0002-Manual Solicitantes (Elaboración de Requisiciones y Actas)

COMPRAS Y SUMINISTROS
MANUAL SOLICITANTES
CODIGO: CYS – MN - 0002 VERSION 2.0 Página 1 de 38
MANUAL SOLICITANTES ERP

PARA ELABORACIÓN DE REQUISICIONES Y ACTAS

CODIGO: CYS – MN - 0002 VERSION 2.0
Tabla de contenido
A. OBJETIVO 4
B. ALCANCE ..........................................................................................................................................4
C. DEFINICIONES ..................................................................................................................................4
D. DESCRIPCION DL PROCESO ..........................................................................................................4
1. CONSULTA ITEMS ............................................................................................................................8
1.1. Ruta a seguir: ..............................................................................................................................8
1.2. Realizar búsqueda: .....................................................................................................................8
2. CONSULTA MONITOR ITEM: ...........................................................................................................9
2.1. Ruta a seguir: ..............................................................................................................................9
2.2. Diligenciar pestaña: ....................................................................................................................9
2.3. Consultar pestaña: .................................................................................................................... 10
3. ELABORACION REQUISICIONES DE BIENES .............................................................................. 11
3.1. Ruta a seguir: ............................................................................................................................ 11
3.2. Diligenciar pestaña generales: .................................................................................................. 11
3.3. Diligenciar pestaña ítems: ........................................................................................................ 11
3.4. Diligenciar pestaña movimiento: ................................................................................................ 12
3.5. Diligenciar entidades: ............................................................................................................... 13
4. CONSULTA REQUISICION BIENES ................................................................................................15
4.1. Ruta a seguir: ............................................................................................................................ 15
4.2. Consultar ventana: .................................................................................................................... 15
5. CONSULTA REQUISICIONES POR ITEM ...................................................................................... 16
5.1. Ruta a seguir: ............................................................................................................................ 16
5.2. Consultar ventana: .................................................................................................................... 17
6. IMPRESIÓN REQUISICIONES DE BIENES .................................................................................... 18
6.1. Ruta a seguir: ............................................................................................................................ 18
6.2. Diligenciar ventana: .................................................................................................................. 18
7. ELABORACION REQUISICIONES DE SERVICIOS ........................................................................ 19
7.1. Ruta a seguir: ............................................................................................................................ 19
7.2. Diligenciar ventana: .................................................................................................................. 19
7.3. Diligenciar pestaña ítems: ........................................................................................................ 20
NOMBRE CARGO FECHA

Coordinadora Compras y
ELABORO Zulema Arana 12/08/2013
Suministros
REVISO Zulema Arana 12/08/2013
Suministros
APROBÓ Maria Teresa Campo Directora Compras y Suministros 12/08/2013

8. ELABORACION ACTAS .................................................................................................................. 21

8.1. Ruta a seguir: ............................................................................................................................ 21
8.2. Pestaña acta de recibo a satisfacción: ...................................................................................... 21
8.3. Diligenciar pestaña: .................................................................................................................. 22
8.4 Diligenciar ventana ítems: ........................................................................................................ 23
8.5. Seleccionar pestaña acta de recibo a satisfacción: ...................................................................24
8.6. Acta parcial: .............................................................................................................................. 25
8.7 Acta de liquidación: ................................................................................................................... 28
9. CONSULTA REQUISICION SERVICIOS: ........................................................................................ 29
91. Ruta a seguir: ............................................................................................................................ 29
9.2. Diligenciar ventana:…….…………………………………………………………………… .............. 29
10. CONSULTA ORDENES DE COMPRA ............................................................................................. 30
10.1. Ruta a seguir: ........................................................................................................................... 30
10.2. Diligenciar ventana: ................................................................................................................. 30
10.3. Acta de inicio: ........................................................................................................................... 31
11. CONSULTA ORDENES DE COMPRA POR ITEM ........................................................................... 33
11.1. Ruta a seguir: ........................................................................................................................... 33
11.2. Diligenciar ventana: ................................................................................................................. 33
12. CONSULTA ACTAS .......................................................................................................................... 35
12.1. Ruta a seguir: ........................................................................................................................... 35
13. IMPRESIÓN REQUISICIONES SERVICIOS ................................................................................... 36
13.1. Ruta a seguir: ........................................................................................................................... 36
13.2. Diligenciar ventana solicitud de compra: ................................................................................. 37
14. IMPRESIÓN ORDENES DE COMPRA ............................................................................................ 38
14.1. Ruta a seguir: ........................................................................................................................... 38
14.2. Diligenciar ventana impresión: ................................................................................................. 38
15. IMPRESIÓN ACTAS ........................................................................................................................ 39
15.1. Ruta a seguir: ........................................................................................................................... 38
15.2. Diligenciar ventana impresión: ................................................................................................. 38
16. SALIR DEL SISTEMA ...................................................................................................................... 40
16.1. Salir: ........................................................................................................................................ 38
16.2. Cerrar sesión: ........................................................................................................................... 38
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
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TABLA DE CONTENIDO
A. OBJETIVO
B. ALCANCE
C. DEFINICIONES
D. DESCRIPCION DEL PROCESO
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
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A. OBJETIVO:
Implementar, conocer y ejecutar el proceso mediante el cual se hacen las

