Diplomatura - Material Didáctico - Unidad 02

[DIPLOMATURA - LOGÍSTICA ORGANIZATIVA, IMAGEN Y CEREMONIAL] UNIDAD 2
Centro Interdisciplinario de Estudios Culturales C.I.D.E.C. / Universidad Católica de Cuyo

UCCUYO.
Diplomatura en Logística Organizativa, Imagen y Ceremonial – UNIDAD 2.
UNIDAD TEMATICA 2.
LOGÍSTICA ORGANIZATIVA
GENERAL.
“NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE

ACTOS Y REUNIONES”
NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE

ACTOS Y REUNIONES: LA LOGISTICA PROTOCOLAR.
I. FINALIDAD.
En primer lugar, el ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tener en claro

cuál es la finalidad de la reunión, acto, ceremonia o recepción que debe organizar.
Es decir, que debe consultar a sus superiores a efectos de que éstos le

comuniquen con toda claridad y sinceridad el efecto que desea causar la institución o
repartición sobre sus invitados y la opinión pública.
Al delimitar claramente el objetivo del acto o recepción, el organizador puede

establecer con precisión el tipo de exigencias, instalaciones especiales, programas y
demás elementos que su organización requiere.
Por el contrario, si el funcionario de Ceremonial no alcanza a comprender o no

es participado del verdadero y concreto objetivo perseguido por sus superiores , el acto,
recepción o ceremonia que organiza no habrá de obtener otro resultado que el más
rotundo de los fracasos.
En nuestra actividad profesional, hemos llegado a distinguir hasta cinco tipos

diferentes de finalidades perseguidas por instituciones o reparticiones al momento de
encargar la organización de un acto, ceremonia o recepción.
Dichas finalidades son las siguientes: conmemorar, homenajear, celebrar,

atraer y simular.
a) CONMEMORACION. El acto, ceremonia o recepción se organiza para

celebrar una fecha patria o un hecho de trascendental importancia en la vida de la
institución o repartición .
b) HOMENAJE. El acto, ceremonia o recepción se organiza para homenejear

a un directivo o funcionario de la institución o la repartición, vivo o muerto, o una
personalidad de la vida política, social, científica o artística del país o del extranjero.
c) CELEBRACION. El acto, recepción o ceremonia se organiza para dar

mayor realce a la incorporación de un directivo a la repartición o institución, o para
solemnizar la firma de un acuerdo, un convenio, la concesión o la finalización de una
obra, etc.
d) ATRACCION. El acto, recepción o ceremonia se organiza para presentar

un nuevo programa de gobierno, un candidato político, etc.; con el de exaltar
características personales, profesionales o técnicas, y para convencer acerca de
beneficios financieros o políticos.
e) SIMULACION. El acto, recepción o ceremonia se organiza para ocultar

una bancarrota, disimular un revés político o financiero, el fracaso de un programa
lanzado con un gran operativo de atracción, o el disgusto causado por la renuncia de un
funcionario exitoso captado hábilmente por la oposición o una línea partidaria distinta a
la del titular de la repartición.
II. INVITADOS.
Una vez que conoce y delimita el objetivo perseguido por sus superiores, el
funcionario de Ceremonial debe confeccionar el repertorio de invitados de acuerdo a la
trascendencia y magnitud que deba alcanzar el acto, recepción o ceremonia que
organiza.
Nuestra experiencia profesional y la práctica que hemos observado en algunos

colegas extranjeros, nos permiten aconsejar la confección de hasta cuatro listas distintas
de invitados.
A estas cuatro Listas  le hemos dado los nombres siguientes:  Lista de

Invitados Naturales ,  Lista de Invitados Ocasionales ,  Lista de Invitados
Generales  y  Lista de Invitados de Reserva .
a) LISTA DE INVITADOS NATURALES: En ella deberán ubicarse a todos

aquellos directivos o funcionarios de la institución o repartición anfitriona que deben
obligatoriamente concurrir al acto, ceremonia o recepción que se organiza.
En estas listas habrán de anotarse los nombres de la plana mayor y de los

mandos intermedios e inferiores de la institución o repartición; es decir, los de
aquellas personas que concurren a todas las manifestaciones públicas de estas últimas.
b) LISTA DE INVITADOS OCASIONALES: En ella deben ubicarse a todas

aquellas personas que son especialmente invitadas para el acto que se organiza y que
hacen la razón o esencia de este último. Por ejemplo, si se firma un convenio entre
instituciones o reparticiones de otra área, los invitados ocasionales habrán de ser los
directivos y funcionarios de la repartición o institución con la que la anfitriona celebra
dicho convenio.
c) LISTA DE INVITADOS GENERALES: En ella se ubican las

personalidades de la vida política, cultural, científica o diplomática cuya concurrencia
no hace a la esencia del acto. Vale decir, que son aquellas personas que son invitadas
por cortesía o para dar mayor repercución o realce al acto, recepción o ceremonia que
se organiza.
d) LISTA DE INVITADOS DE RESERVA: En ella deben colocarse a

aquellos empleados de la repartición o institución que el funcionario de Ceremonial
habrá de tener en cuenta para rellenar espacios que queden libres en asientos, tarimas,
mesas, etc. ; tanto por disparidad entre la cantidad de caballeros y damas, como por
ausencias imprevistas de alguno o varios de los invitados comprendidos en las listas
anteriores.
En esta lista deben consignarse los nombres de todos los empleados de cierta
jerarquía o cultura ( o cercanos al funcionario de Ceremonial ) que se encontrarán
dispuestos y libres el día de la recepción o acto que se organiza, y que por su relación
de dependencia subordinada al Cuerpo Directivo, no pueden negarse a concurrir al ser
convocados por el organizador.
También pueden ser considerados como “ invitados de reserva ” (o “ de

relleno” ) a todos aquellos funcionarios de menor jerarquía a los que el organizador se
ve obligado a in vitar para compensar la ausencia de otros de jerarquía mayor. Debe
recurrirse a invitados de reserva de cierto rango cuando el lugar que debe cubrirse es
demasiado cercano a la presidencia del acto; ya que la presencia de un subordinado en
dicho sitio puede provocar la queja de alguno de los funcionarios de jerarquía mayor.
Por ejemplo, cuando falla uno de varios secretarios de estado, su lugar debe
cubrirse con otro secretario, subsecretario o director, pero nunca con un empleado
administrativo; ya que su presencia entre invitados de tal jerarquía sería notada de
inmediato.
Una vez que ha preparado los cuatro repertorios, el funcionario de Ceremonial

deberá reunir a todos los invitados en un listado único, estableciendo entre ellos una
correlativa ordenación de precedencias, de acuerdo a su jerarquía política, empresaria
o institucional.
Cuando los invitados ya fueron reunidos en una lista única y de acuerdo a su

orden de precedencia, el funcionario de Ceremonial debe consultar, o en su defecto
decidir de acuerdo a la finalidad o magnitud de la ceremonia, si aquéllos deben

concurrir con o sin la compañía de sus cónyuges.
En caso afirmativo, el organizador deberá confeccionar paralelamente a la lista

de caballeros invitados, otra lista en la que habrán de consignarse los nombres de todas
las esposas de aquéllos, a los efectos de asignarles el orden de precedencia que les
corresponde de acuerdo a la jerarquía de sus maridos.
Finalizado el ordenamiento de damas y caballeros invitados el funcionario de

Ceremonial deberá chequear toda la lista a los efectos de detectar lo que nosotros
hemos dado en llamar “ focos conflictivos ” .
Llamamos “ focos conflictivos ” a aquellos lugares en los que, en virtud de la

aplicación estricta de un orden de precedencia, nos quedan ubicadas dos o más
personas con características políticas, raciales, religiosas o sociales que resultan
antagónicas.
De resultar así, es aconsejable alterar ligeramente el orden de sus precedencias,

a los efectos de distanciarlas en su futura ubicación.
Asimismo, el funcionario de Ceremonial debe realizar un segundo control de la

lista con el objeto de detectar a aquellos invitados que revisten peculiares características
culturales, religiosas o gastronómicas.
Entre los múltiples beneficios que produce la detección de particularidades

idiosincrásicas, debemos destacar los siguientes:
- Nos permite fijar una fecha para nuestra recepción o ceremonia que no
coincida con fiestas nacionales o religiosas de alguna personalidad o diplomático
extranjeros.
- Nos evita futuros trastornos al permitirnos eliminar de nuestro programa todos

aquellos actos que resulten ofensivos o lesionen la armonía intercultural que debe reinar
entre todos los invitados.
III. FECHA Y HORARIOS.
Si la elección de la fecha y del horario definitivos del acto, ceremonia o

recepción se encuentra dentro de sus facultades, el funcionario de Ceremonial debe
buscar en el calendario el día más apto para que aquéllos se lleven a cabo.
El método para proceder a la elección de la fecha de un acto o ceremonia es el

siguiente:
1. El día no debe coincidir con ninguna celebración religiosa de los invitados,

ya que éstos sin duda optarán por cumplir con sus deberes místicos.
2. El día no debe coincidir con ninguna fecha patria extranjera; pues nuestra
experiencia nos dice que los invitados a dos recepciones, terminan decidiéndose por la
diplomática.
3. El día no debe coincidir con ninguna fecha patria local, ya que resulta
sumamente difícil solucionar contratiempos en días feriados. En efecto, el organizador
debe tener en cuenta que muchos proveedores no trabajarán ese día, que los hospitales
sólo mantienen una guardia mínima, etc.
4. El día no debe coincidir tampoco con vísperas de feriado, ya que muchos de

nuestros invitados optarán por mantener sus planes miniturísticos de fin de semana
largo. Si en cambio se encuentran obligados a concurrir al acto o recepción que
organizamos y, en consecuencia, a deshacer sus proyectos de esparcimiento, nuestra
experiencia nos dice que dichos invitados asisten sumamente contrariados.
5. Por último, el funcionario de Ceremonial debe tratar de ubicar el acto en un

horario que resulte a la totalidad, o al menos a la mayor parte, de sus invitados.
El horario que, por lo general, resulta más apropiado y exitoso para llevar a
cabo cualquier manifestación pública de carácter social, es aquél que corre a partir de
las 17 horas, es decir, la hora en que la mayoría de los ejecutivos, funcionarios y
personalidades suelen abandonar sus tareas habituales.
Sin embargo, si el organizador quiere o debe dar a su recepción una cierta

repercución y brillantez, debe permitir a sus invitados que vuelvan a sus casas para
asearse y cambiarse la ropa que llevaron durante todo el día, mudándola por algo más
apropiado a la ocasión.
Un funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que, si estos intermedios

temporales entre actividades son “ aconsejables ” para cualquier ceremonia o
recepción; resultan “ obligatorios ” cuandola manifestación que se organiza se
encuentra conformada por una serie de actos concatenados.
Por ejemplo, si se organiza la clausura de un seminario, no puede programarse

una recepción luego de una jornada de labor académica de seis o siete horas, más una
sesión plenaria final de una hora u hora y media, seguida de una recepción de otras dos
horas.
Nuestra experiencia profesional nos dice que, quienes desean conocer las
conclusiones académicas finales no concurren luego a la recepción y por lo contrario,
quienes asisten a esta última, no estuvieron presentes en la sesión de clausura para
poder asearse y cambiar sus ropas de diario por otras más acordes con el horario de la
comida.
En estos casos, conviene reducir el turno académico vespertino e incluir en él

una sesión final breve, separada con un intervalo mínimo de dos horas de la recepción
de clausura.
IV. SALON ADECUADO.

La elección de un salón adecuado para llevar a cabo una reunión, acto o
ceremonia de cualquier tipo, no es una cuestión que se limita a una valoración de tipo
meramente estético.
Muchas veces, un ámbito es elegido por lo bonito de su decoración, el lujo de

sus luminarias, el dorado a la hoja de sus molduras o el costo y belleza de sus tapices y
gobelinos.
Nada más errado que ello. La elección de un salón para llevar a cabo cualquier
tipo de reunión debe llevarse a cabo teniendo en cuanta algunas necesidades básicas de
comodidad física, funcionalidad protocolar y facilidad de evacuación.
Comodidad física. Esta característica se refiere a la necesidad de que nuestros

invitados se encuentren cómodos, que no tratemos de reunir a 250 personas en un salón
de actos en el que sólo entran 100. Para hacer los cálculos de capacidad y comodidad
física de un salón, debemos recurrir al auxilio de conocimientos de Arquitectura o bien,
preguntar la cuestión a un arquitecto, quien hará buen uso –seguramente- de sus
conocimientos de Ergonomía.
Funcionalidad protocolar. Que sea accesible, que no se encuentre plagado de

aberturas que dificulten la obtención de fotografías, que permita la instalación del
equipo de reproducción de sonido, de cabinas de interpretación, que cuente con varias
entradas (una para el público, otra para autoridades, otra para periodistas, etc.) y sobre
todo, que permita a las personas de áreas técnicas de apoyo moverse con comodidad.
Facilidad de evacuación. No elegir salones de actos o reunión en pisos altos sin

salida rápida al exterior o sin salida de emergencia. Lo ideal es que dichos salones se
encuentren en la planta más cercana a la planta baja o en la planta baja misma. Además,
debemos observar que cuente con suficientes aberturas para el caso de evacuación y –
además- con matafuegos y cualquier otro tipo de elemento necesario para sofocar
incendios. Debemos estudiar las vías de evacuación, porque seremos los encargados de
la organización, quienes –llegado el momento- deberemos ser los guías de las personas
que deben abandonar el ámbito por vía más segura.
V. INVITACIONES.
Acerca de la confección, texto y concepción gráfica de la invitación habremos

de referirnos más adelante, en el Capítulo correspondiente a la “ Comunicación
Ejecutiva y Protocolar ” .
En éste, en cambio, hemos de consignar algunas consideraciones técnicas

referentes a los plazos y vías de emisión y contestación de invitaciones en el ámbito
oficial e institucional.
a) PLAZOS DE EMISION Y CONTESTACION. Las invitaciones a

cualquier tipo de ceremonia o recepción, tanto en el ámbito oficial como en el
institucional, deben emitirse con una antelación ideal de treinta o sesenta días corridos;
ya que funcionarios y ejecutivos suelen completar sus agendas con dicha anticipación.
Al cumplir con estos plazos, nuestras invitaciones serán siempre las primeras en
llegar; y por ello, difícilmente rechazadas con motivo de “ compromisos anteriores ”
Bajo ningún concepto deben cursarse invitaciones con una anticipación menor a
los quince días, ya que ello denota improvisación en la organización, o que el
organizador remedia un olvido o invita por relleno o descarte.
En cuanto al plazo de contestación, diremos que los invitados deben comunicar

su ausencia o confirmar su asistencia al invitante en forma inmediata.
No contestar las invitaciones o hacerlo sobre o en la fecha de la recepción o

ceremonia, demuestra no sólo un absoluto desconocimiento de las reglas más
elementales de la urbanidad; sino que además, denota una profunda desconsideración
hacia la deferencia del invitante y hacia el esfuerzo y tensión que entraña toda
organización protocolar.
El funcionario de Ceremonial deberá evitar cualquier tipo de invitación

telefónica. Esta última sólo se reserva para el ámbito social y para reuniones íntimas o
celebradas entre personas de cierta confianza.
De todos modos, si debe invitarse a una reunión o acto organizado con urgencia,
es decir, sin que medie tiempo para invitaciones formales, puede recurrirse a la
invitación telefónica, aunque luego debe recordarse al invitado la inminencia de la
reunión o acto por medio de un fax, esquela o tarjeta recordatoria enviada en mano.
Dicha tarjeta o esquela recordatoria, que algunos colegas de la vieja escuela

protocolar como “ invitación pour mémoire ”, debe contener todas las especificaciones
de una invitación formal, aunque sin los teléfonos y el ruego de contestación, que
deben omitirse o tacharse por cuanto la asistencia ha sido convenida de antemano.
b) VIAS DE EMISION Y CONTESTACION. Existen tres vias de emisión

de invitaciones: Correo Oficial, Correo Privado y Personal Dependiente.
El funcionario de Ceremonial deberá elegir la vía de emisión teniendo en cuenta

los resultados obtenidos en la utilización de los sistemas enunciados.
Nuestra experiencia profesional nos hace inclinar por la vía que llamamos del
“ Personal Dependiente ” . Esta resulta más segura por cuanto los mensajeros, que
tienen relación de dependencia laboral directa con la institución o repartición invitante,
tienen la responsabilidad de repartir las invitaciones con constancia cierta de recepción,
so pena de sanción disciplinaria.
En cuanto a la vía más apropiada y veloz para contestar las invitaciones es la

telefónica. Para ello se recurre a consignar en uno de los ángulos inferiores de la
invitación o esquela, el número de teléfono de la oficina de Protocolo, Relaciones
Públicas o Secretaría Privada de la institución o repartición invitante.
VI. PROGRAMACION DE UN ACTO O REUNION.
El ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tratar de efectuar la

programación de su acto, ceremonia o recepción, tratando de malgamar todos
aquellos elementos y secuencias que tiendan a la consecución del fin pretendido por el
cuerpo directivo de la institución o repartición.
Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la mejor forma de

programar cualquier manifestación protocolar, es la de discernir claramente los
ámbitos, funciones, acciones y elementos que habrán de configurarla, de acuerdo a
una planificación gradual de organización, seguimiento y chequeo.
a) PRIMER PASO: El primero de los pasos de dicha planificación, consiste

en delimitar los distintos ámbitos en los que habrán de desarrollarse los diferentes pasos
de una manifestación protocolar.
Básicamente, todo acto, recepción o ceremonia se desarrolla en tres ámbitos o

fases claramente diferenciados:
1. Fase Exterior ( o de entrada ) .....Recepción de Exterior.
2. Fase Interior ( o de permanencia )..Recepción de Interior.

