DT 133

DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN
DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

PARA EMPRESAS FORESTALES COMUNITARIAS
Documento Técnico 133/2003
Autores
Hugo Franck
Pedro Guevara
Milton Gutiérrez
Rafael Ramírez
Raul Lobo
Contrato USAID: 511-C-00-93-00027

Chemonics International Inc.
USAID/Bolivia
Diciembre, 2003
Objetivo Estratégico de Medio Ambiente (USAID/Bolivia)

Documento de Consulta
para la Elaboración de Manuales
de Funciones y Procedimientos para
Empresas Forestales Comunitarias
Proyecto de Manejo
Forestal Sostenible
BOLFOR
Cuarto Anillo
esquina Av. 2 de Agosto
Casilla 6204
Teléfonos: 3-480766 – 3-480767
Fax: 3-480854
e-mail: bolfor@bibosi.scz.entelnet.bo
página web: http://bolfor.chemonics.net
Santa Cruz, Bolivia
BOLFOR es un proyecto financiado por USAID y el Gobierno de Bolivia e implementado

por Chemonics International
Tabla de Contenido
RESUMEN EJECUTIVO
SECCION I MÉTODO DE TRABAJO I-1
SECCION II ESTRUCTURA ORGANIZATIVA II-1
SECCION III ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS EN LA PRÁCTICA III-1
SECCION IV COMPARACIONES ENTRE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS IV-1
SECCION V MANUAL DE FUNCIONES V-1
SECCION VI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VI-1

Resumen Ejecutivo
El propósito de BOLFOR al presentar este documento es proveer una herramienta de consulta

para la definición de funciones y procedimientos al interior de Agrupaciones Sociales del Lugar
(ASL) y Tierras Comunitarias de Origen (TCO). Sobre el contenido de esta guía, las Empresas
Forestales Comunitarias (EFC) tendrán la oportunidad de evaluar la forma en que se ha
organizado y podrán hacer sus propias consideraciones y adecuaciones. De esta forma se
pretende promover la asignación de responsabilidades claras y precisas a los miembros de estos
grupos y, por otro lado, la implementación procedimientos administrativos sencillos y eficaces
para cada cargo.
La adecuada asignación de funciones y definición de procedimientos tiene como principal

finalidad mejorar la calidad de gestión de las EFC, tanto en lo que refiere a la administración
propiamente dicha, como al manejo transparente de los recursos. Paralelamente, coadyuva a que
éstas operen gradualmente con un enfoque empresarial, con un mayor grado de competitividad y
con una visión de cara al mercado.
Cabe remarcar que con este modelo de Manual no se pretende uniformizar la forma de
organización de las EFC, ni introducir un sistema rígido de operación. Tampoco se busca el
establecimiento de funcionarios, funciones o actividades predefinidas. Por el contrario, se
considera que el usuario de esta herramienta se halla conciente de que cada ASL y TCO tiene sus
propias particularidades y, por tanto, cada una cuenta con una visión individual y una dinámica
de trabajo específica que han de prevalecer en la forma de organizarse y operar.
Por otro lado, se debe resaltar que la asignación de funciones y definición de procedimientos no
es una acción estática o definitiva; por el contrario, se debe considerar más bien como un proceso
de adecuación gradual y permanente entre lo organizacional y lo administrativo, basado en el
análisis de capacidades y oportunidades, y el control y la evaluación de los resultados de las
gestiones pasadas.
La elaboración de este documento demandó la consulta de propuestas relacionadas a

organización y administración, la revisión de experiencias, y el análisis de la calidad de gestión
de EFC de Guarayos, Velasco, Chiquitos, Ixiamas, Santa Rosa del Sara y Chapare (TCO Yuqui-
CIRI).
Con esta información se elaboró un primer perfil del modelo “ideal” de organización y
operación, el cual, a su vez, incluía las principales funciones y procedimientos. Esta propuesta
fue puesta en consideración de las EFC a través de talleres en cinco zonas forestales distintas, en
las cuales se hizo un análisis amplio de las mismas y de la forma en que cada EFC en particular
venía operando.
La comparación entre el modelo propuesto, y los sistemas de organización y operación

implementados en la práctica por las EFC generó un amplio debate. Además de las
CHEMONICS INTERNATIONAL INC. – PROYECTO BOLFOR
conveniencias e inconveniencias encontradas, las discusiones pusieron al descubierto conflictos

y problemas al interior de las empresas comunitarias como: indefinición de responsabilidades en
la mayoría de los cargos, atribución arbitraria de funciones, improvisación en la toma de
decisiones y en la ejecución de actividades, ausencia de sistemas de seguimiento y control, poca
o nula transparencia en el manejo de recursos, entre otros.
De esta manera, los talleres que se llevaron a cabo terminaron dando recomendaciones que se
han convertido en los principales insumos para la elaboración del presente documento o guía de
trabajo. Si bien en cuanto a procedimientos no se han encontrado mayores divergencias, en el
tema de funciones sí pueden existir diferencias que en el fondo se relacionan a la visión propia
de la viabilidad de una estructura organizativa, al dinamismo de las propias dirigencias y al grado
de avance de la EFC en la cadena productiva.
Consideramos que la forestería comunitaria en Bolivia está dando sus primeros pasos y que, pese
a los pocos los años de operación, existen experiencias acertadas y dignas de ser rescatadas y
transmitidas al resto de las organizaciones existentes en búsqueda de un bienestar común.
Esperamos que este documento pueda contribuir al logro de este objetivo y, a su vez, motivar
nuevos emprendimientos que permitan abarcar otros temas orientados a mejorar la calidad de
gestión de las empresas forestales comunitarias.
Agradecemos a todas aquellas personas que participaron en la elaboración de esta guía de

trabajo, tanto representantes de las EFC como técnicos del proyecto, asimismo a todos quienes
vienen mejorando la organización y la operación de las Empresas Forestales Comunitarias con su
trabajo cotidiano y aportando con nuevas ideas y propuestas.
ii DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS

FORESTALES COMUNITARIAS
SECCION I
Método de Trabajo
El presente documento corresponde a un modelo que debe ser tomado en cuenta por las
Empresas Forestales Comunitarias como una guía para la elaboración de sus Manuales de
Funciones y Procedimientos. El propósito de este material es el de tomar ejemplos e ideas y
compararlos con el sistema organizativo establecido en la EFC, y no así la réplica de este
material sin un proceso previo de análisis y adecuación.
El contar con Funciones y Procedimientos claramente definidos permite llevar a cabo una mejor
administración de la empresa comunitaria, favorecer el movimiento transparente de los recursos,
y generar una mejor imagen frente a compradores y prestadores de servicios, entre otras ventajas.
Pero no basta con tener Manuales bien elaborados y detallados, más importante es su permanente
adecuación a las condiciones de operación y su correcta aplicación.
Al interior de cada ASL o TCO, y en especial a nivel de los socios de base, se espera que esta
guía ayude fundamentalmente a:
1. Comprender las funciones que deben ser asignadas.

2. Hacer respetar el orden establecido dentro de un marco organizativo.
3. Distribuir las responsabilidades y asignarlas en cargos específicos para su correcta
operación.
4. Detallar las actividades y los procedimientos que debe cumplir cada uno de los
directivos y funcionarios para establecer una administración adecuada.
5. Demandar la implementación de otras herramientas complementarias e instrumentos
de gestión como planes de trabajo, informes de gestión, uso de formularios, etc.
Para la aplicación de esta guía consideramos la conveniencia de conformar grupos de trabajo,

pues el análisis conjunto de la información presentada y su comparación con la experiencia o el
ideal de organización y operación es fundamental. Para ello, proponemos llevar a cabo el
siguiente procedimiento:
Ø Lectura e interpretación de este Manual, para verificar si todas las funciones y

atribuciones citadas en esta guía han sido contempladas por la ASL/TCO.
Ø En la perspectiva de mejorar la comprensión de las bases, debatir el contenido del

Manual por áreas y, en caso necesario, recurrir al asesoramiento externo.
Ø Descartar funciones o procedimientos citados en la guía que no corresponden o

ameritan por las características propias de la EFC o su modo de operación. Por el
contrario, destacar los que se consideren como fundamentales e importantes.
Ø La directiva y los socios que tengan experiencia en la administración de gestiones

anteriores deben deliberar sobre las concordancias, conveniencias e inconveniencias
del Modelo Guía y compararlas con las atribuciones, las funciones y los
procedimientos establecidos por la EFC.
Ø En esta instancia es importante rescatar de forma clara las falencias de las gestiones
pasadas para ser consideradas en las enmiendas a ser tomadas.
Ø El análisis comparativo realizado por la directiva y los líderes con mayor experiencia
debe ser presentado a la asamblea o reunión de socios para su consideración. En este
paso se debe reflejar qué puntos son rescatables de la Guía y qué modificaciones
deben considerarse en la estructura implementada por la EFC, explicando los motivos
o razones.
Ø En base a ello, delinear de forma gráfica la nueva propuesta de la estructura

organizativa de la EFC, separando áreas de atribución (toma decisiones, dirección,
ejecución) y definiendo de forma clara cada uno de los cargos.
Ø Tomar en cuenta que el nombre que se asigne a un cargo específico no es lo

fundamental, sino más bien la claridad con la que se asignen sus atribuciones,
responsabilidades y funciones.
Ø Una vez establecidos todos los cargos (aún tentativos) dentro de la estructura, asignar
las responsabilidades y funciones más importantes a cada uno de ellos siguiendo la
lógica del sistema productivo. Ejemplo: planificación, censo, POAF, contratos de
venta y servicios, apertura caminos, tumbado de árboles, transporte, etc.
Ø Concluida esta etapa, la presente Guía puede utilizarse como marco de referencia para
considerar otras funciones con mayor detalle. Considerar que las funciones que se
vayan ha definir correspondan a las responsabilidades y acciones que se vayan a
asumir o encarar en la presente gestión (inmediato y corto plazo), considerando en
especial las falencias o debilidades de las gestiones pasadas. Descartar funciones a ser
asumidas a largo plazo o en casos muy excepcionales. Asimismo eliminar funciones
nominativas o figurativas que no conducen a nada operativo.
Ø Luego, revisar detenidamente las líneas de mando y coordinación, parae dejar

claramente establecido quién depende o reporta a quién y con qué otros cargos se
vincula, antes y después, cada una de las funciones asignadas.
Ø Una vez que las funciones hayan sido revisadas, debe procederse a la definición de
procedimientos, siguiendo pasos similares a los arriba citados, tomando como base de
ejemplo la presente Guía.
Ø De ser posible, incluso establecer plazos o fechas tope para las funciones de mayor
importancia; ejemplo: conciliación de cuentas cada 15 días, presentación de informes
cada 30 de mes, etc.
I-2 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
.- PROYECTO BOLFOR
CHEMONICS INTERNATIONAL INC
Ø Concluidos estos procedimientos, todo lo definido debe ser detallado en un Manual

propio de la EFC; algo similar al que se presenta como guía en este documento. Cada
funcionario debería recibir al menos una copia de las funciones, atribuciones y
procedimientos que le competen a su cargo.
Ø La implementación del Manual que sea elaborado por la EFC debe realizarse
contemplando el carácter de gradualidad en función de los avances que se vayan
logrando. Es decir que el Presidente y el Administrador deben revisar gradualmente la
implementación de cada función y procedimiento, hasta que todo el sistema quede
operando de forma fluida.
Ø Es imprescindible establecer un sistema de seguimiento y monitoreo, basado en las

líneas de mando, que debe forzosamente fusionarse a nivel del Administrador y el
Presidente. En ello habrá que definir qué documentos deben revisarse cada cierto
tiempo para verificar que las operaciones responden a lo planeado.
Ø Deben establecerse tiempos prudenciales para revisar en conjunto el grado de

eficiencia de las operaciones y, en caso necesario, hacer los ajustes correspondientes.
IMETODO DE TRABAJO I-3

