................................................ 82
Figura 39. Para archivo lateral ............................................................................................................................. 83
Figura 40. Folder AZ ........................................................................................................................................... 83
Figura 41.Rotulos o membretes ........................................................................................................................... 84
Figura 42.Guías.................................................................................................................................................... 84
Figura 43. Legajos ............................................................................................................................................... 85
Figura 44.Sello flechador ..................................................................................................................................... 85
Figura 45.Sello seco o relieve .............................................................................................................................. 86
Figura 46.Reloj radicado...................................................................................................................................... 86
 7

1. Introducción

El presente documento contiene las respectivas definiciones de los documentos administrativos que

sirven como medio de comunicación interno y/o externo para la microempresa asesorar, al igual el tener

claro la importancia y los respectivos procesos del programa de gestión documental para poder tener un

buen manejo de la documentación en la organización

 8

2. Objetivos

2.1. Objetivo General

Identificar los diferentes conceptos empleados en la gestión documental además de cada uno de sus

procesos.

2.2. Objetivos específicos

Conocer los conceptos que componen la gestión documental.

Tener presente el modelo de cada documento administrativo según la guía técnica colombiana para la

elaboración de estos.

Reconocer las diferentes codificaciones empleadas para cada área de la organización.

Distinguir los procesos empleados en la gestión documental

Comprender la importancia que desempeña la gestión documental dentro de la organización.

 9

3.Misión

Ofrecer un servicio integral que logre la completa satisfacción de nuestros clientes, mediante

la fabricación, comercialización y venta de productos desinfectantes de alta calidad y bajos

precios, cubriendo enteramente sus necesidades de limpieza, higiene y desinfección con la mejor

calidad, teniendo siempre como prioridad el cuidado del medio ambiente y la salud de nuestros

usuarios fomentando la cultura de salud mediante la limpieza.

 10

4. Visión

Para el año 2025 INDUSTRIAS AGROELIAS S.A.S será reconocida a nivel Bogotá como

una empresa responsable y eficaz, que cumple con las necesidades de sus clientes en el ámbito de

la limpieza, higiene y desinfección, mediante la implementación de procesos de mejora continúa

enfocados hacia el cliente, el medio ambiente y a nuestro capital humano.

 11

5. Política de calidad

La microempresa Industrias Agro Elías S.A.S. Ofrece un producto eficiente adecuándose a las

necesidades de sus clientes, teniendo en cuenta la responsabilidad ambiental para garantizar la

satisfacción en sus compradores.

Conservar los estándares de alto nivel de calidad y el buen trabajo en equipo.

Realizar capacitaciones de mejora continua con el personal en los procesos de fabricación.

Atender las diferentes necesidades de los clientes en el momento de su compra y la interacción

con la empresa.
 12

6. Organigrama actual

Figura 1.Organigrama actual

 13

7. Conceptos y definiciones

7.1. Agrupación documental

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, las cuales, originan

los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales

7.2. Archivística

Persona encargada y especializada en la organización y mantenimiento de un archivo.

7.3. Archivo

Lugar físico donde se conservan los documentos previamente ordenados y clasificados que

produce una organización.

7.4. Comunicación oficial

Son las comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de funciones asignadas

legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

7.5. Correspondencia

Comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal, citando o no el

cargo del funcionario, por otro lado, no generan trámites para las instituciones.

7.6. Documento

Es el instrumento que contiene información necesaria para transmitir un comunicado de manera

 14

precisa, facilitando el acceso a temas en específico.

7.7. Fondo acumulado

Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un

criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

7.8. Fondo documental

Es la agrupación o acumulación de documentos producidos por la entidad en el desarrollo de

sus actividades.

7.10. Serie documental

Es el conjunto de documentos derivados de la repetición de un proceso o procedimiento

administrativo llevado a cabo dentro de una entidad.

7.11. Subserie documental

Subdivisión de la serie documental conformada por un conjunto de unidades documentales

producidas en acciones administrativas semejantes.

7.12. Unidad documental compleja

Es una unidad documental que contiene documentos de diferentes trámites independientes,

pero relacionados entre sí.

 15

7.13. Unidad documental simple

Es una unidad documental que contiene un solo tipo de documento generado por actos

repetitivos de una misma función

 16

8. Listado y funciones de dependencias

8.1. Codificación

La codificación se refiere a la identificación única que se asigna a las diferentes agrupaciones

documentales que constituyen un fondo, es decir, a las secciones, subsecciones, series y subseries

documentales. Aunque la codificación depende de la estructura orgánico funcional de la entidad

productora, los códigos no se asignan a las dependencias sino a su producción documental la cual

queda plasmada en tres instrumentos archivísticos, a saber: los cuadros de clasificación documental,

las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. En la Cartilla de

Clasificación Documental editada por el AGN en 2001 se expone la metodología para emprender el

proceso de clasificación que queda representado en los cuadros de clasificación documental, de ella

retomamos algunos apartes que pueden contribuir a la resolución de su solicitud: La primera tarea es la

identificación de las secciones y subsecciones documentales, es decir, la documentación producida por

cada una de las dependencias de mayor rango de una entidad y por los grupos en que éstas se

subdividen. Para lograrlo es indispensable recopilar los actos administrativos mediante los cuales se

legalizan los cambios estructurales de la entidad, se crean o suprimen áreas administrativas. A partir de

la información recopilada se puede establecer la jerarquía de las dependencias y así determinar cuáles

son de nivel directivo (cuya producción documental conformará las secciones) y cuáles son subalternas

(cuya producción documental conformará las subsecciones), gráficamente la jerarquía se puede

representar en un organigrama. La segunda actividad para desarrollar es la identificación de las series y

subseries para lo cual se necesitarán los actos administrativos mediante los cuales se asignan funciones

a las diferentes unidades administrativas de la entidad, estatutos y manuales de procedimientos. El

análisis de la información recopilada permitirá establecer qué tipo de documentación genera cada
 17

órgano de la entidad en el cumplimiento de las funciones que tiene asignadas. Una vez están

determinadas las secciones y subsecciones con sus correspondientes series y subseries se registran

jerárquicamente en los cuadros de clasificación documental, que tendrán tantas casillas como unidades

productoras de documentos haya en la entidad, de acuerdo con su estructura orgánica vigente. Con el

propósito de identificar de forma única tanto a las unidades administrativas productoras de documentos

como las series y subseries inscritas en el cuadro de clasificación, se implementa un sistema de

codificación. Como lo indica la Cartilla de Clasificación Documental, el código se asigna a la

producción documental de las dependencias, teniendo en cuenta el nivel jerárquico que ocupan en la

estructura de la entidad, bien puede ser numérico o alfanumérico, según lo disponga cada entidad (22).

