Seguimiento y control de

la función archivística en
la era digital

“Transparencia de la gestión
administrativa a través de
la gestión documental”
Lilliana Mayorga Tovar
13 Noviembre 2019
 Curso virtual:

AGENDA
Módulo x:
Unidad x:

1
Referente Legal.

2
Ley 1712 de 2013.

3
Instrumentos de la Gestión de Información.

4 Transparencia de la Gestión Administrativa a través

de la Gestión Documental.

5 La Descripción Documental Garante de la Transparencia

de la Gestión Administrativa.
6
Preguntas.
 Curso virtual:
Módulo x:
Unidad x:

1. Referente Legal
1998 2012 2017

Cronología Políticas de Gestión y Desempeño Institucional

Ley 489
Creación del Sistema de
Desarrollo Administrativo con
el propósito de articular la
planeación estratégica de las
entidades con la de su
quehacer administrativo.
Se crea el Sistema Nacional
de Control Interno
Decreto 2482
Decreto 1499
Se adopta el Modelo
Denomina las Políticas de
Integrado de Planeación y
Gestión y Desempeño
Gestión – MIPG, se crea
Institucional comprendidas
entre otras la Política de
en 17 Políticas agrupadas
Eficiencia Administrativa la
en 7 Dimensiones
cual incluye Gestión
Documental
Curso virtual:
Resultado del Decreto 2482 de 2012
Módulo x:
Unidad x:

1. Referente Legal
 Curso virtual:
Módulo x:
Unidad x:

1. Referente Legal
1 2 3 4 5 6 7

Entidades Líderes

MIPG la define como una dimensión articuladora de las demás, puesto que permite a las
entidades vincularse con su entorno y facilitar la ejecución de sus operaciones a través de
todo el ciclo de gestión.
 Curso virtual: Acuerdo 005
de 2013
Módulo x: Descripción
Unidad x:

1. Referente Legal
Directivas
Ley Decreto Presidenciales
Ley Ley
Ley 1755 611
1581 DP 07 de 2018
190. Ley Ley Ley 1474. Comis.
Ley Protec. 1757 Decreto Decreto Rac. Simpl.
Erradicar
734 LEY 1499 02 de 2019
Corrup. 594. 962 1266 Dtos. Particip. 1166 612
Cód. 1712 MIPG Interac.Dig.Ciud y
Archivos
SUIT Hab. Ley Decreto Decreto Verbales Integr.
Planes Estado.
Decreto Disc. Data 1437 019 1081
07 de 2019
Resolución Inst.
2150 2609 Facultades
3564
2693 extraord. Simp.
Supr. Refor. Trám.
Y OPA´s

1995 2000 2002 2005 2008 2011 2012 2014 2015 2016 2017 2018 2019

DECRETOS REGLAMENTARIOS DE LA LEY 594 DE 2000 NORMAS REGLAMENTARIOS DE LA LEY 1712 DE 2014
Decreto 2578 de Decreto 2609 de Decreto 106 de 2015
Decreto 103 de 2015 Resolución 3564 de 2015
2012 – SNA Título II 2012 – PGD Título V - IVC Título VIII
DECRETO 1080 DE 2015 DECRETO 1081 DE 2015
 Curso virtual:
Lideran la Política pública de acceso a la información pública (Ley
Módulo x: 1712 de 2014)
Unidad x:
Secretaría de Transparencia de la

2. Ley 1712 de 2014

1 Presidencia de la República
• El diseño,
promoción e Ministerio de Tecnología de la Información y
2 las Comunicaciones (MinTic)
implementación
de la política Departamento Administrativo de la Función
pública de 3 Pública (DAFP)
acceso a la
Departamento Nacional de Planeación
información 4 (DNP),
pública, estará a
cargo de: 5 Archivo General de la Nación (AGN)

Departamento Administrativo Nacional de

6 Estadística (DANE).
Curso virtual:
Módulo x:
Unidad x: Es el derecho a acceder a información
pública en los términos previstos en la Ley,

2. Ley 1712 de 2014

entendiéndose como información pública
los contenidos o documentos, cualquiera
que sea su soporte o formato que obren
en poder de la administración y que hayan
sido elaborados, adquiridos o producidos
en el ejercicio de sus funciones.

