VERSIÓN 2

VIGENCIA Apr-18
FORMATO DE PLAN DE TRABAJO
CÓDIGO
CMC-F-217

SUCURSAL: NEIVA

OBJETIVO
Diligenciar formulario de Sarlaft
METAS
Cumplir el 100% del cronograma
INDICADOR

# ACTIVIDADES EJECUTADAS *100

# ACTIVIDADES PROGRAMADAS

CRONOGRAMA
SEMANA1 SEMANA2 SEMANA3 SEMANA4 SEMANA5 SEMANA6 SEMANA7 SEMANA8 SEMANA9 SEMANA10 SEMANA11 SEMANA12
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA DE REALIZACIÓN OBSERVACIONES
P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E
Diligenciar formularios de Sarlaft Realizar registro de informacion de las Jessica Celis Calderón 1/5/2020 4
 VERSIÓN 2
VIGENCIA Apr-18
FORMATO DE PLAN DE TRABAJO
CÓDIGO
CMC-F-217

RECURSOS NECESARIOS
Papelería
Video Beam
 VERSIÓN 2
VIGENCIA Apr-18
FORMATO DE PLAN DE TRABAJO
CÓDIGO
CMC-F-217
Computador
Auditorio

PROMEDIO ANUAL
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
DE CUMPLIMIENTO
ACTIVIDADES PROGRAMADAS MES 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4
ACTIVIDADES EJECUTADAS MES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ACTIVIDADES PROGRAMADAS QUE NO APLICAN 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO MES 0% ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### 0%
META 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

120%

100%

80%

60% PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO MES

META
40%

20%

0%
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO

OBJETIVO: Garantizar el registro, seguimiento y control de todas las actividades estipuladas por los comités, programas,
campañas entre otras, establecidos en SMART BUSSINES SAS.
RESPONSABLE: Es responsabilidad del ejecutor del plan de trabajo realizar el debido diligenciamiento y seguimiento del presente
formato.
- Comités: Presidente del Comité.
- Programas/Campaña: Quién se designe del seguimiento y ejecución.
- Tareas Específicas: Quién se designe del seguimiento y ejecución en un cronograma de trabajo.

Criterios para realizar un correcto diligenciamiento

1. Sucursal: Escribir el nombre de la sucursal donde se lleva a cabo el plan de trabajo.

2. Objetivo: Establecer las metas estipuladas en el plan de trabajo para su cumplimiento, se debe definir lo que se espera lograr.

Desde el punto de vista de forma, el objetivo debe iniciar con un verbo en infinitivo que resulte ser evaluable.

3. Metas: Es la expresión cuantitativa de los objetivos en términos de la cantidad de logro y de su horizonte temporal.
A manera de ejemplo, si un objetivo específico establece: Disminuir el consumo de energía en la institución; la meta
podría ser: Reducir en un 20% el consumo de energía y mantener este logro durante 6 meses.
Nota: Podrá haber una o más metas por cada objetivo específico.

4. Indicador: Magnitud utilizada para medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de la actividad.

Es un resultado cuantitativo de comparar dos variables.

5. Cronograma: El cronograma es una tabla resumen de las actividades con su respectivo despliegue en el tiempo y definición de
indicadores de seguimiento.
La ejecución de las actividades estipuladas por el comité/programa o campaña... se dará en el tiempo estimado entre
el inicio de cada una hasta su culminación. Es necesario definir con la mayor exactitud posible el tiempo estimado para
la ejecución.
Nota: Se estima la actividad en el mes; en la casilla (P) se debe marcar con el numero “1”; en la casilla (E) se debe marcar con el numero “1” solo si la
actividad se ejecuto como se tenía programada; si llegado el caso la actividad no se desarrollo en el mes estipulado pero si se ejecuto para el siguiente
mes, se debe marcar con un "2" en la casilla (E) en el mes que correspondía y se marcara con el numero “1” en el mes que realmente se ejecuto.
En el caso en que las actividades programadas no se ejecuten porque depende de aprobación o gestión de otra área de la cual no se obtiene respuesta,
en la casilla (E); se deberá colocar el numero 3 que significa no aplica (N.A.) y generará automáticamente un color amarillo que indica que son
actividades planeadas pero que por algún motivo ya no se van a realizar; esto con el fin que el indicador no se vea afectado ya que la ejecución de
dicha actividad programada depende de un tercero.

