Gobernación del Estado

Guía para Mérida de

la elaboración - Unidad de Control
Manuales de Gestión
Administrativos

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ORGANIZATIVOS

Mérida, 2010 1
 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

CONTENIDO

Pag.

Presentación 3

Manual de Organización 4

Descripción del contenido de los Manuales de Organización 5

Anexos 12

Manual de Normas y Procedimientos 14

Descripción del contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos 15

Anexos 24

Pautas Generales 27

Bibliografía 28

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

I. PRESENTACIÓN

La Ley de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal, la Ley

Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, la Ley de Administración Pública del
Estado Mérida, el Reglamento Parcial de la Ley de Administración Pública del Estado Mérida y las
Normas Generales de Control Interno, respectivamente, señalan la obligatoriedad de que cada
entidad del sector público elaborare, establezca y mantenga un sistema de control interno,
claramente definido mediante normas e instrucciones escritas.

Como aporte al cumplimiento de estas disposiciones la Unidad de Control de Gestión ha diseñado

el documento: “Guía para la Elaboración de Manuales Administrativos” el cual tiene por finalidad
establecer una metodología para la elaboración de los Manuales Administrativos los cuales son
instrumentos que definen claramente la organización, políticas, funciones y responsabilidades de
cada órgano o ente.

A partir del estudio de diversas técnicas sobre la elaboración de manuales, esta guía pretende
simplificar y unificar algunos criterios en cuanto al contenido de los manuales administrativos, en
este caso particular, los manuales de organización y de normas y procedimientos.

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

II. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

1. DEFINICIÓN DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN:

El Manual de Organización es un documento normativo que permite conocer la estructura

orgánica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella. Además, define
concretamente las funciones encomendadas a cada una de las áreas que integran la
institución.

2. CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN:

 Aprobaciones y actualizaciones
 Presentación
 Índice
 Introducción
 Objetivo y alcance
 CAPITULO I: Marco Jurídico Referencial
o Marco Jurídico
o Atribuciones y competencias
 CAPITULO II: Marco Estratégico de la Institución
o Misión y Visión
o Valores
o Objetivos institucionales
o Políticas
o Valores
 CAPITULO III: Marco Organizacional
o Organigrama
o Descripción de la Estructura Organizativa
o Descripción de Funciones
 Glosario de términos

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

2.1. DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO:

2.1.1. Aprobaciones y actualizaciones:

Señala las fechas en que se elabora, modifica o actualiza el manual, así como, las
instancias, personas y/o cargos que aprueban la elaboración, actualización o
modificación. Las actualizaciones indican la versión del manual y que aspectos
incorporan o desincorporan del mismo con la actualización.
Ejemplo:

Primera versión elaborada por la Unidad de Control de Gestión en abril, 2008

Segunda versión elaborada por la Unidad de Control de Gestión en abril 2009, actualiza la
versión anterior con la incorporación de la estructura de cargos
Aprobado por ciudadano Gobernador del Estado Dr. Marcos Días Orellana, según gaceta
oficial N° Extraordinaria de fecha 20 de mayo de 2009

2.1.2. Presentación:

Consiste en hacer una exposición sobre el documento que se está presentado para
su aprobación y respectiva publicación

Ejemplo:

Enmarcado en lo que establece la Gaceta Oficial del Estado Mérida, se presenta el siguiente
Manual de Organización de la Unidad de Control de Gestión, el cual fue revisado y
aprobado por la máxima autoridad de la misma.. En cumplimientos con las disposiciones
legales se presenta para su consideración y aprobación

2.1.3. Índice:

Define una lista de palabras o frases ('encabezados') e indicadores asociados que

permita la ubicación de material al interior del manual. Los indicadores son los
números de páginas.

Ejemplo:

ÍNDICE Página
Introducción 1
Objetivo y alcance 2
CAPITULO I: Marco Jurídico Referencial
Marco Jurídico 5
Atribuciones y competencias 8
CAPITULO II: Marco Estratégico de la Institución

5
 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

Misión y Visión 11
Valores 12
Objetivos institucionales 14
Políticas 16
CAPITULO III: Marco Organizacional
Organigrama 19
Descripción de la Estructura Organizativa 22
Descripción de Funciones 24
Glosario de términos 26

2.1.4. Introducción:

Es el texto que encabeza el manual y puede contener la importancia del

documento, contenido y una breve descripción o propósitos básicos que se
pretenden alcanzar.