requisiciones de bienes y servicios utilizando la herramienta del sistema ERP.
B. ALCANCE:
Aplica a todos los funcionarios de OPAIN que elaboran requisiciones de

bienes y servicios.
C. DEFINICIONES:
 ERP: Es un sistema estructurado que busca satisfacer la demanda de

soluciones de gestión empresarial, basado en el concepto de una
solución completa que permita a las empresas unificar las diferentes
áreas de de la compañía y brindar el soporte necesario para alcanzar
los objetivos deseados.
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
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D. DESCRIPCION DEL PROCESO:
INGRESO AL SISTEMA
Usuario: Solicitante autorizado del área
Ingresar por Icono de la imagen
Al ingresar se muestra la siguiente imagen, verificar que el número del equipo sea:
172.16.0.50 y hacer click en conectar.
NOMBRE CARGO FECHA

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Hacer click sobre el usuario correspondiente digitando la contraseña de su

equipo y pulsar Enter o hacer click en la flecha.
Hacer click sobre el icono UnoEE
Se deberá siempre seleccionar la Base 1 OPAIN y hacer click en el botón Aceptar
Digitar usuario y clave (el sistema le pedirá clave de ingreso por primera vez)
y hacer click en el botón Aceptar
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
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1. CONSULTA ITEMS
Debe seguir la Ruta:
1.1. Maestros solicitante > Ítems > Ítems
1.2. Realizar búsqueda en la siguiente ventana
1. Búsqueda: Pulsar la tecla F6 para la búsqueda o hacer click en los binóculos

2. Ítem: Se debe Seleccionar haciendo doble click sobre el ítem y hacer click en el botón
aceptar
3. Aceptar: Este es el paso final de esta ventana
4. Cancelar: Se utiliza para cerrar la ventana del documento
1
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

3
4
2. CONSULTA MONITOR ITEMS (Amplia información del ítem seleccionado)

2.1 Maestros solicitante > Ítems > Monitor Ítems
2.2 Diligenciar la pestaña Filtro del monitor de ítems
1 2
4
7
5
8
9 10
1. Ítem: Escribir el numero del ítem identificado en la consulta anterior en el primer campo
2. Ítem: Escribir la descripción del ítem en el campo dos
3. Grupo de bodega: Este campo no se debe diligenciar
4. Instalación: Se debe seleccionar Almacén General de OPAIN
5. Bodega: Este campo no se debe diligenciar
6. Acumulados de venta: Este campo no se debe diligenciar
7. Presentar existencias en unidad de empaque: Este campo no se debe
diligenciar
NOMBRE CARGO FECHA

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8. Lista de precios: Este campo no se debe diligenciar

9. Aceptar: Este es el paso final del filtro de la consulta
10. Cancelar: Este paso es para cerrar la ventana de la consulta
2.3 Consultar la ventana
1. Para tener mayor información de la consulta hacer click en Datos básicos y navegar por las
diferentes pestañas
NOMBRE CARGO FECHA

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3. ELABORACION REQUISICION BIENES

3.1 Inventarios solicitantes > Procesos > RQ Bienes
3.2 Diligenciar Pestañas Generales
1. Tipo de documento: Sobre la flecha de opciones seleccionar la requisición del área a

realizar y hacer doble click.
2. Tercero: este campo no se debe diligenciar
3. Referencia: Colocar el mismo indicado en el tipo de documento Ejem: RDR47
4. Solicitante: escribir las iníciales de primer apellido y pulsa TAB.
5. Entrega en: se debe indicar los días, en los que requiero la entrega de los bienes
6. Notas: Información general a nivel informativo, no sale impresa
NOMBRE CARGO FECHA
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3.3 Diligenciar pestaña Ítems
1. Adicionar: Esta opción se selecciona para ingresar la información de un solo Ítem

