SIG 5.

0 – MANUAL DE USUARIO
MODULO ACADÉMICO

ADMISIÓN DE ESTUDIANTES (Los estudiantes registrados en el modulo administrativo

aparecen en el modulo académico), Algunas ventanas pueden ser diferentes según la versión sin
embargo se mantiene el concepto en todas las versiones.
REGISTRO DE DATOS

Para registrar la admisión de un Nuevo alumno presionamos el botón Nuevo luego el sistema nos
mostrara los campos vacios para que podamos ingresar los datos del alumno, los datos en color rojo
son datos que no se pueden dejar en blanco.
Descripción de los Campos:
Gestión: Seleccione la gestión actual,
Periodo: Se refiere al semestre o trimestre actual.
Turno: El turno del alumno actualmente, este campo se actualiza automáticamente de acuerdo a la
toma de materias que el alumno haya realizado, la toma de materias de realiza en el modulo
Académico.
Semestre: El Semestre del alumno actualmente, este campo se actualiza automáticamente de acuerdo
a la toma de materias que el alumno haya realizado, la toma de materias de realiza en el modulo
Académico.
Fecha de Inscripción: Es la fecha en la que el alumno se esta inscribiendo o la fecha en que se haya
inscrito.
Código: Es el código del estudiante, generalmente puede ser el número de Cédula de Identidad del
alumno, si el código es repetido el sistema muestra una alerta indicando que el código ingresado ya
existe.
Apellido Paterno: Es el apellido paterno del alumno, este dato no es imprescindible.
Apellido Materno: Es el apellido materno del alumno, este dato no es imprescindible.
Nombres: Los nombres del alumno.
Fecha de nacimiento: Esta fecha debe ingresar en formato dia, mes, año
Sexo: Debe seleccionar entre Femenino y Masculino.
CI: Es el Numero de Cédula de Identidad del Alumno, también debemos seleccionar la ciudad donde
fue expedido este numero.
Dir. Calle/ Avenida: Ingresamos el nombre de la calle o la avenida donde vive actualmente el alumno.
Nro: Indica el numero de puerta de domicilio del alumno.
Zona: Indica la zona donde vive actualmente el alumno.
Teléfono: El numero de teléfono del alumno puede registrar hasta dos números.
Celular: El numero de celular del alumno, puede registrar hasta dos números.
Email: El email del alumno.
Razón Social: Indica El nombre o razón social a la cual ira dirigida las facturas por concepto de pagos
del alumno, este dato también puede ser modificado cuando se emite una factura o recibo.
Nit: Nit del alumno, este dato también puede ser modificado cuando se emite una factura.
Fecha del Contrato: Fecha en formato dia/mes/año indica la fecha en que se ha realizado la forma del
contrato por estudios profesionales.
Carrera: Seleccionamos la carrera a la cual el alumno se esta inscribiendo.
Alumno sin servicio: Se marca esta casilla generalmente cuando el alumno haya dejado de pagar las
cuotas o pensiones correspondientes por la prestación de servicios, cuando se marca esta casilla se
indica al sistema académico que el alumno no puede continuar tomando materias, ni puede continuar
pasando las clases correspondientes. Los alumnos inactivos no aparecen en las lista de alumnos
deudores.
Alumno inactivo: Se marca esta casilla cuando el alumno haya dejado de venir a las clases
regularmente o se a ausentado por algún motivo. Los alumnos inactivos no aparecen en las lista de
alumnos deudores.
Documentación presentada: Marcamos las casillas correspondientes a los documentos que el alumno
ha presentado al momento de realizar la inscripción.
Comentarios: Se registra los comentarios necesarios en caso de que existan.

Una vez completado los datos presionamos el botón Guardar, el sistema nos pide que confirmemos,
presionamos SI.

MODIFICACIÓN DE DATOS
Para modificar los datos de los alumno primero, debemos buscar el alumno con la opción Buscar
Estudiantes arriaba a la izquierda de la ventana Admisión de Estudiantes.