2.1.5. Objetivo y alcance:

Define la razón de ser del manual y lo que abarca. El manual de organización puede
elaborarse para toda la institución o elaborarse volúmenes separados para cada
área, en cualquier caso su alcance debe corresponder al organigrama que se
incluya.

2.1.6. CAPITULO I: Marco Jurídico Referencial:

1. Marco Jurídico

Este apartado contiene una relación de los ordenamientos o disposiciones

legales que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan
sus atribuciones, facultades y competencias. Es recomendable mencionar la
fecha de publicación Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela o
en su defecto, a nivel del estado Mérida, su vigencia en orden jerárquico.
Según se muestra a continuación:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

Leyes
Reglamentos
Decretos
Resoluciones
Acuerdos

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

2. Atribuciones o competencias:

Se transcriben de manera completa y textual las facultades otorgadas a la

organización, según el Reglamento Parcial de la Ley Orgánica de
Administración Pública del estado Mérida cuando sea el caso de un Órgano; y
cuando se trate de un Ente, transcribir las atribuciones conferidas en la Ley o
Decreto de creación. En cada uno de los casos debe señalarse el título
completo del ordenamiento, capítulo, artículo, inciso y texto.

2.1.7. CAPITULO II: Marco Estratégico de la Institución:

1. Misión y Visión:

Misión:

La misión es “una declaración escrita en la que se concreta la razón de ser o

propósito de una organización… Responde a la pregunta: ¿por qué
existimos?... La misión constituye el objetivo primordial hacia el que se deben
dirigir los planes y programas. La misión es lo que deber ser acometido” (Sainz
de Vicuña, 2003:124).

Ejemplo:

Misión de la UCG:
Controlar y evaluar la gestión de los distintos órganos y entes de la Gobernación
del Estado Mérida persiguiendo el cumplimiento efectivo de sus objetivos, la
ejecución óptima de políticas, programas, planes y proyectos, a través de la
aplicación de técnicas e instrumentos de medición que garanticen altos niveles de
eficiencia, eficacia y economía en el ejercicio de la función pública.

Visión:

La visión de una organización “es una expresión verbal concisa de la imagen

grafica que deseamos para la organización en el futuro que sirva para marcar
el rumbo que debe seguir dicha organización…Es por tanto, lo que la
organización lucha por llegar a ser... Responde a la pregunta: ¿qué queremos
ser? (Sainz de Vicuña, 2003:125).

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

Ejemplo:

Visión de la UCG:
Ser el órgano del Estado Socialista, al servicio del Poder Popular, que impulse
estratégicamente el ejercicio del control de la gestión, fundamentados en
construir la moralidad pública con eficacia, eficiencia, honestidad, responsabilidad
social y transparencia.

2. Valores:

Los valores organizacionales son aquéllas concepciones compartidas de lo que

es importante y, por lo tanto, deseable, que al ser aceptadas por los miembros
de una organización, influyen en su comportamiento y orientan sus decisiones.
Los valores están organizados jerárquicamente en la memoria y la gente
tenderá a responder, dentro del contexto de sus deberes, para aplicar sus
valores dominantes ante las situaciones inciertas.

El proceso para la creación de un sistema de valores consta, entre otras, de las

siguientes etapas:

 Determinación, en esta etapa se deben establecer el número de

valores necesarios para formar la cultura organizacional y los
contenidos de los mismos. Los autores coinciden en que el número
manejable de valores es de seis a ocho.

 Definición, para una mejor comprensión y entendimiento de los

valores organizacionales, es necesario precisar el lenguaje y sus
significados semánticos para delimitar los contenidos.

 Jerarquización, establecer un orden de prioridad en función de la

importancia que los diferentes valores tienen para una organización,
sus diferentes rangos y parámetros, es vital para la formación de la
cultura organizacional.

 Enunciación, los valores de una organización puede ser enunciados en

cualquiera de las dos formas: explícita o implícita. La enunciación
explícita de los valores, ayuda al establecimiento de los fundamentos
de la filosofía organizacional que sirve de marco referencial para el
pensamiento, la toma de decisiones y la acción de los directivos,
quienes además, establecen las bases para el aseguramiento de la
observancia por todos los miembros de la organización.