Ejemplo:
Se tiene planeado realizar la inducción en el mes de Agosto; pero luego de varios días se define que no se aprueba presupuesto para dicha actividad.

6. Actividades: Son las acciones concretas que permiten desarrollar las metas.
7. Descripción de Describir brevemente la intencionalidad de la actividad, se debe realizar una descripción detallada de la actividad y
la actividad: registrar la fecha exacta de realización de la misma.
8. Responsable: Indicar el nombre y cargo de las personas que ejecutarán las actividades. Puede haber uno o más responsables por
cada actividad.
9. Fecha de Realización Registrar la fecha en la que se ejecuta la actividad programada según el cronograma.
10. Periodo (mes): Especificar el mes en el cual se estima que se desarrollara cada actividad.

Nota: en estas casillas se verá identificada dos letras (P)--> (planeadas) que se refiere a las actividades que se tiene en mente realizar en el mes
estipulado por el comité y (E)--> (ejecutadas) que hace referencia a las actividades que se han ido desarrollando en el transcurso del periodo estimado.

11. Recursos necesarios: En esta sección se debe diligenciar todo tipo de recurso que es necesario para poder ejecutar las actividades
establecidas por el comité. Estos recursos pueden ser:

Tecnológicos: equipos especializados, equipo de computo, video Beam, entre otros…

Logísticos: alimentación, adecuación del lugar (ambiente), transportes, entre otros…
Papelería: Disposición papel, marcadores, lapiceros, lápiz, borradores, carpetas, folder, entre otros.
Infraestructura: lugar sea adecuado según las necesidades y que en llegados casos compete con algún tipo de
normatividad.

12. Observaciones:
Gestionar cualquier tipo de recurso que crea que es indispensable para el desarrollo de las actividades.
Describir los criterios, consideraciones especiales, detalles precisos y concisos que son indispensables tener en cuenta
durante la ejecución de la actividad.
Nota: Llegado el caso no se pudo ejecutar una actividad, en esta casilla se puede especificar las razones por las cuales
no se pudo realizar.

Las siguientes casillas se diligenciaran automáticamente al tomar los valores suministrados en el cronograma; se recomienda por
favor no manipularlas o modificarlas.
13. Actividades programadas Corresponde al número cuantitativo (cantidad) de actividades que se propone o estima lograr en cada mes.
14. Actividades ejecutadas
mes: Corresponde al número cuantitativo (cantidad) de actividades que se desarrollaron en cada mes.

15. Porcentaje de Corresponde al total de actividades ejecutadas en el mes dividido por el numero de actividades planeadas para
cumplimiento mes: ejecutar en el mes.
16. Meta: Registrar el valor porcentual establecido como meta.
17. Promedio anual de
Esta casilla muestra la suma anual de los porcentajes de cumplimiento mensuales.
cumplimiento:
18. Grafica de análisis: Esta gráfica realizará un comparativo de cada mes con respecto las actividades realizadas en el tiempo con referencia
a la meta estipulada.

CONTROL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de aprobación

1 Creación del documento May-17

Actualización y modificación del documento: se ajusta el formato en el espacio correspondiente a las casillas del cronograma
"Planeado (P) Y Ejecutado (E); agregando la opción del numero 3 para el caso en que las actividades programadas no se ejecuten
porque depende de aprobación o gestión de otra área de la cual no se obtiene respuesta, en la casilla (E); se deberá colocar el
2 Apr-18
numero 3 que significa no aplica (N.A.) y generará automáticamente un color amarillo que indica que son actividades planeadas
pero que por algún motivo ya no se van a realizar; esto con el fin que el indicador no se vea afectado ya que la ejecución de dicha
actividad programada depende de un tercero.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma: Firma: Firma:

Nombre: FABIAN SANCHEZ VEGA Nombre: LUISA MARIA PAREDES SANCHEZ Nombre: LUISA MARIA PAREDES
Cargo: COORDINADOR NACIONAL DE CALIDAD Cargo: DIRECTORA ADMINISTRATIVA Cargo: Directora Administrativa