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RENE RAMON GUERRERO ROLDAN

1.- CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION

La administración la entenderemos como un proceso, ya que en ella se realizan funciones en
cierto orden y secuencia, por lo tanto la administración no es estática, debido a esto se hace
necesario que constantemente se esté replanteando. Este proceso será de carácter
permanente, interrumpido y sistemático, el cual tiende al logro de un objetivo por parte de
personas que aportan su esfuerzo y conocimiento de acuerdo a acciones interrelacionadas y
coordinadas, es decir acciones planificadas organizadas, dirigidas y controladas.

2.- PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS

1. División del trabajo. Esta es la especialización que los economistas consideran necesaria
para la eficiencia en el uso de la mano de obra. Fayol aplica el principio a todos los tipos de
trabajo, tanto administrativo como técnico.
2. Autoridad y responsabilidad. Aquí Fayol descubre que la autoridad y la responsabilidad
están relacionadas, y la segunda es el corolario de la primera de la cual surge. Concibe la
autoridad como una combinación de factores oficiales, derivados de la posición del gerente, y
factores personales, que forman “un compuesto de inteligencia, experiencia, crecimiento moral,
servicio pasado, etc”.
3. Disciplina. Al considerar la disciplina como “respeto por acuerdos que están dirigidos a
obtener obediencia, aplicación, energía y las características exteriores de respeto”, Fayol
declara que la disciplina requiere buenos superiores en todos los niveles.
4. Unidad de mando. Esto significa que los empleados deberán recibir órdenes sólo de un
superior.
5. Unidad de dirección. Según este principio, cada grupo de actividades con el mismo objetivo
deben tener una cabeza y un plan.
6. Subordinación del interés individual al general. Esto se explica por sí solo; cuando ambos
difieren, la gerencia debe conciliarlos.
7. Remuneración. La remuneración y los métodos de pago deberán ser justos y permitirles la
satisfacción máxima posible a los empleados y a la empresa.
8. Centralización. Sin usar el término “centralización de autoridad”, Fayol se refiere al grado en
que la autoridad está concentrada o dispersa. Las circunstancias individuales determinarán el
grado que “dará la mejor producción general”.
9. Cadena escalar. Fayol concibe esto como una “cadena de superiores” desde los niveles
más elevados hasta los más bajos, los cuales habrán de observarse normalmente, pero no se
respetarán cuando el hecho de seguirlos escrupulosamente fuera perjudicial.
10. Orden. Al dividir el orden en “material” y “social”, Fayol sigue el sencillo adagio de “un
lugar para todas las cosas y todas las cosas en su lugar”. Esto es, en esencia, un principio de
organización en el arreglo de cosas y personas.

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11. Equidad. La lealtad y la devoción deberán obtenerse del personal mediante una
combinación de amabilidad y justicia por parte de los gerentes cuando traten con los
subordinados.
12. Estabilidad de los empleados. Al descubrir que la rotación innecesaria es tanto la causa
como el efecto de la mala administración, Fayol señala sus peligros y costos.
13. Iniciativa. La iniciativa se concibe como la elaboración y la ejecución de un plan. Como es
una de las “satisfacciones más profundas que un hombre inteligente puede experimentar”.
Fayol exhorta a los gerentes a “sacrificar la vanidad personal” con el fin de permitir que los
subordinados ejerzan la iniciativa.
14. Espiritu de equipo. Éste es el principio de que “la unión hace la fuerza”, así como una
extensión del principio de la unidad de mando que subraya la necesidad del trabajo en equipo y
la importancia de la comunicación para obtenerlo.
3.- PROCESO ADMINISTRATIVO ALINEADO A PROYECTOS DE INFORMATICA
NTRODUCCIÓN:
Generalmente las personas perciben a la informática como una ciencia capaz de hacer castillos
sobre el aire, y que todas sus ideas se podrán representar en un desarrollo de Software
determinado, pero al darse cuenta que los ideales concebidos por ellos tienen un costo e
involucran una serie de acciones resultan cambiando de opinión, es por ello que los proyectos
en el área de informática son mas complejos, ya que lo que se entregara es intangible,
causando desilusiones si las partes no entendieron exactamente que es lo que necesita cada
una de ellas.
En la correcta definición de las necesidades del cliente, así como la respectiva documentación
de estas necesidades y los respectivos entregables que recibirá el antes mencionado es donde
radica el éxito o fracaso de un proyecto de informática. Al tener bien definidas las dimensiones
de las necesidades y entregables de el cliente, los costes del proyectos serán mas certeros
(siempre y cuando no surjan cambios en el transcurso del proceso) y los tiempos de entrega
serán exactos.
A lo largo de este documento se describirán tres grandes áreas que componen la
administración de proyectos en el
área informática, tales como:
1. Dimensión 1: Gestión de Proyectos.
2. Dimensión 2: Aspectos técnicos.
3. Dimensión 3: Alineamiento con el Negocio.
Cada una de las dimensiones antes mencionadas son parte integrales y entre lazadas entre si,
ya que no se pueden
obviar ninguna de ellas porque pueden provocar un fracaso en el desarrollo correcto del
proyecto.
Existen herramientas que son muy útiles en la administración tales como Microsoft Project,
Mindjet MindManager, Visio, pero primordialmente son los diagramas de Gantt y Pert que
permiten monitorear la trayectoria y desempeño del proyecto.

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Este documento es complemento a publicaciones previas que he realizado por lo cual se citan
los mismo por la
relación existente entre si. Dichos documentos se encuentran publicados bajos los nombres de:
Metodología para selección sistemas empresariales y su implementación.
aspectos para auditorías de sistemas de información y tecnologías informáticas e
implementación de estándares de seguridad informática.

