NIVEL II – TP2 – INTEGRACION OFFICE – PRES.

Objetivo: Introducir Conceptos de Formularios Interactivos en La Nube.

Síntesis: Aplicación de Conceptos, Armado y rellenado de formularios en Google Docs o Google Drive.

Nota: Para realizar el presente práctico deberá hacerlo íntegramente en un disco virtual de Google
Drive, o bien usar un pen-drive para colocar en él backups del mismo.

Consignas

Vamos a generar un formulario interactivo paso a paso, para enviarlo a nuestros

compañeros de grupo y luego recabar sus resultados. De esa forma aprenderemos a realizar
encuestas o pedidos de información utilizando la plataforma Google Drive, que es bastante similar
a los discos virtuales OneDrive de Microsoft, pero que puede brindar una mayor interactividad con
el usuario y resultados más eficientes. Esto nos permitirá comparar ambas plataformas, partiendo
de la base del conocimiento previo, adquirido en el Nivel I de nuestra materia.

Podemos decir sobre los cuestionarios, que son instrumentos tan poderosos como
comunes para la recolección de información en la investigación social ya sea para el diagnóstico, la
evaluación o la medición de un hecho o fenómeno determinado. Las diversas tecnologías
telemáticas con las que se cuenta hoy día, facilitan la distribución de información aumentando en
algunos casos, las posibilidades de acceso a la población en estudio.

En este sentido Google Drive, dispone entre sus aplicaciones una

denominada Formularios, con la que se pueden construir y distribuir cuestionarios en línea a
través de un link que se puede enviar mediante correo electrónico o colocándolo en algún sitio
Web o Blog.

Desarrollo

Comenzaremos por abrir una cuenta en Google, si no la tuviéramos ya (puede ser su correo
de Gmail, su usuario de Youtube, Blogger, Picasa Web…). Luego ingresaremos a la misma a través
de la dirección: http://docs.google.com/. Nos aparecerá una pantalla similar a la siguiente:

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1. Debemos ingresar nuestra dirección de Gmail o cuenta de Google y por debajo la clave
o contraseña de acceso. Si la pantalla de Docs no estuviera en nuestro idioma,
podemos cambiarlo en el recuadro al pie, a la derecha, como se ve en gráfico anterior.

2. Luego presionamos el botón Acceder.

3. Una vez hecho esto, haremos Clic sobre el botón Crear ubicado en el lateral izquierdo
de la página y seleccionaremos la opción Formulario.

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4. Esto nos llevará a una ventana donde debemos colocarle un nombre al formulario y
también seleccionar el estilo del mismo.

5. En ella colocaremos el nombre Encuesta Grupal y elegimos el estilo de formulario

Predeterminado.

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6. Luego de presionar Aceptar, aparece la página de inicio de la construcción del

formulario, que veremos a continuación.

7. En esta página se debe indicar el título del cuestionario y la descripción, que en la

mayoría de los casos suele ser una introducción o las instrucciones que deberá seguir el
usuario para llenar el cuestionario.

8. Por debajo de este sector, podemos ver el área donde vamos a ir definiendo las
diferentes preguntas o ítems del formulario. Para crearlas debemos comenzar
seleccionando el tipo de pregunta a generar, en el siguiente cuadro desplegable:

9. Los tipos posibles son:

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Indistintamente del modo o tipo en el que esté planteada una pregunta, hay tres botones
en la esquina superior derecha que le permitirán:

Modificar: permite activar/desactivar el modo edición.

Duplicar: Permite crear una copia fiel de la pregunta inmediatamente después de la

pregunta duplicada.

Suprimir: Permite eliminar una pregunta.

Para editar una pregunta, lo primero es activar el modo edición (si ya no está activado)

colocando el cursor sobre la pregunta y usando el botón e indicar (obligatoriamente) un

título (la pregunta como tal), y un texto de ayuda o secundario (que si bien se recomienda no es
obligatorio).

Por ejemplo, se puede tener una pregunta cuyo título sea: Fecha de nacimiento; y el texto
de ayuda sea: recuerde utilizar el formado dd/mm/aaaa.