El código numérico estaría conformado por un número de dígitos igual al de los niveles jerárquicos

que se evidencian en la estructura orgánica de la entidad. En el siguiente ejemplo el código tendrá tres

dígitos ya que la estructura orgánica refleja tres niveles jerárquicos:

Primer dígito: Gerencia General

Segundo dígito: Subgerencias

Tercer dígito: Oficina asesora de la Gerencia y dependientes de las Subgerencias

Figura 2.Ejemplo Codificación

 18

En el organigrama codificado hay tres niveles jerárquicos, el primer dígito (1) representa la

Gerencia, el segundo (12) representa a la Subgerencia I y el tercer dígito (121) a la Oficina

Dependiente Ia que está subordinada a las unidades administrativas ya mencionadas. La codificación,

entonces, muestra las diferentes componentes de la estructura organizacional y la relación de

dependencia existente entre ellos. La segunda parte del código se generará a partir de la ordenación de

las series documentales. Por ejemplo:

Tabla 1.Ejemplo ordenación series documentales

Nombre de la serie Código

Actas 01

Acciones constitucionales 02

Anteproyectos de presupuesto 03

Banco de proyectos 04

Circulares 05

Conceptos 06

Consecutivo de correspondencia 07

Informes 08

La codificación continuará hasta las subseries y heredará la parte del código asignado a la serie

y sección a la que pertenecen. En el cuadro de clasificación documental quedará representado como se

ilustra a continuación:
 19

Tabla 2. Cuadro de clasificación documental

Fondo: Corporación Eléctrica

Código - Sección Código - Serie Código - Subserie

01 acciones de Cumplimiento

101 oficina Asesora Jurídica 02 acciones constitucionales 02 acciones de Grupo

03 acciones de Tutela

Es necesario advertir que los tipos documentales no se codifican, tan solo las series y las

subseries. Sin embargo, estos tipos documentales deben registrarse en las Tabla de Retención

Documental de cada dependencia. El código alfanumérico estará formado por las siglas que identifican

la dependencia, seguido del número que le corresponda a cada serie documental. No obstante, es

pertinente mencionar que para efectos de la elaboración de las TRD conviene adoptar una codificación

numérica, ya que ésta evidencia el nivel jerárquico que ocupa cada dependencia dentro de la estructura

de la entidad, así como las relaciones de dependencia y los canales formales de comunicación. Tal

como se puede observar en la siguiente ilustración, la codificación en las TRD es el resultado de unir

el código de cada sección o subsección al de las series (o subseries, si es el caso), y perfectamente

corresponde con el registrado en los cuadros de clasificación. (Marcela Inés Rodríguez Vera Pg. 1

2021.)
 20

Figura 3. Ejemplo codificación Microempresa Industrias Agro Elías S.A.S

 21

9. Definición del programa de gestión documental

El Programa de Gestión Documental – PGD, es el conjunto de actividades administrativas y

técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y

recibida por las entidades, desde su origen hasta su disposición final, con el fin de facilitar su uso y

conservación. (SECRETARÍA GENERAL COORDINACIÓN GRUPO APOYO

ADMINISTRATIVO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Pg. 9. 2014)

 22

10. Importancia del programa de gestión documental

Gracias a la implementación de tecnologías de gestión documental, las organizaciones podrán ser

más eficientes en el uso de la información, reduciendo costos y contar con la información oportuna, lo

cual se verá reflejado en un incremento en la productividad.

Además, el sistema facilita el proceso de búsqueda y organización de los documentos. Por lo cual,

las empresas tendrán un fácil almacenamiento, consultas rápidas y acceso de la información. (IGNITE

Pg. 1 2020)
 23

11. Ventajas y desventajas del programa de gestión documental para la organización

11.1. Ventajas

11.1.1. Acceso inmediato.

Un programa de gestión documental permite a los colaboradores autorizados, acceder de

manera inmediata a la información sin poner en riesgo la integridad de los documentos. Este rápido

acceso a la información reduce los tiempos de consulta, tareas de archivo o localización de la

documentación optimizando significativamente el desarrollo de las actividades económicas.

11.1.2. Control total.

Un servidor que aloje todos los documentos y la información que contienen permite tener un

control total sobre dichos documentos y su información, dando permisos o negándolos según

corresponda y teniendo claridad de qué usuario accedió a que información, en qué lugar, a qué hora,

en qué fecha, las modificaciones que hizo o con quien compartió dicha información. De igual manera,

permite el acceso simultáneo a la información por diferentes usuarios sin afectar negativamente los

procesos a realizar.

11.1.3. Impacto ambiental.

Un programa de gestión documental permite pasar documentos e información plasmada en

físico a un medio electrónico, lo que reduce significativamente el uso de papel, ahorrando materiales y

beneficiando el medio ambiente. De igual manera, generar menor cantidad de documentos físicos
 24

significa más espacio físico para diferentes labores, actividades, entre otras.

11.1.4. Seguridad y fiabilidad.

Estos programas de gestión documental requieren un sistema de seguridad bastante estricto y

riguroso, requiere personal capacitado y con conocimientos para el manejo del mismo. Cumpliendo

con estos dos requisitos, nos aseguramos de tener un sistema seguro y fiable pues todos los

movimientos realizados en el servidor podrán ser monitoreados, autorizados o negados según

corresponda.

11.2. Desventajas

11.2.1. Factor económico.

La implementación de un programa de gestión documental conlleva una inversión económica

considerable, pues se tiene que invertir en el programa para resguardar los documentos y en un sistema

de seguridad que asegure la confidencialidad y privacidad de dichos documentos, esto requiere capital

económico.

11.2.2. Riesgos legales.

Administrar un programa de gestión documental requiere cierto nivel de conocimientos legales, pues

existen ciertas reglas y normas para el control de los documentos electrónicos. Dichos documentos

deberán cumplir con ciertos parámetros, de igual manera, existen reglamentos para la trazabilidad y

resguardo de los documentos electrónicos, no tener conocimiento de estas normas incrementa la

 25

probabilidad de violar alguna ley lo que afecta negativamente a la entidad.

11.2.3. Acceso no autorizado.

Al tener los documentos y la información en un sistema electrónico, existe la posibilidad de

que algún usuario de las herramientas tecnológicas acceda a información privada o confidencial de la

entidad, divulgando y/o modificando información, lo que traerá confusión, desorden y desconfianza en

la microempresa. Por lo anterior, es de vital importancia asegurarse de que el sistema de seguridad

implementado para el programa de gestión documental sea riguroso y con alto nivel de protección.

11.2.4. Servidor de respaldo.

Para llevar un programa de gestión documental, es necesario tener profesionales con

conocimientos en el área para no entorpecer los procesos llevados a cabo en la entidad, sin embargo,

es de vital importancia tener un servidor secundario en un lugar alejado a la microempresa para

resguardar la información y los documentos electrónicos en caso de robo, incendio, inundación o

cualquier otra situación que ponga en riesgo la seguridad y funcionamiento del servidor principal.
 26

12. Principios fundamentales de la gestión documental

12.1. Principio de procedencia en la gestión documental

Este principio consiste en reunir los documentos producidos por una entidad sin mezclarlos con

otros documentos producidos por otra entidad en el fondo documental que procede y dentro de este

mismo en su lugar de origen. Cada documento debe guardar relación con el órgano que lo ha

producido respetando la estructura jerárquica de la entidad. Para aplicar este principio, es necesario

identificar la entidad y dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentos

producidos agrupados en series.

12.2. Principio de orden natural en la gestión documental

Según este principio, los documentos deben mantener la disposición en la cual fueron creados

junto a las actividades y procedimientos seguidos en la entidad. Para demostrar que un trámite o una

función fue completada y tiene sentido, es necesario clasificar y ordenar los documentos según su

número de serie.

(Superintendencia de sociedades, pg., 9, 2020)

 27

13. Unidad de correspondencia

13.1. Funciones de la unidad de correspondencia

Una unidad de correspondencia es la oficina encargada de recibir, clasificar, radicar, registrar y

entregar los documentos y/o comunicaciones a las dependencias correspondientes.