4.- PLANEACION

La Planificación consiste en determinar sistemáticamente objetivos precisos y en lo posible

cuantificados para los distintos campos de actividad de la empresa.

Introducción: Planificación es una función o una etapa fundamental del proceso administrativo,
pudiéndose afirmar que es básica para el cumplimiento de las otras etapas del proceso, pues
sin la previa determinación de las diferentes actividades, por medio de la planificación no se
darían las siguientes circunstancias:

• No habría nada que organizar

• Nada para ejecutar
• Nadie para dirigir
• Nada para ser controlado y nada que necesite
control

Podríamos afirmar que planificación es anticiparse a los hechos futuros, pero también
es decidir sobre situaciones actuales que presentan alternativas para la toma de decisión.

Independientes de los diversos enfoques de organización que existan, con respecto a

prevenir el futuro, lo importantes es que exista un consenso en que la necesidad de planear
conduce o conlleva positivamente a la obtención de resultado.

Definición: Podríamos definir la planificación como la determinación de objetivos para ser

alcanzados mediante el empleo de recursos humanos, materiales y técnicos.

• Planear es definir los objetivos y determinar los medios para alcanzarlos.

• Planeación es el proceso en el que se establecen las metas de las directrices

apropiadas para el logro de las metas

• Planificación es la selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos.

IMPORTANCIA DE LAS METAS

Meta u objetivo: Son los fines a los cuales se dirige una determinada actividad. Se caracteriza
por establecer un período determinado y por logros específicos susceptibles de ser
cuantificados (medibles) para alcanzar lo deseado, por lo tanto es necesario establecer metas
específicas, medibles y con fechas realistas.

Las metas proporcionan un sentido de dirección: Sin una meta, los individuos, al igual que
las organizaciones, tienden a la confusión, sin dirección no hay una reacción o respuesta clara
ante los cambios del entorno, sin un claro sentido de lo que en realidad se quiere alcanzar.

Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos: Los recursos son indiscutidamente
escasos, pero pueden potencialmente usarse para lograr varias metas, por lo tanto debemos
seleccionar una meta o una serie de metas relacionadas, pero para este fin debemos
establecer prioridades o jerarquizaciones.

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Las metas guían los planes y decisiones: Las organizaciones al enfrentar diversas
decisiones, responden formulando planes contextualizados éstos a largo o corto plazo, lo cual
ayuda a tomar decisiones claves, las cuales se simplifican al plantearse según las siguientes
interrogantes: ¿Cuál es nuestra meta?, Una determinada acción, ¿acerca o distancia a la
organización de su meta?.

Las metas permiten evaluar nuestro progreso: Una meta claramente definida, medible y con
fecha determinada, fácilmente se convierte en un estándar de desempeño, que permite tanto a
los operarios como a los administradores evaluar sus progresos, por lo tanto las metas son
parte esencial del control y aseguran que las diversas acciones que se emprendan
correspondan a las metas y planes creados para alcanzarlos.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

• Hace posible la realización de las actividades de forma ordenada y con un propósito

determinado, ya que todos los esfuerzos van dirigidos hacia los resultados que se desean.

• Permite especificar las metas u objetivos para un período determinado, el cual puede
ser: corto plazo (menos de 1 año); mediano plazo (1 a 5 años); largo plazo (más de 5 años).

• La planificación disminuye las contingencias y el azar.

• Facilita la coordinación por cuanto los planes de las diversas unidades organizativas
deben estar integradas entre sí y con el plan general o principal de la organización.

• La planificación reduce el trabajo improductivo.

• Produce economía, pues concentra las diferentes acciones en una orientación definida,
mediante la fijación de tareas, en forma ordenada y con un propósito que ya está definido,
por lo tanto permite un mejor aprovechamiento de los recursos.

• Permite el control, ya que compara lo realizado con lo proyectado, como también

introduce los cambios necesarios para el cumplimiento del objetivo.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Definición de Principio: Es una proposición, formulada para servir de guía de acción.

Introducción: Podemos afirmar que para que la planificación sea efectiva se debe inspirar o
debe considerar ciertos conceptos fundamentales de validez general denominados principios.
Pero también debemos considerar que cada organización requiere modalidades diferentes para
planificar su acción, debido a que no todas son iguales. Entonces los principios pueden variar y
pueden ajustarse a estas circunstancias individuales (por algo son principios y no leyes).

1. Principio de Unidad: Se refiere a que debe haber un plan para cada tarea y el concepto de
éstos debe estar coordinado e integrado, de tal forma que pueda afirmarse que existe un
sólo plan general. Todas las planificaciones de las diversas unidades o áreas de una
organización, deben estar orientadas al cumplimiento del objetivo de la organización, por lo
tanto no debe haber contraposición entre los distintos planes.

Tarea Objetivo de la
Organización

2. Principio de Precisión: Es necesario que los planes se preparen con la mayor precisión
posible y no con afirmaciones vagas o generales, por lo tanto los elementos variables que
contienen los planes deben definirse con exactitud y claridad.

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3. Principio de Flexibilidad: Todo plan debe contemplar un margen para cambios que surjan
en él, por lo tanto todo plan, por preciso que sea, debe proveer en lo posible, los principales
supuestos cambios que puedan ocurrir.
Cómo es posible contemplar estos cambios:

• Fijando máximos y mínimos con una tendencia central entre ellos.