SECCION II
Estructura Organizativa
A nivel de empresas comunitarias, aparentemente existen diferencias en las estructuras

organizativas. Sin embargo, éstas no son significativas y las existentes responden al carácter de
objetivos específicos, carácter de las estrategias o el sistema de trabajo, o bien por el grado de
especialización o avance logrado en la cadena de producción.
La mayoría de las empresas productivas o comerciales tienen una estructura organizativa muy
similar, pues éstas responden a un mismo patrón en cuanto al sistema de dirección, gestión
administrativa y operación productiva, donde se aplican los mismos niveles de intervención si se
persigue operar bajo un orden lógico y de eficiencia.
En este sentido, cualquier estructura organizativa a nivel de sociedades productivas o

agrupaciones consideran funciones básicas circunscritas en un ciclo, el cual denominamos
también como gestión.
Este ciclo se inicia con la toma de decisiones sobre una propuesta concreta de trabajo, la
planificación y dirección de actividades, y la ejecución y control de las mismas, para concluir en
la evaluación de los resultados obtenidos que, a su vez, se convierte en la base para dar inicio a
un siguiente ciclo o gestión.
Dentro de este ciclo y desde una perspectiva organizativa, se distinguen tres niveles
fundamentales de intervención:
Nivel 1: Asamblea de socios o miembros (toma de decisiones)
Este nivel está conformado por todos quienes componen o son considerados como propietarios
de la empresa. Se trata de la máxima instancia en la toma de decisiones, pues define las políticas
y los objetivos y es quien delibera sobre el destino que ha de tener la institución y la forma en
que ésta ha de organizarse. Para ello, ordena y controla al Directorio.
Nivel 2: Directorio (dirección y fiscalización)
Compuesto por miembros elegidos en Asamblea, encargados de la dirección, planificación,

supervisión, control y aprobación de actividades de ejecución y manejo de recursos, en
cumplimiento a las asignaciones que les define la Asamblea.
Fundamentalmente, el Directorio controla y fiscaliza al nivel ejecutivo, a través del

Administrador ó Coordinador, cuyos resultados son evaluados por el directorio y presentados a la
Asamblea bajo su responsabilidad directa.
Nivel 3: Ejecutivo (administrativo - operativo)
Es la instancia que ejecuta lo programado y planificado de forma conjunta entre las áreas o
secciones que la componen: operación técnica, comercialización y administración. Dentro de su
estructura se mantienen cadenas de mando, niveles de coordinación y sistemas de control; pero
todas dependen de un sólo responsable: el Administrador o Coordinador. En las empresas
privadas el cargo es conocido como gerente.
El área técnica depende primero del Administrador, cuyas responsabilidades son la elaboración
de inventarios y censos, y el aprovechamiento. Si las condiciones de operación de la EFC son
iniciales, el Administrador puede hacerse cargo de forma directa de estas tres actividades. Por el
contrario, cuando la EFC se halla en un nivel más especializado de operación, será necesario
nombrar un Responsable del Área Técnica, que dependerá directamente del Administrador.
En este caso, por ser el aprovechamiento la actividad más importante debido a la magnitud de las
operaciones y la inversión demandada, el Responsable de Área debería ser preferentemente el
Profesional Forestal y además ser quien asuma también las funciones de Encargado de
Aprovechamiento como responsabilidad prioritaria. Si bien en los organigramas ambos cargos se
presentan separados y en niveles diferentes, en la práctica una misma persona cumple a
cabalidad ambas responsabilidades.
Bajo esta circunstancia, el Responsable del Área Técnica estará también a cargo de las
actividades relacionadas a censos, inventarios y otras prácticas silviculturales o de manejo, pero
cuyas responsabilidades serán delegadas a otras personas.
En cuanto a censos, se requiere un responsable específico si estas labores se desarrollan de forma

paralela al aprovechamiento pero, en ese caso, deben depender del Responsable de Área Técnica.
Solamente durante las primeras gestiones, cuando las actividades aún no se han especializado,
estas labores podrán ser ejecutadas de forma directa por el Administrador.
En el caso de la Comercialización, al igual que en el caso anterior, estas funciones podrán ser
ejecutadas de forma directa por el Administrador mientras la magnitud de las operaciones sea
reducida. Conforme éstas se vayan especializando y demanden mayor actividad, la
comercialización podría pasar a depender del Responsable del Área Técnica o bien ser un área
independiente de la Técnica o la Administrativa.
Esta independencia podría darse especialmente si la EFC incursiona en la venta de madera más
allá de rodeo, ya sea en aserradero o bien aserrada y en diferentes calidades; también si se tratase
de otros productos no maderables. El Responsable de Comercialización, en ese caso, además de
promover las ventas y buscar concretar contratos, es responsable de todo lo concerniente al
relacionamiento permanente con los clientes y la entrega del producto en el punto final.
Asimismo, dependiente del Administrador se halla el Área Administrativa dentro de la cual se

encuentran dos cargos importantes: el Contador y el Encargado de Logística. Este último cuando
el suministro de materiales e insumos a los grupos de trabajo en el bosque sea importante.
II-2 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
.- PROYECTO BOLFOR
La existencia de un Responsable del Área Administrativa generalmente no es necesaria, ni

conveniente por su costo, pues además el Administrador debe cumplir estas funciones y
coordinar de forma directa con el área técnica.
Dentro del área administrativa pueden requerirse otros funcionarios en casos específicos, como
auxiliares contables, secretarias u otros de servicio, como apoyo a tareas de logística, que no
revierten mayor importancia para su detalle.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA II-3

SECCION III
Estructuras Organizativas en la Práctica
Si bien todas las EFC cuentan con estructuras organizativas definidas dentro de sus Estatutos y
Reglamentos, en la práctica la mayoría opera bajo modalidades diferentes como resultado de su
capacidad de operación, su disponibilidad de recursos humanos y financieros, o bien según la
percepción y visión que puedan tener sus asociados o miembros.
Sólo a manera de ejemplarizar podemos citar que alrededor del 50% de las EFC son manejadas
por dos o tres personas que componen el Directorio. Bajo estas circunstancias, el Presidente
asume más bien un papel de Administrador de toda la gestión forestal, en vez de ser el orientador
y fiscalizador. En situaciones extremas se han visto casos en que la Asamblea no toma ninguna
acción y no es informada de las gestiones realizadas por la Directiva, ni de los resultados
alcanzados en el área operativa y es cuando se dan los mayores problemas por falta de
transparencia en el manejo de los recursos.
La existencia de una estructura bajo la modalidad arriba citada, sin los extremos citados, no
necesariamente debe ser considerada como una mala estructuración o deficiencia. Ésta es viable
en la medida que la Asamblea así lo defina y ésta se mantenga como instancia de decisiones
generales y fiscalización a través de un Comité de Vigilancia.
Bajo estas consideraciones el Directorio entonces asume, además de sus responsabilidades de

planificación y supervisión, también la ejecución de las operaciones de manejo. En estos casos,
el Presidente asume el papel de un Director Ejecutivo y el Tesorero viene a ser el administrador
financiero. En el nivel de ejecución, las labores se delegan a un responsable de bosque o bien, en
la práctica, el mismo Presidente es quien asume también estas funciones.
Cabe resaltar que esta modalidad organizativa es viable en los primeros años de gestión, cuando
el Plan General de Manejo Forestal (PGMF) y el primer Plan Operativo Anual Forestal (POAF)
están en elaboración o bien mientras que las ventas se realicen como árbol en pié o incluso
tumbado, pero en especial cuando se manejan bajos volúmenes de venta. La ventaja de esta
modalidad es la rapidez en la toma de decisiones operativas y menores costos de operación.
Gráficamente este modelo podría representarse de la siguiente manera:
PRIMER MODELO:
ORGANIGRAMA DE UNA ASL EN SU FASE INICIAL
Considerando un avance de las EFC desde una perspectiva de operación comercial de mayor
envergadura y mayor especialización dentro de la cadena productiva consideramos viable la
implementación de otras estructuras organizativas poco más complejas, bajo los siguientes modelos:
III-2 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
.- PROYECTO BOLFOR
SEGUNDO MODELO:
PROPUESTA DE ORGANIGRAMA PARA UNA ASL
ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS EN LA PRACTICA III-3

Este organigrama, en el segundo nivel, considera la definición de actividades por parte de la

Directiva, así como el control, la fiscalización y la negociación final con clientes y prestadores
de servicios. Cabe resaltar que el número de miembros dentro de este nivel está en función de la
envergadura de las operaciones. En una fase inicial e intermedia éste puede funcionar de forma
eficiente con tres funcionarios a cargo, pudiendo ampliarse a cuatro de acuerdo al incremento de
actividades; principalmente de seguimiento y fiscalización.
El tercer nivel en el modelo, el nivel de ejecución, se halla a cargo de un Administrador

responsable de todo el personal encargado de las actividades de manejo, aprovechamiento,
comercialización, administración, y suministro de insumos y materiales a las unidades de campo.
Éste debe rendir cuentas de las operaciones, el manejo de los recursos y los resultados al
Directorio, dejando en manos de este nivel la supervisión y las labores más importantes, como
definición de precios de venta, firma de contratos, manejo de fondos, autorización de gastos y
pagos, etc.
En el modelo presentado, la ventaja es que existe una coordinación directa en torno al

Administrador, se evita la dualidad de funciones, existe buen control de los recursos, se da
cumplimiento a normas y procedimientos y las actividades se orientan a la obtención de
resultados concretos. Acá, tanto el Directorio como la Asamblea cumplen sus roles establecidos
y los gastos por conceptos administrativos no se constituyen en una carga pesada.
Este modelo también puede ser aplicado cuando la EFC realiza la venta de troncas trozadas o en
rodeo, pero los cargos previstos se ajustan al mayor número de funciones que se asumen cuando
la empresa se hace cargo de labores de acarreo, carguío y transporte mediante prestadores de
servicios.
Si las condiciones de venta consideran mayor grado de avance en la cadena productiva o se

asumen estas labores por administración directa en vez de prestadores de servicios, además de
ventas como madera aserrada y simultáneamente a tres o más clientes, la estructura organizativa
puede ampliarse siguiendo el mismo patrón propuesto. De esta manera, habrá que considerar tres
unidades de trabajo independientes a cargo de tres Jefes de Área: Manejo Forestal,
Comercialización y Administración, donde se definan nuevos funcionarios en logística y
comercialización (incluyendo aserrío), pero coordinadas todas ellas bajo el Administrador
General. Para efectos de un mejor control y seguimiento, el número de funcionarios en el
Directorio también podrían ampliarse a cinco o seis personas.
Este mismo modelo se puede aplicar a nivel de las TCO en los Niveles 2 y 3, aunque
generalmente la denominación de los cargos difiere en la práctica con las ASL. En el Nivel 1 es
donde existen diferencias por tratarse de organizaciones que involucran a más de una comunidad,
además de tener ingerencia en aspectos políticos, sociales y económicos, fuera de la actividad
netamente forestal, existiendo en este sentido instancias como las Centrales y Subcentrales.
Particularmente en el caso de las TCO, si bien las Centrales Comunales tienen asignada una
función de fiscalización, es necesario que exista una instancia de control y seguimiento al
interior de las propias Unidades Forestales, tal como un Comité de Vigilancia. Ello, en el
entendido que muchas veces las actividades de seguimiento y monitoreo a nivel de las Centrales
.- PROYECTO BOLFOR
pueden ser débiles, mientras que a nivel comunal o de Subcentral el control social es mayor,
además que la comunicación es más fluida y eficiente. El modelo gráfico para TCO podría
esquematizarse de la siguiente manera:
TERCER MODELO:
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA PARA UNIDADES FORESTALES EN TCO
ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS EN LA PRACTICA III-5

En este caso, sólo para ilustrar otras alternativas, no se han considerado mayores actividades de
mercadeo que ameriten contar con un Encargado de Comercialización, suponiendo que las
ventas se realizan como troncas tumbadas al lado de tocón o bien en rodeo.
En resumen, en el tercer nivel de la estructura organizativa, es decir a nivel del equipo encargado
de la ejecución misma de las actividades forestales, es donde mayores alternativas o diferencias
se presentan, pues éstas deben ser establecidas en función al tipo de operaciones que se
desarrollen y a los volúmenes mismos que representen los contratos.
Lo más recomendable sería que de un Administrador o Coordinador dependan todos los

