Ofimatica Unido

OFIMÁTICA
TEMA 1: PROCESADOR DE TEXTOS Y GESTOR DE

PRESENTACIONES
AC: CIENCIAS COMPUTACIONALES
DEPARTAMENTO: CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN
Procesador de textos y gestor de
CURSO DE NIVELACIÓN POR CARRERAS presentaciones
Índice Pág.
1.1. Fundamentos de ofimática y procesador de textos 2

1.1.1 Conceptualización de ofimática 2
1.1.2 Herramientas fundamentales de la ofimática 2
1.1.3 Procesador de textos 2
1.2. Configuraciones iniciales del documento de texto 4
1.2.1 Configuración de página 4
1.2.2 Numeración de páginas, viñetas, esquemas y niveles 5
1.2.3 Inserción de objetos 6
1.3. Manejo de texto y objetos avanzados 9
1.3.1 Búsqueda y reemplazo 9
1.3.2 Encabezados y pies de página 10
1.3.3 Manejo de tablas 11
1.3.4 Referencias, citas bibliográficas, notas al pie, tablas de contenido 12
1.3.5 Revisión: ortografía, comentarios 15
1.4. Diseño de presentaciones 16
1.4.1 Inserción y manejo de objetos 17
1.4.2 Vistas de diapositivas 18
1.4.3 Inserción de audio y video 19
1.4.4 Transiciones de diapositivas 20
1.4.5 Fondos 21
1.4.6 Plantillas de diseño 22
Recursos complementarios 24
Bibliografía 25
Actividades de aprendizaje autónomo 26
1
1.1 Fundamentos de ofimática y procesador de textos
1.1.1 Conceptualización de ofimática

La Ofimática es el conjunto de herramientas informáticas que permiten idear, crear, almacenar y
manipular información, utilizando la tecnología computacional. Actualmente, el desarrollo de la
tecnología en una empresa pública o privada es fundamental para el logro de sus objetivos; en este
contexto, la ofimática facilita el desempeño de las labores, pues, permite que el trabajo pueda
ejecutarse en menor tiempo y ayuda a optimizar los procesos esenciales de las empresas modernas.
1.1.2 Herramientas fundamentales de la ofimática
Es una agrupación de programas que, por lo general, son usados en oficinas y sirven para
diferentes funciones como crear, modificar, organizar, escanear, imprimir etc. archivos y
documentos. Estos programas, denominados a veces suite ofimática, incluyen al menos un
procesador de textos y una hoja de cálculo; también puede contener programas de presentación,
gestión de base de datos, gestión de proyectos, y otras herramientas menores de gráficos y
comunicaciones, agenda y cliente de correo electrónico, un navegador web, entre las más
fundamentales. https://sites.google.com/site/navegadorestf/herramientas-ofimticas
Las suites ofimáticas pueden ser libres o pagadas. Una herramienta es libre cuando cualquier
usuario puede utilizarla sin pagar algún costo, al contrario de las herramientas pagadas. Como
ejemplos de suites ofimáticas libres podemos mencionar: OpenOffice, Libre Office, Open 365,
Google Drive, KOffice y GNOME Office (para plataformas Linux), entre otras.
http://www.centrocp.com/herramientas-libres-de-ofimatica/ La principal suite ofimática pagada en la
actualidad es Microsoft Office, tiene formatos cerrados para documentos y para cada uno de sus
programas. Otras suites pagadas son: NeoOffice (Mac OS), iWork (Apple), y Apple Works (Apple
para uso doméstico)
1.1.3 Procesador de textos
2
De todas las aplicaciones ofimáticas, el procesador de texto es la más común. Un procesador de

texto es un software que permite crear documentos, almacenarlos electrónicamente en la
computadora, desplegarlos en la pantalla, modificarlos por medio de comandos, e imprimirlos. Los
documentos de texto generalmente contienen palabras, oraciones o párrafos completos; se pueden
incorporar también objetos como: imágenes, tablas, formas, enlaces a otros documentos, etc. Los
procesadores de texto varían considerablemente, pero todos en general permiten las siguientes
utilidades: https://sites.google.com/a/colegiomiguelaleman.edu.mx/sistemas/inicio/compu-que-o_0/-que-es-un-
procesador-de-texto
 Insertar Texto: permite insertar texto en cualquier parte del documento.

 Borrar Texto: permite borrar letras, palabras, líneas o paginas, tan fácil como si las tacharas
en un papel.
 Cortar y Pegar: permite quitar (Cortar) una sección de texto de un lugar en un documento e
insertarla (Pegarla) en algún otro lado.
 Copiar: permite duplicar secciones de texto.
 Tamaño de página y márgenes: permite definir varios tamaños de página (hoja) y márgenes
(límites de texto dentro de la página), para que el procesador de texto se ajuste
automáticamente y acomode el texto para que quepa en la página.
 Buscar y Reemplazar: permite indicarle al procesador de texto que realice una búsqueda por
una palabra o frase en particular. También se puede indicar al procesador de texto que
reemplace las palabras que encuentre por otra.
 Ajuste automático de Texto: El procesador de texto se mueve automáticamente a la siguiente
línea cuando ya se ha llenado la actual, y reajusta el texto si se modifican los márgenes de
la página.
 Imprimir: permite enviar un documento a la impresora para obtener una versión impresa en
una hoja.
 Manejo de Archivos: permite crear, borrar, mover o buscar archivos.
 Especificaciones de Fuente (Características del Tipo de Letra): permite cambiar las fuentes
dentro de un documento. Por ejemplo, puedes indicar negrita, cursiva y subrayado, inclusive
te permiten cambiar el tamaño de la fuente así como el tipo.
 Notas al pie de página y referencias cruzadas: Automatiza la numeración y posicionamiento
de las notas al pie de página además de permitir realizar fácilmente referencias a otras
secciones del documento.
 Gráficos: permite incrustar ilustraciones y gráficas dentro de un documento. Algunos
procesadores de palabras permiten la creación de ilustraciones dentro del mismo
procesador; otros te permiten insertar la ilustración creada en un software diferente.
 Encabezados, Pies de página y Numeración de Páginas: Te permite especificar los
encabezados y pies de página personalizados, que el procesador pondrá en la parte superior
e inferior de cada página. El procesador de texto lleva automáticamente la numeración de
las páginas para que el número correcto aparezca en cada página.
 Diseño: para especificar márgenes distintos dentro de un mismo documento y especificar
también varios métodos para identar los párrafos.
3
 Macros: Un macro es una letra o palabra que representa una serie de pulsaciones en el
teclado o comandos. La habilidad de definir macros permite ahorrar mucho tiempo
reemplazando combinaciones comunes de pulsaciones del teclado.
 Verificador de Ortografía: Es una utilidad que permite verificar la ortografía de las palabras.
Por lo general resalta cualquier palabra que no reconozca.
 Tablas de Contenido e índices: permite crear automáticamente tablas de contenido e índices
basándose en códigos especiales que se introducen en el documento.
 Diccionario: Un diccionario que permite buscar sinónimos sin tener que salir del procesador
de texto.
 Ventanas: permite editar dos o más documentos al mismo tiempo. Cada documento aparece
en una ventana separada. Esto es particularmente valioso cuando se trabaja en un proyecto
grande que consiste de varios archivos diferentes (Por ejemplo un Manual).
 WYSIWYG (what you see is what you get: Lo que ves, es lo que obtienes): un documento
aparece en la pantalla exactamente como se verá, cuando sea impreso.
1.2 Configuraciones iniciales del documento de texto
1.2.1 Configuración de página

Configurar la página se refiere a establecer parámetros que están involucrados principalmente con
la impresión de un documento, estos parámetros pueden ser: márgenes, orientación de la página
y tamaño del papel, entre otros. De forma inicial, Word asigna valores predeterminados para los
parámetros, pero estos parámetros pueden modificarse por el usuario según el tipo de documento
con el que se esté trabajando y las necesidades que tenga. Los valores asignados a cada parámetro
pueden aplicarse en todo el documento o sólo en una parte de él.
Se recomienda que al momento de planear el contenido de un documento y antes de iniciar el

proceso de formato, se configure la página para establecer los valores que afectan directamente la
posición del texto dentro de la página. http://www.cca.org.mx/cca/cursos/hbi-
webtec/modulos/modulo5/aula/word_configura_tutor.htm
Para configurar una página: (Gráfico No.1)
a) Ir a la pestaña Diseño de página

b) Se despliegan opciones como: márgenes, orientación, tamaño del papel, color de página,
bordes, entre otras.
c) Establecer/Seleccionar valores en los parámetros de todas o algunas de las opciones.
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Gráfico No. 1: pestaña Diseño de página
1.2.2 Numeración de páginas, viñetas, esquemas y niveles
a) Para añadir números de página en un documento de Word hay que ir a la opción de menú
Insertar. Buscamos la opción Número de página, que la podemos encontrar en la sección
Encabezado y pie de página y hacemos clic sobre ella. Esto nos desplegará un menú con
las opciones: Principio de página, Final de página, Márgenes de página, Posición actual,
Formato del número de página y Quitar números de página. (Gráfico No. 2). Seleccionamos
la opción de posición en la que queremos que se muestre la numeración de cada página
(por ejemplo Final de página) https://www.adslzone.net/word/enumerar-paginas-word/
Gráfico No. 2: opción Número de página en pestaña Insertar

b) Para activar las líneas de texto en una lista numerada o con viñeta, seleccione el texto y, a
continuación, en la ficha Inicio en el grupo párrafo, haga clic en viñetas o Numeración.
Cada línea o párrafo se convierte en un elemento con viñeta o numerado. (Gráfico No. 3)
5
Gráfico No. 3: En color azul está resaltada la opción viñetas del menú Inicio
c) Un esquema en un documento de Word es un resumen completamente estructurado del
contenido de un documento. Para poder aplicar un esquema el documento debe estar
organizado en niveles, es decir, que se pueda dividir en unos puntos principales y a su vez
en otros puntos. Así en varios niveles según el propio contenido. Por lo tanto, lo primero que
tenemos que hacer es crear un nuevo documento en blanco y a continuación, desde la
opción de menú Vista, seleccionamos la opción vista en Esquema dentro de la sección Vistas.
A continuación, escribimos el primer título o punto de nuestro documento y automáticamente
Word le asignará como estilo Título 1 y nivel 1 de esquema. A partir de ahí, ya podemos ir
escribiendo el resto de puntos de nuestro documento y asignándoles el nivel del mismo
mediante los botones de nivel que encontramos dentro de las herramientas de esquema.
Repetimos esto mismo con el resto de puntos que queremos añadir en nuestro esquema y
asignarle el nivel que queramos. (Gráfico No. 4) https://www.adslzone.net/word/hacer-esquema-
word/
Gráfico No. 4: Opción Esquema (dentro de pestaña Vista) para trabajar con contenidos estructurados
1.2.3 Inserción de objetos

Los objetos y otros elementos son complementos que se incluyen en la paquetería de Office con
los que se pude mostrar la información de forma más variada y sencilla al incluirse diseños coloridos
6
y más agradables para la vista. Entre los objetos y elementos de texto tenemos: Saltos de página
y sección, Encabezado, pie y números de página, Letra capital, Imágenes, Formas, Cuadros de
texto, WordArt, etc.https://fchescolares.wordpress.com/insertar-objetos-y-otros-elementos
- INSERTAR SALTOS DE PÁGINA
Los saltos de página se utilizan para insertar páginas intermedias a las ya existentes en el
documento. Los saltos de página pueden aplicarse al documento de la siguiente manera:
1. Haga clic donde desee empezar la página nueva.
2. En la ficha Insertar en el grupo Páginas, haga clic en Salto de página.
- INSERTAR LETRA CAPITAL

La letra capital se utiliza para resaltar el comienzo de un párrafo, esto se logra al incrementar el
tamaño de la primera letra del párrafo seleccionado. La letra capital es muy utilizada en los
periódicos, libros, revistas, etc. Para establecer la letra capital a un párrafo, deberá:
1. Seleccionar o estar situado dentro del párrafo, ir a la ficha Insertar , y en el grupo Texto, haga
clic en Letra capital.
2. Seleccionar la opción deseada según la ubicación para la letra capital.
3. Si desea modificar algunas propiedades adicionales tales como: fuente, líneas que ocupa,
distancia desde el texto, etc., entonces de clic en Opciones de letra capital.
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- INSERTAR IMÁGENES
Se pueden insertar imágenes prediseñadas o desde un archivo. En el caso de una imagen
prediseñada, seguir los siguientes pasos:
1. En la ficha Insertar en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imágenes prediseñadas.
2. En la ventana lateral derecha, escriba el tema que desee buscar, seleccione en que
colección (mis colecciones, colecciones de office y colecciones web) se buscara dicho tema
y por ultimo seleccione que tipo de archivo multimedia busca (imágenes, fotografías,
películas y sonidos), presione buscar y si el tema es encontrado mostrará los archivos
multimedia.
8
3. Solo restará insertar la imagen deseada dando clic directamente sobre ella.
1.3 Manejo de texto y objetos avanzados
1.3.1 Búsqueda y reemplazo

- En la parte superior de la ventana principal ir a la pestaña Inicio, acceder al grupo Edición,
y hacer clic en Reemplazar: (Gráfico No. 5) https://computerhoy.com/noticias/software/como-
buscar-reemplazar-texto-word-77419
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Gráfico No. 5: Encerrado en rojo se muestran las opciones de Edición para Buscar y Reemplazar texto
- A continuación, en el cuadro Buscar escribir el texto que quiere localizar. En el cuadro
Reemplazar con, escriba el texto que lo sustituirá, y finalizar haciendo clic en el botón de
reemplazo respectivo (Gráfico No. 6)
Gráfico No. 6: Cuadro de diálogo para buscar y reemplazar un texto
1.3.2 Encabezados y pies de página

- Vaya a Insertar, luego a Encabezado o Pie de página.
- Elija el estilo de encabezado que desea usar.
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- Agregue o cambie el texto del encabezado o pie de página. https://support.microsoft.com/es-

es/office/insertar-un-encabezado-o-pie-de-p%C3%A1gina-b87ee4df-abc1-41f8-995b-b39f6d99c7ed
1.3.3 Manejo de tablas

Junto a las imágenes, los cuadros de texto, los vínculos, los vídeos y los gráficos, Word permite
insertar tablas en un documento, al estilo de las hojas de cálculo pero más sencillas. En la pestaña
Insertar, escoger la opción Tabla con las filas y columnas que queramos a partir de una selección
de cuadrados (Gráfico No. 7). Si necesitamos una tabla de mayor envergadura, al pulsar en Insertar
tabla podremos especificar el número de filas y columnas así como el autoajuste de las mismas en
función del contenido.
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Gráfico No. 7: Icono para la creación de una tabla dentro de la pestaña Insertar
Una vez creada la tabla se podrá ingresar información en cada casillero o celda de la misma. Por
otra parte, Word permite crear una tabla a partir de un texto ya existente. Para ello, seleccionamos
el texto, vamos a la opción Convertir texto en tabla (dentro de icono Tabla); los separadores como
comas o tabulaciones definirán las columnas, y marcas de párrafo para definirán las filas (Gráfico
No. 8). También hay la opción inversa, es decir transformar la información de una tabla en texto.
https://blogthinkbig.com/hojas-de-calculo-tablas-en-word
Gráfico No. 8: Cuadro de diálogo para convertir un texto en tabla
1.3.4 Referencias, citas bibliográficas, notas al pie, tablas de contenido

- CITAS
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Si utiliza el trabajo de otras personas en sus documentos, aunque solo sea como referencia,
y no cita las fuentes, podría incurrir en un delito de copyright. Cuando se usa la fuente a
modo de dato o información, se debe incluir una cita en el texto, indicando de dónde procede
esa información. https://computerhoy.com/tutoriales/tecnologia/como-escribir-citas-referencias-word-
258685
Para insertar una cita, colocamos el cursor en el lugar en donde queremos colocar la cita
(normalmente, al final de la frase). Pulsamos en la pestaña Referencias, después en el icono
Insertar Cita, y por último en Agregar nueva fuente: (Gráfico No.9)
Gráfico No. 9: Pestaña Referencias para insertar cita

Se abrirá una ventana en donde tenemos que elegir el tipo de fuente: un libro, una página web,
una revista, una película, etc. Es importante elegir bien porque cambiarán los campos que se
rellenar: (Gráfico No. 10)
Gráfico No. 10: Cuadro de texto para completar una cita
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- NOTAS AL PIE
Las notas al pie aparecen en la parte inferior de la página y las notas al final se encuentren
al final del documento. Un número o símbolo en la nota al pie o nota al final coincide con
una marca de referencia en el documento. https://support.microsoft.com/es-es/office/insertar-notas-
al-pie-y-notas-al-final-61f3fb1a-4717-414c-9a8f-015a5f3ff4cb
Para insertar una nota al pie o al final:

1) Haga clic en el lugar donde desea hacer referencia a la nota al pie o al final.
2) En la pestaña Referencias, seleccione Insertar Nota al pie o Insertar Nota al final.
3) Escriba lo que desea en la nota al pie o nota al final.

4) Vuelva a su lugar en el documento haciendo doble clic en el número o símbolo al
principio de la nota.
- TABLAS DE CONTENIDO
Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos
de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener
o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos
en la tabla. Word utiliza los títulos del documento para generar una tabla de contenido
automática que se puede actualizar cuando cambie el nivel, la secuencia o el texto del título.
Haga clic en el lugar donde desea insertar la tabla de contenido, normalmente al principio
del documento. Para crear una tabla de contenido de un documento estructurado, ejecutar
los siguientes pasos: https://support.microsoft.com/es-es/office/insertar-una-tabla-de-contenido-
882e8564-0edb-435e-84b5-
1d8552ccf0c0#:~:text=Word%20utiliza%20los%20t%C3%ADtulos%20del,normalmente%20al%20principio%20
del%20documento.
1) Coloque el cursor en el lugar donde desea agregar la tabla de contenido.

2) Vaya a pestaña Referencias, luego Tabla de contenido. y elija un estilo automático.
14
1.3.5 Revisión: ortografía, comentarios

- ORTOGRAFÍA
Para evitar distracciones mientras se escribe se puede quitar la revisión ortográfica mientras
se escribe. En tal caso, haga clic en Archivo > Opciones > Revisión, desmarque la casilla
Revisar la ortografía mientras se escribe y haga clic en Aceptar. https://support.microsoft.com/es-
es/office/activar-o-desactivar-la-revisi%C3%B3n-ortogr%C3%A1fica-e2805461-77d4-4832-b006-061163c8d01a
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Para revisar la ortografía de forma manual, haga clic en Revisar > Ortografía y gramática.
- COMENTARIOS
Adjuntar comentarios a partes específicas de un documento hace que sus documentos sean
más claros. Si otra persona comenta el documento, responder a sus comentarios le permite
tener una discusión, incluso cuando no está todo en el documento al mismo tiempo.
https://support.microsoft.com/es-es/office/insertar-o-eliminar-comentarios-8d3f868a-867e-4df2-8c68-
bf96671641e2
Para agregar un comentario, ejecute los siguientes pasos:

1) Seleccione el contenido en el que desea agregar un comentario.
2) Vaya a revisar> nuevo comentario.
3) Escriba su comentario. Si desea realizar cambios en cualquiera de sus comentarios,

vuelva atrás y edítelo.
4) Para responder a un comentario, vaya al comentario y seleccione responder.
1.4 Diseño de presentaciones

1.4.1 Inserción y manejo de objetos
16
Los Gestores presentaciones son aplicaciones pensadas para diseñar y utilizar apoyos visuales de
forma profesional. Son especialmente útiles para transmitir información a una persona o a un grupo.
Una de los gestores más conocidos es PowerPoint de Microsoft, mismo que provee de varias
utilidades para la elaboración de presentaciones profesionales, posibilitando la inserción de objetos
de diversa naturaleza como: tablas, imágenes, autoformas, cuadros de textos, símbolos, elementos
multimedia, etc. Una presentación generalmente está formada por una secuencia de diapositivas.
Para insertar un objeto en una diapositiva hay que realizar los siguientes pasos:
https://www.ediciones-eni.com/open/mediabook.aspx?idR=564e820075dc185982a461c0a2b2c4fe
1) Ir a la pestaña Insertar y elegir el objeto a insertar (WordArt, tabla, imagen, formas, video,
audio, etc,)
2) Ubicar el objeto insertado en la posición deseada de la diapositiva (Gráfico No. 11)
Gráfico No. 11: Inserción de un objeto de texto de WordArt y un objeto de Audio en una diapositiva
1.4.2 Vistas de diapositivas
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Microsoft PowerPoint tiene tres vistas principales: vista Normal, vista Clasificador de diapositivas y
vista Presentación con diapositivas. Puede seleccionar una de estas vistas principales como vista
predeterminada en PowerPoint. https://www.duiops.net/manuales/powerpoint/powerpoint16.htm
- VISTA NORMAL
La vista Normal (Gráfico No. 12) es la vista de edición principal que se utiliza para escribir y
diseñar la presentación. La vista tiene tres áreas de trabajo: a la izquierda, fichas para
cambiar entre un esquema del texto de la diapositiva (ficha Esquema) y las diapositivas
mostradas como miniaturas (ficha Diapositivas). A la derecha, el panel de diapositivas, que
muestra una vista mayor de la diapositiva actual. En la parte inferior, el panel de notas (panel
de notas: panel en la vista normal en el que se escriben las notas que desea que acompañen
a una diapositiva).
Gráfico No. 12: Vista Normal de una presentación
- VISTA CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS

La vista Clasificador de diapositivas (Gráfico No. 13) es una vista exclusiva de las
diapositivas en forma de miniaturas. Cuando se termine de crear y modificar la presentación,
el Clasificador de diapositivas ofrece una visión general de la misma y permite reordenar,
agregar o eliminar fácilmente las diapositivas y mostrar una vista previa de los efectos de
transición y animación.
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Gráfico No. 13: Vista Clasificador de Diapositivas
- VISTA PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS

La vista Presentación con diapositivas (Gráfico No. 14) ocupa toda la pantalla, como una
presentación con diapositivas real. En esta vista a pantalla completa, verá la presentación
de la misma manera en que la verá la audiencia. Puede ver el aspecto real de los gráficos,
intervalos, películas, elementos animados (animar: agregar un efecto visual o sonoro
especial a un texto o a un objeto. Por ejemplo, puede hacer que los puntos de las viñetas de
texto "vuelen" desde la izquierda, una palabra a la vez, o bien oír el sonido de un aplauso
cuando se hace visible una imagen.) y efectos de transición.
Gráfico No. 14: Vista Presentación de Diapositivas, ubicada en la parte inferior derecha del software
1.4.3 Inserción de audio y video