..Atención de Interior.
..Despedida de Interior.
3. Fase Exterior ( o de salida )............Despedida de Exterior.
En la primera de las fases exteriores ( FeI ) , el organizador habrá de tener en

cuenta todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la
formal y correcta atención de todos los asistentes al acto; es decir, desde el arribo y
estacionamiento de sus automóviles, hasta la trasposición de la puerta de entrada al
edificio donde habrá de desarrollarse la manifestación protocolar que se organiza.
En la Fase Interior ( Fi ) , el organizador habrá de tener en cuenta todos

aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la fomal y correcta
recepción, atención y despedida de los asistentes al acto. Es decir, que esta fase
abarca desde la recepción del invitado por parte del personal de recepción de interior
que solicita y chequea las tarjetas de invitación, hasta el momento de la devolución de
los abrigos y la despedida de los asistentes en la puerta del edificio una vez finalizada la
recepción o ceremonia.
En la segunda Fase Exterior ( FeII ) , el organizador habrá de tener en cuenta

todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la formal y
correcta despedida exterior de los asistentes en el acto, recepción o ceremonia; es
decir, desde que los invitados trasponen la puerta de entrada del edificio hacia el
exterior, hasta la partida de aquéllos en sus automóviles.
b) SEGUNDO PASO: El segundo de los pasos de la planificación consiste en

asignar las funciones al personal que habrá de actuar en cada una de las fases
anteriormente delimitadas.
Las funciones que deben asignarse en toda manifestación protocolar son las
siguientes: 1- de Dirección o Conducción; 2- Operativas; y 3- Auxiliares.
b.1- Función de Dirección o Conducción: Llamamos “ Función de

Dirección o Conducción” a la que desarrolla el funcionario de Ceremonial que
concibe, planifica y organiza el acto, recepción o ceremonia.
Esta Conducción o Dirección debe ser única y centralizada, evitándose en

todo momento la intromisión de otros funcionarios de Ceremonial en la programación
del acto o la asignación de tareas o sitios de los asistentes.
Es muy común, sobre todo en la vida oficial, que un funcionario de

Ceremonial que acompaña a un directivo invitado, apele la ubicación de este último, y
hasta discuta con los demás funcionarios protocolares presentes, hasta el punto de
modificar en su totalidad los dispositivos protocolares organizados por el funcionario de
Ceremonial de la repatición anfitriona.
Las intromisiones y discusiones de último momento sobre precedencias y

ubicaciones, no hacen más que provocar caos y deslucimiento organizativo.
b.2- Función Operativa: Llamamos Función Operativa a la que desarrolla el

personal que secunda y acompaña habitualmente al funcionario o ejecutivo de
Ceremonial en la organización de todos los actos, ceremonias y recepciones que tienen
lugar en su institución o repartición.
Los asistentes operativos son, por ejemplo, las secretarias privadas, las
secretarias protocolares, los coordinadores de Protocolo o Relaciones Públicas, etc.;
que trabajan en el área de Ceremonial y conocen los criterios y exigencias de su titular.
La función de los asistentes operativos consiste en ejercer, por delegación del

funcionario de Ceremonial, la supervisión de los distintos aspectos de las tareas
organizativas y el seguimiento del personal auxiliar, proveedores y contratistas que
intervienen en la organización o desarrollo del acto o recepción que se programa.
b.3- Función Auxiliar: Llamamos funciones auxiliares a las que desarrollan

todas aquellas personas que colaboran en el servicio, acompañamiento, aseo,
alimentación, sanidad y acomodación de todos los asistentes al acto, recepción o
ceremonia.
Cabe señalar que, a los efectos de la organización protocolar, incluimos dentro

de esta categoría tanto al personal auxiliar dependiente de la repartición o institución
organizadora, como al que estas últimas contratan como proveedores habituales u

ocasionales.
c) TERCER PASO: Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la

mejor forma de programar y amalgamar todos los elementos, es recurriendo a la
confección de una planificación logística estándar, es decir, una LISTA DE CHEQUEO
Y SEGUIMIENTO DE ACTO, que permita realizar el seguimiento paulatino y el
chequeo final de todos los pasos y requerimientos organizativos.
La Lista de Chequeo y seguimiento de Acto consiste en una relación detallada

de todos los elementos, actos y personas que son generalmente necesarios para la
organización de cualquier acto, recepción o ceremonia.
En la primera columna se consignan todos los elementos, actos y personas

referidas en el párrafo anterior. En la segunda, se asienta el nombre del asistente
operativo que se hará responsable de cada uno de los pasos organizativos. En la
tercera, se deja asentado si la tarea fue derivada a personal auxiliar o contratada a
terceros, y en caso afirmativo, el nombre de la persona o empresa que se hará cargo del
servicio, y en lo posible con sus direcciones y teléfonos. En la cuarta, se consignará
si la tarea fue concluída en la etapa organizativa. En la quinta, se asentará la
verificación por parte del funcionario de Ceremonial de cada uno de los elementos que
fueron consignados como realizados o concluídos por los asistentes operativos.
No debemos olvidar que el responsable de la organización general del acto,

recepción o ceremonia, ante los invitados y el cuerpo directivo de la institución o
repartición, es el funcionario de Ceremonial, por lo que la verificación o chequeo
final en forma personal se impone como una obligación ineludible de su función.
VII. ORADORES.
El ejecutivo o funcionamiento de Ceremonial debe conocer, o procurar que un

asistente operativo responsable visite y conozca, a cada uno de los oradores que habrán
de conferenciar o pronunciar un discurso en el acto que se organiza.
Ello tiene por objeto :
a) Instruir al orador acerca de la finalidad del acto , recepción o ceremonia.
b) Instruírse acerca de las ideas del orador y del tema de la conferencia o

disertación, para verificar que las mismas coincidan con la finalidad del acto o
ceremonia, y que no ofendan la idiosincracia de ninguno de los invitados.
c) Instruir al orador acerca del tiempo con que contará para pronunciar su
conferencia o discurso.
d) Solicitarle una copia de su curriculum vitae, o al menos, una breve

descripción de su desempeño académico y profesional, a los efectos de su correcta
presentación al auditorio.
Sobre el tema de los oradores debemos realizar algunas consideraciones.
En primer lugar, debemos procurar que el discurso no dure más de diez

minutos. Los estudiosos de la comunicación oral aconsejan que ningún discurso exeda
dicha duración, con el objeto de no fatigar al auditorio. El organizador debe tener en
cuenta aquí que la duración de los discursos debe regularse en base a la cantidad de
oradores que habrán de hacer uso de la palabra.
Lo mismo habrá de tenerse en cuenta cuando en un mismo acto académico deba

pronunciarse más de una conferencia. Aquí también los estudiosos de la comunicación
oral y la didáctica coinciden en afirmar que ningún orador o catedrático consigne captar
la atención de su auditorio por más de 45 minutos. Piense el lector que 45 minutos es
la duración establecida comúnmente para la hora – cátedra.
Otro de los temas que debemos tratar aquí es el del curriculum vitae del orador.
El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que los intelectuales y académicos
son muy celosos de su curriculum, conseguido con mucha dedicación y esfuerzo, y
muchas veces jalonado con numerosas menciones honoríficas internacionales.
En los casos en que debe presentarse a intelectuales o académicos a un auditorio,

el encargado del Ceremonial habrá de instruir al asistente operativo encargado de
confeccionar las presentaciones, que trate de respetar lo más fielmente posible la
relación curricular de los oradores; aunque cuidando que lectura de dichos
antecedentes no sea demasiado larga y tediosa para el público.
En los casos en que el encargado del Ceremonial observe disparidad entre el

curriculum de un orador y otro, deberá optar por llevar todas las relaciones curriculares
a la expresión o medida de la menor. Esto quiere decir, que los oradores deberán ser
presentados diciéndose por ejemplo: que son “ tal cosa, que pertenecen a numerosas
instituciones nacionales y extranjeras, que son autores de numerosos trabajos, etc.” ;
sin hacerse la mención pormenorizada de tales cargos, instituciones, escritos, libros,
etc.
Ello es así, para no herir la susceptibilidad del orador cuyo curriculum es

inferior, y dejándolo en evidencia frente al auditorio y a los demás oradores.
Si por el contrario, deben presentarse personajes públicos sin curriculum vitae o

con un curriculum ínfimo, el funcionario de Ceremonial debe optar por presentar a los
oradores haciendo tan sólo la mención de su nombre y cargo.
En la Lista de Chequeo y Seguimiento de Acto debe consignarse también el

teléfono de los oradores y el nombre de sus secretarias, con el objeto de comunicar
cualquier cambio en el programa de la manifestación que organiza o modificaciones de
último momento en los términos pactados.
Dentro de este rubro colocamos todos aquellos elementos que son necesarios
para adaptar el recinto elegido para el acto o recepción, cuando este último carece
naturalmente de aquellos.
Consideramos instalaciones especiales, por ejemplo, a las tarimas, estrados,

amplificación, microfonía, iluminación complementaria, etc.
a) ESTRADOS Y TARIMAS. Respecto de los estrados y tarimas diremos que

si el acto no se lleva a cabo en un auditorio pero incluye la celebración de una
conferencia, la pronunciación de discursos, la entrega de premios o algún número de
carácter artístico, debe preverse un estrado o entarimado de por lo menos unos 20 o 30
centímetros de altura como mínimo, ya que con ello se logra reforzar la atención del
auditorio en el foco del acto y permite que todos puedan seguirlo con abstracción de la
altura corporal de la persona que se encuentra en la primera fila.
En todos los casos, el entarimado o estrado debe estar alfombrado o cubierto por
algún revestimiento. Ello no sólo obedece a una razón estética, sino que además
coaduva a elevar la jerarquía del foco de atención y a disimular la vejez, suciedad o
roturas de la madera.
Asimismo, la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso muletón o

“ molleton ” de paño o terciopelo, con el objeto de evitarle al auditorio la antiestética
visión de los pies de los conferenciantes; los cuales, humenos al fin, suelen quitarse
el calzado y hasta jugar con él de una manera escandalosa.
b) MICROFONIA: Respecto de la Microfonía, diremos que el funcionario de

Ceremonial debe prever al menos dos micrófonos por estrado. Esto es así, ya que debe
evitarse aquello tan común en muchos de los estrados que nos h tocado ver, y que
consiste en la existencia de un solo micrófono para cuatro, cinco, seis o más
conferenciantes, con la consiguiente molestia para estos últimos, que deben pasarse
contínuamente el micrófono, tratando de que el cable del mismo no tire las copas,
tarjetas, anteojos y lapiceras, o que no se enganche en el arreglo floral que suele

ornamentar el centro de la mesa.
En consecuencia, aconsejamos la utilización de al menos dos micrófonos, para

que uno de ellos vaya de la derecha al centro del estrado, y el otro vaya al centro desde
la izquierda.
Por la misma razón, cuando el acto incluye preguntas de los asistentes, nuestra
experiencia nos aconseja prever al menos dos micrófonos ambulantes por auditorio,
uno que deberá correr de derecha al centro y el otro al centro desde la izquierda. Con
ello se evitan las típicas molestias que acarrean los cables de los micrófonos pasando
sobre las cabezas o enroscándose en el cuello de los asistentes.
De hecho, si el auditorio cuenta además con un pasillo central, lo ideal es que

sean utilizados cuatro micrófonos, es decir, dos para cada ala: de izquierda, derecha
y centro a medio de la sillería.
Por último, diremos que, si el presupuesto lo permite o si éste sólo alcanza para
dos micrófonos ambulantes, debe tenderse a utilizar instalaciones microfónicas
inalámbricas.
c) ILUMINACION: En cuanto a la iluminación del ámbito del acto, diremos

que debe procurarse que este último se encuentre perfectamente alumbrado, sin zonas
de oscuridad o penumbra. Ello facilita, no sólo la visión del acto por el público, sino
además el trabajo de camarógrafos y reporteros gráficos, que no deberán conectar sus
equipos complementarios, evitándose así la consiguiente molestia para el público, la
conexión de cableados extras, y la sobrecarga de la instalación eléctrica que ha llegado
a provocar algunos apagones en más de una recepción o conferencia
De todos modos, habrá de tenerse en cuenta que, si bien el ámbito del acto debe
hallarse perfectamente iluminado, el organizador debe procurar que las luces no se
encuentren dirigidas a los asistentes o a los conferenciantes en forma directa, al estilo
de los reflectores teatrales.
El funcionario de Ceremonial debe reparar muy especialmente respecto de este

asunto, ya que la exposición prolongada de los ojos a la luz directa, acarrea una
sensación de ceguera, dolor de cabeza y náuseas, que terminan generalmente por
perturbar el carácter tanto de los oradores como del público, con el consiguiente peligro
para el éxito final del acto.
Asimismo, deberá preverse un equipo generador de emergencia en caso de que

se corte la electricidad, o que la ceremonia organizada sea victima de un boicot o de un
atentado. Este equipo generador de emergencia, no sólo permite continuar con el acto
si es preciso, sino que además facilita el retiro de los invitados del recinto en caso de
alguna eventualidad que requiera su urgente evacuacón.
d) AMPLIFICACION: Otro de los aspectos que debe prever el funcionario de

Ceremonial, es el correcto funcionamiento de los equipos de amplificación de sonido.
Lo ideal es que previo a iniciarse el acto, el funcionario de Ceremonial o uno de

sus auxiliares, se asegure en forma personal de la emisión del sonido proveniente de los
micrófonos o de los equipos de reproducción musical.
De esta manera, se evita el tan difundido “ 1, 2, 3 ; probando” que suele

decirse al momento de iniciarse muchas ceremonias, y que no sólo provoca la hilaridad
de los asistentes, sino que además denota una manifiesta imprevisión por parte de los
organizadores.
e) PODIOS: El “ Podio” es una instalación especial de uso común en grandes

banquetes, seminarios, actos académicos y políticos, discursos, etc.
El funcionario de Ceremonial deberá elegir el modelo de podio, de acuerdo al

tipo de acto que organiza, a su programa y a la jerarquía de los personajes que habrán
de utilizarlo.
Básicamente hay tres tipos de podios: 1) Independiente; 2) Incorporado; 3)

Móvil.
1) Podio Independiente. Este es el tipo de podio más difundido. Se coloca,

como ya hemos dicho cuando estudiamos los auditoros, a la derecha del estrado o de la
mesa presidencial del acto, recepción o ceremonia. Puede colocarse al ras del piso o
bien sobreelevarlo algunos centímetros sobre una tarima.
Por cuanto el podio tiene la función de apoyo del conferenciante, habrá de

tenerse en cuenta que sea lo suficientemente ancho como para que aquél no sólo pueda
ubicar las páginas del discurso, sino además un vaso de agua, o un par de anteojos.
No debe colocarse jamás el podio del orador detrás de la mesa principal de un

acto o comida, como tan comúnmente sucede en nuestro medio. Esta disposición del
podio provoca que los comensales o invitados de la mesa principal den
permanentemente la espalda al disertante.
2) Podio Incorporado. Este tipo de podio es muy corriente en los grandes

banquetes empresarios que se celebran en los Estados Unidos de Norteamérica.
Se trata de un podio fijo que se coloca en el centro métrico de la mesa principal.