2. Múltiples: Esta opción se selecciona para ingresar la información de varios Ítem
2 1
3.4 Se debe diligenciar la pestaña Movimiento (Esta se Habilita cuando se diligencie la

pestaña Ítems).
Nota: Si se conoce el código del producto o la descripción del mismo, puede digitar en las
casillas correspondientes (1) y dar TAB.
1
2 3
4 5
6 8
9 10
11
12
13
16
14 15
17
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

1. Ítem: Se debe digitar el número del ítem o la descripción del mismo

2. Ext. 1: Este campo aplica para dotación con talla, cuando un ítem tiene talla,
automáticamente el nombre de la pestaña Ext. 1, cambia por la palabra talla. Se debe
seleccionar alguna de las opciones cuando aplique de lo contrario no se diligencia.
3. Ext. 2: Este campo aplica para EPP, se debe seleccionar alguna de las opciones cuando
aplique de lo contrario no se diligencia.
4. Bodega: Hay tres bodegas creadas (B01 OPAIN.S.A, B02 CONTROL PRÉSTAMO. Se
debe seleccionar la bodega número uno B01 OPAIN.S.A.
5. Motivo: Sobre esta pestaña, se debe seleccionar el motivo que corresponda
6. Cantidad: Digitar las cantidades a solicitar
7. Pestaña Descripción: Es para complementar la información de las notas del ítem
(Opcional)
8. Cantidad Adicional: Este campo no se debe diligenciar
9. C.O: Este campo es automático
10. U.N: Corresponde al área que pertenece el solicitante, se debe seleccionar la que
corresponda
11. C. Costo: Se selecciona de acuerdo a los centros de costos de la U.N
12. Proyecto: Este campo no se debe diligenciar (N/A)
13. Notas: Este campo no se debe diligenciar
14. Monitor de Ítems: Muestra toda la información del ítem (Opcional)
15. Adicionar: Paso final de este proceso
16. Eliminar: Se utiliza para eliminar el ítem del documento
17. Cancelar: Se utiliza para cancelar el documento
3.5 Pestaña entidades > Datos de requisición > Información adicional
1. Datos de requisición: Corresponde a las casillas que se deben diligenciar para completar
información de la RQ. Esta información saldrá impresa.
2. Objeto requisición: Indicar el Objeto General de la requisición
3. Prioridad: Se debe seleccionar con la flecha de opciones una de las alternativas
4. Proveedor. Sug. 1, 2 o 3: En estos campo se ingresa la razón social o nombre comercial
del proveedor que sugerimos (tres posibilidades).
5. Otrosí: Se debe seleccionar el recuadro de color blanco cuando esta requisición aplique
para otrosí
6. Adición Plazo: Si se marco el Número siete (7) y la adición es en plazo diligenciar este
campo
7. Adición cantidades otrosí: Si se marco el Número siete (7) y la adición es en cantidades
diligenciar este campo
8. Adición Valor otrosí: Si se marco el Número siete (7) y la adición es en valor diligenciar
este campo.
9. No. Orden Objeto Otrosí: Se debe indicar el número de la orden o contrato a la que se le
va a generar el Otrosí
10. Moneda: Se debe seleccionar una de las opciones
NOMBRE CARGO FECHA
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11. Valor Total Sin IVA: Se debe indicar el valor estimado en números de la orden sin IVA, sin
puntos ni comas.
12. IVA: Se debe indicar el valor en números del impuesto, sin puntos ni comas.
13. Valor AIU: Se debe indicar el valor en números de AIU si Aplica, sin puntos ni comas.
14. Porcentaje AIU: Se debe indicar el porcentaje AIU si Aplica
15. Valor Total Con IVA: Se debe indicar el valor de la orden incluido IVA, sin puntos ni
comas.
16. Directores De Área: Se debe seleccionar según aplique.
17. Gerentes De Área: Se debe seleccionar alguna de las opciones
18. Archivos Adjuntos: Si se quiere adjuntar archivos se debe hacer después de que el
documento este aprobado en el botón Adjuntar
19. Grabar después de diligenciar esta pestaña, de lo contrario se perderá la información
digitada.
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