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10. Posteriormente se debe seleccionar el tipo de pregunta a crear disponiendo de los

siguientes tipos de pregunta para construir su cuestionario:

11. Texto: Caja de texto pequeña donde el usuario puede colocar cualquier tipo de
contenido alfanumérico (letras, números y códigos combinados). Por debajo el usuario
escribirá su respuesta.

12. Luego de terminar este ítem, presionamos Finalizado y nos muestra la pregunta
terminada.

13. Luego podré presionar el botón de Agregar elemento para seguir agregando por
debajo, un nuevo elemento al formulario.

14. Texto de párrafo: Caja de texto grande donde el usuario puede colocar cualquier tipo
de contenido alfanumérico (letras, números y códigos combinados). Se usa para textos
muy extensos (más de una carilla).

15. Tipo test: Mejor conocida como selección simple, este tipo de pregunta permite colocar
varias opciones de respuesta de las que el usuario solo puede seleccionar una.

16. Casillas de verificación: Mejor conocida como selección múltiple, este tipo de pregunta
permite colocar varias opciones de respuesta dando al usuario la posibilidad de
seleccionar tantas opciones como considere necesarias.

17. Elegir de una lista: Mejor conocida como menú desplegable, este tipo de pregunta
permite colocar varias opciones de respuesta, de las cuales el usuario solo podrá
seleccionar una de un menú que se despliega al cliquear sobre él.

18. Escala: Este tipo de pregunta, permite colocar una escala simple donde se identifique el
valor inicial y el valor final.

19. Cuadrícula: Este tipo de pregunta, permite crear una matriz de preguntas donde las
columnas son las opciones de respuesta a las preguntas colocadas en las filas.

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20. Una vez terminado de agregar todos los ítems de nuestra encuesta, procederemos a
distribuir el cuestionario entre los usuarios a encuestar. Para ello, al pie de la pantalla
de trabajo, tenemos una sección como la siguiente:

21. Allí se pueden ver los indicadores de registro de las respuestas, que podrán observar
los receptores de nuestra encuesta virtual. Dejamos marcada solo la primera opción.

22. A continuación, presionaremos la opción Enviar formulario, y se presentarán 2

métodos de envío para distribuir nuestro formulario:

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23. Podemos enviarlo como un correo electrónico (con el vínculo al formulario de Google
Docs), o bien copiar el vínculo para compartir y enviarlo de la forma que queramos (por
ejemplo vía SMS, incrustado en una página Web o Blog, o dentro de un documento de
texto, para copiar y pegar en nuestro navegador).

24. Las respuestas a este formulario, nos llegarán como una hoja de cálculo del tipo Excel
Web Apps, a nuestra cuenta de Google Docs.

25. Elegimos la opción de Nueva hoja de cálculo y presionamos el botón Crear.

26. En la parte superior de nuestra hoja de formularios, aparecerá la opción:

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27. El archivo de respuesta, se verá en nuestro Google Drive, de la siguiente forma

(recordemos que todos nuestros archivos de Google Docs se almacenan en nuestra
cuenta de Google Drive.

28. Para terminar esta práctica, le pediremos al grupo que envíen una encuesta desde una
de las cuentas de sus miembros a los demás miembros del grupo y al profesor (a una
casilla previamente indicada por aquel) sobre algún tema que tenga que ver con la
carrera que la mayoría de los miembros del grupo cursa. La encuesta debe contar con
todos los tipos de preguntas vistos en este ejercicio.

29. Una vez recabadas todas las respuestas, se procederá a grabar el archivo de Excel
resultante, abriéndolo y yéndonos al menú de Archivo, en donde elegiremos Descargar
como
Microsoft Excel.

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30. El resultado en Excel, deberá ser enviado a la casilla indicada por el profesor en los
pasos anteriores (comentario: no es necesario esperar la respuesta del profesor a la
encuesta, para enviarla como terminada).

31. En la solapa de Respuestas se indica la cantidad de respuestas recibidas e incluso se

puede seleccionar cuando se da por finalizada la encuesta.

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