Responsables de Área o Encargados de las tareas específicas, proveyendo de esta manera fuentes
de empleo a mayor número de socios. Sin embargo ello no siempre es viable, al menos mientras
que las operaciones no estén lo suficientemente desarrolladas para que amerite ocupar un alto
número de funcionarios y que se puedan asumir los costos que representa para la empresa
forestal.
En la práctica, generalmente el socio elegido como Presidente es el mismo que se encarga de

ejecutar las funciones de Responsable de Aprovechamiento, apoyado por el Profesional Forestal,
además del Tesorero que cumple el papel de administrativo y contador, más dos o tres socios que
se encargan de trabajos de logística y control y entrega de troncas. Bajo estas condiciones las
funciones de fiscalización y control se mezclan con lo operativo y, por tanto, se pierde la
instancia que garantice la transparencia de las actividades. En otras palabras, el Directorio se
convierte en “juez y parte”, lo cual a su vez debilita toda la estructura y crea malestar.
SECCION IV
Comparaciones entre las Estructuras Organizativas
Las estructuras de las EFC no se diferencian sustancialmente de las Sociedades Anónimas (S.A.)
y Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.R.L.), por lo que las EFC pueden constituirse en
cualquiera de éstas. Las modificaciones realizadas al Régimen Impositivo en septiembre del
2003 pueden inducir a ello en el corto plazo, pues la Ley Tributaria plantea que todas las
empresas proveedoras de bienes y servicios emitan factura por todo ingreso generado y, con ello,
su incorporación dentro del Código de Comercio. A la fecha, tanto ASL como TCO son
organizaciones reconocidas por el Código Civil y dentro del Código de Comercio existe un vacío
legal para su reconocimiento como agrupación o territorio indígena.
Fuera de lo citado, las estructura organizativas dentro de una EFC o una sociedad anónima o de
responsabilidad limitada es indistinto, pues su asamblea tiene la potestad de determinar o
modificar la misma.
Características Sociedad de Sociedad EFC. (ASL y TCO)

Responsabilidad Limitada Anónima
ORGANIZACIÓN - Personería Jurídica - Personería Jurídica - Personería Jurídica
- Asamblea General - Asamblea General - Asamblea General
- Directorio - Directorio - Directorio
Denominación o Nombre seguido de la sigla “S.R.L” Nombre seguido de la sigla “S.A.” Nombre
Razón social.
Responsabilidad de Responsables de las obligaciones Responsables de las obligaciones Responsables de las
los socios. sociales en forma limitada, o sea sociales en forma limitada, o sea obligaciones sociales en forma
hasta el monto de sus aportes. hasta el monto de sus acciones. limitada, o sea hasta el monto
de sus aportes.
Capital. Esta representado por los aportes de Esta representado por las Esta representado por los
los socios. acciones. aportes de los socios.
Distribución de Se distribuye en proporción al capital Se distribuye en proporción al En las ASLs se distribuyen
Utilidades aportado numero de acciones. entre todos los socios en forma
equitativa.
En las TCO se efectúan
inversiones en la comunidad
(inversiones sociales).
SECCION V
Manual de Funciones
El Manual de Funciones representa la descripción de las responsabilidades y tareas asignadas a

cada uno de los cargos establecidos dentro de la estructura organizativa y señala además la
dependencia y coordinación entre éstos. El contar con esta herramienta busca:
a) Representar la conformación de la Empresa Forestal Comunitaria a través de una

estructura organizativa, definiendo niveles y áreas de intervención: Toma de decisiones,
Dirección, Ejecución, Control y Evaluación.
b) Establecer claramente los niveles de coordinación interna.
c) Establecer los sistemas de administración y el control de los recursos.
d) Lograr que los miembros y funcionarios asuman responsabilidad por sus decisiones y
acciones.
e) Generar información útil, oportuna y confiable para la elaboración de informes

económicos y de gestión para la toma de decisiones y planificación de nuevas
actividades.
El Manual de Funciones parte del organigrama previamente estructurado, en el cual se deben

encontrar señaladas, a partir de la asamblea general, cada una de las carteras de la directiva y los
cargos que correspondan a asesoría, ejecución productiva, administración, apoyo logístico,
comercialización, etc. (cada uno de los cargos definidos dentro de un orden de intervención).
El Manual debe definir el grupo mínimo posible con el cual se puedan llevar a cabo todas las
actividades inherentes a la empresa, de manera ordenada y eficiente, identificando los niveles de
control y precautelando evitar:
Ø omisión de funciones,
Ø responsabilidades sobre entendidas,
Ø duplicación de cargos y de funciones,
Ø cargos figurativos y funciones innecesarias,
Ø coordinación o dependencia poco clara o ambigua,
Ø establecimiento de operaciones aisladas,
Ø restricciones al flujo de comunicación o información.
En la práctica, cuando se estén definiendo los cargos dentro de la estructura organizativa de la

Empresa Comunitaria y por ende en su Manual, éstos deben ser designados con nombres claros y
en lo posible en consenso, pues cada persona percibe y asigna de forma diferente un grado de
jerarquía en función a su percepción de cada título.
Asimismo, se debería tratar de no dar demasiada importancia a la nominación del título, por la
existencia de sinónimos, sino de enfocarse más bien en las funciones que se le asigne a cada
cargo. Un ejemplo de ello es que mientras en una EFC el máximo responsable de la Directiva sea
nominado como Presidente, en otra puede ser Director y en una empresa será Gerente; sin
embargo en los tres casos esta persona cumplirá exactamente las mismas funciones.
En la elaboración de este Manual se contemplaron aspectos legales que están estrictamente

vinculados con la actividad forestal propiamente dicha, así como también con otras
disposiciones que norman y regularizan el desarrollo y comportamiento de las operaciones y
transacciones económicas de la EFC. Entre éstas, podemos citar los siguientes:
q Ley Forestal 1700

En el Art. 33º de Inspecciones y Auditorías Forestales se otorgan amplias facultades a
la Superintendecia Forestal para la verificación del cumplimiento del las obligaciones
legales y contractuales. En este sentido, cada miembro de la EFC es responsable de un
manejo acorde con las disposiciones forestales vigentes para la sostenibilidad del manejo
de los recursos forestales
q Normas técnicas para la elaboración de instrumentos de manejo forestal

A través de las resoluciones ministeriales 136/97 para TCO y 248/98 para ASL se
reglamenta el manejo de los bosques en lo que refiere a su parte técnica, es decir:
Inventario, Censo y Aprovechamiento.
q Estatuto orgánico y reglamento del estatuto

Toda EFC tiene su correspondiente Estatuto y Reglamento, en los cuales se basan sus
actividades de organización y la forma de operación.
q Código de comercio
Reglamenta la vigencia de todas actividades comerciales agrupadas en uno de los
diferentes tipos de sociedades.
q Normas de contabilidad (NC)

La formulación de los estados financieros se sujeta a reglas fundamentales, cuyo objetivo
es garantizar la información contenida en dichos estados.
q Normas de auditorías generalmente aceptadas

Son ciertos requisitos que permiten medir la calidad del trabajo, constituyendo una
evidencia en la ejecución y elaboración del examen.
q Régimen Impositivo
La Ley 843 y el Código Tributario determinan los tributos de carácter general y las
relaciones jurídicas emergentes de ellos.
V-2 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
.- PROYECTO BOLFOR
Manual de Funciones
NIVEL 1: TOMA DE DECISIONES
CARGO: ASAMBLEA GENERAL
Depende de: La Asamblea General es el órgano máximo de autoridad de la EFC y en ella reside
su soberanía. Las resoluciones de la Asamblea tendrán carácter obligatorio para todos los
miembros que participen o no de ella, mientras no sean revocadas en otra Asamblea General.
Controla a: Directorio o Comité de Gestión

Comité de Vigilancia
Comité Electoral
Presidente o Coordinador
Tipos de Asambleas:
q Asamblea General Ordinaria: Se realiza obligatoriamente una vez por año.
q Asamblea General Extraordinaria: Se realizará cuantas veces sea convocada por el Directorio
o la cuarta parte de los socios activos.
Responsabilidad:
- Analizar y definir la política general de la EFC.
- Revisar y fiscalizar las operaciones de la EFC.
- Elegir a los miembros del Directorio o Comités de Vigilancia.
- Nombrar a los miembros del Comité Electoral.
- Determinar sus estatutos orgánicos y reglamentos.
Funciones:
1. Considerar y aprobar el balance económico y el informe de actividades de la gestión.
2. Aprobar o modificar el presupuesto y el plan general de actividades propuesto por el
Directorio o los Comités de Gestión.
3. Fijar cuotas de ingreso para los nuevos socios y aportaciones anuales.
4. Acordar la distribución de utilidades o beneficios y pérdidas de la gestión concluida.
5. Modificar los estatutos y reglamentos.
6. Autorizar al Directorio o Comité de Vigilancia el otorgamiento de poderes notariados.
7. Decidir sobre el ingreso de nuevos socios.
8. Decidir sobre la inclusión o expulsión de un socio.
9. Conocer y definir cualquier asunto de especial importancia para la agrupación.
10. Decidir sobre el cambio de razón social, fusión, disolución y liquidación de la EFC.
MANUAL DE FUNCIONES V-3

NIVEL 2: CONTROL Y FISCALIZACIÓN
CARGO: DIRECTORIO O COMITÉ DE GESTION
Depende de: Asamblea General

Controla a: Administrador o Coordinador
Responsables de Área (si no hay mando intermedio)
Responsabilidad:
El Directorio o Comité de Gestión será responsable de elaborar políticas, normarlas y fiscalizar
la administración de los recursos de la EFC. También será responsable de la ejecución, el
control y la evaluación de planes y proyectos a realizarse, además delegará funciones a la
Administración y personal responsable de áreas.
Funciones:
1. Cumplir y hacer cumplir los estatutos y reglamentos, acuerdos y resoluciones de las
asambleas generales.
2. Representar a la EFC ante autoridades, instituciones publicas y privadas.
3. Conferir poderes especiales o generales al Presidente, Administrador o a cualquier persona
previamente autorizada por la Asamblea General.
4. Designar, previa autorización de la Asamblea, a un Administrador.
5. Conjuntamente con el Administrador, programar y presupuestar las actividades anuales y
ponerlas en consideración de la Asamblea General.
6. Conjuntamente con el Administrador, definir las políticas y los procedimientos
administrativos.
7. Conjuntamente con el Profesional Forestal y el Administrador, definir los contratos de
prestación de servicios para el aprovechamiento.
8. Hacer el seguimiento y control a todas las labores de manejo (trabajo del Responsable de
Área Técnica o Profesional Forestal y los prestadores de servicios).
9. Aprobar los informes de balance económico de la gestión concluida para presentarlos a la
Asamblea General.
10. Aprobar la contratación de personal.
11. Coordinar el asesoramiento técnico y administrativo.
12. Conocer solicitudes de ingreso o retiro de la Asociación, verificar los requisitos y ponerlos a
consideración de la Asamblea General.
13. Realizar reuniones de Directorio o Comité de Gestión una vez al mes.
14. Convocar a Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias de acuerdo a lo estipulado en
los estatutos y reglamentos.
15. Otras atribuciones conferidas de acuerdo a las necesidades de la Agrupación o Unidad
Indígena Forestal.
.- PROYECTO BOLFOR
NIVEL 3: OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO
CARGO: ADMINISTRADOR O COORDINADOR
Depende de: Presidente del Directorio