En este tipo de mesa, el anfitrión se coloca a la derecha del podio, dándole a su vez la
derecha a su primer invitado de honor ( I1 ). De haber un segundo invitado de honor
( I2 ), éste toma asiento a la izquierda del podio.
El podio fijo tiene un inconveniente: si bien presenta ciertas ventajas en

aquellos actos que requieren intervenciones sucesivas de los asistentes con mínimos
desplazamientos de estos últimos; sin embargo establecen una especie de gran muralla
que divide en dos la mesa presidencial, e impide el contacto entre las autoridades que
se encuentran a uno y a otro lado de la mesa.
Un tipo especial de podio incorporado es el que podemos observar en algunos

parlamentos extranjeros, y sobre todo en el gran salón de la Asamblea General de la
Organización de las Naciones Unidas, en Nueva York
Es el tipo de podio que se encuentra en el centro métrico del estrado

presidencial, pero en un nivel inferior al que se encuentra el sitio del presidente.
De esta manera, el presidente de la reunión no sólo ve lo que ocurre en el

auditorio, sino que además puede controlar la conducta y los tiempos en la intervención
de los oradores.
3) Podio Móvil. Este tipo de podio se utiliza cuando la jerarquía de los

invitados es tal, que no puede exigírseles que se desplacen hasta un podio fijo.
Es el caso de los monarcas, a quienes se les alcanza el micrófono donde se

encuentren sentados.
También se utiliza cuando se reunen a comer en una recepción de gala varios

jefes de estado, y a los postres todos deben pronunciar discursos. De esta manera,
no se hace desplazar a los comensales, sino que lo que va trasladándose es el podio, de
un jefe de estado al otro.
VIII. TARJETEO.
Acerca de la confección, texto y concepción gráfica de la tarjeta de ubicación,

habremos de referirnos más adelante, en el capítulo correspondiente a la
“ Cominucación Ejecutiva y Protocolar ”.
En éste, en cambio, hemos de formular algunas reglas de carácter técnico

referentes al modo de colocar y controlar las tarjetas de ubicación de una mesa, palco o
estrado; y a la forma más eficaz de disimular una ausencia en una sillería tarjeteada.
En primer, lugar diremos que el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta

que, la organización de todo acto protocolar, conlleva inevitablemente el tarjeteo del
estrado y de todos los sitios del auditorio que deben ser ocupados por aquellos
asistentes que han sido especialmente invitados.
Nuestra experiencia nos dice que jamás debe librarse la ocupación de los
asientos al azar, a la buena educación o al sentido común de los asistentes. De no
tarjetear, habrán de producirse desagradables incidentes entre funcionarios por disputas
protocolares, o entre los invitados comunes por la posesión de una mejor ubicación.
Por ello, el funcionario de Ceremonial no sólo debe prever la confección y

colocación de tarjetas, sino además su permanente control una vez que aquéllas han
sido ubicadas en su sitio. Esto se aconseja por cuanto no resulta extraño que alguno de
los comensales o invitados cambie de lugar su tarjeta para conseguir una mejor
ubicación.
El tarjeteo de estrados, mesas y auditorios conlleva la necesaria disposición de

asistentes operativos o auxiliares dentro del ámbito en el que se desarrolle el acto,
recepción o ceremonia. Cada uno de dichos asistentes deberá tener en su poder una
copia del plano general del dispositivo de ubicación de los invitados, con el objeto de
que puedan acompañar a estos últimos hasta su sitio, o bien, orientarlos si han olvidado
o no se encuentran seguros del número de su asiento, o del área donde este último se
localiza.
Por el mismo motivo, el funcionario de Ceremonial debe destacar un asistente

operativo en el estrado o mesa principal del recinto, el cual habrá de encargarse, en
forma exclusiva, de acompañar a las autoridades presidenciales del acto hasta el
estrado. Este asistente será también el encargado de ubicar a dichas autoridades de
manera indubitable, y de asistirlas y complacerlas ante cualquier tipo de requerimiento
especial.
En todos los casos, el asistente protocolar de estrado debe ser un agente

operativo de cortesía y cultura sobresalientes, y que debe dominar uno o más idiomas
extranjeros. Tales requisitos son necesarios, ya que aquél debe estar en contacto
permanente con personalidades y altas autoridades nacionales y extranjeras; y por lo
tanto, debe encargarse dicha misión a la persona más afable, servicial y cultivada que
forme parte del equipo protocolar de la repartición o institución anfitriona.
Otro de los temas referentes al tarjeteo que debemos mencionar, es el modo en

que debe solucionarse y disimularse la ausencia imprevista de un funcionario que
debía tomar asiento en un estrado.
De acuerdo a las rígidas normas del Protocolo clásico, ante la ausencia de un

invitado en un estrado, deben retirarse todas las tarjetas, quitar la tarjeta y la silla del
ausente, y volver a retarjetear la totalidad de los asientos, de acuerdo a las reglas de
derecha y proximidad.
Sin embargo, nuestra experiencia nos dice que este sistema puede utilizarse
siempre y cuando tengamos aviso de la inasistencia del funcionario con cierto tiempo de
anticipación.
De lo contrario, si el funcionario confirmó previamente su asistencia y a último

momento avisa que no puede llegar al acto que se organiza, el retarjeteo debe realizarse
a la vista del público que ya ha comenzado a ocupar sus asientos.
Retarjetear a la vista del público ya sentado, no sólo denota la imprevisión de

los organizadores, sino que los asistentes pueden pensar que aquel alto funcionario
ausente ha quitado su respaldo a la repartición organizadora o a su titular; o bien que el
acto no es tan importante como para merecer su presencia.
¿ Qué hacer entonces ?.
Nuestra experiencia profesional nos dice que debemos tarjetear el estrado de la

forma clásica ( Derecha y Proximidad ) ; pero que ante la ausencia imprevista de un
funcionario, debemos quitar la tarjeta de éste, y correr luego toda el ala de tarjetas un
lugar, hasta cubrir el sitio del ausente.
Es decir, que si tenemos tarjeteado un estrado de la siguiente forma:
5 3 1 A 2 4 6
------------------------ x -----------------------
cm cm: centro métrico
y el funcionario nro. 1 avisa que no puede llegar al acto, debemos sacar su

tarjeta y correr las restantes de tal modo y con tal rapidez, que el público no alcance a
notar la ausencia de aquél.
Por ejemplo:
5 3 A 2 4 6
---------------------- x ---------------------
cm cm: centro métrico
Como vemos, el Anfitrión ( A ) se ha desplazado, pero recibe la derecha del

invitado nro. 2, con el que comparte el centro métrico.
De este modo, el Anfitrión conserva su derecha, comparte por cortesía y por

emergencia el centro métrico con su primer subalterno; y además se logra una
disposición armónica de todas las personalidades del estrado.
IX. SEGURIDAD.
La Seguridad es uno de los ingredientes más importantes de un acto protocolar;

sobre todo, de aquéllos que se organizan en el ámbito oficial.
En efecto, el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que siempre que

organice un acto, recepción o ceremonia, a los que deban concurrir autoridades
públicas nacionales o extranjeras, debe ofrecer a sus invitados las máximas garantías
de seguridad.
Para ello debe contar con el auxilio de efectivos de seguridad, que pueden ser
tanto de la Policía de su zona, como de empresa privada o de la propia repartición.
Por lo general, cualquier acto al que asisten altas autoridades nacionales, recibe
protección de la seccional o destacamento policial de la zona en la que aquél tenga
lugar. Por ello, el funcionario de Ceremonial debe incluir este tema en su Lista de
Chequeo, por cuanto debe comunicar a la autoridad policial el motivo, el lugar, la
fecha y el horario del acto que se organiza.
No obstante, cuando los invitados al acto revisten una jerarquía menor, y su

presencia no justifica el desplazamiento de efectivos policiales, el funcionario de
Ceremonial debe contratar los servicios de una empresa privada de seguridad; ya que,
pese a no pertenecer al ámbito oficial, los asistentes - grandes empresarios, por
ejemplo - no pueden quedar expuestos a atentados, asaltos, secuestros o sus
automóviles o enseres personales a su sustracción o deterioro.
Ahora bien, sea oficial o privada, la seguridad especialmente requerida para el

acontecimiento debe ser puesta en contacto con el personal de seguridad permanente de
la repartición – si lo hay -, o bien, con el mayordomo del edificio, con el objeto de
estudiar todas las entradas, salidas y caminos que permitan el control absoluto del
ámbito del acto, y la más rápida evacuación del recinto en caso de producirse alguna
emergencia.
De todo ello, el funcionario de Ceremonial debe estar al corriente, y por lo

tanto, debe exigir ser impuesto del plan general de seguridad y evacuación. De este
modo, él podrá instruir a sus asistentes operativos y auxiliares acerca de los
procedimientos que prevee dicho plan para los casos de emergencia.
Desde el punto de vista protocolar, los lugares que deben ser obligatoriamente
cubiertos por personal de seguridad son los siguientes: el recinto del acto, el
guardarropas y el estacionamiento.
X. VEHICULOS.
Otros de los ítems que debe consignar el funcionario de Ceremonial en su Lista

de Chequeo y Seguimiento es el referido al estacionamiento, cuidado y
desplazamiento de los vehículos con que llegan y se retiran los invitados al acto,
recepción o ceremonia.
Como regla general diremos que el organizador debe asegurar el establecimiento

vehicular para la totalidad de los automóviles de los funcionarios y personalidades de
primer nivel que hayan sido invitados.
La mejor forma de lograrlo, es organizando dicho estacionamiento de la

siguiente forma:
1) Al igual que se disponen asientos para los funcionarios y personalidades,

debe reservarse un lugar en el estacionamiento para todos los automóviles de cada uno
de ellos.
La reserva se realiza mediante la asignación de un sitio para el automóvil, el

que habrá de ser visiblemente demarcado.
El estacionamiento puede ser dispuesto, sobre la explanada de acceso, dentro

del parking de la repartición, en espacios reservados de la vía pública, o en
estacionamientos o garages privados cercanos especialmente contratados para la
ocasión.
El sitio de cada vehículo se señala con números o letras, y debe ser asignado de
acuerdo a la jerarquía de su propietario; teniéndose siempre en cuenta que los lugares
más cercanos a la entrada y salida del garage, deben ser asignados a los invitados de
rango protocolar mayor.
Esto debe hacerse de ese modo, por cuanto el funcionario de mayor jerarquía no
puede permanecer en la puerta del edificio donde acaba de asistir a un acto, a merced
de cualquier eventualidad, mientras espera su vehículo que se encuentra encajonado
entre los automóviles de los invitados que llegaron retrasados a la ceremonia.
2) El dispositivo de ubicación de automóviles debe ser puesto en conocimiento

de los asistentes. Para ello, puede remitirse al funcionario invitado un tarjetón en el que
se encuentre graficada la ubicación del estacionamiento, sus accesos ( uno directo y
otro alternativo ), su entrada, su salida y el lugar que ha sido asignado a su automóvil.
Asimismo, debe remitirse un tarjetón en el que se encuentre visiblemente

impreso el número o letra de ubicación, con el objeto de ser colocado en el parabrisas
delantero y facilitar, por ejemplo, el rápido armado de cortejos o desplazamientos de
los vehículos, de acuerdo al rango protocolar de sus ocupantes.
Si por falta de garage propio o cercano, el establecimiento debe llevarse a cabo

en la vía pública, deben gestionarse y remitirse a los invitados los correspondientes
permisos de libre tránsito y estacionamiento.
3) El garage o zona de establecimiento de los invitados debe hallarse

necesariamente bajo custodia policial, sea ésta privada u oficial, con el objeto de
evitar la sustracción o deterioro de los vehículos.
4) Asimismo, tanto la explanada como el garage o zona de estacionamiento,

deben contar con personal auxiliar de playa. Las tareas de dicho personal consisten en
llevar y traer los automóviles hacia o desde su lugar de estacionamiento, sobre todo en
aquellos casos en que los invitados arriban conduciendo.
5) El desplazamiento de los automóviles de los invitados, tanto dentro del

garage como frente al edificio anfitrión, debe realizarse de manera veloz, y por lo
tanto, sus vías de entrada, salida y circulación deben hallarse en todo momento libres
de obstáculos y embotellamientos.
6) De ser posible, no debe preverse uno sino varios garages o zonas de

estacionamiento. Dicha multiplicidad permite dividir la lista de los invitados, formar
grupos por identidad jerárquica, y luego asignar cada rango protocolar a un garage
distinto.
7) El funcionario de Ceremonial debe procurar que el personal auxiliar de

garage, de la explanada, de la puerta de acceso a la repartición y del recinto del acto,
se encuentren en permanente comunicación ( p. Ej. con transmisores ).
Por intermedio de sus aparatos de intercomunicación, el personal auxiliar de

playa comunica a los asistentes operativos que se encuentran dentro del edificio, el
momento en que arriban las principales autoridades del acto, permitiéndole al
funcionario de Ceremonial acudir al encuentro de las mismas en forma personal.
De todos modos, por más sincronizado, complejo o sostificado que sea el

dispositivo de estacionamiento, siempre será mejor restringir a su mínima expresión la
cantidad de vehículos que deben ir hacia la puerta de la repartición en busca de sus
pasajeros; reservándose tal beneficio sólo para los funcionarios de mayor jerarquía.
Los restantes invitados deben desplazarse hacia los garages correspondientes, o

bien, aborda sus automóviles en puntos de desconcetración alternativos.
8) El tema del estacionamiento requiere un minucioso estudio previo por parte

del funcionario de Ceremonial, su equipo y los funcionarios de seguridad
involucrados; sobre todo, cuando se organizan concurrencias oficiales de varios
centenares de invitados. En estos casos, más que en ningún ptro, deben preverse
itinerarios de arribo y partida generales y alternativos, horarios escalonados de llegada
de los automóviles, y contratación de microbuses que lleven y traigan a los invitados
hacia y desde las zonas de estacionamiento.
9)Por último, diremos que en la organización del estacionamiento, el

funcionario de Ceremonial debe trabajar en estrecha colaboración con los agentes de
seguridad y con las autoridades municipales de tránsito; ya que sin el concurso
armónico y permanente de estas últimas, resulta imposible estacionar y movilizar
centenares de vehículos que convergen hacia ( o parten desde ) un mismo punto y al
mismo tiempo.
XI. ASEO.
En lo personal, creemos que la limpieza es una de las expresiones más

exquisitas de la cortesía; y por lo tanto, uno de los requisitos indispensables de todo
acto protocolar.
De allí, que nosotros consideramos el aseo de los ámbitos protocolares, como

una responsabilidad ineludible del funcionario de Ceremonial.
No pocos colegas consideran que ocuparse de la limpieza del ámbito y servicios

de una ceremonia es una actividad menor; y en consecuencia, la derivan al mayordomo
de la repartición o se confían en los servicio habituales de maestranza.
Por el contrario, entendemos que el funcionario de Ceremonial debe supervisar

en forma personal o delegada la limpieza de todos los recintos y elementos que habrán
de ser utilizados en el acto, recepción o ceremonia que se organiza.
En más de una oportunidad, una recepción se ha visto malograda por falta de

aseo. En lo personal, ha ocurrido que hemos sido invitados a ceremonias de muy alto
nivel protocolar, ornamental y gastronómico, pero los baños y pasillos cercanos al
salón en las que aquéllas tenían lugar, se encontraban en un estado de abandono y
suciedad francamente lamentables.
De nada sirve, pues, que el recinto del acto se encuentre impecable, si los baños
están inundados, las escaleras de honor no están enceradas o las alfombras de los
pasillos de acceso se encuentran sembradas de colillas de cigarrilos. De tanta suciedad,
no hay sino un solo responsable: el funcionario de Ceremonial.
Respecto de los baños, diremos que, no sólo deben estar limpios, con todos
sus servicios en perfecto estado de funcionamiento.
Además, deben contar con aquellos elementos de tocador, de costura y de

lustrado que puedan llegar a necesitar los invitados ante cualquier contingencia.
En efecto, en el baño de hombres debe destacarse un señor y en el de mujeres

una señora, quienes, en una mesa y prolijamente dispuestos, habrán de tener todos y
cada uno de aquellos elementos: analgésicos, antidiarreicos, algodón, gasa hidrófila,
papel higiénico, jabones, toallas, talco, quitamanchas, agujas, hilo de varios colores,
pomada para zapatos, cepillos, peines, y un largo etcétera.
XII. ASCENSORES.
Cuando el recinto en el que debe llevarse a cabo una ceremonia se encuentra en

uno de los pisos superiores de la repartición, el funcionario de Ceremonial debe prever
que uno de los ascensores sea destinado exclusivamente al ascenso y descenso de las
principales personalidades invitadas.
La necesidad de reservar un ascensor es fundamental en dos premisas

protocolares básicas:
1) Las principales autoridades no deben aguardar el ascensor en la fila común de

los asistentes, por cuanto no pueden ser expuestas al asedio de sus admiradores, ni a
las agresiones de sus detractores.
2) En segundo lugar, tampoco deben ser invitadas a “ colarse” por el

funcionario de Ceremonial, ya que ello las expone a los agravios de quienes van a
abordar el ascensor mansamente enfilados.
Del mismo modo, el funcionario de Ceremonial debe procurar que una vez que
las principales autoridades se encuentren en el piso del salón de actos, el ascensor
permanezca en este último. Ello obedece a dos razones, una de orden práctico y otra de
seguridad.
La razón de orden práctico es que el ascensor debe encontrarse preparado por si

alguna de las personalidades presidenciales debe abandonar intempestivamente la
ceremonia.
La de seguridad radica en que, de producirse algún motivo de alarma, el

ascensor debe hallarse listo para permitir el urgente descenso de las autoridades.
XIII. ORNAMENTACION.
Dentro de este rubro, colocamos todos aquellos elementos que son necesarios
para adornar o decorar el recinto en que va a desarrollarse cualquier manifestación
protocolar; como asimismo, todos aquellos elementos que pueden utilizarse para atraer
la atención de un auditorio hacia el área presidencial de un acto, recepción o
ceremonia.
Por lo general, los principales elementos de ornamentación protocolar son los

siguientes: arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales, alfombras,
tapices y piezas de arte.
a) ARREGLOS FLORALES: El funcionario de Ceremonial debe tener en

cuenta que en el ámbito protocolar los arreglos florales deben ser sencillos
y moderados, y sobre todo armónicos; es decir, que no sean tan pequeños
que parezcan salpicaduras de colores, ni tan grandes que confieran al recinto
el aspecto de un funeral de ministro. Debe pensarse, como antes lo