¿Qué es el derecho de
acceso a la información
pública?
Curso virtual:
Módulo x:
6. S.
Unidad x: 5. S.
Administración Mensajería 7. Portales,
de Electrónica Intranet y

2. Ley 1712 de 2014

Documentos Extranet
4. S. Trabajo
8. S. Bases
Colaborativo
de Datos

3. S.I. 9. Discos
Corporativos Duros,
Servidores

2. Archivos
Institucionales 10. Cintas y
(F/E) medios de
soporte

1.
Documentos TIPOS DE 11. Uso de
de Archivo INFORMACIÓN Tecnologías
(F/E) en la Nube

Artículo 2 del Decreto 2609 de 2012, compilado en el

Decreto 1080 de 2015 del Sector Cultura
Curso virtual:
Módulo x:
Unidad x:

2. Ley 1712 de 2014

La ley es la que regula el
derecho al acceso a la
información en Colombia
y lo convierte en un
DERECHO FUNDAMENTAL

Infografía de la Secretaría de Transparencia de Presidencia de la República

 Curso virtual:
Información mínima obligatoria respecto a la
Módulo x:
Unidad x:
estructura del sujeto obligado.

2. Ley 1712 de 2014

Transparencia PASIVA (Publicidad)

Estructura orgánica,
funciones y deberes, la Presupuesto general,
ubicación de sus sedes y ejecución presupuestal
áreas, divisiones o histórica anual y planes de
departamentos, y sus horas gasto público, auditoria
de atención al público. presupuestal

Directorio que incluya el

cargo, direcciones de correo Normas generales y
electrónico y teléfono del reglamentarias, políticas,
despacho de los empleados lineamientos o manuales,
y funcionarios y las escalas programas operativos, metas
salariales y objetivos, indicadores

Link de transparencia y acceso a información pública

Resolución 3564 de 2015 de MinTic
 Curso virtual:
• Información mínima obligatoria respecto a servicios,
Módulo x:
procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado.
Unidad x:

2. Ley 1712 de 2014

Transparencia PASIVA (Publicidad)

Servicios y trámites: Todos los informes de

información, normas, gestión, evaluación y
formularios y protocolos de auditoría del sujeto obligado.
atención, costos. Mecanismo interno y externo
Mecanismo PQRS. de supervisión, notificación y
Informe de solicitudes de vigilancia pertinente del
información. sujeto obligado.

Procedimientos que se siguen

para tomar decisiones,
contenido de toda decisión y/o
política que haya adoptado y Datos abiertos
afecte al público, mecanismos
para participar.

Link de transparencia y acceso a información pública

Resolución 3564 de 2015 de MinTic
 Curso virtual:
Transparencia ACTIVA
Módulo x:
Unidad x:
Contrataciones en curso,
adjudicadas, ejecución

2. Ley 1712 de 2014

Publicidad de la Contratación.
contractual (aprobaciones,
autorizaciones, requerimientos
o informes del supervisor o del
interventor).

Procedimientos, lineamientos
y políticas en materia de
adquisición y compras.
Plan Anual de Adquisiciones.

Contratos de prestación de servicios, deberá publicarse

el objeto del contrato, monto de los honorarios y
direcciones de correo electrónico, fecha de inicio y
terminación, ejecución de los contratos (aprobaciones,
autorizaciones, requerimientos o informes del
supervisor o del interventor).
Link de transparencia y acceso a información pública
Resolución 3564 de 2015 de MinTic
Curso virtual:
Transparencia PASIVA (Respuesta a solicitudes)
Módulo x:
Unidad x:

2. Ley 1712 de 2014

Una solicitud de acceso
Toda persona tiene a información pública es
derecho a solicitar y aquella que, de forma
recibir información de oral o escrita, incluida la
cualquier sujeto vía electrónica, puede
obligado. hacer cualquier persona
para acceder a la
información pública.
 Curso virtual:
Transparencia PASIVA (Respuesta a solicitudes)
Módulo x:
Unidad x:

2. Ley 1712 de 2014

Medios Idóneos

PROGRAMA NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANO:

