Código:

SST-P-010
SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Vigente desde:
08/11/2015
NIT. 800.190.786-6 Versión:
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
01

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

VERSIÓN: 01

ELABORÓ: APROBÓ:
MAYERLY ROCÍO DALLOS RINCÓN JOSÉ SALAMANCA
Encargada SG-SST Administrador
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1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la elaboración, presentación, control, modificación, eliminación

y almacenamiento de documentos y registros del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST) de acuerdo a lo establecido legalmente.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros de MAQUINADOS LTDA y hacen
parte del SG-SST.

3. DEFINICIONES

 Documento: Información y su medio de soporte.

 Formato: Es un documento preestablecido impreso o digital donde se registra
información relacionada con una actividad o proceso que facilita la recolección de
información clave.
 Documento Controlado: Documento sobre el que se tiene responsabilidad de su
adecuación a cualquier cambio o modificación.
 Documento No Controlado: Documento sobre el que no se tiene responsabilidad de
informar de su adecuación sobre cualquier modificación.
 Documento Obsoleto: Procedimiento, instrucción de trabajo, registro o información que
no se adecua a las necesidades para las que fue creado o es sustituido por otro que ha
sido modificado.
 Instructivo: Documento que describe detalladamente la forma como debe ejecutarse
una actividad.
 Registro: Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan
evidencia de las actividades realizadas pueden ser formatos diligenciados, cartas,
memorandos, actas, contratos, listas de chequeo diligenciadas y otros. Los registros
obtenidos pueden conducir a determinar el nivel de los indicadores de procesos, planes
y procedimientos. Los registros pueden utilizarse para proporcionar evidencia de
verificaciones, acciones preventivas y correctivas, como proporcionan evidencia no
pueden ser modificados.
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4. RESPONSABILIDAD

 Encargado del SG-SST: Asegura el cumplimiento de la metodología, procedimiento en

cuanto a la elaboración, presentación, modificación, control y eliminación de los
documentos; forma la conformidad de la documentación.
 Representante Legal: Aprueba los contenidos y la elaboración de gestión.

Todo el personal es responsable de la aplicación adecuada de los documentos y registros.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1 Estructura de la Documentación en SG-SST

MAQUINADOS LTDA cuenta con la siguiente estructura documental para su SG-SST:

 Procedimientos: Documentos que describen específicamente y asigna las

responsabilidades para la realización de actividades o procesos.

 Planes: Documentos derivados de un procedimiento que nacen por la necesidad de

implementación son específicos.

 Programas: Documentos que especifican tema; objetivos, metas, indicadores, recursos y

cronograma establecidos para asegurar la eficaz operación y control de uno o varios
objetivos específicos.

 Instructivo: Documento que detalla minuciosamente el desarrollo de una operación.

 Formatos: Documentos empleados para consignar los datos e información resultante de

una actividad específica. Cuando el formato es diligenciado se convierte en un registro.
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 Registros: Documentos en los que se recogen las actividades realizadas en la aplicación

de los procedimientos generales y operativos del SG-SST; son los que proporcionan
evidencia de la conformidad de los requisitos así como la operación eficaz del sistema de
gestión.

5.2 Manejo de los documentos

MAQUINADOS LTDA. Maneja sus documentos digitalmente y publicados cuando son necesarios
en las instalaciones de la empresa; estos son administrados y custodiados por el encargado del
SG-SST de la organización.

5.3 Cambio en los documentos

Todo documento inicia con versión 1; y se considera nueva versión cuando es modificado.

Los documentos y/o registros obsoletos físicos serán destruidos para evitar su uso no
intencionado; siempre y cuando el encargado del SG-SST no estime consérvalos para mantener
la evidencia de alguna gestión o para una revisión posterior; identificándolo con sello en la
portada como documento obsoleto.

El estado de revisión actual de cada documento se registra en el Listado Maestro de

Documentos y registros.
Cuando sea apropiado revisar y actualizar los documentos son revisados por el encargado del
SG-SST y aprobados nuevamente por el Gerente General. Con una firma sobre el documento.

Los documentos obsoletos digitales son enviados a una carpeta ubicada llamada OBSOLETOS, se
debe reemplazar el documento nuevo en la carpeta correspondiente. Los documentos
obsoletos estarán protegidos del uso malintencionado en el espacio virtual asignado para el
encargado del SG-SST quien solo tiene acceso a ese sitio.