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

 Aplicación, el sistema de valores tiene sentido cuando su aplicación de

los "principios de actuación " en todas las áreas organizacionales se
"materializa" en resultados concretos.

3. Objetivos institucionales:

El objetivo constituye el propósito que se pretende cumplir, y que especifica

con claridad el qué y para que se proyecta y se debe realizar una determinada
acción. Describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y los
esfuerzos, para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde
por atribución a una dependencia y/o unidad administrativa.

Para la definición del objetivo, se recomienda tomar en cuenta los siguientes

aspectos: Especificar la finalidad que pretende alcanzar a través del desarrollo
de sus funciones, es decir el qué, el cómo y él para qué.

Cuando exista más de un objetivo, jerarquizar de acuerdo a su importancia y

con relación a sus atribuciones. La descripción de los objetivos se iniciará con
un verbo en infinitivo, y se evitará el uso de adjetivos calificativos.

4. Políticas:

Las políticas son las directrices básicas que se generan en el más alto nivel de la
organización, que establecen los límites dentro de los cuales va a funcionar. Las
Políticas, son reglas generales que dicta la administración, para guiar el
accionar de la organización. Normalmente son genéricas, vale decir, involucra
lineamientos generales sobre la actuación ante ciertas situaciones

2.1.8. CAPITULO III: Marco Organizacional:

1. Organigrama:

Un organigrama representa en forma gráfica las principales funciones y líneas

de autoridad de una organización en un momento dado. Existen diversos
criterios para fijar el nombre con que se designan las gráficas en las que se
representa la estructura de un organismo social.

El organigrama será de contenido estructural, es decir que en él se

representarán las diferentes unidades administrativas que integran la

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

organización. Así mismo, en cuanto al ámbito de aplicación, será general, es

decir que se representará sólo a las unidades administrativas principales de la
organización y sus interrelaciones. En cuanto a la presentación serán mixtos, es
decir, representa la estructura de la organización utilizando combinaciones
verticales y horizontales.

En cuanto al diseño, se recomienda que el tamaño de los rectángulos sea

siempre el mismo, sin importar los niveles jerárquicos. Las figuras se colocan
con base a los diferentes niveles jerárquicos de la organización. A continuación
se presenta la representación gráfica sugerida del organigrama.

Figura 1: Organigrama

2. Descripción de la Estructura Organizativa:

Este apartado, debe describir jerárquicamente las unidades administrativas

adscritas al órgano o ente; se debe codificar en forma numérica para facilitar la
comprensión de los niveles y relaciones de dependencia.

La descripción de la estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su

representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título o
nominación de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Se
debe presentar las áreas sustantivas y a continuación las de apoyo.

3. Descripción de Funciones:

Enuncia concretamente las funciones que corresponden al puesto. Las

funciones incluidas en el manual de organización deberán denotar actividades
de dirección, programación, operación, supervisión, asesoría, etc. Todas serán
presentadas inicialmente en verbo infinitivo y deberán corresponder al ámbito

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

de competencia de cada puesto y a la responsabilidad de éste, de acuerdo a su

nivel jerárquico.

Las funciones específicas de los puestos deberán describirse de acuerdo a la

importancia de las mismas, es decir, en primer término las sustantivas y
posteriormente las adjetivas; además omitir aquellas que son implícitas a todo
puesto, como consultar o acordar con el jefe inmediato.

Con el propósito de dar claridad a la descripción de las funciones, es

recomendable adoptar el siguiente esquema: Verbo-Objeto-Condición
En donde: El verbo, expresa la actividad; el objeto, es aquello por lo que se
lleva a cabo la función; y la condición el motivo por el cual se lleva a cabo esa
acción.

2.1.9. Glosario de términos:

En el Glosario o Definición de Términos, se procede a presentar alfabéticamente las

palabras o términos básicos y compuestos utilizados en el manual.