•PROTOCOLOS DE SERVICIO AL CIUDADANO.
•GUÍA DE CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS.
•HTTP://W WW.SECRETARIATRANSPARENCIA .GOV.CO/PAGINAS/GUIA-IMPLEMENTACION -LEY-TRANSPARENCIA.ASPX
•NORMA TÉCNICA DE ACCESIBILIDAD Y SEÑALIZACIÓN AL MEDIO FÍSICO.
•ACUERDO 060 DE 2001 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
 Curso virtual:

Transparencia PASIVA
Módulo x:
Unidad x:

Principio de Gratuidad

2. Ley 1712 de 2014

https://www.dnp.gov.co/program
a-nacional-del-servicio-al-
ciudadano/Paginas/Lenguaje-
Claro.aspx

PERMITIR AL CIUDADANO, INTERESADOS O MOTIVACIÓN DE LOS COSTOS DE REPRODUCCIÓN

USUARIO: DE INFORMACIÓN PÚBLICA:
• CONOCER EL FORMATO. • ACTO ADMINISTRATIVO O DOCUMENTO
• CONOCER LOS COSTOS DE EQUIVALENTE.
REPRODUCCIÓN • TENER COMO REFERENCIA LOS PRECIOS DEL
• CUANDO LA INFORMACIÓN SOLICITADA LUGAR O ZONA DE DOMICILIO DEL SUJETO
REPOSE EN UN FORMATO ELECTRÓNICO OBLIGADO (PARÁMETROS DEL MERCADO).
O DIGITAL (ENVIAR POR MEDIO • REPRODUCCIÓN DE DIFERENTES FORMATOS.
ELECTRÓNICO NO COBRAR).
Curso virtual:
Instrumentos de la Gestión de Información
Módulo x:
Unidad x:

2. Ley 1712 de 2014

• Registros de Activos de
1 Información.

• Índice de Información
2 Clasificada y Reservada.

• Esquema de Publicación de
3 Información.

• Programa de Gestión
4 Documental.

http://www.secretariatransparencia.gov.co/Paginas/guia-implementacion-ley-transparencia.aspx
 Curso virtual:

PARA QUÉ
Módulo x:
Unidad x:
Para fortalecer los procesos y

2. Ley 1712 de 2014

procedimientos administrativos 5
al tener claro qué información
posee la entidad y dónde se
puede consultar. Para consultar a la
4 ciudadanía qué
información cree que
debe ser publicada.
Para argumentar por qué
no se puede entregar una 3
información que ha sido
solicitada.
Para especificar qué
2 información no puede
ser publicada o
entregada.
Para señalar la 1
información que es
publicable y sus medios
de acceso.
http://www.secretariatransparencia.gov.co/Paginas/guia-implementacion-ley-transparencia.aspx
 Curso virtual:
Instrumentos
Módulo x: de la Gestión de Información.
Unidad x:
Insumos

2. Ley 1712 de 2014

Curso virtual:
EXCEPCIONES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN – DECRETO 1081 DE 2015
Módulo x:
Unidad x:
Información
exceptuada • Derecho a la intimidad (limitado para

2. Ley 1712 de 2014

servidores públicos). CLASIFICADA
por daño de Artículo 18
derechos a • Derecho a la vida, salud o seguridad. Ley 1712/2014
personas • Secretos comerciales, industriales y
naturales o profesionales.
jurídicas Duración ilimitada

• Defensa y seguridad Nacional.

• Seguridad pública.
• Relaciones internacionales.
• Investigación y persecución de los RESERVADA
Información delitos y las faltas disciplinarias, Artículo 19
exceptuada mientras no exista medida de Ley
aseguramiento o se formule pliego de 1712/2014
por daño a los
intereses cargos.
• Administración efectiva de justicia.
público
• Derechos de la infancia y adolescencia.
• Estabilidad macroeconómica y
financiera del país.
Hasta quince (15) años de
• Salud pública.
reserva
Curso virtual:
EXCEPCIONES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN – DECRETO 1081 DE 2015
Módulo x:
Unidad x:

2. Ley 1712 de 2014

El acto de denegación de
acceso a información
Para la debe contener:
Es necesario divulgación parcial • El fundamento
de información se constitucional o legal.
identificar las
disposiciones
podrá anonimizar, • La excepción de Ley.
transliterar o editar • El tiempo de
legales o
el documento que clasificación o reserva.
constitucionales
contenga alguna • El daño presente,
que expresen la
sección que sea probable y específico
reserva o de la divulgación de
reservada o
clasificación de información.
clasificada.
información.
Curso virtual: Accesibilidad
Módulo x:
Transparencia
Unidad x: Activa y Transparencia Pasiva

2. Ley 1712 de 2014

A solicitud de las autoridades de las comunidades, divulgar la
información pública en diversos idiomas y lenguas (grupos étnicos
y culturales).