decíamos de las luces, en que el exceso de flores - por su aroma y por su
polen - suele acarrear a los invitados alérgicos no pocos trastornos; y que
ello acaba por malograr toda la brillantez protocolar pretendida por los
organizadores. Lo ideal es que se recurra a los arreglos florales con
extremada moderación, y sólo en aquellos casos en que, por la opacidad
del recinto, se hagan absolutamente necesarios. De todos modos, sean de la
medida y en la cantidad que sean, debe procurarse que tales arreglos sean
confeccionados con flores absolutamente inodoras, o – al menos- tratadas
químicamente para neutralizar su perfume. Otra de las premisas que debe
tenerse en cuenta es que los arreglos deben ser naturales, evitándose la
utilización de flores artificiales. Sobre el particular hemos de destacar que la
utilización de flores artificiales, tanto de plástico como papel o similar, se
encuntra especialmente vedada, no sólo por las reglas organizativas del
Protocolo oficial, sino además, por los principios más elementales del
buen tono social. Tampoco deben utilizarse flores teñidas de una tonalidad
original, y menos aún de los colores nacionales del país del que proviene
nuestro invitado de honor. Debemos tener en cuenta que las flores teñidas no
sólo adquieren un sospechoso aspecto de artificialidad, sino que además,
por haber sido intoxicadas, duran mucho menos que las flores conservadas
en su estado natural. Por último, diremos que en ningún caso debe
recurrirse a la ornamentación con guías, cataratas o guirnaldas de flores;
ya que ello no sólo no es correcto desde el punto de vista protocolar, sino
que además denota en el organizador ena excentricidad y una cursilería
francamente lamentables.
b) CENTROS DE MESA: Sobre las características de los centros florales en las

recepciones, habremos de tratar más adelante, cuando estudiemos el servicio y el arreglo de
las mesas protocolares. En este punto, en cambio, diremos algunas palabras
acerca de los centros florales de los estrados y las mesas de trabajo. En
primer lugar diremos que, como regla general, no es protocolarmente
correcto colocar centros florales sobre los estrados, las mesas de trabajo y
los escritorios de juramentos o firma de documentos. En estos casos, debe
ornamentarse con elementos más acordes con la ocasión y que son adorno
habitual de los escritorios. Alguno de los elementos a los que puede
recurrirse son : los tinteros antiguos, los pequeños bustos, las escribanías
completas en plata o bronce y otros objetos similares. Los estrados, las
mesas de trabajo y los escritorios de juramento o firma, no deben ser
decorados con candelabros. Recordamos aquí que en caso de tratarse de
estrados, la mesa presidencial del mismo debe ser recubierta por un paño o
tela similar, con el objeto de ocultar las piernas y los pies de los disertantes.
Por último, y aunque nosotros en particular no lo aconsejamos, pueden
colocarse sobre tales mesas o estrados las banderas representativas de cada
firmante o disertante en tamaño de escritorio. Decimos que no somos
partidarios de ellas, pues no sólo consideramos que privan a las mesas y
estrados de trabajo de toda elegancia; sino que además, adscribimos a la
teoría que prohíbe ornamentar con símbolos nacionales de cualquier tipo.
Sin embargo, no podemos dejar de reconocer que el uso de las banderas de
escritorio es bastante común en congresos, reuniones, simposios o
encuentros de carácter internacional. En estos casos, y haciendo abstracción

de su contextura simbológica, tales banderitas resultan de cierta utilidad, ya
que permiten identificar la ubicación de las diferentes delegaciones en un
estrado o conjunto de mesas.
c) ARBOLES Y PLANTAS ORNAMENTALES: Los árboles y plantas

resultan de gran utilidad para la ornamnetación de cualquier tipo de acto,
recepción o ceremonia de carácter protocolar. En efecto, algún detalle de
decoración verde permite aminorar la adultez de la que comúnmente
adolecen los salones auditorios de las reparticiones públicas. Al igual que
los arreglos y centros florales, también los árboles y plantas ornamentales
deben ser armónicamente concebidos son sencillez y moderación. En lo
posible, estos arreglos deben ser naturales; aunque hoy en día pueden
adquirirse o alquilarse excelentes conjuntos ornamentales de vegetación
artificial. Sean naturales o artificiales, debe tenerse en cuenta que los
arreglos vegetales ornamentales para uso protocolar, deben ser muy
sencillos y moderados, de proporciones armónicas, y ubicados en aquellos
lugares del ámbito en los que no entorpezcan el paso o asientos de los
invitados. También pueden ser ubicados enmarcando el estrado
presidencial o jalonando los peldaños de una escalera de honor. En todos
los casos, se desaconsejan específicamente las cataratas vegetales que
suelen pender algunas veces de las galerías superiores de algunos salones de
fiesta, como así también las plantas colgantes de cualquier tipo; ya que, tal
como suele decir un colega nuestro, dichos arreglos confieren a los recintos
protocolares el aspecto de un invernadero tropical alergénicos y chabacano.
d) ALFOMBRAS: Como primera regla general, diremos que existen tres

maneras de ornamentar con alfombras un acto protocolar. 1) Disposición de
camino exterior ( o perpendicular ) : En este caso, la alfombra se coloca
desde el punto de desembarco del avión o descenso del automóvil hasta la
puerta de la aeroestación o de la repartición. 2) Disposición de camino
interior: En este otro caso, la alfombra se coloca desde la puerta de la
repartición hasta la entrada del salón donde se realice el acto, recepción o
ceremonia. 3) Disposición de fachada o estrado: En este último caso, la
alfombra se coloca: 3.1.) En disposición paralela a la fachada del edificio
de la repartición, con el objeto de que sobre ella esperen las autoridades
para entrar todas juntas a la ceremonia o bien, 3.2.) Cubriendo toda la
superficie de un estrado, palco o tarima, con el objeto de que sobre ella
sean dispuestos los asientos de las autoridades presidenciales del acto. Como
segunda regla general, diremos que las alfombras protocolares deben ser
perfectamente de color rojo, ya que este último ha sido siempre
representativo de la autoridad. En efecto, ya los antiguos emperadores
romanos solían cubrirse con mantos teñidos de color púrpura, sustancia ésta
que se obtenía costosamente de un rarísimo molusco bivalvo del Mar Rojo.
Desde entonces, el púrpura primero, y el rojo después, fueron los colores
característicos de los mantos y tocados de emperadores, reyes y cardenales.
Recordemos aquí a la llamada “ púrpura cardenalícia ” . De todos modos,
el alfombrado protocolar debe reservarse para aquellas manifestaciones
ceremoniales a las que asistan únicamente el Presidente de la Nación o

los Gobernadores de provincia. Debe tenerse en cuenta que el camino
alfombrado tenía por objeto que el monarca no pisara el suelo, tal como lo
hacían los simples súbditos. De allí, que carece de todo objeto protocolar el
alfombrar caminos o recintos de reparticiones menores en las que presiden
sus titulares, funcionarios de jerarquía sumamente lejana a la de la jefatura
del estado.
e) TAPICES: Los tapices son los elementos ornamentales por excelencia de

todo acto protocolar del más alto nivel; ya que confiere a la decoración una
terminación de gran elegancia y sobriedad. Suelen ser utilizados de dos
maneras: 1) Colgados sobre el centro métrico de la pares principal del
salón, detrás de las autoridades presidenciales del acto. 2) Colgados de la
varanda del balcón desde donde ha de presidir una manifestación protocolar
el Presidente de la Nación o el gobernador de una Provincia. Este uso,
todavía poco común en nuestro país, ya ha sido practicamente adoptado por
casi todos los países europeos, tanto republicanos como monárquicos. En
ambos casos, los tapices pueden representar un motivo artístico o bien el
escudo nacional del país anfitrión o cualquier otro diseño heráldico. Este
último tipo de tapiz el que comúnmente se conoce como “ tapiz repostero” .
f) PIEZAS DE ARTE: También las piezas de arte pueden ser utilizadas

para ornamentar el recinto de una ceremonia protocolar. Como regla
general, diremos que deben ser de tamaño moderado y de motivos que no
resulten ofensivos al auditorio, o lesivos a la jerarquía o solemnidad del
acto. Las piezas de arte resultan de gran utilidad para realzar la presidencia
de una ceremonia. Por ejemplo, el sitio de la autoridad presidencial puede
ser dispuesto entre dos columnas, dos estatuas, dos ánforas, o debajo de
un gran óleo o de un busto alegórico.
XIV. SANIDAD. Otro de los aspectos organizativos que no debe descuidar jamás el
funcionario de Ceremonial, es la cobertura sanitaria del acto, recepción o
ceremonia que organiza.
El hacinamiento, el cansancio, las esperas y las tensiones que conlleva toda

manifestación protocolar, suelen acarrear a algunos asistentes una serie de
malestares típicos de las concurrencias públicas, destacándose entre ellos las
lipotimias y los ahoguíos, por ser los más comunes.
En consecuencia, todo acto protocolar debe contar con la presencia de un

médico, cuya función será la de asistir cualquier percance de salud que pueda sufrir
alguno de los invitados o de las autoridades presidenciales. Algunos colegas suelen
sostener que para ellos resulta suficiente contar con la presencia de una enfermera, ya
que éstas poseen todos los conocimientos profesionales para encarar una rápida
asistencia de primeros auxilios.
Por el contrario, nosotros somos partidarios de la contratación de un médico,

ya que hay malestares que pueden ir más allá de una lipotimia o de un ahoguío, y por
lo tanto, la primera atención médica de aquéllos puede exceder los conocimientos de
una enfermera.
Pensemos que, si cualquier fallecimiento o infarto, por ejemplo, es

lamentable; el fallecimiento o infarto de un alto funcionario nacional resulta - además
de lamentable - políticamente comprometedor.
El ejecutivo o funcionario de Ceremonial - único responsable de la

organización general de un acto - no puede ser culpable de la falta de atención médica
de uno de tales personajes. No existe otra manera de eludir dicha responsabilidad que no
sea contando en el ámbito de la ceremonia con la presencia permanente de un médico;
ya que será este último quien - llegado el momento - habrá de hacerse
profesionalmente responsable de la asistencia, traslado o defunción del funcionario.
Asimismo, el ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe contar en su poder

con una nómina de direcciones y teléfonos de los hospitales más cercanos y de los
centros de urgencia especializados ( quemados, intoxicaciones, etc. ). En dicho
listado, no deben faltar tampoco los números telefónicos de empresas de ambulancias
que cuenten con unidades coronarias y con unidades de asistencia intensiva compleja.
Por último, tal como ya lo hemos dicho al referirnos al equipamiento de los

baños, el funcionario de Ceremonial debe procurarse todos aquellos medicamentos
de venta libre y de uso corriente para el tratamiento de malestares y accidentes
menores, tales como analgésicos, antidiarreicos, gasas hidrófila, etc.
XV. INCENDIOS Y EXPLOSIVOS. Una de las primeras actitudes que debe

adoptar el funcionario de Ceremonial ni bien se hace cargo de sus funciones, es la de
recorrer personalmente la reparticón con el objeto de estudiar todas las vías de entrada,
salida y evacuación de su edificio.
Tal recorrida tiene por objeto el trazar los distintos tipos de itenerarios que
deben ser previstos en todo acto protocolar para llevar a cabo la evacuación inmediata
de su ámbito ante cualquier principio de incendio o ante la amenaza de detonación de un
artefacto explosivo.
Para tener controlado este tipo de contingencias, es preciso afectar a la

realización del acto no una, sino varias entradas , destinando cada una de ellas a un
espectro jerárquico en particular.
Por ejemplo, el funcionario de Ceremonial puede dividir la lista de invitados

en segmentos de cantidades iguales de personas. Luego asignar a cada uno de
dichos segmentos una letra en particular; de manera tal que la personas del
segmento “ A” evacúen el salón por la puerta “ A”, los del “ B” por la puerta “ B ”,
y así sucesivamente.
Lo dicho, tiene por objeto evitar los peligrosos amontonamientos que suelen
producirse en las manifestaciones públicas al declararse un incendio o al anunciarse la
inminencia de la detonación de un artefacto explosivo.
Lo ideal, es que el funcionario de Ceremonial se sesore previamente por

personal de bomberos y explosivos, con el objeto de que pueda estudiar los recorridos
desde una perspectiva técnica; ya que ello permitirá que, de producirse una
emergencia, sus criterios de evacuación resulten compatibes y complementarios con
los aplicados por los bomberos y los agentes de la brigada de explosivos. Asimismo, el
funcionario de Ceremonial debe efectuar la periódica supervisión de los extinguidores
y demás elementos con que cuenta la repartición para combatir las llamas, ya que
aquéllos pueden tener distintas fechas de vencimientos, o necesidad de efectuarles
algún recambio o recarga.
También resulta conveniente que tanto el funcionario de Ceremonial como los

miembros de su equipo, realicen algún tipo de curso, o al menos se asesoren, acerca
de las técnicas de control y evacuación de auditorios para los casos de incendio y
explosión. Por último, diremos que el funcionario de Ceremonial no debe olvidar de
incluir en su direccionario de urgencia, los números telefónicos del departamento de
bomberos de su zona y de la brigada de explosivos más cercana a la repartición.
XVI. PRENSA Por lo general, la Prensa suele ser uno de los ingredientes más
conflictivos de cualquier manifestación protocolar. En efecto. Más pendientes de las
posibles primicias que de las cuestiones protocolares, los periodistas y fotógrafos
suelen no respetar ni los vallados ni los sitios que especialmente se les reserva. Por el
contrario, se desbandan, se cuelgan de los palcos, se suben a los estrados, invaden
los alfombrados, se escabullen a los salones V. I. P., obtaculizan el desplazamiento
de caravanas y cortejos; y sobre todo - e invariablemente - acusan de autoritario y
antidemocrático al funcionario de Ceremonial que intenta - en vano - reencausarlo
hacia su vallado o tarima reservada.
¿ Cómo solucionar este problema?. Por el momento, en nuestro país resulta

imposible trabajar con cronista o fotógrafo oficial, tal como lo hacen los Protocolos
más antiguos y afianzados. En muchos países sólo se permite la entrada a los actos
protocolares de cronistas y fotógrafos de los departamentos de Prensa o
Comunicación de sus gobiernos.
Con ello, los funcionarios de Ceremonial se aseguran el orden dentro de los

recintos, la obediencia funcional de fotógrafos y cronistas, así como también el
acatamiento de estos últimos a las normas vestimentarias dispuestas para la ceremonia.
Recordemos aquí que en muchas naciones del mundo se conserva todavía la
vestimenta de gran gala para los actos protocolares, y no se permite la entrada de
ningún periodista que asista vestido de sport.
De acuerdo a este sistema, los cronistas y fotógrafos oficiales hacen su

trabajo durante toda la ceremonia, lo procesan o revelan, y luego el departamento
de Prensa o Cominucaciones reparte el material a los medios y agencias noticiosas.
Esto tiene excelente resultado en aquellos países, porque el periodismo entiende que
la noche de la ceremonia o de la gala no es para las primicias, sino para agasajar o
celebrar a alguna personalidad o fasto nacional desde una perspectiva
absolutamente formal y protocolar.
Gracias al sistema de cronistas y fotógrafos oficiales, países como España

o Francia organizan actos protocolares pulquérrimos, en los que las autoridades no
son agredidas a golpe de micrófono, o asediadas a preguntas en aquellos momentos
en los que sólo deben pensar en las secuencias protocolares que deben cumplir, y
las que trataron de memorizar concienzudamente durante varias de las horas previas a
la ceremonia. Quienes se manifiestan contrarios a este sistema, sostienen que éste
atenta contra la libertad de trabajo de la prensa, y se coarta la posibilidad de obtener
alguna primicia periodística.
Pero a aquéllos les decimos lo siguiente: ¿Qué primicia periodística puede

descubrirse en una función pública estatal que se celebra de la misma manera, todos los
años, desde la época de los virreyes?.
Ninguna, ciertamente; ya que las mismas autoridades salen del mismo sitio,
caminan por la misma calle, realizando las mismas acciones, y llegando al mismo
lugar, tal como lo vienen haciendo desde doscientos años.
Ahora bien. Si no puede trabajarse en nuestro medio con cronistas y fotógrafos

oficiales, ¿de qué manera puede encausarse a la prensa sin padecer sus ineluctables
acusaciones de autoritarismo?.
Desde el punto de vista de nuestra experiencia, hemos llegado a formular una

suerte de hexálogo, a través de cuyo respeto, hemos alcanzado algunos logros en el
plano del mejoramiento de las difíciles relaciones entre el Protocolo y prensa.
1) RELACIONES PERMANENTES CON LA PRENSA. El funcionario de

Ceremonial debe comprender que no debe recurrir a la prensa sólo cuando necesita de
ella. Muchos de nuestros colegas se acuerdan de aquel periodista que conocieron alguna
vez en alguna ceremonia, y comienzan a fingirle aprecio y a molestarlo
telefónicamente o a enviarle gacetillas desde el mismo momento en que principian la
organización de una ceremonia. Este ardid, tan común por desgracia, es siempre
descubierto y por lo general la cobertura periodística no se logra. Otras veces, cuando
el acto que se organiza tiene - de suyo – ingredientes sumamente atractivos para la
prensa, el funcionario de Ceremonial consigue la concurrencia masiva de periodistas y
fotógrafos, pero al no conocerlos ni entenderlos, no les brinda ni siquiera las mismas
facilidades para que puedan trabajar con comodidad.
De allí, que nuestra primera norma sea la siguiente: El departamento de