Controla a: Responsables de Área (Técnica, Administrativa y Comercialización)
Todo el personal - Prestadores de servicios y contratistas
Perfil y requisitos:
- Experiencia en área administrativa, contable o afines.
- De preferencia, miembro de la Agrupación o Unidad Indígena Forestal con un liderazgo nato
y capacidad de dirección, organización y control de personal y bienes.
- Todos los requisitos definidos por la Asamblea.
Responsabilidad:
- Ejecutar todas las decisiones tomadas en Asamblea y reuniones de Directorio
- Implementar procesos administrativos financieros, tendientes a optimizar los ingresos y
racionalizar los gastos de la institución.
- Elaborar el programa operativo anual, la programación presupuestaria y preparar los estados
financieros.
- Precautelar los bienes de la Asociación o Unidad Indígena Forestal.
- El Administrador es el funcionario ejecutivo de mayor jerarquía y ejerce la representación
administrativa y operativa de la organización mediante un poder otorgado por el Directorio.
- Puede ser removido del cargo por alguna falta comprobada, sin perjuicio de las
responsabilidades civiles y penales a que hubiere lugar.
Funciones:
1. Elaborar y presentar al Directorio o Comité de Gestión el Plan Operativo Anual, y el
Presupuesto de Ingresos y Gastos para su aprobación.
2. Controlar la ejecución del plan anual y presupuestos..
3. Participar con derecho a voz en las Asambleas y Reuniones de Directorio o Comité de
Gestión.
4. Emitir informes a requerimiento del Directorio o Comité.
5. Informar oportunamente al Directorio o Comité sobre la situación financiera y sobre el
análisis de la situación económica de la EFC.
6. Informar periódicamente del manejo de los recursos en relación con la producción.
7. Establecer un sistema de información para asegurar el desarrollo eficiente de los procesos
administrativos que garanticen los resultados planificados y tomar decisiones oportunas.
8. Velar por la aplicación de los sistemas de procedimientos administrativos y de control
interno.
9. Firmar conjuntamente con el Presidente o Tesorero giros y endosos de cheques, aceptación
de letras de cambio y otros documentos mercantiles, realizando todas las operaciones
financieras de la EFC.
10. Revisar y presentar los estados financieros al Directorio o Comité de Gestión, para su
posterior aprobación por la Asamblea General Ordinaria.
11. Designar y dirigir la contratación de prestadores de servicio.
12. Informar al Directorio o Comité y Asamblea de sus actividades.

CARGO: CONTADOR
Depende de: Administrador

Controla a: Auxiliar contable o Secretaria Contable.
Perfil profesional y requisitos:

- Capacitado en el área contable.
- Tener experiencia en el sector forestal y maderero.
- No ser familiar de ninguno de los miembros del Directorio y actuar de manera objetiva e
independiente.
- Tener residencia en el lugar de trabajo.
- Y todos aquellos requisitos especificados en los términos de referencia.
Responsabilidad:
Es el responsable de la contabilidad de la EFC, es encargado del registro oportuno y preciso de
las operaciones y otros que sirvan de instrumentos para la toma de decisiones en asuntos
económicos y financieros.
Funciones:
1. Registrar todas las transacciones económicas y financieras.
2. Ver que todas las operaciones contables se encuentren respaldadas por los documentos
correspondientes.
3. Mantener actualizados los registros contables.
4. Elaborar Estados Financieros en forma mensual y anual.
5. Realizar inventarios físicos y elaboración de Kardex.
6. Hacer el seguimiento de las deudas de la EFC.
7. Coordinar la compra de insumos o materiales de acuerdo a procedimientos.
8. Controlar los aportes y cuentas de los socios por anticipos y servicios prestados.
9. Girar los cheques emitidos por la EFC
10. Hacer las conciliaciones bancarias.
11. Supervisar el buen manejo de documentos y archivos.
12. Llevar el control de la ejecución presupuestaria.
13. Cumplir y hacer cumplir las normas tributarias.
14. Reemplazar al administrador en su ausencia.
.- PROYECTO BOLFOR
CARGO: RESPONSABLE ÁREA TECNICA O PROFESIONAL FORESTAL
Depende de: Administrador

Controla a: Responsables de inventario y censo
Responsable de Aprovechamiento
Prestadores de servicio o contratistas
Despachadores
Profesional Forestal (si hubiese)
- Ser profesional del área forestal y tener registro en la Superintendencia Forestal.
(si corresponde al cargo de Profesional Forestal)
- Experiencia en trabajo con agrupaciones comunitarias.
- Experiencia en inventarios, censos, elaboración de POAF y PGMF.
- Experiencia en aprovechamiento y manejo.
- Y los que señalen los términos de referencia.
Responsabilidad:
Es responsable de la elaboración, ejecución y aplicación de todo lo relacionado a la parte técnica
del PGMF y los POAF conforme a la ley Forestal y normas técnicas. Por otro lado, es el único
responsables del llenado y custodia de los Certificados Forestales de Origen (CFOs).
Funciones:
1. Ejecutar el Plan General de Manejo Forestal.
2. Elaborar POAF e IAPOAF.
3. Llenado y custodia de los CFOs.
4. Firmar los CFOs conjuntamente con el representante legal de la EFC.
5. Informar de todas las actividades de campo (Inventario, censo, aprovechamiento y
transformación) al Administrador y al Directorio.
6. Supervisar el trabajo de los responsables de área y el rendimiento de los prestadores de
servicio.
7. Elaborar planillas de cada uno de los prestadores de servicio.
8. Ejecutar los cambios necesarios del personal de servicio cuando las actividades de manejo
forestal estén siendo seriamente perjudicadas.
9. Capacitar a los socios o empleados en técnicas de aprovechamiento.
10. Coordinar actividades con las Unidades Forestales Municipales con el objetivo de conseguir
apoyo.

CARGO: RESPONSABLE DE INVENTARIO Y CENSO
Depende de: Responsable de Área Técnica ó Profesional Forestal

Controla a: Grupos de trabajo que realicen actividades de inventario y censo.
- Tener capacitación en manejo forestal y experiencia en inventarios y censos.
- Tener conocimientos básicos de la Ley Forestal y sus Normas Técnicas.
- Predisposición hacia la organización y trabajo de grupos.
- Tener capacidad para trabajar bajo presión y producir resultados.
- No tener conflictos de interés con ningún miembro del grupo ni con el Directorio.
- Y todos los que se especifiquen en los términos de referencia.
Responsabilidad:
Es el responsable de coordinar todo el trabajo de censo e inventario con el Profesional Forestal,
para que todas las actividades se realicen de acuerdo a lo planificado.
Funciones:
1. Participar en los reconocimientos de áreas.
2. Participar en la ejecución del inventario y censos forestales.
3. Responsable del manejo de fondos para financiar las actividades.
4. Hacer la rendición de gastos correspondientes.
5. Llenar los formularios de planificación de recursos económicos y humanos.
6. Distribuir equipos, instrumentos y materiales a los grupos de trabajo, y posteriormente recibir
los mismos.
7. Organizar la entrada, salida y transporte del personal y logística.
8. Guiar la ejecución de las labores de campo en coordinación con los asesores.
9. Apoyar al Profesional Forestal en la revisión del contenido de los formularios de campo.
.- PROYECTO BOLFOR
CARGO: RESPONSABLE DE APROVECHAMIENTO
Depende de: Profesional Forestal

Controla a: Grupos de trabajo que realicen actividades de corte, rodeo y transporte.
Prestadores de servicios o contratistas
- Experiencia en actividades de aprovechamiento.
- Tener conocimiento y experiencia en manejo forestal.
- Capacidad para trabajar bajo presión y producir resultados.
- No tener conflictos de interés con ningún miembro del grupo ni con el Directorio.
Responsabilidad:
Es el encargado de coordinar las actividades de aprovechamiento entre el profesional forestal y
los prestadores de servicio, verificando que estas actividades se realicen de acuerdo a la Ley
Forestal y sus normas técnicas.
Funciones:
1. Controlar que los prestadores de servicios cumplan con lo estipulado en el contrato de
prestación de servicio.
2. Participar en la preparación de pliegos de especificaciones para la contratación de servicios y
adquisiciones de material.
3. Cuando sea necesario, sugerir al profesional forestal cambios en la planificación de las
actividades de aprovechamiento.
4. Capacitar al personal en temas forestales.
5. Participar en la apertura de caminos principales, secundarios, pistas de arrastre y rodeo, de
acuerdo al mapa del POAF.
6. Control en la aplicación de las técnicas de corta y respeto por el DMC (diámetro mínimo de
corta), semilleros y servidumbres ecológicas.
7. Seguimiento a cada grupo de trabajo e individual (en el cortado, trozado, arrastre y
transporte).
8. Llenado y verificación de planillas de producción individual de cada contratista o grupo de
trabajo.

CARGO: CORTADOR O MOTOSIERRISTA
Depende de: Responsable de Aprovechamiento.

Controla a: Ayudantes.
Requisitos:
- Tener experiencia en la actividad de corte y trozado.
- Tener capacitación básica en manejo forestal.
- Tener capacidad para trabajar bajo presión y rendimiento.
- Y todas los que se especifiquen en los contratos de trabajo.
Responsabilidad:
Es responsable del cortado y trozado de árboles aprovechables identificados en el POAF, de
acuerdo a normas técnicas y la Ley Forestal.
Funciones:
1. Cortar todos los árboles señalados en las planillas de aprovechamiento.
2. No cortar los árboles semilleros y de futura cosecha.
3. Registrar en la planilla de aprovechamiento todos los árboles tumbados y entregarla al otro
prestador de servicios (rodeador).
4. Respetar las servidumbres ecológicas.
5. No botar desechos sólidos en el área de corte, a no ser en lugares indicados.
6. Desarrollar toda su actividad de acuerdo a contrato suscrito con la EFC.
.- PROYECTO BOLFOR
CARGO: RODEADOR

Requisitos:
- Tener experiencia en la actividad de arrastre o rodeo.
- Y todos los que se especifiquen en los contratos de trabajo.
Responsabilidad:
Es el responsable de arrastrar las trozas hacia el lugar de rodeo, de acuerdo a las normas técnicas
y la Ley Forestal.
Funciones:
1. Arrastrar o rodear las todas trozas saneadas en el monte.
2. Registrar en las planillas de aprovechamiento todas las trozas rodeadas.
3. Entregar diariamente sus planillas de aprovechamiento totalizadas.
4. Respetar las servidumbres ecológicas.
5. No botar desechos sólidos en el área de corte, a no ser en lugares indicados.
6. Desarrollar toda su actividad de acuerdo a contrato suscrito con la EFC, causando el menor
impacto al bosque.

CARGO: TRANSPORTISTA

Requisitos:
- Tener experiencia en transporte y trabajo en áreas de concesiones forestales.
- Conocer e interpretar el contenido de los CFOs.
Responsabilidad:
Es responsable de transportar todas las trozas a los centros de acopio, playa de aserraderos o
lugares que especifique el contrato de prestación de servicio, de acuerdo a las normas técnicas y
a la Ley Forestal.
Funciones:
1. Transportar todas las troncas del lugar de rodeo hacia las playas o centros de acopio.
2. Registrar en las planillas de aprovechamiento todas las trozas transportadas y entregar las
mismas al responsable.
3. Desarrollar todo el servicio, respetando las servidumbres ecológicas, no echando desechos
sólidos a no ser en lugares establecidos.
4. No dañar o deteriorar los caminos de acceso al área de concesión y los construidos para el
aprovechamiento de la AAA.
7. Desarrollar toda su actividad de acuerdo a contrato suscrito con la EFC, causando el menor
impacto al bosque.
.- PROYECTO BOLFOR
CARGO: SENDEADOR O MACHETERO
Depende de: Responsable de Aprovechamiento, Profesional Forestal o Jefe de Grupo

Controla a: Ayudantes
Requisitos:
- Tener experiencia en la apertura de sendas y el reconocimiento de bosques.
Responsabilidad:
Es el responsable de realizar la apertura de sendas que conectan a todos los árboles
aprovechables entre sí en el área de aprovechamiento, y construir pistas de arrastre, rodeos u
otros de acuerdo a lo solicitado.
Funciones:
1. Reconocimiento de áreas y apertura de sendas hacia los árboles que se le asignen.
2. Registrar en la planilla de aprovechamiento, totalizando los árboles sendeados en cada faja.
3. Construir sendas perpendiculares a la caída del árbol.
4. Planificar la dirección de caída de los árboles.
5. Trabajar de acuerdo a las exigencias del Profesional Forestal.
6. No echar desechos sólidos en el área a no ser en lugares indicados.
7. Realizar todo su trabajo de acuerdo a contrato suscrito con la EFC.