La unidad de correspondencia tiene funciones muy específicas de las cuales se pueden destacar:

Control sobre el ingreso y salida de documentos

Distribución de las comunicaciones al área que competen

Tramitar las correspondencias y comunicaciones generadas, ya sea interna o

externamente

Digitalización de documentos

Manejo del fondo documental de la entidad

Control y conservación de la producción documental

Radicación de la correspondencia generada o recibida

Identificar los documentos a conservar o ser trasladados al archivo central

13.2. Importancia de la unidad de correspondencia

Las unidades de correspondencia suelen ser un área sensible y de alta confidencialidad pues de

estas dependen de que las relaciones y comunicaciones sean efectivas y oportunas dentro y fuera de la
 28

entidad.

Dichas unidades deberán garantizar la preservación, custodia y conservación de aquellos

documentos que formen parte de la historia y de la memoria de la microempresa, permitiendo el acceso

oportuno a la información a aquellos que lo requieran con previos permisos y autorizaciones.

13.3. Ciclo vital de los documentos

El ciclo vital de un documento hace referencia a las fases por las cuales atraviesa un documento

desde su creación hasta su archivo o destrucción, así como el tiempo establecido que debe permanecer

en cada fase.

Figura 4. Ciclo vital del documento

Fuente: Archivos Ágil, El sonido de la cultura

Para tener claridad sobre el ciclo vital de los documentos, es necesario aclarar los tipos de
 29

archivo existentes pues jugarán un papel importante según el ciclo en que se encuentre el documento.

Existen tres tipos de archivo:

13.3.1. El archivo de gestión.

Es un archivo vigente o en trámite de las oficinas de continua utilización y consulta

administrativa, en el encontramos documentos administrativos, legales, fiscales, contables o

funcionales con valor primario

13.3.2. El archivo central.

Es archivo intermedio transferidos de los archivos de gestión una vez finalizado su trámite, y

que sigue siendo vigente o con una frecuencia de consulta reducida, en él encontramos todos los

documentos cuyo trámite haya sido finalizado pero su consulta sigue siendo algo frecuente

13.3.3. El archivo histórico.

Es un archivo que contiene documentos conservados permanentemente dado su valor histórico

cultural para la investigación, la ciencia o la cultura, en él encontramos documentos históricos,

científicos, culturales o funcionales con valor secundario.

El ciclo vital del documento consta de tres fases o edades.

La primera fase o edad, es en donde el documento adquiere todo el valor y es dirigido al archivo

de gestión por su constante consulta y trámites necesarios.

En la segunda fase o edad, los documentos pierden el valor por el cual fueron creados debido a la

finalización de su trámite y pasa a ser guardado como documentos de consulta o antecedentes para

futuras decisiones en el archivo central

 30

En la tercera fase o edad, el documento adquiere un valor permanente y será conservado por su

contenido histórico o cultural, en esta fase los documentos son resguardados y conservados para la

consulta con fines de investigación o transmisión de conocimiento a las futuras generaciones. Estos

documentos serán resguardados en el archivo histórico.

14. Procesos del programa de gestión documental

14.1. Producción

El primer proceso consiste en la generación de documentos resultantes del desarrollo de las

actividades económicas.

Entre las actividades a desarrollar en este proceso se encuentran:

Crear y diseñar los documentos.

Establecer medios y técnicas de producción e impresión.

Selección de soportes documentales definidos para cada clase de documento.

Implementación de la imagen corporativa o logotipo de la microempresa, unificación de

características internas y externas, tipo de letra a emplear y firmas autorizadas.

Creación de los procedimientos y flujo de los documentos.

Normalización de la Producción Documental

Identificar las direcciones productoras según su organigrama institucional y tablas de retención

documental
 31

Definir tipologías documentales conforme a las tablas de retención documental.

Definir los procedimientos de correspondencia y archivo.

Determinación de la selección y descarte dentro de la producción documental establecida en las

tablas de retención documental.

Los formatos que se adopten para facilitar los trámites de gestión documental en cualquier

etapa serán normalizados y acogidos en el Sistema de Gestión Integral, previo a su difusión y

utilización.

El segundo proceso es el conjunto de operaciones para la verificación y el control de los

documentos nuevos que lleguen a la unidad de correspondencia

Entre las actividades a desarrollar en este proceso se encuentran:

Verificar que los documentos recibidos estén completos, que correspondan a lo anunciado y

sean competencia de la entidad receptora para iniciar los trámites correspondientes

Validar el medio por el cual fue recibida la comunicación o documentos, ya sea por medio de

mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico o cualquier otro medio manejado en la entidad

Recibo de los documentos oficiales utilizando el rótulo con el número de radicación

correspondiente a la correspondencia que llega externa

Verificar el número de folios, copias, anexos y firmas correspondientes para la validación de

los documentos recibidos

Constancia de recibo con su correspondiente número de radicado de salida

 32

14.2.1. Radicado de documentos.

Es la asignación de un número consecutivo a los documentos según el artículo 2 del acuerdo

AGN 060 de 2001

Asignación de datos como: nombre de la entidad remitente o destinataria, código de las

dependencias competentes, número de radicado, nombre del funcionario responsable del trámite,

anexos y tiempo de respuesta (si lo requiere).

Los consecutivos iniciaran con el número 1 desde el primer día hábil, hasta el último día hábil

del mismo año con el número que corresponda.

Establecer controles de respuesta

14.3. Distribución

Este proceso está relacionado con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la

microempresa sin importar el medio de distribución de los mismos.

Este proceso distingue actividades como:

14.3.1. Distribución de documentos recibidos.

Identificación de la entidad o persona a quien va dirigido el documento

Clasificar las comunicaciones externas y su medio de transporte o distribución.

Enrutar los documentos con la dependencia competente

Reasignación de los documentos mal direccionados

Registrar y controlar la entrega de los documentos recibidos

14.3.2. Distribución de documentos internos.

 33

Identificar las direcciones a llevar

Distribución a las oficinas competentes para el trámite

Enrutamiento de los documentos a sus dependencias

Registrar y controlar la entrega de los documentos internos

14.3.3. Distribución de documentos enviados.

Organizar la mensajería externa para el registro y control de los documentos

Llevar el formato de control de préstamo y devoluciones

Verificación de recibidos y distribución de estos

14.4. Trámite

Consta del proceso que lleva el documento desde su creación hasta el cumplimiento de su

función administrativa. En el desarrollo de sus funciones cada área genera un conjunto de documentos

objeto de trámites administrativos integrando sus respectivas series documentales

14.4.1. Recepción de solicitud o trámite.

Identificar el trámite

Determinar el área responsable del trámite según sus funciones estipuladas en los

manuales de funciones

Definir los periodos de vigencia y tiempos de respuesta dándoselos a conocer al

responsable del trámite

Respuesta

Proyectar y preparar la respuesta

Radicar y enviar las respuestas a quienes corresponda

 34

Digitalizar el recibido a la oficina encargada del trámite para su disposición y

conservación final

14.5. Organización

Hace referencia a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la entidad

como parte integral de los procesos archivísticos

Clasificación documental

Identificar y establecer las series que componen cada agrupación documental

Identificar las unidades administrativas y funcionales según el manual de funciones y

procedimientos

Aplicar la tabla de retención documental

Conformar las series y subseries correspondientes

Controlar el tratamiento y organización de los documentos

Dar un orden cronológico

Foliación

Actualización de los inventarios

14.5.1. Ordenación documental.

Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas cajas en el orden

previamente acordado
 35

Revisar las unidades documentales que le corresponde

Determinar los sistemas de ordenación

14.5.2. Descripción documental.

Analizar información y extraer contenidos de utilidad

Diseñar instrumentos de recuperación

Actualización permanente de herramientas de consulta

Aplicación de la Tabla de Retención Documental (TRD)