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

3. ANEXOS:

3.1. Listado de verbos comunes para describir funciones especificas

Nivel Gerencial Nivel Operativo Nivel Apoyo

Administrar Administrar Inspeccionar Acumular Presentar
Asegurar Aprobar Instalar Almacenar Presupuestar
Autorizar Asegurar Instrumentar Analizar Producir
Controlar Asignar Integrar Calcular Programar
Coordinar Analizar Interpretar Calificar Proponer
Determinar Auditar Organizar Compilar Proporcionar
Dirigir Autorizar Planear Comprobar Realizar
Establecer Comunicar Presupuestar Comunicar Recabar
Expedir Consolidar Programar Consolidar Recomendar
Evaluar Controlar Recomendar Ejecutar Registrar
Planear Coordinar Representar Entrevistar Seguir
Firmar Desarrollar Revisar Enviar Sistematizar
Supervisar Determinar Supervisar Especificar
Diseñar Verificar Estandarizar
Distribuir Estimar
Elaborar Estudiar
Entrevistar Expedir
Establecer Girar
Estandarizar Informar
Estudiar Iniciar
Evaluar Instalar
Examinar Obtener
Facilitar Operar
Participar

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

3.2. Plantilla modelo del manual de organización:

Nombre Completo
de la Organización

Paginas,
Capitulo Nº y 15/20
denominación

Nombre y apellido completo,

cargo

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III. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

1. DEFINICIÓN DE MANUAL DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:

El manual de normas y procedimientos es el documento que contiene en principio una

identificación de los procesos que se desarrollan dentro de la organización, la caracterización
de procedimientos que los operativizan y como las normas aplicables a cada procedimiento.

En este manual se desagregan todas las actividades que debe cumplir un individuo o un
departamento, para completar una rutina de trabajo y por ende para materializar un proceso
y obtener el objetivo o producto que persigue la organización de acuerdo a su misión y
competencias. Describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades del área de
acuerdo a sus atribuciones para la ejecución eficiente de las mismas, señalando generalmente
quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse.

2. CONTENIDO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:

 Aprobaciones y actualizaciones
 Presentación
 Índice
 Introducción
 Objetivo y alcance
 CAPITULO I: Marco Jurídico Referencial
o Marco Jurídico
o Atribuciones y competencias
 CAPITULO II: Marco Estratégico de la Institución
o Nivel gerencial
o Nivel operativo
o Nivel soporte
 CAPITULO III: Normas y procedimientos
o Descripción narrativa
o Flujograma
 Glosario de términos
 Índice de formularios
 Anexos

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

2.1.DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO:

2.1.1. Aprobaciones y actualizaciones:

Señala las fechas en que se elabora, modifica o actualiza el manual, así como, las
instancias, personas y/o cargos que aprueban la elaboración, actualización o
modificación. Las actualizaciones indican la versión del manual y que aspectos que
incorporan o desincorporan del mismo con la actualización.

Ejemplo:
Primera versión elaborada por la Unidad de Control de Gestión en abril, 2008

Segunda versión elaborada por la Unidad de Control de Gestión en abril 2009, actualiza la
versión anterior con la incorporación de la estructura de cargos

Aprobado por ciudadano Gobernador del Estado Dr. Marcos Días Orellana, según gaceta
oficial N° Extraordinaria de fecha 20 de mayo de 2009

2.1.2. Presentación:

Consiste en hacer una exposición sobre el documento que se está presentado a

para su aprobación y respectiva publicación

Ejemplo:

Enmarcado en lo que establece la Gaceta Oficial del Estado Mérida, se presenta el siguiente
Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad de Control de Gestión, el cual fue
revisado y aprobado por la máxima autoridad de esta Unidad. En tal sentido se presenta
para su consideración y aprobación

2.1.3. Índice:

Definir una lista de palabras o frases ('encabezados') e indicadores asociados que

permita la ubicación de material al interior del manual. Los indicadores son los
números de páginas.

Ejemplo:
ÍNDICE Página
Introducción 1
Objetivo y alcance 2
CAPITULO I: Marco Jurídico Referencial
Marco Jurídico 5
Atribuciones y competencias 8
CAPITULO II: Marco Estratégico de la Institución

15
 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

Nivel gerencial 11
Nivel operativo 14
Nivel soporte 16
CAPITULO III: Normas y procedimientos
Descripción narrativa 19
Flujograma 22
Glosario de términos 24
Índice de formularios 26
Anexos 28

2.1.4. Introducción:

Es el texto que encabeza el manual y puede contener la importancia de contar con

un manual, contenido del documento y una breve descripción o propósitos básicos
que se pretenden alcanzar.