Ceremonial debe mantener relaciones constantes con la prensa. Antes, durante y
después de cada acto, y aún en el tiempo inactivo que corre entre ceremonia y
ceremonia. Tanto como el periodista debe entender que no existe primicia en el
protocolo; el funcionario de Ceremonial debe comprender que ninguna ceremonia
consigue la debida difusión y brillantez sin el concurso de la prensa.
Ceremonial, seguridad y prensa son los tres ingredientes inescindibles de toda

manifestación protocolar en el seno de la Administracón Pública. Antes de cada acto,
mucho tiempo antes, y aún en el tiempo entre- actos, el funcionario de Ceremonial
debe reunirse con el departamento de prensa de la repartición -si existe-, o bien con
los periodistas o medios acreditados en la misma con el objeto de comunicarles los
lineamientos generales de trabajo de su departamento de Protocolo, de las
características y secuencias de los actos oficiales consuetudinarios y de las normas
básicas del Protocolo oficial y del respeto formal debido a las máximas autoridades
estatales que presiden o asisten a una ceremonia.
Nadie es necio de por sí, ni irremediablemente necio. Quienes sostienen que la

prensa no entiende razones, y que encara su labor con prepotencia, se equivocan.
Nosotros creemos que cuando la prensa se desbanda y arremete contra custodios,
vallados y cortejos, es porque no han sido debidamente impuestos de sus límites, o
bien no han tenido las suficientes instrucciones previas como para asegurarse de que tal
o cual funcionario no hará declaraciones en un acto protocolar, ni aún amenazado a
punta de micrófono.
Repetimos: la solución es mantener relaciones permanentes con la prensa,

especializando a algún miembro del equipo protocolar en tales relaciones. ¿ Qué debe
entenderse por “especializar”?. Puede hacerle estudiar redacción informativa, técnicas
de acreditación y de organización de salas, conferencias y visitas de prensa, entre

otras técnicas aplicadas a las relaciones periodístico – protocolares.
El encargado de prensa del área protocolar debe examinar diarios y

semanarios, así como reunirse permanentemente con los medios y con los periodistas a
título personal; todo ello, con el objeto de conocer la impresión que causa en tales
medios y profesionales el accionar técnico que lleva adelante el departamento de
Ceremonial. Con ello, podrán descubrirse errores, desprolijidades, desbordes y faltas
de coordinación entre las distintas áreas que interactúan en toda ceremonia protocolar.
También resultan necesarias las periódicas reuniones de trabajo con fotógrafos y

técnicos televisivos, con el objeto de conocer sus necesidades profesionales y
requisitos técnicos que requiere su labor.
De estas charlas deben salir precisiones acerca de cuáles son los mejores
ángulos de fotografía o filmación de una ceremonia, sobre todo aquéllas que se repiten
periódicamente en la Administración. De esta manera, ubicados en el lugar que les
resulta más cómodo para trabajar, difícilmente los fotógrafos y camarógrafos
entorpecerán una ceremonia.
Por el contrario, si el funcionario de Ceremonial reserva para los reporteros y

camarógrafos un lugar distante del foco presidencial del acto, o ubicado detrás del
público, o dispuesto frente a la luz directa del sol, no puede quejarse luego si aquellos
camarógrafos o fotógrafos no respetan el lugar asignado y se desplazan por todo el
ámbito de la ceremonia, hormigueando desordenadamente entre los funcionarios o el
público asistente.
La prensa acreditada en una ceremonia debe ser provista inevitablemente del

programa de la misma, de planos de ubicación y de orientación, en los que figuren los
sitios y vías de desplazamiento reservados a cronistas y fotógrafos por el
departamento de Ceremonial.
Si es necesario, el departamento de Protocolo debe distribuir entre la prensa

acreditada alguna suerte de folleto que contenga un repertorio elemental de normas
protocolares y de tratamientos con todo tipo de autoridades nacionales y extranjeras.
Este pequeño folleto ahorraría no pocos dolores de cabeza a los funcionarios de
Ceremonial, quienes por lo general se violentan cuando un periodista se dirige a un
funcionario de manera impropia, sin comprender o no queriendo asumir que es su
propio departamento de protocolo el que ha descuidado sus relaciones con la prensa.
El Protocolo es imagen, y el funcionario de Ceremonial debe entender que

no existe otro modo de proyectar esa imagen a la opinión pública que no sea a través
de los medios masivos de comunicación.
2) GACETILLA DE PRENSA. El segundo de los tema que contiene nuestro

hexálogo es el referido a las gacetillas de prensa.
El funcionario de Ceremonial debe tener muy en claro que la gacetilla es,

específicamente, un informe objetivo, claro y escueto en el que se participa del
objeto y programa de una ceremonia, ni más ni menos que eso.
Quienes redactan gacetillas de prensa de varias páginas, relatando de manera

pormenorizada todos los detalles del acto que organizan, no pueden quejarse luego
si la misma aparece en los periódicos ostensiblemente mutilada, o lo que es peor, si
lisa y llanamente no resulta publicada.
El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que una gacetilla de

prensa se publica sin cargo, y gracias a la buena voluntad o amistad de un
periodista, en aquellos espacios que quedan libres de publicidad o que el diario o
revista destinan a las misceláneas locales.
El funcionario de Ceremonial, pues, no puede pretender que la gacetilla de

cualquier acto menor sea respetada íntegramente, como si se tratase de una publicidad
paga o de algún fasto de alcance nacional.
Para que una gacetilla no fracase, entonces, debe radactársela respetándose

las siguientes características:
a) Como ya hemos dicho al introducir el tema, una gacetilla de prensa debe ser
escrita con precisión y exactitud, utilizándose un lenguaje llano y sencillo sin
giros literarios ni tecnicismo.
b) Debe ser visualmente atractiva, es decir, que su presentación debe ser prolija,
bien mecanografiada y plasmada sobre un papel de excelente calidad.
c) La gacetilla de prensa debe contener respuesta clara y directa a cinco

interrogantes básico: ¿quién?, ¿qué?, ¿por qué?, ¿dónde? y ¿cuándo?.
d) Como su texto es escueto, debe ser escrita en una sola carilla, a dos espacios y
dejando un margen lo bastante ancho como para que un jefe de redacción pueda
mecanografiar las instrucciones de publicación al impresor.
e) En cuanto al modo de hacer llegar las gacetillas a semanarios y periódicos,

diremos que nunca será por correo, siendo lo ideal apersonarse en las redacciones,
para entregarla en mano de una persona perfectamente individualizada y con la que
podamos efectuar las posteriores confirmaciones de publicación.
Por último, y acerca de la mejor manera de redactar y presentar las

gacetillas, diremos que sería conveniente que el encargado de prensa del equipo
protocolar tome clases de redacción informativa. En su defecto, un buen
entrenamiento para que una persona del staff protocolar aprenda a escribir para la
prensa, es leer las coberturas que hacen los periódicos y semanarios de los
distintos actos que se celebran en nuestro medio, con el objeto de analizar el modo
en que fueron escritas dichas noticias, y las características de aquellos actos que
suelen ser remarcadas por resultar de mayor interés para los lectores.
3) CONFERENCIA DE PRENSA. Si bien una conferencia de prensa no es un

asunto propio del Ceremonial, el concurso en ella del departamento de Protocolo
resulta siempre de un valor inestimable.
Ello quiere decir que el funcionario de Ceremonial no decide acerca de la

necesidad u oportunidad de una conferencia de prensa, ni delimita su temario, ni
establece los mecanismos de preguntas y respuestas.
La función del Ceremonial en estos casos, consiste en procurar que las

autoridades conferenciantes sean tratadas y atendidas de acuerdo a su jerarquía, y
que los cronistas y fotógrafos cuenten con todos aquellos elementos suplementarios
que les permitan desarrollar su labor con absoluta comodidad.
El departamento de Protocolo interviene, por ejemplo, en los siguientes

aspectos organizativos de una conferencia de prensa:
a) INVITACIONES. Supervisa la redacción y se encarga del envío y posterior

chequeo de las invitaciones que el departamento de prensa desee cursar a los medios
de comunicación.
b) SALON ADECUADO. El departamento de Protocolo debe procurar que la

conferencia de prensa se lleve a cabo en el salón más cómodo, amplio, claro y
acogedor de la repartición; ya que es de suponer que dicho departamento tiene
estudiada y debedamente fichada la capacidad y la posibilidad de cada uno de los
salones públicos del edificio. Recordemos que la elección del salón adecuado de
cualquier acto, recepción o ceremonia es responsabilidad y tarea exclusiva del
funcionario de Ceremonial.
c) ELEMENTOS SUPLEMENTARIOS. El departamento de Protocolo debe

procurar que el salón elegido cuente con el debido acondicionamiento acústico,
amplificadores, altavoces, micrófonos, asientos confortables para los cronistas,
podio para los conferencistas, interpretación, teléfonos, fax, etc.
d) LUNCH. También compete al departamento de Protocolo la organización y

servicio de lunch que aconsejamos siempre ofrecer luego de toda conferencia de prensa.
Recordemos que los periodistas son personajes muy ocupados, que salen de sus casas
a la madrugada, y que no suelen volver a ellas hasta bien entrada la noche, luego de
entregar el material del día en sus redacciones. Ello hace que a veces no coman nada
en toda la jornada.
Si servimos un lunch luego de una conferencia de prensa, demostraremos hacia

esos atareados y siempre apurados personajes, un respeto y comprensión que siempre
habrá de ser bien recordado y apreciado.
De este modo, cronistas y fotógrafos sabrán que siempre que nuestra

repartición ofrezca una conferencia de prensa, podrán sentarse tranquila y
confortablemente a reponer fuerzas.
e) ENTREGA DEL MATERIAL. El departamento de Protocolo también puede

participar en la entrega de material informativo complementario a los medios de
prensa.
Por material informativo complementario entendemos por ejemplo: folletos

explicativos, planos, croquis, resúmenes de los temas que habrán de tocarse,
curriculum del conferenciante, material fotográfico, desgrabación de la conferencia,
etc.
Para finalizar, diremos una palabras acerca del horario más conveniente para
ofrecer una conferencia de prensa.
El funcionario de Ceremonial debe concertar con el de prensa la realización de

la conferencia en un horario que no coincida con la hora de cierre que tengan la
mayoría de los medios invitados.
De esta manera la conferencia de prensa habrá de contar con la presencia de -si no

todos- al menos de la mayor parte de los cronistas y fotógrafos que han sido
convocados.
4) VISITAS DE PRENSA.
Otra de las formas de estrechar las relaciones de la repartición con los medios de
comunicación es a través de una visita de prensa.
Por ejemplo, una institución u organismo inaugura instalaciones, o alguna obra de

interés público, y desea participar de ello a la comunidad por medio de la prensa.
En este caso, quizáa más que en ningún otro, el concurso del departamento de
Protocolo resulta imprescindible.
En la organización, desarrollo y atención de una visita de prensa, el funcionario

de Ceremonial debe ser consultado ineludiblemente en los siguientes temas:
a) ELECCION DE LA FECHA. Ya hemos visto que este es un asunto que

atañe específicamente al Ceremonial. En este caso debe chequearse que el día o serie
de días elegidos para la visita no coincidan con un hecho periodístico que resulte de
mayor interés para la prensa que el organizado por nuestra repartición.
Asimismo, debe tenerse en cuenta el flujo y reflujo de las tareas en las

redacciones de revistas semanales o mensuales para no invitar a los periodistas en
aquellos días cercanos al cierre de una edición.
b) LUGAR DE REUNION. En este tipo de desplazamiento, sobre todo si

la visita tiene lugar en algún sitio lejano a las ciudades donde los medios tienen sus
sedes, es conveniente que los cronistas y fotógrafos sean convocados en un punto de

reunión común, en el que el servicio de Protocolo habrá de chequear sus
credenciales, entregarle el material que haya sido publicado para circulación y del
número de asiento que le corresponde a cada pasajero en el autocar que sea dispuesto
para un posible transporte conjunto.
c) INVITADOS. El servicio de Protocolo también participa en la confección

de las listas de invitados, de las invitaciones, y del posterior envío y chequeo de estas
últimas. El departamento de Protocolo debe procurar que en la invitación figuren
algunos detalles sobre la visita de prensa que se organiza, con el objeto de despertar el
interés del invitado y asegurarse gracias a ello, la asistencia de la mayor cantidad
posible de medios.
Resulta ideal que al recibir la confirmación de las asistencias, el departamento

de Protocolo remita al invitado un programa completo de la jornada o jornadas de la
visita de prensa, las reservas de asientos, las cartulinas de libre tránsito y de
identificación para el automóvil, y cualquier otro dato preciso que pueda resultar de
utilidad para los asistentes.
d) DISCURSOS, CONFERENCIAS Y CHARLAS. Como ya hemos

dicho, compete al funcionario de Ceremonial el asesorar a los conferenciantes acerca
del temario, duración, orientación, etc, de su conferencia o discurso.
Debe tenerse en cuenta que una visita de prensa se organiza para causar la
mejor de las impresiones a los asistentes. Por ello, el funcionario de Ceremonial
– encargado de la imagen formal de la repartición- debe orientar al conferencista para
que al preparar su conferencia o discurso trate de imaginar las preguntas que pueden
surgir en el auditorio, con el objeto de que se encuentre preparado para contestarlas sin
titubeos y con absoluta solvencia, ya que de lo contrario se malogra el objetivo
pensado por el departamento de prensa para la visita, y lo que es peor, la imagen
general de la organización de la visita y de la repartición misma.
e) TRANSPORTE. Cuando la visita de prensa debe llevarse a cabo fuera de la

ciudad en la que se encuentra la sede de la repartición, compete al departamento de
Protocolo la reserva de pasajes y la posterior asignación de lugares para cada uno de los
invitados, siempre y cuando no se haya contratado un microbús para efectuar el
traslado.
También compete al departamento de Protocolo el chequeo del

aprovisionamiento del refrigerio que debe servirse en viaje, sobre todo si este último es
de larga o media distancia; como así también el estudio de las vías más rápidas de
desplazamiento, con el objeto de que puedan cumplirse los horarios fijados para cada
una de las actividades de la visita.
Diremos que también sería conveniente contar en el transporte a utilizarse con

un guía que pueda señalar los lugares más notables del trayecto; sobre todo si se
atraviesan lugares de gran interés histórico, cultural o económico, ya que tales
precisiones pueden servir a los cronistas invitados para armar una o varias crónicas
complementarias, que sirvan para dar mayor realce o contorno a la cobertura
periodística de la visita que se organiza.
f) DISTINTIVOS Y CREDENCIALES. También compete al

departamento de Protocolo la confección y distribución tanto de las credenciales para
cronistas y fotógrafos, como de los distintivos para el personal de la repartición que
habrá de colaborar en la atención de los invitados.
Debe tenerse en cuenta, que siempre es conveniente que las credenciales de los
invitados sean diferentes a las de los asistentes operativos y auxiliares de la repartición.
Esto tiene por objeto que los invitados puedan distinguir facil y rápidamente a los
miembros de la organización, y dirigirse a ellos cuando necesiten alguna cosa o deseen
expresar alguna inquietud particular.
Asimismo, debe tenerse en cuenta que tanto las credenciales como los
distintivos tienen que ser de tamaño razonable, para que los nombres de invitados y
asistentes puedan leerse con absoluta comodidad.
g) ALOJAMIENTO. Cuando una visita se organiza lejos de la ciudad donde

la repartición tiene su sede y los invitados deben pasar una o varias noches en la
localidad de la reunión, la elección, reserva y supervisión del alojamiento
corresponde al departamento de Protocolo.
En estos casos, debe tenerse especialmente en cuenta no sólo la cantidad de

habitaciones que serán necesarias, sino además los servicios extraordinarios que
requiere el tipo especial de huésped que serán nuestros invitados. Por ejemplo, resulta
indispensable que el alojamiento cuente con teléfono en cada uno de los cuartos, y por
lo menos con un servicio de fax en conserjería, para que los cronistas y fotógrafos se
encuentren permanentemente comunicados con sus redacciones.
h) OBSEQUIOS. También compete al departamento de Protocolo la elección

y entrega de obsequios para los invitados. El obsequio puede consistir -por ejemplo-
en algún producto o elemento típico de la región en la que se celebra la visita. Resulta
siempre de buen gusto obsequiar algo para que los invitados puedan llevar a sus
esposas.
5) ACREDITACION.
En los actos protocolares deben actuar tan sólo aquellos cronistas y fotógrafos
que hayan sido previamente acreditados ante el departamento de Protocolo.
En efecto, no cualquier individuo que exhiba una credencial de prensa puede

acceder al ámbito de una ceremonia, o a un palco reservado a los medios.
Muchas veces sucede que el personal de seguridad, al serle exhibida una

credencial de prensa, y por temor a ocasionar fricciones con los medios de
comunicación, dejan pasar a sus portadores con el consiguiente perjuicio para la
organización general del acto.
Debido a ello, resulta que en un lugar en el que cabe, y en el que sólo puede
trabajar con comodidad, una cantidad limitada de periodistas, termina haciéndolo un
número incalculable e incontrolable de cronistas y fotógrafos que acaban por
diseminarse anómicamente por todo el ámbito de la ceremonia, entorpeciendo su
desarrollo e importunando a sus invitados y autoridades.
Debe hacerse entender al personal de seguridad y de Protocolo que no es lo