Se puede agregar audio, como música, narración o piezas sonoras, a su presentación de
PowerPoint. Para grabar y reproducir cualquier archivo de audio, su equipo tiene que estar
equipado con tarjeta de sonido, micrófono y altavoces. https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-
o-eliminar-audio-en-una-presentaci%C3%B3n-de-powerpoint-c3b2a9fd-2547-41d9-9182-
3dfaa58f1316#:~:text=Grabar%20audio-,En%20la%20vista%20Normal%2C%20haga%20clic%20en%20la%20diapositiv
a%20a,cuadro%20de%20di%C3%A1logo%20Grabar%20sonido.
Para agregar audio o video desde el equipo PC, realice los siguientes pasos:
1) Seleccione Insertar > Audio o Video.
2) Seleccione el icono audio o video (Gráfico No. 15).
3) En el cuadro de diálogo seleccione el archivo que quiera agregar.
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4) Haga clic en Insertar.
Gráfico No. 15: Iconos de Video y Audio en PowerPoint

Los archivos de audio y video compatibles con PowerPoint tienen las extensiones: avi, mp4, m4v,
mov, mpg, mpeg, y wmv
1.4.4 Transiciones de diapositivas

Las transiciones de diapositivas son los efectos que puede ver al moverse de una diapositiva a la
siguiente durante una presentación en pantalla. Para agregar una transición a una diapositiva,
realice los siguientes pasos: https://support.microsoft.com/es-es/office/v%c3%addeo-aplicar-transiciones-entre-
diapositivas-44c1467e-7bf9-4482-a167-4d60ebebf116?ui=es-es&rs=es-es&ad=es
1) En el panel de miniaturas, haga clic en la diapositiva a la que desea aplicar una transición.
La configuración de la transición define la entrada de la diapositiva y la salida de la diapositiva
anterior. Por ejemplo, si agrega una transición a la diapositiva 3, esta determinará cómo sale
la diapositiva 2 y cómo entra la diapositiva 3.
2) En la pestaña TRANSICIONES, busque el efecto que quiera en la galería de transiciones.
Haga clic en el efecto que quiera para esa diapositiva y obtenga una vista previa.
3) Haga clic en TRANSICIONES > Opciones de efectos para cambiar cómo se produce la
transición, por ejemplo, de qué dirección entra la diapositiva.
4) Escriba un tiempo en Duración para establecer la velocidad de la transición. Configure un
número más alto para que la transición sea más lenta.
5) Haga clic en Vista previa para ver la transición con todos los valores de configuración.
6) Si quiere aplicar la misma transición a todas las diapositivas de la presentación, haga clic en
Aplicar a todo en el grupo Intervalos.
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1.4.5 Fondos
Puede usar una imagen como el fondo para una o varias diapositivas. Para insertar una imagen
de fondo en una diapositiva, realice los siguientes pasos: https://support.microsoft.com/es-
es/office/agregar-una-imagen-de-fondo-a-las-diapositivas-4b0b98d4-774c-4e08-9c38-e8c92f58c957
1) Haga clic con el botón derecho en la diapositiva que quiera y, después, seleccione Dar
formato al fondo.
2) En el panel Dar formato al fondo, elija Relleno con imagen o textura.
3) En Insertar imagen desde, elija desde dónde obtener la imagen:
4) Para ajustar la luminosidad relativa de la imagen, deslice la barra de transparencia hacia la

derecha.
5) Para aplicar la imagen de fondo a todas las diapositivas de la presentación, seleccione

aplicar a todo. En caso contrario, simplemente cierre el panel formato del fondo.
21
1.4.6 Plantillas de diseño

Para crear una presentación profesional, hacer uso de una plantilla prediseñada puede ahorrarle
mucho trabajo. Estos recursos sin duda son de mucha utilidad. Para utilizar una plantilla
prediseñada, realice los siguientes pasos:
1) Ir a pestaña Archivo > Nuevo
2) Escoja la categoría de plantillas que desea usar. Si escoge Plantillas de ejemplo, le
desplegará algunos formatos de plantillas para diapositivas.
3) Seleccione la plantilla que requiere, por ejemplo Informe de estado del proyecto.
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4) Edite las diapositivas de esta plantilla, de acuerdo a sus necesidades.
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Recursos complementarios / Videos

- ¿Qué es la ofimática y para qué sirve?
https://www.youtube.com/watch?v=N1Jwap5uOhY
- Configurar una página en Word
https://www.youtube.com/watch?v=Pv2j4wCOXqU
- Insertar objetos en Word
https://www.youtube.com/watch?v=9hQRxudKy5Y
- Encabezados y pie de página en Word
https://www.youtube.com/watch?v=WUw_aNVCDF4
- Tabla de contenido en Word
https://www.youtube.com/watch?v=tmLjFatDgN0
- Diseño, temas y plantillas en PowerPoint
https://www.youtube.com/watch?v=xfqd_xMv8ug
24
Bibliografía
- Delgado J. M. (2019), Office 2019, Ed. Anaya

- Cuartero Sánchez J. F. (2015), Word 2016, Ed. Altaria
- Moscoso Noriega J. P. (2017), Microsoft Word 2016, Doc. Digital
https://www.lawebdelprogramador.com/cursos/descargar.php?id=9705
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Actividades de aprendizaje autónomo

1 Abrir un nuevo documento de Word y copiar el siguiente texto:
“La tecnología avanza muy rápido, por ello, el conocimiento para el manejo de las
herramientas de ofimática te hace más competitivo en el mercado laboral. Por eso
debes saber cuáles son las más utilizadas en las empresas a nivel mundial y saberlas
manejar de modo que no te pierdas ninguna funcionalidad. Entre las más usadas,
tenemos las siguientes:
Procesador de texto: En este rubro tenemos el más conocido de todos, Microsoft

Word. Esta aplicación te permite crear, editar y modificar documentos de textos con
formato original, con la posibilidad de trabajar con diversas fuentes, incluir imágenes,
un corrector ortográfico e incluso un diccionario de sinónimos. Para quienes no lo
sabían, Word en sus últimas actualizaciones, trae plantillas para crear documentos
concretos, como flyers, resúmenes curriculares, portadas para trabajos e incluso
índices. Si le dedicas tiempo a trabajar con él, te darás cuenta que tiene un sinfín de
posibilidades para un documento.
Programas de presentación: En este rubro tenemos Power Point, el cual permite

realizar y combinar diapositivas multimedia con imágenes, sonido, texto e incluso
videos. Descubre todas sus funcionalidades y tus presentaciones causarán gran
impresión en tu audiencia.”
Realizar las siguientes actividades:
a) Aplicar estilo cursivo al primer párrafo
b) Modificar el tipo de fuente para el segundo párrafo, hacerla Times New Roman de 10 puntos
c) Modificar el color del texto del tercer párrafo, poner en color azul
d) Insertar una tabla entre el segundo y tercer párrafo, misma que deberá tener dos columnas
y tres filas. La primera columna tendrá como título “Características de Word” y la segunda
“Características de PowerPoint”. En las filas sobrantes describir 2 características de Word y
de PowerPoint.
e) Insertar un encabezado que tenga como título centrado “Importancia de la Ofimática”, en
color azul y fuente Arial de 10 puntos.
f) Insertar un pie de página que permita insertar el título alineado a la derecha “Word y
PowerPoint”, en color verde y fuente Arial de 8 puntos
26
g) Insertar una imagen, luego del tercer párrafo, que haga referencia a la ofimática.
h) Poner viñetas al segundo y tercer párrafo.
i) Grabar el archivo en el escritorio de su equipo, con el nombre “Ofimática.doc”
2 Hacer una presentación en PowerPoint que tenga 5 diapositivas que describan la

ofimática. Puede usar el texto del ejercicio anterior para esta presentación.
Complementar con las siguientes actividades:
a) Usar una plantilla para estandarizar las diapositivas
b) Poner diferentes efectos de transición entre las diapositivas
c) Insertar en cada diapositiva un archivo de audio WAV diferente
d) Cada diapositiva debe tener alguna imagen referente a la información contenida en la
diapositiva.
e) Probar la vista Presentación de diapositivas
f) Insertar una diapositiva entre la primera y segunda diapositiva, misma que tendrá un fondo
diferente a todas las otras diapositivas. En esta nueva diapositiva incrustar texto de WordArt
con contenido referente a las características de PowerPoint
g) Modificar el color del texto del tercer párrafo, poner en color azul
h) Grabar el archivo en el escritorio de su equipo, con el nombre “Ofimática.ppt”
27
OFIMÁTICA
TEMA 2: HOJA DE CÁLCULO

Hoja de Cálculo
CURSO DE NIVELACIÓN POR CARRERAS
Índice Pág.
2.1 . Entorno de trabajo en una hoja de cálculo 2

2.1.1 Estructura de una hoja de cálculo: filas, columnas, celdas (ref. relativa
y absoluta) 2
2.1.2 Rangos 5
2.2. Tipos de Datos y su Formato 8
2.2.1 Tipos de Datos: texto, numéricos, fechas, fórmulas 8
2.2.2 Formatos de datos numéricos: números, fechas, moneda, contabilidad
texto, personalidad, racionales, otros. 10
2.3. Edición 11
2.3.1 Ingreso y edición de datos en las celdas 11
2.3.2 Manejo de etiquetas 12
2.3.3 Manejo de celdas y rangos 14
2.4. Gestión de datos 18
2.4.1 Series: lineal, geométrica, cronológica, tendencia 18
2.4.2 Ordenamiento de datos 21
2.4.3 Filtros 23
2.4.4 Subtotales 26
2.5. Funciones 28
2.5.1 Estructura de las Funciones 28
2.5.2 Principales funciones: matemáticas, estadísticas, texto, fecha y hora,
búsqueda y referencia 29
2.5.3 Funciones Anidadas 35
2.6. Gráficos 37
2.6.1 Gráficos de columna y línea 37
2.6.2 Gráficos de pastel 41
2.6.3 Gráficos de dispersión 42
2.7. Protección 43
2.7.1. Proteger hoja, libro, rangos 43
2.7.2. Control de cambios 51
Recursos complementarios/videos 54
Actividades de trabajo autónomo 55
Bibliografía 57
1
Hoja de Cálculo
2.1 Entorno de trabajo en una hoja de cálculo
2.1.1 Estructura de una hoja de cálculo: filas, columnas, celdas

Se denomina hoja de cálculo (Gráfico No. 1) a una herramienta informática que sirve como medio
para realizar cálculos, operaciones lógicas y manejo de datos. Al usuario se le presenta como un
conjunto de columnas y filas identificables por letras y números respectivamente, que van
formando celdas. Su uso se orienta especialmente a actividades que requieren un manejo de
muchos cálculos en paralelo. https://definicion.mx/hoja-de-calculo/
Como se mencionó en el capítulo anterior (tema 1), existen herramientas libres (por ejemplo
Apache OpenOffice Calc) o pagadas (por ejemplo Excel de Microsoft Office) para gestionar una
hoja de cálculo.
Gráfico No. 1: Ejemplo de una hoja de cálculo
En consecuencia, la intersección de una fila con una columna configura un objeto llamado celda,
misma que permite almacenar algún dato, por ejemplo: un número, un nombre, o una fecha. En
el gráfico anterior se puede ver la celda que almacena el nombre “Enero” en la intersección de la
fila 5 con la columna A.
2
Hoja de Cálculo
Referencias relativas y absolutas
En la práctica, una celda o conjunto de celdas (rango) pueden tener una identificación (referencia)
ya sea absoluta o relativa. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que
permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los
cálculos.
https://exceltotal.com/referencias-absolutas-y-relativas/
REFERENCIAS RELATIVAS
Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relación con la
columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar
una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila. En
consecuencia, una referencia relativa es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por
ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1, cuyo valor es
multiplicado por 2.
=A1*2
En el Gráfico No. 2 se puede observar que se ha ingresado la fórmula anterior en la celda B1 y el

resultado de dicha fórmula es 20, ya que se obtiene el valor de la celda A1 multiplicado por 2. El
Gráfico No. 3 muestra el resultado después de haber copiado la fórmula hacia abajo. Recuerde
que cada resultado de la columna B representa la multiplicación de los valores de la columna A
por 2. La fórmula de la celda B4 muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1 que
tenía la fórmula original.
Gráfico No. 2 Celda B1 tiene la fórmula A1*2.
3
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 3: Resultados obtenidos luego de copiar el contenido de B1 en otras celdas.
REFERENCIAS ABSOLUTAS
A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las
modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad
de veces que sean copiadas. Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer
el símbolo $ a la columna y fila de la referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia absoluta
a la celda A1:
=$A$1*2
Esta es la misma fórmula del ejemplo de la sección anterior, así que, al copiarla hacia abajo, no
se actualizará en las celdas destino, manteniendo el cálculo inalterable. (Gráfico No. 4)
Gráfico No. 4: Al copiar una referencia absoluta ($A$1 *2) en otras celdas, la referencia y el cálculo se mantiene
inalterable
4
Hoja de Cálculo
2.1.2 Rangos
En el Gráfico No. 1 se aprecia un ejemplo de rango: conjunto de celdas B5, B6, B7, B8, B9, B10,
B11, y B12, cuyos valores han sido sumados en la celda B13. En efectos, los rangos de celdas
son un conjunto de celdas contiguas seleccionadas para llevar a cabo la misma acción en una
hoja de cálculo.
https://es.justexw.com/que-es-un-rango-de-celdas-de-
excel.html#:~:text=Los%20rangos%20de%20celdas%20son,hoja%20de%20c%C3%A1lculo%20de%20Excel.&text=Para
%20asignar%20un%20nombre%20a,de%20Excel%2C%20existen%20varias%20t%C3%A9cnicas.
Al estar agrupadas en rangos de celdas, las operaciones en las casillas (celdas) de la hoja de
cálculo son más sencillas, pero todavía más si se llaman de una manera conjunta. Para asignar
un nombre a los rangos de celdas en Excel, existen varias técnicas:
1. Primer método:
o Seleccionar la celda o el rango de celdas que se desee nombrar.
o Clic en el cuadro de nombres situado a la izquierda de la barra de fórmulas.
o Escribir el nombre que desee para el rango de celdas de Excel y pulsa la tecla Enter.
(Gráfico No. 5).
Gráfico No. 5: Primer método para nombrar un rango de celdas
2. Segundo método:
o Seleccionar la celda o el rango de celdas que desee nombrar.
o Ir a la pestaña Fórmulas > grupo Nombres definidos > Asignar nombre > cuadro de diálogo
Nombre nuevo. En dicho cuadro deberá escribir el nombre que quiera asignar al rango de
celdas en Nombre.
o En Ámbito podrá elegir entre Libro de Excel u Hojas, según donde prefiera guardar el
nombre. Finalmente clic Aceptar. (Gráfico No. 6)
5
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 6: Segundo método para nombrar un rango de celdas
3. Tercer método:
o Seleccionar el rango de celdas que desee nombrar.
o Ir a la pestaña Fórmulas > grupo Nombres definidos > Crear desde la selección. A
continuación, indicar dónde se encuentran las celdas a las cuales se va a asignar un
nombre: Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha, y
pulsar Aceptar. (Gráfico No. 7)
6
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 7: Tercer método para nombrar un rango de celdas
Una vez nombrado un rango de celdas, se las puede seleccionar para trabajar con ellas a través
del nombre dado. Para seleccionar el conjunto de celdas partiendo de su nombre, tiene que hacer
clic en la flecha situada en el cuadro de nombre de la barra de fórmulas y ahí se mostrarán todos
los nombres asignados a rangos de celdas en forma de lista para que pueda escoger el que
prefiera. (Gráfico No. 8)
Gráfico No. 8: Selección de un grupo o rango de celdas a través de su nombre
7
Hoja de Cálculo
2.2 Tipos de Datos y su Formato
2.2.1 Tipos de Datos: texto, numéricos, fechas, fórmulas

Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más de 17 mil
millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta
razón es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas
de Excel. https://exceltotal.com/tipos-de-datos-en-excel-2013/
Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de
datos: Valores numéricos, Texto, y Fórmulas.
- VALORES NUMÉRICOS EN EXCEL

Los valores numéricos representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un
valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha: (Gráfico No. 9)
Gráfico No. 9: Ejemplo de valores numéricos colocados en las celdas de Excel
Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse
de diferentes maneras, no obstante, en realidad las fechas son números a los que se les ha
añadido un formato especial, que se verá más adelante.
- TEXTO EN EXCEL
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de
cálculo ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o
8
Hoja de Cálculo
códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de
nuestra hoja. Por texto entendemos aquellas secuencias formadas por caracteres alfanuméricos
y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es
porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que
comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará
alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puede observar algunos ejemplos de
celdas que contienen texto: (Gráfico No. 10)
Gráfico No. 10: Celdas con información alfanumérica (texto)
- FÓRMULAS EN EXCEL
A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que
no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y
nos devolverán un resultado. (Gráfico No. 11)
Gráfico No. 11: Resaltado en rojo se aplica una fórmula para calcular el promedio de las celdas A2, A3 y A4
9
Hoja de Cálculo
2.2.2 Formatos de datos numéricos: números, fechas, moneda, contabilidad

texto, personalidad, racionales, otros.
Gráfico No. 12: Diferentes formatos para valores numéricos en pestaña Inicio > grupo Número
Gráfico No. 13: Ejemplo de formato con un valor numérico
En Excel, puede aplicar formato a números en celdas para interpretarlos como monedas,
porcentajes, decimales, fechas, números de teléfono o números de la seguridad social. (Gráficos
No. 12 y 13)
10
Hoja de Cálculo
Para aplicar un formato a un valor numérico, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione una celda o un rango de celdas.
2. En la pestaña Inicio, seleccione Número en la lista desplegable.
O bien, puede elegir una de estas opciones:

 Presione CTRL + 1 y seleccione número.
 Haga clic con el botón derecho en la celda o el rango de celdas, seleccione Formato de
celdas… y elija Número.
 Seleccione el iniciador del cuadro de diálogo junto a número y, después,

seleccione número.
3. Seleccione el formato que desee.
https://support.microsoft.com/es-es/office/formatos-de-n%C3%BAmero-disponibles-en-excel-0afe8f52-97db-41f1-
b972-4b46e9f1e8d2
2.3 Edición
2.3.1 Ingreso y edición de datos en las celdas

Se puede ingresar o editar el contenido de una celda directamente en dicha celda. También
puede editar el contenido de una celda escribiendo en la barra de fórmulas. Al editar el contenido
de una celda, Excel está funcionando en modo de edición. Algunas características de Excel
funcionan de manera diferente o no están disponibles en el modo de edición.
https://support.microsoft.com/es-es/office/editar-el-contenido-de-las-celdas-9c8489f6-08c4-4932-a6bc-4de0a8cf86d6
Cuando Excel está en modo de edición (Gráfico No. 14), el mensaje Editar/Modificar aparece en
la esquina inferior izquierda de la ventana del programa de Excel, tal y como se muestra en el
Gráfico No. 15.
11
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 14: Celda A2 en modo de edición/ingreso de datos
Gráfico No. 15: Diferentes versiones de Excel indicando el modo de ingreso o edición en una celda
2.3.2 Manejo de etiquetas

Un libro de trabajo está formado por varias hojas o etiquetas. Los libros de trabajo son una gran
herramienta de organización, ya que, por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o
trabajo podrían agruparse en un solo libro. Por otra parte, las etiquetas sirven para indicar el
contenido de la hoja de cálculo y para moverse entre las hojas, mismas que están ubicadas en la
Barra de Etiquetas (parte inferior de Excel). Al abrir Excel, automáticamente despliega algunas
hojas con nombres: Hoja1, Hoja2, etc. Para personalizarlas, éstas pueden ser editadas,
cambiando el nombre, color, posición y otras características como se muestra en el Gráfico No.
16.
http://excelpolasb2017.blogspot.com/2017/05/barras-de-formulas-y-etiquetas.html
12
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 16: En rojo se aprecian tres etiquetas (Notas, Edades y Hoja3) con colores diferentes colores
Para editar una etiqueta:

1) Hacemos clic en la etiqueta.
2) Luego botón derecho del mouse para desplegar las opciones (Gráfico No. 16) de
edición.
3) Seleccionamos la opción de edición que requerimos.
Al lado de las etiquetas se encuentra una barra de desplazamiento que facilita el movimiento por
las diferentes hojas. (Gráfico No. 17) Al hacer clic derecho sobre esta barra, aparece un listado
de todas las hojas del libro desde donde se hace más fácil ir a una determinada hoja
Gráfico No. 17: En rojo la barra de desplazamiento, al hacer clic derecho muestra los nombre de hojas y con un visto la
hoja actual
13
Hoja de Cálculo
2.3.3 Manejo de celdas y rangos

Como se ha referido, las celdas son el elemento más básico dentro de una hoja de Excel y es
donde colocamos nuestros datos. Cada celda está identificada por su propia dirección, la cual se
determina por la letra de la columna y el número de la fila a la cual pertenece. Un rango es un
grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la dirección de la celda superior
izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la celda inferior derecha. Por ejemplo, el
rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B1 y C2. A la hora de traducir esta forma de
hacer referencia solemos decir „desde A1 hasta C2‟.
http://minubeinformatica.com/cursos/excel-por-modulos/rangos-y-celdas#:~:text=especial%20de%20celdas-
,Rangos%20en%20Excel,%2C%20A2%2C%20B1%20y%20C2.
Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta n celdas. Es decir que una
celda por sí misma ya representa un rango en Excel.
Tipos de rangos
En Excel podemos encontrarnos con tres tipos de rangos:
 Unidimensional (1D): se hace referencia a una sola celda ya sea de la hoja actual o de otra
hoja. Ejem: A1, B2, C3, etc.
 Bidimensional (2D): se hace referencia a un grupo de celdas contiguas o no, de la hoja
actual o de otra hoja. Ejem: A1:B3, F5:L50; N5:P50.
 Tridimensional (3D: se hace referencia a una celda o a un grupo de celdas que comienzan
en una hoja y terminan en otra hoja. Reciben este nombre debido a que los rangos
traspasan las hojas lo que le da la profundidad. Hoja1:Hoja3!F3, Hoja2:Hoja4!A1:B10
Para seleccionar un rango tenemos varias alternativas: (rango 1D)
 Pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo en la dirección deseada hasta que todas las
celdas hayan sido seleccionadas y soltamos el botón. (Gráfico No. 18)
 Pulsar la tecla Mayúsculas y utilizar las flechas del teclado para seleccionar el rango de
celdas deseado.
 Introducir la dirección del rango dentro del cuadro de nombres y pulsar Intro. La dirección
introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero el rango quedará seleccionado.
14
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 18: Selección de varias celdas (rango) Excel nos deja marcado en blanco la celda a partir de la cual hemos
comenzado la selección.
Para seleccionar varios rangos: (rango 2D)
1) Realizamos la selección del primer rango e inmediatamente después pulsamos la tecla Ctrl
y la mantenemos pulsada mientras hacemos la selección de otros rangos con el ratón.
(Gráfico No. 19)
2) Al terminar de hacer la selección podremos soltar la tecla Ctrl.
Gráfico No. 19: Seleccionado los rangos A2:B5, D7:E10 y A9:A14
15
Hoja de Cálculo
Para seleccionar un rango en varias hojas:(rango 3D)

Como se ha referido, el rango tridimensional es aquel que nos permite hacer referencia a las
mismas celdas de varias hojas. Para poder seleccionar un rango de celdas en varias hojas, la
única peculiaridad es que solo se puede hacer la selección del mismo rango dentro de las hojas
indicadas. El proceso es:
1) Hacer la selección del rango en la primera hoja y enseguida pulsar la tecla Mayúsculas
2) Hacer clic en la etiqueta de la última hoja que deseamos incluir en la selección
Por ejemplo, para seleccionar el rango de celdas B2:C5 desde la hoja1 hasta la hoja3: primero
nos desplazaremos hasta la hoja1 y seleccionaremos el rango B2:C5; a continuación,
manteniendo la tecla Mayúsculas, pulsaremos sobre la etiqueta de la hoja Hoja3. (Gráfico No. 20)
Gráfico No. 20: Rango 3D
Pegado especial de celdas

Cuando nos disponemos a copiar un rango a otra ubicación podemos decidir la manera como
serán pegados los datos y para ello utilizamos las opciones de pegado especial que nos ofrece
Excel. Para ver las opciones disponibles debemos abrir el menú desplegable del botón Pegar:
(Gráfico No. 21)
16
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 21: Botón Pegar

Entre las diversas opciones de Pegar tenemos:
 Pegar: Pega el contenido de las celdas, formatos y validación de datos.
 Fórmulas: Pega las fórmulas sin el formato de las celdas.
 Formato de fórmulas y números: Pega las fórmulas y el formato de números.
 Mantener formato de origen: Pega las fórmulas y todo el formato de la celda.
 Sin bordes: Pega todo excepto los bordes de la celda.
 Mantener ancho de columnas de origen: Pega las fórmulas y el ancho de las columnas de
origen.
 Transponer: Cambia la orientación del rango cambiando las filas por columnas o viceversa.
 Valores: Pega solamente el resultado de las fórmulas.
 Formato de valores y números: Pega el resultado de las fórmulas y el formato de números.
 Formato de valores y origen: Pega el resultado de las fórmulas y todo el formato de la
celda.
17
Hoja de Cálculo
 Formato: Pega solamente el formato de las celdas.