4. CONSULTA REQUISICION BIENES

4.1 Inventarios Solicitante > Consultas > RQ Bienes
4.2 Consultar la siquiente ventana
7 9
2
4
8
5
NOMBRE 6 CARGO FECHA

10 11
Suministros
Suministros

1. No Consulta : Este es el nombre de la consulta se debe verificar que siemprese este en

Solicitantes
2. C.O: Centro de operación este campo hacer solo hacer click es automático
3. Tipo de documento: No se debe cambiar ya está predeterminado
4. Solicitante: Esta opción se utiliza si quiere filtrar por solicitante se escriben las primeras
letras del apellido y pulsa TAB
5. Usuario: No se debe diligenciar este campo la
6. Clase del documento: No se debe diligenciar este campo
7. Fecha : Sirve para filtrar rangos de fechas, se debe marcar el recuadro blanco y ingresar la
información en los campos que se desea hacer la consulta
8. Número: Sirve para filtrar por rangos números de Requisiciones
9. Estado:
 Del documento: Ya está predeterminado si se desea cambiar se debe seleccionar
alguna de las opciones o de lo contrario dejar todos
 De Impresión: Se debe seleccionar alguna de las opciones o de lo contrario dejar todos
 De transmisión: Este campo No se debe diligenciar
10. Consultar: Paso Final de este proceso
11. Limpiar: Esta opción se utiliza cuando se requiera borrar la información que se a ingresado
o reemplazarla por otra.
Nota: Esta consulta esta predeterminada solo hay que hacer click en consultar. Si se desea
cambiar seguir los pasos mencionados anteriormente.
- Si se desea abrir el documento hacer click izquierdo sobre la requisición y hacer click en
consultar
5. CONSULTA REQUISICION BIENES POR ITEMS

5.1. Inventarios Solicitante > Consultas > RQ Bienes por ítem
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

5.2. Consultar la siguiente ventana
15
10
2
3 12
4
5 11
6
7
8 13 14
9
 Los puntos 1, 2, 3, 10, 11, 13, y 14 ver información de la consulta anterior
4. Tipo de inventario: Seleccionar según corresponda

 Almacen01: Se encuentran todos los ítems inventariables que no sean dotación o EPP
 Almacen02: Se encuentran todos los ítems de dotación
 Almacen03: Se encuentran todos los ítems de Elementos de protección personal EPP
5. Grupo Bodega: Este campo no se debe diligenciar
6. Instalación: Se debe seleccionar Almacén general de OPAIN AMG
8. Grupo motivo: Este campo no se debe diligenciar
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

9. Ítem: Se debe ingresar el numero del ítem o la descripción del ítem y pulsar TAB
12. Estado: Ya está predeterminado si se desea cambiar se debe seleccionar alguna de las
opciones o de lo contrario dejar todos
15. Si se desea abrir el documento hacer click izquierdo sobre la requisición y hacer click en
consultar
6. IMPRESIÓN REQUISICION BIENES

6.1 Inventarios Solicitante > Imprimir > RQ Bienes
6.2 Diligenciar la ventana de Impresión
3
4
5 6
8
9
7
1. C.O: Centro de operación este campo es automático solo se debe hacer click en el
botón Co
NOMBRE CARGO FECHA
Suministros
Suministros

2. Tipo Documento: Se debe seleccionar el que corresponda

3. Consecutivo Inicial: Se debe ingresar el número del tipo de documento a imprimir
4. Consecutivo Final: Si es solo un documento ingresar el mismo consecutivo inicial de lo
contrario ingresar el numero del tipo de documento final
5. Formato: Deberá estar seleccionado este formato OPAIN S.A – REQ0123
6. Número de Copias: Número de impresiones por documento que se desean imprimir
7. Pantalla : Vista previa del documento
8. Impresora: Enviar documento a imprimir
9. Cancelar: Se utiliza para Cerrar la ventana de impresión del documento
7. ELABORACION REQUISICION SERVICIOS

7.1 Compras Solicitante > Procesos > RQ Servicios
7.2 Diligenciar la siguiente ventana
1 2
3
4
1. Centro de operación C.O: Este campo no se debe diligenciar es automático