Formatos alternativos comprensibles.

Se adecuarán los medios de comunicación para que faciliten el acceso.

Artículo 8°. Criterio diferencial de accesibilidad

 Curso virtual:

ADMINISTRATIVA A TRAVÉS DE LA GESTIÓN

Módulo x:
Unidad x:

3. TRANSPARENCIA DE LA GESTIÓN
Derecho de acceso a la información pública

DOCUMENTAL
TRANSPARENCIA TRANSPARENCIA
ACTIVA PASIVA
Divulgación Respuesta a
proactiva de solicitudes de
información acceso

“Un archivo no es un “arrume de costales” que contengan documentos o la colocación de folios y

expedientes de manera “ordenada” físicamente”
Sentencia T-216/04
 Curso virtual:

ADMINISTRATIVA A TRAVÉS DE LA GESTIÓN

Módulo x:
Unidad x:

3. TRANSPARENCIA DE LA GESTIÓN
El Programa de Gestión Documental –
PGDE en relación a la implementación
de la Ley 1712 de 2014 tiene las
siguientes tres (3) funciones

DOCUMENTAL
fundamentales:
 Curso virtual:

ADMINISTRATIVA A TRAVÉS DE LA GESTIÓN

Módulo x:
Unidad x:

3. TRANSPARENCIA DE LA GESTIÓN
La
Adecuada

DOCUMENTAL
recepción y
publicación respuesta a
y solicitudes
divulgación de acceso a
esta
 Curso virtual:

ADMINISTRATIVA A TRAVÉS DE LA GESTIÓN

Módulo x:
REGISTRO
Unidad x:
DE
ÍNDICE DE INFORMACIÓN ESQUEMA DE

3. TRANSPARENCIA DE LA GESTIÓN
ACTIVOS DE
CLASIFICADA Y RESERVADA PUBLICACIÓN
INFORMACIÓN

3.

DOCUMENTAL
Artículo 2.1.1.5.1.1. Artículo 2.1.1.5.2.1. Artículo 2.1.1.5.3.2.
Parágrafo 2 El sujeto El índice de Información Clasificada y Para facilitar el acceso a
obligado debe actualizar Reservada debe actualizarse cada la información, los
el Registro de Activos de vez que una información sea sujetos obligados
calificada como clasificada o
Información de acuerdo publicarán el Cuadro de
reservada y cuando dicha calificación
con los procedimientos y se levante, conforme a lo establecido Clasificación
lineamentos definidos en en el mismo índice y en el Programa Documental.
su PGD de Gestión Documental.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Es la base conceptual y estructural para el desarrollo de los Instrumentos de la gestión de
información.
 Curso virtual: Portal Único de Contratación - SECOP

ADMINISTRATIVA A TRAVÉS DE LA GESTIÓN

Módulo x:
Unidad x:

3. TRANSPARENCIA DE LA GESTIÓN
El Sistema de Información y Gestión del Empleo - SIGEP

Sistema Único de Información Normativa - SUIN

Sistemas de

DOCUMENTAL
Portal Datos Abiertos

información Sistema Único de información Litigiosa del Estado - eKOGUI

del Estado
Sistema Único de Consulta Pública - Sucop

Sistema Único de Información de Trámites - SUIT

Portal único del Estado Colombiano – Portal GOV.CO

Consulta la actualización del Manual de Gobierno Digital que contiene los lineamientos de la Estrategia de
Integración Digital del Estado – Directiva Presidencial 02 de 2019.
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/w3-article-100309.html
 Curso
El virtual:
primer documento normativo que se produjo fue la Declaración de Principios

4. LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL GARANTE DE

relativos
Módulo x: a la descripción de documentos de archivo del ICA, aprobada
formalmente
Unidad x: en el año 1992 durante la reunión del ICA de Montreal (Canadá).