• Contemplando anticipadamente caminos de sustitución para tales
circunstancias.
• Estableciendo sistemas de alerta para su rápida revisión

Entonces podemos decir, que la inflexibilidad de los planes atenta contra su efectividad, pues si
el plan es estático y no es capaz de adaptarse a los cambios que se vayan observando en las
variables que lo sustentan, la planificación sé rigidiza, pierde validez y se hace inoperante.

4. Principio de Universalidad (o extensión): Dice que la planificación abarca en las

diferentes etapas, tanto de los procesos económicos, sociales y administrativos de todas las
actividades humanas, por lo tanto dentro de una determinada organización la planificación
se desarrolla en todos los niveles y en todas las áreas, desde los niveles directivos hasta los
niveles operativos. Entonces la diferencia entre las planificaciones, desarrollada por cada
nivel, radica en el ámbito que abarca, por ejemplo:

5. Principio de la Continuidad: Dice que la planificación no tiene fin, pues la realidad misma
obliga a realizar nuevas cosas, y por lo tanto se debe planificar cada vez que se logra un
objetivo, pues aparecen nuevos objetivos, por lo que nuevamente deberá planificarse.

6. Principio de Compromiso: Este principio afirma que los diversos planes deben ser
motivadores para lograr el compromiso de todos quienes intervienen en el proceso y así
poder cumplirlos.

7. Principio de Factibilidad: Todo plan debe prepararse considerando la viabilidad de los

resultados, es decir todo plan debe ser posible realizarlo.

8. Principio de Racionalidad: La planificación se basa en la idea de seleccionar y evaluar en

sus ventajas y desventajas la alternativa de mayor factibilidad y esta selección la hacemos de
manera inteligente, es decir seleccionamos la idea más coherente y la que permita maximizar
nuestros recursos disponibles.

9. Principio de Contribución: Afirma que si los planes no están debidamente integrados y

encaminados hacia un propósito central, a través de objetivos entrelazados, los esfuerzos
se diseminan y la planificación se torna antieconómica e inútil

Limitaciones de la planificación

La poca exactitud: En relación con los resultados obtenidos, la mayor o menor exactitud
dependerá de la calidad, vigencia, veracidad y oportunidad de la información considerada en la
formulación del plan.

La planificación retarda la acción y atrofia la iniciativa: El exceso de planificación junto con

lo inflexible de muchos planes termina por retardar una acción conectiva, inmediata, como así
mismo lo que está totalmente planificado del individuo, no hace necesario ningún grado de
iniciativa, pero en una empresa u organización no hay tiempo mejor invertido que el que se
emplea en pensar, en lo que se va hacer y cómo se va ha realizar y como siempre se
presentarán emergencias o situaciones no previstas, siempre habrá un espacio para que surja
la iniciativa y el talento innato para afrontar dichas situaciones.

Se afirma que en la planificación los objetivos se plantean en forma encubierta o

implícita: Los objetivos no se formulan, no se hacen evidente, porque se afirma que los
objetivos son obvios, entonces se termina por no señalarlos , pero nosotros como

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planificadores por más obvios y elementales que sean nuestras metas siempre debemos
señalarlos de un modo claro y preciso, a fin de evitar lo obvio.

5.-TiPOS DE PLANEACION

Los tipos de planes también son conocidos como componentes de la planificación. Existen
distintos tipos de planes y cada uno de ellos con objetivos o fines bien definidos, la no
diferenciación entre estos distintos tipos de planes dificulta la planificación, pues no precisa que
es lo que se va hacer, cómo, cuando, con quién, etc.. Por lo tanto, una vez planificado, los
distintos tipos de planes nos ayudan a aclarar que actividades debemos realizar.
Las principales variables de clasificación de planes corresponden a las siguientes
consideraciones: amplitud del plan, especificidad, plazo y nivel, como también jerarquía.

PROPÓSITO O MISIÓN OBJETIVOS O METAS

ESTRATEGIAS POLÍTICAS PROCEDIMIENTOS REGLAS PROGRAMAS
PRESUPUESTOS

Propósito o misión: Cualquier tipo de organización debe contemplar su misión o propósito en

una sociedad y este está dado por la función o la utilidad que la empresa tenga en dicha
sociedad o que la sociedad le otorga a la organización (o empresa). Entonces los propósitos o
misiones van más allá de la simple ganancia y podemos afirmar que las empresas buscan un
rol en la sociedad, por ejemplo: factor de desarrollo, como un factor de integración, etc.
Podríamos afirmar que la empresa tiene una misión más trascendente que lo simplemente
económico.

Objetivos o metas: Esto se refiere a los fines a los cuales se dirige la actividad y representa no
sólo el punto final de la planeación, sino también el fin hacia el cual se dirige la organización
con todos sus componentes, es decir recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos,
etc.
Los objetivos se clasifican en generales y específicos.

• Objetivos generales: Son aquellos enunciados por la gerencia o

dirección y afectan a toda la organización.

• Objetivos específicos: Son aquellos enunciados por las

diferentes unidades o áreas de las organizaciones y van en apoyo de los objetivos
generales y los explicitan y en la medida que se va bajando de nivel organizacional, estos
objetivos se van haciendo cada vez más específicos, concretos, llegando a ser detallados
en lo operativo.

Estrategias: La podemos definir como una pauta o plan que integra los objetivos, las políticas y
las secuencias de acciones principales de una organización en un todo coherente.

En concreto podemos definir las estrategias como programas generales de acción y despliegue
de recursos para obtener objetivos generales.

También se puede definir como un programa de objetivos individualizando los cambios a lograr
y los diversos recursos que se utilizarán.