Identificación fácil, rápida y clara de las estanterías, cajas y/o sobres con sus títulos

específicos, permitiendo su posterior consulta, transferencia o disposición final

Elaborar inventarios

Organizar y entregar las transferencias documentales

Aplicar la disposición final establecida en la TRD

14.6. Consulta

Este proceso facilita el acceso a un documento o un grupo de documentos con el fin de obtener

información. Dicha consulta debe garantizar al usuario el acceso a la información y de ser necesario

una copia de este cumpliendo con los requisitos para cada uno. Para los funcionarios de otras entidades

o dependencias, se podrá realizar la consulta mediante una solicitud verbal o escrita dirigida al

responsable de la oficina del archivo de gestión y central, realizando su debido registro en las planillas

de préstamos y devoluciones.
 36

14.6.1. Formulación de la consulta.

Determinar la necesidad y precisión de la consulta

Determinar la competencia que consulta

Condicionar el acceso a la información

Determinar la disponibilidad de la información en términos de restricción por reserva o

por conservación

14.6.2. Estrategia de búsqueda.

Disponibilidad de los expedientes y fuentes de información

Establecer una herramienta de consulta

Ubicar los documentos

14.6.3. Respuesta de consulta.

Atención y servicio al usuario

Asegurar la infraestructura y la tecnología necesaria para la expedición de copias y

demás

Llevar el control de las devoluciones haciendo uso de testigos documentales

Implementación de medios manuales o automáticos para la búsqueda de información

14.7. Conservación

Son las medidas preventivas y correctivas que garantizaran la integridad física y funcional de
 37

los documentos de archivo sin alterar su contenido

Entre las actividades de este proceso están:

Garantizar las condiciones mínimas para la protección de los documentos, el

establecimiento y suministro de equipos

Guardar sistemáticamente los documentos en espacios y unidades de conservación

adecuadas

Realizar un diagnóstico integral

Sensibilización y toma de conciencia

Inspección y mantenimiento de las instalaciones

Monitoreo y control de condiciones ambientales

Limpieza de áreas y documentos

Desarrollar un plan para el control de plagas y roedores

Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia

Intervenir en primeros auxilios para documentos

Establecer las medidas preventivas

14.8. Disposición final

Es este último proceso, se seleccionan los documentos con miras a su conservación temporal,

permanente o a su eliminación, según lo establecido en las Tablas de Retención Documental. El

objetivo principal de este proceso es facilitar el acceso a la información sin manipularla evitando su

deterioro.
 38

14.8.1. Conservación total.

Todo documento que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,

procedimientos y/o políticas de la entidad productora servirá como testimonio del desarrollo de

las actividades económicas pasando a ser parte del patrimonio documental, utilizado y

conservado para la investigación, ciencia y la cultura

Recepción de transferencias secundarias

Organizar los documentos y ponerlos a disposición de los usuarios

Conservar y preservar los documentos

14.8.2. Eliminación de documentos.

Todo documento que haya perdido sus valores primarios y secundarios sin perjuicio de

conservar su información en otros soportes

Aplicar lo estipulado en la TRD

Valoración avalada por el comité institucional de desarrollo administrativo

Determinar el proceso de eliminación junto a sus respectivas actas

14.8.3. Selección documental.

Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención documental, la cual

se realiza en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter

representativos para su conservación permanente

Aplicar los métodos de muestreo archivístico

Elegir los métodos de conservación total y/o reproducción en otro medio

 39

14.8.4. Otros medios de conservación.

14.8.4.1. Microfilmación.

Mediante esta técnica se fotografían los documentos y se obtienen pequeñas

imágenes en película
Determinar la metodología y plan de trabajo

Fines en la utilización de la técnica

Control de calidad durante todo el proceso

14.8.4.2. Digitalización.

Mediante esta técnica se reproduce la información de manera analógica que solo

podrá ser interpretada por medio de dispositivos electrónicos

Determinar la metodología y plan de trabajo

Definición de calidad según la fase del ciclo vital en el cual se requiere

Control de calidad durante todo el proceso

(Agencia Presidencial Cooperativa de Colombia, 2017. p. 16)

 40

15. Producción documental

15.1. Definición

La Producción Documental comprende los aspectos de ORIGEN, CREACIÓN y DISEÑO de

formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia
y con base en la Normatividad Vigente para Elaboración de Documentos (Issuu Inc. p,g 1 , 2020)

Tabla 3. Marco normativo producción documental

MARCO NORMATIVO
Ley 43 de Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
1913
Ley 527 de Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
1999
Código Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con la falsificación de los
documentos públicos.
Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.
Código Artículo 261. Sobre el valor probatorio del documento público.
Artículos 262 a 263. Sobre el valor probatorio de un documento privado.
de
Procedimient
o Penal
Código de Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales -
Comercio medios para el asiento de operaciones.
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Decreto 2649 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se

de 1993 Expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 123. Soportes contables.

15.2. Documentos producidos

15.2.1. Acta

Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o

situación específica.
 41

Figura 5. Acta

Fuente: (GTC 185, 2009)

15.2.2. Carta.

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y

personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados.
 42

En algunas entidades se denomina oficio.

Figura 6.Carta

Fuente: (GTC 185, 2009)

 43

15.2.3. Certificado.

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la

veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

Figura 7. Certificado

Fuente: (GTC 185, 2009)

 44

15.2.4. Circular.

Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida

a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

Figura 8.Circular
 45

Fuente: (GTC 185, 2009)

15.2.5. Constancia.

Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.

Figura 9. Constancia
 46

Fuente: (GTC 185, 2009)

15.2.6. Informe.

Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad,

estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.

Figura 10. Informe

 47

Fuente: (GTC 185, 2009)

15.2.7. Memorando.

Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar

asuntos internos.

Figura 11.Memorando
 48

Fuente: (GTC 185, 2009)

15.2.7. Resumen ejecutivo.

Exposición sucinta de un tema que debe quedar por escrito. Informe breve que se limita a

precisar el desarrollo de acciones ejecutivas.

Figura 12. Resumen ejecutivo

Fuente: (GTC 185, 2009)

 49

16. Recepción documental

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Tabla 4. Recepción documental

MARCO NORMATIVO
Constitución Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de
Política comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y
Con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto
Legislativo 02 de 2003.
Decreto 2150 Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos
de Originales y uso de sellos, ventanilla única.
1995.
Acuerdo AGN 060 de Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de
2001. correspondencia, radicación y control de las comunicaciones
Recibidas y Enviadas.

16.1. Canales de recepción.

16.1.1. Fax.

Es un sistema de telecomunicaciones que permite enviar copias de documentos a la distancia

utilizando por lo general las líneas telefónicas. Este acto es de enviar un fax, se puede realizar a

cualquier parte del mundo en la medida que tanto el emisor como el receptor, tengan un aparato de

estos.

16.1.2. Mensajería.

Empresa cuyo fin es hacer llegar mensajes y paquetes lo más rápido posible.

16.1.3. Correo tradicional.

El servicio postal es un sistema dedicado y transportar documentos escritos y otros paquetes de

tamaño pequeño alrededor del mundo. Todos los documentos enviados a través del sistema postal es

llamado correo a correspondencia, un sistema postal puede ser privado o estatal.