CARGO: RESPONSABLE ÁREA DE COMERCIALIZACION O COMERCIALIZADOR
Depende de: Administrador (en algunos casos puede ser del Responsable de Aprovechamiento,
en función a la estructura orgánica).
Requisitos:
- Tener experiencia en actividades de comercialización y negociación.
- Conocer el sector forestal local y regional.
- Tener contactos con clientes y prestadores de servicios locales.
- Tener conocimiento de especies y calidad de maderas.
- Tener amplio conocimiento de la Ley Forestal y sus Normas Técnicas.
- Tener capacidad para trabajar bajo presión y producir resultados.
- No tener conflictos de interés con ningún miembro del grupo, ni con miembros del Directorio
o prestadores de servicios.
Responsabilidad:
Es el responsable de proponer políticas de comercialización, estrategias de negociación y
definición de ventas. Asimismo está a cargo del manejo de instrumentos de comercialización
(contratos, precios referenciales, costos de operación, mantenimiento de calidad, mercadeo y
otros). Debe velar por la provisión de madera bajo los términos de contrato, la recepción y
entrega de madera, así como las conciliaciones con los clientes y prestadores de servicios, en
coordinación con el Responsable de Aprovechamiento, Profesional Forestal y el Administrador.
Funciones:
1. Identificar nuevos clientes potenciales y prestadores de servicios.
2. Preparar oferta de productos y carpetas de promoción.
3. Supervisar la recepción y entrega de productos con los prestadores de servicios y clientes.
4. Coordinar y conciliar el flujo de madera con compradores y prestadores.
5. Generar una base de datos con precios referenciales.
6. Recopilar información del mercado local y la actividad forestal local y regional.
7. Mantener comunicación permanente con todos los clientes y prestadores potenciales.
.- PROYECTO BOLFOR
CARGO: DESPACHADOR
Depende de: Responsable Aprovechamiento o Comercializador

Requisitos:
- Tener experiencia en recepción y despacho de productos y registro de Kardex.
- Tener experiencia en cubicación de trozas.
- Tener capacitación en manejo forestal y aprovechamiento.
Responsabilidad:
Es responsable del movimiento y registro de la madera que entra y sale de rodeo o playa del área
de la EFC (recepción y despacho). Bajo ciertas circunstancias, también estará a cargo de la
aplicación de preservantes de madera o pesticidas.
Funciones:
1. Cubicar todo el producto maderable que llega y sale.
2. Registrar en Kardex de cada producto las entradas y salidas.
3. Preparar notas de remisión por todo lo que sale de rodeo/playa.
4. Coordinar llenado de CFOs.
5. Verificar cubicación de madera.
6. Acatar todas las exigencias de trabajo del Profesional Forestal y coordinar actividades con el
Comercializador.
7. No botar desechos sólidos en el área a no ser en lugares indicados.
8. Realizar todo su trabajo de acuerdo a contrato suscrito con la EFC.

SECCION VI
Manual de Procedimientos
Las EFC que realizan actividades de aprovechamiento y que cuentan con personal dependiente
de forma directa o indirecta, sean los propios socios o contratistas externos, requieren un sistema
de PROCEDIMIENTOS que defina claramente el modo interno de operación.
Los procedimientos a ser establecidos deben responder a las políticas y estrategias de operación
definidas por la EFC y a su estructura organizativa; además de estar claramente formuladas,
detallando con claridad las responsabilidades, atribuciones y funciones de cada uno de los
miembros del Directorio y el personal existente. Con ello, las ventajas que se alcanzan son:
Ø Organización eficiente al asignar a cada funcionario las tareas mínimas a ser cumplidas y la
forma de interrelacionarse con las demás áreas de trabajo; evita duplicación y ausencia de
espacios de trabajo.
Ø Información exacta y oportuna para que el Directorio y la Administración tomen las

decisiones más convenientes en cuanto a operación o presentación de propuestas para la
adecuación de estrategias o políticas a nivel de la Asamblea.
Ø Operación orientada a resultados efectivos, minimizando riesgos y costos y maximizando

resultados y ganancias. La implementación de niveles de control ayuda a promover la
eficiencia en las operaciones de la EFC.
Ø Confiabilidad de que todas las decisiones tomadas por la Asamblea y el Directorio sean
correctamente ejecutadas por el personal.
Ø Prevenir pérdidas por mal manejo o apropiación indebida de bienes, recursos y derechos
que se generan en medios desorganizados y sin control.
A. Relevamiento del Sistema Contable
El instrumento más importante y eficaz para mantener un buen nivel de control al interior de la
EFC es su Sistema Contable, el cual debe estar adecuado a las necesidades de información y a la
magnitud de las operaciones productivas y financieras.
No existe control en una empresa si no hay una buena administración contable o si ésta no
funciona de forma adecuada. La empresa debe tener la capacidad de mantener saldos diarios de
caja, así como controlar las cuentas por pagar a proveedores o prestadores de servicios y el
manejo de saldos por cobrar de parte de los compradores o clientes.
La contabilidad deberá incluir el manejo de presupuestos para poder controlar el flujo de

recursos en momentos en que se requieran reajustar o restringir gastos. Para este fin, el
departamento contable deberá informar mensualmente a la Administración sobre las ejecuciones
y sus respectivos saldos.
El departamento contable deberá estar en condiciones de generar información de saldos casi

inmediatamente después de registrar la transacción y el traspaso a los mayores de cada cuenta.
Las transacciones deberán registrarse en contabilidad en forma simultánea a su ejecución: La
numeración de los comprobantes de ingresos y egresos será correlativa y los mismos deberán ser
impresos mínimamente en dos ejemplares y deberán tener como contenido:
Ø El lugar, día, mes y año (fecha de la transacción)

Ø El concepto de la transacción
Ø Los importes, tanto en numeral como literal
Ø Los espacios para las apropiaciones contables y las respectivas firmas de seguridad
(autorizado, contabilizado, recibí conforme).
Todos los comprobantes emitidos por el Contador deberán contar con la firma de autorización de
uno o dos funcionarios superiores; ya sea el Administrador, el Tesorero o el Presidente,
dependiendo la estructura organizativa establecida. Sin las firmas los comprobantes no se
considerarán válidos.
El departamento contable deberá brindar mensualmente y a requerimiento, la siguiente

información: estados de cuentas, saldos presupuestarios, saldos de proveedores, saldos de caja,
estados financieros y cualquier otra información que requiera la administración sobre las
finanzas de la EFC.
El Contador, a fin de no acumular trabajo para el cierre de gestión, deberá ir ajustando

gradualmente los saldos de las cuentas, realizando análisis de estados de cuentas que se vayan
mayorizando, elaborando los ajustes contables correspondientes; esto siempre con aprobación
del Administrador, Tesorero o Presidente.
Toda la información generada por el departamento contable deberá ser oportuna y precisa y debe
tomarse previsiones para que la misma llegue a ser altamente confiable.
Los estados financieros de fin de gestión generados por el departamento contable, para su total
validez, deberán ser conocidos y aprobados por el Administrador y el Directorio, que a su vez los
presentará para su aprobación a la Asamblea General, como resultado de su gestión económica.
B. Procedimientos para el Manejo de los Fondos en Efectivo
Debe existir un solo responsable de la custodia y manejo del efectivo, debiendo recaer esta
responsabilidad en el Tesorero/Cajero, el cual como responsable de caja será la única persona
que reciba los ingresos, realice los pagos y los registre en su propio libro de caja. Sin embargo,
VI-2 DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS
.- PROYECTO BOLFOR
también debe existir un Contador que registre los movimientos del efectivo y los asigne a las
partidas correspondientes.
En lo posible, el efectivo deberá estar depositado en una cuenta bancaria o en una cooperativa a
nombre de la EFC; las firmas deberán estar registradas a nombre del Tesorero y del Presidente o
del Administrador también. De esta forma, para el movimiento o retiro de fondos, se requiere
como mínimo de dos firmas conjuntas y simultáneas.
Para efectuar pagos de cualquier índole, el Tesorero necesariamente deberá contar con un
comprobante firmado por él y autorizado por el Administrador o el Presidente. Sin este
comprobante no se deberá efectuar ningún pago.
Todos los pagos deberán realizarse de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Manual y
se registrarán en los respectivos comprobantes de egreso. Bajo ningún motivo se realizarán pagos
con vales u otro tipo de documentos que no sean los oficiales. Para ello, los comprobantes de
egreso deben llevar el membrete de la EFC, las firmas autorizadas y deben ser enumerados
correlativamente.
Semanalmente el Tesorero conciliará con el Contador el movimiento de fondos e indicará el

saldo en el libro de caja, el cual debe ser igual al saldo real por él custodiado. El Contador
igualará este saldo con el que tiene registrado en su Mayor Analítico de la cuenta y ajustará las
diferencias.
El Presidente o Director deberá efectuar arqueos sorpresivos lo más frecuentemente posible y

cotejar el resultado con el Mayor de Caja. En todos los casos el Tesorero y Cajero deberán estar
presentes durante el arqueo y exigir una constancia escrita del resultado.
C. Informacion Gerencial
Para saber si los objetivos y los planes se están cumpliendo cabalmente y para evaluar la
situación y los resultados de la EFC se requiere que la Administración cuente con determinada
información con cierta regularidad.
Esta información debe ser confiable y precisa, y la mayor parte de ésta se genera en el
departamento de contabilidad. Por esta razón, necesariamente se debe contar con los registros
contables actualizados.
Al margen de los Estados Financieros tradicionales, Balance General y Estado de Resultados que
deben ser proporcionados en forma mensual, el Administrador por lo menos debería contar con
la siguiente información:
1. Flujo de caja ejecutado, mostrando el origen y uso de fondos del mes.

2. Saldos de los prestadores de servicios y sus anticipos durante el mes.
3. Formas e importe de las ventas, las que se realizaron durante el mes y el monto
acumulado desde el inicio de la gestión hasta la fecha de la presentación de los
informes (mensualmente).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VI-3

4. Ejecución de los presupuestos de ingresos, gastos e inversiones, mostrando los

montos gastados hasta la fecha y los saldos del presupuesto, hasta la fecha en que se
presente el informe.
5. Saldos de inventarios, árboles censados, madera en tronca; árboles aprovechados y
los castigos por defectos (mensualmente)
.- PROYECTO BOLFOR
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FLUJOS DE PROCEDIMIENTOS SEGÚN ACTIVIDADES
1. FLUJO PARA LA ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE INGRESO
Actividad: Considera el registro de los ingresos de la EFC por cualquier motivo, cuyo
documento principal de respaldo es el Comprobante de Ingreso.
Procedimiento:
ü Está conectado con el proceso de movimiento de efectivo.
ü Se inicia con la recepción de los documentos de respaldo
ü Se elabora el Comprobante de Ingreso adjuntando los documentos de respaldo,
como ser: facturas, contratos de venta, recibos, cheques, etc.
ü Se revisa el comprobante; si está mal elaborado se retorna al punto anterior, si está
bien se procede con la firma.
ü Se adjunta el comprobante firmado y revisado.
ü Se registra el monto ingresado y los datos en el Libro de Caja.
ü Iniciar el proceso de mayorización.
ü Se archiva el Comprobante de Ingreso junto a la documentación de respaldo.
ü Fin del proceso.
Unidades: Departamento de Contabilidad y Tesorería o Caja.
Formularios: Comprobante de Ingreso y Libro de Caja.
Firmas Autorizadas: Tesorero y Administrador o Presidente.
Operación: El Comprobante de Ingreso es llenado por el Contador. Este documento

deberá contener el nombre de la persona o empresa que está haciendo el pago, la fecha, el
concepto o motivo de dicho pago, la apropiación contable y el monto del pago tanto
numérico como literal. Las firmas corresponden al Contador y al Tesorero, más la del
interesado.
Archivo: La documentación original se archiva en el departamento de contabilidad y se

provee de copia al interesado o a la empresa que procedió al pago.