 Pegar vínculo: Crea una fórmula en la celda destino haciendo referencia a la celda origen.
 Imagen: Pega las celdas copiadas como una imagen.
 Imagen vinculada: Pega la información como una imagen que es actualizada
automáticamente su cambian los datos originales.
2.4 Gestión de datos

2.4.1 Series: lineal, geométrica, cronológica, tendencia
Un conjunto de datos que sigue una secuencia lógica, ya sean numérica como cronológica se
denomina serie. Las series se crearán en columnas o filas y con cierto tipo de datos. Crear series
de datos en Excel es muy sencillo utilizando la funcionalidad de Auto relleno; con esta
funcionalidad solamente necesitamos ingresar uno o dos datos a partir de los cuales Excel
rellenará el resto de las celdas. La función de Auto relleno será de gran utilidad al momento de
crear series de datos en Excel y puede ahorrarnos tiempo y esfuerzo.
http://minubeinformatica.com/cursos/excel-por-modulos/series-de-datos
- Serie lineal
Es aquella en la que el valor de incremento/decremento siempre es constante para toda la serie
(1, 3, 5, 7, 9, 11, 13 -> el incremento es constante de 2).
Para crear una serie numérica lineal:
1) Introducir los dos primeros valores de la serie a partir de los cuales Excel calculará el
nuevo valor.
2) Arrastrar el contenido con el botón izquierdo pulsado desde el cuadro de crear series que
se muestra en la esquina inferior derecha de la segunda celda, en forma de pequeño
cuadro de color negro.
3) Al soltar el botón izquierdo Excel nos mostrará un menú contextual de creación de series,
donde seleccionaremos la orden „Tendencia Lineal‟. (Gráfico No. 22)
4) La serie lineal será generada.
18
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 22: Cuadro de crear serie (pequeño cuadro negro contiguo al valor 3) y menú contextual para creación de
series
- Serie geométrica
El valor de incremento/decremento es un porcentaje de la cantidad anterior (1, 2, 4, 8, 16, 32, 64,
128 -> el nuevo valor es el doble 200% del anterior).
Para crear una serie numérica geométrica:
1) Introducir los dos primeros valores de la serie a partir de los cuales Excel calculará el
nuevo valor.
2) Arrastrar el contenido con el botón derecho pulsado desde el cuadro de crear series que se
muestra en la esquina inferior derecha de la segunda celda, en forma de pequeño cuadro
de color negro.
3) Al soltar el botón derecho Excel nos mostrará un menú contextual de creación de series,
donde seleccionaremos la orden „Tendencia Geométrica‟. (Gráfico No. 22)
4) La serie será generada.
- Serie cronológica
19
Hoja de Cálculo
Es una sucesión de fechas que cumpla con determinado patrón de comportamiento. Así que, es
ampliamente recomendable conocer los comandos de Excel que nos ayudarán a crear series de
fechas.
Para crear una serie de fechas:
1) Introducir el primer valor con el que iniciará nuestra serie. En el Gráfico No. 23 se observa
que se ha ingresado la fecha 01/01/2015 en la celda A1.
Gráfico No. 23: Fecha inicial para creación de serie cronológica. En rojo “cuadro de crear series”
2) A continuación sólo será necesario arrastrar hacia abajo el contenido de la celda desde el
cuadro de crear series, que se muestra en la esquina inferior derecha de la celda en forma
de pequeño cuadro, de color negro para generar la serie. (Gráfico No. 24)
Gráfico No. 24: Serie cronológica generada a partir de fecha inicial
- Serie de tendencia
Puede extender una serie de valores que se ajusten a una tendencia especial, misma que
permitirá obtener información para hacer predicciones y crear proyecciones.
20
Hoja de Cálculo
https://support.microsoft.com/es-es/office/predecir-tendencias-de-datos-96a1d4be-5070-4928-85af-
626fb5421a9a#:~:text=Crear%20una%20serie%20de%20tendencias%20de%20los%20datos&text=Seleccione%20al%20
menos%20dos%20celdas,aumentar%20o%20reducir%20los%20valores.
Para crear una serie con una determinada tendencia:

1. Seleccione al menos dos celdas que contengan los valores de inicio de la tendencia. Para
aumentar la precisión de las series de tendencia, seleccione más de dos valores de inicio.
2. Arrastre el controlador de relleno en la dirección de aumentar o reducir los valores.
Por ejemplo, si seleccionó las celdas A5, A6 y A7 con valores iniciales de estas celdas 1, 3 y 7,
arrastre el controlador de relleno hacia abajo para rellenar con valores de tendencia crecientes, o
arrastre hacia arriba para rellenar con valores inferiores. (Gráfico No. 25)
Gráfico No. 25: Valores iniciales para calcular un serie de tendencia determinada
2.4.2 Ordenamiento de datos

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista
de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de
mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a
comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones
más eficaces.
21
Hoja de Cálculo
Puede ordenar datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), números (de menor a mayor o de
mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más recientes y de más recientes a más
antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada que cree
(como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluido el color de celda, el color de fuente o el
conjunto de iconos.
https://support.microsoft.com/es-es/office/ordenar-datos-en-un-rango-o-tabla-62d0b95d-2a90-4610-a6ae-2e545c4a4654
Para un ordenamiento rápido de datos (texto, números, fechas, etc.) seguir los siguientes pasos:
(Gráfico No. 26)
1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.
2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
 Para ordenar rápido (por ejemplo texto) en orden ascendente, haga clic
en (Ordenar de A a Z).
 Para ordenar rápido (por ejemplo texto) en orden descendente, haga clic
en (Ordenar de Z a A).
Gráfico No. 26: Ejemplo de datos que podrían ordenarse
Nota: Dependiendo del tipo de datos a ordenar, el mensaje de ordenamiento rápido puede variar
un poco, así por ejemplo, tendremos los siguientes mensajes:
 Ordenar de A a Z (texto)
 Ordenar de menor a mayor (números)
 Ordenar de más antiguos a más recientes
22
Hoja de Cálculo
2.4.3 Filtros
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios.
Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos
ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones. https://exceltotal.com/filtros-en-
excel/ Por ejemplo, en el Gráfico No. 27 se pueden ver los datos de ventas de una empresa.
¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea
muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.
Gráfico No. 27: Datos de vendedores en una empresa, sin filtrar

Crear un filtro
Para crear un filtro en Excel:
1) Seleccionar el grupo de celdas que queremos filtrar
2) Utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y
filtrar. (Gráfico No. 28)
3) Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los
encabezados de columna de nuestros datos seleccionados, indicando que podemos hacer
uso de los filtros.
El comando Filtro también podrá seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
23
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 28: Datos de vendedores en una empresa, con filtro

Usar un filtro
Para usar la información a la que se aplicó un filtro, se debe elegir una columna y hacer clic en la
flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la
parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de
cada uno. (Gráfico No. 29)
Se pueden filtrar más columnas si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla.
En el ejemplo anterior se filtró las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesita saber las
que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debe seleccionar dichas opciones dentro del
filtro de la columna Región: (Gráfico No. 30)
24
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 29: Uso del filtro en columna Vendedor para mostrar información de Hugo
Gráfico No. 30: Uso del filtro para saber las regiones asignadas a Hugo
25
Hoja de Cálculo
2.4.4 Subtotales
La función SUBTOTALES en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista de valores. Lo
interesante es que podemos indicar a la función SUBTOTALES el tipo de operación que
deseamos aplicar sobre los valores. https://exceltotal.com/la-funcion-subtotales-en-excel/ En el Gráfico
No. 31 se muestra la sintaxis de la función SUBTOTALES.
Gráfico No. 31: Argumentos requeridos por función SUBTOTALES

La descripción de cada argumento es:
 Núm_función (obligatorio): Valor numérico (del 1 al 11) que indica el tipo de función que
debe ser utilizada en el cálculo como SUMA, CONTAR, PROMEDIO, etc.
 Ref1 (obligatorio): El rango que contiene los valores.
 Ref2 (opcional): Un segundo rango con valores adicionales a considerar. Este argumento
es opcional y hasta el argumento 254 para proveer rangos adicionales.
A continuación se muestra la tabla de valores numéricos (Núm_función) que indican las
operaciones que deseamos realizar con la función SUBTOTALES:
26
Hoja de Cálculo
Para usar la función SUBTOTALES: (Gráfico No. 32)

1) Clic en la celda en donde deseemos almacenar el resultado de la función SUBTOTALES.
2) Escribir en la celda =SUBTOTALES ( ).
3) Entre los paréntesis colocar el número correspondiente a la función que se desea aplicar
(Núm_función), el rango que contiene los valores (Ref1) a los que se aplicará la función, y
opcionalmente otro rango (Ref2) a los que también se aplicara la funión.
Gráfico No. 32: Uso de SUBTOTALES con la función 1 (promedio) para el rango A1:A10
27
Hoja de Cálculo
2.5 Funciones
2.5.1 Estructura de las Funciones
Las funciones son herramientas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando los valores
almacenados en las celdas. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas, la
función PAGO calcula los pagos de un préstamo de acuerdo a un tipo de interés, la duración del
préstamo y el importe principal del mismo.
https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/3/33/Funciones_del_si.pdf
La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de

apertura, los argumentos de la función separados por un punto y coma, y un paréntesis de cierre.
Si la función inicia una fórmula, se escribe un sigo igual (=) delante del nombre de la función. A
medida que se crea una fórmula que contiene una función, se puede utilizar el comando Insertar
Función que facilita el procedimiento. En términos generales, una función tiene la forma:
=NombreFunción(Argumento1; Argumento2; Argumento3)
Donde los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos (VERDADERO o FALSO), etc.
La cantidad de argumentos dependerá de cada función.
Nota: Una fórmula es una secuencia de números/datos, operadores (aritméticos, lógicos, otros), y
funciones. Por ejemplo: 3 + A5 – SUMA (A1:A3; B1:B3) * MAX (B2:B10) es una fórmula, MAX
(B2:B10) es una función que obtiene el máximo valor del rango B2:B10.
Nota: Una fórmula (al igual que una función) debe ser coherente, es decir no tendrá conflictos de
cálculo o procesamiento. Por ejemplo: 3 + O (VERDADERO; FALSO) no es coherente, pues, no
se puede sumar un número con un valor lógico.
Nota: Por lo tanto, cada función de Excel tendrá restricciones para los argumentos que puede
procesar; así por ejemplo, la función SUMA solamente procesa números y sería un error usarla
como SUMA (3;”juan”), pues estaríamos queriendo sumar un número con un texto.
En el Gráfico No. 33 se muestra, a manera de ejemplo, el uso de la función SUMA que permite
sumar los contenidos del grupo A2:A6 con los contenidos del grupo F2:F6, dando un resultado
final igual a 25 en la celda F8.
28
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 33: Uso de la función SUMA con dos grupos de celdas, cuyo resultado se calcula en la celda F8.
2.5.2 Principales funciones: matemáticas, estadísticas, texto, fecha y hora,

búsqueda y referencia
- Funciones matemáticas y trigonométricas
Estas funciones se utilizan para realizar operaciones matemáticas con los valores numéricos
contenidos en las celdas deseadas. Éstos cálculos pueden ser la suma, producto, obtener
números enteros, logaritmos, redondeos, etc.
https://www.universoformulas.com/formulas-excel/matematicas-trigonometricas/
Las funciones trigonométricas sirven para calcular las razones trigonométricas, tales como seno,
coseno hiperbólico, arcotangente.
Las funciones matemáticas y trigonométricas que permite Excel son las siguientes:
NOMBRE DESCRIPCIÓN
ABS Devuelve el valor absoluto de un número (prescindiendo del signo).
ACOS Devuelve el arcocoseno de un número (en radianes).
ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.
ALEATORIO Devuelve un número aleatorio mayor o igual a 0 y menor que 1. También podemos
obtener cada vez un número aleatorio entre 0 y 100.
ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre dos números que se eligen.
ASENO Devuelve el arcoseno de un número (en radianes).
ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.
ATAN Devuelve la arcotangente de un número (en radianes).
29
Hoja de Cálculo
ATAN2 Devuelve la arcotangente de un número en dos dimensiones, con

coordenadas x e y.
ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.
COCIENTE Devuelve el cociente (parte entera) de la división de dos números especificados.
COMBINAT Número combinatorio. Combinaciones de n elementos tomados de m en m.
COS Devuelve el coseno de un ángulo (en radianes).
COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número.
ENTERO Redondea un número hacia el entero menor más próximo.
EXP Devuelve el número e elevado a una potencia especificada.
FACT Devuelve el factorial de un número.
FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número.
GRADOS Convierte radianes en grados.
LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número.
LOG Devuelve el logaritmo de un número en la base deseada.
LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.
M.C.D Devuelve el máximo común divisor de un conjunto de números.
M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo de un conjunto de números.
MDETERM Devuelve el determinante de una matriz.
MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz.
MMULT Devuelve el producto matricial de dos matrices. La primera matriz debe tener el
mismo número de columnas que filas la segunda matriz.
MULTINOMIAL Devuelve el coeficiente polinómico de un conjunto de números.
MULTIPLO.INFERIOR Redondea un número al múltiplo inferior más cercano de otro número, llamado
cifra significativa. El número y la cifra significativa deben tener el mismo signo.
MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un número al múltiplo superior más cercano de otro número. llamado
cifra significativa. El número y la cifra significativa deben tener el mismo signo.
NUMERO.ROMANO Convierte un número en número romano (en formato de texto).
PI Devuelve el número π (con catorce decimales).
POTENCIA Devuelve el resultado de elevar un número a la potencia deseada.
PRODUCTO Devuelve el producto de los valores especificados.
RADIANES Convierte grados saxagesimales en radianes.
RAIZ Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número.
RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada positiva del producto de un número y π.
REDOND.MULT Devuelve el redondeo de un número al múltiplo deseado.
30
Hoja de Cálculo
REDONDEA.IMPAR Redondea un número (positivo o negativo) hacia abajo al entero impar más
próximo.
REDONDEA.PAR Redondea un número (positivo o negativo) hacia abajo al entero par más próximo.
REDONDEAR Redondea un número al número de decimales deseados.
REDONDEAR.MAS Redondea un número hacia arriba, al entero mayor más próximo (dirección
contraria a cero), especificando los decimales deseados.
REDONDEAR.MENOS Redondea un número hacia abajo, al entero menor más próximo (dirección a cero),
especificando los decimales deseados..
RESIDUO Devuelve el residuo de la división de un número entre un divisor. El cociente será
entero y la función RESIDUO nos da el resíduo o resto, también entero y del
mismo signo que el divisor.
SEN Devuelve el seno de un ángulo (en radianes).
SENH Devuelve el seno hiperbólico de un número.
SIGNO Devuelve el signo de un número. 1 si es positivo, 0 si es cero y -1 si es negativo.
SUBTOTALES Devuelve los subtotales (operaciones parciales) resultantes a aplicar a
determinados rangos una función o cálculo determinado. Se puede elegir entre una
lista de 11 funciones
SUMA Devuelve la suma de un rango de valores.
SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de un rango de valores.
SUMA.SERIES Devuelve la suma de una serie de potencias.
SUMAPRODUCTOS Devuelve la suma de los productos de rangos o matrices numéricas.
SUMAR.SI Devuelve el sumatorio de los valores de un rango que cumplen una condición
lógica determinada.
SUMAR.SI.CONJUNTO Devuelve el sumatorio de los valores de un rango que cumplan determinados
criterios aplicados a los valores de otros rangos de valores.
SUMAX2MASY2 Devuelve la suma de los cuadrados de dos rangos o matrices de valores. En ambos
rangos pueden haber números, texto, valores lógicos, etc. Las celdas que no
contengan números su cuadrado se evalua como cero. El número de valores de los
dos rangos debe ser idéntico.
SUMAX2MENOSY2 Devuelve la diferencia del sumatorio de los cuadrados de dos rangos o matrices de
valores. Las codiciones son las mismas de la función anterior.
SUMAXMENOSY2 Devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias de dos rangos o matrices de
valores. Las codiciones son las mismas de la función anterior. Aquí suma el
cuadrado de las diferencias. En cambio, en la anterior, suma la diferencia de los
cuadrados.
TAN Devuelve la tangente de un ángulo (en radianes).
TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número.
31
Hoja de Cálculo
TRUNCAR Elimina la parte decimal de un número, dejando sólo un número entero.

* La disponibilidad de algunas funciones matemáticas y trigonométricas dependerá de la versión
de Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el enlace anterior.
- Funciones estadísticas
Son aquellas que permiten estudiar la variabilidad de los datos y sus procesos aleatorios de
acuerdo a una ley de probabilidad. A continuación se muestran algunas funciones estadísticas
que permite Excel:
https://support.microsoft.com/es-es/office/funciones-estad%C3%ADsticas-referencia-624dac86-a375-4435-bc25-
76d659719ffd
NOMBRE DESCRIPCIÓN
DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de
datos.
PROMEDIO Devuelve el promedio de sus argumentos.
PROMEDIOA Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos números, texto y valores
lógicos.
PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que
cumplen unos criterios determinados.
PROMEDIO.SI.CONJUN Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que cumplen
TO múltiples criterios.
COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlación entre dos conjuntos de datos.
CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos.
CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos.
CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco de un rango.
CONTAR.SI Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen el criterio
especificado.
CONTAR.SI.CONJUNTO Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen varios criterios.
* La disponibilidad de algunas funciones estadísticas dependerá de la versión de Excel instalada
en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el enlace anterior.
- Funciones para texto

Son aquellas que permiten procesar secuencias de caracteres alfanuméricas. A continuación se
muestran algunas funciones para procesar texto que permite Excel:
32
Hoja de Cálculo
https://support.microsoft.com/es-es/office/funciones-de-texto-referencia-cccd86ad-547d-4ea9-a065-7bb697c2a56e
NOMBRE DESCRIPCIÓN
MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar).
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos.
ENCONTRAR y Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas).
ENCONTRARB
DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales.
IZQUIERDA, Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.
IZQUIERDAB
LARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo.
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código.
LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.
CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto.
* La disponibilidad de algunas funciones para texto dependerá de la versión de Excel instalada en
su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el enlace anterior.
- Funciones para fecha y hora

Las funciones de fecha y hora en Excel son utilizadas para buscar fechas específicas, para
conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días laborales entre dos fechas y muchas
cosas más que serán de gran utilidad al momento de estar trabajando con este tipo de datos.
https://support.microsoft.com/es-es/office/funci%C3%B3n-ahora-3337fd29-145a-4347-b2e6-20c904739c46
A continuación se muestran algunas funciones para procesar fecha y hora que permite Excel:
NOMBRE DESCRIPCIÓN
FECHA Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.
SIFECHA Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas. Esta función es útil en
las fórmulas en las que necesite calcular una edad.
VALFECHA Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie.
DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes.
DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días.
HORA Convierte un número de serie en un valor de hora.
MINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto.
MES Convierte un número de serie en un valor de mes.
33
Hoja de Cálculo
DIAS.LAB Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas.
AHORA Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.
HORA.DET Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada.
HORANUMERO Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie.
HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.
DIASEM Convierte un número de serie en un valor de día de la semana.
NUM.DE.SEMANA Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico
correspondiente a una semana de un año.
DIA.LAB Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un
número determinado de días laborables.
* La disponibilidad de algunas funciones para fecha y hora dependerá de la versión de Excel
instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el enlace anterior.
- Funciones para búsqueda y referencia

Las funciones de búsqueda y referencia de Excel permiten encontrar valores que coincidan con
los criterios establecidos en la búsqueda. Algunas de las funciones de búsqueda y referencia son
las siguientes:
https://www.universoformulas.com/formulas-excel/busqueda-
referencia/#:~:text=Las%20funciones%20de%20b%C3%BAsqueda%20y,criterios%20establecidos%20en%20la%20b%C
3%BAsqueda.&text=Devuelve%20el%20n%C3%BAmero%20de%20%C3%A1reas,contiguas%20o%20una%20%C3%B
Anica%20celda.
NOMBRE DESCRIPCIÓN
AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia. Un área es un rango de celdas
contiguas o una única celda.
BUSCAR Busca valores de un rango de una columna o una fila o desde una matriz.
BUSCARH Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en
una misma columna de la fila especificada. La utilizamos para buscar en una tabla
cuando los campos son filas y los registros columnas.
BUSCARV Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y devuelve el
valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada,
la tabla se ordena de forma ascendente. La utilizamos para buscar en una tabla
cuando los campos son columnas y los registros filas.
COINCIDIR Devuelve la posición relativa de un elemento en la matriz, que coincide con un
valor dado en un orden especificado.
COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia.
34
Hoja de Cálculo
COLUMNAS Devuelve el número de columnas en una matriz o referencia.

