Evidencia 5: Informe “Normas, políticas y principios de la información”

1. Recursos tecnológicos que usan dentro de la Mipyme o empresa y describa las

normas de seguridad industrial que debe cumplir.

- Los recursos tecnológicos utilizados en la empresa son la plataforma de la DIAN

llamada MUISCA que se encarga de suministrar la información que da el
contribuyente para los procesos con los que hay que cumplir.
- La Secretaria Distrital de Hacienda, que ofrece su portal web para consultar y
liquidar los impuestos.
- Sistema de Gestión de Almacenes – SGA: En este sentido, un SGA es una
herramienta que se utiliza para controlar, coordinar y optimizar los movimientos,
procesos y operativas propios de un almacén.
Las principales funciones básicas que realiza el SGA son:
- Gestión de entradas
- Gestión de control de stock
- Gestión del control de las salidas

- Facturación electrónica:
La factura electrónica se caracteriza por facilitar el envío de las facturas a sus destinatarios
por medios telemáticos en formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel
y con la misma validez fiscal y jurídica. Esto es así porque se valida con una firma
electrónica avanzada, emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia
tributaria correspondiente.
Gracias a la factura electrónica se reducen los costos administrativos y se acortan los plazos
de envío, lo que al final repercute positivamente en los plazos de cobro.

Las normas de seguridad que se deben cumplir son:

- Mantener los equipos seguros para la inscripción y formulario en la página de la

DIAN.
 - Realizar cambios de claves una vez al mes.
- Mantener un estricto cuidado con el proceso de las firmas digitales en la
presentación de los impuestos, y conservar una copia en un lugar secreto.
- Para que la información sea transparente y confiable, no se transfiere firma digital a
terceros.
- Para evitar que la información caiga en personas inescrupulosas, siempre se debe
cerrar cesión.

2. Políticas administrativas que tiene esta Mipyme o empresa para la conservación de la

información tributaria y contable.
La gestión documental con la que cuenta la empresa, consiste en un conjunto de procesos
que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la
información de importancia que se manejan al interior de una empresa.

- Se utiliza diariamente una copia de seguridad (Backup) en un servidor y se custodia.

- Se utiliza el WebAdvisor Secure Search, un antivirus para detectar y eliminar virus
informático, detecta los programas espías y bloquea acceso no autorizado.
- Los datos administrativos son almacenados por los menos cuatro años, para
verificar impuesto y transacciones.
- La empresa cuenta con el más moderno equipo tecnológico y electrónico para mejor
rendimiento en la rapidez y excelencia del servicio
- Clean Desk: Exige un proceso de seguridad que deberá ser observado por todo el
personal, para evitar que la información sea revelada, o divulgada en forma
intencional, o por descuido a personas no autorizadas, lo que ayuda a la empresa a
mantener la confianza de los clientes y evitar riesgos legales.

3. Principios de ética con que cuenta el departamento contable y de tesorería de la Mipyme

o empresa seleccionada, tenga en cuenta consultar la normativa vigente sobre el tema.

OBJETIVIDAD: Se trata de la acción de expresar la realidad tal cual, es decir, sin ninguna clase
de alteración. En el ámbito de un contador público, representa la imparcialidad y actuación sin
prejuicios en todos los asuntos que corresponden al campo de acción profesional. La objetividad
se vuelve indispensable cuando se trata de dictaminar, certificar y opinar sobre los estados
financieros de terceros.

RESPONSABILIDAD: El contador público está en la obligación tanto social como profesional,

de ser un abanderado de la verdad, promulgar siempre la ética y el respeto a la profesión,
promover dentro de los contadores profesionales el respeto, la transparencia y la honestidad en
cada acto de su ejercicio, siendo ejemplo claro para los profesionales y con el compromiso de
cumplir con los principios generales de contabilidad.

CONFIDENCIALIDAD. Leal y autenticidad, secreto de la profesión La relación Contador

Usuario es el elemento primordial en la práctica profesional. Esta relación se basa en la confianza
mutua, cuyo basamento fundamental está en una estricta reserva profesional. Esta reserva implica
el compromiso de no revelar ninguna información confidencial obtenida durante un desempeño
profesional, excepto cuando el cliente lo permita o en caso que las autoridades lo soliciten.

INTEGRIDAD. La integridad que debe mantener el Contador Público en todas sus actuaciones y
de manera especial cuando ejerce la auditoría, se refiere al elemento de su carácter, que se plasma
en la firmeza de sus principios morales, su rectitud, dignidad, honestidad y sinceridad. En el
mismo principio de integridad no se hace diferencia el campo de acción en el cual se desempeña,
es más, la integridad no solo debe estar circunscrita a el ejercicio profesional, sino a su vida
personal.