FLUJO ELABORACION DE COMPROBANTE DE INGRESO
RECEPCIÓN DOC.
DE RESPALDO
ELABORACIÓN
COMP. DE
INGRESO
REVISIÓN
BIEN MAL
FIRMA
REGISTRO EN
EL LIBRO CAJA
TRASPASO A
MAYORES
ARCHIVO
DEL COMP.
Ingreso
.- PROYECTO BOLFOR
2. FLUJO ELABORACIÓN COMPROBANTES DE DIARIO
Actividad: La elaboración del Comprobante de Diario tiene por objeto respaldar el traspaso
de los ingresos de Caja al Banco para resguardar los mismos.
Procedimientos:
ü Se inicia con el depósito del efectivo en el banco.
ü Se recibe la papeleta de depósito emitida por el banco.
ü Se elabora el Comprobante de Diario.
ü Se realiza el Registro de la Salida en el Libro de Caja.
ü Se elabora el Registro del Ingreso en el Libro de Bancos.
ü Se procede al proceso de mayorización.
ü Se archiva el Comprobante de Diario y su documentación de respaldo.
ü Fin del proceso.
Unidades Funcionales: Tesorería y Contabilidad.
Formularios: Comprobante de Diario, Libro de Banco (Libreta Bancaria), Libro de Caja,

papeleta de depósito bancario.
Firmas autorizadas: Tesorero, Administrador y Contador.
Operativa: El Comprobante de Diario se llena en el departamento de contabilidad y debe

contener las firmas de las personas que autorizan el movimiento del efectivo, los
documentos de respaldo (papeleta de deposito bancario), fecha y apropiación contable.
La papeleta de depósito la llenará y firmará el Tesorero y éste realizará el deposito del

efectivo en el Banco. Esta papeleta deberá contener el número de cuenta de la EFC, fecha y
monto del depósito, tanto numeral como literal, y el sello del banco o cooperativa. Sin estos
requisitos, el documento no tiene validez.
El Libro de Bancos es llenado en contabilidad, dejándose registrado el número de

Comprobante de Diario, el monto del depósito y la fecha.
Archivo de la documentación: Al Comprobante de Diario se adjunta la papeleta de

depósito bancario y se procede a su archivo respectivo en contabilidad.

FLUJO ELABORACION DE COMPROBANTE DE DIARIO
.- PROYECTO BOLFOR
3. FLUJO ELABORACIÓN COMPROBANTES DE EGRESOS
Actividad: Corresponde al registro de los egresos o salidas de fondos de EFC, ya sea en

efectivo o cheque, los cuales se respaldan con un Comprobante de Egreso.
Procedimientos para egresos o pagos en EFECTIVO:

ü Está conectado con el proceso de movimiento de efectivo.
ü Se inicia con la recepción de los documentos de respaldo.
ü Se elabora el Comprobante de Egreso adjuntando los documentos de respaldo,
como ser: facturas, informe de producción de cada prestador de servicios, recibos,
etc.
ü Se revisa el Comprobante, si esta mal elaborado retorna al punto anterior.
ü Si está bien, se autoriza el mismo y se verifica el saldo disponible en Caja.
ü Se adjunta el Comprobante firmado y se autoriza el pago del mismo.
ü Se hace el registro respectivo del egreso o gasto en el Libro de Caja.
ü Conectar al proceso de mayorización.
ü Se archiva el Comprobante de Egreso y la documentación de respaldo.
ü Fin del proceso.
Procedimientos para egresos o pagos en CHEQUE:

ü Al igual que en el anterior paso, se elabora el Comprobante de Egreso adjuntando
los documentos de respaldo, se revisan los mismos y se procede a la autorización de
los mismos.
ü Se verifica el saldo disponible en bancos.
ü Se procede al llenado del cheque.
ü Se verifica la correcta elaboración del cheque y se envía a que sea firmado por los
funcionarios autorizados.
ü Se registra en el Libro de Bancos.
ü Se conecta al proceso de conciliación bancaria con el extracto bancario de fin de
mes.
Unidades: Administración, Contabilidad y Tesorería o Caja.
Formularios: Comprobante de Egreso, Libro de Caja, Libro de Bancos y Cheques
Firmas Autorizadas: Tesorero y Administrador o Presidente.
Operación: El Comprobante de Egreso se llena en el departamento de contabilidad. Este

debe contener nombre de la persona que recibe el pago, la fecha, concepto del pago, las
firmas de las personas que autorizan y aprueban dicho pago y los respectivos documentos de
respaldo (facturas, notas de ventas, recibos, detalles de producción, etc.).
El cheque es girado por el Contador; cualquier cheque que se emita debe ser girado a
nombre del interesado o empresa, pero jamás al portador, por seguridad y control de la

empresa. Asimismo, se debe registrar en el talón de la chequera todo lo citado

anteriormente, además del importe del mismo cheque.
El Libro de Bancos es llenado en el departamento de contabilidad dejándose registrado el

número de cheque, el monto y el nombre de la persona o empresa a quien se giró el cheque.
Archivo: La documentación original se archiva en el departamento de contabilidad y se

debe proveer copia al interesado.
.- PROYECTO BOLFOR
FLUJO ELABORACION DE COMPROBANTE DE EGRESO

(PAGO CON EFECTIVO DE CAJA)

FLUJO ELABORACION DE COMPROBANTE DE EGRESO

(PAGO CON CHEQUE)
.- PROYECTO BOLFOR
4. FLUJO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
Actividad: CONCILIACIÓN DE SALDOS DE LA CUENTA BANCOS

Este proceso sirve para controlar y conciliar saldos entre la EFC (registrados en sus Libros
de Bancos) con la entidad bancaria (Banco o Cooperativa), a través del documento de
Estado de Conciliación.
Procedimientos:
ü Se inicia con la recepción del Extracto Bancario emitido por el Banco, (documento
externo).
ü Se elabora la comparación y conciliación de cuentas o saldos comparando la
información del Libro de Bancos y el extracto bancario.
ü De no estar correctos los saldos, se procede a determinar el saldo real y efectuar los
asientos de ajuste para la regularización en la cuenta Bancos.
ü Se elabora el Estado de Conciliación Bancaria, determinando los cheques pendientes
de cobro y depósitos en tránsito.
ü Se conecta al proceso de elaboración de Asientos de Ajustes.
Unidades: Contabilidad.
Formularios: Extracto bancario, Libro de Bancos, hoja de trabajo para Conciliación

Bancaria y Estado de conciliación.
Firmas autorizadas: Contador y Administrador.
Operación: El Extracto Bancario es emitido por la entidad bancaria, conteniendo todos

los retiros y depósitos que se hicieron a la cuenta de la EFC.
El Libro de Bancos (o libreta bancaria) es manejado por el Contador. En este documento se

registra, de manera cronológica, todos los importes de los depósitos y de los cheques
girados, el número de cheque y el nombre del beneficiario. De acuerdo a cada registro se va
arrastrando un saldo, el cual permite la emisión o no de un siguiente cheque, con el objetivo
de evitar el sobregiro y la correspondiente clausura de la cuenta bancaria.
La hoja de trabajo de Conciliación Bancaria y el Estado de Conciliación son documentos

internos que se elaboran para comparar los saldos de la cuenta bancos que tiene la empresa y
el banco y, así, determinar la exactitud del mismo.
Archivo de la documentación: La documentación se archiva en contabilidad.

FLUJO ELABORACION DE CONCILIACION BANCARIA
.- PROYECTO BOLFOR
5. FLUJO DE CAJA CHICA
Actividad: Este proceso señala el flujo de entrega, descargo y reposición de fondos de Caja
Chica, mostrando el saldo del efectivo disponible para gastos menores.
Procedimientos:
ü Se inicia con la presentación de una solicitud para la entrega de fondos para Caja
Chica y posteriormente la entrega de fondos al responsable, por parte del Tesorero.
ü El responsable de Caja chica administra los gastos, los mismos que son respaldados
por facturas, recibos, notas de venta y otros documentos.
ü Cuando se ha gastado aproximadamente el 80% de los fondos, se realiza la
Rendición de Cuentas de Caja Chica.
ü El 20% restante de los fondos queda en Caja para nuevos gastos, mientras que se
realice la reposición de los gastos realizados.
ü La Rendición de Cuentas de Caja Chica, junto a los documentos de respaldo, se
presentan al Administrador para su revisión y aprobación.
ü Si no está correcta, se determinan las fallas hasta encontrar el saldo correcto.
ü Una vez autorizada la documentación por el Administrador, ésta pasa a contabilidad
para su apropiación en Libros.
ü El Responsable de la Caja Chica elabora una nueva solicitud a Tesorería para una
reposición del monto total gastado.
Unidades: Contabilidad y Tesorería.
Formularios: Cheques, facturas, recibos y Rendición de Cuentas de Caja Chica.
Firmas autorizadas: Administrador, Tesorero y Contador.
Operación: Con la solicitud de fondos para Caja chica debidamente autorizada por el
Administrador y el Tesorero, contabilidad gira un cheque, el cual debe ser elaborado
siguiendo el mismo procedimiento de Comprobante de Egreso.
Archivo: Se archiva en el departamento de contabilidad.

FLUJO MANEJO DE CAJA CHICA
.- PROYECTO BOLFOR
6. PROCESO DEL FLUJO DE VENTAS
Actividad: Señala el procedimiento para llevar a cabo y para registrar las ventas que realiza
la empresa.
Procedimientos:
ü En base a una solicitud de compra, el Administrador (o el Encargado de
Comercialización) verifica la existencia de la oferta existente.
ü Se corrobora esta información con el Responsable de Aprovechamiento o
Profesional Forestal y se determina la logística de aprovisionamiento.
ü Sí existe oferta y las condiciones son favorables, se hace la consulta al Directorio
para la aprobación de la solicitud y las condiciones de venta.
ü Las solicitudes no aprobadas deben ser archivadas.
ü Si por el contrario se autoriza la venta, se procede a la elaboración del Contrato de
Venta y a la firma del mismo por el Representante Legal de la EFC y el
Comprador, en dos ejemplares: un original para archivo y otro para el comprador.
ü Es conveniente que los contratos sean protocolizados mediante notaría de fe
pública.
ü Se verifica el pago correspondiente a la venta o a las cláusulas de anticipos
previstos en el contrato entre Tesorería y Administración para dar orden de
aprovechamiento o de entrega de lo ofertado.
ü Contabilidad procede a la elaboración de un Comprobante de Ingreso por el
anticipo que sea otorgado por el comprador, en concordancia con el contrato. El
ingreso de los fondos del anticipo y la emisión de documentos de respaldo y
facturas se conectan con Comprobante de Ingreso.
ü Por parte de la EFC, se entrega el producto ofertado acompañado de la Nota de
Remisión (según el Informe Técnico de Producción o Aprovechamiento),
Certificado Forestal de Origen (CFOs) y la respectiva factura si amerita.
ü Se procede a elaborar el respectivo Comprobante de Ingreso por el saldo adeudado
por el comprador.
ü Se registra en Kardex la salida del producto para tener disponible el saldo de
inventarios y comparar con el IAPOAF del Profesional Forestal.
ü Se conecta al registro de la factura en el Libro de Ventas IVA.
ü Se procede a archivar toda la documentación.
Unidades: Directorio, Administración, Contabilidad y Área Técnica.
Formularios: Solicitud de Venta, Contrato de Venta, Comprobante de Ingreso, Nota de

Remisión, Factura, Libro de Ventas IVA, Informe de Producción, Certificado Forestal de
Origen (CFO) e Informe Técnico del Profesional Forestal.
Firmas autorizadas: Presidente, Administrador, Tesorero, Contador y Profesional Forestal.