DESREF Devuelve una referencia a una celda o un rango de celdas que ha sido desplazada
en base a otra referencia dada.
DIRECCION Crea una referencia de celda en forma de texto una vez especificados los números
de fila y columna.
* La disponibilidad de algunas funciones para búsqueda y referencia dependerá de la versión de
Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el enlace anterior.
2.5.3 Funciones Anidadas

Las funciones anidadas son aquellas que contienen otra función dentro de ellas, es decir que
utilizan a otra función como uno de los argumentos necesarios para poder operar. Se utilizan para
diversas necesidades y para simplificar cálculos de diferente índole.
https://www.excelintermedio.com/que-son-las-funciones-
anidadas/#:~:text=Las%20funciones%20anidadas%20son%20las,simplificar%20c%C3%A1lculos%20de%20diferente%2
0%C3%ADndole.
El concepto de función anidada es tomado del ámbito matemático conocido como “composición
de funciones”. Así, por ejemplo, considere las siguientes funciones definidas para el dominio de
todos los números reales:
f(x)=x+1 y g(x)=x2
Entonces, la composición (g o f) (x) es:
g( f( x ) )=(x+1)2
Requiere que primero se calcule x+1 para algún x, y luego dicho resultado será elevado al
cuadrado. En este ejemplo f(x) es un argumento de g(x); g(x) en el anidamiento es la función
externa.
Nota: Es importante que las funciones consideradas como argumento, generen resultados
coherentes para el procesamiento de las funciones externas. Por lo tanto, algunas funciones sí
servirán como argumentos de funciones externas, y otras funciones estarán prohibidas como
argumentos de funciones externas. Por ejemplo, es un error usar el siguiente anidamiento:
(Gráfico No. 34)
35
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 34: Uso errático con anidamiento de funciones. Se pretende elevar un número a una potencia “texto en
mayúscula” para almacenarlo en F8.
En el Gráfico No. 35 se muestra un ejemplo de uso correcto para funciones anidadas.
Gráfico No. 35: Uso correcto de funciones anidadas. La suma del rango A2:A6 con el rango F2:F6 da como resultado
25, valor que, elevado a la potencia 2 resulta en 625 (almacenado en celda F8).
36
Hoja de Cálculo
2.6 Gráficos
2.6.1 Gráficos de columna y línea
El gráfico de columnas en Excel permite representar fácilmente la cantidad de veces que ocurre
un valor. Dicha cantidad es representada por una barra vertical cuya altura está determinada por
el valor que representa. Entre mayor sea un valor, la columna del gráfico será más alta. De esta
manera podemos decir que un gráfico de columnas en Excel nos permite visualizar las diferencias
entre las magnitudes de los datos que están siendo representados.
https://exceltotal.com/el-grafico-de-columnas-en-excel/
Para crear un gráfico de columna con una serie (1 columna), seguir los siguientes pasos:
1) Organizar los datos de manera adecuada en nuestra hoja de Excel. No dejar filas o
columnas en blanco entre los datos. La etiqueta colocada como título de columna se
interpretará como el nombre de la serie (en el ejemplo la etiqueta “Producto 1”). Todos los
datos que estén por debajo de dicha etiqueta estarán identificados con el mismo color
dentro del gráfico. El texto colocado en cada fila (que en el ejemplo con los meses del año)
serán las etiquetas del eje horizontal del gráfico. (Gráfico No. 36)
Gráfico No. 36: Preparación de datos para crear gráfico de columna.
2) Para crear el gráfico de columnas será suficiente con seleccionar cualquier valor de la tabla
de datos e ir a la ficha Insertar y pulsar el botón Columna para seleccionar el gráfico
correspondiente: (Gráfico No. 37)
37
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 37: Opciones de gráficos de columna.

Excel detectará automáticamente los datos del rango y creará un gráfico de columnas como el
siguiente: (Gráfico No. 38)
Gráfico No. 38: Observe que el título de la columna se convirtió en el nombre que identifica a la serie y fue colocado a
la derecha del gráfico (“Producto 1”). Así mismo los nombres de cada mes fueron colocados a lo largo del eje horizontal.
38
Hoja de Cálculo
Nota: En el caso de agregar otra(s) columna(s) a los datos, cada columna será identificada con
un color diferente dentro del gráfico, como se muestra en Gráfico No. 39.
Gráfico No. 39: Gráfico de columna, con dos series (columnas).

El gráfico de líneas en Excel es de gran utilidad para mostrar tendencias en el tiempo y así poder
identificar rápidamente aquellos períodos donde se tiene un crecimiento o un decremento. A
continuación veremos algunos consejos para la creación de este tipo de gráfico.
https://exceltotal.com/grafico-de-lineas-en-excel-2013/
Para crear un gráfico de líneas, seguir el siguiente procedimiento:

1) Organizar los datos de manera adecuada en nuestra hoja de Excel. Etiquetar cada
columna y debajo poner los datos correspondientes. (Gráfico No. 40) No dejar filas o
columnas en blanco entre los datos.
39
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 40: Preparación de datos para crear gráfico de líneas.
2) Seleccionar alguna de las celdas que contiene los datos e ir a la ficha Insertar, pulsar el
botón Insertar gráficos de líneas y elegir la opción Líneas. (Gráfico No. 41)
Gráfico No. 41: Opciones de gráfico de líneas.

De inmediato se mostrará el gráfico de líneas en la hoja actual y se observará una línea de color
por cada serie contenida en sus datos. Las líneas mostradas serán continuas y unirán los valores
de cada una de las series de datos. (Gráfico No. 42)
40
Hoja de Cálculo
Gráfico No. 42: Gráfico de líneas que muestra el comportamiento de las ventas en el tiempo.
Una vez generado el gráfico de líneas, éste puede ser editado a conveniencia del usuario. Por
ejemplo se puede limitar el rango de los datos para columna; para tal efecto se deberá
seleccionar (en el gráfico) el eje vertical de los datos y luego presionar las teclas Ctrl + 1, lo cual
mostrará el panel de tareas con las opciones de modificación para Límites, Unidades, Cruce de
eje horizontal. Se puede hacer clic en los íconos para remover líneas de cuadrícula,
quitar ejes, mostrar u ocultas leyendas, entre otras acciones. También puede hacer clic sobre la
línea graficada para cambiar su color, apariencia, ancho, etc.
2.6.2 Gráficos de pastel

Es uno de los gráficos más famosos de la herramienta Excel y recibe nombres alternos como
gráfico de torta, circular, o gráfico de pie (por su nombre en inglés). El objetivo del gráfico de
pastel en Excel es mostrar las proporciones de cada una de las partes respecto al total, es decir,
la suma de todas las partes será considerada el 100% y a partir de eso conoceremos el
41
Hoja de Cálculo
porcentaje con el que contribuye cada parte. Debe saber que en Excel a cada una de las partes
del gráfico circular se le conocer como sector.
https://exceltotal.com/grafico-circular-en-excel-2013/
Para crear un gráfico circular en Excel seguir los siguientes pasos:

1) Organizar los datos de manera adecuada en la hoja de Excel, es decir, etiquetar cada
columna y debajo poner los datos correspondientes, como en Gráfico No. 40. No dejar filas
o columnas en blanco entre los datos.
2) Seleccionar una celda que pertenezca al rango de datos e ir a la ficha Insertar > Gráficos >
Insertar gráfico circular o de anillos > Circular. De inmediato observaremos el gráfico
circular creado por Excel. (Gráfico No. 43)
Gráfico No. 43: Gráfico de pastel que muestra los porcentajes de ventas para implementos de oficina.
Se puede editar el gráfico con las diferentes opciones para:
- Mostrar etiquetas
- Cambiar el diseño
- Giros (doble clic en sector elegido e indicar ángulo de giro)
- Extraer un sector (clic en sector elegido y arrastrarlo)
2.6.3 Gráficos de dispersión

Los gráficos de dispersión también son conocidos como gráficos XY y su función principal es la
de mostrar la relación que existe entre los valores numéricos de diferentes series de datos sobre
los ejes de coordenadas XY. https://exceltotal.com/graficos-de-dispersion/
42
Hoja de Cálculo
Por ejemplo, considere la siguiente tabla de datos de temperaturas en grados Celsius, donde la
primera columna tiene la hora del día, la segunda columna la temperatura prevista y la tercera
columna la temperatura real. (Gráfico No. 44)
Gráfico No. 44: Tabla de datos y el gráfico Gráfico No. 45: Diagrama de dispersión
de dispersión elegido. para comparar curvas Prevista y Real.
Para crear el gráfico de dispersión seleccionar la tabla de datos y en la ficha Insertar dentro del
grupo Gráficos seleccionar el botón Dispersión y posteriormente escoger el diagrama de
dispersión requerido. (Gráfico No. 45)
2.7 Protección
2.7.1 Proteger hoja, libro, rangos
43
Hoja de Cálculo
Para evitar que, accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien, muevan o eliminen datos
de una hoja de cálculo, puede bloquear las celdas de la hoja de cálculo de Excel y luego proteger
la hoja con una contraseña.
https://support.microsoft.com/es-es/office/proteger-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-3179efdb-1285-4d49-a9c3-
f4ca36276de6
Con la protección de la hoja de cálculo, puede hacer que solo determinadas partes de la hoja
puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar los datos de cualquier otra región de la
hoja.
Nota: Proteger una hoja de cálculo no es lo mismo que proteger un libro o un archivo de Excel
con una contraseña.
ELEMENTOS DE CELDA QUE SE PUEDEN BLOQUEAR

 Fórmulas. Si no desea que otros usuarios vean sus fórmulas, puede ocultarlas para que
no se vean en las celdas o la barra de fórmulas. Puede controlar la visualización de las
fórmulas de las siguientes maneras:
a) Cambiar entre mostrar las fórmulas y sus resultados:
Presione CTRL+'(acento grave)
b) Impedir que una fórmula se muestre en la barra de fórmulas:

o Seleccione el rango de celdas cuyas fórmulas quiere ocultar. También puede
seleccionar rangos no adyacentes o toda la hoja.
o Haga clic en Inicio > Formato > Formato de celdas.
o En la pestaña Protección, active la casilla Oculta.
o Haga clic en Aceptar.
o Haga clic en Revisar > Proteger hoja.
o Compruebe que la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas
está seleccionada y, después, haga clic en Aceptar.
c) Mostrar fórmulas ocultas anteriormente, quitando la protección:

Haga clic en la pestaña Revisar y, después, haga clic en Desproteger hoja. Si el
botón Desproteger hoja no está disponible, desactive primero la característica Libro
compartido.
44
Hoja de Cálculo
Si no quiere que las fórmulas se oculten cuando la hoja se proteja en el futuro, haga
clic con el botón derecho en las celdas y seleccione Formato de celdas. En la
pestaña Protección, desactive la casilla Oculta.
 Rangos. Puede permitir que los usuarios trabajen en rangos concretos dentro de una hoja
protegida.
BLOQUEO DE ÁREAS ESPECÍFICAS DE UNA HOJA DE CALCULO PROTEGIDA

Para bloquear sólo celdas y rangos específicos en una hoja de cálculo protegida siga estos
pasos:
1) Si la hoja de cálculo está protegida, haga lo siguiente:
a. En la pestaña revisar, haga clic en Desproteger hoja (en el grupo cambios). Haga
clic en el botón proteger hoja para desproteger la hoja, cuando una hoja de cálculo
está protegida.
b. Si se le solicita, escriba la contraseña para desproteger la hoja de cálculo.
2) Seleccione toda la hoja de cálculo haciendo clic en el botón Seleccionar todo.
3) En la pestaña Inicio, haga clic en el selector de elementos emergentes formato de fuente

de celda. También puede presionar Ctrl+Mayús+F o Ctrl+1.
45
Hoja de Cálculo
4) En la ventana emergente formato de celdas, en la pestaña protección, desactive la

casilla bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Se desbloquearán todas las celdas de la hoja de cálculo cuando proteja la hoja. Ahora,
puede elegir las celdas que desee bloquear específicamente.
5) En la hoja de cálculo, seleccione solo las celdas que desea bloquear.

6) Vuelva a mostrar la ventana emergente formato de celdas (Ctrl + Mayús + F).
7) Esta vez, en la pestaña protección, active la casilla bloqueada y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
8) En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.
9) En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, elija los elementos que desea
que los usuarios puedan cambiar.
46
Hoja de Cálculo
Se muestran a continuación los efectos de la desactivación de las casillas de verificación de

algunos elementos de la hoja de cálculo:
Al desactivar esta Impide que los usuarios
casilla de
verificación
Seleccionar celdas Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de
bloqueadas verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato
de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas
bloqueadas.
Seleccionar celdas Muevan el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla de
desbloqueadas verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato
de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas
desbloqueadas y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las
celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de
celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de
proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario
especifica un valor que satisfaga una condición diferente.
Formato de filas Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que
permiten cambiar el ancho de fila u ocultar las filas (ficha Inicio, grupo Celdas,
botón Formato).
Insertar columnas Inserten columnas.
Insertar filas Inserten filas.
Insertar Inserten nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.
hipervínculos
Eliminar columnas Eliminen columnas.
Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no está también

protegida, un usuario podría insertar columnas que no puede eliminar.
Eliminar filas Eliminen filas.
Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está también protegida, un

usuario podría insertar filas que no puede eliminar.
10) En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja,
haga clic en Aceptar y después vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.
47
Hoja de Cálculo
 La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede

desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos.
 Asegúrese de elegir una contraseña que sea fácil de recordar, porque si la pierde, no
tendrá acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.
DESBLOQUEO DE RANGOS EN UNA HOJA DE CALCULO PROTEGIDA PARA QUE LOS
USUARIOS LOS MODIFIQUEN
Para otorgar a determinados usuarios permiso para modificar rangos en una hoja de cálculo
protegida, se puede especificar una contraseña para un rango; en tal caso ejecute los siguientes
pasos:
1. Seleccione las hojas de cálculo que desea proteger.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Permitir que los usuarios modifiquen
rangos.
Este comando solamente está disponible cuando la hoja de cálculo no está protegida.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
 Para agregar un nuevo rango editable, haga clic en Nuevo.
 Para modificar un rango existente editable, selecciónelo en el cuadro Rangos
desbloqueados mediante contraseña cuando la hoja está protegida y, a
continuación, haga clic en Modificar.
 Para eliminar un rango editable, selecciónelo en el cuadro Rangos desbloqueados
mediante contraseña cuando la hoja está protegida y, a continuación, haga clic
en Eliminar.
4. En el cuadro Título, escriba el nombre del rango que desea desbloquear.
5. En el cuadro Correspondiente a las celdas escriba el signo de igual (=) y después escriba
la referencia del rango que desea desbloquear.
48
Hoja de Cálculo
También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo, seleccionar el rango de la hoja de
cálculo y después hacer clic de nuevo en el botón Contraer diálogo para volver al cuadro
de diálogo.
6. Para el acceso con contraseña, en el cuadro Contraseña del rango escriba una contraseña
que permita tener acceso al rango.
Especificar una contraseña es opcional cuando planea usar permisos de acceso. Usar una
contraseña le permite ver las credenciales de usuario de cualquier persona autorizada que
modifique el rango.
7. Para permisos de acceso, haga clic en Permisos y después en Agregar.
8. En el cuadro Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar (ejemplos), escriba los
nombres de los usuarios a los que les permite modificar los rangos.
Para ver cómo deben escribirse los nombres de los usuarios, haga clic en ejemplos. Para
comprobar que los nombres son correctos, haga clic en Comprobar nombres.
9. Haga clic en Aceptar.
10. Para especificar el tipo de permiso para el usuario que ha seleccionado, en el
cuadro Permisos, active o desactive las casillas Permitir o Denegar y, a continuación, haga
clic en Aplicar.
11. Haga clic en Aceptar dos veces. Si se le pide una contraseña, escriba la contraseña que ha
especificado.
12. En el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos, haga clic en Proteger
hoja.
13. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que
desee que los usuarios puedan cambiar.
14. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña, haga clic
en Aceptar y después vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.
PROTECCIÓN DE UN LIBRO
Para impedir que otros usuarios puedan ver hojas de cálculo ocultas, agregar, mover, eliminar u
ocultar hojas de cálculo o cambiarles el nombre, puede proteger la estructura de un libro de Excel
con una contraseña. En tal caso siga el siguiente procedimiento:
49
Hoja de Cálculo
1) Haga clic en Revisar > Proteger libro.
2) Escriba una contraseña en el cuadro Contraseña.

3) Haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla; a continuación,
haga clic en Aceptar.
Nota: Para saber si un libro está protegido ir a la pestaña Revisar, vea el icono Proteger libro. Si
está resaltado, indica que el libro está protegido.
Nota: Para desproteger un libro, haga clic en Revisar > Proteger libro. Escriba la contraseña y
haga clic en Aceptar.
PROTECCIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO

La protección de hojas de cálculo es un proceso de dos pasos: el primero hay que desbloquear
las celdas que otros usuarios pueden editar y entonces se puede proteger la hoja de cálculo con o
sin contraseña.
Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables
1. En el archivo de Excel, seleccione la pestaña de la hoja de cálculo que quiere proteger.
2. Seleccione las celdas que otros usuarios pueden editar.
3. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la hoja y seleccione Formato de
celdas (o use Ctrl+1). Luego vaya a la pestaña Protección y desactive Bloqueada.
50
Hoja de Cálculo
Paso 2: Proteger la hoja de cálculo

Para seleccionar las acciones que los usuarios pueden realizar en la hoja, seguir el siguiente
proceso:
1. En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.
2. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que
quiera que los usuarios puedan cambiar.
3. Si lo desea, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja: y

haga clic en Aceptar. Vuelva a escribir la contraseña en el cuadro de diálogo Confirmar
contraseña y haga clic en Aceptar.
2.7.2 Control de cambios

Quizás muchos se preguntan ¿para qué es necesario hacer un seguimiento a lo que sucede en
Excel? En muchas ocasiones una hoja de cálculo con información valiosa puede pasar por
diversas manos o áreas y si llegase a ocurrir algún cambio en la misma es complicado saber con
51
Hoja de Cálculo
certeza quien realizo dicho cambio. Un ejemplo de esto puede ser una hoja de cálculo del área
de finanzas con el balance del último año, pero esta hoja debe pasar por tesorería, RRHH y
Gerencia donde la pueden ver y editar numerosas personas afectando la validez e integridad de
la misma.
https://www.solvetic.com/tutoriales/article/3487-como-registrar-comprobar-cambios-edicion-excel-2016/
Para comprobar los cambios que ocurren en una hoja de Excel y así llevar un control centralizado
sobre las alteraciones de un documento (quién, cuándo, dónde), realizar el siguiente
procedimiento:
1) Habilitar el monitoreo a una hoja de cálculo en Excel. Para lo que vamos a Revisar >
Control de cambios.
2) Al hacer clic en Control de cambios vemos que se despliega la opción Resaltar cambios, la
cual seleccionaremos. Allí activaremos las casillas y seleccionamos la opción Todos. Clic
en Aceptar.
3) Ahora podemos ver que cada cambio que efectuemos en una celda, esta quedará con una
marca en la parte superior izquierda, la cual al pasar el mouse vemos el día, la fecha, la
celda afectada y el cambio realizado.
52
Hoja de Cálculo
53
Hoja de Cálculo
Recursos complementarios / Videos

- Elementos de una hoja de cálculo
https://www.youtube.com/watch?v=m6eOuQWYIGM
- Creación y operación de rangos
https://www.youtube.com/watch?v=MnMRLLthaBk
- Tipos de datos y formatos
https://www.youtube.com/watch?v=tIbjHkUuCN8
- Creación de series sencillas
https://www.youtube.com/watch?v=mJi7EtH7t2o
- Ordenamiento y filtros
https://www.youtube.com/watch?v=ElWveAQUyps
- Funciones más utilizadas
https://www.youtube.com/watch?v=A-BK07V-6x4
- Gráficos de pastel
https://www.youtube.com/watch?v=4TLkVL5WBh4
- Gráficos de dispersión
https://www.youtube.com/watch?v=2d00544_9K8
- Protección de datos
https://www.youtube.com/watch?v=FnXIN0jBf28
54
Hoja de Cálculo

Considere la siguiente tabla de datos correspondiente a los empleados de una empresa
particular:
Construya dicha tabla en una hoja de cálculo de Excel, y luego realice las siguientes actividades:
1) Cambie de nombre la etiqueta Hoja1 por Empleados, y ponga en color verde dicha
etiqueta.
2) En la columna Bono Navidad, utilice una fórmula y/o función que permita dar un bono igual
al 30% del sueldo correspondiente a cada empleado.
3) En la columna Años Servicio, utilice una fórmula que permita calcular y mostrar los años de
servicio de cada empleado a la fecha actual. Para tal efecto investigue qué funciones,
formatos, y fórmulas se podrían usar.
4) En la columna Apellido y Nombre, mediante el uso de funciones y/o fórmulas genere en el
orden referido (apellido y nombre) la información solicitada.
5) En la columna Dependencia Completa, mediante el uso de funciones y/o fórmulas genere
el nombre de la dependencia precedida de la palabra “Unidad”. Así, por ejemplo, si la
dependencia es Ventas, la Dependencia Completa será “Unidad Ventas”.
6) En la celda B13 contabilizar, mediante el uso de funciones y/o fórmulas, el número de
empleados que no han registrado su apellido.
7) En la celda C13 calcular, mediante el uso de funciones y/o fórmulas, la edad promedio de
los empleados.
55
Hoja de Cálculo
8) En la celda G13 calcular, mediante el uso de funciones y/o fórmulas, la diferencia entre el
sueldo más alto y el más bajo.
9) Utilizando filtros, mostrar solamente a los empleados varones que pertenecen a Ventas.
10) Hacer un diagrama de pastel que muestre, en términos porcentuales, cuánto destina la
empresa para el pago mensual de salarios a cada uno de los empleados.
11) Hacer un diagrama de columna que muestre los nombres de cada empleado y su sueldo
correspondiente.
12) Proteger la hoja de cálculo Empleados con la contraseña “nivelacion2020”
56
Hoja de Cálculo
Bibliografía

- Moro Vallina M. (2017), Ofimática y proceso de la información, Ed. LOE
- Moro Vallina M., Sánchez Estella O. (2015), Tratamiento básico de datos y hojas de
cálculo. Ed. Thomson Paraninfo, S.A.
- Fedries P. (2011), Excel 2010: Fórmulas y Funciones, Ed. Anaya
Docente autor: Ing. Mario G. Almache Cueva
57
OFIMÁTICA
TEMA 3: GESTOR DE PROYECTOS