2.1.5. Objetivo y alcance:

Define la razón de ser del manual y lo que abarca. El manual de normas y

procedimientos puede elaborarse para toda la institución o para volúmenes
separados para cada área, en cualquier caso su alcance debe corresponder al
organigrama que se incluya.

2.1.6. CAPITULO I: Marco Jurídico Referencial

1. Marco Jurídico

Este apartado contiene una relación de los ordenamientos o disposiciones

legales que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan
sus atribuciones o facultades. Es recomendable mencionar la fecha de
publicación Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela o en su
defecto, a nivel del estado Mérida., su vigencia y que sigan un orden
jerárquico. Según se muestra a continuación:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

Leyes
Reglamentos
Decretos
Resoluciones
Acuerdos

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

2. Atribuciones o competencias:

Se transcriben de manera completa y textual las facultades otorgadas a la

organización, según el Reglamento Parcial de la Ley Orgánica de
Administración Pública del estado Mérida cuando sea el caso de un Órgano; y
cuando se trate de un Ente, transcribir las atribuciones conferidas en la Ley o
Decreto de creación y del Reglamento Interno de la misma. En cada uno de los
casos anteriores debe señalarse el título completo del ordenamiento, artículo
y las fracciones correspondientes. Para tal efecto, señalar el título completo
del ordenamiento, capítulo, artículo, inciso y texto de la misma.

2.1.7. CAPITULO II: Marco Estratégico de la Institución

En este apartado se deben identificar los procesos-objetivo y los subprocesos

presentes en la organización. Entendiéndose por proceso-objetivo aquellos que
inciden en el cumplimiento de la misión, que tienen efecto en la calidad del
servicio, los necesarios para cumplir requisitos legales o reglamentarios, y los que
requieren de muchos recursos para ejecutarse. Es importante determinar si el
proceso-objetivo contiene dentro de sí subprocesos que en conjunto lo concretan.

Para identificar los procesos dividiremos la organización por niveles:

1. Nivel gerencial:

Es el nivel en que se llevan a cabo los procesos estratégicos, es decir los que
proporcionan directrices a todos los demás niveles y son realizadas por la
dirección, la presidencia, la gerencia.

En este apartado se deben señalar las partes involucradas (jefatura, presidente,

coordinaciones) e identificar, únicamente, los procesos-objetivo del nivel
estratégico, así como los subprocesos que permiten que el proceso objetivo se
concrete, en el caso de que los hubiere.

Ejemplo:
En el caso de la Unidad de Control de Gestión:
UNIDAD EJECUTORA: Coordinación General
PROCESO – OBJETIVO: Planificar el seguimiento a la gestión
PROCEDIMIENTO: definir las pautas metodológicas de las visitas a
campo

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

2. Nivel operativo

En este apartado se deben señalar las partes involucradas (analistas,

operadores, instructores, diseñadores) e identificar, únicamente, los procesos-
objetivo del nivel operativo, así como los subprocesos que permiten que el
proceso objetivo se concrete, en el caso de que los hubiere.

Ejemplo:

En el caso de la Unidad de Control de Gestión:

UNIDAD EJECUTORA: Control y Evaluación

PROCESO – OBJETIVO: Seguimiento
SUBPROCESO: Monitoreo
PROCEDIMIENTO: Monitoreo a la gestión de los órganos o entes.

PROCESO – OBJETIVO: Seguimiento

SUBPROCESO: Inspecciones
PROCEDIMIENTO: Inspecciones a Obras.

Como puede observarse el Proceso Objetivo Seguimiento tiene dentro de sí

varios subprocesos, en este caso Monitoreos, Visitas, Inspecciones, por tal
razón es necesario dividirlos ya que cada uno de ellos requerirá de un
procedimiento en particular. No aplica en todos los casos.

3. Nivel soporte

En este apartado se deben señalar las partes involucradas (administración,

informática, obreros) e identificar, únicamente, los procesos-objetivo del nivel
soporte, así como los subprocesos que permiten que el proceso objetivo se
concrete, en el caso de que los hubiere.