Entonces estrategia se puede definir como la determinación de los objetivos básicos a largo
plazo, contemplando los cursos de acción (la forma de hacer algo).

En términos generales, la finalidad de las estrategias es determinar y transmitir, a través de

objetivos y políticas básicas, la imagen que la empresa (organización) desea proyectar.

Finalmente podemos decir que las estrategias nos sirven para orientar el pensamiento y la
acción (cómo hacer realidad el objetivo).

Políticas: Se definen como líneas de acción que orientan la conducta administrativa. Las
políticas permiten la discrecionalidad administrativa y se constituyen en un vital elemento para

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la toma de decisiones. Entonces podríamos definir la discrecionalidad como el margen que nos
concede la institución para operar según nuestro criterio. Para minimizar los riesgos de la
discrecionalidad se deben establecer claramente las políticas, es conveniente que las políticas
se manifiesten por escrito, para evitar diversas interpretaciones.

Para algunos autores las políticas las definen como ciertas fronteras o límites, dentro de las
cuales deberá desenvolverse una acción, es decir son las reglas del juego o el trazado de la
cancha. Las políticas pueden ser expresas o implícitas.

Políticas expresas: Estas se basan en orientaciones o lineamientos generales o también

reglamentos o normas específicas.

Políticas implícitas: Corresponden a cosas obvias, pero generalmente son riesgosas, porque se
ubican en la esfera de la subjetividad, por lo tanto suelen entrar en conflicto con las anteriores.

Las políticas también las podemos clasificar en generales y específicas.

Políticas generales: Son aquellas enunciadas generalmente por la gerencia o dirección y

afectan a todos los trabajadores de la empresa. Ejemplos:

Dentro del ámbito del personal la política general de vacaciones de una empresa es que sus
trabajadores harán uso de sus vacaciones legales entre los meses de diciembre a marzo.

Como política de ascenso: a tantos años a lo largo de una determinada labor, mostrando
responsabilidad, cumplimiento, capacidad, etc. se procede a una responsabilidad mayor.

Como política de capacitación: todas las personas tiene que tener un mínimo determinado de
horas de capacitación anual.

Como política general de bienestar: para las fiestas patria y navidad se otorgará una canasta
familiar y un aguinaldo.

Políticas específicas: Son aquellas enunciadas por las distintas secciones y unidades de la
empresa y afectan, solamente, a los trabajadores y a las acciones de las respectivas unidades.
Ejemplos:

Como política de venta: sólo se vende al por mayor

Como política de adquisiciones: previo presupuesto o cotización en tres ejemplares, se

comprará dentro de 15 días.

Como política de calidad: una determinada área de producción opera con un número
determinado de control de calidad que es diferente para otra área.

Procedimientos: Son las etapas o pasos necesarios para cumplir con una determinada
actividad o trabajo, es decir nos indican las formas o maneras de hacer las cosas. También
podemos afirmar que es un plan que describe la secuencia cronológica de las tareas
necesarias para ejecutar cierto trabajo u operación.

Ejemplo: proceso de cobranza, requiere de los siguientes pasos:

1. Notificación escrita: aquí se da aviso al cliente de la morosidad

2. 20 días después se envía una segunda nota donde se fija un plazo perentorio para cancelar
la deuda pendiente.
3. De no cumplir, el cliente con el respectivo pago, se procede a cobranza judicial.

Finalmente los procedimientos están detallados en los llamados manuales de procedimiento,

los cuales son públicos, de fácil acceso y del conocimiento de todos los trabajadores.

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Reglas: Podríamos definir las reglas como normas de conductas impuestas, cuya trasgresión
implica una falta gravísima. Las reglas están manifestadas en los reglamentos internos, donde
son detalladas, para ser públicamente conocidas. Generalmente se refieren a las relaciones
interpersonales, el trato hacia los jefes, al cumplimiento de ciertas disposiciones, el proceder de
ciertas acciones al interior de la empresa, etc.

Para que estas reglas internas tengan validez deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar impresas
• Entregadas a cada trabajador
• Enviar una copia a la Inspección del Trabajo, para su aprobación
• Deben estar actualizadas, según las modificaciones que imponga cada empresa,
señalando la fecha de modificación
• Deben estar en conocimiento de los Sindicatos.

En términos generales las reglas son taxativas (explícitas) y no se prestan a interpretaciones

Programas (definición): estos son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas

asignaciones de tareas, recursos a emplear y todo tipo de elementos necesarios para llevar a
cabo un determinado curso de acción, en un tiempo determinado, en el cual se tiende a
alcanzar las metas fijadas.
Los programas nos indican que metas deben ser distribuidas en el tiempo, de modo
que su logro resulte de un paulatino cumplimiento de metas parciales dentro de una exacta
calendarización del tiempo.

Componentes:

• Comprende un grupo extenso de actividades

• Muestra y detalla los pasos principales que se requiere para conseguir un objetivo
• Identifica a la unidad, sección, departamento, etc. o miembros de una organización
encargada de cada paso
• Indica el orden y la sincronización de cada paso.

Utilidades y ventajas de los programas:

1. Facilita la óptima utilización de los recursos de la empresa y selecciona los mejores medios
para alcanzar los fines de ésta.

2. Reduce las improvisaciones y los cambios injustificados de orientación

3. Disminuye las interferencias departamentales y facilitan una acción con mayor integración y
dirección.

4. Existe mayor actividad intelectual que la simple rutina, desarrolla la capacidad profesional y
mejora el conocimiento de la empresa.

ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

Introducción: El trabajo de planeación es una actividad que depende del tipo de empresa y de
las personas que la dirigen, sin embargo la mayor parte del trabajo planeado se ejecuta
considerando las siguientes etapas de tipo cronológico:

Etapa previa: determinación de una oportunidad Cualquier empresario visionario debe

captar la oportunidades que constantemente existen en la realidad, la diferencia está en poseer
una sensibilidad especial para captarlas, junto con la información adecuada para poder
interpretar dicha oportunidad. La idea general es poder realizar, de esta oportunidad, un
negocio, una empresa o idea con proyecciones, lo cual es diferente de un negocio fugaz.

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Etapa 1: Determinación de objetivo: Este pasa a ser el primer paso lógico, ya que constituye
la fijación de metas u objetivos que persigue la organización. También podríamos afirmar, como
un entender el problema, es decir, poder interpretar correctamente en la perspectiva de otorgar
una solución.

Etapa 2: Recopilación de antecedentes: En esta etapa será necesario reunir todos los
antecedentes, datos y estadísticas necesarias para formular nuestro plan. Será necesario tratar
de recopilar la mayor cantidad de antecedentes, por ejemplo para una empresa, volúmenes de
venta, nuevas leyes, ordenanzas tributarias y del trabajo, el estado general de la economía, la
inflación prevista, aparición de nuevos competidores, etc. Entonces, todo lo que consideramos
como relevante, debe ser consignado, por lo tanto, debemos tratar de obtener la más completa
información sobre las actividades involucradas.

Etapa 3: Análisis y clasificación de antecedentes: En esta etapa estableceremos la

veracidad de los antecedentes recopilados y el grado en que ellos nos interesan para nuestros
objetivos. Por ejemplo clasificar en antecedentes históricos, como niveles de precios, ventas,
años anteriores, ciclos de ventas, etc. La idea es poder hacer de la información, ya clasificada,
un elemento que reduce la incertidumbre.

Etapa 4: Pronóstico: Una vez recolectada y clasificada toda la información como confiable,
podemos determinar ciertos sucesos que posiblemente ocurrirán en el futuro y estas
condiciones pueden ser internas como externas.

Etapa 5: Formulación de supuestos (premisas): Esta etapa consiste en la elaboración

consciente en donde ciertos supuestos deben ser convenientemente analizados, pero siempre
en concordancia con la realidad, sólo así obtendremos confiabilidad y siempre dependiendo de
la calidad de la información. La idea, finalmente, es poder estar en condiciones de adelantarnos
a problemas futuros, en la perspectiva de poder resolverlos, por lo tanto cualquier situación o
variable que se nos presente en el futuro, nosotros estemos en condiciones de controlar.

Etapa 6: Formulación de planes alternativos: Son las llamadas vías o cursos opcionales de
acción. Estos planes alternativos dependen de los recursos con que cuenta la empresa, de las
condiciones requeridas para su éxito y, en general, depende de la formulación de los
supuestos. Lo importante es advertir a la empresa sobre la conveniencia de formular distintos
planes, ante múltiples cambios que se produzcan a raíz de diferentes condiciones. En resumen
la idea es crear varias alternativas (que se puedan realizar), pues no nos podemos quedar con
un sólo plan.

Etapa 7: Determinación del plan definitivo: Entre más planes alternativos se tengan
contemplados, será necesario determinar un sólo plan definitivo en base a lo que nosotros
consideramos como el más favorable, es decir, el que reúne las mejores condiciones, pero los
demás planes alternativos no serán desechados totalmente pues servirán, en un futuro
próximo, como información útil.

Etapa 8: Control de avance del plan: El éxito de cualquier plan se mide por sus resultados, la
idea es poder establecer una comparación con lo programado, es decir, establecer, poder
comparar cuanto de lo realizado estaba programado y de esta forma establecer diferencias que
nos permitan recocer sus causas. Pero principalmente el controlar significa supervisar
constantemente el desarrollo del plan para poder corregir, con la debida oportunidad,
cualquier problema que surja.

Etapa 9: Evaluación: Debemos evaluar la totalidad del proyecto realizado, pues esto nos
permite actuar retroalimentando los errores, las omisiones, las fallas, etc. con la perspectiva de
enriquecer futuros planes.

6.- TEORIA MODERNA DE LA ORGANIZACIÓN

Introducción: Técnicamente organizar es determinar las funciones necesarias para lograr el

objetivo establecido por la autoridad, mediante la fijación de responsabilidades, por lo tanto,
organizar es el proceso de determinación de las actividades y cargos necesarios dentro

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de la empresa, distribuyéndolas de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, definiendo

claramente:

Actividad y cargo
Autoridad
Responsabilidad
Deberes de cada cual

Ventajas de la organización: Al organizar persona y recursos se logran las siguientes

ventajas:

Se conocen de mejor manera las actividades: Mediante una buena organización los
componentes de un determinado grupo saben que actividades desempeñar, de esta manera la
actividad se desarrollará con mayor eficiencia.

Se mejoran las relaciones de trabajo: Con una organización adecuada las relaciones
laborales quedan claramente definidas, pues cada trabajador sabe cual es su lugar y su
responsabilidad, como así mismo tiene conocimiento de las relaciones, tanto con sus
superiores (de quienes recibe órdenes), como con sus subordinados a los cuales va a dirigir.

Ayuda a la especialización: Gracias a una buena organización se logran relaciones

apropiadas y convenientes entre las actividades y las personas.