 50

16.1.4. Página web.

Es una página web, es un documento electrónico diseñado para Word Wilde web (internet) que

contiene algún tipo de información como texto, imagen, video , animación, u otros una de las

principales características de las páginas web son los hipervínculos también conocidos como links

o enlaces y su función es la de vincular una página con otra.

16.1.5. Correo electrónico.

El estadounidense fue quien incorporó la arroba (@) a las direcciones de correo electrónico con

la intención de separar el nombre del usuario y el servicio en el que aloja la casilla de correo.

16.2. Radicación

Es el proceso por el cual se asigna un identificador (Número de Radicado) a un documento y se

le asocia cierta información que se considere relevante a la hora de ingresar, salir o moverse entre

departamentos en la organización, tal como la fecha y hora de recepción. (analitica.co, pg. 1 , 2020).

16.3. Registro de documentos

Según la norma ISO 9000.2005 un documento se define como la información y su medio de

soporte, un documento puede estar escrito, en video, muestras física , programa de computadora.

Un registro se define como un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades realizadas. Los registros son un tipo especial de documentos. (Sistema de

Gestión Integrado, pg. 1 2021)

16.4. Distribución documental.

Actividades tendientes para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, sin

interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y
 51

verificación de recepción y envío de los mismos. (Calameo.com, pg. 1, 2020)

Tabla 5.Distribución de las comunicaciones oficiales

MARCO NORMATIVO
Decreto 229 de 1995 Sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las
2001. comunicaciones oficiales.

16.4.1. Distribución de documentos internos

Identificación de dependencias

Enrutamiento de documentos a dependencia competente

Registro de control de entrega de documentos internos

16.4.2. Distribución de documentos externos

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia

Clasificación de las comunicaciones

Organización de documentos en buzones o casilleros

Enrutamiento de documentos a dependencia competente

Reasignación de documentos mal direccionados

Registro de control de entrega de documentos recibidos

16.4.3. Distribución de documentos enviados.

Definición de medios de distribución: personal, fax , correo tradicional , correo electrónico ,

apartado aéreo, trámite en línea , página web , otros.

 52

Control del cumplimiento de requisitos del documento

Métodos de empaque y embalaje

Peso y porteo de documentos

Gestión del correo tradicional: Normal, certificado , especial.

Control y firma de guías y planillas de entrega

Control de devoluciones

Organización de mensajería externa.

 53

17. Trámite de documentos

El trámite documental se define como un conjunto de procesos que permiten a las organizaciones tener

el control de la ubicación física y estatus actual y pasado de la documentación que llega y se genera dentro de

ellas con el fin de mejorar sus flujos y diligenciamiento. (ANGELA URREA, pg., 13 2017)

MARCO NORMATIVO
Constitució Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
n Política autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.
El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para
garantizar los derechos fundamentales.

Ley 58 de Reglamentación trámite peticiones.

1982
Decreto 01 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
de 1984
Decreto Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración
2150 de Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus
1995. respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo
de ADPOSTAL.

Decreto Artículo 33. Derecho de turno.

1222 de
1999

17.1. Series y subseries documentales

Serie documental Es el conjunto de documentos derivados de la repetición de un proceso o

procedimiento administrativo llevado a cabo dentro de una entidad

Subserie documental Subdivisión de la serie documental conformada por un conjunto de

unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

 54

17.2. Recepción de solicitud o trámite

Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

Identificación del trámite.

Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.

Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

Respuesta.

Análisis de antecedentes y compilación de información.

Proyección y preparación de respuesta.

Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.
 55

18. Organización de documentos

La organización es el proceso mediante el cual realizan acciones orientadas a la clasificación,

ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos

MARCO NORMATIVO
Ley 4 de 1913 Sobre el régimen político y municipal.
Artículo 289. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los
secretarios reciban los archivos por inventario y que
arreglen convenientemente el que corresponda al
tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas
sucesivas a los secretarios que han funcionado o
funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas
multas se reputan penas correccionales.
Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de
responsabilidad contractual.
Código de Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este
Comercio Capítulo deberán ser conservados cuando menos por
diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la
fecha del último asiento, documento o comprobante.
Decreto 1382 de Obligatoriedad de la presentación de las T. R .D.
1995
Decreto 254 de 2000 Por el cual se expide el régimen para la liquidación de
las entidades públicas del orden nacional.
Decreto 4124 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
2004 Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los
Archivos Privados.

18.1. Clasificación documental

Es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permiten agrupar los documentos
relacionados de forma jerárquica, con criterios funcionales u orgánicos para encontrar el contenido. Es
decir, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, destino,
soporte, etc.

En este primer acercamiento a la conceptualización y aplicación de clasificación documental,

 56

conviene hacer referencia a otros conceptos relacionados, como el cuadro. Es el esquema en el que se
registran las agrupaciones documentales de un archivo. El cuadro de clasificación documental ha sido
definido como “el instrumento de consulta en las oficinas que refleja la organización física e intelectual
del fondo documental y aporta datos esenciales para la organización'' (Fernández, 1999).

18.2. Ordenación documental

Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer sus

ciencias naturales cronológicas y /o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la

clasificación. (Archivo General de la Nación, 2003)

18.2.1. Orden Alfabético

Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos

referidos a personas, entidades y lugares.

18.2.1.1. Primera regla

Los nombres de individuos constan de dos unidades:

-Primera Unidad: apellidos,

-Segunda Unidad: nombres.

Cada unidad está compuesta por elementos, ejemplo:

Figura 13. Ejemplo primera regla

 57

El primer apellido es el primer elemento de la primera unidad y es la palabra de orden.

Algunas personas únicamente llevan un solo apellido, en tales casos la primera unidad solo

tendrá un elemento. Igual sucede con los nombres.

Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en el ejemplo siguiente; esto

es, siguiendo un total y correcto orden alfabético:

Figura 14.Comparación letra por letra

Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.

veamos cómo queda:

Figura 15. Primera Unidad Segunda Unidad

 58

Las guías telefónicas utilizan los siguientes criterios para ordenar los nombres de individuo:

Figura 16. Palabras de orden

veamos cómo queda:

Figura 17. Ejemplo

18.2.1.1. Segunda regla

Si los nombres tienen la primera unidad igual se considera la segunda

ejemplo
 59

Figura 18. Segunda regla

18.2.1.2. Tercera regla

Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad

respectivo para diferenciarlos. Este nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional,

para poder realizar el ordenamiento.

Ejemplo:

Figura 19.Tercera regla

 60

18.2.1.3. Cuarta regla.

Apellidos con prefijo y apellidos compuestos: las preposiciones, contracciones,

artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados

dentro de cada unidad, sino que hacen parte integral de cada elemento.

Ejemplo.

Carlos Díaz -Granados Pérez

Carlota Cuesta-Duque

Rafael García-Herreros Gil

Abelino Del Corral Rojo

Leopoldo De la Ossa Pardo

Alonso De la Barrera Cano

Leonel De León León

Belinda De Bedout Bedoya

Reina De los Reyes Rey

Dalia De la Rosa

Leonela D´León Bravo

Angélica D´Angelo Ángel

Abel De la Pava Colorado

La ordenación será:
 61

Figura 20. Ordenación

18.2.1.4. Quinta regla

Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios.: Cuando las personas son solicitadas por

su título, éste se escribe al final entre paréntesis. Se considera elemento de ordenación si hay

homónimos.