2. Tipo de documento: Sobre la flecha de opciones seleccionar la requisición a realizar y
hacer doble click.
3. Solicitante: escribir las iníciales de primer apellido y pulsa TAB.
4. Documento Referencia: en este campo se debe diligenciar el número del documento
NOMBRE CARGO FECHA
Suministros
Suministros

5. Notas: Información general a nivel informativo, no sale impresa
7.3 Diligenciar la pestaña Ítems
2 3
4 5
8 9
10
11
12
13 14 16
15
1. Ítem: Se debe digitar el número del ítem o la descripción del mismo (Esta se Habilita
cuando se diligencie la pestaña Ítems)
2. Ext. 1: Este campo aplica para dotación con talla, cuando un ítem tiene talla,
automáticamente el nombre de la pestaña Ext. 1, cambia por la palabra talla. Se debe
seleccionar alguna de las opciones cuando aplique de lo contrario no se diligencia.
3. Ext. 2: Este campo aplica para EPP, se debe seleccionar alguna de las opciones cuando
aplique de lo contrario no se diligencia.
4. Bodega: Hay dos bodegas creadas (B01 OPAIN.S.A, y B02 CONTROL PRÉSTAMO DE
HERRAMIENTAS). Se debe seleccionar la bodega número uno B01 OPAIN.S.A.
5. Motivo: Sobre esta pestaña, se debe seleccionar el motivo que corresponda
6. Cantidad: Digitar la cantidad a solicitar
7. Pestaña Descripción: Es para complementar la información de las notas del ítem
(Opcional)
8. C.O: Este campo es automático solo debe hacerse click en el botón
9. U.N: Se debe seleccionar la Unidad de negocios que corresponda
10. C. Costo: Se selecciona de acuerdo a los centros de costos de la U.N seleccionada
11. Proyecto: Este campo no se debe diligenciar
12. Notas: Este campo no se debe diligenciar
13. Monitor de Ítems: Muestra toda la información del ítem (Opcional)
NOMBRE CARGO FECHA
Suministros
Suministros


15. Eliminar: Se utiliza para eliminar el ítem del documento
Nota: Para la pestaña entidades ver punto 3.5
8. ELABORACIÓN ACTAS
8.1 Compras Solicitante > Procesos > Actas
8.2 Diligenciar la siguiente pestaña
1
2
4
3 5
6 7
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

1. Tipo de Documento: Seleccionar el documento que aplique

2. Orden de Compra: Hacer click sobre este botón y se desplegara la ventana seleccionar
orden de compra
3. Proveedor: Digitar NIT en el primer campo o razón social en el segundo campo y pulsar
TAB
4. Sucursal: Seleccionar la que corresponda
5. Número documento: Sirve para identificar el número del documento que debo escoger
6. Aceptar: Este es el paso final de esta ventana
8.3 Diligenciar la siguiente pestaña
1. Pestana orden de compra: Seleccionar la pestaña orden de compra

2. Ítem: Hacer doble click sobre el ítem
8.4 Diligenciar la ventana Ítem
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

2 4
1. Ubicación: Se debe seleccionar la ubicación N/A (NO APLICA)

3. Eliminar: Se utiliza para eliminar el ítem del documento.
4. Cancelar: Este paso es para cerrar la ventana del documento.
5. Barra de Herramientas: Hacer click sobre el icono para aprobar el documento
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

8.5 Seleccionar la pestaña que corresponda para este ejemplo Acta Satisfacción
7 8 9
1
2
1. Pestaña Acta de satisfacción: Es la pestaña que debo seleccionar para ingresar la

información
2. Grupo entidad: Es el grupo al cual pertenecen todas las actas
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