Ingresando las primeras letras del apellido del alumno el sistema nos ira filtrando los nombres que
coinciden con las letras ingresadas, cuando ya hayamos encontrado al alumno que estamos buscando
hacemos clic en el nombre del alumno y el sistema nos mostrara todo los datos del alumno, luego
haga clic en el botón Modificar, una vez que ha realizado los cambios necesarios presione el botón
Guardar.
IMPRESIÓN DE CONTRATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES ANVERSO Y REVERSO
En la ventana de admisión de estudiantes hacemos clic en el botón Imprimir Contrato, el sistema nos
mostrara la siguiente ventana:

En el grupo de opciones para

Imprimir seleccionamos Anverso del
Contrato y presionamos el botón
Imprimir contrato, seleccionamos
Reverso del Contrato para imprimir
el reverso del contrato y luego
presionamos Imprimir Contrato,
para salir de esta ventana
presionamos el botón Cancelar

IMPRESIÓN DEL KARDEX ACADÉMICO

En la ventana de admisión de estudiantes hacemos clic en el botón Kardex Académico, el sistema nos
mostrará el reporte de Kardex Académico:

Cuando el sistema muestra una ventana de reporte también muestra una barra de herramientas para
navegar en el reporte

Para salir de la ventana de reporte hacemos clic en el icono salir o presionamos ESC.

Para imprimir el Reporte hacemos clic en el botón con el icono de Impresora

ADICIÓN DE FOTOGRAFÍA
Para adicionar una fotografía del alumno haga clic en el botón Buscar Fotografía de la ventana
Admisión de Estudiantes, para quitar la fotografía del alumno hacemos clic en el botón Quitar
fotografía.
 El Sistema nos mostrara el cuadro e dialogo buscar fotografía

En esta ventana podemos buscar la

fotografía del alumno en formato .JPG
desde cualquier ubicación, el sistema
guarda en la base de datos la fotografía
del alumno. Una vez que hemos ubicado
la fotografía del alumno seleccionamos el
archivo de fotografía y hacemos clic en el
botón Aceptar.

Recomendación: Es muy importante que

el archivo de fotografía .JPG no sea
demasiado grande y su tamaño este
comprendido entre 35 KB y 100 KB.

• ASIGNACIÓN Y RETIRO DE MATERIAS

o ASIGNACIÓN DE MATERIAS

Para realizar la asignación de materias baya al menú Registro y haga clic en Adición y Retiro,
presione el botón buscar para buscar un alumno de la lista.

El sistema le muestra los datos del alumno y las siguientes opciones para la toma o asignación de
materias:

Asignación de Materias: en esta ficha aparecen todas las materias que el alumno debe, para
asignar materias al alumno debe seleccionar las materias que el alumno va a tomar en el semestre
actual, para seleccionar una materia haga clic en la casilla de verificación en la columna asignar,
puede asignar cuantas materias desee, también puede cambiar el paralelo y turno en las columnas
paralelo y turno, luego seleccione la fechas del semestre y el periodo académico.

Una vez que haya realizado esos cambios haga clic en el botón azul Guardar e Imp Form # 002
luego el sistema le mostrara la vista previa del reporte con la opción para imprimir.

Record Académico: En esta ficha el sistema nos muestra el Record Académico del alumno, en este
informe solo se muestra las materias que el alumno a aprobado.

Retiro de Materias: En esta ficha tenemos la opción para realizar el retiro de materias que el
alumno ha tomado, el retiro de materias solo se realiza en las materias que no contengan notas,
para realizar el retiro de las materias tiquee la casilla de verificación en la columna Retirar y luego
ingrese la fecha de retiro y presione el botón Retirar Materia.
 Cambio de Paralelo: El sistema nos permite hacer el cambio de paralelo o turno en las materias
que el alumno no tiene notas, para hacer el cambio de paralelo seleccione las opciones en la
columna paralelo y turno, y presione el botón Guardar Cambios.

Reimpresión del Form #002: Esta ficha le permite reimprimir el formulario de toma de materias,
primero debe seleccionar en la columna imprimir las materias que desea reimprimir, luego
presione el botón Vista Previa.