mismo la credencial de prensa que la credencial de acreditación.
La primera es la constancia de la pertenencia de un periodista a un medio de

comunicación determinado. La segunda, es decir de la de acreditación, es el
comprobante de que dicho periodista ha sido destacado por el medio de comunicación
en el que presta tareas para realizar la cobertura periodística específica del acto
protocolar que organiza la repartición.
La credencial de acreditación de prensa puede ser entregada a su beneficiario de

dos maneras:
a) La credencial puede hacerse llegar con anticipación, una vez que el medio de
comunicación ha hecho saber el nombre de la persona que ha decidido destacar en el
acto que se organiza. En este caso, la credencial puede enviarse acompañada de
material informativo sobre los motivos, características y programa de la ceremonia.
b) O bien, la credencial puede ser entregada minutos antes de comenzar el acto,

en una oficina especialmente destinada al efecto, y contra exhibición de la
correspondiente credencial de prensa del periodista que ha sido acreditado. Debe
tenerse en cuenta aquí que la nota de acreditación ya fue recibida por el departamento
de prensa o Protocolo con anticipación. En este caso en particular, los organizadores
deben cuidarse de que el apuro y los nervios previos a toda ceremonia no les lleve a
extender credenciales de acreditación contra la sola exhibición del carnet de periodista.
6) SALA DE PRENSA.
Otra de las maneras de encausar y mejorar las relaciones protocolares de la

repartición con los medios de comunicación, es a través del arreglo de una sala de
prensa dentro del edificio de aquélla.
Ello permite el contacto cotidiano del departamento de Protocolo con los

cronistas y fotógrafos acreditados en la repartición, pudiendo instruir a aquéllos sobre
las modalidades de trabajo del departamento de Protocolo, y manteniendo ese tipo de
reuniones permanentes de la que hablábamos al referirnos a las relaciones con la prensa.
Debe tenerse especialmente en cuenta que la sala de periodistas cuente con una
sala de conferencia de prensa perfectamente equipada, y en la que los funcionarios
puedan ser interrogados en forma ordenada.
Desde el punto de vista protocolar, una sala de conferencias de prensa debe ser
dispuesta de la siguiente forma:
a) El foco de atención, es decir, el sitio en el que habrá de tomar asiento el

funcionario entrevistado, debe disponerse sobreelevado. La sobreelevación se
aconseja para que dicho foco pueda ser visualizado con comodidad por todos los
periodistas presentes, sin importar el sitio del salón en el que se encuentren.
b) Debemos recordar aquí que el foco de atención debe situarse siempre

contrapuesto a las entradas de luz natural del salón. Ello debe ser así, para que los
fotógrafos puedan realizar su trabajo con el sol de espaldas y el foco de atención
quede naturalmente iluminado sin efectos de contraluz.
Si tenemos en cuenta esta sencilla prescripción al organizar una sala de

conferencia de prensa, los fotógrafos habrán de mantener el sitio asignado por el
Protocolo, sin dispersarse por todo el salón, so pretexto de la molestia del sol sobre
las lentes de sus cámaras.
c) El estrado del entrevistado debe situarse a una cierta distancia de la primera

hilera de asientos del auditorio, con el objeto de que ningún periodista ni fotógrafo se
acerque demasiado al funcionario. Debemos destacar que la reserva de dicha distancia
nada tiene que ver con una supuesta frialdad, lejanía, altanería o menosprecio del
funcionario respecto de los hombres de prensa.
Por el contrario, la distancia entre el funcionario y los periodistas no sólo

confiere mayor realce a la conferencia de prensa, sino que además, permite un
desarrollo más organizado de la misma y un cuidado mayor de la imagen del
funcionario.
No puede ser que hasta las más altas autoridades nacionales sean golpeadas por
micrófonos, grabadores o teléfonos celulares, ni asfixiadas, ni interrumpidas
permanentemente por los hombres de prensa. No sólo va en ello una cuestión de
estética o de organización protocolar sino que en estos casos debe tenerse especialmente
en cuenta el factor seguridad.
La confusión que trae aparejada la excesiva cercanía entre el funcionario y el

público -sean o no periodistas- facilita la agresión directa de detractores y
magnicidas. Muchos son los ejemplos que nos da la Historia de grandes dignatarios
que fueron asesinados por haberse conducido descuidadamente ante los tumultos.
Desde Bruto al asesino de Indra Gandhi, pasando por Ravaillac y Gavrilo
Prinzip, se observa el mismo fenómeno: la excesiva y confusa cercanía entre el
agredido y el agresor.
d) En toda sala de conferencia deben preverse dos tipos de podio: uno

individual y uno colectivo.
El podio individual debe utilizarse siempre. El funcionario debe hablar a la

prensa desde atrás de un podio. El podio tiene por objeto que el funcionario pueda
contar con un apoyo tanto para sus manos y brazos, como para el ayudamemoria y
demás papeles de los que pueda hacer uso en una conferencia de prensa.
También debe contarse con un podio colectivo, es decir una especie de estrado,
para aquellos casos en que el funcionario debe enfrentarse al interrogatorio de la prensa
asistido por sus colaboradores.
Los estrados de los funcionarios públicos deben llevar al frente de los mismos el
escudo nacional, provincial o municipal, o bien el logo o escudo de la institución o
repartición anfitriona o el de aquélla a la cual pertenecen.
Nunca, absolutamente nunca, un funcionario público debe ofrecer una

conferencia o pronunciar un discurso desde un podio que lleva a su frente el logotipo
de una empresa o del hotel en el que se lleva a cabo la ceremonia.
Cuando un funcionario se dirige a un auditorio desde un podio que ostenta un

logotipo empresario u hotelero, no hace más que comprometer su imagen con la del
hotel o empresa, y a su vez, facilita la publicidad institucional de los mismos a través
de todos los medios de prensa oficiales y privados que se ven obligados a efectuar la
cobertura gráfica del acontecimiento.
El departamento de Protocolo debe transportar el podio oficial del funcionario,

allí donde este último deba conferenciar o pronunciar su discurso.
e) Una sala de conferencias de prensa debe contar con elementos de proyección

y reproducción para la ilustración de las conferencias con videotapes o películas.
f) Asimismo, debe contarse con un podio para el locutor de la conferencia y

otro para el jefe del departamento de prensa que la conduce.
g) El entrevistado debe hallarse preferentemente solo, en el centro y los

restantes podios en uno de los costados del salón. El entrevistado no debe compartir
el foco de atención con un funcionario de rango menor. Sólo se admite la posibilidad
de disponer podios contiguos en aquellos casos en que presiden la conferencia de
prensa dos funcionarios de rango similar. Por ejemplo, el Presidente de la Nación
ofrece una conferencia de prensa junto a un jefe de estado visitante.
h) Por último, diremos que una sala de conferencia de prensa debe contar con
los elementos de grabación necesarios para poder luego desgrabar y publicar la versión
completa del interrogatorio y sus respuestas.
XVII. PERSONAL AUXILIAR.
Cuando hablamos del primero de los pasos que debían cumplirse al comenzar la
organización de cualquier tipo de acto, decíamos que aquél consistía en delimitar los
distintos ámbitos en los que habrán de desarrollarse los diferentes pasos de una
manifestación protocolar. Y decíamos entonces que, básicamente, todo acto,
recepción o ceremonia se desarrolla en tres ámbitos o fases claramente diferenciados.
Tales ámbitos o fases eran los siguientes:
Una primera fase, que llamábamos de exterior o de entrada, en la que se

desarrollan todas las acciones propias de la recepción de exterior.
Una segunda fase, que llamábamos de interior permanencia, en la que tienen

lugar las acciones propias de la recepción, la atención y la despedida de interior.
Y por último, una tercera fase, que llamábamos segunda exterior o de salida,
en la que se desarrollan todas las acciones propias de la despedida de exterior.
Luego decíamos que el segundo de los pasos organizativos de toda

manifestación protocolar consistía en asignar funciones al personal que debe actuar en
cada una de las fases anteriormente delimitadas. Y decíamos también -por último-
que los tres tipos de funciones que debían asignarse en la organización y desarrollo de
toda manifestación protocolar eran las siguientes: de dirección ( o conducción ),
operativas y auxiliares.
Ahora bien, teniendo en cuenta la discriminación de fases y funciones que

hemos hecho, vamos a analizar en este punto en particular, los requerimientos
específicos de personal que son necesarios en cada una de las fases del desarrollo de
cualquier tipo de manifestación protocolar; como así también, las múltiples y
necesarias relaciones de colaboración y subordinación del personal auxiliar respecto
de los asistentes operativos del funcionario de Ceremonial.
En primer lugar, habremos de recordar al lector que consideramos como

personal auxiliar a todas aquellas personas que colaboran en el servicio,
acompañamiento, aseo, alimentación, sanidad y acomodación de todos los asistentes
a un acto, recepción o ceremonia.
En segundo lugar, habremos de aclarar que el tipo y cantidades de auxiliares

necesarios en cada fase responde a los cánone que nosotros llamamos “de máxima”.
Es decir, que según el tipo de acto que se organiza y los recursos económicos de los
organizadores, podrán reducirse o eliminarse aquellas categorías que resulten
superfluas o demasiado costosas.
1- PRIMERA FASE EXTERIOR O RECEPCION.
Para nosotros, la Primera Fase Exterior (P. F. E. ) de un acto protocolar bien

organizado, debe asemejarse al dispositivo de recepción de un hotel de gran
categoría.
En efecto, cuando el funcionario de Ceremonial deba organizar un dispositivo de

recepción eficiente, debe pararse frente a la puerta de un gran hotel internacional y
observar de qué manera se dispone la recepción y atención de explanada de un
pasajero.
Recomendamos basarse en un dispositivo de recepción de este tipo, porque es

precisamente en los grandes hoteles donde más y mejor se tiende a atender y a
agasajar al visitante, con el objeto de causarle una buena impresión y de que aquél
regrese al mismo hotel en su próximo viaje.
El lector habrá observado que, al momento de ingresar en la explanada el

automóvil que trae un nuevo húesped, el auxiliar que se encuentra en la puerta de
entrada ( portero ) abandona lentamente el umbral y se encamina hacia el cordón de
la vereda de la explanada.
Una vez que el automóvil se detiene frente a él, y sin esperar que descienda el
chofer, el portero abre la puerta trasera derecha del vehículo dando la bienvenida al
pasajero.
Mientras el portero hace esto, el chofer ( que ha sido relevado de la obligación de

correr a abrir la puerta ) se dirige al baúl del automóvil, lo abre, y saca de él el
equipaje para colocarlo en la vereda de la explanada. Finalizado el descenso del pasaje
y del equipaje, el portero toma este último y lo lleva hacia el lado de adentro de la
puerta de entrada, donde se lo pasa a un auxiliar de interior del hotel, al que
comúnmente se lo denomina “botones”.
Las ventajas de este dispositivo se advierten con mayor claridad aún, cuando en la
explanada del hotel se reciben varios huéspedes en forma simultánea, por ejemplo,
cuando arriba la caravana de una delegación.
Como puede observarse, en este tipo de dispositivo de recepción de exterior, se

verifican dos características esenciales de toda recepción protocolar bien organizada: la
celeridad y la coordinación. Y lo que es mejor aún, la celeridad por la coordinación.
Tal como vemos, el pasajero llega a la puerta del hotel y , en cuestión de

segundos, se encuentra frente al conserje efectivizando su registración.
Cuánto más necesaria resulta, pues, la implementación de este tipo de dispositivo

en el ámbito protocolar oficial e institucional, donde se hallan en juego valores tanto
más trascendentes que los beneficios puramente dinerarios que justifican la cortesía
hotelera.
Teniendo como base el llamado “dispositivo de hotel” , el dispositivo de recepción

tipo de un acto protocolar debe ser organizado de la siguiente manera:
a) SEGURIDAD Y RECONOCIMIENTO DE EXPLANADA:
En el ingreso de la explanada de descenso deben ser cubiertas dos tipos de

funciones: seguridad y reconocimiento.
La tarea específica de dichas funciones consiste en chequear el ingreso de los

automóviles a la explanada, cuidando que ingresen a la misma sólo aquéllos que se
encuentren especialmente autorizados a ello. Para que el personal de seguridad y
reconocimiento de explanada pueda cumplir con su cometido con toda eficiencia, el
funcionario de Ceremonial debe cumplir con el requisito organizativo protocolar de
enviar a cada uno de los invitados que tengan acceso a la explanada, un tarjetón de
dimensión y color especial que deberá ir dispuesto en un lugar visible del parabrisas
delantero del vehículo. De este modo, el reconocimiento del automóvil se realiza con
absoluta claridad y rapidez.
El personal de seguridad y reconocimiento de esplanada debe contar no sólo con

un listado de los automóviles autorizados, sino que además deben tener en su poder
un listado con los estacionamientos asignados a todos los invitados, ya que también
deben servir para orientar a los funcionarios que no traigan en su vehículo el tarjetón
indicativo.
b) PERSONAL AUXILIAR DE ORIENTACION DE EXPLANADA.
Cuando entre las puertas de ingreso a la explanada y la de ingreso al edificio en

el que tiene lugar el acto protocolar media demasiada distancia, y los automóviles
de los invitados tienen que recorrer un largo camino sin que pueda visualizarse
claramente la fachada de dicho edificio o cuando en el predio existen varios pabellones
similares, debe destacarse Personal Auxiliar de Orientación ( P. A. O. ), cuya
función consiste en indicar a los choferes la vía correcta hacia el ingreso a la repartición
o institución.
Debe tomarse la precaución de disponerse también el Personal Auxiliar de

Orientación en los cruces y bifurcaciones del camino y en la vía que corre de la puerta
de la repartición o institución hasta el estacionamiento, para evitar cualquier
confusión en los choferes.
c) PERSONAL DE ORIENTACION Y SEGURIDAD DE

ESTACIONAMIENTO
En el estacionamiento V. I. P. del predio de la repartición debe destacarse

también Personal Auxiliar de Orientación ( P. A. O. ) .
La función del Personal de Orientación de Estacionamiento en particular, consiste

en indicar a los choferes el lugar en que deben ubicar sus automóviles. Debe tenerse
en cuenta que dichos lugares deben ser protocolarmente asignados de acuerdo a la
jerarquía del pasajero del vehículo, observando que los sitios de mayor jerarquía sean
los máa cercanos a la salida del estacionamiento.
La función del Personal de Seguridad de Estacionamiento, consiste en preservar

los automóviles estacionados de posibles daños, atentados o robos.
d) PERSONAL DE PUERTA.
En la puerta del edificio en el que se lleva a cabo el acto protocolar, deben

cubrirse cuatro funciones: apertura de puertas, recepción y chequeo, seguridad y
acompañamiento de interior.
La función de abrir las puertas de los vehículos para evitarle al chofer la tarea
de hacerlo, y lograr así una mayor agilidad en los descensos, debe confiarse al personal
auxiliar habitual de portería.
Una vez que el invitado desciende del automóvil, debe ser recibido en la puerta
del edificio por personal de recepción y chequeo protocolar. La función de dicho
personal consiste en dar la bienvenida al invitado en nombre del departamento de
Protocolo y recibir o chequear la tarjeta de intación -si no lo hace otro personal
distinto adentro del edificio-, para evitar que alguien que haya podido sortear el control
de explanada pueda penetrar al edificio sin haber sido invitado.
El Personal de Recepción y Chequeo Protocolar ( P. R. C. P. ) debe hallarse

asistido por personal auxiliar de seguridad, ya que este último es el encargado de
despachar a quien no fuere invitado, mientras el agente de recepción se dedica a dar la
bienvenida a quien desciende del próximo automóvil.
Por último, debe destacarse en la puerta del edificio a Personal Auxiliar de

Acompañamiento de Interior ( P. A. D. A. I. ) . Su función consiste en acompañar a
los invitados hasta el salón de actos, sobre todo en aquellos casos en que entre dicho
salón y la puerta de entrada media una cierta distancia o varios pisos por ascensor o
escalera.
Debemos aclarar aquí que la función de acompañamiento de interior debe ser

desarrollada por varios auxiliares. En efecto, esta función -cuando sea necesaria- no
debe ser llevada a cabo por un solo auxiliar sino por varios, para lograr de este modo
que vayan y vengan en forma contínua, evitandose así colas o aglomeraciones de
invitados que esperan en la puerta ser acompañados.
2. FASE INTERIOR O DE ATENCION.
Las funciones operativas u auxiliares de atención que deben ser cubiertas en la