En el caso de la Unidad de Control de Gestión:

UNIDAD EJECUTORA: Administración
PROCESO – OBJETIVO: Compras
PROCEDIMIENTO: adquisición de bienes y servicios a través del fondo en
anticipo

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

2.1.8. CAPITULO III: Normas y Procedimientos

En este apartado se definen todos y cada uno de los procesos y procedimientos así
como las normas que los rigen. Una vez identificado los procesos en los tres niveles
de la organización se procede a describir de forma sistemática los procedimientos
reseñando a que proceso o sub proceso pertenece.

Descripción del contenido

1. Unidad Ejecutora: es la unidad administrativa encargada y responsable de

la ejecución del proceso.

2. Proceso (Proceso Objetivo):

Entendiendo por proceso un conjunto de elementos que interactúan

para transformar insumos, en bienes o servicios terminados. Un
proceso esta formado por materiales, métodos y procedimientos,
recurso humano, maquinaria, equipo, entre otros.

Para efectos del manual en este apartado se definirá el nombre de

cada proceso.

3. Procedimiento:

Es la guía que muestra detallada, secuencial y ordenadamente como

los actores, que intervienen en un proceso, realizan su trabajo.

En este apartado se define el nombre específico de cada

procedimiento involucrado en el proceso antes descrito.

4. Alcance:

El alcance define la amplitud del procedimiento: desde - hasta.

También, define las actividades sobre las cuales es aplicable el
procedimiento que se desea documentar.

Ejemplo:
El monitoreo al Plan de Inversión, se aplica a todas los entes y órganos
involucrados en el Plan de Inversión, va desde la revisión del plan hasta
la verificación de la ejecución de la inversión.

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

5. Frecuencia:

Hace referencia a la repetición o número de veces que se realiza el

procedimiento, en un periodo determinado.

Ejemplo:
El monitoreo al plan de inversión se realiza una vez al mes.

6. Normas:

Son las reglas que se debe seguir o a que se deben ajustar las
conductas, tareas, actividades dentro de cada procedimiento. Es el
punto de comparación que permite evaluar si algo esta bien hecho, si
es correcto, si esta aprobado o si esta completo. En virtud a esto cada
procedimiento descrito debe contener de forma concreta las normas
que lo regulan.

6.1 Marco jurídico específico: según el marco jurídico del Sector

Público.

Ejemplo:

Del proceso: Correspondencia

Norma: La Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público
(LOAFSP) publicado en GO Nº …. de fecha: 09 de enero de 2003

6.2 Normas internas: son aquellas específicas de cada procedimiento

elaboradas de acuerdo a la naturaleza de la organización.

Ejemplo:

Todos los martes…

Los días 15 y 30 de cada mes…
El personal de nuevo ingreso…
Todos los proveedores…
Los sellos de la Unidad deben reposar…

7. Descripción narrativa:

Es la explicación escrita, en forma lógica y secuencial, de cada una de las

actividades u operaciones a realizar dentro de un procedimiento, expresa
el orden en que se desempeña el trabajo y señala quienes son los
responsables de su ejecución.

20
 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

Para la descripción propiamente dicha de cada procedimiento se

identifican las actividades para ello:

 Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona

del singular en tiempo presente (entrega, recibe, revisa).
 La redacción de cada actividad será clara, precisa y responderá a
las preguntas ¿quién lo hace?, ¿qué hace?, ¿cómo? Y con qué se
realiza la actividad?
 Todas las actividades descritas deberán ser numeradas de manera
secuencial.
 Cuando una actividad indique la toma de decisiones derivada de
las operaciones de revisión, verificación y análisis, se deben señalar
las diferentes alternativas o cursos que puede tomar un
procedimiento.
 La palabra VERIFICA se utiliza antes de una decisión y se considera
sinónimo de: coteja, revisa, analiza, etc.
 Siempre que existan alternativas de decisión debe formularse la
pregunta que dará respuesta a las decisiones.
 Asimismo, cuando se redacten se utilizarán términos como: si,
cuando, en caso, etc.

7.1 Contenido de la Descripción narrativa:

7.1.1 Actividad N°: enumerar cada actividad en orden

cronológico
7.1.2 Responsable: identificar la unidad responsable de
realizar cada actividad.
7.1.3 Descripción de la actividad: detallar cada uno de los
pasos necesarios para la consecución de la actividad.