3. Acta de satisfacción: Es la pestaña del documento que voy a realizar

4. Descripción del servicio: Se debe ingresar la información del servicio o bien
5. Observaciones: Este campo se utiliza para ingresar las observaciones del documento
6. Supervisor de contrato: Seleccionar la opción que corresponda en el botón
7. Icono para guardar la información capturada en las entidades números (4,5,6)
8. Icono para aprobar el documento
9. Icono para anular el documento
8.6 Acta parcial
Seleccionar la pestaña que corresponda en este caso Acta parcial
1. Acta de entrega parcial: Es la pestaña que debo seleccionar para ingresar la información
2. Asistentes de OPAIN S.A: Se debe ingresar los nombres de los asistentes de OPAIN
3. Cargo Asistentes OPAIN S.A: Se debe ingresar los cargos de los asistentes campo (2)
4. Asistentes Contratista: Se debe ingresar los nombres de los asistentes por parte del
contratista
5. Cargo Asistentes Contratista: Se debe ingresar los cargos de los asistentes campo (4)
6. Fecha firma de acta: Fecha de la firmada del Acta
7. Instalaciones: Lugar donde se realizo
8. Desde: Fecha de inicio del contrato
9. Hasta: Fecha de finalización del contrato
10. % Avance /Actividad entregada: Porcentaje de avance
11. Descripción % Avance Actividad: Dar un informe más detallado acerca del porcentaje
capturado campo (10)
12. Pendientes observaciones: Se
13. Anexo Orden / Contrato: Se coloca el número de Anexo
14. Icono para guardar la información capturada en las entidades números (2 hasta 13)
15. Icono para aprobar el documento
16. Icono para anular el documento
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

Acta Parcial
14 15 16
4
5
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

24 25 26
4
5
6
6
7 7
8
8
9
10 9
10
11
11
12
12 13
14
15
13 16
17
18
19
20
21
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

22
23
9. CONSULTA RQ SERVICIOS
9.1 Compras Solicitante > Consultas > RQ Servicios
9.2 Para diligenciar la ventana seguir los pasos del punto 4.2
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

7 9
2
3
4
5
6
10 11
10. CONSULTA ORDENES DE COMPRA

10.1 Compras Solicitante > Consultas > Órdenes de compra
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

10.2 Diligenciarla ventana
1 7 9
2
3
4 8
10
5 11
6 12
1. C.O: Solo se debe hacer click este campo es automático

2. Tipo de documento: Sobre la flecha de opciones seleccionar el documento que se desee
consultar
3. Proveedor: Este campo sirve para filtrar por proveedor
4. Moneda: Este campo sirve para filtrar por monedas
5. Usuario: Este campo no se debe diligenciar
6. Clase documento: Este campo no se debe diligenciar
8. Número: Sirve para filtrar por rangos números de acuerdo al tipo de documento
seleccionado
9. Estado:
10. Valorar con: Seleccionar la corresponda o de lo contrario dejar cantidad ordenada
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros


11. CONSULTA ORDENES DE COMPRA

11.1 Compras Solicitante > Consultas > Órdenes de compra por ítem

consultar
3. Tipo de inventario: Seleccionar según corresponda
 Almacen01: Se encuentran todos los ítems inventariables que no sean dotación o EPP
 Almacen02: Se encuentran todos los ítems de dotación
 Almacen03: Se encuentran todos los ítems de Elementos de protección personal EPP
4. Grupo Bodega: Este campo no se debe diligenciar
5. Instalación: Se debe seleccionar Almacén general de OPAIN AMG
7. Grupo motivo: Este campo no se debe diligenciar
8. Ítem: Se debe ingresar el numero del ítem o la descripción del ítem y pulsar TAB
NOMBRE CARGO FECHA
Suministros
Suministros

9. Proveedor: Digitar NIT en el primer campo o razón social en el segundo campo y pulsar
TAB si se requiere de lo contrario dejar en blanco
10. Moneda: Seleccionar si desea aplicar este filtro de lo contrario dejar en blanco
11. Fecha documento: Sirve para filtrar rangos de fechas, se debe marcar el recuadro blanco
y ingresar la información en los campos que se desea hacer la consulta
12. Fecha entrega:
13. Estado: Ya está predeterminado si se desea cambiar se debe seleccionar alguna de las
opciones o de lo contrario dejar todos
14. Valor con: Dejar esta opción
16. Limpiar: Esta opción se utiliza cuando se requiera borrar la información que se ha
ingresado o reemplazarla por otra.
11 12
1
2
13
4 3
14
5
6
7
8
9
15
10 16
12. CONSULTA ACTAS

NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

12.1 Compras Solicitante > Consultas > Actas

consultar
3. Usuario: Este campo no se debe diligenciar
4. Clase documento: Este campo no se debe diligenciar
5. Proveedor: Este campo sirve para filtrar por proveedor
6. Moneda: Este campo sirve para filtrar por monedas
8. Número: Sirve para filtrar por rangos números de acuerdo al tipo de documento
seleccionado
9. Estado:
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