Gestor de Proyectos
Índice Pág.
3.1 Fundamentos de Proyectos 02

3.1.1 Administración de proyectos, conceptos generales 02
3.1.2 Elementos, fases y visualización 03
3.1.3 Personalización del calendario de trabajo 11
3.2 Manejo de tareas y programación de recursos, costos 13
3.2.1 Planificación de proyectos 13
3.2.2 Colocación de actividades, duración 14
3.2.3 Identificación de Hitos 21
3.3 Uso de la herramienta para la administración de los Proyectos 23
3.3.1 Ruta crítica 23
3.3.2 Diagramas 27
3.4 Ajustes del proyecto 30
3.4.1 Ajuste del tiempo 30
3.4.2 Ajuste del costo 35
3.5 Informes 39
3.5.1 Tipos de informes 39
3.5.2 Creación de informes 40
3.6. Seguimiento de un proyecto 46
3.6.1 Pasos para realizar el seguimiento de un proyecto 46
3.6.2 Cronograma de obra programada vs ejecutada 47
Bibliografía 56
1
Gestor de Proyectos
3.1 Fundamentos de Proyectos
3.1.1 Administración de proyectos, conceptos generales
Qué es un Proyecto
Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a
alcanzar un objetivo claro, y realizados por personas dentro de unos parámetros establecidos,
tales como tiempo, costo, recursos y calidad. https://obsbusiness.school/es/blog-project-
management/administracion-de-proyectos/que-es-un-proyecto-una-definicion-practica
Por otro lado, un proyecto se diferencia de un proceso, ya que siempre hay un punto en el que un
proyecto se termina y se ha alcanzado el objetivo; además todo proyecto es único y flexible. En
cambio un proceso no es único, pues pude aplicarse a varios proyectos; además tiene naturaleza
estática, en definitiva, un proceso tiene que ver con la parte metodológica aplicada a uno o varios
proyectos.
Administración de proyectos
El volumen de trabajo, sumado a unas variables y unos requisitos cada vez más complejos han
dado lugar a que cada vez más empresas e instituciones administren su trabajo por proyectos. En
consecuencia, la administración de proyectos es la técnica o metodología utilizada para alcanzar
objetivos en un tiempo estimado. https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/administracion-proyectos
Trabajar utilizando una correcta administración por proyectos supone una gran ventaja si
queremos mejorar la productividad de la empresa y obtener rutas de trabajo óptimas para los
recursos con los que se cuenta. Así pues, administrar proyectos significa también llevar una
gestión equilibrando y separando las urgencias de las tareas que realmente son importantes para
el cliente. Cada proyecto tiene unas características diferentes, lo que lleva a ajustarse más a las
expectativas de cada cliente o dueño del proyecto.
2
Gestor de Proyectos
En consecuencia, los principales objetivos de la administración de proyectos son:

 Aumento de productividad
 Eficacia de resultados dirigido a las exigencias del cliente
 Control de riesgos
 Gestión de costes y plazos
3.1.2 Elementos, fases y visualización

Existen herramientas automatizadas pagadas y gratuitas que permiten planificar y administrar
proyectos. Entre las herramientas pagadas se puede mencionar: monday.com, Hive, GanttPRO,
ProjectManager, Forecast, Smartsheet, TeamGantt, Wrike, Merlin Project (Mac), etc. La
herramienta más utilizada, de naturaleza pagada, es Micosoft Project. No obstante, existen varias
alternativas gratuitas como: https://www.calidadytecnologia.com/2014/04/herramientas-Open-Source-Gestionar-
Proyectos.html OpenProject, ProjectLibre, ProjectOpen, Open Workbench, Trello, RedMine,
TeamWork Project, Collabtive, IceScrum, TaskJuggler, Archievo, dotProject.net, GanttProject,
Project HQ, OpenPPM, entre otras.
Indistintamente del tipo de herramienta utilizada para la gestión automática de proyectos, todas
manejan los siguientes conceptos:
Fases de un proyecto
Sea cual sea el proyecto, siempre tienen lugar cuatro fases durante su puesta en marcha. En
muchos casos reciben nombres diferentes:
 Evaluación inicial:
Antes de elaborar y poner en marcha cualquier tipo de proyecto, lo primero que se debe hacer es
realizar es un análisis exhaustivo de las necesidades detectadas y una reflexión sobre el origen,
las causas y cómo se va a actuar.
 Planificación:
Una vez detectadas las necesidades y analizado el origen, es el momento de la planificación, es
decir, de diseñar el proyecto. Para ello, habrá que definir los objetivos que se persiguen, las fases
por las que se van a pasar, la duración del proyecto, los recursos necesarios, los métodos que se
van a utilizar, el seguimiento que se llevará a cabo, la organización de los equipos de trabajo, los
costes y la financiación, las estrategias de comunicación que se utilizarán o los indicadores que
se tendrán presentes para la evaluación.
 Puesta en marcha del proyecto:
3
Gestor de Proyectos
Una vez realizada la planificación, se podrá ejecutar el proyecto. Es el momento de llevar a cabo
cada uno de los pasos establecidos y de realizar todas las estrategias y actividades que se han
programado. En esta fase, el seguimiento y la evaluación continua son fundamentales para
asegurar el éxito del proyecto, ya que permiten introducir las mejoras necesarias en cada
momento.
 Evaluación final:
La última fase, una vez finalizado el proyecto, será la evaluación de los resultados obtenidos, es
decir, si los objetivos que se plantearon inicialmente se han alcanzado y en qué grado. Además,
en esta fase, lo ideal es realizar un análisis de los resultados, en el que se reflejen tanto las
dificultades encontradas por el camino como la forma en que se han superado.
Elementos de un proyecto
En términos generales, la planificación de un proyectos presupone las siguientes

consideraciones: http://www.pcmanagement.es/editorial/planificacion%20proyectos%20microsoft%20project.pdf
- Complejidad del proyecto. Las preguntas a plantearse son: ¿Requerirá el proyecto
bastante planificación? ¿Cuántas personas se requerirán? ¿Cuántas tareas dependen de
otras?
- Identificación de restricciones. Limitan el alcance del proyecto, así tenemos: costos,
fechas, u otras restricciones de tiempo.
- Definición del objetivo. Aquí se debe incorporar el alcance, recursos, tiempos, criterios de
finalización del proyecto.
Una vez definido el objetivo de un proyecto, será necesario estructurarlo mediante la identificación
de los siguientes elementos:
 Tareas. Todo proyecto puede ser dividido en una serie de tareas bien definidas; cada tarea
tiene un cierto tiempo para ser completada. Algunas tareas pueden ser ejecutadas
simultáneamente, mientras que otras necesitan ser ejecutadas en una secuencia
específica.
 Hitos. Son los objetivos intermedios que pueden ser utilizados para controlar el progreso
del proyecto antes de que finalice.
 Recursos. Cada tarea require de la disponibilidad de los recursos adecuados, tales como
personas, herramientas, entre otros.
En el caso de Microsoft Project, la aplicación muestra (por defecto) la siguiente interfaz de trabajo:
Gráfico No. 1
4
Gestor de Proyectos
Gráfico No.1: Ambiente de trabajo cuando se abre la aplicación Project
Para la creación de tareas en Project, siga los siguientes pasos:

https://support.microsoft.com/es-es/office/tareas-b%C3%A1sicas-en-project-8fdbf020-a9e1-45e4-bf15-23a8d2b6797d
1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.
2. Escriba un nombre en el primer campo de nombre de tarea vacío en la parte inferior
de la lista de tareas y presione Enter. Puede llenar la infomación adicional como:
duración, comienzo (fecha de inicio), entre otras. Gráfrico No. 2
Gráfico No.2: Ingreso de tareas de un proyecto con sus respectivas duraciones y fechas de inicio
5
Gestor de Proyectos
Mediante la aplicación o anulación de sangrías a las tareas se puede gestionar la jerarquía de

tareas (Tareas de esquema). Una tarea con sangría se convierte en una subtarea de la anterior a
ella que, a su vez, se convierte en una tarea de resumen. Para tal efecto, puede ejecutar los
siguientes pasos: (Gráfico No. 3)
1. Haga clic en Vista > Diagrama de Gantt.

2. En la columna nombre de tarea , haga clic en la tarea a la que desea aplicar sangría.
3. Haga clic en tarea > sangría de la tarea . La tarea se convierte en una subtarea.
4. Haga clic en anular la sangría de tarea para mover la tarea a la parte superior de la
tarea. Ya no es una subtarea.
Gráfico No.3: Creando subtareas y tareas principales
Para agregar un hito o punto de control con duración cero, siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en Vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas , haga clic en Diagrama
de Gantt.
2. Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o elija una tarea que desee convertir en
un hito.
3. Escriba 0 en el campo duración y, a continuación, presione Entrar.
6
Gestor de Proyectos
4. El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.
A veces un hito lleva tiempo. Por ejemplo, el proceso de aprobación al final de una fase puede
tardar una semana, por lo que ese hito debería tener lugar a lo largo del tiempo, como una tarea
normal. En tal caso, siga el siguiente procedimiento:
1. Haga clic en Vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas , haga clic en Diagrama
de Gantt.
un hito.
3. Seleccione el hito y, a continuación, haga clic en tarea. En el grupo propiedades, haga clic
en información de la tarea.
4. Haga clic en la pestaña avanzado y, a continuación, escriba la duración del hito en el

cuadro duración.
5. Marque la opción tarea como hito y, a continuación, haga clic en Aceptar.
7
Gestor de Proyectos
En el diagrama de Gantt, el símbolo del hito aparece en el último día de la tarea. No aparece
como una barra, aunque tiene duración.
Para crear recursos del proyecto (Gráfico No. 4), siga los siguientes pasos:
Gráfico No.4: Pestaña Recurso y herramienta Organizador de equipo
1. Clic en pestaña Vista.

2. Haga clic en la opción hoja de recursos.
3. Escriba la información de los recursos que se utilizarán en el proyecto.
Para escribir información de personas nuevas:
1. Ir a pestaña Recurso > Organizador de equipo > Hoja de recurso

2. Luego vaya a opción Agregar recursos > Recurso de trabajo
3. Llene la información correspondiente (Gráfico No. 5)
Haga clic en Agregar recursos > Recurso de trabajo > Agregar nombre y detalles de recursos
(Gráfico No. 5):
8
Gestor de Proyectos
Gráfico No.5: Agregando información de nueva persona para el proyecto
Nota: Los recursos creados en la hoja de recursos, podrán ser compartidos con otros proyectos si
así se lo requiere.
Visualización
Principalmente hay dos herramientas básicas de visualización que ayudan a conseguir las
respuestas requeridas durante el proyecto. El diagrama de Gantt indica cuándo están
programadas las tareas. El diagrama Pert le ayuda a comprender la relación entre tareas. En el
caso de Microsoft Project, una vez creadas las tareas, para poder mostrar cualquiera de estos
diagramas se debe ejecutar el siguiente procedimiento:
 Ir pestaña Recurso > Organizador de equipo > clic en icono triángulo negro > escoger el
diagrama que necesite(Ver Gráficos No. 6, 7 y 8)
9
Gestor de Proyectos
Gráfico No.6: Luego de hacer clic en ícono encerrado en rojo, se muestra algunas herramientas
Gráfico No.7: Ejemplo de un diagrama Gantt, donde se muestra la secuencia temporal de tareas
10
Gestor de Proyectos
Gráfico No.8: Ejemplo de un diagrama Pert o de red, donde se muestran relaciones entre tareas
Nota: También puede desplegar la visualización de Gantt o Red en Project escogiendo la pestaña
Vista; incluso se puede desplegar una visualización combinada activando la casilla Detalles de la
misma pestaña.
3.1.3 Personalización del calendario de trabajo
Project incluye algunos calendarios básicos, de forma predeterminada:

https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-calendario-base-nuevo-674cb99d-f2b0-4e85-b07e-
84105d540dcb#:~:text=Haga%20clic%20en%20Proyecto%20%3E%20Propiedades,%2C%20a%20continuaci%C3%B3n
%2C%20en%20detalles.
 Estándar: 8:00 a 17:00, con una pausa de una hora del almuerzo en 12PM.
 24 horas: 12AM a 12AM, todos los días.
 Turno de noche: 11PM a 8:00, con un salto de una hora en 3AM.
Además, usted puede ajustarlos para su proyecto o crear un nuevo calendario. Para crear un
calendario, realice el siguiente procedimiento:
11
Gestor de Proyectos
1. Haga clic en Proyecto > Propiedades > Cambiar calendario laboral.
2. Haga clic en crear nuevo calendario.
3. Asigne un nombre al nuevo calendario, seleccione crear nuevo calendario base y, a

continuación, haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en la pestaña semanas laborales y, a continuación, en detalles.
12
Gestor de Proyectos
5. Seleccione los días en los que quiera cambiar los períodos laborables y, después, elija si
quiere que sea período laborable o no laborable.
6. Si elige Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos, use la

columna De y Hasta para establecer los períodos laborables de los días seleccionados.
7. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral y,
después, vuelva a hacer clic en Aceptar.
Nota: Para que el nuevo calendario base esté disponible para que otros proyectos lo
usen, guarde el proyecto como una plantilla de modo que esta programación de trabajo estará
disponible para cada nuevo proyecto creado con esa plantilla.
3.2 Manejo de tareas y programación de recursos, costos
3.2.1 Planificación de proyectos

Como se mencionó anteriormente, todo proyecto está formado por: tareas, hitos y recursos. A
continuación se detallan estos elementos.
Definición de tareas/actividades del proyecto
13
Gestor de Proyectos
La identificación de las tareas o fases es un paso muy importante en la planificación de un

proyecto. Una vez identificadas, se descompone cada elemento; por ejemplo, si está planificando
una fiesta, los elementos principales podrían ser la comida, el local, y las invitaciones. Entonces
podría desglosar el elemento comida identificando tareas como la localización de los servicios de
catering, entrevistarlos o probar las especialidades de cada uno.
https://feparunsa.files.wordpress.com/2013/08/manual_formulacion.pdf
Al identificar las tareas, debe organizarlas en una jerarquía o esquema, también llamada
Estructura de Descomposición del Trabajo (Work Breakdown Structure o WBS). La WBS lista las
tareas a realizar en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto. Algunas tareas se
ejecutan en forma secuencial, mientras otras en forma simultánea. Por ejemplo, los cimientos de
un edificio tienen que construirse antes que las paredes (secuencia); la instalación de las
conducciones de agua y electricidad, pueden hacerse al mismo tiempo (simultáneamente).
Al crear la lista de tareas, hay que identificar también las duraciones. Generalmente, para la
estimación de duración de tareas se recurre a cuatro fuentes: 1) información histórica, 2)
participación, 3) intuición o 4) indeterminación. La duración más fiable se obtiene a partir de
datos históricos recogidos por su empresa o una consultoría reconocida. La siguiente duración
más fiable se obtiene mediante la participación de alguien que ha realizado tareas similares
anteriormente.
3.2.2 Colocación de actividades, duración
Consideraciones preliminares de un proyecto
Un nuevo proyecto en Microsoft Project puede crearse desde cero o utilizando una plantilla
(Gráfico No. 9). La plantilla predeterminada que se abre es la plantilla de la información global de
empresa (esta plantilla contiene vistas, tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de
la organización. Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha
creado la organización. Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente. El proyecto
puede incluir y mostrar vistas, tablas, campos y otros elementos diferentes.
https://feparunsa.files.wordpress.com/2013/08/manual_formulacion.pdf
14
Gestor de Proyectos
Gráfico No.9: Creación de un nuevo proyecto Microsoft desde la pestaña Archivo
Es importante la inclusión de la información del proyecto ya que de ella depende la normal

consecución del proyecto. En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto, el calendario
con el que se va a trabajar en general el proyecto, etc. A continuación se presenta la manera de
escribir esta información en Microsoft Project (Gráfico No. 10).
15
Gestor de Proyectos
Gráfico No.10:Opción para llenar información importante del proyecto
A continuación se puede asignar el Calendario laboral del proyecto, en donde se podrá definir
días hábiles, festivos, jornadas de trabajo, etc. Para tal efecto, en la pestaña Proyecto seleccione
el botón Cambiar tiempo de trabajo (Gráfico No. 11), luego editar la información correspondiente
en la ventana que se abre (Gráfico No. 12)
Gráfico No.11: En rojo se resalta la opción Cambiar tiempo de trabajo
16
Gestor de Proyectos
Gráfico No.12: Ventana para editar calendario laboral
Tipos de tareas/actividades en Project
 Tareas de Resumen: Tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el
subMenú esquema del menú Proyecto para crear tareas de resumen. Project determina
automáticamente la información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el
costo) basado en la información obtenida de las subtareas.
 Tareas Normales: Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto, y que no
hacen parte de la ruta crítica, es decir, que tiene algún tiempo de holgura que les permite
retrasarse sin que se retrase el proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo
de holgura, la tarea se convierte en tarea crítica.
 Tareas Críticas: Las tareas críticas son aquellas que deben ser completadas según la
programación para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crítica se retrasa,
también se retrasa la finalización del proyecto. El conjunto de tareas críticas se conoce
como Ruta Crítica. Si es importante que el proyecto termine según la programación, ponga
atención a las tareas de la ruta crítica y a los recursos asignados a ellas. Estos elementos
determinan si el proyecto terminará a tiempo.
 Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal como un
entregable o un punto de decisión y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto.
17
Gestor de Proyectos
Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. También puede
marcar cualquier otra tarea de cualquier duración como hito.
 Tareas Repetitivas: Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repetición y
fechas fijas para su realización.
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea, Microsoft Office Project 2010 alarga o
reduce la duración de ésta basándose en el número de recursos asignados a dicha tarea, pero no
cambia el trabajo total de la misma. Este procedimiento se denomina programación condicionada
por el esfuerzo y es el método predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a
tareas.
El trabajo es la cantidad de esfuerzo, o el número de horas, dedicado por un recurso a una tarea.
El trabajo total de una tarea está determinado por la duración esperada de una tarea y la
asignación inicial de recursos. Aunque se agreguen recursos a una tarea, el trabajo total
permanece inalterado. Sin embargo, SÍ cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los
recursos asignados a la tarea.
 Tareas de unidades fijas: Es el tipo de tarea por defecto. Significa que los recursos
asignados permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea. Si está
condicionado por el esfuerzo, la asignación de recursos adicionales reducirá la duración de
la tarea.
Utiliza la fórmula Unidades = Trabajo / Duración
 Tareas de duración fija: Tarea en la que la duración es un valor fijo que no resulta afectado
por los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir, los
recursos). Si está condicionado por el esfuerzo, la asignación de recursos adicionales
reducirá los valores unitarios individuales de los recursos.
Utiliza la fórmula Duración = Trabajo / Unidades
 Tareas de trabajo fijo: Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en la duración de la tarea ni por el número de
unidades (o recursos) asignados. Si está condicionado por el esfuerzo, la asignación de
recursos adicionales reducirá la duración de la tarea.
Utiliza la fórmula Trabajo = Duración * Unidades
18
Gestor de Proyectos
Nota: Si lo requiere se puede desactivar la programación condicionada por el esfuerzo, en cuyo

caso aplique el siguiente procedimiento:
1. En la pestaña de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas en las que desea desactivar la
programación condicionada por el esfuerzo.
3. Haga clic en la pestaña Tareas, seleccione el botón Información y luego, haga clic
en la ficha Avanzado.
4. Desactive la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo.
5. También puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea.
Bajo estas consideraciones se pueden ingresar las actividades tal como se refirió anteriormente,
es decir, se debe aplicar el siguiente procedimiento:
1. En la pestaña de Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea.
3. Presione la tecla Enter.
4. En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m),
horas (h), días (d) o semanas (s). Escriba los incrementos menores, como medio
día, con el formato 0,5 días. Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la
cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea. Si es necesario, puede revisar
estas estimaciones más adelante.
Nota: Cuando cree una tarea, no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo
y/o Fin. Microsoft Project calculará las fechas de comienzo y fin en función de las relaciones entre
tareas que haya especificado.
Esquematizar tareas
Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas, organice y agregue una estructura al
proyecto aplicando esquemas. Éstos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas, o bien para
mostrar la relación entre ellas. Una estructura detallada del trabajo (WBS en inglés) puede
ayudarle a crear una lista de tareas al tomar una descripción de nivel alto del trabajo y dividirla en
componentes. Por ejemplo, la descripción de nivel alto del trabajo "Remodelación de una cocina"
incluye trabajos de nivel inferior como la instalación de armarios, de un lavaplatos y de unos
gabinetes. "Remodelación de una cocina" se considera una fase o tarea de resumen. El nivel más
bajo de la EDT, la instalación de componentes, son tareas o subtareas. En algunas
organizaciones, las tareas también pueden llamarse bloques o paquetes de trabajo.
19
Gestor de Proyectos
Para crear un esquema aplique una sangría a las tareas que compartan características o que
vayan a completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen (Gráfico No. 13).
También puede utilizar las tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias
del proyecto. Las tareas de resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas, que
son las tareas agrupadas dentro de ellas. Se pueden aplicar sangrías (niveles) a las tareas tantos
niveles como sea necesario para reflejar la organización del proyecto
Gráfico No.13: Ejemplo de un esquema de tareas (WBS)
Una vez creados los esquemas se pueden mostrar u ocultar tareas de manera más controlada.
Para tal efecto, siga el siguiente procedimiento:
1. En la pestaña Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen que contenga
las subtareas que desee mostrar u ocultar.
3. Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar
subtareas para ocultar las subtareas.
4. Para mostrar todas las subtareas, haga clic en Mostrar y, a continuación,
haga clic en Todas la subtareas (Gráfico No. 14)
20
Gestor de Proyectos
Gráfico No.14: Visualización y ocultamiento de tareas usando esquemas
3.2.3 Identificación de Hitos
Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en
el proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con
el proyecto y constituyen un trabajo de duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un
momento en el proyecto. Sin embargo, puede haber hitos con duraciones diferentes de cero, por
ejemplo, el proceso de aprobación final de una fase puede llevar algún tiempo.
https://sites.google.com/site/ivangarciasanchez90/objetivos/gestion-tema-9/8o
En el cronograma de un proyecto deberían existir varios hitos que informen la fecha estimada en
que pensamos cumplirlos, y que luego en la ejecución compararemos con la fecha real. En
muchos proyectos, se hace mención solamente de los hitos y es muy común que sólo los hitos le
interesen a un comité de directores que revisa proyectos en una gran organización. En tal sentido,
los hitos son la forma más resumida de monitorear la ejecución de un proyecto. Si alguien se está
construyendo una casa, inmediatamente toda la familia habla de los hitos y no del cronograma: “el
lunes completaron los cimentos”, “la semana que viene terminan de colocar los pisos”, “ese día
estará finalizada la instalación de gas”, etc.
Dentro de los consejos típicos, se recomienda colocar algunos hitos dentro del plan solamente
como señal de que llegamos a un punto importante en el proyecto. Estos hitos servirán como
herramientas de comunicación para los patrocinadores y demás involucrados. De esa manera se
21
Gestor de Proyectos
define un tablero de control para todos los proyectos, en el cual se indican, por ejemplo, los hitos
que hemos atravesado, cuál se encuentra cerca, cuál está atrasado, etc.
 Crear un hito con duración cero
La manera más rápida de crear un hito es agregar una tarea sin duración al plan de
proyecto.
1. Haga clic en Vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas, haga clic en Diagrama de
Gantt.
un hito.
3. Escriba 0 en el campo duración y, a continuación, presione Entrar.
El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.
 Agregar un hito con una duración
A veces un hito lleva tiempo. Como se mencionó, por ejemplo, el proceso de aprobación al
final de una fase puede tardar una semana, por lo que ese hito debería tener lugar a lo
largo del tiempo, como una tarea normal.
1. Haga clic en vista y, a continuación, en el grupo vistas de tareas, haga clic en Diagrama de
Gantt.
22
Gestor de Proyectos
un hito.
3. Seleccione el hito y, a continuación, haga clic en tarea. En el grupo propiedades, haga clic
en información de la tarea.
https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-un-hito-583be27b-1659-4a7a-a047-e9b9cb6a4834
3.3 Uso de herramienta para la administración de los

