Instructivo

Creación de participantes externos en UMOJA

- Solicite al participante el formato HR MINI MASTER con los siguientes documentos:

o Cédula si es nacional o pasaporte si es internacional.
o Certificación bancaria reciente. Si el participante es internacional, deberá enviar
un documento que certifique el número de cuenta y los datos de enrutamiento
bancario para transacciones internacionales (pueden ser screenshots del estado
de cuenta si contiene la información necesaria).
- Después de haber recibido el formato con los anexos, ingrese con usuario y contraseña al
sistema UMOJA
- Ingrese al portal ECC:

- Introduzca en la parte superior izquierda T- Code PA30 o PA40: Estos códigos se usan para
buscar que el participante externo no se encuentre registrado ya en el sistema. Una vez
verifique que no se encuentra puede comenzar a crearlo con el T- Code PA42.

- Introduzca en la parte superior izquierda T- Code PA42, se desplegará la siguiente

ventana:

- Seleccione la fecha desde

el primer día del mes en
curso.

- Luego seleccione la acción

“Enter Non Staff for Travel”
- Complete la información que se solicita en el siguiente cuadro y luego de clic en el reloj
que aparece en la parte superior izquierda de la ventana:

- Aparecerá automáticamente una ventana con el número de registro del nuevo

participante o Index Numer:

- Con el index number ya podrá crear la misión o trip del participante.

- Luego introduzca en el portal el T- Code PA30
- Aparecerá la siguiente ventana donde debe introducir el index del participante:

- Seleccione la opción “Personal IDs” y de clic en crear (icono de hoja en blanco que parece
en la parte superior izquierda de la ventana).
- Si el participante es nacional, seleccione la opción Tax Identification Number
- Si el participante es internacional, seleccione la opción Passport 1
- Si el participante es nacional, introduzca el número de cédula, la palabra Registraduria y la
fecha 31.12.9999 dado que la cédula de ciudadanía colombiana no tiene fecha de
vencimiento. Luego de clic en el icono:

- Si el participante es internacional introduzca el número de pasaporte, el país que expidió

el pasaporte y la fecha de vencimiento del mismo. Luego de clic en el icono:

- A continuación, podrá ver que el ítem Personal IDs ya tiene el siguiente ícono:
- Finalmente de clic en el ícono de guardar de la parte superior y verifique que aparece el
mensaje Record created en la parte inferior de la ventana:

- Posteriormente, deberá enviar al área de finanzas un solo PDF con los formatos enviados
por el participante (HR MINI MASTER, documento de identificación y certificación bancaria
o equivalente). Deberá marcar el archivo de la siguiente manera:

“Index number- nombre y apellido”. Ej: 88091768-AlexCastro

- El Área de Finanzas es responsable de la sincronización de la cuenta bancaria del

participante con el index. Como este proceso debe hacerse a través de la Sede, puede durar
aproximadamente una semana para que los datos queden sincronizados y se pueda hacer
cualquier pago al participante externo. Si algún soporte falta, el archivo será devuelto y
vuelve a contar una semana para que la solicitud se haga efectiva.