7 9
1
2
3
8
4
5
10 11
6
13. IMPRESIÓN RQ SERVICIOS

13.1 Compras Solicitante > Impresión > RQ Servicios
13.2 Diligenciar la ventana solicitud de compra
NOMBRE CARGO FECHA

Suministros
Suministros

1
2
3
4
5
6
8 9
7

imprimir
3. Consecutivo Inicial: Se debe ingresar el número del tipo de documento a imprimir
4. Consecutivo Final: Si es solo un documento ingresar el mismo consecutivo inicial de lo
contrario ingresar el numero del tipo de documento final
5. Formato: Deberá estar seleccionado este formato REQUISICION COMPRA – SC0125
6. Número de Copias: Número de impresiones por documento que se desean imprimir
7. Pantalla: Vista previa del documento
8. Impresora: Enviar documento a imprimir
9. Cancelar: Se utiliza para Cerrar la ventana de impresión del documento
14. IMPRESIÓN ORDEN DE COMPRA

14.1 Compras Solicitante > Imprimir > órdenes de compra
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Suministros
Suministros

14.2 Diligenciar la siguiente ventana de impresión
Nota: Seguir los mismos pasos del punto 13.2
8. Se debe seleccionar el recuadro blanco cuando se desee imprimir las pólizas si aplica
15. IMPRESIÓN ACTAS

15.1 Compras Solicitante > Imprimir > Actas
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15.2 Diligenciar la ventana De impresión
Nota: Seguir los mismos pasos del punto 13.2
Nota: Para el punto número 5 se deberá seleccionar de acuerdo al tipo de documento

marcado para este ejemplo Acta de Satisfacción.
16. SALIR DEL SISTEMA

Usuario: Solicitante de Área
16.1 Archivo > Salir
16.2 Inicio >Cerrar Sesión

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0002-Manual Solicitantes (Elaboración de Requisiciones y Actas)

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COMPRAS Y SUMINISTROS

MANUAL SOLICITANTES ERP

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8. ELABORACION ACTAS .................................................................................................................. 21

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D. DESCRIPCION DEL PROCESO

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Implementar, conocer y ejecutar el proceso mediante el cual se hacen las

Aplica a todos los funcionarios de OPAIN que elaboran requisiciones de

 ERP: Es un sistema estructurado que busca satisfacer la demanda de

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D. DESCRIPCION DEL PROCESO:

Ingresar por Icono de la imagen

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Hacer click sobre el usuario correspondiente digitando la contraseña de su

Hacer click sobre el icono UnoEE

Se deberá siempre seleccionar la Base 1 OPAIN y hacer click en el botón Aceptar

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Debe seguir la Ruta:

1.1. Maestros solicitante > Ítems > Ítems

1.2. Realizar búsqueda en la siguiente ventana

1. Búsqueda: Pulsar la tecla F6 para la búsqueda o hacer click en los binóculos

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2. CONSULTA MONITOR ITEMS (Amplia información del ítem seleccionado)

Debe seguir la Ruta:

2.1 Maestros solicitante > Ítems > Monitor Ítems

2.2 Diligenciar la pestaña Filtro del monitor de ítems

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8. Lista de precios: Este campo no se debe diligenciar

2.3 Consultar la ventana

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MANUAL SOLICITANTES ERP

3. ELABORACION REQUISICION BIENES

Debe seguir la Ruta:

3.1 Inventarios solicitantes > Procesos > RQ Bienes

3.2 Diligenciar Pestañas Generales

1. Tipo de documento: Sobre la flecha de opciones seleccionar la requisición del área a

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3.3 Diligenciar pestaña Ítems

1. Adicionar: Esta opción se selecciona para ingresar la información de un solo Ítem

3.4 Se debe diligenciar la pestaña Movimiento (Esta se Habilita cuando se diligencie la

NOMBRE CARGO FECHA

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1. Ítem: Se debe digitar el número del ítem o la descripción del mismo

3.5 Pestaña entidades > Datos de requisición > Información adicional

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NOMBRE CARGO FECHA

MANUAL SOLICITANTES ERP

4. CONSULTA REQUISICION BIENES

Debe seguir la Ruta:

4.1 Inventarios Solicitante > Consultas > RQ Bienes

4.2 Consultar la siquiente ventana

NOMBRE 6 CARGO FECHA

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1. No Consulta : Este es el nombre de la consulta se debe verificar que siemprese este en