Se facilita la delegación de autoridad: Al existir una buena organización se conocen

perfectamente las actividades y quienes las llevarán a cabo, de esta manera se facilita delegar
a la persona asignada a determinada labor, la autoridad necesaria para que realice su trabajo.

El principio es un concepto que nos facilitará la tarea de organizar y, podríamos definir principio
como una proposición de validez general, el cual nos va a servir como guía de acción.

Principio del objetivo perseguido: Toda organización debe tener un enunciado claro,
detallado y completo de los objetivos perseguidos.

Principio de sencillez: Deben eliminarse todas aquellas actividades que no sean

absolutamente necesarias.

Principio de la funcionalización: Toda empresa y toda organización debe construirse

teniendo en cuenta las principales funciones, es decir, las tareas y no a los individuos o grupos
de individuos, por lo tanto, la funcionalización es el agrupamiento lógico de las operaciones o
actividades análogas.

Principio de la centralización de la autoridad y la responsabilidad: Debe existir un control

ejecutivo centralizado en donde la autoridad y la responsabilidad estén centralizadas. Es
importante señalar que se pueden delegar funciones y responsabilidades, pero finalmente
quien delega la responsabilidad no puede desligarse de ella.

Principio de la especialización: Mientras más se divide el trabajo, asignado a cada empleado,

mediante una actividad limitada y concreta, se obtiene siempre mayor eficiencia, precisión y
destreza.

Principio de la unidad de mando: Para cada función debe haber un sólo jefe, por lo tanto,
cada subordinado debe recibir órdenes de un sólo jefe y así evitar la duplicidad del mando

Principio de la división del trabajo: Al dividir el trabajo se logran mejores resultados, con la
misma cantidad de esfuerzo y si a esto se le suma la especialización de la empresa, ahorra
tiempo y recursos.

Principio de departamentalización: Bajo este principio deben definirse claramente los

departamentos y secciones de la diferentes funciones de la organización y el trabajo de cada
una de estas secciones debe organizarse de manera lógica.

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7.- AREAS ADMINISTRATIVAS FUNCIONALES

Dirección: Es la función ejecutiva que consiste en guiar y supervisar a los miembros de la

institución para el logro de los objetivos. Es la tercera etapa del proceso administrativo y es
fundamental en los siguientes puntos:

1. La administración al ser dinámica se requiere de una instancia que la ponga en

movimiento.

2. La administración comprende a grupo humanos que cooperan entre sí y, como estas

personas son diferentes y complejas, deben ser coordinadas e integradas por alguien que
las dirija.

4. Las personas requieren ser guiadas en su accionar con la finalidad de lograr los objetivos de
la organización.

Características de la dirección

1. Impartir órdenes generales o específicas para el cumplimiento de los propósitos de la

organización .

2. Son las acciones o actividades destinadas a lograr objetivos, mediante un concepto

moderno de colaboración de las personas.

3. La dirección es una función que se realiza en todos los niveles de la organización, dándose
la siguiente situación: a medida que se asciende hay más dirección y al descender hay
mayor ejecución.

4. Es altamente compleja, pues trabaja con personas, considerando que cada persona tiene
su propia personalidad, es un mundo diferente.

5. Es la etapa más creativa del proceso administrativo, pues las directivos se encuentran
constantemente enfrentados a problemas que deben solucionar.

6. La universalidad de la función directiva dice que los directivos desempeñan funciones

independiente del puesto que ocupan en la estructura de la organización y, más aún de los
fines que esta organización persigue.

Elementos de la dirección: La instancia de dirección va a trabajar con 4 elementos clave, los

cuales correctamente considerados nos ayudarán a lograr los objetivos de la empresa. Estos
elementos son los siguientes:

Motivación
Liderazgo
Comunicación
Toma de decisiones

Motivación: Significa persuadir o inducir que en el ámbito propio de la administración será

específicamente motivar, es decir, convencer a otros para que realicen determinadas acciones
que queremos que las realicen. Sin duda que para que se logre esto será necesario la
existencia de una cierta empatía entre el subordinado y el jefe, en la perspectiva de que el
subordinado logre realizar de manera ejecutiva y espontánea lo que el jefe desee que se
realice. y desde el punto de vista del subalterno es más grato hacer lo que desea y no lo que le
imponen. Por lo tanto el supervisor debe lograr transmitir su propia convicción.

La motivación en esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con
entusiasmo, porque deseen hacerlo. De esta manera la misión del supervisor será crear y

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facilitar todas las condiciones necesarias, dentro del ámbito laboral, para que se desarrolle y
preserve los niveles de motivación y entusiasmo por parte de los trabajadores.

Motivación y trabajo: La motivación en el trabajo puede facilitarse estructuralmente:

1. Suprimiendo controles innecesarios y a la vez incrementando la responsabilidad del

individuo por su propio trabajo.

2. Otorgar al trabajador una actividad que implique su finalización

3. Proporcionar autonomía y libertad al empleado, naturalmente dentro de un marco de

responsabilidad.

4. Introducir tareas novedosas y complejas.

La automotivación: La podemos definir como la capacidad propia interior, la cual está

relacionada con la creatividad de cada cual.

Recomendaciones para la automotivación:

• Establecer una meta y no alejarse de ella.

• Complementar objetivos de largo plazo con objetivos de corto plazo.
• Constantemente aprender cosas nuevas, las cuales signifique un desafío.

Conclusión: En la medida que yo puedo cumplir con estas recomendaciones, se acercará a la

esfera de la satisfacción, que es el placer que se experimenta al cumplir una meta.