Proyectos
3.3.1 Ruta crítica

Una ruta crítica es una secuencia de tareas o actividades interdependientes que definen el
camino más largo (en tiempo) desde el inicio del proyecto hasta su finalización. De tal modo que
muestra el período de tiempo más corto posible en el que se puede completar el proyecto. Si una
actividad se retrasa, todo el proyecto se retrasa en con ella. Por lo tanto, la identificación de las
actividades críticas que deben completarse antes de la finalización del proyecto es necesaria para
una buena labor de gestión.
https://blog.workep.com/es/gestion-de-proyectos-para-dummies-la-ruta-critica
A continuación se enumeran las razones por las que un gran gestor de proyectos implementa la
ruta crítica:
 Identificación de tareas críticas
Primero, la anterior ayuda en la identificación de las tareas que deben ser gestionadas de
cerca. Si alguna de las tareas en la ruta crítica toma más tiempo que lo estimado,
comienza o termina más tarde de lo planeado, todo el proyecto puede verse afectado.
 Reducir los plazos
Cuando los resultados de la ruta crítica se muestran en una barra, es evidenciable donde
las tareas se ubican en el plazo general. También, las actividades de la ruta crítica junto
con las secuencias de tareas y su duración son visibles. Esto permite una visión en la línea
de tiempo del proyecto.
23
Gestor de Proyectos
 Comparación de lo planificado con lo real

La ruta crítica se usa popularmente para comparar el progreso planificado con el
realizado. El gestor de proyecto puede identificar las tareas completadas y pendientes
junto con la duración necesaria. Como resultado, obtiene un calendario actualizado y una
representación visual que permite comparar el progreso planificado con el real.
Método de la ruta crítica (CPM / Critical Path Method)
https://www.wrike.com/es/blog/el-metodo-de-la-ruta-critica-en-la-gestion-de-proyectos-es-tan-facil-como-contar-hasta-
3/
Morgan R Walker de DuPont junto con James E. Kelley Jr. de Remington Rand desarrollaron el
método de la ruta crítica en la década de 1950. Desde el principio, su objetivo es abordar los
desafíos de la gestión de procesos y proyectos complejos.
La ruta crítica es un algoritmo matemático basado en la programación de un conjunto de
actividades. La técnica básica para usar CPM es construir un modelo que incluya:
 Una lista de todas las actividades necesarias para la finalización del proyecto.
 Las dependencias entre las actividades
 La estimación de la duración para cada actividad.
CPM calcula la ruta más larga de las actividades planificadas con estos valores junto con
los puntos más tempranos y más recientes de cada una de las actividades, de principio a fin. Y lo
hace sin alargar el proyecto mientras determina las actividades críticas.
Tomemos un ejemplo simple de colgar una foto en la pared para comprender mejor el método de
la ruta crítica. Primero, define y enumera todas las tareas que deben realizarse para la finalización
del proyecto:
1. Seleccione un lugar en la pared
2. Comprar tornillos
3. Elige una foto para enmarcarla.
4. Taladrar un agujero
5. Atornille los tornillos
6. Cuelga la foto enmarcada
Las anteriores tareas y sus dependencias se muestran en la siguiente tabla:
24
Gestor de Proyectos
Actividad Depende de
1 Seleccione un lugar en la -
pared
2 Comprar tornillos -
3 Elige una foto para -

enmarcarla
4 Taladrar un agujero 1 Seleccione un lugar en la
pared
5 Atornille los tornillos 2 Comprar tornillos
6 Cuelga la foto enmarcada 5 Atornille los tornillos
Podemos ver que algunas de las tareas no pueden comenzar antes de que las otras estén
completas. Algunas tareas dependen de otras. Las acciones 4, 5 y 6 forman una secuencia de las
tareas que deben realizarse en una secuencia particular, una después de la otra. Esto asegura un
resultado exitoso. Este tipo de actividades se denominan actividades secuenciales.
Estas tres tareas, junto con la actividad de inicio de la tarea son los pasos más críticos del
proyecto que se deben tomar para completar el proyecto. (Gráfico No. 15)
Gráfico No.15: Diagrama Gantt con actividades críticas
25
Gestor de Proyectos
Mostrar la ruta crítica en Project

Las tareas que conforman la ruta crítica suelen estar interrelacionadas por dependencias de
tareas. Es probable que haya muchas de estas redes de tareas en todo el plan del proyecto. Una
vez concluida la última tarea de la ruta crítica, el proyecto también habrá finalizado.
https://support.microsoft.com/es-es/office/mostrar-la-ruta-cr%C3%ADtica-del-proyecto-en-el-escritorio-de-project-
ad6e3b08-7748-4231-afc4-a2046207fd86
 Mostrar la ruta crítica en la vista Diagrama de Gantt

La vista Diagrama de Gantt probablemente sea la vista que más use para mostrar la ruta crítica.
1. Elija ver > Diagrama de Gantt.
2. Elija formato y, a continuación, seleccione la casilla tareas críticas.
Ahora, las tareas de la ruta crítica tienen barras de Gantt rojas.
 Mostrar la ruta crítica en otras vistas de tareas

Puede ver la ruta crítica en cualquier vista de tareas resaltándola.
1. En la pestaña Vista, elija una vista del grupo vistas de tareas.
2. En la pestaña Vista, seleccione Crítico en la lista Resaltar. La ruta crítica se muestra en
amarillo.
3. Para ver solo las tareas de la ruta crítica, seleccione la flecha de filtro y, a continuación,
seleccione críticas.
26
Gestor de Proyectos
3.3.2 Diagramas
Como se ha referido los diagramas más importantes de Project son el de Gantt y Red. Las
presentaciones a clientes y ejecutivos deben ser simples y fáciles de entender sin llegar a
tecnicismos muy avanzados. Los gráficos de Gantt de Microsoft Project tienden a ser
complicados, pero el uso del Asistente para diagramas de Gantt que integra esta herramienta nos
ayudará a ser más ágiles a la hora de crearlos.
 Si el asistente para diagramas de Gantt está oculto en Microsoft Project, deberá agregarlo
a la cinta siguiendo estos pasos:
https://support.microsoft.com/es-es/office/utilizar-un-asistente-para-crear-un-diagrama-de-gantt-90ddd935-b0ab-412c-
aebc-874f309f6b26
1. Haga clic en Archivo > Opciones > Personalizar la cinta de opciones.

2. En la columna derecha, haga clic en la pestaña a la que desea agregar el Asistente para
diagramas de Gantt (por ejemplo, Vista) y haga clic en Nuevo grupo.
27
Gestor de Proyectos
3. Para ponerle nombre al nuevo grupo (por ejemplo, Asistentes), haga clic en Nuevo grupo
(personalizado), en Cambiar nombre, escriba el nuevo nombre y haga clic en Aceptar.
4. En la columna izquierda, haga clic en la flecha situada en Comandos disponibles en y, a
continuación, en Comandos que no están en la cinta de opciones.
5. Desplácese hacia abajo en la columna izquierda y haga clic en Asistente para diagramas
de Gantt. Resalte el nuevo grupo creado en el paso 2 (está en la columna derecha), haga
clic en Agregar y, a continuación, en Aceptar.
28
Gestor de Proyectos
6. Haga clic en la pestaña donde colocó el asistente (en este ejemplo, se ha utiliza la
pestaña Vista) y, a continuación, haga clic en Asistente para diagramas de Gantt. Siga los
pasos para crear un diagrama nuevo.
 Para crear un diagrama de Gantt, hay que seguir los siguientes pasos:
https://techlandia.com/grafica-gantt-usando-microsoft-project-como_29161/
1. Abrir Microsoft Project. La interfaz se compone de dos paneles separados. El lado

izquierdo contiene las tareas, su duración, los recursos y sus predecesores. El lado
derecho, que es la gráfica de Gantt, muestra la línea de tiempo de su proyecto, así
como las tareas y recursos.
2. Escriba la tarea debajo de la columna "Nombre de la tarea". Vaya a la columna
"Duración" y haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo para seleccionar el
número de días que se necesitarán para completar la tarea.
3. Vaya a la columna "Inicio" y haga clic en la flecha para seleccionar la fecha en la
que quiera que comience la tarea. Ahora vaya a la columna "Fin" para introducir la
fecha de finalización.
4. Diríjase a la columna "Predecesores" e introduzca la información. Es necesario
crear predecesores o dependencias cuando deba completar una tarea en particular
antes de comenzar otra. Por ejemplo, no puede comenzar a editar un guión hasta
que no haya terminado de escribirlo.
5. Vaya a la columna "Recursos" y haga clic en la flecha para seleccionar sus recursos.
Aún si no escribe estos datos en el modo "Recursos", teclee el nombre en el campo.
Presione "Entrar".
6. Visualizar y administrar su proyecto mediante la gráfica de Gantt. Para obtener una
vista más extensa de la gráfica, mueva el ratón a la línea que separa el panel de
tareas/recursos del panel de la gráfica. El cursor cambiará su apariencia. Arrastrar la
línea al lado izquierdo, de manera que tenga una visión más amplia de la gráfica de
Gantt. (Gráfico No. 16)
29
Gestor de Proyectos
Gráfico No.16: Visualización de un diagrama de Gantt
3.4 Ajustes del proyecto

3.4.1 Ajuste del tiempo
Cuando estamos gestionando un proyecto dependiente del tiempo, no siempre se cumplen los
cronogramas establecidos. Si los valores reales han cambiado la programación de las tareas
hasta el punto en que la fecha límite del proyecto no sería satisfecha, tendrá que ajustar la
programación para alinearla con la fecha objetivo. Para facilitar el monitoreo del progreso y hacer
todos los ajustes para alcanzar la fecha límite se pueden utilizar las siguientes técnicas:
 Revisar las fechas límite y la ruta crítica.
 Comprobar y ajustar las delimitaciones de las tareas, dependencias y duraciones.
 Agregar recursos a las tareas.
https://www.pbprojectia.es/6-pasos-ajustar-proyecto-dentro-del-plazo-previsto/
A continuación se muestran algunas acciones que se pueden emprender para llevar a efecto los
ajustes del tiempo.
Revisión del progreso de la programación general
30
Gestor de Proyectos
Para lo cual se revisa las estadísticas del proyecto con el siguiente procedimiento:
1. Ir a la pestaña Proyecto > grupo Propiedades > botón Información del proyecto.
(Gráfico No. 17)
2. Clic en botón Estadísticas.
3. Consulte las estadísticas. (Gráfico No. 18)
Gráfico No.17: Ventana con información general de proyecto Gráfico No.18: Estadísticas del proyectot
Revisión de la rutra crítica

Poner atención a las actividades que forman parte de la ruta crítica (Gráfico No. 19), pues éstas
son las que tienen la mayor incidencia en la finalización del proyecto
31
Gestor de Proyectos
Gráfico No.19: Visualización de actividades en ruta crítica
Revisión del progreso de tareas críticas

Esta revisión es la forma más efectiva de descubrir rápidamente si un proyecto va bien en
dirección de alcanzar su fecha límite. Se pueden aplicar filtros (Gráfico No. 20) para centrarse en
los problemas potenciales del progreso de las tareas, tales como:
 Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado.
 Fechas de inicio y fin.
 Progreso retrasado o pospuesto.
 Tareas pospuestas.
 Tareas con fechas fijas.
32
Gestor de Proyectos
Gráfico No.20: Diferentes filtros para visualización de tareas
También se pueden usar los informes (Gráficos No. 21) para listar diversos grupos de tareas,
como por ejemplo: tareas en curso, sin empezar, completadas, etc.
Gráfico No.21: La pestaña Proyecto, presenta la herramienta Informes para ver el estado de las tareas
Visualización de las líneas de progreso

Las líneas de progreso proporcionan una forma gráfica de ver si las tareas se han completado,
están en progreso o retrasadas (no se muestran para las tareas futuras). Los tipos de líneas de
progreso se muestran a continuación (Gráfico No. 22):
33
Gestor de Proyectos
Gráfico No.22: Diferentes formas de la línea de progreso y su interpretación
Para mostrar la línea de progreso, en la pestaña Tarea visualice el Diagrama de Gantt, el Gantt
de Seguimiento. Luego, vaya a la pestaña Formato » clic en Cuadrícula (Gráfico No. 23)» luego
“Líneas de Progreso”, de forma que aparece el cuadro de diálogo correspondiente. (Gráfico No.
24)
Gráfico No.23: Pestaña Formato y la opción Cuadrícula
34
Gestor de Proyectos
Gráfico No.24: Cuadro de diálogo para líneas de progreso, indicamos si desamos mostrar plan real o previsto
Corrección de la programación
Si tenemos que tomar Acciones Correctivas con respecto a la programación en el plan del
proyecto, puede hacer lo siguiente:
 Comprobar las delimitaciones o las dependencias de las tareas para ver qué ajustes se
pueden hacer.
 Agregar recursos para recuperar el tiempo perdido (esto redundará en el costo).
 Recortar el alcance del proyecto para recuperar la programación.
3.4.2 Ajuste del costo
Si el proyecto está delimitado principalmente por el costo, se debe tener cuidado con los rubros
asignados a los recursos, tareas y con los costos estimados del proyecto completo. Existen
varias técnicas para ajustar los costos de forma que se pueda mantener el presupuesto inicial,
entre las que se puede referir:
- Observar las vistas concretas y las tablas para revisar los costos
- Ajustar la programación para reducir los costos
- Ajustar las asignaciones para reducir los costos
Revisión de la variación de costos
Se recomienda utilizar la tabla Costo (Gráfico No. 25) en la pestaña Vista para revisar las
diferencias entre los costos previstos y los costos reales. Esta tabla incluye campos para los
costos previstos, los costos programados totales, los reales, los restantes y las variaciones de
costos.
35
Gestor de Proyectos
Gráfico No.25: Tabla costo para revisar diferencias entre costos previstos y reales
Revisión de costos fuera de presupuesto

Se puede aplicar un filtro a una tarea o a un recurso para ver sólo las tareas o recursos asociados
con costos fuera del presupuesto. Para revisar los costos fuera del presupuesto, se deberá seguir
los siguientes pasos:
 Haga clic en la pestaña Vista » grupo Datos » diríjase a Filtro y aparecerá una lista » haga
clic en Más filtros.
 En el cuadro de diálogo Más filtros, haga clic en “Costo mayor que el presupuestado” » y
después clic en Aplicar. (Gráfico No. 26)
36
Gestor de Proyectos
Gráfico No.26: Revisión de costos fuera de presupuesto
Revisión del rendimiento del costo analizando el Valor Ganado

Project contiene 4 tablas de Valor Ganado que puede usar para comparar sus costos esperados
con sus costos reales y son:
 Valor Acumulado para las tareas.
 Valor Acumulado para los recursos.
 Indicadores de costo de Valor Acumulado.
 Indicadores de programación del Valor Acumulado.
Para generar información de Valor Ganado, deberá tener los siguientes elementos:
https://support.microsoft.com/es-es/office/definir-y-guardar-una-l%C3%ADnea-base-ac855151-34f2-42e8-8b05-
c363dced3089
Una Línea Base (versión original del proyecto con duración y costo estimados) guardada.
Recursos asignados a las tareas.
Los costos asociados con los recursos asignados.
La información de progreso real.
Para utilizar el análisis de valor ganado en Project, siga los siguientes pasos:
37
Gestor de Proyectos
1) Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas, luego haga clic en la
pestaña Vista > grupo Datos > Tablas > “Más tablas”.
2) Haga clic en Valor Acumulado, Indicadores de costo de Valor Acumulado o en
Indicadores de programación del Valor Acumulado dependiendo de la información
del Valor Ganado que desee revisar. (Gráfico No. 27)
Gráfico No.27: Activación de opción Valor acumulado
Las tablas de los Indicadores de costo del Valor Acumulado e Indicadores de Cronograma del
Valor Acumulado son similares a la tabla de Valor Acumulado para tareas. La tabla Indicadores de
Costo del Valor Acumulado le permite comparar varios factores de costo relacionados a tareas en
su proyecto. La tabla Indicadores de Programación del Valor Acumulado le permite enfocar los
efectos de las variaciones de efectos de la programación en el costo de su proyecto.
Ajuste del proyecto con el presupuesto
Si necesita tomar Acciones Correctivas en el plan de proyecto para reducir los costos, puede
hacer lo siguiente:
 Volver a comprobar los supuestos de costos.
 Ajustar la programación.
 Modificar la asignación.
 Recortar el alcance.
38
Gestor de Proyectos
Nota: Cuando ajuste el plan de proyecto para conseguir el presupuesto que requiere, se ha de
revisar la fecha límite, la asignación de recursos y el alcance.
3.5 Informes
3.5.1 Tipos de informes
Project incluye herramientas para la generación de informes y paneles que puede usar para
comprobar el estado general de sus proyectos o para ver si determinadas partes del proyecto
están conformes a la programación. Encontrará estos informes y paneles en la pestaña Proyecto
o Informe (depende de la versión de Project) Gráficos No.28 y 29.
https://support.microsoft.com/es-es/office/elegir-el-informe-adecuado-en-project-61324235-aaec-4eef-acab-
4c5245fedaeb
Gráfico No.28: Herramientas para creación de informes en pestaña Proyecto (Project 2010)
Gráfico No.29: Herramientas para creación de informes en pestaña Crear un Informe (a partir de Project 2013)
En general, Project permite los siguientes tipos de informes, mismos que serán descritos más
adelante:
 Informes del panel
 Informe de recursos
 Informes de costos
 Informes de progreso
 Informes propios (con plantillas)
 Informes visuales
39
Gestor de Proyectos
3.5.2 Creación de informes

Informes del panel
Para ver todos los informes del panel, haga clic en Informe > Panel (Gráfico No. 29)
Este informe : Muestra :
Evolución Muestra el trabajo realizado, las tareas

completadas y el trabajo que queda por hacer.
Información Este informe muestra el estado actual de costes de

general de su proyecto y de las tareas de nivel superior.
costos Además, muestra los costes planeados, restantes,
reales, acumulados y de línea de base, así como el
porcentaje de finalización. De este modo, podrá
determinar si su proyecto se ajustará al
presupuesto.
Información Muestra el porcentaje de finalización del proyecto,

general del los próximos hitos y las tareas cuya fecha de
proyecto vencimiento ya se ha cumplido (tareas retrasadas).
Próximas Muestra el trabajo realizado en la semana actual, el

tareas estado de las demás tareas vencidas y las tareas
que comienzan la semana próxima.
Información Muestra una evolución del trabajo del proyecto, así

general del como estadísticas de trabajo de todas las tareas de
trabajo nivel superior para que sepa cuál es porcentaje de
finalización y que tareas están aún pendientes de
realizar.
Informe de recursos
40
Gestor de Proyectos
Para ver todos los informes de recursos, haga clic en Informe > Recursos.
Recursos Muestra el estado de trabajo de todos los

sobreasignados recursos sobreasignados con información
acerca del trabajo real y restante. Gracias a
este informe, podrá intentar resolver estas
sobreasignaciones en la Vista de planeador de
equipo.
Visión general de Muestra el estado de todas las personas

los recursos (recursos de trabajo) que están trabajando en
su proyecto para que sepa qué trabajo falta por
completar y qué tareas están pendientes de
realizar.
Informes de costos
Para ver todos los informes de costos, haga clic en Informe > Costos.
Flujo de caja Muestra los costos y los costos acumulados por

trimestre de todas las tareas de nivel superior.
41
Gestor de Proyectos
Use la opción Lista de campos para mostrar

otros costos u otros periodos de tiempo.
Sobrecostos Muestra la variación de costos de todas las

tareas de nivel superior y recursos de trabajo e
indica en qué punto superan los costes reales a
los costos de línea de base.
Informe de valor Muestra el valor acumulado, la variación y los

acumulado índices de rendimiento durante un tiempo.
Asimismo, compara los costos y las
programaciones con una línea de base con el fin
de determinar si el proyecto cumplirá la fecha
prevista.
Visión general Muestra el estado del costo de los recursos de

de costo de trabajo (personal y material). Asimismo, muestra
recursos los detalles de costos en una tabla y datos de
distribución de costos en un gráfico.
Información Muestra el estado del costo de las tareas de

general de nivel superior. Asimismo, muestra los detalles de
costos de la costos en una tabla y datos de distribución de
tarea costos en un gráfico.
Informes de progreso
Para ver todos los informes de progreso, haga clic en Informe > En curso.
42
Gestor de Proyectos
Este Muestra
informe :
Tareas Este informe muestra todas las tareas con

críticas programación ajustada que figuran como críticas en
la ruta crítica de su proyecto, lo que indica que
cualquier retraso en estas tareas provocará retrasos
en la programación.
Tareas Muestra las tareas que han comenzado o finalizado

retrasadas con posterioridad a las fechas de inicio y finalización
programadas y que cuyo progreso no es el planeado.
Informe de Muestra todas las tareas del proyecto que tienen

hito hitos. Este informe muestra qué tareas tienen
retrasos, qué tareas han vencido o las que se han
completado.
Tareas Muestra todas las tareas del proyecto que están

pospuestas tardando más de lo esperado en completarse y cuya
fecha de finalización es posterior a la fecha de
finalización de línea de base.
Elegir una plantilla de informe para crear informes propios

En caso de que los informes predefinidos no se ajusten a sus necesidades, puede usar una de las
siguientes nuevas plantillas de informes para crear sus propios informes de proyectos.
Para ver todas las plantillas de informes, haga clic en Informe > Nuevo informe.
43
Gestor de Proyectos
Esta plantilla Muestra

de in forme
En blanco Lienzo en blanco.