Historial: Esta opción nos muestra un histórico de todos los sucesos de toma de materias, retiro de
materias, reprobaciones, etc.

• ACTUALIZAR PERIODO DE INSCRIPCIONES

Esta opción nos permite reorganizar las inscripciones por periodos académicos un periodo académico
en el sistema comprende un semestre, o trimestre, por ejemplo, a los alumnos inscritos en los meses
de enero a junio sea cual sea el semestre se los debe registrar en el periodo académico 1, a los
alumnos inscritos en los meses de julio a diciembre se los registra en el periodo académico 2.

Luego presionamos el botón Actualizar.

• REGISTRO DE NOTAS

Para el registro de notas vamos a la opción Registro de Notas del menú principal. El sistema nos
mostrar la ventana para el registro de las notas del alumnos.

Debemos seleccionar la gestión, el periodo, la carrera, turno, semestre y paralelo luego el sistema nos
mostrara en el cuadro de lista las materias correspondientes a ese semestre de la carrera
seleccionada, para registra las notas de la materia debemos hacer clic en la materia correspondiente y
el sistema nos mostrara la lista de alumnos registrados en esa materia.

En la columna Nota debemos ingresar la nota del alumno, la nota corresponde a una nota final del
semestre cursado.

Luego presionamos el botón Guardar.

• EXAMEN DE GRADO

Para registrar alumnos en que van a realizar el examen de Grado haga clic en la opción Examen de Grado
del menú Registro en el menú principal, y siga los siguientes pasos:

o AGREGAR ESTUDIANTES: Agregue los estudiantes que van a ser programados para el examen
de grado, también tiene la opción para quitar los alumnos que no van a tomar el examen de
Grado.
o INGRESAR FECHA DE INICIO Y FECHA FINAL
o GUARDAR: Haga clic en esta opción para registrar o guardar los alumnos en el examen de
Grado.

• CALIFICACIÓN FINAL DEL EXAMEN DE GRADO

• Para registrar la calificación del examen de Grado haga clic en la opción Calificación final Examen de
Grado del menú Registro en el menú principal, y siga los siguientes pasos:
 o ESTUDIANTES: Seleccione el nombre del estudiante
o INGRESAR EN TITULO DE LA TEMÁTICA DESARROLLADA
o INGRESE LAS NOTAS OBTENIDAS, las notas obtenidas deben sumar 100 puntos.
o INGRESE LOS NOMBRES DE LAS PERSONAS QUE FIRMAN AL PIE DEL INFORME
o SELECCIONE EL LUGAR Y LA FECHA DONDE SE HA REALIZADO EL EXAMEN DE GRADO
o GUARDAR

• PROYECTO DE GRADO

Para registrar alumnos en que van a realizar el Proyecto de Grado haga clic en la opción Proyecto de Grado
del menú Registro en el menú principal, y siga los siguientes pasos:

o AGREGAR ESTUDIANTES: Agregue los estudiantes que van a ser programados para el examen
de grado, también tiene la opción para quitar los alumnos que no van a tomar el examen de
Grado.
o TURNO: seleccione el turno en el cual se va a llevar la materia de proyecto de grado.
o INGRESAR FECHA DE INICIO, FECHA DE CONCLUSIÓN Y FECHA DE DEFENSA.
o INGRESE EL NOMBRE DEL TEMA Y EL NOMBRE DEL TUTOR.
o GUARDAR: Haga clic en esta opción para registrar o guardar los alumnos en el examen de
Grado.