Fase de Interior o Atención de todo acto protocolar son las siguientes:
 Acompañamiento de Interior.
 Orientación de Interior.
 Acomodadores de Estrado.
 Auxiliares de Micrófonos.
 Auxiliares de Guardarropas.
 Traductores.
 Intérpretes.
 Taquígrafos.
 Dactilógrafos.
 Ordenanzas y Mucamas.
 Mozos.
 Calígrafos.
 Locutores.
a) PERSONAL DE ACOMPAÑAMIENTO DE INTERIOR.
Ya nos hemos referido a él cuando tratamos acerca de las funciones conjuntas

del Personal de Puerta.
b) PERSONAL DE ORIENTACION DE INTERIOR.
La función del Personal de Orientación de Interior (P. O. D. I. ) consiste en

recibir las invitaciones de los invitados y canjearlas -cuando corresponda- por las
tarjetas de ubicación en mesas o auditorios. Esta función tiene mayor importancia
aún, cuando no se cuenta con Personal de Acompañamiento de Interior, ya que el
Personal de Orientación debe indicar las vías de acceso al salón de actos y evacuar
cualquier consulta sobre horarios, programas, instalaciones, etc.
c) ACOMODADORES DE AUDITORIO.
La función de este tipo de personal consiste en orientar o ubicar dentro del

salón de actos a los invitados acerca del lugar o asiento que deben ocupar en el
auditorio. Para cumplir con esta tarea, los acomodadores de auditorio deben contar
en su poder y en forma permanente con un plano del salón y las ubicaciones de
todos los invitados en el auditorio o, si se trata de una recepción formal, de los
números de mesa y asiento que les corresponden.
d) ACOMODADORES DE ESTRADO.
La función de este personal consiste en acompañar y ubicar en el estrado a las

autoridades presidenciales del acto. Asimismo, deben quedarse siempre cerca del
estrado para evacuar cualquier consulta o necesidad de dichas personalidades, las
cuales deben ser satisfechas de inmediato y en cualquier momento.
e) AUXILIARES DE MICROFONOS
En los actos que conlleven repreguntas del auditorio -por ejemplo conferencias
de prensa, simposios, etc.- deben ser destacados auxiliares de auditorio especialmente
encargados de alcanzar el micrófono a los asistentes que deseen formular preguntas a
los conferenciantes u oradores.
Lo ideal es que sean dispuestos uno o dos auxiliares por cada una de las alas del
auditorio, para evitar las consecuentes molestias que suele ocasionar el desplazamiento
de los cables sobre las cabezas del público.
f) AUXILIARES DE GUARDARROPAS.
En todo acto protocolar debe disponerse necesariamente un guardarropas, y en

este último, una cantidad suficiente de auxiliares, con el objeto de que la recepción y
entrega de las prendas se realice con la mayor agilidad posible.
El funcionario de Ceremonial debe prever la disposición de un guardarropas

especial para las autoridades presidenciales del acto. Esto se aconseja así, porque
dichas personalidades deben poder entregar y retirar su abrigo sin espera alguna, a la
vez que deben tener la seguridad de que sus abrigos sean especialmente cuidados.
De todos modos, tanto en el guardarropas común como en el V. I. P. debe

destacarse personal de seguridad; sobre todo en época invernal cuando en dichos
guardarropas se deposita una fortuna en tapados de piel.
g) TRADUCTORES.
En todo acto, recepción o ceremonia con una presencia importante de

invitados extranjeros, es necesario traducir previamente todos los programas,
conferencias y discursos al idioma de dichos invitados, o al menos a un idioma que
hable la mayoría de ellos. Esto debe hacerse de tal modo ya que no puede someterse a
ningún invitado a presenciar una o dos horas de acciones y discursos que no
comprende, o a una sucesión de actos que no conoce de antemano.
h) INTERPRETES.
Cuando no se ha podido traducir previamente los programas, conferencias o

discursos, debe recurrirse a la utilización de los servicios de Personal Auxiliar de
Interpretación ( P. A. D. I. ) .
Cuando debe interpretarse una conferencia o discurso de una de las autoridades

presidenciales del acto que no habla el idioma del auditorio, puede utilizarse
cualquiera de los sistemas de interpretación siguiente:
h.1.) Interpretación simultánea. Es la que se realiza a través de unos aparatos

de recepción cuyos audífonos se colocan los asistentes en forma permanente, y a
través de los intérpretes transmiten lo que el orador va diciendo en forma simultánea.
Este sistema tiene la ventaja de que no prolonga el acto con las sucesivas
interrupciones de otros sistemas de interpretación, pero tiene el inconveniente de que
suele resultar muy costoso, debido a las instalaciones especiales que requiere.
h.2.) Interpretación diferida. Este sistema consiste en destacar un intérprete

que va traduciendo lo que dice el orador de manera diferida; es decir, cada vez que el
orador pronuncia algunos párrafos de su discurso o conferencia, hace silencio y espera
que el intérprete traduzca dichos párrafos al auditorio.
Este sistema tiene la ventaja que es más económico, pero tiene el inconveniente
de que hace durar el discurso o conferencia el doble del tiempo previsto. En efecto,
este tipo de interpretción hace, por ejemplo, que si un discurso o conferencia dura
una hora, debido a las interrupciones sucesivas del intérprete que traduce el mismo
texto al idioma del auditorio, dicho discurso o conferencia termina durando ya no
una, sino dos horas, con el consecuente retraso en los horarios inicialmente previstos.
h.3.) Interpretación “a párrafos” . Este sistema consiste en traducir

previamente el discurso o conferencia a pronunciarse, y reunirse luego con el orador
extranjero con el objeto de dividir el texto en párrafos, separando estos últimos con
marca en los puntos aparte. Luego, ya en el acto protocolar, el orador leerá su texto
descansando en los puntos aparte, mientras que un auxiliar que tiene la copia de dichos
texto también marcada, leerá el párrafo previamente traducido que corresponda,
luego de cada punto aparte en el que descansa el orador.
Para que quede más claro aún, daremos a continuación un ejemplo práctico de
este sistema:
ORADOR: lee su texto original. AUXILIAR DE INTERPRETACION:

En cada punto aparte lee la traducción al
auditorio
“The legend tells us that a

Chirstian stonecutter, a certain
Marino had escaped in the 4 th.
Century A.D. from the Dalmation
Island Arbe to flee the persecutions
By the Emperor Diocletian, and had
Chosen Mt. Titano as hiding place.”
“ La leyenda nos cuenta que en el
siglo IV d.c. un tallador de piedras
cristiano de nombre Marino,
venido de la isla dalmática de
Arbe, se estableció sobre el Monte
Titano, para escapar de las
persecuciones del Emperador
Diocleciano.”
“Shortly after, attracted by

the fame of the Holy Man,
other monks came to Mount
Titano creating there a first
Christian Community.”
“Poco tiempo después, atraídos

por la fama del Santo, otros
monjes se reunieron con él en el
Monte Titano, creando allí la
primera comunidad cristiana.”
-----etc...------------------------------/
/-----etc...------------------------------/
Este sistema tiene ventajas: es el más económico de todos, ya que

consiguiendo una traducción del discurso o conferencia y dividiendo previamente su
texto en párrafos, cualquier auxiliar puede traducir al público cualquier idioma.
Sin embargo, tiene un inconveniente ineludible: este sistema no sirve cuando

en el acto que se organiza puede darse lugar a repreguntas del auditorio. Recordemos
que este sistema no requiere que el auxiliar de interpretación conozca el idioma del
disertante, ya que la traducción fue realizada de antemano.
i) TAQUIGRAFOS Y DACTILOGRAFOS.
Cuando por el tenor de lo que pueda decirse en un acto protocolar pueda

necesitarse dejar constancia de cada una de las intervenciones de los disertantes, el
funcionario de Ceremonial debe prever la disposición en el salón de uno o varios
taquígrafos que dejen constancia de todos los discursos o intervenciones que se están
produciendo en el salón. Sobre todo, los taquígrafos son necesarios en aquellos actos
en los que no se cuenta con un equipo de grabación en sala.
Debemos tener en cuenta, sobre todo en ámbitos protocolares oficiales, que

algún funcionario que se siente injuriado o calumniado por las palabras de otro puede
llegar a solicitarnos una trascripción de todo lo dicho para querellarlo ante la Justicia.
Del mismo modo, todas las desgrabaciones y los apuntes que se toman en una
reunión protocolarmente organizada, deben pasarse luego en limpio, por lo que se
hace necesario que el funcionario de Ceremonial cuente con una serie de dactilógrafos
a su disposición, una vez finalizado cada acto.
j) ORDENANZAS Y MUCAMAS.
Todo acto protocolar necesita indefectiblemente de Ordenanzas y Mucamas,

ya que existen una serie de actividades que deben ser desarrolladas por ellos, tales
como la atención de la limpieza del salón, provisión de ceniceros, colocación de la
ornamentación y de los Símbolos Nacionales, arreglo general de la sillería, provisión
del agua del estrado, y un largo etc.
Por lo general, se minimiza la importancia de este tipo específico de personal

auxiliar, y se derivan sus tareas al personal operativo del departamento de Ceremonial.
Esto es incorrecto, ya que un acto protocolar requiere del concurso de la mayor
cantidad de personal disponible, y los asistentes operativos no deben subsumir tareas
que bien puede llevar a cabo el personal de maestranza bien capacitado.
Por experiencia propia, nos consta que un auxiliar de maestranza bien

capacitado, lega a ser uno de los más eficientes colaboradores del funcionario de
Ceremonial. Si por el contrario, el personal de maestranza no es capacitado y sólo
recibe encargos menores, que no pasan de preparar mal y pronto el café de la
repartición, esto no hace más que hablar del abandono en que el funcionario de
Ceremonial tiene a este tipo de personal y de su falta de vocación por la capacitación y
la coordinación general de su área.
k) MOZOS.
Sobre este tipo específico de personal auxiliar hablaremos más adelante, cuando
tratemos acerca del servicio de las recepciones y comidas protocolares.
L) CALIGRAFOS.
Cuando en el acto protocolar que se organiza deban entregarse invitaciones,

diplomas o certificados, el funcionario de Ceremonial debe prever el servicio de
calígrafos, o al menos, de auxiliares de su área con buena caligrafía. Ello debe ser así,
ya que las invitaciones, diplomas y certificados en el ámbito protocolar no deben ser
llenados a máquina sino a mano.
Cuántas veces hemos recibido invitaciones escritas a mano y en las que no

entendíamos ni nuestro nombre, ni el acto al que nos invitaban, ni el lugar al que
debíamos concurrir, ni el día o la hora en que debíamos hacerlo. Lo mismo suele
suceder con los diplomas, en los que muchas veces el nombre del graduado o del
participante, o el del encuentro al que éstos han concurrido resultan ilegibles.
M) LOCUTORES.
Por último, diremos que todo acto protocolar bien organizado debe contar con la
presencia de un locutor o, al menos, con la de un agente de la repartición o institución
que tenga dotes para hacerlo.
La presencia de un locutor profesional tiene la ventaja de que el mismo ha

estudiado, en primer lugar, todas las técnicas para serlo. Es decir, conoce
pronunciación, modulación, impostación, etc. Además, ha aprendido fonética y
trasliteración de idiomas extranjeros aún sin conocerlos, es decir, que un locutor
profesional que ha estudiado como se pronuncian los fonemas de varios idiomas, al
presentar a “Shakespeare” nunca dirá “Chaquespeare”, sino “Shécspiia”.
Asimismo, un locutor profesional sabe como sortear imprevistos, presentar

correctamente autoridades, anunciar la presencia de funcionarios que han llegado
tarde sin que tal retraso sea evidente, eliminar a los ausentes de los listados de
autoridades, etc.
3. SEGUNDA ETAPA EXTERIOR O DE DESPEDIDA.
En esta etapa se requieren los mismos servicios de personal auxiliar que hemos
estudiado en la Primera Etapa Exterior o de Recepción, ya que las acciones no son
más que las mismas que tienen lugar en esta última, pero en sentido inverso.
XVIII. DESGRABACION DE DISCURSOS Y CONFERENCIAS.
El funcionario de Ceremonial debe procurar la grabación de todos los

discursos y conferencias que se ofrezcan en cualquier acto, recepción o ceremonia
que organice.
Las manifestaciones protocolares suelen contar con la presencia de numerosas

personalidades de los más diversos ámbitos, religiones e ideologías políticas. Por
ello, no resulta extraño que alguna de aquellas personalidades se sienta agraviada por
los términos de la conferencia o discurso que pronuncia alguno de los disertantes; y un
día o dos después de la ceremonia se comunique con el departamento de Protocolo para
pedir una copia de la grabación del discurso o conferencia que le resulta agraviante.
De allí que si nuestra recomendación resulta de utilidad para cualquier tipo de

acto, adquiere una relevancia vital en todas aquellas manifestaciones protocolares que
se desarrollan en el ámbito de una administración pública, debido a la trascendencia
jurídica y política que revisten los agravios.
Previendo tales pedidos, y no pudiendo saberse de antemano cuándo una

disertación habrá de resultar agraviante para algún invitado en particular, el funcionario
de Ceremonial debe tomarse la costumbre de hacer grabar, y luego desgrabar, todas
las conferencias y discursos que sean pronunciados en cualquier acto que organice.
Tales desgrabaciones deben ser prolijamente transcriptas en papel y luego

multicopiadas, con el objeto de tenerlas listas para ser entregadas a quien las solicite.
XIX. MUSICALIZACION.
Hay dos maneras de musicalizar un acto protocolar: ambiental o

complementariamente.
a) MUSICA AMBIENTAL . Este tipo de musicalización es el generalmente

empleado en recepciones y banquetes. Su función es precisamente, la de crear un
“ambiente” acogedor, y de cubrir ligeramente los pequeños golpeteos de los
cubiertos y la vajilla sobre la mesa.
La música ambiental no debe entorpecer la conversación de los comensales,

por lo que su volumen debe ser muy suave y los temas a escucharse deben ser
absolutamente pacíficos e instrumentales.
Deben ser pacíficos por cuanto no debe perturbarse con innecesarias

estridencias el sosiego y la serenidad que deben reinar en toda manifestación
protocolar. Y deben ser instrumentales, por cuanto la interrelación de los
comensales no puede ser afectada por la necesidad de prestar atención a la letra de
canción alguna.
La música ambiental puede ser de dos tipos: grabada o presencial. Como su

nombre lo indica, llamamos música ambiental grabada a aquella que proviene de una
consola musical operada por un discjockey desde una cabina de transmisión. Por otra
parte, llamamos música ambiental presencial, a aquella que proviene de un pianista,
cuarteto, sexteto u orquesta de cámara dispuestos en uno de los ángulos del salón y
que tocan en forma permanente durante todo el tiempo de la recepción.
El tipo de música ambiental que aconsejamos para las recepciones protocolares

es la grabada.
Nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que la presencia de músicos

en el mismo ámbito en el que se realiza el banquete perturba el normal desarrollo del
mismo, ya que los comensales por no faltar el respeto a aquéllos descuidan la
conversación para dirigir la vista hacia la tarima en donde se encuentran los
ejecutantes.
Absoluta y especialmente desaconsejado queda el disponer un pianista tocando

tristes melodías en alguno de los rincones del salón comedor. Este sistema, muy
utilizado en hoteles y restaurantes, no sólo no inspira la conversación, sino que
además confiere a la recepción un aspecto de pobreza y melancolía que atenta contra
la brillantez y el alborozo que deben reinar en toda manifestación protocolar bien
organizada.
b) MUSICA COMPLEMENTARIA. Llamamos música complementaria

aquel tipo de musicalización que se instrumenta disponiendo un concierto o espectáculo
artístico como complementarios del programa de un acto, recepción o ceremonia
protocolar.
En primer lugar diemos que, por las mismas razones que tornan desaconsejable
la música ambiental presencial, la música complementaria no debe ser simultánea.
Por el contrario, siempre decimos que en las recepciones y banquetes la música

debe ser como un aperitivo o un digestivo, es decir que debe ofrecerse antes o después,
pero jamás durante.
Todos sabemos que no importa la calidad, ni el interés, ni la melomanía de

los comensales. Ante la diyuntiva de disfrutar de la comida o disfrutar del espectáculo,
aquéllos eligen inevitablemente el primero de los placeres, y los músicos y bailarines
terminan ejecutando o bailando para sí mismos, ya que el auditorio se encuentra
enfrascado y reconcentrado sobre sus platos.
Tampoco debe ofrecerse un concierto o espectáculo en el período entre-platos,

ya que torna muy prolongado el espacio que media entre comida y comida, y ello
atenta en particular contra la temperatura o punto justo de los manjares, y en general
contra la imagen total de la organización, que parecerá demasiado lenta a los
comensales.
El concierto o espectáculo complementarios deben ofrecerse antes o después

de la recepción o banquete. Ahora bien, ¿dónde debe ofrecerse?.
El tablado, escenario o tarima puede disponerse de dos formas: dentro o

fuera del salón comedor.
b.1) DENTRO DEL SALON COMEDOR. Nada obsta a que el tablado,

tarima o escenario se disponga dentro del salón comedor, ya que de todos modos no
habrá ni concierto ni espectáculo alguno durante la comida. Cuando hablamos de
espectáculo, incluímos también las entregas de premios, plaquetas, medallas, etc.,
que generalmente suelen llevarse a cabo durante una comida. Cuando ello ocurre, los
comensales no saben si deben aplaudir al premiado, mirar hacia el escenario, hablar
con su vecino de mesa o dar cuenta del manjar que tienen frente a sí para que no se
enfríe.
Si el espectáculo ha de ofrecerse dentro del salón comedor, debe tenerse en

cuenta que la disposición de las mesas debe ser radial e intercaladas; es decir, que
deben situarse alrededor del escenario, en hileras intercaladas para que los
comensales de una mesa anterior no entorpezcan la visión de los de una mesa
posterior.
b.2.) FUERA DEL SALON COMEDOR. Cuando el espectáculo se ofrece

en un salón contiguo, los comensales pueden ser ubicados en sillas (tipo auditorio) o
en mesas.
Disponer a los comensales en pequeñas mesas redondas, facilita ofrecerles un