Operación:
- Se presenta la solicitud de compra, a cargo del Responsable de Comercialización
o el Administrador.
- El contrato de venta es elaborado de común acuerdo y debe ser firmado por las
personas que posean representación legal, tanto de la EFC como de la empresa
compradora.
- La Nota de Remisión es elaborada por el Responsable de Aprovechamiento,
dejándose registrado el volumen de la(s) especie(s) que se está entregando y el
nombre completo de la persona que está recibiendo el producto, su firma y el
número de su cédula de identidad.
- El Informe de Producción es proporcionado por el Profesional Forestal o el
Responsable de Área.
- Los Certificados Forestales de Origen (CFOs) son llenados exclusivamente por el
Profesional Forestal y firmados conjuntamente con el Representante Legal de la
EFC o el Presidente del Directorio.
- La salida del producto maderable se registra en el Kardex de acuerdo al volumen
que se indica en la factura y los CFOs. Esta operación la efectúan el Contador y
el Responsable de Área, anotándose la fecha y el volumen.
- Los Kardex deberán manejarse independientemente por especie.
- El Comprobante de Ingreso lo elabora el Contador de acuerdo al contrato y los
anticipo previstos.
- La factura es llenada por el Contador según el precio establecido en el contrato,
el volumen registrado en los CFOs y el Informe de Producción.
- El Libro de Ventas IVA se llena de acuerdo a la factura emitida por la EFC; este
registro lo hace el Contador.
Archivo: La documentación es archivada en contabilidad.
.- PROYECTO BOLFOR
FLUJO DEL PROCESO DE VENTAS

7. PROCESO DE FLUJO DE COMPRAS
Actividad: Este proceso sirve para realizar compras de materiales e insumos o la

adquisición de otros bienes y servicios.
Procedimiento:
ü Se elabora la solicitud de material de parte del encargado o responsable del uso de
dichos bienes, en original y con dos copias.
ü El Administrador verifica la existencia de dicho bien para su provisión.
ü De no existir saldos, se hace la respectiva consulta al Presidente para su
adquisición.
ü Si no es aprobada dicha solicitud, ésta se archiva.
ü Si por el contrario ésta se autoriza (puede ser insumo, bien o la contratación de un
servicio) y dependiendo de la cantidad y precios se procede a:
ü Recabar cotizaciones o pro-formas (con un mínimo de tres).
ü Elaborar un cuadro comparativo de precios y condiciones con las tres mejores
cotizaciones u ofertas y el Administrador adjudica a la más conveniente (puede
consultar al Presidente).
ü Si el monto de la compra es alto, se puede convocar a una licitación pública y
quien define al proveedor será el Directorio.
ü Si no se selecciona ninguna oferta, se procede al archivo de la documentación para
volver al inicio.
ü Cuando se haya asignado la compra, se procede a elaborar la Orden de Compra o
el documento de Contrato de Servicios, en beneficio del adjudicatario o ganador.
ü Se verifica si la base de la adjudicación es al contado o a crédito; si es a crédito se
procede a elaborar el Documento de Pago y la firma del mismo por las personas
autorizadas de la EFC y el proveedor.
ü Si la compra fuera al contado se elabora el respectivo Comprobante de Egreso,
adjuntando todos los documentos necesarios de respaldo para que se firme el
mismo y pase a Tesorería o Caja, para su respectivo pago.
ü Se debe registrar de forma inmediata en el Kardex el ingreso del material o insumo
adquirido.
ü Si la compra tiene factura, ésta se registra en el Libro de Compras IVA.
Unidades: Contabilidad, Administración y Directorio.
Formularios: Solicitud de Compra, Cotizaciones, Cuadro Comparativo, Licitación

(opcional), Documentos de Pago, Comprobantes de Egreso, Kardex, Libro de Compras IVA.
Firmas autorizadas: Administrador, Presidente y Contador.
.- PROYECTO BOLFOR
Operación:
- Se llena el Pedido de Compra indicándose lo requerido, la fecha de solicitud y el
nombre de quien está haciendo la solicitud.
- La recepción de los mismos se registra en el Kardex según su ingreso.
- El Comprobante de Egreso, de acuerdo al importe de la factura, es elaborado por
el Contador y autorizado por el Tesorero y el Administrador.
- El Libro de Compras IVA se llena de acuerdo a la factura proporcionada por el
proveedor y lo hace el Contador.
Archivo: La documentación es archivada en contabilidad.

FLUJO DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
.- PROYECTO BOLFOR
8. FLUJO DE CANCELACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
Actividad: Este proceso señala los pasos para la cancelación de deudas o pagos pendientes
con proveedores de materiales o prestadores de servicios.
Procedimientos:
ü Se inicia con la revisión de los compromisos contraídos, el Mayor de Cuentas por
Pagar y el Kardex individual de los proveedores o prestadores de servicios.
ü Si se confirma la deuda, se procede a la elaboración del Resumen de Cuentas por
pagar en el mes.
ü Con dicho documento se consulta la disponibilidad de fondos.
ü Se elabora un plan de pagos, en función a clientes o según los pagos parciales que
serán realizados.
ü Si se decide no cancelar, se archivan los documentos hasta nueva orden.
ü Si se autoriza la cancelación de alguna cuenta, se conecta al proceso de elaboración
del Comprobante de Egreso, adjuntando toda la documentación de respaldo.
Unidades: Contabilidad, Administración y Tesorería.
Formularios: Resumen de Cuentas por Pagar, Mayores o Kardex individuales de los

proveedores y prestadores de servicios y Comprobante de Egreso.
Firmas autorizadas: Administrador, Tesorero, Contador y el interesado.
Operación: El Comprobante de Egreso, el Resumen de Cuentas a Pagar y el Mayor

Individual son elaborados por el Contador y aprobado por las personas autorizadas:
Administrador, Tesorero o Presidente.
El Mayor Individual es el Kardex de cada proveedor o prestador de servicios donde se

registran todas las ventas o prestaciones de servicios hechas a crédito y los pagos parciales o
amortizaciones que se realizaron. Se debe especificar el monto, la fecha y el número de
documento que respalde dicho pago o prestación de servicios u producto.
Archivo de la documentación: La documentación originada en este proceso se archiva en

el departamento de contabilidad.

FLUJO DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR
.- PROYECTO BOLFOR
9. FLUJO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Actividad: Este proceso sirve para contratar personal o también prestadores de servicios.
Explicación:
ü Se inicia el proceso con la solicitud que presente el Responsable de Área a cargo,
según organigrama y la autorización del Administrador.
ü Identificación de interesados o postulantes.
ü Recepción de la documentación de los postulantes.
ü Selección y entrevista de los postulantes.
ü La evaluación se realiza en entrevistas, si es positiva se continúa con la firma del
contrato de trabajo.
ü Se procede a la asignación de responsabilidades de acuerdo al Manual de Funciones.
ü La documentación se archiva en el file de personal respectivo.
Unidades: Administración.
Formularios: Solicitud de Personal, cuadro de selección de candidatos, cuadro de

entrevistas, Contrato de Trabajo y asignación de funciones.
Firmas autorizadas: Presidente y Administrador.
Operación: La solicitud de Requerimiento de Personal es llenada por el Responsable de

Área según el organigrama. La identificación, selección y entrevista de candidatos se llena
en cuadros específicos. El contrato de trabajo es llenado de acuerdo al Manual de Funciones
y Políticas de la Administración en dos ejemplares.
Archivo de la documentación: La documentación acumulada en este proceso es archivada

por el Administrador y en el file de cada empleado.

FLUJO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL
.- PROYECTO BOLFOR
10. FLUJO DE CONTROL DEL APROVECHAMIENTO
Actividad: Este proceso sirve para controlar y determinar la producción individual de cada
prestador de servicios durante todas las etapas que comprende el aprovechamiento y, en base
a ello, conciliar cuentas y establecer costos.
Procedimiento;
ü Se inicia con la recepción de las planillas de aprovechamiento llenadas de forma
progresiva por cada uno de los prestadores de servicio (cortador, rodeador y
transportista) y las planillas del Responsable de Aprovechamiento.
ü Se verifican los registros; si éstos coinciden de forma correcta se elabora el Detalle
de Producción Individual.
ü De haber discrepancias se compara con los datos del POAF, otros documentos e
incluso se inspecciona en el área.
ü Si no es aprobado, el Detalle de Producción retorna al punto anterior.
ü Si es aprobado, se determina la cancelación al prestador de servicios y se inicia el
proceso de elaboración del Comprobante de Egreso.
ü Si se aprueba el informe pero éste no ha de cancelarse de forma inmediata, se
procede con la elaboración del Comprobante de Diario.
Unidades: Unidad de Aprovechamiento, Administración, Contabilidad y Tesorería.
Formularios: Planillas de Aprovechamiento, Detalle de Producción Individual,

Comprobante de Egreso o Comprobante de Diario.
Firmas autorizadas: Administrador, Tesorero y Profesional Forestal.
Operación: Las planillas de aprovechamiento son proporcionadas por el Profesional

Forestal. El llenado de las mismas está a cargo de cada prestador de servicios, donde se
registran las especies, el diámetro menor y mayor de las troncas, el número de trozas que se
han sacado de cada una, la fecha del corte, el rodeo y transporte, entre otros.
El Registro de Salida de la madera está a cargo del Despachador o el Encargado de

Aprovechamiento quien, después de llenar la planilla de resumen, la entregan para su
revisión al Profesional Forestal.
El Detalle de Producción Individual es elaborado por el Profesional Forestal. Éste es un

resumen de todo el aprovechamiento que hace cada prestador de servicios, donde se
establece el aprovechamiento individual que, a su vez, se presenta en el IAPOAF.
El Comprobante de Egreso o Comprobante de Diario lo elabora el Contador.
Archivo: La documentación se archiva en contabilidad, pero debe quedar copia con el

Responsable de Aprovechamiento.

FLUJO CONTROL DE APROVECHAMIENTO
.- PROYECTO BOLFOR
11. FLUJO DE CANCELACIÓN A PRESTADORES DE SERVICIOS
Actividad: Orientado a cancelar el monto líquido a cada prestador de servicios.
Procedimientos:
ü Se inicia con la recepción de la Liquidación Técnica presentada por el Responsable
de Aprovechamiento (volúmenes, tiempo).
ü Se determinación el monto líquido a ser cancelado, en función del volumen, precio
unitario y anticipos entregados previamente.
ü Se procede a la revisión del monto, si no es correcto retorna al proceso anterior. Si es
correcto se procede a la elaboración del Comprobante de Egreso a cargo del
Contador.
ü Se verifica el saldo disponible en Caja; de haber fondos suficientes se procede a la
cancelación, previa firma del respectivo comprobante de egreso por las personas
autorizadas y el interesado como conformidad.
ü Se retornan a contabilidad los respectivos comprobantes de pago y la documentación
de respaldo, para su archivado.
Unidades: Contabilidad, Administración y Tesorería.
Formularios: Liquidación Técnica y Comprobante de Egreso.
Firmas autorizadas: Administrador, Tesorero, Contador y la firma de conformidad del

interesado.
Operación: Toda determinación del líquido pagable (saldo a pagar) a cualquier prestador de
servicios será realizada por el Contador. Para ello se recurrirá al Detalle de Producción
Individual (proporcionado por el Profesional Forestal) y el Kardex de anticipos de cada
prestador de servicios. De esta forma realizará el respectivo cálculo del monto a pagar y se
procederá a elaborar el Comprobante de Egreso. Junto a la documentación de respaldo, se
presentará al Administrador para su autorización y posteriormente pasará al Tesorero para
proceder a su pago.
Archivo: La documentación se archiva en contabilidad y se provee copia al proveedor.