Utilice la pestaña Herramientas de informe |
Diseño para agregar gráficos, tablas, texto e
imágenes.
Gráfico Muestra un gráfico de los datos de su proyecto que

incluye el trabajo real, el trabajo restante y el
trabajo predeterminado.
Use la Lista de campos para seleccionar distintos
campos para compararlos en el gráfico. Use los
botones situados junto al gráfico para
personalizarlo.
Tabla Tabla de los datos del proyecto que muestra los

campos Nombre, Inicio, Fin y % completado.
Use la Lista de campos para seleccionar distintos
campos para mostrarlos en la tabla. En el cuadro
Nivel de esquema, elija el número de niveles de
esquema que desea mostrar en la tabla. Use las
pestañas Herramientas de tabla para personalizar
la tabla.
Comparación Dos gráficos en paralelo que muestran los mismos

datos del proyecto.
En uno de los gráficos, use la Lista de
campos para elegir los campos que desea que se
muestren en paralelo para compararlos con los
campos del otro gráfico.
Nota: Los informes que cree se mostrarán en la lista de informes personalizados. Para usarlos,
haga clic en Informe > Personalizado.
44
Gestor de Proyectos
Ver informes visuales de forma instantánea en Excel o Visio

A partir de Project 2013, también puede ver datos específicos de proyectos en un informe visual
en Excel o Visio, siempre que tenga estos programas instalados. Para ello,
1. Haga clic en Informe > Informes visuales
2. Seleccione un informe de Excel o Visio para sus datos de proyecto y haga clic
en Ver. Excel creará un archivo de cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP)
local y mostrará los datos en un gráfico dinámico de Excel o en un diagrama
dinámico de Visio.
En el cuadro de diálogo Informes visuales, podrá elegir una de las siguientes plantillas de
informes.
Plantillas de informes de Plantillas de informes de Visio

Excel
 Informe de costo  Informe de línea de base

previsto (sistema métrico o Imperial)
 Informe de trabajo  Informe de flujo de efectivo
previsto (sistema métrico o Imperial)
 Informe de costo  Informe de estado de tareas
45
Gestor de Proyectos
Plantillas de informes de Plantillas de informes de Visio

Excel
presupuestado críticas (sistema métrico o

Imperial)
 Informe de trabajo
presupuestado  Informe de disponibilidad de
los recursos (sistema métrico
 Informe de flujo de
o Imperial)
efectivo
 Informe de estado de los
 Informe de valor
recursos (sistema métrico o
acumulado a lo largo
Imperial)
del tiempo
 Informe de estado de la
 Informe de resumen de
tarea (sistema métrico o
costo del recurso
Imperial)
 Informe de trabajo
restante del recurso
 Informe de
disponibilidad de
trabajo del recurso
 Informe de resumen de
trabajo del recurso
3.6 Seguimiento de un proyecto

3.6.1 Pasos para realizar el seguimiento de un proyecto
Al realizar un seguimiento del progreso de la programación, dos cosas le ayudarán a obtener más
información:
 Crear una línea base antes de que se inicie el proyecto.
 Use las vistas adecuadas para ver cómo están las cosas.
46
Gestor de Proyectos
Si es nuevo en la administración de proyectos o es un experto experimentado, es posible que

tenga tres pasos para realizar el seguimiento del progreso:
https://support.microsoft.com/es-es/office/informaci%C3%B3n-general-realizar-el-seguimiento-del-progreso-a291ec8b-
d405-47c0-8cb3-77560bc918cd
1. Crear una línea base para el proyecto Una vez que haya creado la programación
inicial, cree una línea base para el mismo. Una línea base es una instantánea de su
proyecto antes de que comience. A medida que progresa el proyecto, puede comparar su
progreso con la línea base.
2. Revisar el progreso de la programación regularmente Tenga en el hábito de revisar el
progreso de su programación al menos una vez por semana. Si espera hasta el medio de
su proyecto, es posible que sea demasiado tarde para resolver los problemas de
programación.
3. Realizar una acción más pronto, en lugar de más tarde Los proyectos tienden a
deslizar el control rápidamente después de que se muestren los problemas. Cuando el
proyecto comienza a desviarse de cómo pensaba, tomar medidas inmediatamente.
3.6.2 Cronograma de obra programada vs ejecutada

Otra de las herramientas de análisis que no se puede dejar de utilizar es la línea base en MS
Project. Como responsable del proyecto se debe saber en todo momento en qué situación está el
mismo. Una de las maneras de conocer este dato es a través de una comparativa con las líneas
base. Hacer cálculos a mano es, como mínimo, complicado y laborioso. A continuación se
mostrará cómo hacerlo de una manera muy sencilla en MS Project.
https://jorgesaiz.com/blog/linea-base-en-ms-project/
Cuando se planifica un proyecto se asignan unos recursos que llevan asociados unos costos, se
estima unos plazos para la ejecución de tareas, etc.; toda esa información sería la primera línea
base. A medida que el proyecto se va desarrollando usted modifica estos datos ajustándolos a la
realidad. De esta manera se crea otra línea identificativa (otra línea base) de su proyecto que se
diferencia de la planificación inicial.
Hacer comparativas entre el plan previsto y la realidad ayuda a analizar por qué se han producido
diferencias. Además, de esta manera le será más fácil planificar con mayor exactitud proyectos
futuros.
47
Gestor de Proyectos
Creación de Línea Base en MS Project

MS Project permite crear hasta once líneas base. Para hacerlo tiene que ir al menú
1) Ir a pestaña Proyecto > clic en el desplegable Establecer línea base (Gráfico No.
2) En esta ventana puede elegir del desplegable de líneas base la que desee crear.
También puede establecer un plan provisional, pero tenga en cuenta que esta
opción sólo está disponible con Microsoft Project Server. Lo normal sería crear una
de todo el proyecto, pero puedes hacerlo sólo de unas tareas determinadas. Incluso
sólo hacerla de las tareas resumen.
Gráfico No.30: Ventana de diálogo para crear Línea Base en pestaña Proyecto
Resulta habitual crear la primera línea base en MS Project cuando se elabora el plan definitivo del
proyecto, justo antes de comenzar a desarrollarlo. A partir de ahí se pueden crear otras diez más.
En concreto, tiene sentido hacerlo cuando se hayan introducido cambios en el alcance del
proyecto. Así podrá comparar la situación actual del proyecto con los distintos momentos clave en
su ciclo de vida.
Para ver los efectos de lo que acaba de hacer debe tener abierta la vista de Diagrama de Gantt.
Abra el menú Formato y, en el bloque de botones Estilos de barra, despliega la opción Línea Base
(Gráfico No 31). Ahí tiene la posibilidad de elegir, de las once, la que quiera utilizar. Además, en el
menú Vistas, seleccione del desplegable Tablas la opción Trabajo (Gráfico No. 32).
48
Gestor de Proyectos
Gráfico No.31: En rojo la opción de línea base
Gráfico No.32: Opción Trabajo de la herramienta Tablas
Realizada la acción anterior usted va a encontrar dos elementos importantes (Gráfico No. 33):
Gráfico No.33: Región de la tabla de datos y área gráfica después de elegir opción Trabajo
1) Tabla de datos
49
Gestor de Proyectos
En la zona de tabla de datos tendrás, como sabe, una línea por cada tarea de tu proyecto. Los
datos que verá son:
 Trabajo: Que es la duración planificada para la ejecución de esa tarea. En el caso de que
una tarea dure más o menos de lo planificado inicialmente tendrá que modificar este dato.
 Línea base: Este campo, que inicialmente no contiene valores, tras el proceso anterior
coge los datos del campo Trabajo. Por esta razón inicialmente coinciden.
 Variación: Es la diferencia entre los dos campos anteriores. Inicialmente el valor será cero.
Y cuando modifique la duración de tareas comenzarán a aparecer los resultados de esas
restas.
 Real: Se trata del tiempo dedicado hasta una fecha concreta.
 Restante: Indica el tiempo que falta para que se complete la tarea. Es la diferencia entre el
campo Trabajo y el campo Real.
Nota: Los campos % completado contienen el estado actual de una tarea, expresado como el
porcentaje de la duración de la tarea que se ha completado. Puede escribir el porcentaje
completado o puede hacer que Project lo calcule en función de la duración de real. En todo
caso, la fórmula que se aplica es:
Porcentaje completado = (duración real/duración programada) * 100
2) Área gráfica
Si quiere hacer un análisis visual puede apoyarse en el gráfico de la derecha de la imagen
anterior. Para interpretarlo debe saber que las tareas planificadas se representan con una barra
horizontal de color azul y en rojo en el caso de la ruta crítica.
La barra gris representa la línea base. Su situación y longitud dependerán de la planificación
vigente en el momento de crearla. Esta línea se corresponde con lo que se ha completado de
alguna tarea, por lo que su extensión será una parte proporcional de la barra. Cuando la tarea se
haya completado la marca gris irá de un extremo a otro. Obviamente, nunca se situará fuera de la
extensión de la tarea. A la hora de realizar un estudio de los cambios que ha sufrido el proyecto
entre la planificación y la realidad tiene que comparar las barras azul y gris. Ahí verá si las fechas
de comienzo y fin se han alterado, y si la duración ha aumentado o disminuido, en relación con lo
planificado (Gráfico No. 34).
50
Gestor de Proyectos
Gráfico No.34: Comparación entre lo planificado (barra gris) y lo realizado (barra azul)
51
Gestor de Proyectos
Recursos complementarios/videos
Crear un proyecto en Proiect
https://www.youtube.com/watch?v=cu-OIgZOJN0
Crear tareas e hitos
https://www.youtube.com/watch?v=OsrpTo3VX6A
Asignación de recursos
https://www.youtube.com/watch?v=YT1w0ixusVA
Ruta crítica y diagrama de Gantt
https://www.youtube.com/watch?v=FEqhnoLUeZ0
Establecer Línea Base
https://www.youtube.com/watch?v=Ztm6BfJ8XIo
Sobreasignaciones de recursos y ajustes
https://www.youtube.com/watch?v=axA65g89fkw
Creación de informes visuales
https://www.youtube.com/watch?v=TjLbGlcjx5U
Seguimiento y control de un proyecto
https://www.youtube.com/watch?v=za9oOYmNteQ
52
Gestor de Proyectos

Considere las siguientes tareas, precedencias entre ellas, así como sus respectivas duraciones:
A precede a B, C, D
B precede a E
C precede a F, G
E, F precede a I
G precede a J, K
H precede a J, K
D precede a H
I precede a L, M
J precede a M
K precede a N
L precede a P, R
M precede a O
N precede a O
O precede a R
P precede a Q
Actividad Duración
(días)
A 1
B 6
C 10
D 7
E 3
F 9
G 3
H 7
I 3
J 6
K 6
L 11
53
Gestor de Proyectos
M 11
N 13
O 11
P 7
Q 12
R 8
Utilizando MS Project, realice las siguientes actividades:
a) Establecer como fecha de inicio: 05 de octubre de 2020 (No se laboran sábados ni
domingos)
b) Modificar el horario de la siguiente manera:
 Mañana: 8:30h a 2:00h (14:00)
 Tarde: 4:00h (16:00h) a 6:30h (18:30h)
c) Considerar como días festivos: 9 y 16 de octubre
d) Introducir en MS Project las tareas y sus correspondientes tiempos de duración
e) Realizar todos los vínculos con las precedencias que se indican
f) Añadir una tarea resumen que se llame “Resumen1 de Gestión”
g) Dar contestación a las siguientes preguntas:
 ¿Cuántos días se necesitan para llevar a cabo el proyecto?
 ¿En qué fecha termina el mismo?
h) En “Informes” cambiar a ver las tareas críticas, y contestar:
 ¿Cuáles son las tareas críticas del proyecto? ¿Por qué se llaman así? ¿De qué
color aparecen? ¿Qué información dan dichas tareas?
 Configurar para que el proyecto se guarde cada 5 minutos en: Herramientas >
Opciones > Guardar
 Desplegar en pantalla los diagramas de Gantt y Red
i) Asignar los siguientes RRHH (recursos humanos) a las tareas:
Actividad Operarios
A Operario1
B Operario2
C Operario1
D Operario3
E Operario2
F Operario1
54
Gestor de Proyectos
G Operario2
H Operario3
I Operario1
J Operario2
K Operario3
L Operario1
M Operario2
N Operario3
O Operario1
P Operario2
Q Operario2
R Operario1
j) Establezca la 1ra. Línea Base y guarde el proyecto
55
Gestor de Proyectos
Bibliografía

- Colmenar A., Borge D., Cruz F., Gestión de proyectos con Microsoft Project 2013 (2014),
Ed. Ra-Ma
- Barato J., Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2016 (2018), Ed. EOBS
56
OFIMÁTICA
TEMA 4: FUNDAMENTOS DE BASES DE DATOS

Fundamentos de Bases de Datos
Índice Pág.
4.1 Estructura de una base de datos (BD) 02

4.1.1 Conceptos de BD, creación de tablas, campos, registros, y tipos de
datos 02
4.1.2 Tipos de claves 06
4.1.3 Relación entre tablas 09
4.1.4 Administración de tablas 13
4.2 Formularios y Consultas 15
4.2.1 Creación de formularios con asistente y vista diseño 15
4.2.2 Tipos de consultas 20
4.2.3 Creación de consultas en vista diseño 21
4.3 Informes en BD 22
4.3.1 Creación de informes con asistente y vista diseño 22
4.3.2 Agrupar y ordenar datos de un Informe 30
4.3.3 Impresión de informes 32
Bibliografía 38
1
4.1 Estructura de una base de datos (BD)
4.1.1 Conceptos de BD, creación de tablas, campos, registros, y tipos de

datos
Base de Datos (BD)
Se llama base de datos, o también banco de datos, a un conjunto de información perteneciente a

un mismo contexto, ordenada de modo sistemático para su posterior recuperación, análisis y/o
transmisión. Existen actualmente muchas formas de bases de datos, que van desde una
biblioteca hasta los vastos conjuntos de datos de usuarios de una empresa de
telecomunicaciones. https://concepto.de/base-de-datos/
Las bases de datos son el producto de la necesidad humana de almacenar la información, es

decir, de preservarla contra el tiempo y el deterioro, para poder acudir a ella posteriormente. En
ese sentido, la aparición de la electrónica y la computación brinda el elemento digital
indispensable para almacenar enormes cantidades de datos en espacios físicos limitados, gracias
a su conversión en señales eléctricas o magnéticas.
2
El manejo de las bases de datos se lleva mediante sistemas de gestión (llamados DBMS por sus
siglas en inglés: Database Management Systems o Sistemas de Gestión de Bases de Datos),
actualmente digitales y automatizados, que permiten el almacenamiento ordenado y la rápida
recuperación de la información. En esta tecnología se halla el principio mismo de la informática.
En la conformación de una base de datos se pueden seguir diferentes modelos y paradigmas,

cada uno dotado de características, ventajas y dificultades, haciendo énfasis en su estructura
organizacional, su jerarquía, su capacidad de transmisión o de interrelación, etc. Esto se conoce
como modelos de base de datos y permite el diseño y la implementación de algoritmos y otros
mecanismos lógicos de gestión, según sea el caso específico.
https://concepto.de/base-de-datos/#ixzz6aFXk2x1d
Creación de tablas, campos, registros, y tipos de datos

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se
conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener
una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo
electrónico y los números de teléfono. Ya que otros objetos de base de datos dependen en gran
medida de tablas, siempre debe iniciar el diseño de una base de datos creando todas sus tablas y
luego crear cualquier otro objeto. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y
decida cuántas necesita.
https://support.microsoft.com/es-es/office/introducci%C3%B3n-a-las-tablas-78ff21ea-2f76-4fb0-8af6-c318d1ee0ea7
Una base de datos “relacional”, como Access normalmente tiene varias tablas relacionadas. En
una base de datos bien diseñada, cada tabla (Grafico No.1) almacena datos sobre un tema en
concreto, como empleados, clientes o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos
(columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e
hipervínculos.
Gráfico No.1: Se muestra la informacion de la tabla Clientes en un ejemplo de BD Access
En el gráfico anterior se pueden identificar los siguientes componentes de una tabla

1. Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un determinado
empleado o un producto.
3
2. Un campo (o atributo): contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el
nombre o la dirección de correo electrónico. Cada campo tiene asociado un tipo de dato
permitido, es decir, la naturaleza de la información que puede almacenar; así, por ejemplo,
el campo Compañía permite almacenar datos alfanuméricos (números y letras).
3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo, por ejemplo, “Antonio”,
“Compañía A”, “$1500.00”, “antonio@yahoo.com”, etc. Cada valor de campo es la
información almacenada en la tabla de datos.
Nota: Normalmente, una base de datos es un conjunto de tablas relacionadas entre sí, que
contienen información sobre algún aspecto particular, permitiendo la manipulación, recuperación y
realización de consultas sobre la información almacenada.
Para crear una tabla en Microsoft Access, puede crear una base de datos, insertar una tabla en
una base de datos existente, o bien importar o vincular a una tabla desde otro origen de datos
(como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de texto u otra
base de datos).
 Al crear una base de datos en blanco (Gráficos No.2 y No.3), se inserta automáticamente
una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a
definir los campos.
https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-una-tabla-y-agregar-campos-8fdc65f9-8d40-4ff5-9212-80e6545e8d87
Gráfico No.2: Menú Archivo para la creación de una BD en blanco en Access.
4
Gráfico No.3: Luego de escoger la opción BD en blanco se muestra una ventana para crear tablas de datos y llenarlas con la informacion
correspondiente (agregar campos con tipo de dato, llenar registro de datos, etc). Por defecto, siempre se creará en cada tabla un campo Id
(Identificador) autonumérico que se incrementará automáticamente cuando se llene un nuevo registro.
 Crear una nueva tabla en una base de datos existente

1. Haga clic en Archivo > Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece bajo Reciente. En
caso contrario, seleccione una de las opciones de exploración para localizar la base de
datos (cualquier archivo con extensión mdb en Access).
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga
clic en Abrir.
3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de datos.
 Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

1. Haga clic en Archivo > Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear
una tabla.
3. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los
orígenes de datos disponibles.
5
4. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso.
Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.
4.1.2 Tipos de claves
Una tabla puede incluir un campo o conjunto de campos que “identifiquen de forma única”
cada registro almacenado en ella; esta información se denomina “clave principal” (o llave) de
una tabla. También hay la “clave externa o foránea”, cuando la clave contiene valores que se
corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla.
Por otro parte, en Access, una clave principal tiene asociado el icono . Existen tres tipos de
claves principales que pueden ser definidas por Microsoft Access:
- Auto numérico: es el primer campo que, por defecto, asigna Access a una nueva tabla
(por ejemplo, el campo Id)
- Campo simple: un único campo definido por el usuario (por ejemplo, el campo Cédula de
Identidad)
- Campos múltiples: varios campos definidos por el usuario (por ejemplo, Fecha de
transacción + Número de transacción)
6
https://docplayer.es/9962080-Existen-tres-tipos-de-claves-principales-que-pueden-ser-definidas-por-microsoft-access-
auto-numerico-campo-simple-y-campos-multiples.html
Para asignar una clave principal en Access, siga el siguiente procedimiento:

1) Desde el panel del explorador hacer clic en la tabla donde desea asignar la clave
principal.
2) Hacer clic en el botón Diseño. Luego seleccionar el (los) campo (s) que será (n)
parte de la clave principal.
3) Hacer clic en la ficha para definir el campo seleccionado como clave principal.
7
Nota: La clave principal permite que el usuario no tenga datos duplicados en los campos
definidos que conforman la referida clave, posibilitando la identificación única de cada registro.
Nota: Para quitar la clave principal de un campo (s), deberá seleccionarlo (s) nuevamente y hacer
clic en la ficha
Por otra parte, se pueden añadir índices a las tablas de datos. Un índice es un campo o
combinación de campos que facilitan la búsqueda de información dentro de una BD. El índice
tiene un funcionamiento similar al índice de un libro, guardando parejas de elementos: el
elemento que se desea indexar y su posición en la base de datos. Se recomienda indexar
solamente los campos que se acceden o buscan con mayor frecuencia en una BD.Para buscar un
elemento que esté indexado, sólo hay que buscar en el índice dicho elemento para, una vez
encontrado, devolver un registro que se encuentre en la posición marcada por el índice.
Para agregar un índice, hacer el siguiente procedimiento:

1) Escoger la tabla donde se desea asignar el índice
2) Hacer clic en el botón diseño de tabla.
3) Una vez mostrada la ventana diseño de tabla, hacer clic en el campo que se
necesita definirlo como índice; luego hacer clic en opción Indexado (con duplicados
o sin duplicados).
8
4.1.3 Relación entre tablas
En una base de datos las relaciones permiten evitar datos redundantes. Por ejemplo, si está
diseñando una base de datos que realizará un seguimiento de la información sobre ventas, es
posible que tenga una tabla llamada "Productos" que almacene información sobre cada producto
vendido, como el nombre del producto, la cantidad, número de orden. También hay información
que es posible que desee almacenar sobre el número de cliente, número del empleado vendedor,
categoría del producto, etc. Si almacenara toda esta información en la tabla "Productos", el
número del vendedor se duplicaría para cada producto vendido.
https://docs.microsoft.com/es-es/office/troubleshoot/access/define-table-relationships
Una mejor solución es almacenar la información de las ventas en varias tablas: ítems, órdenes,
Productos, estableciendo relaciones entre ellas (Gráfico No. 4).
Gráfico No.4: Ejemplo de tablas relacionadas para evitar la redundancia de información.
Para asegurarse de que los datos permanecen sincronizados, puede forzar la integridad de
referencias entre las tablas. Las relaciones de “integridad de referencias” ayudan a asegurarse de
que la información de una tabla coincide con la información de otra. Por ejemplo, cada ítem
vendido de la tabla "ítems" debe estar asociado a un catálogo de productos (tabla Productos). No
9
se puede agregar un ítem vendido a la base de datos de un producto que no existe en la base de
datos.
En consecuencia, tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso
proporcionar a Access un medio para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario.
Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que estén relacionadas y se definen las
relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que
muestren a la vez la información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a
continuación incluye información recopilada de varias tablas: (Gráfico No. 5)
https://support.microsoft.com/es-es/office/gu%C3%ADa-de-relaciones-de-tablas-30446197-4fbe-457b-b992-
2f6fb812b58f
Gráfico No.5: Formulario Access que recopila información de cuatro tablas (1 Clientes, 2 Pedidos, 3 Productos, 4 Detalle de pedidos).
Los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del
mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones de tablas. Una relación
de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre
en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave
principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave
externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que
son responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos Id. de
empleado en las tablas Empleados y Pedidos (Gráfico No. 6).
Gráfico No.6: Campos coincidentes (1 y 2) para relacionar las tablas Empleados y Pedidos; Id. De empleado aparece en ambas tablas
Tipos de relaciones de tablas
10
Para relacionar tablas hay que ir a la pestaña Tabla, herramienta Relaciones y seleccionar las
tablas que se requieren relacionar (Gráficos No. 7 y No. 8). Existen tres tipos de relaciones de
tablas en Access.
Gráfico No.7: En rojo la herramienta para crear relaciones en Access
Gráfico No.8: Selección de tablas para relacionar en Access. Para crear la relación clic en campo Cédula de Identidad de tabla Clientes y
arrastre hasta el mismo nombre de campo en tabla Intermedia
1) Relación uno a varios
Usemos como ejemplo una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla
Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por cada
cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla
Pedidos. Por lo tanto, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno
a varios (1..∞).
11
Para representar una relación uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave
principal del lado "uno" de la relación y agréguela como campo o campos adicionales a la tabla en
el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo (el campo Id.
de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y lo denominaría Id. de cliente. Así, Access puede usar el
número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para dar con al cliente correcto de cada
producto. (Gráfico No. 9)
Gráfico No.9: Ejemplo de relación uno a varios
En conclusión, en una relación uno a varios entre dos tablas A y B, un registro de la tabla A puede
tener más de un registro coincidente en la tabla B, pero un registro de la tabla B tiene como
máximo un registro coincidente en la tabla A
2) Relación varios a varios
Centrémonos ahora en la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido
puede incluir varios productos. Por otra parte, un único producto puede aparecer en muchos
pedidos. Por tanto, por cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla
Productos. Además, por cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la
tabla Pedidos. Esta relación se denomina relación de varios a varios. Tenga en cuenta que, para
detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere
ambas partes de la relación.
Para representar una relación de varios a varios (∞..∞), debe crear una tercera tabla, a menudo
denominada tabla de unión o vinculación, que divide la relación de varios a varios en dos
relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la
tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por
ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define
mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido
puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos. (Gráfico
No. 10)
12
Gráfico No.10: Descomposición de una relación varios a varios (entre Pedidos y Productos) en dos relaciones uno a varios (Pedidos-Detalles
del pedido y Productos-Detalles del pedido).
En conclusión, en una relación varios a varios entre dos tablas A y B, un registro de la tabla A
puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, y un registro de la tabla B también
puede tener más de un registro coincidente en la tabla A. No obstante, es necesario crear una
tercera tabla C, para generar dos relaciones uno a varios hacia esta tabla.
3) Relación uno a uno
En una relación uno a uno (1..1), cada registro de la primera tabla solo puede tener un registro
coincidente en la segunda tabla y viceversa. Esta relación no es común porque la mayor parte de
las veces la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede usar la
relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por
razones de seguridad o para almacenar información que solo se aplica a un subconjunto de la
tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
4.1.3 Administración de tablas
Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas relacionadas. En una
base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en concreto, como
empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen
diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.
https://support.microsoft.com/es-es/office/introducci%C3%B3n-a-las-tablas-78ff21ea-2f76-4fb0-8af6-c318d1ee0ea7
 Propiedades de tabla y campo

Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus
características o su comportamiento (Gráfico No. 11)
13
Gráfico No.11: Propiedades de tabla (1) y propiedades de campo (2)
En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan
a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de la tabla se
establecen en la hoja de propiedades de tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer
una propiedad de tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a
mostrar la tabla de manera predeterminada.
Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de las
características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas
propiedades de campo en Vista de hoja de datos. Las propiedades de campo también se pueden
establecer en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo.
 Tipos de datos
Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de datos que
almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos adjuntos.
Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras propiedades de campo
de la siguiente manera:
- Permite establecer el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla, no
en el panel Propiedades del campo.
- El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.
- Se debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.
Nota: Si usted empieza a ingresar datos en un campo sin haber especificado el tipo de dato,
Access hará la detección automática del tipo.
14
Nota: Una vez definido el tipo de dato para un campo, cada vez que se ingrese un nuevo dato
Access hará la validación correspondiente, indicando si hubo algún inconveniente.
4.2 Formularios y Consultas
4.2.1 Creación de formularios con asistente y vista diseño
Los formularios hacen que sea más fácil ver u obtener los datos que se buscan en una BD. El
diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan,
editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los
usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien
diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión (Gráfico No.12).
https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-formulario-en-access-5d550a3d-92e1-4f38-9772-7e7e21e80c6b
Gráfico No.12: Ejemplo de un formulario para visualizar Productos
Access ofrece varias herramientas para la creación rápida de formularios en la pestaña Crear,
que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si desea ser más selectivo en
relación con los campos que aparecerán en el formulario, puede usar el Asistente para
formularios (Gráfico No. 13). El asistente también permite definir cómo se agruparán y ordenarán
los datos; asimismo, puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre y cuando
defina previamente las relaciones entre las tablas y las consultas.
https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-formulario-mediante-el-asistente-para-formularios-2786d31a-7241-
4c11-9747-1ecf88b4d04b
15
Gráfico No.13: Uso del Asistente para la creación de formularios
También puede crear un formulario en Vista diseño, en tal caso vaya a la pestaña Crear >
herramienta Diseño del formulario (Gráfico No. 14)
Gráfico No.14: En rojo, uso de Vista diseño del formulario para la creación de formularios
Luego de seleccionar Diseño del formulario se desplegará un formulario en blanco, mismo que
deberá ser asociado a una tabla o consulta, y luego se le pondrán los controles correspondientes
(Gráfico No. 15).
16
Gráfico No.15: Formulario en blanco para colocar controles que necesite el usuario. El cuadro Hoja de propiedades se despliega haciendo clic
en el ícono encerrado en rojo.
En la hoja de propiedades del formulario, en el campo Origen del registro, se selecciona la tabla o
consulta de donde proceden los registros para el formulario. En la parte superior del formulario se
tiene una lista de controles (cuadro de texto, etiqueta, botón, etc.) que se pueden añadir al
formulario. Cada control también tiene su respectiva Hoja de propiedades, así por ejemplo si se
añade un control etiqueta y cuadro de texto, se deberá especificar los nombres correspondientes
para cada control, y si es el caso, el campo de la tabla al que hace referencia (Gráfico No. 16).
17
Gráfico No.16: Formulario con un control etiqueta y cuadro de texto. En el ejemplo, la etiqueta tiene por título Producto, y el cuadro de texto se
enlaza al campo NomProducto de la tabla Producto para mostrar la lista de productos.
Por otra parte, existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio
de Access. A continuación, se explican algunos de ellos.
 Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en Access

Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de
navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la
pestaña Crear, haga clic en Formulario.
Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden
realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los
datos.
 Crear un formulario en blanco en Access

1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la
pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en
la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.
2. En este panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las
tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.
18
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario.
Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en
varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.
Nota: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del
formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario,
pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.
4. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de
formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y
la hora.
5. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use
las herramientas del grupo Controles.
 Crear un formulario dividido en Access

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y
una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en
uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar
rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o
editarlo. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento
sincronizadas entre ellas.
Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el panel de

navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos. Después, en la
pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario dividido. Access crea el formulario,
en el que podrá realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los
cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario.
19
 Crear un formulario que muestre varios registros en Access

Un formulario de varios elementos (también denominado formulario continuo) resulta útil si se
desea disponer de un formulario que muestre varios registros, pero que sea más personalizable
que una hoja de datos. Para crearlo se usa la herramienta Varios elementos.
1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que
desee ver en el formulario.
2. En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios > Varios elementos.
Access crea el formulario y lo abre en la vista Presentación. En esta vista puede realizar cambios
de diseño en el formulario mientras visualiza los datos. Así, puede ajustar el tamaño de los
cuadros de texto para que quepan los datos.
 Crear un formulario que contenga un subformulario en Access

A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en tablas distintas, necesita ver
los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Los subformularios son un buen
modo de lograrlo.
 Crear un formulario de navegación en Access

Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de
navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos,
pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la
web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador.
1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de navegación.
2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y elija el estilo de
navegación que desee.
Access crea el formulario, le agrega el control de navegación y abre el formulario en la vista
Presentación.
4.2.2 Tipos de consultas
En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o informe
suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta, se puede extraer información de
diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede
servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa a
los datos o para ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla,
efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una
base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se
cree depende de la tarea que quiera realizarse.
20
https://support.microsoft.com/es-es/office/introducci%C3%B3n-a-las-consultas-a9739a09-d3ff-4f36-8ac3-
5760249fb65c
En general, se tienen dos tipos de consultas:

 De Selección: Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.
 De Acción: Para agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo específico de
consulta de acciones. Las consultas de acciones no están disponibles en las aplicaciones
web de Access
4.2.3 Creación de consultas en vista diseño
Al elegir el modo Diseño de consulta (Gráfico No. 17), aparecerá la ventana Consulta (de
selección) sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla (Gráfico No. 18). Para cada tabla
o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón Agregar. En el caso que se
adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área
de tablas.
Gráfico No.17: Herramienta para vista Diseño de consulta
Gráfico No.18: Ventana de diálogo Mostrar tabla
21
La ventana Consulta posee dos áreas: el área de las tablas envueltas en la consulta y el área de
la consulta propiamente dicha. En esta última área el montaje de la consulta es hecho a través del
esquema QBE (Query By Example). En este esquema creamos las consultas arrastrando campos
del área superior de la ventana para el área inferior. En la planilla QBE cada columna contiene
informaciones al respecto del campo incluido en la consulta (Gráficos No. 19 y No. 20). El área de
consulta tiene un campo llamado Criterio, en donde se colocará una condición por cada campo
(si es necesario) para filtrar los registros requeridos en la consulta (por ejemplo, obtener los
productos cuyo precio sea superior a 1.5 unidades monetarias, en cuyo caso escribiremos en
criterio del campo precio: > 1.5).
Nota: Para realizar consultas más complejas se puede usar la opción SQL (Structured Query
Language/Lenguaje de Consulta Estructurado) ubicada en la esquina inferior izquierda de Access.
http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/consultas.htm
Gráfico No.19: Tablas y campos para generar consulta Gráfico No.20: Consulta generada con botón Ejecutar
4.3 Informes en BD
4.3.1 Creación de informes con asistente y vista diseño

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base
de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de
22
teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos
de tiempo.
https://support.microsoft.com/es-es/office/introducci%C3%B3n-a-los-informes-en-access-e0869f59-7536-4d19-8e05-
7158dcd3681c
Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base
de datos con alguno de los siguientes propósitos:
 Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
 Archivar instantáneas de los datos.
 Aportar detalles sobre un registro concreto.
 Crear etiquetas.
Aunque es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, se dará por sentado
que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta.
Crear un informe mediante el Asistente para informes
Puede usar el Asistente para informes para ser más selectivo con los campos que aparecen en el
informe. También puede especificar cómo se agrupan y ordenan los datos, y puede usar campos
de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado con anterioridad las relaciones
entre ellas. https://sites.google.com/site/tecnologiasticsii/unidad-2-implementacion-de-bases-de-datos-relacionales/3-
4-crear-informes-en-microsoft-access
En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando y

seguiremos las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. Esta es la primera
ventana que veremos:
23
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la
tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del
informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener
esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuación seleccionamos los
campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente
doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el
campo se quita de la lista de campos seleccionados.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o deseleccionar
todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón
Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que puede a continuación:
24
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los
registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una
cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el
cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre el
campo). En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendrá
nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarán para cada registro,
en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por código de curso.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para
seleccionarlo y pulsar el botón .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones , la flecha hacia
arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.
Con el botón podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botón

aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
25
Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos elegir su
intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que utilice un intervalo en función
de determinados valores, que utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarán en
función del tipo de datos y los valores que contenga. Después de pulsar el
botón Aceptar volvemos a la ventana anterior.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botón Siguiente > y
pasamos a la siguiente ventana:
En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el campo por el que
queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una
ordenación ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para cambiarlo sólo
deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente. Como máximo podremos ordenar por 4
criterios (campos) distintos.
26
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe. Seleccionando una
distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el informe con esa
distribución. En el cuadro Orientación podemos elegir entre
impresión Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma
que quepan todos los campos en una página, se supone que el asistente generará los campos tal
como lo dice la opción. A continuación, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última
ventana:
En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre
asignado al informe. Podemos pulsar el botón Finalizar.
Para abrir un informe en la vista Diseño
27
Debemos seleccionarlo en el Panel de navegación y pulsar en su menú contextual

o en la Vista de la pestaña Inicio. Nos aparece la ventana diseño:
El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

 El Encabezado del informe contendrá la información que se ha de indicar únicamente al
principio del informe, como su título.
 El Encabezado de página contendrá la información que se repetirá al principio de cada
página, como los encabezados de los registros, el logo, etc.
 Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un único registro, y
el informe será el que se encargue de crear una fila para cada uno de los registros.
 El Pie de página contendrá la información que se repetirá al final de cada página, como la
fecha del informe, el número de página, etc.
 El Pie de informe contendrá la información que únicamente aparecerá al final del informe,
como el nombre o firma de quien lo ha generado.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de
página y encabezado o pie de página del informe que encontrará en el menú contextual del
informe. Al hacerlo, se eliminarán todos los controles definidos en ellas. Para recuperarlos se ha
de seguir el mismo proceso que para eliminarlos.
Si no quiere eliminar los controles, pero quiere que en una determinada impresión del informe no
aparezca una de las zonas, puede ocultar la sección. Para hacerlo deberá acceder a la Hoja de
propiedades, desde su botón en la pestaña Diseño > grupo Herramientas. Luego, en el
desplegable, elija la sección (Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambie su
28
propiedad Visible a Sí o a No según le convenga. Los cambios no se observarán directamente en

la vista diseño, sino en la Vista preliminar de la impresión o en la Vista informes.
Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los
controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro
del área de diseño. Podemos ver u ocultar las reglas o cuadrícula desde el menú contextual del
informe.
La pestaña Diseño de informe
Si ha entrado en diseño de informe podrá ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes
opciones:
Esta barra es muy parecida a la de los formularios. A continuación, se describen los distintos
botones que pertenecen a esta barra.
29
El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos
elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentación que muestra
una mezcla de la vista Informes y Diseño, y finalmente la Vista Informes que muestra el informe
en pantalla. La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el
informe a impresora.
4.3.2 Agrupar y ordenar datos de un Informe

La información suele ser más fácil de comprender cuando se divide en grupos. Por ejemplo, un
informe en el que se agrupan las ventas por región puede resaltar tendencias que, de otra
manera, pasarían desapercibidas. Además, si se colocan los totales (como sumas o promedios) al
final de cada grupo en el informe, se puede evitar en gran medida el uso de una calculadora.
Access facilita el uso de los informes agrupados. Se puede crear un informe agrupado básico
mediante el Asistente para informes, se puede agrupar y ordenar un informe existente, o bien, se
pueden revisar las opciones de agrupamiento y ordenación ya definidas.
https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-un-informe-agrupado-o-un-informe-de-resumen-f23301a1-3e0a-4243-
9002-4a23ac0fdbf3
En un informe se pueden definir niveles de agrupamiento, lo que permite agrupar los registros del
informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una línea de totales, también podemos
definir una determinada ordenación para los registros que aparecerán en el informe.
Para definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los
niveles que ya tenemos definidos en un informe, lo abrimos en vista Diseño y hacemos clic sobre
el botón Agregar y ordenar de la barra de herramientas (Gráficos No. 21 y 22). Se abrirán las
herramientas Agregar un grupo y Agregar un orden.
30
Gráfico No.21: En rojo pestaña Ver en donde seleccionamos vista Diseño
Gráfico No.22: Despliegue de herramientas Agregar un grupo y Agregar un orden
Usted elije el grupo (campo) y el orden de visualización de los datos (Gráfico No.23).
31
Gráfico No.23: Ejemplo para visualización de productos desde el más barato hasta el más caro luego de aplicar un orden
4.3.3 Impresión de informes

Una vez creado un informe es posible que necesite imprimirlo. Antes de hacerlo usted debería
obtener una vista previa (Gráfico No. 24), para luego poder cambiar la configuración de impresión,
como los márgenes y el número de columnas en una página impresa.
https://support.microsoft.com/es-es/office/imprimir-un-informe-c72efffb-7a56-404e-b388-d3d0828b8374
Gráfico No.24: Ejemplo de informe y la opción Vista preliminar en color rojo
32
Gráfico No.25: Opción Imprimir en rojo luego de hacer clic en Vista preliminar
Al hacer clic en Vista preliminar para un informe seleccionado, inmediatamente aparece el ícono
Imprimir (Gráfico No. 25). Al hacer clic en opción Imprimir, se desplegará un cuadro de diálogo
para realizar diversas acciones, así por ejemplo: seleccionar intervalo de impresión, copias,
configurar márgenes, etc.
33
Recursos complementarios/videos
Conceptos básicos de Base de Datos
https://www.youtube.com/watch?v=yoeV4Ex8C8U
Crear tablas, campos clave y relaciones en Access
https://www.youtube.com/watch?v=21suRrf6Elc
Administración/modificación de tablas
https://www.youtube.com/watch?v=JyzzuUoqt-w
Tipos de relaciones (o combinaciones) entre tablas
https://www.youtube.com/watch?v=JyzzuUoqt-w
Crear una consulta en Access
https://www.youtube.com/watch?v=cl5_kYw2EjE
Formularios en Access
https://www.youtube.com/watch?v=ICLQNulYs8E
Creación de Informes con asistente
https://www.youtube.com/watch?v=v-96yHvlu-c
Ordenar y agrupar en Access
https://www.youtube.com/watch?v=ZMq9ZHLCzRo
34
Crear una nueva base de datos llamada ejercicio.mdb, con las siguientes consideraciones:
1) Tablas
Tabla Clientes
Clave principal el campo CODIGO_CLIENTE
Tabla Artículos
Clave principal el campo CODIGO_ARTICULO
Tabla Pedidos
Clave principal el campo NUMERO_PEDIDO
35
Tabla Zonas_De_Ventas
Clave principal el campo ZONA_VENTAS
2) Construya las relaciones mostradas en el siguiente gráfico, exigiendo integridad referencial,

actualización y eliminación en cascada:
3) Llene las tablas ZONAS_DE_VENTAS, CLIENTES y ARTICULOS con 4, 8 y 10 registros

respectivamente. Abrir la tabla PEDIDOS y llenar 20 registros; recordar que debido a la
relación establecida con INTEGRIDAD REFERENCIAL en los campos
CODIGO_PEDIDO_CLIENTE (CODIGO_CLIENTE) y CODIGO_PEDIDO_ARTICULO
(CODIGO_ARTICULO) solo se admitirán aquellos códigos existentes de la tabla CLIENTES y
ARTICULOS respectivamente.
4) Probar el ingreso de algún CLIENTE o ARTICULO inexistente en la tabla PEDIDOS y

observar el resultado.
5) Crear 2 registros en PEDIDOS con el mismo código de CLIENTE. Cerrar la tabla PEDIDOS.
6) Abrir la tabla CLIENTES, localizar el registro correspondiente al CLIENTE bajo el cual se han
generado los registros del ejercicio 5, modificar el CODIGO_CLIENTE de este cliente por otro
Código no existente. Cerrar la tabla CLIENTES. Abrir la tabla PEDIDOS y comprobar como
los dos pedidos introducidos en el ejercicio 6 han modificado su Código de Cliente.
7) Realizar una consulta en Vista diseño para mostrar todos los productos pedidos por el cliente
del ejercicio 5. Almacenar esta consulta con el nombre Consulta1.
36
8) Seleccionando las tablas de Clientes, Artículos y Pedidos, crear una consulta de selección en
que aparezcan: CODIGO_CLIENTE, NOMBRE, UNIDADES (UNIDADES_FECHA_PEDIDO),
pero solamente de aquellos en los que las unidades son mayores a 70. Guardar esta consulta
con el nombre Consulta2.
9) Crear un formulario dividido para la consulta anterior.
37
Bibliografía

- Orbegozo B., Cuartero J. (2015), Access 2016 Curso práctico paso a paso, Ed. Altaria
- Pérez M.(2013), Access 2013: En Profundidad, Ed. RC Libros
38

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OFIMÁTICA

TEMA 1: PROCESADOR DE TEXTOS Y GESTOR DE

1.1. Fundamentos de ofimática y procesador de textos 2

1.1 Fundamentos de ofimática y procesador de textos

1.1.1 Conceptualización de ofimática

1.1.2 Herramientas fundamentales de la ofimática

1.1.3 Procesador de textos

De todas las aplicaciones ofimáticas, el procesador de texto es la más común. Un procesador de

 Insertar Texto: permite insertar texto en cualquier parte del documento.

1.2 Configuraciones iniciales del documento de texto

1.2.1 Configuración de página

Se recomienda que al momento de planear el contenido de un documento y antes de iniciar el

Para configurar una página: (Gráfico No.1)

a) Ir a la pestaña Diseño de página

Gráfico No. 1: pestaña Diseño de página

1.2.2 Numeración de páginas, viñetas, esquemas y niveles

Gráfico No. 2: opción Número de página en pestaña Insertar

1.2.3 Inserción de objetos

- INSERTAR LETRA CAPITAL

2. Seleccionar la opción deseada según la ubicación para la letra capital.

1.3 Manejo de texto y objetos avanzados

1.3.1 Búsqueda y reemplazo

Gráfico No. 6: Cuadro de diálogo para buscar y reemplazar un texto

1.3.2 Encabezados y pies de página

- Elija el estilo de encabezado que desea usar.

- Agregue o cambie el texto del encabezado o pie de página. https://support.microsoft.com/es-

1.3.3 Manejo de tablas

Gráfico No. 8: Cuadro de diálogo para convertir un texto en tabla

1.3.4 Referencias, citas bibliográficas, notas al pie, tablas de contenido

Gráfico No. 9: Pestaña Referencias para insertar cita

Gráfico No. 10: Cuadro de texto para completar una cita

Para insertar una nota al pie o al final:

3) Escriba lo que desea en la nota al pie o nota al final.

1) Coloque el cursor en el lugar donde desea agregar la tabla de contenido.

1.3.5 Revisión: ortografía, comentarios

Para agregar un comentario, ejecute los siguientes pasos:

3) Escriba su comentario. Si desea realizar cambios en cualquiera de sus comentarios,

1.4 Diseño de presentaciones

2) Ubicar el objeto insertado en la posición deseada de la diapositiva (Gráfico No. 11)

1.4.2 Vistas de diapositivas

Gráfico No. 12: Vista Normal de una presentación

- VISTA CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS

Gráfico No. 13: Vista Clasificador de Diapositivas

- VISTA PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS

1.4.3 Inserción de audio y video

4) Haga clic en Insertar.

Gráfico No. 15: Iconos de Video y Audio en PowerPoint

1.4.4 Transiciones de diapositivas

4) Para ajustar la luminosidad relativa de la imagen, deslice la barra de transparencia hacia la

5) Para aplicar la imagen de fondo a todas las diapositivas de la presentación, seleccione

1.4.6 Plantillas de diseño

4) Edite las diapositivas de esta plantilla, de acuerdo a sus necesidades.

Recursos complementarios / Videos

- Delgado J. M. (2019), Office 2019, Ed. Anaya

Actividades de aprendizaje autónomo

Procesador de texto: En este rubro tenemos el más conocido de todos, Microsoft

Programas de presentación: En este rubro tenemos Power Point, el cual permite

2 Hacer una presentación en PowerPoint que tenga 5 diapositivas que describan la

TEMA 2: HOJA DE CÁLCULO

2.1 . Entorno de trabajo en una hoja de cálculo 2

2.1 Entorno de trabajo en una hoja de cálculo

2.1.1 Estructura de una hoja de cálculo: filas, columnas, celdas

Gráfico No. 1: Ejemplo de una hoja de cálculo