Ejemplo

Figura 21. Quinta regla

 62

18.2.1.5. Sexta regla

Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios Hispano: En los países de habla hispana, el

apellido paterno no desaparece, para efectos legales o comerciales. A partir de esta norma, se toma

como primer apellido el paterno

Figura 22.Sexta regla

19.3. Orden de razones sociales

Según el Código Civil, “se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de ejercer
 63

derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente”.Las

reglas para razones o firmas sociales, se refieren no solo a las personas jurídicas, sino a toda actividad

económica organizada con fines de lucro o sin ellos.

19.3.1. Primera regla.

Los nombres de las razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados.

Figura 23. Razones o firmas sociales

Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales, hoteles, restaurantes, tabernas,

librerías; instituciones religiosas, civiles, políticas, militares, educativas, oficiales o privadas.

Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los artículos, preposiciones

y conjunciones que no se consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán considerados

únicamente cuando vayan al comienzo de la razón social.

 64

Figura 24.Ejemplo de razones o firmas

19.3.2. Segunda regla

En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir a error, salvo que

esté registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el abuso de siglas. Cuando la empresa no sea

conocida por su sigla, ésta se puede colocar al final, entre paréntesis como un dato aclaratorio.

Figura 25. Segunda regla de razones o firmas sociales

 65

19.3.3. Tercera regla

Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran

escritos en letras. Sin embargo, cuando en el nombre de una razón social existe un número que es

consecutivo, como es el caso de notarías, juzgados, almacenes en cadena, entre otros, éste conserva el

orden y la escritura numéricos.

Figura 26.Tercera regla Numero consecutivo

19.3.4. Cuarta regla

Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razón social, se toma

como unidad de orden el primer apellido.

19.4. Orden geográfico

El sistema de ordenación o clasificación geográfico se utiliza cuando se quieren clasificar los

documentos de la empresa de acuerdo con la zona geográfica o localidades a las que pertenecen.

Las divisiones que se hacen para clasificar los documentos mediante este sistema pueden ser

varias, dependerá del orden que la empresa quiera establecer como prioritario.
 66

En general, teniendo en cuenta el territorio geográfico en que opera la empresa y las

necesidades de cada entidad a la hora de ordenar y clasificar sus documentos, se utilizan las siguientes

divisiones territoriales:

Continente

País

Departamento

Municipio

Corregimiento o barrio

Nombre de la empresa o persona natural

Figura 27. Orden geográfico

 67

Este sistema es muy utilizado a la hora de ordenar y clasificar los datos relativos a los clientes o

los proveedores, la correspondencia con otras empresas, la relación de las empresas de mensajería que

operan en los diferentes territorios, etc. En realidad este es un sistema que utiliza el orden alfabético,

por lo que además de considerar las reglas del orden de la clasificación alfabética, hay unas normas

para determinar las posiciones de clasificación geográfica. ( Calameo, 2021)

19.5. Orden por asunto

El archivo por asuntos es la clasificación de los documentos por el tema que tratan

y no por nombres de personas, compañía o lugares. Los archivos por asuntos se establecen con guías y

expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia (Sistema por asuntos.

Recuperado 14 de septiembre de 2021)

19.6. Orden cronológico

Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. Este orden

cronológico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso directo abarca todos

los sistemas de ordenamiento

 68

19.6.1. Métodos.

Pueden distinguirse diferentes métodos de ordenación cronológica, entre ellos se destacan los

siguientes:

19.6.1.1. Cronología rígida.

La ordenación por este método consiste en ubicar un documento detrás del otro en

forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo

en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día, y las unidades documentales

simples con ordenación cronológica se presentan en la serie. Consecutivo de correspondencia

despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así

2004,02,28

2004,03,01

2004,03,03

2004,03,04

19.6.1.2. Cronología circunstancial

Satisface las necesidades de la documentación que por ciertas circunstancias debe

estacionarse a través del tiempo, para que cumpla su objetivo. Una de sus aplicaciones más

usuales de este método es el recordatorio de vencimientos instalación el mes que cursa y a

continuación los meses siguientes, de acuerdo con el orden del calendario. Cada mes vencido

va al final de la unidad de instalación y los días vencidos pasan al mes siguiente.

 69

19.6.1.3. Numérico

Sistemas de ordenación en los que solo se utilizan caracteres numéricos. (Yesica Diaz, 2015)

19.6.1.4. Sistema ordinal

Este sistema de ordenación, quizás el más fácil de implementar, consiste en disponer los

documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los

identifica.

19.6.1.5. Formatos de inventarios documentales

Según el Archivo General de la Nación (AGN), el inventario documental constituye un

instrumento archivístico de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las

series o asuntos de un fondo documental. (AGN, 2014).

19.6.1.6. Transferencia documental

Como resultado de sus actividades y gestión administrativa, las instituciones producen

documentos que, una vez cumplidos ciertos plazos y requisitos, deben ingresar al Archivo Nacional

para su preservación permanente.

 70

Técnicamente este movimiento se define como transferencia documental y corresponde al

traslado habitual y controlado de fracciones de fondos documentales, una vez que éstos han cumplido

el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas.

Este mecanismo permite solucionar la acumulación ilimitada de documentos en una institución y

facilita que se mantengan accesibles para consulta, ya sea para la toma de decisiones de la propia

administración o para el servicio de las personas que así lo requieran.

Figura 28. Transferencia documental

(Archivo General de Chile, 2021)

19.6.1.7. Tabla de retención documental

Las Tablas de Retención Documental o TRD, son un instrumento archivístico cuya función

principal es la relación de los documentos por medio de un listado establecido por series, en las que se
 71

identifican la tipología documental (categorización de la información) y el tiempo de permanencia de

los archivos en cada etapa.

Figura 29. Formato de retención documental

(ATC Gestión documental,2021)

19.6.1.8. Tabla de valoración documental

Según el Archivo General de la Nación (AGN), las Tablas de Valoración Documental -TVD- son

el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así ́ como

su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades. AGN

(Acuerdo 002 de 2004).

 72

Figura 30. Formato de valoración documental

 73

20. Consulta

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que

contienen.

Tabla 6. Consulta

MARCO NORMATIVO

Constitución Política Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de

expresar y
difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir
información veraz e imparcial, y la de fundar medios
Masivos de comunicación.
Ley 4 de 1913 Sobre régimen político y municipal.
Ley 57 de 1985 Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los
Documentos públicos.
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de
petición de información.

Decreto 2126 de 1992 Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones

Exteriores.
Acuerdo AGN 47 de Acceso a documentos.
2000
Acuerdo AGN 56 de Requisitos consulta.
2000

20.1. Actividades

20.1.1. Formulación de la consulta.

Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.

Condiciones de acceso.

Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por

conservación.

Reglamento de consulta
 74

20.1.1.1 Estrategia de búsqueda.

Disponibilidad de expedientes.

Disponibilidad de fuentes de información.

Establecimiento de herramientas de consulta.

Ubicación de los documentos.

20.1.1.2. Respuesta a consulta.

Atención y servicio al usuario.