Liderazgo: Está asociado a la capacidad de mando, el cual tiene que ver con el poder informal,
es decir, que no está expresamente detallada jurídica como organizacionalmente, sino con
aquella capacidad propia de ciertas personas de hacerse obedecer por otros.

Entonces podríamos resumir que liderazgo es aquella capacidad de hacer que el otro obedezca
por su propia voluntad.

Componentes del liderazgo:

Mando:
Se define como el acto de integrar loe esfuerzos de los miembros del grupo, que al
cumplir las tareas asignadas, satisfagan las necesidades tanto individuales como grupales.
Bajo esta perspectiva, el mando bien entendido puede ser una forma de motivación, porque el
subordinado espera que se le proporcione ciertos datos y ciertos procedimientos que él
requiere para realizar una determinada actividad, pero obviamente encuadradas dentro de sus
capacidades y habilidades.

Órdenes:
Este es un instrumento importante dentro del mando, pues la orden inicia, detiene o
modifica la acción. La orden es una exigencia, pero dentro del marco de la motivación y
también como exigencia debe ser formulada de tal manera que se note que lo es. Para la
emisión de órdenes se requiere de 2 elementos:

• Que la actividad haya sido claramente establecida y asignada, es decir, que hacer y quien
debe hacerlo.

• Se debe saber que autoridad da la orden y cuales son sus límites.

Comunicación:
Este es un medio de facilitar la administración, no es una actividad ni una función
independiente, sino un componente interrelacionado dentro de la administración. Las
comunicaciones se dan en todos los niveles y en todas las direcciones (como rumbo) dentro de

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la organización, por lo tanto, hablamos de comunicación ascendente, descendente, transversal,

etc.

Las comunicaciones se pueden clasificar de las siguientes maneras:

Consultivas: Estas recogen opiniones y sacan conclusiones. Por ejemplo las encuestas.
Ejecutivas o imperativas: Estas son ordenes directas sin consultas.

Principios elementales de la comunicación

• Saber lo que se quiere comunicar, es decir, que comunicar.

• Comunicar lo justo y necesario en el sentido de que el receptor comprenda lo que se le

está comunicando.

• En lo posible usar símbolos y elementos visuales comprensibles.

• Tener presente que al difundirse la comunicación ésta puede sufrir alteraciones , se puede
distorsionar (rumor).

• Utilizar canales formales, es decir, aquellos establecidos por la organización, como las
reuniones, revistas, cartas, volantes, paneles, memorando, circulares, etc.

Toma de decisiones:

Esta la podemos definir como seleccionar, entre diversas alternativas, un determinado

curso de acción. Para la toma de decisiones no podemos afirmar que existe un determinado
plan hasta que se haya tomado, dentro de la planificación, una determinada decisión, ya que
antes de la decisión sólo son estudios y análisis de planeación.

para una buena toma de decisiones es fundamental analizar previamente los fenómenos y
diagnósticos sobre una problemática determinada, antes de decidir, y siempre será mejor el
análisis colectivo que el personal.

El proceso de toma de decisiones: Este proceso decisional se inicia con la captación de un

problema o la determinación de un objetivo, el cual implica una decisión. En función de ellos
(problema u objetivos) el administrador extrae o importa del medio exterior información
relevante para la solución de un problema o de análisis de alternativas para determinar el
objetivo. Esta información debe proceder de una corriente de habitualidad (diversos informes
internos, por ejemplo, estadísticas, publicaciones, información clasificada, etc.) o bien de una
investigación específica. Luego de esto el administrador combina la información conocida con
información acumulada por el mismo y también por habilidades, conocimientos y experiencias
propias. Para logra esto, es decir, esta combinación que da como resultado una nueva
información, se requiere que la información se seleccione, se clasifique y se relacione y luego
de esto formulemos diversas alternativas, bajo diversos supuestos. Entonces la habilidad del
administrador consistirá en combinar capacidades intelectuales, capacidades analíticas, más
instrumentos metodológicos (métodos cuantitativos, matemáticos), ayudados por soportes
técnicos como calculadoras y determinados software.

Estilos de dirección:

Definiremos estilo de dirección como una forma o característica de quien ejerce la

función directiva, la cual está determinada fundamentalmente por el carácter del jefe y también
por circunstancias institucionales. Se ha llegado a determinar que existen 3 grandes estilos:

Autoritario o autocrático
Democrático o participativo
Liberal o permisivo

Autoritario: Este estilo está relacionado con una personalidad autoritaria.

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Cuales son las características:

• El jefe adopta todas las decisiones

• No promueve la asesoría
• No utiliza la participación
• Ejerce un control permanente sobre los subordinados
• Constantemente siente dudas sobre las capacidades del grupo
• No emplea la autocrítica, ni tampoco le afecta las críticas

Cuales son los efectos de este estilo:

• Bajo nivel de motivación

• Poca participación en el trabajo
• Predominio del trabajo individual
• Poca colaboración
• Los resultados se obtienen por presión psicológica
• Se genera un clima general de temor e inseguridad

Democrático o participativo: Este se relaciona con un tipo de personalidad que es consultiva

y respeta la diversidad. Características:

• Promueve la participación
• Recurre a la asesoría
• Estimula el trabajo en grupo, en equipo
• Confía en la capacidad del grupo
• Tiene una disposición a la revisión, a la autocrítica
• Utiliza la política de puertas abiertas

Cuales son los efectos de este estilo:

• Eleva el nivel de la participación

• Aumenta el grado de satisfacción en el trabajo
• Cuenta con mayor colaboración y apoyo por parte del grupo
• Los resultados se obtienen por colaboración.

