Unidad IV

Contabilidad y Contro de Materiales

Objetivos fundamentales de la contabilidad de materiales

En una empresa industrial, la inversión en materiales representa una

porción considerable de su activo corriente, lo cual requiere que el
costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que
garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las
cifras de costos mostradas en el aspecto tangible, como en
el aspecto contable.

Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir

con ciertos objetivos del control interno, entre los cuales se mencionan:
autorización, procesamiento y clasificación, verificación, evaluación y
salvaguarda física.
 DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS
MATERIALES.

Para el debido control de los materiales, se debe desarrollar una

serie de actividades y funciones que están encaminadas a
planificar, ejecutar y utilizar de una forma lógica, sistemática y
secuencial, la compra, almacenamiento y utilización de los
materiales directos e indirectos en el proceso productivo de las
empresas manufactureras. Estos departamentos son:

1- Departamento de Producción
2- Departamento de Compra de materiales.
3- Almacen de Materiales.
4- Departamento de Contabilidad.
 Departamentos que intervienen en el proceso de control de los
materiales y sus respectivas funciones.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION.

Algunas de las actividades que realiza el departamento de Producción

son las siguientes:
Diseñar el producto.
Especificar los materiales a comprar.
Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.
Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes órdenes de
producción o procesos productivos.
Departamentos que intervienen en el proceso de control de los
materiales y sus respectivas funciones.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

El departamento de compras tiene las siguientes funciones:

Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.
Solicitar cotizaciones de los proveedores.
Elaborar y emitir la orden de compra.
Garantizar que los artículos pedidos cumplan las exigencias de
calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las
mejores condiciones.
ALMACEN DE MATERIALES.

El encargado del departamento de almacén es

responsable de la recepción e inspección de los
materiales y el adecuado almacenamiento, protección
y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual
debe cumplir con las siguientes actividades:
Esta operación es preliminar y consiste en realizar la
recepción e inspección de los materiales

Recibir el material con la respectiva orden de entrega.

Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.
Verificar la cantidad y calidad del material.
Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.
Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general
para su registro.
Si se presentan irregularidades, no recibir el material.
Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario
Informe de Recepción.
Secuencia del almacenamiento, protección y salida.

Recibir el material junto con el informe de recepción y la orden

de compra.
Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su
respectivo lugar.
Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (Kardex).
Recibir el formulario solicitud o requisición de materiales
elaborado por el departamento que requiere de los materiales,
lo completa en los ítems de costo unitario y costo total.
 Enviar a producción los materiales solicitados junto con el
original del formulario de solicitud.
Registrar las entradas y salidas de los materiales en el Kardex
de acuerdo al método de valuación.
Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de
máximos y mínimos de materiales establecidos o cualquier otro
método de reposición del inventario.
Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o
presenta defectos, emitir la correspondiente orden de devolución
de compras.
Preparar resumen de requisición de materiales para el
departamento de costos.
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
Como medio de control de los materiales, también se
debe considerar lo referente a la contabilización de las
transacciones relacionadas con la misma.
El departamento de contabilidad tiene las siguientes
funciones:
Recibir la factura del proveedor.
Revisar con la orden de compra.
Recibir información del almacenista sobre los
materiales recibidos.
 Realizar el asiento contable referente a la
compra de materiales.
Recibir copia de la requisición de materiales
Realizar el asiento contable relacionado con el
uso del material en los procesos de fabricación
Afectar la orden de producción o los procesos
productivos.
 Codificación de materiales.
Diferentes sistemas.
Código de claves
La codificación es indispensable para una buena administración de cualquier
almacen, ya sea de materiales y partes componentes para la manufactura, es
decir materia prima, asi como los productos terminados listos para su venta .
Todo articulo sea material o producto debe tener un nombre y un
número que sirva de identificación unificada en los departamentos de
compras, ventas, almacenes, control de inventarios, procesamiento de datos
y contabilidad .

Puede haber dos codificaciones, que se distinguen una de la otra: la del

proveedor y la de la compañía que compra y manufactura.
La codificación del proveedor sirve para usarla en las ordenes de compra, la
del negocio para identificar cada articulo por su nombre y numero en los
almacenes y departamentos que lo usan, consumen, registran y venden .
Ejemplo de un modelo en un almacén para refacciones y herramientas, sin
embargo es importante comentar que cada compañía debe de tener su
propia codificación de acuerdo con su innecesidades .

Se usara para :
•Refacciones
•Herramientas
•Numeración de los dibujos de dispositivos, herramientas, calibradores,
•Numeración de maquinaria y equipo .

Así como en los departamentos de Almacen, Contabilidad, Procesamiento

de datos y Compras, entre otros.
 SISTEMA BASICO

Cada clave estara formada por tres cifras que tendran dos numeros cada
una de las dos primeras y tres la tercera .

Ejemplo:

20 – 02 – 089

20 LA CLASIFICACIÓN GENERAL

02 PARA LA FRESADORA

089 NUMERO PROGRESIVO

SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE MATERIALES Y PRODUCTOS

El establecimiento de un sistema de identificación de los materiales

directos ósea materia prima, es la función principal del departamento de
ingeniería, de compras, de almacenes o de producción.
La identificación de los productos terminados es la principal función del
departamento de ventas .
El sistema de identificación debe abarcar todo lo que se almacena en
alguna de las etapas de la producción y debe de ser suficientemente
flexible para las necesidades actuales de la fabrica y las previsibles, con
un criterio razonable.
Para enumerar un material se debe de tomar en cuenta varias de las
características siguientes:

20 Dimensiones .
02 Largo ,ancho,en el caso de una lamina ,diámetro ene l caso de una
flecha .
21 Material de que esta hecho.
02 Hierro,acero,cobre,lton,niquel,plastico,madera.
22 Acabado.
02 Rolado en caliente ,rolado en frio,niquelado,cromado,esmaltado.
23 Composición química.
02 Aceros aleados ,sustancias químicas ,mezclas.
24 Aparato o equipo del cual va a formar parte .
02 En el caso de ser componentes identificables como pertenecientes a
algunos de lsoproductos terminados que produce la fabrica .
25 Casa vendedora y marca de fabrica .
02 En algunos casos
SISTEMA DE NUMERACIÓN.

En un sistema de numeración se pueden usar los números, letras o

signos que usa el provedor, pero esto tiene varios inconvenientes
conforme va creciendo la fabricación de productos y
multiplicándose la cantidad de materias primas guardadas, pues no
hay una regla de diferenciación de los producto entre si.
Esto no constituye propiamente un sistema de numeración, es una
mezcla o combinación de los sistemas de otras empresas.

Un sistema de identificación no puede usar signos arbitrarios, sino

letras y números, mas aun, es preferible usar solamente números
para estar preparados para el uso de tarjetas perforadas, las
cuales operan mejor con números que con letras .