Infraestructura de servicios de archivo

20.1.1.3. Justificación.

Para realizar una consulta de manera ágil y sin retrasos, se debe

identificar con precisión la necesidad de la consulta, seguir el reglamento establecido

para respetar todos los derechos referentes a la información, tener una infraestructura

adecuada y brindar un buen servicio al usuario. Pero más importante, es mantener

ordenados y disponibles los expedientes, estableciendo una herramienta de consulta

que no deteriore los documentos ni ponga en riesgo la información brindada por los

mismos.
 75

21. Conservación documental

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y

funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Tabla 7.Conservación documental

MARCO NORMATIVO

Constitución Política Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país
y velar por la conservación de un ambiente sano.
Código Procedimiento Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos
Civil los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías,
cintas cinematográficas, discos entre otros; todo objeto mueble
que tenga carácter representativo o declarativo, y las
inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.
Ley 47 de 1920 Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e
inmuebles.
Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio
cultural.
Ley 39 de 1981 Artículos 1, 2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante
microfilmación.
Ley 63 de 1986 Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y
transferencia ilegal de bienes culturales.

21.1. Actividades para la conservación de documentos

Para la microempresa fueron elegidas las siguientes actividades:

Diagnóstico integral. Sensibilización y toma de conciencia.

Prevención y atención de desastres.

Inspección y mantenimiento de instalaciones.

Limpieza de áreas y documentos Aseguramiento de la información en diferentes medios y

soportes.

21.2. Factores de riesgo de conservación de documentos

 76

Los factores del deterioro del material documental pueden ser intrínsecos, cuando se

corresponden con la propia naturaleza de los materiales. Estos son factores congénitos, como por

ejemplo el tipo de papel, la resistencia del formato, etc.; factores extrínsecos, que son aquellos

derivados de la manipulación y del entorno. Estos factores pueden ser ambientales, biológicos,

circunstancias o factores humanos; también están los factores inducidos por el hombre, que son de los

que más afectan al patrimonio bibliográfico y documental; o factores catastróficos.

21.2.1. Factores internos

La degradación de los documentos digitales

La obsolescencia tecnológica en los documentos

La degradación de los soportes

Datos alterados o destruidos

21.2.2. Factores externos

Factores ambientales: humedad, temperatura, luz y polvo

Factores biológicos: microorganismos, insectos y vertebrados

Factores inducidos por el hombre

Factores catastróficos o accidentales ( Comunidad Baratz, 2021)

21.3. Disposición final

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con

miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo

dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración

Documental.
 77

Tabla 8. Disposición final

MARCO NORMATIVO

Constitución Política Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales,
las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de
resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los
demás bienes que determine la ley, son inalienables,
imprescriptibles e inembargables.
Ley 47 de 1920 Protección del patrimonio documental y artístico.
Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del
patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959 Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación
del
Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo. Las entidades estatales
establecerán las medidas que demanden la preservación,
inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos
estatales.
Decreto 264 de 1963 Defensa y conservación del patrimonio.
Decreto 2620 de 1993 Uso.
Decreto 960 de 1970 Estatuto Notarial.

21.3.1. Conservación total

Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por

disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura,

procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y

trascendencia.

21.3.2. Eliminación de documentos

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración

documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin

perjuicio de conservar su información en otros soportes.

 78

21.3.3. Selección documental. Aplicación del método elegido.

Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.

21.4. Digitalización

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica

(papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que solo puede ser leída o interpretada por

computador. ( Archivo General de la Nación, 2003)

21.5. Elementos de oficina de archivo

21.5.1. Archivadores

21.5.1.1. Archivador vertical

Se colocan junto al escritorio en oficinas pequeñas para conservación y facilitar

la consulta de los documentos correspondientes al archivo de gestión. Tiene de una a

cinco gavetas.

Figura 31. Archivador vertical

 79

21.5.1.2. Archivador horizontal

Facilita clasificar los documentos de forma horizontal, pero se encuentra generalmente cerrado.

Las carpetas que se utilizan se denominan carpetas colgantes.

Figura 32. Archivador horizontal

21.5.1.3. Archivador mecánico

Es un mueble dinámico, en el cual se acopia gran cantidad de documentos de acuerdo con la

clasificación interna de la organización. Debido a su condición física permite de una manera práctica la

búsqueda y manipulación de la información contenida en los documentos.

Figura 33. Archivador mecánico

 80

21.5.1.4. Archivador rodante

Es un conjunto de estanterías metálicas agrupadas con ruedas,

que implementa un sistema versátil de almacenamiento hermético de los documentos

para mayor accesibilidad y conservación de la información.

Figura 34.Archivador rodante

21.5.2. Estantes

Es una estructura metálica o de manera horizontal que tiene como propósito

de garantizar la conservación de la información de los documentos

Figura 35..Estantes
 81

21.5.3. Cajas de archivo

21.5.3.1. Cajas de documentos activos

Estas cajas son prácticas para organizar en estanterías. Los documentos reposan en ellas

y sus cierres son laterales. Su registro en ellas facilita la búsqueda de la información, además de

la protección y conservación interna.

Figura 36. Cajas de documentos activos

21.5.3.2. Cajas de documentos inactivos

Contrario a la anterior descripción estas cajas son de un mayor tamaño, ya que en ocasiones se

emplean incluso para archivar cajas de archivo que no se usan con mayor frecuencia o que pertenecen

a archivos inactivos. Sus cierres facilitan la acomodación en bloque, teniendo en cuenta que su

consulta no es frecuente, como se puede observar en las imágenes:

 82

Figura 37. Cajas de documentos inactivos

21.5.4. Carpetas

21.5.4.1. Colgantes

Son carpetas que contienen por lo general seis divisiones en material plástico de colores para

facilitar la división por grupos documentales.

Figura 38. Colgantes

21.5.4.2. Para archivo lateral

Son carpetas diseñadas en forma de acordeón diseñadas para facilitar el trabajo en los archivos

laterales, y sus marquillas se registran en escala a un lado de éstas.

 83

Figura 39. Para archivo lateral

21.5.5. Folder AZ

Es una carpeta con forma de un libro y lomo grueso, sujeto por un gancho resistente con

capacidad para almacenar gran cantidad de hojas, incluyendo sus separatas. Es usado por lo general en

las oficinas con una alta rotación documental que requiere clasificación y organización alfabética o

alfanumérica.

Figura 40. Folder AZ

21.5.6. Rótulos o membretes

Son tiras de papel o tiras de cartulina utilizados en la marcación de las carpetas de archivo que

cumplen una función de orden e identificación.

 84

Figura 41.Rotulos o membretes

21.5.7. Guías

Elaboradas en material como el cartón o la cartulina y empleadas como separatas para dividir

los documentos dentro de las gavetas e incluso dentro de algunas carpetas. Estas pueden encontrarse de

diferentes clases:

Epigrafiadas. Hacen uso del sistema alfanumérico

Pautadas. Se diferencian porque llevan líneas para escribir en ellas

Sujetas. Están sometidas a la perforación dentro del resto del documento

Sueltas. Son separables del resto de documentos contenidos en un expediente o archivo

específico

Figura 42.Guías

De la misma manera pueden clasificarse como principales, secundarias y de afuera o externas

según las divisiones de sección o grupo.

 85

21.5.8. Legajos

Se emplean regularmente para incluir en ellos, con gancho, los documentos que contienen un

gran número de papeles o evidencias, pero que no se deben unir a la carpeta a la que los contiene por

sus mismas condiciones voluminosas y desprendidas.

Figura 43. Legajos

21.5.9. Sellos

21.5.9.1. Sello fechador

Es un elemento con imágenes grabadas y piezas móviles que permiten modificar la fecha para

marcarla sobre la superficie.

Figura 44.Sello flechador

 86

21.5.9.2. Sello seco o relieve

Es una pieza metálica compuesta por grabados. Su función es marcar los documentos e

identificar y protegerlos de las falsificaciones.