LA TRANSPARENCIA DE LA GESTIÓN
PROPÓSITOS PARA LAS NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

ADMINISTRATIVA
1 Asegurar la creación de descripciones uniformes, pertinentes y explícitas.

Facilitar la recuperación e intercambio de información sobre materiales

2
de archivo.

3 Posibilitar el intercambio de registros de autoridad.

Hacer posible la integración de las descripciones de distintos archivos o

4
instituciones en un sistema unificado de información.
 Curso
Losvirtual:
principales beneficios de la normalización en la descripción

4. LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL GARANTE DE

Módulo x:
archivística:
Unidad x:

LA TRANSPARENCIA DE LA GESTIÓN
La estandarización de las entradas y salidas de datos en los sistemas de información archivística,
lo que facilita el intercambio y comunicación de datos entre sistemas.
8
La obtención de descripciones uniformes para agrupaciones documentales similares en archivos

ADMINISTRATIVA
diferentes.
7
La mejora de la identificación de fondos cuando se encuentran repartidos entre distintos archivos.
6
El control de las series documentales fragmentadas que pueden estar repartidas entre
numerosas instituciones.
5
La realización de unas prácticas archivísticas adecuadas y homogéneas en los procesos de
identificación y descripción.
4
La mejora del acceso del usuario a los recursos archivísticos.
3
La posibilidad de integración de los archivos en un único sistema.
2
El intercambio de información entre los archivos.
1
 Curso virtual:

4. LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL GARANTE DE

Módulo x:
Unidad x:

LA TRANSPARENCIA DE LA GESTIÓN
La Norma Internacional sobre los
La Norma Internacional General de registros de Autoridad de Archivos
1 Descripción Archivística: ISAD (G)
3 relativos a Instituciones, Personas
(1ª versión 1994, 2ª versión 1999) y familias: ISAAR(CPF) (1ª versión

ADMINISTRATIVA
1996, 2ª versión 2004)

La Norma Internacional para

La Norma Internacional de
2 Descripción de Funciones: ISDF
4 Describir instituciones que
Custodian Fondos de Archivo:
(2007).
ISDIAH (2008)

Sociedad de Archiveros Americanos

EAC-CPF por su sigla en ingles EAG por su sigla en ingles Guía

EAD por su sigla en de archivo codificado para el
1 ingles (Descripción 2 Contexto de archivo codificado: 3 intercambio de información
Archivística Codificada) organismos corporativos, general sobre los centros
(1998, 2002) personas y familias (EAC-CPF) custodios de documentación.
 Curso virtual:

4. LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL GARANTE DE

MODELO DE GESTIÓN DE Política Públicas de Gestión y
Módulo x: DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Desempeño
Unidad x:

LA TRANSPARENCIA DE LA GESTIÓN
Procesos Técnicos de la
Gestión Documental Gobierno Datos
Abierto Abiertos

ADMINISTRATIVA
Redición de
Cuentas

Datos
Personales

Interoperabilidad

Participación Ciudadana

Gobierno Digital
Los archivos públicos no están descritos • Arquitectura.
técnicamente, según lo establece el Archivo • Seguridad Información.
General de la Nación. • Servicios Ciudadanos
Digitales.
 Curso virtual:
FRONT
1 2 3 4
Módulo x: Radicado
Inicio - Acceso Información Solicita Resolución Resultado
Unidad x:
Notificaciones
Ciudadano
Datos Pagos
Documentos Validaciones Documento final

Seguimiento a la solicitud

Gov.co
Gov.co Back

Estado e-seguimiento
Centro de
e-firma e-expediente e-pagos e-agendamiento e-evaluación respuesta
Autenticación e-formulario e-documento solicitud ciudadano

Back entidad
Habilitadores transversales
Gestión Accesos

Seguridad de la Arquitectura Misional

Servicios Ciudadanos Infraestructura
Información Instrumentos Archivísticos o de Negocio y de TI
Digitales Aplicaciones bases de Datos

Política de Gestión y Desempeño

Gestión Documental y Transformación Digital

Infografía de la Secretaría de Transparencia de Presidencia de la República

PREGUNTAS
GRACIAS