FLUJO CANCELACIÓN PRESTADORES DE SERVICIOS
.- PROYECTO BOLFOR
12. FLUJO DE OPERACIÓN DEL CORTADOR/ARRASTRE O CARGADOR
Actividad: Este proceso sirve para determinar la producción individual de cada prestador de
servicios (contratista) involucrado en aprovechamiento: CORTADOR, ARRASTRE,
CARGADOR u otros ligados a actividad similares, para determinar su Detalle de
Producción Individual y el monto de su pago.
Procedimientos:
ü Se inicia con la firma de contrato en dos ejemplares, entre la EFC y el contratista o
prestador de servicios.
ü Se prosigue a asignar funciones y el contratista firma esta asignación como señal de
conformidad.
ü Asignación de Fajas/Rodeos/LABORES relacionadas al aprovechamiento
ü Asignación de Códigos (administrativos) a cada prestador de servicios.
ü Entrega de las especificaciones técnicas o normas bajo las cuales realizará la
actividad prevista: corte, arrastre o carguío.
ü Se proporcionan las Planillas de Aprovechamiento, dándose así inicio al proceso
mismo del trabajo.
ü El contratista es el encargado de registrar los árboles tumbados, acarreados y
rodeados de manera detallada en la planilla de aprovechamiento, la misma que será
conectada al proceso con el siguiente prestador de servicios.
Unidades: Responsable de Aprovechamiento, Administrador, Contador y Tesorero.
Formularios: Planillas de Aprovechamiento, Detalle de Producción Individual.
Firmas autorizadas: Administrador, Tesorero, Profesional Forestal y Contador.
Operación: La Planilla de Aprovechamiento es proporcionada por el Profesional Forestal,

para el llenado con el registro de los árboles tumbados, acarreados o cargados por el
contratista, quien deberá registrar números de troncas, dimensiones, fecha de la operación y
otros, para hacer entrega de este informe diariamente al Responsable de Aprovechamiento.
Estas planillas son base para la Hoja de Resumen del Aprovechamiento que será la base del
IAPOAF y los controles técnicos y administrativos.
El Detalle de Producción Individual es realizado por el Profesional Forestal. En éste se

detalla el aprovechamiento de cada prestador de servicios y se calcula el rendimiento
promedio de cada uno y el monto correspondiente a su pago.
Archivo: Con el Responsable de Aprovechamiento y copia en contabilidad.

FLUJO APROVECHAMIENTO DEL CONTRATISTA
.- PROYECTO BOLFOR
13. FLUJO DE APROVECHAMIENTO DEL TRANSPORTISTA
Actividad: Este proceso sirve para determinar la Producción Individual de cada

Transportista, el control de movimiento de troncas y volúmenes, y los montos a ser
cancelados por este servicio.
Procedimientos:
ü Se inicia con la firma de contrato en dos ejemplares.
ü Se asignan los puntos de carguío y descargo y los cronogramas de trabajo; el
interesado firma estas asignaciones como señal de conformidad.
ü Asignación de códigos administrativos a cada prestador de servicios.
ü Entrega de las normas bajo las cuales se realizará el transporte de las trozas.
ü Se proporcionan las Planillas de Aprovechamiento que inicialmente fueron llenadas
por el cortador, rodeador y cargador para que el transportista termine el ciclo del
aprovechamiento primario.
ü El transportista es el responsable del registro de las trozas transportadas, la misma
será la base para determinar su monto a cancelar.
ü El transportista es responsable de acompañar las entregas junto con la
documentación legal de respaldo.
Unidades: Técnica, Administración, Contabilidad y Tesorería.
Formularios: Planillas de Aprovechamiento, Detalle de Producción Individual.
Firmas autorizadas: Administrador, Tesorero, Profesional Forestal y Contador.
Operación: La Planilla de Aprovechamiento es proporcionada por el Profesional Forestal.

El registro de las trozas transportadas es responsabilidad del prestador de servicios. Se debe
registrar fecha, especies, dimensiones y número de las trozas transportadas.
Archivo de la documentación: La documentación queda en poder del Responsable de

Aprovechamiento para los informes correspondientes y copia a contabilidad.

FLUJO APROVECHAMIENTO TRANSPORTISTA
.- PROYECTO BOLFOR
14. FLUJO DE DESPACHO Y RECEPCIÓN
Actividad: Este proceso sirve para determinar la cantidad o volumen de entrega de madera
por parte del Despachador de la EFC (o Comercializador) al comprador y sirve para
documentar los montos a ser cobrados.
Procedimientos:
ü Se inicia con la recepción de planillas de aprovechamiento (planillas llenadas por el
cortador, rodeador, cargador y transportista).
ü Se realiza la verificación y el cubicaje en presencia del comprador.
ü Si no se está de acuerdo con los volúmenes a ser entregados, se retorna al punto
anterior.
ü Si hay acuerdo, se llena entre ambas partes el formulario de Nota de Entrega.
ü Se firma la recepción de dicha madera como señal de conformidad.
ü Posteriormente pasa a contabilidad para su liquidación.
ü Se conecta al proceso de comprobante de ingreso.
Unidades: Técnica, Administración, Contabilidad y Tesorería.
Formularios: Planillas de Aprovechamiento y Nota de Entrega.
Firmas autorizadas: Responsable de Aprovechamiento, Despachador y comprador.
Operación: La Planilla de Aprovechamiento (según la instancia de venta: puesto tocón,

rodeo, cargada o puesta en aserradero) es proporcionada por el Profesional Forestal o el
Responsable de Aprovechamiento.
El Despachador (o quien haya sido asignado a cumplir esta función, aunque de manera
eventual) verifica en presencia del comprador los volúmenes por especies y registra estos
datos en el formulario de Nota de Entrega de madera en troza.
Una vez firmados, pasa a contabilidad para la liquidación correspondiente y para su registro
de entrada y salida en los Kardex respectivos.
Archivo: La documentación se archiva en dos instancias dentro de la EFC; una por el

Responsable de Aprovechamiento y otra por el Contador. Debe proveerse copia al
comprador para facilitar conciliaciones globales.

FLUJO PROCESO DE DESPACHO Y RECEPCIÓN
.- PROYECTO BOLFOR
15. FLUJO DE FONDOS CON CARGO A RENDICIÓN DE CUENTAS
Actividad: Este proceso se utiliza para la entrega de fondos a algún miembro de la EFC con
un determinado fin, con cargo a rendición de cuentas (es decir para gastos futuros) sin la
presentación inmediata de facturas, recibos, informes u otros.
Procedimiento;
ü Se inicia con la presentación de la solicitud de compra o descripción de una actividad
o con el detalle de gastos, el tiempo estimado de la actividad y el monto total
requerido.
ü Se presenta la solicitud al Administrador para su respectiva aprobación.
ü Si la solicitud es aprobada, se ordena la elaboración del Comprobante de Egreso para
hacer el respectivo desembolso; si por el contrario es rechazada la solicitud se
archiva.
ü Los fondos recibidos son responsabilidad del solicitante, quien deberá hacer sólo los
gastos indicados en su solicitud.
ü Una vez realizados los mismos, se elabora la Rendición de Gastos.
ü Si hubiera saldo a favor de la EFC se elaborara el respectivo Comprobante de
Ingreso.
ü Si por el contrario el solicitante tuviera un saldo a su favor, se le devolverá
elaborando el respectivo Comprobante de Egreso.
Unidades: Administración, Tesorería y contabilidad.
Formularios: Solicitud de Gasto, Comprobante de Egreso, Rendición de Cuentas,

Comprobante de Ingreso o Egreso según el caso, Facturas, Recibos e informes.
Operación: La Solicitud de Gasto será presentada por el solicitante, al igual que la planilla
de Rendición de Cuentas (respalda con facturas, recibos, etc.) que deberán ser presentadas
en un plazo no mayor a los cuatro días de finalizada la tarea. Los Comprobantes de Egreso e
Ingreso serán preparados por el Contador.
Archivo de la documentación: El archivo queda en contabilidad.

FLUJO DE FONDOS CON CARGO A RENDICIÓN DE CUENTAS
.- PROYECTO BOLFOR
16. FLUJO DE ANTICIPO A PRESTADORES DE SERVICIOS
Actividad: Este proceso se utiliza para otorgar anticipos a los prestadores de servicios.
Explicación:
ü Se inicia con la presentación del contrato firmado por el prestador de servicios.
ü Se consulta al Administrador si se concede el anticipo o no.
ü El Administrador consulta a contabilidad si el prestador de servicios tiene saldos
pendientes con la EFC.
ü Si el prestador de servicios tiene saldo en contra, se retorna al punto anterior para su
respectivo análisis y una nueva decisión.
ü Si no tiene saldo en su contra, se consulta el monto del anticipo según lo que estipula
el contrato.
ü Se procede a la elaboración del Comprobante de Egreso.
ü Se procede al registro en el Kardex individual de cada prestador de servicios.
Unidades: Administración, Tesorería y Contabilidad.
Formularios: Comprobante de Egreso, contrato de prestación de servicios.
Operación: La elaboración del contrato estará a cargo del Directorio, la Administración y el

interesado quienes, en señal de conformidad, firmarán el mismo en dos ejemplares. En el
contrato queda establecida la duración de la actividad, el precio a pagar, las
responsabilidades y los anticipos a ser entregados.
El Comprobante de Egreso será elaborado por el Contador previa autorización del

Administrador.
Archivo: El archivo de la documentación se hace en contabilidad.

FLUJO DE ANTICIPO A PRESTADORES DE SERVICIOS

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DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN

DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

Contrato USAID: 511-C-00-93-00027

Objetivo Estratégico de Medio Ambiente (USAID/Bolivia)

Santa Cruz, Bolivia

BOLFOR es un proyecto financiado por USAID y el Gobierno de Bolivia e implementado

SECCION I MÉTODO DE TRABAJO I-1

SECCION II ESTRUCTURA ORGANIZATIVA II-1

SECCION III ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS EN LA PRÁCTICA III-1

SECCION IV COMPARACIONES ENTRE LAS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS IV-1

SECCION V MANUAL DE FUNCIONES V-1

SECCION VI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VI-1

El propósito de BOLFOR al presentar este documento es proveer una herramienta de consulta

La adecuada asignación de funciones y definición de procedimientos tiene como principal

La elaboración de este documento demandó la consulta de propuestas relacionadas a

La comparación entre el modelo propuesto, y los sistemas de organización y operación

conveniencias e inconveniencias encontradas, las discusiones pusieron al descubierto conflictos

Agradecemos a todas aquellas personas que participaron en la elaboración de esta guía de

ii DOCUMENTO DE CONSULTA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EMPRESAS

1. Comprender las funciones que deben ser asignadas.

Para la aplicación de esta guía consideramos la conveniencia de conformar grupos de trabajo,

Ø Lectura e interpretación de este Manual, para verificar si todas las funciones y

Ø En la perspectiva de mejorar la comprensión de las bases, debatir el contenido del

Ø Descartar funciones o procedimientos citados en la guía que no corresponden o

Ø La directiva y los socios que tengan experiencia en la administración de gestiones

Ø En base a ello, delinear de forma gráfica la nueva propuesta de la estructura

Ø Tomar en cuenta que el nombre que se asigne a un cargo específico no es lo

Ø Luego, revisar detenidamente las líneas de mando y coordinación, parae dejar

Ø Concluidos estos procedimientos, todo lo definido debe ser detallado en un Manual

Ø Es imprescindible establecer un sistema de seguimiento y monitoreo, basado en las

Ø Deben establecerse tiempos prudenciales para revisar en conjunto el grado de

IMETODO DE TRABAJO I-3

A nivel de empresas comunitarias, aparentemente existen diferencias en las estructuras

En este sentido, cualquier estructura organizativa a nivel de sociedades productivas o

Nivel 1: Asamblea de socios o miembros (toma de decisiones)

Nivel 2: Directorio (dirección y fiscalización)

Compuesto por miembros elegidos en Asamblea, encargados de la dirección, planificación,

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Nivel 3: Ejecutivo (administrativo - operativo)

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a) Representar la conformación de la Empresa Forestal Comunitaria a través de una

b) Establecer claramente los niveles de coordinación interna.

c) Establecer los sistemas de administración y el control de los recursos.

e) Generar información útil, oportuna y confiable para la elaboración de informes