• CALIFICACIÓN FINAL DEL PROYECTO DE GRADO

Para registrar la calificación del Proyecto de Grado haga clic en la opción Calificación del Proyecto de
Grado del menú Registro en el menú principal, y siga los siguientes pasos:

o SELECCIONAR PROYECTO: Seleccione le nombre del proyecto.

o SELECCIONAR ESTUDIANTE: Seleccione el nombre del estudiante.
o PUNTAJE OBTENIDO (1-100) :ingrese los puntajes obtenidos, el total de puntos debe sumar
100

EXPOSICIÓN DEL TEMA DEL PROYECTO DE GRADO

EXPLICACIÓN DEL MARCO TEÓRICO

METODOLOGÍA E INVESTIGACIÓN APLICADA

PRESENTACIÓN DE CONCLUSIONES

TOTAL DEFENSA

PRESENTACIÓN Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE INFORME FINAL

TOTAL PUNTOS OBTENIDO
o REGISTRAR OBSERVACIÓN, LIBRO, FOLIO, NRO DE REGISTRO
o REGISTRAR NOMBRES DEL TRIBUNAL (3 NOMBRES)
o REGISTRAR NOMBRE DEL REPRESENTANTE DEL SDE (1 NOMBRE)
o SELECCIONE EL LUGAR Y LA FECHA DONDE SE HA REALIZADO EL EXAMEN DE GRADO
o GUARDAR

• REPORTES
Para imprimir los siguientes reportes baya a la opción Reportes en el menú principal
 o REPORTE ESTADÍSTICO - CANTIDAD Y PORCENTAJE DE ALUMNOS INSCRITOS POR GESTIÓN,
PERIODO Y SEMESTRE

Seleccione la gestión.

IMPRIMIR EL REPORTE

EXPORTAR EL REPORTE A EXCEL

o LISTA DE NOTAS POR MATERIA

Debemos seleccionar la gestión, el periodo, la carrera, turno, semestre y paralelo
luego el sistema nos mostrara en el cuadro de lista las materias correspondientes a
ese semestre de la carrera seleccionada, para el reporte hacemos clic en el botón Vista
Previa.
o RECORD ACADÉMICO

Debemos seleccionar la gestión

Para buscar un alumno presionamos el botón buscar alumno.

El sistema nos mostrara la lista de todas las materias que el alumno a aprobado.

Para imprimir hacemos clic en el botón Vista Previa.

o DIRECTORIO DE ALUMNOS

SELECCIONAR CARRERA

INGRESAR GESTIÓN, PERIODO, SEMESTRE, PARALELO, TURNO

IMPRIMIR EL REPORTE

EXPORTAR A EXCEL

o LISTAS DE ALUMNOS POR CARRERAS TURNO SEMESTRE.

SELECCIONAR CARRERA

INGRESAR GESTIÓN, PERIODO, SEMESTRE, PARALELO, TURNO

IMPRIMIR EL REPORTE

EXPORTAR A EXCEL

o ACTA DE CALIFICACIONES

SELECCIONAR CARRERA, GESTIÓN, PERIODO, SEMESTRE, TURNO Y PARALELO

INGRESAR NOMBRE DEL DOCENTE

INGRESAR FECHA DE INICIO DE CLASES

IMPRIMIR EL REPORTE

EXPORTAR A EXCEL

• CERTIFICADOS
o SELECCIONAR ESTUDIANTE
o INGRESAR DATOS DEL CERTIFICADO

FECHA DE EMISIÓN

CIUDAD, ETC

SELECCIONAR EL TIPO DE CERTIFICADO

IMPRIMIR EL CERTIFICADO
• CENTRALIZADOR DE CALIFICACIONES
o SELECCIONAR CARRERA, GESTIÓN, PERIODO, SEMESTRE, TURNO Y PARALELO
o IMPRIMIR EL REPORTE
o EXPORTAR A EXCEL

• CARRERAS
o LISTA DE CARRERAS CREADAS
o CREAR NUEVA CARRERA
o IMPRIMIR LISTA DE CARRERA

• REGISTRO DE MATERIAS
o SELECCIONAR CARRERA

REGISTRAR MATERIA NUEVO, MODIFICAR, ELIMINAR
• UTILIDADES
o CREAR RESPALDOS (COPIA DE SEGURIDAD EN CUALQUIER UNIDAD, FLASH, CD, DISCO DURO,
ETC.)
o SELECCIONAR IMPRESORA DE TRABAJO.
o MANUAL DE USUARIO.
o REGISTRO DE NUEVOS USUARIOS DEL SISTEMA
o NIVELES DE INGRESO AL SISTEMA POR USUARIOS