Figura 45.Sello seco o relieve

21.5.9.3. Reloj radicado

Es un instrumento que se utiliza en la unidad de correspondencia para la radicación de las

comunicaciones y facilita su recepción, control en el fechado, hora y número de orden.

Figura 46.Reloj radicado

(SENA,2013)
 87

22. Recomendaciones

Se le recomienda a la microempresa asignar un espacio físico para la ubicación del servidor

principal que contendrá todos los documentos digitalizados de la entidad. Dicho servidor deberá contar

con una seguridad de código cerrado para evitar la filtración o robo de información, de igual manera,

es recomendable asignar un personal calificado y confiable para el manejo y control de dicho servidor,

pues será el contenedor de todos los documentos que genere la entidad en el desarrollo de las

actividades económicas.

Para evitar la duplicidad de documentos, es recomendable centralizar toda la información y

ubicarla en un mismo punto, esto facilitará la consulta de la información lo que a su vez agiliza el

proceso para la toma de decisiones.

Al comprender la estructura de los documentos e identificar los procesos claves de la entidad,

nos facilita la clasificación de los documentos para una consulta de estos más rápida y oportuna.

Identificar el personal autorizado para el manejo de la información y servidores es de vital

importancia. No todos los colaboradores tendrán acceso a toda la información, por tal motivo, se

deberá identificar con claridad que personal tendrá acceso a qué información y con autorización y

seguimiento de qué persona.

La implementación de un programa de gestión documental es un proceso tedioso al principio,

pues se debe realizar un trabajo riguroso para la correcta implementación de este, por ende, la

comunicación interna de la entidad jugará un papel crucial para evitar la duplicidad documental o el

entorpecimiento de dichos procesos. Las diferentes áreas de la entidad pueden trabajar en la

clasificación y ordenación de los diferentes documentos, pero sin una buena comunicación este
 88

proceso se puede ver afectado negativamente.

En el programa a implementar, será de gran utilidad una herramienta que me permita llevar un control

detallado sobre quien accede a qué información, la fecha, hora, cambios realizados, copias generadas,

permisos autorizados y lugar desde el que se accedió. Para facilitar lo anteriormente mencionado, es

recomendable la implementación de un sistema de seguridad con código cerrado para el control de

dicha información.
 89

23. Conclusión

De acuerdo con las respectivas definiciones de los procesos de la gestión documental podemos

ver la importancia de tener claro el manejo de cada uno de los procesos y documentos administrativos

para su buen manejo y organización dentro de la microempresa.

 90

24. Referencias

Analitica.co. (s. f.). Radicación.

http://www.analitica.co/wiki/index.php?title=Radicaci%C3%B3n

Archivo General de la Nación. (2003). Ordenación Documental. Bogotá D.C.

República Nacional de Colombia

Blogspot.com. (s. f.). Gestión documental.

http://gestiondocumental1102.blogspot.com/2013/09/canales-o-medios-de-ingresos-de-los.html

Blogspot.com. (s. f.-b). Importancia, Ventajas y Desventajas del Sistema Gestión Documental.

http://document2014.blogspot.com/p/blog-page_5.html

Calameo.com. (s. f.). Distribución de documentos.

https://es.calameo.com/read/00578184009c7bccd3435

Colombia, A. P. C. (2017, 10 marzo). Programa de gestión documental. APC Colombia.

https://www.apccolombia.gov.co/sites/default/files/archivos_usuario/2017/a-ot-

009programagestiondocumentalv5.pdf

Congreso de la República de Colombia. (2000). Ley 594 del 14 de julio de 2000 Por medio de

la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá.

 91

Diaz, Y. (2015, 11 febrero). Sistemas de ordenación cronológica. Prezi.

https://prezi.com/k-hsgd0czpz8/sistema-de-ordenacion-

conologica/#:%7E:text=CRONOLOGIA%20CIRCUNSTANCIAL,m%C3%A9todo%20es%20elrecor

datorio%20de%20vencimientos

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. (2001). Acuerdo 060 del 30de octubre

de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las

entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Bogotá D.C. Gobierno Nacional de

Colombia.

Gestión documental. (s. f.). ABDC Blog. Recuperado 14 de septiembre de 2021, de

https://abdc.es/blog/gestion-documental-archivos-ventajas-desventajas/

Gobierno Nacional de la República de Colombia. (2000). Ley 594 del 14 de julio del 2000 Por

medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá D.C.

Congreso de Colombia.

Gobierno Nacional de la República de Colombia. (2012). Decreto 2578 del 13 de diciembre

del 2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de 21 Archivos, se establece la Red Nacional

de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la

administración de los archivos del Estado. Bogotá D.C. Ministerio de cultura.

Issus. (s. f.). Producción documental.

 92

https://issuu.com/nanitaone/docs/exposicion__producci_n_documentos

Profesional universitario Archivo Contratista Gestión Documental. (2016). Servicio Nacional

de Aprendizaje. (2005). Resolución 102 del 18 de febrero de 2005 Por la cual se establece pautas para

el manejo de las comunicaciones oficiales en el servicio nacional de aprendizaje, SENA, y se dictan

otras disposiciones relacionadas con la gestión documental. Bogotá D.C. Servicio Nacional de

Aprendizaje.

Rodriguez, D. (2019, 15 junio). Unidad de correspondencia: funciones, estructura, importancia.

Lifeder. https://www.lifeder.com/unidad-de-correspondencia/

SENA. (s.f). Conceptos Básicos de la Gestión Documental en el Entorno Laboral. Capítulo III.

SENA Procedimiento Unidad de Correspondencia. Bogotá D.C.

https://unimayor.edu.co/web/images/gestion_documental/P7PROC._UNIDAD_ DE_CORRE.

Servicio Nacional de Aprendizaje. (2013). Administración documental en el entorno laboral.

Bogotá D.C. SENA. Servicio Nacional de Aprendizaje. (2013). Administración documental en el

entorno laboral – Capítulo III. Bogotá D.C. SENA. Servicio Nacional de Aprendizaje. (s.f).

Fundamentos básicos de la Administración Documental en el entorno laboral. Bogotá D.C. SENA 22

Superintendencia de sociedades. (s. f.). PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD,

RECEPCION, ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE PEDIDOS.

https://www.supersociedades.gov.co/sgi/Obsoletos/00_Documentos_Obsoletos_SGI/20_Infraestructur
 93

a%20Fisica/GINF-PR-001_SolicitudRecepcionEntregaDevolucionPedidos.pdf

Superintendencia De Sociedades. (2020, 31 enero). Programa de gestión documental

principios y estrategias. Superintendencia de Sociedades.

https://www.supersociedades.gov.co/Servicio_Ciudadano/Transparencia-y-acceso-a-Informacion-

Publica/Documents/Programa-de-Gestion-Documental-2020.pdf

Tablas de Retención Documental. (2018, 26 agosto). ATS Gestión Documental.

https://atsgestion.net/formato-tablas-retencion-documental/

Transferencias y adquisiciones documentales. (s. f.). Archivo Nacional. Recuperado 14 de

septiembre de 2021, de https://www.archivonacional.gob.cl/sitio/Secciones/Transferencias-

Documentales/

Unach. (s. f.). sistema de gestión integrado. https://calidad.unach.mx/index.php/fp/490-

articulos-y-notas/405-diferencia-entre-documentacion-y-registro