5.4 Listado Maestro

Es un formato general en el cual se listan todos los documentos después de su aprobación,

“Listado Maestro de documentos y registros”. Cada vez que surja un cambio, se genere un
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documento nuevo o se anule, se debe actualizar el listado maestro el cual se encuentra

disponible en la carpeta del SG-SST, de ser necesario el impreso de este documento se debe
solicitar al encargado del SG-SST.

5.5 Control de los documentos externos

Los documentos de origen externo que ingresan se identifican como requisitos legales los cuales
se controlan en la matriz de requisitos legales.

5.6 Contenido de los documentos

Para la realización de documentos del SG-SST se ha determinado las siguientes directrices que
contienen entre otras cosas: el tipo y tamaño de la letra, el logo de la empresa y demás
estructura del documento.

Teniendo en cuenta los protocolos corporativos establecidos por MAQUINADOS LTDA, todos los
documentos deben tener el tipo de letra “Arial” y tamaño de fuente 11 – 12.

 Encabezado: Todo documento debe tener un encabezado que contiene la información

básica del documento:

 Logotipo: En esta columna se debe colocar el logotipo de MAQUINADOS LTDA.

 Título: En este espacio se define el nombre del documento que se está
realizando, debe ser lo suficientemente claro para no dar lugar a confusiones y
debe precisarse tanto como sea necesario para facilitar la consulta.
 Vigente desde: Día, mes y año en que el documento empieza a regir.
 Versión: Última actualización del documento.

 Portada: Los documentos deben tener portada la cual contiene: La portada al igual que
las demás hojas interiores del documento está diseñada con una plantilla que contiene
el encabezado mencionado y las siguientes características:

 Título: Colocar él título definido para el documento, el cual deberá ir en

mayúscula sostenido.
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 Número de Versión: Número consecutivo correspondiente a la versión, cuando

se crea un documento debe iniciarse con la versión 1.
 Firma: De quien revisa y aprueba el documento.

6. REGISTROS

6.1 Identificación de registros

El encargado del SG-SST es el responsable de determinar el nombre y versión de los registros

según lo establecido en este documento; los registros se identificaran de la misma forma que
los documentos de MAQUINADOS LTDA.

6.2 Almacenamiento, tiempo de retención, clasificación y recuperación

El almacenamiento de registros pertenecientes al SG-SST, se efectuará en carpetas identificadas

en la oficina de MAQUINADOS LTDA.

 Registros de capacitación.
 Registros de entrega de Elementos de Protección Personal.
 Formatos de ATS.
 Pre-uso de entrega de herramientas.
 Registro de Permisos de Trabajo.
 Pre-operacionales de equipos y maquinaria.
 Actas COPASST

Los siguientes registros son conservados en la oficina de MAQUINADOS LTDA y son custodiados
una vez termina la relación laboral con el asociado por 20 años:

 Resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores así como los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos, y de retiro de los trabajadores.
 Resultados de las mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultados
de los programas de vigilancia y control de peligros y riesgos.
 Registros de las actividades de capacitación y entrega de EPP.
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Estos registros se almacenaran en orden cronológico del más antiguo al más reciente.

6.3 Protección

La protección de los registros digitales del SG-SST, se realiza mediante back-ups en el servidor
de la compañía. Los que se encuentren en medio físico su protección se efectuará manteniendo
el lugar limpio, en condiciones de humedad apropiadas y en las correspondientes carpetas.

6.4 Disposición final

Según el protocolo de almacenamiento descrito en el numeral 6.2 del presente documento.

6.5 Legibilidad

 Los registros se deben encontrar legibles, es decir, la información debe haberse

registrado correcta y completamente en los espacios dispuestos para tal fin.
 A los registros no se les debe adicionar espacios o casillas para el registro de información
complementaria.
 Los posibles errores podrán corregirse tachando y escribiendo la corrección arriba o a un
lado y junto con el visto de quien realiza la corrección.
 Los registros se deben diligenciar evitando enmendaduras o tachones.
 Todos los registros se encontraran relacionados en el Listado Maestro de Documentos y
Registros.

7. ANEXOS

Lista maestra