21
 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

8. Flujograma:

Representación gráfica de la sucesión en que deben realizarse las operaciones

o actividades de un procedimiento para clarificar la interrelación de diferentes
unidades administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece
entre ellos.

A continuación se enuncian las reglas de diagramación:

8.1 La diagramación se iniciará de izquierda a derecha y de arriba hacia

abajo.
8.2 Los símbolos deben mantener uniformidad en su tamaño.
8.3 La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser
mediante frases breves y sencillas.
8.4 El diagrama de flujo deberá tener un símbolo de inicio y uno de
terminación.
8.5 La unión entre símbolos deberá representarse mediante líneas
rectas, horizontales y verticales o la combinación de ambas.

INICIO

CONDICION
1 NO

CONDICION
2 NO

SI

SI

BLOQUE 1 BLOQUE 2 BLOQUE 3

FIN

Figura 2 22
 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

9. Glosario de términos:

En el Glosario o Definición de Términos, se procede a presentar

alfabéticamente las palabras o términos básicos y compuestos utilizados en
el manual.

10. Índice de formularios:

En este índice se debe listar todos los formularios utilizados en los distintos
procesos definidos a lo largo del manual. Los mismos deben estar
enumerados correlativamente según el orden en que fueron nombrados.

11. Anexos:

En este apartado se debe incluir toda documentación que se considere

pertinente para ampliar la información previamente señalada.

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

3. ANEXOS

3.1.Plantilla modelo Manual de Normas y Procedimientos

Nombre Completo
de la Organización

Paginas,
Capitulo Nº y 15/20
denominación

Nombre y apellido completo,

cargo

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 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

3.2.Plantilla modelo de la Descripción Narrativa:

UNIDAD DE CONTROL DE GESTIÓN 13/100

CAPITULO III: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD EJECUTORA:

1. PROCESO:

1.1. SUB PROCESO:

1.1.1. PROCEDIMENTO:

ALACANCE:

FRECUENCIA:

NORMA:

Marco Jurídico Específico:

Normas Internas:

Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

FORMULARIOS:

25
 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

3.3.Listado de símbolos de diagramación que se deben utilizar

SÍMBOLO EXPRESIÓN DESCRIPCIÓN

Señala el comienzo o culminación de una actividad o proceso

INICIO/FIN
establecido.

OPERACIÓN O ACTIVIDAD Corresponde a la actividad que se está generando.

Implica tomar alternativas basadas en el interrogante que

DECISIÓN O ALTERNATIVA
debe ser conciso y claro

Corresponde a la información que se envía o se recibe a través

DOCUMENTO de un medio impreso, producto del desarrollo de una
actividad.

COPIA DE DOCUMENTO Documento que se recibe o envía con copia.

GRUPO DE DOCUMENTOS Varios documentos que se reciben o se envían.

Indica que se guarde un documento en forma temporal o

ARCHIVO
permanentemente

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama

CONECTOR INTERPÁGINA
de flujo con otra parte lejana del mismo.

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en

CONECTOR DE PÁGINA
la que continúa el diagrama de flujo.

DIRECCIÓN DE FLUJO O Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben

LÍNEA DE UNIÓN realizar las distintas operaciones.

26
 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

IV. PAUTAS GENERALES

Contenido:
1. Tamaño dela letra debe ser 12, tipo Arial o su equivalente en Open office.
2. Hojas tamaño carta, disposición vertical.
3. El escudo del estado debe estar en escala de grises.

Presentación:
1. Cada manual debe estar presentado en una carpeta blanca, de tres anillos.
2. Cada hoja debe estar dentro de los forros protectores de documentos.
3. Cada manual debe contener el digital correspondiente en formato PDF.

27
 Guía para la elaboración de Manuales Administrativos

V. BIBLIOGRAFÍA

1. ÁLVAREZ TORRES, Martin G. 1996. Manual para la Elaboración de Políticas y Procedimientos.

2. CONTRALORÍA GENERAL ESTADO DE VERACRUZ-LLAVE. XALAPA, MÉXICO Metodología para la
elaboración de manuales administrativos. Primera edición 2005. Disponible en la pagina web:
http://portal.veracruz.gob.mx
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4. Ley de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal. G.O.
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