LA IMPORTANCIA DE LA APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

EN EL CONTEXTO COLOMBIANO

La empresa es la constante actividad organizada por el ser humano, la cual, involucra un

conjunto de elementos de trabajo cotidiano y esfuerzo individual o en conjunto para lograr

un objetivo determinado de ahí resulta importante que toda persona que la componga ya

sea propia o no pueda tener claro sus funciones y objetivos a cumplir de ahí la importancia

de uno de los elementos como lo es la gestión documental. Esto debido a que se tiene la

idea errónea de que la Gestión documental es el hecho de acumular un sin fín de

documentos o información sin darle la debida importancia.

En Colombia, contamos con una serie de normas que buscan regular el almacenamiento y

organización de documentos. Para el año 2000, entro en nuestra legislación la Ley 594, por

medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos, esta Ley tiene por objeto establecer

las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y de las

entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Una buena Tabla de retención documental proporciona a la empresa y a sus colaboradores

ya que, de acuerdo a su tipología, facilita la resolución de tramites en la empresa, o en el

peor de los casos cuando no está la persona encargada del área o si un empleado decide

renunciar no se convertiría en un caos el manejo de la información, porque existe un buen

manejo de la información.

La tabla de Retención documental de una forma oportuna y ágil y se obtiene la información

que requiere para tomar decisiones con base en ella.

Desde mi punto de vista personal he estado involucrada en muchos momentos en que de

manera urgente se solicita una información y se ha llegado al extremo de parar un equipo

de trabajo para que se dirija a una bodega o cuarto por decirlo así a buscar en un sin número
de cajas que al final terminan deteriorándose por q no cuentan con el correspondiente

embalaje y además no se deja un registro de lo que contiene llevando a perder horas de

trabajo inútilmente.

Dentro del contexto y el buen manejo que se le dé a la Tabla de Retención Documental

podemos deducir que, con esta herramienta, y el nivel de acercamiento que tenga con cada

una de las áreas estratégicas de la empresa, ya que son las que direccionan y así mismo

generan un eco bien llevado a los niveles operativos y misionales de la organización.

Pero también es triste ver desde otra perspectiva la elaboración de estas tablas ya que hay

empresas que son contratadas, determinan un tiempo para su entrega y ni siquiera se

analiza su implementación porque se cree que solo se debe cumplir con un requisito que la

norma lo exige.

Es una labor como gerentes, jefes de área, archivistas y en general llevar de manera

impecable las tablas de Retención documental hacer saber la importancia de su existencia

a todos los diferentes productores generadores y usuarios de la información y no dejar que

se desactualicen, que no pasen a ser un folleto más en el cajón, ya que termina siendo una

excelente ayuda para el control del gasto reducción de costos y una mejor transferencia de

información.