CONTROL

CONTROL: Es una verificación de lo realizado y de lo que se está realizando. Esta verificación

adquiere sentido cuando existe algo con que confrontarlo y esto es el plan. Por lo tanto si no
hay planificación no hay nada que controlar, por lo tanto, el control es un proceso que
determina lo que se está realizando y lo que se ha realizado, valorando y aplicando medidas
correctivas para orientar la acción hacia los objetivos y eventualmente reformular los planes.

Ámbito de control: El control debe aplicarse en todos los niveles y en todas las áreas, por lo
tanto, el control no debe estar circunscrito a determinadas áreas o personas, sino a todo el
accionar de la empresa, es decir, el control es para todo y para todos.

Finalidades del control: El control es por esencia dinámico, su objetivo es arrojar resultados
que permitan ser analizados en la perspectiva de corregir el plan o simplemente planear de
nueve y volver a controlar. Si el control se vuelve estático u ocasional, no sirve para tomar
desiciones sobre el desarrollo de una determinada actividad.

Proceso del control: El control se basa en una medición, la cual debe ser completa, objetiva y
sensible. Esto se realiza a medida que transcurre el proceso de acción y no sólo cuando
termina. Si así fuera se estaría perdiendo tiempo valiosísimo en una espera improductiva e

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innecesaria, pero también cabe la posibilidad de controlar al término, pero sólo cuando es un
proceso breve y necesariamente debamos esperar el resultado global.

Principios del Control:

1. Principio de Autocontrol: Cada vez que realizamos una acción, con mayor o menor
grado de conciencia, establecemos un control, una comparación de lo que hicimos
respecto de lo que quisimos hacer.
2. Principio de excepción: El control se hace más eficiente y se obtienen mejores
resultados cuando se concentra el análisis y las correcciones en las desviaciones más
importante o significativas.
3. Principio de Economía: El control tiene un costo. El principio de economía nos dice
que el control no debe ser más caro que lo que se controla.

Etapas del proceso Control:

1. Determinar la base de control: Esta base no es otra cosa que los objetivos presupuestados.
2. Medir y Juzgar lo realizado : Determinar lo realizado, para así confrontarlo con lo
programado.
3. Comparar lo realizado con lo Programado: La relación entre las dos etapas anteriores vale
decir, lo programado con lo realizado, constituyen el control propiamente tal.
4. Analizar y corregir las desviaciones: esta es la tarea más importante del control , ya que
aquí se analizan las desviaciones existentes lo que posibilita reformar el plan y en especial
adoptar medidas correctivas para evitar en el futuro que las desviaciones se repitan.

Tipologías de Control: Existen diversos tipos de controles que se pueden realizar en cualquier
organización para la empresa. Los más importantes son los siguientes:

Control cuantitativo: Estos se refieren a cantidades, por ejemplo producción de unidades

(control meramente numérico).

Control legal: Este tipo de control está orientado a verificar el grado de cumplimiento de las
disposiciones legales que afectan a una empresa, las que se realizan para no incurrir en
ilegalidades y recibir las respectivas sanciones, como por ejemplo normas ambientales.

Control de calidad: Estos miden si el producto cumple o no con las especificaciones

señaladas.

Control contable: Estos se realizan mediante las técnicas de la contabilidad y están

destinados a controlar las variaciones del capital, como así mismo de cumplir con las normas
de impuestos internos, establecidas por la Ley.

Control de tiempo: Estos controles están encargados de ver si se cumple con las cronologías
establecidas (períodos).

Clasificación del Control

Según el ámbito:

 Interno: Es aquel realizado por personas de la propia institución, especialmente por los
supervisores, como así mismo por unidades especializadas de auditoria, personal,
contabilidad, etc.

 Externo: Este se realiza por organismos ajenos a la institución, como el Servicio de

Impuestos Internos, la Inspección del Trabajo, Servicio Nacional de Salud, las respectivas
Superintendencias, etc.

Según la oportunidad

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 Previo: Este se realiza antes que se consuma la acción para no toparse con imprevistos.

 Posterior: Este se realiza para verificar si se ha cumplido con lo programado.

 Simultáneo: Este se realiza cuando la acción se está llevando a cabo.

Técnicas de Control no presupuestados:

Datos estadísticos: Estos pueden ser de naturaleza histórica o de producción. Esta

información nos muestra las tendencias y con ellas podemos comparar, diferenciar, etc.

Auditoría de proceso o auditoría operacional: Esta está referida a procesos (formas de

hacer algo), son realizadas por evaluadores internos, se llaman auditores y pueden ser internos
como externos.

Los externos ofrecen la ventaja de ser independiente frente a la empresa y su labor radica en
evaluar políticas, procedimientos, cursos de autoridad, eficacia en los métodos, etc.

Observaciones personales: Este método es ejecutado de manera personal por los

administradores y se refiere básicamente a la capacidad especial del administrador para poder
detectar ciertos problemas en base a la observación en terreno, para lo cual debe llevar un
registro (un cuaderno de notas, agenda, etc.) y sacar sus propias conclusiones.

Técnicas de Control Presupuestario

Presupuesto: Es la formulación de planes para un período determinado, expresado en

términos numéricos.

Presupuesto de ingreso: Estos registran, en términos numéricos, las diversas cantidades que
una empresa proyecta a través de sus ventas futuras.

Presupuesto de gasto: Este ordena las principales actividades que emprenderá una
determinada unidad, a la cual se le asigna una cierta cantidad de dinero.

Presupuesto de gasto de capital: Este presupuesto proyecta las inversiones en propiedades,

edificios y equipos mayores de la organización.

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