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GESTIÓN DOCUMENTAL
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ESTUDIO DE LA OFICINA

NOMBRE DE LA OFICINA: ____________________________________________________________________

1. Ubicación dentro de la Estructura Orgánica:

___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

2. Fecha de creación:
___________________________________________________________________________________________

3. Acto Administrativo:
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

4. Funciones:
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

5. Documentos que produce:

5.1________________________________________________________________________________________
5.2________________________________________________________________________________________
5.3________________________________________________________________________________________
5.4________________________________________________________________________________________
5.5________________________________________________________________________________________
5.6________________________________________________________________________________________

6. ¿Realizan selección y descarte documental? SI___ NO___

7. Sistema de Organización de los Archivos de Gestión

Cronológico_____Alfanumérico_________Toponímico_______Temático______Jerárquico__________________
___________________________________________________________________________________________

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___________________________________________________________________________________________
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8. ¿Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? _______ Metros lineales.

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ESTUDIO DE TIPOS DOCUMENTALES

DOCUMENTOS

1. Oficina Productora: _________________________________________________________________________

2. Nombre del documento: _____________________________________________________________________

3. Funciones de la Oficina que genera este Documento:

___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

4. Caracteres Externos:

4.1 Soporte: Papel__ Cinta Magnética__ Microfilme__ Otro: ¿Cuál? _____________

4.2 Formato: Expediente __ Libro __ Documento Simple___

4.3 Ordenación: _____________________________________________________________________________

4.4 Estado de conservación: ___________________________________________________________________

5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación del documento:

___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

6. Trámite: Original: _______ Número de Copias: ______

7. ¿La información contenida en esta unidad se encuentra registrada o condensada en otro?

Sí ____ No ____ ¿En Cuál o Cuáles? _______

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8. ¿Qué anexos acompañan este documento? _____________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

9. Oficina(s) que tienen alguna relación con el trámite del documento: ___________________________________
___________________________________________________________________________________________

10. ¿Con qué periodicidad se produce este documento?

Diaria ___ Semanal ___ Mensual ___ Otras ___ ¿Cuál? _________________

11. ¿Por cuánto tiempo conservan este documento en el Archivo de Gestión y quién lo establece?

___________________________________________________________________________________________

12. En el Archivo de Gestión, este documento lo consultan:

12.1 La misma oficina ___ 12.2 Otra(s) oficina(s) ___ ¿Cuál o cuáles? _________________________________

12.3 Otras entidades ___ ¿Cuáles? ___________________________________________________________

12.4 Personas Naturales ____

12.5 ¿Por qué lo consultan? ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

13. ¿Este documento ha sido objeto de transferencias?

Si ____ No _____ Primaria (Central) ____ Secundaria (Histórico) ____ Otros ___ ¿Cuáles? _______

13.1 ¿Con qué periodicidad se realiza?

Diaria ___ Semanal ___ Mensual ___ Anual ___ Otra _____

14. ¿En el Archivo Central, la oficina sigue consultando este documento?

Sí _____ No ____

14.1 ¿Con qué frecuencia? ____________________________

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14.2 ¿Qué años? ______________________

15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta clase de
documento? ________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

16. Observaciones ___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

Funcionarios Entrevistados:

Nombre y Cargo: __________________________________________________________

Nombre y Cargo: _________________________________________________________

Funcionario Responsable del Archivo: __________________________________________

Fecha: dd/mm/aaaa
Ciudad y Fecha: ____________________________________________________________

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