champagne ( si el espectáculo es pre-banquete), o un café y licores ( si el espectáculo
es post-banquete). Pero atención: en estos casos los mozos deben servir el champagne
o el café antes de comenzar el espectáculo o concierto, jamás durante, para no
desviar la atención ni entorpecer la visión de los comensales.
Por último hemos de decir que la calidad el espectáculo o concierto debe ser
acorde con la calidad de la ceremonia o del banquete, porque de lo contrario estos
últimos resultan malogrados por aquéllos. Ello quiere decir que si ofrece un
espectáculo de bodevil, bailantero o protagonizado por un grupo de cantantes o
bailarines que, ligeros de ropa, intentan una mala mímica sobre una cinta de
playback. Siempre es preferible un buen concierto de cámara, un tenor o soprano
solista, una orquesta, o bien un ensemble folclórico de gran renombre.
De todos modos, sea cual fuere el tipo de espectáculo elegido, lo cierto es

que no debe tener una duración mayor a los treinta minutos; ya que de lo contrario
hemos visto que termina por aburrir al auditorio, no siempre mayoritariamente afecto
a las más brillantes y delicadas expresiones artísticas.
XX. TRASLADOS.
Lo habitual es que cada una de las autoridades invitadas asista al acto que
organizamos en un automóvil de su propia repartición. Pero si alguna de ellas no
cuenta con movilidad propia, es obligación protocolar de la institución o repartición
anfitriona el enviar un vehículo para procurar su traslado.
Asimismo, es obligación protocolar de la instutución o repartición anfitriona

contar con uno o varios automóviles de reserva, afectados especialmente a la recepción
que se organiza. Tales automóviles deben preverse para la eventualidad de que el
vehículo de alguno de los invitados sufra algún percance mecánico o no asista con
puntualidad a retirar a su pasajero cuando finalice la ceremonia. El funcionario de
Ceremonial no puede permitir que un alto funcionario estatal invitado permanezca en
el hall de entrada de la repartición esperando que pasen a buscarlo, tal como si se
tratase de un escolar olvidado por sus padres a la salida del colegio.
Otro de los traslados que corren por cuenta de la institución o repartición

invitante es el del invitado desde y hacia el aeropuerto ( o terminal de transportes ) por
el que aquél llegue o se vaya de la ciudad en la que se desarrolle el acto protocolar que
se organiza.
Ello debe ser así, por cuanto no puede librarse al invitado a merced de ladrones
de equipaje o de transportistas o remiseros inescrupulosos; más aún cuando nuestro
huésped es extranjero o proviene de ciudades muy alejadas. Tengamos en cuenta que
si nuestro invitado sufre el hurto de su equipaje o la estafa de un remisero al llegar a
nuestra ciudad, queda mal predispuesto para concurrir al acto para el cual ha viajado; y
si por el contrario, tales percances suceden a su partida, éstos habrán de convertirse
en el recuerdo más importante de su viaje, a despecho de la brillantez o la perfección
organizativa de nuestro acto.
El funcionario de Ceremonial debe programar el traslado de su huésped de

manera tal, que al menos un directivo intermedio de la repartición o institución
concurra a la terminal o aeropuerto para acompañar al invitado. Si la jerarquía
protocolar del invitado no justifica el desplazamiento de uno de sus directivos, la
repartición o institución anfritiona debe -al menos- procurar que el invitado sea
acompañado por un asistente operativo del área protocolar.
Cuando la jerarquía política o el nivel económico del pasajero de honor lo

justifiquen, el funcionario de Ceremonial debe destacar un agente de seguridad en el
automóvil del traslado.
También por razones de seguridad debe instruirse a los choferes de la institución

anfitriona para que lleven siempre en todos los automóviles afectados al área protocolar
el correspondiente botiquín de primeros auxilios.
Por último, debe insistirse a los choferes en que traten por todos los medios de
lograr que el invitado de honor ocupe el lugar que efectivamente le corresponde, es
decir el asiento trasero junto a la ventanilla derecha. Insistimos en este punto, por
cuanto es común que los funcionarios y altas personalidades se obstienen en viajar en el
asiento delantero junto al chofer.
Cuando el pasajero de honor llega a la explanada de nuestra institución o

repartición en el lugar incorrecto, no hace más que malograr el dispositivo de descenso
preparado por el departamento de Ceremonial, con los consiguientes trastornos en el
avance de la caravana de vehículos que traen a los restantes invitados.
La personalidad invitada, el chofer y el funcionario de Ceremonial deben tener

en cuenta que el personal auxiliar de explanada no tiene obligación de conocer
fisonómicamente a todos los invitados; y que por ello mismo, si no respetan las reglas
internacionales de ubicación de pasajeros en un automóvil, el personal de explanada
puede incurrir en la desgraciada gaffe protocolar de abrir la puerta trasera del vehículo,
saludar y dar la bienvenida en nombre del departamento de Protocolo, a una secretaria
o asistente del invitado de honor, que venían sentados incorrectamente en el lugar de
honor.
Aquellos funcionarios y altas personalidades que acostumbran a viajar junto al

chofer suelen hacerlo generalmente motivados por un mal entendido espíritu
democrático, ya que piensan que es ofensivo, demasiado rancio y hasta fuera de moda
el viajar en el asiento trasero.
Pero a despecho de esa muy generalizada creencia, el funcionario que viaja

junto al chofer no es más democrático que aquél que lo hace donde le corresponde.
Por el contrario, el funcionario desubicado no sólo descoloca e incomoda al

chofer bien educado y conocedor de su profesión, sino que además no hace sino
demostrar un profundo desconocimiento de las reglas protocolares más elementales y un
desdén lamentable por el esfuerzo organizativo del departamento de Ceremonial.
También existen funcionarios y altas personalidades que dicen viajar junto al

chofer por razones de seguridad. Tampoco sirve esta excusa.
En efecto, los magnicidas actuales tienen dos características comunes

indiscutibles: Estudio de la víctima y efectividad.
¿Qué queremos decir con ello?.
Tras haber estudiado numerosos atentados desde el punto de vista protocolar,

hemos llegado a distinguir esas dos características en todos ellos.
En todos los atentados se ha comprobado que los magnicidas han hecho un

estudio previo de su víctima, tanto fotográfico como en sus hábitos y gustos. De alli
que, jamás han confundido al chofer con el funcionario que deseaban eliminar.
Y en segundo lugar, hoy en día los atentados son sumamente efectivos. Es

decir que los magnicidas, procurando asegurar el éxito de su acción, ultiman por igual
a todos los ocupantes del vehículo sin excepción, sin tener en cuenta el sitio en el que
se encuentran sentados.
XXI. SIMBOLOS LAICOS Y RELIGIOSOS NACIONALES Y

EXTRANJEROS.
Dentro de este rubro de la Lista de Chequeo y Seguimiento de Acto el

funcionario de Ceremonial debe consignar -entre otros- los siguientes símbolos:
Banderas, Escudos, Himnos, Bendición, Crucifijos y Biblias.
a) BANDERAS Y ESCUDOS. Deben colocarse siempre que se realice un

acto protocolar en ámbitos oficiales nacionales, provinciales y municipales, y en toda
ceremonia multinacional de carácter oficial.
Si la empresa, repartición o institución anfitriona no cuenta con ellos, el

funcionario de Ceremonial debe ponerse en contacto con las reparticiones,
instituciones o embajadas involucradas para que proporcionen sus escudos o banderas.
Respecto de este tema el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta lo siguiente:
cuando organiza una manifestación protocolar que demanda la disposición de más de
una bandera o escudo nacionales, u uno de estos símbolos no llega a tiempo o no puede
ser proporcionado por la embajada que los había prometido debido a que no les fueron
devueltos luego de un acto anterior, es obligación protocolar del organizador el
retirar todos los símbolos del salón dejando únicamente los del anfitrión, es decir los
de nuestro país.
Si por el contario, el funcionario de Ceremonial pasa por alto la ausencia del

símbolo no enviado y deja los escudos o banderas de aquellas instituciones o
embajadas que han cumplido en tiempo y forma su solicitud, no habrá más que dejar
innecesariamente en evidencia al incumplidor, y dicha actitud, por ser en un todo
descortés, repugna los principios protocolares más elementales. Después de todo, el
embajador, funcionario o personalidad presente en el acto no tiene la culpa de un
incumplimiento de un tercero, y no puede ser ofendido y castigado haciendo notar la
ausencia de su escudo o bandera.
En definitiva se colocan las banderas y escudos de TODOS los países

extranjeros, o provincias o instituciones participantes, o se colocan solamente los
nacionales o los de la institución o repartición anfitriona.
b) HIMNOS. El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que en el

ámbito protocolar existen dos tipos de himnos: los Nacionales y los institucionales y
patrióticos.
b.1.) Himnos Nacionales. Estos himnos son los simbólicos propiamente

dichos, es decir, la representación musical de un país. Su orden de ejecución es el
siguiente:
Si deben ejecutarse dos himnos, el Nacional se toca en primer lugar y luego

el extranjero.
Si los himnos nacionales que deben ejecutarse son más de dos, en primer
lugar habrá de escucharse el nacional anfitrión, y el orden de los restantes habrá de ser
dispuesto de acuerdo al orden alfabético del nombre del país que aquéllos representan.
Ahora bien, ¿en qué momento de la ceremonia deben ser ejecutados los
himnos?.
Por lo general los himnos suelen ejecutarse al comienzo de los actos

protocolares.
Sin embargo debemos señalar aquí que muchos países monárquicos no tienen
un himno nacional propiamente dicho sino un himno regio o una marcha real.
En estos casos el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que tales

himnos o marchas tienen internacionalmente reconocida la calidad de canción nacional,
y por lo tanto, deben recibir los mismos honores de los himnos nacionales propiamente
dichos, es decir, ponerse de pie, llevar las banderas de ceremonia a la cuja y aplaudir
al final de la ejecución.
Asimismo, debe tenerse en cuenta que tales himnos regios o marchas a veces se
ejecutan al principio y al final de las ceremonias protocolares, ya que se utilizan para
indicar el arribo y la partida del monarca.
En lo que respecta a nuestro Himno Nacional, y en virtud de la regla de la

analogía, sus honores deben rendirse de acuerdo a lo prescripto en el Ceremonial
educativo.
En efecto las disposiciones a tener en cuenta son las siguientes:
- Sólo debe entonarse el Himno Nacional en aquellos actos que sean presididos
por la Bandera Nacional.
- El Himno Nacional debe ser entonado por la totalidad de los asistentes e

invitados especiales al acto, sin excepción alguna. Salvedad hecha de los extranjeros,
claro está.
- Durante la ejecución del Himno Nacional todos los asistentes deben

permanecer de pie y en posición de firmes. Es decir, con las manos a los costados del
cuerpo. Las manos no deben colocarse tomadas por delante del cuerpo a la altura de la
ingle, ni tampoco deben tomarse por atrás del cuerpo.
- Al término de la ejecución del Himno Nacional todos los asistentes deberán

aplaudir, con la excepción del abanderado y los escoltas.
- Durante la ejecución del Himno Nacional la Bandera Nacional debe ser

llevada y mantenida en la cuja del tahalí.
- Sólo deben entonarse Himnos de países extranjeros en aquellos actos que

sean presididos por la Bandera Nacional de ceremonia y por la del país al que
pertenezca el himno.
- Del ceremonial educativo se desprenden las normas nacionales de homenaje

y ejecución de los himnos extranjeros:
Durante la ejecución del himno nacional extranjero todos los asistentes al

acto deben permanecer de pie y en posición de firmes. Asimismo, durante su
ejecución la Bandera Nacional y la extranjera deben ser levadas y mantenidas en la
cuja. También los himnos extranjeros deben ser aplaudidos al terminar su ejecución.
b.2.) Himnos Institucionales y patrióticos. Llamamos himnos

institucionales a aquellos que representan a una institución política, militar,
académica o religiosa determinada. Son himnos institucionales, por ejemplo, los de
los partidos políticos, los de las fuerzas armadas y de seguridad, los de las
universidades, los de los colegios, etc.
Llamamos himnos patrióticos a aquéllos que han sido compuesto en

homenaje de un procer determinado. Son himnos patrióticos, por ejemplo, los
dedicados a D. José de San Martín, a D. Domingo Faustino Sarmiento, a D.
José M. Estrada, etc.
Los himnos institucionales y patrióticos son de rango protocolar menor

respecto de los himnos nacionales propiamente dichos, en consecuencia, debemos
tener en cuenta que al ser entonados la bandera de ceremonia no debe ser llevada a la
cuja, sino que debe ser mantenida por el abanderado apoyada en el piso.
c) SIMBOLOS RELIGIOSOS. Dentro de este rubro ubicamos a la

Bendición, el Crucufijo y la Santa Biblia o todo Libro Sagrado de cualquier Religión,
que suelen ser necesarios - sobre todo - en inauguraciones de obras y asunciones
de funcionarios y magistrados.
Salvo que alguno de los directivos de la repartición o institución tengan

cierta amistad o parentesco con algún sacerdote en particular, es obligación
protocolar del funcionario de Ceremonial el cursar por escrito la invitación al
prelado zonal o elegido para que concurra a efectuarse la Bendición.
Si dicho prelado reviste una alta jerarquía eclesiástica, corresponderá

entonces solicitar una audiencia con el mismo para formularle personalmente la
invitación, entregándole la correspondiente nota formal.
Tanto en la nota como en la entravista, debe explicarse al prelado el tipo de

obra a bendecir, el ámbito en que se desarrollará la Bendición, el ambiente político
o social que habrá de hallarse presente, etc, con el objeto de que el dignatario
eclesiástico pueda confirmar su presencia con toda seguridad, y a sabiendas de
que su alto servicio es sinceramente requerido y que será piadosamente valorado al
menos por la mayoría de los invitados presentes.
Del mismo modo, y con el mismo sentido, debe estudiarse la necesidad de

disponer de un Crucifijo o una Biblia -o cualquier Libro Sagrado- sobre el estrado o
escritorio de jura en la ceremonia de asunción de un funcionario o de un magistrado.
Por lo general, el Estrado - al ser laico- ha dejado de proveer de Crucifijos a

sus funcionarios, y por lo tanto, si el funcionario entrante desea uno, seguramente
deberá comprárselo en una santería. Debe tenerse en cuenta aquí que, para el
caso específico de las juras, debe recurrirse al clásico Crucifijo de escritorio, es
decir, aquél que se dispone perpendicularmente apoyando la base de la Cruz sobre
un pie de metal, madera o mármol.
En cuanto a los Evangelios -o cualquier otro Libro Sagrado-, diremos que son
siempre necesarios cuando la fórmula de juramento del funcionario entrante los
invoca.
Es decir, que sólo habrán de diponerse los Santos Evangelios -o cualquier

otro Libro Sagrado- cuando dicho funcionario elige la fórmula por la que presta
juramento sobre aquéllos. Esta distinción debe hacerse, puesto que en la actualidad
ya no se exige jurar sobre los Evangelios -o cualquier otro Libro Sagrado-, y se deja
librada la elección de la fórmula del juramento a la libre conciencia del
funcionario.
Repetimos: si el funcionario manifiesta jurar “sobre estos Santos

Evangelios...” , es responsabilidad del funcionario de Ceremonial el conseguirlos
y disponerlos puntualmente sobre el estrado al momento de comenzar la ceremonia.
El interés en que dicho concepto quede absolutamente en claro, se debe a que

recordamos que en cierta oportunidad nos ha tocado presenciar un juramento en el
que el funcionario o magistrado invocaba los Santos Evangelios en la fórmula de su
jura, y luego lanzaba su estertóreo “SI, JURO” con la mano extendida sobre el
escritorio, ya que alguien no había chequeado el envío de la Biblia.
Por último diremos que cuando deben recibirse varios juramentos, y uno de
los funcionarios entrantes no jura sobre los Santos Evangelios, estos últimos deben
ser retirados del escritorio o al menos, alejados de aquél.
XXII. OBSERVACIONES.
En este rubro de la Lista de Chequeo y Seguimiento de Acto habrá de

escribirse todos aquellos requerimientos especiales que demande la ceremonia que se
organiza o los de algún invitado en particular.
Por ejemplo, en el rubro “Observaciones” puede consignarse que tal o cual

invitado es diabético o celíaco, o de una religión en particular, o de alguna ideología
muy extremista, o que proviene de un país que se encuentra en guerra con el de otro
invitado que debe ser sentado muy cerca de aquél, etc.
Asimismo, en este rubro deben consignarse los requerimientos especiales de la

ceremonia que se organiza: por ejemplo, un toldo de tal medida y de tales
características, o un tipo determinado de flores, o resaltar que habrá de necesitarse un
intérprete de un idioma sumamente exótico, o que la decoración del salón debe ser de
un color determinado, o que debe controlarse o acompañarse a tal invitado en
particular, o que debe preverse una rampa para que pueda sortear las escaleras un
invitado que se movilice en silla de ruedas, etc.

Diplomatura - Material Didáctico - Unidad 02

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[DIPLOMATURA - LOGÍSTICA ORGANIZATIVA, IMAGEN Y CEREMONIAL] UNIDAD 2

Centro Interdisciplinario de Estudios Culturales C.I.D.E.C. / Universidad Católica de Cuyo

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